秘书的职业素养

秘书的职业素养（精选8篇）

1.秘书的职业素养 篇一

编号

毕 业 论 文

论文题目 浅谈现代秘书的职业素养

系（部）专 业 班 级 学 号 学生姓名 指导教师 职 称

2013年3月

目 录

摘要„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（2）Abstract„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（3）一．秘书的知识和能力„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（4）1．秘书的能力 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（4）2．秘书的知识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（5）二．秘书的思想修养和职业道德„„„„„„„„„„„„„„„„„（6）1．秘书的思想修养 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（6）2．秘书的思想作风 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（7）3．秘书的职业道德 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（7）三．增强秘书人员“七种意识”，适应发展需要„„„„„„„„„„（8）1．自我意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（8）2．信息意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）3．创新意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）4．竞争意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）5．责任意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）6．保密意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（10）7.宣传意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（10）

致谢„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（11）

参考文献„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（12）

浅谈现代秘书的职业素养

摘要

秘书是处于枢纽地位,主要以办事、办会、办文来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。随着当今时代的不断发展，社会对秘书人员提出了很高的要求，秘书只有具备良好的职业素养，才能够在知识经济时代游刃有余地应付工作，得到领导和群众的好评。秘书人员要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的不同能力；必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风；还必须遵守本行业的职业道德。这些职业素养有些可以在走上工作岗位之前学到，但更多的则需要在工作实践中学习。

关键词：现代秘书 知识能力 思想修养 职业道德

On the professionalism of the modern secretary

Abstract Secretary is in a pivotal status, mainly to handle affairs, do meeting, do article to aid decision making and serving the leadership of staff, is to lead the staff officer and assistant.With the continuous development of the times, society puts forward high demands for secretary personnel, secretary only have good professional quality, will be able to cope with alternatives in the knowledge economy era is work, has a favorable review in the leadership and the masses.Secretary personnel should do work, must have a basic knowledge, professional knowledge and ability to adapt to various work;must have a certain of marxism theory education, policy accomplishment, the good thought and style;also must abide by the professional ethics in its industry.Some of these professional quality can be learned in before to be going to work, but more need to learn in the work practice.Key Words: modern secretarial;knowledge and ability;ideological cultivation;professional ethics

一．秘书的能力和知识

秘书的素质与能力是相互联系、相互依存的。素质是潜在的能力，能力是素质的外在表现。秘书的素质是指秘书从业者在其生理和心理条件的基础上，通过教育、劳动实践和自我修养等途径而形成和发展起来的在职业活动中发挥重要作用的内在基本品质。[1]秘书的职业素质与其先天禀赋有关，但后天的环境和教育对其素质的形成以及内化为个人品格有着重要的作用。秘书在从事职业活动中外显的工作能力，无不源于其自身的素质。秘书的素质涵盖秘书从业者的思想道德素质、心理素质、业务素质和文化素质。秘书职业素质的高低往往是通过秘书从业者在职业活动中表现出来的职业能力体现出来的。

1．秘书的能力

关于“秘书需要怎样的能力”这一问题，不同的学者有不同的观点。杨群欢通过调查，认为社会对秘书人员的职业能力要求有：注重写作基本功和办事能力，注重思想品德提高和工作经验积累，注重电脑技术和英语与调研能力，注重效率意识和提高心理素质，注重经济和法律意识。[2]丁建平认为，企业秘书应具备五方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力。[3]史振洪、吴良勤、段贇通过调查，从秘书岗位对能力的需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。[4]总的来说，秘书应该具有以下几点职业能力，即：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社会活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力和心理调适能力。

1.1 写作能力。具体是指公文和事务应用文的写作能力。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。

1.2口头表达能力。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话要简明扼要，对群众讲话切忌啰嗦冗长、拖音带腔，要做到都以一颗真诚的心来对待。只有这样,才可以博得别人的信任，并在工作和生活上给予支持和帮助。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，要善于打腹稿。[5]另外，随着国际化交流的日益频繁，懂得外语并能很流利地运用外语进行交流与沟通成了衡量人才的一个重要标准之一。机关和单位在进行外事活动中，通常会遇到一系列语言问题，如果秘书人员在工作中能流利地运用外语，那么就可以直接解决问题，提高办 4

事效率。

1.3听知能力。秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

1.4阅读概括能力。秘书要从重要文件或经典文本中领会其微言大义，也要善于在连篇累牍中摘出其关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

1.5社交活动能力。现代秘书经常要参加各种社会活动，因此秘书人员必须具备一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

1.6协调能力。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。

1.7观察分析能力。在工作中，秘书要做有心人，要善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且善于解分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。

1.8应变能力。在现实工作中，会出现一些突发性事件，需要秘书人员在短时间里拿出对策，这就要求秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。

1.9使用先进办公器械的能力。在知识经济时代里，秘书部门成了信息枢纽中心。在这种情况下，秘书人员应能熟练地使用各种办公机器，尤其在电脑和网络方面；同时，还要不断补充和提高操作和应用能力。

1.10预测能力。预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创新精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

1.11心理调适能力。秘书部门是信息传播的中枢，秘书人员是联系领导和群众之间的桥梁，所以秘书的工作繁重、复杂，而社会的发展又给秘书提出了更高的要求。这样，生活和工作给秘书人员带来了巨大的压力。秘书工作者只有具备良好的心理素质，才可以以乐观的态度面对各种挑战，做好本职工作。

2．秘书的知识

2.1基础知识。秘书应具有的基础知识分为两方面：一方面是社会科学知识，即相 5

当于高中水平的语文、政治、历史地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、生物、数学等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求也是秘书人员应有知识的基本层次。

2.2专业知识。专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文专业知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识、信息科学知识、行为科学知识和公共关系知识等等。作为新时期的秘书人员，这些知识要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的知识储备，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质和业务能力。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。

2.3行业知识。行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

2.4相关知识。从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能，才能适应时代的要求。

二．秘书的思想修养和职业道德 1．秘书的思想修养

秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论。这有两方面的意义：一是为了树立社会主义理想；二是为了掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法。我国是社会主义国家，我国的秘书人员绝大部分是在社会主义制度下的党政机关、企事业单位、社会团体中工作的。秘书人员只有树立了社会主义理想，掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法，才能有真正的生活目标和生活动力，才能为祖国的现代化建设贡献力量，同时争取自己的美好前途。秘书人员还必须学习中国革命史，学习毛泽东思想和邓小平理论。通过这些学习，秘书人员才能真正认识到只有社会主义才能救中国，中国只有走社会主义道路才有前途。

理论的具体化就是政策和法规。秘书工作政策性很强，秘书人员只有熟悉和深入领会党的各项基本政策和各项法规，才能正确贯彻执行各项方针政策，做好工作。这里说的政策主要有经济改革政策、政治体制改革政策、开放政策、民族政策、宗教政策、统 6

战政策、外交政策等等。

2．秘书的思想作风

2.1全心全意为人民服务。秘书工作的特点是繁重、琐碎、常居幕后而又责任重大。这就要求秘书人员能任劳任怨，不为名、不为利，甘当无名英雄。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

2.2对党和人民负责。这就要求秘书人员敢于坚持原则，而不是无原则地盲目服从。在领导意志和党的意志相抵触时，要秉承党的意志；在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时，要服从国家利益、人民利益。本着这种精神，秘书人员对领导的错误行为或不正之风不能包庇、怂恿，而应敢于直谏，规劝。秘书不仅要当领导的助手，也要当领导的诤友。

2.3密切联系群众。任何秘书人员，不论职位高低，归根结底都是人民的勤务员。秘书人员不能高高在上、自以为是。任何时候，秘书人员都不能脱离群众，而只能联系群众、依靠群众。许多工作，脱离了群众是寸步难行。要有从群众中来到群众中去的工作作风。

2.4谦虚谨慎。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派，对领导对群众都要一视同仁。

2.5实事求是。实事求是是一切工作的基本条件。秘书人员必须在任何场合、任何工作中做到实事求是。

2.6踏实细致，一丝不苟。秘书做工作必须脚踏实地、耐心细致、一丝不苟，切忌主观臆断、捕风捉影，分析处理问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。在实际工作中，丝毫不能马虎，否则会酿成很严重的错误。

2.7敏捷干练，讲究实效。秘书做工作往往处于被动地位，要等领导批示，等下面情况，等其他部门配合。秘书人员不能因此而造成工作拖拉、推诿，还心安理得。应该尽量争取主动，遇事要反应敏捷，办事要干净利落；要抓紧时间，讲究效率。

2.8富于创新，勇于开拓。现在各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

3．秘书的职业道德

3.1忠于职守。秘书人员要自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

3.2严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。秘书人员要严守党和国家机密，不得泄露或出卖本单位的政治、经济、科技情报。而且秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结。

3.3恪守信用。秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间就是领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员还要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。

3.4文明礼貌。秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。礼貌要求秘书与人谈话时要注视对方，专心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼或同时做其他工作。礼貌还要求秘书的举止言谈得体，既不傲慢、冷淡，又不显得阿谀、做作。

3.5廉洁奉公。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

3.6讲求诚信。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁,负责综合协调,担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此,要求秘书人员传达指示、传递意见、反映情况都要重事实,做到准确无误,绝对不能掺杂个人的主观看法。否则就可能影响工作的展开,甚至导致重大决策的失误,造成国家利益的损失。

3.7谦虚好学，团结协作。秘书工作繁重且复杂。特别是在科学技术飞速发展的今天,秘书人员要跟上时代的步伐,就要谦虚学习,不耻下问。在相互协作中,发挥团队精神,积极承担责任,不推诿。

三．增强秘书人员“七种意识”，适应发展需要

1．自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但 8

秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性；另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”？又何言“管理事务”？因此，作为一个秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

2．信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

3．创新意识。过去对秘书人员的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见。一方面，秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性；另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥秘书人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

4．竞争意识。目前，秘书人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平。高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富。但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏,提高工作效率。

5．责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

6．保密意识。无论在机关，还是在企业，秘书是离领导身边最近的人。可以说，秘书不仅充分熟悉领导的工作习惯、工作作风，还在一定程度上懂得领导许多私事。这就要求秘书要有保密意识，懂得什么事情该说，什么话该说，什么事情和什么话不该说。一般情况下，对那些领导在酝酿，尚未作出最终决策或决定的事情，秘书一定要谨慎再谨慎，不能随意下结论，逢人就说，到处宣扬。同样，对领导的一些私事和外出行径，除领导交代可以告诉其他人外，秘书也不能随便告诉别人，要注意保密。对于领导的工资和待遇，秘书更加不能把它透露给别人。

7．宣传意识。有些事先做后说，有些事边做边说，有些事只做不说，有些事只说不做。因此，在工作上，要强调有“宣传意识”，而且要讲求火候，具体情况具体分析。对具有探索性质的工作，就必须把它完成取得成效后，才能宣传；对涉及发动群众、需要别人配合的工作，就要一边做，一边宣传鼓动，以便更好地利于工作开展的舆论氛围和支持体系；对涉及到集体福利或者内部建设的工作，就没必要把它说出去，以防止引来不必要的非议；对看上去就是表面文章又要有必要的形式点工作，就应该表表态就可以。对于秘书来说，几乎没有任何一项正常的工作和正常的事情，是在大家观点和态度完全一致的情况下展开的，这个时候，秘书对一件事情进行宣传时就要更加值得警惕了。

致 谢

本论文是在XXX老师的悉心指导下完成的。X老师给我的第一印象很亲切、平易近人，TA的认真和严谨的治学态度深深地感染和激励着我。毕业论文的每一个过程都凝结着XXX老师的心血，都离不开TA细心的辅导和批改。在此，我要真诚地说一声：“谢谢您，XXX老师！”还要衷心感谢学院领导的支持和帮助。另外，还要感谢我的舍友们，感谢你们帮我修改论文，为我斟字酌句，并且在生活上给予了我很大的帮助；谢谢我的朋友，感谢你们帮我查资料、借书。

在以后的人生道路上，我会继续努力，用XXX老师身体力行的认真态度来指导我做好生活中的每一件事，好好工作，好好学习，做个生活的有心人。

参考文献

[1] 蒋乃平对综合职业能力内涵的思考[J].职业技术教育，2001(10)：18 [2] 杨群欢 秘书职业能力调查与秘书人才培养对策[J].教育探索，2005（11）：39 [3] 丁建平企业秘书必备的五种能力[J].办公室业务，2006（5）：14-15 [4] 史振洪 吴良勤 段贇 秘书职业能力的分解研究[J].现代企业教育，2010（11）下：64 [5] 陆瑜芳 秘书学概论（第二版）[M].上海：复旦大学出版社，2011

2.秘书的职业素养 篇二

一、秘书职业素养建设的重要性

职业素养是指职业内在的规范和要求, 是在职业过程中表现出来的综合品质, 包含职业道德、职业技能、职业行为、职业作风和职业意识等方面。

秘书职业素养的强弱直接关系到工作质量的好坏以及效率的高低, 一个秘书要是缺乏良好的职业素养, 那么就不可能把工作做好。秘书的职业素养集中体现在工作能力、工作方法、工作态度上。秘书人员具备了良好的职业素养, 才能在平时的工作中忠于职守、埋头苦干、乐于奉献, 自己的业务能力才能不断得到提高。良好的职业素养能使秘书在工作中不断提高自己的办事能力和处事态度, 并能更好地领会和理解领导的意图及安排, 认知自己的职权范围, 知晓办事程序, 了解相关业务, 掌握工作方法, 并能具有较强的处事能力、应变能力、沟通能力, 能审时度势、因势利导, 将繁杂、琐碎的单位事宜处理的有条不紊。

二、秘书应具备的具体职业素养

1. 较高的思想政治素养。

秘书要有正确的世界观、人生观、价值观, 要熟悉党的理论、方针、政策, 要有坚定的政治立场、政治观点、政治态度。秘书处于工作单位的枢纽或衔接的位置, 因此, 要有过硬的思想政治素养, 只有这样才能为领导出谋划策、发挥参谋、助手的作用。秘书需要不断提高自己的思想水平和理论水平, 才能更好的领悟和理解国家的方针、政策, 并在领导作决策的时候, 秘书可以提出建设性的意见, 使本单位的工作紧紧围绕国家的大政方针开展。秘书要具有政治敏感度和政治意识, 具备过硬的思想政治素养, 就能在实际工作中区分轻重缓急、主要矛盾和次要矛盾, 合理分配并做好自己的各项工作。

2. 良好的道德品质。

一个合格的秘书, 应该将名利抛到脑后, 工作上任劳任怨、勤勤恳恳, 要有事业心和责任感, 要有一颗全心全意为人服务的心。由于秘书职业具有从属性、被动性、综合性, 所以秘书要具有较高的人格、良好的道德修养、忠于职守、敬业奉献。作为秘书要与人为善, 乐于助人, 对上级要敬重, 对同事要谦虚。秘书要办事可靠, 不虚伪, 不轻浮。能办的事情千方百计地去办, 不能办的事要说明理由以得到他人的谅解。秘书要摆正自己的位子, 在与人交往处事中, 要正确履行自己的职贵, 而不能超越权限, 不能摆出一副领导的样子, 也不能凭借领导的权势, 装腔作势, 让人生厌, 属于领导拍板定案的事, 秘书不能随意开口, 更不能包办代替。

3. 扎实广博的知识素养。

二十一世纪对人们知识的要求也越来越高, 作为秘书也必须提高自己的知识结构, 不断充实自己的知识储备, 倘若知识结构单一、陈旧, 将无法更好地成为领导的助手。秘书的工作环境所涉及的内容繁杂, 必须要掌握广博的知识。秘书专业知识包括:秘书写作、文书处理、公关礼仪、办公自动化、中文速录、商务谈判等知识。掌握了专业的理论知识, 才能熟知自己的工作领域, 驾驭并胜任好自己的秘书工作岗位。

4. 较强的专业技能。

(1) 写作能力。擅长书写文稿, 是秘书最起码的专业能力和素养要求。因此, 秘书要想提高撰写文稿的质量, 平日应注重学习, 多写多练, 如果只读不写或者写的很少, 那就会手生, 写作水平将不会得到提高。要想写出好文稿来, 没有其他捷径可循, 也没有人与生俱来就能写出好文章, 日常工作生活中随时注意积累资料, 靠平时的不断积累和学习, 勤学苦练, 勤于练笔, 才能做到熟能生巧, 下笔有神。

(2) 沟通能力。沟通能力是一个人在社会上生存、发展的重要手段。秘书工作的性质本身就具有桥梁和纽带的作用, 要想协调好各方面的关系, 除了具备各种专业能力以外, 还需要具备沟通能力。秘书的工作纷繁复杂, 要处理好各种关系, 就需要具备一定的沟通技巧, 这样就能有效的使工作变得轻松、愉快。与领导、同事以及客户打交道, 具备良好的沟通能力可以寻求到一个好的平衡点, 在这个平衡点上能够正确并及时传达各方的意思, 并避免产生误解和矛盾, 秘书要努力培养自己的交际能力, 提升沟通能力, 这是每一个秘书从业人员必须具备的职业素养。

(3) 组织协调能力。现代的秘书工作人员, 不仅仅是只会收收文稿、发发文稿、起到上传下达的作用, 更多的是要具备一定的组织能力和协调能力的现代秘书。具备良好组织协调能力的秘书, 可以在工作中合理安排人力、物力、财力, 提高组织工作效率, 降低工作成本, 在工作中做到分清轻重缓急, 统筹安排全局工作。

三、培养秘书职业素养的途径

1. 职业态度决定一切。

俗话说“态度决定一切”, 良好的态度对于做好工作是至关重要的, 积极的态度对职业生涯的成功发挥了巨大的作用。不管干什么事情, 必须要有正确的态度和浓厚的兴趣。一个人对工作的心态, 是积极是消极, 是认真是马虎, 是主动是被动, 都直接关系到工作质量和效率。对于秘书从事自己的职业来说, 把自己的职业当成一项事业来做, 对工作怀有满腔热情, 通过自己的认真努力使领导的工作更加圆满。秘书在工作和学习中, 要随时调整自己的角色和位置, 不能越位越权。秘书工作事务的繁杂琐碎性决定了秘书要具有奉献精神, 身为秘书应该感到开心和幸福, 在此过程中要学会享受工作的快乐。

作为从事秘书工作的人来说, 应该具备良好的心态, 才能使自己的工作做得舒心, 各种关系相处的融洽。作为秘书不能只想着自己的工作仅仅是为了混口饭吃。作秘书切记攀比以及浮躁, 不要凡事往名利方向看, 有利可图就做, 无利可图就不做, 做人要坦坦荡荡, 做事要踏踏实实。秘书工作虽小, 但同样要在这个平凡的舞台上干得有声有色。

2. 优化自己的知识结构。

面对经济社会的快速发展, 秘书要不断学习各种知识包括:一、党的理论、路线、方针、政策;二、秘书职业理论素养;三、现代网络技术。通过不断充实自己的知识储备, 拓宽自己的知识面, 是胜任好自己本职工作的前提条

过不断充实自己的知识储备, 拓宽自己的知识面, 是胜任好自己本职工作的前提条件, 并可以利用自己的专业知识来促进自己的工作发展。

3. 成熟的心智。

一个优秀的秘书要具备良好的心理素养, 才能胜任好秘书这份工作, 要学会调整自己的心理状态, 培养完善的人格, 坚韧的意志。秘书的工作性质决定秘书既要善于交际应酬, 又要严守秘密;既要思维敏捷, 又要沉着冷静。因此, 秘书要冷静的对待社会环境、舆论压力, 能驾驭自己的情绪, 并意识到秘书工作是一个服务型与能力型相结合的职业, 只有这样秘书才能把自己最佳的状态发挥出来。坚韧的意志不只是成就大事业的人该具备的, 同样在平凡岗位上默默奉献的人更要具备坚韧的意志。秘书工作琐碎且繁杂, 还具有临时性, 如果不具有坚韧的品质, 那么秘书的工作就会有头无尾, 难以令人满意。

随着经济社会的发展, 社会对秘书人员的要求也非常高, 秘书职业素养绝不是一朝一夕能培养起来的, 需要在长期的实践经验和学习中培养。我们的秘书人员只有具备良好的思想政治素养、综合素质、专业知识等等, 才能更好的实现秘书人员的参谋和助手的作用。

参考文献

[1]金常德, 赵莲娜.秘书学概论[M]大连:大连理工大学出版社, 2009

[2]鲁忠义, 心理学[M]北京:科学出版社, 2009

3.沙僧形象中的当代秘书职业素养 篇三

关键词：沙僧 秘书 职业素养

《西游记》是明代小说家吴承恩创作的中国古代第一部浪漫主义长篇神魔小说，学界对孙悟空、猪八戒以及唐僧的研究历来不少，但对于沙僧的评述大都局限于文学考察、宗教评述等，因而导致沙僧形象一度带有“奴性”，甚至有人认为沙僧是个可有可无的角色。其实不然，作者吴承恩对沙僧人物性格的设定对整部小说的情节发展都有着不可或缺的作用。笔者将另辟蹊径，通过对沙僧形象的多面观，分析总结当代秘书可借鉴的职业素养。

一、秘书职业的思想道德素养

《西游记》中的沙僧，集“忠诚、坚韧、淡泊”为一体， 其映射的性格特征及处事原则皆表现了中华民族的美德；诚然，“道德就是在一定风俗习惯下所形成的个人的品质、气质”[1]，当我们将沙僧的思想道德素养“借位”现代员工身上时，不难发现当代秘书人员与其思想道德素养的相通性。

（一）意志坚定，信念执着

秘书工作效率是高是低，在很大程度上取决于秘书意志的强弱。“做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志的标准之一。”[2]在取经途中，孙悟空数次负气出走，不愿再继续；猪八戒时不时怀念高老庄，常怀当上门女婿的心思；唐僧虽没有放弃的想法，却也时常怀念东土大唐；矢志西行求法者仅沙僧一人而已。秘书工作环境复杂，周边人事多变，唯有本人内心坚持、意志坚定，才可在职场走得更远。“四圣试禅心”中，唐僧要沙僧留下招赘，沙僧只说一句“宁死也要往西天去，决不干此欺心之事”[3]（第二十三回）。足见在取经路上的无数艰难险阻面前，沙僧一心一意，从不轻言放弃；“黑河妖孽擒僧”中，沙僧道：“且只捱肩磨担，终须有日成功也。”[4]（第四十三回），好一个“终须有日成功也”的坚定信念。“心猿护主识妖邪”中，也有类似描述，沙僧道：“只把工夫捱他，终须有个到之之日。”[5]（第八十回）两处沙僧说着几乎相同的话，可以说，这正是他一路上意志坚定、心无旁骛的真实写照，最终成就了四人团队取经成功的伟业。“在许多人都能随众向前时秘书能顺利展开工作自不必说，可在别人都已退出，或都已向后转时” [6]，对于一个秘书来说，更需拥有始终如一的信心和意志。

（二）淡泊名利，不计得失

淡泊名利作为一种“科学的生活态度和崇高的思想境界”[7]，是秘书群体作为众多平凡岗位上的职员之一所需具备的又一职业素养。作家吴承恩在对沙僧的形象勾画中，在其一出场就赋予了淡泊之气。阅读《西游记》时，我们见证过孙悟空在西行路上降妖除魔，虽不图利却图名；猪八戒一路贪色懒惰，虽不图名却图利；唐僧则“受王恩宠，不得不尽忠以报国耳”，同样被名利牵绊，因此这一路既不为名、又不图利，心无二念的唯有沙僧一人，任劳任怨，淡泊宁静，却始终无怨无悔。这一点可以说就是当代秘书“甘当配角”的写照，很多时候秘书不如领导神通广大，但当自我的工作受到上司肯定时，好比撰拟的文案在会议上以高票表决通过，秘书也需以微笑表达感谢，将功劳归于上司，自我的贡献就显得无足轻重了。正是在诸如此类的无数次的历练打磨下，职场秘书也可达到无功利的心境。

二、秘书职业的业务能力素养

从通常意义来看，业务能力素养是“从业人员在完成某项业务活动的过程中所具备的综合能力体现”[8]。对所处的岗位忠实并坚守，是良好的业务素养的前提，鉴于秘书工作的特殊性质，沟通交流和任劳任怨是展示业务能力素养的关键和保障。

（一）忠于职守，全心全意

所谓“忠职”，“大而言之，是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守还意味着恪守本分，不僭越、不越权，不狐假虎威”[9]。在工作中，荣耀与光环多集中在领导身上，尽管始终在“人后”完成着辅助性工作的秘书相对少地出现在“台前”，但对所处岗位的忠诚坚守是每个秘书人员前期必须具备的素养。身为读者的我们在阅读《西游记》时，习惯性地将关注点集中在取经路上孙悟空如何降妖除魔，唐僧如何被妖精抓住又获救，猪八戒又是如何偷懒争功最后完成取经，往往忽视了最忠于职守的沙僧，他在漫长取经路上全心全意地照顾唐僧的起居生活，一点一滴地串起整条取经之路。此外，忠于职守的另一个含义是“对工作认真负责、一丝不苟”[10]。以秘书常规工作撰拟文件来说，大至文件精神，关系方针政策；小至标点符号，同样涉及内容的理解。的确是差之毫厘，失之千里，丝毫马虎不得。因此无论从哪个角度定义“忠职”，这都毫无疑问是秘书业务能力素养的基础。

（二）善于沟通，兼顾大局

《西游记》中的沙僧好比唐氏集团的“润滑剂”。他在取经路上对师父忠心不二之余，每当孙悟空、猪八戒、唐僧之间出现不协调时，他都从中劝和，对孙悟空的暴脾气，沙僧也常能以柔克刚，通过沟通来缓解矛盾。红孩儿两次变为红云欲捉唐僧，孙悟空一会儿将唐僧推下马称“妖怪来了”，一会儿又扶唐僧上马称“是过路妖怪”。唐僧大怒，认为孙悟空在捉弄人，要念“紧箍咒”，多亏沙僧苦劝沟通方罢。反观职场，新时代对秘书同样提出了更高要求，其沟通能力是展现业务能力素养的关键组成部分。沟通作为当代企业秘书不可或缺的职业素养，在企业人员、机制的高效运转中发挥着不可替代的重要作用。秘书作为各部门的“粘合剂”，练就强有力的沟通交流技能将直接助力于各类事务的推进，同时亦是秘书人员兼顾大局的表现。

（三）任劳任怨，不惧艰难

如果说上文所提到的“忠于职守”和“沟通能力”是展现秘书业务能力素养的前提与关键，那么“任劳任怨”无疑是秘书在长期工作中保持竞争优势的保障。秘书的工作千头万绪，关系错综复杂，处在这样的位置，必须具备“任劳任怨”的素养品质，才能当好领导的参谋和助手。反观《西游记》，孙悟空在对八戒之命令中提及“老孙只管师傅好歹，你与沙僧，专管行李马匹。但若怠慢了些儿，孤拐上先是一顿粗棍！”[11]（第二十回），言语中我们不难得知沙僧之职就是“登山牵马”。即便是此类不起眼的琐碎平凡之事，沙僧数年如一日地管好“后勤”，在团队中自我消释和克服各种不良情绪，可以说，任劳任怨的沙僧扮演着重要角色，为团队立下了汗马功劳，是取经途中必不可少的人物。

三、秘书职业的优秀业绩

在《西游记》第一百回取经取得正果之际， 沙僧被封“金身罗汉”。回首这条漫长坎坷的道路，他是师徒四人中不可或缺的帮手，是取经之路上促成团结的助攻手，并最终将其贯穿始终的“大智若愚”之本性演绎到极致。沙僧在成长成功路上外露的形象素养，焕发出的“谋”与“智”的闪光点，值得每一个职场秘书借鉴学习。

（一）优秀帮手，甘于奉献

职场中，秘书人员不争“红花”而甘为“绿叶”的默默无闻式的工作性质，在一定程度上造就了其甘于奉献的精神品性，这也最终促成了团队优秀帮手的迅速成长。作为“唐氏集团”助手的沙僧一路挑担牵马，偶尔在战斗中展示拳脚，对整个集体的作用，可说是孙悟空“服”、唐僧“爱”、猪八戒“敬”，作为不起眼的配角能被如此评价，确实可称为“优秀”。同样的，秘书作为领导的“外脑”，是领导的重要参谋，但唯有“‘参到点子上，‘谋到关键处”[12]，参准谋对，才能达到“优秀帮手”的最高境界。

（二）善于团结，有所作为

秘书沟通能力作为其个人业务能力素养的表现，从团队整体出发，是增强团队凝聚力，使团队关系更和谐的表现。在团队工作中秘书需要“以大局为重，不计较小事，在非原则性的问题上尽量忍让；求同存异，善于团结与自己意见不一致的人，不对他人求全责备”[13]。在唐僧对能否取得真经感到忧虑、八戒附和，眼见唐、孙、猪三人将因此问题起摩擦之际，沙僧果断站出来呵斥二师兄：“莫胡谈，只管跟大哥走。”[14]（第八十回中），沙僧巧妙地以一句话平息了一场争执，足见他善于团结的本性，这也正是职场秘书在团队中需要做到的。

（三）大智若愚，功成名就

智者思想历来被人推崇，秘书作为一个“多面手”，需要通过小事的历练，逐渐坦然、胸有成竹，内化于心，而不外露于行。以名分称谓为例，沙僧“自小生来神气壮，乾坤万里曾游荡。英雄天下显威名，豪杰人家做模样”[15]（第二十二回），不难看出沙僧在人间时就是英雄豪杰，但到了天上却只当了个卷帘将，此处“高”与“低”的转变沙僧并未计较，相反，他兢兢业业地做“卷帘”小事，更不求英雄之冠。在失手打破玉玻璃，触犯天条，被贬入凡作妖时，沙僧在名利上遭到前所未有的不公平待遇，但他在取经路上将它们全当作一份磨难，忠于职守、意志坚定、淡泊名利，直到被封“金身罗汉”。沙僧是智慧且可说是拥有“大智”的，但他一路将自己定位在“愚”的形象上，反而给了读者更多思考空间，为秘书的素养品性书写了无言的大书，值得深入挖掘借鉴。

作为中国四大名著之一的《西游记》，唐僧形象、唐氏集团是诸多学者剖析研究当代企业领导者形象与团队管理模式的经典蓝本。笔者另选视角，从沙僧这一人物形象出发，跳出传统文学对其形象的限制，结合秘书职业，旨在连接并映射其应具备的多样化职业素养。我们不难看出，当代职场对秘书职业素养的要求可用“内外兼修的智者”来概括，他们无疑是职场上正冉冉升起的一颗颗明日之星。

（论文指导老师：王菊艳）

注释：

[1]周三多：《管理学》，北京：高等教育出版社，2014年版。

[2]张浩：《新编秘书工作必读全书》，北京：光明日报出版社，2001年版。

[3]吴承恩：《西游记》，北京：中华书局，2009年版，第113页。

[4]吴承恩：《西游记》，北京：中华书局，2009年版，第200页。

[5]吴承恩：《西游记》，北京：中华书局，2009年版，第376页。

[6]丁晓昌，冒志祥：《秘书学与秘书工作》，苏州：苏州大学出版社，2002年版。

[7][8]赵中利：《现代秘书心理学》，北京：高等教育出版社，2004年版。

[9][10]陆瑜芳：《秘书学概论》，上海：复旦大学出版社，2014年版。

[11]吴承恩：《西游记》，北京：中华书局，2009年版，第98页。

[12]石咏琦：《做最得力的秘书》，北京：北京大学出版社，2011年版。

[13]谭一平：《一个外企女秘书的日记》，北京：学苑出版社，2003年版。

4.秘书的职业素养 篇四

（D）此时房间已属于外宾的私人空间

2、下列选项中，属于商业银行的是（）。（A）中国工商银行（B）中国农业银行（C）中国进出口银行（D）国家开发银行

3、区别重要的任务和紧急的任务，通常按（），以安排好工作的优先次序。（A）承办时限规定（B）紧急程度（C）办周期制度（D）ABCD法则

4、下列关于防火墙的叙述，正确的是（）。

（A）防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统（B）防火墙只允许授权的数据通过

（C）安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查（D）防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问

5、承办期限以任务完成的（）为制定的规则。（A）目标性（B）时效性（C）过程性（D）阶段性

6、述职报告的特点是（）。（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性

7、在Word中选择“打印”命令后，打印机不响应，可能是因为（）。（A）打印机和计算机之间的并行电缆连接不正确（B）电源线未接到打印机上

（C）打印机软件未配置正确的打印机端口（D）硒鼓可能损坏

8、你对公司存在的严重问题提出了一些建议，但你的上司没有采纳，你会（）A、把你的想法直接汇报给更上一级别上司 B、找上司交谈，了解不采用的原因 C、继续完善自己的想法 D、放弃这种方法，你问为领导不采用自有理由

9、市场调查报告正文部分不应该包括（）。（A）情况部分

（B）预测部分（C）计划部分

（D）建议部分

10、在日常工作中，要办事公道，必须做到（）

A、坚持真理 B、公私分明 C、公平公正 D、光明磊落

11、传统沟通对（）要求更多。（A）间接转达（B）情感表达（C）文字表达（D）直接的表达

12、公司股东可以采用的出资方式有（）。（A）房产（B）劳务（C）专利（D）美元

13、通过购买方式获得的办公设备的优点是（）。（A）较低的最初费用

（B）可以保证在近期不过时（C）组织拥有该设备

（D）通常在一段时间内较便宜

14、针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是（）。（A）定题利用服务（B）信息咨询服务（C）信息加工服务（D）信息跟踪服务

15、在日常工作中，要办事公道，必须做到（）

A、坚持真理 B、公私分明 C、公平公正 D、光明磊落

16、国家信用的典型形式是（）。（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷

17、在工作过程中，我常有（）。

A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉

18、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表（）。（A）贸易（B）水平（C）面积（D）时间

19、在Windows 中，按（）组合键可以打开“开始”菜单。（A）Ctrl+Tab（B）Ctrl+Esc（C）Ctrl+Del

（D）Ctrl+Shift 20、下列可以授予发明专利的是（）。（A）药品（B）铀235（C）调味品（D）疾病诊断方法

21、办公设备能够租借或租用的，每月或每年需支付一定的租金，这笔费用在会计上不计作（）。

（A）投资费（B）成本（C）办公费（D）折旧费

22、下列关于职业道德的说法中，你认为正确的是()A、有职业道德的人一定能够胜任工作 B、没有职业道德的人干不好任何工作 C、职业道德有时起作用，有时不起作用 D、职业道德无关紧要，可有可无

23、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（）。（A）在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止（B）默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放（C）插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像（D）只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果

24、在Word编辑窗口中，与实际的打印效果一致的视图方式是（）。（A）普通视图（B）页面视图（C）大纲视图（D）版式视图

25、秘书应该了解会谈是（）。

（A）双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程

（B）双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况的过程（C）双方或多方所谈内容比较正式，专题性较强的交流过程

（D）双方主谈人身份相当，为各自利益交换意见、达成协议的过程

26、依据我国合同法的规定，限制民事行为能力人签订的其依法不能独立订立的合同，在未经其法定代理人追认之前，该合同的效力为（）。（A）有效（B）无效

（C）部分有效（D）效力待定

27、国家信用的典型形式是（）。（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷

28、与意大利进行商务往来，正式的见面礼节是（）。（A）致意（B）微笑（C）拥抱（D）握手

29、下列选项中，不属于简报报头内容的是（）。（A）简报名称（B）期号（C）编印单位（D）印发数量

30、传统沟通对（）要求更多。（A）间接转达（B）情感表达（C）文字表达（D）直接的表达

31、述职报告的特点是（）。（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性

32、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会().A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态

C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升

33、如果你是一个学生，老师判卷时不小心多给了你10分，你因此获得了“好成绩”，你会（）。

A、不吭声，暗自庆幸自己运气好 B、心有愧疚，但不愿澄清事实

C、主动告诉老师，放弃“殊荣” D、暗自努力，争取下次拿真正的第一名

34、通过购买方式获得的办公设备的优点是（）。（A）较低的最初费用

（B）可以保证在近期不过时（C）组织拥有该设备

（D）通常在一段时间内较便宜

35、会场设备的检查和使用应（）。（A）多人共管（B）专人专管

（C）谁用谁管（D）秘书部门负责人管

36、下列选项中，属于商业银行的是（）。（A）中国工商银行（B）中国农业银行（C）中国进出口银行（D）国家开发银行

37、董事会是股份公司的（）。（A）最高权力机构（B）法定监督机构（C）经营决策机构（D）信息收集机构

38、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为（）。（A）小规模纳税人（B）一般纳税人（C）重点纳税人

（D）境内生产者

39、你认为丛飞帮助孩子上学的事迹说明（）。

A、没必要，也不是他的孩子 B、他高尚的人格值得学习C、有必要，这给很多人提供了机会 D、与我无关，不愿作评价 40、关于遵纪守法，你认为正确的说法是（）A、只要品德端正，学不学无所谓

B、金钱对人的诱惑力大于法纪对人的约束力

C、法律是有人执行，执行是不能不考虑人情和权力等因素 D、遵纪守法与职业道德要求具有一致性

41、承办期限以任务完成的（）为制定的规则。（A）目标性（B）时效性（C）过程性（D）阶段性

42、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题

43、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于（）。（A）套汇（B）逃汇

（C）骗汇（D）非法买卖外汇

44、有经验的秘书在购买办公用品时，要比较供应商的交货时间，以及能否按时交货，以减少（）。

（A）库存费用（B）等待时间（C）无效支出（D）库内积压

45、签字仪式包括：（1）在对方文本上签字（2）在己方文本上签字（3）由主签人交换文本（4）由助签人交换文本（5）共举香槟酒庆贺等内容，其正确的流程是（）。（A）12345（B）24135（C）13524（D）13254

46、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数

（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处

47、承办期限以任务完成的（）为制定的规则。（A）目标性（B）时效性（C）过程性（D）阶段性

48、台湾“塑料大王”王永庆拥有资产过10亿美元，但创业之初，白手起家的他，有时为了赚一分钱利润，深夜冒着大雨把顾客所需要的东西送到目的地，他奉行的理念是“一勤天下无难事”。他曾经说：“多争取一块钱生意，也许要受到外界环境的限制，但节约一块钱，可以依靠自己的能力；而节省一块钱，就等于赚了一块钱。”王永庆的做法给我们的启示是（）A、勤劳是一种敬业精神 B、节俭有利于增加收益 C、勤劳的人一般懂得珍惜劳动成果 D、节俭能够增强企业竞争力

49、下面属于公文的主体部分的是（）。（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关

50、在Windows 中，按（）组合键可以打开“开始”菜单。（A）Ctrl+Tab（B）Ctrl+Esc（C）Ctrl+Del

（D）Ctrl+Shift

51、常使用文章式标题的有（）。（A）简报（B）总结

（C）调查报告（D）述职报告

52、在团队出访前，秘书应重点提醒访团成员的是（）。（A）集合的时间地点（B）中转注意事项（C）领队姓名（D）出发地与目的地的时差

53、在日常生活中培养自己诚实守信的品德，正确的做法（）A、正确对待利益问题 B、培养高尚品德

C、树立进取精神 D、培养和谐的人际关系

54、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是（）。

（A）Router（B）TCP/IP（C）Novell（D）Sybase

55、承办期限制度中（）容易被人们接受和执行。（A）规章制度（B）阶段的划分（C）量化的标准（D）管理目标化

56、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于（）。（A）套汇（B）逃汇

（C）骗汇（D）非法买卖外汇

57、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种

（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种

58、准备新闻发布会的文件应重点把关（）。（A）主持人议程（B）会议规则（C）调查资料（D）问答提纲

59、甲向乙发去一份传真，称愿以每台5000元的价格购买某品牌、规格的空调10台，望乙于10天内作出答复。乙于第五天以传真回复，称愿接受甲的其他条件，但价格应改为每台5500元。乙的传真属于（）。（A）要约邀请（B）承诺

（C）反要约（D）对要约的撤销

60、组织有责任保证工作人员及来访者的安全，因此必须对（）等进行定期检查和维护。

（A）灭火器

（B）急救包（C）疏散通道

5.第四章秘书的素养 篇五

一、教学目标

使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点

秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

我们通过前面几章的学习，对秘书的工作职能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘书工作大概是世界上事务最繁重、工作最紧张的职业之一。因此，这就势必决定了秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备以下几个方面的素养：政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。书上讲的很详细，条条框框讲了很多。对于要掌握哪些知识（基础知识、专业知识）、要具备哪些能力（协调能力、调研能力、操作能力）这些大家可以看书了解，我们今天结合一些实际的案例，从一些秘书人员的切身体会来谈秘书应该具备哪些素养，具体来说，可以用十个字来概括：就是识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快。

一、秘书的素养

识博，就是见识广博。见识广博是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求；但对于秘书工作者来讲，这一要求就更高了。因为秘书除了正常的服务保障外，还要随时准备回答领导提出的问题。

最近看到纪东回顾自己给周总理做秘书时两次被提问的经历，很受启发。一次是总理突然问他：“唱歌和唱戏，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”他没有相应的声乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发生部位和运气方法不同。”至于总理提出的那么多问题，他都答不上来。碰到这种情况，他一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时间向总理报告。

还有一次，更让他尴尬。他替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也陪同前往。上车后，总理突然问他：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气意向特别关注，二十四节气他背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系实际，一时反应不过来。正当他在心里倒腾的时候，韩念龙同志看他没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的是下着雪。

这样的经历其实做过秘书工作的都会有此经历。（“三湘四水”一词对中国人来说是非常熟悉的，无论是媒体还是人们在日常交流中都爱用“三湘四水”来代指湖南。“四水”是指湘江、资江、沅江、澧水；湘水发源与漓水合流后称漓湘，中游与潇水合流后称潇湘，下游与蒸水合流后称蒸湘，故名“三湘”。）所以，要达到领导的要求，就必须不断拓宽知识领域，改善知识结构，增强吸纳更新知识的能力，实现专博统一。

当然，实现专博统一也还有起码的要求，只有学会巧妙地运用，才能锦上添花。清代的纪晓岚就是一位既有学问又善于利用学问的人。有一次给慈禧太后题扇，写的是唐代诗人王之涣的《凉州词》（黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不度玉门关。）可由于心情紧张，书写者竟漏写了一个“间”字。慈禧太后看后勃然大怒，说这个书法家轻视讽刺她没学问，要推出午门斩首。纪晓岚集中生智，慌忙解释：“此处并非一楼，二是填写的一阕小词。”随即唱诵：“黄河远上，白云一片，孤城万仞山，羌笛何须怨？杨柳春风，不度玉门关。”慈禧听了觉得也是一番情趣，有感纪晓岚的聪明才智，便赐酒嘉奖。

由此可见，做秘书工作，如果能够做到学识渊博、运用自如、一派儒雅，那么这种自然而然流露出来的气质和风范，一定会得到领导的赏识。

脑勤，就是勤于思考。秘书要养成勤于思考的良好习惯，学会用全面的、辩证的、发展的方法，从不同角度、不同层面去思考问题，力争给领导提出最全面、最合理、最完善的意见建议。

有这样两个青年，一个叫爱若，一个叫布若，两个差不多同时受雇于一家超级市场。开始的时候大家都一样，都是从最底层干起。可没过多久爱若受到总经理的青睐，一再被提升，从领班知道部门经理。布若却像被遗忘了一般，还在最底层混。终于有一天布若忍无可忍，向总经理递交了辞呈，并痛斥总经理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕马的人。总经理耐心地听着，他了解这个小子，工作肯吃苦，但似乎缺了点什么，缺什么呢？三言两语说不清楚，说清楚了他也不服，于是就想了个主意。“布若先生”，总经理说，“您马上到集市上去，看看今天又什么卖的。”布若很快从集市上回来说，刚才集市上只有一个农民拉了车土豆在卖。“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。布若又跑去，回来说有40袋。“价格是多少？”布若再次跑到集上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧，看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市上回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有40袋，价格适合，质量很好，他还带回几个让总经理看。这个农民一会儿还将弄几箱西红柿上市，据他看价格含公道，可以进一些货。想这种价格的西红柿总经理大约会要，所以他不仅带回来几个西红柿作样品，把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。听到这里，布若惭愧地低下了头。

其实，爱若胜出的理由很简单，就是因为多想了几步。对于秘书工作，这恰恰是最难能可贵的。所以，对于秘书工作，要做到“学”与“思”相结合。

嘴懒，就是慎重说话。秘书岗位的特殊性，为说话提供了许多时机和场合，但因为秘书身份特殊，说话的分量又非同一般。所以，该说还是不该说，该多说还是少说，该先说还是后说，是大有学问的。总的一条原则是要少说慢说。有时，宁可少说或者慢说。有时，宁可少说或者慢说挨批，也比因多说或者抢说闯祸好。

有位秘书陪领导参加宴会，领导一个好友的孩子大学毕业想就业，正苦于没有门路，宴会相聚格外高兴，举杯之际，一再恳请这位领导帮忙，正在领导犹豫之时，秘书当即表态，说这事好办，无需领导费心，自己回去跟人事部门打个招呼即可。实际情况是，招聘计划已满，人事部门的招聘报告翌日上午就呈报给了领导。秘书抢答给领导造成的被动可想而知。记得看过吴建民在回忆录中谈对自己职业看法的一段话，受益匪浅。他说：作为发言人，他履行的是国家职责，不能随便发表个人的意见。如果没有高层的认可，任何重要信息都不能随便发布，更不能信口开河。“很多事情出去各种考虑，我可以不说，但我自己给自己定了一个规矩，就是绝对不能说假话，因为那样损害的不仅是我吴某人的声誉，更会损害国家利益。”如果发言人没有得到授权，就不能想当然地就自己可能并不完全知情的事情发表议论。“有一件事给我印象很深。某国有一位发言人在评论其国家领导人健康状况时候说得太慢，不料当天晚上该国家领导人就因病去世了。”

有些事情可能是巧合，但你说了，又因为你是敏感人物，可能造成的负面影响就无法挽回，就会留下终生遗憾。当然，笔者倡导嘴懒并非是要秘书不要说话，或者说起话来吞吞吐吐，二是要把握住度，需要说时一定要说的流畅、简洁、清晰。

手巧，就是要做事精细。心灵手巧、做事精细是对秘书最基本的要求。秘书如果想在事业上获得更大的发展空间，一项必不可少的重要指标就是具备较强的文字表达能力，也就是要写得一手好文章。

有“党内第一枝笔”之称的胡乔木，在做文章上堪称秘书的楷模。1941年，胡乔木担任毛泽东的秘书。不久，他开始为《解放日报》写社论，显示出很高的理论水平和极强的写作能力。在文风上，胡乔木和毛泽东有颇多共同之处。毛泽东的意图，胡乔木能够心领神会；对毛泽东所作的重要报告，胡乔木总能及时地通过社论的形式加以具体而透彻的阐述。为了开展整风运动，毛泽东在延安作了三次重要报告：《改造我们的学习》、《整顿党的作风》、《反对党八股》。对毛泽东这三次重要报告，胡乔木迅速作出反应，他在《解放日报》上连续撰写社论，论述整风运动的重要性。在众多社论中，有一篇的标题是《教条和裤子》，在这篇社论中，胡乔木写道：“毛泽东同志在他2月1日的讲演里，曾经说今天党的领导路线是正确的，但是在一部分党员中间，还有三风不正的问题，于是你也来呵，我也来呵，大家把主观主义、宗派主义、党八股的尾巴割下来呵，大叫一通，尾巴完事，那么我们的党岂不就十全十美了吗？可惜尾巴是叫不下来的。大家怕脱裤子，正因为里面躲着一条尾巴，必须脱掉裤子才看得见，又必须用刀割，还必须出血„„”胡乔木的这篇社论从标题到内容都是对毛泽东的一句话的具体阐述和进一步发挥。这样的社论，毛泽东当然满意。而胡乔木也凭借这些出色的社论，赢得了毛泽东的信赖。

关于毛泽东为何赏识胡乔木，新加坡《南侨日报》的剖析颇为精当：“在胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，他的思想、修养，获得极大的进步，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透彻，才文并茂。他随毛氏到重庆期间，中共在政治上所遭受的各种歪曲的职责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用精炼的笔调描写出来，精辟动人。”

现实工作中，有的秘书认为领导的文字有机关保障，自己在中间做好协调，把领导的工作事务和私事办好就行。这恰恰是制约日后发展的主要因素。秘书因经常与领导接触交谈，对领导的思想领悟得相对较深，文字服务最能体现领导的思想和风格，也最能赢得领导的信任和赏识。

腿快，就是雷厉风行。秘书的作风事关领导决策的形成、传达与落实。秘书偶尔的一次懈怠所造成的损失，是多少努力都无法挽回的。纪东在回忆录中讲述了给周总理当秘书时经历的一件事，可以给我们很深的警示。事情的经过是这样的：一天中午，通讯员送来一份外交电文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一边。不到十分钟，通讯员又打来电话，说外交部又有一份挂“特急”的电报文件袋，是不是马上送来？他根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏日的中午，他真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会再说吧。于是，他便对通讯员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后他安然地躺在床上。当然，也就是闭会儿眼睛，咪上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越觉得没事越是有事，越觉得坦然越是麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。

正在睡意朦胧之际，忽然听到总理在办公室按电铃叫他。他一下子惊醒了，总理什么时候到办公室了？他急忙跑过去，推门而进。总理问：“外交部的电报送来没有？”“就这份。”总理说：“还有一份”。他说：“通讯员打电话来了，我马上叫他送来。”

回到办公室，他让通讯员送来电报一看，傻眼了：并不是他以为的前一份电报的正式印件，二是姬鹏飞外长在欧洲访问期间发来的急电，其中请示的问题急需国内答复。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打电话。没办法，他硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了他一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通讯员压了？”他赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”他把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。总理见他承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答复，没有耽误大事，造成损失。所以，有人谈起秘书工作的体会时会说：“领导的嘴，秘书的腿”，这是有道理的。也就是说，秘书是不能腿懒的，凡领导交办的事，都要亲历亲为，尽量不要有中间环节，避免腿懒一时，误己一世。

我们再回过头来看这十个字，识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快，这其实就是我们书上所说到的秘书要具备相应的知识素养、能力素养以及职业道德素养。

首先，作为一个秘书，必须具备广博的知识，特别是现在要有获取新知识的能力。因为，当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新的工作大环境不断改变,这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求,秘书人员只有紧跟时代步伐,坚定“终身学习”信念,努力成为“复合型”通才,才能使自己胜任今天的秘书工作。为此秘书人员要不断拓展自己的知识面和更新知识结构。要改变过去只懂得秘书专业知识,其他专业知之甚少的局面,应该在精通秘书专业知识和业务知识的基础上主动努力学习其它相关知识,如经济学、管理学、心理学、社会学等,努力使自己成为一个知识较全面的“多面手”,以适应当今时代“需求多样化”的要求。另外，脑勤，秘书人员必须善于思考；嘴懒，说的是秘书人员必须能够忠于职守、严守机密，在说之前必须认真考虑这话能不能说，适不适合在那种场合说，尽量多听少说；手巧，主要是指秘书工作者要有书面表达能力，因为写作各类公文是各行各业秘书最为经常性的工作；腿快，其实更多是是指秘书要有兢兢业业、认认真真的办事态度，不能做到认真务实的话，少则可能贻误工作,多则会给单位带来不良影响,甚至造成严重损失。这些知识、能力和职业道德，尽管书上说了主要在工作实践中才能加深体会，巩固、完善和提高，但是，在学校中，我们可以不断加强学习，努力完善自己各方面的知识水平和能力水平等，为将来从事秘书工作打好基础。

二、秘书的性格与心理

性格与气质是心理学的知识，二者是相互制约、相互影响的，但是在实际生活中，人们经常把二者混淆起来，把气质特征说成性格，或把性格特征说成气质。例如，有人常说某人的性格活泼好动，有的人性子太急或太慢。其实是讲的气质特点，性格与气质是既有区别又有联系的两种不同的个性心理特征。

1、秘书的气质

气质是指人们比较稳定的心理活动特征，它更多地受个体高级神经活动类型的制约，主要是先天的。人的所有心理活动和行为都受气质的影响，气质具有稳定性。古希腊医生希波克拉底提出“四体液学说”，认为气质取决于人体内的四种液体，即血液、粘液、黄胆汁、黑胆汁的混合比例，并以何种体液占优势而把人的气质分为胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质。

胆汁质类型的人特点是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人热情，但容易激动，易感情用事，性急、暴躁、爱发火，在行为上表现出极大的不平衡性。心血来潮时不怕困难工作热情很高，否则，情绪会一落千丈。心理活动具有迅速而爆发的色彩。多血质类型的人特点是性“活”，有很高的灵活性，善于适应变化的生活环境，适应性强，在集体中善于处事，显得朝气蓬勃，但注意力易转移，情绪易变；他们富于幻想，办事凭兴趣，不愿做耐心细致的工作，因而勇于创新，但难以持久。黏液质类型的人特点是性“稳”，稳重踏实，具有较强的自我克制力，生活有规律，不为无为的事而分心，做事踏实认真，有耐久力，不喜欢作空泛的清谈，交际适度，不卑不亢，但生气不足，有些死板，反应缓慢，思维言语动作迟缓，很适宜从事有条理和持久地工作。巴甫洛夫称之为安详的、始终是平稳的、坚定和顽强的实际劳动者。抑郁质类型的人特点是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，办事犹豫不决，优柔寡断；反应缓慢，但细心、谨慎、感受力强。生活中遇到波折易产生沉重的感情。善于觉察别人行动中的细微变化，情感细腻，富有自我体验。

上述是四种气质类型的典型特征。然而实际生活中，纯属于某种气质类型的人仅是少数，大部分的人是综合型的，即兼有多种气质类型的特征，但又都带有一定的倾向性。以前有种说法是认为胆汁质和多血质的人不适合做秘书，后来这种说法得到了反驳。事实证明，气质只是表现在人的情绪和行为活动中的动力特征(即强度、速度等)，无好坏之分，任何气质类型的人都适合做秘书。每种气质类型都有利有弊，就看你怎样扬长避短、取长补短。

2、秘书的性格

性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。性格更多地受社会生活条件的制约，主要是后天的。气质无所谓好坏之分，但是性格是指行为的内容，表现为个体与社会环境的关系，在社会评价上却有好坏之分。

因而，拥有好性格，是做好秘书工作的至关重要的条件之一，秘书性格也是秘书心理素质的核心部分。我这里归纳总结了几点，秘书健全性格的特点，大家可以朝这几个方面努力，培养自己良好的性格。（同P76-p77）（1）开朗随和而不孤傲。（2）敏捷灵活而不冒失。（3）坚毅执着而不固执。（4）幽默诙谐而不尖刻。（5）自制稳健而不轻佻。

3、秘书的心理健康问题

心理健康问题是当今世界越来越关注的一个话题。1992年，由世界精神病学协会发起、由世界卫生组织确定，把每年的10月10日定为“世界精神卫生日”。2003年世界精神卫生日的主题是：“抑郁影响每个人”。据专家介绍，随着社会竞争的加剧，轻度的精神疾病如抑郁症、孤独症、焦虑症等心理障碍病人像感冒一样普遍。流行病学调查显示：抑郁症的终身患病率高达3.2～5.9％；全世界每年有1000万个人有自杀意念，而其中50～70％为各类抑郁症患者，抑郁症自杀成功者达到100万人。抑郁症的核心症状包括情绪低落、持续性疲劳和内在动力缺乏、精力减退。抑郁症患者通常会感到心情压抑、焦虑、兴趣丧失、精力不足、悲观失望、生不如死等。统计显示，在我国每年以自杀方式结束生命的20万人中，有80％的自杀者患有抑郁症。台湾作家三毛、香港歌手张国荣、《歌德巴赫猜想》作者徐迟等等，都因为抑郁症缘故，他们各自以特有的方式离别了人世，留下了无穷的遗憾。此外，当今大学生的心理健康也是学校、家长及社会非常关注的问题。2002年卫生部召开的青少年心理健康问题座谈会显示：我国大学生中16％至25.4％的有心理障碍，以焦虑不安、神经衰弱、强迫症状等为主，因心理问题不能正常学习和生活而休学或退学的学生人数逐年上升，其中因为精神疾病休学的人数占因病休学人数的37.9％，因精神疾病退学的人数已经占到因病退学的总人数的64.4%。2004年7月4日《中国青年报》的一份调查结果显示，14%的大学生出现抑郁症状，17%的人出现焦虑症状，12%的人存在敌对情绪。此外，专家估计中国近年来每年至少有100名大学生轻生，而且这个数字呈上升趋势。因而，现在每个大学都要开设心理健康课程，还要专设心理咨询、心理辅导办公室。

可以看得出，容易引发心理健康问题的都是承受高压力、重负担的人群。而秘书工作相对而言是非常辛苦的，既累心又费力，它的紧张性、快节奏、负担重和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。因而，秘书人员不仅应当具有知识能力素养和职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。

秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。也就是我们之前讲的秘书健全的性格，它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面，秘书心理健康的标志为智力正常、情绪成熟、行为协调、工作专注、关系和谐；另一方面是秘书人员的心理调适。善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。对于你们还没有进入这个行业的人来说，我们今天主要讲讲新任秘书容易出现的消极心理及如何调适的办法。新任秘书消极心理冲突的表现有四个方面：

（1）失落。刚从学校毕业从事秘书工作的大学生任职之初，大多都是带着神圣感和成就欲开始秘书工作的，对未来工作有着美好憧憬，对工作的重要性有着较为充分的认识，甚至有类似“天降大任”的感觉。但一段时间过后，与预想截然不同的现实则会使他们产生失望情绪，发出“怀才不遇”的感慨。因为绝大多数新任秘书事实上最初承担的往往都是既琐碎又繁重的事务性工作。“电话铃声不停，迎来送往不断；校对时念念由词，开会时默默无言；来得最早，走得最晚；整日头昏脑胀，成果遍寻不见”，这是对秘书工作的最好写照。这种情形与新任秘书原来的想象存在较大的反差，失落感油然而生。当现实与理想不一致时候，他们就从热情高涨转为悲观失望，觉得秘书工作“原来如此”、“不过如此”，有人甚至为自己的选择而后悔。这种心态导致工作积极性降低，对工作被动应付，遇到困难躲避退却，责任感、进取心不强，最后领导也不再把重要工作交给他去完成。长此以往，“恶性循环”，他的失落感只会越来越重。

（2）迷茫。一些新任秘书由于缺乏工作经验，工作不能从容以对，再加上没有作出自己的职业生涯规划，没有近期目标和长远打算，对工作缺乏方向感且毫无兴趣，所以就懒于花时间和精力去提高自己的职业技能和业务素养，产生“做一天和尚撞一天钟”的迷茫心理。例如一位刚参加工作的初级文员，打字排版工作效率低下，缺乏工作目标，且不愿意通过加班练习、参加电脑培训等方式提高自己的电脑操作水平，于是就产生了迷茫心理。这样一来，工作成绩必然无所作为，不能加薪、晋职，得不到领导的认可和赏识，但因摆脱不了对这份工作的依赖，于是就陷入自我矛盾的郁闷境地。

（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘书常见的消极心理障碍。一是因为中国传统官本位的思想比较严重，秘书工作为领导服务，人们普遍对领导怀有一种神秘感，对为领导服务的秘书及秘书工作也有一种特殊的看法，认为秘书工作只有水平较高的人才能胜任。二是新任秘书对工作环境缺乏了解的情况下，说话做事甚为小心，担心自己知识或能力方面的欠缺会为领导所不容，不知道领导对自己的期望与要求，因而在兴奋期过后，普遍赶到信心不足，工作中表现拘谨、胆怯，瞻前顾后，有如履薄冰、如临深渊之感，唯恐做错事、说错话。（4）焦虑。焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力在主观上产生的一种紧张不安的情绪状态。它具体表现为：经常疑惑忧虑，经常怨天尤人，对微不足道的小事也会紧张不安等，这种情绪状态，主要是由于新任秘书对业务不熟悉、工作压力过大、先入为主的紧张或缺乏耐心等原因引起的。有这种情绪的秘书，在面对突发状况或领导、同事的批评指正时会比较敏感和不知所措，常常会沉浸在钻牛角尖的自我折磨中。这种焦虑情绪不仅不利于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。

失落、迷茫、自卑、焦虑是新任秘书消极心理冲突的典型表现，这种心态若不能既是调整，不但对工作不利，对秘书的身心健康也会带来损害，甚至会影响终生的发展。那么如何调适和消除新任秘书的这些消极心理冲突呢？书上78页介绍了几种有效的办法。第一是博览群书，开阔胸襟。实践证明，基于对秘书职业的了解，学习是尽快熟悉秘书职业、掌握工作方法、进入工作状态的捷径。除了专业知识以外，还要读万卷书，行万里路。第二是培养广泛兴趣，丰富业余生活。新任秘书除了做好本职工作外，还应当积极参加社交活动。一来可以结交新朋友，开阔眼界，学习他人成功的饿经验，培养豁达的性情和乐观的精神。二来有助于建立良好的人际关系。秘书工作具有综合性，在人际交往中认识不同行业的人士，学会与形形色色的人打交道，有助于培养新任秘书人际交往能力，让他们尽快与单位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我调适。美国著名成人教育家卡耐基说过：“你要学习控制生活的机器，生活在独立的今天之中，确保你航行的需要。你要用铁门把过去——逝去的过去关在身后，用铁门把未来——还没有到来的明天给遮挡掉。”他形象地道出了一个简单的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以为盲目地与别人比较，要敢于在具体的工作中不懈追求自我价值的实现。遇到困难挫折，第一不要想到怨天尤人，觉得老天爷不公平，而是想着要怎样克服这些困难。第四是倾诉、宣泄、调节情绪。这不管是秘书，我觉得是我们每个人都应该学会的一点，这有很多种有效的办法。一是倾吐式宣泄。有什么烦心、不顺的事，不要压在心理，向父母、恋人、兄弟姐妹、老师、亲朋好友、信得过的人倾吐真情，以便获得帮助，得到理解和感情的接纳，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脱。二是出气式宣泄，用踢球、用木棒击打枕头、沙袋、撕碎废纸等，以物出气，达到心理平衡。郑州一中学设宣泄室，校长漫画供老师捶打。三是娱乐式宣泄，外出旅游、参加舞会、看电影、打麻将、玩扑克、下棋等娱乐，使不良情绪得以转移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情绪常见的方式，尤其是女性。大声哭泣，发泄愤怒和不快，使心理得到平衡。五是求医式宣泄，找心理咨询部门或心理医生求治。

这样才能经得住种种失意和挫折保持良好的精神状态。健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调。同时，应保持乐观开朗、心胸开阔，不要让工作中的不愉快长时间地影响自己的心情。

三、秘书的性别特征

在第一章中我们在讲秘书的职业特征的时候就分析了，不管是中国，还是全世界范围内，秘书都有着明显的女性化特征。女性从事秘书工作，有其自身的优势，我们之前就归纳了，比如语言优势、交际优势、动手能力强、有亲和力等。但与此同时，女性从事秘书工作，当然也有劣势。有份报道显示，最容易遭性骚扰的有10个职业，分别是导游、护士、保姆、秘书、空姐、演员、学生、教师、的姐、售楼小姐，其中女秘书排第4。因为女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多，同时其升迁、奖惩、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。因而，就这个问题，书上专门提到了女性秘书自我保护的意识和方法，特别是82页列举了15条具体的方法，大家好好看一下，总而言之，一方面要加强自身修养，自尊、自爱、自强、自立，能抵挡住外界的诱惑；另一方面，要有法律意识和自我保护意识，要确保自己的感情和身体都不受到伤害。最易遭性骚扰的10个职业：

1、导游。随着人们生活水平的提高，旅游成了人们生活的一种时尚。导游本身就是一个容易遭遇性骚扰的职业，更何况那些漂亮的女导游。当然大多是一些言语上的性骚扰，一些男游客经常用一些“荤段子”来骚扰女导游经常出现。也不怪有些导游在文章中写道：“难道遭遇性骚扰就是导游工作的一部分？难道我们导游员就不能用法律武器保护自己的权益？遇到性骚扰只能哑忍？！拒绝性骚扰就会被客人投诉？！”。

2、护士。护士被尊称为“白衣天使”，他们给人的印象永远都是那么体贴、温柔、细心。美丽的女护士在医院大受男病人的欢迎，浪漫、多金的追求者众多，当然，也自然少不了遇到很多的性骚扰。在医院，护士遭遇医生性骚扰的不在少数，当然都在各种掩护之下进行，如果护士不从，很容易被扣上“缺乏职业道德”的大帽子。

3、保姆。保姆属于家政服务业。随着生活水平的提高，人们对家政服务的需求也越来越多。现在的家政服务业虽然逐渐职业化，但从业者大多文化层次低、自我保护能力弱，很担心因让雇主不高兴而丢掉了工作，面对性骚扰往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她们的这些弱点，从态度暧昧发展成性骚扰。这样报道也是屡见不鲜，其表现形式大致有：男雇主若无其事地向她们暴露身体、要求她们触摸身体、裸体或者穿内衣随意走动、找各种机会不怀好意地看她们甚至偷窥。

4、秘书。女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多。同时其升迁、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。

5、空姐。空姐作为一种服务行业，以姣好的容貌体态为很多人注目，同时也会遭遇很多的性骚扰。这种性骚扰不仅仅来自飞机上不怀好意的乘客，甚至于空姐们上班途中都有可能。

6、演员。中国演艺圈的2006年，可谓是一个“潜规则年”。一起又一起的“潜规则”事件，其核心无疑是那些漂亮的女演员遭遇性骚扰的例证。N多的艺人在博客上张贴文章，大爆艺人饱受导演、主管、广告商性等等骚扰过程。当然，这些人中有演员，也有模特，还有N多的选秀选手。也不怪有人说：演员遭遇性骚扰是一个永恒但很难说清楚的一个话题。

7、学生。在女性遭遇性骚扰如此普遍的现实面前，青春亮丽的女大学生自然无法幸免。女大学生经常在家教时、在求职应聘时、在影楼拍照时、医院看病时、在公共汽车上、在泳池里都会遭遇不同程度的性骚扰。当然，还有一些来自于自己的老师或者是同学。

8、教师。在2003年，武汉女教师何某状告上司盛某性骚扰最终胜诉。据悉，这是全国首例“性骚扰”胜诉案。同样的报道也是比比皆是，如海口一女教师校内遭遇性骚扰愤而辞职等事件也频频发生。女教师所遭遇的性骚扰大多来源于那些身边的同事，当然还有一些也来源于部分品行极差的学生。

9、的姐。随着社会的进步，男女平等的思想体现得越来越充分。女性司机现在越来越多，“的姐”也成了一个新名词。的姐经常遭遇一些男性乘客的言语骚扰，甚至于性的侵犯。经常有报道称：的姐被强暴、抢劫等，甚至于遭到杀害。

10、售楼小姐。作为楼盘与客户的直接对接人，地产商对售楼小姐的形象、气质有较高要求，而这些美丽、干练的姑娘往往被心怀不轨的大款盯上，不幸的例子很多很多。

6.浅谈秘书工作人员的素养 篇六

2.2 要有扎实的文化知识 秘书工作人员的文字表达能力和口头表达能力来自于扎实的文化知识。再加上丰富的工作经验，这是做好秘书工作的前提。

一方面，秘书工作人员要学好语言文学知识，掌握语言这一人类交往的必备工具，准确、生动、科学地应用语言，运用好各种语法和修辞等，来反映所要表达的内容。在此基础上，应读点历史，要研究历史发展的规律，做到古为今用，洋为中用。另一方面，秘书工作人员还要通过学习，掌握一定的自然科学知识，以适应时代的发展需要。

7.高校教学秘书的职能与素养培养 篇七

一、高校教学秘书的职能与素养

(一) 高校教学秘书的主要职能

高校教学秘书是高校教学和管理的重点, 其工作任务量大, 工作具有服务性强、业务性性、辅助性强、政策性强等特点, 是连接学校教务工作与一线教学工作的纽带。高校教学秘书的主要职能是服务职能、辅助职能、协调职能和管理职能。学校教学秘书的日常工作是协助教务处的领导处理日常教学管理、档案管理、突发事件管理各学院的教学事务, 以保证各个学院教学工作的正常运行。

(二) 高校教学秘书的素养体现

高校教学秘书的素养主要指的是思想道德素养、语言表达能力、心理素养、自我提高的能力。从高校教学秘书的工作内容可知, 教学秘书的素养体现在各个教学的管理环节中, 高校教学秘书素养的高低将直接影响到教学管理工作的好坏。只有具有良好的思想品德、扎实的专业背景、良好的语言表达能力的高校教学秘书才能更好地适应这一工作。

二、加强高校教学秘书素养的途径

加强高校教学秘书素养的培养, 有利于打造一支高素质的教学队伍。从现实角度考虑, 加强高校教学秘书的素养培养, 不仅有助于提高教学秘书本人的综合素质, 有利于提高其工作水平, 使个人获得更好的发展;从长远来看, 提高高校教学秘书的素养, 从助于推动高校教学水平和管理水平的提高。加强高校教学秘书的素养主要有以下几个途径:

(一) 不断提高知识水平

高校教学秘书的文化背景不能太低, 且不止要熟悉自己本专业领域的相关知识, 还要不断扩展自己的事视野和自己的知识储备, 尤其是要多加深管理学的学习, 将现代管理理念与自身的工作相结合, 才能使自己的教学秘书工作做得更高效有序, 并在实践工作中不断完善知识体系。总之, 高校教学秘书有必要通过不同的途径进行全面的提升, 不断提升个人素质和水平以更好地完成本职工作[1]。

(二) 树立严谨的工作作风

高校教学秘书在高校教学体系中位于关键位置, 是保证高校教学正常运转的核心。如果高校教学秘书某个环节出现错误, 则容易导致教学过程的混乱, 严重者则有可能造成教学事故, 将为学校带来严重的负面影响。因此, 高校教学秘书必须培养严谨、认真的工作作风, 对待本质工作不能有任何的懈怠和疏忽[2]。

(三) 提高语言表达能力

高校教学秘书是高校教学运转的神经中枢, 是连接上级和下级的桥梁, 通过教学秘书, 学校上级可以将通知、知识传达给下属, 同时, 下属还可以将教学动态、信息、资源传达给上级, 因此, 高校教学秘书的文字表达能力将会影响信息传达的准确性和质量。书面文字运用的是否规范、合理, 反映出一个教学秘书的综合素质。虽然学校内信息的传递并不都要求达到“信达雅”, 但是要保证用词用字准确, 不能造成信息有歧义。

(四) 提高组织协调能力

教学秘书一项重要的工作就是协助校领导做好辅助工作, 在实际工作中, 领导不一定有时间和精力去处理下级汇报的每一件事情, 其中有很大一部分比例的学校事务都是由教学秘书来代劳, 高校教学秘书组织协调能力也是领导决策能力的体现。因此, 高校教学秘书平时要有意识地提高自己的组织能力和决策能力, 不要局限于自身的文书工作, 努力独立的去协调好与各部门之间的关系[3]。

(五) 提高工作创新能力

和其他工作一样, 高校教学秘书的工作也需要走科学发展的路线, 发展自身的创新思维。教学秘书要在日常的辅助性工作中运用创新思维, 发挥主观能动性, 不要把完成任务作为唯一的目标, 应当提高创新能力, 思考怎样才能把工作做得更好。对于工作和问题有自己的独特的见解和想法, 表达出自己的新观点、新认识, 提出更有创新、更可行的方案, 以帮助领导进行决策[4]。

此外, 学校还应当健全激励机制, 定期对全校教学秘书进行考核, 以职业标准为考察的依据, 奖优惩劣, 把考核结果与职称、薪资待遇挂钩。通过激励机制提高教学秘书之间的竞争, 推动教学秘书在工作中更加注重工作质量, 提高标准。

三、结语

高校教学秘书在学校教学管理中占有重要的地位, 每一位教学秘书都应当不断提高自己, 完善自我, 提高自己的道德水平, 培养自己的组织协调能力和决策能力, 才能更好的完成本职工作。同时, 应紧跟时代发展的潮流, 不断更新自己的管理理念和创新思维, 在高效有序的完成自己工作的同时不断提高自己的综合素质, 使自己发挥更大的价值。

摘要：近年来, 随着我国教育水平的提高, 高校也在处于的不断地扩招中。随着教师和学生的大量涌入, 为高校教学管理也带来了一定的难度, 对高校教学秘书的要求也就越来越高。高校教学秘书作为学校最基础的教学管理人员, 对学校的教学质量和教学管理有着重要作用。本文介绍了高校教学秘书的主要职能和必备的基本素养, 为今后如何培养高校教学秘书的素养给出了几点建议, 以期能为高校人才队伍的建设提供参考价值。

关键词：高校教学秘书,职能,素养,培养

参考文献

[1]曹磊, 周燕芳.高校教学秘书的工作职能与必备素养[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2010, 07:139-140.

[2]吴婧.浅谈高校教学秘书工作职能素养的体现及要求[J].劳动保障世界, 2015, 33:13-14+18.

[3]蔡雅.论高校教学秘书职能实现的素质培养[J].新课程 (教师) , 2010, 04:88.

8.秘书的职业素养 篇八

【关键词】 教学秘书;信息素养

一、教学秘书及其工作内容

高校教学秘书是指在高等院校中协助院系领导具体处理本院系中各类教学事务的管理服务人员。高校教学秘书是处于院系一级的管理岗位,是院系教务管理工作的具体执行者和实施者,其工作从属于教务处和院系领导,直接参与教学活动的组织和安排,直接管理本院系教学事务,服务于本院系全体教师和学生。教学秘书的主要作用是协助教务处和院系领导做好校、院系的教学管理和组织工作,并负责处理院系内的有关教学事务,保证本系各专业教学计划正常执行,完成学生的学籍管理,负责管理信息的收集、综合、整理工作,为部门和上级领导提供决策依据,及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处,使教务部门能按时解决和调整。教学秘书既要起到教务处和系之间教学组织和管理的桥梁作用,协调院系领导、教师、学生之间的关系,又要完成院系内的教学管理和组织作用。教学秘书要重视教学档案的收集和管理工作,使教学秘书工作科学有序地进行。教学秘书在教学质量管理中,要求每位教师认真填写本学期的授课计划。高校教学秘书的既要搜集和向领导汇报信息,协助领导组织管理,还要协调各方关系,完成院系内部的教学管理工作,平时需要对于大量的信息进行整理和分析,并及时处理。当前对教学秘书的信息素养有着更高的要求。

二、教学秘书的信息素养

信息素养(Information Literacy)这一概念是保罗·泽考斯基于1974 年向全美图书馆与信息学委员会提交的一份报告中提出来的,并被概括为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解答的技术和技能”。我国对信息素养问题的研究起步较晚,钟启泉、王吉庆教授认为:信息素养是“一种可以通过教育所培育的,在信息社会中获得信息、利用信息、开发信息方面的修养与能力”结合信息素养的含义。

三、提高教学秘书信息素养的必要性

1.由教学秘书的工作特点决定。高校教学秘书人员作为高校教学管理的枢纽,其位置决定了它必然成为学校承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带,成为四面八方各种信息的集聚地,成为下情上传和上情下达的信息中心。教学秘书需要协助院系领导办理具体教学事务,如课程管理、学籍管理、教学计划制定与调整、教学档案管理等。在考试期间,需要帮助教师做好审核试卷、印刷试卷、成绩统计等工作。在新生入学期间要对新生进行入学教育,讲解学校相关的规章制度,本专业的学时结构和学分,本专业主要课程等;学生选课时,要帮助学生选择自己所需的课程;对于毕业生,要有条不紊地安排毕业论文环节,使选题、开题报告、实验、撰写论文和答辩等各个步骤有序进行。

2.由信息本身的特点决定。首先,教学秘书的工作实质就是处理信息。信息具有资源庞大、来源广泛、处理复杂以及变动性快的特点。随着高校与社会的接触日益频繁,教学秘书所接触的信息内容及其交融度也随之深化,院系领导需要掌握更充足的信息量才能适应市场的各种发展变化,也要求教学秘书必须提供大范围、综合性的信息。其次,随着网络信息的急剧变化,互联网逐渐取代了传统的信息渠道成为了获取信息的最便捷、最丰富的途径。互联网的发展为信息提供了广阔的发布和获取空间,使得教学秘书在搜集、获取信息时更加容易。再次,由于信息内容的丰富和来源广泛的特点,则使得教学秘书在信息的甄别和获取方面更加困难。加之信息的不稳定和高度动态性、暂时性,各种信息处在不断生产、不断更新、不断淘汰的过程中,更要就高校教学秘书对信息具有更强的敏锐度和分析力,这样才能确保信息的真实和有效性。

3.由目前教学秘书的信息素养现状决定。从现实情况看,我国教学秘书信息素养的整体水平偏低。首先,教学秘书人员的信息观念没有建立健全,其思想没有与知识经济和信息时代的发展脚步向吻合。一些教学秘书人员只注重平日日常的一般性事务,缺乏对信息价值认识,没有意识到信息在当今社会巨大优势以及信息技术为当前高校的教学所带来的变革,不了解信息技术对提高自身工作质量和效率的重大意义。其次,教学秘书人员信息技能偏低。甚至部分秘书无法在计算机上创造性的运用基本的文字、图像、表格处理等常用办公软件,尽管大部分秘书会一些简单的计算机和程式化软件操作和网络应用,却不知道如何将自己的工作纳入整个信息化工作之中,无法在整个教学系统中完整的运用现代化的手段完成信息搜集整理和分析。这无疑对其工作效率和工作质量造成了不小的影响。参考文献

[1]薛海峰.简论高校秘书人员的信息素养[J].青岛大学师范学院学报.2005(6)

[2]刘铱.关于秘书信息素质的思考[J].番禺职业技术学院学报.2003(3)