企业档案信息化管理

企业档案信息化管理（精选12篇）

1.企业档案信息化管理 篇一

我国企业档案管理的信息化建设探讨

1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4.加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。

2.企业档案信息化管理 篇二

一、企业档案管理信息化概述

企业档案是指企业在生产、经营活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录, 是企业发展历史的缩影和真实写照。众所周知, 衡量企业管理的因素很多, 但是企业档案管理是不可或缺的一种因素。企业实现档案管理信息化的过程是企业实现信息化的有机组成部分, 其基本内涵是企业利用现代化信息技术获取、处理、传输、运用档案资源, 提高档案管理效率, 为企业各项管理提供信息资源。对于企业来说, 建立完善、高效的信息化档案管理制度, 是企业不断提升管理能力的必然要求。首先, 21世纪是信息化的社会, 信息和知识作为企业发展的重要资源, 如何充分科学地利用这些资源对企业的发展至关重要。档案部门作为企业管理档案的专门部门, 也要跟随时代发展的步伐, 不断学习先进的科学信息技术, 实现档案管理的信息化。如果档案管理在信息化方面处于劣势地位, 那么企业的管理能力也必将受到影响。从这个层次来说, 企业必须高度重视如何实现档案管理信息化的问题。其次, 传统的纸质化档案管理已经发生了深层次的变革, 基本已经实现了电子化管理, 这种变革对档案管理提出了更高、更严的要求。也就是说档案管理信息化是时代发展的一种必然趋势, 几乎所有的企业都被卷入到这场信息化革新事业之中, 企业之间的交流、沟通和资源共享, 已经不再是纸质之间的活动, 而是依靠信息化的途径来进行。因此档案之间的交流与共享就必须实现信息化, 提高档案共享效率, 实现企业之间的资源整合。最后, 传统的档案管理需要投入较大的人力、物力、财力, 成本很高, 而且查询档案资料也是人工查询, 耗时比较长, 效率低下。运用电子化的手段对企业档案进行科学的管理, 不仅节约时间, 而且能够提高查询的精确度。从这方面来说, 档案管理信息化在总体上能够降低企业管理的各项成本。

二、档案管理信息化的特点

档案管理信息化的最大特点就是档案管理与信息化的结合。具体来说, 档案管理信息化具有以下几个显著的特点:

(一) 信息化

简单地说, 信息化就是运用网络科学技术的手段处理相关的事务。档案管理信息化就是运用网络平台对档案进行管理, 所有的档案工作都在网络上运行和开展。和传统的纸质版管理方式最大的不同就是信息化的处理方式, 所有的档案信息都不再是纸质的手写或者打印, 而是借助于信息软件系统的存储功能把所有的档案信息都刻录在系统之中。按照一定方法对档案信息进行分门别类, 制定出索引的目录和方法, 让人一目了然, 在查询的过程中就直接在信息系统之中输入所需的信息关键词, 那么所需的档案信息就可以快速地调取出来。从这些方面来说, 档案管理的信息化的存储时间和查询事件特别快, 这也是信息化本身的巨大优点所在。

(二) 系统化

所谓系统化就是档案信息不是杂乱无章的信息堆积, 而是具有系统性的信息汇聚。之前的纸质版档案管理方式一般都是随意的记录档案所在位置, 如果有人拿错或者放错位置, 那么档案就无法实现位置的精确化, 档案资料只会是随意的堆积, 这样的话档案资料的查询就非常不便, 而且档案管理人员对档案的位置如果不是非常熟悉, 那么在一堆纸质档案资料中寻找所需的档案资料几乎是不可能的。而现代的档案管理信息化的一大特点就是系统化的实现, 也就是说档案的编排、存放必须按照一定的标准进行设计, 每一种文件夹、每一种文档的设计、新建、命名都要具有一定的系统性。比如说我们要建立一个会议记录的档案资料, 我们最大的文件夹应该是会议记录, 然后可以按照年份来新建文件夹, 如2015年会议记录、2014年会议记录、2013年会议记录等等。也可以按照会议记录的性质来进行分类, 比如重大决策会议记录、日常管理会议记录、安全教育会议记录等等。也可以按照会议的主体进行分类, 比如总裁会议记录、总经理会议记录、各部门负责人会议记录等等。当然以上只是举一些比较具体的例子, 每个企业都有其自身的特点, 工作的开展方式也不同, 可以根据自身特点进行档案资料的系统化。

三、档案管理信息化的意义

为了适应新时期企业档案管理方式的革新, 企业加强档案管理的信息化建设具有重大的意义。

(一) 实现企业内部信息的有效流通

在以往的纸质时代, 企业内部的信息流通都是依靠纸质化的手段, 这不仅不能快速有效地在企业内部进行信息交流, 而且如果纸质版的信息丢失, 那么对企业造成的损失是非常大的。还有就是纸质版信息的送达问题, 如果企业员工出现送达问题, 那么其他员工就无法获得有效的信息, 就会导致严重的信息无知问题。而信息化的档案管理制度的建立, 把企业的信息统一起来, 汇集到一个完善的信息系统中。这种做法不仅能够保障信息在员工之间的畅通交流, 而且交流速度极快, 成本很低, 保证员工能在第一时间获取信息, 互相共享, 在各方面加强合作, 为企业建立一个员工信息交流系统起着很大的作用。

(二) 提高工作效率

如果单纯依靠纸质版的档案管理那么效率就会很低, 比如查询会变得非常分散, 每个员工查询的内容都不一样, 这样档案管理工作人员就要浪费很多时间处理不同的事务, 而企业档案管理人员一般是非常少的, 不可能应付这么多的事务, 一旦出现查询的人多, 工作人员还要对纸质档案一个一个地查找, 这样就不可能有效满足来查询档案的人的需求。从这方面来说, 效率低下是不可能避免的, 除了效率低下带了的负面影响以外, 还有可能发生更加严重的事情, 比如严重打击了工作人员的积极性, 使档案工作的运行更加不理想。但实现信息化管理以后情况就会变得不一样, 首先是查询速度非常快, 已经有了完整的信息系统, 工作人员只要在信息系统之中进行查找就可以了。另一方面是查询的准确率非常高, 一般不会出现错误的查询事件。也就是说, 只要建立了信息化的档案管理制度, 那么不管查询的人有多少, 工作人员的工作速度都可以非常快, 有效满足查询主体的需要, 在很大程度上提高了档案工作的效率。

(三) 降低成本

如果是纸质的档案管理, 那么企业每年要为购买纸张付出一大笔开支, 因为用纸质汇集档案所需的纸张是非常多的, 而且时间一久很多档案需要重新整理, 这些需要很大的开支。如果实现信息化的档案管理, 企业就可以减少这方的开支, 只要把信息录入档案系统就可以了, 不管时间再久都不需要重新整理, 只要进行数据更新就可以了。从这方面来说, 企业在档案材料费用上就可以节省很大的一部分开支。还有就是管理成本, 如果是企业领导要作出决策对企业进行管理, 依靠纸质版的送达, 那么其效率之低、速度之慢都是很大的问题, 如果不能就企业进行有效快速的管理, 那么很多工作就会因为时间的拖延而失去成功的机会。从这方面来看, 信息化的档案管理不仅能够快速传达管理信息, 也在管理成本这一方面为企业节省了很多不必要的财政开支。

四、档案管理信息化的现状与问题

从总体现状来看, 档案管理信息化存在着如下一些问题:

(一) 档案管理信息化工作不受重视

虽然档案管理信息化具有很多优点, 而且对企业管理也具有很大的意义。但是由于档案管理不能直接创造经济利益, 产生的效益具有隐蔽性, 所以很多企业没有在根本上重视这一问题。企业不重视档案管理信息化的表现主要是:第一, 在企业中很少配置专门的档案管理人员, 认为配置专门的工作人员浪费了企业的资源, 有时为了应付档案管理工作的需要, 直接安排行政工作人员兼职, 这种做法的成效当然可想而知。第二, 档案管理人员专业知识匮乏, 由于很少安排档案管理的专业人士来从事这份工作, 企业中负责档案管理的工作人员几乎是外专业人士, 这就导致了这些工作人员对档案管理信息化工作缺乏专业的了解, 开展工作只流于表面, 很难深入关键问题进行这项工作。因此这就进一步导致档案管理信息化的工作人员专业知识更加匮乏。

(二) 缺乏对档案管理信息化的工作人员进行专门的培训教育

档案管理信息化是一项不断完善、进步的具体工作, 这对于档案管理信息化的工作人员提出了很大的专业要求。档案管理信息化工作人员不但要具备优良的职业道德, 扎实的知识功底, 过硬的业务技能, 还要熟悉掌握企业的业务情况, 了解企业的业务性质以及内部组织结构, 以明确档案的管理范围、分类情况、保管期限等。目前, 很多档案管理信息化工作人员为兼职人员, 存在半路出家、身兼数职的现象, 缺乏档案管理专业的专门培训, 档案管理信息化基本理论知识和技能不扎实, 档案管理信息化水平有待提高。

(三) 缺乏资金的投入

资金投入不足是一个大问题, 企业是从事生产经营活动的组织, 主要把资金运用于这方面的工作, 因为只有生产经营才能带来实实在在的经济效益, 所以这导致很多企业根本不愿意把一小部门资金投入档案管理信息化的工作中去, 认为只要一台电脑、一份数据库就足够了。所以有人就指出, 企业因为档案管理信息化投入较大, 忽视了其性价比。这与企业领导的认识观念息息相关。有的领导善于抓生产经营活动, 善于抓管理工作, 但是对档案管理工作的认识不足, 认为档案管理工作并非一个企业运营的重点, 甚至认为在这方面投入资金是一种企业资源的浪费。从现在的发展现状来看, 不管是档案管理人员的专门配置还是资金的有效投入都是不能让人满意的, 都远远不能满足现代档案管理发展的需求, 档案管理要达到真正的信息化之路还有很远。

五、企业档案管理信息化的对策

目前企业档案管理信息化存在的问题, 从另一个角度可以说是企业缺乏对策意识, 没有科学的对策进行引导。笔者认为, 企业档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程, 这就需要制定一套科学的对策。

(一) 建立统一的企业档案管理信息化标准

有学者认为要建立统一的档案管理标准。笔者认为这是非常有必要的, 因为传统的档案管理方法比较混乱, 标准不一, 造成了档案管理工作缺乏一个参考的准绳, 如何衡量一个企业的档案管理水平就成为一项比较困难的工作。还有就是不同企业之间奉行不同的档案管理标准, 这样的话如果两个企业之间要进行档案信息的交流共享就很困难, 因为彼此都是遵守不同的标准, 很难理解对方的档案管理标准是什么, 这样就在实现企业之间的交流制造不必要的障碍。所以, 建立统一化的档案管理标准, 不仅有利于自身的档案管理工作的发展, 而且有助于企业之间的档案信息交流, 为加强企业之间的合作构筑一个平台。

(二) 企业领导要转换观念, 加大资金投入

如果企业领导还认为只要一台电脑、一份数据库就足够了, 那么这种肤浅的认识是不可能实现档案管理的信息化。要想实现这一项工作, 企业领导必须切切实实转变传统的观念, 重新认识档案管理工作的重要性, 向国际国内发达的企业学习, 重视档案管理工作, 在管理上和资金上为档案管理信息化提供充足的投入。具体而言, 企业领导在管理层面上要加强档案管理人员队伍的建设, 配备档案管理工作的专业人士, 开会传达档案管理工作的重要性, 使企业员工也高度重视这一问题。另一方面就是资金的投入, 比如档案管理系统的开发, 这些都需要企业领导的支持, 如果没有资金的投入, 实现档案管理信息化只是一句空话。

(三) 定期对企业档案管理人员进行信息化知识培训

培训是提高专业技能的重要途径。实现档案管理信息化离不开工作人员在这方面的专业化, 因此企业可以定期邀请档案管理方面的专家学者以及高水平的技术人员, 对档案管理工作人员进行专门的培训, 提高工作人员的信息化水平, 这样档案管理信息化的实现才有可能。

结语

总的来说, 企业档案管理信息化作为企业管理信息化的有机组成部分, 把企业档案管理信息化工作做好了, 对于提高企业管理信息化水平, 进而提高企业管理水平具有重大的意义。

摘要：档案是企业资源的重要组成部分, 如何科学地管理档案, 是企业实现资源优化配置的一项重大课题。因此档案管理越来越受到企业的重视, 成为一项衡量企业管理水平的指标。本文将详细阐述企业在实现档案管理信息化过程中出现的各种问题, 进而提出一些实现企业档案管理信息化的对策。

关键词：档案管理信息化,特点,意义,问题,对策

参考文献

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报, 2014, (8) :27.

[2]陈明.浅论企业档案管理信息化存在的若干问题[J].企业管理, 2008, (8) :58.

3.关于企业人事档案信息化管理 篇三

[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施

[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。

随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。

（1）人力资源管理系统界面

一、企业人事档案信息化管理的必要性

在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。

（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。

（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。

（2）企业电子管理系统

二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施

上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。

（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。

（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企業秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。

（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。

（3）人事档案电子化案例（图3）

随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。

参考文献

[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）

[2]侯俊，刍议供电企业人力资源管理信息化[J]中国高新技术企业，2012（33）

4.企业档案信息化管理 篇四

1 传统档案管理模式的现存问题

1.1 档案管理意识薄弱

很多的企业领导对档案管理的重要性认识程度不到位，档案管理意识相对较为薄弱，这也就使得与档案管理相关的资金投入也就相对的较少，档案管理所配置的设备就相对的落后和不到位。与档案管理相关的工作人员其本身的专业素质也对企业的档案管理是否合理起到非常重要的作用。目前，我国很对企业的档案管理工作人员的专业素质并不强，他们有的还属于半路出家，缺乏档案管理经验，对于企业以及市场的发展都不能及时的进行了解，使得企业的档案管理跟不上时代的发展节奏，对企业的发展造成了严重的影响。

1.2 技术相对落后

企业档案信息化管理离不开科学技术的支持，虽然，我国的很多企业都建立有属于他们自己的电子信息档案管理系统，但是，他们所采用的技术手段都相对的比较落后，甚至还有一些企业仍然使用者传统的企业档案管理模式(经验管理以及人工管理)，档案的优势得不到充分的`发挥，企业的额发展也会受到影响。

1.3 缺乏一个健全的管理制度

5.电力企业档案信息化建设的探讨 篇五

关键词：档案；信息化；企业管理

1概述

电力企业走向国际化,有两个非常重要的标志，一个是电力系统自动化设备水平，另一个就是电力业务的网络化和数据的电子化水平。过去二十多年来，我国电力企业在设备的自动化上已经投入了天文数字般资金，尤其在控制系统上许多设备已经赶超了发达国家的水平。但是在电力业务的网络化和数据的电子化方面，也就是在信息系统的建设方面，我们离发达国家有着较大的差距。尤其是档案信息管理系统的建设。近两年来，档案信息化受到各行各界的重视，而档案信息化的关键是档案信息资源的关联应用，而档案信息资源的关联的应用肩负着为企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任。

在国内对于实施档案信息管理系统，在其他行业已经有许多成功的例子和失败的教训。电力企业如何实施档案信息管理系统值得展开探求。信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。

2当前电力企业档案管理模式及存在问题

2.1档案管理模式

目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，包括档案的接收、整理、保管、利用等，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。

当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），目前通过OA系统，保证了公文的正常规范流转和归档，而其他形式的档案材料在移交档案部门时尽可能提供电子文件，基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。

随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。

2.2档案存储模式

当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

2.3档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。

由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。

3集团数字档案馆的设想和建设方案

集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。

3.1档案信息系统实现的功能

档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。

总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

3.2技术方案

开放档案信息系统（Open Archival Informa－tionSystem，OAIS）参考模型针对数字信息的长期保存和维护的档案系统提供一个概念性的框架，描述了一个档案系统存在的环境、档案系统的功能组织以及支持档案处理的信息基础结构。

参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统；具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；为用户提供基于WEB的界面，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。

采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根据档案管理的特点，档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中，为了平衡这种分布，采用RMI技术实现系统的分布式计算，RMI是远程方法调用(Remote Method Invocation)。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交，即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。

4实施方案

第一步：统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统，能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。

第二步：实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。

第三步：实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。

第四步：基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源，开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆，建立集团数字档案馆。

6.企业档案信息化管理 篇六

摘要：文章探索了档案信息化建设与工程档案管理的涵义，对工程档案信息化管理的重要性进行了分析，并就如何加强工程档案信息化管理提出优化路径。

关键词：档案;信息化;工程建设

档案信息化就是以档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。

2、促进档案信息化建设的几点建议

2、1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、2提高档案信息化水平技术

(1)配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

(2)档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

(3)对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2、3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

(1)随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在，國家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

(2)档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的`整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

(3)“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3、1加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3、2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、结语

7.浅析企业档案管理信息化建设 篇七

随着科学技术的不断发展, 我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展, 为了促进企业档案管理的发展, 提升档案管理的工作效率, 为企业创造更多的经济效益, 企业必须要转变思路, 加快档案管理信息化进程, 推动企业更快、更好地发展。新形势下, 加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容, 也是企业实现可持续发展的必然趋势。

1 企业档案管理信息化建设的必要性

1.1 是企业信息化发展的要求

档案是企业重要的参考资料。当前, 随着办公自动化的发展和网络技术的普及, 企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据, 是企业进行各项生产和经营活动的基础, 为企业提供了重要的参考依据, 具有长期的保存价值。

1.2 是现代企业档案管理发展的需要

社会形势的不断发展和网络技术的革新, 促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求, 加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率, 实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分, 因此要加快企业信息化管理, 适应市场经济的需求, 满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用, 企业的各类文件逐渐增加, 给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率, 必须要加大档案信息化建设。另外, 由于近年来, 网络技术的发展, 信息技术已经渗透到企业发展的方方面面, 所以必须要加强对档案的数字化建设, 提升企业档案管理的软硬件条件, 促进企业档案管理的现代化发展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加强档案管理信息化建设, 有效地提升了企业的工作效率, 节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力, 在查询过程中也会耗费大量的时间, 因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后, 极大地提升了企业的办事效率, 为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外, 由于企业规模的不断扩大, 档案的数量也在无形之中增长, 这就要求企业扩大档案储存室面积和设备, 增加档案管理人员, 给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及, 不仅减少了企业的成本, 还方便了工作人员的查询, 实现了资源共享, 提升了工作效率。

2 企业档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理信息化制度不够完善

档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来, 我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法, 没有将现代信息技术与档案管理相结合, 因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题, 使得档案管理工作无法适应新时代的发展, 档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效, 甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式, 影响了企业日常管理工作的有效进行。

2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持

档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持, 使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金, 使得信息化建设的步伐缓慢。另外, 部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设, 但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求, 因此影响了档案管理信息化工作的开展。

2.3 档案管理人员的综合能力有待加强

要提升企业档案管理信息化建设的有效性, 必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是, 在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如, 档案管理人员的专业素质不高, 使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题, 如果这些问题得不到及时解决, 就会影响档案管理的效果。此外, 由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实, 导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题, 阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此, 企业必须要提升档案管理人员综合素质, 让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术, 及时掌握一些最新的档案管理技术, 并将其应用到实际工作中来, 这样不仅能够节省大量的时间, 还能够节约大量的人力和物力, 最终还能取得较好的工作效果。

2.4 档案管理信息化建设的技术缺失

档案管理信息化建设的过程中, 由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中, 需要的技术比较专业, 由于人员和设备配备不到位, 导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外, 由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失, 导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此, 我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失, 影响了档案管理信息化建设的进程。

3 加强企业档案管理信息化建设的对策

3.1 建立完善的信息化档案管理机制

完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度, 可以从以下几个方面做起:

第一, 对原有纸质档案资源进行妥善保管, 另外, 还要对一些硬盘中的信息资料进行管理, 做好防火、防潮、防磁等工作;第二, 要及时对档案资料进行备份, 防止由于计算机损坏带来的损失;第三, 建立健全的档案管理信息化使用制度, 在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行, 对档案资料的使用要做好审批和登记工作, 使档案资料保持完整性和安全性, 减少由于疏忽带来的损失。

3.2 加大对档案管理信息化的资全投入

加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先, 企业要充分利用政府提供的资金支持, 加快档案管理信息化建设;其次, 企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备, 使资金使用达到最大化。

3.3 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念;其次, 要加强对档案管理人员信息化建设培训, 提升他们的档案管理专业知识和实践能力;再次, 加强档案管理人员计算机专业技能培训, 使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能, 保证档案管理现代化建设的有效进行, 进而才能促进企业的健康、稳定发展。

3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导

企业档案管理信息化建设的有效进行依赖信息化建设的技术指导。可以从以下方面加强档案管理信息化建设技术指导:一是明确信息化建设所需技术, 只有制定了明确的目标才能有效地指导实际行动;二是聘请相关的技术人员或是专业人员进行技术指导, 让档案管理人员熟悉相关的软件设备和硬件设备, 这样才能够在档案管理信息化建设中做到游刃有余。

4 结语

总之, 企业要实现档案管理信息化建设, 必须要更新档案管理理念, 建立健全的信息化档案管理机制, 加大对档案管理的信息化资金投入, 提升档案管理人员的综合素质, 加强档案管理信息化技术指导, 改善档案管理软硬件设施设备, 最终实现企业档案管理信息化建设的有效进行。

摘要：档案作为企业的一种重要资源, 在企业的发展中发挥了重要的作用。当前, 随着信息技术的发展, 企业档案管理进行现代化建设成为一种必然趋势。加强档案管理信息化建设对于企业的发展来说具有重要意义。文章首先分析了企业档案管理信息化建设的必要性, 然后分析了企业档案管理信息化建设中存在的问题, 最后提出了加强企业档案管理信息化建设的对策。

关键词：企业档案管理,信息化建设,必要性,问题,对策

参考文献

8.对企业档案信息化管理的一些思考 篇八

【关键词】档案信息化；电子档案；传统档案管理；人才；效率

企业档案是企业经济建设、工作查考、学术研究的重要资源，档案信息化是企业信息化工作中的重要环节，也是企业管理推进的一个重要目标。加强对档案信息化建设的力度，档案的信息资源的作用得以充分发挥，是档案管理的目标。加强档案管理现代化，一定要结合客观实际，汲取传统档案管理的有益经验，从本单位实际出发，适应本企业生产的需要，更好地为企业生产服务。

一、档案信息化建设的主要内容

1.档案标准化建设。档案标准化是对档案形成过程中所产生的电子文件、归档和电子档案信息重复性的事物和概念为对象制定的各种标准。档案信息化的标准化主要包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范三个方面。企业内部要严格做到档案各项信息数据、各种模版、代码的统一。我们传统档案的管理是标准规范的，电子文件、电子档案的标准更要高于传统档案，因为所有的信息化的工作都依赖于数据库、计算机、网络等等，所有的工作流程都需要通过计算机来实现，所以，我们企业的档案部门有责任根据国家和行业的要求把标准化完善到整个企业。随着时间的推移，国家档案行政管理部门将逐步制定和完善一些法规性的国家和行业的标准规范，以保障电子文件档案信息的统一规范和资源共享，还有使用计算机应遵守的安全法规和标准，数字档案信息资源合法化规范标准，档案管理中的各个规章制度将做到尽善尽美。业务标准规范是对电子文件档案形成过程中电子文件档案的术语、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准及管理规范化。技术标准规范是指在档案工作过程中数据交换标准规范、电子文件档案的数据存储格式规范、数据加密的规范、水印技术规范以及系统软硬件设施技术标准等。其中一些技术标准是电子信息管理的共用标准。

2.档案数字化建设。档案信息化建设的核心是档案的数字化，利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理，从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式，如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理，组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式，新产生的档案采取电子和纸质并举的方法，同时接受电子档案和纸质档案，档案人员检查通过后方可完成归档工作，这样就走出了年年接收档案，年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中，对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则，从众多的档案中，剔除无关紧要、可有可无的信息，无需“有文必扫”，选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重，以纸质档案为基础，以电子档案为信息化发展的有力武器。

二、档案信息化中的重要技术因素

档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合，没有信息技术，档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命，技术是档案管理革命的先锋，是档案信息化中最有力的武器，有着传统纸质档案的基础，有着传统纸质档案的保障，电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存，在各行各业，政府机关、企事业单位中的档案部门，依然是二元格局，功能的完全替代很难，必然经历一个漫长的渐进的过程，只要电子档案的安全性没有得到完全保障，人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标，它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此，在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上，对信息技术的发展保持高度的敏感性，及时追踪新技术的发展趋势，从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。

应重视档案信息化的技术因素，但不能唯技术论。唯技术论表现之一是认为技术是万能的，可以实现所有的档案业务，各个环节都想利用计算机来实现，忽略了人的主观能动性，在信息化建设中人处于被动的局面。表现之二就是档案建设追求完美，一步到位，不根据自身情况出发而是追逐最先进的软硬件技术，加大了档案信息化的成本。档案信息化建设是一个漫长的过程，因此档案信息化要从实际出发，根据企业自身的实际现况，采用最适合的技术，在选用时要认识到先进的技术有时由于缺乏时间的考验和社会的认同，具有一定的风险性，而且还要考虑到技术的更新频率、更新周期。

三、加快档案信息化建设的两个关键

（1）充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力，再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能，提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动，尽量使所有的档案业务人员都要参加，并将参加培训的情况列入考核、评审的范围，调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才，采用引进、联合培养等方式培养人才，这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位，需要每一位档案人员，结合自己实际工作的经验，出主意、想办法，从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力，使广大档案人员增强时代责任感，增强服务意识，采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法，将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美，最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程，不仅能逐步推动档案信息化建设，也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展，实现档案事业稳步发展。（2）与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际，结合企业整体工作流程，把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以，档案的信息化、现代化，应从企业工作的实际出发，汲取传统管理中的合宜因素，从而提高工作效率。

四、对档案信息化管理发展方向的构思

以纸质档案为保障和基础，创新思路，接受新的事物，利用先进的信息技术手段，减少工作量，提高效率。目前档案管理工作有两个大方面：一是收集整编各门类的档案；运用新技术提高工作量，以满足档案数据的查询需要。二是将档案工作的重点逐步放在查询借阅，创造快捷网络环境、工作环境，用来提供利用各门类的纸质档案以及电子档案。档案人员应在这个基础上，利用好先进的硬件和配套设施，使用最适合自己的各种软件，将最有效的传统档案的管理方式与最先进的信息相结合发挥档案的最大价值。

参 考 文 献

[1]张照余.论档案信息化建设中的技术要素.浙江档案.2007（9）

9.企业档案信息化管理 篇九

【关键词】档案信息化建设；档案管理；内容；问题；对策

档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。

一、档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的`内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理。

二、档案信息化建设方面存在的问题分析

1、对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知。档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。

2、对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识。档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。

三、加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析

为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：

1、加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。

2、加强网络档案建设。要建立相关的档案网站，发挥好网站平台的优势，设置内部服务系统和公众服务平台，加强后台建设和管理，从而确保档案信息化建设运转正常，同时，不断加强新设备的引进和硬件设施配置，定期进行升级维护等，从而确保网络档案实现快速传输、交换、应用和共享，提高网络档案科学化、安全化管理水平。

3、加强培训，提高档案管理人员综合素质。要积极选拔优秀的专业人员从事档案管理工作，同时要加强专业技能培训，对专业基础知识、业务素质、计算机网络知识、软件知识和职业道德等方面的知识进行全面培训，严格执行职业上岗制度，定期进行考核评价，从而提高综合素质和服务水平。还要不断提高档案管理人员的薪资待遇，改变边缘化格局，从而提高全员对档案管理工作的重视程度，积极配合开展做好档案信息化建设工作，提高档案利用效能。总之，档案信息化建设涉及到多个方面，需要结合档案管理工作具体要求，在做好基础规范工作的前提下进行科学规划、有序推进、严格监督，才能更好地提高档案信息化建设成效，进而有效发挥档案资源的价值，更好地推动经济社会不断向前发展。

[参考文献]

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的思考分析[J].城建档案，，（01）.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，，（12）.

[3]熊伟.档案信息化建设与档案管理工作研究[J].中国管理信息化，，（09）.

10.医院档案管理信息化论文 篇十

医院档案具有种类多、数量大的特点。医院档案管理工作是一项繁重、系统的工作。借助计算机进行信息化管理，能够帮助档案管理人员迅速检索目录、统计各种数据。它的速度与效果远远超乎人的意料。并且，这种管理方式大大提高了数据的准确性，减少了人工工作量，缩短了工作时间。同时，通过信息化管理实现信息资源共享，减少了医患矛盾。总之，医院档案管理的信息化能够提高档案管理水平与效率，从而更好地服务于医院的建设与发展。

2.2有利于保护珍贵的档案文件资料

在传统的档案管理中，大多是采用人工手工劳动，进行繁琐的文件归档。这就要花去大量的时间与精力。信息化管理的出现则弥补了这一缺陷，实现了档案资料的分类整理与系统调整。同时避免了档案原件被反复地直接使用、借阅等，造成档案原件的破损，甚至丢失等。比如在医院建设与发展过程中，有一些文字、照片等方面的资料。将这些资料通过信息技术进行电子扫描，以电子档的形式进行保存。这样就可以有效地保护档案文件。特别是对一些珍贵的疑难病例医学档案，可以将原件放在病案室保存，而将电子扫描后的电子档案应用于教研、医疗、科研等各种活动中。

2.3有助于整合与共享档案信息资源

11.企业档案信息化管理 篇十一

【关键词】企业档案；网络信息化；档案开发；档案利用

随着互联网技术与信息化技术的不断发展，档案管理事业已经初步实现了档案管理信息化，基本上转变了传统的纸质档案管理模式。但从总体上来说，由于档案网络信息化的目标要求很高，除了要实现档案资源的网络信息化以外，还要实现档案保护的现代化，实现档案管理手段的信息化，实现档案管理要求的标准化……为了切实实现这些目标，我们对于企业档案管理网络信息化的探索还将继续深入，采用各种先进、有效的措施来加强管理，拓展档案信息化业务的覆盖面，全面提升企业档案的网络信息化管理水平，使企业能够更好的为社会、为人民提供服务。

1.企业档案管理实行网络信息化的原因

档案是企业生存与发展中的产物，是其必不可少的活动依据，做好企业档案管理对企业来说尤为重要。传统的企业档案管理以手工管理模式为主，而随着信息技术的不断发展，现代企业开始采用互联网信息化技术来对企业档案进行管理，既给企业带来了管理工作上的便利，又从根本上实现了档案管理的网络信息化。下面就企业档案管理实行网络信息化的原因及作用进行分析介绍。

1.1可提高档案管理工作效率

传统的企业档案管理以手工管理模式为主，既费时又费力。而在引进信息化技术之后，当前的企业档案管理实现了网络信息化，这不仅让原来的档案管理工作变得简单，还在很大程度上提高了档案管理效率。详细的说，企业档案实行网络信息化管理以后，并没有沿用以前的集中立卷管理，而是利用网络信息化技术将档案处理方式转变成了单纯的信息文件处理，这样便可实现档案文件的随时改动与补充，具有极强的灵活性，并且还不容易造成文件遗漏与堆积。此外，网络信息化以后，档案资料的检索效率也变得更好，信息使用者对档案信息的获取途径也变得更加便捷、快速。总而言之，企业档案实现网络信息化管理以后，档案管理的工作效率有了明显的提升，资料保存、管理、利用也更加方便，档案价值也能得到更大程度上的开发。

1.2能够更好的保存档案原貌

网络信息化技术下的档案管理是可以克服很多手工管理所不能克服的难题，比如保持档案资料的原始风貌。企业档案管理实现网络信息化以后，完全可以利用信息化技术产品，如扫描仪、数码相机等对档案资料原文进行扫描或拍摄，然后将扫描得到的图片以及信息数据保存在相应的是档案管理系统中，实现长期，甚至是永久保存。而经过电子产品扫描后得到的档案图片可以通过相应的输出设备显示出来，便于直观查看。但如果是传统模式下的纸质档案管理，就很容易在档案查看过程中发生损坏，或者因保存时间过长而被化学物质腐蚀、被虫蛀等问题，损坏档案质量，使其不能保持原貌。

1.3方便档案的检索

网络信息化下的企业档案检索方式可分为多种，主要包括模糊检索、高级检索、专业检索等。正是因为有了多种不同的档案检索方式，所以人们在查询和利用档案资料时才能通过不同的检索方式，更加快速、全面的查询到自己想要的档案资料。并且，由于互联网技术的介入，检索档案时还可以利用互联网来建立一个专门存储档案信息的资料库，并通过网络技术对其进行远程查询，实现档案信息资料的异地查询和远程查询。

2.网络信息化下企业档案的开发与利用

网络信息化下的档案管理、开发和利用工作的开展必须要借助相关的设备设施，所以在此处，为了保证企业档案管理的网络信息化开发利用工作质量，我们有必要对与档案管理工作相配套的管理设施进行分析，详细了解企业档案管理的信息化开发利用方法。

2.1做好信息化系统软硬件设施的管理

计算机软硬件设施是档案信息化管理中必须要配备的设施设备，只有配备了完善的软硬件设施，档案的网络信息化管理工作才能得到正常的开展。企业档案信息化管理中，常见的计算机软硬件设施包括：计算机基本构成部件以及各种配套辅助设施，如宽带、路由器、计算机安全保护系统、数据库系统、可移动磁盘等等。对于管理过程中可能会用到的档案管理软件，企业可以根据自己的行业和部门等开发适合于自己企业使用的档案利用软件。管理系统的软硬件设施是整个网络信息化管理的基础，因此必须将各种所需设备配置完善。

2.2培养高素质的管理人才

由于网络信息化档案管理的难度比较大，因此造成了档案管理人员的欠缺。而对于现代的网络信息化档案管理而言，单一的人员结构已经不能满足档案网络信息化管理的需求。网络信息化的档案管理需要大量的信息处理、分析和研究人员，还需要数据库生产与维护人员和计算机软硬件人才。

3.企业档案网络信息化开发利用中的安全问题

在对企业档案进行网络信息化管理时，为企业和社会提供高质量、高效率档案信息是档案管理网络信息化的根本目的。但实行网络管理信息化也存在着一些问题。下面对其中存在的问题进行讨论。

采用网络信息化对档案进行管理是将文件数据存储于光——磁介质中，而且是以一种数字代码的形式存在，它必须完全依赖于存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力。因此，档案管理的网络信息化的管理方式受到自然因素和人为操作的影响较大。除此之外，采用电子数据对资料进行保存，而电子数据对设备以及操作环境的依赖度很高。于是，在利用电子文件对资料进行保存时就必须注意资料的安全性。利用网络信息化对档案进行管理相对于利用纸质档案管理而言，纸质档案管理一般都是受到自然损耗和管理人员或是使用人员的不当保护而损坏。而利用网络信息化对档案进行管理除了会受到自然损坏和管理人员保护不当而造成损坏之外，还存在着一些特有的安全隐患。第一，利用网络信息化对档案进行管理就一定会用到计算机和网络，而电脑病毒和网络“黑客”的侵入都会给电子文件带来灾难性的后果，而且其侵扰所带来的突发性和隐蔽性是防不胜防的。第二，任何的数据载体或是设备出现的物理故障和技术故障都会为电子文件带来灾难，危及到资料文件的安全性和正常运行。因此，利用网络信息化对档案进行管理相对于纸质档案管理就更加特殊，而且管理起来的难度也更加的大。

为了避免这样的问题出现，在管理的时候要做好杀毒软件的安装以及一些防火墙的安装与维护。利用杀毒软件和防火墙定期对电脑进行安全检查，尽量防止病毒的入侵。而对于数据载体的物理故障和设备的技术故障，就必须要管理人员在管理的过程中定期对数据载体和设备进行检查，从而避免发生故障后造成不可挽回的局面。

4.结束语

综上所述，档案是企业经营管理活动开展过程中的必备资料，对企业的生存与发展有着重要作用。所以在企业管理工作中，档案管理是其中一项最为重要的工作。本篇文章基于网络信息化角度，对企业档案管理实现网络信息化的原因作了浅要论述， 并着重探讨了企业档案管理的网络信息化开发与利用方法，得出了相关结论，希望对同行工作有所帮助。 [科]

【参考文献】

[1]张桦.企业档案管理的目标必须锁定在为企业改革和发展的服务上[J].城建档案，2003（03）.

[2]李云峰.缩微和计算机光盘网络技术在企业档案管理中的综合应用[J].陕西档案，2000（03）.

12.机械企业档案管理信息化建设探析 篇十二

一、机械企业档案管理信息化建设的主要内容

机械企业的档案管理信息化建设就是在企业组织和规划框架内, 全面应用信息化技术, 改革传统的档案管理形式, 从以档案实体为主的形式转变为以现代化的数字信息为主的档案管理和保存形式, 从而有效地提高机械企业内部信息的收集效率和管理效率。

1. 档案存储形式的转变。

档案管理信息化建设过程中, 存储形式的转变是最直观的。首先, 将传统的以纸质保存为主要形式的档案进行整体的编辑和整合, 在此基础上将其转化为现代化的数字形式。其次, 将收集到的新资料和信息, 按照档案编辑和保存的规范形式, 统一收集并制作成为电子档案的形式, 核对以后分类存储。

2. 档案管理模式的转变。

档案的存储形式的转变决定了档案管理模式也随之发生变化。机械企业内部应建立起一套完整的适合企业内部管理方案的办公系统, 通过网络进行相关数字信息的整理和分类。将网络上和现实中的信息经过搜集整理和存储进行数字化的保存, 并通过电脑做出定期的应用记录以及自动汇总的档案应用分析报告, 在此基础上对用户的需求以及喜好等等进行分析, 从而大幅度提高档案管理水平。

3. 档案交流模式的转变。

网络的存在使得大量数据的短时间传递成为可能。使档案的交流利用从传统的实物借阅转变为网络的远程数字化档案共享。在这样的背景下, 机械企业的档案管理工作必须进行升级改造, 除了网络带宽上要满足数据的交流速度之外, 还要对各个地区的网络办公系统进行统一的管理, 从而使得一个平台背景下的数据转化和传输成为可能。

二、机械企业档案管理信息化建设的任务

1. 完善企业档案资源建设。

机械企业由于内部专业分工比较多, 各个专业也都建立了自己相应的信息管理系统, 每个系统在每天的生产过程中都会接触到很多的数据, 并且在这个过程中也产生大量的数据。档案信息系统需融合各个专业的信息以及数据, 根据已经制定的档案管理规范, 对各个信息系统进行整合, 实现各个接口之间的对转, 这样才能够大幅度地提高档案资料的收集和存储效率。同时, 还要加强档案内容的筛选整理, 提高机械企业档案内容的知识化。机械企业的档案不仅仅是那些有关企业运营状况的经济类数据, 还有企业生产所用工具的机械数据以及企业产品的相关数据, 这些数据是企业生产的保证。所以, 在企业的档案整理过程中, 将这些数据进行整理和记录, 并且保证这些数据能够及时在网络上通过传输得到使用是整个档案编辑和整理工作的重点。这个过程需要档案管理人员将相关数据资料作为一种知识化的档案形式进行存储, 这样能够比较好地利用档案, 并且有利于企业管理层根据这样的档案形式进行直观的分析和决策。

2. 强化档案管理标准建设。

根据机械单位的发展要求, 建立自己的档案管理规范, 同时制定相关的企业标准, 这是档案管理信息化建设过程中的一个重要保障。机械企业生产中由于生产的流程相对比较复杂, 这样势必会产生比较多的电子文档资料, 目前, 突出的问题是这些档案资料的格式不能够兼容或者档案的格式不一致, 从而造成了管理的复杂性。因此, 在电子文档的编写以及存储过程中要有相对应的规定进行管理。

三、机械企业档案信息化建设过程中应注意的问题

1. 基础设施的保证。

档案管理信息化建设要有一定的基础设施作为保证。按照国家档案管理工作的相关规范, 根据企业内部的发展规划, 结合企业的信息管理技术水平, 对基础设施建设中的数据存储设备以及虚拟的系统服务器等信息设备进行着重的规划。同时, 基础设施的维护和建设不仅仅是对相关设备的维护, 还要对企业的管理办公系统进行定期的维护和管理。

2. 人力资源的保障。

档案管理人员作为档案管理信息化建设过程中的直接执行者, 其专业技术水平的高低直接影响到信息化建设的水平, 所以, 加强机械企业档案管理人员的招聘及培养是一个很重要的问题。首先, 机械企业需要定期地进行档案管理信息化建设的相关技术培训, 加强管理人员的专业技能知识, 并使其认识到此项工作的重要性;其次, 要对外公开招聘, 为档案管理信息化建设吸引更多的优秀人才。

参考文献

[1].周英.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].安徽大学学报, 2003.3

[2].陶醒.论档案信息传播效果的优化[J].安徽科技, 2007.11