会展项目流程（7篇）
1.会展项目流程 篇一
会展策划书
目 录
会展流程.....................................................................................................2 《展会立项策划书》写 作......................................................................4 《展会项目立项可行性研究报告》写 作..............................................8 《参展说明书》写 作............................................................................12
会展策划书
会展流程
一、计划立项
1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。
（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查
对行业而言项目的利润增长点是否够大
地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。
时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。
同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。（2）实施的具体方案（3）宣传费用计划表 A、广告时间段的投入
以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体] B、广告投放的形式
户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）
2、寻找主办单位。
（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等
（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。
3、申请各种批文
4、场地联系
5、联系宣传媒体
（1）对象：专业媒体和大众媒体
（2）方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。
6、制作邀请函
7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）
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二、实施招展
1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等
2、招展的步骤：
（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）
（2）跟踪拜访（找准负责人）
A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）； 针对第一种客户：
问清客户需求
要求进一步促成购买
愉快地答应客户的针对第二种客户：
了解客户拒绝的原因
为面谈作好准备
二次面谈
向客户推荐下一届展览会
要求客户介绍其它客户
保持关系，待以后联系
针对第三种客户：
问清客户需求和异议
进行第二次拜访
消除顾客顾虑
3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南
三、相关活动
展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。
四、展会现场
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（1）布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等
（2）开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等
六、展会后的控制工作
包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作
《展会立项策划书》写 作
一、《展会立项策划书》的概念：
所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划等。
《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法，它是对以上各项内容的归纳和总结。
二、展会立项策划书的内容结构：
《展会立项策划书》主要包括以下内容：
1、办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的基本框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
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3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工计划。
5、展会招展计划
6、展会招商计划。
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划。
12、展会结算计划。
三、展会立项策划书的写作要求：
1． 展会名称
展览会的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。
·基本部分：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。
· 限定部分：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。展会举办时间的表示办法有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。
·行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。
2、展会地点
策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。
策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择 5
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在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。
3、办展机构
办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。
主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。
承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。
协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。
支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。
4、办展时间
办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。
展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。
5、展品范围
展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。
6、办展频率
办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。
办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产 6
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业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。
产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。
7、展会规模
展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。
在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。
8、展会定位
通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。
9．展会价格和展会初步预算
展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。
在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。
在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。
10、人员分工、招展招商和宣传推广计划
人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。
招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。
宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。
11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划
展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条 7
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不紊地进行。
现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。
展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。
《展会项目立项可行性研究报告》写 作
一、《展会项目立项可行性研究报告》的概念
完成了《展会立项策划书》，并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见，制定了一套初步的方案，至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行，还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素，才是决定最后是否可以举办该展会的最终依据。
《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上，初步提出计划举办的展会“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上，深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行，为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。
如果展会立项策划通过可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就可以通过该展会立项策划，决策举办该展会了。
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二、《展会项目立项可行性研究报告》的内容结构
《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此，《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容：
1、市场环境分析
（1）宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。
（2）微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。
（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。
2、展会项目生命力分析
（1）项目发展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。
（2）项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3）办展机构优劣势分析
3、展会执行方案分析
1）对计划举办的展会的基本框架进行评估，具体包括：
(1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。(3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估
（1）招展计划评估
（2）招商计划评估
（3）宣传推广计划评估 3）展会项目财务分析
（1）价格定位
（2）成本预测
举办一个展会的成本费用一般包括：
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1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。
2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。
4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。
6）税收
7）其他不可预测的费用
（3）收入预测
举办一个展会的收入一般包括： 1）展位费收入 2）门票收入
3）广告和企业赞助收入 4）其他相关收入
（4）盈亏平衡分析
（5）现金流量分析 1）净现值分析 2）净现值率分析 3）获利指数
4）内部收益率
5、风险预测
（1）市场风险
（2）经营风险
（3）财务风险
（4）合作风险
6、存在的问题
包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。
7、改进建议
针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。
8、努力的方向
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根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。
三、《展会项目立项可行性研究报告》的写作要求
《展会项目立项可行性研究报告》是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据，因此，《展会项目立项可行性研究报告》的写作必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确有理。
1、市场环境分析
市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测．使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。
市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。
2、展会项目生命力分析
市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。
3、展会执行方案分析
展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备，是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案，分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。
需要强调的一点是，对展会基本框架进行评估，重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为，尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象的出现，对展会基本框架进行评估就十分重要。
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4、展会项目财务分析
展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行，并为即将举办的展会指定资金使用规划。
5、风险预测
从展会立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。
6、存在的问题
包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。
7、改进建议
针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。
8、努力的方向
根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。
《参展说明书》写 作
一、《参展说明书》的概念
办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的《参展说明书》了。《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。
二、《参展说明书》包含的主要内容及写作要求
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从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。
一般来说，参展说明书主要包括以下几方面的内容：
(1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短，言简意赅。
(2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图时，要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍．对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。
（3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间，要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽量精确到小时；对于办展机构，要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人，如果有网址和E—MAlL也最好能公布，以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。
(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度，包括：展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。
（5）展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的，所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一 13
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些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。
(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。
(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。
(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。参展说明书编制成功以后，可以印刷成册，在展会开幕前适当的时间寄给参展商，也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载，如果展会有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。
三、《参展说明书》的作用
《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的，它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响：
1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明，参展商在得到参展说明书以后，就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备，如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，避免布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后，参展商还可以按照 14
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该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。
2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。
3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较大的帮助。
观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆，在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇．在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说，展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。
四、编制《参展说明书》的基本原则
从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到：
第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。
第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体，让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人产生歧义．否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。
第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等，这样更有利于展会具体操作和管理；对于参展说明书提 15
会展策划书
到的各项内容要做到没有遗漏，如对展览场地基本情况的说明中，对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明，不能遗漏，否则，现场操作就会出现问题，比如，如果没有提到展馆入口的高度和宽度，就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。
第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人产生不好的联想。
第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规范，不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展的筹备程序，不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。
第六、国际化。如果展会是国际性的展会，或者展会有向国际化方向发展的打算，那么，参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要，如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书，其翻译一定要准确，因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的；如果翻译不准确，将会给他们带来极大的不便。
2.会展项目流程 篇二
一、会展项目质量的核心价值理念
会展项目作为一种新型的项目形式, 具有服务目标性、项目关联性、客户广泛性及效益综合性等项目特色, 吴虹等 (2009) 从专业化和国际化水平两方面来评价会展项目的质量;杨顺勇等 (2010) 从参展企业质量、参展企业数量、专业观众质量、服务管理水平四个方面诠释会展项目质量。但是以上学者都只是将会展项目质量作为会展项目成功度的一个子因子来研究, 目前将会展项目质量评价作为一个完整的体系来研究的成果较少。
笔者认为会展项目质量的核心价值理念主要由内在质量、规模质量、收益质量、结果质量及潜在质量五大部分构成。规模质量与收益质量是会展项目质量评价体系的的外显外素, 是宏观可见的, 直接反映在会展项目的规模与收益大小上;结果质量与潜在质量属于会展项目质量评价的内敛要素其评价是间接的, 主要反映在会展项目实施后的效果与潜在作用上;内在质量反映的是会展项目的本底特色, 是会展项目质量评价的基础要素, 也是核心要素, 它决定着一个会展项目的定位, 既含有外显要素, 也包括内敛要素。
二、会展项目质量综合评价指标体系构建
在解析会展项目质量的核心价值理念的基础上, 本文从会展项目内在质量、会展项目规模质量、会展项目收益质量、会展项目结果质量及会展项目潜在质量五个维度及其表现形式构建多层次的阶梯结构图, 如图1所示。
采用层次分析法来评价会展项目具有现实性、客观性、全面性与指导性, 根据层次分析法定量指标选择的可行性、代表性、层次性原则, 构建由目标层、准则层、要素层所构成的会展项目质量综合评价指标体系。综合评价指标体系划分为三层:第一层为目标层, 即会展项目质量综合评价指标体系, 用A表示。第二层为准则层, 包括会展项目内在质量、规模质量、效益质量、结果质量及潜在质量五个方面, 分别用Bi (i=1-5) 表示。第三层为要素层, 是对准则层的细分, 分别用Ci (i=1-20) 表示。
三、会展项目质量评价方法分析
(一) 构造判断矩阵
本文采用层次分析法 (AHP, Analytical Hierarchy Process) 来确定各指标要素的权重, 主要分三步进行[7], 第一步便是构建判断矩阵。自上而下逐步构建判断矩阵, 如本文目标层为A, 准则层为B, 要素层为C, 以C层为例来说明构造判断矩阵, B层的总权重为Bi (i=1-m) , 其下层指标为Ci (i=1-n) 则相对于上层Bk的单权重表示为 (k=1-m) 则在C层中与Bk有关系的为Ci-Cj, 根据T·L·Satty提出的“1-9比率标度法”表进行定量评价, 即判断矩阵中的值根据重要按1-9进行赋值, 通过两两逐对比较指标的相对重要性, 完成参数模型。
选择会展项目研究领域的专家, 会展项目的关系人, 包括项目发起人, 项目组织者, 参展商, 专业观众, 项目服务人员等30人共同组成专家小组, 对各层中的各要素进行两两比较, 对各个指标赋值, 共构造6个判断矩阵。
(二) 指标权重的确定
构造判断矩阵后, 第二步便是计算各层元素的权重, 第三步就是对判断矩阵进行一致性检验。本文利用yaahp 6.0软件对六个判断矩阵进行矩阵随机一致性检验, 其中CR最大值分别为0.0519, 0.0483, 0.0079, 0.0115, 0.0158, 0, 均小于0.1, 且有一个判断矩阵的CR值为0, 达到完全的一致性, 可见整体具有较满意的一致性, 说明模型构架合理, 利用数据导出各指标权重, 如表1。
四、会展项目质量提升对策
(一) 提升内在质量, 培植会展项目品牌
会展项目内在质量涵盖项目开展的一系列硬件与软件, 是项目的基本属性, 也体现了其基础功能, 要提升会展项目质量须从内在质量着手, 培植一系列有影响力的项目品牌。须从观念上制定品牌战略, 对自身进行市场定位, 从场馆设计、主题立项、展会的规划、展览的组织与管理等具体方面来实施会展项目的品牌化发展。
(二) 增强效益质量, 打造雄厚经济平台
会展项目效益质量的增强, 能够为其长远发展奠定雄厚的经济基础, 塑造良好的经济环境。增强效益质量需从硬件与软件两方面着手, 一方面加大项目投入, 更新展会的硬件设备;另一方面积极引进国际性的会展组织与专业人才, 以实现会展项目的国际化与专业化。同时, 采用多元化的项目运作模式, 拓宽投融资渠道, 提高投资效益。
(三) 注重结果质量, 强化参展商忠诚度
好的项目结果质量表示具有好的展览效果, 因此须加强结果质量的提升。首先, 通过提炼会展项目产品价值, 发掘创造并充分利用品牌营销、推广的机会, 扩大项目品牌的知名度其次, 通过提升服务价值来提升品牌的忠诚度。良好的服务带来忠诚的参展商;最后, 通过增值价值为参展商带来更多的愉悦感、信赖感、可靠感和安全感, 以增强品牌效度。
(四) 找准规模质量, 优化项目整体质量
控制好会展项目规模有利于实现项目质量最优化。首先要全方位展开营销, 以项目综合质量最高化为目标, 对展览面积、参展商数量、观众数量进行有效预计, 控制好展会规模。此外, 利用资本运营, 对会展项目进行整合, 从而扩大项目的规模优势, 提升其整体市场价值。
(五) 挖掘潜在质量, 拓宽项目空间价值
优质的会展项目潜在质量能够促进项目快速成长与扩张。会展项目本身具有时间维、空间维及价值维三维性, 因此, 会展组织者要灵活运用多种经营方法与运营方式, 强化管理水平与服务水平, 政府与会展行业要加大项目政策保障, 以国际化视野、专业化理念、规范化流程全面扩大会展项目在时间、空间上的影响力, 并最终实现其品牌价值的提升。
摘要：会展产业的可持续发展必须依托高质量的会展项目, 然而我国会展项目质量评价缺乏完善的指标体系, 会展项目质量评价综合指标体系研究一直处于空白。文章首先对会展项目质量的核心价值理念进行阐述, 进而运用专家打分法与层次分析法, 构建会展项目质量评价综合指标体系, 并对各个指标要素赋权重。最后根据各要素权重有针对性地提出会展项目质量提升对策。
关键词：会展项目,质量评价,综合指标体系
参考文献
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3.会展项目流程 篇三
随着会展经济的不断升温，各地建设会展场馆的热潮也不断高涨。据统计，截至2006年底，全国(港澳台除外)各类会展场馆已达170多家，可用于展览的总面积已经超过500万平方米。与此形成鲜明对比的是，场馆的平均使用率不足15％，场馆的展览面积远远大于展览会的需求面积。即便如此，场馆建设热潮依然没有停滞，而且中西部地区成为新的热点，同时，呈现综合化、群落化的态势。会展场馆不再以单独的建筑项目出现，而是作为大型综合建筑项目群之一。
甘肃会展中心建筑群项目主要由展览中心、大剧院兼会议中心、五星级酒店、广场地下公共服务配套设施、市民广场五部分组成。
展览中心可容纳国际标准展位1200个，可满足举办“兰洽会”、“乡洽会”等大型展会，以及其他中、小型展会的需要大剧院兼会议中心建设内容主要包括1 500座的大剧院兼大会堂1个，100座的会议厅1个，200座的会议厅1个，300座的会议厅1个，50座～70座的会议厅16个，以及演出和其他配套设施等；五星级酒店是为展览中心、大剧院兼会议中心配套服务的中型、商务(会议)酒店。建设内容主要包括500间客房800张床位，500座的多功能厅1个，地下停车位72个以及其他配套设施等；广场地下公共服务配套设施是为展览、会议活动配套的邮政、电信、(仓)储存、商场以及大批量客人用餐(快餐)等公共服务配套设施。建筑面积6500平方米；市民广场是为会议、展览活动配套的室外展场(主要进行体积和重量较大的大型机械和设备等的展览场地)、人流(车流)疏散以及具备旅游者参观和市民休闲功能的公共基础设施。
4.会展项目管理 篇四
1.一般认为,作为项目应具有两大基本特征 一是主观方面的特征，二是客观方面的特征。2.项目的两大基本特征是一个项目存在的充分必要条件。
3.项目是一定的管理主体在一定时期里的组织形式 只在短暂的时间内存在,所以具有临时性。4.一般来说 项目最终的统一目标就是效益目标。
5.项目任务的单次性决定了项目有一个确定的起始,实施和终结过程 这就构成了项目的寿命周期。6.项目是一个任务 而任何任务都有其限定条件,其限定条件构成了项目的约束性。7.项目的风险性,是指项目具有不确定性。
8.会议的分类,按其内容可分为商务型，度假型，展览型等等；按其主办主体可分为协会会议，公司会议和政府会议。
9.会展项目正式开始有两个明确标志：1是任命会展项目经理，建立项目管理班子，2是项目许可证书。10.项目启动过程的主要项目文件有：会展项目建议书，可行性研究报告，招标文件和项目申请书，项目许可证书。
11.首次会议应由会展项目发起人主持。
12.会展项目计划中的依赖性过程,主要有：规模规划，项目分解，活动定义，确定活动顺序，持续时间估计，编制进度计划，费用估算，编制费用计划和八年制项目计划等。
13.会展项目计划中保证性过程,主要有：质量计划，组织计划，沟通计划，风险识别，风险量化和制定应对措施等。
14.会展项目执行的子过程有：会展项目计划执行，质量保证，团队建设，信息分发，询价，供方选择，合同管理。
15.非正规控制，也有人称之为走动管理。
16.更正性控制是由于未能或者根本无法预见会展项目会发生什么问题，只能在问题出现后采取行动纠正偏差。
17.直接控制着眼于产生偏差的根源；而间接控制则着眼于偏差本身。18.可行性是会展项目选择或策划的前提。
19.一年一度的哈尔滨冰雪节项目就很好地体现了利益性原则。20.奥运会的策划也体现了会展项目策划的利益性。
21.第五届中关村电脑节就很好地体现了创新性原则的具体应用。
22.2003年博鳌亚洲论坛年会原定于5月18-19日在海南博鳌举行,因非典儿推迟,这件事即体现了灵活性原则。
23.萌芽期是展会品牌的创立初期，是展会开拓市场 逐步被接受的时期。24.如果有一个展会联系几年增加较小或没有增长 就标志着展会进入成熟期。25.当一个展会不能归组织者带来经济效益时，就说明这个展会已经进入了衰退期。
26.制度性壁垒主要包括两方面：一是会展产业的审批制度管理办法，二时政府作为会展活动的主办主体对其他会展企业的进入形成了障碍。
27.优势——机会(SO)组合战略是一种发挥会展项目内部优势与利用外部机会的策略。28.WO是利用外部机会来弥补内部弱点，使会展项目改变劣势儿获得优势的战略。29.威胁(ST)组合战略是利用项目的优势回避或减轻外部威胁的影响。
30.静态分析法是指在惊醒财务评估时，不考虑时间因素 不考虑货币时间因素 不考虑伙伴时间价值的方法。
31.动态分析法则是在进行财务评估时考虑资金时间价值的方法。
32.投资回收期法是用投资项目所得的净现金流计算回收项目出事投资所需的年限。33.立项申请原则上应提前12个月向商务部或政府审批部门提交。34.目前在国内举办全国性非涉外经济贸易展览会已经不再实行审批制 指导有关部门等级就可以了,称为登记制。
35.任何会展项目都有两个基本的要求：一定的项目范围和合理的组织结构。36.一般而言，采用矩阵式组织结构，是以客户为导向的。
37.贝尔宾 1981年提出了一组八个重要角色 在后来的修订中 他把主席换成了“调查者”把公司工人换成了“实施者”。
38.团队角色的内线人 提出建议和新观点 为行动过程提出新视角。39.建设团队的主要任务是建立上述共识，魏斯特提出了形成共识的五个方面。40.任务导向法 以任务为导向的建设途径，强调团队要完成的任务。
41.人际关系法 该途径通过在成员间形成较高程度的理解与尊重，来推动团队的工作,T-小组训练及时这类途径的最早期方法。
42.面对面协商 这种解决问题的方法是 冲突的各方面面对面地会晤，尽力解决争端。
43.缓和 这种方法是指努力排除冲突中的不良情绪 它的实现要通过强调意见一致，淡化意见不同的方面。44.规避 常常被当做一种临时解决问题的方法 问题及引发的冲突还会接连不断地产生。45.人员配备计划的首要工作是工作分析。46.工作说明书是工作分析的书面文件之一。
47.工作抽样法 是给申请人提供与应聘岗位相关的复制物或有关资料。48.与职位非相关的权利：1经验或专用技术方面的权利，2人格权利。
49.情境领导技能，即根据小组队员职业发展不同的阶段，实施有针对性的领导形态。
50.谈判和沟通技能，在项目管理的进程中 项目经理越来越多地被要求给高层管理者或客户做比较正式的项目进展演示，因此需要项目经理 具备相当的演讲与沟通技巧。
51.确定计划目标是会展项目计划的首要任务。52.明确展览目标是制定展览计划的第一步。
53.进度计划主要是安排具有里程碑意义的事件的执行时间。
54.按进度计划所包含的内容不同 可分为总体进度计划 分项进度计划 进度计划。55.会展进度计划是整个会展项目计划的核心内容。56.项目范围是指项目的产出物范围和项目的工作范围。57.项目范围是将项目计划所有要素互联起来的基点。58.可交付物一般包括时间 质量和成本估计。
59.里程碑进度计划的建立使用了可交付物作为一种平台，以识别工作的主要阶段和终止日期。60.项目说明书应由项目业主(客户)或项目的决策者签发。
61.项目描述是用个表格的形式列出项目目标 项目范围 项目如何执行 项目完成计划等内容，是制作项目计划和绘制工作分解图的依据。
62.项目分解所采用的工具就是工作分解结构图(WBS)，项目分解工作是编制进度计划的前提和基础。63.顺序图法也叫节点网络图法。箭线图法也是一种安排和描述项目活动个顺序的网络图方法。64.所谓头脑风暴法 是以专家的创造性思维来获取未来信息的一种直观预测和识别方法。65.应由头脑风暴法要遵循两个主要规则,不进行讨论 没有判断性评价。
66.项目质量的形成是潘绥者项目实施过程而形成的 因此项目质量控制的对象就是项目实施过程。67.影响会展项目实施的内部因素主要是来自项目系统内部 可以被会展项目控制的因素 包括会展项目资金的来源 运用 花费的成本 实施进度 产品质量 人事安排等情况,这些因素对项目目标的实施至关重要。68.印象会展项目实施的外部因素主要来自项目系统外部,不为会项目所控制的因素 包括国家政策 法律法规 利率 汇率 项目所在地的自然条件 人文环境等。
69.固定信息是指在一定时间内不发生重大变化 在会展项目管理过程中可以重复使用的信息。70.流动信息是随着会展经济生产 运行和经营活动而产生 经常发生变化的信息。71.常规性信息是反映正常经济活动的信息，突发性信息是会展活动中特殊的 偶然的信息。72.集中归纳法就是把信息按一定的目的集中在一起并加以分类归纳 以反映其问题。
73.纵深排列法就是围绕某一个项目问题,把信息按事件发生的过程及变化趋势逐一排列，搞清其来龙去脉。
74.要以项目信息门户网站作为项目管理信息系统的战略目标。
75.技术方面 经济方面 运行方面 主要是其可行性研究要考虑的三个方面。
76.在一个控制循环系统中可以明确分为四个步骤 即建立绩效标准 实施绩效观察 对比实际绩效与标准 采取纠偏措施。
77.会展项目财务管理的对象可以说是现金及其流转。
78.由于会展项目最终交付的事展会服务。会展活动记账则遵循收付实现制原则。79.对资金筹集和使用的管理要确保现金的正向流动。80.收账政策是对各种不同过期账款的催收方式的组合。
81.财务预算在传统上被看成是控制支出的工具,但新的观念认为财务预算是“使企业的资源获得最佳生产率和或利率的一种方法”。
82.财务预算以收付实现制原则为基础。
83.社会公开方式是指公开向社会各类企业 机构或个人招标 以获取商业赞助的形式。
84.内部定向方式是指会展项目有针对性地选择赞助人通过商业谈判形式获得赞助并给予赞助人一定的商业回报。
85.不等价原则 与一般的市场交换要遵循等价原则不同 赞助商的赞助遵循不等价原则,这里的不等价原则是指赞助人赞助金额与会展活动那个本身的成本无关。
86.商业赞助,按其赞助的内容 可分为现金赞助 实物赞助 现金和食物混合赞助。87.单项赞助是指赞助商只对会展项目中某个部分或某个活动提供赞助。
88.标准成本是通过精确的调查 分析与技术测定而制定的,用来评价实际成本,衡量工作效率的预算成本,因此被称为“应该成本”。
89.风险管理是项目管理的重要组成部分 贯穿于项目生命周期的始终。90.比较经典的风险定义是美国人韦氏给出的,风险是遭受损失的一种可能性。91.风险管理的第一步是识别和评估潜在的风险领域 这是风险管理中德最重要步骤。92.著名的项目管理大师（哈罗德.科兹纳博士）专门研究出了项目管理成熟度模型（PMMM）.93.在基准比较阶段重要意识到改进程序对于保持竞争优势是非常有必要的 标准化必须实施于连续的基础上,公司必须决定标准化的对象和内容。
94.风险的大小由两个方面决定,一是风险发生的可能性；另一个是风险发生后对项目目标所造成的危害程度。
95.前推法就是根据历史的经验和数据推断出未来时间发生的概率及其后果。
96.后推法是在手头没有历史数据可供使用时所采用的一种方法,由于工程项目的一次性和不可重复性,所以在项目风险评估和分析时常用后推法。
97.旁推法就是利用类似项目的数据进行外推,还要充分考虑新环境的各种变化。98.预防策略通常采取有形或无形手段，主要有：工程法，教育法，程序法。
99.转移风险：又叫合伙分担风险 其目的不是降低风险发生的概率和不利后果的大小,而是借用合同 在风险一旦发生时将损失的一部分转移到项目以外的第三方身上。
100.回避风险：是指当项目风险潜在威胁发生可能性太大,不利后果也太严重 有无其他策略可用时.主动放弃项目或改变项目目标与行动方案,从而规避风险的一种策略。
101.有些风险要求实现制定后备措施,一旦项目实际进展情况与计划不同 就动用后备措施 主要有费用 进度和技术三种后备措施。102.项目评估又称项目评价,是在项目可行性研究的基础上 由第三方根据国家的有关方针政策 法律法规等等进行进行评估。
103.会展的评估工作大多由主办单位委托一些独立的展业会展咨询企业或行业协会来进行。104.在德国，会展官方评价AUMA组织进行，其是由参展商 购买者和博览会组织者三方面力量组合而成的联合体。
105.当前对会展项目进行的评估大多由会展主办单位自己进行。
106.会展评估的客体即评估对象 可分为：会展城市 会展主办单位与单项会展项目。二．多选题
1.项目的一般特征有：1项目的相对性，2项目的临时性，3项目的目标性，4项目的寿命周期性，5项目的约束性，6项目的风险性，7项目的系统性和整体性。
2.项目管理的特点有：1复杂性，2专业性，3项目管理的方式是目标管理，4项目管理的方法 工具 手段具有先进性 开放性 3.根据会展活动的主题类型,会展项目一般可分为：会议项目，展览项目，体育与节庆项目。4.按展览的规模可分为 单独展，多国展和国际博览会。
5.会展项目管理一般包括：会展项目团队组织，成本控制，进度控制，质量控制，合同控制，风险管理等六项任务。
6.会展项目管理包括；启动，策划，执行，控制和结束 五个基本过程
7.选择会展项目要考虑的市场因素;一是要有大量参展商 参会者参加展会，二是要有大量的观众。8.在项目管理中，可行性研究室指在项目投资决策前。9.会展项目所处的宏观环境在调查研究阶段。
10.对于会展项目所处的宏观环境分析，首先应考虑的是经济环境因素。11.政治安全环境具有直接性 不可预测性和不可抗拒性等特点。
12.一般来说，展会的生命周期可分为四个阶段：萌芽期，成长期，成熟期，衰退期。13.市场进入壁垒可分为：规模经济进入壁垒 产品差别化进入壁垒，制度性进入壁垒。14.财务评估的动态分析法：1净现值法，2现值指数法，3净现值与现值指数的比较。
15.组织结构设计的要素：一是工作部门的设置，二是工作部门的等级，三是管理层次和管理幅度。16.一般来说,团队形成分四个过程，其相应的领导风格是 指导型，影响型，参与型和授权型。17.有效的利益相关者管理至少包括五个重要因素：1识别利益相关者，2参与的层次，3积极调查 确定利害关系和冲突问题，4用一种可以接受的方法解决厉害关系和冲突5正式的批准。18.人员配备计划编写的原则：目标性原则，人尽其才原则，专业化原则，灵活性原则。
19.人员招聘的方法，常用的有：1申请表法，2 笔试法，3面试法，4 工作抽样法，5测试中心法。20.项目经理在项目中德具体职责体现在：计划，组织，指导，控制。
21.项目经理的选择与发展：1竞争招聘制，2领导委任制，3基层推荐内部协调制。22.对于会展项目 建议采用：领导委任制和竞争招聘制相结合。
23.会展项目计划需要解决一下五个问题：1何事，2如何，3何人，4何时，5多少。24.会展项目计划按时间长短可分为：战略式计划，战术式计划，作业式计划。25.定量目标包括增加展会收入。
26.会展的资源配置主要包括三个方面：一是人力资源配置，二是物质资源配置，三是财力的配置,也成为财务预算。
27.会展项目的最终成功就是在时间 ,成本和性能三个方面的限制下追求满足或超过客户的期望。28.项目范围综述是一份保证项目所有的相关利益者对于项目范围有一个共同理解的说明性文件。29.资源计划的工具：1资源矩阵，2资源数据表，3资源甘特图。30.根据信息的等级分类,可分为战略信息，策略信息，执行信息。
31.策略信息是指会展项目管理中中层管理人员所需要的有关局部和中期利益的信息。32.根据信息的用途分类 可分为决策信息 控制信息 作业信息 33.作业信息是指会展项目管理中基层工作人员所需要的日常业务信息。
34.变更控制系统有时别成为趋势预测，偏差预测或配置控制，在会展项目周期中较早实施变更控制系统至关重要。
35.收付实现制原则是指凡是在本期收到的收入就算做是本期的收入 凡是在本期支付的费用都应算作是本期的支出。在会展项目的财务管理中 要结合权责发生制原则。
36.现金流转的时间在一年以上的流转称为长期流转,在一年以下的称为短期流转,与短期现金流转不同的是,长期现金流动设计到固定资产折旧。
37.管理最重要的职能是决策，计划和控制，所以财务管理的职能也分为财务决策 财务计划和财务控制。38.对预测的理解应该从几方面入手,一是预测是对未来事件的预测,二是预测是在历史数据的基础上做出来的,三是预测结果的不确定性,四是预测遵循一定的程序 并采用科学合理的方法。
39.预测方法有很多种,有定性预测法和定量预测法,定性预测法一般包括专家座谈法,德菲尔法和类推法；定量预测法则包括朴素法。
40.会议的各种支出大体分为固定费用和变动费用,其中固定费用主要包括管理费用,邮资 印刷 广告等，变动费用则主要包括食物和饮料费用 展览费用 客房费用 赠物费用 印刷材料费用等。
41.会展项目的主要收入来源一般包括主办机构的拨款收入，销售展位和提供服务收入以及赞助收入。42.三种主要的筹款方式：商业赞助 市场开发 负债筹资。43.开发赞助商一般通过两种方式，社会公开方式和内部定向方式。44.商业赞助的原则：1相关性原则，2利益互换原则，3不等价原则。
45.选择赞助协商的标准：1报价因素，2资质因素，3信誉因素，4市场推广因素。46.不属于市场开发收入的是：市政拨款。
47.属于市场开发收入的有：电视转播权收入,赞助收入,供应商收入,捐赠收入,特许经营收入,邮品纪念币,票务收入。
48.以下说法真确的有：1 2 3 4
1项目风险的定义就是为实现项目目标的活动和事件的不确定性和可能发生的危险； 2风险是与人们的行为相关联的 这种行为既包括个人行为 也包括群体或组织的行为； 3风险是指可能的后果与目标发生负偏离； 4尽管风险强调负偏离 但实际中也存在正偏离。
49.风险分析一般分定性分析和定量分析两种,常用的定性分析方法有：故障树分析法，头脑风暴法，德菲尔法等； 常用的定量分析方法有：层次分析法 期望值优化法，矩阵分析法等
50.常用的风险应对措施有：1风险回避2风险转移措施3减轻风险措施4风险自留5应急措施6风险分担措施。
51.尽管对会展项目的评估可以认为是整个会展项目管理的最后环节 但并不能认为在时间上也是在最后进行；会展项目评估的时间是和整个会展项目同步进行的。
52.评估指标体系的设定，主要有：展览会主题，展览会的规模，参展商的收益，展览会承办商的收益。53.对于那些政治性 文化性 公益性的会议和大型活动 一般不需要进行专业的评估。54.对于那些经贸型 商业型的会展大多需要进行专业的评估。三．名词解释
1.会展项目：所谓会展项目 就是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式。
2.会展项目管理：所谓会展项目管理,可定义为会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求,运用系统的观点 理论和方法，对于执行中的会展项目发展周期中各阶段工作进行假话 组织 控制 沟通等 以实现其目标的各项活动的总称。
3.会展项目经理：又叫会展项目负责人，可以从项目实施组织外部招聘，也可以从项目实施组织内部挑选，是既懂管理，游动会展行情，善于沟通的复合型人才。
4.制度管理法：是指根据国家的各种法律法规等，将会展项目管理中的一些比较稳定的和具有规律性的管理实务,运用立法和制度的形式规定下来，以保证会展项目正常进行的管理方法。5.定量管理法：就是通过对管理对象数量关系的研究，遵循其量的规定性，即利用数量关系进行管理的方法。
6.项目财务评估：是从企业的角度出发,依据现行财税制度 现行价格等有关法规 研究和预测投资项目在完成以后所能给企业带来的经济效
益，并根据经济效益大小 来决定拟实施的项目或不同技术方案的取舍。
7.投资收益率法：是将项目在典型的收益额与项目的总投资额进行比较，求得投资收益率与项目行业基准投资收益率对比 以评价投资 财务效益的一种分析方法。
8.项目组织规划：就是根据项目工作结构分解，确定组织结构形式，选择合适的人员,并进行责任和任务的分派。
9.狭义的项目团队：就是为了实现一个共同目标而协同工作的一组个体的集合，一个迅速形成的 由具备协作精神的成员所构成的临时性组织。
10.项目人力资源管理：可以定义为根据项目目标，采用科学的方法 对项目组织成员进行合理的选拔 培训 考核 激励 使其融合到组织之中并充分发挥其潜能 从而保证高效实现项目目标的过程。11.会展项目计划：就是根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并制定为实现这些目标的进度计划和预算安排。
12.资源计划：就是要决定在每一项工作中用什么样的资源以及在各个阶段用多少资源。13.项目说明书：是项目业主(客户)等相关利益者正式确认的项目说明文件。14.甘特图：是美国学者甘特在20世纪初发明的一种最早的项目计划方法。
15.里程碑事件：是对整个项目有重大营销 决定项目成功与否 并对其他工作有重要参考价值的重大事件。16.项目控制：在项目实施过程中 由于种种不确定性因素的干扰 使得项目实施必然会偏离预先设定的计划轨道 为了保证项目成功和各项目标的实现 有必要对这种偏离采取必要的 有针对性的措施加以纠正 此过程即为项目的控制过程。
17.项目成本控制：是指项目组织为保证在变化的条件下实现其预算成本 按照事先拟定的计划和标准 通过采用各种方法 对项目实施过程中发生的各种实际成本与计划成本进行对比 检查 简单 引导和纠正 尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内德管理过程。
18.项目质量控制：是指为满足项目的质量要求而采用的作业技术和活动 确定控制对象 规定控制标准 制定具体的控制方法 明确所采用的检验方法 说明时间与标准之间产生差异的原因 为解决差异而采取的行动等。
19.项目跟踪：是指项目管理者通过建立完善的项目管理信息系统 在项目实施的全过程对项目进展的有关清理及影响项目实施的内外因素进行及时 连续 系统 准确的记录和包括的一系列活动和过程。20.权责发生制原则是以首付应归属期间为标准 确定本期的收入和费用的会计记账处理方法 也就是说 凡是在本期应获得的收入 不管款项是否已收到 都应作为本期的收入处理 凡不应属于本期的收入 即使其款项已经收到并入账,也不应作为本期的收入处理。
21.剩余盈利模式：收入来源主要是主办单位或机构的拨款 该项目盈利主要是依靠拨款收入大于项目开支而获得的,对于主办机构来说 举办这类会展项目主要目的不是为获得商业利益 二是为了社会效益和其他目的。
22.销售盈利模式：主要是以销售展位 收取参会费或提供其他展会服务为主要收入来源 此类项目盈利主要是依靠销售收入或服务收入大于项目支出而获得的。
23.弹性预算：预算要有一定的幅度,即实行弹性预算,弹性预算的主要用途是作为控制成本支出的工具。24.风险管理：是指项目管理机构对可能遇到的风险进行规划 识别 估计 评价 应对 监控的过程 是以科学的管理方法实现最大安全保障的实践活动的总称。风险是一种客观存在 不可避免的 而且在一定条件下还带有某些规律性。25.项目风险管理：就是对项目中的风险进行管理,是指项目管理人员对可能导致损失的项目不确定性进行预测 以最低成本为项目的顺利完成提供最大安全保障的科学管理方法。26.静态风险：是自然力的不规则作用和人们的错位判断和错误行为导致的风险。
27.动态风险：是由于人们欲望的变化 生产方式和生产技术的变化 以及企业组织的变化导致的风险。28.项目管理成熟度模型：即PMMM，可以帮助公司评判自己项目管理的现状，在项目管理中达到卓越的效果。
29.风险规划：就是项目风险管理的一整套计划 主要包括定义项目组及成员风险管理的行动方案,选择合适的风险管理方法,确定风险判断的依据等。
30.风险识别：就是将项目风险的因子要素归类和分层地查找出来。
31.风险估计：是在风险规划和识别之后 通过对项目所有不确定性和风险要素的充分 系统而又有条理的考虑确定项目的单个风险。
32.风险监控：就是通过对风险规划 识别 估计 评价 应对全过程的监视和控制,从而保证风险管理能达到预期的目标 是项目实施过程中德一项重要工作。
33.会展项目评估：是指对一次会展 的目的 执行过程 质量 服务 直接和间接的经济效益等 进行的系统 客观的分析和评价。四．简答题
1.一个项目存在的充分必要条件是什么？
答：项目存在的两大基本特征是一个项目存在的充分必要条件，首先,从客观特征方面 只有被管理的对象具有单次性任务这一基本属性时,我们在主观上才有可能把它作为一个项目来管理.；其次,从主观特征方面看,即使被管理对象在客观上具备了一次性属性 是够作为一个项目来管理还取决于人们的主观意愿。
2.会展项目的总体特征有哪些？
答：会展项目的总体特征，1服务目标性，2客户广泛性，3项目关联性，4效益综合型。
3.会展项目控制的策略有哪些？
答：1保持控制的权力，2让上层决策者及时了解情况，3充分利用决策层的协调能力，4加强上下和内外沟通，5控制无比机遇最新的计划。
4.行政管理法的特点有哪些？
答：1强制性，2权威性，3水质型，4无条件性。5.在会展项目管理中如何使用行政管理法？
答：首先 应根据会展项目的实际情况，建立合理的组织机构，形成合理的行政层次或能级；其次，应按照行政管理的程序发布指令，贯彻执行，检查反馈和协调处理。
6.简述目标管理法？
答：目标管理法是一种全新的管理方法，是一种将会展项目要达到的目标，同会展项目各项管理工作和参与会展项目的每个成员的任务和之策结合在一起的管理方法。7.选择会展想你锁遵循的原则是什么？
答：1可行性原则，2利益性原则，3创新性原则，4灵活性原则，5信息性原则，8.简述选择会展项目要考虑的产业因素？
答：首先,与所举办的展会相关的产业必须是主办者或管理者非常熟悉的,主办者或管理者要对相关产业的四场状况 市场结构 竞争清况有相当的了解；其次与所选择的会展项目相关的产业应该是处于变化或转型期，市场空间较大，产业发展迅速；再次，与所选择的会展项目相关的产业应该能代表未来产业的发展方向，具有良好的市场发展前景。
9.会展项目的内部环境主要包括哪些方面？
答：内部环境是会展项目所有者或管理者所具备的影响会展项目成败的因素,主要包括1项目管理团队，2项目的财务约束，3以往举办同类型项目的情况。
10.SWOT分析的基本步骤是什么？
答：1分析项目的内部优势和劣势，最重要的是找出对会展项目具有关键性影响的优势，2分析项目面临的外部机会和威胁，3将外部的机会和威胁同项目内部优势和劣势进行匹配,形成可行的备选战略。
11.会展公司采用什么样的组织结构进行项目管理？
答：1公司的业务特点和发展规模；2公司所处的大环境和产权结构；3公司的人力资源素质和结构；4公司的长远发展规划和战略步骤；5市场环境和竞争对手；6企业文化；7其他。12.项目团队的形成需要具备哪些基本要素？
答：1 项目成员有着共同的目标，未完成共同目标，成员之间彼此合作； 2 项目成员之间相互依赖 互相影响 彼此之间形成一种默契和关心；项目成员具有团队意识 具有归属感。
13.有效团队协作的基本原则是什么？
答：1 设定共同目标；2 承认相互依赖和项目尊重；3 共同的行为准则；4 团队共享奖励；5 共同塑造团队精神和活力；
14.一个真诚统一的团队具有的重要特征是什么?
答： 个人需要得到满足； 存在共享利益 成员之间相互依赖，在团队活动中感到骄傲和愉悦 进而产生强烈的归属感，高信任 低冲突 共同致力于团队目标，高度的团队相互影响和有效的沟通，鼓励团队成员发展的能力和同其他组织交涉的能力。15.为何项目经理常常被称为冲突经理？
答：首先 这是项目的特性决定的 目标能否实现 会因为条件选择的错误和许多不可预见因素的出现而困难重重；其次 矩阵式项目组织结构 也容易在项目经理与职能经理或其他资源主管间发生摩擦。
16.简述项目人力资源管理的主要工作？
答：主要包括，人力资源 人员的招聘 培训 考核及激励。17.制定人员配备计划的方法？
答：1责任矩阵,2人力资源需求曲线 18.与职位相关的权利有哪些？
答：1位置权利，2资源支配权利，3决策权利，4工作鉴定权利。
19.会展项目范围主要包括的内容？
答：一是参会者 参展商的确定，二是观众商和普通观众的确定，三是制定合适的营销战略，四是确定会展服务的范围，五是展会现场的管理工作，六是会展评估工作。
20.简述会展项目计划的内容？
答：1 项目范围计划，2项目进度计划，3项目资源计划。21.简述项目范围检查表的内容？
答：其内容包括：项目目标，可交付物，里程碑，技术要求，限制和排除，客户检查。
22.项目的假设条件？
答：在一个会展项目中 假设前提条件主要包括以下内容：1会展项目可用资源及其配备情况，2会展项目工期估算，3会展项目成本预算，4会展项目的产出物。23.项目控制的特点？
答：1具有过程的特点，2具有多目标控制的特点，3 具有一定的相对性特点。
24.会展项目管理信息的特点？
答：1信息的分散性，2使用的共享性，3数量的庞杂性，4加工的多样性，5传递的及时性，6管理的社会性。25.信息收集的方式？ 答：无论采用何种方式收集信息 最关键要保证两点:其一要保证信息收集的可靠性，其二要保证信息的经济性，方式如下： 1）频数/频率统计法；2）原始数据记录法；3）专家判断法；4)间接替代法；5）询问法。
26.会展项目管理信息系统的建立原则？
答：1）会展项目管理信息系统要与会展项目管理系统相一致 ；2）会展项目管理信息系统的建立和运行必须规范化；
2）会展项目管理信息系统要保持相对的独立性,不受行政部门干扰；4）会展项目管理信息系统的目的性要明确； 5）会展项目管理信息系统的管理要再保证具备必要功能的前提下 力求简单实用和灵活。
27.简述影响会展项目变化规律的因素？
答：对于项目的变化 调整的关键就是能够掌握项目变化的规律1会展项目的生命周期，2会展项目的组织，3项目经理的素质，4业主的要求，5外部因素。28.赞助具有哪些特点？
答：一是赞助是一种商业交易/投资，而不是无偿的捐款；二是赞助既可以表现为直接的现金支付 还可以是非现金的服务或产品，赞助的形式可以是多种多样的；三是从赞助中获得的回报最终将对企业的利润产生积极而深远的影响。29.项目成本控制的原则？
答：1全面性原则，2效益原则，3例外管理原则，4统一原则。
30.标准成本发生偏差的原因？
答：发生偏差的原因很多 大致可分为三类：1执行人的原因，2目标不合理，3实际成本核算有问题。31.项目风险管理的特性？
答：1必须分析承担分先的利益相关者，2风险是有时限的，3项目风险管理的目的在与预测，4项目风险管理是有代价的,项目风险将随项目进展变化.32.项目风险管理的原则？
答：1经济性原则，风险管理人员在制订风险管理计划时要以总成本最低为总目标； 2二战原则，即战略上蔑视而战术上重视的原则； 3满意性原则，4社会责任感，5符合企业战略目标的原则。33.商业性会展有着直接的功利性目的
答：商业性会展项目评估的基本内容主要包括：会展的面积 参展商的数量 观众的数量 达成的交易金额或签订的协议金额 会展的门票收入 广告收入等。34.制定项目的评估计划 主要应开了哪些内容？
答：主要应考虑以下内容：1评估哪些内容2需要哪些数据和资料3如何 何时 何人收集数据资料4如何分析数据5最终的评估报告采取何种形式。五．论述题
1.项目全生命周期管理方法是什么？
答：1启动策划阶段，2计划准备阶段，3实时控制阶段，4后续评估阶段 2.会展项目举办地的条件是什么？
答：从世界范围的会展产业发展历史和地区布局来看,市场和产业是会展经济发展的两大基本要素，1经济发展水平和产业体系，2基础设施和社会服务体系，3会战中的规模和服务水平。3论述矩阵组织结构在会展项目的运用？
答：矩阵组织结构把纯职能型组织结构和项目型组织结构的优点结合起来，这是很适合会展公司的，一方面 每个项目都代表一个潜在的权利中心，各个会展项目经理直接向总经理负责，而项目经理的职权由总结了直接授予，项目经理对会展项目的成功负有全部责任。另一方面,职能部门则有责任为会展项目提供最好的技术支持。
4.论述项目团队冲突管理? 答：1冲突管理：冲突管理是项目管理者利用现有技术方法 对出现的不协调现象进行处置或对可能出现的不协调现象进行预防的过程。2冲突解决方式：面对面协商是最常见的冲突解决方式，其次是妥协的方法 特点是通过交换来平息冲突，接下来是缓和的方式。5.专家判断法在制定资源计划中的运用？
答：专家判断法主要是专家根据经验判断确定和编制项目资源计划的方法 有两种具体的形式，专家小组法和德菲尔法。专家判断法特别数和会展项目在编制资源计划时使用，采用专家判断法不仅有利于新的会展项目所需要资源的判断 对已经举办过多次的会展项目也有很强的指导作用。6.项目控制的基本理论？
1）控制是一定主体为实现一定的目标而采取的一种行为 实现最优化控制必须首先满足两个条件 一是要合格的控制主体 二是要有明确的控制目标；
2）控制是按照实现拟定的标准和计划进行的 控制活动就是要检查世纪发生的标准偏差并加以纠正； 3）控制的方法是检查 分析 监督 引导和纠正；
4）控制是对被控制系统而言的 既要对被控制系统进行全过程控制 又要对其所有要素进行全面控制； 5)控制是动态的；6）提倡主动控制 即在偏离发生之前预先分析其可能性 采取预防措施 防止发生偏离； 7）控制是一个大系统 包括组织 程序 手段 措施 目标和信息等若干份系统。7.如何在项目中实施绩效观察？
答：在项目实施的过程中 正式的信息渠道包括报告 简报 参加回顾会议,信件 备忘录和审计报告等 绩效观察过程可采取下列形式： 定期的正式的项目会议，和项目有关的具体问题和机遇的简报，非正式的信息聚到包括不正式的谈话 观察 听取项目团队内和其他部门的传说和闲谈等。8.会展项目的调整？
答：为了保证项目的顺利实现 处理项目变化的最基本措施就是调整，会展项目调整就是针对会展项目的变化状况 所采取的控制项目变更的有效措施,也就是以实现会展项目的既定目标为前提的针对性的应变措施。对于可预见的项目变化 可以采取预防措施,会展项目的变化要求项目的调整 这种调整会发生在会展项目实施过程中的任一阶段。
9.应收应付账款的管理？
答：应收账款和应付账款是影响会展项目现金流动的两个非常重要的因素，实施对应收账款回收情况的监督,可通过编账龄分析表进行。1加速应收账款回收，包括加强应收账款回收的监督，制定收款政策，给予付款方一定的现金折扣；2推迟应付账款的支付，要在不影响自己信誉的前提下。10.风险管理成熟度模型？
答：有风险管理研究与开发项目合作组提出了风险管理成熟度模型,组织通过使用该模型评估他们当前风险管理能力成熟度级别，为改进识别现实的目标 为发展或提高他们风险管理成熟度级别设计行动计划，这是一个非常简单化的模型 不是很正式 只是作为一个简单的评估工具,帮助组织理解风险管理过程的成熟度以及可能存在的缺陷。11.情景分析法？
答：情境分析法是根据发展趋势的多样性 通过对系统内外相关问题的系统分析 设计出多种可能的未来前景,对系统发展态势做出自始至终的情景和画面的描述。
12.故障树分析法？ 答:故障树分析法，即FTA，是一种演绎的逻辑分析方法，在风险分析中的应用主要是遵循从结果找原因的原则，将项目风险形成的原因由总体到部分按树枝形状主机细化，分析项目风险及其产生原因之间的因果关系。,可预测风险 并能提供各种控制风险因素的方案。13.风险应对的方法和策略？
5.会展项目立项具体策划方案 篇五
(一)市场信息的收集
1、产业信息：这包括了产业性质(是投入期、成长期、成熟期和衰退期)、产业规模(生产总值、销售总额、进出口总额和从业人员数量等)、产业分布状况(产品的分布、地区的分布)、厂商数量(潜在参展商和专业观众)、产品销售方式(适合举办展览会的产业一般都是那些“看样成效”为主的行业;还得考虑产品的销售渠道模式及其成熟度，比如批发市场;还有季节性等)。收集这些信息还得国内外信息等。
2、市场信息：从策划举办一个展览会的角度出发，需要收集的市场信息主要有：市场规模、市场竞争态势、经销商数量和分布状况、行业协会状况、市场发展趋势、相关产业状况等。
3、有关法律法规：不管是产业还是市场，它们都不同程度地受到国家有在法律法规的影响和约束，对举办展览会存在着重大的影响。我们应主要了解的有：产业政策、产业发展规划、海关有关规定、市场准入规定、知识产权保护、其他规定等。
4、相关展会的信息：展览会过多，我们很难的进行全面收集，但至少应该收集到相关展览会的下述信息：同类展览会的数量和分布情况、同类展览会之间的竞争优势、重点展会的基本情况等。
5、获取信息的方法：一是委托专门的市场调查机构帮助收集，二是收集现成的资料，三是市场抽样调查，四是通过网络收集。
(二)展览题材的选定
展览题材就是举办一个展览会所计划要展出的展品的范围。
1、确定在哪个行业举办展会：我们需要将市场细分出来，那如何分：细分市场的规模和发展潜力、细分市场的盈利能力、细分市场的结构吸引力和办展机构自身的办展目标和资源。接下来就得考虑选择我们这个展览会的具体题材了，主要有新立题材、分列题材、拓展题材和合并题材。
2、新立题材：指办展机构从来没有涉及的产业作为举办新展览会的展览题材。一般来说，办展机构为确定新立题材进行市场调查的产业不止一个，而是有好几个，也就是说，同时对几个题材展开调查，以便经过分析后确定一个或几个可以进入办展的题材。那么办展机构可以从收集到的信息中选新立题材，亦可从国外已经举办的展览会的有关题材中选择新立题材。
3、分列题材：就是说办展机构将已有的展览会的展览题材进再作进一步的细分，从原有的大题材中分列中更小的题材，并将这些小题材办成独立的展览会一种选择展览题材的方式。当然，这并不说你想分就分哦，一般要满足以下几个条件才可以分裂：一原有的展览会已经发展到一定的规模，某一细分题材达到一定的展览面积;二由于场地限制等原因，这个细分题材的展览面积受限;三细分出来的这个题材不会对原有的展会弄成太大影响;四这个细分的题材和原有展览会其他题材之间有相对的独立性;五收集的信息表明可以细分的题材可以单独举办。
4、拓展题材：就是将现有展览会所没有包含的，但与现有展览会的展览题材有密切关联的题材，或者是将现有展览会展览题材中暂时还末包含的某一分题材列入现有展览会展览题材的一种方法。拓展展览题材是扩大展览会规模的一种常用的有效办法，一可扩大招展展品范围，二可以扩大参展企业数量和观众来源，当然还须具备以下条件：一是计划拓展的题材与现有展览会的展览题材要有一定的关联性;二是计划拓展的题材的加入与现有展览会不会弄成操作上的任何不便;三是现有展览会的专业性不会因计划拓展的题材的加入而受到影响。
5、合并题材：就是将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展览会合并为一个展览会，或者是两个或两个以上的展览会中彼此相同或有一定关联的展览题材剔除出来，放在另一个展览会里统一展出。
(三)展会项目立项策划
在确定了展览题材、基本收集到上述各种信息并对信息进行初步分析后，就可以进行展览项目立项策划了。项目立项策划就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架。那么展会项目立项策划应注重什么呢?侧重于从定性的角度来规划即将举办的展览会，而不是详细地对即将举办的展览会进行定量的分析。项目的可行性分析将在后面的章节介绍。展会项目立项策划具体包括了：
1、展会名称：展览会的名称一般包括三个方面的.内容，即基本部分、限定部分和行业标识。如第96届中国出口商品交易会，交易会是基本部分，中国和第96届就是限定部分了，而出口商品就是行业标识了。展览会的名称也就是确定了展会基本内容和基本取向。
2、展会举办的地点：展览会在哪个国家、哪个地方、哪个展馆举办?是在不同的地方轮流办?还是在一个地方举办?
3、办展机构：指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。一般有主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位是指拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位，现实情况是这些主办单位即不参与展会的实际策划、组织、操作与管理，也不对展会承担法律责任;那么承办单位就是直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会主要财务责任的办展单位;协办单位一般不承担财务责任，也不承担展会的主要招展和招商工作，只对主办或承办单位的工作起协助作用;支持单位有时候也承担一些展会的招商和宣传推广工作，但基本不参与展会的招展工作，也不对展会承担任何财务责任。
4、办展时间：一是指举办展会的具体开展日期，二是指展会的筹/布展和撤展日期。例如某个展会的办展时间是，开展时间：XX年8月19日上午9：30分，展览时间：8月19日~22日上午9：00-16：30，观众开放：专业观众开放日，一般观众开放时间;筹展时间8月16~18日，每天上午9：00-17：00;撤展时间：8月22日下午13：00-17：00或23日。
5、展品范围：在上面我们提到了如何选择和确定展览题材的方法，这个对选择和确定展品范围也同样适用。根据展会定位，展品范围一般包括一个或几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类。
6、办展频率：是指展会一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。这包括产业的生命周期，产品的生命周期的影响。
7、展会规模：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量多少，三是参观展会的观众有多少。在策划展会时，我们都要作出预测和规划。
8、展会定位：通俗点说，就是清晰的告诉人家这个展会是什么和有什么，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争，使自己举办的展会在参展企业和观众的以目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。
9、展会价格和展会初步预算：展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准展位的价格。在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。
10、人员分工、招展招商和宣传推广计划：人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排，招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法，宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。以上各计划涉及的内容较多，也较复杂，在后面我们将有专门的章节来介绍。
11、展会进度和相关活动计划：展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就有条不紊地进行。这些内容在之后在行介绍。
(四)展会立项策划书
在完成上述工作后，我们就可以提出《展会立项策划书》了。该策划书是对上述各项工作的归纳和总结，也是举办这个展览会的办展规划、策略和方法。那么策划书应该包括哪些内容呢?
1、举办这个展览会的市场环境分析：这主要是指我们所举办的这个展览题材(比如新能源、新技术、新设备展览会)当前的行业现状、国家的有关法律、法规和新的政策信息、与这个展览会同类的展览会(如北京国际能源展览会、电力电工设备展览会等)情况，以及展览会举办地(比如在昆明举办)市场的分析(如云电送粤、云电外送、西电东送、农村电网改造等)。
2、提出这个展览会的基本框架：包括展览会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会的价格及初步预算方案。
4、展会的工作人员是怎么分工的计划。
5、展会的招展计划。这主要指展览会的展区如何安排、展位如何划分、如何招揽企业参展的计划。
6、展会招商计划。看清楚了，这里是指招商哦，那招商有哪些呢?
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划(比如要开一个国际太阳能光伏学术论坛)。
6.会展项目流程 篇六
KCC主体建筑面积近九万平米，是一个含有五星级会展酒店、会议展览中心和多栋信息化写字楼三大子项，以及相关能源电站、水处理厂等配套设施的建筑群。该项目建设方由基加利政府牵头，外方公司担任方案设计和现场施工监理，中方公司担任施工图纸深化、优化设计和现场施工组织。子项间建设基地毗邻，地下市政管网相通，土建施工工期同步，后续机电设备安装调试的服务周期长。
可分为多个子项目实施，子项目间需要共享组织资源并且相互影响，争夺资金、时间和资源，又因整体投资规模大，在当地社会影响突出，为全力避免因资源调配冲突处理不当而造成的管理混乱失控，项目群管理理论出现，满足了应对这种多个子项目集群建设管理的需要。从扩展的项目管理眼光看，KCC项目建设的重要性和其各个子项目的集群关系，已初具项目群的特点。
1 应用项目群管理的对象和工作目标
加入KCC项目是我方设计团队所属公司参与国际合作的战略需要。作为中方参与之一，我方的设计团队承担的施工图纸深化、优化设计和咨询工作，是承上启下的重要角色，既担负着与外方业主、方案设计、监理及其他合作方沟通设计意见，修订并递交图纸的任务，也担负与中方施工，设备供应商配合解决技术、标注规范问题，以及图纸翻译和发布的任务。
项目群是一组相互关联并需要协调管理的项目，设计团队面临的挑战在于：1)三大主体相对独立但交通联系和机电管线又密不可分，其在设计周期、人员、技术要求几乎完全重叠，2)有共同的施工难点如遍布整个基地的渗排水管网系统，也有各自的设计要点如CH的降噪隔声和CC的钢结构穹顶，3)项目主合同是按各子项的进度分解，按其各自的工作量完成度，经验收后分步兑现履行，故一个子项的滞后对整体合同实施将造成影响。因此团队应用项目群管理的目标是，集中高效处理问题，灵活高效利用有限资源，达成与各方的良好合作，最大程度的满足方案设计意图和业主期望，为公司业务扩展树立样板。
2 KCC项目具有的项目群特点
项目群具有的多重性、高复杂性和不确定性特点，在KCC项目中体现在以下方面：1)团队角色多重，既要做深化设计还要做施工技术咨询，2)设计人员角色多重，受人力制约，专业设计人员可能要在多个子项中分担任务，在不同子项里要面对不同的技术问题，3)子项间进度多重，这来自于进场工序和原始方案完善程度不同的影响，同一时间段内如CH已开始结构优化设计，但IT仍在方案调整，不同的进度有不同的资源需要，4)多方协同关系复杂，外方“精益设计”理念使得建造分工专业化和精细化，从消防、强电、弱电、照明，到幕墙、水处理、声学、园林景观等，均由多家厂商和咨询方提供，但各方涉及商务合同和标准规范的约束却不尽相同，5)原始方案中的错漏碰缺可能带来的颠覆和延误，以及业主中途做出的局部变更，厂商和咨询方配合滞后等不确定因素等等。
3 项目群管理理论结合KCC项目实际的应用
针对上述情况，团队强调“集成”和“协同”这两个管理要点采取适当举措。
集成管理可以提高项目群的整体功能，从整体优化群系统，并提高其动态发展能力。KCC项目团队藉由此优化精简沟通信息渠道，提高意见和决策的传达实施效率，从而快速对变化做出反应。从人员配置上，建立“主管领导—项目总负责人—子项负责人—专业负责人”的主干，其中项目总负责人是对外联络的唯一接口，在定期项目例会上将管理层面的意见建议、项目进度日志反映给各合作方归口解决，同时归纳接收各方意见和技术条件，项目总负责人也是日常管理主题电子邮件和传真的唯一收发人。
信息汇总后的收发，要求信息整理与管理的条目清晰，易于检索和调用。
对于项目管理类的资料，如各方来往文件函件、传真、会议纪要和签到记录等，专设的项目助理按日期在“项目管理类”文件夹原件存档。备忘录和补充协议等商务文件在“商务合同类”文件夹原件存档。各合作方提供的初始设计资料，如邮寄的方案册、规划用地蓝图、土地使用批准证书的复印件等在“技术资料类”文件夹存档，产品样本、技术规格书和制造商宣传册等在“项目公用技术资料库”文件夹存档。属于某个子项的设计沟通邮件、草图等在“工作组 (Work station) ”文件夹内，按“子项编号——收发日期”的命名格式存档。以上分类均是有书面纸面文件装订后整理到公文夹，有电子文件则存到服务器电脑上相应分类名称的文件夹中。按进度提交设计文件和成果也经项目助理和总负责人签发，并按“子项编号—收发日期—提交文件事由”的命名格式留存图纸递交记录。
以上措施保证从内部质量控制到对外沟通明确权责，可以有档可查可追溯。如按日期留存的图纸递交记录，合同要求外方应在收到图纸7个工作日后反馈核查意见，但实际常有延误，影响团队的设计进度，故递交记录中补充了“递交日期”、“核查答复日期”、“延后天数”统计项，帮助项目总负责人了解工作发生滞后的原因，在项目例会上及时提出，提醒外方切实解决问题，争取到推动项目进展的主动权。
从定期项目例会上反馈回的议案，总负责人一方面向主管领导汇报以供其掌握项目进展，另一方面将召集子项负责、专业负责人转达会议精神，信息可以及时地分项处理，并且最大程度准确地传递，还可跟踪事项的发生和处置结果。从而使得项目总负责+项目助理组合成为管理的枢纽。决策层从战略考虑来安排项目的执行，指导总负责和子项负责人协调人员、进度和效益的配比，形成团队激励的方向。
定期项目例会制度体现出协同管理的重要意义，在外部各合作方之间是约定各自权责范围的沟通平台，在团队内部是技术讨论、资源共享和人力调配的场所。合理调配群系统中的资源是项目群管理的核心，团队内协同工作可以最大化发挥项目内资源优势，如成功应用的技术储备，以往工程中的经验教训，选派和自荐优秀技术人员担当子项负责、专业负责人等。
服务器电脑上的“项目公用技术资料库”成为规范图集、标准图、参考项目样例共享发布的平台，由各专业负责人确定统一采用的设计规范、制图标准、公用图块等资源，按各专业名称分别存储，供设计人引用和参照，项目总负责人和子项负责人通过发布公用图签，统一项目内各专业的图纸版别，便于各设计阶段和最终设计文件的输出、存档和出图量计算。
跨子项间共享提高了资源利用率，也有利于成果标准化和模块化，子项间联系接口规格的统一有利于彼此无缝衔接，减少沟通和确认的反复，提高了集成化的实现深度。
4 应用成效和展望
KCC项目团队自2009年中组建，初步实践应用项目群这一高级管理理论，自我提升角色位置从更高着眼点看全局，成功多次协商解决中外合作间商务、管理和技术的矛盾和问题，体现了团队的智慧，维护了公司在涉外项目中的利益，截至2012年中项目已完成CH和CC的高标准混凝土工程。
项目群概念引入国内较晚，是现代项目管理理论的高级应用和扩展，相关理论各方学者仍在深入研究探讨，其管理技术的细节、操作实施方法等尚不完善，需要结合当代国情和产业、市场背景，在更多典型工程项目中实践、分析和总结，充实理论体系，开拓管理科学的新领域。
作者注：
卢旺达基加利会展中心综合体工程总建筑面积8.2万平方米，是卢旺达国家重点工程和投资最大的建设项目，总投资额合10余亿元人民币。由德国SPECIAL SOLUTION公司担当方案设计，中国建筑技术集团公司设计三所担当图纸深化设计和工程咨询，施工总承包为北京建工国际有限公司。
参考文献
[1]鹿吉祥赵利毕向林陈洪军.项目群管理研究.工程管理学报2010.8.
[2]曹亮功.设计院的企业特性.建筑学报2003.2.
7.会展项目流程 篇七
关键词：会议 运营 体会
一次偶然的机会我有幸作为一名展会的志愿者，接触到会展行业，当时的我对会展行业一窍不通，临时被安排在接待组，虽然只是协助做好相关的酒店房间安排，客人的接待，费用的结算等工作，但是对于我来说，是一个全新的经历。第一次走进了近10万平米的展馆，看到了先进的国际会议中心以及各大星级酒店，参加了盛大的开幕式，各项大会的活动，这些都让我兴奋不已。虽然我只是做好交办给我的工作，但是我仍能够深刻的体会到展会是一个综合性很强，执行流程非常复杂的行业，了解到时间节点的重要性，事无巨细的琐碎性，事物流程的规范性以及突发事件的灵活性等。从事会展工作，既要能说会道，又要沉稳且富有激情，快速融入展会的适应性，知识全面、技巧全懂、操作全会的综合素质，吃苦耐劳，积极向上的工作态度，随时不忘拓展知识，学习提升的钻研精神。这次难忘的经历让我对会展行业充满了向往和憧憬。
后来，因展会情结，经过努力，我正式进入了会展行业，作了一名的真正的会展人，从而开始了我的会展之路，让我从一个新的角度全面的了解会展业。在工作当中，给我一种和做志愿者时完全不同的经历，我不在单纯的做好协助工作，很多的事务则需要自己去对接，从第一个电话，第一份传真，第一次遇到挫折，感觉并非想象中那么好做，于是我开始不断的总结经验和教训，不断的学习，端正态度，摆正心态，学会了不断的去思考，积极克服遇到的困难，慢慢的从管理会务资料、管理大会秘书处、到管理酒店房间、管理大会用餐再到会议场地搭建与布置等工作，我由一个对会展懵懂的新人向着真正的会展人在逐渐转变。
我的工作主要是做会务执行，酒店、会议及用餐安排等会务工作。在工作和不断学习的累计过程中，我开始认识到，我所做的会务执行工作，其实就是会议运营管理，更多的侧重于筹备期管理和会期的现场管理。虽然每个会议都会涉及到活动、酒店住宿以用餐，但是不同的会议又会略有不同。应该根据具体情况分析特点，找到最好的执行方式。
就酒店房间管理而言，这是展会都会涉及到的问题，但不同的会议也需要视情况而定，具体情况具体分析，首先如何保证参会代表能够顺利的办理入住手续，尤其在大量代表同时抵达报到注册时，不会因此在酒店大堂出现滞留拥堵现象，其次代表入住以后，怎样方便有效进行房间管理，最后才能准确的进行费用核算，这些都是我们在之前就要认真思考的问题。我们必须认真分析参会代表的构成、组织及抵达情况。去年的一项国际赛事的房间管理，尤其是选手同时抵达并顺利注册入住的过程，不仅是一次非常难忘的经历，更学习到了宝贵的经验。
此项大赛有来自全球17个国家和地区17支队伍的近百位选手参赛，按照日程安排，他们乘坐两个航班分别于10：30，11：30抵达，注册报到后，下午2：30就要召开全体选手动员大会，在飞机正点的前提下，既要保证选手能准时参加动员大会，又不能在注册时造成酒店大堂人员堵塞，因此选手如何快捷有效的办理入住手续是整个注册工作中的核心问题，从一开始就引起我们的高度重视，主要抓住了三个时间节点。
第一个时间节点：前期预定房源时候，坚持通过录入选手的姓名进行预定。按照以往团队注册的房间管理的经验，因代表都是单独前往，并在某些程度上存在不确定性，为保证房间登记的准确性，一般都是等到代表入住的时候再录入名字。但本次大赛选手是确定的，且是有组织的抵达，并多来自国外，姓名较为复杂，部分还非常相近，登记时录入困难较大，为保证后期房间管理的顺利进行，我们在与酒店多次沟通后，坚持采用了提前录入姓名的方式，这也为后面选手有条不紊的报到注册以及顺利的管理房间奠定了基础。
第二个时间节点：注册前两天，对接酒店保障用房，制作带有姓名的房卡套。确定选手的抵达信息后，随即与酒店协调保障用房，因前后两批抵达时间只相差1个小时，当时考虑最坏的情况就是同时抵达，所以要求酒店10点要将近百间房的房卡交给我们，为此，酒店专门制定了方案，在大堂规划一块有工作人员看管的临时行李寄存处，在前台开辟专门的退房通道，协调客人尽早办理退房手续，加大客房打扫力度，力保注册顺利进行。另外，为保证房卡顺利发放，且便于后期的房间管理，我们还做了与以往不同的工作，就是制作带姓名的房卡套，这样在注册前，就能先登记选手的房间号，发放的时候，也不会出现混乱。
第三个时间节点：注册当天，收集证件办理手续，与各组各环节密切对接，掌握及时信息，随机应变。一早与接机组落实航班正点，酒店在10点前将所有房卡准备就绪，我们登记好房问号以后，将房卡交到注册台，并按照国家队伍进行分类。酒店安排大量工作人员就绪，协助办理入住手续。结果，如我们所预料的最坏情况一样，两个航班的选手同时抵达，负责收集证件的工作人员第一时间将所有证件交到入住手续办理处，在大家提取行李，报道注册的时候，以最快的速度办好手续，归还选手证件，由于前面已经做好了全面的准备，整个注册程序进行的非常顺利，没有出现大规模的人员拥堵现场，得到了一致好评。
此次大会的房间管理，我积累了宝贵的经验，也是对自己在房间管理执行中认真积极思考的肯定，让我对此类大会的房间管理有了新的认识。房间管理虽然这只是活动中一个小小的环节，只有各个环节都认真落实到位，才能保证整个大的活动顺利有序的进行。不同的会议，应根据其具体的情况，认真分析，仔细思考，前思后想，通盘考虑，在保障相关工作顺利进行的情况下，还应在“更好的服务”上下功夫，为此，我将严格要求自己，不断学习，提升业务素质，在会展路上继续钻研奋斗。