企业档案信息化

企业档案信息化（精选13篇）

1.企业档案信息化 篇一

企业档案信息化建设实践思考论文

摘要：本文主要讲述了企业档案信息化的必要性，企业信息化建设管理的主要问题以及完善企业档案信息化建设的主要对策。

关键词：企业档案;信息建设;措施

一、企业档案信息化的必要性

(一)企业文档一体化办公趋势加强的重要选择

我国信息技术和网络技术得到了进一步的普及，文档一体化已经成为档案管理未来主要的发展趋势，必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，并且实现高效管理，才能够真正的提高企业档案管理的效率，并且降低企业成本。

(二)增强企业市场竞争的重要途径

市场信息本身具有的时效性以及准确性对企业的收集、存储数据库提出了较高的要求，为了能够更清晰的认识到自身的优缺点，必须要不断的提高企业档案的信息化建设，才能够全面的分析出自身的优缺点，并且在最短的时间内得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据。

二、企业档案管理信息化建设存在的问题

(一)缺乏必要的重视

为了能够更好的发展企业，大部分企业管理人员将大部分精力放到拓展企业建设中，一味的追求经济效益，而忽视了对企业档案信息资源的管理工作，甚至一部分企业管理人员没有意识到企业档案资料管理的重要性，在大部分时间内一直都在沿用传统的资料管理方法，进而导致企业档案管理工作十分的落后，远远没有紧跟时代发展的步伐。

(二)缺乏规范的策划与指导

企业在进行档案信息化建设的时候，由于缺乏综合素质较高的信息技术人才，进而导致信息化建设的时候，管理人员并不能起到很好的引导作用，导致建设工作比较缓慢，并且收效十分有限。另外，档案管理在进行信息化建设的时候，缺少规范的策划和指导，浪费了大量的人力、物力，甚至还会影响到企业的发展。

(三)企业缺少必要的技术投入

企业档案在进行信息化建设的时候，对于技术的依赖性比较高，甚至一部分档案资料经过时间的腐蚀，导致一部分字符并不能清晰的辨认，需要相应的仪器设备来完成相应的输出工作，进而导致企业往往需要购进大量的先进设备，对企业具有必要的资金需求。档案信息化建设工作并没有真正的引起企业的重视，导致企业并不愿意进行技术建设的投入，从一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的进程。

(四)档案信息化建设发展不平衡

一部分企业能够开展档案信息化建设工作，但是，一部分中小型企业并没有进行档案信息化建设工作。即便是已经进行档案信息化建设的企业，其发展也存在着不平衡，比如规模比较大、效益比较好的企业，其档案信息化建设投入比较大，并且取得了比较好的效益。一些规模比较小、效益比较差的企业，档案信息化建设工作比较落后，甚至流行于形式，并没有得到真正的落实。一般情况下，大型企业信息化建设往往要超出中小型企业，东部发达地区企业超出中西部企业。

(五)档案管理标准与规范不统一

大部分大中型企业档案管理的标准存在着一定的差异性，企业系统档案管理标准并没有得到真正的统一，档案数据以及录用信息不对称，往往会导致大量的档案信息丢失。企业档案信息化建设的时候，不仅会对原有的数据进行更改和迁移，还必须要保障其安全，所以，短时间内实现档案管理标准与规范的统一已经成为迫在眉睫的内在需求。

三、企业档案信息化建设的有效途径

(一)制定档案信息化建设的制度与方案

档案信息化建设的方案必须要符合相关规定和标准的要求，并且要从企业发展的宏观角度以及微观角度加以确认，最终将其发展为战略高度，实现企业档案信息化建设工作的顺利开展。

(二)培养积极服务企业和社会的思想

为了能够充分的发挥出企业档案的作用和价值，必须要树立科学、良好的服务意识，并且要将档案信息开放，实现资源的共享，档案管理工作不能仅仅局限于查询以及利用等方式，必须要不断的深入探索，挖掘出信息档案的更多价值。企业档案部门必须要不断的更新自身的理念，充分的意识到档案信息化建设的重要性，将其上升到战略角度，进一步增强档案信息化建设的`投入，不断的促进我国档案信息化建设工作，才能够更好的为企业、为社会服务。

(三)加强信息化人才培养

企业档案管理人员必须要不断的提高自身的综合素质和专业技术水平，加强管理科学、信息技术以及计算机技术等知识，才能够适应档案信息化建设的需求。企业档案管理人员必须要积极探索企业档案信息服务方式，主动开发企业档案内有用的信息，才能够充分的发挥出企业资料档案的作用和价值。企业档案部门必须要积极的引用信息技术以及计算机技术等方面的优秀人才，从资金和技术等方面给予支持，尽快建立管理型人才，并且逐渐的培养复合型人才，来满足档案信息化建设的需求。

(四)提升企业管理

企业档案信息化建设能够有效的实现各个业务部门之间的衔接，形成的文件能够直接通过文件管理系统归入到档案系统，档案管理人员对整编库进行有效的审核，将合格的文件直接归入档案数据库，没有合格的文件就退还给相关部门。进而能够实现档案管理系统与业务管理系统之间的有效衔接，实现了文件随办随归，及时的保障档案归档工作的准确性和完整性。

(五)构建档案信息化建设管理的规范体系

为了能够保障企业档案信息化建设工作的顺利开展，必须要建立相应的规范体系，所以，企业必须要采取必要的措施，制定规范的标准体系，随着网络技术的快速发展，网络不仅能够为人们提供必要的服务，还会带来诸多负面影响，如果不能规范信息资源建设的标准，就会导致档案信息化建设比较混乱。所以，企业必须要建立完整而规范的档案管理信息化建设标准，为企业档案信息化建设提供稳定的环境，并且保障其标准型和有序性。另外，为了能够保障档案信息化建设的安全，必须要设置相应的权限，从根本上保障企业信息资源具有一定的限制性，方便企业的管理。

参考文献:

[1]安金子.论企业档案管理信息化发展问题及发展方向[J].经济生活文摘(下半月)，(12).

2.企业档案信息化 篇二

一、企业档案信息化建设的实施原则

企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为宗旨, 把企业档案信息化纳入企业信息化建设总体规划, 并保持同步发展。要本着“统筹规划、统一标准、分步实施、循序渐进、安全保密、注重实效”的原则, 以企业信息化建设和档案工作发展需要为导向, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 以人才队伍建设为保障, 充分发挥信息化在企业档案工作中的重要作用, 逐步实现档案信息资源数字化、信息管理标准化和档案服务网络化, 为企业提供优质、快捷、高效的档案信息服务。

二、企业档案信息化建设的核心内容

1. 完善档案信息化基础设施设备。

配备必要的硬件设施, 输入设备 (计算机、高速扫描仪) 、打印输出设备 (打印机、绘图仪器等) 、复印设备、海量存储设备、服务器、光盘库等基础设备, 应满足配置适用、性能稳定的要求。拥有应用功能全面、操作简便、可升级发展的档案信息管理系统软件。提高计算机和网络技术的应用程度, 依托企业现有信息平台建立档案信息网络, 实现档案信息计算机网络化管理。

2. 建立健全企业档案信息化标准规范体系。

在档案信息化建设中, 必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准;结合企业的实际情况, 制定相关企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等方面的标准与规范及其实施细则。管理标准包括电子档案相关定义、归档、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

3. 建立适应企业信息化要求的档案管理应用系统。

采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求、档案信息化建设规范标准和应用系统功能配置完善的档案管理软件, 应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据交换及格式转化的控制与管理。建立包含企业档案管理系统的办公局域网, 能够实现档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。充分利用和发挥网站的作用, 使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。有计划地上载开放档案目录和已公开的档案全文信息, 可实现电子档案资料的网络查阅和远程传输, 并能够保证查全率、查准率、高检索速度和低信息遗失率。

4. 加强档案信息资源建设。

积极推进档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。推进企业档案案卷级和文件级目录计算机录入进程, 建立机读目录数据库, 并实现计算机编目和检索查询利用。可按照企业档案信息的重要程度, 分期分批对纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作, 做到当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。企业办公自动化和其它业务信息系统设立专门的电子档案收集接口, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换, 实现档案信息系统与其它业务信息系统的无缝链接。

三、推进企业档案信息化建设的保障措施

1. 加强组织领导。

成立企业档案信息化建设领导小组及办公组织机构, 负责监督、指导、检查企业档案信息化建设的实施进度, 制定标准和规章制度, 保证档案信息化建设稳步推进。实行工作目标责任制, 分工负责, 责任到人, 保证档案信息化建设工作落到实处。

2. 确保资金投入。

企业要将企业档案信息化建设资金纳入企业信息化建设资金总预算, 保证并加大对企业档案信息化建设的资金投入, 确保购买引进必要设施设备、软件研发工作以及日常维护的经费。

3. 加强档案信息安全防护工作。

企业档案部门应严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规的规定, 建立起完善的档案信息安全保障体系和档案信息安全管理体制。从物理安全、信息资源安全和数据保密等方面切实加强对计算机档案管理系统的管理;加强对电子文件归档工作的监督和指导, 保证真实性、完整性和有效性。归档的电子文件必须保证三套, 一套在本单位档案部门保管, 一套在本单位提供利用, 一套异地保管;企业办公局域网要与外网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输的安全。在开发利用档案信息资源建设工作中, 对已公开提供的档案进行查询的, 要通过身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统安全。

4. 加强人才队伍建设。

3.浅谈企业档案信息化管理 篇三

关键词：企业档案；信息化；管理

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。2002 年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。企业档案信息化建设是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意义和历史意义。

一、信息化时代企业档案工作的新变化

企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动的真实记录，是企业开展各项工作的基础信息，是企业资产的重要凭证和依据。企业档案信息化是运用现代网络技术、信息技术和通讯技术，将档案转化为一种信息资源，在企业内部充分实现资源共享，为企业生产提供更好、快速、高效、便捷的服务。信息时代的企业档案工作与传统的档案管理相比，内涵和外延、方式和方法都在发生新的变化。

(一)企业档案载体丰富多彩

过去传统意义上档案主要是文书档案，随着新技术、新材料在办公领域的广泛应用，特别是办公自动化的逐步推广，电子文件、声像档案、电子图纸作为新型的档案载体，以其快捷的办文进度和传递速度表现出纸质档案无可比拟的优势。人们不再以单一的文字形式而是以文字、图片、声像等多种形式记录人类活动的情况与信息，并将它们转变为静止的记录符号。计算机辅助技术的应用使企业在工程设计、施工和产品研发、生产中，形成以反映二维绘图、三维仿真模拟设计的文字、图形、声音、图像等多媒体信息，常见的纸质、照相胶片、磁带、光盘、软磁盘等都成为作为档案信息载体。人们不再受时间、地点的限制进行工作，并且利用计算机和信息网络的有机结合，使档案资源的形成方式出现了载体多样化的变化。

(二)档案工作手段发生改变

现在的档案工作平台在变宽，不再是过去那种穿针引线的方法，档案工作的手段发生了质的飞跃。在今天信息化的背景下，档案信息开发与利用，以前所未有的手段，在前所未有的范围，充分利用现代工具，发生或正在发生着深刻变化。档案部门建立了自己的网站，档案馆配备了现代设备，采用计算机管理，鼠标一点，一览无余，为我们提供了极有利的工作条件。

(三)档案管理职能进一步强化

信息化时代，档案部门的潜在功能不断得到发挥，不论是宏观上的档案事业管理，还是微观上的具体业务，其社会职能都大大拓展。以往的企业档案工作者往往以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收的身份做为对其企业档案的监督、指导和接收,但今天企业档案人员如果不积极介入文件的形成和保管过程，则很难掌握到企业信息的核心部分，甚至接收不到档案。因此，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档，他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能,参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。此外，企业档案工作者要对档案信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，紧密结合企业生产经营、改革发展的实际及社会的发展趋势，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，为企业生产建设提供信息化服务。

(四)档案信息需求利用广泛

以往，信息资源由于受量少、零散、形式单一、内容专门化的制约，不能适应人们对各类信息和历史依据日益迫切的需求。而今，随着科学技术的不断发展，信息资源已呈现出量大、系统、形式多样、内容真实丰富的现状。企业生产、经营、科研和建设以及其他行政管理，从内容到形式已变得多种多样，对信息资源的依赖性也越来越大。同样，也由过去对档案信息的单一需求，转化为对档案、现行文件、图书、情报检索资料的综合需求。随着企业信息化建设的不断推进，注重信息的时效性，通过信息系统、信息网络获得各种可利用的信息资源，并及时、准确地应用于企业生产经营的全过程，已成为企业信息化建设的主旋律。因此，被动的、手工式的提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的服务方式所代替。

(五)档案人员素质要求提高

档案管理人员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文的大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，深刻影响着企业档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案管理人员的政治素质和业务素质提出了更高的要求，档案管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。概括来说就是：政治过硬，道德高尚；知识广博，业务精良；严谨求实，开拓创新；肯定自我，善于公关。

二、强化企业档案信息化管理的思路

目前我国企业的档案信息化建设还处在探索和发展阶段，信息化管理的优势未能充分发挥，因此，在很多方面还存在着这样或那样的问题，已不能完全适应信息技术发展对档案工作的新要求。因此，档案工作必须适应新形势，迎接新挑战，开创新局面，全面推进企业档案信息化建设。

（一）加强档案工作领导，增强档案信息意识

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。企业领导者的档案管理的信息化意识水平直接决定了企业档案信息化建设以及信息化的深度和广度。为此，作为企业的领导者，应切实把企业档案信息化建设摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案信息化建设工作的极端重要性，并关心和支持这一事业。要积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，要了解档案工作现状，精心策划，制定方案，提供人才、技术、设备及资金保障，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，真正使这项工作成為一把手工作。

（二）实施科技兴档，实现信息资源共享

企业档案、图书、情报、资料，共同构成企业的信息服务体系。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的档案文献情报，任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、资料、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的信息利用系统，依托企业信息化建设，运用计算机网络技术实行一体化管理，充分发挥整体优势。基于此，应做到以下两点：一是实行数字化信息管理。将档案信息以图、文、声一体化方式存储与传输，缩小檔案的存储空间，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，从而使档案信息资源共享成为可能；二是实现网络化管理。企业档案信息化建设应依托企业网络系统建设取得设备、资金上的支持，通过现代科学技术，为信息的有效利用创造良好的条件。通过构建网上档案服务平台，把已转化为数字化的多种形式的多媒体档案信息数据库在网上发布，实现异地随时查询和利用档案信息，从而使档案信息用更快捷、更生动、更形象的方式为企业各部门提供最优质的利用服务。

（三）加强基础管理工作，实现档案规范管理

档案部门要利用现代化的管理理念、管理手段、管理方法，加强对信息文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，提高档案服务水平，使档案工作达到标准化、规范化、信息化，以更好地为企业的生产、经营提供服务。要掌握先进的数字化技术，选择好建库软件，做好档案的著录和标引工作，按照档案数据标准，统一著录项目，统一著录格式，统一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，提高档案数据检索的准确性和完整性，使利用者可以迅速准确、多途径、多角度地对数据库中的信息进行检索。要做好电子文件归档和管理工作，为信息资源开发奠定基础。在收集归档中，要注意电子档案的系统性、完整性、真实性和有效性。要和归档人员密切配合，做到多渠道、全方位地收集各种电子文件材料，防止电子文件分散在各个部门，杜绝“各自为政”的现象。这就要把电子文件归档工作列入企业各部门、单位的工作计划中，列入有关人员的岗位责任制，理顺关系、分清各环节的职责范围，并采取考核、检查、监控等措施，从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。

（四）建设档案管理队伍，提高档案人员素质

要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员。在当今时代，为了保证人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须能够掌握前沿科技信息，洞察各个领域动向，预测社会经济的发展趋势。这样，才能从宏观上把握了解整个社会发展的状况，为收集和提供信息作出准确判断，才能为领导提供有价值、含金量高的信息和资料，帮助领导进行决策。档案管理人员必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。因此，企业应大力加强对档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。此外，企业要注意引进招聘各层次、多类型有专业技术、技能的人才来充实档案队伍，以适应档案信息化建设的需要。

总之，档案信息化建设是在档案工作领域开展的一场技术革命，其结果，必然给档案工作带来巨大的变革，产生深远的影响。面对这一变革，我们每一个档案工作者，都应在思想上、行动上做好充分的准备，积极创造条件，充分利用先进技术与手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法，推进档案资源信息化建设进程，促进档案事业持续健康快速发展。

4.企业档案信息化 篇四

1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4.加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

5.企业档案信息化 篇五

——以地产行业为例

不同的企业有着不同的管理模式，即使同一家企业在不同的发展阶段，其管理模式也会有所不同。不同的企业管理模式下，档案信息化工作的方向也有着很大的区别，下面就地产行业几种常见的企业管理模式谈谈档案信息化工作的区别。

一、地方小企业的档案信息化

上世纪90年代，广州地区出现中国第一批房地产企业，当时这些企业都处在创业期，档案数量比较小，而且都在公司集中整理归档，档案信息化方面就是用办公软件来制作电子目录，作为档案信息化管理的基本手段。这种简单的方式在现在看来基本上算不上档案信息化，但是在当时看来却是最适用的方法，因为公司规模比较小，都在一片办公区域，借阅实体档案很方便，应用需求只局限在检索上，由于在一个地方，更不用通过网络方式去查阅。如果一定要采用现代的档案管理软件等系统，不仅不会提高多少工作效率，反而会增加信息化建设和维护费用。所以对于少量档案集中管理的情况，电子目录式的管理就是最合适的。

二、集团内地区公司自治型模式下的档案信息化

有很多地产企业都采用这种管理模式，每个地区分公司虽然从属于一个集团，但都对自己辖区的业务有绝对主导权。在这种企业管理模式下，档案管理也呈现出另一番景象，每个分公司对自己的档案独立管理，包括在信息化的建设上也相对独立，常常会选择不同的服务商。这一点上会感觉，这种分散自治的模式像是一群独立的公司，但是由于同属于一个集团，又不同于独立的公司群，公司间的业务交流和资源共享会较多，最高战略上的决策也相对统一，反映在档案上就是有一部分相同性质的档案，同时公司间的档案共享会较独立公司之间多的多。这种情况下，企业对档案信息化就有了更高的要求，它需要借助信息化来解决档案跨地域共享这一难题。

三、集团总部管理模式下的档案信息化

6.企业档案信息化 篇六

信用档案信息的通知

各县市区住房和城乡建设局，市属各开发区建设局，有关县市房产管理机构，各物业服务企业：

为充分发挥物业服务企业信用档案作用，进一步规范物业服务行为，根据《物业服务企业资质管理办法》、《潍坊市物业服务企业信用档案管理办法》等规定，现决定集中采集物业服务企业有关信息，全面建立全市物业服务企业信用档案系统。现将有关事宜通知如下：

一、采集范围

潍坊市行政区域内从事物业服务活动的所有物业服务企业（包括一级、二级、三级、暂定资质企业及外地来潍企业）。

二、采集时间

2012年3月6日起至4月30日止。

三、采集方式

信用档案信息资料由物业服务企业填报，县市区（开发区）物业主管部门核实确认后统一上报。市物业管理办公室、市物业管理协会审查资料，将电子信息导入信用档案管理系统，通过潍坊物业网（网址：）向社会公布，提供公开查询，纸质档案作为物业企业的永久档案建档。

四、提交材料

（一）《潍坊市物业服务企业信用档案》EXCEL电子表格（只提供电子版）；

（二）《潍坊市物业服务企业信用档案》WORD表格（纸质打印1份）；

（三）《物业服务企业行为确认表》（纸质打印1份）；

（四）物业服务企业营业执照正副本、资质证书正副本（复印件1份，原件提交审查）；

（五）劳动合同花名册（复印件1份，原件提交审查）

（六）法人代表身份证（复印件1份）；

（七）工程、财务负责人任职文件（复印件1份）；

（八）规定数量的物业管理专业人员、专业技术人员身份证、资格证书（复印件1份，资格证书原件提交审查）；

五、有关要求

（一）物业服务企业信用档案是物业服务行业监管的重要基础资料，各物业服务企业要对该项工作高度重视，认真对待，确保填报资料真实有效。各县市区（开发区）物业主管部门要认真履行审查职责，确保上报资料完整规范、符合要求，对材料的真实性、有效性负责。

（二）2012年资质监督检查工作与信用档案信息采集工作同步进行，不再另行提报资料。物业主管部门按照《物业服务企业资质管理办法》等规定，结合信用档案信息对物业服务企业的资质状况进行核定，核定结果作为2012监督检查结果。

（三）信用档案信息资料由物业企业工商登记注册地物业主管部门负责审核上报。在工商注册地以外承揽项目的，由项目所在地物业主管部门审核上报《物业服务企业行为确认表》。

（四）信用档案信息资料统一用A4纸打印或复印，要求书写规范、印鉴齐全、字迹清晰，按照提交材料

（二）至

（八）的顺序依次排列，用长尾夹活页装订（其他装订方式一律退回重装，不用装硬质封面和目录）。

（五）有关表格及填写说明在潍坊物业网下载。EXCEL电子表格应严格按照填写说明填写，不得修改单元格格式，否则不能导入管理系统。

（六）信用档案信息资料实行动态管理，有关信息发生变更的，物业服务企业应按照规定程序，于变更之日起15日内申请信用档案变更。逾期不申请变更的，物业主管部门不再受理其相关业务。

（七）根据《物业服务企业资质管理办法》规定，未按要求建立信用档案的企业，按规定程序予以注销或降低资质，外地企业不得继续在潍坊市行政区域内从业。

7.企业档案信息化管理初探 篇七

一、提高认识是档案信息化管理前提

企业领导应摒弃轻视档案信息化管理思想, 提高对信息化档案在生产经营中具有不可替代作用的认识, 想方设法改变档案信息化管理落后现状, 尽快适应经济社会发展要求。要根据现有条件和将来可能创造的条件, 把档案信息化管理列入企业发展规划和经营方针目标中, 加大宣传力度, 通过各种形式和渠道提高广大员工对人事档案信息化管理工作的认识, 领导和广大员工从思想观念有了转变, 才能正确认识和理解档案信息化管理在企业中的地位和重要性, 积极参与和管理档案信息化管理上来。

二、不断完善档案信息服务职能和管理手段

企业档案信息化服务的社会化是解决档案工作的方向问题, 管理手段的信息化是解决手段问题, 方向和手段是实现企业档案管理信息化的两个支柱。个别企业强调后者而忽视前者, 虽然有先进的档案技术与设备, 也不能获得良好的社会效益和经济效益, 反之, 强调前者而忽视后者, 档案信息化管理工作效率和水平的提高也只能是一句空话。

企业档案信息服务的社会化和档案管理手段的自动化, 都是一个渐进的过程, 因为二者都受区域经济形势等方面因素的制约和档案工作各方面因素的影响。把现代化档案管理目标建立在二者相统一的基础上, 要求企业在实践中必须坚持这样的道路:一是积极稳妥地采用现代化技术与设备, 提高档案信息处理能力。二是根据社会的政治经济形势以及对档案的需求方式, 适时调整档案工作的内容范围, 不断完善档案信息的存储、加工、传递职能, 扩大档案的社会功能, 使企业档案得到全面发展。

三、档案信息管理要先进技术与传统技术相结合

企业实现档案现代化必然要用大量的现代化技术取代传统的手工操作技术, 但从我国的实际情况来看, 传统技术在相当长一段时期内还将程度不同地发生作用, 从而形成先进技术和传统技术长期并存的局面。

在处理先进技术和传统技术关系时, 企业要立足长远, 着眼未来。立足长远就是要以提高目前档案工作的质量和效率为出发点, 在具备了一定经济、技术条件的部门和工作环节积极地采用现代化技术设备, 力求质量、效率的迅速显著提高。在条件尚未充分具备的部门和工作环节, 应该努力从改进传统技术中要质量、要效率, 切不可急于追求自动化而忽略了当前社会对档案的需求。特别是在传统技术仍发挥主要作用的情况下, 企业无论在思想上理论上还是在实践中, 都不能轻易地对传统技术采取否定态度, 应该积极采取继承、发展和创新的态度, 使档案工作水平获得持续稳步提高。着眼未来就是要看到手工操作向机械化、自动化过渡是一个必然趋势。企业当前各项措施都应有利于加速这一进程。传统技术要为采用自动化技术手段奠定基础, 而不能拖自动化的后腿。

四、发挥档案信息化的社会效益和经济效益

档案信息化在城市供水生产活动中, 扮演着重要角色, 在许多方面发挥着自己特有的作用。

如城市供水时有发生爆管抢修, 经常需要查纸图纸, 如能提供准确的图纸, 便可以在最短时间内把停水给用户带来的不便减到最小程度, 也可以减少供水企业的经济损失, 有助于供水企业建立起为市民服务的良好形象。如在“一户一表工程”改造建设当中, 管网档案就发挥了巨大的作用, 节约了大量的人力、物力、财力, 发挥了管网档案的经济效益和社会效益;在工程设计活动中, 设计人员利用管网档案提供设计依据, 减少了测量、开挖等开支, 加快了设计进程。因此, 档案信息化管理质量如何, 不仅关系着企业形象, 还关系着人民群众的生活、城市的建设和供水企业的发展。

五、提高档案信息化管理培养人才是关键

实现档案信息化管理, 培养人才是关键, 人才培养要先于设备。人才培养要宜早不宜迟。档案信息化管理技术手段越是先进, 对档案工作人员的专业化素质要求也就越高, 要想实现档案信息化管理目标, 必须首先实现档案管理人员的专业化, 没有长时间的努力是难以完成的。

许多企业档案管理由于人才匮乏等原因, 普遍存在着这样一些困难和不足:一是档案资料不能得到及时更新。现在区域经济发展很快, 管网跟不上建筑和地形变化, 得不到及时改造, 在不同程度上, 影响和制约了当地经济发展。为适应经济发展需要, 建议及时培训专业人员, 如供水企业, 需要专业人员拟定新地形补测方案, 同时加强地形补测工作, 不断完善管网图纸, 建立一套跟上现代城市供水企业步伐的较完整、准确的电子底图。二是在档案室的建设上, 目前大部分企业在特种载体管理方面比较混乱, 造成特种载体档案归档方面无法健全。应建立一座先进荣誉室, 把一部分具有查考价值的照片、计算机软盘、光盘和近年来公司所取得的荣誉和成绩, 如奖牌、奖状、荣誉证书、锦旗、奖杯等收集起来, 作为历史资料永久保存。三是不断提高企业员工对档案信息化管理认识, 用集中上课和外聘专业教师到企业讲座等方式, 强化员工对档案信息化管理方面业务的认知能力, 使之懂得档案信息化管理的必要性和重要性, 更好地配合专业人员做好档案信息化管理工作。

摘要：档案信息化和档案信息化建设是应对迅猛发展的信息社会的必然选择。供水企业档案管理专业性很强, 它与其他专业档案一样具有科学性、完整性和服务性等特点。因此, 供水企业档案信息化是必然的驱使。

关键词：供水档案,管理,信息化

参考文献

8.企业档案管理信息化建设探讨 篇八

【关键词】企业档案；管理信息化；建设

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现企业信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

1.企业档案管理信息化建设的重要性

企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。

2.加强企业档案管理的信息化建设

2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。

2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。

2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高級理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。

2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。

3.结语

企业档案的信息化是市场经济条件下，企业发展的必经之路，也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程，加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程，需要极大人财物的投入，要稳扎稳打，任重而道远。

参考文献

[1]陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].露天采矿技术，2010 （4）

9.企业档案信息化 篇九

1、总体思路和基本原则

1.1总体思路

“十二五”期间我区档案信息化建设的总体思路是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，解放思想，勇于创新，抢抓机遇，注重实效，紧紧围绕我区“十二五”国民经济和社会发展需求，依托我区电子政务的建设，以档案信息网络化建设为基础，以档案资源数字化建设为核心，加快推进档案资源数字化、信息服务网络化的进程，全面提高全区各级档案部门信息化管理水平，满足社会和公众日益增长的档案信息需求，大力促进档案事业与社会各项事业协调发展。

1.2基本原则

（1）从全局出发，重点档案和特色档案优先建设

从长远考虑，优先对于重点档案进行建设，明确工作重点，把握轻重缓急，同时兼顾特色档案的建设，集中人力、财力和物力加快建设步伐。

（2）从实际需求出发，考虑公众利益

档案信息化建设必须着眼于服务中心、服务大局，结合人民群众日益增长的档案利用需求，以利用促开发。要把电子文件中心建设与推进政务信息公开、档案信息资源的开发利用与信息资源整合等内容作为档案信息化建设的落脚点，让社会各界和广大群众感受到电子政务、档案信息化建设的便捷与实惠。

(3)保障档案安全基础上，勇于工作创新

要重视新形势下的档案信息安全工作，主要采取预防为主的手段，通过先进的加密手段，防止电子档案信息的泄露，同时加强档案管理人员的专业培训，提高管理人员的安全意识，要建立健全创新机制，鼓励广大干部职工为档案信息化建设提供新的思路。

2、发展目标

总体目标：按照科学发展、绿色发展、和谐发展的要求，努力提高全区档案信息化整体水平。充分利用全区电子政务平台建设的机会,逐步实现已公开现行文件和档案信息网上查询服务。在加强档案信息网络建设的同时，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界的档案利用需求，为全区的各项事业提供积极地帮助。

阶段要求：

（一）2011—2012年，我区档案馆全面建成档案信息网，建成与政府网络相配套的电子数据库。

（二）2012—2013年，我区档案馆建成电子档案中心，为政府等重要部门提供有利的数据支持。

（三）2013—2015年，我区档案馆全面完成数据库建设，初步建成数字档案馆。

3、主要任务和实施计划

按照全区电子政务建设的统一规划，重点建设为党政机关、社会各界服务的数字档案馆及与电子政务相配套的数据备份基地，实现全区互联互通的公开档案信息网络系统，全面完成档案馆数据库建设。

（一）档案基础设施建设

全面提高我区档案馆计算机和网络技术的应用水平，实施文档一体化和馆室一体化管理模式。认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505—2002）等标准，在全区推广应用符合档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件。根据我区实际情况，预计到2015年，全区各类档案保管机构90%以上实现计算机管理档案。

（二）档案资源信息化建设

我区档案馆依托全区的电子政务内（外）网平台，加快电子文件中心的建设，及时接收电子文件和电子档案，为政府和社会各项工作提供服务。预计到2013年，我区档案馆初步建成电子文件中心，在全面建成网上文件中心和电子档案备份基地的基础上，完成电子档案中心建设。

在档案信息网的建设方面，预计到2013年，我区档案馆全部完成局域网和档案信息门户网站建设。预计到2014年在档案信息网站上建立“网上文件中心”。

（三）全区各级机关、团体、企事业单位档案资源信息化建设

在“十二五”期间我区各级机关、团体、企事业单位在档案馆移交档案时，除文件级机读目录外，应同时提供档案的电子版本。加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理。加强对电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集，并实现向我档案馆移交。

此外，我区各级机关、团体、企事业单位档案保管机构要将档案数字化作为档案信息化的基础工作，作为为政府和社会服务、提高档案工作效率的重要手段，在2015年前完成重

要或利用率较高的档案数字化工作，与我区档案馆共同建成现行文件全文数据库。

（四）档案信息化法制建设

在“十二五”期间，我区要加快研究制定适合我区实际情况的档案信息采集和整理、档案信息公布、档案网站建设与管理以及数字档案馆建设发展等档案信息化标准规范。这项工作，力争在2013年初完成，以推动全区档案信息化建设有序开展。

（五）安全保障体系建设

为了建立我区档案信息安全保障体系，我区档案局要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全：加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；要进行档案部门的内部局域网与外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制系统，确保档案信息网络传输的安全。

此外，还应加大档案业务人员档案信息化和电子政务知识以及计算机应用新技术、新设备、新方法等的培训，提高其掌握和运用现代化技术的技能。

内江市中区档案局

10.企业档案信息化 篇十

论文摘要：21世纪是一个科技化高度发展的时代，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。然而，信息安全已成为影响信息公开的关键。本文从人员安全、操作安全、档案信息内容安全以及信息设备安全等方面对档案信息安全提出保障措施。

多年来，在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题，致使大批的档案得不到充分的使用，许多很有价值的档案长期被束之高阁。随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术在档案管理工作中的不断利用，电子档案信息应运而生。21世纪是一个科技化高度发展的时代，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。另一方面，在利用计算机在对电子档案进行操作、传输、存贮的过程中，以及在电子档案的采集、整理、归档、利用过程中都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这就对电子档案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。

一 档案信息安全工作的必要性

档案不同于一般信息，它记录着党和国家事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密，关系国家安全，包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息，具有较强的保密性和利用限制性。这些信息被非法利用，将威胁到国家安全，损害公众的利益，危及社会稳定。档案信息特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息，如何提高档案信息的安全性，成为档案管理信息化时代必须面对的问题。

二 档案信息安全性的范围

档案信息的安全性包括三大范围：(1)机密性：使非合法授权者不得使用;(2)真实性：可确定档案来源的合法性;(3)完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为：保密性需求;真实性需求;完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

11.关于信息化下的企业档案管理 篇十一

关键词：信息化；档案管理；自动化

科学合理的档案管理对企业的发展而言十分重要，一方面，企业营销部门可以从收录的人员资料中发现潜在的客户；另一方面，可以对过去的案例进行再思考，便于探索更加高效的业务开展流程。但是，在信息化已成为商业领域主流趋势的背景下，当前仍有不少企业采用旧有的人工管理方式开展档案管理工作，这严重的影响了其他部门的工作进程，制约了企业的发展。因此，以企业目前的信息管理部门硬件为基础，探索出一套档案管理自动化系统意义重大。

一、企业应用自动化档案管理的必要性

（一）传统人工管理无法适应当前的高速的信息流

当前信息流已成为企业的生命线，处于信息优势地位的公司往往可以较为容易的扩大客户群，开展经营活动。在此背景下，有不少大型企业（尤其是国有企业）查看一个之前签订的合同往往需要多个管理人员的同意才能获得权限，大大的阻碍了工作的开展，人工档案管理繁琐的流程很有可能成为企业业务拓展的制约。

（二）档案人工管理与公司其他业务的网络化管理不相匹配

当前，市场上大中型企业的核心部门大多已经实现了办公的自动化，而档案管理由于难以直接带来经济利益，所以往往会被企业管理者所忽视，仍采用旧有的管理方式。当市场人员向档案管理部门索要历史记录时，往往要经历一番查找，若是查找影像资料，可能还需要观看一段录影带才能确定。如此，就造成了档案管理部门和企业其他部门之间的脱节，在一些情况下档案管理甚至会成为特定业务开展的控速环节，给企业的经营带来了负面的影响。

二、信息化档案管理的特点

（一）管理一体化

信息化档案管理不是简单地等于使用电脑进行档案管理，事实上，如果档案管理人员仅仅是将纸质版的文件录入到电脑上而不做任何的归类或比对，或需要进行复杂的目录输入，那么就仍属于传统档案管理的范畴。管理一体化是区分信息化档案管理和传统人力档案管理的一个重要标志，传统的档案管理方式是档案管理部门将公文进行整理、分类、归档，并由业务性部门对产品技术、经营活动、合作协议等文件进行归纳。而信息化的档案管理系统下，归档和管理可以一个步骤完成，档案管理部门无需进行文件的扫描、录入、上传，避免了重复性工作。系统自动生成的表单也减轻了档案管理工作者的目录录入工作量。

（二）便利的信息检索

与传统的人力档案管理相比，信息化档案管理在检索的便利性上具有十分突出的优势。首先，档案管理系统上的文档是拿到纸质版后立即扫描记录的，因此不存在信息丢失的问题；其次，不同的电子版文件存放在不同的类别下，可以针对性的进行筛选；最后，可通过关键词或文件名称模糊匹配方式查找所需资料，而不需要像纸质版档案管理时期那样一个个文件拿出来对照。

（三）对操作人员有一定的技术要求

使用自动化的手段进行档案管理时，往往会用到access等数据库软件，这就需要档案管理人员熟悉掌握基本的操作，如查找、筛选、录入、删除等。必要情况下，还需要掌握简单的应用公式或编程技能。而档案管理工作的从业者的专业背景大多为文史类，信息技能正是其弱项所在。

三、在信息化的背景下优化企业档案管理的路径探析

（一）构建科学合理的档案管理制度

企业要想充分发挥信息化档案管理的优势，就必须建立起一套符合自身特点的、行之有效的管理制度，并通过尝试，探索出最佳的操作流程，以提高档案管理的效率。这套制度应做到除机密文件外的所有文档可以在全公司范围内共享，以实现与信息化的开放性相适应（已确定即将离职的职工应取消访问这一系统的权限）。另外，这一管理制度还应具备相对宽松的档案存储制度和比较严格的删除制度。这是因为，宽松的存储制度方便公司各部门的员工及时将到手文件扫描上传，而严格的删除制度则是为了避免发生信息的误删给后续使用带来困扰。每位员工应按照相应的类别上传扫描件，而档案管理人员需定时对新加的文件进行核对，及时发现问题并联系录入人员修改。

（二）注重选拔、培训专门的信息化档案管理人员

企业内部建立起自动化的档案管理渠道，并不是要用计算机完全取代人的作用，而是通过集成化的系统辅助档案管理人员做好自己的工作。企业在选拔新员工时，因着重聘任基本业务能力过硬，且对数据库操作有兴趣的人员。入职后，则要及时安排老员工或人力部门对其进行培训，使其能够迅速适应工作环境。为适应公司业务的发展，档案管理软件可能要不定期的进行升级，这就需要及时的对档案管理部门工作人员开展培训，使其尽快适应新系统，避免发生误操作。此外，档案管理系统的构建往往是由公司的信息部门进行，而档案管理人员是最熟悉档案存取操作的人，有必要参与到软件的功能开发中去，为系统的搭建提出建设性的观点。

（三）强化档案管理监管

企业的自动化档案管理系统是几乎全公司所有部门及员工都要应用到的，一但出现错误，可能造成较为严重的问题。因此，档案管理必须要严格监督，且应做到全流程的管理。在档案录入首先要筛选出无关文件，有选择性的上传；文件上传后，经过短暂的缓冲期，这一期间只有档案管理部门和文档上传者所在部门员工可以看到，经过档案管理人员确定无误后，方可向全公司公开；当档案在使用期间被重新编辑时，也应经过两方的确认才能公开。总之，为实现自动化管理系统的高效、准确，档案管理应严格做到全过程的规范化。

参考文献：

[1]孙玉萍.信息化背景下的企业档案管理探究[J].城建档案， 2014，03：60-61.

12.企业档案信息化工作的研究 篇十二

1. 企业档案信息化的内涵以及建设的要求

所谓企业档案信息化, 就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行收集、管理、开发和提供利用服务。换句话说企业档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管、利用为重点向以档案数字化管理和企业档案信息实现高度共享为重点的转变过程。企业档案信息化的建设也就是利用数据库技术、数据压缩、高速扫描等等技术, 将纸质的、声音的文件等传统的介质文件和已经归入档案保存的档案系统的组织成结构有序的档案信息库。

企业档案信息管理系统主要包括五个方面:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。档案信息化建设的前提是文档一体化, 所谓的文档一体化就是要求把档案信息化建设纳入办公自动化的框架中, 并且与办公自动化保持一致, 同步进行。尽管在现实中电子文件已经占据重要的位置, 在日常工作生活中广泛的应用, 但是它还是不能够取代纸质文件的重要地位。为了保证电子档案的准确性以及安全性, 我们必须要确保网络的安全, 保证档案信息的安全保密, 对访问的对象设置权限等。另外还要保证计算机系统运行的安全, 采取正确的防范措施, 例如安装防火墙和实时更新杀毒软件, 并且对归档的信息进行定期备份等。

2. 企业档案信息管理建设的必然趋势与迫切性与重要意义

企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段, 对企业档案的信息资源有序整理, 对档案信息数据库开发建设, 对档案人才队伍建设等, 以促进企业档案信息资源的开发利用。

(1) 在信息发达的新世纪, 企业档案的信息化管理是一种必然趋势

企业档案信息化的管理是顺应时代的需要而产生的, 是适应国家、政府信息化建设发展的需要。面临世界经济的迅速发展和社会发展的总趋势, 党中央、国务院提出要在未来的五年内, 把国民经济及和社会信息化的发展放在优先位置, 用信息化打动工业化, 实现经济结构和产业结构的优化升级, 实现生产力的跨越式发展, 加速国家现代化的发展步伐。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上, 政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架, 即政府机关内部的办公业务网;中央和地方府及部门间的办公业务资源网;以因特网为依托的政府公众信息网;政府系统共建共享的电子信息资料库。由此可见, 国家、政府信息资源都将档案信息资源作为重要的组成部分, 为了适应国家、政府信息化的循序发展, 企业档案只有改变现有的管理模式, 向信息化管理方向发展。现代的企业是属于信息的企业, 从工业时代进入到信息时代, 所有的企业信息处理者都必须更快的适应信息化的要求, 必须要迅速准确的掌握信息拟定计划, 作出协调、控制和决策, 企业经营管理主要就是依赖信息, 信息与企业息息相关, 企业一旦离开信息将无法运行。而信息化的管理则会使企业现有的档案资源以更有条理, 在使用的时候也会更加的简便快捷, 为企业之间和企业与用户之间提供了更好的沟通桥梁。例如, 现在许多城市企业在网络上推出本企业的档案信息网站。通过网站描述企业的业务、产品, 表彰企业的先进人物等等。众多高校也纷纷建立本校的网上信息平台, 介绍本校的精神文明建设情况、展示精神面貌。各种各样的企业通过网站窗口更加方便快捷的展示本企业精神, 广大的用户群体可以自行的查询了解企业以及企业的档案信息, 企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏, 树立起自己的品牌, 为企业赢得可观的效益。企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。

(2) 企业档案信息管理的迫切性与重要意义

当今世界的竞争是信息技术的竞争, 而在企业的竞争中, 提高企业竞争力的关键就是实现档案管理信息化。随着信息网络的高速发展, 企业面临的是全球化、数字化、信息化、数字化的变革, 企业的竞争力和企业的信息化程度密切相关。档案信息化是现代企业生存和发展的必然选择。在高度发达的信息时代, 企业要实现从粗放型管理向集约型管理的转变, 就务必把信息资源的开发和管理作为重中之重。在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术, 规范企业内外联系中的信息流程, 充分发挥信息技术和信息网络的作用。企业档案的信息化管理为企业节省了大量的人力物力财力, 提高了工作效率。传统的档案管理工作中, 主要采用的是手工操作, 工作任务重且效率低。在实现信息化的档案管理具有自动性、时效性。数据可以高频率运用, 可以在档案管理部门内部进行数据共享;数据录入后, 可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表和档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等;档案库中的信息形成报表, 通过计算机进行处理。档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来, 不再是目录的打字员和档案的保管员, 可以更好地从事档案的收集和整理工作, 提高档案管理部门

的工作效率。另外, 与传统的检索方式的相比, 档案的信息管理能够节约更多的时间和人力, 能迅速的在档案中检索到所需要的档案信息。这样可以更加有效地为企业的各个部门服务, 为企业的员工查询资料时提供方便, 提高工作效率。同时档案资料的电子化更便于员工的二次开发和利用, 提高企业整体的工作效率和市场竞争力, 使档案管理部门的职能不再单纯是档案的保管, 而是企业内部的信息中心。

3、企业档案信息化存在的问题以及对策

目前, 档案信息化建设已经放在突出的位置, 得到高度重视, 虽然已经在广大企业中得到广泛的应用, 但是这只是局限于政务公开、民生档案建设等层面。众多的中小型企业对档案的信息化建设工作不够重视, 致使发展呈现极度不平衡的状态, 这种现象不容忽略。下面我们针对在企业档案信息管理过程中出现的问题而提出一些解决的方法。

3.1 企业档案信息化工作中存在的问题

(1) 领导不够重视, 对档案信息管理缺乏长远的规划。一项政策的大力推广与领导的重视成都市密不可分的, 目前大部分中小型企业的领导们尚未意识到企业档案信息管理的重要性, 在政策上不予推广, 在行动上不予经费的支持而导致档案信息化建设工作开展的困难。这主要源于这些领导人的档案信息管理的思想意识相对薄弱, 不少人缺乏档案信息化得相关知识, 会单纯的以为把档案资料输入电脑就实现了档案信息化管理。为了实现企业管理的更加有条理, 透明度更高, 必须正视档案信息化管理。但是往往由于领导的不加以高度重视, 在档案信息化管理过程中员工的态度会较为松懈, 思想观念不能得到更好的解放, 所以会在管理的过程中出现很多弊端。只有领导加强重视, 普及员工信息化知识, 消除偏见, 提高学习以及信息管理的主动性。由于我国许多企业尚未完全进入到信息化时代, 没有建立起完善的现代企业管理制度, 对本企业的发展战略缺乏深刻的认识, 因此在推进企业档案信息管理工作的时候难度较大。导致不能更好的在这方面做好总体规划, 这就直接影响到企业档案信息管理工作的质量与效率。

(2) 硬件设备落后, 操作人员素质不达标, 电子文档管理不完善

档案信息管理是一项新的工程, 众多企业尚未真正体会到它所能带来的效益。所以在推广的过程中不能够正视档案信息管理的重要性, 会在硬件设备的使用方面不够重视, 使用原有的计算机操作, 在系统操作方面会出现许多不必要的麻烦, 从而造成使用时的困难, 甚至会造成数据的丢失。另外在人员操作方面, 不能够正确的聘用专业人员, 致使操作管理的人员素质不能适应需要。有许多档案管理者知识通过一些简单的上岗培训, 对电子档案并无深入学习, 对档案的信息掌握不够准确, 这样就更加不利于档案信息化工作的实施。此外, 这些因素会使电子文档的管理不够完善, 例如:由于管理人员的水平有限, 他们会在整理档案的时候没有一个清晰的思路框架, 甚至有的员工把文件只存本机, 造成档案的不完整, 造成查找不便利。

3.2 企业档案信息管理对策

(1) 加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性, 其目的在于提高企业领导的决策和管理水平, 并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求, 同时, 加大力度推广档案信息化建设, 为全体员工普及信息化的重要性, 号召全体员工积极配合。使档案信息管理工作开展的更加便利, 以达到提高工作效率, 赢得高质量、高水平工作的目的。

(2) 重视档案信息管理, 加大投入力度, 更新硬件设备, 建立完善的安全保密管理制度, 规范档案信息化管理标准, 培养高素质的档案管理专业人员。档案管理的服务群体是广大的, 为了实现其精确度、保证效率性, 档案管理部门要尽可能多地开发有效档案信息, 以保证档案信息的充分利用, 以便于档案信息能更好的服务于广大群体。然而, 信息的开放性和安全性是一对难以调和的矛盾, 为此必须做好电子档案的保密工作, 同时又能更有效地为广大群体所服务。

与传统的档案管理相比较, 精确性、时效性和简易性是档案信息化三大特性, 这些在很大程度上能更好的服务于用户。这就要求档案数据库中信息的存储与呈现实现标准化与规范化, 避免出现档案信息的重复开发和利用效率不高的问题, 从而进一步实现档案信息资源共享。档案信息化建设是一项专业性很强的工作, 它需要专业的管理人员, 这些人员要有着强烈的责任感, 还要对信息数据有一定的敏感性, 具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能, 全面了解档案信息管理里方面的法律、法规知识。因此绝对不能忽略企业档案信息管理的人员选择。

总之, 企业档案管理信息化建设不是一蹴而就的, 需要企业各部门之间的相互协调, 需企业的领导在理论实践上、管理等方面的高度重视。企业应该根据根据本企业的实际情况来优化档案信息管理的硬件, 充分发挥专业技术人员等各方面的优势, 以促进档案管理信息化建设的快速发展, 更有效地提高档案信息系统的工作效率, 为企业的可持续发展提供可靠的信息保障。

摘要：当今世界信息高度发达, 作为企业要提高自身的竞争力, 必须提高企业的信息管理。档案的信息管理工作是企业信息管理的重要部分, 其为企业的工作人员带来众多的便利, 同时提高了员工的工作效率, 本文主要对企业档案信息管理的内涵、重要性以及在实施过程中所面临的困难加以探讨并提出相应的解决措施。

关键词：企业,档案信息化,管理

参考文献

[1]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京:中国档案出版社, 2007

[2]刘江华.企业文化建设的营造[J].江苏文化, 2003, (5) .

[3]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 1999

13.什么是档案信息化 篇十三

所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。

在上述五个方面中，档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。我们常说，在进行档案信息化建设的时候，要处理好 “路、车、货”的关系。所谓“路”就是各种类型的网络，“车”就是计算机的硬件和软件，而“货”则是数字化的档案信息资源库。有“路”无“车”不行，有了“路和车”，如果没有“货”，“路和车”就失去了意义。这里的“路和车”需要单位领导在人力和财力上的支持，而“货”除了我们档案人员对馆藏档案数字化之外，就是新形成的电子文件的归档工作，这就是我们说需要您支持和配合的原因。您看档案信息化建设和您的关系有多密切？档案信息化建设最终将实现，一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着，您将来利用档案，不用再亲自到档案馆来查阅卷宗，而是可以通过网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制，您可以在任何时间、任何地点浏览档案全文，您面对的将是“永不关门”的档案馆。这就是我们为什么说您是最大受益者的原因。

目前，为加快档案信息化建设，不少单位在开发利用档案信息资源过程中，都要对原有馆藏传统载体档案进行数字化，即把馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。这就需要耗费大量的人力、物力和财力。在这种情况下，如果正在形成的电子文件及时进行归档，将来就减少了重新对其进行数字化这个环节。否则，一方面原有馆藏档案要进行数字化，而另一方面新形成的电子文件任其白白流失，事后再重新对这部分档案进行数字化。这样不仅仅造成人力物力的浪费，还会影响整个档案数字化的进程。更为严重的是，随着电子文件功能的不断增强、数量的迅速膨胀，如果再没有相同版本的纸质文件归档，将有可能会造成历史的断档。

在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：文档一体化，归档双轨制和确保网络安全。

文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

确保网络安全，是在档案信息化建设的同时，我们不能忽略的重要问题。一是机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；二是计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；其次还包括公共设施的安全管理等多项措施

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 人事档案的接收、保管和利用制度发布时间：2012-01-16 08:55 [打印] [大 中 小]人事档案的接收

(一)代理人员的人事档案由各级人力资源和社会保障部门所属的人才交流服务中心代理部和就业办代理部负责接收。其它任何单位和个人不得接收或保管代理人员的人事档案。

(二)人事档案的接收要按照国家、省市有关人员流动的程序和规定进行。对拟接收的人事档案，代理部工作人员要认真做好审查工作。凡不按规定程序转递或有涂改出生年月、就业时间、学历、职称、工作岗位等情况的人事档案，均不予接收。确需接收的，应由原档案管理机构出具说明材料并加盖单位

公章，经中心集体研究同意后再予以接收。

(三)对符合接收规定的人事档案，要认真做好登记工作，完成基本信息采集和相关业务办理后，填写《代理人员人事档案移交清单》和《人事档案材料清单》，定期向中心人事档案室移交。

人事档案的保管

(一)代理人员的人事档案保管工作，由市、区(县)人才交流服务中心档案室具体负责。

(二)对拟移交档案室保管的人事档案，档案室工作人员应对照《代理人员人事档案移交清单》和《人事档案材料清单》，进行逐项核对。如出现档案份数与《人事档案移交清单》不符或档案材料与《人事档案材料清单》不符的，移交人应注明情况。否则，档案室工作人员有权拒收。

(三)交接双方核实无误后，在《代理人员人事档案移交清单》上签字确认，《人事档案材料清单》入个人人事档案。

(四)严禁用人事档案的借条代替人事档案入库。

(五)日常接收的零散入档材料，由档案室工作人员负责鉴别接收，并做到及时归档。

(六)代理人员的人事档案保管费用，由代理部按照国家、省市财政、物价部门的有关规定收取；失业人员免收人事档案保管费。

人事档案利用

(一)单位借阅、查阅代理人员的人事档案，须按国家有关规定执行。

(二)个人可凭本人身份证借用其档案中的《报到证》、《入党志愿书》等国家规定可以外借的材料。如委托他人办理的，须出具代办人身份证、当事人身份证及委托书。借用时间不得超过十五个工作日，用后及时归还入档。

(三)不可借用的档案材料，由档案室工作人员提供其复印件或出具证明材料，加盖档案室公章予以确认。

(市人才中心)

师宗县档案接收和利用管理办法

第一章总则

第一条根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》

第八条、第十一条、第十九条的规定，结合本县实际，特制定本管理办法。

第二条县国家综合档案馆，是集中统一保管和开发利用档案资料的基地，按照档案分级管理原则，依法接收和征集各类载体（各种文字、图表、声像等）形成的需长期或永久保管的档案资料，并向社会提供档案服务。

第二章接收范围和方式

第三条凡本县各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织保存了十年左右的永久、长期档案，应依法向县档案馆移交；特殊载体的档案资料或被撤销单位的档案可随时移交进馆。

第四条凡本县各级机关、团体、企事业单位形成的政治、经济、科学、文化、教育、社会事业等方面的档案资料（包括：文书档案、科技档案、普查档案、婚姻档案、照片、音像、电子档案等）都应按规定向县档案馆移交。部分有专门保管规定的档案除外。

第五条各单位在移交档案的同时，须将档案的检索资料（案卷目录、全宗介绍、分类大纲、组织机构沿革、大事记、重要会议简介、志书等）一并移交进馆，以保证档案馆的规范化管理和检索工作的需要。

第六条档案接收工作由县档案馆根据各单位档案的形成时间制定接收计划，并向各立档单位制发移交档案通知书，各单位应在规定时间内，主动向县档案馆移交档案。

第七条为了挖掘和科学保管我县人文历史资料，县档案馆同时征集（包括捐赠）和代为保管具有重要意义的社会档案和个人档案资料，即：反映明清时期、民国时期、革命和新中国建设时期辖区内的知名人士、重要活动或事件所形成的档案资料；征集（代管）具有代表性的家谱、宗谱等资料。

第三章进馆档案的质量和要求

第八条凡应接收进馆的档案，必须符合以下质量要求。

一、文件材料要收集齐全完整，案卷没有遗漏；案卷没有虫迹、潮湿、霉变等。

二、卷内文件材料应以本为主，不能跨年组卷；文件分类、排列应保持工作上的有机联系；保管期限划分准确。

三、案卷内如有用红墨水、圆珠笔、复写纸书写的材料，应复制或复印。

四、案卷装订（装盒）要整齐、美观、结实，避免掉页；文件原有的金属物要剔除干净，破损的文件材料要裱糊。

五、案卷的全宗名称须写规范的全称，案卷封面的书写须规范和简明扼要；卷内文件须填写文件目录，并与卷中的文件数量、内容、页号（页数）相符；卷内须有备考表，并填写立卷人、检查人、立卷时间，有特殊情况需作必要的说明。

六、按原规定立卷的档案，进馆时须交案卷目录一份；按新《规则》立卷的档案进馆时须交归档文件目录一份，文件目录光盘一张。

第九条经县档案馆检查合格和清点无误的档案，由县档案馆办理接收手续，并由移交人签名。对不符合质量要求的档案，由立档单位重新整理后再接收进馆。

第四章档案的开放和利用

第十条县档案馆保管的档案，自档案形成起满三十年向社会开放，并公布开放档案的范围和目录；经济、科学、技术、文化等类档案可根据需要随时提供利用；属于国家保密的档案，其开放利用按国家规定执行。

第十一条机关、团体、企事业单位因工作需要，凭单位手续可以按县档案馆的规定申请利用本单位进馆的档案；中华人民共和国的公民和组织，持合法证明或证件可利用已开放的档案；外国人或组织利用本馆已开放的档案须经市档案行政部门同意方可利用

第十二条利用档案须按县档案馆的要求填写利用档案登记表；摘录或复印档案应经县档案馆同意；档案案卷原则上不得借出馆外；利用和公布档案不得违反知识产权和有关法律规定。

第十三利用档案实行免费利用服务。

第五章附则

第十四条档案接收利用工作受法律保护，利用者应当保护档案原件，不得任意勾画、圈点、涂抹、污损、撕毁、剪裁、拆散和窃取档案资料，对拒不按规定向县档案馆移交档案或造成档案损失、丢失等违反档案法规定的行为，将视其情节轻重，依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定进行处理。

第十五条本办法自发布之日起起执行

第十六条本办法由师宗县档案局（馆）负责解

二010年一月一日

随着社会的不断发展，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想、勇于改革、大胆创新。自《中华人民共和国档案法》颁布实施后，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

一、我的优势有：

1、工作勤奋、热情、细心扎实

在多年的工作中，养成了良好的工作习惯，在工作中勤奋好学，充实自我，开拓视野，与世俱进，就是工作再辛苦、再累，也要扎实地、毫无怨言地去完成，从不拖沓，做到谨慎细仔，不忽视每一个细节。七八的乡镇工作中，主动、热情工作，并把热情服务作为最基本的职业道德，所以在工作中总是受到群众的好评。凭着特有的细心，凭着对工作的热爱，一直坚持，踏踏实实，自觉践行着自己的工作信条：“扎实做好每一件事，人生才不断有收获和喜悦！”，多年来，坚持亲情化服务，努力践行职业价值观。

2、有良好计算机操作能力

现代管理和办公都离不开计算机，给我们的工作也带来了新的要求，本人具有良好计算机的操作能力，熟悉OFFICE办公软件，懂得些电脑基础知识，这对档案信息化管理是一个很好基础。

3、良好地沟通能力

二、我想这样发展我的工作

1、更加勤奋工作,提高精神面貌。档案管理在新形势新任务下,迎接新挑战,开拓新局面,就要有强烈的事业心和责任感,把工作当成事业来做,在工作中获得快乐,在工作中获得幸福,在工作中去实现人生的价值。只有保持那么一股子蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气,自觉克服消极懈怠、满足现状、得过且过等思想,以满腔的热情,以百倍的努力,全身心投入工作,刻苦、扎实、勤奋地工作,才能在工作中不断开拓进取,走出新路子,干出新事业。

2、培养坚忍不拔的毅力。档案工作的特殊性质,决定了我们会经常面对大量的中心工作和急难重大任务,要确保高标准高质量地完成任务,需要我们付出更多更艰苦的努力。必须始终保持艰苦奋斗的优良作风,始终保持压倒一切困难而不被任何困难所压倒的精神,克服畏难情绪,敢于去碰硬,敢于去啃硬骨头,在艰苦的环境中,在重大和急难任务面前,接受考验,经受锻炼。要经得起失败和挫折,一次不行两次,两次不行三次,只要坚持不懈地努力和奋斗,一定会攻克难关,战胜困难,圆满完成工作任务。

3、加强职业道德修养：发扬特别能吃苦、特别能忍耐、特别能战斗的精神,比别人付出更多,牺牲更多,承受更多。有时付出了,未必能得到相应的回报;作出了牺牲,有时却不被理解;长期默默奉献,有时却难以有所收获。面对这些,组工干部必须要有忍耐精神,甘于寂寞,甘于平淡,甘于清贫,时刻保持一颗平常心。

4、注重工作质量和工作效率。要把勤奋与科学态度结合起来,注意通盘考虑、总体谋划,合理安排、统筹兼顾,使档案工作的方式方法更具科学性;要注意协调各方,整合资源,用足“内力”,借助“外力”,内外结合,上下联动,形成抓档案工作的整体合力;注意加强基础工作,理顺工作程序,完善工作制度,推动档案工作的制度化和规范化;注意不断完善工作手段,善于借助现代信息网络技术和电子视频等手段,推动组织工作方式的改进;善于将现代管理科学理念和现代手段运用到组织工作中去,推动档案工作的现代化;善于超前思考,提前谋划,提高档案工作的针对性和预见性,不断提高工作质量和工作效率,拿出高水平的工作成果。

5、信息化管理

当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。档案信息化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。