数字档案馆建设标准

数字档案馆建设标准（共10篇）

1.数字档案馆建设标准 篇一

数字档案馆建设面临的难题

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【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

10.3 数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。

2.数字档案馆建设标准 篇二

数字档案馆建设是一项复杂的数字化系统工程, 它以档案信息资源为处理核心, 利用数字化手段, 通过高速宽带通信网络设施的连接, 提供给档案用户利用。一般情况下, 数字档案馆建设包含三层含义:一是引入计算机技术, 建立自动化系统, 完成档案管理的数字化;二是建成完备的信息数据库, 计算机能识别和处理馆藏信息;三是构建平滑高效的传输平台, 实现档案信息数字化的统一管理和资源共享。随着计算机技术和网络技术的迅猛发展, 数字档案馆建设已成为档案馆建设的发展趋势。如何在数字档案馆建设中, 有效地对各类档案信息资源进行存储、管理和利用, 实现为档案用户快捷高效服务, 已成为档案工作者无法回避的问题。

一、数字档案馆建设的优势

1. 档案信息功能得到极大的强化。

数字档案馆改变了传统档案平面记录信息的载体形式, 将图、文、声不同载体的信息有机结合起来, 内容及形式极其丰富, 不再受传统馆藏因场地等因素影响的局限, 具有海量的信息储藏, 且馆内档案信息实现了编目、标引、检索等自动一体化。

2. 档案服务范围形式广泛扩大。

数字档案馆建设, 从根本上改变了传统档案馆那种“等人上门”和“一对一”的服务形式, 不但能为多个用户同时提供阅读、浏览、查询、检索等服务, 还能让全世界的所有信息资源存到档案馆的“虚拟档案”中来。

3. 档案资源实现便捷共享。

数字档案馆的馆藏将以数字形式存储于计算机网络这个无限的空间中, 以源源不断的形式通过网络满足用户需求, 使用户不再受时间和空间限制, 方便快捷地利用共享到馆藏信息资源。

二、数字档案馆建设的方案

1. 指导思想。

数字档案馆建设要利用数字化技术, 在统一的标准规范下, 对传统馆藏资源进行数字化处理, 建立海量的资源信息库, 使档案用户通过高速传输通道的宽带网络, 快捷方便地智能检索到所需求的档案信息, 从而实现为档案用户服务的根本宗旨。

2. 建设模式。

数字档案馆建设核心是巨大数量的数字化建设工程。档案馆应结合自身特点, 采取不同的建设模式。对建设经费相对充裕的单位, 在建设模式上采取技术优先原则, 加大技术设施基础的投入, 建设高标准要求的档案信息数字化工作, 这种模式见效快、投入高, 需很强的经济支持;对建设经费相对短缺的单位, 在建设模式上采取资源优先的原则, 先购置少量的设备, 对馆藏内重要档案资源先期进行数字化处理, 再循序渐进逐步扩大, 这种模式见效慢、投入少、技术要求不高。

3. 建设内容。

(1) 档案信息数字化处理。馆藏信息数字化制作前, 应清点核对好馆藏档案, 分清轻重缓急, 分阶段、层次、步骤进行。一是通过人工在计算机上的录入或扫描仪扫描字符识别软件识别制成;二是按档案文件每页顺序用扫描仪扫入计算机制成图形文件。同时, 在对霉变、发脆、虫蛀等自然状况破损严重的档案纸张, 要进行技术修复后再行扫描, 对折皱不平的纸质档案也需作相应处理, 以便提高档案扫描质量。 (2) 档案信息数据库建设。建设高质量的数据库, 应遵循由低到高、由单个到群体的原则, 依托计算机信息技术, 首先进行档案目录数据库建设。要依据《档案著录规则》要求, 采用人工或软件自动校对方式, 审核修订错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等, 确保档案目录内容规范、准确;选定可直接或间接通过XML文档进行数据交换的数据格式来提供网上检索途径。其次, 进行档案全文数据库建设, 须选用符合档案管理软件功能要求的专门开发系统, 确保数字档案馆的软硬件环境发生变化时, 数据保持完整且能安全迁移及有效利用。再次, 实现目录与全文数据库的挂接, 一般采用两种方式, 一种是在对数字化档案录入目录信息时, 同时将扫描完的文件上传到服务器来实现。另一种是分开进行档案目录信息录入和原文信息扫描, 批量选择图像文件上传到服务器中。 (3) 档案信息传输平台数字化。档案信息在完成数字化后, 数字网络系统成为其主要的传输平台, 提供了档案信息的快速流动, 在传递过程中可以同时进行多向传递, 形成传递网络, 且不受时间与空间的限制, 利用者也不必亲临档案馆, 在任何时间任何地点, 通过计算机网络方便地利用档案信息。

三、数字档案馆建设的注意事项

1. 档案信息资源安全问题。

安全问题是数字档案馆建设最不能忽视的重要方面。档案馆在数字化建设中, 应形成一套管理制度体系, 用相应的技术措施来实现安全管理的自动控制。如对非开放性档案, 根据不同档案的密级, 界定查阅人员范围, 设置不同的密码和访问权限;对卷内文件进行严格审查, 逐件逐页进行鉴定, 保证国家机密和重要信息的安全。

2. 数字化档案标准体系的建立问题。

现在的数字档案馆建设还未能形成统一的标准, 因此, 各单位可依据国家档案局的有关政策, 在推进数字档案馆建设中, 规范创建水平, 提高档案标准化程度, 为实现高质量的数字档案馆建设打下坚实基础。

3. 高质量档案信息数据库的建设问题。

数字档案馆建设的核心就是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。因此, 在数字档案馆建设中, 对整个档案数字化工作要全程控制, 任何环节都不能出现差错, 以确保档案信息质量。

4. 相关人才的培养和使用问题。

必须有计划、有步骤地培养数字化档案信息管理人才, 特别是加强复合型人才的培养, 可通过调研、考察、培训等途径, 拓宽档案人员的知识面和视野, 提高人才在知识经济时代的适应能力、创新能力, 培养出一批既懂计算机技术又懂档案管理知识的复合型人才。

3.高校数字档案馆的建设 篇三

一、加强档案信息资源建设是数字档案馆建设的着力点

（一）做好传统载体档案数字化。数字化有利于传统载体档案的安全和证据保全，有利于传统载体档案进入社会信息化系统。传统载体档案数字化率是检验档案馆是否现代化的重要标志。高校档案馆要按照“存量数字化”的要求，坚持“内容为王”，加强组织领导，搞好统筹规划，实施“数字化带动”战略，发扬“钉钉子”精神，运用各种人员力量和激励手段，加快传统载体档案数字化。要强化质量意识，通过全程质量控制、全面质量检查等措施，提高档案数字化质量。

（二）加大电子文件归档力度。随着计算机、互联网和办公自动化的普及，原生电子文件归档的条件已基本成熟。国家发布的《电子文件管理办法》和《电子文件管理工作规划（2011-2015年）》，对电子文件的管理和归档做出具体规定。高校档案馆要适应信息化建设及办公自动化的需要，制定电子文件归档与管理细则，明确电子文件归档范围和保管期限，及时对电子文件进行归档，确保电子文件应收尽收。同时，建设电子文件容灾备份中心，相应进行脱机异地备份，确保电子文件的安全。

二、加强档案信息管理与利用是数字档案馆建设的切入点

（一）建立档案管理系统。档案管理系统是高校数字档案馆建设的重要载体，能够实现对档案材料的数字化管理。高校档案馆要采用先进的网络技术、数据库技术、检索技术和存储备份技术，按照文件实体归档与电子归档相结合、实体利用与网络利用相结合、实体保护与信息安全防护相结合的思路进行系统研发，找准信息技术与档案工作的最佳结合点，建立起以档案馆为中心，覆盖各院（系）、校直各部门的档案管理系统，做到功能全、运行快、安全性好。系统要覆盖档案工作的全部过程和每个环节，最大程度地优化档案工作流程，切实提高工作质量和效率。

（二）建设特色档案数据库。高校档案馆要严格按照国家标准《GB/T3792.5-85档案著录规则》和《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》的要求开展档案著录，保证进入数据库档案目录的准确、完整和规范，实现档案资料方便快速检索。挖掘学校历史留存，充分利用现有资源，建设专题档案数据库，包括珍贵档案数据库、照片档案数据库、音（视）频档案数据库、光盘档案数据库等;建立特色数据库，比如建立学籍档案数据库，有利于完善教学档案信息系统，提高学籍档案管理的自动化水平;建立专家数据库，能为高校服务区域经济社会发展提供智力支持，达到资源共享、互利合作的双赢目的;建立科技成果数据库，有利于加速科技成果转化和产业化，提高服务社会贡献度。

（三）搭建档案信息共享平台。要充分利用全国开放档案信息资源共享平台，探索建立高校档案目录中心，实现档案信息的资源共享、互联互通。为全方位构建档案资源服务体系，提升档案远程服务能力，高校档案馆要改变“看摊守业，等客上门”的被动服务模式，积极打造信息共享平台，实现师生和档案用户足不出户就可办理档案业务。根据业务流程和处理方式的不同，信息共享平台可分为六大功能区：档案查阅、档案证明、出国翻译、档案外借、学历学位认证、学生档案提取，基本涵盖档案馆的档案服务工作，六大功能区分别由六个模块自动进行处理，用户可根据需要选择业务类型。通过信息共享平台办理并出具的档案证明、出国翻译等文件都使用防伪纸张、统一版式并采用条码管理，具备唯一标识，无法模仿与造假，且复印和扫描无效，充分体现档案的严肃性、真实性和凭证性。

三、加强档案人才队伍建设是数字档案馆建设的支撑点

（一）加强档案队伍自身建设。数字档案馆建设任务艰巨繁重，涉及多门学科、多项技术、多个领域，需要高素质的档案人才队伍作支撑。档案工作者要以思想建设为根本，切实提高思想认识，增强档案数字化的责任感和紧迫感;以能力建设为重点，既要掌握图书情报、档案学等专业知识，又要掌握数字化、计算机网络等现代技术知识，不断提高应用信息技术和驾驭信息资源的能力，成为“档案信息资源的管理者和传播者”;以作风建设为抓手，严守组织纪律和工作纪律，始终保持求实创新、奋发有为的精神状态，为建设数字档案馆夯实思想能力基础。

（二）强化信息技术教育。档案管理的信息化、文档处理的一体化、档案保存的技术化，对档案工作者提出了更高的要求。高校档案部门要通过开展继续教育、专题讲座、业务研讨、学术交流等方式，以岗位培训为重点，对专兼职档案员进行不同类型和不同层次的信息技术教育。研究制定吸引、稳定信息化人才的政策、措施，在职务晋级、职称评审中关注长期在档案信息化一线工作而又肩负重要责任的人员，培养一支掌握和运用信息技术的骨干队伍。

四、加强档案信息安全建设是数字档案馆建设的关键点

（一）确保档案信息存储和传输安全。要充分利用安全防护技术，配套建设档案系统安全防范措施。加强对档案信息的安全管理，对每份电子档案的生命周期实行全程监管，采取电子、纸质两种形式并存的办法，对已经数字化的信息多重备份与异地备份。制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性。档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。档案信息网与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，避免病毒感染。

（二）确保档案信息保密安全。要牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关规定和要求，按照“谁公开，谁负责”、“上网信息不涉密，涉密信息不上网”的要求，健全信息安全和保密责任制，把责任落实到具体岗位和具体人员，对拟公开的档案信息和开放档案进行严格的保密审查，凡属国家秘密或公开后可能危及学校安全、公共安全及社会稳定的档案信息，一律不得公开。对数字化外包公司，要进行保密资质审核。对于外包的档案，要做好鉴定和解降密工作，同时加强其数字化过程的监管，保证档案信息保密安全。

（三）确保档案馆舍库房安全。强化经常性安全宣传教育，严格落实人防、物防、技防措施，定期组织开展“四防”专项检查，及时消除安全隐患。建立全自动火灾报警及气体灭火系统，温湿度自动控制系统和视频监控系统，实现馆舍重要区域的全智能控制。

数字档案馆是大数据时代档案馆的发展方向，是高校档案事业发展的战略选择。高校档案工作者要认真学习贯彻党的十八大和十八届三中全会精神，积极面对档案信息化带来的挑战，不断丰富完善数字档案资源体系，搭建档案运行管理服务平台，加快推进数字档案馆建设步伐，为建设档案强国贡献力量。

参考文献：

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报，2014-01-06.

[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）.

[3]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设[J].泸天化科技，2009（6）.

4.档案数字化建设方案 篇四

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。

业务流程

纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接

根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。

对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。

确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。4.档案整理

对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。区分扫描件和非扫描件

区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理登记

详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订

扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。5.档案扫描

黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。保证扫描图像效果原原件吻合。

大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。

需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。

图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。扫描时保证档案原件不被损坏。6.图像处理 纠偏

偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污

图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。图像拼接

大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。栽边处理

去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。深浅度调整

图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。7.OCR识别

运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

8.图像存储

采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。

供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。

纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9.数据质检

关键项检验和整理数据质量抽检。

抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。10.数据挂接

运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。

汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。

数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。11.数据自检

建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。

首批数据采用全检方式

以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。13.数据备份

经验收合格的完整数据及时进行备份。

同一份文件，不跨二片DVD片号

光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息

光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。14.成果管理

加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。15.档案入库

5.数字档案馆建设标准 篇五

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

6.数字档案馆建设标准 篇六

摘要:伴随着数字化、信息化时代的蓬勃发展，档案数字化建设在档案工作中的重要性进一步提升。本文阐述了数字化档案信息平台的建设的必要性，以“兰台e令”档案专题网站为例分析了数字化档案信息平台建设的内容，最后针对时代发展的趋势，对数字化档案信息平台的发展方向和路径进行了探讨。

关键词:档案数字化;数字化档案信息平台;兰台e令

信息技术日新月异的发展给社会各个领域都带来了全新的机会和挑战。“十三五”时期国家档案馆所颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合的指导思想[1]。数字化档案信息管理平台建设有利于加快档案管理数字化工作发展，促进档案事业和社会经济同步发展，为我国现代化服务。

一、数字化档案信息管理平台建设的必要性

随着社会信息化进程的加快，信息资源逐渐成为人类经济活动、社会活动的战略资源[2]67。数字化档案信息是国家信息资源和社会信息资源的重要组成内容，而档案信息化建设正是当前档案工作者所需要面临的重要课题。数字化档案信息管理平台建设作为档案信息化建设的核心内容之一，其建设对我国档案事业和社会实践的必要性有以下几点。

1.数字化档案信息管理平台建设是信息时代发展的必然趋势。伴随着计算机网络技术和信息化浪潮对人类社会生活方式、工作方式和学习方式的迅猛冲击，档案事业也正向着数字化、信息化的方向发展。由此形成的大量数字化档案给档案日常管理工作带来了全新的挑战。与此同时，随着自动化办公、无纸化办公的观念普及，档案管理由实体化管理转向数字化管理成为必然趋势。因此，一个优秀的数字化档案信息管理平台无疑会使针对数字化档案管理的工作更符合时代趋势。

2.数字化档案信息管理平台建设是数字档案馆建设的重要内容。国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》提出，数字档案馆的建设内容包括集成建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施;开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统;推进馆藏数字档案基础数据库建设，逐步进行传统载体档案的数字化转换;实现档案信息资源分层共享;配套建设数字档案馆保障体系[3]。数字档案馆如果没有一个可靠的平台作为支撑，那么数字档案馆的档案管理储存、资源共享、信息安全等功能需求将无从谈起。

3.数字化档案信息管理平台建设是档案管理的迫切要求。在过去的传统档案管理中，大量的纸质档案给档案管理工作带来诸如档案汇总、档案存放、档案检索、纸质防潮、人员看护等不少方面的麻烦。随着大数据时代的来临，这些麻烦也随着档案的数量呈指数倍地增长。而数字化档案信息管理平台可以使档案变得存储方便、不易损坏，甚至通过程序使大数据量的档案维护、检索成为十分方便的事情。

4.数字化档案信息管理平台建设是社会发展的实际需要。当今社会，人们对档案的重视程度不断提高，越来越多的人愿意建立起自己的家庭档案来记录家族历史、荣誉成功等，这些档案甚至可以成为家庭教育的素材。数字化档案信息管理平台可以为想要建立家庭档案的用户提供便捷的数字化档案建档、管理服务。除此之外，拥有庞大数据、图表、文件等档案资料的信息化档案管理平台也同时具有不可估量的社会经济价值，可以为政府或机构做重大决策时提供大量具有时效性、便捷性的档案资料检索服务。

二、数字化档案信息管理平台的建设内容

1.“兰台e令”专题网站介绍。兰台是我国汉朝中央档案典籍库，其主管者称为兰台令史，兰台e令即是“互联网+”时代的档案管理者和使用者。网站采用“互联网+档案”的模式，将互联网思维融入传统的档案管理中，政府档案管理部门、家庭，甚至个人都可以使用网站平台将相关档案上传到云端数据库，建立、管理公众、家庭和个人的档案。网站用户角色主要分为四种：游客、注册用户、管理员、超级管理员。游客仅具有浏览网站公开档案的权限;注册用户除了浏览网站内的公开档案外，还可在自己的空间下建立、上传公开或是私有的档案;管理员拥有用户管理、档案管理、数据统计等后台功能;超级管理员仅有一名，除了拥有管理员所有权限外，还可以创建、注销其他管理员账号。网站整体web服务架构采用MVC设计模式，以JAVA作为主要编程语言[4]311。开发过程中的技术选型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技术[5]18，MySQL作为后台数据库[6]144。

2.档案信息资源集成系统建设。档案信息资源集成系统指对各类数字化档案进行收集并上传至云端的整套系统。档案集成过程中应遵守国家档案局颁布的档案归档标准等相关文件。以“兰台e令”专题网站为例，其参照了民生档案的归档要求，将档案分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料、其他等十大一级分类，每一大类下还可以由档案上传者在自己的档案分类下自由设置自定义的二级分类。档案集成渠道可以由档案局的工作人员使用平台管理员账号将需要上传的数字档案上传至云端，也可以由普通民众在网站平台上注册的账号建立相关家庭档案。档案也可设置其可视权限，公开档案可被所有访问该网站的用户所见，私有档案只可由自己和管理员权限以上用户查看。

3.档案综合管理系统后台建设。档案综合管理系统后台指系统管理员管理、维护平台的可视化端口。在“兰台e令”专题网站中，后台功能分为用户管理、档案管理、数据统计等，可由管理员以上权限用户通过系统后台的可视化界面进行访问以及监管。用户建立上传的档案有违反法律规定或监管条例的情况，管理员可删除违规档案，严重情况下可暂时或永久冻结上传者的账号。用户在注册、填写账户信息、上传档案时产生的大量数据可以由管理员在后台进行相关数据的统计，例如用户地区分布、年龄分布、档案类别分布等等。

4.档案信息交流分享模块建设。用户通过网站上传的档案位于网站所在的文件服务器中，通常意味着档案的传播渠道只有在网站内部发生。但在“兰台e令”专题网站中，用户上传的`档案不仅仅只可在网站内部浏览、传播，还可以利用第三方网络社交平台进行传播。这不仅仅可以方便用户之间的使用，有利于档案信息和档案理念的传播，还可以增加网站在社会上的曝光率。5.档案信息安全保障体系建设。用户上传的档案既是信息资源，也是用户的隐私。对于用户不愿公开的档案，网站平台应当建立一系列的安全保障体系来保障用户的隐私不被窃取。“兰台e令”专题网站对用户密码采取了MD5加密，增加了用户密码被窃取、破解的难度;另外，针对SQL注入、XSS攻击、目录遍历等常见的Web攻击手段也做了相应的安全防护措施[7]795，以维护用户的隐私权益和网站的形象。

三、数字化档案信息管理平台的发展方向

1.结合大数据时代背景的服务拓宽。当前档案实践领域，包括数字化档案、归档电子文件等档案数字资源总量达到了PB级别，具有了大数据的特征[8]9。同时，现在的档案用户也不再仅满足于表面数据的利用，而是更加希望可以得到数据背后蕴含的信息。因此，档案服务也应该与数据挖掘、数据分析等大数据领域相结合，开发一套基于档案大数据的新型信息服务引擎，使数字档案信息资源中蕴藏的巨量信息得到真正的开发和利用。2.各级数字档案信息平台间建立共享网络。目前，我国各省市级档案网站的建站过程相对独立，技术标准、检索方式各异，内部档案信息资源互不相通。长此以往势必形成“信息孤岛”，致使数字档案事业发展失去活力。若各级数字档案信息平台之间相关内容进行超链接互连，或由龙头档案网站做各级数字档案馆的目录索引，集成各类数字档案信息资源，有利于实现数字档案信息资源的共建共享。档案数字化建设是档案事业发展中一项重大而复杂的任务，对传统的档案管理工作方式是一次巨大的冲击。在信息化时代充分开发、建设、利用、管理数字化档案，有助于档案信息资源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，实现便民利民等重大意义。此外，在档案数字化建设过程中要着眼考虑未来时代的发展趋

参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要(档办〔〕4号).

[2]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯,(3).

[3]国家档案局.数字档案馆建设指南(档办〔〕116号).

[4]和璇.MVC模式在JAVAWEB中的应用[J].计算机光盘软件与应用,,17(16).

[5]张耀民.SSH框架在Web项目开发中的构建和应用实践[J].微型机与应用,(15).

[6]陈正举.基于HIBERNATE的数据库访问优化[J].计算机应用与软件,(7).

[7]谭彬,杨明,梁业裕，等.Web安全漏洞研究和防范[J].通信技术,(4).

7.数字城建档案馆建设实践探析 篇七

誚张静

数字城建档案馆是数字档案馆的具体类型之一, 它是建立在现代信息技术普遍应用基础上, 具有提供城建档案数字资源、城建档案数字资源的远程访问、城建档案数据交换与互操作能力, 并通过建立城市建设信息服务平台, 为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。它不只是以信息化建设为基础, 基于计算机网络和城建档案信息资源的开放复杂的应用系统, 更是具有多分辨率和多种数据的融合, 并可用多媒体和虚拟技术进行多维表述, 是相互联系的、大量信息系统的有机结合。下面, 笔者试就数字城建档案馆的建设问题加以探讨。

一

我国城建档案馆大多在上世纪80年代初建立, 当时部分城建档案馆已开始采用微理汉字信息, 使大量的台账从手工处理转为计算机处理;80年代末期, 开始探索建立档案计算机检索系统;90年代初, 由建设部城档办牵头, 在芜湖城建档案馆试点, 建立了Dos操作系统下的单机版档案计算机检索系统;90年代中期, 部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统, 并开始了档案原件 (实体) 电子化工作, 所应用的操作系统由DOS转向Windows, 数据库也由最初单机版的dBaseⅡ转向支持局域网操作的Fox Pro, 继而发展到今天的大型数据库。现在多数城建档案馆建立了自己的网站, 但网站内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍。从总体上讲, 我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段, 这一现状与电子政务建设的大背景不符, 集中表现在:

(1) 自身技术和信息化基础设施落后。不论是信息化基础设施建设、应用水平, 还是对互联网的认知度、参与度等都远远低于其他行业。几乎所有城建档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品, 但网络设备的拥有率较低, 而数据库、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低。相当多的城建档案馆的计算机应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。

(2) 城建档案馆仍未走出封闭状态。大多数城建档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案, 编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲, 城建档案馆类似于资料仓库, “活”信息被束之高阁, 变成了“死”档案。

(3) 城建档案介质仍囿于传统形式。目前, 城建档案馆绝大多数仍为纸质档案, 光盘技术和机读方式虽已运用, 但十分有限, 数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远, 电子文件接收归档管理问题的解决已迫在眉睫。

(4) 城建档案资源的深度开发远不能满足社会需要。从全国城建档案馆信息化现状看, 在信息化建设过程中, 存在信息资源开发不足、信息交流与共享程度低的问题, 对信息化重要性的认识有待普及和深化, 信息服务水平和质量有待进一步提高。各档案馆对地下管线工程、公用设施等档案信息化系统建设的重要性未能充分认识。

二

目前, 以信息化建设为核心的现代化管理正在全国各城市城建档案馆展开, 有三分之一的大中城市城建档案馆建立了馆内计算机局域网, 30多个城建档案馆建立了城建档案网站, 绝大多数城建档案馆通过自主开发或引进软件等形式建立了城建档案管理信息系统, 发达地区、东部沿海地区具有一定规模的县城建档案馆 (室) 普遍也应用计算机管理档案。北京、天津、上海、广州、杭州等城建档案馆的档案信息数字化工作已达到相当规模。济南、广州、厦门、保定、莱芜、威海等城建档案馆的地下管线信息已基本实现了计算机动态管理。其中, 广州、上海、深圳等地的城建档案馆已基本完成馆藏档案的数字化, 在步入电子档案接收与管理阶段后, 已启动了数字城建档案馆工程。此外, 还有天津、无锡、昆山、张家港等更多的城市开始了数字城建档案馆的建设筹备工作。根据有关调研, 有以下城市的城建档案馆工作实践, 可以作为案例进行分析。

珠海馆从2004年开始启动“珠海市数字城建档案馆”建设工作, 2006年被建设部列为全国示范推广项目, 在建设工程电子文件与电子档案管理标准化方面走在了全国的前列。2008年9月1日起, 珠海市在全市房屋建筑新建项目中试推行建设电子文件归档。建设单位向城建档案馆移交建设工程竣工档案时, 须一并移交与工程纸质档案内容相同的建设工程电子文件。据了解, 试推行建设电子文件归档并使用统一的归档软件后, 企业只要登录该软件系统, 按照工程进度填写各份文件, 并最终生成后, 该档案就将自动成卷, 并可通过网络直接上传到档案馆。通过对城建档案数字资源的整合, 初步建立起了一套较为完备的“珠海市建设工程电子文件归档与管理系统”, 充分利用系统的强大功能, 建立海量档案存储建筑信息库, 实行远程访问、自动归档、综合统计一体化, 在档案利用服务方面由单一转化为多功能, 为政府决策和社会投资者提供可靠依据。

厦门市综合地下管线信息系统于2002立项, 2003年着手实施, 2005年通过验收, 并已开始提供管线查询。该系统由厦门市建设和管理局主管, 厦门市城建档案馆组织实施, 厦门精图信息技术有限公司承担该系统的数据建库和软件开发任务。系统应用ArcGIs软件平台和oradegi数据库系统, 基于B/S、e/s相结合的模式, 采用Geodatabase和Arcobjects相结合, 包括综合应用、建库与入库、动态更新、内网发布和外网发布等5个专业子系统的可伸缩性系统架构。通过建立地下管线数据管理服务中心、管线信息数据库、数据交换平台和城域专用网络 (专线) , 将管线数据中心和专业管线权属单位互通互联, 实行地下管线数据集中管理和信息共享, 实现管线信息现代化管理和信息多元化的应用系统。自2005年初投入使用以来, 为厦门市国土局、厦门市规划局、厦门市公安局、厦门市水务集团、厦门市燃气公司和各类专业管线管理单位提供管线信息共享;为城市规划、市政规划设计、重点工程、市政工程、公路工程、房地产工程和专业管线管理等提供了大量的管线信息资料。

三

数字档案馆建设可分为两个阶段:一是各类个体数字档案馆建设;二是各类个体数字档案馆之间的互联, 实现资源共享。现阶段各类个体数字档案馆的主要任务是不只着眼于对档案的收集、管理和提供服务, 还应按照文件生命周期理论和文件连续体理论, 遵循一定的管理原则, 对文件从产生、现行使用到最终处置的整个过程进行管理。虽然目前综合性数字档案馆和城建数字档案馆的建设都是建立在狭义的数字档案馆定义下的, 正处在各类个体数字档案馆的建设阶段, 存在许多的异同, 但大的方向是建设成为一个国家档案信息网络。

[责编:程韬]

8.数字档案馆发展阶段和建设内容 篇八

1 初步探索阶段

在人类刚跨入新世纪之时，面对信息化发展对档案工作的影响和要求，时任中央办公厅主任的王刚同志，在2000年全国档案局长馆长会议上对全国档案部门提出了档案信息化建设的工作任务。作为档案信息化建设的重要内容之一，深圳、青岛等省市档案馆率先提出了建设数字档案馆或数字化档案馆的设想，当时主要是借鉴国内外图书馆界关于数字图书馆建设的思路，建设内容是在建立文件级机读目录数据库以及馆藏档案数字化的基础上，通过因特网建立门户网站，为社会提供信息化档案利用服务（主要功能见图示1）。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出在总结深圳、青岛建设数字档案馆初步经验基础上，进一步在杭州、天津开发区、江苏省电力公司等档案馆开展数字档案馆建设试点工作。2002年底，国家档案局在深圳召开“数字档案馆建设现场演示会”，观摩数字档案馆系统的现场演示。2003年8月，青岛市档案馆宣布我国第一个数字档案馆开通。之后，江苏省电力公司档案馆、杭州市档案馆、天津开发区档案馆相继宣布建设完成和开通数字档案馆。从2001年到2006年是我国数字档案馆建设的初步探索阶段，其核心功能是计算机辅助实体档案管理，建设内容是建设档案机读目录数据库、传统载体档案数字化、建设档案门户网站。呈现规模和组织形式是个别地方和单位一个个点的试点探索。

图示1

2 普遍应用阶段

经过几年的理论研究和实践探索后，从2006年左右开始，到2010年《数字档案馆建设指南》发布前后，我国数字档案馆建设进入普遍应用阶段。建设内容从以目录数据库、数字化为主，到适应各级政府、各单位电子政务、办公自动化、业务工作信息化需要，接收电子文件、电子档案、重要数字信息资源为数字档案资源建设的重要内容。数字档案馆功能上从辅助实体档案管理到“收、管、存、用”并重，系统架构以“三网一库”为主要模型（主要功能见图示2）。各级政府和各单位对数字档案馆项目的支持，从以项目一次性经费支持到列入财政专项预算和运行维护经费开支。呈现规模和组织形式是以点带面，上海、江苏、浙江、山东等许多省市由省档案局进行统一规划、分步实施。

图示2

3 深化发展阶段

2012年以来，国家和社会信息化进入了一个新的发展阶段，正处在云计算、物联网、大数据等各项技术层出不穷和普遍应用的时代。国家特别是中央政府各部门按照国家电子政务相关规划的要求，逐步实施了“一站、两网、四库、十二金”等重点工程，“一站”是指中央门户网站，“两网”是指国家电子政务内网和外网，“四库”是指人口、法人、宏观经济和空间地理等基础信息库，“十二金”是指金关、金审、金保、金质、金土、金农、金财、金税、金盾、金宏等支撑国民经济发展的重要行业和领域的信息化建设工程。按照国家发展改革委关于印发“十二五”国家政务信息化工程建设规划通知的要求，到“十二五”期末，国家将形成统一完整的国家电子政务网络，基本满足政务应用需要；初步建成共享开放的国家基础信息资源体系，支撑面向国计民生的决策管理和公共服务，显著提高政务信息的公开程度；基本建成国家网络与信息安全基础设施，网络与信息安全保障作用明显增强；基本建成覆盖经济社会发展主要领域的重要政务信息系统，治国理政能力和依法行政水平得到进一步提升。为此，“十二五”期间，国家将构建国家电子政务内网、外网平台，深化人口、法人单位、空间地理、宏观经济、文化等基础信息资源的开发利用，完善国家网络与信息安全基础设施，推进全民健康保障、全民住房保障、全民社会保障、药品安全监管、食品安全监管、安全生产监管、市场价格监管、金融监管、能源安全保障、信用体系建设、生态环境保护、应急维稳保障、行政执法监督、民主法制建设、执政能力建设等国家重要信息系统建设。最近，国务院最新发布的《关于促进信息消费扩大内需的若干意见》，提出了信息消费这个新理念，对包括信息产业、信息资源、信息服务、信息安全等内容的信息化发展进行了新的战略部署。

以上这些新的形势发展对数字档案馆建设提出了新的建设要求。当前，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求（主要功能见图示3）。

图示3

4 建设内容

现阶段，数字档案馆的建设内容是，积极采用先进成熟的信息技术，充分利用国家和社会信息基础设施，满足各级各类档案馆信息化管理的需要；优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系；深度介入各类信息化系统，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用；努力促进信息化与档案馆各环节业务工作的高度融合，使信息化成为各级各类档案馆提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段（主要功能和架构见图示4）。

图示4

做好数字档案馆建设，网络建设是基础。在数字档案馆中，数字档案信息的传输、管理与利用主要依靠档案网络平台，应当按照一定时期内数字档案管理需要，建设好馆内局域网、链接政务网、接通因特网的三网平台。信息技术应用是主要手段。要通过数字化、数据库、网络、软件开发、信息安全、迁移、海量数据管理、数据挖掘、云计算等先进成熟技术的综合应用，实现数字档案馆的各项建设。应用系统开发是重点内容。开发应用符合功能要求的管理系统是数字档案馆建设的重点内容，是数字档案馆建设成功与否的重要体现。“收集、管理、保存、利用”这四项业务既是传统档案工作的基本业务环节，也是数字档案馆管理系统设计开发中应把握的基本功能需求。实现科学管理与共享利用是主要目标。数字档案馆是一个科学管理系统，它使得数字档案的“收集、管理、保存、利用”各项管理功能互相连接、相互作用、密不可分，每个功能管理环节都至为重要，只有通过数字档案馆建设与系统应用，综合提高管理水平，才能提高档案工作效率，实现档案馆各项业务的网络化、自动化的科学管理；随着信息公开政策的要求和信息技术手段的不断发展，不断满足人民群众日益增长的档案信息需要也逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点，档案资源的开发利用已不单纯是档案馆内利用或是被动的档案查阅利用服务，借助信息化的手段，不断扩大档案信息的公共服务与共享利用、实现档案信息资源的社会共享，已成为在新的历史条件下创新发展的新目标、新要求。

9.数字档案馆建设标准 篇九

浅议开展档案数字化建设的意义与方法

档案工作的数字化建设是顺应潮流,适应时代发展的`新举措、新要求,档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来.

作 者：蔺芳 葛龙英  作者单位：蔺芳(哈尔滨投资集团有限责任公司,黑龙江,哈尔滨,150000)

葛龙英(哈尔滨太平供热有限责任公司,黑龙江,哈尔滨,150000)

刊 名：黑龙江史志 英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(7) 分类号：G27 关键词： 

10.数字档案馆建设标准 篇十

一、少科活室

此室悬挂两块牌子：

A: 少先队活动方面：

1、队徽、队旗、呼号、队史

2、少先队组织机构

3、活动计划、活动记录、活动总结

B: 科技活动方面

1、科技活动领导组织机构

2、科技活动计划、活动记录、活动总结

3、科技活动作品，摆放要有专门的橱柜，并对作品进行介绍，摆放要规范。

八、卫生室

1、根据学校规模，设立卫生室或保健室

2、按规定配备卫生技术人员或专、兼职保健教师。

3、按《目录》规定配备医疗保健器材和一定数量的药品。

4、校医岗位职责和卫生室工作制度健全，并装镜上墙。

5、各种必备的登记薄齐全，掌握学生因病缺课、传染病、伤害事故等情况。

6、学校卫生档案齐全（包括教室采光、照明、课桌、椅配套情况、学生健康卡片等）。

7、室内整洁，卫生器材、药品上架摆放有序，墙上图表整齐美观。

8、每年给学生进行一次体检，并有统计数据，图表对比。

9、积极防治学生常见病、多发病和传染病，要有具体措施。

二、实验室（含科学探究实验室）

（一）设施

1、演示台、实验台大小高低符合标准，根据班容量大小保证两人一组设置。

2、实验台摆放规范合理，在明显处写清组号。

3、实验凳在明显处用红漆写清顺序号。

4、科学、化学、生物实验室的上下水到实验台及演示台，每个实验台要有一个废液瓶，没有上下水的要有废液桶和盛水设备。

5、化学实验台要铺设防腐胶垫，有排风装置。生物实验室光源到桌。

6、各科实验室电源要安装到实验台，并有总开关控制及保安器，开关设在讲台黑板侧面。

7、各室要有灭火器及沙箱，有防盗设施，有光学实验的实验室要有黑红窗帘，其它室要有浅色窗帘。

（二）室内布置

1、室内布置整齐合理，实验气氛浓厚，科学家肖像、格言、制度悬挂位置美观合理。

2、黑板上方悬挂国旗，并写有与实验有关的格言，后面办板报。

3、本学期分组实验进度表和室内制度装镜上墙，悬挂在黑板的两侧。物理、生物、科学实验室内悬挂《学生实验守则》、《实验室安全防护制度》、《教学仪器丢失赔偿制度》。化学实验室加挂《化学实验室安全操作规程》。

4、有条件的学校在实验区域内布置橱窗，摆放各类标本或实验装置。

5、黑板一侧分班悬挂学生定为卡。

三、仪器室

1、室内环境达到窗明、橱亮、无尘土，不得存放与实验教学无关的物品。

2、有防盗、防火、防潮、遮光设施，药品橱及危险品室（柜）安装通风设备。中学应有化学药品室，要有专人管理。危险品室（柜）实行双人双锁管理。

3、仪器要用仪器标签（口取纸）进行编号，要写清楚类别、编号、名称、柜号、序号等，用碳素笔书写，外观要整洁。

4、仪器分类分橱合理，科学存放。每科仪器可按照通用、测量、专用、模型、标本、挂图、玻璃仪器、材料工具等分类。专橱专用，用坐牌写清橱号、仪器类别放置在橱的正上方

5、橱目：用专用橱目标签（或打印），写清仪器名称、规格型号、数量、层数，贴在左上角（若是玻璃门贴在内测），要统一整齐。

6、分组实验仪器逐步实行盘架式管理，即把所有分组仪器及小件仪器都要装入自制的木制托盘，托盘的大小根据橱子及仪器的大小，以存放和取用方便为准，装入托盘后，在橱子内打上支架，分出层，让托盘像抽屉一样插到里面。特殊或成套仪器要有存放橱。

7、所有药品瓶、试剂瓶都要贴上标签，用白蜡均匀涂于表面。

8、各类标本旁放一小标牌，写清类别、编号、名称、制作人等。浸制标本要定期加保护液密封。

9、对仪器要及时保养、维修（除锈、上油、除尘）、维修不了的或过时的要及时报废。

10、仪器室内制度要装订上墙，悬挂合理。包括《仪器室管理规则》、《教学仪器借用制度》、《教学仪器维修和保养制度》、《危险品管理使用制度》（小学此制度不用）、《教学仪器调出及报废审批制度》。

四、准备室（没有专门准备室的可与仪器室合用）

1、室内布置整洁合理。

2、准备台为2.4mx0.8m

3、一个橱放档案资料，一个橱放自制教具和维修工具。

4、室内悬挂本学期分组、演示实验进度表。《实验员职责》、《实验室管理规则》两种制度。

5、档案管理、存放：

（1）档案橱要有标志，有档案目录，贴在橱玻璃内。（2）档案要装盒，写清档案内容，分类要明确。

（3）各种资料按要求分类，当年的各类资料分别装入相应的档案盒，放入橱内。（4）每学年末要将本学年的资料统一装订成册，编写顺序号，统一存放。（5）学生的实验报告册每年，按照年级、学科、学期装订成册，统一存放。（6）各类账目按“普实”建立，长期使用，不得经常更换，要如实记载。（7）每学年要清点仪器，做到帐物相符、账账相符。（8）档案资料要求：

1盒装：总账、明细账。每本明细账用口取纸按测量仪器、通用仪器、标本……区分开。2盒装：实验通知、原始情况记录表（存档期一学年），本学期的分科分年级挂在墙上。3盒装：实验教学进度表（一学年），本学期的上墙。4盒装：专用教室工作大事记（长期），专用教室使用情况记录表。5盒装：教学仪器、设备说明书索引（长期）。6盒装：教学仪器设备购置计划申请表（一学年），教学仪器设备维修保养记录簙（一学年），危险品使用登记表（三学年）。7盒装：教学仪器借用登记表（长期）、教学仪器设备报废损失登记表（长期）。8盒装：实验考试试题及学生成绩单（至少每学期末考一次计入学科总成绩，含实际操作）（9）教导处应存档以下资料：

①专用教室业务人员统计表（长期）、中学理科实验开出率统计表（三学年）。②领导听实验课记录。

③有实验教学计划、进度表（上墙）。

④有实验教学研究小组名单及有关活动记录。

五、图书室

1、有足够数量的书架、报架、刊架、书橱、办公桌椅、装订设备、手推车、空调、消毒橱、电脑等。

2、有防潮、防光、防虫、防盗、灭火等设施。室内设施及图书整齐无尘土。

3、名言、制度等装镜合理悬挂。图书室内悬挂《中小学图书室管理员岗位职责》、《书库工作人员职责》、《资料室工作人员职责》。

4、图书建账：图书室有总账和图书登记册，要帐物相符。

5、使用《中图法》分类准确、编号正确。

6、图书加工：盖有藏书专用章，贴有省教育厅统一规定的书标，要统一整齐。

7、图书排架：新书及时上架，排架科学有序，各类书橱上有明显标识（按22大类分类）。逐步实行开架借阅，微机管理。

8、坚持科学剔除工作。

六、阅览室

1、有防火防潮等设施，采光照明好。

2、阅览室设座率：教师座位不低于1:3，学生座位与人数比，小学为1:12，初中为1:10-12，高中为1:8.3、有条件的学校建电子阅览室，有300-500盘电子音像出版物。

4、室内名人画像、名言、格言、制度合理悬挂，努力营造浓厚的读书氛围。

5、窗明几净，室内设施及图书要整齐洁净无尘土。

6、阅览室内悬挂：《学生阅览室阅览规则》、《教师阅览室阅览规则》、《学生借阅制度》、《教师借阅制度》、《书刊赔偿制度》、，有音像阅览室的要悬挂《音像阅览室制度》，以上制度要装镜。

7、在阅览室门口或窗内要张贴图书借阅归还时间表，阅览室开放时间表。开放时间：每周不少于10-20小时。

8、学生年人均借阅12-15本以上，有借阅登记。

9、办证率100%。

七、计算机教室

1、对计算机进行编号，学生定位卡悬挂在墙上。

2、合理悬挂名人画像。

3、讲台黑板上方写有关格言。

4、以下制度装镜上墙，合理整齐悬挂：《计算机教室管理制度》、《计算机教师岗位职责》（挂在计算机教师办公室或计算机附属用房内）、《学生上机学习守则》。

5、要有计算机教室使用、教师机学生机运行情况记录薄，保养维修记录，设备管理账目及购置软件的登记。

6、黑板一侧悬挂各年级各班上机操作课程表（装镜）。

九、音乐教室

1、悬挂《音乐教室使用规则》、《音乐器材室管理规则》，张贴名人画像等。

2、按配备《目录》规定应配器材种类数量。

3、档案：现有器材登记册，音乐教学工作计划、总结等。

4、室内整洁，器材上架摆放，整齐有序。

十、美术教室

1、悬挂《美术教室使用制度》、《美术器材室管理规则》，张贴名人画像、学生作品等。

2、按配备《目录》规定应配器材种类数量。

3、档案：现有器材登记册，美术教学工作计划、总结等。

4、室内整洁，器材上架摆放，整齐有序。

十一、体育器材室

1、悬挂《体育器材室管理规则》、《体育器材借用制度》、《场地器材保管制度》等。

2、按配备《目录》规定应配器材种类数量。

3、档案：体育工作计划、总结，成绩考核，课外体育活动、运动队训练计划总结等