商务英语邮件开头

商务英语邮件开头（精选10篇）

1.商务英语邮件开头 篇一

If you don’t know the name of the person you are writing to, start business emails with either of the following:

如果你不知道邮件是写给谁的，商务信函可以用下面任意一种方式开头：

Dear Sir,/Dear Madam,

尊敬的先生,/尊敬的女士,

Dear Madame, is wrong.

“亲爱的夫人”这种写法是错误的

If you don’t know whether you’re writing to a man or a woman use:

如果你不知道是写给先生还是女士，可以写：

Dear Sir or Madam,

尊敬的先生或女士，

It is not usual to start an email To whom it may concern. This should be reserved for letters of reference or similar communications when the recipient is an unknown third party.

以“致相关人士”开头并不常见。这种用法一般用在推荐信或与其相似的交流中，收件人是不了解的第三方。

It is always better to use somebody’s name if you know it. If it is the first time you are writing to someone, use either of the following:

如果知道对方姓名，邮件中写上总是好的。如果这是你第一次写信给某人，可以用下面任意一种方式开头：

For men: Dear Mr XXXX,

写给男士：尊敬的XXX先生

For women: Dear Ms XXXX,

写给女士：尊敬的XXX女士

Once you get to know someone, i.e. after exchanging one or two emails or if you meet them in person, it is usually OK to use their first name.

一旦你认识了对方，比如在往来一两封邮件或见过面以后，可以在邮件中称呼名字。

Use Dear Sirs, if you are writing to more than one person even if the group of people includes women.

如果你写邮件给两个或以上的人，即使这些人里有女士，请写“尊敬的先生们”

Dear Ladies and Gentlemen, is wrong. “Ladies and Gentleman” is only used in formal speech.

"尊敬的女士们先生们”是错误的，这种用法只用在正式演讲中。

The word Dear may be omitted in less formal emails. Instead, you may just open with the person’s first name/people’s first names.

“dear”在不是特别正式的邮件中可以省去。你可以直接以对方(个人或群组)的名字开头。

Here are some example opening sentences for emails:

下面有一些邮件开头的例句：

I hope you are well.

我希望你一切都好。

I hope you enjoyed your holiday and are finding it easy to settle back in to work.

我希望你已经好好享受假期并且很快重新投入工作。

Thank you very much for your email. I am glad to hear that you and your family are well.

非常谢谢你的邮件，我很高兴听到你和你的家人都很安康。

Thank you for your prompt reply.

感谢您的及时回复。

I apologize for not replying sooner, but I have been very busy these last few weeks.

很抱歉没能及早回信，但是过去几周实在太忙。

Thank you for getting in touch with us about XXXX. (Less formal, more friendly)

非常感谢你关于XXXX联系我们。(不是很正式,更友好)

Thank you for contacting us regarding XXXX. (More formal)

非常感谢您因关于XXXX的事接洽我们(更正式)

With reference to your email of [date], I would like to bring the following to your attention.

关于你(时间)寄来的邮件，我有几点想跟你说的。

As a follow-up to our phone call this morning, I would like summarise the key issues.

关于你早上的电话，我想总结下关键几点。

Phrases best avoided:

请最好避免：

I hope this email finds you well.

我希望这封邮件能被你看到。

Please be advised as follows.

请按照如下建议。

This email concerns…

这封邮件是关于……

2.商务英语邮件开头 篇二

礼貌和合作原则是现代语言学中重要的会话理论, 它不仅充分体现在会话中, 在书面语篇中也被广泛实施 (秦晓杰, 2001) 。由于电子邮件的往来与面对面的会话交流同样具有真实地、有目的的表情达意的功能, 因此, 指导会话交流的合作与礼貌原则对这种基于商务电子邮件的书面交际同样适用, 在国际商务活动中, 如果英语电子邮件的写作者不了解必要的合作与礼貌策略以及相应的语言表征方式, 会有引起语用失误, 进而破坏双方友好合作关系的危险。

一、电子邮件中的合作原则

美国哲学家Grice (1975) 认为在日常交际中人们总是在遵守着一套相互合作的基本原则, 旨在有效地使用语言以达到交际目的。他在20世纪70年代提出了会话的合作原则 (Cooperation Principle) , 其中包括了数量准则、质量准则、方式准则和相关准则等四条基本准则。合作原则要求所提供的信息数量适中、真实可靠、清楚简洁、紧扣主题。遵守了这些准则, 交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际, 达到最佳交际效果。就商务电子邮件而言, 由于收信的一方在读信时, 寄信的一方不在场, 无法像在打电话或面谈时根据对方的反应做出及时的调整, 因此, 电子邮件往来中双方如何表现出“合作”的诚意, 要比在电话交谈或当面会谈中双方如何彼此表示友好更加重要。如:

例1:Thank you for your letter of 12th, July sending us patterns of cotton prints.We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:

Quantity Pattern No.Price (net)

300 yards 72 33p per yard

450 yards 82 38p per yard

300 yards 84 44p per yard

We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。

Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you.Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing, you may refer to our bank。

The National Bank of Nigeria, Lagos

Please send us your confirmation of sales in duplicate。

例2:We are pleased to receive your order of 18th, July for cotton prints and welcome you as one of our customers.For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents.Please let us know immediately whether you agree to our terms.As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。

When the goods reach you, we feel confident you will be completely satisfied with them—at the prices offered they represent exceptional value。

As you may not be aware of the wide range of goods we deal in, we are attaching a copy of our catalogue and hope that our handling of this first order of yours will lead to further business between us and mark the beginning of a happy working relationship。

以上两封信所围绕的是初次定单, 均遵循了合作原则中的相关准则, 内容安排也十分有序, 例1段落安排顺序是: (1) 告知收悉信函并向对方表示感谢; (2) 关于初次定单列出关于产品的具体信息; (3) 告知支付方式; (4) 询问销售确认书。例2是例1的回复, 及时回复本身就表明了‘合作’意向。按国际惯例, 收到邮件者须尽早回复, 最迟不能超过四十八小时。即使收件人无法立刻做出答复, 也须先回电告知对方已收到邮件, 并将尽快给予回复。例2的段落安排顺序为: (1) 告知收悉信函表示欢迎; (2) 告诉自己的支付方式, 承诺确认供应对方所列价格的产品, 并安排装运; (3) 随函附上目录以求更广泛的商业合作。从这两个例证中可以看出, 一封能达到良好沟通目的电子邮件, 必须遵守合作原则中的包括数量、质量、方式、相关等准则。

二、电子邮件中的礼貌原则

尽管合作原则概括了人类交际的本质特点, 但语用学领域的进一步研究发现, 人们在交际过程中并不总是遵循合作原则, 常常会故意违反某一准则, 但这一定是为了传递一些符合合作原则的信息, 使用间接婉转的方式表达一些含蓄的意思 (何兆熊, 2000) , 看以下一例:

A:We’ll all miss Bill and Agatha, won’t we?

B:Well, we’ll all miss Bill。

例句中, 根据合作原则, B违反了量的准则, 只说Bill, 而不提Agatha, B这样做显然是有意的。由于某种原因他可能并不喜欢Agatha, 但碍于情面, 不便直说, 使得他违反合作原则。为了解释这一现象, 20世纪80年代英国语言学家Leech在Grice“合作原则”的基础上, 从修辞学、语体学的角度出发, 提出了著名的“礼貌原则” (Politeness Principle) , 其中包括得体、慷慨、赞誉、谦逊、一致和同情等六类, 每类包括一条准则和两条次准则, 这些准则及次准则的核心内容为:尽量使自己吃亏, 而使别人获利, 以取得对方的好感, 从而使交际顺利进行, 并使自己从中获得更大的利益。

当然, 人们并非在任何时候、任何地方、对任何人交际都要遵守礼貌原则的, 例如, 在紧急或意外事件中、在激烈的争辩或紧张工作的场合、或者在十分亲密友好的朋友间不拘礼节的谈话中, 礼貌原则可能会让位于话语的内容, 屈居次要地位。另外, 适度的客套是礼貌, 而超度的客套就是卑恭, 超过了客套度的界限, 就会给人虚假做作、卑微低下的感觉。例如:We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December. (我们恳求收到你的12月11日的函。句中“beg"使用不当, 过于明显地贬低自己) 。因此, 我们必须区分“礼貌”和“卑恭”, 不要盛气凌人, 也没必要低三下四, 把握好礼貌原则的度。

商务电子邮件作为一种书面语真实交际手段, 一方面具有普通电子邮件的特点, 另一方面又有商务函件的特点, 与传统商务信函一样, 其交际双方同样会遵循以上准则。但是对商务电子邮件与传统商务信函所使用的不同礼貌策略进行比较分析发现, 两者对礼貌的重视程度虽然总体上没有显著差异, 但侧重点有所不同。商务电子邮件更注重维护对方的积极面子, 即希望得到别人的赞许, 支持和喜爱的想法, 重视保持友好合作关系, 倾向于采用“以接近为基础”的积极礼貌策略。而传统商务信函则更客观正式, 注重维护对方的消极面子, 即不希望别人强加于自己, 自己不因迁就别人而受到别人的干涉、阻碍而使自己丢失面子的想法, 倾向于采用“以回避为基础”的消极礼貌策略。譬如, 同样是还盘, 传统商务信函表达方法如:“May I suggest that you could perhaps make some allowance on your quoted prices which would help to introduce your goods to my customers”, 多次使用疑问 (may I suggest) 与模糊限制语 (could, perhaps, would) 等消极礼貌策略。而商务电子邮件中的表达方法有所不同, 例如:“I met with my customer today on both of the bags.unfortunately the price is still not very competitive, thanks for your help”, 则是采取了假设共同点 (用了unfortunately, 表示写邮件人与对方的利益一致) 和关注对方 (thanks for your help) 等积极礼貌策略。

三、结语

商务电子邮件作为一种新兴的现代商务交流工具, 是收信和发信双方真实的互动交际的产物, 要求写信人遵守合作与礼貌原則。一方面, 写信人需遵守合作原則, 采用“合作”策略, 及时回复, 确保信息数量适中、真实可靠、清楚简洁, 并能紧扣主题。另一方面, 写信人还需考虑礼貌因素, 尊重收信人对“面子”的心理需求, 在把握好礼貌原则的度的前提下, 实施积极的礼貌策略。总之, 在撰写国际商务电子邮件时, 应遵循邮件信息明了、内容完整、准确无误、简明扼要、礼貌周到的原则。

参考文献

[1]Grice, H.P.Logic and conversation[A].In Cole, P.and Morgan, J. (eds.) Syntax and Semantics[C].New York Academic Press, 1975

[2]Leech, G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman Group Limited, 1983

3.商务类邮件（下） 篇三

Hi Elizabeth,

Thank you for the update on the new customs regulation on air freight1) into China. I would be grateful if you could tell me who provided you with this information as some of it is potentially contradictory to the current procedures and processes in China as I know. Was it XYZ Moving Company2) that provided this information? Also, was it a general announcement or an individual informing you about this new regulation? I don’t want to step on anyone’s toes3) but the information provided can result in very unhappy transferees if they need to wait for their air shipment when doing so is not necessary.

Asian Tigers and possibly some of the big international moving companies can clear air shipments without the importation permit. I spoke to Asian Tigers in Shanghai this morning and my contact there guaranteed that air shipments can be cleared through customs without said permit. Air shipment takes 3-4 working days to be cleared by customs after arrival.

I do know that sea shipment needs an importation license (7 working days for customs clearance). This license can only be applied for once the transferee has arrived in Shanghai. The process to apply for an importation license is as follows:

Arrival in Shanghai

1. Health Check — 5 working days for the report (this step can be done during pre-assignment look-see4) visit)

2. Work Permit — 2 working days (have to be in Shanghai — passport needed to submit application)

3. Residence Permit & Multiple Entry Visa — 5 working days (have to be in Shanghai — passport is kept for processing)

4. Importation License — 5 to 7 working days (have to be in Shanghai — passport needed to submit application)

We try our best to advise transferees to pack enough clothing and personal items in airplane luggage and / or air shipment to avoid any unnecessary frustration whilst waiting for sea shipment, which takes anywhere between five to seven weeks.

Regards,

John

信件分析：

John在收到Elizabeth的信件之后，在回信开头首先要向对方表示感谢，之后提出了自己的一些疑虑，询问消息来源。这里为了避免引起误会，一定要来一句让步，即I don’t want to step on anyone’s toes。之所以需要让步，具体原因如下：John询问消息来源，是公开的官方通知还是私下流传的小道消息，是否来自某某公司(可能也是一家大公司)。这就有可能引起Elizabeth的误会，认为John不信任Elizabeth 本人或她的消息来源。

接下来则具体、详细地阐述自己所掌握的信息。Elizabeth在之前的信中说：“外国公司要向中国空运进口货物，需要得到一个进口许可证。”但John目前知道的事实是Asian Tigers等公司在中国并不需要空运货物的进口许可证就可以清关、取货。与此不同，海运货物倒确实需要进口许可证。之后John具体描述了海运货物申请进口许可证的4个步骤。

4.商务英语邮件 篇四

K oppermann GmbH

Schubert strasse 16, K-2618, Hamburg, Germany

Telefon： 1 41 61 00 00 Telefax： 0 41 61 00 01

2 April 200#

Ms Ni Minzhi

3W Co. Ltd.

3B Guihua Road

Shanghai 200233

China

Dear Ms Ni,

Order No. 9953

Thank you for your order which has been completed and is being sent to your today.

As agreed we have forwarded our bill, No, 2782 for DM1720.00 with the documents to your bank , Industrial & Commercial Bank of China, Caohejing Branch, Shanghai. The Draft has been made out for payment 30 days after sight, and the documents will be handed to you on acceptance.

Yours sincerely

H. Koppermann

5.商务英语邮件：样品打样 篇五

Dear {收件人}, Hope you had a nice journey back to South Africa.It is a great pleasure to meet you on the recent canton fair, very nice talking with you.You have shown great interest in our products, and asked me to send you our whole price list.Attached please find it.You have told me that you want to purchase some samples first.Have you decided what items to start with? Please tell me the list, we will surely be happy to give you the best support!Best regards, XXX 2.样品发出后，通知客户的邮件

Dear {收件人}, I have sent you the sample today.Will you please track FEDEX ***? Best regards, XXXX 3.发送样品后，追踪客户的模板

Dear {收件人}, Did you receive the sample sent to you on Jan.4th ? Does it meet your requirement, or are there any modifications needed? Best regards, XXXX 4.发样品时，随样品附上的信件模板

6.英文商务邮件礼仪 篇六

“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼 仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写 Email 就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封 Email 的时候，要想到收信人会怎样看这封 Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！

一、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的；

2．标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用，才能显示完你的标题；

3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先 生收”；

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后 整理；

5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；

6． 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要 RE、一大串。RE

二、关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

1.2 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

1.3 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌 的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2．Email 开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个 Bes t Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地 方不妥，对方也能平静的看待。

三、职场的电子邮件礼仪

1.Email 正文要简明扼要，行文通顺 Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人 晦涩难懂的语句。

2.注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不 同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。邮 “ 件门”就是深刻的教训！

3.Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再 发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文 Email，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否 有错误。

6.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些 信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影 响阅读。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

四、夹带附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；

2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；

4.附件数目不宜超过 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；

6.如果附件过大（不宜超过 2MB），应分割成几个小文件分别发送；

7.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给 他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

8.选择便于阅读的字号和字体。选择便于阅读的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用 五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

五、结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的 朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你 联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司 的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过 于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

六、邮件回复

1.及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是 对他人的尊重，理想的回复时间是 2 小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中 在特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做 出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工 作。2.进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免 再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于 10个字 对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已 知道” 等字眼，这是非 常不礼貌的。怎么着也要凑够 10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说 不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越 RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5．要区分 Reply 和 Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该 replay all，让大家都知 道；不要让对方帮你完成 这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独 沟通，不要当着所有人的面，不停的 RE 来 RE 去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！

6.主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在 文末添上以下语句：“全 部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

七、正确使用发送，抄送，密送 正确使用发送，抄送，要区分 To 和 CC 还有 BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1．To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响 应。

2．而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CC 的人有建议，当然可以回 Email。

3．而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。这个可能用 在非常的场合。

4．TO，CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职 位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。

6．转发邮件要突出信息。

八、注意事项

1．在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；

2．转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员，或 者未经授权的接收人；

3．如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；

4．不要将 RE 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；

5．对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为 PDF 文件，或由高阶主管亲 自发送；

6．所有的电子邮件应自我 Double check 后才发出。

【点评】

1、沟通的效果，面对面最好，电话次之，邮件最差；

2、以后发送的邮件切记不要出现无标题之类，这样给收件人后期查询带来很多 不便，同时也给收件人留下一个不好的印象；

3、如果前后发送同一个主题的邮件，但是邮件的内容有所变化，应在邮件标题 中有所提示，如（更新）字样，当然，最好的方式是一步到位；

4、准确把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同；

5、一个邮件通常只包含一件事情；

6、邮件的征文应突出主题，便于收件人阅读所要表达的重点，如果内容太多，可在邮件正文简明扼要的概括下内容要点，并注明详细内容请参看附件；

7、特殊格式的文件，需注明打开的方式，这样给使用者会带来更多的方便；

8、对财务人员来说，在报送报表、应收账款等情况时，可注明“**年**月** 公司**报表”，在报送应收账款时，可注明“**公司应收账款表（截止**月* *日）”，这样可以使人更加方便的阅读，也便于后期查看；

7.商务英语邮件开头 篇七

随着电脑媒介交际 (Computer mediated communication) 日益普及, 有关在语言教学中使用电子邮件的研究也日益增多 (Barson et al.1993;Lewis et al.1997;Vinagre 2008;Hu et al.2009) 。Warschauer (2001:210) 在文中列举了一系列研究, 说明了电脑媒介交际对二语学习的积极意义, 认为网上交流是对常规课堂教学方法的一种有效补充, 指出:“电脑媒介交际既能够鼓励性格内向的学生积极参与教学活动, 又提供了除传统IRF (Initiation—Response—Follow-up) 谈话模式 (即大部分普通课堂所采用的教师发起、学生回应、教师反馈的模式) 以外的教学手段……电脑媒介交际可以促进这种非正式的、交际性的并有着一定语言复杂度的二语互动, 促进口头表达和写作的有机结合。”

Warschauer (1995) 的早期研究表明, 电子邮件虽然不能完全取代惯用的教学手段, 但它是与学生对话的有效途径。Ho (1997:26) 在一篇有关电子邮件在二语教学中的运用的文献综述中总结道:“电子邮件使真实、自然的交际成为可能。电子邮件的交际方式提供了使用目的语的真实场景, 能激发语言学习者使用语言的兴趣和独立学习的意识。此外, 通过电子邮件来沟通思想、分享资源有助于促成师生间的合作和研究的开展。”

简言之, 电子邮件交流方式具有以下几方面的长处: (1) 除学生的兴趣和二语能力的限制外, 师生对话基本不受限制; (2) 师生双方均可以针对特定话题进行持续的探索和交流; (3) 如学生不愿表明身份, 可以选择匿名身份 (Lewis et al.1997:98) ;4) 学生有时间对回复进行推敲, 不会因为句法或者语法错误而感到丢脸;5) 交流不受常规师生身份关系的羁绊 (Bloch 2002:119) 。

Karabell (1998:35) 认为现今高等教育亟待解决的问题是大学课堂上所教授的内容与现实脱节, 这一问题反映了大学教师与社会大环境之间的脱节, 是高校过度学术化的副产品。虽然当今世界正经历着激烈的变革, 高校这种过度学术化现象几十年来没有发生太大变化。电子邮件这种电脑媒介交际技术肩负着促进师生相互理解、减轻这种脱节情况的任务。

Copper是一位经验丰富的外籍教授1。他作为一名客座教授在一所中国大学任教。本文的两位作者与Copper有长期的交往, 且共同致力于职前教师的培养。双方相异的文化背景互为补充, 增进了彼此对英语课堂教学问题的理解。Copper经常和笔者分享他收到的来自学生和教师的邮件。自2001年他来到中国至今, Copper已收到大量邮件。这些邮件分别来自学生、听过他的课或者参加过他的讲座的教师。邮件中不乏赞美之词和求助之语, 但更多的是反映他们作为中国师生对英语教学的感受和困惑。其中的一封邮件尤为值得一提2:

坦白说, 我觉得我中学时的英语比现在好多了。怎么会这样呢?我现在的外教那么风趣, 而且他经常和我们分享他在美国的趣事。但我就是觉得在课堂上几乎没学到什么。我父母选择这所学校是因为它的外语教学实力。但其实能通过看美剧和英文字幕电影我可以学到更多的英文。我想我高中时的中国老师能教给我更多的东西, 尽管对他的口音真的不敢恭维……

这封邮件以及其他更多的邮件促使笔者去探索这些大学生怎样通过电子邮件对他们的英语学习进行反思。Copper的客座外教身份使他在一定程度上成为了一个局外人, 所以学生们会更愿意向他透露心声。笔者期望通过这些写给外教的邮件来了解更多的真实故事或者“秘闻” (secret stories) (Crites1971:305) , 并对它们加以反思, 探索其在促进反思性教与学和英语教师专业发展上的价值。

二、研究方法

(一) 研究背景

需要说明的是, Copper在他任教的大学不仅是一位课程教师, 也兼任了职前教师培养项目的顾问。他经常和各个学院的英语学习者在课外进行非正式的交流。每当遇见学生在学习英语或者进行英语讨论, 他会停下来和学生交谈并鼓励他们用电子邮件继续和他交流。除此之外, 在演讲、上课或者英语角活动的结束之际, 他会向在场的人分发他的名片或者把邮箱地址写在黑板上, 告诉学生:“给我发邮件, 告诉我你的大学生活或者经历。”

(二) 研究问题

简言之, 这个研究的问题是:这所大学的学生对英语学习有何感受。

(三) 数据与研究方法

尽管多数学生写邮件的目的在于寻求“来自外籍专家的帮助”, 如想要了解“怎样提高我的发音”的方法, 还是有相当数量的学生选择继续通过邮件反思他们作为中国大学生的生活。本研究的数据由这些持续交流的邮件组成, 其内容聚焦于学生们对于英语学习的感受。

尽管Copper有意识地不去限制对话的内容, 但还是会提出一些问题, 比如“这周你在忙什么?”“你的课上得怎样?”“春节你会回家吗?”, 或者“你的舍友近来可好?”这种类型的问题能促使学生在回复邮件的过程中对他们的学习生活进行具体而细致的描述。

本研究中“持续的交流”指的是在这段交流中学生向Copper写了至少三封邮件, 并在其中至少一封回复邮件中讨论了他们在大学的生活和学习状况。研究运用NVivo软件对学生的电子邮件进行了量性和质性的分析。该软件允许研究者输入相关的文本信息, 以此生成具有结构体系的图谱, 这个图谱上反映主题的节点或分支则表现学生所提出的各方面话题。建立在非数值无组织性数据基础上的内容分析过程需要对关键词和其近义词进行反复检索。当输入更多的学生邮件时, 原有的节点就会发生扩展或解构, 得到一张有分层结构的可以进行反复编码和分析的数据图谱。软件带有的备忘录功能可用于记录研究者对一个具体节点的思考。

用作本研究数据的邮件由来源于Copper与中国师生在2006年到2010年间撰写的邮件构成。从2006年9月起, 总共有310名在校大学生给Copper写过电子邮件, 其中261名是Copper所在大学的学生, 其他则来自Copper做过演讲或者提供咨询时所访问过的大专院校。其中78位学生和他保持着如前文所述的“持续的交流”。

根据前文提到的研究课题, 笔者只筛选了在内容中具体谈论到在Copper所在大学有关课堂内外英语学习的邮件。满足这样条件的邮件撰写者人数为55人。和Copper的合作经历以及在中国大学讲授英语的工作经验使笔者能对数据进行“三角验证”, 并对研究结果进行深入讨论。为了阐明观点, 笔者在讨论中引用了一些教师写给Copper的邮件。

三、研究结果与讨论

数据分析显示与英语学习相关的邮件主要围绕五个节点或主题展开, 这类邮件的数量占邮件总数的20%以上。以下根据各个主题的出现频率从高到低依次对其进行说明和讨论。

(一) 对更多英语练习时间的需求

55名学生的邮件中, 有76%即42名学生表达了学生对英语练习时间不足的担忧, 例如:

每节课我都努力预习, 但我们专业课的任务实在太多了。尽管我在准备课程考试时需要用到教科书, 但其实它对我提高英语水平的作用不大。每当有机会参加英语活动, 我总发觉自己有太多其他任务要完成。你一定想象不到我们专业的任务量有多大, 任务量大到我经常没日没夜地在电脑前赶作业。[男, 大三, 非英语专业]

我们的精读课老师为了应付考试, 把课上时间都用在学习课文内容上。这样我们根本没时间练习口语。我和她讨论过这个问题, 但她说我们应该自己去练习口语, 因为她的课上没有时间顾及这个。[女, 大三, 英语专业]

我必须在足球和英语活动间做选择。我很惭愧地告诉您我选择了足球。我需要放松的时间, 踢足球有不少好处, 可以让我有更多的时间和朋友待在一起。[男, 大二, 非英语专业]

1993年, 香港教育署的Bird等人对上海、北京和另外9个省市的512名英语学习者进行了问卷调查。一个突出的问题是很多学生表示需要更多的英语练习时间和上课时间, 基于此, 该研究的作者认为有必要专门针对“需要更多时间”这一问题展开独立研究。许多其他研究也表明了学生“没时间”练习英语的问题。近期一项在非英语专业大二和大三学生中进行的问卷调查表明他们的主要担忧也是缺乏练习英语的时间 (Dong 2004) , 本研究也表明了类似的问题。

(二) 对非竞赛性课外英语活动的需求

和大部分中国大学一样, Copper所执教的大学也开展了各种各样的英语活动。从常见的英语角、演讲比赛、戏剧节、辩论赛到电影之夜, 从学校举办到学生自发组织的活动, 应有尽有。然而, 有27位学生, 即占总数49%的学生, 对这些活动有所担忧, 正如以下邮件所言:

我喜欢我们学校的英语活动, 但我一般只看不参与。我还不够自信, 不能很好地展现自己。您应该也留意到, 参加这类活动的几乎总是同样一群人。实际上, 有些参赛者还是由老师选送的, 其他人即使想参加也没办法。[女, 大二, 英语专业]

在上一封邮件中, 您鼓励我要走出去多做尝试。好吧, 我也愿意。但是能不能多组织一些非竞赛性的英语活动?我讨厌比赛!我只是想说说英语而已。我不在乎什么奖励或者其他人的艳羡。我只是想多练练英语。[女, 大三, 非英语专业]

在所选邮件中有15%即8名学生建议学校应在课余时间举办更多“非竞赛性”的英语活动。他们更喜欢非正式、低调、有趣的、能让他们最大程度参与、运用英语进行交流的活动。

(三) 对外籍教师的需求

有32%的学生认为缺乏通过与以英语为母语的人士交流来锻炼英语的机会, 其中一位学生写道:

很高兴今天能认识您。学校非常需要像您这样的以英语为母语的教师。您在今天的演讲中提到我们大学有超过50位的外籍教师, 他们在哪里?我只在英语教学楼见到过他们, 而且不是所有人的母语都是英语。或者您可以开设一个小班, 给像我这样热爱英语的学生上课。我想您应该很忙, 但您看周末可以吗?我知道很多朋友会愿意来的![女, 大三, 英语专业]

对于和同伴练习英语来提高口语的方法他们在邮件中做出了较低的评价:

上学期您让我们同学之间互相练习口语。我真的无法苟同, 因为这样意味着我可能犯错了而不自知。你甚至没法想象我的中国英语老师犯下了多少语法错误, 尽管他很平易近人, 带点英国口音, 但我广交会的客户大都是来自美国。[男, 大四, 非英语专业]

在这里总有很多的活动, 但要找到像您这样的外教进行交流却相当困难。这也是为什么我特别喜欢我们的电子邮件交流的原因。为什么我们学校就不能再多请一些外教呢?这是我第一次有英语外教, 而这对我来说确实很有帮助。[男, 大一, 非英语专业]

部分学生听取了Copper的建议尝试与同学练习口语却遇到了困难:

我听取您的建议, 试着和我的舍友说英语。我和我的学习伙伴这周试了两次, 两次都被其他室友阻止:“说广东话吧, 别炫耀了。你是不是觉得你比我们说得好?”我还要和这些女孩共处, 不想树敌。我尝试了, 但失败了, 很抱歉。[女, 大二, 非英语专业]

母语使用者和好的语言榜样的问题已在其他研究中被广泛提及 (Wu 2001;Ting 1987;Hui 1997;Li 1999) , 但是否有必要人人都操一口标准的英式或美式英语呢?不少二语教育者和研究人员认为中式英语已经被广泛接受, 甚至对于非英语国家的英语学习者而言更有可取之处 (Shen 2001) 。笔者认为, 学生不愿意操异国口音的现象与以考试为导向的学习文化有关, 对精确度和标准度的较高要求在一定程度上扼杀了学生的灵活性和创新性。

(四) “为生活学英语”与“为考试学英语”之间的矛盾

占总人数31%的17位学生在邮件中表达了对学习英语究竟是为了生活还是考试的困惑。这些邮件中的讨论通常源于对某位英语教师的评论:

谢谢您在周二时参与我们的课堂。您真有意思, 我很喜欢您课上的游戏和活动。遗憾的是, 我们现在必须为大学六级做准备了。[男, 大二, 非英语专业]

头两年的英语学习虽然辛苦但也乐趣十足。我现在是大三, 每天要做的事情除了学习还是学习。所有课都绕着考试转, 我又特别讨厌阅读理解。真希望我们能回去再学交际英语。[女, 大三, 英语专业]

谢谢您的回信。我坚信您会回信, 我的朋友却觉得我会收不到回复。现在看来我是对的。在听了您关于把握自己人生的演讲后, 我和我的朋友在宿舍里讨论了好久。我的舍友后来和他的老师说了这个想法, 他的老师居然把粉笔递给他, 很讽刺地说:“看来你比我还会教英语啊。你现在可以教我了。”他感到很羞愧, 现在他已经不和那个老师说话也不再参与我们晚上的英语讨论了。我很担心, 他并不是那种特别坚强的人。在中国, 我们有句话, 勇敢本身就是回报。但昨天, 勇气带给他的却是挫败感。[男, 大一, 非英语专业]

以上邮件虽然反映了一些教师身上存在的问题, 但更多的是学生对“在大学里学习英语究竟是为了什么?”这个问题的困惑与茫然。

很多研究讨论了英语教师在传统教学方式和交际型教学之间的挣扎 (Yu 2001;Littlewood 2000;Ng&Tang 1997) , Copper也收到了不少教师的邮件, 讨论了类似的困惑。本研究表明, 教师和学生都有类似的挣扎, 并且学生们可以感知到教师的挣扎:

我们的老师年轻可爱, 努力勤奋。她是我们学校的硕士毕业生, 所以她的同事都曾经是她的老师。很多老师都不赞成她使用这种先进的交际教学法, 也曾警告她如果她再浪费时间在游戏和合作学习上, 她的学生将无法应付考试。我们也很想支持她, 但觉得她自己也很迷惑。您可以和她谈谈吗?[女, 大三, 英语专业]

Lortie (1975) 指出, 刚进入教师行业的所有教师都受到过“见习”的熏陶, 从教后, 用自己受教育的方式去教育学生, 这样就会形成一个难以打破的恶性循环。一位年轻大专英语系主任在以下邮件中做了这样描述:

几乎所有行业入门都设有见习的过程, 以便新人能更快掌握所需技能。见习可以有效地减少错误, 也可以让后辈在前辈实践的基础上完成进一步的创新。教师行业也不例外。但是, 见习不是万灵丹。语言学习不仅仅和阅读相关, 它是一个更加复杂的过程。一直横亘在我们面前的哑巴英语已经不再能满足我们的需要。一个大专学生在八年的英语学习后还几乎无法写出一个完整的英文句子或者无法清楚说明自己的想法, 这对我们来说是不可接受的。这些都说明我们之前的教学方法是有问题的。

总体而言, 学生们对落后的教学方法批评尖锐, 对“死记硬背”和“枯燥的教科书”甚为反感, 对于他们的一些英语老师尤为不满:

请来教我们班吧。我们会是您所期望的积极的学生。我们的英语老师人还不错, 但她看上去像是上世纪的人, 连自己的电脑都没有![女, 大二, 非英语专业]

(五) 学习自主性缺乏

共有占总数22%的12名学生在邮件交流中涉及了学习自主性这一话题。大学一年级的学生报怨道:

我的老师期望我们自己完成所有的事情。高中时, 事无巨细, 我们都能获得很多的指导。但这里我们却被告知要自己解决问题。我们甚至要利用课余时间完成课本上的练习!我觉得中学时的英语教学比现在的好多了。[男, 大一, 非英语专业]

部分高年级学生则对利用课余时间进行小组讨论、协同完成任务感到反感。

我们的展示很成功但也花了我们很多时间。因为大部分时间都用在我们的小组项目上, 我已经有两周没见过我的朋友了。我知道这种项目活动对我们有用, 但为什么我们不能用课上时间去做呢?我和班里的同学见得够多的了, 我们就住同一个宿舍里。这样下去, 我一天24小时见的就都是班里的同学了。[男, 大二, 非英语专业]

大学和中学对学生的培养目标不同, 学生自主性的问题某种程度上与这个差异有关。在中学学习期间, 任课教师尤其是班主任对学生的生活起居进行全方位的管理, 考试成绩同时是衡量学生学习和教师教学的标准。不少学生在就读大学期间, 沿用原来的思维方式思考学习生活问题。多数学生受访者坚信帮学生应付考试是教师的工作。然而, 在英语作为外语 (简称EFL) 的课堂中, 这个问题牵涉到中西文化差异。Ho和Crookall (1995:238) 对此进行了阐述:

中国的教师和学生都默认了一种带等级制的师生关系。在这种关系中, 学生将教师视为权威, 教师给予学生惠及心灵的关爱。在这样的社会文化氛围中, 师生双方都需要遵从中国社会的道德规范。

在儒家传统推崇师尊的基础上, 大学教师有必要鼓励学生逐步转变观念, 增强自我负责感, 为将来的竞争合作型工作方式做好必要的准备。团队合作是现今大部分企业的工作模式, 学生需要培养同他人合作共同完成任务的能力 (Peters&Robert 1982) 。已经有学生慢慢领会到了学习自主性的含义:

您关于做自己生活的主人的演讲让我受益匪浅。我们昨晚一整晚都在讨论这个话题。我们觉得您提出的问题比您回答的问题还要多。那是您的本意吗?我就读这所大学是想从我尊敬的老师身上寻找答案, 现在看来, 我也许应该发现更多的问题, 然后试图自己去找答案。是这样吗?还是有点迷惑。[男, 毕业生, 英语专业]

四、结论

通过分析部分中国大学生写给一位外籍教师的电子邮件, 本文考察了这些学生在中国大学学习英语的感受。邮件体现了学生对增加英语使用环境以及非竞赛性英语活动的诉求。相比与同伴搭档练习口语, 他们更倾向于与母语使用者练习。对于因循传统的教师和学习方法, 他们颇有微词, 他们也和部分年轻教师一样纠结于为生活学英语和为考试学英语之间。高等教育要求学生有高度自主性, 学生在进行探索性和建构性学习的同时开始意识到对自己负责的重要性。研究表明, 撰写电子邮件对所感知的学习状态进行反思已经成为学生应对这些问题的一种主要策略。Copper与他的教学团队长期以来定期展开集体备课, 对学生邮件中反映的问题共同进行探讨, 按学生的需求来设计和修改教案, 并撰写、互相交流教学反思日记。由此可见, 学生的电子邮件增进了教师对学生英语学习需求的了解, 也激发了教师本身对自己教学行为的反省, 从而建构起师生双向的反思型教与学, 推动了教师的专业性发展。

本研究试图丰富教师对中国英语学习者学习经历的认识。力求更深入地剖析中国大学生在进行EFL学习时产生的感知经验。然而, 正如Scove (1983:101) 所说, 师生间更好的相互理解不一定意味着EFL课堂中师生间容忍度的提高。EFL教学中产生的困难不会在一夜之间消失, 这是外国教育人员和中国教育人员共同面临的问题。正如Rao (2002:92) 所言, 在像中国这样的国家, EFL教师要做的是“现代化, 而不是西化”。

学生邮件中反映的其他不少问题虽未能在本文中悉数讨论却值得注意。这些问题包括:

(一) 因理想和现实中的大学生活之间的差距而产生失落感;

(二) 对未来职业目标的迷惘, 诸如“我为什么来这里?”“我为什么要学习市场营销专业?”等问题;

(三) 原来中学的佼佼者到大学后第一次与和自己有相似或更强能力的其他同学竞争时产生的紧张感;

(四) 自我约束力和合理学习习惯有待培养。

8.商务英语邮件开头 篇八

具体来说，英文商务电子邮件的主体段应具备两大特征：统一性和连贯性。统一性包括如下三点：①主体段中的每一段应围绕一个要点展开叙述；②每一段的内容必须完整，独立成体；③主体段的不同要点之间应存在内在的统一性，围绕同一个大主题展开叙述。连贯性是指主体段中的段与段之间以及句与句之间应该连贯、顺畅。下面我们通过相应的案例来阐述和分析这两大特征。

统一性

我们通过下面的案例来分析如何实现英文商务电子邮件主体段的统一性。

案例1

The main line of our business is air-conditioners export. Would you please give me the name of your bank? Illustrated catalogues and pricelists will be airmailed at your request.

分析

上述这段话为一封商务电子邮件的主体段。邮件撰写人为某外贸公司的业务员，写这封邮件的主要目的是想和对方公司建立业务联系。

这一主体段存在一个很突出的问题：将三个不同的要点堆在了一个段落中，而且这三个要点之间没有统一的主题，导致收件人读起来很费解。如上文所述，邮件主体段的正确写法是每一段只包含一个要点，且不同的要点之间应存在内在的联系，以实现内容上的统一。就上述这一主体段而言，虽然三个句子在阐述不同的要点，但实际上三者之间存在一个内在的联系，即与对方公司建立业务联系。因此，我们可以将上述的内容略作扩展，通过添加适当的语句来实现不同要点之间的统一性。我们来看修改后的邮件主体段。

修改后的主体段

Our bank has informed us that you need an air-conditioner supplier. As our main line is exporting air-conditioners, we cordially propose that we become partners.

If you agree, please send us your bank’s name so we can better know your company.

We will send you our illustrated catalogue and pricelist as soon as we receive your enquiry.

连贯性

我们同样通过一个案例来分析如何实现英文商务电子邮件主体段的连贯性。

案例2

I’m very glad to inform you that the 75 hopper railway cars supplied by your company are estimated to arrive at Destination Puerto Ordaz in December. So may I have the pleasure to invite you to our company located at Puerto Ordaz, Estado Bolivar? We will hold a celebration ritual of 75 hopper railway cars. In the past two years, we had a very satisfying cooperation, and we look forward to developing future business with you. We hope you could come to Puerto Ordaz on December 3rd.

分析

上述这段话为一封电子邮件的主体段，邮件撰写人为某外企的客户经理。他写这封邮件的目的是邀请对方参加庆祝典礼。

这一主体段主要存在两大问题：①将所有的内容用一个段落阐述，增加了收件人阅读和理解的难度。②句与句之间不够连贯、顺畅。该主体段首先说明火车车厢预计于12月到达目的地，接着便向对方提出邀请，然后才说明邀请的理由。这三个要点之间的逻辑关系没有把握好，导致语义不是很连贯。那么，如何在写作主体段时做到行文连贯呢？我们可以从确保语义连贯、使用替代词和连接词以及省略等方面多下工夫。下面我们就针对这几个方面一一分析。

1. 确保语义连贯

语义连贯指的是句与句之间以及段与段之间应该衔接紧密、逻辑清晰。也就是说，后文应该围绕前文展开叙述，后文内容可以在前文内容中找到线索，这样收件人读起来才不会有跳跃感和突兀感。例如上述案例中的第二句话与第一句话之间的语义就不连贯，让人读起来感觉有点莫名其妙：第一句话并不是第二句话的原因，何来的“so”呢？到底为什么要向对方提出邀请呢？读到下文才明白，原来邀请的原因是“We will hold a celebration ritual of 75 hopper railway cars”。大家需要明白的是，一封正式的商务电子邮件不是悬疑小说，不应该让收件人带着疑问去读下文。就案例2而言，如果将案例中的第二句话和第三句话中想表达的内容调换一下顺序，语义就会顺畅很多：“We are planning to hold a celebration ceremony for the arrival of the 75 hopper railway cars in our company in Puerto Ordaz, Estado Bolivar on Dec. 3rd, 2011. Therefore, we would like to invite you to attend this ceremony on that day.”

2. 使用替代词

英文写作切忌重复，英文商务电子邮件也是如此。为了确保文章语意连贯、表达简洁，英文中常用it、one、ones、that、those等替代词来替代上文已经出现过的名词。我们先来看一封邮件中的主体段。

Thank you for the copy of your new book, Guide to Business Writing, which you sent me last week.

The book turns out to be just the book I needed! The book is full of useful information and I’m sure I will be consulting the book a lot in the future when I have to write letters and reports in English.

这一段的内容中重复出现了the book，致使句与句之间的衔接非常别扭，读起来有断断续续的感觉。因为第一段中已经提到book，所以下文中出现的the book完全可以用it来替代，这样行文就会顺畅得多。

但同时要强调的一点是，我们在撰写邮件时，尽量不要在邮件的开头部分出现he、she、it、this等代词。因为收件人的思路可能与你的思路不同，代词太多会让他们感到很迷惑。例如笔者曾见过这样的邮件开头：“I know you want to talk about it, but I am tied up in meetings all day.”这句话中的it出现在开头，指代不明，容易让人困惑，因此作者应将it所指代的具体内容表述出来，例如：“I know you want to talk about the proposal, but I am tied up in meetings all day.”

3. 使用连接词

使用连接词也是增强句与句之间以及段与段之间连贯性的常用方法。这些连接词主要包括副词、连词、介词短语等。以下为一些常用的连接词。

◆ 表递进：in addition、moreover、what’s more、besides、also等；

◆ 表转折：although、nevertheless、however等；

◆ 表对比：in contrast、on the contrary等；

◆ 表强调：above all、especially、most importantly等；

◆ 表举例：for example、for instance等；

◆ 表结果：as a result、because of this、for this reason、hence、therefore等；

◆ 表总结：to sum up、finally、in a word等；

◆ 表时间：at present、in the future、meanwhile、recently、shortly、when等。

4. 省略

上文提到，撰写邮件时应尽量避免重复。除了可以使用代词外，省略也是避免重复的重要方式。例如，如果两个并列的谓语动词拥有相同的宾语，为了避免重复，要省略掉其中一个宾语。我们一起来对比下面两个句子。

1.Please sign one copy of the Sales Confirmation and return this copy for our file.

2.Please sign and return one copy of the Sales Confirmation for our file.

很显然，第二个句子比第一个读起来更为连贯、简练。

通过对上述四种方式的介绍，相信读者已经对如何增强段落连贯性有所了解。下面笔者提供上述案例2的修改版本，以供读者参考。

修改后的主体段

We are very pleased to inform you that the 75 hopper railway cars supplied by your company are estimated to arrive at the destination, Puerto Ordaz, in December. We are planning to hold a celebration ceremony for the arrival of the 75 hopper railway cars in our company in Puerto Ordaz, Estado Bolivar on Dec. 3rd, 2011. Therefore, we would like to invite you to attend this ceremony on that day.

We consider your participation in this ceremony to be vital, as you are one of our major suppliers. Over the past two years, we have enjoyed a very satisfactory cooperation, and we sincerely wish to develop further business with you.

We look forward to seeing you in Puerto Ordaz on Dec. 3rd.

Several weeks after a young man had been hired, he was called into the personnel director’s office.

“What is the meaning of this?” the director asked. “When you applied for the job, you told us you had five years’ experience. Now we discover this is the first job you ever held.”

9.英语邮件 篇九

Dear Sarah,gday to you!how are you today? regarding your PO2414102224, please find attached PI-14-04466 to you for your reference.The lead time of 1 & 2 items are on your schedule but the 3 items’s lead time need much longer.It is because the JST parts longer lead time.We are planning to send this item to you around middle of August.However, if we can ship them to you earlier, will advise you later!Thanks & any thing, please write to us asap!

Thanks & wish we can help you more & more in coming future!

Best Wishes

10.英文商务询价邮件 篇十

Dear Liu,I have received your letter and I am interested in the project you mentioned.It is my honor to help you and I hope you will satisfied with my service.The quota which you provided has been sent to our factory and we need their reply to decide whether we can provide the product you wanted.Any question please feel free to contact with me.Yours faithfully

Cindy