一般公文常识

一般公文常识（共7篇）

1.一般公文常识 篇一

一般公文写作字体及公文格式

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

1、公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

2、保密等级字体：一般用3号或4号黑体

3、紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

4、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

5、发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

6、签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

7、标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

8、主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

9、正文的字体：常用3号或4号仿宋体

10、附件的字体：常用3号或4号仿宋体

11、作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

12、日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

13、注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

14、主题词的字体：常用3号或4号黑体

15、抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

16、印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

17、公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

18、公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

19、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

20、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

21、公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

22、公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

2.公文基本常识 篇二

一、公文的涵义

公文：是机关、单位、团体在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、党、政公文的种类

15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）规范党政公文的新文件：

1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发[2012]14号）

2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）

（党政公文不再区分，统一了格式。）

（二）原来依据的文件：

1、《国粗行政机关公文处理办法》（2000年8月）

2、《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月）

原来规定的党、政公文共18种：

党政相同：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。（9种）行政特有：命令（）令、议案、公告、通告。（4种）

党特有：决议、公报、指示、条例、规定。（5种）

（三）新旧公文的主要区别

1、在“文种”方面，在《国有行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。

2、在“格式”方面，取消了主题词；行政公文也要署发文机关名称。

3、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。

4、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人民意向上级机关报送公文”。

5、在公文管理方面，增加发文立户的规定。

（四）15种党、政公文的使用说明：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文的分类

（一）按行文方向划分——4种

1、上行文：下级机关向上级机关传递的公文。

如：报告、请示。

2、下行文：向下级机关传递的公文。

如：通告、批复、通知、[命令（令）、决定、公告、通报、公报、决议、会议纪要]

3、平行文：向平级机关或不相隶属机关传递的公文。

如：函、通知

4、泛行文：既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

（二）按保密级别划分——4种

普通件、秘密件、机密件、绝密件。（说明：保密级别越来越高。）

（三）按紧急程度划分——4种

紧急公文分“特急”、“加急”。电报格式的紧急公文分为四级，从急到缓依次为：“特提、特急加急、平急”。

特提属于最高级。“特提”电报需要马上办理；“特急”电报需在8小时内阅办；“加急”需在24小时内阅办；“平急”电报阅办不超过48小时。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求十天之内办完的电报。

（四）按处理方式划分——2种

1、阅件（阅知即可，不需办理，文件中无需要办的事件）如：报告、简报。

2、办件（需要承办，在文件中有明确需要办的事件）如：请示、函。

四、公文的处理程序

（一）收文处理——7个步骤。

签收—登记—初审—承办—传阅—催办—答复。

（二）发文处理——4个步骤。

发文处理包括：复核、登记、印制、核发。

（三）办结公文处理——5个步骤。

办结暂存——立卷——归档——清退——销毁

五、常用公文——报告和请示的区别

（一）行文目的不同

报告是向上级反映情况，不需要上级答复，也无问题作答，因此报告中不能请求批准； 而请示是请求上级解决问题，上级同不同意均须答复，因此，凡是要解决问题的，在行文时就必须用请示，不能用报告。

（二）行文时间不同

请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；而报告可以在前中行文，也可以在事后行文。

（三）行文包含的内容不同

报告可以一文一事，也可以一文数事；而请示必须是一文一事，有两件事就只能用两个请示。

（四）受文机关处理方式不同

请示属于办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅件，一般不作答复。报告与请示是两种文种，不能用“请示报告”，在公文中无此文种。该用请示就用请示，该用报告就用报告，两者不能混用。

六、请示的特点

（一）一文一事

为了方便领导批复，请示行文必须是一文一事。即每份请示只能请示一个事项、解决一个问题。

（二）请批对应

一请示一批复，没有请示就没有批复。请示所涉及的问题，一般较紧迫，没有批复，下级机关也就无法工作。

（三）事前行文

请示应该在问题的发生或处理前行文，不可先斩后奏。报告的时限可以在事后，或工作进行中行文。

七、函的特点

主要用平级、不相隶属单位之间，函具有请求的作用。

函有不相隶属单位之间使用时：

如果主送机关与自己的上级平级，文种建议使用“请示”，尽量少用“函”。

八、公文的行文注意事项

（一）公文一般不能越级行文，如需越级时被越机关应得到抄送的公文。

（二）受双重领导的单位，在行文时应明白所办的事务应属哪个部门主管，主办单位为主送机关，周知或协办单位为“抄送”件。除“通知”这类普发性公文外，主送机关只有一个，其余为抄送机关。

（三）抄送的原则是有必要知道的机关才抄送，无关的机关一般不抄送。

（四）行文时应注意自己的职权范围，不能越权和超越有关规定。

3.一般行政公文的格式要求 篇三

红头要求：宋体1号 加粗

标题要求 黑体2号字

正文要求：仿宋三号字，每行22字（含标点）页面设置边距为：上下2.54厘米；左右3.78厘米。行距为word默认的就行。

落款日期要用汉字书写 零写成“〇” 如“二〇一二年一月九日”。

基本上就是这些了

下面还有一些补充，希望对你有用：

二、公文种类

1.决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

2.指示

适用于上级机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

3.通知

适用于转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文；发布行政法规和规章；传达要求各部门办理和有关部门周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

4.通报

适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

5.报告

适用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。

6.请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

7.函

适用于不相隶属机关之间就较具体的问题相互商洽、询问和答复问题。向有关主管部门请求批准等。

8.会议纪要

适用于记载和传达会议议定事项和精神，要求与会单位或人员共同遵守、执行。

三、公文格式

公文一般由标题、发文字号、签发人姓名、主送机关名称、正文、附件、印章、成文日期、附注、发文机关名称、报（抄报、抄送）机关名称等部分组成。

1.发文机关名称应当写全称或规范简称；联合行文，主办机关名称应当排列在前；

2.发文字号应当在首页发文机关名称正下方标明；

3.上报的公文应当在首页公文标题右下方、发文字号下方注明签发人姓名。普发性公文一般不标注签发人；

4.公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号；

5.公文中使用简称，应当先用全称，再注明简称；

6.公文中必须使用国家法定计量单位；

7.公文中的层次结构序数，按“一”、“1”、“（1）”划分；

8.公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码；统计数字要准确；

9.引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当具体年、月、日；

10.公文除会议纪要、会议通知外，应当加盖印章。用印位置应当上不压正文，下压成文日期；

11.成文日期，必须以签发的日期为准，会议通过的事项，以通过日期为准确性；电报，以发出日期为准；

12.当公文机关属名页无正文时，应当在发文机关属名上方标明“（此页无正文）”；

4.公务员常识考公文知识 篇四

公文可以从不同的角度进行分类。常用的分类方法有六种，其中第一种是按适用范围划分，分出的种类简称为文种，这是最基本的分类单位，有些其他类别就是在这一基础上再行划分的。

(1) 按适用范围分类

《党政机关公文处理工作条例》第8条将公文分为15类：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

(2) 按公文来源分类

按公文的来源，可分为收文和发文两种。

收文是指本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件。发文是指本机关拟制并向外发送的文件。这种划分并不是绝对的，就具体公文而言，往往有兼类或相互转化的现象。例如，收到的上级机关文件有时需向本机关的下属机关转发，收文就转化为发文。

按来源划分公文种类，是公文处理最基础的工作。掌握这一分类方法，方可按不同的目的要求、不同的处理程序来办理公文。

(3) 按行文方向分类

按行文方向区分公文，是对发文的进一步分门别类，可分为下行文、上行文、平行文三种。

下行文是指向所属下级机关发送的公文。属于这一类的文种最多，有命令(令)、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要等。上行文是指向所属上级机关呈送的公文，主要文种有报告和请示。平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的行文，最常用的是函。议案是各级人民政府向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的，通常也把它划归平行文一类。

从绝大多数文种看，行文方向都是固定的，如请示、报告只用于上行文，决定、通报、批复只用于下行文。拟稿时必须按行文关系正确选用文种，不能相互混淆。

在公文实际运行中，有几个文种的行文方向也不甚固定，有一定灵活性。如意见既可作下行文，也可作上行文或平行文使用;通知以下行文为主，有时也作为平行文发送给不相隶属的机关;作为平行文的函，偶尔也用于上下级之间询答或联系一般事宜;纪要除了下行外，也可以上行请求批转或平行送达不相隶属机关起知照作用。

(5) 按性质作用分类

按公文的性质作用，可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。

法规性公文是指国家权力机关、行政机关根据法定权限制发的、对人们或组织的行为规范和准则作出规定的公文，包括条例、规定、办法、细则等，带有明显的强制性和约束力。这类公文往往以命令(令)、公告、通知等形式发布。

指挥性公文是指上级机关根据法定的职能权限，对下级机关宣布决策，部署工作，实施指挥、协调和管理的公文。主要文种有命令(令)、决定、通知、意见、批复等。

报请性公文是指汇报工作、反映情况、提出建议、请示问题、请求审议的公文。主要文种有报告、请示和议案。

公布性公文是指通过报纸、广播、电视等新闻媒体或公开张贴等形式传递信息、告知事项与要求的公文。主要文种有公告、通告、通报等。

通联性公文是指机关或单位之间相互联系商洽工作、询问和答复问题的公文。常用的文种是函。

记录性公文是指记载会议情况、归纳会议议定事项的公文。常用的公文是纪要。

(6) 按保密程度分类

保密公文是指涉及党和国家机密内容，需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度，保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。随着时间的推移、形势的发展和工作的需要，文件的保密性质会有所变化，有些密件可能会成为普通文件。

(7)按办文时限要求分类

5.公文写作基本常识及常见错误解析 篇五

第一篇 集团公司公文管理制度辑要

一、公文种类

根据公文的发文目的和内容，本公司公文种类主要包括： 1.决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。

2.决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。3.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。4.通告：用于公布应当遵守或周知的事项。

5.通知：用于公布规章制度，转发政府政策、规定及上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。

6.通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。7.报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。8.请示：用于向上级机关请求指示、批准。9.批复：用于答复请示事项。

10.函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

11.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

12.会议纪要（会议记录）：用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文构架 1.标题。

2.主送单位(部门或人)。3.正文。4.附件。

注：如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识‚（此页无正文）‛的方法解决。

三、几类常用公文的基本要求

（一）会议纪要

除董事会会议纪要（会议记录）由董事会秘书撰写外，其它专题会议的会议纪要（会议记录）由会议组织部门撰写并在办公厅备案。

（二）内部请示和报告要求：

1.各分支机构向公司总部请示或报告须一文一事，‚请示‛同‚报告‛必须严格分开。

2.‚请示‛一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。

3.一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和领导，并在文中写明越级理由。

4.‚报告‛中不得夹带请示事项，不应出现‚请批复‛、‚请审批‛等字样。

5.‚报告‛是陈述性公文，‚请示‛则是承批性公文。

四、公文的格式

（一）公文的文字应从左至右横写、横排。

（二）一般情况下，公文的字体应统一。文件名称一般用一号小标宋体；标题一般用小二号宋体加粗；文件正文统一用小三号仿宋体，正文中需重点强调部分可用小三号黑体；标题与正文之间要空一行；

（三）公文用纸一般使用国际标准A4 型（长 297 毫米，宽210 毫米）纸张。行与行间距一般可选择固定值27 磅,左侧装订。

第二篇 几类常见公文的基本写法

第一章 函

一、概念

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

二、特点

（一）沟通性

（二）灵活性

（三）单一性

三、分类

函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。如‚特此函询（商）‛、‚请即复函‛、‚特此函告‛、‚特此函复‛等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用‚此致‛、‚敬礼‛。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

第二章 请示

一、概念：

请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。

二、必备条件：

请示必须具备以下四个条件：1.必须是下级机关向上级机关的行文。2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.必须是为己向上请决求准。

三、分类：

请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。

第三章 报告

一、概念：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。

二、报告的使用范围

三、报告的特点

1．内容的汇报性。

2．语言的陈述性。

3.行文的单向性。

4.成文的事后性。

5.双向的沟通性。

四、类别及功用

1．例行报告，日报、周报、旬报、月报、季报、年报等；

2．综合报告；

3．专题报告：

五、报告的格式和写法：

1.标题，包括事由和公文名称。2.上款，收文机关或主管领导人。

3.正文，结构与一般公文相同。

4.结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。

六、打报告要注意做到：

情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。

七、目前写报告容易出错的地方有两处：

1.结尾处有‚特此报告‛一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成‚以上报告当否，请指示‛，就更错误，因为如所上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。

2.同理，报告后面加附注标明‚联系人‛和‚联系电话‛也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。

第四章 会议纪要

一、概念

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。

二、会议纪要与会议记录的异同

会议纪要是对会议需传达的情况和议定事项的记载；会议记录是对整个会议全部内容的完整记载。

三、会议纪要的分类

(1)工作会议纪要。(2)代表会议纪要。(3)座谈会纪要。(4)联席会议纪要。(5)办公会议纪要。(6)汇报会议纪要。(7)技术鉴定会纪要。(8)科研学术会议纪要，包括年会纪要。

四、主要内容与结构形式

（一）标题会议纪要的标题，有两种格式：一是，会议名称加纪要；二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。

（二）开头部分

简要介绍会议概况，其中包括：

(1)会议召开的形势和背景；

(2)会议的指导思想和目的要求；

(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；

(4)会议的主要议题或解决什么问题；

(5)对会议的评价。

（三）文号、制文时间

（四）正文部分

它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

（五）结尾部分

第三篇 公文的精简原则

首先，力求主旨单一，切忌内容混乱

其次，力求开门见山，切忌绕山弯水

第三，力求干明叶茂，切忌十干一叶

第四，力求语言简明朴实，切忌种种套话

第五，贵善遣词造句，切忌叠床架屋

第六，力求一字千钧，切忌洋洋洒洒

第四篇 行政公文的成文时间

一、成文时间的标识数字

《国家行政机关公文格式》对成文时间的规定是：‚用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’。‛根据上述要求，公文成文时间的数字标识应注意以下几点：

１．用汉字而不用阿拉伯数字。

２．年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。

３．用汉字的小写数字而不用大写数字。最容易出错的是将‚○‛写为‚０‛。为什么会出现上述错误?首先是许多人没有意识到‚○‛与‚０‛是分属于两个完全不同的文字系统，把它们混为一谈，于是以‚０‛代替‚○‛。其次是在电脑输入的过程中，输入‚０‛可直接在键盘上按‚０‛即可，而输入‚○‛则必须到符号栏里去找，一些人为了方便就直接从键盘上把‚二○○二‛敲成了‚二００二‛。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字‚○‛，就干脆以‚０‛代替‚○‛了。

二、成文时间的标识位臵

6.一般公文常识 篇六

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常识判断

公文考点汇总

（一）行文规则

1.遵守行文规则的客观必要性

行文规则是国家有关部门为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，而制定的控制行文数量、行文方向和行文方式的规定。

遵守行文规则的客观必要性在于：

（1）加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确、传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；

（2）使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；（3）精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。2.行文规则的基本内容

（1）根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被领导的隶属关系；同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指导与被指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；非同一系统的任何机关之间均属不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

（2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级行文。为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。

（3）正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。

选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关，受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列情况则不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

（4）坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。

（5）联合行文时，作者应是“同级机关”。因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

（6）行文前必须对有关问题协商一致。为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权勇于开始，才能找到成功的路。——京佳格言

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范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

（7）严格控制公文数量，简化行文手续。机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。除此，还应简化行文手续，为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

（二）公文稿本

公文的稿本是指同一公文的不同稿次及不同文本。公文的稿次有草稿、定稿。公文的文本有正本、副本、存本、试行本、暂行本和不同文字的文本。稿次是在公文制作过程中形成的。稿次不同，内容常有不同。文本中的正本、副本、存本和不同文字的文本是根据同一公文的不同用途来区分的，但内容相同。文本中的试行本、暂行本是对公文性质的一种限定方式，即限定其为试行或暂行。另外，还有修订本，也是规范性公文的一种特殊形式。

1.草稿

草稿又称未定稿，是公文定稿之前所有稿次的统称。除个别内容特别简单的公文外，一般公文在制作过程中很少有一次完成的。为了使公文内容不断完善，往往要对文稿进行反复的修改、补充，形成一次或多次草稿。有些内容复杂的重要公文往往要形成几次、十几次甚至几十次草稿。这些草稿根据其先后顺序及在形成过程中的具体作用又被称为初稿、二稿、三稿„„或修改稿、修正稿、草案、修正草案、讨论稿、征求意见稿等。

草稿虽不是正式公文，但它可以为正式公文的产生提供一个不断修改、不断完善的基础。同时，草稿还可以忠实地记录公文的形成过程及公文作者的思想变化过程，从而为后人的查考和研究提供珍贵的第一手资料。

2.定稿

定稿，有时又叫原稿、底稿。当草稿经过审核，由机关领导人签发或经有关会议讨论通过后即成为定稿。定稿是制发正式公文的标准依据。只有一次草稿的公文，其草稿经审核签发后即成为定稿。有多次草稿的公文，一般最后一次草稿经讨论通过或审核签发后成为定稿。

定稿的作用十分重要。它不仅是印制正式公文的依据，而且是以后查考、核实公文真实性的凭证。在日后的查考利用中，定稿的作用大于正式公文。因此，对定稿应妥善保存。尤其是一些重要公文的定稿，一定要与正式公文的存本一起保存，并立卷归档。如果依据定稿制发的公文需要修订时，不能直接改动已发公文的定稿，而应另拟草稿。

3.正本

正本即正式发出生效的公文。它是根据定稿印制或缮写，供向外发出的文本。正本具有标准的格式，是收文机关据以办理的依据。在工作中直接发挥作用的是正本公文。

4.副本

副本又称抄本，它的内容与正本完全一致。副本原来是指根据正本另行复制的文本。现在由于印刷技术的发达，副本的形式一般也与正本完全一致，都是随正本一道印刷的。副本的作用主要是供有关部门和人员传阅、交流、参考或备查，以加快公文处理速度。

5.存本

存本是发文机关留存的与正本内容和形式完全一致的公文文本。存本应与定稿及有查考价值的草稿一起保存，并立卷归档，以备日后查考利用。

6.试行本

有待于接受实践检验后再行修改的文本叫试行本。试行本主要用于一些法规性公文，如条例、办法、规定和规则等。当对某些问题做出正式规定的条件尚未成熟，需要试探性、试验性地做一些规定时，往往以“试行本”的形式发布公文。所以，试行本的作用不同于同一公文的正本、副本、存本、草稿和定稿等稿本，试行本是对公文性质的一种限定（限定其为试行）方式。试行本也有自己的草稿、定稿、副本和存本等。

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2.公文词语的选择

词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和具有丰富词汇的基础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表情达意的词语。

3.公文语句的组织

同撰写其他文章一样，公文写作中的语句组织也不外乎在使语句通顺、合理、获得最佳表达效果三个方面下工夫。使语句通顺涉及语法问题，使其合理涉及逻辑问题，使其获得最佳表达效果则涉及修辞方面的问题。

（1）对公文语句的基本要求：①含义明确、清晰、完整，便于准确理解、无歧义；②句子成分搭配得当；③句子成分完整；④语序安排妥当；⑤合乎事理，合乎逻辑规律；⑥句式内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果。

（2）语序的安排。在公文中正确地安排语序，主要应注意这样几点：一是注意尊重语序的习惯性。如表达方位时，习惯于称“东西南北”，就不能随意变为“西东北南”。二是注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物内部规律性的反映，因而是安排语序的主要依据。三是注意语序的强制性，语序既然受语言习惯、事理逻辑的制约，也就具备了强制性。不管是谁，要想利用公文清楚地表意并为人所理解，都必须服从这种约束，不随意改变语序。四是注意语序的选择性。

（3）句式的选择。句式是指句子的结构形式。句中词语类别、配置方式等不同，就构成各不相同的句式。不同句式不仅语法结构各异，且有各具特色的修辞功能。在公文写作中如下几组句式的选择：①主谓句与非主谓句；②主动句与被动句；③长句与短句；④完全句与省略句；⑤紧密句与舒缓句；⑥单句与复句。

4.公文中若干事物和概念的特殊表达要求

在对公文所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。

公文写作练习

1.下列哪一项不是按照机关之间的工作关系进行的行文分类？（）

A.上行文

B.中行文

C.下行文

D.平行文 2.下列不属于公文的文本的是（）。

A.正本

B.副本

D.存本

D.印本 3.下列哪项不是公文语言的主要特点？（）

A.庄重

B.严谨

C.华美

D.准确 4.规范性公文发布或通过批准的日期一般标注在（）。

A.标题下并用圆括号括住

B.标题下一行右侧

C.标题后

D.标题下一行左侧

1.B 机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。故选B。

2.D 公文的文本有正本、副本、存本、试行本、暂行本和不同文字的文本。故选D。3.C 公文语言的主要特点有：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。故选C。

4.A 规范性公文发布或通过批准的日期，即发文机关审议通过或批准生效的时间，一般标注在标题下并用圆括号括住。故选A。

7.一般公文常识 篇七

简析公文处理法规中“一般”的应用

作者/张维功

《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》 (以下简称《格式》)已实施一年多了。学界对《条例》和《格式》做了详细介绍、多方位研究，解读细致而充分。笔者试就上述两部公文法规中“一般”一词的使用情况作一剖析，以求教于方家。

一、“一般”在汉语语境中的意义

“一般”在汉语中的意义主要有：一样，同样;一种;普通;通常。

表“一样，同样”之意时，表示所描述事物之间具有相同的特征，如他哥俩长得一般高。

表“一种”之意时，表示所描述事情具有类型的意义，如别有一般滋味。

表“普通”之意时，表示所描述事物的程度，有基本、平常之意，如一般性、一般化。

表“通常”之意时，表示所描述事物正常情况下的状况，意指所表述的事情还含有例外的特殊情况，如一般情况;一般地说，吃这种药是很见效的。

公文法规在表述中使用“一般”，多是基于“一般”在表“通常”之意时所含有的例外特殊情况而考虑的。

二、《条例》中“一般”的运用，体现了夏活性与原则性的结合

《条例》中“一般”的使用有3处，分别在第9条、第14条、第32条，在阐述公文格式要素构成、越级行文、绝密级公文的复制与汇编问题时使用了这一词语。

《条例》第9条规定： “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”

公文格式构成要素有18个，但不是每份公文都必备这18个要素。18个格式要素中，每份公文必备的要素只有9个，分别是发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印发机关和印发日期、页码。其他要素根据行文的方向、公文的涉密程度、公文办理的时限要求、附件的有无、印章加盖与否、文件是否需要抄送而相应有所变化。

《条例》第14条规定： “行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的.机关。”

公文的正常行文方式是逐级行文，越级行文是基于特殊情况，如遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。或是直接的上级机关乱作为或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。

《条例》第32条规定： “绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。”

绝密级公文涉及最重要的国家秘密，泄漏会使国家安全和利益遭受特别严重的损害，《条例》规定不得复制、汇编，但也考虑到了确有工作需要时的特别情况。

《条例》中“一般”的使用，都是基于例外的特殊情况而考虑的，虽用的少，却真实反映了例外特殊的实际情况;用得得体，无损作为法规应具有的刚性，是表达的灵活性与原则性的有机结合。

三、《格式》中的“一般”，存在着过度使用的问题，有失作为国家标准应有的刚性

《格式》中“一般”的使用有20处，有19处是在对公文格式要素作具体规定时使用的，有1处是在表述“规范引用文件”时使用的，即“GB3101有关量、单位和符号的一般原则”，用的是“一般”的“普通”之意。

19处涉及公文要素的规范中，用于格式要素字体字号的规范就有11处。

1.关于“字体字号”，《格式》规定， “如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整”。

2.关于“份号”，《格式》规定， “如需标注份号;一般用6位3号阿拉伯数字”。

3.关于“密级和保密期限”，《格式》规定，“如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字”。

4.关于“紧急程度”， 《格式》规定， “如需标注紧急程度，一般用3号黑体字。”

5.关于“标题”，《格式》规定， “一般用2号小标宋体字”。

6.关于“正文”，《格式》规定， “一般用3号仿宋体字”。

7.关于“结构层次序数”， 《格式》规定，“文中结构层次序数依次可以用“一、” “(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”。

8.关于“抄送机关”，《格式》规定， “如有抄送机关，一般用4号仿宋体字”。

9.关于“印发机关和印发日期”，《格式》规定， “一般用4号仿宋体字”。

10.关于“页码”，《格式》规定， “一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。

11.关于“纪要格式中出席人名单”，《格式》规定， “一般用3号黑体字”。

《格式》在规范这么多具体格式要素字体字号时使用“一般”，很难说都是基于例外特殊隋况的考虑，只能说是对例外特殊情况的滥用。上述1 1例中，只有第1例因为是从整体上对公文格式要素“字体字号”作规定，可以说是基于特殊情况的考虑，有其合理性，而其他10例是对具体格式要素字体字号的规范，再使用“一般”，笔者认为有损骼式》作为国家标准应有的刚性，建议在规定这些格式要素的字体字号时无须使用“一般”一词。

此外，《格式》中其他8处使用“一般”的情况是：

1.关于“公文用纸的主要技术指标”，《格式》规定， “公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸”。

2.关于“行数和字数”，《格式》规定， “一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整”。

3.关于“联合行文时发文机关的排列”， E式》规定， “如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前”。

4.关于“多个签发人的签署”，《格式》规定， “如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名”。

5.关于“成文日期”，《格式》规定， “成文日期一般右空四字编排”。

6.关于“发文机关署名”， 《格式》规定，“单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名”。

7.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。

8.签名章一般用红色。

上述8例中，第1例是对公文用纸主要技术指标的规定，是从整体上说的。各机关在公文用纸上很难统一一种规格，存在例外的特殊情况，不能做刚性的硬性规定。第2例是对公文每面所排行数和每行字数的规定，也是从整体上说的。公文首页必须显示正文，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的办法解决，为此对公文每面所排行数和每行所排字数用“一般”表述就较为得体。

第5例是对成文日期标注的规定，因《格式》对加盖公章的公文和不加盖公章的公文成文日期的规定不一样，此处用“一般”也较为适宜。

第8例是对签名章用色的规定，考虑机关负责人个性差异，不作硬性规定也有其合理性。

第7例是对联合行文发文机关署名按发文机关顺序排列的规定，使用“一般”表述，也反映了公文处理的实际情况，各机关不必在署名的排名先后上过于较真。

第3例是对联合行文时发文机关排列的具体规定。因d例》规定， “联合行文时，使用主办机关的发文字号。” 《格式》此处使用“一般应当将主办机关名称排列在前”的表述，出现例外特殊情况，势必会造成发文机关标志与发文字号不匹配的问题，这样的表述就不够严谨。

第4例，多人签发时每行排两人，既然这样具体规定，就不应有什么例外。第6例，单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上的位置关系是约定俗成的，没有特别的例外情况。建议这两处不用“一般”来表述。

与《条例》相比而言， 《格式》在对各格式要素作具体规定时，有的的确是基于特殊的例外情况考虑，反映了公文处理工作的实际，但不少并不是基于实际的特殊情况考虑，存在一定意义上对“一般”的过度使用，这些表述有损《格式》作为国家标准、法规应有的刚性，一定程度上会影响公文法规在实际工作中的执行力。