公文研究

2025-01-24

公文研究(精选8篇)

1.公文研究 篇一

摘 要 公文流转系统是办公自动化系统的核心,在介绍公文流转系统中工作流的基础上,对目前国内外公文流转用到的相关技术进行了总结,最后对公文流转的发展方向进行了展望。

关键词 公文流转;办公自动化;工作流前言

随着信息技术在我国的普及,各类信息化技术手段在政府企业中不断得到应用,极大地提高了政府企业的办公效率,对行政办公模式的变革产生了深远的影响。日常公文处理在政府机关或者企业的工作中是一项繁杂而重要的工作,在工作中,往往会因为个人文书管理不当,产生文件遗失,过时未批,或者出差在外,无法及时批阅等情况。传统的数据文件是一份份厚重的文件档案及纸制文件,要查询一份历史数据就要到文件的归档部门,再去查询归档的年份,找到归档的档案,即耗时又烦琐。因此,需要开发公文流转系统,让人员从长期繁杂的办公事务中解放出来,提高工作效率,降低行政成本,实现办公自动化。

办公自动化(OA)是20世纪70年代兴起的基于数据库技术、网络技术、软件工程技术发展起来的一门技术科学。目前,OA已经从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等的单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统[1]。

公文流转是OA的核心,也是实现无纸办公的重要标志。政府和企事业单位正在积极采用办公自动化系统提高办公效率。公文流转子系统作为所有OA的公共构件,它利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理,对目前传统公文处理而言,很大程度上提高了公文处理效率和准确性[2]。

本文将从多个方面全面论述目前公文流转的相关技术和国内外研究现状,分析公文流转的优缺点。论文首先介绍公文流转的发展趋势,然后开始介绍公文流转的一些概念和需要用到的相关技术,以及目前国内外的研究现状,最后对未来公文流转的研究提出自己的观点。公文流转的发展趋势

事实上,现在的办公已经不再是简单的文档处理,不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率,进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。因此将来的办公自动化系统的核心是知识,实现的基础技术是知识管理。

同样现在以及未来的公文流转系统,也需要在现有的办公自动化系统的发展基础上得以进一步的发展。综观现在国内外的公文流转系统以及办公自动化系统中的公文流转,能够轻易的发现未来的公文流转系统朝着以下几方面发展:

(1)集成。现代企业和许多政府除了拥有公文流转系统之外,还有许多其他的管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设,他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,并且发现数据常常不一致,可以比较肯定地说,目前中国具有信息系统的企业和政府绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。因此,现在或者未来所需的公文流转系统是需要一个能够集多种功能于一体的系统。

(2)完全基于Web。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑,Web界面最容易接受。另外从集成方面来讲,必须采用人人支持的Web标准如HTML,JavaScript,Activex,IIOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一个界面下容纳,否则的话,技术难度就会导致集成不可能实现。

(3)流程优化。对于流程,熟悉公文流转系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果基于原有的思维模式和知识领域,就无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。

(4)基于知识。进入知识经济时代,人人都是知识工作者,要求公文流转系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。公文流转中的工作流3.1 工作流的基本概念

根据工作流管理联盟(WFMC)的定义,工作流是一类能完全或部分自动执行的经营过程,且能根据一系列的过程规格、文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递和执行[3]。简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

3.2 公文流转中工作流的特点

与一般意义上的工作流不同,公文流转系统中的工作流有自己的特点和特殊要求。公文流转就是办公文件从拟稿到归档并在各部门之间逐级审批的流转过程。

根据参考文献[4],公文流转的模式一般可归纳为以下四种:直流模式,分流模式,合流模式和回流模式。

直流模式是最简单的流转模式,表示文档在人员之间一对一的传送,通常用于申请审批类流程,如一份公文信息单经部门经理批示后直接交给下一个经办人处理。

分流模式表示企业中人员之间一对多的传送,比如一些通知。

合流模式表示企业中人员之间的多对一的送达,如总经理分发给多个下一级部门经办人的信息单经不同的经办人员处理完成后汇总给总经理进行查看批示。

回流模式表示公文流转过程中可能会出现的退回、重做等情况,从而在流程中形成回路,这种情况也十分常见。

这些基本的流进行组合可形成更复杂的流。此外,通过对以上公文流转模式的研究,可以整合和确立各个操作节点之间的关系。4 国内外相关技术

目前,国内外开发公文流转的技术多种多样,下面我们主要介绍Lotus Notes、ASP、Visual Studio、JAVA等主要的技术手段以及它们具有的不同特点和在不同的领域发挥的不同优势。

1)基于Lotus Notes的公文流转系统

Lotus Notes被视为最成熟的公文流转平台,由于其本身具有强大的工作流(workflow)设计能力,与公文流转复杂的工作流相适应,因而成为大型公文流转系统开发的首选技术手段。利用Lotus Notes既可以实现B/S模式的公文流转系统,也可以使之适应C/S的应用模式,其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。但Lotus Notes的灵活性较差,外在表现形式单一,开发成本较高。

2)基于Exchange Server的公文流转系统

Exchange Server与Lotus Notes有相似之处,都具有强大的工作流设置能力,在早期的办公自动化系统中,Exchange Server 被广泛使用,在客户端使用OutLook等电子邮件系统进行操作,但是在使用上不直观,灵活性差,同时基于Exchange Server的二次开发难度也较大,系统之间的兼容性和扩展性差,目前在市场上单纯地基于Exchange Server的公文流转系统比较少见[5]。

3)基于Windows.Net框架的公文流转系统

Windows.Net框架具有很强的灵活性和扩展性,能够与操作系统平台进行良好的结合,与各类应用程序可进行数据传递,其系统同时可用语B/S和C/S两种模式,在外在表现形式上十分灵活,开发难度和成本低,能够方便的使用各类中间件。

Windows.Net框架下的开发工具很多,主要有VB、VC、ASP等,作为一种通用的开发手段,Windows.Net框架的应用范围很广,但它的专业性不强,在开发公文流转系统时需要进行复杂的重定义工作,同时在规模大的应用过程中稳定性一般。目前广泛使用的基于浏览器,使用ASP开发的办公自动化系统一般具有简单的公文流转功能,从技术手段上分可将其划为本类。

4)基于JAVA的公文流转系统

Java具有很强的数据处理功能和稳定性,在大规模数据处理和安全性方面占优势,适合开发浏览器形式的应用系统,J2EE的开发模式适合工作流性质的软件开发,有比较强的灵活性,在开发模式上与ASP相似。目前市场上还没有完全基于Java的公文流转系统,由其实现的公文流转功能主要表现在一些有Java开发的办公自动化系统中。目前使用的Struts框架及MVC模式,结合JSP开发出来的公文流转系统在市场上具有很强的挑战性。结论与展望

目前公文流转研究已经初步处于成熟阶段,不过其理论和方法还有待于进一步完善。基于目前公文流转的现状,以下方面的研究将得到更多的关注:

(1)系统的集成性,换句话说,就是现在或者未来我们所需要的是一个能够集多种功能于一体公文流转系统。

(2)完全基于网络,也是能够开发出完全基于B/S的公文流转系统,这样才能有利于系统的维护和系统集成的实现。

(3)对公文流转流程的合理优化。我们必须要基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组、优化,这样才能提高公文流转的效率。

参考文献

[1] 沙海燕,崔浩.办公自动化系统中工作管理系统模型[C].OA’99全国学术会议论文集,1999.11

[2] 谢波,姜贤塔,陈根才.公文流转中复杂工作流程的通用设计[J]计算机工程与应用,2000,(11):94 95

[3] WFM-TC-1003,The workflow referce model[S].1995.[4] 陈江东.办公自动化系统的系统分析[J].计算机系统应用,1998,(10):12-14

[5] 苏新宇,吴鹏,朱晓峰.电子政务技术[M].国防工业出版社,2003.1:12-15 页

2.公文研究 篇二

《公文学的现状与展望》 (2012年6月第一版) 一书, 集中了公文学界专家学者和鲁东大学公文文献研究中心师生阶段性最新研究成果, 主要内容分为五个板块:公文学研究、公文写作研究、公文改革与改进文风、公文文献数据库建设、电子公文研究。从内容来看, 该书不仅探讨了当前公文学研究的许多问题和发展方向, 如:公文学的历史、现状、取得的成果、存在问题及解决途径, 公文写作方法、公文写作要素以及公文语言与修辞等等, 而且在很大程度上体现并代表了当前我国公文学研究的水平, 许多理念、观点和方法值得理论研究者和实际工作者去学习和借鉴。

《中国公文名篇赏析》 (2013年11月第一版) 是中国公文学的创始人——苗枫林先生晚年耗时数年编著而成的。该书“既取佳作, 又录要文, 还要顾及文种与时代的分布”, 所选公文分成六大模块:秦汉公文、魏晋公文、隋唐公文、宋元公文、明清公文和近现代公文。编著者匠心独运, 打破常规走新路, 将收录公文分为原作、注释、公文笔者、公文赏析四栏。其中公文笔者, 是对公文撰写者公文写作才能的形成与探索的研究与评说, 为同类著作之首创。读者欣赏阅读每一篇公文, 就像身临公文写作时代的历史背景, 与公文笔者对话, 体验前人在面对国家、社会复杂情况下解决问题的睿智和胆识, 从而感受公文在历史发展进程中的特殊地位和作用, 看到公文在今天现实生活中的不足和差距。

《公文语言与修辞》 (2014年2月第一版) 本书共分上下两编:上编为公文语言基础知识。在前人研究的基础上, 着重从公文语言的特点作用、公文语言与语体、公文的表述方式、公文句法、公文词语、公文修辞、公文常见语病等方面进行了深入的探讨和研究, 补充了前人的研究成果并提出了大量崭新观点。下编着重探讨公文各文种语言的基本要求。在理论与实践相结合的基础上更突出理论, 以使学习者从理论上掌握其重点、难点和特点, 从而有效地提高其公文语言的运用能力。与传统公文语言书籍相比, 本书还增强了各类公文语言特点的分析及修辞部分的内容, 选用了大量典型、新颖的实例。从而使本书既有深刻的理论性, 又富有时代感和实用性。

《新编公文写作》 (2014年3月第一版) 是一部具有写作理论纵深拓展、选编文种精当实用、编写体例简明扼要等特点的专著, 本书从公文的作用特点、公文的格式规范、公文写作的能力及方法、公文主旨、公文材料、公文结构等方面论述了公文写作的基础知识;着重阐述了党政机关规范性公文、法规与规章性公文、事务性公文和专用公文的写作方法和技巧。本书严格依照党和国家最新发布的公文法规和法规进行编写, 紧密结合当前党政机关单位公务活动的实际, 追踪采纳新的公文写作理念, 力求公文写作理论与社会实践、教学实际紧密结合, 所选的公文文种大都是实用性强、使用频率高与实际工作联系紧密的文种, 书中对每种公文的含义、作用、特点、种类、格式及写作方法、写作要求、相近文种的异同比较均一一分析介绍, 具有极强的指导性和实用性。

《中国公文史学》 (2014年10月第一版) 本书在中国公文史料十分匮乏, 可供借鉴参考的系统研究资料甚少的情况下, 做了大量艰苦细致的史料收集工作, 通过来之不易的大量的丰富史料、采取图文并茂的形式, 开中国公文史学研究之先河。该书阐述了中国公文史学的研究对象、内容、意义、方法, 探讨公文的历史起源与开端, 公文的历史贡献与不足, 公文的历史扬弃与创新, 并从中国社会发展的角度系统研究了我国奴隶社会、封建社会、半殖民地半封建社会、社会主义社会公文的发展历史, 从公文制度、公文文种、职官制度、公文特点、公文改革、典型代表、写作理论及其发展变化的规律等方面入手, 历史地、真实地再现了中国公文发展全貌。同时, 还对当代电子公文的发展和台港澳地区的公文现状进行了研究与比较, 提供可资借鉴的公文发展思路与方向。

《电子公文撰制》 (2014年10月第一版) 的作者曾在2002年出版过我国第一部电子公文专著——《实用电子公文传输与处理》 (中国人事出版社) , 并长期保持在国内电子公文研究的领先地位, 此次为适应电子公文教学和实践的迫切需要推出最新研究成果。本书认真分析国内外电子公文的发展现状与趋势, 紧密结合公文处理工作的实际, 从电子公文的诞生、电子公文的发展前景、电子公文系统基础、规范性电子公文版面格式、电子公文数据库基础、DOC (X) 格式电子公文制作技巧、静态PDF格式电子公文的制作与使用技巧、动态电子表单式电子公文的制作、电子公文传输、电子公文管理、电子公文安全等方面, 进行了全方位、深层次的研究和论述, 为加速纸质公文向电子公文的过渡与实现, 提供了理论支撑、路径与方法。

《公文格式规范》 (2014年11月第一版) 依据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等相关公文法规和规章的基本要求, 在阐述公文格式基本内涵、主要特征、历史沿革的基础上, 重点分类详细研究介绍了各种具体公文种类的格式规范。本书对公文格式规范进行了全景式的梳理分析, 并附有大量历史性图片和公文格式示意图, 不仅为初涉公文领域的同志提供了一个可供借鉴的蓝本, 同时, 也为长期从事公文工作的同志提供了分类科学、准确规范的党政机关公文格式式样, 实为党政机关干部、文秘人员、高等院校师生等学习工作必备的工具书。

《当代中国公文学》 (2014年11月第一版) 是《中国公文学研究》丛书最具有代表意义的领军之作, 也是理论程度最高、难度最大的一部著作。该书从中国公文学的性质、研究方法、学科体系、历史演变、外国公文、公文存在形态、公文写作原理与方法、公文处理、公文作者修养、网络时代的电子公文、公文改革和文风建设等领域展开全面、系统的理论探索, 并在此基础上, 构建了新的中国公文学理论体系架构, 是当代中国公文学学科建设具有里程碑意义的研究成果, 是继1988年苗枫林先生《中国公文学》问世以来近30年后的一部重要公文理论研究杰作, 无疑将对我国公文理论和公文实践的发展产生积极的影响。

《简明公文类编》上、下册 (2015年8月第一版) 一书从浩瀚的历史典籍中, 将公文文种一一析出, 搜集整理了我国从古迄今2000多个公文文种, 让我们从公文文种在历史上的生生死死、曲曲折折的演变轨迹中, 清晰认识公文在人类文明发展史中的重要地位和作用。该书具有涉猎全面、分类科学、查阅方便的显著特点, 上编为古代公文, 包括先秦、秦汉、魏晋南北朝、隋唐、宋元、明清等历史时期的公文文种;中编为近现代公文, 包括太平天国、民国时期和新民主主义革命时期使用的公文种类;下编为当代公文, 涉及规范性公文、法规与规章性公文、事务性公文以及各类专用公文。是一部具有鲜明时代特色和应用价值的公文百科全书, 为公文文种的科学使用提供了重要依据, 为公文文种的传承、改革与创新提供了有价值的参考资料。

3.公文研究 篇三

关键词 WEB;公文管理;无纸化

中图分类号:G40-057 文献标识码:A 文章编号:1671-489X(2007)06-0070-02

Research on System of Paper-free in Document Magagement Based on WEB//Kong Linjun

Abstract Nowadays, computer has been widely used, and the technology of internet has became perfect. It is inevitable to apply the system of paper-free in the document magagement. In this essay, attention will be paid to the problems existing in this new system, the new mode of the documental management system which bases on web,and the technology as well as the safty of this system of paper-free.

Key word WEB;document magagement;paper-free

Author's address Network Centre, Zhejiang University of Finance & Economics, Hangzhou 310018

1引言

随着信息化技术的发展与普及,公文管理及处理作为高校各个办公室日常办公和管理活动的重要内容之一,在OA系统中占有十分重要的地位。如何有效地管理公文以提升我们的公文办理效率,提升办公绩效,是我们孜孜以求的目标。当前公文管理技术与标准还不够成熟,随着无纸化管理的深入,表现出来的问题也越来越多。我们需要进一步研究开发适应新要求的无纸化公文管理系统。

2无纸化面临的问题

2.1人工系统工作方式与管理需求的差距

处理公文时,由于信息共享的局限性,通过各部门掌握的收文登记簿及公文处理单来实现对公文的收发与办理不可避免的会存在这样那样的问题:

①无法及时、完整地掌握信息

由于信息生成较为分散,而信息传播途径不足,不可能及时查询公文办理情况。很多时候,各个办公室为了提高协调功能,常采用置备复印件,这样不仅增加了办公成本,而且由于信息的大量冗余,反而增加了信息管理的困难与混乱。

②无法对办文过程做到整体而有效的控制

催办是管理人员对公文办理过程进行控制的主要手段,但是在人工的系统下,特别在办公室工作量急剧增加的时候,管理人员往往很难确切地掌握公文的当前状态,从而削弱了管理人员对公文办公过程的整体控制。

③无法得到对效率监控的数字依据

人工情况下,无法对数以万计的公文办理环境进行定量定性的分析统计,只能依赖我们的直觉发现效率的问题,很难进行必要的定量分析,从而影响改善办公效率的速度、实效、经验。

2.2现有的计算机辅助公文管理系统还存在系统技术上的局限性

目前市场上已经有很多有关公文信息管理的软件系统,但效果却很有限,究其原因,主要有以下几点:首先,规范化标准化程度低,系统处理公文信息的内容、范围与公文处理的有关规范和标准存在一定距离,系统共享性和普适性较差。其次,系统体系结构和可操作性也存在不少问题,由于没有采用先进的WEB技术,使得系统在用户界面、多媒体信息集成能力、信息的查询与检索方面不能满足现代公文管理的需要。最后,系统安全性不高,没有提供一种较为完整的系统安全机制,不能为公文管理信息系统提供有效安全保障。为此,我们需要从各个方面来考虑,采用新的理论和方法,实现新型的基于WEB的公文管理系统。

3系统的3种模型

3.1系统的工作流程与业务模型

高校的公文管理的工作流程如图1所示:

3.2 系统的数据库模型

综合以上信息,我们可以抽象地归纳出公文管理系统的数据库概念模型,如图2所示:

我们根据此图,定义专用名词类表:

主题词表L1、公文种类表L2、案卷目录一览表L3、记件标志一览表L4、密级一览表L5、处理类型一览表L6、文号前缀一览表L7、公文状态一览表L8。

此外,还有一些其它表,如:公文信息表、各类描述表、视表、临时表等。在这里我就不展开来讲述了。

3.3系统功能模型的实现

根据公文管理系统的目标和模型,我们设计出一个系统功能模型,如图3所示:

我们对系统的各项功能进行详细定义,主要包括:登陆功能,处理功能,发送功能,催办功能,留存功能,统计功能,查询功能,帮助功能,维护功能。

4系统实现的技术方法

系统结构的设计:采用基于Internet/Internet的网络计算模式,即B/S 3层应用体系结构,是今后应用软件系统发展的方向,同时也有利于在分布式应用系统中与其他子系统无缝结合。

信息集成:采用基于WEB的网络多媒体集成技术,集成包括SQL数据库、信息、声音、图像等多媒体信息。

人机界面设计:我们采用GUI界面,并配置智能化人机接口技术,如文字、语音识别等工具和接口。人性化的设计不但更加简便易懂,更能有效提高公文信息处理的效率。此外,考虑到用户误操作引起的问题,我们更为人性化的设计了中文信息提示与解决策略。

5系统的安全性

系统安全性主要包括两方面:一是用户安全性,二是网络安全性。

用户安全性有以下几方面内容:

①只有初次登陆的用户才有权修改所输入的公文基本信息及附加信息。

②处理、发送、留存、录入等操作都需要进行合法性检查,只有当前正在本部门的公文方可进行以上操作。

③程序执行时,只有在本部门的公文才能成为处理对象,且其它部门无法查知其内部内容。

④在流转中的信息不允许改动,除非是特殊原因,则由系统管理员修改完成。

正是由于以上情况,所以我们需要对各个管理层次的用户名进行权限设置,哪级权限允许哪个用户组操作,各用户组不可越权越级。

网络安全性我们主要考虑的是网络黑客对系统的破坏,对用户密码的截取,恶意修改文件内容等情况。鉴于此,我们需要根据系统环境、用户情况,采用网络防火墙、用户密钥认证、用户授权书、入侵检测、数据加密等方法,保证系统的安全性。

6结束语

4.公文研究 篇四

论文题目:从语法、修辞角度研究企业公文语言中的不规范现象

业: 汉语言文学

级: 08级 姓

名: 石瑛 学

号: 20081500086 指导教师: 毛润民

2012年 3月 27日

内蒙古师范大学文学院学士学位论文

中 文 摘 要

企业公文语言作为单位在公务活动中所形成的书面语言运用系统,是公文中极其重要的一环,且具有特定的效能和影响力,所以要求内容必须规范、语言必须严谨。企业公文所使用的语言,必须是规范化的现代汉语,但受到公文内容特点和表达方式的制约,形成了有别于其他语体的语言特色。准确、朴实、精练、严谨是公文语言的基本特性。可是在企业公文的具体写作过程中,语言运用的不规范现象不时出现在不同级别的企业公文当中,既影响了工作的正常开展,又损害了发文机关的形象。本文从语法、修辞层面对企业公文语言中存在的不规范现象进行研究,希望对广大企业公文写作人员的实际工作有所裨益,并推动企业公文语言的规范化发展。

关键词:语法;修辞;企业公文;不规范现象

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Abstract

Enterprise document language as a system of written language is originated from the social or business affairs of a work unit.Since it is really an important form of document and it owns specific efficiency and influence, the content of it must be standard and the language must be accurate.Basically speaking, enterprise document language shares the same quality with the standard modern Chinese.Yet due to the restrain of its content and the means of expression, a peculiar feature of it has been taken into its own shape and become so different from other kind of language style.The essential characters of document language are: accuracy, simplicity, conciseness and preciseness.However, within the process of writing the enterprise documents, occasionally, there still remains a lack of standardization and that of course, do harm to the image the issuer.As a result, the focus of this paper is given to the phenomenon of lacking of standardization within the aspects of grammar and figure of speech in the enterprise document language.Best wishes are there for benefitting the document writing staff in different enterprises and for advancing the progress of standardization within enterprise document language.Key words: grammar;figure of speech;enterprise document language;lack of standardization

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目录

引 言 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1

一、立足语法层面研究企业公文语言中的不规范现象„„„„„„1

(一)搭配不当„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 2

(二)语序不当„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 3

(三)成分残缺„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 6

(四)句式杂糅„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 7

二、立足修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象„„„„„„8

(一)用词不当„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 8

(二)用语不规范„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 9

三、结束语 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 11 参考文献 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 12 致 谢 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„12

从语法、修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象

石瑛

(内蒙古师范大学 文学院 汉语言文学 08级1班 20081500086)

指导教师:毛润民

引 言

公文,在古代指的是处理或联系公务的文件,而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文的格式较为正式、内容较为规范、语言较为严谨,并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。而企业在自身的建设和经营管理活动中也离不开这一工具,尤其是企业领导、企业担负公文撰写、制作、处理、存档的等工作人员。企业公文语言作为单位在公务活动中所形成的书面语言运用系统,所以使用的语言必须是规范化的现代汉语,但受到公文内容特点和表达方式的制约,形成了有别于其他语体的语言特色。准确、朴实、精练、严谨是公文语言的基本特性。可是在企业公文的具体写作过程中,语言运用的不规范现象不时出现在不同级别的企业公文当中,既影响了工作的正常开展,又损害了发文机关的形象。本文从语法、修辞层面对企业公文语言中存在的不规范现象进行研究,希望对广大企业公文写作人员的实际工作有所裨益,并推动企业公文语言的规范化发展。

一、立足语法层面研究企业公文语言中的不规范现象

语法,即语言的结构规律,包括词法和句法。语法层面的不规范主要指违反语言正确的结构方式,也就是违反了人们共同理解、共同接受、共同遵守的语言组合法则。在现代汉语中,词划分为实词、虚词。词语的组合主要有两种方式,一是以语序为主要手段的直接组合,二是以虚词联结为主要手段的关联组合。下面,从语法层面对企

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业公文中比较常见的几种语法不规范现象加以分析。

(一)搭配不当

搭配不当是指在公文写作中没有按照正确的语法关系把各种词语组成句子,使词语搭配不符合事理,不符合习惯,不符合现代汉语的结构规律。在公文写作中,常见的搭配不当主要有:

1.主语和谓语搭配不当

①这种不合规行为,今日被公司安保处查获。出自《XX公司2012年2月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②今年,公司的发电量生产已经圆满完成。出自《关于XX公司2011绩效评价的报告》

分析:① “查获”的应是侦察或搜查后获得的物品(赃物、违禁品等),很显然“行为”是不能被“查获”的,所以由于误解词义造成了主谓搭配不当。② 中的“发电量”本应是主语,却让“生产”取代了,使陈述对象不明确造成主谓搭配不当。应将句中的“生产”一词删去。

2.主语和宾语搭配不当

①近年来,中国电力行业的改革和发展却是历史上从未有过的阶段。出自《关于XX公司2011发电量的自评报告》

②我们以合法手段争取来的正当权利,是促进公司经济更好发展的宝贵机会。出自《XX公司1月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析:①中的“改革和发展”与“阶段”搭配不当,可将“却是”改为“却经历了”。②中“权利”与“机会”在意义上不能搭配,可改为“„„促进公司经济更好发展的有利条件”。

3.动词和宾语搭配不当

①请你公司采取有效措施,理顺产权,防止国有资产流失,并将有关整改情况及时向集团公司总部报告。出自《集团公司关于盘点各子公司2011国有资产的通知》

②自2001年XXX公司爆发债权债务关系以来,已资不抵债,无法维持公司的正常经营。出自《关于XX公司的多经公司改制的请示》

分析:①中的“理顺产权”这一表述属于动宾搭配不当,应该改为“理顺资产关系”。②中的“爆发债权债务关系”应改为“爆发债权债务关系问题(或危机)”。

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4.述语和宾语搭配不当

①公司的活动中心应该为职工子女们开设一些有意义的活动。出自《XX公司2011年10月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②大家要善于发现和总结工作中的经验和问题。出自《关于学习贯彻公司2012工作会、安全会暨第三届一次职工代表大会、第三届一次工会会员代表大会会议精神的通知》

分析:① 可将句中的“开设”改为“开展”或在句后加上“项目”两字。②属于多个述语带多个宾语的“复杂式”结构。有两种修改办法:一是改为“我们在工作中要善于发现问题和总结经验”,二是将“经验”和“问题”调换位置。

5.关联词语不搭配

关联词语搭配不当是公文中最常见的问题,成对搭配使用的关联词语不能随意改换,否则就会出现关联词语搭配不当的问题,而影响语义表达的准确性。

①搞好企业文化建设,不只是党建工作部的事,而是整个公司每个班组的事。出自《XX公司2011年11月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②只要搞好企业文化建设,才能保证公司和谐发展。出自《XX公司2011年11月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析:①“不只„„而„„”中的“不只”是一个表示递进关系关联词语,“而”是一个表示转折关系的关联词语,根据语义的需要也属于关联词语搭配不当,应改为“不只„„而且„„”。②“只要„„才能„„”是两种不同类型的条件关系的关联词语,搭配在一起显然不合适,应将句中的“只要”改为“只有”。

6.修饰语和中心语不搭配

①近年来,公司培养的大批的高素质的员工队伍,为公司创世界一流夯实了基础。出自《关于XX公司“找、抓、促、创”活动开展情况的报告》

②凡公司资产流失严重的部门,一概追究部门负经理责任。出自《关于落实集团公司盘点各子公司国有资产的通知》

分析:① 中“培养的大批的”同中心语“员工队伍”不搭配,应将“培养”改为“建设”,并将“大批的”去掉,这属于定语和中心语搭配不当,这是公文中较为常见的一种不规范现象。②中的“一概”应改为“一律”。“一概”和“一律”均有表示使用于全体,没有例外的意思,但用法略有不同:“一概”用于动词前仅限于对事物的概括,“一律”则对人对事均可,这属于状语与中心语搭配不当。

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(二)语序不当

语序为汉语里的主要语法手段,是指语言里各级语言单位在组合中的排列次序。语序变动,可组成意义不同的词组、句子。语序不当,就是指次序颠倒、排列错误、违反语言习惯,不符合语法结构的规则,导致表达不清或产生歧义等。常见的语序不当包括:

1.多层修饰语错位

有些公文句子的中心词前常有多层修饰,其排列必须讲究一定的次序或符合一定的语言习惯,否则就会造成修饰语错位,最常见的是多层定语或多层状语错位。

1.1多重定语顺序不当

多重定语一般规律是:表示领属或时间、处所的定语离中心词最远;其次是表示中心词“怎么样的” 动词、动词性短语;再次是表示中心词“什么样的”形容词、形容词短语;离中心词最近的是表示“性质的”名词或名词短语。

①两位优秀的有二十年工龄的我公司副总工程师被选为全国人大代表。出自《XX公司2012年2月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析:①属于多项定语语序不当。多项定语的语序一般是:领属性词+数量+动词(短语)+形容词+名词+中心词。应把表领属的“我公司”放到最前面,将“优秀的”放在“工龄的”之后。

1.2多重状语顺序不当

多重状语按照语法规则和语言习惯,它们的排列顺序一般是:离中心词最远的应该是表示时间的或表示原因、目的的词语,接着是形容词或一般副词;再次是表示地点或方向的词语;离中心词最近的是表示状态的形容词。

①为了加快集团公司创世界一流的步伐,公司必须把发电量用先进的科学技术搞上去。出自《XX公司关于开展“找、抓、促、创”活动的通知》

分析:①中的“搞”前头有两个状语:“把发电量”和“用先进的科学技术”,两个状语语序排列不当,应颠倒过来。

2.修饰语和中心语错位

①今年底,公司无法实现市政府要求的排污达标。出自《XX公司2011年12月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

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②关于健全公司领导接待日举行定期座谈会的意见。出自《关于健全公司领导接待日的意见》

分析:①中宾语中心语是“要求”而不是“排污达标”,属于定语和中心语错位,此句可修改为“今年底,公司无法实现市政府有关排污达标的要求”。②属于状语和中心语错位,句中的“举行定期”应改为“定期举行”。词类间的语序不当还包括定语和状语错位、状语和主语错位、述语和宾语错位等。

3.复句中分句的次序不当。

此病常出现于递进、承接、因果关系的复句中。

①望全体新员工继承我厂人艰苦朴素、勤学奋进的优良传统,潜心研究攻克技术难关,发扬光大!出自《XX公司2012年3月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②此次募捐活动,不仅能加快和谐电厂的建设,而且帮助公司XXX员工解决了生活难题。出自《XX公司2012年3月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析:①中的“继承”传统和把它“发扬光大”应该紧密相连,而“潜心研究”则是“继承”和“发扬”传统的实际表现,现在排在中间,把“继承”和“发扬”隔开了,应改为:望全体新员工继承我厂人艰苦朴素、勤学奋进的优良传统,并且把它发扬光大,潜心研究攻克技术难关。②中的“不仅„„而且„„”表示递进关系,递进关系的复句是后面分句在前面的基础上更进一层,所以应该先说“帮助公司XXX员工解决了生活难题”,再说“能加快和谐电厂的建设”,才合理。

4.联合词组错位

①近期,集团公司、XX公司和中央领导要到公司视察,请各部门做好以下工作„„ 出自《XX公司关于落实重大接待工作的通知》

②日前,公司正在开展“五.五普法活动”,每位员工应该做到懂法、学法、守法。出自《XX公司关于开展“五.五普法活动”的通知》

分析:①中的“集团公司、XX公司和中央领导”应改为“中央、集团公司和XX公司领导”或“XX公司、集团公司和中央领导同志”。②中应把“学法”一词移到最前面。

5.关联词位置不当

①由于XXX电力市场形势严峻,公司发电量不是比其他电厂少,就是发电成本比其他电厂高。出自《关于XX公司2011发电量的自评报告》

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分析:该句是表因果关系的复句,结果部分“发电量„„高”仍然是一个复句,但两个分句的主语不同,分别是“发电量”和“发电成本”,所以,“不是”应放在“发电量”前面。复句中,前后分句的主语如果一致,前一分句的关联词应放在主语后;反之,则放在主语前。

6.虚词位置不当

①经过公司密切跟踪国家政策,才在《西部鼓励类产业目录》下发前成为鄂尔多斯地区唯一一家原坑口电厂、集团系统内西部第一家电厂继续享受本次优惠政策的企业。出自《关于学习贯彻公司2012工作会、安全会暨第三届一次职工代表大会、第三届一次工会会员代表大会会议精神的通知》的附件中

分析:①中的介词“经过”位居句首,淹没了主语,应移到“公司”后或删去,还“公司”主语身份。以“介词”开头的句子,一定要考虑是否缺主语。

7.并列结构语序混乱

①XXXX办〔2012〕1号文公司对XX领域中的相关问题,从政策上和理论上作了深刻的说明和详细的规定。出自《公司2012年工作座谈会会议纪要》

分析:①中的“政策上”与“深刻的说明”和“理论上”与“详细的规定”不搭配,属于并列结构语序混乱,应将“政策上”同“理论上”进行对调,或将“深刻的说明”和“详细的规定”进行对调。

(三)成分残缺

成分残缺主要是指句子中应该具有的成分不具备,而语言环境又不允许缺少。公文要求精确、严谨,所以书写公文时必须保证句子完整。完整的句子由一定的句子成分组成,如果不是语法规则允许和语言环境需要,必要的句子成分是不可缺少的,否则,就会出现成分残缺的病误。企业公文中常见的成分残缺的问题主要有:

1.主语残缺

①在检修人员共同努力下,终于排除了这十几个隐患,确保机组长周期稳定运行。出自《XX公司2012年1月份安健环例会会议纪要》

②近日,集团公司召开了脱硝改造研讨会,我公司的《脱硝改造项目可研报告》受到了高度重视,给予了高度评价。出自《XX公司脱硝改造设计方案审查会会议纪要》

分析:①由于滥用介词造成了主语残缺,应该删去“在”和“下”。②中的“给予了高度评价”是谁给予,不能是前一分句的主语“《脱硝改造项目可研报告》”,所

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以,应在“给予了”的前面加上“集团公司领导”或“与会者”。

2.谓语残缺

①日前,公司领导班子与各部门员工代表进行工作座谈,畅谈2012年集团公司“三会”的体会,大家表示一定要将各项要求。出自《XX公司关于下发2012年工作座谈会整改意见的通知》

②电力技术由于发展迅猛,越来越强的促进社会发展的能力,引起了国家和行业的高度重视。出自《XX公司2012年1月份生产早会会议纪要》

分析:①中“畅谈”的应该是学习的体会,所以造成谓语残缺,应在“畅谈”后加“学习”。②由于中间句没把“越来越强”放在谓语中心语的位置上,导致谓语残缺,是句子不通顺,应改为“促进社会发展的能力越来越强”,即使谓语中心语归位。

3.宾语残缺

①针对地方煤价格步步攀升,集团内企业纷纷增加了神华煤的储备,集团应尽快建立神华煤炭战略储备体系。出自《XX公司关于煤场盈煤的请示》

②各部门要在春节前安排好清扫保洁。出自《XX公司关于落实春节期间各项工作的通知》

分析:①“针对„„储备”,属于宾语残缺,应在“储备”后加上“的情况”,使“针对”有了相搭配的宾语。②可在“保洁”后面加上“工作”。

4.其他成分欠缺

①公司部分家属房屋存在产权、产籍问题,须在普查中按„„规定分别处理。出自《XX公司员工幸福工程讨论会会议纪要》

②中央作出的西部大开发将是加快公司发展的大好机遇。出自《XX公司生产早会会议纪要》

分析:①属于定语残缺,句中的定语成分不完整,根据句意,“产权、产籍问题”应修改为“没确定的产权,未办理产籍问题”。②属于中心语残缺,应将主语部分修改为“中央关于西部大开发的战略”或在“西部大开发”后面加上“的战略决策”

(四)句式杂糅

句式杂糅就是把两种不同的句式混杂在一起,从而造成非甲非乙的问题。公文语言中,一句话一般使用一种句式,不可句式杂糅。

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①脱硝改造技术鉴定组不得少于两名成员参加鉴定。出自《XX公司关于程脱硝改造专业组的通知》

②会场设在基建食堂二楼报告厅举行2012工作会。出自《XX公司关于召开2012工作会的通知》

分析:①属于两句合一杂糅,可改为“参加脱硝改造技术鉴定组的成员不得少于两名”。②属于一般形式杂糅,句子把“会场设在„„”和“在„„举行2012工作会”杂糅到了一起。

二、立足修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象

修辞,就是在使用语言的过程中,运用各种表现方式,使语言表达准确、精练、鲜明、生动、有力。好的企业公文,在语言上不仅要符合语法规则,而且要言简意赅、富有感染力。通过修辞,可使语言达到规范性和艺术性的完美统一。从形式上来讲,修辞分为积极修辞(艺术修辞)和消极修辞(科学修辞)两种。在企业公文语言中主要采用消极修辞方法,适当采用积极修辞方法。在选用修辞方法时,应关注公文的语体特点,公文崇尚精粹简洁、庄重朴实之美,这就有赖于恰当得体的修辞手法和统一规范的专用术语的使用。企业公文语言在修辞层面存在的不规范现象主要有:

(一)用词不当

用词不当是指对词语的意义和用法掌握程度不够,造成词语选用不当,以致影响表达效果,甚至词不达意。

1.介词使用不当

在拟写企业公文时如果对意义和用法比较接近又有区别的介词辨析不够、把握不准,就容易出现介词误用现象。介词使用不当上出现在公文标题中。

①《集团公司关于对发电企业安全检查情况的通报》 ②《XX公司对执行〈XXXX规定〉有关问题的通知》 ③《关于公司请求协调解决XX问题的函》

分析:公文标题中介词连用,问题常出现在“关于”和“对”的连用上,①中的“关于”和“对”均为介词,且词性相同,词义相同或相近,在行文中重叠使用无必要,显得累赘,应该将“对”删掉。很多公文标题中缺少介词“关于”或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”,②用“对”代替了“关于”,应改为《公司关于执行

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〈XXXX规定〉有关问题的通知》。③中的介词“关于”的位置不正确,应将“关于”放至“XX公司”之后。

2.误用“的”字

①《关于脱硝改造工作安排通知》、《关于2012年“无渗漏”工作安排报告》 ②《关于前期工作的情况报告》、《公司关于XX同志的考察报告》

分析:①属于文中前随意省略“的”字,“通知”和“报告”前均应加“的”字,应改为《关于脱硝改造工作安排的通知》、《关于2012年“无渗漏”工作安排的报告》。②中“的”位置不正确,容易产生歧义,“的”应为文种前面的结构助词,应改为《关于前期工作情况的报告》、《公司关于XX同志考察情况的报告》,公文标题文种前面的结构助词“的”不可随意省略,也不能错用。

3.成语错用

成语错用,主要指因对词义和用法理解有误而错用以及破坏成语结构而错用的情况。成语是人们长期以来沿用的、形式简洁而意思精辟的、定型的词组或短句。由于成语的结构基本上是定型的,因而不能随意改动或拆开使用。

①任何一项作业都要经过三人以上研究制定措施并付出一定的艰苦的劳动,不可能一挥而就。出自《XX公司2012年2月份生产早会会议纪要》

②任何一项作业难题当个人步入维谷的时候,一定要及时向上级汇报。出自《XX公司2012年2月份生产早会会议纪要》

分析:①中的“一挥而就”是“一蹴而就”的错用,属于由于对成语意义不理解而造成误用。②句中“步入维谷”是“进退维谷”的误用,属于破坏结构而错用了成语。成语使用时应注意成语本身的限定、前提和条件,成语本身的词素含义,成语的感情色彩与适用范围,还要注意这些成语与上下文语境之间的相关性与融合性。

4.形容词使用不当

过分堆砌辞藻是在企业公文语言中最常见的形容词使用不当现象,这一不规范现象和文风有关,是公文写作的大忌。一些缺乏公文写作实践经验而又自以为很有文采的草拟人,在起草公文的过程中往往容易犯这类毛病。

①全体检修人员要千方百计、想方设法、挖空心思、群策群力,确保此项作业圆满完成。出自《XX公司关于启动#2机组C修项目的通知》

分析:此句中词义严重重复,而且“挖空心思”一次为错用,应改为“全体检修

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人员要群策群力,确保此项作业圆满完成”。

(二)用语不规范

用语规范,是公文写作的一项特殊要求。用语不够规范,主要表现在以下几个方面:

1.用词不准 1.1量词使用不当

①总体发展状况好于同规模及以上企业和整个同行业电力企业。出自《关于XX公司2011绩效评价的报告》

②我公司申请购置5台公务用车。

分析:①中的“整个”使用不当,应改为“整体”。例2中的“台”使用不当,应该为“辆”。出自《XX公司关于购置公务用车的请示》

1.2词义把握不准

①截止本月底,我公司资产总额为X亿元。出自《关于XX公司2011绩效评价的报告》

②上年同期营利X亿元;XX协会为非盈利性组织。出自《关于XX公司2011绩效评价的报告》

分析:①中的“截止”应改为“截至”。②中的“营利”应改为“盈利”;“非盈利性”应改为“非营利性”。

此外,使用未被广泛接受的社会流行语,或未注意社会流行语的适用范围和界限,与公文性质要求不符,影响公文的严肃性和效力;滥用模糊词语,使公文失去严肃性和真实性。

2.指代不明

所谓指代不明是指行文时使用代词,如“这”、“那”、“彼”、“上述”、“其”、等不加注意,出现代词指向或表一不准确,使语义不明,难以理解的情况。

2.1代词指向有误

①凡因承包商挪用工程款,致使施工单位不能按时发放农民工和工人工资的,要严肃追承包商的责任,责令其限期补齐工程款、补发工资。出自《XX公司关于规范承包商管理制度的通知》

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分析:①中的“其”使用不准确,从字面理解“其”应指“承包商”,但“补齐工程款”与“补发工资”应是两个主体,即承包商和施工单位。因此,这里的“其”指向有误。

2.2某些代词性的名词表意不准确。

①2011年XX公司利润总额4.6亿元,而上年达到6.4亿元。出自《关于XX公司2011绩效评价的报告》

分析:①中的“上年”究竟是相对于“2011年”来说的,还是相对于公文拟写的时间来说的,指代不准确,容易引起歧义。使用代词时,应有明确、具体的内容指向,并注意文中前后的衔接。

3.引文不规范 3.1引用表述不规范

①根据XX集团〔2012〕X号《关于XXXX通知》的有关精神„„出自《关于贯彻落实集团公司“三会”精神的通知》

分析:①规范的表述应为:根据集团公司《关于XXXX通知》(XX集团〔2012〕X号)的有关精神„„

3.2引用不全

①根据XX2号文件精神,我公司„„出自《关于贯彻落实集团公司“三会”精神的通知》

分析:①中引用了“XX2号文件”,但由于引用不全,令人不知道具体是指哪一个文件。

3.3引用内容不合规

这一类问题主要出现在引用文件或材料内容断章取义,向上级单位反映情况、提出建议,或是请求有关主管单位解决问题时,直接引用未公开的领导同志的讲话、批示,或引用上级单位的内部“审核意见”等。所以,在公文中引用材料(文件、领导批示、领导讲话等),要准确全面,未公开的领导讲话和批示,不得直接引用。

三、结束语

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随着社会的发展、时代的变迁,流行语言在80、90后人群中盛行,他们大多数人将语言的规范性渐渐简化或弱化。而目前无论是政府还是企业对公文语言的规范化越来越重视。但“规范化”需要一个过程,不可能一蹴而就,在推进公文语言的规范化的过程中难免还存在这样或那样的问题。本文针对当前企业公文语言中出现的不规范现象,从语法、修辞层面进行了研究,以期对80、90后从事企业公文写作人员的实际工作有所帮助,从而进一步推动企业公文语言规范化的发展。

参考文献

[1]刘国荣.公文语法修辞[M].北京:中共中央党校出版社,1990.[2]李佳耀,李熙宗.实用语法修辞教程[M].上海:复旦大学出版社,2007.[3]栾照钧.公文病误矫正指南[M].北京:中国档案出版社,2005.[4]孙际垠.公文写作中应注意避免的语法错误[J].秘书之友,2007.[5]吴颖.从语法、修辞层面谈公文语言中的不规范现象[J].秘书之友,2011.致 谢

5.公文知识:公文的稿本 篇五

1.草稿

也称未定稿,是公文最原始的非正式文稿,供讨论、征求意见、修改审核和审批用的稿件。公文的草拟者经过一次又一次的反复修改,按照内容的成熟程度,可以分为一稿、二稿、三稿、修改稿、讨论稿等。内容未正式确定,不具备正式公文的法定效用。

2.定稿

也称签发稿,是指经审阅修改并且内容已经确定的,由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿。定稿已履行法定生效程序,具备正式公文的法定效用,是印制正本的标准依据,一经确定,非经法定作者的允许,任何人不得对其随意修改,否则视为无效。

3.正本

是根据定稿制作的供主要受文者使用的正式文本。正文内容必须是对定稿的完整再现,外形格式规范,并且有签署或者印章,以表明公文的真实性、权威性和有效性。具有正式公文的法定效用,并且也具备公文全部生效标志。

4.副本

是正本的副件或复制本,是对正文内容的再现,主要用来参阅、备查。包括正本复份和公文复制本。

正本复份(与正本同时印刷):在外形上是对正文的再现,基本上没有区别,只在送达对象和使用目的上有所不同,正本送达主送机关(公文的主要受理机关),供对方直接办理;副本送达抄送机关,供其了解内容或由本机关留存备查、归档等,不用直接办理,是具备正式公文的法定效用。

6.公文写作:公文基础知识 篇六

(六)公文正文

主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。

结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数,比如“一、”以后就是“1.”,乱加标点符号,比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。

公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”,重量单位KG用成“公斤”。

公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字。如:二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2.中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等,均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白,可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳森龙年八月二十六日。

3.含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组,应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月,为避免歧义,要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开,并处加引号。

4.相邻的两个数字并列连用表示概数的,须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开,如:三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。

5.用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时,使用汉字数字。如:几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字,用“多”“约”等表示约数时,为保持局部体例上的一致,其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元,调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨,用于农田水利基本建设。

6.公历世纪、年代、年、月、日、分、秒,要求使用阿拉伯数字。如,公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写,如:2005年,不应写成05年。

7.统计表中的数值,如正负数、小数、百分比、分数、比例等,必须使用阿拉伯数字。例如,34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8.物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量,一般情况下应使用阿拉伯数字,如235元,11个月、100名。

9.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号,须用阿拉伯数字。例如:38915部队、总3211号、国办发〔2005〕8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

10.引文标注中的版次、卷次、页码,除古籍应与所扰版本一致外,一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》,见《列宁全集》中文2版,第22卷,208页,北京,人民出版社,1990。

11.表示数字的范围也有写法的讲究。例如:“3万~8万”,不能写成“3~8万”;5%~15%,不能写成“5~15%”。

(七)附件

公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

(八)成文日期

用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”,不能写为“0”。

(九)公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心。

(十)特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十一)主题词

“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字;主题词不能超过5个。

(十二)抄送机关

公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

(十三)印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

(十四)页码

7.汉语公文写作句法的认知研究 篇七

世界上没有亘古不变的事物, 随着社会的发展, 汉语从产生之日起就发生着变化, 而伴随着经济全球化的深入, 国家间的交往越来越密切, 语言作为一种沟通交流的工具也随之发生着改变。如今, 英语作为一门国际性的语言, 被越来越多的国家所接受, 这些国家也鼓励民众学习英语。我国, 不仅中小学阶段、大学开设了英语必修课程, 甚至从幼儿园时期就要求小孩学习英语, 使得英语的受众面越来越广。语言的变化和发展是由社会语境施加影响, 而引起语言内部结构的变异 (金启军, 2000) 。正因为英语的逐渐普及, 作为母语的汉语也发生了不少变化。

二、英语对汉语的逆迁移

Odlin (1989) 给语言迁移下的定义是, 迁移是指目标语和其他任何已经习得的 (或没有完全习得的) 语言之间的共性和差异所造成的影响。根据他的定义, 迁移不仅仅是传统迁移研究中所指的来自学习者一语的影响, 还可以指学习者已经习得的任何其他语言的知识对于新语言习得的影响。一语对二语的影响被称为“前向迁移” (forward transfer) , 二语对一语的影响被称为“反向迁移” (reverse transfer) 或者“后向迁移” (backward transfer) (Vivian Cook, 2009) 。大量二语习得的研究者都关注语言学习者一语对二语的迁移, 相比较而言, 国内的二语习得研究界关注二语对一语的迁移的学者只是很少一部分, 研究的方向主要集中在词汇、句法、语用、翻译等方面。何烨的论文《改革开放以来英语对汉语句法的影响》着重探讨了改革开放后, 新词汇出现, 英语对汉语句法的影响已经波及汉语的句法层面。国外已经有以Vivian Cook为代表的研究者开始重点研究语言学习者二语对一语的迁移。国外的研究者, 如Scott Jarvis, Aneta Pavlenko等的研究, 主要集中在词汇搭配、语法、语用策略等方面。Jarvis (2003) 研究了英语对芬兰语的逆向迁移, 他的研究主体是一个在美国居住了十年、具有较好的英语表达能力的芬兰妇女。研究结果表明, 高级成人二语学习者对一语也非常精通, 当他们在使用一语时, 会出现词汇错误, 而这种错误正来源于二语语义的影响。由此发现, 在语料选择上, 除了文学作品外, 部分研究者也关注了新闻出版物的标题和正文, 鲜少有人选择公文写作中的迁移进行研究。笔者在工作过程中阅读了一些公文, 发现其中产生了不便于理解的语言表达现象。笔者认为这些现象的出现与撰写者的英语水平有关系。本文旨在通过对公文中的迁移问题展开研究, 以便两种语言各取所长, 进而推动国内外语言的相互交流和学习。

三、公文写作研究

“公文”一词最早见西晋陈寿《三国志·魏·赵俨传》, 从该词出现起, 其在社会管理中的枢纽作用便已形成。而若追寻其起源, 可追溯至出现最早文字——甲骨文的殷周时期 (赵萌, 1999。) 时至今日, 从20世纪70年代 (党的十一届三中全会) 开始, 公文写作才作为一个学科门类出现 (李昌远, 2007) 。随着中国加入世贸组织和英语的推广, 在公文书写过程中也会参杂英语, 或者融入英语文化, 使用英语思维。目前, 对于公文书写的研究大多集中在研究语言特点、文体特点、翻译原则技巧等领域 (覃江华, 2012;高飞雁, 2012;郑立新, 2010) , 很少有研究者专注于公文句法的研究。特别是随着英语学习者的增多及公文撰写者英语水平的提高, 针对英语学习者二语对于一语 (即汉语) 公文写作句法的研究远远不够, 需要进一步加强, 从而推进语言的发展。

四、研究对象和方法

本文将使用语料法和对比分析法, 以南京理工大学学生工作处下发的文件为例, 从中找出偏离传统公文句法的语料, 将其与传统公文进行对比, 从句型结构、词类转换、连接词等方面分析产生偏离的具体情况。

五、分类研究

1.句长。在英语中, 句子的组成可以有多种形式, 比如两个及多个状语修饰一个动词, 两个及多个主语共同享有一个谓语动词, 一个状语共同修饰两个或者多个动词等, 这样的句子成分使得英语中的句子很长。相比较而言, 汉语的句子组成更简单, 句子长度更短。20世纪40年代, 王力先生曾在《中国现代语法》一书中研究了汉语的欧化现象。他 (1943:375) 说:最近二三十年, 中国受西洋文化的影响太深了, 于是语法也发生了不少变化。他在书中也将红楼梦的句长与当时的报刊文章句长做了对比, 结果显示前者的长句较少, 后者的长句较多。 (徐志平, 2008) 。本文的语料主要选自南京理工大学学生工作处十个年份 (2005—2014年) 的《学生工作要点》, 对句子的划分均按照“一个句号标志一个句子”来界定。通过数据分析能够看出, 近十年的趋势是, 句子的长度越来越长了。

2.定语和定语容量。在英语文章中, 我们经常能够看到长定语的表达。在过去的汉语中, 一般都不太使用长定语, 如果定语很长, 则选择将其后置, 以不至于显得十分累赘。而现代汉语中, 受到英语的影响, 长定语前置变得非常普遍。目前的白话文, 不知何故, 几乎一律前饰, 似乎不懂后饰之道。 (余光中, 2002:165) 。本文对南京理工大学近十年的公文进行了语料分析, 发现在公文中, 大部分语言还是使用主谓宾的简单传统表达形式, 但也出现了长定语。根据连淑能 (1993) 的界定:等于或大于两个修饰成分的定语为长定语。通常修饰成分为形容词、名词短语。在搜寻这类长定语时, 笔者使用搜索功能词“的”将这些长定语标识出来。经过比较发现, 包含长定语的句子在2005年的《学生工作要点》中出现了3例, 2011年则出现了6例, 总体呈上升趋势。通过分析表格中的两条拟合曲线可以看出, 不管是1个“的”字的定语还是2个“的”字的定语, 其出现次数都呈上升趋势, 由此可以表明, 长定语的现象也越来越常见。例如, “围绕‘践行核心价值观, 爱校荣校做奉献’的主题, 组织开展形式多样、内容丰富、特色明显的教育活动”一句中使用了三个并列的形容词做定语修饰, 对“教育活动”进行了明确要求。

3.“从句+中心名词”。在英语中, 用来修饰名词或代词的句子, 起到定语的作用叫定语从句。根据实际表达的需要, 定语从句可以变得很复杂。而这类在传统中文被视为生硬、累赘的表达 (余光中, 2002:165) 则慢慢更多地出现在现代汉语写作, 甚至公文写作中。“坚持‘学校有主题, 学院出品牌, 年级抓常规’的工作模式”, 在这句语料中, 下划线的定语由简单形容词或名词做定语扩展到由句子做定语, 而且不仅仅是一个句子, 而是三个句型结构相同的句子, 使得句中的定语更加复杂。“2013年学生工作要牢固树立‘育人为本、德育为先’和‘严管厚爱、求实争先’的工作理念”中对工作理念所下的定语, 虽然看似只有16个字, 但前八个字却已经是两个句子的定语。而传统汉语句法往往表述为:2013年, 我们需要牢固树立“育人为本, 育德为先, 严管厚爱, 求实争先”, 并将其作为学生工作理念。

六、成因分析

自改革开放以来, 国家间的经贸、文化交往日益密切, 汉语与英语两种语言的交流碰撞也随着国与国之间的交流日益增多。受英语的影响, 汉语在词汇、句法等方面都发生了很多改变, 一方面是由于直接套用英语的翻译格式, 一方面也是语言迁徙的表现 (郭鸿杰, 周国强, 2003;何烨:2004) 。改革开放的三十多年也是高等教育高速发展的时期, 在国际教育贸易市场开放的前提下, 教育资源在国际间进行配置, 高等教育也在走向国际化。为了做到能够用国际的视野来把握和发展教育, 很多高校对机关的行政管理人员提出了更高的要求, 其中基本甚至熟练的英语使用能力是必备条件。除了外派专职教师到国外进修学习外, 有的高校甚至派行政人员到国外培训交流, 提升英语水平。本文的语料选自南京理工大学学生工作处的公文, 其撰写人在撰写公文时均已获得硕士研究生的学位, 具有良好的英语表达和写作水平。另据调查, 机关每年都会派工作人员赴英语国家进行交流和学习, 有的工作人员也会进一步攻读博士研究生的学位, 此举又进一步提高了撰写者的英语水平。总体说来, 机关工作人员的英语水平处于较高层次并呈上升趋势。

本文经过对语料的分析发现, 作为公文的直接撰写人, 高校机关工作人员英语水平的提高无疑影响着汉语公文写作。虽然公文写作作为一种十分规范的写作方式, 但强势语言英语对写作的影响不容小觑。

摘要:全球化的发展推动着语言的交融, 致使迁移现象成为语言学界广泛关注的领域。然而, 多数学者侧重于正迁移的研究, 即一语对二语的迁移, 而对于二语对一语的逆迁移的研究相对较少。笔者结合自身工作, 研究公文写作中的逆迁移现象。本文将南京理工大学学生工作处历年的文件收集整理成语料库, 对其进行对比分析。发现与传统汉语写作相比, 英语学习者进行公文写作时受到逆迁移的影响, 主要表现在三个方面:句子长度变长;定语复杂化;句子充当定语。笔者认为这些变化主要是因为随着撰写者英语水平的不断提高, 汉语公文受到英语结构或翻译模式的影响。

关键词:公文写作,句法研究,逆迁移

参考文献

[1]Cook, Vivian.The Changing L1 in the L2 User’s Mind[M].Effects of the Second Language on the First, 2009:1-18.

[2]高飞雁.商务公文的文体风格及其翻译[J].广西教育学院学报, 2012:72-73.

[3]郭鸿杰, 周国强.20年来英语对中国大陆现代汉语词法和句法的影响[J].外语教学, 2003, (9) :18-22.

8.公文研究 篇八

关键词:通用公文;格式;标准

2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》,规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》,于2012年7月1日起执行。笔者认为,从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑,该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先,从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑,全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具,不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用,而且,在不同类别的组织间流转,用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准,便于人们对之的识别、使用、处理、管理等,当然,也便于人们对之的学习、掌握,同时,便于保证公文的效能发挥等。因此,中国自建立国家制度以来的各朝代,都十分重视公文格式问题,并且,随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如,殷商时,甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式,汉朝时,对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定;明朝时,对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来,国家也十分重视公文格式问题,历次党政部门的公文处理规定,都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日,原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》,正式确立了国家统一的公文格式,并且,明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是,由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中,关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致,且由于党在国家政治体制中的领导地位问题,使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时,改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”,从而使国家又无全国统一的公文格式标准,由此,造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时,发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2],行政系统要求用汉字[3];保密等级和紧急程度,党的系统要求标于公文首页的左上角[2],行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致,使制作公文者无所适从。现在,国家发布了党政机关公文格式标准,统一了党政公文格式,解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是,这只是统一了党政公文格式,军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定,还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如,现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4],现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5],现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如,现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4],现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm,其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在,使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时,制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定,虽然,党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4],然而,这里说的是“可以参照执行”,是否真“参照执行”,取决于制发公文者自己,由此,还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况,所以,国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次,从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑,作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”,“党必须在宪法和法律的范围内活动”,“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7],但党章的规定,是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律,支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定,对党组织的有关活动直接进行管理。虽然,笔者清楚,《党政机关公文格式》国家标准的发布,是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》,前者是后者的配套文件,但由于前者不像后者那样是党政联合行文,而是行政机关的单独行文,所以,无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9],党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定,还是考虑党在国家政治体制中的领导地位,作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局,都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准,而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实,发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要,也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律,形成了各方认可的基本相同的格式,而且,更重要的是,指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了,也就意味着,这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异,但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的,而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式,不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作,恰恰相反,它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”,不仅可使该标准的运行更名正言顺,而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献:

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京:中国文联出版社2001:31~33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局,国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部,中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民,宋琼.党员手册[M] 北京:华夏出版社 1988: 370.

[9]中共中央办公厅,国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

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