公司文件管理规范

公司文件管理规范（精选16篇）

1.公司文件管理规范 篇一

公司名称

文件管理制度

【编号】

1、目的:

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。、文件的发放：

2.1各部门需要发放实施的文件，必须将文件打好以电子文档的方式交综合部，并附部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合部，由综合部主任安排文件发放人予以发放。

2.2任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。

2.3需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。

3、文件的更改：

3.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

3.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

4、文件的换页：

4.1任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并以电子文档方式传综合部，并由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

4.2所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

5、文件的回收、作废：

5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

5.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

5.3每年12月下旬，由综合部通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。并由综合部主任统一安排销毁。

6、其它规定：

6.1任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长、总经理、财务部经理、生产技术部经理、营销部经理、设备部经理等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

6.2无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

6.3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

6.4所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

6.5发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

6.6文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

7、任何人未经董事长（总经理）批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担100元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

8、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

批准/日期:审核/日期:编制/日期:杨佳惠2010.04.24

2.公司文件管理规范 篇二

验收会上, 专家组听取了试点工作情况及管理系统建设情况汇报, 观看了电子文件管理系统现场演示, 审阅了工程建设相关资料, 进行了质询, 一致同意公司电子文件管理试点工程通过验收。

专家组指出, 国家电网高度重视试点工作, 将试点工作作为新形势下全面提升公司信息化水平、管理水平和社会服务水平的内在需要, 按照联席会议办公室提出的试点任务要求, 紧密结合工作实际, 作了大量扎实的工作, 取得了显著成效。工程顺利通过验收, 为其他试点单位的验收开了好头, 为推动国家电子文件管理事业健康发展提供了宝贵经验。

2012年年初, 国家电子文件管理部际联席会议办公室将国家电网公司列为国家首批14家电子文件管理试点单位之一。国家电网公司将试点工程作为促进企业管理提升的一项重要内容, 提出要“把试点变亮点”的目标追求, 建立自上而下的试点工程领导机构, 列支专项经费, 如期完成试点任务。国家电网公司初步建立了企业电子文件管理机制体制, 制定了电子文件管理制度和技术标准, 建成了贯通公司人财物管理、电网运行、客户服务等核心业务、包括所有应归必归业务数据的电子文件管理系统, 建立了统一的电子文件管控中心, 实现了公司信息资源的有机融合和高效利用。

国家电网公司电子文件管理系统自2013年1月31日成功上线试运行以来, 系统安全稳定运行, 截至4月底, 已获取各类电子文件约1 300万条、数据总量约1.1 TB, 为提升公司信息化工作水平、实现公司管理创新、提高社会服务能力奠定了坚实基础。

3.使规范性文件更加“规范” 篇三

正当其时——制定《条例》势在必行

虽然监督法对规范性文件备案审查专章作出了规定，但是其规定较为原则，缺乏操作性，致使各地在实践中存在做法不一、随意性大、工作开展较难等问题。备案审查工作程序不规范，审查范围、标准不明确，审查机构不统一，反馈和纠正机制不健全的问题成为地方人大常委会规范性文件备案审查工作中较为普遍的问题。因此，加强对地方人大常委会规范性文件备案审查工作的探索和研究，加快相关法规和制度的建设，已经成为一项重要而紧迫的任务。目前，全国已有16个省市区人大常委会出台了适用于地方各级人大常委会规范性文件备案审查工作的专门法规，4个省市区人大常委会出台了适用于本级人大常委会规范性文件备案审查工作的专门法规。就湖北省而言，可用于指导规范性文件备案审查的，一是《湖北省实施〈中华人民共和国各级人民代表大会常务委员会监督法〉办法》；二是仅适用于省人大常委会备案审查工作的《规范性文件备案审查工作规程》，尚无一部专门用于指导规范性文件的备案审查，可适用于全省各级人大常委会的地方性法规。这既不利于人大常委会履行法定监督职责，又与法律规定的要求不相符合，也与当前备案审查工作任务量和审查工作难度不断加大的现实不相适应，因此制定和出台条例十分必要。

准确定义——科学界定规范性文件的范围

研究规范性文件备案审查制度的前提是厘清规范性文件的定义。目前规范性文件尚未形成一个理论和实务界公认的一致的定义和范围，这既给理论研究带来困难，也给相关工作的推动造成了不便。

条例对“规范性文件”作了界定，并对报送本级和上一级备案的规范性文件作了细化规定。条例规定，规范性文件是指各级人民代表大会及其常务委员会作出或者县级以上人民政府发布的，涉及公民、法人或者其他组织的权利和义务，在本行政区域内具有普遍约束力并可反复适用的文件。

虽然监督法未将地方“两院”的相关文件列入规范性文件备案审查的范围， 2012年5月《最高人民法院最高人民检察院关于地方人民法院、人民检察院不得制定司法解释性质文件的通知》也要求，地方人民法院、人民检察院今后一律不得制定在本辖区普遍适用的、涉及具体应用法律问题的“指导意见”“规定”等司法解释性质文件，制定的其他规范性文件不得在法律文书中援引。但考虑到对“两院”实际存在的相关文件的监督，既是人大常委会监督工作的重要组成部分，也是地方各级人大常委会在本行政区域内保证宪法、法律、行政法规的遵守和执行的重要职责，且实践中已有一些省（市、区）人大常委会将其列入规范性文件备案审查范围。在立法调研中，基层也反映“两院”出台的相关文件实际存在，直接用于指导同类案件的具体审判和检察工作，涉及当事人的权利义务范围较广，要求将其纳入备案审查范围。条例没有将人民法院、人民检察院相关文件列入报送备案的范围，但对其监督作了规定。条例规定“两院”有关文件无需报送备案，只规定在有关机关、组织和个人提出审查建议且确有必要时，才启动审查，实施监督。

权责分明——建立分工明确责任具体的工作机制

规范性文件备案审查是一件专业化、系统化的工作，需要一整套的工作机制与之相匹配，既需要充足的专业力量承担具体工作，也要建立有力的责任约束机制，保证工作有效开展。

条例规定了规范性文件备案审查工作的总体工作要求，后续工作程序、责任机制等都应当围绕工作要求而展开。目前地方人大常委会在开展规范性文件备案审查工作中，实际上已经对备案的规范性文件均进行了审查，过去强调的以被动审查为主、主动审查为辅的原则已经不符合实际情况。因此规范性文件备案审查工作应当做到有件必报、有备必审、有错必纠。这一规定要求，所有符合报送范围的规范性文件都应当报备，都应当进行备案审查，对所有不合法或者不适当的规范性文件，都应当依法予以纠正。

在总体要求的前提下，条例针对各环节的工作特点，对各环节涉及的相关单位都赋予了明确的工作职责，并对未按照相关要求履行职责的单位和个人，设置了完备的责任体系。条例规定，人大常委会应当设立规范性文件备案审查专门工作机构，并明确列举了备案审查工作机构的具体职责。条例还明确了审查过程中，人大专门委员会、常委会工作机构分工配合的工作机制；反馈和纠正过程中，规范性文件制定机关、备案审查工作机构等的职责。条例还对瞒报、漏报、迟报的规范性文件制定机关及其责任人员，对从事规范性文件备案审查的工作人员，在其没有依照条例履行相关职责时，规定了相应的纠错机制和责任追究制度，以保障备案审查工作的顺利开展。

明晰标准——合法性审查与合理性审查并重

湖北省各级人大常委会规范性文件备案审查工作中，存在的较为共性的困惑之一就是对规范性文件“如何审查”和“审查什么”的问题。明晰规范性文件备案审查工作的标准，既要考虑到基层审查力量不足，加强审查标准的可操作性，又要考虑到当前经济社会发展情况的复杂性和多样性，为合理性标准预留空间，把合法性审查和合理性审查有机结合起来。

条例规定，对规范性文件的合法性审查主要审查是否存在下列情形：超越法定权限，限制或者剥夺公民、法人和其他组织的合法权利，或者增加公民、法人和其他组织的义务；同法律、法规规定相抵触；同上级或者本级人民代表大会及其常务委员会的决议、决定相抵触；制定违背法定程序的规定。合理性审查标准则主要审查要求公民、法人或者其他组织遵守的行政措施明显不合理、不公平；其他不适当，应当予以撤销、废止或者修改的情形。

分类审查——实行一般与特殊审查程序并举

规范性文件的种类不一，其审查的程序不可能完全一样，其程序应分为一般程序和特别程序。考虑到“两院”的相关文件与一般规范性文件不一样，其程序也应有一定特殊性，而且对于审查要求与审查建议在启动审查程序上的不同也应作出详细而有区别的规定。

条例对规范性文件备案审查工作从文件接收处理到审查归档，审查发现问题的处理，对撤销规范性文件的议案进行审议等一般程序作出了明确规定。对较大市政府规章，以及县级以上人民法院、人民检察院相关文件的特殊审查程序也作出了相应规定。对国家机关、社会团体、企业事业组织和公民提出审查要求、审查建议的情形和处理方式，对审查建议和审查要求的回复、审查建议和审查要求所涉及的规范性文件不属于本级人大常委会审查范围时的处理，以及对政府部门规范性文件的处理程序等也作出了详细规定。

4.公司文件管理制度 篇四

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

x-x.x-xx

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

1

[印制文件登记表]

qr--wd01--02--01

办公室

一年

2

[存档备案资料目录]

qr--wd01--02--02

办公室

长期

3

[文件分发登记表]

qr--wd01--02--03

办公室

一年

4

[文件、资料借阅登记表]

qr--wd01--02--04

办公室

一年

5

[文件复印登记表]

qr--wd01--02--05

办公室

一年

6

[文件补发申请表]

qr--wd01--02--06

办公室

一年

7

[作废、销毁文件登记表]

qr--wd01--02--07

办公室

一年

起草人:审核人:审批人:

5.2011公司文件管理制度 篇五

1公司文件管理制度

拟制：

审核：

批准：

新泰市兰得染料化工有限公司2010年5月1日实施版号1

1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

本制度适用于公司所有有效文件。

3.职责

3.1体系管理办公室

3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的实施。

3.2 其它各部门

3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

3.2.2负责按本制度规定执行

4．程序内容

4.1公司文件的分类

4.1.1 公司文件进行以下分类：

A层文件：手册

B层文件：程序文件

C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。

4.1.2外来文件

（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。

4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

4.3文件编制与审批

4.3.1文件格式要求

（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

（3）文件应字迹清楚，标示明确。

4.3.2文件的编制与审批

各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。

4.4文件编号

公司文件按照如下规则编号： Q/LD-XX-XX-XX

文件顺序号，按01、02等依次编号区分。

部门汉语拼音名称缩写。

代表公司管理文件类型缩写。

代表公司内部文件。

各部门汉语拼音名称缩写为：

体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。

公司管理文件类型缩写：

作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。

4.5文件下发与签收

4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。

4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。

4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。

4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。

4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。

4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。

4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。

4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。

4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。

4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。

4.8文件的废弃与销毁

4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。

4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。

4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。

4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。

4.9 文件的复制

任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。

5．相关记录

《文件发放回收记录》

《文件借阅、复制记录》

《文件、资料废弃记录表》

《文件更改申请单》

《文件销毁申请》

6.物业公司文件档案管理制度 篇六

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

7.可信电子文件与电子文件可信管理 篇七

关键词：电子文件,可信管理,审计认证

电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。

从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。

一、可信电子文件

可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。

二、电子文件可信管理工作内容

1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。

首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。

这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。

整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。

从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。

2.电子文件可信管理。

(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。

收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。

整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。

与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。

鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。

(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。

1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。

前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。

2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。

最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。

8.文件管理 我要3D效果 篇八

初识3D文件管理器

在Tactile 3D展示的三维空间的中部排列着一些半透明的球状容器，这些球状容替分别代表系统中不同的驱动器(如图1)，在驱动器容器的顶部显示盘符和卷标名称。实际上，在Tactile 3D中不管是驱动器还是文件夹，都是用半透明的球状容器来表示的。在其中移动鼠标，可以自由地改变观看视角，向上/向下拨动鼠标滚轮，可以拉近/推远与对象的距离。双击对应的驱动器容器，就可以快速进入内部。

深入3D文件管理器

在驱动器容器内部，可以观察到在容器四周的“支架”上，错落有致地排列着它包含的所有文件夹和文件。它们拥有完全立体化的外形(如图2)。文件的外形就更加有趣了，不同类型的文件立体造型也不尽相同。例如视频文件是类似于电影胶片的造型、图片文件是类似于宣传板的造型、EXE文件是类似于机械模具的造型等。

其实和Windows的资源管理器一样，Taetile 3D也是采用树形结构来管理文件和文件夹的。通过移动鼠标和拨动鼠标滚轮，就可以在Tactile 3D的三维空间中自由进出任何驱动器容器和文件夹容器。同时还可以点击键盘上的方向键，进一步调整观看视角。在选定的容器中点击鼠标右键，就会出现功能选择面板，这时不要释放鼠标右键，将鼠标指针移动到对应的选项上，例如选择“Create(创建)”项，之后释放鼠标右键，就可以在当前的容器中建立新的文件夹。Tactile 3D具有路径记忆功能，选择其中的“Forward(前进)”或者“Backward(后退)”项目，就可以引导用户在不同的容器中切换，加快浏览的速度。

在3D环境中操作文件

对于图片、文档等一般的文件，可以存它们的立体外形中预览内容。用户可以在三维空间中移动鼠标，从不同的角度“观赏”立体化文件结构层次。在Tactile 3D的三维环境中，查看文件的方式很特别，只需将鼠标移动到文件的立体外形上，它就立即自动转向观测者，通过向上拨动鼠标滚轮，能够调整观测的距离，从而“靠近”文件仔细预览内容。双击它就可以打开。

当近距离观察文件时，会发现立体造型的左下角会显示该文件的属性信息和功能按钮栏，比如点击其中的“Copy(复制)”按钮，当执行复制操作后，该文件的微缩外形就“粘贴”到鼠标指针上，当进入目标文件夹后，点击鼠标右键，移动鼠标指针到“Drop(丢弃)”项上，即可实现文件的复制操作。如果点击其中的“Cloak(隐藏)”按钮，则可以使该文件在容器中“隐形”；如果点击“Shield(保护)”按钮，以后就无法删除或者修改该文件了。当然，在文件夹容器的底部边缘上也存在“Rename”、“Grab”、“Sort”等按钮(如图3)，分别点击上述按钮，可以对文件夹改名、移动或对其中的文件排序。

9.关于规范公司文件收发的通知专题 篇九

通知

*********：

为规范和严肃公司文件收发工作，提高传阅效率，保证收发文质量，保证及时传递，现将公司文件收发要求及程序通知如下：

一、文件收发范围

日常经营管理工作中接收的内外部文件，即通知、通报、报告、请示、批复、意见函、简报、规定、会议纪要、协议、合同等。

二、收文要求

（一）、须统一使用公司印制的文件处理签。

（二）、须完整填写、密级、来文单位、文件标题、文件字号、抄送、紧急程度、文件日期、和页数等；附件则附文件后。

1、密级：根据文件内容填写绝密、机密、秘密及普通。

2、来文单位：即主要拟文单位，须具体详细填写。

3、文件标题：准确、简要地概括文件的主要内容。

4、文件字号：部门统一流水字号，不重复。

5、抄送：除主送单位外，还需具体抄送的其他部门。

6、紧急程度：特急、紧级、一般。

7、页数：即有文字文件总页数（含文件处理签及附件）。

（三）文件处理签须保持清洁完整，不可使用修正液或修正纸，严禁使用胶水粘贴页面。

（四）文件内容字号统一要求用小四号宋体号，注意词义完整，排列对称，间距恰当。

（五）呈送领导及单位须具体填写全称。

（六）打印、校对、审核须签字。

（七）涉及金额的相关文件请在文件处理签“文件标题”栏后注明具体大写金额。

三、文件上报

文件上报由董事长办公室负责签收、登记、拟办、跟踪、督办、回复等，送董事长助理审核确认后呈送董事长批阅，收文登记应将文件字号、文件名称、来文单位、收文日期、递交日期、移交接收人等情况逐项填写清楚。

三、文件下发

董事长批阅文件由董事长办公室移交管理中心负责文件扫描下发，文件发送范围按董事长批复意见发送、抄送，并清楚填写发放时间、接收人等。

四、其他注意事项

1、各事业部、各职能部门因特殊情况，未按正常程序呈董事长批复的相关文件，须及时将董事长批复原件移交管理中心档案管理员处归档。

2、董监事会、股东会、合同等重要资料，由董事长办公室董事长助理负责保管。

附：收文负责人****联系方式：******* QQ：****** 发文负责人****联系方式：******* QQ:********

特此通知

二○一四年十二月四日

主题词：规范 文件收发 通知 报：集团董事长

10.公司行文及文件资料管理的规定 篇十

第一章 行文的分类

第一条 上行文：指向上级单位的请示、报告，以“xx文”的文号行文。

第二条平行文：指平级单位或不相隶属单位之间的商函，以“xx函”的文号行文。

第三条 下行文：指下发各部室及所属公司的文件，以“xx发”的文号行文。

第二章 公文格式

第四条 设置文件版式。

设置公文版心距公文用纸上下左右的距离：

1．首页红头纸：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

2．公文用纸天头(上白边): 上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

3.公文一般每页排22行，每行排28个字。

第五条 发文字号、签发人姓名以及会议纪要的期数、制文部门名称、成文日期设置（红色反线上的部分公文要素）。

1．上行文（请示、报告）：发文字号、签发人姓名平行排列，发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（签发人姓名是两个字的，一般两个字中间空1个字）。

2．平行文、下行文（函、通知、通报、决定、意见等）：发文字号居中排布，不署签发人姓名。

3．会议纪要：“第×期”用3号黑体，居中排布；制文部门名称、成文日期（会议召开日期）平行排列，用3号楷体字，制文部门名称居左空1字，成文日期居右空1字。

第六条 公文标题设置。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行距设置值为34磅）。

第七条 主送机关设置。

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

第八条 公文正文设置。

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字标识。数字、年份不能回行。

第九条 附件设置。

在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。1．与公文正文一起装订的附件，在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

2．与公文正文不一起装订的附件，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

第十条 成文日期设置

右空4个字，中文简体大写，如 “二〇〇×年×月×日”）。

第十一条 附注设置（“请示”类的公文的联系人姓名及电话）

居成文日期左下方，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第十二条 主题词和词目设置

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

第十三条 抄报（送）机关设置

在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄报（送）”，后标全角冒号抄报（送）机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报（送）机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

第十四条 印发机关和印发日期设置

位于抄报（送）机关之下(无抄报（送）机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十五条 页码设置

用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右插入4号仿宋体的带“－－”格式的一条一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。

第十六条 表格设置

1．公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2．公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三（封底的里面一页）、封四（封底）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

第十七条 特定格式公文设置

信函式格式，首页不显示页码。会议纪要格式，不加盖印章。

第三章 行文的流程及要求

第十八条 内部文件：

1.各部室起草的公文，将发文稿纸上的各项填写齐全经部门经理签字后，送交主管经理审批；领导审批同意后，到办公室申请文号并正式行文； 2.各部室将打印好的正式公文到办公室盖章并登记，同时留一份附有发文稿纸或合同协议审批单的正式文档原件存档；

第十九条 上级机关及外来文件：

任何部室及个人必须将收到的外单位来文或外出开会带回的文件先交档案员登记、编号后再由办公室统一传阅、转发。行政文件统一由办公室负责登记、传阅、转发；党务文件由党办负责登记、传阅及转发。其他部室不得对外发文。

第二十条 如有部室将未挂档案室编号的文件交领导批示时，总经理秘书有权将文件退回承办部室，要求文件登记、编号。

第二十一条 加盖公司印章的文档，印章管理人应留存一份附有发文稿纸或合同协议审批的正式文档原件，并按规定定期向档案室定期移交。

第二十二条 公司行文实行自下而上，自上而下的流程，不得出现横传文件。

第四章 文件资料的管理

第二十三条 应归档的文件范围：主要包括以公司文号发出的正式公文；各职能部室形成的文件（包括会议纪要、董事会、监事会、股东会文件、合同协议及各种报表）；上级机关颁发的属本级机关主管业务并要执行的文件。

第二十四条 不归档的文件范围：

1、上级机关文件材料：任免、奖惩非本机关工作人员的文件；普发供参阅、不办的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件。

2、文件材料：无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经领导审阅签发的未生效文件；无需处理的一般性人民来信；为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关各非隶属机关的文件材料：不需贯彻执行和无查考价值的文件；非隶属机关抄送的不需办理的文件。

4、下级机关的文件材料：参阅的简报、情况反映；不需办理的文件；抄报备案的一般性文件材料。

第二十五条 文件材料归档要求：

公司内部文件及外单位来文，待公司领导批示后，总经理秘书将文件原件存档，复印件交承办部室。

总经理秘书每两天将收集的文件原件与档案员进行交接。

不归档的文件材料可作为资料保存三年，到期后，经本部门经理同意后自行销毁。

第五章 文件资料的借阅

第二十六条 档案室只对公司各部室及所属公司提供调档的有关服务。公司档案原则不外借，因特殊情况外单位调档时，必须经主管领导及相关部室同意并在经办人带领下方可调阅。

第二十七条 公司各部室及所属公司调阅档案时必须严格履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。第二十八条 调阅本公司档案时，须经本部门经理同意后调阅；调阅相关公司档案时，须经本公司部门经理及相关公司部门经理同意后调阅；

第二十九条 调阅重要档案，如公司《营业执照》、《产权证》、董事会文件时，须经本公司部门经理、主管经理同意后调阅。调阅党委会纪要时须经xx公司党办主任同意后调阅。调阅会计档案时，须经财务部经理同意并在相关财务人员带领下调阅会计档案。

第三十条 档案资料原件不外借，因特殊情况外借档案时，需部门经理及主管经理审批后方可调档。

第三十一条 档案资料借期一周，因工作需要延期使用的，在《档案借阅申请单》的备注栏加以注明，并经办公室主任同意后到档案室办理续借手续。

第三十二条 借阅者要爱护档案，不准在档案上加注、勾划、涂改，不准抽拆文件，如发现以上情况，按《档案法》有关规定追究责任。

第六章 文件密级的规定

第三十三条 文件密级视重要程度，可分为绝密、机密、秘密三个等级。各部门起草文件时，依据重要程度，在文件的右上角注明各自的密级，如不注明，档案室将全部按内部文件处理。

11.外包你的文件管理 篇十一

初次见到池燕明， 你很难将他和立思辰的老板（董事长） 联系在一起。1990 年毕业于清华精密仪器系的池燕明戴一副金边眼镜， 文质彬彬。他大学同学评价他： 聪明但不刻苦， 成绩中不溜， 爱折腾， 是有冲劲的“带头大哥”。立思辰的另一个核心人物叫商华忠， 和池燕明同年毕业于清华大学机械系。他在大学时代就是有名的品学兼优的尖子生， 出身贫寒的他在同学中备受推崇。同学对他的评价是： 肯干， 勤奋，有领导力， 又认真。他是立思辰的CEO。

以这两人为核心， 这个执著的“清华帮”团队正不断推动着立思辰——国内唯一本土办公信息系统外包服务企业， 以每年50% 的增长率不断向前。

大学里， 池燕明和商华忠的结缘则来自一间校园复印社。池燕明是小老板， 商华忠打工。“当时机器坏了， 把商华忠找来， 我说这机器咱们一起把它弄好， 你主要干。” 时至今日， 池燕明依然有几分得意， 他总结说： 商华忠是最好的伙计， 让我可以有充足的时间去玩。商华忠笑笑， 不语。

这种组合在毕业十年之后得到了延续， 当然这是后话。

毕业后的商华忠到国外留学， 拿学位， 进外企。池燕明在国内， 开始了新一轮的“折腾”。他不出国、不去毕业分配的国家单位，选择了当时看起来有些“不入主流” 的大学生创业。他做过复印社， 还做过东芝复印机代理。后来发现， 打印复印设备经销商并没有占据这个行业价值链的核心位置， 行业利润率在5%~7%之间徘徊。到了2000 年以后， 利润率进一步下滑， 到了3% 左右。

1999 年， 池燕明创立立思辰品牌， 从几个品牌的代理商转变成一个专业的设备零售商， 除了富士施乐（它们只直营）， 几乎所有的文件设备品牌都成了立思辰的供货商。有一次， 池去美国， 发现一个现象： 美国企业的办公打印和复印已经开始流行文件管理外包服务的模式， 就是企业将整体办公文印管理交给专业的外包服务商， 进行“按需打印、按张收费”， 企业无须自行购置并管理设备， 而专业的服务商通过一系列技术手段， 监控所有的设备， 提供全面的运营管理， 帮助企业节省费用以及提高效率。

池燕明当即意识到这个领域极具潜力。2000年以后， 立思辰开始转型， 做文件管理外包服务商。简单地说就是从当时中关村“搬箱子” 的设备零售商转型为新型的外包服务商。

立思辰的核心价值， 从以前的销售设备转型为全面的管理外包服务。其核心竞争力在于通过专业的外包服务管理体系， 帮助客户优化并运营其办公文印系统、视音频会议系统等。其服务团队在客户现场驻场或巡视， 帮助客户运行办公信息系统， 使客户的办公更加高校， 同时带来节约纸张、节能减排等环保效益。

作为在中国最早启动文件管理外包模式的本土服务商， 起初的转型却并不顺利。当时国内市场， 跨国公司的中国分支通常和总部一样， 大都已经采用惠普、富士施乐等欧美供应商的外包服务， 中国本土企业尚不能接受文件管理外包的理念。

池燕明决定采用更为灵活的策略， 即作为独立的第三方服务商， 为客户提供优化组合了多个知名品牌设备的文件外包解决方案， 体现与单一品牌供应商相比的优势， 并致力于本土客户群体的开拓， 发挥本土服务商的优势。同时， 立思辰由上而下开拓市场， 从各行业的高端大型客户做起， 通过标杆客户的口碑和品牌效应向其他企事业单位渗透， 进行行业复制。

2005 年， 央企和政府机关开始推行的节约办公政策最终帮了立思辰的大忙。商华忠发现由于央企和政府机关的文件含有大量的机密数据，而立思辰是行业内唯一具有国家保密局涉密资质的公司， 这让他们拓展本土政府客户占据了不少优势。立思辰开始不失时机地对他们进行定向营销。

随后， 立思辰与国家工商总局签约文件外包， 有了这样的成功案例， 之后的签单开始变得顺利。到了2007 年， 新业务开始有了较大起色， 这一年， 包括国航、中海油在内的众多知名企业成为了立思辰文件管理外包服务的客户。同时， 立思辰在国内第一个启动视音频管理外包的理念和业务， 在企业级视频会议市场占据了本土服务商第一的位置。

现在， 立思辰通过一套专用于外包服务的完善的服务资源管理系统， 管理着提供给客户的上万台文印设备和视频会议设备。无论是耗材即将用完， 还是某个零件即将达到使用寿命， 立思辰的系统都能及时预警， 其服务团队在上门服务时就会做好相应的准备。

立思辰的价值在于通过对客户需求的全面把握和专业的外包服务能力为客户节约办公费用并提高办公效率， 并将服务的利润池做大， 实质上其收益既来源于分享客户的节约， 也来源于分享客户效率提升后给客户核心业务带来的增值空间。

根据赛迪顾问的统计， 目前， 富士施乐占据了中国办公信息系统外包服务市场17.04% 的份额， 立思辰为6.10%， 位居第二。2008 年，立思辰的销售收入为2.68 亿元。2006 年至今，其收入的复合增长率超过50%。有关数据表明，国内文件管理外包服务市场已经进入启动期，2008 年的市场规模为13.91 亿元， 行业每年增幅超过30% ； 整体办公信息系统服务市场的规模2008 年达到39.02 亿元。

12.电子文件管理问题探析 篇十二

随着全球化、信息化和网络化时代的到来, 因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展, 使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转, 档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在, 以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生, 产生了大量的电子文件。电子文件是社会进步的产物, 确保电子文件的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作, 不但能够及时发现计算机操作系统的不足, 改进电子技术措施, 增加电子文件的安全性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 更能加强档案信息交流, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 促进经济建设的稳步发展。由于电子文件的出现和发展时间短, 暴露的问题较多, 网络环境下电子文件管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁, 因此, 对电子文件的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

一、电子文件管理中存在的问题

1. 电子文件管理过程中出现的漏洞。

首先, 对电子文件原稿保存的忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施, 随意对其进行删改, 不是被清除就是被新文件覆盖, 使具有原始性的电子稿件面目全非, 失去了归档保存的意义。其次, 信息安全与保密问题。电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性, 造成电子文件与载体的可分离, 使电子文件信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性, 使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体构成威胁, 载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入, 就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失, 甚至造成整个信息系统瘫痪。再次, 电子文件的接收格式问题。由于电子文件的应用尚没有全国范围内普及, 档案文件在转手移交过程中, 会出现因两部门存储档案方式不同, 使用软件不同, 而使电子文件在转交过程中出现困难。

2. 电子文件自身的缺陷。

首先, 电子文件的内容与形式是相对独立的, 不但内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子文件进行检验时, 很难对电子文件的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。其次, 电子文件极易失真。如将纸质档案转化为电子文件的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子文件的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。再次, 电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂, 储存方式多样, 也容易造成信息的缺损, 以致电子文件内容的完整性很难保障。此外, 随着电子技术日新月异, 计算机更新换代很快, 常常只能隔代兼容, 不同软件、硬件环境形成的电子文件载体互不兼容, 难以互换, 对于需要长期归档保存的电子文件来说, 长期可读性是一个比档案载体寿命更为重要的问题。

3. 电子文件存储栽体的特质与缺陷。

高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素以及滋生有害生物对电子文件保存载体的破坏作用。光向外辐射时会产生热量, 这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁, 造成信息难以读取。空气中的有害气体在一定环境下会产生臭氧等, 导致电子文件保存载体耐久性削弱。灰尘在给电子文件保存载体带来机械损伤的同时也是微生物寄生与繁殖的良好场所。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失, 使记录信号丢失, 记录信息被破坏, 从而影响档案数据的读出效果, 缩短电子文件载体寿命。

二、加强电子文件管理的对策

1. 加强电子文件全过程管理。

电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能, 一般情况下可不保留。但是, 如果出于保留文件重要修改过程的目的, 则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时, 应在收集、整理过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

2. 采取切实可行的信息保护措施。

信息安全技术对于维护电子文件数据的原始性和真实性至关重要。电子文件上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前, 为防止档案信息被窃取、删除和修改, 防止网络“黑客”的进入, 常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子文件内容的真实、可靠, 确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密, 防范对电子文件的非法访问和随意删改, 都具有很好的效果。

3. 加强对电子文件所依赖的计算机软硬件设施管理。

软件管理上, 要积极开辟电子文件存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 强化防磁设施的完善和维护, 有条件的单位应及时配备升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

4. 重视和加强对档案管理人员的培养。

在电子文件日益普及且重要的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养, 一方面, 要多渠道引进专业技术和管理人员, 使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

13.公司文件管理规范 篇十三

第一章 总则

第一条为彻底贯彻落实总公司《关于办公计算机信息安全和保密管理规定的通知》文件要求，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本办法用以保障电脑信息安全，维护知识成果，保障集体及个人的利益不受到侵害。

第三条本办法适用于公司全体员工，由于个人原因未遵守规定而导致泄露公司机密的，需承担相应的法律责任。

第二章 管理范围

第四条 本办法中涉外文件是指经外网电子邮箱等方式发送的所有涉及公司信息及商业机密的文件，以下简称“涉外文件”。文件类型包括所有公司内部文档文件及公司内部需要保密的涉及到公司业务或经营管理类软件程序等。

第三章 管理过程

第五条 所有员工应注意保管自己所使用的存储设备，且确保存储设备无计算机病毒。

第六条 公司员工在发送电子邮件之前应确保所有涉外文件已按规定方法加密，未经加密的文件一律不得通过外网发送，一经发现，将根据公司《计算机信息安全和保密管理规定》相应条款给予警告、罚款处分，情节严重者当事人需承担法律责任。

第七条 对于外网计算机上通过下载等方式临时存储的涉外文件，员工应及时拷贝至内网计算机保存，确保外网计算机上不遗留任何涉外文件。

第八条 “涉外文件”加密后，密码和文档不能同时发送，密码需要采用另外途径告知接收方。如短信、电话、信件等非互联网方式通知。

第九条 发送“涉外文件”需使用公司内部邮箱发送。对外发送文件须由各部门主管审批方可通过部门外网笔记本发送。

第四章 附则

第十条 本办法由市场部负责解释。

第十一条本办法未作规定的，以公司其他规定执行；未尽事宜，另行通知。

第五章 附则

第十二条本办法由市场部负责解释。

第十三条本办法自印发之日起执行。

附件：1.文件加密方法

附件1：

文件加密方法

一、Word2003文档加密

1.打开需要加密的Word文档。

2.选“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项对话框”。

3.在“选项”对话框中选“安全性”选项卡。

4.根据你的需要分别在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”中输入密码，点“确定”退出。

5.将文件保存。

二、Excel 2003表格加密

1.打开需要加密的电子表格。

2.选“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项对话框”。

3.在“选项”对话框中选“安全性”选项卡。

4.根据你的需要分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”中输入密码，点“确定”退出。

5.将表格保存。

三、Winrar软件加密

1.运行WinRAR后，选择菜单栏中的“选项→设臵”，在“设臵”窗口中选择“压缩选项 ”，点击上面的“创建默认配臵”按钮。

2.在随后打开的窗口中选择“高级”，点击其中的“设臵密码”按钮。在“带口令存档”窗口中，输入密码，并点击“确定”完成设臵。

四、Microsoft Office2007文档加密

1.单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“另存为”。

2.单击“工具”，然后单击“常规选项”。

3.执行下列一项或两项操作：

4.如果希望审阅者必须输入密码方可查看文档，请在“打开文件时的密码”框中键入密码。

14.公司文件管理规范 篇十四

一宿没睡，花了三个小时将《寒门再难出贵子》看完了，收获很多，想得也很多。

社会的不公已经不是什么秘密，关系网的铺盖铺天盖地。我也是农村出来的，我也会经历一些没有前车之鉴的事情，但是没有觉得社会不公平，我开始觉得社会不公是难免的，你不能改变，只能去适应。我也幻想过自己会遇到贵人，幻想自己有更好的机会，去展示自己，提升自己的各个方面。在大学以前，我一直追求完美，对每件事情都追求最好，包括学习成绩，各项比赛等。我觉得自己家庭没有别人优越，可以通过自己的努力自己，然后再有一个好机会，肯定可以走的更好、更远。进入大学后，我发现自己不再优秀，发现自己也只是众人之中的一个普通人。我开始思考过去的自己是否在迷途。其实作为一个没有经历太多事情的我来说，去思考这样一个问题是找不到答案的，所以我沉闷了很久，也迷失了很久，我白天逃课睡觉，晚上通宵玩游戏。我觉得这种生活很好，不用过多的担心某些问题。就这样混沌了一个学期，也正是在那以后，我发现如果我再这样迷失下去，可能就是茫茫人海中的一人了，我再也不会与众不同。大学期间，我不差生活费，但是看着身边同学经常出去旅游，娱乐，我很羡慕，但我不嫉妒。我又开始思考了，为什么我不能是她们中的一人。经过反反复复的思考，我最后得到的结论就是，如果你有钱，你可以做很多自己想做的事情，得到很多自己想要的东西。也正是那时刻，我开始了大学的赚钱生涯。

步入社会后，我没有选择国企，事业单位，公务员等。这些都是拼爹的行业，我一个毛头小子不是自讨没趣么。毅然决定去企业上班。

其实，我讲了那么多，只想说明一件事，永远不要低估自己，永远要尝试去改变自己拥有的一些东西。我出社会前，父母也劝我去考事业单位，因为对于我们的乡村，大学生很少，回去可以上村官的机会较大，其实我也动摇过，所以我也请教过我的老师，请教过一些学长，学姐。最后才决定不从事国家单位。原因很简单，我觉得那里不适合自己。

总之，我选择了自己喜欢的行业，我也为之庆幸这是一个靠能力说话的行业，这个行业的人都是一群年轻有活力，有拼尽的一群人。在这样的环境下，你会发现自己会活得较轻松，也会有更多时间花在自己兴趣之上。我出生寒门，我没有李刚这种牛逼的爹，但是我在做我喜欢的东西，我很满足。

其实，我个人认为写那篇文章的人，过于感性，他只是看到了优秀的人才被社会践踏，感受到了社会不公，但是他看到的人才莫过于成绩好的那种。他可能没学过数据分析，国家创造财富最多的是专科学历的学生，然后是本科。他从60个实习生的十年，看到了自己的身影，可能是一种共鸣。

15.电子文件可信管理的内容 篇十五

1.对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始, 除了文件属性, 还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中, 可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后, 可能还有保存位置#存储介质等属性;在长期保存过程中, 还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响, 必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。2.对电子文件管理实施审计认证。电子文件具有法律效力, 要证明其真实性, 就要对电子文件的真实性进行确认, 常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪, 施加数字签名、水印、电子签章等技术手段, 进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统, 数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中, 为了确保这些信息能够产生并能被正确保存, 电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构 (可以是政府机构, 最好是中立的第三方) 对系统进行认证。只有满足了认证的系统, 才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

16.电子文件归档管理问题探讨 篇十六

【关键词】电子 文件 管理 探讨

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0340-02

一、海东电子文件归档与管理发展的现状与存在问题

国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上（包括50%）。48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。海东地区：上世纪90年代以来，办公自动化发展非常之快，给电子文件的管理带来了前所未有的压力。据国家档案局报告：2006年调查，中央和国家机关、中央企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共产生各类电子文件近2亿份，文件格式有数十种，操作系统、自行开发的应用系统也有几十种；电子文件50%由档案部门管理，其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。

由于海东地区信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但与实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

（一）电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集

长期以来，机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责，它们通过接收归档和移交的方式，将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。

在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交，要么就是简单的系统自动转存。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。

在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中，难以实现有效地集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。

（二）电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量

电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量，即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下，很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性，这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。

（三）电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存

长期保管具有凭证价值的电子文件，使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分，还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响，因此，电子文件管理强调全程管理和前端控制。

从前端看，关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此，从这个角度说，电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据，在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证，自然也就无法满足电子文件管理的需要。

从后端看，我国电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是，31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性，足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。

（四）电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用

归档移交，是电子文件资源整合和利用的前提，没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆，电子文件的利用就是无源之水。目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失，而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。

长期保管，是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取，那么利用也就无从谈起。档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险，势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。

（五）电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平

电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。电子文件管理系统根据使用主体的不同，分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准，对电子文件管理系统的建设科学的指导，因此，现存系统（或模块）在功能上差异较大。

由此可以得出，电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态，大部分只是充当简单的接收、发布平台，并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时，由于缺乏统一的建设标准，电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设，不但耗费大量的人力物力和财力，而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。

二、加强电子文件归档管理的对策

多年来工作实践使本人对电子文档管理有了初步认识：

（一）转变观念，加深对电子文件归档工作重要性的认识。目前在各个机关档案管理中，电子文件归档是一个新事物，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关，所以应在以实物文件归档的基础上，积极探索电子文档管理的有效途径，保证电子文件的归档质量。

（二）注重电子文件的日常管理，为实现规范化管理奠定基础。一方面是电子文件形成过程中的管理，按照国家行政公文处理细则的要求，起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文。要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料，以备后查。另一方面是电子文件的归档。应该坚持按时归档集中管理的原则。归档电子文件要进行多份备存，以便于归档保存和对外提供利用。

（三）制订电子文件管理标准。目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中，不便于电子文档的统一和规范管理。需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。

（四）坚持电子文件和纸质文件同时归档。在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。

加强电子文档的规范化管理是加快办公自动化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践工作的基础上，形成适合办公自动化发展特点的电子文档和实物文档管理规范和标准，共同推动档案管理工作效率和质量水平的提高。

参考文献

[1]《CAD电子档案管理实务》赵卫国等编著

[2]《电子文件归档与电子档案管理概论》国家档案局编著

[3]《北京档案》2002年第11期