档案室档案管理员岗位职责

档案室档案管理员岗位职责（共20篇）

1.档案室档案管理员岗位职责 篇一

报建员岗位职责

一、熟悉掌握房地产开发建设程序及建筑工程相关法律、法规。

二、负责协调房地产开发前期主管部门，完善各种具体手续，保证开发计划顺利实施。

三、负责协调与市政府有关部门关系，确保市政配套设施符合公司开发项目的需要，组织有关部门完成市政配套设计，完善小区的各种市政配套设施。

四、完善房屋入住所需的各种手续，证件等。

五、参与各有关单位及部门经济合同的谈判，并及时整理已完成的合同。

六、处理公司交办的其它事宜。

工程档案管理人员岗位职责

一、熟悉、掌握档案相关法律法规及编制办法，学习档案管理知识，归档文件材料完整、及时、准确、系统。整理的案卷达到规范、标准和科学。

二、负责各类档案的接收、分类、整理、立卷、保管、统计、查阅、归档移交等工作，并办理相关手续。

三、负责编制档案的检索工具，为相关人员利用档案提供优质服务。

四、积极配合、支持各部门工作，定期检查监理、施工企业工程档案编制，独立完成建设单位档案。

五、按《档案法》要求，将前期可行性报告、国土局用地许可证、国有土地有偿使用合同、原状地形图、规划红线图及其它相关文件整理。

六、将工程的初始规划方案、规划局初审意见，详细规划方案及其它相关文件整理归档。

七、将工程的方案设计图、初步设计图、扩大初步设计图、施工图、施工图抗震审核单及其它有关文件整理归档。

八、将城建主管部门批复项目立项报告、规划许可证、建设许可证、施工许可证及其它有关文件整理归档。

九、将项目报建表、招标文件、标底、投标书、中标通知书及其它有关文件整理归档。

十、将地质勘测报告、装基验收报告、基础工程、总体工程验收报告、水电检测记录、工程竣工验收单及其它相关文件整理归档。

十一、负责有关文件、联系单、变更单、图纸等的复制、文件工作；做好会议记录，编写会议纪要、负责电话记录、文件传真等内务工作。

十二、完成领导交办的其它事宜。

档案管理制度

一、为加强对文件统一管理,防止文件丢失,办公室设立文件收文登记簿,签发意见簿,逐日逐项登记清楚.二、收到的文件应及时交总经理或各部门相关人员阅示。

三、要建立健全的档案管理体系,档案的分类应科学合理,各归档的资料应收集齐全,装订成册,鉴定准确。

四、对档案要实行科学管理以保证档案资料的保管安全。

五、文件办理制度

为进一步规范公文办理程序,提高办文效率和质量,按照“明确分工,各负其责,加强协作,统一管理”的原则,对公司的收发文进行规范管理。

（一）收文办理:

1、凡是收文,一律由办公室登记,并根据文件内容,由办公室签批拟办意见,分别呈送各级领导及有关部门办理,急件及时送办.2,承办部门应按文件时限要求抓紧办理不得延误,推诿,对不属于本部门职权范围或不适宜本科室办理,应当迅速退回办公室并说明理由；总经理签批由具体部门或个人负责办理,则必须按总经理批示办结。

3、对已办结的文件,各部门均应及时送交办公室归档.密级文件办完后立即送交,业务指导性文件需留用的,可采取复印件的办法备用。4,签收登记后批办的文件,由办公室负责催办.领导批示限期办理的文件,重点催办并及时反馈办理结果。

5,未按文件程序直接送总经理及各部门的文件，有关部门在接到文件时应到办公室进行补办登记,签收手续。

（二）发文办理:

1、根据本规章制度确定的部门职责,各部门在职责范围内需要对外发文的,由各部门拟定文稿,经总经理或各部门主管批示后发文。

2、文件送总经理签发前,应交部门主管审核。

3、对外发文一律由办公室发文字号,确定文种,发放范围,打印份数及时间要求。

2.档案室档案管理员岗位职责 篇二

我国中央法规中有6部与流动人员人事档案管理主体及其职责相关,包括1996年修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》),1999年修订的《中华人民共和国档案法实施办法》 (以下简称《实施办法》),1996年12月2日颁布实施的《流动人员人事档案管理暂行规定》(以下简称《规定》),2014年12月10日中共中央组织部等五部门发布的《中共中央组织部人力资源和社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(以下简称 《通知》),2009年7月24日颁布实施的 《公务员辞去公职规定(试行)》,2014年6月12日发布的《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》等。与此同时,流动人员人事档案的地方立法也取得了一定成果,如北京、安徽、重庆、广州等地先后出台了相关管理办法和服务规范。

一、职责分工视角下的流动人员人事档案管理主体现状

依照现有法律法规,从流动人员人事档案的监督制度部门、 主管部门、形成单位、管理单位等角度来看,流动人员人事档案管理主体现状如下:

1.党委组织部门。党委组织部门对于流动人员人事档案管理有监督和指导职责,主要表现在两个方面:第一,党委组织部门参与流动人员人事档案法规的制定,如1996年的《规定》和2014年的《通知》。第二,法规中有明确规定。1996年的《规定》第三条明确说明流动人员的人事档案工作接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导;2014年的《通知》第一条中规定流动人员的人事档案管理要“接受同级党委组织部门的监督和指导”。

2.政府人力资源和社会保障部门(原政府人事行政部门)。1996年《规定》第三条中规定流动人员的人事档案管理接受同级政府人事行政部门的监督和指导。2014年《通知》第一条规定流动人员的人事档案主管部门是2008年改组成立的政府人力资源和社会保障部门。但人力资源和社会保障部的13个主要职责中没有和档案工作直接相关的内容。省级和市级的人力资源和社会保障部门行政权力清单中,有部分内容与职业中介机构相关,而各级人力资源和社会保障部门下属的公共就业和人才服务机构属于职业中介机构。如吉林省人力资源和社会保障厅的行政权力清单中有“设立省级职业中介机构(人才中介服务机构)审批” 的行政许可权,“对未经许可和登记,擅自从事职业中介活动的行政处罚”、“对劳动者依法解除或者终止劳动合同,用人单位扣押劳动者档案或者其他物品的行政处罚”的行政处罚权等;杭州市人力资源与社会保障局的行政权力清单中有“设立人才中介服务机构审批”的行政许可权,对“未经许可和登记,擅自从事职业中介活动或未经批准擅自设立职业介绍机构的处罚”、“人才中介服务机构擅自扩大许可业务范围、不依法接受检查或提供虚假材料,不按规定办理许可证变更等手续的处罚”、“人才中介服务机构超出许可业务范围接受代理业务的处罚”等的行政处罚权等。中央、省级、地方三级人力资源和社会保障部门职责与行政权力清单中均无直接与流动人员人事档案管理相关的内容,在实际工作中,也没有对流动人员人事档案管理工作给予足够的重视,没有有效解决现有档案内容及管理制度不能满足现实需求的矛盾。

3.档案行政管理部门。《档案法》中明确了档案工作“统一领导,分级管理”的原则,全国档案事业由国家档案行政管理部门主管,因此流动人员人事档案管理也属于档案行政管理部门的职责范围。1991年国家档案局发布的《国家档案局关于中央、国家机关档案机构主要职责范围与业务管理权限的意见》 明确说明:“中央、国家机关的档案机构,在国家档案行政管理部门统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导下,可根据本系统、本行业、本专业的管理体制和档案管理的特殊要求,对本系统、本行业、本专业的档案工作进行必要的监督和指导工作。”“中央、国家机关档案机构对本系统、本行业、本专业的档案工作进行监督指导时,应注意与各级人民政府的档案行政管理部门配合,协调一致。”1990年颁布、1999年修订的《实施办法》中第七条和第八条分别对国家档案局和县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门的职责进行明确规定,其中包括研究制定法律法规和方针政策、制定发展档案事业的综合规划和专项计划、对法律法规及方针政策的实施情况进行监督、组织档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训等工作。但1996年 《规定》由中共中央组织部和人事部颁布,并没有档案行政管理部门的参与,《规定》 在表述流动人员人事档案的管理主体时也未将其列入;2014年虽然国家档案局是联合发布《通知》的五部门之一,但该《通知》在表述流动人员人事档案管理主体时,仍没有提到档案行政管理部门,可见其流动人员人事档案主管部门的地位仍需进一步确立。正是由于缺乏档案行政管理部门的参与,流动人员人事档案管理法规缺少档案管理的专业视角。这一现象在部分地方的立法中得到了改善,如2009年中共重庆市委组织部、重庆市档案局和重庆市人力资源和社会保障局共同制定和颁布实施的《重庆市死亡流动人员人事档案管理试行办法》 对死亡后流动人员人事档案的管理主体和职责进行了较为详细的规定,填补了中央法规对死亡流动人员人事档案管理规定的空白。

4. 公共就业和人才服务机构以及经人力资源和社会保障部门授权的单位。1996年《规定》中第四条规定流动人员的人事档案管理机构是县以上的(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不可擅自管理流动人员的人事档案。[1]442014年《通知》第一条规定:“流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源和社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。”流动人员人事档案管理机构中增加了人力资源和社会保障部门授权的单位,使管理主体得以扩展并获得多元化发展空间。各级公共就业和人才服务机构服务于开发、配置各行各业的人才资源,受人事行政主管部门委托,开展人事代理、流动人员人事档案管理、集体户籍挂靠等相关服务工作。虽然部分中央法规对这类机构的流动人员人事档案管理职责和管理内容进行了简要的规定,但在实施时仍存在许多问题,如与用人单位的合作不足,导致档案收集不全,难以及时更新;与流动人员缺乏沟通,导致“人档分离”、“死档”现象严重。据大河网2015年3月份报道,河南省人才交流中心和郑州市人才交流中心的“死档”已达10余万份。这会在评职称、 、 转正定级、考公务员时给流动人员带来不少麻烦。除了相关法规中规定的管理机构外,流动人员人事档案实践中还存在不符合规定的其他管理主体。如教育部下属的留学服务中心在1997年成立了“留学人员档案室”,北京市留学人员服务中心1999年成立北京市留学人员档案库,管理出国留学人员人事档案;2009年 《重庆市死亡流动人员人事档案管理试行办法》在描述死亡流动人员人事档案原管理机构时,使用了“各级人民政府人才交流服务机构、街道办事处或原人事档案管理单位”的描述,而根据1996年《规定》,街道办事处或原人事档案管理单位并无流动人员人事档案管理权。除此之外,部分第三方劳动力市场、失业管理机构、毕业生就业服务机构等也提供流动人员人事档案管理服务。这说明实践中存在大量《规定》之外的管理机构,这些机构的人事档案管理不受党委组织部门、政府人力资源和社会保障部门、档案行政管理部门的监督指导,档案管理水平参差不齐, , 部分档案管理质量无法得到保障。

5.高校及中专院校、国家机关、国有企事业单位、人民团体。根据2014年《通知》及《规定》,未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案,国家机关、国有企事业单位、人民团体中辞职、退职、 、 被开除公职等情况的干部及公务员的人事档案,属于流动人员人事档案。高校及中专院校、国家机关、国有企事业单位、人民团体应做好学生档案或干部档案的收集、保管和转递工作,但部分管理主体的档案管理不规范、转递档案不及时,导致档案真实性和有效性不足。

二、明确参与流动人员人事档案管理主体及其职责分工

管理主体种类多、数量庞大、职责混乱严重影响了流动人员人事档案的管理质量,因此必须明确流动人员人事档案管理主体的角色定位及职责。

1.党委组织部门、政府人力资源和社会保障部门。根据2014年的《通知》,党委组织部门是流动人员人事档案管理的监督指导部门,政府人力资源和社会保障部门是主管部门。各级人力资源和社会保障部门应依照法律法规科学管理档案,并接受同级党委组织部门的监督。应明确职责,做好职责划分,与档案行政管理部门一同完善流动人员档案管理法规,建立“集中统一,分级管理”的科学管理模式,妥善应对流动人员人事档案内容急需丰富和多元化、管理设施和人员不足等问题;建立流动人员人事档案管理考核制度,定期对流动人员人事档案管理进行检查,确保法律法规等的执行力,对违法违规现象加以惩处。

2.档案行政管理部门。国家档案行政管理部门主管着全国档案事业,也应该是流动人员人事档案的主管部门。在流动人员人事档案管理过程中,首先要明确档案行政管理部门的主管地位, 如公共就业和人才服务机构以外的其他机构申请从事流动人员人事档案管理时,应由人力资源和社会保障部门和档案行政管理部门共同授权。其次,档案行政管理部门要与党委组织部门和人力资源和社会保障部门配合,有效发挥其管理作用。除参与相关法规的制定外,还要对实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为。

3.公共就业和人才服务机构以及经相关授权的单位。公共就业和人才服务机构以及经人力资源和社会保障部门授权的单位是流动人员人事档案的管理机构。公共就业和人才服务机构应在党委组织部门、政府人事行政部门和档案行政管理部门的统筹安排下,做好流动人员人事档案的具体管理工作。设立专门的档案管理部门,配备专职档案管理人员,提高管理人员的专业素养,形成科学有效的绩效评价体系;与其他流动人员人事档案管理主体协同合作,共同做好流动人员人事档案的管理工作;细化管理分工,规范管理流程,实现管理服务标准化。实践中存在的其他流动人员人事档案管理机构,应充分做好准备,获得人力资源和社会保障部门和档案行政管理部门的授权,取得流动人员人事档案管理权,按照流动人员人事档案管理法规和制度进行规范管理。2007年北京市发布的《中共北京市委组织部、北京市人事局关于进一步加强流动人员人事档案管理工作的通知》中, 就提出市人事局要分批公布该市具有流动人员人事档案管理资质的人才服务机构名录。北京市委组织部、市人事局对流动人员人事档案管理情况进行检查,对违反流动人员人事档案管理有关规定和本通知要求的单位和直接责任人,给予批评教育或党纪、 政纪处分,触犯法律的要依法追究责任。在此基础上,档案行政管理部门也应参与此类检查,形成党委组织部门监督指导、人力资源和社会保障部门及档案行政管理部门主管的合理分工。

3.档案室档案管理员岗位职责 篇三

1、专业技术岗位竞聘的实施标准殛具体方法

1.1专业技术岗位竞聘实施标准：

主任师岗位：具有副研究馆员及以上任职资格且在一级师岗位任职满3年，在省部级以上报刊发表专业论文1篇等：

一级师岗位：具有副研究馆员及以上任职资格，在省部级以上报刊发表专业论文1篇并有1项成果获局级三等奖以上等：

二级师岗位：具有馆员及以上任职资格且在三级师岗位上任职满3年，聘期内在省部级以上研讨会交流论文2篇，并有1项成果获处级二等奖以上(限前5名)等；

三级师岗位必须具有省规定的任职资格，聘期内在处级以上学术研讨会上交流本专业论文3篇以上。并有1项成果获处级三等奖以上奖励等。

1.2专业技术岗位竞聘实施办法：

聘任方法采取中原油田档案网主页公示方式，如有不符合条件，可匿名方式举报，公示时间为7天。副研究馆员中聘任产生的一级师月工资比副研究馆员多100元：馆员晋升的二级师月工资比馆员多100元。档案处专业技术岗位竞聘实行动态管理，采取“注重实绩、公平竞争、择优聘用、能上能下”原则。

2、实行专业技术岗位竞聘是提高业务水平的有效手段

专业技术岗位竞聘的实施，消除了员工在岗位不求进取的现象，某些技术人员有这样的想法：馆员、副研究馆员已晋升，可不用在学业进取，业务上不求有功，但求无过，平平淡淡，有一种“当一天和尚撞一天钟”的念头，如此这样，也不会影响到个人的切身利益。自5月初，档案处下发《专业技术岗位竞聘细则》后。那些技术人员大有改观，在业务上重新“审阅”自己，从自己的岗位出发，在细微的工作环节中找出创新切入点，这无疑为下一步在业务上精益求精打下了良好基础。

3、实行专业技术竞聘制是强化写作水平的有力措施

专业技术竞聘制要求，凡是一级师、二级师、三级师竞聘者，必须有独著论文及限前5名的科技成果等，否则，将无力竞聘。这样无形中，给每一位技术人员戴上“紧箍咒”。如：中原油田档案馆年中工作会议上将此项工作作为一项重要内容。分别与99名有技术职称的人员签署《专业技术干部工作目标责任书》。各级职称代表分别上台领取目标责任书。职称目标期限均为3年，直到2011年度考核结果不称职或未完成专业技术岗位规定的科研量化任务的，在下一轮岗位聘任中只能申报原岗位的下一级专业技术岗位。在岗位有职责、上岗靠竞争的环境下，使得技术人员由被动写作变为主动写作。不断激发自觉的写作热情，迫使他们在较强的业务基础上。拿起笔写出自己工作中的“结晶”一学术论文。

4、实行专业技术岗位竞聘有助于提高技术人员整体素质

俗话说：“松驰的琴弦，弹不出动听的曲子”。对档案技术人员同样如此。随着信息时代到来的今天。知识更新日新月异，各种竞争无处不在，要想在竞争中立于不败之地，就必须钻研科学知识，不断提高自己的业务水平，使自己成为复合性人才。只有这样，才能发挥中流砥柱的作用，在竞争中永葆优势。档案处实行专业技术岗位竞聘制，就是让每一位技术人员钻研业务。提高综合素质，也是促进档案人员积极向上的一种手段。同时也给档案技术人员提供了实现自我价值的平台。

5、实行专业技术岗位竞聘是聘任制的一种创新尝试

4.档案管理员岗位职责 篇四

岗位名称：

档案管理员

直接上级：

办公室主任

本职工作：

负责全公司的档案管理、印鉴管理、办公用品管理、外来文件管理、特制酒管理工作

任职条件： 工作责任：

一、档案室：

1.认真学习贯彻执行上级关于档案工作的指示、要求、实施上级下达的有关档案工作的条例、规定及业务规范，不断提高自身素质和业务能力。

2.每年初整理当年待年检、换证的证件目录公示，督促并协助各部门做好证件年检、换证等工作。

3.负责公司档案室档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用，做好利用效果的收集，进行档案的鉴定销毁工作。

4.认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体的“八防”措施。对档案室管理中存在的问题，及时提出建议。对所保管档案的安全、完整、保密负责。5.做好档案室的管理、严守有关保密制度，不许私自动用涂改档案，不许无关人员进入档案室。

6.收集全公司性的大型活动、会议、科研和新产品鉴定会、内外文件、工程竣工验收、引进设备开箱等文书档案材料及实物档案。

7.1-2月装订内部红头文件，3-6月份文书档案分类，电脑录上一年文书档案目录。8.荣誉档案及时扫描存电子档，随时跟踪录入电子版大事记。9.月末制作档案报表，15号前提交给管理者。

二、印鉴：

1.严格保管印鉴，未经审批一律不得使用。

2.检查印鉴使用申请表填写的完整程度，每日收集、统一申报。3.收集每个月部门章使用汇总表，统一制作全厂印鉴月报表。

4.盖公章的重要文件留存备份。

三、办公用品：

1.根据每月部门申请情况及库存情况，于每月5日进行统计申购，询价原则货比三家。2.申购单填满必填项，先找财务审批，再找执行经理审批。3.到货及时办理入库，发放原则为以旧换新。4.每半年结账一次。

5.收集各部门需印制单据的申请，统一报给供应部。

四、文件：

1.负责对外来文件按执行经理指示分发至相关部门，做好交接手续，每季度回收审批执行的外来文件。

2.接收、整理内部质量认证文件。3.辅助公司各部门红头文件制作、发放。

五、特制酒：

1.判断订货方是否批量，与技检部沟通T工艺。2.采取先付款再生产原则。

3.特制酒单一式三份，一份销售下生产，一份技检部处理酒及检查，一份办公室存根。4.随时跟踪订单完成情况，按客户要求截止日期或提前交货。

六、其他：

1.董事长办公室、一楼陈列室、档案室卫生及服务工作。2.每月底编排下月干部值班表，发OA，贴一楼公示。3.报项目。

4.完成领导交办的其他工作任务。

档案管理员岗位职责

一、档案室管理：

1、认真执行公司关于档案管理的指示、条例、规定及业务规范，完善档案管理工作细节；

2、及时整理待年检、换证的证件，进行信息汇总公示，按时督促并协助各部门做好此项工作；

3、收集全公司性的大型活动、会议、科研和新产品鉴定会、内外文件、工程竣工验收、引进设备开箱等文书档案材料及实物档案，分类整理、鉴定、统计、保存保管工作，以备其他部门查询借阅；

4、红头文件、文书档案等材料分类整理，及时更新电子版档案目录及大事记；

5、月度档案报表制作，按时间节点前提交给上级领导。

6、按公司规定文件有效时限进行档案的销毁工作；

7、对所保管档案的安全性、完整性、保密性负责。已经存档的档案，不许私自动用、涂改档案，无关人员不经允许不可进入档案室；

8、认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体的“八防”措施。对档案室管理中存在的问题，及时提出建议；

二、印鉴管理：

1、严格保管印鉴，执行印鉴使用流程，未经批准一律不得使用；

2、检查印鉴使用申请表填写的完整程度，每日汇总、统一申报；

3、收集每个月部门章使用汇总表，统一制作全厂印鉴月报表；

4、盖公章的重要文件留存备份；

5、损毁的印鉴要及时申报审批备案并进行更换。

三、文件管理：

5.档案管理员岗位职责 篇五

二、加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划并列入学校议事日程，督促各职能部门明确分管档案的负责人和兼职档 案员;

三、定期研究、检查档案工作的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持、改善工作条件，帮助解决工作中出现的困难。使档案工作与学校其他工作同步协调发展;

四、组织领导对到期、超期保管的档案进行鉴定，审批档案存毁的意见，维护档案的`安全。

综合档案室主任岗位职责

一、负责制定本室工作计划 ，进行学期、年终总结 ，拟定规章制度，并组织实施。贯彻执行档案工作法规;

二、在分管校长领导下，组织召开全校性的档案工作会议，承办档案协作组交办的工作;

三、对本室管理的各门类档案的系统、准确、安全负有完全的责任;

四、经常检查、督促档案工作人员做好档案工作的接收、整理、保管、鉴定、统计工作;

五、组织本室工作人员深入各职能部门检查、监督，并帮助做好立卷归档工作;

六、对超过保管期限的档案提出存毁的初审意见，报分管校长审批;

七、负责组织对校内各单位(部门)档案员的培训;

6.设备档案管理员岗位职责 篇六

1、在科主任的领导下，及时收集、整理和汇总有关医疗设备的信息，建立档案目录。

2、在医院信息部门指导下，协调本部门网络计算机的管理和信息安全工作。

3、合理设置档案类目体系，做到类目完整、清楚。

4、对于计算机管理的资料，定期做好备份保存。

5、保证医疗设备信息的查询、处理及上报数据准确无误。

6、负责档案的外借与归还的管理，保证档案的安全和完整。

7.档案室档案管理员岗位职责 篇七

一、高校干部人事档案“岗位聘任”材料归类规定的实践困境

《细则》对档案材料收集、分类、整理、利用等每一个环节的工作都有严格的规定和要求, 这对高校人事档案材料的归类发挥了重要作用。但随着我国高等教育从数量扩张阶段进入内涵式发展阶段, 长期困扰高校发展的体制机制性障碍, 特别是用人机制的瓶颈性因素进一步凸显。这就要求我们不断强调完善制度, 促进高校岗位管理与聘用制改革相结合, 进一步实行岗位分类管理。目前, 专业技术职务聘任材料的归类依据是《细则》, 《细则》第四章“档案材料的分类”中明确规定第四类:“学历 (位) 、学绩……的材料:专业技术职务任职资格申报表……套改和晋升专业技术职务 ( 职称 ) 审批表”, 归“四类—2—”。同样《细则》第四章“档案材料的分类”中明确规定第九类:“……干部任免呈报表 ( 包括附件 ) , 录用和聘用审批表, ……”, 归“九类—2—”。

在高校所形成的需归档的“聘任”的材料有两大类:一类是以高校教师队伍为主的“专业技术岗位聘任”材料;另一类是高校管理人员的“管理岗位聘任”材料。目前, 专业技术人员职务聘任材料的归类成为我们人事档案工作人员遇到的现实而具体的问题。这种分类方法存在明显的问题。一是, 高校“专业技术岗位聘任”材料和高校管理人员的“管理岗位聘任”材料属于同一性质的材料, 都是岗位聘任材料, 不应划归不同的类别。二是, 两类材料划归不同的类别, 割裂了岗位聘任材料的完整性, 也造成查阅的不便。

二、高校干部人事档案“岗位聘任”材料归类调整的依据

对高校人事干部档案部分材料进行归类调整, 不是没有毫无根据的臆测和空想, 而是有充分的依据和理由。

(一) “专业技术岗位”与“管理岗位”的“聘任”材料属同一性质 (类) 的材料。自1978年高校开始教师职称评定以来, 就教师职称来讲, 只有助教、讲师、副教授、教授四级, 较为单一。2007年开始首轮设岗分级, 把讲师分一级、二级和三级讲师, 副教授分为一级、二级和三级副教授, 教授分为一级、二级、三级和四级教授。按照《细则》第四章“档案材料的分类”明确规定这部分聘任材料归“四类—2—”。岗位聘任只是为设置的不同岗位聘任工作人员, 不同岗位也表明聘任人员从事的是专业技术工作还是管理工作, 并没有本质的不同。“专业技术岗位聘任”和“管理岗位聘任”的前提都是在符合了这个“岗位”的要求后, 通过考核、考察等环节而取得的, 相应要完成“岗位”的职责, 有具体的“岗位”聘任期限。笔者认为“专业技术岗位”和“管理岗位”所形成的“聘任材料”属同一性质 (类) 的材料, 应当归“九类—2—”。

(二) “专业技术岗位”与“管理岗位”的“聘任”材料归同一类更能体现档案材料的有序性。在高校具备专业技术任职资格的教师有些也从事行政管理工作, 同样, 行政管理人员可能也承担着教学工作。例如, 高校教务处处长、各学院院长等一般都从事教学工作, 由于“专业技术岗”和“管理岗”的聘任期不一致, 一个人会出现“专业技术岗”和“管理岗”选择的非唯一性, 这样就产生了一个人在两个岗的一个相同时间段既具有“专业技术岗位聘任”同时也具有“管理岗位聘任”的材料。同样是岗位聘任材料按照目前执行的《细则》, 它们分别归“四类—2”和“九类—2”, 如此一来, 便割裂了原本有序的两份材料, 严重地破坏了档案材料的有序性。

三、高校人事干部档案“岗位聘任”材料归类调整的方法

根据工作需要, 本着便于查阅的原则, 笔者认为高校干部档案中的“专业技术人员岗位聘任”材料应归入“九类2-”。这种调整有利于《细则》精神的进一步落实, 有利于高校人事干部档案工作的连续性, 有助于提高高校人事干部档案的利用效率。

(一) 有利于《细则》精神的进一步落实。干部人事档案工作虽然严格执行《干部档案工作条例实施细则》的各项规定, 但中组部也会根据工作中的实际情况, 对《细则》进行不断修正完善。比如“学生登记表”在2009年以前, 作为“履历材料”归一类, 之后作为学籍材料归“四类—1”, 使“四类—1”学籍材料之间更具有连续性, 这一调整充分体现了人事档案工作是在不断发展与完善的。同样, 随着高校人事制度的变革, 逐步推进以“分类管理、按岗聘任”的方式来完善教师聘任制度, 为了体现档案材料中同一类材料之间的有序性, 笔者认为把“专业技术岗”和“管理岗”的“聘任”材料同一归“九类—2”, 使我们执行的《细则》在实践中不断修正完善。

(二) 体现“聘任”工作的连续性。人事档案不是归档材料的简单叠加, 而是记录一个人成长过程的各类材料的有机组成。在实际工作中, 将“专业技术岗”和“管理岗”的“聘任”材料分属不同的类别, 割裂了档案同一属性材料的连续性。我们在日常的档案整理过程中, 只有将零散的材料准确地分类、有序地排列, 化零为整, 才能有效地体现出档案材料的连续有效性, 发挥档案的凭证、依据及参考作用。不论“聘任”材料是由“专业技术岗”还是“管理岗”所形成的, 归档材料同样要求要连续性。具体的一份“聘任”材料体现了一个人某个聘期的聘任结果, 把多次具体的“聘任”材料连续、有序地排列在一起, 也就是说把一个人的“专业技术岗”和“管理岗”的“岗位聘任”材料统一归“九类—2”, 就延续了一个人在“岗位聘任”这个过程中的历史沿革。

(三) 提高档案的利用效率。按照《细则》规定, “岗位聘任”的材料分别出现在“四类—2”和“九类—2”中, 利用者就会在这两类材料中不停翻阅, 同时需要和“九类—1”中的因职务变动而产生的工资变动审批表进行印证, 极大地削弱了档案材料整理的目的, 如果把“岗位聘任”材料统一归“九类—2”, 这样不仅没有违反档案分类的原则, 同时又达到了便于查阅的目的。

干部人事档案整理的首要目的是方便查阅, 要达到这个目的, 档案工作人员就不能只满足于“照章办事”。在新的历史时期, 针对高校出现的新情况、新问题, 我们要善于思考, 大胆改进, 提出符合高校的人事档案管理工作实际情况的意见与建议。笔者坚信, 只有高质量的人事档案工作才能为高校各支队伍的建设和发展提供更好的服务。

摘要：高校干部人事档案中的“岗位聘任”材料主要由“干部管理岗位”和“专业技术职务岗位”两大类材料组成。针对高校人事制度改革出现的新问题和干部人事档案整理工作的实际情况, 对目前执行的“专业技术岗位”聘任材料的归类重新调整势在必行。由于“专业技术岗位”和“管理岗位”所形成的“聘任材料”属同一性质 (类) , 并将二者归入“九类—2—”, 能够进一步提高高校干部人事档案管理质量, 更好为高校“三支”队伍建设和发展服务。

关键词：高校人事档案,“岗位聘任”材料,归类调整

参考文献

[1]李清.高校专业技术人员岗位聘任材料归类工作的思考[J].办公室业务, 2012 (2) .

[2]管培俊.新一轮高校人事制度改革的走向与推进策略[J].中国高等教育, 2014, (10) .

8.档案室档案管理员岗位职责 篇八

关键词：更新；档案管理理念；实现科学化

人事档案管理工作与我们有紧密的联系，这项工作做得好坏对我们的生活有重要的影响。人事档案管理者要根据时代发展的情况，创新管理理念，使档案管理的范围、内容和方式更加规范化和科学化，只有这样才能促进管理工作的顺利开展。目前，我国人事档案管理工作还存在很多的问题，所以完善和改进档案管理是当前工作的重点，从而实现档案管理科学化。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员没有认识到档案管理的重要性

很多档案管理者对档案管理这份工作存在错误的认识，简单的认为档案管理工作只是档案抄写和管理的过程，不能为企业带来良好的经济效益，这种观念的产生是由于档案管理人员，对档案管理工作重要性没有足够的认识，所以直接导致了管理人员的工作效率和质量低下，为我国档案管理事业的发展带来不利影响[1]。

（二）档案交接过程不谨慎

由于档案管理人员对档案管理工作不够重视，所以在档案交接的过程中没能严格的按照规范来进行，使得档案管理的内容不健全，管理手续不齐全，造成责任不明。此外，很多管理人员认为档案的交接工作只是钥匙交接的过程，对档案管理内容的认识不全面。

（三）管理水平低

很多档案管理人员都不是科班出来的，没有经过严格、专业的教育和培训，对档案管理相关的知识掌握不熟，所以对档案管理工作的重要性和要求认识不足，没有较强的管理意识，使得在工作的过程中不能严格遵守规章制度进行。档案管理人员管理水平低会直接影响档案信息的准确性和完整性，不利于以后管理工作的顺利进行[2]。此外，还存在档案管理人员身兼数职的现象，所以导致对档案管理工作投入的精力不够，对归档的材料不能及时的进行检查和补充，使得档案材料不能充分的展现个人的真实情况，最终导致人事档案的内容不完整。

（四）对档案管理重要性的宣传力度不够

很多档案管理人员对档案重要性的宣传力度不够，甚至未进行宣传，进而导致管理人员和个人对档案中缺少的内容不能及时的补充和完善。档案管理人员的非专业性，导致他们不能充分的掌握档案管理工作的新内容和新技术，不能有效的提高档案管理的效率。

二、提高档案管理工作效率的措施

（一）加大宣传力度，加强对档案管理的意识

1.要加大档案管理工作的宣传力度，提高管理人员和个人对档案重要性的认识，创新宣传的渠道，使群众充分的掌握人事档案管理的相关知识，认识到档案对个人发展有积极的促进作用[3]。

2.要加强人事档案的规范化管理，其中包括收集、整理和鉴定等过程。最后，要保证档案内容的完整性和真实性，一旦发生档案缺失的现象，要及时的补充，最大程度的发挥档案的价值。

（二）严格遵照档案交接的程序

人事档案在交接的过程中要求手续严谨，要严格按照相应的程序进行。第一，要定期的对档案进行清理，并做好记录；第二，对于借出的档案要做好记录，并及时的催还[4]；第三，对没有整理的档案要分类存放，整理后及时的归档；第四，对于归还的档案要认真的检查，保证档案的完整性，在交接时要记录好归还的时间，做到对交接工作负责。人事档案交接过程如图1所示：

（三）健全档案管理制度

建立完善的档案管理制度，包括档案借出、归还、转入、转出等方面的制度，用制度来制约管理人员的行为，保证档案管理工作操作的规范性，从而提高档案管理的效率，充分的发挥档案的作用。

三、结束语

总而言之，要想全面的提高档案管理工作，就要加强学习，创新管理模式和管理理念，加大宣传的力度，只有这样才能使档案的管理更加科学化，从而促进档案事业的快速发展。

参考文献：

[1]李娟.更新档案管理理念 实现档案管理科学化[J].黑龙江科技信息，2012（12）：107-107.

[2] 王巍.更新档案管理理念实现档案管理科学化建设[J].黑龙江科技信息，2012（8）：117-117.

[3] 付立红.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].华章， 2012（27）：267.

9.档案管理员简单岗位职责 篇九

2、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

3、明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。

4、正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

5、负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。

6、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。

7、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

8、完成领导交办的临时性工作任务。

9、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书面材料。

10.档案管理岗位职责 篇十

一、在档案管理职能部门的直接指导下，负责做好档案室的管理工作。

二、不断提高业务技术和管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化，争取档案室升级达标。

三、负责公司材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。

四、及时收集资料，进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管。将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、专题索引、卡片、分类汇编。

五、做好档案的保密工作，不得使档案内容外泄，未经公司批准，任何人不得私自调档，不准外来人员进入档案室。

六、经公司同意出借的档案，要做好登记工作，并督促其限期归还，严防丢失。

11.档案室档案管理员岗位职责 篇十一

关键词信息时代电子档案传统档案管理

一、档案管理存在的问题

1.档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。

2.管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前企业档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。

伴随着计算机电子技术的高速发展，办公的自动化以及网络化也逐渐的普及和成熟，以前的许多要靠人工处理的工作都可以直接通过计算机或网络来处理，在文件处理的整个过程中几乎可以实现无纸化，同时伴随着无纸化办公的普及大量的电子文件也就应运而生。

二、电子档案管理与传统档案管理的对比

1.电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同。电子文件在其形成过程中需要进行随时的数字签名、信息认证以及加密保护，以确保电子文件在处理和传输过程中准确无误，同时对档案部门接收到的电子文件的原始性以及真实性予以保证。电子档案的归档可以在文件办理好之后随时进行，或者也可以采取周期性的定时统一归档方式，电子文件形成后可以由该部门通过传输或备份的方式交给档案管理部门，同时档案管理部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今后查找档案的人员提供便利。

2.电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电子档案的分类，档案管理部门是在接收到电子文件后当即就对每一个文件编制一个文件号，同时将文件相应的分类号和档案号也设置好，并且在归档的同时对主题词进行标引以及著录。随着技术的进一步发展，电子档案的管理也引用了先进的检索工具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以调阅相关的各类电子文件，这样在很大程度上降低了档案管理工作者的工作强度。

3.电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同。相对于传统的档案而言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着计算机信息技术的发展也会涌现出更多的电子文件载体，这些都在一定程度上对电子文件的长期可读性产生影响。有鉴于此，档案管理部门要尽量对能够统一格式存储的电子档案进行适当的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。

三、电子档案的管理过程中遇到的问题

1.电子文件比较容易被修改。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

2.界定电子文件的原件比较困难。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，这也使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了，不像纸质文件可以很直观的分辨出哪一个是原件哪一个是复印件。

3.为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要经常的变换。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

四、对电子档案管理进行优化的策略

1.建立健全电子档案管理的制度。为了更好地做好电子档案管理工作，档案管理部门应该专门建立和健全电子档案管理制度，并将该项制度纳入到信息管理的科学工作程序中去。与此同时，对电子文档的管理工作要定期地进行自查、总结以及考核。电子文件的归档及管理工作应该要用电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者结合的方式来进行。

2.采用“双轨制”的方式进行归档。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“双轨制”。在现在的法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，因此在现有的技术条件之下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。另外，由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件很容易被修改的特点，在对电子档案进行管理时，将那些比较重要的文件做成硬拷贝以保证数据的安全性就显得尤为重要。就目前来讲，一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案，使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档，最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3.努力增强档案管理人员的专业素养。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，有利于从根本上提升电子档案管理的作用。由于电子档案是建立在高科技平台上的，因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以，在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中，除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。可以这样说，加强对档案管理工作人员的培训，既有利于培养档案管理部门的优秀人才，又可以使得档案管理工作得到更加迅速的发展。

参考文献

[1]贺真.论现代企业管理资源建设依据与策略[J].档案学研究，2009（1）.

[2]李淑英.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].隧道建设，2008.

[3]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）.

12.档案管理中的电子档案管理解析 篇十二

在电子文档归档前, 要充分做好各项准备工作, 这样才能实现高效电子档案管理。电子文件有一个特点就是它的非直读性, 它决定了相关工作人员应该制定健全的电子文件归档验收制度, 同时, 要做好制度的宣传, 进一步为电子文件的归档、验收等一系列工作提供有效的制度保证。比如, cad文件, 它的归档, 首先要按照规定填写电子文件归档通知单, 然后, 在通知单上签上工程负责人、经手人的名字。这样, 严谨的归档程序和详细的规章制度才能保证归档的准确性。因为一个工程可能具有上千个文件, 假如规章制度存在问题, 管理不严, 势必造成反复归档, 浪费大量人力物力的情况。

采用电子手段, 将文档归档前的准备工作也归类于文档管理的体系中, 就可以在环节矛盾的基础上, 提高电子文档的管理效率。所以说, 做好电子文档归档前的准备工作, 做好规章制度的管理, 是电子文档管理工作的前提。

二、电子文档归档过程中的问题解析

电子档案管理中, 电子文档归档是十分核心的问题, 在这一过程中, 档案管理者要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。比如学校教职员工的档案管理, 要把姓名、专业、年龄、职称划分开, 按照某一顺序归类。电子版的形式主要有excel表格, world文件, 扫描形成的tif文件等等。这些文件涉及面广内容庞杂, 在电子文档归档时有些麻烦。一般地, 电子文档管理者要按照一定顺序, 将这些文档归档, 这样才能提高电子文件的归档率。

在具体做法上可以这样执行:遇到Cad电子文件的归档可以采用dwg格式, 因为这种格式可以用cad直接打开, 能直接看到, 尤其对于档案标识的检验, 更为重要。它对于归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸的保管工作显得更加重要。它对于管理过程中的错误, 比如文字线形、扩大纸形等系列问题, 都可以做到有效的改正, 它能很大程度上提高cad的出图合格率。

但是, 这样做也有弊端, 即它加速了劳动强度, 也浪费了大量的人力物力。另外, 格式plt的文件与dwg文件恰好相反。它能在归档时保持文件内容的不变, 它不随着阅读和输出平台的改变而改变, 但是它不能直观显示。Pdf格式的文件, 一般为只读模式, 它不能对设计加以更改。它是在电脑上阅读纸质文件的电子版, 它能够很好地保护知识产权。

三、电子文档归档后的问题解析

作为纸质文件的源头, 电子文件的归档是档案管理中的最后一个程序, 也是重要的一个程序。归档后的文件要检查, 检查时要全面查仔细查, 既要照顾到电子图中的档案标识, 又要照顾到电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构等问题。具体有:检查图纸目录及格式, 目录列表, 其中包括姓名、年龄、工龄、专业、职称、行政职务等等。其次还要查电子图, 包括文件有没有垃圾、字符大小、文本位置、符号标志、对角号、图号、名称和图框的格式等。

还应该说明的是, 电子文档对各种文件的要求也不一样, 它对设备和标准都很依赖, 另外还由于数据类型、文件格式变化多样, 文件在经过制作、保存、载体转换等信息处理后出现问题, 因此, 后期的检查是非常重要的。比如字形的差异;同一字形, 版本不同, 造成的差异;电子图正常, 文字串位、变形、乱码等等, 这些都是后期检查需要注意的问题。

在工业管理方面, 电子档案管理有着更重要的意义。但是应该注意很多问题, 比如, 目前出现了很多软件, 而且是由低级到高级的不断发展。这样, 版本一多, 很容易造成混乱。如果利用低级版本的电子图在高级版本中运用, 就会出现实线、点画线、标注线以及线宽的不同。在机械制图中, 如果画面上外围轮廓线粗细不均, 和标注线混在一起, 那么, 对看图者制造了很大麻烦。因此, 绝对不能将不同软件放在一起, 也不能将同一软件的不同版本放在一起, 因为如果这样, 就会直接影响到文件的阅读很输出, 文件在格式、编码、读取方式和编辑方式都有所不同, 这会影响到档案的管理。

四、电子文件修改后的归档问题解析

电子文件修改后, 要逐一保存, 并加上标号。比如, 修改后的2014年劳模人数, 与2013年的劳模人数, 放在两个不同的文件中保存, 不能让2014年的记载覆盖了2013年的记载, 也不能让2013年的记载覆盖了2014年的记载。现在, 有些单位采用保存最后版本的方法, 比如, 用第三次的版本覆盖第二次的版本用第二次的版本覆盖第一次的版本, 这样做的结果很容易造成文件的丢失, 结果一个也没保存好。我在做这项工作的时候, 采用的是每次文档我都保留, 并给它们一一编号。

将档案管理电子化, 是现代化管理不可或缺的一部分。在学校的管理上, 电子档案管理比过去纸制档案管理效率提高三倍, 过去, 查找档案需要几个人一齐工作, 档案管理是三个人, 现在只我一个人就管理得很好。过去查找自己的档案需要半天的时间, 现在, 只需几分钟, 个人的记录就都出现在电脑里, 快捷方便, 而且易于保存, 不容易毁坏。

在工业部门和单位, 电子档案的管理有着更大的用途。比如, 对于设计方案来说, 如果是纸制的非常不好保存, 对于一个老企业来说, 设计的版本多, 很容易混杂。但是, 如果用电子版本, 把每一次设计都编入电脑, 用电子版加以表现, 并且把结果都加上编号, 那么, 在电脑中会保存几十年, 甚至更多。电子版比纸制的文本能多保存几十年, 效率是它的几十倍。计算机管理档案可以节省的大量空间, 节约更多资源, 同时也节约人员。

五、总结

电子档案管理比过去传统的档案管理现代化程度高, 对管理者的要求更高。它需要更高的专业知识和技能, 需要具有更强的专业能力, 需要管理者既有管理知识, 还有高超的计算机知识。可以说, 电子档案管理者个个都是高超的专家。他们工作在档案管理的第一线, 为管理的现代化, 为管理与国际的接轨, 做着不懈的努力和卓越的贡献。

摘要：随着信息技术的发展, 运用电子档案进行档案管理是时代赋予档案管理人员的一项任务。如何更好地利用电子档案进行现代化的档案管理, 是档案管理人员面临的一项重要课题。档案管理电子化, 是现代社会赋予人们的一个新任务。

关键词：电子档案,档案管理,分析

参考文献

[1]龙玉兰, 徐朗, 贺超.现代电子档案管理措施的探讨[J].经营管理者, 2011, (21) :309.

13.档案管理员职责 篇十三

一、热爱档案工作，讲究实效，严守机密，掌握各种文件和知密范围，掌握文件资料，管理手续，处理好利用和保密工作。

二、思想敏锐，做好领导助手，坚持原则，联系各方，及时收集处理文件资料。

三、努力学习有关科学技术知识，熟悉本校各部门的业务情况、职责范围和工作规律，提高档案室的工作质量和工作效率。

四、工作勤奋，要具有甘为人梯，全心全意，热心服务的思想品质，积极主动，认真负责，千方百计为利用者提供方便。

五、熟悉档案的内容、成分和数量，以及存放位置，减少查找档案的盲目，提高工作效率。

14.文书档案管理岗位职责 篇十四

三、 认真做好各类档案材料的收集、鉴别、整理、保管工作，坚持平时立卷。

四、 敢于坚持原则，督促各部门的归档工作，接收归档案卷时，要逐件检查，严格坚持归档标准，把好归档案卷质量关。

五、 搞好档案的开发利用工作，认真做好记录。

六、 在接待检查和借阅时，要认真负责，态度热情。

七、 对各类档案实行一年两次的定期检查、统计，加强档案意识，提高实际档案业务水平，保质保量地搞好档案资料工作。

八、 做好档案的安全保卫工作，发现材料缺少，及时向领导报告并迅速追查。

九、 对库房的管理，做到无霉变、无破损、无虫蛀等，认真做好八防工作，保证库房清洁卫生。

十、 热爱本职工作，提高管理水平，使档案管理工作做到标准化、系统化、规范化。

十一、完成教导处安排的临时性工作。

拓展：文书档案管理制度

一、中心公文的起草、签发，不准用圆珠笔、铅笔、红色笔。

二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。

三、中心档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。

四、归档范围是国家、省、市、区文件;中心领导参加上级会议带回的主要文件材料;中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料;中心制定的章程、制度、规定等文字材料;中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。

五、归档时间

(一)文书档案，各科应随时形成;

(二)会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交;

(三)声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室;

(四)外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。

(五)各科档案应于每年12月底归档完毕。

六、归档要求

(一)各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。

(二)制作归档的文件材料，须用纸规格统一，字迹工整，且只能用碳素墨水或蓝黑墨水填写、修改、审批和签名，以便保护档案。

(三)凡以中心名义发出的文件，必须保存原稿，并附正式文件1份。

七、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。

八、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。

九、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救;对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。

十、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，未经中心领导同意不得借阅。

十一、借阅档案者，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。

十二、对失去保存价值的档案应编制销毁清册，写出销毁报告，报中心领导批准后销毁。销毁时，应指定二人以上工作人员监销，并在销毁册上签名。

十三、凡应归档的文件材料，承办部门均应按归档制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按《档案法》、《档案法实施办法》的有关条款规定予以处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

15.档案室档案管理员岗位职责 篇十五

1管理环境的有效性

以人为本是当今社会的重要理念。为提高医院服务的有效性,医院档案管理是极为重要的,营造良好的医院档案管理环境,提高医院服务的有效性,提供更好的优质服务,应从以下几方面做起。

1.1 更新观念,实现有效服务

档案事业随着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多因素的挑战,都亟待档案工作者不断学习、不断创新,以更有效的服务理念去迎接新的挑战,尽早从过去传统的手工型向现代化管理型转变,建立资源优势、公共文化等档案管理理念。

1.2 强化硬件建设,提高管理技术的有效性

传统的档案手工管理很难适应现代医院建设发展的需要,应投入必须的基础设施和办公设备,实现电子化、自动化管理,实现现代科技的优势,提高工作质量和效率。

2管理系统的有效性

在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上,还应积极构建规范的管理体系,充分利用现代科技的优势,用科学发展的眼光,对原有的体系进行完善和改革。

2.1 引入 ISO9000 质量管理体系

我国的一些档案馆根据国家档案管理法律、法规及本单位实际,结合ISO9000质量管理体系运行模式,按照ISO“八项原则”,特别是围绕以“顾客为关注的焦点”与“持续改进”两个基本原则,明确档案管理目标,落实科室与个人责任,医院档案管理引入全面质量管理体系是完全可行的。

2.2 完善制度、规范管理

建立完善的规章制度,可以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。随着信息时代的来临、科学技术的飞速发展,一些档案管理制度需要进行修改和完善,可将档案工作的“三纳入”“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围;与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入规章制度而付诸实施。

2.3 优化管理手段,实现档案网络化管理

医院档案科学化管理,不是各部门档案简单集中管理,而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程,是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代形势迫使档案工作人员要采用系统工程,网络技术目标管理等科学的管理方法。

3服务工作的有效性

医院档案管理的最终目标就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值,使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务,拓展服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。通过网络信息系统,扩大信息来源,及时准确地收集和整理各类信息,注意各类信息的积累,使医院档案内容得到进一步丰富,从而实现医院档案管理的信息化。

3.1 扩大服务范围,充分利用档案资源

医院档案部门要充分应用现代化科技技术,多渠道、多途径地开发档案信息资源,将档案管理范围进一步延伸,让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围,建立档案信息网络,利用网络环境和设施开展各项网络档案信息服务,进一步扩大服务范围。

3.2 改变档案服务方式,提高档案利用价值

在档案工作由传统向现代的转型时期,传统档案服务方式与现代档案服务方式之间并非是“脱胎换骨”,而是“相辅相依”。在传统与现代档案服务方式之间呈现出强烈的互补性,正确处理两者间的相互关系有益于档案资源的共享。应根据社会档案需求发展演变的客观趋势,在不断优化传统档案服务方式的基础上,与时俱进地促进档案服务方式的创新。

(1)档案信息加工服务。随着社会的发展,档案利用的凭证性需求已不再占据绝对的主导地位,历史、经济等主题性档案需求日益增长。档案工作部门可以根据利用者的不同需求,利用自己占有档案资源,快速进行档案信息加工的有利优势,有目的地将各类档案资源予以归纳整理、组合,利用网络环境,组织网上信息,为利用者提供完备、充实的档案信息服务。

(2)档案咨询服务。档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务,提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。

(3)现行文件阅读服务。在档案馆现行文件阅读服务中心是档案部门极富创新精神、最具时代气息的服务措施之一,是对传统档案范围的突破,也是今后相当长一段时间内,档案部门克服档案信息滞后的弱点,推动档案资源共享的有效途径之一。

此外,诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门,也可在一定范围内采取有效的措施,挖掘档案信息资源,为全院各项工作主动提供信息服务,利用档案积极开展编研工作,为临床、科研、领导决策提供主动服务,收集利用反馈信息,了解档案信息发挥作用的情况,总结经验教训,提高档案利用率,以此提高医院各项工作的效率,提高医院的社会效益和经济效益,扩大医院的知名度和信誉度,促进医院健康有序地向前发展。

摘要：医院档案部门要充分应用现代化科技技术,多渠道、多途径地开发档案信息资源,将档案管理范围进一步延伸,让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围,建立档案信息网络,利用网络环境和设施开展各项网络档案信息服务,进一步扩大服务范围。

16.档案室档案管理员岗位职责 篇十六

关键词：档案管理基础工作 内容介绍 现代档案管理 存在的问题 提出要求

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）7（b）-0187-01

社会趋于信息化发展，档案的用途也越来越大，且应用也越来越广泛。但随着档案的应用发展，档案管理问题也就随之而来，现阶段社会要求档案管理现代化发展，而档案管理基础工作作为现代档案管理的基础与实现前提，有着至关重要的作用。尽管管理基础工作内容较为详细但还是存在着各种各样的因素，导致档案管理基础工作中存在着许多的问题。该文以档案管理基础工作为切入点，通过介绍其工作内容，分析其在在现代档案管理中的作用，讨论其工作中的存在的问题，从档案管理基础工作出发，切实提出可以推动现代档案管理的相关要求。

1 档案管理基础工作内容的相关介绍

所谓的档案管理基础工作就是对档案进行基础管理，从管理内容上看，其主要包括档案的统计、归类、编号、装订、登记等以便于查询与注销。

就档案的统计而言，其主要是对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况进行及时准确地统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送该单位档案工作基本情况统计表。

就档案的归类而言，其主要是按照相关的准则规定，将档案进行分类。且不同的分类方式，就会有不同的分类结果，例如：按照档案形成的时期分类与按照档案归属地分类有着天壤之别。

就档案的编号而言，一般在每卷基本档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。基本档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页号组成，即“类别号-项目号-案卷号-件号”。

就档案的装订与登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案的登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。

2 档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用分析

在信息科技飞速发展的今天，档案管理工作也逐渐趋于信息化发展，即在现代档案管理中，计算机的广泛应用给现代化档案管理带来了极大的便利，海量信息资源轻松储存，且高效处理这些信息，提高了档案管理的工作效率。尽管现代档案管理便捷高效，但如果没有档案管理的基础工作作为铺垫，其也是不能发挥其作用的，故而作为现代档案管理的基础，档案管理基础工作有着不可替代的作用。

现阶段，大多数的档案都是各个企业、单位的重要体现，故而档案的管理十分重要。而档案管理基础工作的重要性就体现在可以为用户提供价值方面上。档案的统计、归类、编号、装订、登记等都是确保档案的正常使用的必要条件，完善档案管理的基础工作，可以保证在档案的使用过程中有条不紊的进行，更便捷，更节约时间，也节约了人力资源，在一定的程度上反映出现代档案管理水平。所以，档案管理基础工作不仅是实现现代档案管理的先决条件更在一定程度上反映着现代化档案的管理水平。故而档案管理基础工作十分重要。

3 档案管理基础工作存在的问题分析

尽管档案管理基础工作已然十分明确，但实际的管理过程中仍有许多的问题存在。我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长的档案，且要保证档案的不丢失，加之，每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格也不统一等，就形成了档案基础普遍较差的局面。具体表现如以下几点。

（1）档号标注标准不统一。

档号的标注标准不统一，就会造成比较乱套的现象，一卷多册、没有目录、标号重复等，这些问题的出现，都会给档案的管理造成极大的不便。

（2）案卷题名不规范。

一般来讲，案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。可以简洁明确的反映出主题内容，文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。如果案卷题名不规范，个别题名不全或没有题名，不仅反映出档案管理水平较差，更不利于档案的查找。

（3）编页号与装订不善。

编页号也是档案管理基础工作内容之一，理论上，卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果档案没有标明页码，如果在使用过程中发生掉页现象会难于察觉。对于档案装订，要根据立档单位实际情况，可单份装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。如果装订不到位，不仅给档案管理工作造成困扰还会造成档案丢失的情况。

事实上，档案管理基础工作中存在的问题不仅以上几项因素，还有许多的细节问题，这些问题都会给档案管理基础带来不便，也在一定程度上反映出档案管理水平。为了提高现代档案管理水平，在档案管理基础工作方面就要把握好各项内容，切实做好各项管理工作。

4 现代档案管理对档案管理基础工作要求

前文已述，档案基础管理不仅是现代档案管理的前提，更是现代档案管理的水平的体现，故而为了更好的实现现代化档案管理，对档案管理基础工作提出了诸多要求。以下是具体分析。

（1）档案管理基础工作规范化、标准化。

为了提高现代档案管理水平，要从档案管理基础工作抓起，档案管理基础工作标准化与规范化是提高现代档案管理水平的有效途径。为了切实做到档案管理基础工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理基础工作的时定期检查档案的编号、装订等相关问题，发现不规范的现象及时解决。

（2）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。

上文已述，档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。

（3）查缺补漏，完善相关信息的填写。

对于那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化，进一步完善档案管理的规范化和标准化。

（4）统一分类号，保证检索查全率。

在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。

5 结语

档案管理基础工作是现代档案管理的基础、也是实现现代化档案管理的必要条件，在一定的程度上反映着现代档案管理水平。在实际的管理基础工作中存在着较多的问题，急待解决。切实解决好这些问题才能进一步的推动档案管理的现代化发展。

参考文献

[1]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业，2012（12）：104.

17.档案管理员岗位职责及工作标准 篇十七

及工作标准

岗位职责

一、抬爱本职工作，严寒企业机密，认真执行有关档案管理的制度。

二、负责各类档案资料的登记，做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作。

三、负责档案资料的借阅，根据需要编制必要的检索工具和参考资料，为公司各个部门的档案查阅提供方便，认真做好借阅记录。

四、及时收集各类档案，定期收集全厂各部门应归档的各类文件材料，并做好整理、修复、装订、缠上及归档工作。

五、负责移交档案文件的验收，做到归档文件的完整，签署齐全、装订整齐、分类科学、便于查找。

六、定期清查档案，及时催讨借出的档案以及中标的相关资料，做到档案资料与档案目录相符。

七、每天做好档案室的清洁工作，保持档案室良好的环境卫生。

八、对于清查中损坏的档案，应及时进行补充或复制。

八、及时向领导汇报档案情况，认真完成领导交办的其他工作。工作标准

一、档案资料的交接

1、移交的入档档案资料，要保证按要求，做到整理规范，做好相应的移交资料清单，确保清单与移交资料内容相符。

2、接收档案时，对照移交清单，对入档的档案资料逐一核对，确认无误后，档案管理员与移交人员在《档案交接单》上签字，《档案交接单》一式两份，双方各执一份。

3、根据要求，对于破损，不完整的移交资料，可以要求移交人员重新整理后，再办理交接手续。

4、办理完交接手续的档案，要分类整理，写好档案目录。

三、档案的借阅

1、借阅人员在《档案借阅单》上写明需借阅的档案名称，借阅人，并有所在的部门主管签字。

2、档案管理员对照《档案借阅单》找出档案，并在借阅单上注明每个档案资料的数量及借阅日期。

3、档案管理员要填写档案盒内的借阅卡。

4、借阅人员拿《档案借阅单》找档案室主管领导签字后，将单据与所借档案资料逐一核对，确认无误后，单据交给档案管理员，方可取走档案。

5、档案管理员对于所借出的档案资料到期不能归还的，要督促借阅部门归还。若需继续借阅，要重新登记并办理借阅手续。

四、档案的归还及后续整理工作

1、借阅人归还档案时，管理员根据《档案借阅单》填写的内容逐一，确保档案资料完好无损。

2、确定档案资料后，在《档案借阅单》上填写归还日期，并在此单据上作出明显标记说明档案资料已归还。

3、若归还的是整盒档案资料，填好盒内借阅卡后，按照类别放在原来的档案柜中。

4、零散的档案资料，按其编号找出相应的档案盒，对照盒内的资料借阅卡，按序号放入盒内，并把资料借阅。

5、上述工作完成后，根据类别，放入档案柜中。

五、档案资料的整理、保管

1、按照原有的档案资料编号，对接收的档案资料，分类别编号。

2、按所分类别，编写档案目录，以便于查找。

3、定期对照档案目录，核查档案，防止档案资料丢失，损坏。

18.档案管理员岗位职责经典 篇十八

1、负责收集整理学校人事档案、工资档案、综合档案、图片资料等档案材料。

2、负责学校大事记、重大活动资料、规章制度及信息的收集、整理工作。

3、负责档案资料的分类编号、目录索引、保密保管工作。

4、负责档案的登记，查阅等各项工作，查阅档案资料必须经过有关领导批准，不得随意查阅、更不得将有关资料带走。

5、督促各部室将活动资料及时归档，防止出现档案资料空缺。

6、保持档案资料的清洁卫生和档案工具的维修工作。

19.档案室档案管理员岗位职责 篇十九

关键词：兼职档案管理员,档案意识,提高策略

档案对于一个国家和民族来说, 既是其社会实践的产物、集体记忆的信息库、民族文化的资源库, 又是民族文化的纽带和阶梯。高职院校档案是学校的宝贵财富, 具有凭证、参考和借鉴作用, 是学校管理工作的重要内容。加强档案的收集、整理、利用和保护工作, 为学校的改革和发展服务, 推动高职院校教育事业的全面进步, 是高职院校档案工作人员应有的职责。然而由于学校人事编制及学院系部办公室配备人员设置等原因, 尤其这类由中等专业学校转型升格为五年制高职院校, 无论是办公室还是二级学院几乎没有一位是专职档案员。所以兼职档案员成为学校档案管理的主力军, 兼职档案员的档案工作直接决定了学校的档案工作。因此, 提高学校兼职档案员的档案意识刻不容缓。

一、高职院校兼职档案管理员档案意识现状

高职院校档案质量如何, 与兼职档案员的档案意识息息相关。虽然近年来学校对档案作用的认识有了一定的提高, 档案意识也在一定程度上得到了增强, 但由于多种原因, 一些兼职档案员的档案意识仍然较淡薄, 具体表现如下。

1.思想轻视, 责任意识不强。

兼职档案员顾名思义是兼职, 其他管理工作往往要占据其大部分工作时间和精力, 不能全心从事档案工作。虽然为了更好地保证档案的内在质量、提高档案管理水平, 大部分高职院校已经普遍实行部门立卷制度, 但很多兼职档案员工作负担重、压力大, 自然无暇顾及档案工作。而且许多兼职档案员并非“科班出身”, 有些压根不了解档案收集管理, 认为档案对学校发展没多大作用, 与平时教学、科研工作等关系不大。有的虽有一定的积累意识, 但仅把文件材料作为方便自己日后工作的“工具”, 将文件资料长期据为己有, 严重影响档案的完整性。更有甚者, 有些兼职档案员从没想到文件资料的留存、收集和归档, 使档案资料不能得到保存, 甚至流失。待学校迎接相关检查时, 才想起整理收集, 其实已经为时已晚。

2.顾此失彼, 归档意识不强。

很多兼职档案员认为档案就是干部人事履历和党政文书, 平时只注意到关系本部门发展的各种红头文件的收集, 而忽略在科学研究、比赛、讲座等活动中产生的有保存价值的文件材料 (包括图表、表格、照片、音像实物等) 都是档案资源。比如, 像教师在从事有关教学活动中形成的资料、学术活动的情况报告、在校外出版和发表的各种论著、论文等都是很有价值的档案材料, 但我们的兼职档案员尚未明确意识到这些材料的宝贵, 认为这些是老师个人劳动的成果, 没必要把它们收集起来, 长此以往, 一笔宝贵的档案资源就白白浪费掉了。

3.本末倒置, 服务意识不够。

档案整理收集, 为的是什么?理所当然, 是为了更多的人更好地利用。如何更好地利用, 宣传乃重中之重。而且档案宣传实际上体现的是自身对档案的再认识、再教育。然而兼职档案员往往不主动做档案的宣传工作, 认为立卷归档、鉴定保管才是自己的重要工作。档案宣传工作应该是档案部门做的, 与己无关。大多兼职档案人员只做管理档案的“看门人”, 没有充分挖掘档案服务功能, 忽略了档案编研、档案教育、档案信息交流等工作。他们在工作中习惯于“重保管”、“轻利用”, 采取“坐等待客”的服务方式, 这势必影响到学校档案工作的健康发展。

二、提高兼职档案员档案意识的策略

一般说来, 对档案和档案工作的认识高一些, 接触多一些, 档案意识就会强一些, 对档案和档案工作就会重视一些。因此, 档案意识可以通过多种有效途径进行培养和提高。兼职档案员档案意识的提高是一个系统工程, 不仅取决于学校领导的重视、单位的档案工作机制、宣传的力度, 更有赖于兼职档案员自身综合素质的提高和平时的实践积累。笔者结合自己的工作实践, 觉得可从以下几个方面提高兼职档案员的档案意识。

1.力求队伍稳定, 明确责任要求。

首先学校领导要高度重视兼职档案人员的配备, 保持其相对稳定, 这是做好档案工作的根本。档案工作最讲究延续性, 如果档案工作人员不停流动, 不仅让档案工作人员没有归宿感, 就连档案管理工作本身也难以为继。其次要支持他们做好工作, 建立必要的奖惩措施, 建立档案工作长效评价机制, 充分调动他们的积极性, 明确兼职档案员的责任要求。

2.高举宣传旗帜, 提高档案意识。

任何人的档案意识都来自两种途径:外界灌输、经实践后自我萌生。广泛宣传是增强学校档案意识的重要手段。档案的重要性和价值未被人们认识, 这与宣传不够不无关系。因此, 进一步加大档案工作的宣传力度, 让学校师生听到档案的声音, 很有必要。兼职档案员应该主动加强对宣传对象的研究, 根据不同的对象明确宣传工作的不同内容和不同方式, 使宣传工作更具针对性而不浮于表面。一方面, 宣传档案工作的重要意义, 使全校上下达成共识, 为档案工作的开展提供良好的外部环境。另一方面, 通过个人努力和现身说法, 起到很好的示范带动作用。

3.提高档案利用, 强化服务意识。

档案不仅是作为历史记录被存放进档案橱柜, 其价值在于利用。档案意识的培养源于档案的应用。开放档案, 提供高效优质的服务, 显示档案在各项工作中的作用和价值, 是体现档案工作活力的有效手段, 是强化档案服务意识的关键。尤其当下很多高职院校都在推行数字化校园管理平台, 各部门都可以和档案员共享信息资源, 扩大档案收集的范围, 从而使档案利用不再受时间和空间的限制, 使档案利用者更方便、快捷、直观地找到需要的信息, 这将大大有利于兼职档案员档案意识的增强。

4.加强实践操作, 培养专业素养。

首先, 加强档案知识的学习。虽身披“兼职”二字, 但专业法律知识容不得半点疏忽。兼职档案员平常应该自觉学习《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规, 以提高自己的法律意识。

其次, 加强档案业务的实践。兼职档案员要随形势发展不断更新知识结构、改变旧方法习惯、提高档案管理实践能力。要加强业务知识学习, 不断总结经验教训, 熟悉档案工作管理系统及功能, 了解档案资料收集保管技术, 掌握归档文件整理原则及方法等。只有这样才能准确把握档案收集的范围、内容、方法及要求, 并根据档案的价值载体和状况, 对档案采取有效和安全方面的保护措施, 从而延长档案的保存时间和保存档案的原始面貌, 充分发挥档案的潜在功效, 这样才能提高自身档案管理的专业素养。

三、结语

只有兼职档案员具备档案意识, 才会主动掌握“会编”本领, 学会“善编”技巧, 夯实“真编”作风, 才会克服“重藏轻用”的观念, 强化服务意识, 进而才能深刻领会并坚信“档案就是历史”、“档案就是凭证”、“档案就是信息资源”、“档案就是财富”、“档案就是效率”、“档案就是前进的阶段”等理念。

参考文献

[1]刘廷石, 付清明.对档案管理工作的哲学思考[J].山东档案, 2006.1.

[2]高强.浅议高校档案意识的提高[J].浙江档案, 2006.5.

[3]高风华.档案意识教育是大学生素质教育的重要内容[J].档案与建设, 2002.7.

20.档案室档案管理员岗位职责 篇二十

随着我国档案事业的快速发展以及信息化社会的发展，档案公开已经成为各级档案馆转变服务理念、改革服务方式、提升服务质量的必由之路。目前，我国档案公开工作的进展情况尚不十分理想。

2中美档案公开的现状对比

2.1中美档案公开的历程及理念。我国档案公开工作始于上世纪80年代。1980年3月17日，国家档案局颁发了《关于开放历史档案的几点意见》，推动档案公开逐步走上正轨。在当时社会背景下，从学术开展的史学研究，到政府有关部门平反“冤假错案”，及个人撰写回忆录等需求，都迫切要求加快档案公开步伐。档案部门在“被动反应”、“疲于应付”的情况下，面向科研人员等少数相关人士，开展了档案公开的工作。我国又陆续颁布了《档案法》等几项法律，对档案公开的行为进行积极的推动，但落实情况不容乐观。这与长期以来我国档案管理所遵循的理念分不开，对档案公开后供社会各界利用的问题关注极少。

美国自“建国”之初就大力推行档案公开，强调档案公开对于民主制度和政府建设的重要作用，但由于其实行联邦制的国家体制，在经历了一个长期和曲折的发展过程之后，美国成为世界上较早实行档案公开的国家之一。美国档案管理的理念与我国截然不同，美国遵循平等、公开、服务民众等理念，由系统完善的档案利用法规体系，为公民查阅联邦国家的各种档案提供了依据和保障。无论是档案管理机构还是普通美国民众，都遵循一种固定观念：档案馆不仅是保存政府档案文献的资料库，而且，其首要任务是及时准确地提供档案为社会各界服务。档案如不积极加以利用就失去了存在的意义和活力。

2.2中美档案公开的法律基础。1987年9月5日，我国颁布了《中华人民共和国档案法》，此法成为我国档案开放工作的重要依据。为使该部法律落到实处，我国相继又出台了《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》等相关法规、规定，为我国档案开放工作提供了有力保障，也赋予了我国公民利用开放档案应有的民主权利。

相比较而言，美国有关档案公开的法律更为完备一些。现行档案法规中，由美国国会直接通过的就有24个（如，《联邦登记法》、《文件处置法》等），其他间接涉及档案工作的法规38个（如，《隐私权法》等），以及7个总统令（如，《总统图书馆法》等）。美国实行的是联邦制，各个州也有权制定相应的法律，50个州里面，有18个州分别制定了29个有关档案管理的法规。这些法规构成了相对较完善的美国档案公开制度体系。该体系具有显著的可操作性强、重视档案的开发利用等特点。

2.3中美档案公开的利用人条件。无论中美，都在法律上就档案利用人的条件给予了明确界定。从实际的效果来看，中国很严厉，美国较宽松。

我国《档案法》第19条对档案利用人的条件进行了限定：中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。此条款赋予公民无障碍利用已经开放的档案的权利，只要公民能有效表明自己的身份即可。虽然，法律已有了明确的规定，但我国又进一步设置了请求规则，这些规则给申请人获取相关档案设置了障碍。我国档案法的立法原则是优先考虑档案的管理和保护，其次，是服务于档案产生机关自身的利用，最后，才考虑公众的知情权。我国档案法采用“行政恩赐制”来设定申请规则，即各级地方政府机关或者某一行业管理机构，通过颁布一些具体的单行法规，为公民利用档案附加了与《档案法》精神不一致的额外条件，使各级行政机关及档案馆能够堂而皇之地用“公众无法说明理由”为借口，拒绝档案公开，造成了公众利用档案存在较多的障碍。

而美国在限定档案利用人的条件方面就宽松得多。美国《信息自由法》就作出规定，除某些政府信息出于安全考虑可以免于公开外，原则上，联邦政府的记录和档案应向所有人开放。美国公民可就这些档案向任何一级政府机构提出查询、索取复印件的申请。政府机构不仅必须向公众公布档案管理部门的建制，相关组织机构的受理、查询程序以及服务方法和服务项目，且必须提供信息分类的索引。公民查询信息的要求如果遭到拒绝，可以向司法部门提起诉讼，法院将优先处理此类诉讼。

2.4中美档案公开馆藏资料比例。虽然，中美两国在档案公开方面都制定了一系列法律法规，但可惜的是，我国档案公开的馆藏资料的比例却只有四成。究其原因，虽然我国《档案法》赋予了公众有权通过查阅档案得到相关信息的权利，但同时，又借口文件与档案资料均涉及国家机密、商业机密及个人利益等方方面面，将机关档案的开放与利用，主要交由档案形成的机关来决定，赋予行政机关广泛的裁量权。加上档案开放的工作不可避免地受到《保密法》、《著作权法》、《专利法》以及《反不正当竞争法》等相关法律的制约，文件保密范围、解密制度，著作权的不同归属以及对公民隐私权的保护等规定，对现行档案开放工作都会产生直接或者间接的影响。这些法律法规给相关部门提供了冠冕堂皇的借口，也在一定程度上削弱了档案法的效力。

虽然，美国在档案公开的过程中也经历了一番曲折，但目前，美国各级档案馆馆藏资料的百分之八十都已经公开。任何人只要出示身份证，年龄达14岁，登记以后就可以利用。可以在馆内查阅、抄写、复制、拍照，也可在著述中引用，甚至公布出版。

3美国促进档案公开的具体做法

3.1经济政策引导。如前所述，档案公开在美国有比较完备的法律来保障和支持，美国还通过各种经济手段进行引导和促进。同中国一样，美国公共档案馆的经费也大多来自国家预算拨款。这个拨款的多少，与档案馆馆藏资料利用的人次相挂钩，即每年档案馆接待利用者的人次、档案资料的利用率等指标，决定了该馆下一年度预算经费的多寡。这就督促档案馆提高服务质量和水平，吸引更多的人来利用馆藏资料。

3.2创新技术支持。美国档案公开的方式也随着信息技术的发展而不断变化，档案公开出现数字化、无纸化、网络化等趋势。

自上世纪80年代以来，美国国家档案馆将数百万件馆藏资料进行数字化加工，档案利用者不仅可以查阅、拷贝这部分资料的纸质文件，还可以调取该资料的电子文档，部分档案材料可提供电子文本复制。

美国档案馆自上世纪40年代以后开始大规模的缩微复制工作，将法律允许的、部分易损毁的、读者经常利用的档案制作成缩微胶卷，并为其建立了专门的目录索引。用户如果需要，还可购买这些缩微胶卷的副本。

美国各级档案馆一般都建有自己的网站，不仅提供馆藏资料的展示，更重要的是，提供了档案馆与公民的互动交流的渠道。如果公民在利用馆藏资料的时候有什么需要和问题，完全可以借助电子邮件等方式与工作人员进行交流，得到合理的解决。这种方式不仅提高了服务质量，而且提高了档案馆的知名度。

3.3增强服务意识。美国的《信息自由权法》对各级档案馆如何履行自己的职责作出详尽的规定，以保障公民利用档案的权利。各级档案馆也充分利用各种手段宣传档案的利用方法、途径等，档案馆工作人员也会积极热情、完善周到地为用户提供优良服务，帮助每位利用者从档案馆中查找和利用他们所需的档案，表现出强烈的敬业精神和相对较高的素质水平。

美国档案馆不只是提供馆藏资料，且向用户提供全面的检索服务，包括咨询、培训等。档案馆可为每一位有需要的用户指派一名研究顾问，帮助用户制订检索计划，推荐检索路径，预定目标文件，使用户始终能得到高效帮助。为提高利用者的能力和使用水平，档案馆还提供使用方法、知识普及等基础性工作。

3.4做到“以馆养馆”。为提高档案馆自我发展能力，提高服务质量，美国档案馆一般通过采用合法的渠道和途径，与书商、出版社合作，将一些不涉密的档案资料出版，所得费用用于本馆发展。美国国家档案馆与亚马逊网站的出版合作就是一种很好的例证。另外，档案馆的工作人员也根据自己的兴趣爱好，编研出版相关著作。“以馆养馆”还体现在档案馆通过开放吸引更多的人捐赠藏品，扩大馆藏资料的数量和质量。大多数美国人认为，档案馆能够接收自己的档案是件很荣幸的事。美国政府还规定，民众向档案馆捐赠档案可以抵税，所以，很多人都会主动捐赠档案。这些捐赠的档案也是档案馆一笔非常重要的财富。

4启示

4.1更新服务理念，转变管理模式。档案管理部门必须更新服务理念，树立开放意识，转变管理模式，把握发展机遇，主动为用户提供低门槛、全方位、个性化的档案开放利用服务，实现档案馆信息资源开放利用工作的可持续发展。

4.2科学处理矛盾，加大公开力度。档案公开涉及公民知情权与国家、个人隐私权的保护相冲突的矛盾。公民有获取政府公共信息的权利，也有保守国家机密的义务。同时，政府有开放国家信息的义务，也有维护公共信息安全的权利。应借助经济、法律等多种手段，科学处理好这一辩证关系，灵活开展档案开放工作。在基本原则上，应做到档案开放“以开放为原则，不开放为例外”。即便是“例外”内容，也可依法采用申请办法，申请特殊利用。要依法有序地加快档案开放进程，重新确立档案开放的制度和操作规范，及时、主动地向社会公开相关信息。尽快梳理出可提前开放档案的范围、标准、步骤以及方式等信息。

4.3创新服务手段，提升管理水平。档案管理机构要在管理手段、形式和途径上不断创新，为社会提供全面的服务。尽快借助信息技术，提高档案资料电子化、网络化水平，发展馆藏资料数据库，实行区域联网，做实网上档案馆，向不同需求人群提供满意服务。