秘书实务核心必考复习资料

秘书实务核心必考复习资料

1.秘书实务核心必考复习资料 篇一

选择题

11、在带领客人进入会4.公文的各要素划分为

1、例行会议的组织属于()客室时，通常是（）。（ABD）

4、会议记录——会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会 A.急办之事B.必办之事C.缓办之事D.可办之事

2、秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（）。A、后排右座B、后排左座C、前排右座D、后排中间

3、向距离较远的熟人致意一般采用()A、举手致意B、点头致意C、微笑致意D、鞠躬致意

4、一事一记，按日编排的是()A、会议纪录B、大事记 C、简报D、领导口授记录

5、会见合影时的礼宾次序，主人居中()A、主客双方随意站列B、主客双方前后排列 C、主客双方间隔排列 D、主客双方左右分列

6、秘书与（）的关系属于首属关系 A、上司B、同事C、客户D、记者

7、宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是（）。A、备忘B、欢迎惠顾C、务必出席 D、请答复

8、文件传阅的最佳方式是()A、直接送传B、专人送传 C、集中传阅D、轮辐式传阅

9、宴会上考虑男宾座次安排的主要依据是()A、地位高低及身体状况B、年龄大小和身体状况 C、地位高低及年龄大小D、年龄大小和出席时间

10、全国政协十届一次会议属于()

A、日常性会议B、专业性会议

C、座谈性会议D、规定性会议

A、外开门客先入，内开门己先入B、外开门己先入，内开门客先入C、外开门、内开门都客

先入D、外开门、内开门都己

先入

12、面试时，下列做法正确的是（）。A、头头是道，夸夸其谈B、议论过去领导或企业的是非C、提问时你涉及的话题最好与职业无关D、反问考官

13、秘书辅助领导进行协调的前提是（）。A、受 领导委托B、行使法定权力C、履行秘书职责D、利用领导权威

14、秘书实务研究的对象是()A、秘书工作B、文书工作 C、秘书业务活动D、秘书事务活动

15、秘书活动具有()A、预测性B、随机性 C、局限性D、规范性 1.“秘书”的涵义，有一个(C)的演变过程。

A.由人到物B.由小到大C.由物及人D.由上到下 2.秘书学，从学科大类来说，属于(A)范畴。A社会科学B人文科学C管理科学D综合科学 3.广义的公文，包括了通用文书、(C)文书与常用事务文书。A.常用B.专业C.专用D.业务

A、眉首B、主体C、眉页D、版记

名词解释（定义）

秘书定义——组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提

供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。

秘书工作基本原则——准确、迅速、求实、保密。秘书工作特点——从属性、被动性、事务性、综合性。秘书工作的作用——枢纽作用、参谋助手作用、形象作用秘书的工作环境——秘书的工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境的特点 ——复杂和多样性、差异性、变异性秘书工作的宏观环境主要有——政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境

2、办公室的空间设计——是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好的工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所做的办公室内的布置。★

3、文书——文书是国家机关、企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，洽谈工作，汇报情况，交流经验的重要工具。议决定事项执行情况的依据和凭证。

5、通用文书——通用文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书，即公务文书。

6、约会——约会也称约见，是上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。

7、秘书的工作环境——秘书的工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。

8、文书处理——文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

9、会议——会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

简答题

简答题

2、发文处理程序主要有哪几个步骤？ 答：（1）拟稿；（2）审核；（3）签发；（4）缮印；（5）校对；（6）用印；（7）发文登记；（8）封发；（9）归卷

1、简述秘书接待工作的种类 ①根据不同标准，分类方式也不同，具体的有以下几种：②按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。③按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。④按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

简述秘书的分类——

1、按服务对象划分：公务秘书、非公务秘书；

2、按从事行业和职能分：业务秘书、一般秘书、法律秘书、医学秘书、教育秘书、广告秘书、工程秘书、演艺秘书；

3、按工作内容划分：文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书；

4、按照职责划分：高级秘书、中级秘书、初级秘书。

日程安排注意事项：

①日程表编以写记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多的分析，简介具体。②月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是前两者。③所有的日程安排都按领导的意思办。④活动与活动之间要有一定的间隙时间，以避免一些时间冲突。⑤在制度日程表的过程中，应养成谦虚细心的习惯。⑥对已经处理完成的工作，一般应注明结果；对没有处理的也一样。

信访工作基本方法——送、转、办、查。

1、秘书应具备哪些能力？

答：①表达能力；②领悟能力；③办事能力；④沟通能力；⑤信息处理能力；⑥操作能力；

2、开放式办公室有哪些优点？ 答：①降低能源成本和建筑成本；②减少占地面积；③降低重新布局的成本；④由于拆除了办公室的屏障，管理者和被管理者的交往障碍减少了，有利于排除心理障碍。

3、收文处理工作包括哪些程序？

答：签收、启封、登记、分送、拟办、批办、传阅、承办、催办、注办、归档（销毁）11个环节。

4、会议发言有哪些技巧？答：①语言通俗易懂；②发言简洁明了；③节奏快慢有序；④形体语言得体；⑤保持双向交流。

6、会务工作的总体要求有哪些？★

答：①准备充分，②组织严密；③服务周到；④安全保障。

7、秘书工作的作用有哪些？ 答：①枢纽作用；②参谋助手作用；③形象作用。

8、秘书工作的宏观环境包括哪些？

答：①政治法律环境与秘书工作；②经济环境与秘书工作；③科技环境与秘书工作；④文化环境与秘书工作。

9、拟定会议预案包括哪些内容？

答：拟定会议预案包括一下内容 ①会议预案；②会议文件准备；③会议通知；④会前检查；⑤会间调度；⑥会后整理。

10、简述秘书接待工作的种类 答：按照不同的标准，分类方式也不同，具体有一下几种：1按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察

与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。

2、按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待和对本单位来人的接待。

3、按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

案例分析：

梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

答：王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：

(1)将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。(2)将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

(3)在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

(4)直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

请你对上述4种方式判断正误，并逐条说明

理由。

2、1989年初，某单位党总支书记在疗养所用移动电话与本单位办公室主任李某通电话，问及近来学习情况，办公室主任在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点(机密级)中的部分内容。根据上述案情，分析以下问题：

李某这样做是否算泄露国家机密?为什么? 答：

复习重点：

约会安排的基本原则有哪些？

答：①要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见；②要区分轻、重、缓、急，合理安排约见；③协助领导搜索有关信息，使领导做到心中有数；④酌情弹性；⑤办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方

文书种类——按照不同的标准，文书可以分为三类：同用文书、专用文书、常用事务文书。通用文书——通用文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书，即公务文书。文书撰拟基本要求：①主题正确、鲜明；②语言准确、精练；③格式规范

文书中各要素标识规则：P11

2文书处理——文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

上行文——上行文是之下级机关或单位想所属上级机关或单位的行文。

下行文——下行文是指上级机关或部门想所属下级部门或机关的行文。

收文处理程序——收文处理程序是指文书从登记到立卷归档各个环节运转的工作程序。签收、拆封及登记、分办和传阅、传阅、归档。

发文处理程序——拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发文登记、封发、归卷。

会议——会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。★ 规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议。会议申报与会议审批形式——①口头申报形式；②书面申请形式；③会议申报形式。

拟定会议预案内容——①会议预案；②会议文件准备；③会议通知；④会前检查；⑤会间调度；⑥会后整理。

会务工作总体要求：准备充足、组织严密、服务周到、安全保障。会议主持原则：① 善于调节各方意见；②充分发扬民主；③效率优先；④集中统一。会议发言有哪些技巧？ ★

答：①语言通俗易懂；②发言简洁明了；③节奏快慢有序；④形体语言得体；⑤保持双向交流。

10、简述秘书接待工作的种类 ★

答：按照不同的标准，分类方式也不同，具体有一下几种： 按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。

按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待和对本单位来人的接待。

按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

握手避讳：①贸然伸手；②长时间不放手；③交叉握手；④该先伸手而没有伸手；⑤出手时间慢腾腾；⑥握手后用手帕或纸巾擦手。

接电话礼仪：①电话铃声一响时，应尽快去接，最好不要让电话铃声超过五声。②听电话时要集中注意，回答问题要耐心和热情，不要生硬、讨厌、冷淡的语调说话；③接到打错的电话时候，应该说：“这是××公司，电话是„„你是不是打错了？”而不应该说“您打错了”，就“啪”地将电话挂掉。④电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，应该先向对方解释。

按信息沟通是否存在反馈分类P220

沟通的基本方法和技巧：①多使用陈述语句，避免情绪化的评论和对感情方面上不愿意接受的语言文字；②语言文字的使用力求准确，不使用产生歧义的词汇以及含混不清的、模棱两可的语言；③不要使用华而不实的语言，④与非专业人士交谈，避免使用专业术语，语言平实，通俗易懂；⑤多使用短句，少使用长句；⑥语言的逻辑和条理要清楚，人称指代要明确。

面试注意事项：①如果考官让你提问时，你涉及的问题最好与职业无关，譬如工作内容、企业对员工的要求、晋级制度等，也尽量不谈或少谈待遇问题，否则容易引起对方的反感。②回答要语调自然，态度平和，用词简洁明了，条理清晰，实事求是。③不要头头是道，夸夸其谈，也不要过分谈论自己。④不要过分讨论企业或领导的是非。⑤不要反问考官；⑥不要谈论你的家庭和恋人，也不要炫耀你的社会关系；⑦不要使用性的魅力。

案例题

1、你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

答：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。