办公室收发文管理办法（精选11篇）
1.办公室收发文管理办法 篇一
%$^&公司收发文管理办法
1.主题内容与适用范围
本标准规定了公司收、发文件管理内容。
本标准适用于本企业。
2.收文
2.1凡上级机关、兄弟单位来文、来函和本公司领导外出开会带
回的会议文件，均由公司办公室文书档案管理员负责收文、登记、盖文件处理章后，及时送交有关领导批办。
2.2文件须在批办的意见范围内进行传阅，由文书档案管理员负
责签收、催办、归卷、存档。
2.3文件传阅应以及时传达上级精神和不误工作为原则，分主次
缓急进行，并履行签字手续。
2.4所有文件统一由文书档案管理员保管，任何部门不得擅自保
留原件。如确实需要，须经公司领导批准方可复制。
3.发文
3.1发文应根据签发稿的规定，抄送有关部门或领导。
3.2发文后，应按档案管理要求留2份原件连同原稿一并归档。
附加说明：
本标准由%$^&*有限公司提出，由企业管理部负责起草，并负责解释，自发布之日起实施。
2.办公室收发文管理办法 篇二
传统的手工办公方式已经无法满足现代办公的需求,收发文管理系统作为提高工作效率、规范办公制度、实现信息和文档资源的统一管理、逐步实现无纸化办公的重要工具,越来越受到人们的重视。
政府在进行公文审批时,都是以流程形式而进行的,早期通常是通过程序硬编码的方式来处理这些业务、公文的流转。随着业务、公文的复杂的处理情况不断出现以及需求的不断变更,这种硬编码的方式显然已无法应对,基于工作流管理系统的协同办公系统应运而生。
JBPM(Java Business Process Management)是一种基于J2EE的轻量级的、灵活可扩展的工作流管理系统。JBPM为设计及开发工作流和业务流程管理系统提供了一个先进的平台。本文探讨了JBPM工作流的系统架构和实施过程,重点分析并研究基于JBPM的收发文系统。基于JBPM所设计的收发文系统,既提高了政府的办公效率又降低了系统开发的费用。
2. J BPM引擎
2.1 JBPM系统架构
JBPM是公开源代码项目,它使用要遵循Apache License,可以免费应用于商业开发。JBPM在2004年10月18日,发布了2.0版本,并在同一天加入了JBoss,成为JBoss企业中间件平台的一个组成部分,它的名称也改成JBoss JBPM。
JBoss JBPM核心组件是一个纯Java(J2SE)库,用来管理流程定义和流程实例执行的运行环境。JBoss JBPM是一个Java库。因此,它能够在任何一个Java环境上使用,例如:web应用、swing应用、EJB、Webservice等。JBPM库也能够当作一个无状态会话EJB(stateless session EJB)打包并发布。这样就适合具有极高的吞量要求场合的集群部署和伸缩性,可以部署在任何的应用服务器上。
JBoss JBPM是一个灵活、可扩展的流程语言框架。JPDL(JBPM Process Definition Language)是建立在这个通用框架之上的一个流程语言。它使用直观的流程语言以图形化的方式来表示业务流程,使用术语任务、异步通讯等待状态、定时器、自动操作等。为了将这些操作绑定在一起,JPDL提供了强有力的、可扩展的流程控制机制。JPDL虽然有一个具有最小的依赖性和尽可能简单易用的Java库,但它也能被部署在高吞吐量极为关键的J2EE集群应用服务器的环境里。JPDL能够使用任何数据库来进行配置,同时也能任何应用服务器上进行部署。JPDL也包含一个图形化的流程设计工具。这个设计器是创作业务流程的图形化工具。它是一个eclipse插件。流程设计工具最重要特性就是,不但支持业务分析人员,同时也很好的支持技术开发人员。它允许从业务流程建模到实际实现之间的平滑转换。这个插件既可以使用本地更新站点(纯zip文件)的方式,来通过标准的eclipse软件更新机制来进行安装,同时也有一个可以将其解压到你的eclipse的安装目录来完成安装的功能包。
JBoss JBPM的系统架构如图1所示:
2.2 JBPM开发过程
基于JBPM的工作流应用系统一般开发过程如下:
(1)安装数据库,对数据库进行初始化
JBPM平台本身需要数据库的支持,所以在使用JBPM之前要先初始化相应的数据库,包括创建表和插入初始化数据等。JBPM采用Hibernate持久化到数据库,和其它一些工作流引擎一样,它的流程定义信息也要持久化到数据库中。由于JBPM采用Hibernate来和数据库打交道,理论上来说只要Hibernate支持的数据库JBPM都支持。
(2)安装JBPM建模工具,进行流程建模
JPBM为开发者提供了一个基于Eclipse的可视化建模工具,可以提高建模的工作效率。从下载的jbpm-jpdl-suite-3.2.3工程包文件中打开其中的designer目录,我们有两种方式把这个插件安装到Eclipse当中,一种是采用link的方式,在designereclipselinks目录下已经为我们准备好了link文件,还有一种就是把designerjbpm-gpd-featureeclipse目录下的两个文件夹里的内容copy到Eclipse安装目录下对应的目录里,然后利用可视化建模工具自动生成流程定义文件processdefinition.xml。
(3)流程的部署与发布
工作流定义完成之后,需要部署流程定义到数据库当中,使得JBPM工作流引擎可以取得工作流定义信息并执行。JBPM提供了工作流定义部署接口。此外,还包括JBPM的配置和部署、Hibemate的配置和部署、Web应用的配置和部署等。
(4)操作流程实例
执行JBPM执行接口使用户终端可以和工作流引擎系统来操作流程实例,流程实例是流程定义的执行。JBPM控制台Web应用程序是为两个目的服务的。首先,它作为流程执行运行时间任务生成的中央用户接口。其次,它也是一个管理和监视控制台允许检查和操作运行中的流程实例。Web控制台也能将一些搜集到的数据存储到流程定义的数据库之中。
3. 基于JBPM的收发文系统
3.1 系统描述
发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理,如执行发文拟稿、核稿、会审、会签、签发、文书打印、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成,所有的工作流程可以由用户自定义,所有的送交批阅痕迹,修改痕迹,操作时间和操作人都被详细保留。同时,发文系统还提供全文检索、条件检索等功能。它主要用于公司规章制度、档案室制度、财务室制度等对所有人都具有约束性的文件的形成过程。
收文管理主要对外来公文进行登记和处理。主要用于登记像税务局发来的文件、公安部门发来的文件、总公司发来的文件等外来的公文文件的处理过程。主要的处理过程有:收文登记、主任拟办、领导批示、处室承办、传阅、送交归档等。在领导批办界面可以将文件送往更高一级的领导进行审批。管理人员可以通过“收文查询操作”对收文处理全过程进行跟踪与监督。
3.2 系统流程
图2显示了使用JBPM图形设计器实现的发文系统的操作流程。
从图2中可以看到,在JBPM中定义的流程主要由一些结点和转移组成。一个工作流从start state结点开始,中间经过若干个结点,最后在end state结点结束流程,结点之间通过transition来连接。除start state和end state这两类特殊的结点外,每一种类型的结点都有Node.enter(),Node.execute(),Node.leave()这三类事件。
收文系统的流程定义过程与上述比较类似,基于篇幅的关系,在此不再赘述。
3.3 发文系统的部署与实施
整个收发文应用系统遵循多层架构模式,依次分为视图层、控制层、模型层、持久化层和数据库层。只要将利用向导工具生成的JUnit测试平台换成JSP作为视图层,或者采用Struts MVC框架,将JBPM的环境和相应的API部署到Web服务器中作为模型层,通过Hibernate持久化框架作为持久层将流程的定义保存到数据库中就可以将JBPM工作流引擎整合到J2EE应用中。
4. 结论
本文通过对JBPM轻量级工作流引擎系统结构的研究,通过实际JBPM工作流应用,得到了JBPM工作流引擎到J2EE Web应用中的整合方法。为开发基于J2EE工作流的电子商务、办公、政务系统提出了一套切实可行的整合方案,具有的一定实际应用价值。
参考文献
[1]Matt Cumberlidge.“Business Process Management with JBoss jBPM”[M].U K:Packt Publishing Ltd,2007.
[2]Workflow management coalition[EB/OL].http://www.wfmc.org,2008
[3]高杰.JBPM工作流开发指南[DB/CD].上海:上海锐道信息技术有限公司,2007
[4]孙倩,赵轶群.工作流程管理技术在电子政务中的应用[J].计算机应用与软件,2007
3.办公室收发工作总结 篇三
一、工作态度积极认真，工作方法积极主动，工作质量快速高效
办公室日常工作很杂，打扫日常卫生、收发传真、接听电话、接待来访客人或职工、带人参观、信件的登记和通知、打料单领酒、职能部门不定时发放的各种答题活动、每周四安排机关人员学习、上级领导及部门领导安排的临时工作??但无论是日常的勤杂事务工作，还是协助办公室其他员工，我都是热心诚恳地处理工作中的每一个环节，从企业整体形象考虑，从办公室自身窗口作用出发，对领导安排的每一项工作任务都能快速完成，从不计较个人得失，以一颗感恩的心对待每一位同事和每一项工作。这种平和的心态使我的工作质量快速高效。
二、文字处理工作及时
我个人的主要工作就是写材料，是一项脑力活动密集的工作，回顾一年来，给x总的材料主要完成了元月份的述职述廉报告，2月份国资委的述职报告，4月份董事会的总经理工作报告及三个季度的经济运行分析会材料；平时完成了种种申报材料：“三五人才”“政协委员推荐”、、“科协”材料，“学习xx大精神感想”、“陕鼓参观感”、“出国考察汇报材料”及讲话发言稿；办公室完成的材料有“半年方针目标自查报告”、“党风廉政建设自查报告”、“党支部书记讲堂课”、“陕鼓参观感”、“出国考察感想”、“公司上半年工作总结”及年底的党、政、工、团、文明委、方针目标、廉政建设等10份工作总结材料及通讯稿件、四篇团员座谈会上的发言材料。一年来，材料并不是很多，但涉及面广，我都基本上按时快速完成了，尽管材料都完成了，但只有公司上半年的工作总结受到x总的肯定外，其它材料真的有点对不起领导。一年来存在的问题：
1、文字材料内容缺乏深度、宽度
作品必须有素材，有了素材必须有作者深刻的观点，文字材料堆砌了事实，但没有透视力，这一点主要是缺乏自我观察力，没有经常性深入生产一线，对生产活动中的闪光点、亮点和存在的问题缺乏了解，多次大型活动没有机会参与，缺少了自己观察的视角，写出的材料有点闭门造车的感觉。这一点要和领导沟通，希望能给自己创造一些参与学习的机会，尽快提高自己，正如x董批评的，你再不深入一线，就不是写材料而是“做材料”，这点希望x主任能多考虑。
2、勤务事多，练笔时间相对少
办公室一直是敞开门办公，人来人往，协调处理的事务比较多，小x、小x外出活动多，为了工作正常开展，我的所有材料只有每天晚上回家写，这样就一直留守办公室，帮助小x、小x处理事务，接听电话、收发传真，造成了勤务事多，练笔时间少的矛盾了，因为办公室没有电脑，我的材料每一次都有不同的观点、雷同少、创新多，但提高小。
3、知识面窄，自身素质有待提高
我喜欢文字，但一直偏向于感性的东西，理性的东西少一 点，对政治的敏感性不强，涉猎知识的层面就比较窄，写出的材料就缺乏力度了，以后要多读、多看、多听、多写，用心、用耳、用脑、用笔去感受，努力提高自己的文学素养，向其他同事多学习、多借鉴，写出有力度、有内涵的材料，给领导一份满意的回报。
展望新的一年，我豪情满怀，在办公室主任的悉心指导下，在其他同事的热心帮助下，我一定会更快地发挥自己的专长，再此也衷心希望领导给我们文字工作者多提供一些锻练、学习、参与活动的机会。篇二：收发室工作总结 收发室工作总结 学校收发室的工作是一项服务性很强的工作，它工作职责是传递信息，是对校内校外通信联络的一个中转站，服务于学校的教学、科研、生活，它的工作好坏，直接影响广大师生员工的工作与生活。因此收发室是隶属于接待服务中心的一个服务性机构，它主要负责接收和分发全校的报刊、文件、信函、包裹等，以及疑难信笺的查询、分检、登记、分发等工作项目。我在工作中怀着高度的工作责任感，和高尚的公德心去认真的干工作。从来没有私拆他人信件，偷窃他人信件、邮资，及时派发和分配的各种资料。通过这次的工作我觉得收发室工作可以分为三大类：
1、重复性和繁琐性 收发室工作内容上，每天需要处理的只有报刊、杂志以及一些通知等文件，以及对信件、邮件的登录和派发；工作流程上，每天也是基本相同，邮局派发信件报刊的时间也很有规律。但尽管收发室工作在内容、流程以及时间上都有急强的规律性，但是由于上述部门多和报刊杂志种类多的特点，使得收发室工作显得非常繁杂。而由于每天取邮件和杂志的人很多，又不具有规律性，可能一天要办理几十个小业务，耗时不多但十分零散。
2、时效性和准确性 这一特点主要体现在报纸上。由于报纸是一种非常讲究时效的刊物，上面登录的都是新近发生的国内外大事，人们正是由于其时效性强才订阅的，因此，收发室必须保证报纸及时准确的送到订阅人或部门手中。准确登记邮件杂志，以及准确的派发各种刊物也是很重要。
3、规范性和技巧性 工作的规范性主要指收发室工作工作时间规范、工作制度规范、工作程序规范。工作时间上严格按照规定时间上下班，以确保邮局顺利送抵和收件人顺利领取邮件杂志。程序规范主要指邮件领取者必须严格按照：出示有效证件、在记录表上找到自己名字、核对邮件完整性的顺序进行。在邮件领取人找到自己姓名后，收发室必须根据邮件标签认真核对，并做好记录。我们工作的规律性，可以根据工作特点找到技巧，例如报纸的分发，可以根据各部门订阅的相同性和差异性对报纸采取不同的分类方式，这样可以大大节省时间。开始时我完成所有报纸分发需要 40 分钟，掌握技巧后可以把时间控制在 25 分钟以内，大大提高了工作的效率。我的启示与收获： 通过这一学期天的工作，虽然工资不高，但我觉得还是值得的。因为这是我第一次真正的接触与机关工作类似的事务，我对机关工作有了一个感性的认识，收发室工作和机关工作一样都需要极强的严肃性。从工作中我知道认真的真正含义。它不仅仅指仔细，还应该包括对从事工作的思考，从中对工作有个全面的认识，只有这样才能真正做好一个工作，无论其简单还是复杂，重要还是不值得一提。另一方面，这份工作让我有了一次锻炼自己的机会。由于性格特点我以前很少与外界交往，人际圈仅仅包括一些同学和朋友。而这次实践，我接触到学校不同人群，让我知道了人际交往中，应该根据不同对象采用不同的沟通方式和语言技巧，还要善于捕捉对象的表情信息。只有这样才能真正达到沟通的目的。学校作为事业单位，其管理方式与企业很不相同，但是无论事业单位、党政机关，抑或是公私企业，其办公室业务，都有其相似之处。从小小收发室工作，引申到公司企业，都要求工作人员学会工作，学会学习观察。因为只有通过自己手和眼，感觉到和看到的才是最真实的最可靠的。篇三：办公室工作总结 2014办公室工作总结
2014，办公室在学院党政的正确领导下，紧密团结和依 靠办公室全体工作人员，在全院教职工的积极支持下，紧紧围绕 学院中心和重点工作，不断改进工作作风，努力强化组织协调，全面加强内部管理，顺利完成了各项工作任务。现将一年来的工 作总结如下：
一、加强学习，不断提高本部门工作人员的能力
在日常工作中加强理论知识的学习，不断优化知识结构，提 高综合素质，增强工作能力。一是组织本部门工作人员认真学习了党的有关政治理论。系统学习了习总书记系列重要讲话、党的 十八届四中全会精神及社会主义核心价值观等精神，及时组织办 公室人员参加了市委宣讲团关于党的十八届四中全会宣讲报告 会，认真撰写了学习笔记，增强了学习实效。二是深入学习了中 央八项规定和省市委“双十条”规定等相关文件精神。按照上级和学 院的部署安排，组织办公室工作人员认真学习了中央八项规定和 省市委“双十条”规定，进一步增强了办公室工作人员的廉政意识。三是深入贯彻学习了党的群众路线教育实践活动精神。以党的群 众路线教育实践活动为契机，抓学习，提升了办公室人员的工作
能力；抓宣传，提升了学院的形象；抓落实，改进了工作作风，工作效率不断提高，服务能力明显提升。
二、认真履职，圆满完成各项工作任务
紧紧围绕学院重点工作和领导交办的工作，认真负责、及时 有效地完成了各项任务。
（一）强化全局意识，当好参谋助手。根据办公室工作职能，努力发挥好参谋助手的作用。
一是强化参谋职能。对上级下发的重要文件及领导的批办文 件认真审阅、归纳整理、签署办理意见；对有关工作情况认真梳 理，提出建议性意见，为领导科学决策提供参考。
二是做好文稿服务。对学院的重要文件、工作计划、总结汇 报等材料都精心组织起草，认真把关，高质量、高效率完成了文 稿起草工作。共组织起草《党风廉政建设和反腐败工作总结》《学 院保密工作自查报告》《学院教育宣传工作总结》《学院贯彻落实 中央八项规定和省委“双十条”规定情况报告》《学院领导班子述职 述廉报告》以及学院工作计划、总结等各类综合材料40余篇，有 效推进了学院工作。
三是加强宣传工作。就学院管理、教育教学、招生就业等方 面的重要活动，积极联系甘肃经济日报社、每日甘肃、金昌日报 社和金昌电视台等新闻媒体予以报道，全年共在《甘肃经济日报》 《金昌日报》和金昌电视台等媒体刊发学院各类宣传文稿15篇。不断改善学院网页宣传功能，进一步充实网页宣传内容，多形式、多层次地对外宣传学院工作。
（二）抓好办文办会，提升工作效率。一是认真办理好各类文件。认真参照各级行政机关制定的机 关公文处理办法，完善了收文、发文、缮印等各项制度，指导有 关人员做好收发文的登记、分发、归档和保密工作，本共处 理行政收文423份、党委收文464份；上报行政行文168份、党 委行文47份。
二是组织召开好各类会议。及时与领导沟通，根据学院工作 需要和领导安排，本共组织院长办公会议、党政联席会议、中心组学习以及党的群众路线教育实践活动总结大会、效能风暴 民主评议机关作风大会等会议11次，注意在会前拟定好会议议 程，收集整理好议题，确保会议组织严密，安排有序，收到良好 效果。
（三）坚持牵头揽总，做好协调服务。
一是抓好服务工作。坚持对办公室所有工作人员高标准、严 要求，从日常的文件整理、档案管理、日常事务办理等方面，不 断增强服务意识，通过认真、细致、高效的服务，保证学院教育 教学工作正常有序运转。
二是抓好协调工作。对各部门需要办公室出面协调的工作，尽力参与协调，把各方意见统一到学院发展大局上来，使部门之 间信息互通、立足大局、形成合力。
三是做好领导专家来访的接待工作。认真做好了省市领导、专家学者、企业和兄弟院校负责人来访的接待工作，每次接待都认真组织、周密安排，展现了学院良好形象。
（四）深入督查检查，强化决策落实。为了提高督查的质量 和效果，重点抓了以下几项督查工作：
一是抓好上级文件及会议内容贯彻落实的督查。按照文件及
会议要求的时限和规定，认真催办并及时将落实情况呈报院领导。二是抓好院长办公会议定事项的督查。围绕院长办公会议定 的重点工作，认真安排督查落实，对办理过程中存在的问题，及 时向领导报告，使领导及时掌握情况，科学决策，推进工作。三是做好值班安排和督查工作。根据安全、综治等工作需要，安排好学院领导和教职工值班工作，并强化督导检查，保证了教 育教学工作的正常开展。
三、周密安排，推进相关业务工作
坚持服务为本，不断完善内部管理，认真完成了办公室代管 的各项业务工作。
一是加强了网络中心工作。为加强学院信息化建设，提高工 作效率，制定了《学院办公自动化系统管理制度》，规范了系统的 管理和使用。做好了多媒体设备维修和网络服务工作，全年共排 除多媒体设备和网络故障近百次，保证了学院多媒体设备和网络 的正常运行。
二是完善了图书馆管理。本着为师生服务的宗旨，图书馆坚 持每个工作日都开放，全年累计借书3784册，还书3671册，催 还图书256册。为了满足教师和学生对阅览室的需求，征订2015年报纸55种、杂志280种。阅览室全年累计接待读者785人次。
另外，严格按照规定程序采购，累计完成采购工作150多批次。三是完成了学院文化建设的有关任务。根据学院安排，结合 我院办学理念、办学特色、文化交流、活动开展、办学成果等方 面的情况，先后设计制作和修改文化墙、教学楼道展板60多块，营造了浓厚的学院文化氛围。及时更换综合楼、教学楼的led屏 宣传内容，丰富了校园文化。
4.办公室收发文管理办法 篇四
第一条为进一步做好本办公文办理工作，切实提高县委、县委办有关文件和领导讲话文稿的质量和水平，特制定本办法。
第二条本办法公文处理特指本办各类文件、文稿、刊物的编辑、起草、审核和印发。
第三条公文办理坚持实事求是、精简高效、精益求精的原则，切实规范办文程序，提高办文质量和办文效率。
第四条公文起草应符合以下要求：1．符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定；2．情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、印刷美观；3．结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”；4．必须使用国家法定计量单位；5．国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。
第五条公文办理职责及程序。实行办文各环节经办人对办文质量负责制。办文的各个环节均应由经办人签字或说明，除急件外，不得省略办文环节。
第六条公文办理责任划分及处罚标准。1．属于常识性的差错,每处起草人罚款2元，分管领导罚款1元；2．凡错别字、语句不通、底稿遗漏、文稿校对方面的差错，起草人罚款1元，每处分管领导罚款1元；3．因个人水平问题造成表述歧义、政策界限不明、意义不正确等行文不规范的，每处起草人罚款0.5元，分管领导罚款0.5元；4．因紧急任务所需未按规定程序办理的，起草人按照上述标准责任减半；5．外单位以县委或县委办名义下发的公文，被相关单位反馈问题的，每次承办人罚款0.5元，分管领导罚款0.5元；6．送呈县领导的各类公文，被领导反馈问题的，每次起草人罚款3元，分管领导罚款5元，办公室主任罚款10元。
第七条本办法暂行期限一个月。在暂行阶段，每人处罚金额总数不超过100元；正式实行后，处罚金额据实计算。所罚金额由办公室财务人员进行保管，并适时公布资金总额。
第八条本办法考核结果作为每位成员年终评先评优依据，并适时向县委分管领导进行汇报。
第九条本办法自发布之日起实施。
5.信件收发管理办法 篇五
前言
本规定是有限公司管理体系文件之一。
本程序由总经理工作部提出并归口。
本程序由总经理工作部负责起草。
1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。
2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。
3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。
4、接受与发放程序
4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。
4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。
4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。
4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。
4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/
物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。函件本人不在的由部门人员代收）。公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。
4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。一个月后及时清理，保持整洁。
4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。
5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。
6.物资收发存管理流程 篇六
物资收发存管理流程
一、要求
建立健全的存货管理基础工作。对各种材料、存货物资的入库、发出、领退、生产耗用，产成品的完工入库等，都必须要有严格的验收、计量及管理，明确各节点工作职责，保证物资及时经济供应。
参照德国ARCA物资编码体系，给所有物资标准统一编码。待公司系统建立时，给物料建立一套完整的编码体系。
二、物资收货流程
1、采购人员、商务人员提前将到货预告信息通知仓库管理员，并在入库前下达《入库通知单》（见附表1）。
2、仓库管理员应及时将到货信息必要时报送生产车间，并申请卸货机具及人力。
3、生产车间收到仓库管理员卸车请求后，应根据到货物资属性、到货时间及数量，妥善安排合适的卸货机具和人力。
4、仓库管理员对到货物资进行数量、质量和随机资料的初步验收，并在《入库通知单》上填写到货实收情况。并通知质量部对入库物资进行验收并出具《来料验收报告》。根据检验情况反馈给仓库管理员，仓库管理员根据实际情况办理入库手续，《来料验收报告》库管及质量部各留存一份。
5、仓库管理员或者验收人员在验收时如发现数量、质量问题，或名称规格、型号不符、包装不良造成物资损坏，要保留原包装，拍照做好记录，及时向采购、商务人员告知，由采购人员或商务人员追溯处理。
6、《入库通知单》一式三份，采购人员或商务人员、仓库管理员、财务部门各一份。
7、仓库管理员把物资分门别类放入仓库摆放整齐。待物料号完善后再对物资进行编码。
8、仓库管理员及时将实际收货信息录入存货台账。
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三、物资发货流程
1、销售部门、生产车间、售后服务部根据实际需要，填写《出库通知单》到仓库领料。
2、仓库管理员凭《出库通知单》发料，并按实际发货数量填写《出库通知单》（见附表2）一式三份，申请人员、仓库管理员、财务部门各执一份。
3、直接销售的备品，商务人员提供发货信息给仓库管理员，仓库管理员根据发货信息打包及交给快递公司。如需申请人力，请求生产车间协助或相关人员配合。
4、发货品种、数量不得超出《出库通知单》范围。发货完成后，仓库管理员负责将发货信息录入存货台账。
四、物资领出退回流程
1、生产、售后领出多余物资、销售退回物资，要实行退料制度，由退料部门列出清单，写明原因，经部门负责人审核同意后，仓库管理员红笔填写《入库通知单》（见附表3），以示区分，一式三份，退货部门、仓库管理员、财务部门各执一份。
2、仓库管理员及时凭红字《入库通知单》核收实物并办理入库登记。
五、回收旧物资管理流程
因各种原因回收旧物资，经质量部和技术部评估是否可再循环利用，根据评估结果，可再利用的，参照收货流程办理入库手续，专区摆放，并录入利旧存货台账。
六、库存信息的流转
1、申请人填好《入库通知单》、《出库通知单》以邮件形式发送仓库管理员并抄送财务等相关人员。
2、仓库管理员根据收到的申请信息，核对货物信息填写完整《入库通知单》、《出库通知单》并分送相关部门人员。
3、查阅库存数量信息，由申请人和仓库管理员自行沟通。
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4、仓库管理员应及时更新电子出入库台账信息。
XXXX设备（上海）有限公司 2018年7月18日
7.收发文件管理制度 篇七
为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。
三、相关职责
1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序
1.凡上级和有关部门发、送本公司的`文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序
1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。
六、其他
1.本制度自签发之日起执行。
8.布草收发管理规定 篇八
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布草收发及管理规定
为加强布草管理，规范收发程序，有效提高工作效率，针对部门之间实际工作特点，制定了以下布草收发流程及管理规定，具体操作如下：
一、脏布草的收取及管理
收取时间：（8:30—9:00）
1、各楼层服务员务必在每天上午8:30前将所有布草全部送到指定位置。
2、楼层服务员将所负责脏布草分类，以便清点。如：浴巾、男女浴服、枕套、枕巾、被套、床单等。
3、布草不能用来打扫卫生，同时抹布不可与布草放在一起，用垃圾袋单独存放。
4、送脏布草时仓库核查员同各部门布草送洗人一同按布草种类清点数量，将相应的数量记录在布草收发单上，双方签名确认。
5、布草管理员清点时要做到，分类清楚，数据准确，记录明确，字迹清楚。
6、急需洗涤的布草要向收发人员交代清楚，特殊洗涤的布草应向仓库核查员详细说明。
7、各部门布草送洗人发现特别脏的布草要单独分开，用垃圾袋装好，防止污染其他布草。
8、如有人为弄脏的布草，仓库核查员拒收，客人弄脏的布草，可将赔偿单据和脏布草同时交送布草管理员详细说明，并记录在布草送洗领用单上，以免发生送洗纠纷。其他原因请注明，按实际情况协商处理。
二、干净布草发放时间及管理（8:30—9:00）
1、仓库核查员同各部门领用布草管理员做好交接，双方共同检查核对数量。
2、清点完毕后双方签字。
3、各部门领用后运回妥善保管。
4、布草摆放要整齐，美观大方，禁止混放。
5、发现布草短缺要及时查找原因，确保进出数量无误。
三、每月底，各部门主管与仓库核查员沟通安排时间对所有布草进行盘点，确保各部门循环流通数量同出库量一致，同时对所出现的布草相关问题进行分析。正常报损的布草要按照仓库管理规定以旧换新。
四、本规定自颁布之日起实施，青岛青瓦台汤泉酒店管理有限公司有权对其进行合理完善及修改。
9.办公室收发文管理办法 篇九
为进一步规范公司快递物品的收发管理，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确、并且有效控制和明确各部门邮寄费用，特制定本办法。
一、本规定中所指快递收发为公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至公司的文件包裹，从而实际产生公司快递费用支出的活动，原则上不接受私人快递。
二、综合办公室档案室负责公司公务快递物品的代收代发工作。
三、管理人员监督快递公司人员做好邮件登记工作，每天接收到快递正确无误的登记到《邮件接收登记本》上，并短信通知收件人快递已送至档案室。如若收件人非本公司人员或已离职，应及时退回。
四、收件人领取快递时，应在《邮件接收登记本》上签名处签上本人的名字，并注明日期和时间，管理人员方可移交快递。如非本人签收需登记代收人名字，如有丢失代签人需承担全部责任。
五、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物、配件及其他物品者需填写《快递邮寄申请单》，并在管理人员指引下做好《邮件发送登记》及快递发送详单登记工作。
六、发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），如寄送物件有危险品要提前告知快递员。
七、未经登记或未填写申请表的，将不予受理，快递费用不予报销。
八、档案室每季度统一报销一次邮递费，并须附上快递公司开具的正规发票及邮寄申请汇总表。
九、公司定向合作快递单位为中国邮政全球邮政特快专递（EMS）,严禁公费寄私人物品。
10.档案、收发管理专员岗位职责 篇十
2.指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作。
3.统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交桂案。
4.负责公司文书档案管理及保密工作，提供档案资料的借阅、査询服务，对各单位档案管理进行检查指导。
5.做好来文、来电登记，根据部室主任的拟办意见，及时送达领导阅示和部门阅办。
6.做好报刊的分发工作。
7.协助做好会务工作。
11.快递收发管理规定 篇十一
1、目的：
规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。2
2、适用范围：
适用于公司全体员工。
3、定义：
快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。
4、权责： 4、1门卫负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。4、2各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。5
5、寄件流程： 5、1选择快递公司 填写快递单 将快递件交前台核查登记 门卫 快递公司取件。5、2快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。5、3填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人重新填写快递单。5、4前台核查登记：前台对寄件的进行核查，并把所寄物品进行详细登记，核查通过后，将快递存放门卫。5、5前台或门卫（休息天由门卫）通知快递公司来公司收件，快递公司收件人审核包装，若包装不合格拒收，由寄件人重新包装。
6、寄件相关规定： 6、1物品分类选择参照表：
序号
寄件类型 A类：紧急件 B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）
D类：普通信函、贺卡等 6、2重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管领导审批后可选顺丰快递等邮寄方式。6、3严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。6、4严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。
7、相关人员职责: 7、1寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。7、2寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。7、3若所寄发物品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，寄件人必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。7、4前台负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发）。
8、费用管控： 8、1保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000至10000万元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。8、2所有发件费均挂到发件部门，月底前台提供发件清单，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。8、3对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管领导确认后报人力资源部。8、4人力资源部对公司整体快递费进行管控。
9、收件规定： 9、1不需支付到付快递费的快递收件由门卫签收、登记后，及时通知相关部门责任人签字领取。收件人或委托人必须在接到通知后即时将收件从门卫领走。9、2需支付到付快递费的快递收件，门卫应及时联系收件人或并办理付款手续。9、3所有快递件门卫必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知部门相关人员直接签收。9、4公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。
10、遗损件索赔： 10、1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。10、2前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。