公文编号格式

公文编号格式（精选10篇）

1.公文编号格式 篇一

文档及论文章节编号及标题格式

1、章节编号，采用“英式编号”，以第二章为例，格式如下：

第2章×××（第一层标题）

2.1×××（第二层标题）

2.1.1×××（第三层标题）

（正确的格式）通常论文设置三级标题，不提倡使用三级以上标题。

2、正文内容编号

两层编号，采用：

（1）×××

①×××（正确的格式）

三层编号，采用：

（1）×××①××× a． ×××

一级节标题黑体三号

二级节标题黑体四号

三级节标题黑体小四号

正文宋体小四号

表题与图题宋体小四号

参考文献及篇眉宋体五号

2.段落及行间距要求

正文段落和标题一律取“固定行间距20磅”。

按照标题的不同，分别采用不同的段后间距：

标题级别段后间距

大标题30～36磅

一级节标题18～24磅

二级节标题12～15磅

三级节标题6～9磅

3.

2.公文编号格式 篇二

多年来,如何使用Word文档精准处理公文格式一直是许多秘书工作者大伤脑经的问题。登陆百度搜索,类似“如何用Word处理公文格式”的提问为数不少。一些网友在百度文库上传《如何用Word制作常用公文》、《怎样用Word文档制作公文》、《Word制作公文模板》等文章,亦有学者就相关问题刊文或著书,惜之未能提供精确的公文格式设置法。有网友甚至认为Word是依据西方人的排版习惯设计和制造的软件,其长度单位用“磅”,而非我国通用的“毫米”、“厘米”,声称公文格式使用Word“要实现精准的排版操作很难”。此言不然。Word文档具有强大的排版功能,只要认真探索,就能找到既精确处理公文格式的方法。经过反复实践,本文认为表格定位法是设置党政机关公文格式若干要素最精准的方法。

二、公文若干要素的几种不当定位法

无论是新执行的《党政机关公文格式》(下称新《格式》),还是已废止的《国家行政机关公文格式》(下称旧《格式》),俱明确规定对各要素的排列位置。使用Word文档处理公文格式时,要求居于版心某行的很容易处理,但要求居于某厘米或某毫米的,就较难处理了,如发文机关标志、分隔线的定位。这两个定位也正是广大秘书工作者感到最棘手、最难办的问题。秘书工作者一般采用行距定位法或文本框定位法设置发文机关标志,用采用图片定位法设置分隔线。

1、行距定位法

山东外贸职业学院经济管理系谭书旺老师在《秘书》杂志2009年第5期36页称:“利用输入回车符并设置回车符的大小和行距,来精确地定位公文中某个要素的位置”,并举例:

下行文发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm(旧《格式》规定———笔者按),我们就可以在版心的第一行输入一个高度为71磅(即25mm)的回车符……在第二行输入发文机关标识的内容……这就使发文机关标识的位置完全满足《格式》的要求。

我们把这种利用调整行距大小来定位发文机关标志的方法称为“行距定位法”。细致考察磅值与毫米的等值关系,即发现1磅约等于0.35厘米,而非绝对等于,如此,71磅约等于24.85厘米,此法何谈精确定位发文机关标志?况且,发文机关标志之上若要输入相关要素,得依据实际需要计算上一要素与发文机关之间的磅值,岂非繁琐不堪。

主张此法的还有很多专家。傅祥和郑珺露编著的《电子公文制作与传输》主张在发文机关标志前调整行距倍数,以定位机关标志位置。实际上,这一做法是以三号字为标准加大行距倍数,而字号与磅值之间亦是约等于的关系,故两位专家主张的方法与谭书旺之主张虽有操作形式的不同,却有本质的相同性。

2、文本框定位法

百度文库有一篇名为《如何用Word制作常用公文》的文章,采用“文本框定位”制作发文机关标志。该法大概分三步,第一步插入一个横排文本框,第二步输入发文机关标志,第三步设置文本框格式。通过实践验证,若行文机关为单一或奇数,此法可行,但若为偶数个机关行文,则不好处理。

3、图片定位法

无论新、旧《格式》,均要求版头分隔线(旧《格式》指红色反线)距离发文字号4mm,谭书旺在《秘书》杂志2009年第6期36页称把文档第六行的行距设置为“固定值”11磅,再以“自选图形”的形式插入横线,并“设置自选图形格式”就可精确设置。本文将此法称为“图片定位法”。因11磅之值非绝对等于4mm,故“图片定位法”亦不妥。不止版头,一般格式和纪要格式的版记处需加印三条分割线,信函格式首页底部亦需加印上细下粗的红色双线,采用图片定位法设置这些分割线,不容易固定位置,往往随着文字增益而发生位移,导致定位失误。

综上,行距定位法、文本框定位法和图片定位法俱非发文机关标志、分割线精确设置之法。

三、表格定位法及其应用

经过反复摸索和实践,确定通过巧妙地设置表格属性,可以精确地将发文机关标志、分隔线等要素定位于规定位置,本文将此法定义为“表格定位法”。下文根据新《格式》的规定,介绍表格定位法的妙用。

1、精确设置版头

(1)单一机关行文的版头设置

分三步设置。第一步,插入单行单列表格。第二步,在表格内输入发文机关标志之内容,将字体设为小标宋体,字号调为二号,颜色改为红色。第三步,设置表格属性。第三步具体操作如下:

双击表格左上角的“”字符号,弹出“表格属性”对话框。在“表格”附签下依次单击文字环绕-环绕-定位,将水平设为相对于页边距居中对齐。新《格式》规定:信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm,命令(令)格式则是至版心上边缘20mm,纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。故垂直位置上,将信函格式设置为相对于页面3厘米对齐,命令(令)格式设为相对于页边距2厘米对齐,纪要格式和文件格式设为相对于页边距3.5厘米对齐。同时,将距正文的所有数值设为0,全部去掉选项前的“√”。确定,返回表格附签。单击边框与底纹,颜色选为红色,然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色,保留下线作为版头分隔线(命令格式无版头分隔线,此线无需保留)。信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。返回表格附签,单击“列”附签,把信函格式的列宽设为17厘米,命令格式、纪要格式和文件格式的列宽均设为15.6厘米。

单击确定,退出“表格属性”对话框。信函格式直接在发文机关标志所在行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。纪要格式和文件格式则在发文机关标志下空两行,按要求输入纪要编号和成文日期或发文字号和签发人信息,并在纪要编号或发文字号所在行行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。至此发文机关标志与版头分隔线设置工作全面完成。

(2)联合行文的版头设置

命令(令)格式、纪要格式和文件格式联合行文时,需要自上而下依次排列合署机关名称。机关个数为奇数,仍适用表格定位法。在中间的机关名称后添加“文件”二字,其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐,其余设置与上文无二。机关个数为偶数时,既要保证发文机关名称上下均匀排布,又要考虑“文件”二字在发文机关名称右侧上下居中排布,还要考虑发文字号和签发人的编排,使用表格定位法设置颇为复杂,需分两部分设置。

第一部分,设置发文机关标志。建立一个横排单行双列表格,在左格输入机关名称,右格输入“文件”二字,按规定调整字体、字号、颜色。把光标移到表格左上角“”符号处,执行右键—单元格对齐方式,单击垂直居中图标,随后拖拽表格左右边框,使表格与发文机关标志紧密结合。双击“”字符号,参照单一机关行文的版头设置法设置水平对齐和垂直对齐,返回表格页面后,再单击“文字环绕”下的“无”选项,以使发文机关标志表格左右两侧留出空白。单击边框与底纹,去掉表格所有线条的颜色。

第二部分,设置版头分隔线。合署发文时,只有纪要格式和一般格式需要制作版头分隔线。将光标移到发文机关标志之下第三行,插入单行单列表格,输入纪要编号和签发(通过)日期或发文字号和签发人,并于纪要编号或发文字号所在行设置段后0.4厘米。水平对齐、垂直对齐、边框与底纹及列宽设置与单一机关行文的版头设置一致。

2、精确设置版记

文件格式和纪要格式要求在末页底端设置版记。在末页插入一个1列2行及固定列宽为15.6厘米的表格,输入抄送机关(纪要格式是分送机关)、印发机关和印发日期的相关信息。将表格设为水平相对于页边距居中对齐,垂直相对于页边距底端对齐。边框和底纹仅去掉左右线条颜色,将首末二线之高设为宽度1磅,即接近0.35毫米,将中线之高设为宽度3/4磅,即接近0.25毫米。由于《格式》只推荐此三线高度之数值,且表格线条的粗细只能设置磅值,不能以厘米为单位设置,故此作接近式设置。

信函格式末页虽无分隔线印制要求,但要求在底端印制分送机关,可参照文件格式版记分隔线表格定位法处理,去掉所有边框的颜色。

3、精确设置信函格式首页底端的分隔线

在首页中部插入一个单行单列的表格,将表格定位为相对于页边距居中水平对齐和相对于页面底端垂直对齐,改变线条颜色,采用上细下粗的线型,去掉左、右、下三线颜色,最后将行高和列宽设为2和17厘米即可。

四、结束语

在Word文档里,表格定位法是唯一适用和精确实现所有发文机关标志及分割线排列规定的方法,广大秘书工作者若能多加训练,必然能够又快又精准地解决公文排版中的两大难题。

参考文献

[1]用Word制作标准格式公文(上)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第5期.

[2]用Word制作标准格式公文(下)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第6期.

[3]国家质检总局、国家标准化管理委员会.党政机关公文格式[M].中国质检出版社(中国标准出版社),2012年第1版.

[4]柳新华、岳海翔.电子公文写作:制作.传输.处理[M].中国纺织出版社,2010年第1版.

[5]柳新华.实用电子公文处理教程[M].科学出版社,2009年8第1版.

[6]张江艳.电子公文写作实训教程[M].高等教育出版社,2009年第1版.

3.高职高专行政公文格式教学之我见 篇三

[关键词]公文格式 细节

公务的格式是指公文的各个组成部分在公文页面上所处的位置和书写的形式。行政机关的公文格式在规范性的同时，也有些复杂，考虑到高职高专学生就业及发展的实际需求，我们在教学中有几个小细节需要注意。

一、眉首部分

公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

按照“格式”要求，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

为什么要采用六角括号“〔 〕”，“格式”中并未明确说明。在实际工作中，目前大部分单位使用WORD处理文档，而在WORD文档中，六角括号“〔 〕”是作为特殊符号，需要通过“插入”—“特殊符号”—“标点符号”，才能调出。圆括号“（）”、方括号“[]”可以通过键盘直接打出，加之以前使用的是方括号“[]”，因此很多单位还是习惯于使用方括号“[]”。殊不知这违反了括号的使用原则。

二、主体部分

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题、公文正文、印章、附注，“格式”规定得比较明确。这里简单说说主送机关、附件和成文时间。

（一）对于“主送机关”，“格式”是这样规定的：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在实际工作中，主送机关经常犯如下错误：

1.主送机关分类不明确，如某些高校的普发性文件中，用“各部门、各学院”来概括所有部门。实际上用各部门即可，部门指独立组织的某功能部分，可包括学院。如果为了区分部门类型，可使用“各职能部门、各学院”。

2.混淆“部门”和“单位”的用法。这二者可从下述几个方面区别：

（1）从概念上讲,“部门”和“单位”各自的定义不同：

单位和部门从概念本身而言，单位指某个独立的组织或机构，部门指独立组织的某功能部分；

（2）从性质上讲，“部门”和“单位”性质不同：

单位是相对与个人而言的，单位一般是法人，是一个比较完整的、相对独立的社会组织。而通常所说的部门是若干个性质相同或相似的某一类单位，当然部门也可以指一个单位内部的工作机构，也指政府的工作部门，如交通部、人事部等。

（3）从范围上讲，“部门”和“单位”各自的范围不同：

單位范围很广，不仅包括职能部门，也包括各级人民政府本身，还包括各级人民政府或职能部门的派出机构。

严格地说，在国家机关中，部门是指各级人民政府的职能机构，如公安局有时称公安部门、工商局有时称工商部门等等，是履行法律赋予的一方面职权的机构，是政府的一个组成部分。

“部门”和“单位”没有绝对的大小比较，都是相对而言的。有的部门下设的单位比较多，有的部门下设的单位比较少；反之有的单位是由很多部门构成，有的单位则是由较少的部门构成。

（二）对于附件的格式：“格式”是这样规定的：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如：“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。 在实际工作中，附件有序号时，经常会用大写阿拉伯数码标识。

（三）对于成文时间：“格式”是这样规定的：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识右空4字。由于受使用习惯的影响，大多数人在标识成文时间时，将“〇”用数字0来代替，非常不美观。最简单的方法是通过“插入”—“日期和时间”，“语言”选择中文，然后在“可用格式”中选择需要的成文时间即可。

三、版记部分

版记部分的主题词、抄送、印发机关和印发时间，印发机关和印发时间得都比较明确。对于印发机关和印发时间的位置，“格式”规定为“印发机关左空1字，印发时间右空1字”。个人认为，在讲授时，可以不做要求。

《国家行政机关公文格式》不仅适用于国家行政机关，企事业单位、社会团体和个人都可参照使用。高职高专办学方向是：坚持培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高技能人才。高职高专的学生毕业后，很少到国家行政机关。

参考文献

4.公文格式规范与常见公文写作 篇四

一、公文概述与公文格式规范

党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。之前相关条例、办法停止执行。

（一）公文的含义

公文，即公务文书的简称，属应用文。

广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位，为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。

狭义的公文，是指在机关、单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。•

（二）公文的行文方向和原则

1、上行文

下级机关向上级机关行文。有“请示”、“报告”、和“意见”。

2、平行文

同级机关或不相隶属机关之间行文。

主要有“函”、“议案”和“意见”。

3、下行文

上级机关向下级机关行文。

主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。

其中，“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。•

“通报”可下行文和平行文。•

原则：

1、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系 •

2、一般不得越级行文

3、同级机关可以联合行文

4、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关 •

5、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文 •(三)公文的种类及用途

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。•

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。•

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（四）、公文的格式规范 •

1、眉首的规范 •

（1）、份号

也称编号，置于公文首页左上角第1行，顶格标注。“秘密”以上等级的党政机关公文，应当标注份号。•

（2）、密级和保密期限

分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。标注在份号下方。•

（3）、紧急程度

分为“特急”和“加急”。由公文签发人根据实际需要确定使用与否。标注在密级下方。•

（4）、发文机关标志（或称版头）

由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。套红醒目，位于公文首页正中居上位置（按《党政机关公文格式》标准排布。联合行文，主办机关排列在前。•

（5）、发文字号

由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。位于发文机关标志与版头中的分割线之间。联合行文，只标明主办机关发文字号。•

（6）、签发人

上行文应当标注签发人姓名。位于发文字号后面，间隔，同一行，直线排开标注。•

（7）、分隔线

版头中的分割线，位于发文字号之下4mm处，居中、与版心等宽、红色。

2、主体的规范 •

（8）、标题

一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题“三要素”。

不可省略的是文种。

公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。•

（9）、主送机关

指公文的主要受理机关，即收受、办理或执行公文的机关。除“决议”、“决定”、“公告”、“通告”及“会议纪要”等，公文应标注主送机关。

标注多个主送机关时，按党、政、军、群顺序排列。

主送机关可以是一个，也可以是若干个，在公文标题下顶格由左至右标注。

主送机关应当使用全称或规范化简称，同类型机关可使用统称。•（10）、正文

公文的内容。主送机关下方另起行、空两格开始标注，回行顶格。

不标主送机关的公文，正文在标题下两行、空两格标注。•

公文首页和用印之页必须有一行以上的正文。•

（11）、附件说明

附件是随文发送的文件、报表及其他有关材料等，是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。

公文有附件就要标注附件说明，在正文之后，另起一行、空两格书写。

附件说明要具体明确，标注附件名称。如有两份以上，则要标注序号。

（12）、发文机关署名

凡有主送机关的公文必须有署名。署名应用全称或规范化简称，标注在正文或附件说明右下方。

几个机关联合行文，应由各机关联合署名。•

（13）、成文日期

公文成文日期表明其生效时间。应完整标注年、月、日，一律用阿拉伯数字标注。

公文成文日期以机关负责人签发时间为准，多人签发，以最高职务负责人签发时间为准； 联合行文以会签日期或最后一个签发机关负责人签发日期为准；会议通过的公文以通过的时间为准。

成文日期标注位置：

一是标注在发文机关署名下一行；

二是标注在标题下居中，凡是会议通过的公文，必须把会议名称、通过时间及“通过”二字置圆括号内、于标题之下。•

（14）、印章

印章是公文有效性的凭证。印章中心线压在成文日期上。•

公文中有发文机关署名的，加盖发文机关印章。•

联合上报的公文，加盖主办机关印章。

联合下发的公文，各发文机关都应当加盖印章。

会议纪要一般不加盖印章。•

（15）、附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。

标注在成文日期下一行，居左空两格加圆括号。• 如：（此件发至县、团级）•

（16）、附件

公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

3、版记的规范

（17）、抄送机关

指除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

抄送机关标注在公文末页或者另一页倒数第二行、顶格。加分割线（没有附件在公文末页，有附件在附件后另一页纸背面标注）•

（18）、印发机关和印发日期

印发机关和印发日期标注于抄送机关下面，在末条分割线上标注，印发机关左空一字标注； 印发日期右空一字用阿拉伯数字标注年、月、日，后加“印发”二字。

•(五)、公文其他规范 •

1、排版印制规范

排版：从左至右横写、横排。发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；标题用2号宋体字或黑体字；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

用纸：国际标准A4型（长297mm、宽210mm）

2、数字的使用

公文中的数字，除结构层次序数和在词、词组、惯用语、宿略语、修饰语中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3、引文的要求

引用公文应当先引公文标题，后引发文字号。发文字号应用圆括号。

二、机关公文写作

（一）公文写作要素 •

公文四要素：主题、材料、结构、语言 •

1、观点要正确，主题要突出

主题也称中心思想，是贯穿全文的基本观点，是决定文章成败的关键。

公文主题的特点和要求：

（1）直陈性。观点非常明确，一般采用对客观事物直接表明态度或意见的方式来直陈观点。

（2）正确性。主题要符合客观实际，符合事物的发展规律，符合党和国家的方针政策。

（3）鲜明性。主题表达要明白、清楚、确切，不含糊其辞，不模棱两可，不躲躲闪闪，提出什么，反对什么，应该怎么做，不应该怎么做，都应写得明明白白。

（4）集中性。指一篇公文只能表达一个意图、一个基本观点，而不能头绪繁多，主题分散。•

2、材料要充分，运用要妥帖

材料是指文章中用来表现主题的依据，包括事实、事理、数据等。

材料选择的原则是：切题、典型、真实、新颖、适体。•

3、结构要合理，条理要清晰

结构，就是文章内部的组织构造，即文章内容的组织排列形式。

结构安排的原则是：紧扣主题，完整严谨；层次分明，条理清楚；疏密相间，均衡匀称。•

4、语言要简练，用词要准确

语言运用的原则：严肃庄重、准确贴切、简洁精练、鲜明生动、固定规范。

（二）常见公文的写作 •

1、通知

通知是批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部使用的公文。

通知使用没有级别限制，上至党中央国务院下至乡镇都可以制发通知。通知内容广泛，国家大事乃至社会生活的各方面都能涉及。

一份通知只布置一项工作或只告知一件事情，即“一文一事”。•

通知是下行文，是要求下级机关办理、执行、服从安排或告知的事项。•

通知的分类及用途：

（1）指示性通知：用于传达上级机关的决定、规定、指示或某方面的政策，向下布置需要执行与办理的工作或具体事项。•

（2）告知性通知：向下属机关告知相关事项而不需要执行或办理，如：成立、调整或撤销机构；启用或废止公章；变更机构名称、地址、电话号码；调整组织成员等。

（3）事务性通知：要求下属机关办理一般性事项，如：召开会议，布置工作，下达任务、指示，印发工作计划，任免和聘用干部等。基层组织使用最多的是通知。

（4）批示性通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。

批转通知只能批转一次，转发通知可以层层转发。•

通知的写作要点： •

（1）标题

由制发机关名称、事由和文种三要素组成。批转、转发通知的事由是所批转或转发公文的名称。•

（2）主送机关

所有通知必须有主送机关，即通知的承办、执行和应予知晓的主要受文机关。•

（3）正文

通知一般有三个组成部分

A、前言，写明制发通知的理由、目的、依据或情况。•

B、主体，写明通知事项，即要求受文机关承办、执行和应予知晓的事项。可以分条列项写出，条目分明。如会议通知，注意时间、地点、会议内容、与会人员、作何准备等要明白无误。•

C、结尾，一般用“特此通知”结尾，但前言如已使用“特作如下通知”，则不宜再用作收尾。

以上是公文通知的要求，而机关日常即时通知可以比较灵活，如发领物品通知。•

2、通报

通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。

通报的特点： 典型性、时效性、教育性。

通报标题要用能概括事实的实题，严格按公文标题“三要素”制作。

通报正文主要包括四个部分： •

（1）原因与根据

（2）主要事实和情况 •

（3）入情入理的分析 •

（4）处置意见和要求 •

通报与通知的区别：

（1）通报重在“报”，是报道和传播信息，起到借鉴教育作用；通知重在“知”，是知之而后行，要贯彻执行，有强制执行力。

（2）通报的对象不是特定的；通知的对象是特定的。

（3）通报用于下行文和平行文；通知用于下行文，用于平行文必须是有业务隶属关系的。

3、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关询问时用的陈述性公文。

报告是上行文，只向自己单位的直接上级发出。•

报告的写作要点： •

（1）标题

A、“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。

B、“什么什么工作的报告”不要写成“什么什么的工作报告”。•

（2）主送机关

A、所有报告必须有主送机关，且必须是直接的上级领导机关或指导机关。

B、报告是上行文，主送机关只能有一个。•

C、报告不送领导个人。•

（3）正文

A、事由

写报告的是什么事，为什么要写这份报告。直陈其事，把情况及前因后果写清楚。•

B、事项

包括：基本情况（工作步骤、措施）、主要成绩、经验教训、存在问题、今后打算（也可以写意见和建议）。可标明序号或列小标题逐项写作。•

C、结束语

单独成段。

如：“特此报告”、“专此报告” •

呈转式报告：“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”

（4）注意事项

A、叙述事实、情况用概述。•

B、重点突出，中心明确。•

C、实事求是，有针对性。

D、报告事项中不要夹带请示事项。

4、请示

请示是下级机关向上级机关请求指示、批准或批转的呈请性、期复性公文。呈请性是请示的最大特点。•

请示的写作要点：

（1）标题

A、“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。•

B、文种一定要写“请示”，如写“申请”、“请求”都不对，上级机关可不予受理。更不能写成“请示报告”。•

（2）主送机关 •

A、主送机关只能有一个，且一般不主送上级机关领导个人。•

B、如果有双重领导机关，可用抄送的办法。

（3）正文

A、请示的原由、基本情况。•

B、请示的事项、具体方案。•

C、结束语

语气要谦和，目的要肯定。•

如：“特此请示，请予批复” •

“以上意见当否，请示复”

“以上请示如无不妥，请批转各部门执行” •

（4）注意事项

A、一文一事。•

B、一个主送机关。

C、逐级请示，不可越级。•

D、语气要谦和、注意分寸。•

报告与请示的区别： •

（1）行文目的不同。•

（2）行文时间不同。•

（3）收文处理不同。

5、批复

批复是适用于答复下级机关请示事项的公文。

批复属于被动行文，下级有请示，上级才能发出批复。•

批复必须就请示事项作出答复，观点要明确，态度要鲜明，不能含糊。•

批复的分类及用途：

（1）同意性批复，对下级机关的请示事项表示同意。

（2）否定性批复，对下级机关的请示事项表示否定。必须讲清楚否定的理由以及解决问题的办法。

（3）解答性批复，对有关法律、政策、法规的解答性批复，只能由有权解释单位制发，本单位无权解释的可逐级往上请示，直到有权做出解释的机关。

批复的写作要点： •

（1）标题

“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。•

（2）主送机关

批复只主送报送请示的机关，即谁请示批复给谁。其他协办或需知批复内容的机关一律抄送。•

（3）正文

A、引据

写明是针对何文所作的批复，先写标题，再用括号标明来文发文字号。

B、答复

针对来文请示事项作出答复。

C、结尾

多用“此复”、“特此批复”结束全文。如在引据后有“批复如下”，则不另写结尾语。•

（4）注意事项

A、收到请示，必予批复。

B、批复要慎重，具有可行性和可操作性。

C、意见要明确，语气要肯定，不可含糊其辞。

6、函

函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。•

函的分类及用途：

（1）商洽函

机关、单位之间相互商洽工作、联系事情使用。•

（2）问答函

询问问题的函为问函，答复对方的函为复函。•

（3）请求函

向平行或不相隶属的政府主管职能部门如计划、规划、财政、税务、劳动、人事、机构编制、工商、物价、科技、外事等请求批准的公文。

（4）告知函

平行或不相隶属机关、单位之间相互知照、告知事项的公文。•

函的写作要点： •

（1）标题

函虽然简便灵活，但作为公文，应使用正式标题，“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。•

（2）主送机关

直接发函联系、询问、请求、告知、答复的机关单位为主送机关。

（3）正文 •

A、发函的原因。

B、商洽、询问、请求、告知、答复的事项。•

C、结尾

不同类型的函，其结束语有所不同： •

商洽函：请予支持、特此函达 •

询问函：特此函询、请予函复 •

答复函：特此函复、专此函告

请求函：请予批准、请予核准、请予函告 •

告知函：特此函告、特此知照

注：公函一般不用“此致敬礼”等祝颂语。•

（4）注意事项

A、格式规范。函是正式公文，必须符合公文格式规范。•

B、一事一函。不可以一函多事。

C、开门见山，观点明确。不可为了谦逊而表意不清。•

D、用语谦逊得体。不可带有指令性语气。

（三）常见事务文书写作

1、计划

计划是对即将开展的工作预先所做的设计和安排，并用书面形式表达出来的一种机关事务文书。

按计划内容分，有：学习计划、培训计划、成才计划、工作计划、生产计划、经营计划、科研计划、调研计划、活动计划、健身计划、创建计划、创新计划、创业计划、经费使用计划、预算计划、收入增长计划等等。

按计划时间分，有：长远计划、年度计划、阶段计划、短期计划等等。

按计划主体分，有：国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等等。•

计划写作要点： •

（1）标题

一般由单位名称、适用期限、内容范围、文件名称四部分组成标题。如：《XX镇司法科2015年普法工作计划》 •

（2）开头 •

计划的开头以阐明制定计划的指导思想为主，简明扼要地说明“为什么做”，一般包含以下一些内容：

A、制定计划的依据。写明本计划根据的有关方针、政策以及上级的有关指示精神，布置的有关工作、要求等。如征兵工作计划。

B、对本单位基本情况的分析。简要分析本单位所要完成该工作的必要性，所具备的主客观条件以及前段工作的基本情况。

C、计划期间所要完成的新工作的总目标、总任务以及所要达到的目的、做好工作的意义。

以上内容可按计划的使用范围有所选择、有所侧重，通常采用一个自然段。

（3）、正文

由计划的目标、措施、步骤三部分构成，简称计划的“三要素”。分别回答“做什么”、“怎样做”、“何时做”。•

A、目标和任务

具体工作任务是什么，做到什么程度，具体数量、质量要求是什么，做到目标明确、任务具体、要求清楚。

B、措施和方法

这部分内容主要包括：需要创造什么条件，组织哪些人力物力，每项任务怎样分工，哪个部门主管，哪个部门协同以及责任人等，都要具体明确。便于各司其职，开展工作，也便于检查督促。•

C、步骤和安排

使执行计划的单位和个人既知道做什么、做多少，又知道什么时间必须做完。从而使工作有条不紊进行，保证总目标如期实现。

（4）、结尾

通常写执行计划注意事项，描述计划实施后的前景，为完成计划目标而提出号召、鼓励。如“十三五规划”。一些篇幅短小、内容单一的计划也可不写结尾。

2、总结

总结是将已经做过的工作进行全面系统的回顾，分析研究，找出经验教训，得出规律性认识并用文字表达出来的一种事务文书。•

个人和社会的成长发展历史，就是实践—总结—再实践—再总结的历史。（如抗战）

通过总结，可以肯定成绩、找出差距，从而积累经验、改进工作；可以提高认识问题、分析问题、解决问题的能力。

总结按内容分为：学习总结、思想总结、工作总结等；按主体分为：个人总结、科室总结、单位总结等；按时间分为：阶段总结、年度总结等；按性质分为：专题总结、综合性总结等。

总结的写作要点： •

（1）标题

总结的标题主要有三种写法：

A、由单位名称、时限和总结的类别组成。•

B、用一直接表现主题的短语作为标题。

C、正标题概括总结内容，副标题加以补充说明。这种标题适合于典型性、经验型工作总结。•

（2）开头

总结的开头又叫引言，一般直接了当地概括说明总结的基本情况。

A、说明总结的目的、意义。

B、交待开展工作的背景、环境、基础等基本条件。

C、概述工作的基本情况（主要的成绩、经验，存在的缺点、教训等）。

D、对工作情况的总体评价。•

（3）、正文

正文是总结的核心部分，应着重写好以下内容：

A、主要工作过程和成绩。包括：做了哪些工作，怎么做的，开始怎样、后来怎样，遇到哪些问题，如何解决的。

B、经验和体会。在对成绩和做法概括的基础上，分析归纳出来的理性认识。要自然贴切、确如其分。

C、缺点、不足和教训。即应当做而没有做或应当做好而没有做好的工作，并分析造成这种情况的主、客观原因。•

（4）结尾

结尾是总结全文的自然结束，一般是再次概括总结主要内容，再次强调主题，形成首尾呼应。也可以简要指出今后的努力方向或下一步工作的初步打算。

结尾的右下方注明所总结的单位名称或个人姓名、成文日期。单位总结如要上报下发，须加盖公章。

3、行政执法类法律文书

行政执法类法律文书的操作与适用贯穿在我们执法办案的全过程，执法实践中将其分类，一般应包括立案类、调查取证类、告知类、决定类、执行类、结案类、其他类共七类文书。•

具体内容有：

•（1）立案类文书

主要包括案件举报登记表、立案审批表。•

（2）调查取证类文书

主要包括现场检查笔录、询问通知书、询问笔录、陈述笔录、先行登记保存通知书、抽样取证通知书、委托鉴定书、委托调查函、采取（解除）强制措施审批表、封存（查封、扣押）物品通知书、封存（查封、扣押）物品清单、案件调查终结审批表。

（3）告知类文书

包括行政处罚事先告知书、听证告知书、听证通知书、听证笔录。

（4）决定类文书

包括行政处罚决定审批表、当场处罚决定书、行政处罚决定书、没收物品清单。

（5）执行类文书

包括罚款催缴通知书、延期（分期）缴纳罚款审批表、延期（分期）缴纳罚款批准书、强制执行申请书、强制执行通知书、强制执行决定书。

（6）结案类文书

包括结案审批表、案件移送审批表、案件移送函。

（7）其他文书

主要有责令改正通知书、行政建议书、送达回证。

行政审批受理通知书

编号： •

：

•你（单位）申请办理事项：

经审查，申请资料齐全，现同意受理，我局将在个工作日（不含节假日）内作出相关行政审批决定。届时申请人凭此通知书及身份证（委托他人的应出具委托书和被委托人身份证明）至本局窗口领取办理结果。

本通知书是我局受理行政审批申请的书面凭证，一式两份，其中一份存档备查。

申请人（单位）提交的资料：

XX市城乡规划局（盖章）•

2015年8月16日

••••

责令改正通知书

编号：

：

你单位存在以下安全生产问题，具体有： •

1、•

2、•

3、。

上述问题涉嫌违反XXXXXX规定，现责令你（单位）对上述第项问题立即整改；对第项问题按照相关法律规定于

****年**月**日前整改完毕。逾期不整改的，依法给予行政处罚。[或者现责令你（单位）停止上述行为。]

行政执法人员（签名）： •

被检查人或单位（签名）：

××市安全生产监督管理局（盖章）•

2015 年 8月 15 日

行 政 建 议 书

X市监字[2015]第19号

XX 市卫生局：

我局在2015年7月份食品生产加工企业基本情况摸底调查时，发现XX桂祥斋糕点厂等23家企业无《卫生许可证》，擅自从事食品生产加工。

以上行为违反了《食品卫生法》第二十七条，“食品生产经营企业和食品摊贩，必须先取得卫生行政部门发放的卫生许可证方可向工商行政管理部门申请登记。未取得卫生许可证的，不得从事食品生产经营活动”的规定。

依据《食品卫生法》第四十条规定，“未取得卫生许可证或者伪造卫生许可证从事食品生产经营活动的，予以取缔，”，为保护广大人民群体身体健康，维护正常的经济秩序，根据《食品卫生法》相关规定，建议贵局对23家企业进行审核确定，确属无证的，且又未正在申办卫生许可证的，依法予以取缔。

附：无卫生许可证企业名单：

XX市市场监督管理局（盖章）

2015年8月20日

行政处罚决定书 •

××罚字〔 〕号 •

：

•法定代表人(单位)：

职务： •详细地址：

一、环境违法事实和证据

经调查核实，你单位(或者个人)实施了以下环境违法行为： •

1.•

2.•

以上行为有下列证据为证： •

1.•

2.•

上述行为违反了《

》第条 第款和《

》第条第款之规定。•

二、行政处罚的依据、种类及其履行方式和期限

我局依据《

》第 条第款和《

》第条第款之规定，决定对你单位(或者个人)作出如下行政处罚： •

1.罚款(大写)

万元，限行政处罚决定书送达后10天内缴纳。

• •

XX市环境保护局（盖章）•

2015年8月22日

公文写作练习题

1、按照公文写作要求，指出下列公文存在的错误。

季市镇人民政府文件

关于购置秸秆禁烧巡逻车的请示报告

靖季政【2015】56号

市委、市政府： 由于乡镇合并，我镇区域扩大了很多，为了做好秸秆禁烧工作，我镇机关干部、村队干部人人参与，个个上阵，不怕苦、不怕累，晴天一身汗、雨天一身泥，昼夜不停加强巡逻，严防死守，虽然至今未发生大面积秸秆焚烧事件，但也多次发生险情，幸好发现及时，快速扑灭。但干部们已经疲于奔命，身心憔悴，难以坚持。为此，急需购买两辆小轿车，以加强巡逻。请批准同意并拨款30万元。另外，给我镇的机耕推广补贴费还有18万元没有到账，请一并拨付。

特此报告，请从速解决，以免误事！

季市镇政府

2、按照公文写作要求，指出下列一则“通知”中错误或不规范之处。

通

知

冬天的脚步一步一步深入，冰凉的寒意一阵一阵趋浓，而“四城同创、融入苏南”的热潮却不断升温，形势令人鼓舞，成果催人奋进。在此大好形势下，市委市政府为表彰先进，加快发展，决定举办“苏南现代化建设给我们的启示”、“上海自贸区设立与靖江经济发展”理论研讨会。望各单位做好准备。

特此通知。

靖江市委市政府

二0一三年十一月十六日

3、根据提供材料，按照公文写作要求，拟写一份公文。

5.公文编号格式 篇五

2018云南红河遴选公文写作：公文格式

【导语】2018各省遴选考试在陆续进行，由于遴选考试信息非常繁多，中公遴选考试网会及时公布遴选考试信息，便于考生查阅。

一、函

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

二、通知

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

(一)标题：制发机关+事由+通知。

(二)正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

(三)结尾：三种写法： 1.意尽言止，不单写结束语。

2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3.再次明确主题的段落描写。

三、报告 《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

更多公职类考试信息和资料

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(一)标题：制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。

(二)正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

(三)结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

四、请示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。(一)标题：制发机关名称+事由+请示。

(二)正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

(三)结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。

五、规定

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。(一)标题：地域+内容+文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)。(二)正文：

1.正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。2.“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。3.根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”;第二层为“㈠”;第三层为“⒈”;第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

中公教育专家建议考生们在冲刺期专门抽点时间对应用文的内容书写和格式加以记忆和练习，在考场上遇到类似题型就能游刃有余地应对了。更多红河遴选考试信息请关注红河中公教育信息网

6.公文编号格式 篇六

规范

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

标题字体：字体一般二号宋体加黑、黑体、字号要大于正文的字号。

大小标题号：一、二、三…”用三号黑体；…”用三号仿宋体字；

二级标题为三号黑体；

三级标题为三号仿宋加粗；

保密级字体：一般用3号或四号黑体；

文头的字体：大号黑体字、黑变体

字或标准体、宋体字套色；

发文字号：一般采用3号或4号仿宋体；

签发人的字体：字体一般宋体、黑体、字号要大于正文的字号； 正文字体：常用3号或4号仿宋体； 附件的字体：常用3号或4号仿宋体

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

作者的字体：常用3号或4号仿宋体；

日期的字体：常用3号或4号仿宋体;

注释的字体：常用4号小或4号仿宋体；

主题词的字体：常用3号或4号黑体；与抄送机关的字体字号相同或小一号的文 主标题为二号宋体；

签发人用三号楷体字；

公文各要素和标识简单介绍

一、眉首部分

1、公文序号。标识时，用阿拉伯

数码顶格在版心左上角第1行。

2、秘密等级和保密期限。标识时，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行。

秘密等级和保密之间用★隔开。

3紧急程度。标识时，用3号黑体字，如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

5、发文字号。标识时，用3号仿宋体字，居中排布；年份用阿拉伯数字标识；年代应用全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6、签发人。签发人字用3号仿宋体，上报的公文需标识发人姓名，平行于文字号右侧。

二、主体部分

1、公文标题。公文标题文字要求准确、简要、概况、书写时要居

中，用2号小标宋体字。

2主送机关。标志位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行识仍顶格最后一个主送机关标全角冒号。

3、公文正文。标识在主送机关的名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

4、附件。用3号仿宋体标识，后标全角冒号和名称。附件有序号，使用阿拉伯数字。

5、成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位为准，电报以发出日期为准。

6、附注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识爱成文时间下一行。“请示”文种中，应当在附注处注明联系人姓名和电话。三版记部分

1．主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2．抄送机关。公文如有抄送，在

主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

3．印发机关和印发时间。用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、格式中的几处用线

在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2．用纸。公文用纸一般采用GBA 4型。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

五．排版规格与印制装订要求。

排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标

Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。

5．页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。

国务院关于2011国家

科学技术奖励的决定

国发〔2012〕7号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

为全面贯彻党的十七大和十七届六中全会精神，深入贯彻落实科学发展观，大力实施科教兴国战略和人才强国

战略，促进科学技术事业发展和综合国力提升，国务院决定，对为我国科学技术进步、经济社会发展、国防现代化建设作出突出贡献的科学技术人员和组织给予奖励。

根据《国家科学技术奖励条例》的规定，经国家科学技术奖励评审委员会评审、国家科学技术奖励委员会审定和科技部审核，国务院批准并报请国家主席胡锦涛签署，授予谢家麟院士、吴良镛院士2011国家最高科学技术奖；国务院批准，授予“流体力学与量子力学方程组的若干研究”等36项成果国家自然科学奖二等奖，授予“有机发光显示材料、器件与工艺集成技术和应用”等2项成果国家技术发明奖一等奖，授予“后期功能型超级杂交稻育种技术及应用”等53项成果国家技术发明奖二等奖，授予“青藏高原地质理论创新与找矿重大突破”国家科学技术进步奖特等奖，授予“玉米单交种浚单20选育及配套技术研究与应用”等20项成果国家科学技术进

步奖一等奖，授予“高性能移动分组核心网智能化技术创新及应用”等262项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予德国数学家德乐思等8名外国专家中华人民共和国国际科学技术合作奖。

全国科学技术工作者要向谢家麟院士、吴良镛院士及全体获奖者学习，自觉弘扬求真务实、勇于创新的精神，以科教兴国为己任，坚持科学技术为经济社会发展服务、为人民服务，切实增强自主创新能力，为建设创新型国家、推动经济社会又好又快发展作出新的更大贡献。

国务院

7.公文编号格式 篇七

一、错误地解读公文格式组成部分。第一部《全书》对“什么是公文的眉首”“什么是公文的主体”和“什么是公文的版记”等问题的解答 (书189~190页) 与新《格式》严重不符:一是版头部分, 将版头仍称作“眉首”;二是主体部分, 将成文日期错成“成文时间”, 而且和“发文机关署名”位置颠倒, 后面还缺少印章、附件等要素;三是版记部分, 将抄送机关错成了“抄送”, 将印发日期错成了“印发时间”。

第三部《全书》对“一份公文应由几部分组成?各包括哪些项目?”的解答 (书10页) 主要错讹:一是将份号仍称作“份数序号”, 将密级仍称作“秘密等级”;二是将成文日期仍错成“成文时间”, 将印发日期仍错成“印发时间”, 将“抄送机关”仍错成“抄送”;三是格式要素残缺, 标题后缺少主送机关, 正文后缺少附件说明和发文机关署名, 附注后缺少附件;四是要素位置不当, 如附注后的附件错置于正文后附件说明处, 造成了附件说明和附件的混淆。在解答“什么是附注”时, 将“附注”错成了“印发附注”, 而且解释与新《条例》的释义不符。在解答“如何标注公文份数序号”和“什么是版记”时 (书74~75) , 仍不使用党政机关统一后的要素名称, 如将“份号”仍说成“公文份数序号”;将“版记”仍说成“印制版记”等。

二、错误地解读页码的标注要求。第一部《全书》在对“页码的标注要求如何”的解答时说 (书190页) :“用4号半角白体阿拉伯数码标识……单页码居右空1字, 双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已将页码数字改为了4号半角宋体阿拉伯数字, 并矫正了“空1字”“标识”等不规范的词语, 同时补充了“公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排”的规定。

三、错误地解读公文的特定格式。第一部《全书》在对“公文的特定格式包括哪些”和“什么是信函格式”的解答时, 仍沿用了原《格式》的表述 (书193页) :一是继续称三种特定格式为“信函式格式、命令格式、会议纪要格式”;二是继续称“武文线”和“文武线”等新《格式》已取消的概念。另外, 信函格式示例不规范:一是缺少发文字号, 二是抄送机关下面赘加了印发机关和印发日期及分隔线 (新《格式》明确规定信函格式不加) 。在对“什么是命令格式”的解答时, 完全是原《格式》的表述 (书195页) 。其主要错讹:一是概念上除格式名称有误外, 还将成文日期继续误称为“成文时间”;二是文字上继续使用“标识”和“2行”“2字”等不规范的词语;三是所述签发人职务、签名章及成文日期等位置, 也与新《格式》不符。示例仍不规范。在对“什么是会议纪要格式”的解答时, 同样用了不规范的名称, 而且对格式主要特点的表述不当 (书197页) 。示例也不规范, 如版记中缺少首条分隔线。新《格式》明确规定:“首条分隔线位于版记中第一个要素之上, 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。”

第三部《全书》对“公文的特定格式包括哪些”的解答 (书35页) 、对“什么是命令格式”的解答 (书39页) 以及对“什么是会议纪要格式”的解答 (书39页) , 基本上沿用了第一部《全书》的表述。示例仍不规范 (书40页~41页) :一是不仅版记缺少首条分隔线, 而且版记中间的分隔线过短;二是版记中的要素未执行左右各空一字的规定。

四、错误地解读不同公文的行文格式。第三部《全书》在对“不同的公文是否应用不同的公文格式”的解答时说 (书11页) :“是的。比如内部运行的与公开发布的、法定 (即正式的) 文种与非法定 (即非正式) 文种以及批转、转发文件的格式等都是不尽相同的。”之后按“ (1) 法定文种的行文格式 (2) 非法定文种的行文格式 (3) 发布性、批转、转发性公文的行文格式”, 分别举例予以说明。

阐释和举例存在以下错讹:一是所说的“法定 (即正式的) 文种”当指新《条例》规定的15种狭义公文文种, 其中包括“公开发布的”, 也包括“批转、转发的”, 如此属种关系并列阐释有悖逻辑;二是“文种的行文格式”不确切, 而且混淆了“文种”和“公文”的概念;三是所举例文没有版头和版记两个部分的要素, 不能体现公文格式, 而且针对例文所进行的解读, 仅仅是对公文正文的分析, 混淆了公文格式与正文结构的区别。

五、错误地解读发文机关标志。第三部《全书》在对“公文的发文机关标志规格是怎样的”的解答时说 (书48页) :“新《标准》规定, 发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 字号以醒目美观为原则酌定, 但最大不能等于或大于22mm×15 mm。”实际上, 新《格式》是这样规定的:“发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 以醒目、美观、庄重为原则。”可以看出, 两者的表述后半部分明显不同, 解答有一半仍是原《格式》的表述, 而将新《格式》和原《格式》的规定杂糅了。

六、错误地解读公文标题结构形式。第一部《全书》在对“公文标题有哪些结构形式”的解答时, 以《中纪委关于陈良宇问题的审查报告》为例, 作了如下阐释 (书201页) :“其发文机关是‘中共中央纪律检查委员会’……文种名称为‘审查报告’, 中间部分为事由。”这样阐释公文标题的结构是错误的。文种应当是“报告”, 而不应当是“审查报告”。其实, 原标题如果按常规结构拟制, 应是《中纪委关于审查陈良宇问题的报告》或《中纪委关于陈良宇问题审查情况的报告》。很明显, “审查”是事由中的动词, 而不是文种名称的组成部分。《全书》在解答此问题时, 曾说 (书202页) :“凡是有红色版头的文件, 由于版头中业已标明发文机关名称, 故在标题中可以省略。”据笔者所知, 从未有过这样的规定, 此说于法无据, 可谓是长期以来理论上的一种错讹, 而且“凡是……”说得太绝对, 根本不符合实际。《全书》还阐释了标准的公文标题以外的四种特殊形式, 说:“由发文机关、被批转 (或转发) 文件的标题、文种名称三个要素组成的公文标题, 一般称这种标题为‘转文式’的标题。例如《国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知》。”将“被批转 (或转发) 文件的标题”称作标题要素是错误的, 以此标题为例, “转发……意见”是事由, 事由才是标题结构三要素之一。

第三部《全书》再次对“公文标题有哪些结构形式”进行解答 (书51~53页) , 完全照搬了第一部《全书》, 自然也存在以上错讹。

第二部《全书》在谈转发性通知标题时, 称 (书42页) :为了防止重叠和烦琐, 按照惯例, 可以省略中间层次和自己所使用的两个“通知”, 只保留文件发源处的一个文种“通知”。实践证明, 按此阐释来拟制或评改标题, 往往会造成事由中的动词“转发”后面没有相搭配的宾语的语法错误, 而且会破坏公文标题正常的结构规范。“按照惯例”之说, 不过是对积非成是做法的错误总结。针对此难题, 应当依靠语法修辞手段解决, 而不应当以牺牲公文规范化为代价。

七、错误地解读公文标题中标点符号用法。第三部《全书》在对“公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号”的解答时说 (书57页) :“某些非法规性的文件在批转、转发时, 其名称一般用引号加以强调, 而不使用书名号。”如此阐述违背《标点符号用法》国家标准, 因此是错误的。新《条例》和新《格式》对公文标题中标点符号如何使用未再作限制性规定, 书名号在公文标题中或许不会受到严格限制, 但并不等于可以违背国家标准的规定。

书中举例对《批转××县商业局〈关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示〉的通知》标题进行了评改, 称“这个标题不仅书名号的使用不当, 而且位置也不当”, 将其按批复和通知分别修改为“对××县商业局《关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的批复”和“批转《××县商业局关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的通知”。如此评改和阐述, 与公文标题结构规范明显不符:一是未能指出原标题的主要错误, 原标题缺少发文机关, 事由中赘加了逗号, 被批转文错用两个文种 (应将“的请示”删去) ;二是评改后的两个标题均不规范。以笔者拙见, 可修改为《××县人民政府关于批转深化改革振兴××县商业实施意见的通知》或《××县人民政府批转县商业局关于深化改革振兴××县商业实施意见的通知》, 也可修改为《××县人民政府关于批转县商业局拟制的深化改革振兴××县商业实施意见的通知》 (从新《条例》和新《格式》对公文标题中书名号如何使用未再作限制性规定考虑, 似将被批转文标题“深化改革振兴××县商业的实施意见”加上书名号未尝不可) 。顺便指出, 上报的公文本来错用了请示文种, 故原标题不宜修改成批复。

八、错误地解读公文标题的排列形式。第三部《全书》在对“公文标题的排列形式有哪些”的解答时说 (书60页) :“按新标准的规定, 公文标题‘用2号小标宋体字, 可分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 间距恰当’。综括起来, 对公文标题的排列布局大体有如下3类13种……”实际上, 其阐释根本不是新《格式》规定, 而是原《格式》规定。新《格式》是这样规定的:“标题一般用2号小标宋体字, 编排于红色分隔线下空二行位置, 分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 长短适宜, 间距恰当, 标题排列应当使用梯形或菱形。”与原规定相比, 在回行要求上增加了“长短适宜”的表述, 并明确规定“标题排列应当使用梯形或菱形”。不知《全书》作者为什么总是习惯性地用已废止的旧规定解读新标准!

书中举例说明的3类13种公文标题的排列形式, 应当说是对过去实践中各种各样标题的综括, 大多已不符合新《格式》的要求。根据新《格式》规定, 多行标题应当采用上梯形、下梯形或菱形排布, 不宜使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

九、错误地解读发文机关署名、成文日期和印章等编排规定。第三部《全书》对“怎样编排发文机关、成文日期与印章”的解答 (书67页) , 将要素名称“发文机关署名”错成了“发文机关”。解答虽未再按原《格式》阐释, 但只是说了新《格式》的部分规定。在对“怎样编排附件说明”的解答时 (书69页) , 也只说了新《格式》有关规定的一部分。片面解答问题, 不如让读者自己看新《格式》原文。

十、错误地解读抄送机关标注位置。第一部《全书》在对“什么是受文机关”的解答时说 (书203页) :“抄送机关的书写位置在公文末页的最下端, 靠左空一字格……”这样阐释很不确切, 也与新《格式》不符。新《格式》的表述是:“如有抄送机关, 一般用4号仿宋体字, 在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。”

十一、错误地解读签发人标注规则。第一部《全书》在对“什么是签发人”的解答时说 (书208~209页) :“如有多个签发人, 主办单位签发人姓名置于第1行, 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已修改为:“如有多个签发人, 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排, 一般每行排两个姓名, 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”新规定同原规定相比, 主要变化:一是增加了“一般每行排两个姓名”的规定, 不仅便于操作, 而且基本上可以消除完全竖排带来的“下移红色反线”的不便;二是2000年《办法》曾规定“上行文应当标明签发人、会签人姓名”, 新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名, 而删去了“会签人”的概念, 不再区分“签发人”和“会签人”, 显然比原规定确切、可行。这应当是解读签发人标注规则不可或缺的内容。

十二、错误地解读“文件头”概念。第一部《全书》在对“非法定文种的格式是怎样的”的解答时说 (书192页) :“总结、计划等常用应用文在行文时, 必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体, 载运着它来行文, 我们通常称这种载体叫做文件头……”在对“什么是文件头”的解答时, 作了类似的阐述, 并进一步解释说 (书215页) :“文件头是一份文件的正件 (也叫主件) , 被载运着的非法定文种是这份文件的附件 (但不能称副件) , 这是从公文的运转程式角度上讲的。如果从实际内容上说, 附件恰恰是这份文件的主件所在。”第三部《全书》在讲析例文 (书27页) 和解答“什么是文件头” (书76页) 时, 再次照搬了第一部《全书》的阐释。

8.公文编号格式 篇八

关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的 《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》）中规定，“印发机关和印发日期”是公文格式的构成要素之一[1]；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），将公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，而“印发机关和印发日期”项目是“版记”部分的格式要素之一[2]。《条例》和《格式》发布实施以来，针对“印发机关和印发日期”这一格式要素是否确有必要设置，学界出现了争论并且一直在进行探讨研究。在笔者发表主张设置“印发机关和印发日期” 这一格式要素的《公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消》（下文简称“笔者前文”）一文[3]之后，又有学界同仁提出一些取消“印发机关和印发日期”项目的理由，为明辨是非，本文对设置“印发机关和印发日期”这一格式要素的必要性和实际意义做进一步的探讨。

1 关于“公文的送印机关”的歧义

正如笔者前文所论，《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”[4]这一表述存在歧义，“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关。主张取消“印发机关和印发日期”这一格式要素的专家学者（下文简称“取消论者”）正是基于这一歧义而认定《条例》中规定的印发机关是指公文印制的送交部门，而不是公文的承印部门；奇怪的是，取消论者在认定印发机关是指公文印制的送交部门的同时却又提出“条例称公文‘印发机关指‘公文的送印机关是正确的，用词含义是明确的” [5]，否认“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述存在歧义，但不知取消论者又该怎样解释他们和《格式》起草成员徐成华等人对“公文的送印机关”的不同理解是什么原因造成的？

与取消论者的观点不同，徐成华等人是这样解释“公文的送印机关”的（以下简称“徐说”）：“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[6]在实际工作中，《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上印发机关标注的正是公文的印制主管部门即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对印发机关的理解与徐说一致，徐说切实可行。

笔者认为，取消论者对送印机关的理解与徐说不同是《条例》中的歧义表述导致的必然结果，同时，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[7]的《条例》，其各项规定都不应存在歧义。因此，《条例》的发布机关应对“印发机关”是指“公文的送印机关”这一歧义表述进行修改，从根本上即从《条例》的规定条文本身消除歧义。由于《格式》起草成员徐成华等人提出的徐说含义是单一而明确的，也是切实可行的，所以《条例》的发布机关应删除现存歧义表述，将之改为“徐说”。《条例》中的歧义表述不能成为取消“印发机关和印发日期”项目的理由。

2 把“印发机关”标注为文秘部门是正确的

党政机关在对外发布的公文正本上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，“既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记”[8]。取消论者针对笔者前文的这一观点又提出，不能把文秘部门认定为公文印制的责任人[9]。但在笔者看来，文秘部门是法定的公文印制的责任人。因为按照《条例》规定，“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，其中“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序”，不仅“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”，而且“已经发文机关负责人签批的公文”在印发前也要由办公厅（室）“对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”，对“需作实质性修改的，应当报原签批人复审”（笔者认为，文秘部门承担的这一任务就是为了避免在正式发布的公文中存在包括“签发人的意见”本身有欠妥之处等实质性问题），在公文印制完毕后，办公厅（室）还“应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查”。[10]显然，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，这一系列具体明确的规定正是文秘部门的法定任务和职责，文秘部门必须对公文的内容、格式、制发程序、印刷质量等进行审核、把关，换而言之，文秘部门就是各级党政机关公文处理工作（当然包括公文印制工作）的法定责任人，必须对公文的印制承担责任。简言之，党政机关在对外发布的公文上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，是必要的、正确的。

对于取消论者提出的在“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”这一条文中 “主管”和“承担办理”的差别问题，笔者认为，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，办公厅（室）既是公文处理工作的主管者，又是公文处理工作的承担办理者，当然在承担办理公文的过程中有时需要非文秘部门的协助、配合，也就是说文秘部门有时不是公文处理工作的绝对独立的承担办理者，但这与文秘部门在公文处理工作中的承担办理者这一法定角色并不矛盾。

至于取消论者用重大政策出台“往往安排文件起草人或相关专家对文件进行宣讲”来证明“一般文稿审核人对文稿的把握达不到起草人的程度，因此不宜由文稿审核人替代起草人对收文者疑问的解答”的论证[11]，显然是错误的。一方面，现实工作中的公文都是需要有关机关和有关人员理解、知晓的，而且绝大多数公文是需要有关机关和有关人员（包括社会公众）在理解知晓的同时去着手办理或贯彻落实的，这就从客观上决定了公文文稿必须做到“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练”[12]，简单地说，公文的内容必须是准确明白易懂的；同时，《条例》明确规定“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”[13]，文稿审核人即文秘部门都无法透彻理解的公文文稿（包括发布重大政策的公文文稿），是不可能通过审核、正式印发的。另一方面，重大政策出台之所以安排相关专家对文件进行宣讲，是为了表明发文机关对某一重大政策的高度重视，因而借助公开集中的宣讲活动和专家本身的社会影响力在更短的时间内引起社会大众的普遍关注和重视，而不是因为社会公众都不能准确理解某一公文；如果发布重大政策的公文只有文件起草人或相关专家才能透彻理解，那么因没有机会亲自聆听相关专家宣讲而不能更准确地理解公文的广大民众（有机会亲自聆听相关专家宣讲的人员只可能是少数民众）就无法很好地贯彻落实重大政策，显然，只有文件起草人或相关专家才能透彻理解的公文缺乏“针对性和可操作性”，是不“讲求实效”的，这不符合《条例》的规定[14]。换而言之，对文稿审核人或者说是公文的审核、把关人即文秘部门来说，准确透彻地理解发文机关发布的公文并对收文者的疑问做出准确、明晰的解答，是不存在什么问题的。

3 在公文上标注“印发日期”是必要的

《条例》规定，“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审”[15]，这就从客观上决定了公文的签发日期与印发日期之间必然存在时间差，其中部分公文不可避免地会产生较大的时间差，同时，下级机关转发上级机关公文时发布的转发通知的印发日期与所转发公文的签发日期和印发日期之间的较大时间差更是无法避免的，而且上级机关批复下级机关的请示或批转下级机关公文时同样不可避免地存在较大时间差；而这几种客观存在的较大时间差都必然会直接影响贯彻落实有关公文的时效。因此，按照“公文印制必须确保质量和时效”[16]的要求，在公文上标注印发日期“既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高”[17]，也就是说，在公文上标注印发日期具有实际作用、是必要的。

公文标注印发日期在客观上具有督促发文机关尽量缩短公文的签发日期与印发日期之间以及转发上级公文、批转下级公文或批复下级请示时的时间差从而提高公文处理工作效率的作用，因此，我们不能因计算机普及应用后公文的签发日期与印发日期之间产生较大时间差的情况减少了就主张取消在公文上标注印发日期，正如不能因现实生活中违反法律法规的总是极少数人就要求取消法律法规一样。

参考文献：

[1][4][7][10][12][13][14][15][16]中共中央办公厅 国务院办公厅 党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[2] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会 党政机关公文格式[Z]2012-6-29.

[3][8]赵建伟.公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消[J] 档案管理，2014（5）：62～64.

[5][9][11]郑彦离.再论公文格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J] 中州大学学报， 2015（1）：92～95.

[6][17]徐成华等. GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M] 北京：中国质检出版社 中国标准出版社 2012：57.

9.公文格式要求 篇九

主标题（二号宋体加粗，居中）

——副标题（小三号楷体不加粗，居中）

内容提要（四号黑体不加粗）：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（内容：四号楷体不加粗）。

一、一级标题（三号黑体不加粗，缩进两个字）

（二）二级标题（三号楷体加粗，缩进两个字）

3．三级及以下标题（三号仿宋加粗，缩进两个字,注意阿拉伯数字后为点号,不是顿号）

(4)四级标题(字体同三级)

所有正文：三号仿宋不加粗，段落首行缩进2个字，正文两端对齐。

---------------图表格式要求：

（1）图/表头

图/表1标题

（四号宋体加粗，居左）（四号宋体加粗，居中）

单位：

（五号宋体，不加粗，在标题下一行，居右）

（2）其他

表格字体：五号宋体，不加粗。

图表：无阴影，无外框，字体为五号宋体不加粗。

表注及脚注：小五号宋体，不加粗。

10.中国人保公文格式 篇十

第二章 公文主要种类

第三章 公文格式

第四章 行文规则

第五章 公文办理

第六章 公文立卷、归档和销毁

第七章 附则

机关务部门、各附属机构，中保财产保险有限公司、中保人寿保险有限公司、中保再保险有限公司：现将《中国人民保险（集团）公司公文处理办法》印发给你们，望遵照执行。

中国人民保险（集团）公司公文处理办法

第一章 总则

第一条 为使中国人民保险（集团）公司（以下简称“中保集团”）系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅1993年11月21日修订的《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔1993〕81号），结合全系统的实际情况，制定本办法。

第二条 中保集团的公文是在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，颁布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，联系商洽工作，开展业务，制定计划，报告情况，总结经验，记载活动的重要工具，是各级机构进行正常工作和活动的有效手段。

第三条 各级公司的办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作。

第四条 办公室和各部门应根据工作需要配备专职或兼职人员负责公文处理工作。专职或兼职人员要树立为机关服务、为基层服务、为业务发展服务的思想，具有较好的文字水平和一定的专业知识，以认真负责的工作的态度，一丝不苟的工作作风和坚持原则、严守纪律的组织观念，努力做好公文处理工作。

第五条 各级公司要端正对公文处理工作的认识，努力提高公文处理工作的效率和质量。

第六条 公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。凡属业务性和行政性工作不要以党组（委）名义行文；凡党内事务不以行政公文形式行文。

第七条 公文处理要做到及时、准确、安全、保密。公文由文秘人员统一收发，传递，催办、打印、用印、立卷、归档和销毁

第八条 中保集团系统的公文处理办法由集团公司统一制定。子公司可根据中保集团的公文处理办法，并结合自身的实际情况制定实施细则。驻外机构的公文处理办法暂按现行办法执行。

第二章 公文主要种类

第九条 中保集团公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布行政或业务的规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机构不适当的决定。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（三）指示

适用于对下级机构布置工作，阐明工作活动的指导原则。

（四）通知

适用于批转下级机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机构办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（五）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣告重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告

运用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机构请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机构请示事项。

（十）函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（十一）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 中保集团的公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。

（一）发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）秘密公文应当由办文单位根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并按规定限定秘密期限，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（三）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公司发文由办公室统一编号、用印，部门发文由本部门综合处或文书工作人员统一编号、用印。

（五）中保集团上报党中央、国务院的公文，应在首页注明签发人姓名；子公司上报集团公司的重要公文也应注明签发人姓名。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，包括公文主题和文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门颁发或转发某一文件的，则文末不必再写“附件”。

（八）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。

（九）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，特殊情况以印发日期为准，电报，以发出日期为准。

（十）文件应根据文件内容标注主题词。

（十一）文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4 型（长297毫米、宽210毫米），也可用16开型作为过渡（长260毫米、宽184毫米）。左侧装订。

第十二条 主题词、抄送单份、印发单位和时间打印在公文最后一页底端。

第四章 行文规则

第十三条 各级公司可以根据各自的隶属关系和职权范围行文，可以与当地政府的有关部门互相行文。

第十四条 同级机构可联合发文。上级公司的部门可以和下级公司联合行文。

第十五条 根据国务院的有关规定，中保集团在中央、国务院和各部委及直属机构开立公文户头，子公司一般不直接对中央、国务院行文。

第十六条 以中保集团名义上报下发的文件应由中保集团总经理或授权的副总经理签发。

第十七条 原则上实行逐级行文，但根据职责和工作需要，集团公司及其各部门可与子公司所辖分公司相互行文，并同时抄送有关子公司。

第十八条 集团公司、子公司的各部门均可对下行文。机关各处室不得对下行文。要建立核稿制度，并按公文的签发权限签发文件。

第十九条 子公司下发的重要文件应抄报中保集团。

第二十条 子公司各部门可就本部门职责范围内的工作向集团有关部门行文，何不能直接对集团公司报送文件。

第二十一条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机构。除特殊情况外，“请示”不得直接送个人。“报告”中不得夹带请示事项。

第二十二条 下级机构向上级机构报送请示时，涉及几个部门的，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。上级机构在批复下级机构的请示时，必要时应当抄送其他上级机构。

第二十三条 经批准在报刊上全文刊发的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文单位印制少量文本，供存档备查。

第五章 公文办理

第二十四条 公文处理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第二十五条 公司收到的文件（署名部门的除外）统一由办公室办理。需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送有关领导批示，或送有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。

第二十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职责范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

第二十七条 凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如经协商，有关方面意见仍不一致时，要如实反映情况，并附上不同意见。

第二十八条 公文催办、查办应做到：

（一）送领导人批示或者交有关部门办理的公文，由办公室负责催办、查办。力求做到不积压、不误传，防止漏办和延误。

（二）承办人员对承办的文件必须认真抓紧处理。特急件应随到随办。对不能及时处理或答复的文电，应先以电报、便函或联系单答复对方；需延时处理的应经有关领导批准，不得无故拖延。 >

（三）对重要文件，应当及时了解和反馈执行情况。

第二十九条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。不要写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“1996”不能写成“96”。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层 为“1”，第四层为“（1）”。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（七）草拟公文，要按规定填写发文专用纸，审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

（八）草拟电报应坚持“一事一电”、“明来明复”、“密来密复”的原则，要注明发往地点、接收单位，文末要写明落款和日期，外文字母要大写。

（九）草拟、修改、审批和签发公文，一律用钢笔或毛笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认。不得在文稿装订线外书写。

第三十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第三十一条 关于报送文件的要求如下：

（一）明确公司和部门的工作职责，凡属职责范围内的事情，一律自行解决，不必向上级公司请示；凡可自行下达或与有关部门联合下达的文件，不要报请上级公司批转。

（二）以公司部门名义召开会议所形成的文件，上级公司一般不予批转，其中如有请示内容，应单独办理。

（三）中保集团报送文件的具体要求如下：

1.请示：中保集团向党中央、国务院的请示报送15份，接见外宾的请示报送5份。子公司向集团公司的请示报送3份，凡需集团公司有关部门批复或答复的，送有关部门办理；凡需集团公司批复或答复的，送集团公司办公室办理。

2.报告：中保集团向党中央、国务院的报告报送15份；子公司向集团公司的报告报送3份（总结性的和综合性的工作报告送集团公司办公室；单项报告送有关部门，重要的、涉及面大的同时抄送集团公司办公室）。

3.简报类：中保集团报送党中央、国务院30份；抄送有关部门1至2份；子公司报送集团公司5份（统一送集团公司办公室）。

4.条款、规章：中保集团报送国务院25份（规章）；子公司报送集团公司5份（送有关部门的由有关业务部门分送办公室2份）。

5.子公司抄送集团公司的文件，抄送办公室2份，由办公室分送有关部门1份。

第三十二条 公文应该由本单位领导签发。

（一）以中保集团名义发出的文件由总经理或副总经理签发。报送党中央、国务院以及发往系统的涉及全局性工作的文件由党组书记、总经理签发

（二）公司党组文件，由党组书记、副书记或分管该项工作的党组成员签发，党组重要文件由书记签发。

（三）各部门的文件由部门总经理或副总经理签发，其中重要文件由总经理签发。

（四）拟稿人不能签发自己起草的文件。

第三十三条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。以部门名义发文也应建立核稿制度。审核的重点是：

（一）是否需要行文，以及用哪级机构名义行文。

（二）是否符合党和国家的法律、法令、方针、政策和有关规定，同当前工作中心和其他有关文件有无矛盾、脱节，同公司已发布的文件有无矛盾和重复。

（三）解决问题的意见、办法、措施是否可行，涉及其他部门的问题，是否与有关部门、地区协商、会签。

（四）文字表达、文种使用、公文格式应符合本办法的有关规定，内容杂乱，文字过长的应进行加工修改；涂改勾划较乱的，应由经办人员清稿后再送领导审批。

第三十四条 上级单位的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机构负责人或办公室主任批准，可以翻印，翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

第三十五条 秘密公文收发和处理要做到：

（一）秘密文件按照保密要求传递、收发和处理，绝密文件必须由机要室统一收发和处理。

（二）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保秘密安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

（三）转发秘密文件应注明相应的密级和期限，不得以文件形式回复或转发密码电报。

（四）严格管理密码电报，不准擅自抄录、复制。确因工作需要，经批准可将重点抄录在秘密记录本上，使用完毕立即上交。

第三十六条 印章使用应遵守以下规定：

（一）印章要确定专职部门和专职人员管理，使用印章要严格执行审批和登记制度。公司印章，必须由正、副总经理或办公室主任签字后方可使用；公司党组印章，必须由党组（委）成员签字后方可使用。例行报表加盖主管业务部门公章。

（二）公文盖章时必须检查原稿是否经过领导核签，联合发文的文头上，签发人署名是否标明等。印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖，严禁在空白介绍信、空白奖状及空白纸上盖章。

第三十七条 打印、校对应做到：

（一）缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。

（二）缮印文件，一般应根据先急后平，先公文后资料的原则予以安排。如缓急程度相等，应按照先上报后下发，先公司发文后部门发文的顺序安排缮印。

（三）校对要准确无误，一般文件校对1至2次；重要文件应校对3次；上报文件和重要报表应由经办人亲自校对。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动（不涉及内容的技术性问题除外）。

第三十八条 公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有严格缜密的登记手续。发出的公文要根据内容需要注明密级和缓急程度，带密级的文件通过机要通信传递，绝密件要在封皮上加盖密封戳。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第三十九条 各级公司应根据《中华人民共和国档案法》和《中国人民保险公司档案管理办法》的规定，建立、健全立卷归档制度。各部门的综合部门负责做好并督促本部门各处、室的立卷归档工作。

第四十条 为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本和有关材料）及时收集、整理、分类、立卷。

第四十一条 公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要正确反映公司主要政务、业务状况，有利于保管和利用。

第四十二条 联合办理的公文，主办单位将定稿和正本立卷归档，其他单位只保存正本。

第四十三条 案卷应准确确定保管期限，按照《中国人民保险公司档案管理办法》第三章第十五条规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的公文。

第四十四条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

第七章 附则