国家档案保管

国家档案保管（共13篇）

1.国家档案保管 篇一

国家发改委回应“档案保管费”称２０１６年将取消 还有多少基本公共服务乱收费？

新华网北京８月１３日电（“新华视点”记者乌梦达、安蓓）１１日，新华社《新华视点》栏目播发《为薄薄几张个人信息安个“家”，为何每年收取数十亿元？－－追问档案保管费》，指出专家估算全国每年收取数十亿元档案保管费，收费依据和去向存疑。１３日，国家发改委价格司有关负责人向新华社记者回应表示，最迟到２０１６年，各地都不得再收取档案费。

专家指出，类似档案保管费这样针对基本公共服务的“高收费”“乱收费”各地还存在不少，其背后有政策制定时财政短缺“以费养人”的时代性，也有当前环境下衍生出的收费利益链、“小金库”“自留地”等问题。相关政府部门需要拿出“破釜沉舟”的决心和勇气推动改革。

国家发改委：最迟２０１６年全国各地不得再收档案费

北京市发改委有关负责人１３日表示，北京将在已经免除档案保管收费的残疾人、失业人员等９类人员的基础上，进一步考虑研究取消减免收费，２０１６年将取消收费，档案管理经费由财政统一承担。广州南方人才市场相关负责人在接受媒体采访时也表示，收费将于２０１５年底停止。

国家发改委价格司有关负责人对“新华视点”记者表示，国家发改委和财政部于２０１２年发布了关于降低部分行政事业性收费标准的通知，其中涉及人事关系及档案保管费。通知要求，人事关系及档案保管费标准降低后，各省、自治区、直辖市价格、财政部门应按照不高于国家规定标准的原则，重新制定本地区各级人才服务机构的收费标准。现行收费标准低于国家规定标准的，不得提高。

该负责人强调，根据通知要求，人事关系及档案保管费三年后自动取消。这就意味着，在全国范围内，最迟到２０１６年，各地都不得再收取人事关系及档案保管费。

对此，有网民提出，档案保管费作为基本公共服务领域的管理类收费，取消是好事，但从国家有关部门到社会各界都已达成共识，有关部门还出台了落实的最后时限，地方政府改革应该有争先恐后的决心和勇气，应及早落实，为何还要再等几年？

基本公共服务乱收费还有多少？

事实上，类似档案保管费这样的基本公共服务乱收费、高收费还有不少。武汉２０１４年３月公布政府权力清单，经过整合，５５个部门砍掉３０００多项权力和“收费服务”。

在各地政府多年来行使的权力和“服务”里，一些名目甚至匪夷所思。

例如，辽宁省曾设有“参加高考计算机摄像费”，有关部门通过电脑摄像头将考生头像信息录入电脑，要求考生交１２元钱。因为受到巨大争议，这项收费于２０１０年被取消。

近年来，全国有数十个城市出台房地产限购政策，消费者要购房必须持符合政策要求的房产登记证明，而在一些地方，查询打印自己本人的不动产信息，还要收取高额费用。

记者２０１２年曾在广州房地产档案馆申请查询个人不动产信息，被要求缴费４０元。记者向房地产档案馆询问：“查询是政府有关部门限购政策的要求，而非本人意愿主动查询，购买人已经耗费大量时间成本在几个部门之间往返办理相关限购凭证，为什么要办理者个人买单？再说，查一次信息打印一张薄纸，成本几毛钱，为何要交４０元之多？”档案馆工作人员表示，收费是上级部门的规定。

２０１３年底，在社会各界的强烈反对下，广州取消了查询个人住房信息缴费４０元的规定。但记者了解到，全国一些城市仍在收取这笔费用。

行政事业性收费改革加快 将继续取消、规范和调整

人事关系及档案保管费属于政府行政事业性收费的一种。国家发改委价格司有关负责人表示，对于行政事业性收费，总的原则是取消、规范和调整。今后，结合政府职能转变和行政审批制度改革，还要清理和取消一批行政事业性收费项目，并根据成本变化情况，及时调整相应收费标准，推进费改税改革，逐步取消一批可改为税收征管的收费项目。

上世纪８０年代初期，政府财政资金缺口很大，一些部门靠行政事业性收费创收，并逐渐成为一些单位收入的重要来源。而“收费养人”持续多年，不仅给征收人带来不小负担，也隐藏不小的寻租空间。尽管执行收支双线，但往往下拨额和征收额挂钩，导致个别单位公共服务高收费、乱收费现象频发，“小金库”“自留地”等问题层出不穷。

国家行政学院教授汪玉凯等专家表示，近年来我国开始针对行政事业性收费出台了一系列的管理和改革。据不完全统计，近年来我国已经累计取消、停征、减免数百项行政事业性收费。财政部有关负责人表示，减除的这些收费，每年可减轻企业和居民负担２０００多亿元。

财政专家、全国人大代表叶青等专家同时指出，要推动改革取消收费，涉及行政部门一大批人的切身利益，在政府加快职能转变、简政放权的背景下，有关部门要下更大力气，要有壮士断腕的勇气。对却有必要保留下来的收费，要必须做到立法有据，阳光透明、成本公开。

文章来源：陕西人事考试网（http://sa.offcn.com?wt.mc_id=br4383）

2.国家档案保管 篇二

档案后保管范式的提出有两个直接的原因:一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件, 使得文件极易流逝, 难以捕获, 造成有用信息流失;基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察, 以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的基于纸质文件, 以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长, 造成“文件雪崩”;而且与此同时, 文件的质量大幅下降, 少数有用文件被大量无用文件埋沉, 形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率, 增加了人们获取知识的难度, 所以必须强化文件鉴定, 剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”———逐份审查文件的内容, 如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢?结果, 人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”, 传统的档案保管范式受到巨大的挑战[1]。

档案后保管范式由三项基本内容组成 (实质上是三个应对上述难题的策略) :一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者, 往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景, 即文件是由谁, 在什么条件下, 运用哪些数据, 为了什么目的, 采用了何种结构形成的等方面的情况”[2]。新来源观促使人们将文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前, 提前控制和全过程控制文件的运转, 确保文件被有效捕获与控制, 而不会流逝;促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准, 要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容, 然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定, 从而极大地提高鉴定工作的效率与质量, 大量地剔除了没有价值或价值很低的文件, 减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中, 档案管理人员忠实地保管着档案, 被动地为用户提供档案, 而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识, 创造价值的这个过程中, 档案管理者只做出了极少的贡献, 因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色, 而成为概念、知识的提供者”, “把着眼点从信息转移到知识上 (探寻、传播、理解) , 从建立数据库到建立知识库上”, “引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样, 档案人员真正满足了用户的信息、知识需求, 为信息、知识价值的实现作出了巨大的贡献, 因而也就可以“重新坐回上帝的身边”[3]。

虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发, 为解决档案专业自身的问题而提出来的, 但是它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件, 防止信息流失, 追溯和考察文件的背景因素, 挖掘文件深层的、隐含的信息和知识, 从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量, 剔除没有价值或价值很低的文件, 提高人们检索、利用所需文件的效率, 增强人们获取、吸收信息和知识的能力, 从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务, 指引用户从文件中获取所需的信息、知识 (甚至智慧) , 从而应用知识、创造价值。由此可见, 新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务, 新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的, 体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在[1]。

参考文献

[1]徐拥军.档案后保管范式与知识管理[J].档案学通讯, 2008 (2) .

[2]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯, 1998 (6) .

3.文书档案保管期限划分问题 篇三

李振华：我认为机关档案室只需制定文件材料归档范围，根本没必要在归档时对档案进行保管期限鉴定，保存若干年后依据《档案法》需向档案馆移交时把没有继续保存价值的档案剔除就行了。把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定，这样有利于保存齐全，定期剔除无保存价值档案。划分保管期限的做法是否科学也是值得探讨的。档案永久保存可能吗?2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中要求永久保存的档案，真的都有永久保存的必要吗?我对2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》坚决贯彻执行，但对其合理性和生命力表示怀疑!

王茂跃：保管期限宜粗不宜细是很有道理的，细分是很难划分准确的。倒不如将档案划分为进馆和不进馆两部分，进馆档案移交给相应的档案馆。不进馆档案的鉴定销毁应当制度化、经常化，对确信无查考利用价值的档案可以剔除销毁。

白桦：对于王茂跃老师的“将档案划分为进馆和不进馆两部分”的观点。本人不敢苟同。我个人认为，文书档案保管期限按“永久”与“非永久”划分较之“将档案划分为进馆和不进馆两部分”更具合理性。道理是显而易见的，所谓档案的保管期限，是指档案保管时间的长短，而不是应不应该将档案接收进档案馆。档案的保管期限与档案是否进档案馆完全是两个概念，不能混为一谈。将档案的保管期限定为“永久”与“非永久”，含义比较确切。各机关档案室在移交档案时，可以将“永久”保管的档案移交进馆，将“非永久”保管的档案作为“不进馆”，留作机关档案室自行保管，供本机关利用，待一定时期后，再销毁。

牛二强：其实新的划分方法是两分法，即永久和定期，而定期里又细划了10年和30年。从某种程度来说比旧的三分法(永久、长期、短期)更合理，但并不是因为旧的三分法期限含糊(因为它本身也有具体的时间界限)，而是缩短了保管时间可以促使管理人员提前鉴定，尽早重新审视档案的价值，其中的30年不正好是档案开放的时间吗?

石克：我认为每一个新的规定的出台都有它的出发点，“文书档案分永久、30年、10年”使保管期限更加精确，促使档案人员意识到自己的责任，推动档案鉴定工作的开展，使馆藏更加有效，使馆藏发挥其最大的作用。换句话说就是能够使“钢用到刀刃上”!

漂流者：我认为文书档案保管期限分永久、30年、10年是不合理的。因为保管期限的划分只是对文书档案在一段时期发挥作用采取的暂时的保管措施，并不是对文书档案长期性发挥作用所采取的有效的更好的措施。例如，古代的一些文书资料，如甲骨文、金文等，在他们看来，在当时也许没有保管的价值，但是对于我们现在研究他们那个时代文字记录等，却是发挥至关重要的作用。因此，我认为无论是“永久”、“30年”还是“10年”等，也只是暂时的划分。

崔松民：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年是国家在原规定的基础上修改，为什么这样改，肯定有修改的必要，我想在下发之前是经过长时间的调查和研究，在一定时期内是和国家实际与相关制度相协调的。但是任何事物又不是一成不变的，随着经济社会的发展，我们也许会发现一种更好更合理的保管期限。从而代替现在的。

王春华：我认为新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》太含糊、太死板，无灵活性。这些规定仅供参考。档案人员应根据本单位需要，参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合自身实际，编制归档范围和保管期限表，科学地整理本单位的档案，便于保管和利用。

沧海一粟：“重要的”和“一般的”是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中最荒唐且又最难以把握的两个词。“重要的”、“一般的”说说很容易，真要操作起来是很不容易的。不同的人对“重要的”与“一般的”的理解往往有很大的差异。就是同一个人。在不同时期对“重要的”与“一般的”的理解往往也是有差异的。这就必然会给文书档案保管期限划分带来这样那样的问题，比如同样一份文件不同的人划分的保管期限往往差异很大：同一个人在不同时期对同一份文件划分的保管期限往往也有差异。

csdajlyzh：改革后的文书档案保管期限分为永久、定期(10年、30年)和以前永久、长期、短期，我觉得没什么多大变化，也没什么意义。作为文书档案的保管期限，我认为只要划分为“永久和定期”两种就可以啦，定期下面也不用细分10年、30年。在鉴定工作中，主要把握两点，一是正确区分归档与不归档的范围；二是正确、重点鉴定好具有永久保存价值的文件，体现以我为主的原则，因为在工作中我们查找最多的都是与本身有关联的材料。

一井水：该保管期限表的合理性不在于粗细，过去的保管期限长期的是16年至50年，短期是15年以下，而新的保管期限规定30年、10年，但我们都可以理解为档案保管的最低期限，而现在的保管期限让人们的理解更直观，不论内行外行是否到期一目了然，原来长期、短期非业内人士不知道其如何界定的；另外，过去在县区级机关永久、长期的都要移交进馆，档案馆保存大量长期档案，既不鉴定也不销毁，实际是相当于永久了。永久、长期分别排列和编号，不利于查找。新规定要求只接收永久档案。把鉴定工作直接前移到接收时期，便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。因此，我认为新的保管期限规定还是有其合理性的，具有现实意义。

落拓寒儒：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年合理吗?这不能搞一刀切，因为在有些部门是合理的。适合这个部门的实际工作情况。但是在有些特殊的部门也可能会做一些适当的调整，也应该都是允许的，何必那么机械呢?建国这么多年了，10年、30年的文书档案到期了，进行过鉴定销毁吗?大部分还不是在超期之后继续保存吗?事实上也是一种“变异”的永久保存罢了!只是“名异实同”罢了!

亓晓华：改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，一般分为30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，是一个进步。标时法有一个明确的到期提示，容易引导对于到期档案的处置。也有利于档案保管流程的畅通，使机关库藏档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题，提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。

飞熊：我认为，将文书档案保管期限分永久、30年、10年，是适应当前文件材料数量的大量增长和需要进行有效处置的要求的，无疑是进步和合理的，具有科学性和实践性。其存在问题主要在于。如何准确界定何者为永久，何者为定期(30年、10年)。按照2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，其中对期限确定的表述语的确还存在进一步研究、修改的必要。依据有关标准准确界定而不是随意认定文书档案保管期限，对于档案工作标准化建设是至关重要的，对于提高档案科学管理水平也具有特别重要的现实意义。

4.文书档案保管期限 篇四

（2006年）本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

1.4 讨论未通过的文件（10年）本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册（永久）

2.2 讨论未通过的文件（10年）本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本(10年)6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料 6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计(永久)

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道(30年)6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排(10年)上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

7.1 重要的(永久)7.2 一般的(30年)

7.3 本地区、本机关工作汇报材料(30年)8 本机关业务文件材料 8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料(永久)8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示 8.2.1 重要业务问题的(永久)8.2.2 一般业务问题的(30年)8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1重要业务问题的(永久)8.3.2一般业务问题的(30年)8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿(30年)

8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的(永久)8.5.1.2 一般业务问题的(30年)8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的(30年)8.5.2.2 一般业务问题的（10年）8.6本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1大事记、组织沿革等（永久）

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年）8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料(30年)8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料(10年)8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料 8.7.5.1 重要的(永久)8.7.5.2 一般的(30年)8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 和以上的计划、总结、统计材料(永久)8.8.2 以下的计划、总结、统计材料(10年)8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料(永久)8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料(10年)8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录（30年）本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件（30年）9.3 人事任免文件（永久）9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的(永久)9.4.2 受县级以下表彰、奖励的(30年)9.5 对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的(永久)9.5.2 受到警告处分的(30年)9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料(永久)

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料(永久)

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根(永久)9.9 职工名册(永久)9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果(永久)9.10.2 重要专项活动的报告、总结等(永久)

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料(永久)

9.10.4 情况反映、工作简报(10年)9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1 重要的(永久)9.11.2 一般的(30年)9.12 保卫部门的安全检查、调查记录(10年)9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的(永久)9.13.2 其他有处理结果的(30年)10 本机关事务管理文件材料

10.1 房产、士地所有权和使用权的文件材料(永久)10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的(永久)10.2.2 一般的(10年)10.3 接待工作的计划、方案 10.3.1 重要的(30年)10.3.2 一般的(10年)10.4 机关财务预算（30年）

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

（30年）

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的（永久）10.6.2 一般的（10年）

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续(永久)10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请(30年)11 上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 重要的(永久)11.1.2 一般的（10年）

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久）同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

13下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告（30年）

5.档案保管证明 篇五

教育部留学服务中心：

兹证明留学生同志（性别：出生日期：档案号：）自年月日至今档案在我处保管。

保管原因（1）高中毕业出国留学；

（2）大学毕业（未参加毕业分配），出国留学；

（3）辞职出国留学；

（4）由单位委托；

（5）其他原因（请注明具体原因）：

特此证明。

兹保证提供的所有信息内容均真实有效。申请期间如个人及单位信息有任何变动，必须及时更新、告知。因提供不真实的、虚假的、伪造的信息而造成的一切后果和带来的损失由本人和开具证明单位承担。

档案保管机构(盖章)

6.档案保管合同 篇六

受托人（甲方）：

地址：

邮编：电话：传真：

联系人：电子邮件：

委托人（乙方）：

地址：

邮编：电话：传真：

联系人：电子邮件：

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方提供档案保管服务，达成以下协议：

一、甲方责任

1、甲方根据《档案法》等有关规定，为乙方保管杭州中亚照明有限公司破产相关档案。

2、经乙方申请，甲方按国家有关规定，可为乙方提供下列有偿服务：出具以档案为依据的各种证明，整理档案，保存档案完好等事项。

3、协议期间，保管档案发生的一切损失，都由甲方承担。

二、乙方责任

1、乙方遵守相关法律法规，遵守甲方有关档案的规定。

2、乙方应在签订本协议及缴交档案保管费后，按有关规定及时将档案及相关资料转入甲方。

三、其他

1、协议期限年，自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本协议期满，乙方应及时与甲方续签或将档案转出；否则，视为乙方继续委托甲方保管档案，甲方可依规定的收费标准每年向乙方计收档案保管费，并保留追收乙方欠费的权力。

2、若乙方需解除本协议，则应持书面意见到甲方处办理解除协议手续并将档案调出。

3、乙方应于签订本协议时向甲方缴交档案保管费_________元，协议期内如档案调出，费用不予退还。

四、本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签章后生效。甲、乙双方各执一份，具同等效力。

五、本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。协商不成，甲、乙双方有权向合同发生地法院提起诉求。

甲方：乙方：杭州中亚照明电器制造有限公司破产管理人

盖章：

7.国家档案保管 篇七

一、企业产权档案管理中出现的问题

1. 企业产权档案的抗风险能力有待提高。

产权档案是非常宝贵的历史资料, 该厂有些产权档案生成于20世纪四五十年代, 由于受到当时经济水平的制约和观念的影响, 这些产权档案无论在载体和保存方面的抗风险能力都十分低下。虽然后来的档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等档案安全处理措施, 但是如果遇到一些突发的不可抗力因素, 产权档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。

2. 企业产权档案具有明显的时代特征, 新旧产权档案质量良莠不齐。

由于这些产权档案跨越历史时间长, 不同的历史时期, 房地产档案存在很大的差别。以前企业产权档案管理主要停留在纸制档案的记载, 甚至记载的内容中产权档案的描述过于简单, 基本上只有平面布置图, 产权周围的情况描述很少。例如:我厂四五十年代的房地产档案记载的载体都还是宣纸, 记载文字时用的是毛笔, 字迹模糊不清, 即使修复后也难以达到很好的利用效果。

3. 企业产权档案载体单一。

企业房地产档案除了保存常见的纸质材料以外, 还应包括记录反映房屋土地现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料, 以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。然而, 这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。特殊载体的档案要求采取特殊的保管方法。但在实际工作中, 档案管理人员对这些特殊载体的档案收集不力, 移交人员也没有完整的移交概念, 因此导致产权档案在内容上不够完整, 在载体上不够丰富。

4. 企业的产权档案收集面狭窄。

近年来, 企业的厂房改造、房屋拆迁、改制、资产重组、房地产买卖、交换、继承抵押等活动频繁, 而档案管理人员很少参加到这些业务工作中去, 产权档案的收集仅仅局限在登记部门。这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。例如:我厂的产权档案由于土地或房屋的出售, 到相关部门办理变更或注销手续, 时隔一段时间, 随着各部门人员的流动, 许多产权档案造成了缺失, 给企业的资产核查造成了很大的困难。因此, 产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的, 档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节。

二、企业产权档案的管理措施及对策

1. 应提倡规范化统一管理。

随着企业经营项目的迅速发展, 以房地产使用权转让、出租、抵押为主要内容的变更登记数目逐年增加, 如果不尽快对企业产权档案登记实行规范统一管理, 企业资产的动态管理将十分混乱, 后果将不堪设想。因此、规范、统一管理是当务之急。 (1) 企业产权档案的保管, 应严格按照国家产权管理规定进行收集和登记管理, 必要时还要请专业人员进行直接的业务监督和指导。在进行产权登记文件资料更新时, 由本企业负责登记产权工作的业务主管部门向档案室办理借阅手续, 然后根据变更申请和调查, 核实的结果在有关的登记文件资料上作相应的更新。待更新工作结束后, 将整理的卷宗移交档案室存档。产权登记文件资料更新工作是一项经常性的工作, 必须建立和健全档案更新制度, 履行更新审批手续。 (2) 在产权档案处置过程中, 档案管理部门要与企业主管部门密切合作, 齐抓共管。产权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大, 光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务, 要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持, 共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则, 负责所属企业档案的处置和接收工作;要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导。 (3) 加大宣传力度, 强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置, 企业档案工作能否保持连续和稳定, 很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》等法律法规的宣传, 提高企业领导和员工的档案法制意识;要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》, 进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识, 在资产与产权变动中依法落实各项职责, 规范档案处置行为。

2. 提高企业产权档案的抗风险能力, 努力提高对产权档案的认识。

通常企业的产权档案只要一份纸质的材料, 随着计算机技术的发展和普及, 档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。我们要提高企业产权档案的抗风险能力, 就要将纸质的单一载体的产权档案进行多种载体存储和备份。管理产权档案的管理人员应该充分利用现有的音像技术, 收集产权的音像资料, 完善产权档案的信息, 使产权档案更加直观和形象。

3. 加强企业档案工作人员队伍建设, 提高档案人员的业务能力, 规范产权档案管理的程序。

企业档案管理人员是档案利用工作的主体, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全保密负有直接责任, 必须具备较高的素质。随着社会发展的日益加快, 科学技术的日新月异, 企业的产权档案业务也在不断地更新和拓展, 给企业档案工作提出了更高的要求, 对档案管理人员的素质也提出了新的要求、新的标准。我们要经常对档案人员进行产权档案的专业业务培训, 不断提高企业档案管理人员的业务能力, 培养一支政治素质高、责任心强、精通业务、知识面宽的档案工作队伍。负责管理产权档案人员能够坚持原则, 做好资料审验工作是保证资料齐全的第一关, 也是最重要的一关。要严格产权登记各业务流程中资料转移交接手续, 保证产权资料的齐全。同时, 产权档案的归档要增加与产权档案有关的音像资料归档。

4. 规范和简化产权档案的更正办法。

对于已经归档的产权档案进行更正时, 如果要对原件重新办理更正手续, 涉及的单位和部门较多, 更正的程序繁琐, 给档案信息的更正带来了压力和难度, 因而导致管理产权档案的工作人员不愿意更正档案中的错误信息。因此, 适宜通过增加附加更正表, 在档案备考表中说明更正原因及日期, 并根据更正表更正存储的信息。档案人员在提供档案服务时, 应提醒调阅人注意备考中的提示, 参看更正信息。

综上所述, 企业产权档案的集中和有效管理, 对于防止国有、集体资产的流失, 维护职工队伍稳定, 保护企业切身利益具有十分重要的意义。

摘要：企业产权档案形成于产权管理过程中, 其数量大、时间跨度长、内容涉及面广, 是非常宝贵的资料, 这些档案为解决企业的快速发展、产权纠纷发挥了重要的作用。因此, 正确认识和处理产权档案利用和保护等问题, 加强和规范产权档案的管理, 对于发挥产权档案的作用和服务企业的发展经营具有重要的意义。

关键词：企业房地产档案,问题对策

参考文献

[1]肖爱娥.房地产产权档案管理探析, 档案时空, 2007 (6)

[2]辛红霞.新形势下加强农业科研单位档案工作的实践与思考, 档案与建设, 2007 (10)

8.浅议档案保管与保密工作 篇八

【关键词】档案；保密；探讨

1.绝密档案的管理和保密档案的库房管理是档案保密的重点

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

2.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

3.档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

4.做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（1）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（3）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

5.做好档案开放中的保密工作

由于现实的需要，一些档案在特定时间和范围内将实行开放，因此，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

（1）做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

（2）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

9.档案保管年度标语 篇九

32、档案连着你我他，依法保护靠大家。

33、古人日已远，青史字不泯。

34、淡泊明志，宁静致远。

35、今世赖之以知古，后世赖之以知今。

36、见证历史岁月，传承华夏文明。

37、依法治档，服务社会。

38、书卷写春秋，档案绘宏图。

39、室内藏日月，架阁万卷文。

40、承千年文化，载万世实录。

41、是非成败铭史册，荣辱利患启后人。

42、开发档案资源，服务和谐社会。

43、人人为档案，档案为人人。

44、档案重于生命，责任重于泰山。

45、档案是国家的灵魂。

46、依法治档功在当代，保护传承利及千秋。

47、前事不忘，后事之师。

48、发展档案事业，弘扬社会文化。

49、手牵手管好用好档案，心连心服务社会发展。

50、存真求实对历史负责，鉴往知来为现实服务。

51、档案为凭解难题，保护档案是己任。

52、发展档案事业，服务国计民生。

53、情系兰台，心系档案。

54、档案工作功在当代，利在千秋。

55、依法管好用好档案，服务经济社会发展。

56、档案工作全方位，服务群众零距离。

57、保护档案信息资源，弘扬民族优秀文化。

58、不朽的档案，永恒的见证。

59、档案是人类文明的留声机。

10.审计档案保管期限规定 篇十

根据文件的重要程度分为永久、长期和短期。

1、对本级政府财政收支预算执行的审计项目、对本级政府各部门和直属企事业、委托、授权的重大审计项目及国外援贷、经济责任审计的重要审计项目定为永久保管；

2、对本级政府各部门及直属企事业的重要的审计项目和及国外援贷、经济责任审计的一般审计项目或审计调查定为长期保管；

3、对本级政府各部门及直属企事业的一般的审计项目或审计调查定为短期保管。

说明：

1、重大审计项目是指审计成果突出，在全本地区有较大影响的；审计查出违纪金额巨大、性质严重、情节恶劣的；对领导干部做出处理的；地区党委政府主要领导做出重要批示的；党委或政府交办的，有重大成果的审计项目。

11.对档案保管期限表的思考(4则) 篇十一

刘东斌在《档案管理》2005年第5期上撰文，对中外档案保管期限表进行了比较。我国把档案保管期限分为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为16—50年，短期为15年以下。而美国的各种档案保管期限表条款规定得很详细，保管期限规定得很明确。其保管期限规定为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、25年、56年、75年、100年、永久等。日本的档案保管期限则分为1年、3年、5年、10年、永久等5个等级。俄罗斯的档案保管期限主要分为永久、长期（5－75）、短期（6个月至5年）三种。这同我国规定的保管期限差不多，主要区别是长期保管档案的期限比我国长。阿根廷的档案保管期限规定为6个月、1年、3年、5年、10年、永久等，其中定期保存的档案规定得比较具体。从上述的比较中，可以明显地看出我国现在的档案保管期限档次少，规定过粗。

作者论述了档案保管期限表的局限，认为：（1）档案保管期限表编制的档次再细、条款再多，仍然存在“漏网”的有价值的档案，这是我们对档案价值的认知能力所决定的，所以，档案保管期限表并不能解决档案鉴定的全部问题。（2）在档案保管期限表的选择下，档案不可能是“完整”的。事实上，在挑选“永久”、“长期”、“短期”档案的第一关下，已经有一批有价值的档案被剔除而漏掉了。结果是在档案保管期限表挑选下的档案是“骨头多肉少”，到了进馆的档案中就只剩下“大骨头”了。而历史需要完整的记录，它是由“有血有肉有骨头”的材料组成的，对一件事情、一项活动或一个人的“完整”了解，正是研究人员需要的，研究人员对细节更感兴趣。这是因为历史记录有了细节才真实，有了细节才能真正了解历史。而在今天，这些细节的几乎绝大部分都被档案保管期限表筛选掉了。（3）档案保管期限表不能解决选择人类生活方方面面的档案问题。我们所建立的档案保管期限表正像保管期限表对档案的选择一样，只能选择重要的方面建立，而没有精力和能力在“人类生活的方方面面”中的每一个方面都建立档案保管期限表。

在文章的最后，作者还对档案保管期限表的作用有多大、档案保管期限表能不能将档案鉴定的原则和标准融入其中、档案保管期限表能不能解决档案鉴定中的诸多难题等，谈了自己的看法。作者并不认为档案保管期限表一无是处，问题是我们需要了解档案保管期限表的局限性，而且需要另辟蹊径，寻找探索更好的档案鉴定方法，或者是与之互补的档案鉴定方法。

私人档案监管探析

2005年第11期《中国档案》谢晓专撰文对中外私人档案管理比较后指出，中外对私人档案的管理与控制的大体思想是一致的，但区别也很明显，西方国家对私人档案的重视与认可程度是高于我国的，对私人档案的保护、监控与管理的具体措施与方法的成熟程度和管理的有效程度也高于我国。

我国缺乏相应的监管机制对私人档案实行有效的监控与管理。从档案调查了解方面，没有建立一套完整的机制以确保对私人档案的存在地点、状况进行充分调查了解；收集方面，基本没有措施的规定；保管方面，我国《档案法》、《档案法实施办法》规定“妥善保管”私人档案，其本身没有明确标准，要求“认真保管”私人档案，却没有提出有力的保证措施予以保障；提出的法律规范大多是禁止或义务性的，对违反其禁止性以及没有履行其义务者没有相应的制裁惩罚措施；《档案法》规定：集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或卖出；向档案馆以外的任何单位或个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或赠给外国人。这种禁止私人档案买卖的规定在法理意义上值得商榷。

作者认为，借鉴发达国家管理私人档案的理念、经验与方法，可以建立和健全我国私人档案监管体系。比如，建立私人档案报告、登记制度，明确私人档案的所有者、性质、数量、保存地点、保管状况、流动情况等，确保私人档案的完整与安全； 建立私人档案的代管制度； 建立私人档案鉴定标准；建立国家优先购买权、私人档案所有者与学者等优先使用权；加强宣传、动员、鼓励私人档案所有者损赠档案的力度；加大收集私人档案的力度；加强国家同私人档案所有者之间的和谐联系。

“产业化”不可行“产业”精神不可少

苏君华在《档案时空》2005年第2期撰文，对“档案馆产业化”问题提出了自己的看法。他认为：“档案馆产业化”论者的主张，只不过是身处困境中的档案馆被迫采取的“自我扭曲精神人格”以适应社会信息生态环境的权宜之计，理论上存在诸多先天不足的内在缺陷，实践上也难免导致一系列负面后果。他指出：档案馆产业化之所以不可行，是因为：（1）违背了等价交换的市场经济原则；（2）违背了档案馆的公共服务精神；（3）对社会公众权利构成了实际侵害；（4）导致档案馆本质精神的蜕变和异化。正因为上述原因，即使在市场经济和档案馆现代化水平相当高的发达国家，虽然也面临经费不足的困境，但是至今也未敢“产业化”，甚至对有偿服务制度也采取非常审慎的态度。在阐述“产业”精神不可少的问题时，他指出：这是档案现代化发展的新动力，其核心内容是： 开拓精神和经营理念；社会效益和经济效益相统一的效益最大化原则；人文精神和科学精神相统一的现代化管理； 灵活性与精确性相统一的质量评价指标。为此，档案馆工作应该：突出效益意识和开拓精神；学会“营销术”，加强对档案与档案工作及档案开发与利用的宣传；实行无私奉献与有偿服务相结合的原则；做到开源与节流双管齐下。

让牙齿美白的8种食物

拥有一口洁白健康的牙齿，笑起来也显得特别迷人。要照顾好牙齿，除了勤刷牙、用牙线、定期光顾牙医，还能怎么做？不妨试一试下面8种食物。

芹 菜

当你大口嚼着芹菜时，它正帮你的牙齿进行一次大扫除，让你减少蛀牙的机会。 因为，“这些纤维粗的食物就像扫把，可以扫掉一部分牙齿上的食物残渣，” 另一方面，当你愈是费劲咀嚼，就愈能刺激分泌唾液，平衡口腔内的酸碱值，达到自然的抗菌效果。

怎么吃？ 嘴馋的时候，别尽想着甜点零食，可以将芹菜、小黄瓜和胡萝卜切成条状，一嘴馋就抓来嚼一嚼，按摩一下牙龈，顺道补充一天的蔬菜量。

乳 酪

谁都知道钙摄取不足会动摇骨本， 其实也会耗损牙齿健康，所以每天要从各种天然食物里补充钙。 乳酪不但是钙的良好来源之一，它对牙齿还能发挥其他保护作用。 英国的研究指出，乳酪里含的钙及磷酸盐可以平衡口中的酸碱值，避免口腔处于有利细菌活动的酸性环境，造成蛀牙；而且经常食用乳酪能够增加齿面的钙质，有助于强化及重建珐琅质(因为钙是组成珐琅质的最主要成分)，使牙齿更为坚固。

怎么吃？早餐来一份西红柿乳酪三明治。 准备2片全麦吐司、1片约3公分厚的西红柿及1片低脂乳酪。 首先，将乳酪片置于吐司上，再放上擦干水分的西红柿；依个人口味，适量挤上少许黄芥末酱及洒上少许黑胡椒；然后用另一片吐司将材料夹起来。 以锡箔纸将吐司整个包好，放进预热的烤箱，烤2～5分钟即可。

绿 茶

被日本人视为长寿之宝的绿茶， 对健康的好处实在多到让人无法抗拒它，许多研究都指出它的抗氧化能力相当强，可以预防多种癌症，常喝的人也会减少罹患心血管疾病的风险。 现在，就连牙齿也因为喝了绿茶而变得更健康。 一方面是绿茶含有大量的氟(其他茶类也有)，可以和牙齿中的磷灰石结合，具有抗酸防蛀牙的效果。 另一方面是研究显示，绿茶中的儿茶素(catechins)能够减少在口腔中造成蛀牙的变形链球菌，同时也可除去难闻的口气。

怎么吃？ 视个人喜好，一天喝2～5杯绿茶，建议在用完餐或吃了甜点之后饮用。另外，绿茶里含有咖啡因，所以孕妇应该限量饮用。

洋 葱

洋葱里的硫化合物是强有力的抗菌成分， 在试管实验中发现，洋葱能杀死多种细菌，其中包括造成我们蛀牙的变形链球菌，而且以新鲜的生洋葱效果最好。

怎么吃？ 建议每天吃半颗生洋葱，不止预防蛀牙，还有助于降低胆固醇、预防心脏病及提升免疫力。 制作生菜沙拉时，可以剥几片新鲜洋葱加进去；或者在汉堡、三明治里，夹上一些生洋葱丝。

香 菇

菇类在近几年不但成了提升免疫力的热门食物， 自2000年以来的一些研究还发现，它对保护牙齿也有帮助。 原因是香菇里所含的香菇多醣体(lentinan)可以抑制口中的细菌制造牙菌斑。

怎么吃？菇类带有独特的风味而且热量又低，不论煮汤、清炒或凉拌都很可口。每周吃2～3次各种菇类，是简单又不花大钱的保健方法。

薄 荷

薄荷的淡淡清香有助于提神醒脑， 同时也能减少“坏口气”。 薄荷叶里含有一种单帖烯类的化合物，可以经由血液循环到达肺部，让你在呼吸时感觉气味清新。 在欧美国家，许多家庭用薄荷叶自制漱口水，缓解牙龈发炎、肿胀的不适感。国外研究也发现，使用这一类药草漱口水可以减少口腔内的细菌孳生。

怎么吃？ 吃完一顿大鱼大肉之后，喝一杯不加糖的薄荷茶，可以去腻、缓解腹胀感；如果你苦恼于满嘴的葱、蒜辛味而不敢开口交谈，建议嚼2～3片新鲜薄荷叶或者荷兰芹(parsley)，都有助于去除这些令人尴尬的气味。

12.浅谈电子档案的保管与利用 篇十二

一、电子档案的概念

电子档案,主要指机关、机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的,以声像为主,并辅以文字说明的历史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。

二、电子档案的保管

1、存档载体类型和格式

电子文件的存储载体有多种,如磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比,其特点是:记录密度高、存储容量大;非接触式记录和信息读出方式;数据传输率高;存取速度快;易保存。因有保护层,信息读出为无接触式的,不存在读出磨损,所以盘片不易损坏。根据这些特点,目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善,但随着技术的发展,国家对光盘的相关标准会陆续出台,所以,当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适,禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2、如何保证电子档案的长期可读

随着图文数字化的发展,光盘存档大势所趋。为了保证光盘信息的长期可读,需要逐步解决光盘存档的问题,降低光盘存档的风险,建立长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构,从光盘信息存储、保管到迁移,从技术层面到管理层面,无一不影响到光盘的可读性。因此,建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。依笔者浅见,目前需要抓紧解决以下三个实际问题:

(1)光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比,由于制作材质不同,在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上,环境温度过高或过低会加速片基的老化,金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此,在日常工作中,要做到:(1)归档光盘应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;(2)单片光盘应装盒,竖立存放,且避免挤压;(3)存放时应远离磁场、强热源,并与有害气体隔离;(4)环境温度选定在17℃--20℃之间,相对湿度选定在35—45%之间;(5)源盘与其拷贝应放置在不同的地方。

(2)光盘的有效性保证。光盘数据非常脆弱,计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误,各种自然的和人为的因素、管理和技术方面失当都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中,有些可以恢复,有些则无法恢复。为保障光盘存档的有效机制,笔者建议:(1)要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行,有无感染计算机病毒;(2)每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况理行一次检查登记,如网络系统扩充或系统设备更新,应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。(3)光盘每满4年时,对电子档案进行有效性、安全性抽样机读检查,即对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等到问题进行抽查,抽检率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

(3)标准问题。技术标准在一定程度上已成为一个国家主权的延伸。但我们现在面临的一个严峻的事实是没有相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案的著录标准、全文数据库的标准等。新近出台的《电子文件归档与管理规范》对存档载体只给出了一个推荐的意见,没有具体的规定,因而缺乏可操作性。只有制定了这些标准,存档光盘的长期可读才有保障。

三、电子档案的利用

保管好电子档案的目的,是使电子档案能够处于可准确、完整、可靠提供利用的状态,起到查考的作用。电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同是更快捷、更方便。但这些必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的措施才能实现。

1、电子档案提供利用的方法

对档案部门来说,电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝、通信传输和直接利用。

2、电子档案的利用管理

由于电子档案提供利用方式的多样化和所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富,从信息安全的角度出发,主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

(1)使用权限的审核。电子档案的利用涉及到的人员有:档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者等;由于他们各自工作性质和责任的不同,因而对其进行使用权限审核是非常必要的。审核应由利用系统的决策者执行。首先要根据各种人员级别、层次进行使用权认定,并依此向利用系统注册登录。在利用中由系统自动判定当前使用者身份的合法性及期限所作用功能的范围,并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及未经使用授权的功能,应能拒绝响应并给予告警提示。其次在电子档案存处载体的使用上,要根据电子档案内容的秘级和开放程度,来确定其使用控制程度,在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

(2)拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式,但必然带来利用时间与利用地点的分散,如果管理不好,将会造成档案信息无原则地散失。因而,必须采取有效的措施与方法,对其进行严格管理,应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。要有完善的提供拷贝手续,提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认,并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登记信息进行自动管理,以便使电子档案管理人员能够及时了解提供拷贝利用的情况。

(3)利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的,而且同纸质档案相比,更加难以控制。因此,在电子档案的利用中,应特别注意以下几点:一是采用的利用方式应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据电子档案内容的秘级层次,进行有效的管理。一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下执行;三是采用直接利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换;四是系统应对利用的全过程进行有效地跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据;五是利用的系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

总之,做好电子档案的保管与利用管理工作,就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务,更好地为档案使用者服务。

参考文献

[1]中华人民共和国国家标准.电子文件归档与管理规范[S].GB/T18894-2002

[2]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].1999

13.国家档案保管 篇十三

案例：

××商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合要求；各类档案排列有序，日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。

××塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置；允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。因此，该公司的档案损害比较严重，并发生过丢失档案的事故。简析：

文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监制，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。

档案保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放管理和维护完整与安全的措施，是档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个环节中的一个重要环节。在社会上以至在档案工作中，有时也把档案的日常管理称为保管。而作为档案科学管理的一项业务，档案的保管有其特定的含义。本章所讲的档案保管是一个广义的概念，还包括档案保护这部分内容。

第一节

档案保管工作的意义和任务

一、加强档案保管工作的迫切性：

（一）档案保管工作的涵义：

为了解决档案寿命的有限性与社会利用长远性之间的矛盾，产生了档案保管工作。档案保管工作包括三方面的涵义：

第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等业务结合进行，有的则须单独进行。档案的保管既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。许多档案馆，设有保管机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。实践证明，忽视或抹杀保管工作的独立性，有碍于档案的科学管理。

（二）档案保管工作的意义：

档案保管工作在整个档案工作中意义重大，不可轻视。首先，档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理水平具有重大的影响，在一定的条件下甚至具有决定性的影响。无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是为了整个档案工作顺利地进行创造条件，提供基础。如果档案管理杂乱无序，档案的寿命就不可能有效地延长，甚至毁于一旦；如果档案失密泄密，整个档案工作也就到了瓦解的境地。凡涉及档案存毁安全的问题，必须慎之又慎，档案保管中的一个微小失误，轻者会使档案遭受火灾、雨淋，重者发生丢失、泄密，从而造成不可挽回的损失。

档案保管是整个档案工作的有机组成部分，它与档案管理的其他环节有着密切的联系。要想做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，使档案工作的各个环节对保管工作起促进和制约作用，并注意在进行其他环节的工作中保护档案。在档案的收集、整 1 理、鉴定、统计、利用的过程中，都可能遭受到某种不利因素的影响，如机械损坏，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他环节的工作也会对保管工作提供便利，如通过整理档案并完整系统地排列好，再配上结实的卷皮和清晰的目录，就不容易损坏和丢失；通过鉴定珍贵档案建立起副本，就可以有效地保护重要档案。

由于档案是由文件转化而来的，所以文件信息的载体和书写材料的质量与档案耐久程度有密切的关系。为了做好档案保管工作，档案部门还必须关心文书部门等对文件信息载体和书写材料的选用，有责任向他们宣传，力求选用适合的载体和书写材料，最大限度地延长需要永久保存的重要文件的寿命。

档案保管工作不是单纯地为保管而保管，其最终目的是为了社会对档案的利用。如果只片面地强调保护档案，不顾提供利用的方便，保管工作就失去了意义。同样，如果只迁就一时提供利用的方便而损毁了档案，最终必将影响提供利用。可见，档案保管与提供利用基本上是一致的，实质上是长远利用和当前利用在档案保管工作中的反映。要正确处理当前利用和长远利用的矛盾，立足长远，保证当前。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于档案保护，又要保证当前利用和长远利用的方便。这是档案保管工作的出发点，也是检验保管工作做得好坏的标准。

二、档案保管工作的任务：

社会对档案的利用是长期的，因此档案的内容必须系统化，载体必须完好，而且有些档案是为国家和人民的特定利益而设立的，更需要妥善保存。但是，由于社会的自然的种种因素，可能使档案材料遭到损毁，档案的系统性和政治安全可能受到破坏。档案长远安全留存的要求和档案可能损坏之间形成一对尖锐的矛盾，档案保管工作正是为了解决这个矛盾而产生和运行的。档案保管作为档案部门一项经常性的业务工作，不是简单的看堆守摊，而是有着完整而科学的业务内容的。档案保管工作的任务是：

1、建立和维护档案的存放制度：

为了使档案入库、移出、存放井然有序，能够迅速地查找档案，并随时掌握档案实体的状况，档案室（馆）要根据档案的来源、载体等特点，建立一套档案入库存放的规则和管理办法，使档案不管是在存放位置上还是被调阅移动都能够处于一种受控状态。

2、防止档案的损坏。要研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。

3、延长档案的寿命。档案保管工作不应只是一味的防止档案的自然损坏，还要采取更积极地措施，最大限度地延长档案的寿命，如在文件制作阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。

4、维护档案的安全。维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失、泄密等，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。

档案保管工作的任务，总的说来就是了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关的科学技术知识。具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。

三，档案保管工作的基本要求：

（一）以方为主，防治结合。保管档案的技术方法有很多，概括起来，主要有两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的因素，也有自然的因素。比如防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等，这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二是档案损坏之后，如何进行处治的问题，比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、防霉、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。在防和治两个方面，防是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无病先防才是积极主动治本的办法。然而，强调以防为主，并不等于就是一切，并不意味着治就不重要了。实践证明，对治不能有丝毫的疏忽大意。抓好治对防也有促进作用。防、治之间具有相互促进、相辅相成的作用。

（二）加强重点，照顾一般。对于需要长久保管的档案以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。同时对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。

（三）自力更生、勤俭节约。档案妥善地保管下去，必须具备一定的物质条件，要有一定的技术装备，对此必须予以足够的重视，给予必要的投资，这不仅为当前所需要，同时也为历史所需要。但也要清醒的看到，目前我国还是一个发展中国家，在相当长的一段时间里，国家尚不可能满足档案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。因此，有些要求可以在国家帮助下予以解决，有些要求则要依靠档案工作人员自身自力更生、勤俭节约的精神去解决。

（四）立足原件，保证信息。在档案保管工作中，应该力求保证档案原件的完整与安全。档案原件具有无可置疑的凭证作用，尤其是那些能够证实国家、集体和个人权益、具有法律效用的文件，其原件就更为重要和珍贵。另外，必须看到档案原件的保存时间的有限性，使档案原件全部保存产生了困难。现代复制技术的提高，可以使复制件的仿真程度不断提高，为了节省存储空间和费用，目前一些国家已经有条件地承认了一部分复制件的法律效用，对于这些档案来说，信息的保存与流传甚至比保存原件具有更重要的意义。就目前我国的情况来说，应首先下功夫保存好原件，对于那些已经损坏的档案原件，则应设法将其以复制形式保存下去。因为，对档案制作复制件，可以减少原件的机械磨损和其他损坏的可能，从而起到保护原件的作用。

（五）档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用，因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的关系。所以，保管工作的各项制度以致技术措施等等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。

第三节 档案保管的基本物质条件

档案保管的物质条件，是档案库房管理所需一切物质装备的总称。档案的保管工作必须依托于一定的物质条件才能实现。开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以做好这项工作的。其基本条件如下：

一、档案库房

（一）档案库存建筑应遵循的原则：

档案库房，是保存档案的场所，是保护档案、延长档案寿命最基本的物质条件。档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因为建筑上的改动比较困难，而且会造成很大浪费。库房建筑还将直接影响到库房管理措施的效果与费用。库房建筑与库房管理二者互为补充，缺一不可。

档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。档案库房是一种特殊性建筑，既不同于民用建筑，也不同于办公用房，档案库房是保存档案的主要场所，档案长期有效的作用和其原始性价值，要求对其进行长期的甚至是无限期的保管，这就必然对档案库房建筑提出一些比较严格的要求。防热、防潮、防光、防有害气体以及防尘等都有比较具体的要求。适用的原则，必须与经济的原则一并考虑。档案库房建筑的要求应与国家经济能力相适应，离开国家经济力量的可能，片面强调过高的要求实际上是办不到的。同时库房建筑的要求还应该和所保管档案的重要程度相适应。国家级的档案馆与地方档案馆，由于所保管档案的重要程度不同，在档案库房的建筑要求上也应有所不同。经济原则不能简单理解为少花钱，如果一个档案库房建成后，根本不适用，给档案保管带来很多问题，尽管少花钱也不能说是经济。档案库房建筑中的美观必须以适用和经济为前提，离开了经济和适用，档案库房外表再美也不能取得好的效果。

（二）库房建筑的要求：

1、要有足够的面积。

2、开间大小适当。

3、屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能。

4、库房墙壁应坚固耐久，并具有隔热、防潮、防尘的性能。

5、库房地面要具有坚固性与耐久性，防水防潮性能要好。

6、库房门窗应紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。

二、档案装具

档案装具是指用以存放档案的柜、架、箱，是档案室（馆）必需的基本设备。设计档案装具时应符合以下要求：

1、档案装具所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害。

2、便于调阅档案、取拿方便。

3、适当利用库房的空间与面积。

4、经久耐用、牢固、并符合节约原则。

5、尽量做到整齐划

一、合乎规范化要求，灵活配置不同装具。

三、设备

档案保管设备是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有空调机、去湿机、加湿器、通风机等。

四、包装材料：档案经过包装，既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少机械磨损。目前，我国包装档案的材料有三种：

A、卷盒。采用卷盒来保管案卷在目前是一种比较好的方法，它能够防光、防尘、减少机械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。但它占用库房面积较多，而且制作卷盒费用较高，因此要区别情况，根据档案馆（室）的需要与可能适当采取卷盒形式。

B、卷皮。卷皮是包装档案的基本材料，它不仅室为了保护文件，同时它本身又是案卷的封面，对查找利用也是很方便的。卷皮分两种硬卷皮和盒软卷皮。

供A4型文件纸用或供16开型文件纸用，且必须与卷盒同时使用，也即用软卷皮包装并装订的案卷必须装入卷盒中存放。

五、消耗品

消耗品是指用于档案保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品。

以上这些在档案保管工作中，构成了一个保护链条，共同发挥着为档案创造良好环境、防护档案免受侵害、维护档案完整和安全的作用。

第三节 库房管理

一、库房管理的任务：

档案的库房管理是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。库房管理的任务 4 主要包括：（1）档案秩序管理，存放位置与排列顺序。（2）库房温、湿度调节与卫生保洁。（3）档案出入库房控制。（4）档案理化状态监测。（5）库房保卫。

二、进出库制度：

档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并作出专门的规定。这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时（如维修库房及其设备），则必须有档案工作人员陪同。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西，库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。

三、库房温、湿度控制：

科学地控制温度和湿度，是做好档案保管工作的重要措施。有效地完成这些任务，并非只靠简单的体力劳动就可以了，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，采取一系列表的防治措施，对温湿度经常进行测定。

1、温湿度的影响。

档案库房湿度，与防止档案的自然损毁和延长档案的寿命有密切关系。不适宜的温湿度，特别是高温高湿，会加快纸张水解和字迹褪变的速度，增大有害气体和灰尘的吸附能力，招致害虫的滋生和霉菌的蔓延，这些都会给档案造成严重的危害。所以，库房温湿度的调节，是档案保管工作的一项重要内容，也是防止档案损毁的关键性措施。

测量温度的常用仪表有：水银温度计、酒精温度计，双金属自记温度计，前两者需要人工观测并记录，后者可以连续测试记录温度的变化，具有自动测试和记录的功能。测量湿度的常用仪表有：毛发湿度表、普通干湿球湿度计、自动温湿度计，通风干湿表等。这些仪表各有所长，有的使用简便，有的测量精确，有的价格低廉，有的自动化程度高，只要按使用要求操作，都能取得较好的效果。各单位可以根据实际情况选用。

2、库房温湿度的控制与调节：

当库房内温湿度适合保管要求时，为了防止和减少库房外不适宜的温湿度对库房内的影响，就要求对库房内的温湿度进行控制；当库房内的温湿度不适合档案保管要求时，就需要采取措施进行调节。目前控制和调节库房内温湿度采用的方法主要有三种：一是采用中央空调，用恒温恒湿控制库房；二是采用小空调，对存有特殊载体和珍贵档案的局部进行控制；三是采取密闭、通风和吸潮相结合的措施。

密闭，就是将库房门窗密闭，可以防止库房外不适宜的温湿度对库房内发生影响，以使库房内适宜的温湿度保持稳定。密闭的方法可以将多余的门窗堵死，或使用密封条、密封胶封住门窗缝隙。

通风，就是根据空气流动的规律，有计划地使库房内外的空气进行交换，从而达到调节库房内温湿度的目的。利用门窗自然通风（或排风扇）时，应注意以下两点：首先，要测定库房内外温湿度，取得准确数据，以此作为能否通风的依据。一般库房内温湿度高于室外时，可以通风，反之，应密闭门窗。当温度低于室外，也可以通风（但在西部干旱地区例外）。其次，要注意风力和天气情况，一般风力5级以上时不能通风，风沙天气，夏日中午也不能通风。

吸潮，它是降低库房内湿度的重要方法。一般使用吸潮剂或机械设备除去库房内空气中的部分水蒸气，降低库房内的湿度。常用的吸潮剂有硅胶、晶体无水氯化钙以及生石灰、木炭等。机械设备主要是去湿机。

根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14度-24度，相对湿度是45%-65%，一昼夜允许温度变化范围为正负2度，湿度为正负5%。因为一般微生物繁殖所需要的温度为20度 5 以上，湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。

四、“八防”措施：

档案保管工作中常说的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成损害的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。作好“八防”工作需要采取一系列防护性措施：防火，要求在装具及照明灯具的选用，其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消防器材，在条件允许的情况下，安装防火报警器和自动灭火装置；防水，要求在库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段；防潮与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整；防霉与防虫以及防潮有密切相关，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品；防光，要求库房尽可能全封闭，若有窗户也应尽可能小一些，并安装磨沙玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配备窗帘，尽可能遮蔽户外日光中紫外线照射，照明灯具应使用白织灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨纱灯泡，不允许使用日光灯（荧光灯）作为库房照明灯具；防尘，要求装置的封闭性好并须对库房及装置等定期进行清扫擦拭，保持清洁；防盗，要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并尽可能安置报警装置。

五、库房编号和排架：

1、库房编号：

为了有条不紊地管理库房，应将各个库房加以统一编号。库房的编号有两种方法：一种是为所有的库房编一个总的顺序号，顺序号适合于库房较少的档案馆（室），另一种根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼，东二楼、西一楼，西二楼”等。每栋房子的内部，应根据建筑及房间的划分情况进行编号。如系楼房，就应自下而上地编层号；每层房间，应从入口开始，从左向右编间号。

2、档案柜（架）的摆放与编号：

库房中的档案柜（架）的摆放，应合乎下列几个要求：

第一，排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的柜架，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。第二，避免直射，注意通风。有窗户的库房柜（架）排列，应与窗户垂直，以避免强烈阳光直射；无窗户的库房柜（架）排列，纵横均可，但应注意不要妨碍通风。第三，空间利用，疏密有序。档案柜（架）的排列在最大限度地利用库房的地面与空间的同时，也要注意便于档案的搬运和存取。柜（架）间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具（如手推车）的通行，一般可保持1～1.2米，架与架之间的距离以0.8米左右为宜，柜与柜间的距离应适当加宽。所有柜（架）均不宜靠墙摆放。第四，统一编号，迅速存取。为便于对库房内档案的管理和能够迅速地存取，所有档案柜（架）应进行统一编号。编号的方法是：自门口起从左到右编柜（架）号，每个柜（架）的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号（如果没有栏，则是从上而下的编格号）。

六、全宗的排列与档案的上架：

在一般的档案馆（室），档案是以全宗为单位进行整理和保管的，因此当考虑档案存放的时候，首先应按全宗来进行，一个全宗内的档案应集中在一起。但是，有些特殊情况应予妥善处理，如库房或柜架事先预留的空间已被排满了或不够用，新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案排列在一起的时候，可以先暂时单独保存，待可能调整时，再将同一个全宗的档案集中起来，或有计划地分阶段分库定位排列保管。当然，档案按全宗排列也不是绝对的，有的全宗内可能还包括有一部分影片、照片、录音带、技术图纸或会计报表等档案，这些不同类型的档案，可以分别保管。对于暂时或定位分别保管的全宗中的这部分档案，应填写参见卡，把它放在原全宗（全宗主体）存放位置内，指明其存放地点，以保持其应有的联系。

库房内各个全宗单位，应进行系统排列。全宗排列方法，主要有“分类排架”和“流水排架”两种。在很多档案馆（室），全宗下通常采用分类排架，又叫全宗分类排列法。这种排列方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利，便于按全宗、类别检索，但分类倒架时费时费力，预留空位很难做到准确。为克服这种弊端，有些档案馆（室）采用流水排架，又叫全宗顺序号流水排列法。这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便，按进馆顺序排列，通过编制检索工具来解决查找利用问题。

档案存放方式一般有两种，一是竖放，一是平放。竖放是目前采用比较广泛的一种方式，好处是检取和存放案卷比较方便。平放的方法，虽然存放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案（如卷皮质软、没有装订的案卷、幅面过大的）。平放档案时，为了避免文件承受过重的压力和存取方便，堆叠高度以不超过0.4米为宜。平放的档案还包括影片、录音、录象带等。为防止日久粘连，还要定时放影片、录音、录象，以防止声像走失。防止走失的方法是备份。

七、档案存放位置索引：

档案存放位置索引，是用来指明档案存放地点，便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地存取档案的一种检索工具。档案存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出他们之间的存放地点。（参辅导201）档案存放位置索引一

第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案柜（架）为单位，指明各个档案库房保存了哪些档案，如表：

档案存放位置索引二

表

1、表2所示的两种索引，按形式又分为簿册式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，根据每间库房（或楼、层、房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。此种图表，可悬挂在相应的库房入口处，便于保管和调卷人员随时参看使用。两种索引，又称档案馆（室）藏指南。

八、档案代理卡：

档案代理卡是一种用来反映档案流动情况的卡片式管理工具，也称作代卷卡，有代替案卷的意思。由于提供利用或档案馆内部工作需要（如重新整理、修补、复制、编制检索工具等），经常需要将库房中已上架的安排好的档案暂时移出库外，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，则填写一张统一格式的卡片存放在档案原来的位置上，卡片上注有档号、移出日期、移向何处、归还日期等，以便一目了然。如表（参202）

档案代理卡

代理卡是一种简便适用的管理工具。如案卷调出量大、频繁，而不设或不用代理卡，往往会发生虽从检索工具中查出，而到架上提取案卷时没有案卷，又不知道其短缺原因或何时借往何处的情况。如查阅档案出库登记和借出登记簿，往往因按时间流水登记，一时查不出某一案卷的去向。所以，设代理卡是必要的。通过档案代理卡不仅可以了解档案的流动情况，还可以通过对其分析了解档案利用频率等。

九、全宗卷：

全宗卷是专门为保存和管理某一全宗而形成的，用来说明这一全宗历史情况的文件材料专卷。它是档案馆（室）在工作活动中形成的一种档案，也可以说是全宗的档案。《档案馆工作通则》规定：每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。

（一）全宗卷的内容：

根据有关规定，全宗卷的主要材料有：

1、档案收集。档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

2、档案整理。整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

3、档案鉴定。鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。

4、档案保管。档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与复修情况报告等。

5、档案统计。档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

6、档案利用。全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

7、档案管理新技术的应用。缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

全宗内文件按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。卷内文件应逐件加封面装订、编号并装入卷盒内，卷内文件材料较多时可分装数盒。封面和卷盒应采用符合国家标准制作的。这些材料，随着全宗管理活动的继续而有所增加或发生其他变化。

（二）全宗卷的性质和特点：

全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。但是，全宗卷与其全宗有着密切的关系，所以它不固定保存在形成全宗卷的档案馆和档案室，而随同全宗的流动相应的保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。掌握全宗卷成分不定型性和保存单位的流动性特点，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。

（三）全宗卷的作用：

全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具。由于它存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关的资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务和为进一步收集该全宗范围内的档案提供重要的依据。全宗卷也是档案馆（室）对全宗进行日常管理，保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。

十、库房的定期检查与清点：

定期地对档案进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。检查不仅能发现工作中的缺点，从而及时纠正，同时也是维护档案的安全和完整的一项重要措施。只要细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而及时采取有效的措施改善保管条件，防止档案继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况制定，一般1至2年检查一次。一般说来，在工作头绪多，库房比较分散、建筑与设备比较简陋，安全条件比较差的情况下，定期不宜太长，应勤作检查。每次检查一部分，以免影响其他各项工作的正常开展。

检查中应包括下列几个方面：

1、检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，及时发现不安全因素，采取有效措施。

2、检查档案有无发黄变脆、字迹褪色、潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，及时防治；机读档案定时倒带和上机检查等。

3、检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生。

4、检查受损文件的情况和数量，实有档案数量与登记簿册中的数量是否符合。

5、对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目、鉴定等工作中的缺点等。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细地进行研究，作认真的处理，必要时对某些制度做适当的调整。

能力测试：

1、××环保设备公司在办公楼三楼设置了四间专用档案库房，购置了统一的档案装具，档案室准备将档案移入新建的库房。

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