办公自动化复习材料

2024-09-28

办公自动化复习材料（精选7篇）

1.办公自动化复习材料篇一

1.传统办公方式和办公自动化方式有什么不同？各自有什么特点？

传统办公方式；通常，传统办公事务处理工作存在着以下一些问题：

(1)劳动强度大，工作效率低，办事周期长。(2)办公质量低，数据可靠性差。

(3)决策困难。(4)文件、材料的保存常常出现问题。(5)办公成本高，费用急剧增加。办公自动化的特点(1)先进性。(2)实用性。(3)可扩展性(4)通用性。(5)动态性

2.按处理信息的功能不同，将办公自动化划分为哪几个层次？它们之间有什么关系？

在我国，一般是按处理信息的功能不同，将其划分为三个层次：事务型办公自动化、管理型办公自动化和决策型办公自动化这三者的嵌套关系为：事务型办公系统为基础层；管理型办公系统为中间层，它包容事务型办公系统，同时以其自有的MIS系统为支持；决策型办公系统为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。

3.办公自动化系统构成要素是什么？

一个典型的办公自动化系统大致包括六种要素：人员、组织机构、办公制度与办公例程、技术工具、办公信息和办公环境。

4.多媒体技术的基本特性是什么？

(1)数字化。(2)多样化。(3)集成化。(4)交互性

5.数字音频质量取决于那些参数？

数字音频质量取决于采样频率、取样大小和声道数

6.数据模型的三要素是什么？你知道的数据模型有哪些？

数据结构、数据操作和完整性约束

信息模型(概念模型)与E-R方法结构数据模型

7.计算机主机的主要部件包括哪些？

微型计算机主机的主要部件是指机箱、电源、主板、CPU、内存、显示卡和声卡

8.CPU、内存、显示卡和硬盘的主要性能指标分别是什么？

CPU的主要性能指标如下：(1)字长。(2)CPU外频。(3)CPU主频(时钟频率)(4)L1 Cache和L2 Cache的容量和速率。(5)扩展指令。(6)数据总线宽度。(7)地址总线宽度。(8)CPU供电电压。

内存的主要技术指标(1)内存容量。(2)内存速度。(3)内存的奇偶校验显示卡的主要性能指标(1)分辨率。(2)颜色数。(3)刷新频率

硬盘的主要性能指标1)硬盘接口2)马达转速与单碟容量3)磁头技术4)数据缓冲区5)硬盘容量6)硬盘速度

9.简述CD-ROM的工作原理。

CD-ROM光盘上用“平地”和“凹坑”来表示二进制信息，通过激光的反射来读出其中存储的信息

10.简述Modem的功能和原理。

计算机通信就是指在两台或多台计算机间传送数据。它可以是直接连接通信、通过网卡，也可以使用Modem。使用Modem计算机便可以利用电话线与其他有调制解调器的计算机通信。Modem的作用是使计算机之间通过普通电话线进行连接，传递数据。

11.系统软件有什么特点？系统软件通常包含哪些功能？

特点；通用性和基础性系统软件主要用于计算机的管理、监控、维护，并为用户提供一个友好的操作界面。

12.你是怎么理解操作系统的？简述目前较常见的操作系统的特点？

操作系统是系统软件的核心，它把计算机改造成功能更强、使用更加方便的虚拟机。而其他系统软件和各种应用软件都运行在操作系统之上，以操作系统作为支持环境，所以往往把操作系统称为软件工作平台。

常见的单用户操作系统有DOS、Windows 95/98/2000/XP及Linux

DOS操作系统；全英文的命令式操作系统，用语句才能对计算机下达指令，操作起来比较麻烦

Windows；形象生动的图形代替了DOS下繁杂难记的命令，用户操作十分方便，许多操作由鼠标实现通过文件和文件夹方式管理文件系统，用户可以利用鼠标的拖动，方便地实现对文件的打印、删除及复制等基本操作

UNIX系统的主要特点可归纳为以下几点：(1)开放性。(2)多用户、多任务环境。(3)功能强大、实现高效。(4)良好的可移植性。(5)良好的用户界面。(6)提供了丰富的网络功能。(7)可靠的安全系统。

Linux操作系统包含了UNIX的全部功能，具有很多特性，这些特性包括：多任务、多用户、可编程shell、设备独立性、完整的网络特性和可移植性等。

13.什么是专家系统？专家系统的基本结构包括哪些部分？

专家系统是一个在某特定领域内，用人类专家水平去解决该领域中难以用精确的数字模型表示的困难问题的计算机程序。

由六部分组成：知识库、数据库、推理机、咨询解释、知识获取和人机接口

14.电子文档有哪些特性？

1)采用共享存取文件减少工作量。(2)存取文件不受时间、地理位置的限制。(3)检索查询快捷。(4)文档管理一体化。(5)利用电子档案柜方便档案管理

15.你认为一个电子文档管理系统应该具备哪些基本功能？

(1)创建。(2)登记。(3)处理。(4)发送。(5)跟踪与催办。

6)转储。(7)查询。(8)统计。(9)安全控制。(10)管理。(11)其他。

16.常见的计算机输入方式有哪些？

智能ABC输入法、微软拼音输入法、五笔字型输入法、语音输入法、手写输入法光、电扫描(OCR)输入法

17.组成一个局域网有什么环境要求？

(1)网络种类的选择。(2)缆线的选择。(3)服务器及工作站位置的选择。(4)网络扩展设备的选择。(5)网络施工及设备安装。6)网络应用及管理系统的建立。

18.常见的局域网有哪几种结构方式？

以太网采用总线型拓扑结构、FDDI采用环型拓扑结构

19.计算机病毒有什么特性？

(1)传染性(2)潜伏性。(3)隐蔽性。(4)破坏性。(5)寄生性

20.阐述Internet网有哪些服务功能？

(1)电子邮件E-mail。(2)文件传输FTP。(3)远程登录Telnet。(4)信息查询服务

21.什么是FTP和BBS它们分别具有什么功能/

文件传输是指将一台计算机上的文件传送到另一台计算机上去。在因特网上实现文件传输的软件是文件传输协议(File Transfer Protocol)，简称FTP；下载文件 “上载文件”

电子公告板又称BBS，BBS与街头、校园内的公布栏的性质相同，都是张贴信息的地方，只不过BBS是通过电脑来传播或取得消息而已。BBS的主要功能是

信件讨论。使用BBS还可以进行文件交流。BBS是信息公布的重地

22.什么是电子政府？电子政府有什么特征？

所谓电子政府，是指政府有效利用现代信息和通信技术，通过不同的信息服务设施(如电话、网络、公用计算机站等)，对政府机关、企业、社会组织和公众，在其更方便的时间、地点及方式下，提供自动化的信息及其他服务，从而构建一个有回应力、有效率、负责任、具有更高服务品质的政府。

特征；(1)电子政府是一个现实与虚拟相结合的、跨平台的政府，其最大的特征在于它的虚拟性

2、电子政府依托的是互联互通的宽带互联网和真正意义上的信息高速公路，以及一个大型的、一体化的、智能化的、人机完全融合的科学决策和海量信息快速处理系统(3)电子政府意味着政府信息的公开化，政府有责任与义务以更便利的方式、更易于理解的语言，让公众能够容易地获得政府的信息，从而创造更高的附加值。(4)电子政府的目的在于建立起跨越政府机关、企业与公众之间的互动机制。(5)电子政府是服务型政府，其实质是电子政府要求政府创新其服务的方式。(6)电子政府是当前办公自动化、政务信息化工作发展趋势的必然结果，是政府机构变革、创新、演化的历史取向，也是未来政府存在方式的一种全新形态。

23.电子政府与传统政府有什么区别？

1.政府存在的形态不同；传统政府是在传统经济中运行，而电子政府是在以知识为基础的数字经济中运行

2.办公手段不同；信息资源的数字化和信息交换的网络化是电子政府与传统政府的一个重要区别

3．行政业务流程不同；实现行政业务流程的集约化、标准化和高效化是电子政府的核心，是与传统政府的重要区别

.4、服务方式不同；电子政府提供“一站式”服务，公民或企业只要去一个政府综合办公地点即可解决需要政府办理的所有相关事项

5.与公众沟通的方式不同；直接与公众沟通是实施电子政务、建立电子政府的目的之一。

24.企业OA系统的规划有哪些方面？

系统规划系统分析系统设计系统实现系统评估

25.网络在企业中有什么作用？

(1)实现资源共享。(2)提高信息系统的可靠性。(3)节约资金。(4)增强信息系统的可扩展性。(5)为用户提供一种功能强大的通信工具

26.什么是电子商务？

通俗地说，所谓电子商务，就是在网上开展商务活动。当企业将它的主要业务通过企业内部网(Intranet)、外部网(Extranet)以及Internet与企业的职员、客户、供销商及合作伙伴直接相连时，其中发生的各种活动就是电子商务。

27.电子商务在内容上分为哪些类别？

1.企业—企业

2.企业—消费者

3.企业—政府

28.什么是电子政务？电子政务有什么特点？

电子政务是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯以及Intranet技术运用来实现本单位与上级单位、下级单位之间的公文运转、信息交流和信息共享，快速有效地接收各种上级机关文件、下级单位的上报信息，组织、协调电子

政务系统内的各种信息，使用户能够方便、快捷地获取其所需信息，为领导决策和工作人员日常工作提供服务

电子政务系统根据其应用的对象有其不同的特点。电子政务系统以党委、政府、部委、厅局等机关为服务对象，其主要特点如下：(1)电子政务系统是党委、政府、部委、厅局等机关的日常事务管理应用系统，是机关的主要业务系统，关系到机关能否积极有效地发挥职能，因此它是机关迫切需要的计算机管理系统。

(2)目标用户具有明显的层次化垂直机构设置，上下级单位之间数据交流频繁，应用软件系统结构提供与上级单位、兄弟单位、下级单位联接的开放接口。

(3)比较复杂的公文(收文、发文)流程，对文字审核有严格要求，系统保证公文文字、逻辑等方面的正确性。

(4)对信息采编(汇编)有较高的要求，保证信息上传的顺利进行。

5)系统提供了移动办公、远程办公能力。

(6)系统在实现无纸化办公，提高办公效率的基础上，注重为领导决策提供服务。

29.电子政府包括哪些内容？

E-服务：它以电子形式发布政府信息、计划及服务，常常通过（但绝不是全部）因特网来实现。

E-民主：它采用电子通讯手段帮助市民参与公共决策过程。

E-商务：它包括实物和服务的电子交换，例如市民交付税和公共设施费用、续办车辆登记、娱乐项目消费，或政府购买供给物品和拍卖剩余设备。

E-管理：即利用信息与技术改进政府管理，从流线化业务流程到维护电子记录，改善工作流程并对信息加以整合30.INTERNET 为什么采用TCP/IP协议？

在Internet上连接的所有计算机，从大型机到微型计算机都是以独立的身份出现，我们称它为主机。为了实现各主机间的通信，每台主机都必须有一个唯一的网络地址。就好像每一个住宅都有唯一的门牌一样，才不至于在传输资料时出现混乱。我们都已经知道，Internet是由几千万台计算机互相连接而成的。而我们要确认网络上的每一台计算机，靠的就是能唯一标识该计算机的网络地址，这个地址就叫做IP（Internet Protocol的简写）地址，即用Internet协议语言表示的地址。

31.网络操作系统的基本任务是什么？

网络操作系统的基本任务就是：屏蔽本地资源与网络资源的差异性，为用户提供各种基本网络服务功能，完成网络共享系统资源的管理，并提供网络系统的安全性服务。

32.保证计算机网络安全的措施是什么？

技术层面对策；1)建立安全管理制度2)网络访问控制。3)数据库的备份与恢复4)应用密码技术。5)切断传播途径。6)提高网络反病毒技术能力7)研发并完善高安全的操作

系统管理层面对策；计算机网络的安全管理，不仅要看所采用的安全技术和防范措施，而且要看它所采取的管理措施和执行计算机安全保护法律、法规的力度。只有将两者紧密结合，才能使计算机网络安全确实有效。

物理安全层面对策；1)计算机系统的环境条件2)机房场地环境的选择3)机房的安全防护

33．计算机中图像文件的格式有哪些？各有什么特点？

图像的文件格式(1)PCX格式：文件格式简单、压缩解压速度快(2)BMP(Bitmap File)格式：在windows环境下能在任何显示设备上输出(3)GIF格式：使用LZW无损压缩方式压缩(4)TIFF格式：支持所有图像类型，(5)JPG和PIC格式：文件非常小可调压缩比(6)PNG格式：适应internet

34．计算机图形图像系统具有哪些主要功能？

(1)输入。(2)存储。(3)处理。(4)图与数据的相互转换。(5)传输。(6)输出。

35．计算机图形、图像处理技术在现代办公中的主要应用有哪些？

(1)输出各类统计图(2)交互式作图(3)文件输入(4)档案管理(5)签名、笔迹管理

36．什么是计算机语音处理？办公中的语音处理主要包括哪些内容？

计算机语音处理就是利用计算机对语音信息进行理解、识别、合成与播出的技术。

1)语音识别2)汉语语音识别3)语音合成技术

37．请简述计算机语音处理技术的主要内容。

计算机语音处理就是利用计算机对语音信息进行理解、识别、合成与播出的技术

38．计算机语音处理技术在现代办公中的主要应用有哪些？

1)语音识别2)汉语语音识别3)语音合成技术

39．在Word中，如何进行数学和化学公式的编辑？

第1步，打开Word2003文档窗口，在菜单栏依次选择“插入”→“对象”菜单命令；第2步，在打开的“对象”对话框中，切换到“新建”选项卡。在“对象类型”列表中选中“Microsoft 公式 3.0”选项，并单击“确定”按钮；第3步，打开公式编辑窗口，在“公式”工具栏中选择合适的数学符号；第4步，在公式中输入具体数值，然后选中数值，在菜单栏依次选择“尺寸”→“其他尺寸”菜单命令。打开“其他尺寸”对话框，在“尺寸”编辑框中输入合适的数值尺寸（可能需要多次尝试才能确定数值尺寸），并单击“确定”按钮。按照此方法分别设置公式中所有数值的尺寸；第5步，在公式编辑窗口中单击公式以外的空白区域，返回Word文档窗口。用户可以看到公式以图形的方式插入到了Word文档中。如果需要再次编辑该公式，则需要双击该公式打开公式编辑窗口

40.请叙述在Word中编排业务流程图的操作方法，并说明其中的主要注意事项。

1、在“绘图”工具栏（工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请单击“工具”菜单中的 “自定义”，然后单击 “工具栏”选项卡。）上，单击“插入组织结构图或其他图示”。

2、单击“组织结构图”图示，再单击“确定”。

3、执行下列一项或多项操作：若要向一个形状中添加文字，请用鼠标右键单击该形状，单击“编辑文字”并键入文字。无法向组织结构图中的线段或连接符添加文字。若要添加形状，请选择要在其下方或旁边添加新形状的形状，单击“组织结构图”工具栏上“插入形状”按钮上的箭头，再单击下列一个或多个选项： “同事”— 将形状放置在所选形状的旁边并连接到同一个上级（上级形状：该形状在组织结构图中处于上层，并与职员（下属或合作者形状）或助理形状等任一其他形状相连。）形状上。“下属”— 将新的形状放置在下一层并将其连接到所选形状上。“助手”— 使用肘形连接符将新的形状放置在所选形状之下。若要添加预设的设计方案，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”再从“组织结构图样式库”中选择一种样式。

4、当完成后，请在图形外单击。，41、请分别叙述Internet、Intranet和Extranet的各自含义。

Internet，中文正式译名为因特网，又叫做国际互联网。它是由那些使用公用语言互相通信的计算机连接而成的全球网络。Intranet又称为企业内部网,是Internet技术在企业内部的应用.它实际上是采用Internet技术建立的企业内部网络,它的核心技术是基于Web的计算.企业外部网(是企业内部网络服务器与公共网络实现互联的桥梁, 用于访问企业或政府机构内部网络中的应用软件或数据)

41．企业接入Internet的方式主要有哪些？

局域网络连入Internet电话拨号上网XDSL接入

42．Internet在现代办公中的主要有哪些应用？

(1)电子邮件E-mail。(2)文件传输FTP。(3)远程登录Telnet。

(4)信息查询服务。

5、网络电话

6、电子公告板

43．什么是域名与IP地址？二这之间的关系如何？

Internet域名是Internet网络上的一个服务器或一个网络系统的名字，在全世界，没有重复的域名。域名的形式是以若干个英文字母和数字组成，由“.”分隔成几部分所谓IP地址就是给每个连接在Internet上的主机分配的一个32bit地址。IP是由数字+“.”组成；域名是由字母或汉字+“.”组成44．什么叫URL？请举例说明其各个部分的格式组成。

统一资源定位符（URL，英语 Uniform / Universal Resource Locator 的缩写）也被称为网页地址，是因特网上标准的资源的地址（Address)。

URL由三部分组成：协议类型，主机名和路径及文件名

1、协议格式有file:// ；HTTP:// ； thunder://等

2、主机名格式格：username:password3、path（路径）：由零或多个“/”符号隔开的字符串

填空

1.式处理

2.计算机网络的拓扑结构有四种，分别是_总线拓扑结构星型拓扑结构环型拓扑结构树型拓扑结构

3.按照计算机网络规模和覆盖范围，可以将计算机网络分为三类，分别是_局域网、城域网和广域网。

4.计算机网络中，除了计算机设备之外，还包括_传输介质和集线器、交换机、路由器、中继器等网络互连设备。

2.办公自动化复习材料篇二

【中文摘要】随着计算机和网络技术的迅猛发展,基于工作流的办公自动化技术在企业里逐渐普及。办公自动化的实现需要依靠工作流这一关键技术。本文以张家界航院办公自动化项设计和开发为背景,使用Lotus Notes/Domino群件产品作为开发平台,设计了符合学院特点的工作流,并应用到办公自动化系统中,具体工作如下；

1、针对工作流的概念、参考模型、工作流管理系统以及基于XPDL的流程建模型语言进行了综述。并最后通过工作流平台的对比,确定使用Lotus Notes/Domino群件产品进行张航工作流系统的设计与开发。

2、基于张航学院的办公自动化系统的需求,设计了体系结构、功能结构以及数据库设计。完成了工作流系统设计,并讨论了远程办公实现方案。

3、重点分析了基于XPDL的办公流程的设计与实现,并给出了具体应用实例。通过部署、测试与分析,证明了系统的有效性。

4、讨论了在张航学院办公自动化系统的安全性设计以及在张航办公自动化系统中的应用。最后,总结了全文的工作,并展望了本课题未来的研究方向,提出了需要进一步研究的问题。

【英文摘要】With the rapid development of computer and Network technology, workflow-based office automation technology becoming more common in the enterprise.Implementation of Office Automation technology rely on the key technology-Workflow.This paper has the background of design and development of OA project of Zhangjiajie Institute of

Aeronautical Engineering, which based on Lotus Domino/Notes R7 groupware.Research and design features of a consistent workflow Institute and its application to the Office Automation System, including the following special work:1.For the concept of workflow, reference model, workflow management systems and processes based on the model language XPDL reviewed.And finally after the comparison of workflow platform, determine to put Lotus Notes/Domino groupware products into the design and development of Zhang Hang workflow system.2.For the demands of office automation system of Zhang Hang Institute, the system structure, functional structure and database have been designed.The workflow system design have been completed, and the remote office implementations have been discussed.3.Emphatially analized the design and implementation of office procedure which based on XPDL process, and advanced some specific application examples.Through the deployment, testing and analysis proved the effectiveness of the system.4.Discussed the security design and the application of the office automation system in Zhang Hang Institute.Finally, the conclusion and the developing trend were put forward.【关键词】办公自动化工作流 Notes/Domino XPDL 工作流引擎【英文关键词】OA Workflow Notes/Domino

XPDL Workflow Engines 【目录】基于工作流的张航校园网OA系统的设计与开发3-48-9现状10ABSTRACT4

第一章绪论8-12

摘要

1.1 引言1.2 OA的定义和发展9-101.3 国内外OA的研究

第二章

2.2 1.4 课题的提出与研究的内容10-12工作流技术综述12-31工作流参考模型14-171414-15

2.1 工作流技术概述12-142.2.1 工作流参考模型结构2.2.2 工作流参考模型中涉及到的数据2.2.3 工作流参考模型中的组件15-17

2.3.1 工作流管理系统的定义

2.3.3 2.3 工作流管理系统17-2017-182.3.2 工作流管理系统的功能和特性18工作流管理系统的分类18-2020-2621-22

2.4 基于XPDL的工作流模型

2.4.2 XPDL结构

2.4.4 过程模型2.4.1 XPDL发展20-212.4.3 包定义及重定义22-23定义中的组成元素及属性23-24实现24-26

2.4.5 过程控制模式的XPDL

2.5.1

2.5 工作流开发平台的选择26-30开发平台的对比27-28简介28-30

2.5.2 Lotus Notes/Domino群件产品

第三章张航OA系统

2.6 本章小节30-31需求分析及设计31-5331-33描述31-33

3.1 张航OA系统需求分析

3.1.2 系统需求

3.2.1 基3.2.2 系统3.1.1 校园网网络拓扑结构

3.2 张航OA系统体系结构33-35

33-34于Lotus Notes/Domino的工作流体系结构

框架结构34-35功能模块35-36

3.3 系统功能35-383.3.1 系统整体

3.3.3 学

3.3.2 模块接口关系36-37

3.4 数据库设计院组织结构与办公人员角色37-3838-413.4.1 Domino数据库设计原则39-403.4.2 数据库设计内容40-4141

3.4.3 张航OA系统数据库组成3.5.1 模型库3.5.3 过程模型实例3.5 张航OA系统工作流设计41-50

3.5.2 流程配置44的设计41-44化与客户机接口44-5050-52

3.6 对远程办公的支持

50-51

3.6.2 基于

第四章 3.6.1 基于VPN的解决方案B/S开发的解决方案51-52张航OA系统部署与实现53-6653-54

3.7 本章小节52-53

4.1 张航OA系统部署4.1.1 Lotus Notes/Domino部署53-54

4.2 公文办理模块的实现

4.1.2 系统的安装与配置5454-624.2.1 公文办理工作流程分析54-564.2.2 公文发文工作流程XPDL定义56-58设计58-6060-61

4.2.3 公文办理模块数据库

4.2.4 过程模型的建立和过程配置4.2.5 工作流具体流程61-62

4.3 关系数据库

4.5 访问模块的实现62-64本章小节65-6666-71

4.4 系统测试与维护64-65

第五章系统安全分析与设计

5.2 Lotus 5.1 系统安全需求描述Notes/Domino安全机制6666-68

5.3 网络安全设计

5.5 应用程序安全设5.4 系统安全设计68-70

计7071-725.6 本章小节70-716.1 全文总结71

致谢76-77

.......第六章结论与展望6.2 研究展望71-72主要研究成果77

3.办公自动化篇三

办公自动化，英文名是Office Automation,简称OA。在科技化、网络化的时代背景下，单位工作管理方式已经发生很大的变化，由传统的管理模式变成了办公自动化管理模式.设计论文的初衷就是方便单位进行办公自动化管理。本论文首先分析了办公自动化系统开发的必要性，简要介绍了本OA系统的开发背景，其次描述了办公自动化系统如何实现通知管理、新闻管理、文件传送管理、交流管理和系统维护管理等功能。本论文还详细介绍了七类数据的E-R图及其对应的数据表，这七类数据有文件信息、新闻管理、系统用户、办公通知管理、公司活动、活动投票记录和意见。为了开发本OA系统，论文设计了六个开发环节，即是了解开发系统的技术、进行系统分析、确定系统开发的目标、设计系统的功能、设计系统的数据库（E-R图和数据表）、实现系统模块的功能。本OA系统顺应时代背景的需求，使用Visual Basic 6.0 和SQL Sever 2008，通过对互联网及先进的管理模式和方法的研究，设计出了方便管理和能提高办公效率的这款软件。

In the era of science & technology and network, management methods in companieshave undergone great changes from a traditional management model to an office automation management.The initialintention of this thesis is to facilitate theoffice automation(referred to as OA)management in all units.This thesis starts by analysing the necessity of the development of office automation system, briefly introduceing the background of the development of OA system, then follows the descriptions of functions like how to implement the notification office automation systems management, information management, file-transfer management, communication management and system maintenance and management functions.The thesis also details the seven categories of data ER diagram and its corresponding data table, which are seven types of data files,namely news management, system users, office notification management, corporate events, voting records of activities and opinions.The development of the OA system is divided into 6 links, namely, get to know the technology,analyze systems, identify goals ofsystems development, design the function of the sustem, and design the database of the system(ER diagram and data tables),and finally to achieve function of the system modules.Adapting to the needs of thepresent time with the usage of Visual Basic 6.0 and SQL Sever 2008 through the study of the methods and mode of the Internet and advanced management,the OA system is to facilitate the management and improve the efficiency in the office.

4.办公自动化论文篇四

课程名称：＿＿＿＿＿＿＿＿＿论文题目：＿＿＿＿＿＿＿＿＿班级院系：＿＿＿＿＿＿＿＿＿姓

名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿

2009年

4月15日

办公自动化浅谈-

办公自动化浅析

I.办公自动化的概念及解释 ⑴.概念：

办公自动化(简称为OA--Office Automation)，是一个不断成长的概念，是利用先进的科学技术(主要是计算机技术)，使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，以取得更好的效果。办公自动化系统（OA系统）是专门为国家党政机关无纸化办公开发的软件，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的，是工作流思想与行政机关工作模式相结合的又一典型范例

⑵.国内外办公自动化的发展：

第1代OA：硬件配置阶段

70年代末，伴随企业在办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备，以单机为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。

第2代OA：数据处理自动化阶段

自80年代中期开始，伴随传统MIS（管理信息系统）的兴起与发展，OA进入以数据处理自动化为标志的第2代OA阶段。由于不能实现流程自动化，第1代及第2代OA都不能称为真正意义上的“办公自动化”。

重庆科技学院管理系人力08张杨

第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段

伴随企业内部局域网的兴起和发展，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。不同部门及各员工间的协作大大加强，从而使企业办公的效率得到较大的提高。因此这是真正意义上“办公自动化”的开始。但是，第3代OA只是有限的工作流程自动化系统，难以实现随时随地的办公、移动的办公，因而难以实现企业资源的延展，企业资源最大程度的利用。

第4代OA：无障碍工作流自动化阶段

90年代中期开始，随着互联网（Internet）的兴起与发展，办公自动化管理模式获得极大的突破。以Internet为基础，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。因此，它被称为“无障碍工作流程自动化办公”（Unlimited Work Flow）。这种24小时*7天/周的不间断办公管理模式，为企业实现对客户的全天候服务和业务活动的全面开展提供了宽广的舞台。然而，由于受到企业传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚，协同工作的模式难以建立，工作流程自动化的效益也难以全部实现。

第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）

90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、跨越时空协同的第5代协同工作型OA开始兴起。第5代OA的核心是KM（知识管理），实现方式是Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）相结合的信息系统。其缺点在于太关注办公事务本身与企业目前的利益，缺乏长期的发展战略。第一代知识管理（简称KM1代）太关注于知识/信息与资源的分享，而忽略知识的收集、积累与继承。因此，第5代OA难以支持企业及员工的长期的协同发展。

第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）

第6代OA已经超越了传统办公的狭义范畴，它是一种领先的企业管理思想。在实现方式上，它仍然以工作流程自动化Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）为核心。从两者的关系来看，工作流程自动化是实现协同的重要手段。缺少工作流程的自动化，任何办公自动化系统都无法实现工作的协同。而KM仍然是OA的核心。但与第5代OA中的KM（KM1代）相比较，KM2代的涵义发生了重大的变化。KM2代的优势在于，其注重知识的收集、积累与继承，最终目标是要实现企业及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展，企业的发展才有潜力。而“知识管理”正是实现两者协同发展的桥。

II.我学到的办公自动化技术 ⑴．Word 2003 文字处理：

办公自动化浅谈-就Word 2003 文字处理我掌握了如下技术：文档的管理（新建文档、输入正文、保存和保护文档、打开文档），文档的编辑（选定文本、编辑文档），文档的排版（字符排版、段落排版、页面排版），图形处理（图片的插入、编辑和格式化，图形对象的插入编辑和格式化），表格制作（创建表格、输入表格内容、编辑表格、格式化表格）。

⑵．Excel 2003 电子表格处理：

就Excel 2003 电子表格处理我掌握了如下技术：工作表的建立、编辑和格式化，图表制作（创建图表、编辑图表和格式化图表），数据管理和分析（建立数据清单、数据排序、数据筛选、分类汇总和数据透视表）。

⑶.PowerPoint 2003 演示文稿制作：

就PowerPoint 2003 演示文稿制作我掌握了如下技术：建立演示，文稿美化演示文稿（幻灯片格式化和设置幻灯片外观），放映演示文稿（动画、设置放映方式和演示文稿的打包）。

III.案例分析

⑴.北京市国土资源办公自动化案例：

北京市国土资源和房地产管理局是由4个政府部门合并形成的一个较大的局，有政府工作人员500人，28个业务处室。

项目基本情况

北京市国土资源和房地产管理局是由4个政府部门合并形成的一个较大的局，有政府工作人员500人，28个业务处室。

该局的办公自动化系统于2002年上半年启动，并于2002年年底前完成了系统的测试和试运行，目前已经正式上线，使用情况良好。

该项目在建设过程中重点考虑了以下问题：

1.电子政务系统的总体规划

2.应用系统集成：OA系统和外网应用系统、上下级单位系统以及业务系统的集成

3.信息共享和交换机制

4.完备的系统安全机制 5.柔性的可扩展的系统

6.知识管理解决方案

重庆科技学院管理系人力08张杨

系统特点

该系统的特点包括：

1.采用J2EE技术构架

具备跨平台、开放性、安全性等特点；

2.一体化设计

成功地实现了内外网应用系统的集成，OA和业务系统的集成；

3.平台化

成功地实施了包含工作流、全文检索、智能报表在内的基础件平台，并能够在大用户量和大数据量的情况下稳定运行；

4.成熟性

采用的平台产品和技术具有足够的成熟性；

5.企业级特性

能够支持500个用户，支持大数据量的处理；

6.先进的设计理念

充分体现了知识管理、应用集成、层次化、个性化等先进的设计理念。

7.符合业务需求

8.符合电子政务整体规划

9.具有高度的安全性

系统设计

系统拓扑结构

办公自动化浅谈-

该系统在拓扑结构上包含内网、外网、专网三个部分，三个部分在网络上是完全物理隔离的；通过首都公用信息平台接入北京市整体电子政务系统中。

外网运行网上审批、公共信息平台等应用。内网运行办公自动化系统和业务系统。内外网之间通过信息交换模块交换信息。

系统的总体结构分为下面几个部分：

Ø 门户系统：包括内网门户系统和外网门户系统；

Ø 应用系统：包括内网应用系统和外网应用系统；

Ø 应用平台：包括工作流、全文检索、统计报表等基础件；

Ø 系统平台：包括硬件和系统软件平台；

Ø 信息资源：包括关系数据库、空间数据库和内容库；

Ø 系统管理解决方案

Ø 系统安全解决方案

⑵.李宁公司办公自动化案例：

重庆科技学院管理系人力08张杨

一、项目背景与需求

北京李宁体育用品有限公司是国内著名的体育运动服装及运动器材制造商，在同行业中拥有较高的知名度，通过十几年的发展公司在经营上已取得了不俗的业绩。但是为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持公司的良好势头，李宁公司在企业信息化建设方面也进行了不懈的探索。正是在这种背景下，李宁公司启动了办公自动化系统建设来带动企业的信息化建设，提高企业的整体竞争优势。该项目的目标是在李宁公司内部搭建起适合公司需要的电子邮件系统并逐步建立起满足公司业务需求的办公自动化应用系统。在建设系统的过程中，我们发现目前办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入企业的发展变革过程中，更加贴近企业发展过程中各阶段的实际需求。办公自动化已经演变为以知识管理、人力资源管理、流程管理、电子协作等为主要核

心内容的企业信息化系统。

二、方案选择

为了充分利用好已经搭建好的应用系统平台，尽可能发挥其应有的作用，使OA系统真正能够融入李宁公司的企业文化和管理理念中去，李宁公司与神州数码公司在项目中展开了深入的合作，主要目的是建立起李宁公司自身特色的应用系统，使这个系统真正成为李宁公司的OA.建设过程按照总体规划、分步实施的方案有序的进行。在系统平台方面，首先实现了将办公平台延伸到李宁公司的外地分公司的目标，并将李宁公司的邮件系统与Internet邮件系统连通，使这个系统真正成为李宁公司内外部沟通的重要通道，这虽然是很简单的一个邮件系统功能，但是对于公司统一的外部形象却是必不可少的。另外，为了继续增强员工的活力，建立良性的员工激励考评体系，针对李宁公司的绩效考评制度和规定，开发和实施了李宁公司绩效考核系统，并完成了从公司领导到基层员工的考核理念宣贯和操作培训。项目的建设主要分为两个阶段。另外为了尽快体现出办公自动化系统在企业中的实施效果，一期的建设具有一个明显的特点：“想的大，入手小，发展快”。也就是在系统设计中全面考虑，整体规划，注重系统设计的前瞻性和可靠性，而对应用则采取选择通用性强的小型应用，经过客户化的简单修改后快速实施。整个系统的基本架构以李宁公司硬件系统平台为基础，应用系统平台选用了Lotus的电子协作系统平台产品Domino/Notes R5，以此为基础建设李宁公司的电子邮件系统及办公自动化系统。OA的第一阶段建设目标是：李宁公司的整体邮件系统的规划和实施；办公自动化应用，包括：会议室预定、论坛、名片申请、长途电话申请、电子邮件申

请、发文管理、工作日历。

三、系统特点

李宁公司的办公自动化系统的显著特点简单总结就是“快、易、通、省”。

快——快速实施，因为应用数量不多，而且都是已经经过长期使用提炼的应用，因此仅仅经过

简单的客户化工作就能上线使用；

易——设计应用功能不复杂，界面友好和简单，因此员工能够快速上手使用。

通——通用性强，所有应用都是经过挑选，在企业信息化建设过程中基本都会涉及的应用。

省——由于应用系统本身的以上三个特点，因此系统建设的费用并不高，企业在并不沉重的投入后能够很快感受到办公自动化系统带来的高效和方便。

办公自动化浅谈-

四、建设成果

通过办公自动化系统一期的实施，李宁公司建立起了员工内部沟通的邮件系统和初步的办公自动化系统，通过其中的各个模块，在公司内形成了部分办公业务无纸化的新的模式，同时还通过系统提供的沟通平台和论坛等进行了企业文化的宣传和讨论，以一种全新的方式增强了企业的凝聚力，融合了员工与企业的感情。更为重要的是，一期的系统涉及和规划充分考虑了系统的扩展性，打下了良好的系统基础，同时，一期的OA系统实施过程中对员工进行了有效地培训，是员工充分了解了Notes系统的操作和基本特性，为办公自动化系统二期的深入开展打下了良好的系统基础和人员基础。通过一期系统的实施，李宁公司初步体会到了实施办公信息系统带来的便利和对管理及业务的

帮助，为了更好的体现李宁公司办公系统的个性化。第二阶段李宁公司的目标为：

连通北京总部和外地分公司的邮件系统，建立李宁公司统一的邮件系统；

连通李宁公司与Internet邮件系统，建立与客户、合作伙伴的沟通通道；

建立李宁公司的知识管理系统，建立公司的知识管理体系；

建立公司员工绩效考核系统，提供员工考核系统的实施服务。绩效考核系统的主要目标是在一定期间内科学、动态地衡量员工工作状况和效果的考核方式，通过制定有效、客观的考评标准，对员工进行评定，旨在进一步激发员工的工作积极性和创造性，提高员工工作效率和基本素质。绩效考评使各级管理者明确了解下属的工作状况，通过对下属的工作绩效评估，管理者能充分了解本部门的人力资源状况，有利于提高本部门管理的工作效率。

五、实施效果

通过二期的实施，李宁公司在内部已经形成了电子化办公的氛围和环境：

员工通过电子邮件系统就能够方便的与客户、商业伙伴或是其他员工进行沟通；

公司通过各部门的知识管理库，能够将员工积累的知识、经验和信息积累下来并合理的进行分类，员工也能方便的查询到可能会有帮助的知识和经验；

通过绩效考核系统，人力资源部能够将公司的KPI考核体系落实到人，能够对员工的绩效情况进行跟踪、评估，最终形成对员工的评价报告。

将内部办公信息整合，提供更为准确的数据依据，为公司的管理提供服务；

借助系统进行企业文化的深入宣传，进一步增强了企业凝聚力。

IV.心得体会

开学八周来，我们一直都在不断的学习办公自动化。学习这门课以后，对我们来说都是很有用处的。对于办公自动化的学习，我体会到了信息科技时代的高效、快捷和便利。在以后的工作当中，重庆科技学院管理系人力08张杨

不管从事什么样的职业，都离不开办公自动化。办公自动化子系统是计算机管理信息系统的重要子系统之一，它不同于财务、人事、计划、项目等系统只用于几个相关的部门,而办公自动化系统遍及网络的每一个角落，即单位中的每一个人都要使用办公自动化系统来处理日常。所以办公自动化对于现代社会来说是非常便捷的，现在的每一个人都要学习办公自动化，这样对于现代人才不会落后。在今后的工作中，我们一定要加倍努力学习办公自动化，切实掌握相关的知识和技术，提高工作效率！这样在以后的发展当中也是很有利的！

5.办公自动化试题篇五

计算机网络的物理安全策略

物理安全策略的目的是保护计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信链路免受自然灾害、人为破坏和搭线攻击；验证用户的身份和使用权限、防止用户越权操作；确保计算机系统有一个良好的电磁兼容工作环境；建立完备的安全管理制度，防止非法进入计算机控制室和各种偷窃、破坏活动的发生。

抑制和防止电磁泄漏（即TEMPEST技术）是物理安全策略的一个主要问题。目前主要防护措施有两类：一类是对传导发射的防护，主要采取对电源线和信号线加装性能良好的滤波器，减小传输阻抗和导线间的交叉耦合。另一类是对辐射的防护，这类防护措施又可分为以下两种：一是采用各种电磁屏蔽措施，如对设备的金属屏蔽和各种接插件的屏蔽，同时对机房的下水管、暖气管和金属门窗进行屏蔽和隔离；二是干扰的防护措施，即在计算机系统工作的同时，利用干扰装置产生一种与计算机系统辐射相关的伪噪声向空间辐射来掩盖计算机系统的工作频率和信息特征。

ACM Transactions on System

【3-2B】

Belling the Cet

Long ago, the mice had a gneral council to consider what measures they could take to outwit their common enemy, the Cat.Some said this and some said that;but at last a young mouse got up and said he had a proposal to make, which he thought would meet the case.“ You will all agree,” said he, “thet our chief denger consists in the sly and treacherous manner in which the enemy approaches us.Now, if we could receive some signal of her approach, we could easily escepe from her.I venture, therefore, to propose that a small bell be procured, and attached by a ribbon round the neck of the Cat.By this means we should always know when she was about, and could eesily retire while she was in the neighborhood.”

This proposal met with general applause, until an old mouse got up and seid: “That is all very well, but who is to bell the Cat?” The mice lookad at one another and nobody spoke.Then the old mouse said:

6.办公自动化论文篇六

文章摘要

随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出,也引起了企业管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的企业管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。长期以来,人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。这不仅耗费了大量的人力、物力、财力，而且效率低、时效性差、容易出错，不利于企业长期稳定、高效的发展。然而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，企业更具有竞争力。

关键词：科学办公自动化工作效率

前言

办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效。办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策，将办公和管理提高到一个崭新的水平。

1、办公自动化的介绍

1.1、办公自动化的基本概念

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

1.2、办公自动化的三大特性

OA的核心即为ezOFFICE(easy office)，强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。

(1).易用性——没有全面的应用做基础，一切都是空谈。

(2).健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

(3).开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

1.3、办公自动化的发展现状

我国办公自动化自70年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：

(1).硬件配置阶段

70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。

(2).数据处理自动化

80年代中期开始，MIS(管理信息系统)的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。

(3).C/S架构下工作流程自动化阶段

伴随着企业内部局域网的兴起，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。

(4).B/S无障碍工作流程自动化阶段

90年代中期开始，随着Internet技术的兴起，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。

(5).协同工作型办公自动化

90年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起，其核心即为KM(知识管理)。

(6).协同发展型办公自动化

是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。

1.4、办公自动化的主要内容

办公自动化中软件主要包括：word、excel、PowerPoint等办公软件的操作和使用

1.4.1、Word的概念简介

Word是由Microsoft公司出版的一个文字处理器应用程序。它最初是由Richard Brodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。随后的版本可运行于Apple Macintosh (1984年),SCO UNIX，和Microsoft Windows (1989年)，并成为了Microsoft Office的一部分。

1.4.2、Word的功能介绍

(1).所见即所得

用户用Word软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然

(2).直观的操作界面

Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。

(3).多媒体混排

用Word软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画，还可以插入其它软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。

(4).强大的制表功能

Word软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在Word软件中，还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。

(5).自动功能

Word软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word软件还提供修正的建议。当用Word软件编辑好文档后，Word可以帮助用户自动编写摘要，为用户节省了大量的时间。自动更正功能为用户输入同样的字符，提供了很好的帮助，用户可以自己定义字符的输入，当用户要输入同样的若干字符时，可以定义一个字母来代替，尤其在汉字输入时，该功能使用户的输入速度大大提高。

(6).模板与向导功能

Word软件提供了大量且丰富的模板，使用户在编辑某一类文档时，能很快建立相应的格式，而且，Word软件允许用户自己定义模板，为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。

(7).丰富的帮助功能

Word软件的帮助功能详细而丰富，Word软件提供的形象而方便的帮助，使得用户遇到问题时，能够找到解决问题的方法。为用户自学提供了方便。

(8).Web工具支持

因特网(internet)是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面，Word软件提供了Web的支持，用户根据Web页向导，可以快捷而方便地制作出Web页(通常称为网页)，还可以用Word软件的Web工具栏，迅速地打开，查找或浏览包括Web页和Web文档在内的各种文档。

(9).超强兼容性

Word软件可以支持许多种格式的文档，也可以将Word编辑的文档以其它格式的文件存盘，这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便。用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、网页等。

(10).强大的打印功能

Word软件提供了打印预览功能，具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。

1.4.3、Excel的概念简介

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。

1.4.4、Excel的作用和意义

使用Microsoft Excel可以执行计算，分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表。

1.4.5、PowerPoint的概念简介

Powerpoint简称PPT。用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议，远程会议或在网上给观众展示演示文稿。 Powerpoint的功能利用Powerpoint做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，其格式也叫.ppt格式。演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

1.4.6、PowerPoint的作用和优势

(1).使用 Microsoft Office Fluent 用户界面更快地获得更好的结果

(2).创建功能强大的动态 SmartArt 图示

(3).通过 Office PowerPoint幻灯片库轻松重用内容

(4).与使用不同平台和设备的用户进行交流

(5).使用自定义版式更快地创建演示文稿

(6).使用 Office PowerPoint和 Office SharePoint Server 加速审阅过程

(7).使用文档主题统一设置演示文稿格式

(8).使用新的 SmartArt 图形工具和效果显著修改形状、文本和图形

(9).进一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性

(10).同时减小文档大小和提高文件恢复能力

2、办公自动化在生活中的应用

2.1、办公自动化在企业中的应用

(1)传统办公模式

大部分中小企业自成立至今，办公模式为传统的办公模式并主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。

(2)网络办公模式

现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中，企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。同时企业办公主要是一个文件流转的过程，所有的办公事务都可以抽象成一个数据库对象。

(3)中小企业办公模式的现状

如今普遍使用计算机来提高员工的工作效率，但是在需要许多员工一起协同工作环境中，公司更需要提高整体的工作效率，利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建立一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理公司提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现公司各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，实现信息的在线查询、借阅。最终实现“无纸”办公。

在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：

①部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错;

②上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通;

③信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。

随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。

办公自动化系统的带来的好处有：

①信息传递与沟通交流顺畅

排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建内部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。

②规范工作管理，提高整体效率

解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。

③整合信息资源，实现知识管理

打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。

④增强凝聚力，提高响应能力

在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。

2.2、办公自动化在校园中的应用

高校办公自动化是指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高工作效。其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或网络等其他先进设备复制、传递文档。高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要，总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。高校办公自动化系统主要功能为：事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集，内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快递办理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等;管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，通过建立校内的邮件系统和信息发布平台，使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务，而且还能实现教育管理信息资源的交流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节能意识。

2.2.1、学校OA须具备以下功能

教工管理：包括教工基本信息、教师入校、教籍变动、部门管理、培训管理、奖惩管理、教研管理、考勤

学生管理：包括学生基本信息、学籍管理、入学管理、奖惩管理、成绩管理公文管理：公文流程的定义、公文模板的生成、公文流向等流程的处理工作管理：工作计划、课程管理、教案管理、责任管理、绩效考核

档案管理：记录学校各种规章制度，办公指南、工作指导等

图书管理：包含新书入库、分类管理、图书检索、借阅管理

会议管理：会议的申请、会议准备、会议通知、会议安排、会议纪要的生成等

在线讨论(BBS)：公众及小组就主题进行讨论

公共信息：包括常用电话、火车时刻表、飞机时刻表及全国各大、中、小学校及其他的一些热门站点等，通过INTERNET可以迅速、快捷的查询到所需信息

公告拦：网上信息发布、公告发布

办公指南：规章制度、工作指导

意见箱：员工可以畅所欲言，发表个人意见建议，群策群力为学校服务内部邮件：实现学校内部邮件系统，方便信息交流，并可以和Internet互通电子邮件

个人助理：包括日程安排、待办事宜自动提醒、个人通讯录等

2.2.2、办公自动化在教学管理中的运用

(1)办公自动化是高校教学管理发展的必然要求

现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分，还包括决策支持系统，使办公自动化理论和实践在智能化方面取得更大发展，办公自动化的内涵又被进一步扩充。信息时代的到来，信息技术的发展，将使办公自动化建设理论和实现手段继续发展。高校的教学管理部门是学校各项政策的推行者，也是学校师生的服务者。其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的管理水平，也关系到学校数字化建设的进程，乃至学校的形象和声誉。笔者作为工作在教学管理部门第一线的工作人员，对此深有体会。因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公自动化的建设。一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化管理程度的重要标准之一，也是促进学校科学发展的方式之一。

(2)教学管理的工作特点需要办公自动化

①日常事务繁琐，工作任务量大。

教学管理工作涉及到高校教学工作的方方面面。既有日常的教学管理工作，又要处理一些突发性的教学异常情况。既面向全体教学和学生，又要面向职能部门和上级领导。每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。很多时候事情需要反复地监督和催办，工作任务量大，且繁杂而琐碎，非常有必要借助办公自动化来更好地完成工作。

②工作时限紧，需要科学的管理和规划。

高校教学工作主要围绕着学校的教学计划和教学大纲进行，程序化的管理工作有着严格的时间限制，任务集中，责任重大，容不得半点的疏忽和失误。为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障，需要教学管理工作实时地发布和反馈各种信息，检验工作的正确性，合理地规划工作，并对工作进行科学的管理和监督，需要办公自动化来进行科学有效的辅助。

2.3办公自动化在现代秘书工作中的应用领域

(1)发文处理

公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。现在，公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。

(2)收文处理

以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。而现在，通过传真机或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄露。不仅速度快，而且成本相对低廉。正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。

(3)文书的整理和归档

文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来，作为以后工作的参考。在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。只能再选址建造新的库房，添置新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。任何一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型的档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质的文件，在保管过程中要求比较高。比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。我们我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复制件，从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。

(4)办公自动化技术在组织会议中的应用。

无论是党政机关还是公司企业，在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。而每开一次会议，总是要衍生出一大笔这样那样的费用。比如食宿交通、会议的场地设备、招待费用，文件材料等等。一年下来就是一笔相当大的开支，再加上有的领导，无论大小事情，都把大家召集起来开会。这就使得会议更多，花费更大。以致有外电说中国是“文山会海”，会议泛滥成灾。从某种意义上来说倒也是事实。其实，随着现代科技的发展，我们应该对会议方式进行改革，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用电视、电话、网络会议等新的会议方式。这些方式和传统的会议方式相比，其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制。更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。

开会还有一项重要的工作，就是对领导讲话和会议情况的记录和整理。有人认为，最好的记录方式还是手写速记。它方便、不受场地和设备的限制。只要一支笔、几张纸就可以了。我不否认速记是秘书人员应该掌握的一项基本技能，它具有其他方式不可替代的优越性。但是，在有条件的情况下，把速记和录音、录像、电子速录机等现代化的手段和方式结合起来，效果可能会更好。因为速记的效果和速记人员的能力和水平有很大的关系。而现代科学技术可以弥补人在这方面的不足，把二者结合起来，效果会更好。

3、办公自动化的建设

3.1、办公自动化存在的问题

(1)安全问题

OA在计算机网络的基础上才得以实现，因而企业必然面临着OA系统的安全与保密问题。办公自动化系统所处理的信息除了企业日常工作之外，一般也会涉及单位机密和内部敏感的商业、政治、军事信息等，一旦泄漏后果不堪设想，因此安全控制和保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。在此，企业可以对OA系统设置具有防止非法用户侵入、权限控制存储和传输加密以及电子签名等保障性措施。

(2)技术问题

中小企业技术条件的制约，使得办公自动化建设难以达到预期目的，因而选择与世界发展潮流吻合的技术，实现标准化和开放性程度的提高，积极实现C/S结构向B/S结构的转变是企业必行之事。

(3)管理问题

传统的企业管理模式与管理理念已经逐渐满足不了现代企业的管理要求，为了实现企业办公自动化的高效管理和运行，知识管理应运而生。目前，办公自动化已经发展到了以知识管理为核心的体系，如何在工作流技术与工作流管理系统的支撑下实现OA系统的知识管理便成了企业达到快速有效接收、发送各种上下级信息，组织、协调办公系统内各种信息，为企业日常工作提供必要决策服务的关键。所以企业应重视在市场全球化、经济一体化的浪潮中知识管理的效用和积极作用。

3.2、可以提高工作人员办公自动化的操作水平

提高办公自动化的水平离不开人的因素，首先是领导的重视，实现办公自动化涉及到一个单位各个办公室和每个工作人员，在具备一定的硬件及技术条件后需要各级领导的高度重视和工作人员的密切配合。

3.3、计算机的重要应用是对信息的管理

在我国普遍缺乏适用的信息管理软件，这就需要进行开发自己的单用户信息管理系统以提高办公自动化水平，在校园里，办公自动化系统有着先进和成熟的网络环境和技术支持，校长、教务长给于极大的关注和支持，学校和办公室领导十分重视办公自动化系统的建设，将全校独立单元、教职员工及学生的编码进行统一规划。

另外，统一了办公室日常使用的文字处理软件及其他的应用软件，规范各种文字的标准和文件编号，对校内外文件用数据库进行管理，外来部分文件的索引及校内部分文件，有专人负责上传的校园网上，用户可很方便的从网上查询和下载所需信息，不必再把大量的时间花在信息的查找和重复的操作上。

结论

企业、高校中的办公人员对办公自动化系统的应用从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化，整体提高了办事效率和对信息的可控性，使管理趋于完善，提高执行力，努力提高现代秘书工作中的科技含量，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。最终实现办公室市场竞争力全面提升的目标。通过办公自动化的实施，能全面贯通企业、学校中办公室内部经脉，通过对各办公要素的整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为医工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现了办公自动化。更重要是，给我们带来了全新的办公理念，使我们的办公方式发生了重大改变，提高了工作效率。

致谢词