多功能厅、会议室、接待室管理制度

多功能厅、会议室、接待室管理制度（共8篇）

1.多功能厅、会议室、接待室管理制度 篇一

菏泽市牡丹人民医院 会议室、接待室管理规定

为配合医疗、行政、教育和科研的工作安排，满足各科室对会议室使用的需求，提高会议室使用效率，特制定本制度。

1、制度所称会议室包括医院内所有会议室。

2、会议室设专门管理人员，由院办领导，并及时将每月会议情况及临时性会议情况汇总至院办。

3、会议室的使用实行预约制度。各科室使用会议室需提前向会议室管理人员预约, 告知使用人数、使用时间等相关信息及要求，并填写会议室使用申请表格。

4、管理人员根据各使用科室的具体情况作出合理安排。科室会议原则上按照谁先预约谁优先的原则，医院会议和外院参观一般优先安排。

5、每周五管理人员将对下周会议室预约情况作出核对，并将预约表上传到信息平台公布，如遇变动，应随时更新预约表。

6、管理人员需在会议开始前，对会议室的照明、音响等设备进行检查，保证各项设备完好，确保会议正常进行。

7、各使用科室要保持会议室整洁，爱护会议室财产，使用结束及时通知管理人员。如违反本制度规定，管理人员有权拒绝或停止该科室使用会议室。

8、遇紧急或重大会议而无会议室可用时，管理人员应立即汇报院办，由院办协调会议室安排。

9、外单位借用会议室，应征得院领导同意。

10、会议结束时，管理人员应与当天会议组织者仔细检查各项设备，如遇破损，请使用方签字确认。

2.会议接待合同 篇二

乙方：

甲乙双方就会议接待签订如下合同，以兹双方遵守执行：

一、甲方定于举办200__年__月__日至__月__日在举办会议、由乙方承办，负责与酒店签定协议并结算、协调住房、餐饮、会务接待、考察等事宜。

二、预计会议人数：_______人。

三、预订会议：标房元/房、晚间；

套房元/房、晚间；

单人间元/房、晚间。

乙方必须要求酒店保证会议期间的热水、电、空调等全天开放，保证甲方代表入住酒店期间内的人身安全和财产安全。

由于甲方的参会代表来自全国各地，为避免纠纷，乙方应要求酒店撤除客房内收费物品、酒水及关闭长途电话。

乙方免费为甲方提供会议大厅接待水牌。

四、餐标：桌餐：___元/人、天（早___元/人，中____元，晚____元）按桌结算；

自助餐：___元/人、天（注：参会代表60人以上为自助餐）；

回餐：位

其它要求：，乙方应按所定标准保证甲方代表吃饱、吃好

五、会议室：楼会议室，容纳人：（课桌/圆桌）元/天

楼会议室，容纳人：（课桌/圆桌）元/天

六、布标：100元/条，____条。（书写）

（书写）

七、多媒体租用：手提电脑：100元/天，投影仪：300元/天。

八、资料：由____方负责，____元/份____份。

九、礼品：由乙方推荐，甲方决定；____元/份。

十、媒体：可由甲方邀请，也可由乙方邀请；_____元/位。

十一、vip接待：由甲方提出接待方案，乙方执行。

十二、发票：由乙方向甲方提供规范税务发票（超开部分按6％收取税金）。

十三、票务：由乙方安排报到同时办理。

十四、其它约定

1、______________________________________________________；

2、______________________________________________________；

3、______________________________________________________；

4、______________________________________________________。

十五、费用支付方式：

1、乙方按甲方要求代收代表会务费，会议结束后一次结清。

2、甲方在会议召开前两天预付支票给乙方，会议结束后3天内结清。

3、合同签订后、甲方支付元酒店预定金、不足部分乙方垫付。

甲方责任、权利、义务：

1、监督、控制会议接待过程；

2、在会议召开三天前提交准确参会人员（住宿、非住宿）名单及报到时间，实际报到人数差距比例不得超过____%，超过此差距比例，甲方应按双方商讨方式赔偿：报到当天按预定房数－5﹪支付（元／标）、第二天按实际用房数结算。

3、为乙方提供会议详情资料；

4、对临时增加的项目及费用由甲方__________通知签字确认。

乙方责任、权利、义务：

1、对会议的接待质量负责；

2、负责组织强有力的接待机构和配备有经验的会议接待人员；

3、提供甲方需要的会议详情资料。

4、积极配合甲方工作，为甲方会务保密。

十六、考察事宜：考察活动必须由国家旅游局颁发：《旅游许可证》的企业办理

（签订旅游合同：注明费用包含景点门票、导游、车费、住宿、餐费等项目、不含项目）

1、考察行程：甲方付给乙方元/人。

考察行程：甲方付给乙方元/人。

考察行程：甲方付给乙方元/人。

2、乙方严格按照考察行程附件完成考察活动，不得以任何理由或借口克扣甲方代表景点、住宿、餐饮等标准。

3、乙方提供的导游员须具有国家法律、法规认可的上岗资格证，不得以任何方式在原有行程基础上增收任何费用，造成二次收费，给甲方的工作带来不便。

4、乙方导游应严格遵守国家相关法律法规，不得擅自引导甲方代表从事非法及色情活动。

5、乙方应严格按照国家旅游局规定为参加考察的甲方代表提供旅行社责任险及旅游意外险，其保险文本须传真甲方备案。

6、乙方应严格按照国家旅游局规定为参加考察的甲方参会代表提供具有旅游营运牌照的车辆及合格的司乘人员，确保车辆状况良好。

纠纷处理：因不可抗力造成合同不能执行时，乙方不承担任何责任；发生纠纷时，甲乙双方内部友好协商解决，不能解决时，可提请人民法院判决。

甲方：乙方：

（盖章）（盖章）

法人代表人：法人代表人：

（或委托代表人）（或委托代表人）

电话：电话：

传真：传真：

合同签定日期：____________________________

合同签定地点：____________________________

会议酒店签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

3.旅游会议接待 篇三

自1996年以来我们接待了各种不同形式的旅游接待，遍布全国16个省，100多家酒店，多种的会议形式让我们积攒了很多的接待经验和教训，今天闲来无事写下博文一篇与大家共同交流经验和探讨。

1996年夏天由于我们是一家老牌旅行社，我们已经有比较丰富的接待旅游客人的经验，在全国我们组织了众多的华东旅游，内容包括订房、订车、安排旅游车、安排导游和一些带有特色参观的项目，曾经顺利的安排了北方的游客到华东考察茶业项目。由于这个项目在当时的中国北方有一定的影响力，一家大型的北方茶产品集团公司要求我们旅行社协助操办“XXX茶业经理调研会”我今天暂时借用此会议作为样板做一说明。组会方经过将近一年的组织，在中国想30多个省市自治区对所有的茶业销售公司宣传，终于与150多名茶业经理达成初步协议，参加在上海届时开会4天，于是便产生了我们与该公司的正式议题： 会议地点：上海

会议接待：报道、由于参会人员来自于中国的很多不同的省市，所以到达时间是不一样的，设立报道接待有利于统计人数和给予不同的礼遇 会议时间：1996年5月26日至5月30日

会议用房标准：所用酒店标准不低于4星级；标准间90间 豪华间5间，总统套房2套

酒店设施：在每个季节，尤其是季节变化的时候，南方的酒店的设施提供是有区别的，比如酒店在5月份是否提供冷气？是否有提供暖气？是否有24小时的热水？ 会议用餐：早餐标准不低于每人40元标准、午餐及正餐不低于每人80元 会议费用：作为运作会议的旅行社必须知道我所列出的所有主办方的细节才能做出标准的报价

会议进程（程序）：主讲人：主持人、每天的开始时间和结束时间 用餐时间：

会议现场布置：主席台的要求、会议桌的形式，音响要求，标语的位置，桌签、晚间娱乐活动：酒店晚间必须有保龄球、台球、卡拉OK、棋牌室 会后旅游： 上海豫园、城隍庙、周庄 会议礼品：

会后去向：由于参会人员来自于中国的很多不同的省市，所以离开时间是不一样的，离开的交通方式也是不一样的，为他们解决离开的交通问题是非常重要的

作为一个旅行社的操作会议的新手，看到以上我列出的议题基本上就晕的差不多了，没关系，我们今天的探讨就是为了这个议题，只要你在今后的会议操作中考虑到以上的各个环节你就是好样的，但关键的问题是，如果你想办好这个会议，你必须了解这个酒店，为了了解上海的这家酒店，我亲自飞到上海，来到这家酒店按照议题中的每一个项目逐个地审视记录，这个事情是需要仔细的，你的想象能力必选高于组会的领导，细致到房间里的气味，包括电视机是如何开启的，洗衣服务等等==

如果你是考察人员，我们对酒店的要求不要表示是会议的要求，应该是成称为你的个人要求，这样会引起酒店对你的重视，但你在要求对方的时候一定要考虑你的提问和要求是否合情合理，这需要你对酒店服务的了解和酒店的功能有充分的理解。但不提出要求的考察人员是懦弱的无能的。

与组会方的谈判是非常重要的，你的言谈举止，可以充分的体现出你是否有运作会议的经验，旅行社的会议操作人员与组办方的谈判时非常有技巧的，既要聆听对方的要求，又要有理、有利、有节给对方提出建议，如果你没有建议和问题同样组会方认为你没有经验是没有权利为他们操作的。只有站在很专业的立场上用技术和知识压倒对方，才会得到对方的认可。

会议报价：在对组会方的所有内容理解之后不要急于报价，所有的价格一定要经过分析考证，我们旅行社存在的主要原因就是由于我们有经验，我们是团购，所以有价格的优势，否则，组会方找到你来操办是没有意义的。报价之前一定要和方方面面签订价格协议，确实核实了会议人员的进出事宜。报价后要观察和感觉组会方的态度。很多情况下组会方是会把操办会议的事情交给某个人操办，那么这个人就是你的“攻心”重点，给他（她）吃“定心丸”是有必要的，再加上某种“承诺”拴住他

4.会议接待合同 篇四

乙方：

双方就会议接待达成以下协议：

会议名称：XXX经销商年会

会议时间：12月11日至12月13日

一、房间数量及价格：

基于乙方要求，甲方将提供以下房型及数量：

以上房价含免费自助早餐，并可享受十六免一的政策(赠送房间为主楼标准间)。对于房间数量乙方有责任提前做出预算，房价具体数量需在12月10前确定，对于确定后的房间如预定未住，需由乙方按会议价格付空房费用。

二、用餐标准及用餐时间：

会议用餐需提前三天预定说明，菜单、价格、人数、酒水要求及有何特殊需要;用餐时间由乙方提前确定。

11日晚餐：桌，元/桌，主楼食府大厅

12日早餐：免费自助早餐，主楼食府大厅

12日中餐：桌，元/桌，主楼食府大厅

12日晚餐：桌，元/桌，主楼食府大厅

13日早餐：免费自助早餐，主楼食府大厅

早餐凭房务部早餐券享用，无券成人按15元/位收费，儿童减半。

三、会议室标准：

会议室名称：多功能会议室，免费提供音响、话筒

收费标准：1400元/半天/次(按4小时计算)

会议室使用时间超过壹小时，按半天计费。

四、会议室条幅收费标准：

酒店电子屏幕200元/条

会议室横幅200元/条;

会议室投影(含幕布)：300元

五、会议结算：

1、本协议签定后，甲方即开始为乙方做会议计划之有效工作，乙方应在合同签订之日起5个工作日内向甲方交纳贰万元的.会议预付定金，乙方入场之际需再缴纳会议费用肆万元以保证在本酒店的费用支出。若实际费用超出在本酒店消费或押金不足时，甲方随时有权催交押金。

2、乙方保证在会议结束时将会议在本酒店的全部消费一次性结清。

七、乙方签单人说明：

在会议期间，乙方可指定签单人(X总，电话：)以供甲方备案;甲方有权拒绝除乙方指定签单人以外的签单要求。

八、违约责任：

1、甲、乙双方不得以各种理由违背各自承诺的义务。甲方为乙方提供优质服务和尽最大可能满足乙方要求。

2、乙方不得无故拖欠甲方账款，如有拖欠将按3‰/日的比例向甲方支付滞纳金。

本协议一式两份，各方代表签字生效。

甲方代表：乙方代表：

地址：地址：

电话：电话：

全称：XXX大酒店

账户：

5.会议接待方案初稿 篇五

1.0 目的

为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好的会议接待服务

2.0会议接待级别

根据现实会议接待工作实际情况，将会议服务分为：日常会议服务、外事会议服务、商务会议服务、政务会议服务、临时会议服务

2.1日常会议服务：各单位、部门、办公室内部人员的会议服务任务

2.2外事会议服务：外国领导人、友好城市代表团和特邀外宾的会议服务任务

2.3商务会议服务：投资、洽谈经贸合作的国内外重要客商的会议服务任务

2.4政务会议服务：a、中央、国家集团各部委、省（自治区、直辖市）的部（省）级在职领导及担任过上述职务的老领导的会议服务任务

b、中央、国家机关各部委司（局）级、省内外的地厅级在职领导的会议服务任务

2.5临时会议服务：临时召开，需快速准备的会议服务

3.0会议组职责

3.1会议组负责会议服务的具体实施

3.2会议文员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；联系并记录好会议召开的单位、部门、出席人数和召集的领导职务，从而来决定会议的级别、大小，所需相应的服务措施；

3.3会议组负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适； 3.4会议服务员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；

4.0会议服务标准

4.1每天安排早班会议组到岗后，将所有会议室开窗通风20分钟，领班向会议文员领取当天会议日程，根据会议日程，安排相关负责人。

4.2会议服务员应于会议开始前半小时开始备会，于会议前15分钟前完成以下工作：将会议室的门及部分灯、空调打开，检查会议室内的照明是否正常、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向上级领导报告；根据会议要求进行摆台并准备好会议所需热水，保证当会议开始时有足够的开水。完成上述工作后，回到会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员

4.3会议接待员必须注意自己的仪容、仪表，按规定着装，于会议开始前10分钟将茶水准备到位。

4,4参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始后会议服务员应在会议区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水。

4.5会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔15-20分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。

4.6 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

4.7会议领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

4.8接到会议单位通知，会议临时需要的物资，应10分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应10分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议组负责人到场解决。

4.9会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应随时清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开，并将会议室钥匙统一归还。

注：会议接待组接到重要会议通知后，会务文员应及时与会议主办单位（部门）联系，了解会议的需求，并要求对方确认。按主办单位（部门）要求准备会议物资，如有短缺应及时申购。会议物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求主办单位（部门）到现场观看。在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；工程人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证应急通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。如遇临时会议：接到通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按会议程序开展工作。

5.0会议联系、安排流程

5.1会议文员下班前应查看转天的会议日程，并将会议的信息填写在相应表格上，递交会议组待负责人，并在第二天一上班重新核对会议信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的会议，应提前告知会议组负责人，做好会前安排。

5.2会议组负责人在领取当天会议日程时，应将前一天的日程和会议室使用记录交文员统一归档。

5.3会务文员接到大型会议或高端接待会议通知后，应及时上报会议接待负责人，由其协调安排会议组、接待组及相关各部门进行准备工作。会务文员负责沟通接待所需服务级别及车辆、食宿的要求，提供周到细致的接待。5.5随时服从会议主办单位（部门）的安排。

6.商务会议接待筹备 篇六

第一步：商务会议服务的筹备

（1）与会议承办单位负责人沟通协商,详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无旅游安排、会议付款人和付款方式等。

（2）会议服务负责人根据承办单位提供的资料,制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后,提前2周送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员,然后填写会议通知。第二步：商务会议服务前的准备 会场布置

1)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中。应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气味,选择桌面插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。

2)会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或“回”字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。会议用品准备

1)茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20 分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮。

2)玻璃杯。不得有破损和缺口，杯子清洁、光亮、透明、无指印，并列放在杯垫上。

3)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘、密封完好、瓶内无沉淀物、并在保质期内。4)小毛巾。无斑点和异味、须经过消毒、,消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

5)毛巾竹篓。不得有破损,每次使用结束后,须用热水浸泡,晒干后保存,以备再次使用。

6)签到台。台布无污迹,无破损。7)鲜花。新鲜,无枯枝、败叶。

8)热水瓶。表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上。9)挂衣架。清洁完好,无损坏,无缺少。10)文具。笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。设备设施准备

1)接通计算机与屏幕的数据传输线。2)调整投影设备,亮度、大小适当。3)调试话筒效果。4)安排摄影、摄像位置。

5)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18 度左右,夏季室内温度控制在22度左右,并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂,保持室内空气清新。第三步：商务会议服务程序(1)会议迎宾服务

1)会议开始前1小时,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。

2)签到时,服务人员应主动微笑问候,询问来宾工作单位,并示意来宾在签到簿适当位置签到,然后引领至会场或休息室。

3)迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。

4)冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同时服务时,分正反2个方向,但不可将主人放在最后。6)添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:“请用茶”。用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可。(2)会场服务

1)会议开始后,在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子。

2)会议开始后,会议服务员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。

3)服务员一般不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息。4)送茶水等物品时,应对客人说:“请用茶。”每隔20分钟加茶水。

5)会议颁奖或邀请嘉宾上台,由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处,并微笑示意嘉宾注意行走安全。

6)会议结束时,服务员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。7)将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如有发现应立即交还来宾或交领班处理。(3)会议结束

1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并送到储水间进行清洗。3)摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。

4)关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。5)关闭会议室。

第四步：会场服务的注意事项

1)绝不能因为服务站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。3)会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。

4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。

浅谈企业商务接待礼仪

[来源:总经理办公室（党办）] [作者:黄 俊] [2010年8月19日] [文章点击数:2663]

作为企业，商务接待礼仪是其树立形象的重要“窗口”，是管理水平和员工素质的综合体现。如果企业都能够做到接人待物知书达礼，着装得体，举止文明，彬彬有礼，谈吐高雅，企业就会赢得社会的信赖，理解，支持。反之，如果大家言语粗鲁，衣冠不整，举止失度，接人待物冷若冰霜或傲慢无礼，就会有损企业形象，就会失去客户，失去市场，在竞争中处于不利的地位。过去有个误区，肤浅的认为商务接待就是吃吃喝喝，打牌唱歌，其实不然，深层次的接待更是一种企业“软实力”的展示，一种综合素质的体现，一种智慧的角逐。来访的客人往往从接待过程中的一件小事情上，衡量一个企业的可信度，服务质量和管理水平。接待过程中的一言一行，一举一动都是企业形象的“微量元素”，必不可少，意义重大。

公司总经办作为商务接待的主要部门，也是公司的第一张“名片”，作为承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，面对繁杂的大量商务接待工作，总经办力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，凡是上级领导或重要客人来访，认真拟定接待计划，注重接待细节，从接送到住宿以及会议的安排等都仔细安排，对外充分展示央企葛洲坝五公司的风采，树立了良好的企业形象。从大量的接待实践中发现，商务接待有三个基本原则：

一、重细节，商务接待精细化原则

牢固树立“商务接待也是生产力”的理念，深刻认识到搞好商务接待不仅是一项工作任务，更是展现公司形象，加强沟通，争取发展机遇的平台。商务接待，细节无处不在，细节决定成败。一个表情、一个手势、一句话语等都蕴涵着细节，商务接待中的细节有着“四两巧拨千斤”的作用。做好细节的一个方面就是“条理性”，做到有条不紊，忙而不乱，滴水不漏。其中一个重要的方法就是提前制定具体计划——一定要详尽制定迎接来宾的具体计划，分工明确，责任到人，可有助于使接待工作避免疏漏，减少波折，更好地、按部就班地顺利进行。根据常规，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、会谈、会见、礼品准备、以及接待、陪同人员等各项基本内容。每个环节都要认真推敲分析，统筹部署，做到“人无我有，人有我优”。

例如公司在商务接待中有个重要的迎宾环节，归纳说来，就是 “迎、转、接、送”，环环相扣，因为这个环节越不被人注意越容易出问题。例如乘坐电梯，如果稍不注意，客人等电梯最少也要一分钟，比较尴尬，但是这个细节容易被忽略。我们尤其注重电梯这个小细节，安排两名接待员，一处是电梯进口处，一名接待员提前按好楼层，客人直接进电梯，避免久等；另一名接待员在电梯出口处等待，电梯门一开，客人首先看到了是一个真诚温馨的微笑，接着就被导引到会议室。还有洗手间也是一个体现细节的关键位置，不但要提前打扫干净，摆上绿色植物，洗手液、纸巾，同时时刻安排专人随时保洁，做到地面一尘不染，镜面明亮洁净，使客人感到身心愉悦。

商务接待的另一个细节，就是“真诚”。因为只有真心诚意的对待，多为客人着想，才会赢得客人的青睐。例如08年公司在接待福建某县的县委书记等一行中，其中有个细节，印象很深刻。县委书记的名片用完了，对方办公室主任给了我们一张县委书记的名片，让按样子做一盒，但是要求把名片上原有的手机号去掉，可能是为了避免一些麻烦。为了他们更方便的工作，我们从对方的角度出发，经过深思熟虑，做了两盒名片，一盒按样子带手机号的，另一盒是不带手机号的，分别用两个颜色差别较大的名片盒装好，便于书记针对不同对象，派发不同的名片。县委书记接到名片后，颔首赞许，一切尽在不言中。

二、注灵活，商务接待个性化原则

商务接待，有共性的规律，也有个性化的需求。用俗语来说，就是“青菜萝卜，各有所好”。比如拿商务接待中的就餐来说，南方的客人口味偏淡，北方的口味偏重，沿海的客人喜欢饭前喝汤，这就要求我们多学习，多积累经验，不但保证客人在体味宜昌当地家常菜的基础上同时兼顾客人的口味，安排一些客人家乡的菜品，让客人有种宾至如归的感觉。商务接待的个性化主要靠平时细心的收集资料、安排时细密的考虑周到、服务时细致的察言观色、感情上细腻的体贴入微。

例如今年公司与三一电气公司签署战略框架合作协议。考虑到对方公司总裁是第一次到五公司，在接待之前，我们精心编制了一本别致实用的《接待手册》，手册大约A4纸的二分之一，便于携带，手册首页就是五公司办公大楼礼花绽放的夜景照片，让对方对五公司在第一时间有个感性认识，手册里除了“常规动作”——行程安排，同时还有精心准备的“个性动作”——把未来三天的天气、温度都标注在上面；另外开了一间普标作日常值班室，标注了宾馆房间的内线号等等。三一电气总裁下飞机，拿到手册后，觉得设计新颖，内容丰富，对随行人员说“这份手册很实用，接待方面要好好学习经验”。随后的商务接待中，我们总是突出个性化接待：签署协议时候，特意订做了一面桌旗，上面有双方公司标志；交换礼物时候，选择的是和对方礼物价格等值的三峡大坝模型的牛骨雕，既精美又突出三峡特色；就餐时候，由于提前打听了对方总经理的口味，既可以领略三峡风味的鲜鱼、土菜，又有客人喜欢的生菜、素汤等；临行前，将客人的合影提前洗出来入像册，送给对方。通过精心准备，圆满的完成此次接待任务。这就是针对不同的对象，满足不同的需求，进行个性化的服务，重宾接待的亮点就在这里。

三、讲实效，商务接待规范化原则

商务重宾接待中，客人看接待工作专不专业、服务优不优质，主要看规不规范。对此，我们做到“五个统一”，即“统一接待流程，统一接待手册、统一席位卡、统一服务标识、统一接待礼仪。”在统一接待流程方面，严格按照《接待流程》实行；在统一接待资料方面，将接待手册、席位卡、人员名牌等接待资料的版面尺寸按统一规格，对接待手册应涵盖的内容进行了统一规定；在统一服务标识方面，要求接待人员统一着装；在统一接待礼仪方面，要求接待人员仪容整洁，讲究公务接待礼仪，讲普通话，用文明语，举止端庄，谈吐得体，热情大方，谦恭礼让，自觉树立优良的接待形象。

作为公司VIP接待室，是接待重要客户的场所。一开始就制订了一套规范严谨的接待流程。VIP接待室的业绩展示栏、荣誉栏全部按照规范化设置，针对不同的客户，随时调整不同的业绩照片，例如高铁的客人来了，我们侧重多挂些反映汉宜、汉孝高铁的照片；公路的客人来了，我们侧重多挂些湖北沪蓉西、江西生米大桥等路桥照片等。VIP接待室的公司业绩解说词，我们经过反复推敲，形成了一套完整规范的解说词，包括背景音乐的选放，都是经过规定；接待员全部经过专业培训，统一着工作服，严格按照接待流程进行讲解、泡茶，使客人在宽松的环境中，对五公司的实力、文化有了深层次的了解。

7.会议致辞及外事接待 篇七

Your Majesties 陛下

Your Highness 殿下

Your Excellency 阁下（大使、总督）

The Honorable 阁下（除大使、总督外的首相、总理、大臣等身份特殊的人）热烈欢迎 warm welcome

衷心感谢 heartfelt appreciation/gratitude

盛情款待 gracious/incomparable…hospitality/reception

盛情邀请 gracious/earnest invitation…..at the gracious invitation of… 衷心祝愿 cordial greetings

真诚的谢意 sincere thanks

海内存知己，天涯若比邻 Long distance separates no bosom friends.最后 In closing

欢迎会 a welcoming party

欢送会 a send-off party

礼堂 auditorium

向大会就...进行谈话 to address the meeting or conference on the topic of… 我提议为…干杯 I’d like to propose a toast to sth.教职员工 staffs and faculty members

再攀新高 scale new heights

全心全意服务 serve heart and soul

百忙中抽空 take some time out of one’s tight schedule

在这月光明媚的夜晚 on this beautiful moon-lit night

庆祝 to celebrate/observe;in celebration of/ in commemoration of sth.硕果累累 rewarding;fruitful;yield high returns

充分发挥 give full play to;take the advantage of;make the best use of喜庆的时刻 a festive moment

欢乐的时刻 a joyous occasion

在…陪同下 in the company of…

召开记者招待会 to call the press conference

重申我方观点 to reiterate our opinion/standing

接风洗尘 to give/host a dinner for the arrival of sb.对...进行友好访问 to pay a goodwill visit

亲自 Thank you very much for coming all the way to see me in person.达成共识reach common ground

代表全体委员on behalf of all the committee members

防患于未然take preventative measures

随意聊聊chat freely

担起责任shoulder the responsibility

高层次、全方位的对话high-level and all-directional dialogue

相比；比得上；敌得过stack up(against with)

唤起舆论的注意call out the media hounds

交换意见exchange views

揭开序幕；开始get the show started

聚集一堂get together

口头详细说明lay sth.out

老生常谈；陈词滥调cliché

盲目尝试shoot in the dark

冒失行动jump the gun

扭转乾坤turn things around

破产；倒闭go bankrupt;go belly up 欺骗pull the wool over sb.’s eyes 全力投入be all in for

伤害控制damage control

使上涨；提高jack up

损失惨重suffer a heavy loss

特别提到make a special mention of 向法院控诉take sb.to court

消除误解clear up misunderstandings 心安理得live in peace with oneself 咬紧牙关硬撑bite the bullet

以非官方身份in an unofficial capacity 以个人名义in one’s own name

以私人身份in a private capacity

与时俱进advance with times

杂项；其它事项miscellaneous

逐字记录verbatim record

做简要报告/介绍make a brief report/account of会议种类 Types of Meetings

部长级会议ministerial meeting

电视会议video conference

非例行会议ad hoc meeting

高官会Senior Officials Meeting(SOM)价格听证会public price hearings

论坛forum

年会annual

洽谈会fair

庆典celebration

全体会议plenary meeting

8.会议接待策划方案 篇八

一、会前15-13天准备工作：

通过公司，网站，宣传，邀请有关的专家，媒体与会的，并给参会者发放邀请邮件，负责代理商邀请函(回执)准备、寄发，确定到会人员人数， 张惠 小国

制定会议宣传视频， 小安 小泰

会前10天

B、确定会议预计召开几天和会议预算是多少(由此选择不同级别的酒店和设施)

C、确定与会人数，以便选择会议场地;

D、会议的位置和餐饮位置的选择，路线，距离，是否有堵车;

F、制作邀请函，与会者打印相关资料，礼品购买

G、确定会议的主持人，发言人

R 与会者安排一些特别活动，会后旅游安排;

会前5天

A、查好天气，为雨，雪，雾，风等天气做好提前紧急应对措施

H会议进行中饮品的选择，聚餐中需要的食品、饮料的酒会、会议视听设备的选择，租赁，

c撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，

背景板、展板内容以及媒体接待

会前3天。

再次电话确认来访者信息并给提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒

店、会议场所、交通等信息。

负责各种资料的准备、装袋和发放;

需要购买的物品。鲜花。

①必备用品：纸、笔、桌椅、茶具102套、扩音器、照明设备、空调、投影仪

和音响等。

②特殊用品：会议证件(中型会议)、会标、席卡、会议材料。

会前第一天

1、接站工作：14:30:00-15:30由泰州市政府安排3辆豪华大巴到泰州汽车站接

来宾。

2、报到工作：16:00-17:30接待组安排报到人员熟悉黄河大酒店及周围环境。

3、签到工作：17:30-18:00安排报到人员到签到地点签到(签到台布置在黄河

大酒店大堂)。

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求;

c 负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排;

e 负责投标人员的接待和陪同,接送;

gk负责对各工作组工作的协调、检查，监督 考核 张惠

会前8.00-9.00

1. 会议厅正入口，到会人签到，发会议资料 A

接待各个与会专家，媒体记者，引领与会人员进入自己位置，并发放饮料 张

惠

会议室检查会议室条幅、灯光、音响、话筒、音响、电源、投影设备、

公司宣传资料播放 c

桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡

①开幕式会场布置格局设计

会中9.00-11.30

①9:00-9:10主持人读开场白;

②9:10-10:00泰州市长发言;

③10:00-11:00湿地专家代表及其他代表发言。

6.到会人员合影。

会后

12.00

午餐

会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排

用餐中间 招厨师表演绝活

会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会议礼品:会议礼品的采购、发放服务

3、商务晚宴

(1)时间：18:30—21:00

(2)地点：黄河大酒店

(3)参加人员和主持人：

主持人：。。。

(4)晚宴具体安排

①泰州市市长致祝酒辞

②双方敬酒，用餐

3、送客人离开

收尾工作

会后 ;

结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结

帐;AB

2. 资料:会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册;C

3 没来及走的专家领导善后安排事宜d

负责协助和监督礼仪公司完成会议现 场的布置及会议结束后的现场撤除工

作;

c负责活动全程摄像、摄影和合影;

三、会后后续工作

1、会议结束后安排与会者有序的离开会场。(秘书组负责)

2、会议场所和文件资料整理：对会议中、后的文件进行总结。(秘书组负责)

3、费用报销。(秘书组整理有效发票并到财务处报销)

4、会议纪要的写作：会议结束后写此次论坛总结。(秘书组负责)

四、应急预案

(一)车辆应急预案：为了防止车辆的抛锚或车辆数不够，所以泰州市政府要联系好租车公司，以便不时之需。

(二)人员应急预案：为了防止姜堰市接待人员不够，会临时聘用专门短期接待人士2人。