完成室藏纸质档案数字化工作

完成室藏纸质档案数字化工作（精选5篇）

1.完成室藏纸质档案数字化工作 篇一

纸质档案数字化技术规范

中华人民共和国档案行业标准 DA／T 31—2005

1范围

本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南

GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试

GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。3．1数字化digitization

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程 3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3．3数字图像digital image

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。3．4黑白二值图像binary image

只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image

以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。3．6分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。

3．7失真度distortion measure

对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。3．8可值度intelligibility

数字图像向人或机器提供信息的能力。3．9 图像压缩image compression

清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。

4纸质档案数字化基本要求 4．1基本原则

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

4．2数字化对象的确定原则

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。4．2．1符合国家法律法规的原则

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。4．2．2价值性原则

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。4．3基本环节

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4．4过程管理

4．4．1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

4．4．2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

5档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。5．1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。5．2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。5．3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。5．4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。5．5档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。5．6装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

6档案扫描 6．1扫描方式

6．1．1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。6．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。6．2扫描色彩模式

6．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

6．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。

6．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

6．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。6．3扫描分辨率

6．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

6．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

6．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。6．4扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。7图像处理

7．1图像数据质量检查

7．1．1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现 不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

7．1．2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

7．1．3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

7．1-4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。7．2纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。7．3去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。7．4图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。7．5裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

8图像存储 8．1存储格式

8．1．1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

8．1．2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

8．2图像文件的命名

8．2．1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。8．2．2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

9目录建库 9．1数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。9．2档案著录

按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。

9．3目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

10数据挂接 10．1汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。10．2数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。10．3交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

11数据验收 11．1数据抽检

11．1．1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

11．1．2一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。11．2验收指标

11．2．1目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

11．2．2一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％ 11．3验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。11．4验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

12数据备份 12．1备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。12．2备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。12．3数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。12．4备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。12．5备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

13数字化成果管理

13．1应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

13．2纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

2.完成室藏纸质档案数字化工作 篇二

一、数字化外包是实现馆藏档案数字化转换的有效途径

1. 本单位条件的局限性。

对许多高校档案馆来说, 馆藏纸质档案数字化转换工作是一项浩繁工程, 如果依靠本单位现有员工自行完成, 会存在较大困难。分析我校情况如下:第一, 数字化转换的工作量巨大。学校在一百多年办学过程中, 由于馆藏纸质档案年复一年的积累, 如今已数量庞大, 初步统计, 选择其中一部分可以产生较大效益的档案, 如利用率高、珍贵、年代久远和特色档案等, 先行进行数字化转换, 至少也有一百万页之多。对如此数量庞大的档案, 每页要按一定技术标准进行扫描、录入对应的文件名等操作, 其工作量巨大。第二, 现有人员工作量已饱和。学校在人员编制及配备上, 对非教学人员控制很紧, 档案馆现有人员工作量是对应着现有常规工作配备的, 主要工作任务是完成每年新产生纸质和电子档案的归档、现有馆藏档案的管理、为学校各项工作提供利用以及相关业务指导、培训等工作, 没有额外人力开展大量馆藏档案数字化工作。第三, 数字化完成时间难以保证。由于数字化工作较强的现代化技术处理性质, 对习惯于传统管理方式的档案工作人员, 尤其是档案馆普遍年龄层次较大的中老年人来说, 具有较大的难度, 必然会工作效率不高, 在相当长时间内见不到应用效果, 从而失去开展数字化工作的意义。另外, 数字化转换的一些高分辨率设备需要购置, 也会产生一定费用。显然, 对于像我校这样馆藏量大、档案人员工作量饱和的高校, 不具备自行进行馆藏档案数字化转换工作的条件。

2. 外包是实现馆藏档案数字化转换的有效途径。

档案数字化外包就是采取商业化的运行模式, 将本单位馆藏纸质档案数字化转换工作承包给专业公司, 由他们派出有专业技术和技能的人员、配备专用设备, 在规定时间内, 按要求完成数字化相关工作任务。相对于本单位自行完成的数字化转换工作, 外包工作具有如下优点:第一, 不影响档案馆常规工作的质量和进度。数字化外包可以避免分散本单位大量人力, 使现有人员专心于档案馆常规工作, 集中精力、保质保量地做好每年新产生纸质和电子档案的同步归档、馆藏档案管理和利用服务等工作, 从而避免因还馆藏档案数字化的“老账”, 而欠下新档案归档质量问题的“新债”情况。第二, 工程周期短, 见效快。外包公司是专门从事该工种的专业公司, 人员是经过培训的熟练工, 具有一定的从业经验, 工作中可以省去初期调试和适应等阶段;并且公司性质、管理体制决定其用人机制机动灵活, 管理采取岗位责任制以及半军事化、流程化工作方式, 可以实行计件工资等激励机制, 因此工作效率高。第三, 采取数字化全程外包, 可使许多技术和管理内容都包含在承包范围内, 由外包公司承担, 比如数字化过程中质量和进度控制;数字化后档案信息与档案管理系统实现集成、发布和检索利用服务;系统运行与维护;网络化存储、数据备份等方面工作。出现问题时, 责任分明, 不存在互相推诿情况, 处理简单。第四, 设备资源可以得到有效利用。数字化外包设备均由外包公司提供, 做完后可供其他项目使用, 这样就节省了本单位购置大量数字化设备的开支, 并能有效避免数字化工程结束后设备闲置的浪费。

二、档案数字化外包工作的实施及需注意的问题

确定馆藏纸质档案数字化工作采取外包方式后, 必须做好档案数字化外包的前期准备、数字化过程中纸质档案的安全控制和检查监督、数字化过程中电子档案质量控制和检查验收等工作, 以保证这项工作高质量、高效率地完成。

1. 档案数字化外包的前期准备工作。

(1) 制订规划, 明确工作方案。在充分了解和认识馆藏档案数字化系统建设的复杂程度和技术要求之后, 根据馆藏档案内容、数量、利用需求和资金等情况, 要做好馆藏档案数字化系统建设外包规划, 拟订工作方案。规划方案内容应包括数字化加工对象和范围的确定、数字化加工处理过程中的安全和质量控制应采取的方法与策略等, 以确保系统建设能够持续进行, 以及数字化后档案信息能够被充分利用, 见到实效。在确定数字化加工对象和范围时, 要考虑到馆藏量大、内容广和利用率不平衡等情况, 采取有重点、有步骤地进行。选择优先进行数字化转换的对象时, 要着重于档案保护和利用, 遵循以下原则:第一, 查阅频繁、利用率高的档案优先。如高校学生成绩册、招生录取名册档案等, 它们在毕业生就业、考研、出国深造、职称评聘时频繁、大量地被利用;第二, 珍贵档案、产生年代久远已濒临损坏的档案和本单位特色馆藏档案优先。这些档案先行数字化后, 可以尽早在利用时使用电子版本代替档案原件, 既提高了查档速度, 又避免利用时因反复翻阅造成对档案原件的损害, 达到提高工作效率和尽早保护档案的目的。 (2) 公开招标, 慎选外包专业公司。外包公司是数字化的直接执行人, 它的信誉度、管理水平、技术力量、所雇用的操作人员的素质以及接受培训是否到位等情况直接关系到数字化质量和应用成败, 必须慎重选择。选择档案数字化外包专业公司要看公司在软件、信息安全、质量管理体系等领域获得的资质证书情况, 档案信息化领域工程经验, 工程实施人员情况, 信息安全管理制度及技术应用, 档案信息化产品等方面加以综合考虑。其中工程实施人员情况包括两部分, 第一, 工程技术人员的技术水平和实践经验, 能够随时处理和解决扫描电子影像数据、索引信息对应, 与系统挂接, 软件运行、点击查询以及存储备份等过程中各种问题。第二, 扫描操作人员素质方面。扫描操作人员必须接受过电子扫描、计算机应用和档案专业基本知识和技能培训, 能熟练地应用计算机、扫描仪, 并很好地掌握影像的清晰度、分辨率的控制等技能, 使扫描电子影像各项指标达到最佳效果。由于档案扫描不同于普通材料扫描, 需要档案工作的特殊职业要求, 应有档案的珍贵意识, 操作中维护好纸质历史档案安全, 不可遗失、损坏;具备档案的保密意识, 不可携带出办公室、复印和向外泄露档案内容;操作人员还要有档案拆卷、重新整理排列和装订的档案业务工作技能。除此之外, 扫描操作人员应有一定的从事该专业工作经验, 这样可以使操作更加熟练、有序, 少走弯路, 少返工, 从而减少对纸质档案的损害。 (3) 订立合同, 维护合法权益。合同是项目承包双方履行义务、维护利益的书面承诺形式。在双方发生纠纷时, 合同起到维护合法权益的作用, 承包合同也是质量验收的依据。订立合同时要考虑周全, 明确详细要求。合同内容应包括承包的标的、数量、质量、报酬、承包方式、材料的提供、履行期限、验收标准和方法等。对承包方开展和完成工作的要求应当写入合同条款中, 如:工作期间接受委托人必要的监督检查;完成工作后, 向委托人交付工作成果、必要的技术资料和质量证明, 并接受委托人对该成果验收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密, 不得留存复制品或技术资料等各项, 使档案安全和外包工程质量受到法律保护。

2. 数字化过程中纸质档案的安全把关和检查监督工作。

数字化转换外包中, 馆藏纸质档案安全不可忽视, 必须高度重视。档案的安全包括两方面, 一是档案实体的安全。档案与图书、资料的最大区别在于它是孤本, 遗失或损坏将无法替补, 具有珍贵性;二是, 档案信息的安全。非开放档案都是内部资料, 具有一定的保密性, 不得向外泄露内容。这些特殊要求除向外包公司提出, 详细明确在合同中, 并且在具体数字化实施过程中, 还需要我们档案馆自己采取具体措施, 加以把关、检查监督, 杜绝安全问题出现, 确保馆藏档案实体和信息安全。实际工作中, 需要在以下几个工作环节中加以把关和检查监督: (1) 提取档案时办理清点交接手续, 分清责任。在本单位工作人员从库中取出一批档案后, 与工程外包人员当面逐卷清点数目, 双方签字交接。明确从他们接受档案到归还注销期间, 如出现遗失、损坏等情况均由他们负责, 从而增强外包单位及人员对档案安全的责任意识。 (2) 经常检查、监督拆卷和扫描工作过程。及时检查、监督操作程序是否规范、有序, 拆卷是否小心、仔细, 避免损坏纸张, 尤其对年代久远、纸质材料已变脆、韧性小的档案, 操作更应小心谨慎;扫描时按顺序逐页拿取、摆放, 防止混乱和遗失。 (3) 扫描后恢复原样。完成扫描任务后, 及时将每卷档案按原顺序排列, 重新装订, 保证质量。 (4) 办理归还清点和注销手续。一批档案扫描完成后, 与借出时一样, 双方逐卷清点, 没问题后注销, 再领出下一批档案, 严格把好档案安全关。

3. 数字化过程中电子档案质量控制和检查验收工作。

电子影像数据和索引信息的质量, 关系到数字化的成败。影响电子影像数据和索引信息质量的因素很多, 操作员的技术、技能、经验自身客观条件等因素, 也有主观因素影响, 比如外包公司管理实行的是计件工资制, 多劳多得, 有的操作员为了追求数量, 急功近利, 而忽视了质量问题, 甚至操作马虎、不按要求和规范操作, 使质量得不到保证。这就需要我们以主人翁的责任心, 把好质量关。具体应在如下几个方面进行质量控制和检查验收: (1) 确保电子档案不失真。电子档案内容的真实性、完整性、有效性是数字化最基本的质量要求, 数字化扫描加工稍不仔细, 就会出现电子档案内容失真现象。我们如果不从工程一开始就在细节上严格要求, 平时经常检查监督, 规范质量, 发现问题及时整改, 而是等到工程全部完成后总体验收, 到时候, 就很可能会因问题积累而造成大批返工。这种结果虽然承包方受到损失, 浪费了人力和时间, 我们也同样会遭受一定的损失, 比如增加了纸质档案出入库拿取、清点的工作量;工期延长;档案原件因再次扫描而受到进一步损害等等, 因此我们应尽早控制质量, 把问题消灭在萌芽状态, 避免造成不必要的损失。具体扫描操作时, 如果纸张未摆放平;有皱褶、折叠的纸张未展开或未完全展开;超薄、变脆纸张和有损坏现象的老档案;扫描借助透明夹膜时, 裂开、损坏的位置未对齐;纸张大于A3的档案, 如基建图纸, 分块扫描后, 拼接加工操作不仔细等, 都会造成档案内容失真。 (2) 注意防止扫描漏页和重复扫描现象。 (3) 调整扫描影像的分辨率、亮度和斜度等, 确保电子影像清晰。由于档案纸质材料质量、规格不同, 有复印纸、文稿纸、新闻纸、毛边纸、宣纸等;文字有打印、蜡刻、手写等;还有字迹深浅、颜色不同;字体和大小的区别等, 操作员应认真监控扫描图像, 适时调整分辨率、亮度等;扫描后根据具体情况对电子影像加工处理要到位, 对扫描时没有摆正的, 或本身档案纸张、字迹歪斜的, 要进行斜度调整;加工时还要除去电子影像中的非档案内容, 如墨渍、划痕等, 以达到最佳效果。 (4) 电子影像的文件名录入准确, 及时校对, 不准确的文件名会导致电子档案检索失败。 (5) 电子档案质量验收时, 要用多种检索方式对电子档案进行抽检, 以保证网上检索、调卷、阅卷的成功率和准确率。 (6) 电子数据安全保存和备份的验收。电子档案数据保存和备份是档案数字化最后一道程序, 也是档案数字化外包工作的一种成果形式。出于安全因素考虑, 经过验收合格的电子影像应采取脱机方式备份保存, 备份载体应选择DVD一次性写光盘, 并实行双套或三套制。备份后要进行数据检验, 检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等, 发现问题及时更正和补救, 把好质量关。

参考文献

3.纸质档案的数字化探析 篇三

关键词：纸质；档案；数字化

随着电子政务和办公自动化的发展，人们对网上档案信息资源的需要也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，建立起数字档案信息中心，进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。档案数字化日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。

一、档案数字化

档案数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化，就是利用扫描等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。

二、将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式的方法

将紙质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储，二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换或者直接用数码相机进行拍摄。对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，实现档案资料电子影像的快速检索利用。

三、数字化设备选择注意

大量档案原文的存储管理离不开海量存储技术。光盘存储系统是目前海量存储的基本手段。完整的光盘存储系统包括光盘盘片、相应的光盘驱动器及其光盘软件。选择档案信息用光盘存储系统的考虑因素如下：

（1）支持并发访问用户的数量。选择档案光盘系统最关键的因素应当是其可同时支持在线并发访问用户的数量，对众多访问的支持是有效实现档案信息库利用价值的基本条件。否则，无论存储容量多大，都可能因光盘系统不能有效支持众多并发用户而彻底崩溃，进而导致整个网络系统的瘫痪。

（2）安全性及其安全管理体系。档案信息确保其存储安全十分重要，对于镜像存放在光盘存储系统中的重要档案信息，系统管理员和合法用户在任何情况下均不得对其数据做任何修改。因此，在选择档案光盘系统时安全性是必须考虑的重要因素。

（3）对各种网络操作系统和网络结构的支持。网络环境中，网络操作系统平台和网络结构千变万化，网络中服务器和客户机多种多样，这就要求档案光盘存储器能够适应各种复杂的网络环境。

（4）存储容量。必须根据本单位数字化档案的数量及其增长情况来选定光盘塔、光盘库可存储光盘的数量及其总的存储容量。存放档案信息的光盘数量每年在不断增加，因此选探档案光盘存储系统时应考虑系统是否允许采取自行添加硬盘的方式来对光盘塔和光盘服务器进行扩容。

四、纸质文书档案数字化步骤

1.调档

档案保管处借出需数字化的档案，按照要求办理调档登记手续，登记好档案数量、状况等，并对档案逐页进行清点。

2.拆装

对归档改革前整理的档案，要将档案原件的装订拆除，排好顺序，并用夹子夹起防止散乱；归档改革后整理的档案如果没有装订，可直接排好顺序。操作中不得对档案原件有任何损坏。

3.修复

档案中若有装订金属物需去掉；有破损的地方需在备考表中注明，如破损程度影响了档案内容的文件，则需进行修补；小于16开的档案需进行托裱；没有装订线的档案要另用纸加宽；多份档案粘连一起时，需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，如实在无法分开则不分。

4.档案及目录的检查、整理

妥善保管好档案，严禁批注、涂划、圈点。档案目录中出现繁体字或不规范的简化字时，一律参照国家标准的简体字补充著录，需手写补录的项目要求字迹工整，并逐份逐页地仔细检查，不符合要求的应予以纠正。检查整理时主要注意以下几方面：

（1）检查档案的顺序。基本原则：档案页号按顺序连续排列。需要在档案原件上重新标注页号时，必须使用标准档案页码章，加盖在档案的右上角，位置须统一，并不得用手写页码。

（2）检查档案目录所有的项目（包括：题名、文件编号、责任者、日期、顺序号、页号、备注），保证其准确、完整，并与档案原件内容一一对应，要求一份档案对应一条目录，仔细检查每份档实是否完整。如有档案漏编目录，应补编目录。正式档案若为复印件，需在该档案首页的右下角加盖“复印件”章，字号要求5号字。

（3）检查案卷封面上的项目：全宗名称、类别名称、案卷题名、案卷所周年度、期限、卷内文件件数、页数、全宗号、目录号、案卷号是否与案卷实际内容一致。

（4）花名册、介绍信及其他类型档案的整理。花名册整理方法如下：题名核名册全称著录；责任者一律为名册上印章所对应的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准录入字样为准录入；花名册及其他名册均不需著录人名。日期写填报日期或批准日期，若有多个日期则录入一个即可。

介绍信、报到证等存根整理方法如下：以上类别档案中的人名必须如实录入，要求准确无误。少量看不请楚的字迹要核实再作修改。

5.校对《档案目录》

按照档案（案卷）及目录检查、整理的结果，对照档案目录进行校对，保证档案目录、卷内文件、案卷内的目录三者一致。

6.《档案目录》检查

派专人负责对前面五个环节做仔细检查，确保档案目录、卷内文件、案卷内的目录三者一致。

五、档案扫描挂接阶段

档案扫描，档案扫描过程中要严格执行有关档案阅览利用及保管保护和保密制度，注意保护好档案。

光盘刻录存储，将扫描形成的图片文件采用保存期限为300年以上的光盘刻录，一式两套，以作备份，并填写详细清单。光盘刻录必须有专人负责捡查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开等。

数据检查。有专人专机对每天完成的数据进行检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

数据挂接。将扫描获得的每个图片文件对照数据库原有的目录数据，逐份点击挂接导入数据库，数据挂接必须跟扫描同步进行。在数据库中备份导入后的数据，将备份数据用保存期限为300年以上的光盘刻录并制作一份挂接清单。

六、档案装订、归还阶段

按检查整理阶段确定的顺序将扫描完的档案装订好。装订时必须保持档案的原貌，不得更换卷皮，不得缺漏页，按照档案原有的线孔装订。装订好后要将档案检查一边，看案卷装订是否结实、有没有脱页，顺序对不对，档案及目录齐不齐。检查完毕归还档案保管处，办理归还手续。

参考文献：

[1]李红梅.关于电子档案管理的几点思考[J].山东档案，2007（02）

[2]卢冬.电子档案管理对策分析[J].现代商贸工业，2009（14）

[3]鄢淇.馆藏档案数字化的若干思考[J].机电兵船档案，2008（02）

[4]鄢淇.新形势下档案工作服务的创新[J].黑龙江史志，2008（12）

4.完成室藏纸质档案数字化工作 篇四

一、纸质档案的特点

1. 纸质档案存储形式直观明了。

纸质档案的存储形式直观简单, 并具有方便保存、阅读等特点, 纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的, 而且由于其直观性, 鉴定工作比较简单, 普通人员都能掌握。现实中, 国内外的一些特殊行业, 纸质文件档案的统治地位仍未被电子文件档案所取代。

2. 纸质档案的证据性真实可靠。

纸质档案作为事件记录的原始载体, 具有唯一性, 是不可复制、不可涂改的。这一点是相对于电子档案最大的区别。因为不可复制和涂改, 纸质档案在权威性和真实性上, 才更真实、更可靠。

3. 纸质档案存储条件要求较高。

纸质档案在保存中, 对外界条件要求较高。档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有着极为密切的关系, 如果我们档案工作人员的卫生意识强, 档案的卫生状况得到有效的保障, 那么将有利于保护档案、延长档案的寿命。而且, 纸质档案还要求在保存前进行一系列的脱酸等处理, 才能有效地延长其保存年限。

二、纸质档案保护工作存在的主要问题

1. 保护意识不强。

近年来, 随着数字档案馆的建设和办公自动化的广泛推广, 在档案界里, 一些管理者认为, 电子文件将逐渐并最终取代纸质文件。因此, 对纸质档案的保护和管理有所松懈, 甚至是忽视。另外, 一些档案管理者本身的专业素质不高, 对档案的保护和管理的知识和技能也相对欠缺。

2. 保存环境简陋。

一些单位由于经费紧张, 没有严格按照国家有关建筑标准建造档案库房, 没有按照要求合理配置空调机、除湿机、温湿度表及吸尘器等基本档案保护设备, 库房和设备达不到标准化安全保护要求。

3. 管理制度不健全。

管理制度不健全不完善, 也没有完备的科学的档案管理标准化体系, 或有了制度, 但执行力也不够。如库房内未能严格按照标准进行温湿度的控制和调节, 进而加速了档案的老化和损坏;没有进行定期检查, 对一些历史性档案, 由于平时检查相对较少, 利用率又比较低, 未能及时发现生虫霉变等现象, 导致延误了档案抢救的最佳时间。

4. 保护技术不规范。

一些档案管理人员缺乏科学严谨的态度, 缺乏档案的保护技术和技能, 没有严格的按照技术规范去管理纸质档案, 从而影响到档案的保存年限。

5. 人为因素的损坏。

纸质档案从各部门的生成和保管开始, 到整理归档直至鉴定的过程, 是档案原始材料最容易受损的过程。这个阶段, 如果我们档案工作人员操作不规范或人为损坏都会给档案原始材料造成致命的损伤, 也将会给我们日后档案保护工作带来负担。

三、纸质档案保护的方法

保存档案是为了更好地借鉴利用, 因此, 必须采用科学的理论和科学的方法保护它们, 并力求最大限度地延长其寿命。

1. 强化档案的保护意识。

作为档案管理人员, 我们必须深刻地意识到, 纸质档案作为一种不可再生的“集体记忆”, 具有不可替代性, 目前正面临遭到破坏甚至消失的危险。因此, 要求档案工作者必须以高度的责任感采取科学有效的方式来抢救和保护, 这是档案工作者义不容辞的责任。作为单位领导, 要高度重视和支持档案工作, 把档案工作纳入本单位发展的总体规划, 同规划、同部署、同检查。要设立档案保护专项经费, 适当更新档案保护设备, 改善库房保管条件。同时, 要积极开展档案业务培训, 提高档案工作者的专业知识和基本保护技能, 并不折不扣地落实到具体的档案管理工作当中。

2. 坚持科学合理利用的原则。

“有效保护, 合理利用”是档案保护的基本原则。因此, 在档案管理工作过程中, 我们要坚持原则, 正确处理好档案利用与保护的关系, 处理好档案的长远利益与眼前利益的关系, 不能只顾眼前利益而无限制地滥用档案, 致使档案载体过早老化或损坏。

3. 强化预防措施。

“以防为主, 防治结合”是纸质档案保护工作的基本策略。在保护过程中, 要做到一是完善基础设施建设。档案库房的建筑设计要科学合理, 将库房设置在空气流通、光线、防潮、防火设施好的楼层中, 库房要远离化学实验室、锅炉房等, 防止二氧化碳、硫化氢、灰尘等有害物质和高温、潮湿对纸质档案的影响和损害。要采取防光措施, 对档案文献要采取多层密封、上架、入柜、袋、盒收装等措施, 尽可能降低光对纸质档案的影响;要保持库房的良好卫生环境, 加强对空气污染物的防护, 以减少空气污染物以及霉菌等微生物、害虫等对档案文献的危害。二是营造良好的保管环境。控制、调节好库房的温湿度, 有条件的档案馆 (室) 可以采用严格的温度标准, 经科学测试表明, 库房保存纸质档案的温度一般应控制在14℃-20℃, 相对湿度控制在RH45%-60%范围内, 必要时可通过空调机、除湿机等设备来保持库房的温湿度。三是讲究科学的保管方法。要结合纸质档案的性能特点进行有针对性的保管, 如对酸性较强的纸张, 要严格密封保管, 对图纸、字画等纸张材料形成的档案, 应折叠保管或摊开平放保管, 对不同工艺制成的档案材料应分别保管, 等等, 这样才能有效延长纸质档案的保存年限。

4. 加快推进数字化管理。

所谓纸质档案数字化, 就是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工, 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。档案数字化不仅有助于恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复, 而且也能改善档案的利用方式, 使档案的利用不再受“孤本”的限制, 一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。档案数字化以后, 可以将已开放的档案传上网, 让利用者可以在任何时间上网查询利用档案信息资源, 扩大档案的利用空间, 让更多的人来了解档案、利用档案, 而且可以避免原载体档案因频繁使用带来的损害, 在一定程度上延长纸质档案的使用寿命。

5. 实行档案保管的“双套制”。

“双套制”即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存, 即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案的双套保存。由于纸质载体档案和电子载体档案的作用、特点不尽相同, 所以实行档案双套制并不属于重复保存。实行档案双套制正好融合了纸质档案和数字化档案两者的优势, 既可发挥高效存取检索功能, 又可保障档案的凭证价值作用实现。而且, 数字化档案可以副本异地保存, 这样可使这些档案资料在出现意外的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。由此可见, 双套制有其存在的必要性和合理性。双套制的存在, 意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存, 这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点, 也是对纸质档案进行保护的一大举措。

6. 开展档案保护技术研究。

要加强对纸质档案保护技术的研究, 大胆探索, 敢于创新, 敢于实践, 不断寻求纸质档案保护的新方法新途径, 比如纳米技术近年来在档案保护工作中已得到了应用, 它既可改进纸张和档案字迹的耐久性, 也可改进档案库房的空气质量和防治有害微生物, 甚至对档案还有修复性作用。

参考文献

[1].尧欣.对现有档案保护工作缺失的思考.中国档案, 2006.8

5.完成室藏纸质档案数字化工作 篇五

【关键词】：数字化档案纸质加强

纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点，纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。在目前普遍提倡档案数字化管理的背景下，我们更应该加强纸质档案的重视与管理。

一纸质档案的特点

1及档案信息真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工比较简单，普通人员都能掌握。

2存储形式深得人们喜爱。纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固，既有现实实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上国内外的一些特殊行业纸质文件档案的统治地位仍末被电子商务文件档案所取代。

3纸质档案的唯一性。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。这一点是相对于电子档案最大的区别。因为不可复制和涂改，纸质档案在权威性和真实性上，才更真实、更可靠。

4存储要求较高。纸质档案在保存中，对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有者极密切的关系，我们档案工作人员的卫生意识强，档案的卫生状况得到有效地保障，无疑有利于保护档案、延长档案的寿命。而且，纸质档案还要求在保存前进行一系列的脱酸等处理，才能有效的延长其保存年限。

二数字化档案的特点

1数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化文化的产生依赖于数字化环境，因此，数字化档案同样依赖于计算机的软、硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生成、传递、识别。

2数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。主要表现在两个方面：一是所用技术的不稳定性。数字化文件依赖于一定的技术和设备，而数字化技术和设备的更新换代异常迅猛，用户很难了解和掌握这种变化，给数字化档案的有效利用造成一定影响。二是载体的不稳定性。电于档案的载体相对纸质档案的载体对保管环境的温度、湿度、防磁性、防病毒、抗干扰、抗破坏、保密、安全等要求很高，且寿命较短。一般来讲，软盘寿命为3年，磁带寿命为10年，光盘寿命为20～30年，需采取再生性保护手段加以弥补。

3数字化档案内容多样性。文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。甚至会使同一份数字化文件的信息存储在不同的载体上(不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息)，造成同一份数字化文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象，给保管带来很多问题。

三档案数字化大势下要加强对纸质档案的保护和管理

综合纸质档案盒数字化档案的特点，我们可以看出，两种档案保存和保管各有优劣势，我们只有充分利用两者的长处，避免短处，才能使档案保管工作更有效的进行。

1档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性是档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好的为社会各个阶层提供服务。—方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。另一方面，网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，要进行很多的文献汇编、数据汇编、专题汇编等工作，现在甚至连平时的查阅工作都可取消，档案人员有更多的时间用于档案数字化建设。

2加强纸质档案的重视与管理。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法，原则。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。解决纸质档案保管中存在的档案管理、鉴定、编目、修复、裱糊、消毒、扫描、复制、编研等技术用房和工作用房缺乏等问题，设置陈列展览，报告讲座等专用场。

3在适应档案数字化的大背景下，我们建议实行档案保管的“双套制”。数字化时代的档案双套制是指同一内容但不同载体的两种档案的双套保存，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案的双套保存。由于纸质载体档案和电子载体档案的作用、特点不尽相同，实行档案双套制，已不属于重复保存。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。