公司印章管理使用制度

2024-11-10

公司印章管理使用制度（精选4篇）

1.公司印章管理使用制度篇一

公司印章的使用及管理制度

一.公司的印章主要有:

1.公章 2.财务章 3.法人章 4.合同专用章 5.发票专用章

二.用途:

1.公章:用于公司对外事务处理,工商,税务,银行等外部事务处理事需要加盖.2.财务章:用于公司票据的出具,支票等在出具时需要加盖,通常称为银行大印鉴.3.法人章:用于特定的用途,公司出具票据时也要加盖此印章,通常称为银行小印鉴.4.合同专用章:顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖.5.发票专用章:在公司开具发票时需要加盖.三.印章的使用情况

1.公章的使用

如若一个公司没有合同专用章,可以用公章代替,这样公章的使用范围更加广泛,法律效力范围更加宽泛.2.财务章的使用

如若一个公司没有发票专用章,可以用财务章代替,这样财务章在财务工作中会经常用到.那使用的频率会更高,使用的防范措施应更加具体.3.法人章的使用

法人章在特定用途中使用的情况较多,比如一个公司在签订合同时,合同条款规定在同时加盖合同专用章及法人章时,签订的合同才具备法律效力,因此法人章是在合同条款规定这种特定用途下才需加盖,这种特定用途应该和企业的内控相关,公司法并无要求.法人签字:等同于法人章,应该二者选其一,如选择法人签字,一个企业就不需要有法人章了,在法人章的所有特定用途下,全部使用法人签字代替,如在财务开具票据的情况下,银行的小印鉴自然变为法人签字了.在此谈一下,关于银行预留的印鉴,个人认为大印鉴只能是财务专用章,小印鉴可以为法人章,法人签字,当然企业中的关键人事的签字预留为银行的印鉴也可以,比如总经理.4.合同专用章的使用

这要了解合同法中合同的类型,在使用此章之前应该仔细阅读合同条款,加盖了此章,合同即发生法律效力,因此此章的使用应该注重的是合同的签订条款.5.发票专用章的使用

此章的使用无需过度紧张,因为即使是别公司的发票上加盖了你公司的发票章也没有法律效力,因为税务系统在发售发票时已经将发票号码录入公司的税控卡里,在开具发票后才能盖发票章,因此不必考虑此处,呵呵,税务系统已经做好了.四.印章的管理及内控防范

1.公章的管理

通常由公司的法务部或财务部管理,因为这两个部门工商税务银行等外部事务较多.2.财务章管理

通常由公司财务部管理,票据的开具较多.3.法人章的管理

通常由法人管理，或者授权财务部岗位不兼容的另一人管理。

4。合同专用章的管理

通常由公司法务部或财务部管理，当然要附带审批单，所有相关人事都已同意的情况下加盖。

5.发票专用章的管理

通常有财务部管理。

五、小公司印章的管理及疑惑

因大公司的不相容岗位内控管理较严格，现以小公司为例，来分析人员较少的情况下怎样把不能相容的印章分开管理。设想一下，如若是小公司，那么按照以上规定，公章、财务章、法人章、合同章、发票章均在财务部，如果任意大股东要求财务部员工加盖，会产生什么样的效果，抑或是财务部员工内部勾结又会有什么后果，因此，小公司应该灵活处理，把不能相容的印章分开管理，需要注意的如下：

1.票据的开具：财务章与法人章，因此财务章交于管理法人章外另一关键管理人员持有。票据第三人管理。2.合同效力：合同章与法人章，因此合同章交于管理法人章外另一关键管理人员持有。

3.公章的效力？是否应该与法人章持有人分开管理？

在公章代替合同章时，应该分开管理，合同法规定，公章与合同章有同等法律效力？如一个公司即有合同章又有公章时，盖具了公章的合同是否生效？为防范法人滥用权利，应该分开管理，并且在合同条款中严格规定合同的效力在加盖了合同章或公章及法人章后生效，这样即有法人及合同章或公章持有者双重确认后加盖。因此，公章除外部事务处理外也具有合同效力行为，因此，应视同合同专用章管理。

4.失职责任？

公司重要的事务无非是人，财，物，在印章的使用时，应慎重考虑是否加盖印章，是否导致公司的人财物流失！应妥善保管！其中更重要的环节是企业管理的流程，例如合同的审批流程，票据的使用流程等，严格公司的管理流程，加盖印鉴的流程，减少公司的权益损失。

2.印章使用管理制度篇二

第一章总则

第一条目的为规范公司印章使用及管理，特制定本制度。

第二条公司印章的定义及分类

（一）本规定中的印章是指在公司发行或管理的文件及凭证文书等与公司权力义务有关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

（二）公司印章有以下几类：

1.公司印鉴：公司向主管机关登记的公司章、法人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

2.部门章：在公司内部使用，刻有公司部门名称的行政印章，不具备对外法律效力。

3.项目章：项目部需刻制印章时，由项目经理应向公司提出书面申请，经公司主管领导批准后，由公司行政人事部统一刻制。

第二章刻制、改刻与废止

第三条印章的刻制、改刻与废止的的议案由印章使用部门提出。提出的议案中必须要将新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限予以说明。

第四条印章的刻制、改刻与废止经董事会批准后由行政人事部办理并以公司发文颁布，同时如有需要更换或废止的印章应由印章管理者依据要

求将旧印章交还行政人事部。

第五条废止印章的保存年限

除特别需要，行政人事部将废止的印章保存三年后，经股东会批准，再行销毁。所有销毁的废旧印章都要留下印模永久保存，以备日后查考。

第六条遗失、损毁与被盗

公司印章出现遗失、损毁、被盗的情况，印章管理者应迅速向行政人事部递交原因报告书，行政人事部根据情况依本制度有关规定的手续予以处理。

第三章印章的登记与保管

第六条行政人事部应建立印章登记台帐（印章登记表），并永久保存。此台帐需载明每个印章文字、印模、起印和废止时间、使用部门、部门负责人姓名、保管人姓名、保管人变更等信息。

第七条印章在公司以外申报登记时，应由印章管理者将印章名称、对未申报单位、申报年月日以及申报者姓名报行政人事部予以记录。

第八条印章保管部门必须指定专人负责印章保管，并存柜加锁。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被盗用或滥用。对于印章被盗用而产生的后果，保管人应该负有法律上的责任。

第九条各部门负责人是本部门所保管印章的使用管理第一责任人。

第四章用印手续

第十条用印审批

(一)使用公司具法律效力印鉴时应先填写《印章使用登记表》,合同专用章需另外填写《合同用章审批表》依审批权限获准后，连同需盖章文件一并交印鉴管理人。

(二)财务专用章的使用按照财务管理制度执行。

第十一条印章使用人

（一）公司印章的使用原则上由印章管理人担任。用章时印章管理人员首先应仔细核实印章使用手续是否完备，严格按照获准用印范围用章并做好用印登记，同时应保留《印章使用登记表》、审批手续材料及用印材料一份以便存档备查。

（二）印章管理人离开时，由部门负责人指定代理使用印章人。代理实施用印的人依据审批和使用原则，进行临时代管。

（三）印章使用人用印完毕后在《印章使用登记表》上签字。《印章使用登记表》记录项目包括：用印日期、编号、用章事由、用印份数、使用人、部门主管、印章管理人以及留存材料。《印章使用登记表》在次年元月份交由行政人事部存档保存。

第四章用印要领

第十三条印章用于：

（一）落款处：盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。

（二）更正章：对文书书写中的错误进行改正后，加盖更正章,以做为法定作者自行更正的凭证。

（三）骑缝章：介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。

（四）骑边章：将材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的。

（五）弥封章：在公文封套封口处粘以纸条加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊。

（六）封存章：在封条上加盖印章，以封存财物、仓库、住房、文件橱等。

第十四条盖章时精力要集中，用力要均匀，盖出的印章应端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不得歪斜或颠倒。

第十五条盖印除特殊规定之外，一律用朱红印泥。

第十六条部门文件份数较多，可盖只须保留原件的份数，其他可采用复印方式。

第十七条公司印章原则上不许带出公司使用，如确因工作需要带离公司用印的，必须落实责任人后报行政人事部经理批准，并在完成后立即归还。在此期间印章遗失或用印违规，责任由用印人承担全部责任。

第十八条印章管理人提供公司证照复印件加印公章时，要加盖“仅供（单位）（工程）业务接洽用，再次复印无效年月日通州建总集团装饰有限公司”。

第十九条印章管理人原则上不允许在空白凭证上加盖公章。确有需要的必须经行政人事部经理批准并编号登记。

第五章附则

第二十条本规定解释归公司行政人事部。

3.公司印章管理使用制度篇三

印章使用管理制度

第一章总则

第一条为规范公司印章使用、保管等，特制订本制度。

第二条本制度中所指印章主要指公司印章、合同专用章、董事会印章、监事会印章、法人代表（负责人）印章、财务专用章及部门印章、财务人员印章。

第二章印章的刻制、改制与废止

第三条印章的刻制、改制与废止的建议，由公司办公室（或行使行政事务的部门，由总经理指定，下同）提出。

第四条公司办公室提议时，需将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。

第五条废止的印章，统一由公司办公室封存、销毁。

第六条印章如丢失、损毁、被盗，保管人员应迅速向总经理书面报告，并向公安部门备案。丢失、被盗印章须在指定报刊上刊登遗失声明，依法发布公告作废声明。

第三章印章的管理

第七条公司的印章管理采取二级管理。一级管理的印章:公司印章，董事会印章、监事会印章，合同专用章、法人代表印章、财务专用章。二级管理印章：各部门印章，财务人员个人印章。

第八条办公室管理的公司一级印章，由办公室负责人（或总经理指定人员）保管和监印；属董事会秘书管理的公司一级印章，由其本人或证券部门负责人保管和监印；属财务部管理的公司一级印章，由财务部负责人（或总经理指定人员）保管和监印。部门印章由部门负责人保管和监印，财务人员个人印章由本人保管和使用。

第九条印章管理者应严格执行印章使用规定，印章不得外借。

第四章印章的使用

第十条属于一级管理的印章，应建立用印台帐，登记每次用印日期、用印材料（文件）名称、批准人、审核人，并有经办人签字。重要材料，用印时应备存一份。

属于二级管理的印章，其中涉及生产经营重要内容的，如涉及财务、产品质量证明（对外）、市场发货等内容用印，也应像一级印章管理一样，建立用印台帐，加强用印管理。

第十一条印章使用范围

（一）公司印章：以公司名义上报、下发文件，对外出具介绍信、证明材料等；上报（外发）有关材料；对外签订合同；其他需加盖公司印章的材料。

（二）合同专用印章：以公司名义对外签署生产经营购销加工合同、基建合同等重要经济业务活动。

（三）董事会、监事会印章：董事会、监事会决议、决定等文件材料及其它需加盖董事会、监事会印章的材料。

（四）财务专用章：公司资金收付过程中出具的、需加盖财务专用章的票据，如支票、汇票、日常收付款项票据等。

第十二条用印批准权限：

（一）公司印章

1、凡以公司名义上报、下发文件的，必须经公司总经理审批或总经理授权的其他高管审批。

2、凡以公司名义上报的有关材料，必须经公司分管领导审批。

3、出具介绍信时，必须公司分管领导审批。

4、其他需加盖公司印章的材料，一般材料由办公室负责人审批，涉及重要内容由公司分管领导审批。

（二）使用董事会印章，须经董事长或董事会秘书签署意见；监事会印章，须经

监事会主席签署意见。

（三）使用合同专用章，按合同管理要求经审查后，经授权人签署意见。

（四）严禁在公司空白介绍信、公司空白便笺上加盖公司印章、董事会及合同专用印章。经董事长或公司总经理同意，确需加盖空白印章的，监印人员应在空白材料上编号，并做好记录，事后将空白用印信笺、介绍信上制作的文字材料复印件报办公室备查，并将尚未用完的加印空白信笺、介绍信上交办公室。用便函出具涉及经济往来、费用及其它涉及公司重要内容的证明材料必须一式两份以备查。

（五）财务专用章用于货币资金收付业务和客户资金核对以及报送税务资料等日常活动时，由财务部负责人决定；非日常经营活动等对外出具有证明效力的资料需要用印时，报财务负责人或总经理审批。

第十三条印章管理人员在用印前，必须严格审核用印手续，手续不全，或超领导权限批准或与公司规定相违背的，印信管理人员有权拒绝办理。

第五章印章的移交

第十四条印章保管人因工作变动、休假等原因，须办理印章移交时，应经过上级主管批准，并办妥交接手续，双方在交接薄上签名确认，并在交接薄上留印作档。

第十五条因工作需要外带印章时，应经过总经理批准，并办妥交接手续。

第六章附则

4.印章使用制度及管理办法篇四

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印章使用管理办法

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第一章总则

第一条为维护公司各类印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，从上市公司运作规范需要出发，避免印章管理出现不规范行为，有效地维护公司利益，特制定本办法。

第二条本制度所指印章，包括公司行政印章、公司法人代表印章、总裁私人印章、财务总监印章、公司财务专用印章、公司发票专用章、工会行政印章、工会主席印章、工会财务专用印章、分公司印章。

第三条本办法适用于公司各部门、各办事处及各分公司的公文、便函、授权委托书、介绍信、证明、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。

第四条印章的使用，必须严格执行我公司印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。

第五条公司行政印章、总裁私人印章、工会行政印章、工会主席印章由综合部负责管理和使用；公司法人代表印章、公司财务专用印章、财务总监印章、工会财务专用印章、公司发票专用章由公司财务部负责管理和使用；分公司印章由各分公司自行保管。上述印章外的其他印章由公司总裁授权各相关部门管理和使用。

第二章印章的适用范围

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第六条总公司印章的使用范围

（一）公司行政印章：使用于以公司（分公司、办事处）名义上报行政机关、省、市、区政府部门的重要公函和文件，以公司（分公司、办事处）名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件，以公司（分公司、办事处）名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。

（二）公司法人代表印章：使用于由公司法定代表人签章的文件、合同、法人代表授权委托书、统计报表、财务支票汇票等。

（三）公司财务专用章：使用于公司（分公司、办事处）财务部开具支票汇票及其他财务凭证等。

（四）工会行政印章、工会主席印章：使用于以工会名义出具的公告、报告、文件、函件等。

（五）工会财务专用印章：使用于工会财务涉及工会账务开具支票及其他工会财务凭证等。

（六）总裁私人印章：使用于需总裁签字盖章的文件、公函等。

（七）财务总监印章：使用于公司对外报送财务相关资料性文件等。

（八）公司发票专用章：使用于公司对外开具发票等。

第七条分公司印章适用于以分公司名义签订的一般日常业务文件、出具的证明等。

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第三章印章的刻制

第八条总公司所有印章的刻制由公司综合部统一办理。需刻章的部门应填写《****信息技术股份有限公司印章刻制申请表》（见附表1），报公司总裁批准后，由公司综合部根据法律法规程序按具体规格要求统一刻制。

第九条分公司印章的刻制根据法律法规相关要求向总公司提出刻章申请，经总公司总裁审批通过后方可按程序办理。

第十条公司及分公司、办事处的其他任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。

第十一条新印章要做好戳记，并由综合部留样保存，以便备查。

第四章印章的使用

第十二条总公司行政印章的使用规定

（一）以公司名义对外发出的公文（如向政府机关提请的报告、公司股东会决议等重大文件）由经办人填写《公司行政印章用印申请单》，经部门经理签字、总裁批准后由综合部对文件原稿用印。业务专用授权委托书由经办人填写《公司行政印章用印申请单》，经部门经理签字、分管领导批准后由综合部负责用印，其他授权委托书由总裁批准后综合部负责用印。

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（二）对外签署的业务合同或协议，由经办人填写《公司行政印章用印申请单》，经公司副总裁或总裁批准后综合部负责对文件原稿用印。

（三）公司对外提交的各类业务报表（财务报表、统计报表），由申请人填写《公司行政印章用印申请单》，经申请人部门经理审核签字，报分管领导或公司总裁审批签字后由综合部负责用印。

（四）公司开具的便函（例如：放行条）、证明（例如：在职员工证明、收入证明）、需要公司资质材料复印件加盖公章的，由申请人填写用印登记本，经申请人的部门经理审批签字后由综合部负责用印；员工离职手续办理中需用公司行政印章的文本，由人力资源部人事专员填写用印登记本，经人力资源部经理审批签字后由综合部负责用印。

（五）使用公司工会行政印章、工会主席印章的，由综合部自制用章登记表，由申请人填写后，经申请人部门经理审批签字后综合部负责用印；

（六）使用总裁私人印章的，由综合部自制用章登记表，经申请人所在部门经理审核签字后、由综合部经理审批使用。

（七）财务人员依日程工作权限及常规工作内容使用公司财务专用印章、法人代表印章、财务总监印章、工会财务专用章的，由财务部自制用章登记表经财务经理审批后使用。

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（八）上述未规定事项的印章使用审批程序，至少由申请用章部门经理审批，综合部根据实际情况审核申报后方可用印。

（九）需要用印的部门按用印材料的名称、份数、事由及所需印章名称填写《公司行政印章用印申请单》（附表2）根据以上用印审批程序申请用印。

（十）外单位人员用印，须经相关部门经办人的陪同，由经办人按相关程序申请办理用印手续后方可用印。

第十三条公司各办事处、分公司使用总公司印章、分公司印章的规定

（一）公司各办事处、分公司需使用总公司行政印章时，需要认真填写《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》（附表3），由用印人的办事处或分公司经理签字后随同用印文件一并邮寄回综合部，经综合部审核无异议后按相关流程进行办理。

（二）若办事处或分公司直接向总公司索要相关用印资料，需事先以邮件方式发送说明用途，经综合部经理确认后，综合部工作人员方可为相应办事处/分公司准备用印资料并安排邮寄。事后办事处或分公司工作人员需补交《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》一份，邮寄回总公司综合部。

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（三）分公司印章的使用由分公司工作人员根据实际情况打印《分公司印章用印登记表》，认真填写分公司用印记录，并于每月底统一将用印记录原件邮寄回总公司综合部备案，各公司保留复印件存档。