档案数字化体系建设

2024-12-21

档案数字化体系建设（共10篇）

1.档案数字化体系建设篇一

摘要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

总之，煤炭企业档案工作的数字化建设，要结合企业网络化办公水平的提升而逐步完善和提高，为企业的安全生产、经营管理等提供真实可靠的、可以借鉴的资料，积极推动企业的又好又快发展。

2.档案数字化体系建设篇二

“十一五”时期，广州市各级档案部门坚持科技先导，全面启动了广州市数字档案馆建设，初步建成了广州市电子文档资源管理中心。广州市的12个区、县档案馆和90个市直单位都安装了电子文件档案资源管理系统，全市共有1000余家单位使用该系统。广州市不断完善了各级档案门户网站的建设，实现了档案信息网络服务和资源共享，逐步建成了市、区二级档案数据库体系。

2009年10月，番禺区档案馆被确定为全国唯一的县级数字档案馆建设试点单位。番禺区以数字档案馆为中心，实现了区直机关、镇（街）、村（社区）三级应用和数据互联。数字档案馆为全区政务网单位提供档案数据集中存储、档案数据在线移交、公开现行文件在线查阅等服务。番禺区建立了区政务网档案管理系统，实现区内公众档案查阅利用网络化。番禺区利用数字档案馆的优势，为老百姓利用档案提供服务，帮助番禺区综合治理、国土、民政等部门有效地解决了一系列问题，促进了社会的稳定发展。

增城市作为广东省的“社会主义新农村建设档案工作示范市”，能够及时向农民提供关于民政、农业、林业、水利、社保、教育、卫生等方面的档案信息，使农业、农村档案积极为农村建设服务，让农民不出村镇就可以方便地利用档案信息。

3.数字档案馆制度体系的构建篇三

关键词：数字档案馆云计算制度构建制度体系

制度是国家法律、法令、政策与规范的具体化，是人们行动的准则和依据。建设数字档案馆，首要的任务不是购买基础设施、搭建网络环境和开发应用系统，而是应首先分析业务逻辑和流程规则，梳理制度文件及其条款的内容、结构与关系，明确哪些制度能够通过支撑业务活动开展的计算机应用系统得以自动地贯彻、执行和实施，哪些制度需要人、机结合共同遵守。本文即从这个角度展开数字档案馆的制度体系构建的分析和探讨。

一、数字档案馆制度体系的构成要素

数字档案馆制度体系是指数字档案馆建设和运营过程中需要遵从的国家层面的法律、法令、法规、政策、标准、规范，行业层面的指南、办法和标准，机构或组织层面的岗位性管理制度，以及面向机构内部工作人员和面向社会公众或机构使用者即用户的使用指南和行为规范等的总称①。社会信息化的快速发展和广泛应用，催生了网络环境下制度规范制定和实施的强烈需求，在档案事业领域，数字档案馆的建设与发展方兴未艾，迫切需要一套完整的制度体系给予保障，本文主要从以下四个层面梳理国内数字档案馆相关的各项制度。

1．在国家层面，数字档案馆建设首先需要国家法律、法规和政策的支持，国家层面的制度可以以多种外在形式和类型出现，其规范的内容主要涉及数字档案馆建设与发展的战略规划、性质与定位、利益相关方的权益等，对于数字档案馆建设过程中关键环节和公共问题如数字档案的法律效用、集中保存要求和管理职能等也应出台相关规范②。从执行角度看，国家层面的数字档案馆制度应需要一些强制性的，起战略指导和引导作用的制度文件。

2．在行业层面，文件和档案管理领域有关传统的行业指南和标准规范对于数字档案馆的建设与发展已经很难完全套用，迫切需要新的运行机制、发展规划和实施指南给予支撑；数字档案馆的建设通常涉及多个传统档案实体管理机构及其管理的档案资源整合与业务协同，需要从行业层面制定相关的基于网络环境下开展协同工作的指南、要求和服务协议，需要制定一系列的关于数字档案资源管理的格式、技术和规程等③。行业层面推荐性的标准在执行层面具有灵活性，但还需要确定明确的能够落地实施的细则与规范。

3．在机构层面，当前机构层面的管理制度更多地关注数字档案馆运作的宏观性和程序性事务，主要包括数字档案馆整体运作的管理制度、实施指南，引导员工的作业规程、操作规范、绩效考核等。从执行角度看，组织机构层面的制度应量体裁衣，具有可行性和可操作性，应贯穿于系统规划、设计、实施、应用、维护和发展的各个阶段④，并能够嵌入到系统中自动执行。

4．在用户层面，与传统档案馆相比，数字档案馆提供的服务平台和应用系统应面向更广泛的用户群体，需要更明确的服务级别、更友好的操作界面，同时需要用户知晓数字档案馆的操作规则，具备一定的诚信意识和安全责任意识，因此与之相关的交互界面设计、平台搭建原则、用户手册和操作指南等引导性作业规程也是数字档案馆的制度文件的组成部分⑤⑥。

基于上述四个层面的制度文件是数字档案馆制度体系的主体构成要素，自上而下的制度文件从宏观到微观、从战略战术到作业规程，越来越细化，可操作性越来越强。

二、数字档案馆制度体系的内容框架

数字档案馆制度体系的内容构建应遵循横向和纵向两条主线。纵向指的是从国家层面、行业层面、组织机构层面和用户层面进行制度构建，横向则是指制度的构建应考虑制度内容即条款在网络计算机生态环境中的适用性和切合度，如制度在计算机应用系统中的自动化嵌入与实现，需要与应用实现的系统功能要求相结合。

从制度性质角度看，制度可以大致划分为法律法规、政策指南、标准规范和操作规程四大类，每一类都可能贯穿宏观、中观和微观的内容条款。而从系统实施角度看，数字档案馆制度体系的框架结构可从宏观、中观和微观三个维度来考虑，宏观层对应国家层面的法律法规、政策和强制性的国家标准，中观层主要包括行业标准和规范，微观层对应组织机构层面的具体约束档案实践业务的管理制度、行为规范和面向用户的操作指南和手册等。

1. 宏观层——法律法规和政策框架的升级

现有的法律法规除《数字档案馆建设指南》外，大多针对传统档案馆的档案信息化工作做出了规定和要求，缺乏数字档案馆的性质、定位和角色地位、职责、权力和义务的明确规定和阐述，使数字档案馆的工作开展缺乏根本的支撑。因此，在法律法规层级，需要对数字档案馆、传统档案馆、用户及第三方服务商的权责分配、责任认定等添加相关条款的说明。本文尝试以数字档案馆建设指南和档案数字资源安全管理规范性文件方面构建相关急需补充或升级的法规条款，同时也建议在《档案法》修改时，应明确数字档案馆的作用和意义，这是战略层面的制度要求，详见表1。

由于数字档案馆建设涉及多方机构，建设和发展数字档案馆需要有针对性的政策支持，对建立数字档案馆的目的和意义进行明确，争取各方的支持，同时还应在档案系统内部贯彻和渗透各项理念、思想、方法和要求等，这是数字档案建设的观念基础，也是未来能够持续发展的意识保障，至少应包括以下相关内容：

（1）建设数字档案馆的必要性和有效性；

（2）建设数字档案馆的定位，具有传统档案馆的集中管理和长期保存档案数字资源目标；

（3）数字档案馆应承担的职能，如集中管理数字档案资源，承担其长期任务，提供开展电子档案接收、处置和提供利用的服务平台等；

（4）建设数字档案馆需要的多方支持，就北京市数字档案馆建设而言，应争取到北京市档案馆、各区县档案馆、市和区县两级立档单位，以及信息化部门、财政部门等的广泛支持。

2. 中观层——数字档案馆标准体系的完善

数字档案馆的标准体系建设主要着眼于数字档案资源管理信息系统实现的业务环节，针对每个业务环节及其对技术支撑的要求进行持续的完善，这是战术层面的制度要求。本文在参考冯惠玲、刘越男等编著的《电子文件管理国家战略》一书中提出的电子文件管理标准体系的基础上以及电子文件相关的国际标准，以北京市基于云平台的数字档案馆工程建设为例，构建了包括总体、电子文件形成与捕获、分类与处置、检索利用、资源描述、资源管理、平台管理和技术支撑等相关标准，由于篇幅限制本文省略详细目录。

3.微观层——数字档案馆运营管理制度和用户行为规范

在具备了法律法规、政策和标准体系后，还需要为数字档案馆的运作管理、实施使用、人员行为规范等制定相应的行为规范和作业规程等管理制度文件，这是操作层面的管理要求。本文提出建议制定的相关管理制度有：数字档案馆组织结构及职责说明，数字档案馆工作流程细则，数字档案馆员工守则，数字档案馆云平台系统操作手册，数字档案馆档案接收要求规范，数字档案馆档案组织和处置指南，数字档案馆用户使用规范，限于篇幅这里不详细列举其具体内容。

三、数字档案馆制度体系的实施路径

1.实施思路

基于云平台的数字档案馆制度体系的实施需要自上而下的指导和循序渐进的贯彻执行，本节对上述构建的制度体系提出了具体的实施思路与方法，即遵循“Plan-Do-Check-Act”的发展原则和过程模式，如下图3所示。

（1）Plan规划：规划与建立。建立制度体系的实施规划方案，确定管理主体、实施主体、监管主体，确定制度框架和内容结构等。

（2）Do实施：实施与运行。实施和运行数字档案馆制度体系，包括制度编写、制度论证与评审、制度颁布、制度培训与宣贯，以及制度的系统化嵌入与自动执行等。

（3）Check检查：监控与评估。通过对系统中制度条款的执行程度进行检查和对制度体系运用于实践工作的效果进行监控和评估，记录出现的问题和不合理情况。

（4）Act改进：维护与改进。根据制度体系长期运行的效果和评估记录进行制度的维护与改进，进行适时的修订与完善，并及时嵌入到计算机系统中进行自动化甚至是智能化的执行与贯彻，持续改进制度的系统化运作体系。

同时，制度的系统化嵌入和自动执行同样需要遵循PDCA的过程。在规划阶段，分别配备制度实施和系统设计的接口责任人，对制度系统的事务进行沟通，将与档案管理业务流程相关的制度尽可能细化，与系统设计功能要求进行匹配，提炼出可在嵌入系统的制度条款；实施阶段，将制度条款转化为系统程序，使用户的操作行为、档案的格式规范等受到系统的自动约束，系统设计完成后进入试运行阶段，发现问题并不断完善；评估阶段，系统的运行和实践工作需要长期的磨合，在很长一段时间内都需要对系统的运行进行监控和评估，记录问题并分析问题引发的原因；维护与改进阶段，根据系统评估记录的问题进行完善，持续维护和改进，使制度的系统化执行更加顺畅。

2.制度体系的自动化实施

数字档案馆制度体系实施的关键是如何将制度落实到计算机应用系统中，通过功能系统组件化使制度规范的相关条款在计算机应用系统中自动执行，发挥效用。以北京市基于云平台的数字档案馆为例，在系统设计与研发阶段就充分了解制度需求，档案管理业务及其工作流程、平台构建和标准规范的系统化嵌入等紧密结合，相互匹配，在系统中联动发挥作用。表2构建了可在系统中嵌入的制度文件及相关要求：

将制度条款嵌入计算机应用系统，是需要将制度条款功能化，即以制度条款描述为系统的功能需求，以特定的计算机程序实现制度内容的系统组件化，使之在满足一定的条件和规则时自动执行。

四、结论

没有规矩不成方圆，无论数字档案馆处于规划、设计、研制、实施、应用、维护还是运行发展的任何阶段，制度体系的构建都应是非常重要的，而且是持续的调整、完善和发展的，特别是信息技术快速发展，应用系统运行模式的转变和管理方式的进化都会带来体制机制上的变迁，制度体系也应适时地做出相应的调整和完善，应该说，数字档案馆制度构建将是未来档案学领域研究的一个重要方向，本文仅仅是在研究方向做了初步尝试，分析了制度体系的构成要素，确定了制度体系的初步框架，分析了制度体系的实施路径，未来还将结合数字档案馆系统的建设、实施、运行和发展开展更为深入的、可操作的、能够直接指导具体工程建设的细粒度研究和探讨。

＊本文是北京市科技计划课题《基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用》(项目编号Z111100075011001)。

注释：

①刘越男.电子文件管理制度的体系框架主题发言.中国人民大学第2届电子文件管理论文,2011-11-22.

②冯惠玲.刘越男等. 电子文件管理国家战略[M]. 北京：中国人民大学出版社.2011年

③国家档案局.数字档案馆建设指南. 2010年6月发布.

④安小米等. 基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M]. 北京：中国标准出版社.

⑤ 薛四新.面向服务架构的数字档案馆建设方案研究[J].档案学研究.2007(4):45-47.

⑥薛四新,张晓.论数字档案馆的共建与共享[J].档案学研究.2010(2):64-67.

作者单位：清华大学档案馆

4.档案数字化体系建设篇四

浅议开展档案数字化建设的意义与方法

档案工作的数字化建设是顺应潮流,适应时代发展的`新举措、新要求,档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来.

作者：蔺芳葛龙英作者单位：蔺芳(哈尔滨投资集团有限责任公司,黑龙江,哈尔滨,150000)

葛龙英(哈尔滨太平供热有限责任公司,黑龙江,哈尔滨,150000)

刊名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(7) 分类号：G27 关键词：

5.学校安全工作档案建设内容体系篇五

一、学校安全工作的政策和法规

1、有关学校安全工作的法律、法规和规章

2、上级安全工作文件

二、学校安全工作的制度和职责

1、学校安全保卫工作制度及保卫人员职责

2、门卫制度

3、校内安全定期检查制度和危房报告制度

4、消防安全制度和消防工作责任制

5、学校用水、用电、用气等相关设施设备的安全管理制度

6、学校食堂与学生集体用餐卫生管理制度，食堂物资定点采购和索证、登记制度与饭菜留验和记录制度，饮用水卫生安全管理制度。

7、实验室安全管理制度，包括危险化学品、放射物质的购买、保管、使用、登记、注销等制度

8、医务（保健）人员或者兼职卫生保健教室工作职责，卫生室（保健）管理制度；查验新生入学体检证明制度，学生健康档案管理制度

9、学生安全信息通报制度

10、特异体质、特定疾病或者其他生理、心理状况异常以及有吸毒行为的学生安全信息记录和备案制度。

11、住宿学生安全管理制度；宿舍管理人员工作职责

12、交通安全管理和校车管理制度

13、学校安全事故上报制度

14、学校其他安全工作管理制度及安全工作职责

三、学校安全工作管理

1、学校安全管理组织结构及领导责任分工

2、学校安全工作计划及工作总结

3、学校安全应急预案及专项活动预案

4、各种安全工作会议记录及领导讲话

5、逐级签定的学校安全工作责任状

6、节假日及日常学校领导值班的记录

四、学校安全教育活动

1、学校公共安全教育课的课程计划

2、学校公共安全教育课的内容和教材

——社会安全类

——公共卫生类

——意外伤害类

——网络和信息安全类

——自然灾害类

——影响学生安全的其他事故和事件

3、各种安全教育活动的方案、内容、形式及活动记录

4、法制教育，心理健康教育活动的记录

五、学校安全专项检查及整治

1、开展学校消防安全专项排查和整治情况调查表（附表1）

2、学校重点部位（校舍、围墙、厕所、食堂、宿舍、门窗、实验室、电教室、财务室、档案室、楼道、楼梯、图书室、仓库等）安全专项排查和整治情况调查表（附表2）

3、学校饮食饮水卫生安全专项整治情况调查表（附表3）

4、学校危险化学药品保管使用台帐

5、学校体育器材，实验室设备台帐

6、食堂物资定点采购和索证，登记与饭菜留验和记录台帐

7、饮用水卫生检验台帐

8、学校安全工作月报告表（附表4）

六、学校其他安全工作

1、校园周边环境摸排情况记录

2、上级布置安全工作情况记录

3、其他安全情况记录

附表：

1、学校消防安全专项排查和整治情况调查表

2、学校重点部位安全隐患排查和整治情况调查表

3、学校食品饮用水专项排查和整治情况调查表

6.档案数字化体系建设篇六

摘要：公共文化服务体系建构离不开公共档案馆的参与，公共档案馆对公共文化服务的落实与实施具有重要的支撑作用。本文从公共档案馆参与公共文化服务体系建构的内涵入手，进一步阐述了公共档案馆参与建设的重要意义，并从四个方面提出了公共档案馆参与公共文化服务体系建构的基本策略。

关键词：公共文化;服务体系;公共档案馆;建设

公共档案馆作为一种公益性文化单位，既肩负着参与公共文化服务的重要职责，又承担着满足广大人民群众公共文化权利需求的重要作用。如何正确认识公共档案馆有效参与公共文化服务体系建设的内涵以及公共档案如何有效参与公共文化服务体系建设，已成为当前公共档案馆建设急需解决的重要问题。

一、公共档案馆参与公共文化服务体系建设的内涵

公共档案馆是一种政府承办的公益性的文化单位，是服务广大人民群众对公共社会信息档案查询和利用的重要载体，它能够在一定程度上全面反映公共资源和社会历史风貌，通过为公共群体提供服务实现公民的文化关怀和文化享有的公共权利。公共文化服务体系建设工作是我国文化体制改革的重要举措，而公共档案馆参与公共文化服务体系建设则是践行这一举措的重要途径之一。

(一)公共档案馆服务的对象和目的

公共档案馆是档案馆的一种类型，最大的特征就是公共性。因此，公共档案馆就是为社会广大人民群众提供馆藏资源服务的机构，其服务对象就是全体公民。公共档案馆在满足公民对馆藏资源查询利用的同时，也在通过各种方式和途径向人们传播档案文化，进一步确立公众的文化权利。公众的文化权利的确立和行使，要求公共档案馆要开展公共文化服务，并要参与到社会文化服务体系建设之中，因此，积极传播档案文化和维护公众的文化权利，是公共档案馆参与公共文化服务的根本目的。

(二)公共档案馆服务的特性

公共档案馆服务的主要特征是公共性与服务性。公共档案馆的服务内容是以档案资源供给为主，这种档案资源具有公共物品的属性，在查询和利用工程中不会产生利益性竞争，公共档案馆无法通过市场效应来调节公众对档案的使用率，而公众也无法通过交易途径来谋得档案资源的占有和使用。从公共档案馆的确立和定位来看，公共档案馆服务的是全体公众而并非特定群体。因此，公共档案馆应改变传统的服务方式，深入贯彻为人民服务的工作宗旨。

(三)公共档案馆服务的原则

公共档案馆作为一种档案收藏的场所，它不仅是对政府和社会重大事情的记载，而且也记载了广大公众的普通历史事件，它是一个相对广泛的承载社会、国家及个人文化积累于一体的文化事业机构。公共档案馆的馆藏资料是对历史的客观反应与公正表达，它揭示了人类追求公平正义的现实写照，因此，公共档案馆的定位与性质决定了其要遵循公平正义的原则服务社会。

二、公共档案馆参与公共文化服务体系建设的意义

(一)有利于公共文化服务体系的建构

公共文化服务体系的建构是一个相对复杂的系统工程，它会涉及到公共图书馆、艺术馆、文化馆、展览馆、纪念馆、公共档案馆等部门或机构。缺少了公共档案馆的参与，公共文化服务体系就不是一个完成的体系，公共档案馆在社会发展过程中的历史文化积累、保存、沉淀，是其它任何部门都无法取代的，同时它为公共文化服务体系建构的支撑力量也是不可小觑的。因此，政府在建构公共文化服务体系过程中，要充分重视公共档案馆服务职能的发挥。

(二)有利于公众基本文化权利的保障

建构公共文化服务体系的一个重要内容就是要保障公众的基本文化权利，公共档案馆在提供文化服务时，对公众的基本文化权利需求的满足具有不可推卸的重要责任。公共档案馆的建立与运行，不仅仅是政府设立的一个供广大人民群众查询和利用档案资源的服务机构，同时公共档案馆作为一种开放式的、服务大众的文化制度的形成，它在一定程度上保障了公众基本文化权利的行使。

(三)有利于公共档案事业的长足发展

政府不仅是公共文化服务体系建设的主体，而且也是促进公共档案馆发挥文化职能的中坚力量。因此，政府在建设公共文化服务体系时，必然会加大公共事业的资金投入，同时也会制定并出台一些相关文件政策。这样不仅能够提升公共档案馆参与公共文化服务体系建构的积极性，同时也为公共档案馆有效合理发展提供必要的支持和保障，从而促进公共档案事业的`长足发展。

三、公共档案馆参与公共文化服务体系建设的策略

(一)加强公共档案馆与其它文化部门的融合

在公共文化服务体系建构的过程中，需要各个文化部门相互支持、相互融合，这样才能够促进公共文化服务功能的有效发挥。公共档案馆作为一种法定的公共事业文化单位，它既具有一般文化事业机构的共性，也具有属于其自身特色的专属属性。它与其它文化机构之间既存在关联，又存在不同。只有将处于文化边缘地位的公共档案馆地位提升起来，才能够激发公共档案馆发挥其应有的文化服务能力。因此，政府部门要统筹规划，明确和规范各个文化部门的职责与权力，使公共档案馆能够与其它部门在公共文化服务体系建构的过程中相互融合、相互支撑，同时要竭力打通公共档案馆与其它文化部门之间的隔阂，凝聚服务社会公众的文化合力。

(二)丰富公共档案馆的馆藏资源

馆藏资源的多少直接决定了公共档案馆的综合实力和文化服务供给能力。随着社会的快速发展，公众对档案馆藏资源使用的需求日益提升。然而，受传统历史的影响，我国很多公共档案馆馆藏资源匮乏、内容与形式单一，馆藏结构不够合理，大多馆藏资源记录的都是政府政务工作与重大的历史事件等。而那些反映广大人民群众生活和特色事务的记载相对较少，难以满足公众的文化服务需求。公共档案馆要承担起公共文化服务功能，必须要丰富馆藏资源，优化馆藏结构，逐步贴近公众日常生活。其中公共档案馆要加强与公众密切相关的民生档案建设，收集和完善公众户籍、婚姻、医疗等档案资料。同时还要建构与当地历史发展相结合的特色馆藏资源建设，如风景名胜、人文历史、风俗习惯等，既能够传承本土历史文化发展，又能够满足外地游客的文化需求。

(三)深化公共档案馆的服务举措

公共档案馆为公众提供文化服务和文化产品供给，效果的好坏最终取决于公众对馆藏资源的利用率和利用满意度。然而，与其它公共文化部门相比，公共档案馆有很多不方便之处，如地理位置相对偏僻，节假日不对外开放、传统化办公模式等等。因此，公共档案馆在参与公共文化服务体系建设时，要改变原来的不便之处，在保证丰富多样的档案馆藏资源的同时，积极优化相关的服务举措。首先，政府部门要规划好公共档案馆的选址与建筑，要选择公众比较密集的生活休闲区，同时还要兼顾与其它公共文化部门的协调与设置，使某一区域能够满足公众对不同文化产品的查询与利用。其次，要合理布局公共档案馆的内部陈设，依据档案分类规律的同时，也要兼顾公众的个性化需求。最后，要合理安排馆藏开放时间，利用信息技术实现自动化办公模式，突破时空限制，满足公众的切实需求。

(四)提升公共档案馆队伍的综合素能

档案管理队伍综合素能的高低，在很大程度上决定了公共档案馆的文化服务水平和服务质量。公共档案馆要参与公共文化服务体系的建设，必须要抓好馆员队伍建设。一方面，公共档案馆要从年龄结构、学历结构、知识结构、能力结构等方面优化档案管理队伍，在提升专业档案管理素质的同时，要强化以人为本的服务理念和服务方式。另一方面，公共档案馆要实行“两条腿”走路的档案人才管理模式，即引进适合现代化档案管理人才，增强档案管理实力;加强对已有管理人员的进修与培训，不断提升档案管理队伍的综合素能。

参考文献：

[1]苏君华.公共文化服务体系建设中公共档案馆的功能定位研究[J].档案建设，.5.

7.档案数字化体系建设篇七

关键词：高校档案,数字化安全管理,体系,构建,研究

伴随着信息技术在高校档案管理中的应用, 高校档案信息资源数字化、网络化进程也不断加快,数字化档案的建设与研究越来越显得重要, 而作为数字档案建设的重要内容数字档案信息安全越来越受到关注。为了促使高校数字化档案管理系统安全、稳定地发展,加强高校数字化档案安全管理体系的构建,是当前高校数字化档案建设所面临的重要课题。本文将从数字化档案的基本内涵出发, 对高校数字化档案安全管理的重要性进行分析, 并就如何构建高校数字化安全管理体系, 提出相应策略,希望起到抛砖引玉的作用。

1数字化档案的基本内涵

何谓数字化档案? 数字化档案是伴随着计算机技术和多媒体技术应运而生的一种新型的档案信息类型。它是指利用现代技术而形成的,对国家和社会都是具有一定保存价值的,并且经过严格的归纳整理后,依赖于计算机保管,可以在网络上传输使用,以数字代码记录文字、图像、声音等不同形式的历史记录。这些数字资源日后将会成为网络环境中提供档案利用的主要材料。

2高校数字化档案安全管理的重要性

高校档案是对高校教学工作、科学研究、竞争管理与其他院校进行各项活动所形成的, 对高校和社会有保存价值的多种文字、图片、音像等不同形式的历史记录。高校档案管理是高校管理的重要组成部分,在高校数字化校园的建设过程中,高校档案管理逐渐步入信息化管理阶段, 这为高校档案管理工作带来了新鲜血液与巨大挑战。在科技不断进步的今天,高智能犯罪手法不断涌现,各高校亟需采用数字化信息手段管理档案信息,高校数字化档案安全管理可以有效预防和打击高校犯罪, 确保高校的安全,以保证高校正常的教学与科研活动的开展。因此,我们需要深刻理解数字化档案的基本内涵, 清醒地认识到高校数字化档案安全管理的重要性, 并不断积极探索高校数字化档案安全管理体系的构建策略。

3高校数字化档案安全管理体系构建策略

鉴于高校数字化档案工作面临的威胁, 要确保高校数字化档案的信息安全,可以从以下几个方面着手,建立相应的安全管理体系。

(1)加强管理人员的教育与管理 ,强化高校数字化档案管理人员队伍的安保意识和工作能力。合格的人员队伍是确保数字化档案工作安全的关键,因为对数字化档案信息的安全保护,并不是少数网络管理人员的职责所在, 它需要所有从事档案管理工作人员都要积极地参与进去, 这是因为每个人都有可能无意中就将档案上的信息泄露出去,所以提高档案管理人员的安全防护意识就显得尤为重要了。要经常完善安全教育化体系的同时,还要积极普及防护知识,尤其是那些强调带有高密级风险的数字化信息档案,一定要增强档案管理人员的安全防护意识,做到防患于未然。

(2)完善相关的管理制度 ,建立高校数字化档案安全管理的制度体系。俗话说,无规矩不成方圆,制定并实施切实可靠的安全管理制度,是确保高校数字化档案安全管理的基础。要实现高校数字化档案工作的科学、有序,和数字档案信息的真实、可靠、安全,必须制定完善的管理制度、管理规范。要建立完善的管理制度,就要制定包括通讯设备、服务器、机房等网络上允许并支持档案管理机构的内部系统,还要求包括数字化信息档案管理系统运行的网络基础设施的定期维护等管理制度。要对这些设备的维护、制度的管理落实到相关负责人,责任人要做到恪尽职守,及时发现问题并提出解决办法。用规范的管理制度来约束档案安全管理的每一环节,在做到维护数字档案原始性、真实性的同时,也让人们对数字化档案的管理有了信任,保证了数字化档案的规范管理。

(3)加大投入力度 ,增强数字化档案管理的基础设施建设。保障高校数字化档案信息安全管理的物质基础是硬件设施的建设,一旦失去了完善的、优质的硬件设施保障,就会威胁到数字化档案信息的安全,这就要求高校要加大对档案工作的支持和投入力度,加快档案数字化的建设,尤其是加强数字化档案管理的基础设施建设。逐步建立起多功能的、综合性强、覆盖面广的高校数字化档案管理系统。为此,各高校首先要根据实际情况,加强数字化档案管理的基础建设,并严格重视和保护数字化档案计算机网络的安全,不断改善和更新高校档案室现有数字化档案设备,确保档案室作为永久保存、提供利用档案的重要基地。其次,高校要加强数字化档案管理的环境建设, 建立安全稳定的数字化档案室,加强数字化档案室的安全, 使得数字化档案室的环境要符合防火、防盗、防潮等“八防”要求,朝着档案、资料和学校校史展览馆三位一体的模式发展。总而言之,为了高校数字化档案信息的安全,各个高校应从实际情况出发,采取多种方式从根本上加强对数字化档案的安全管理。

8.人事档案数字化建设工作思考篇八

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位為了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证;另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立国家级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起国家级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

人事档案的管理是组织人事工作的重要组成部分，面对新情况、新形势，如何做好人事档案数字化工作是目前组织人事部门面临的重要课题。人事档案的数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一蹴而就。因此，在工作中需要制定分步战略，求真务实，讲求实效，早日实现“纸质人事档案、数字化人事档案、人事信息库”三位一体的管理格局。

9.档案数字化体系建设篇九

按照《仙桃市“惩防体系制度落实年”活动实施方案》的要求，结合档案工作实际，我局紧紧围绕惩防制度建设、制度执行、违反制度行为处理、制度执行长效机制、制度执行情况评测群众满意度等重点工作不断加强制度建设，狠抓廉政警示教育工作，努力提高全局干部职工抗腐防变的能力，为推动全局各项工作顺利开展提供有力的组织纪律保障。

一、加强领导，建立健全领导干部廉政建设和作风建设的领导机制和工作机制

为把“惩防体系制度落实年”工作落到实处，做出成效，我局把落实惩防体系建设工作作为当前的一项重要工作来抓，成立了以党组书记为组长、分管副局长为成员的推进惩治和预防腐败体系实施工作领导小组。局班子切实承担反腐倡廉建设主体责任，结合工作实际，认真制定加强党风廉政建设工作计划，班子成员带头开展理想信念教育、思想道德教育、党纪国法教育和警示教育，不断提高领导干部拒腐防变的能力。

二、制定惩防体系建设工作措施

1、进一步强化党风廉政教育。

坚持贯彻教育为本、预防在先的方针。加强对全体党员干部的

教育管理。采取上党课、专题报告、观看影视录像、知识竞赛、外出参观等多种形式，认真搞好党纪政纪条规教育、典型案例警示教育、经常性党风教育。教育要做到常抓不懈、警钟长鸣，紧密联系党员的思想实际，切实增强针对性和有效性，从根本上打牢拒腐防变的思想基础。

2、对重点岗位的干部实行轮换。

为防止在同一岗位时间过长而形成“关系网”，导致权力滥用。工作岗位任职2—3年的干部应安排轮换。轮换一般结合年底干部调整时进行，必要时随时进行轮换交流。

3、加强对财务工作的领导和监督。

为加强对经费的管理，防止个别人利用权力或工作之便私自动用公款，经费管理必须严格按照财金安全管理有关规定执行，所有经费开支都要纳入年度预算，一笔审批，重大事项由党组集体研究确定，合理开支。因特殊情况确需追加或调整经费预算的，在有可靠经费来源的前提下，由党组研究，按规定权限报批后，方可开支。财务每月向党组汇报经费管理的使用情况，及时发现和纠正违规行为，真正做好当家理财。

4、严格控制招待费开支。

为进一步遏制公款吃喝玩乐，促进领导干部廉洁自律。要认真落实招待经费使用管理的有关规定，严格控制招待经费开支，不准超预算开支，不准超标准招待；要加强对招待经费使用的监督检查，定期公布招待费的开支情况。

5、适度增加工作透明度。

在处理群众关心的热点、敏感问题上，要加强群众监督，适度增加工作透明度。公开的内容主要有干部的评功评奖、福利待遇、大项经费开支等其它群众最关心最需要了解的事项，都要将所办事项、政策规定、工作程序、办事结果等内容，适度公开，主动接受群众的监督。

三、建立制度，完善反腐倡廉制度保障

抓好廉政教育，增强廉洁意识。以推进学习型党组织、学习型机关建设为契机，营造学习氛围，完善学习制度。全局认真学习和贯彻《两个条例》、《廉政准则》，同时还组织党员干部学习了党的十七届六中全会精神及中央、省、市廉政和反腐败工作等文件精神。抓好责任制度建设。成立党风廉政建设工作领导小组，结合实际和反腐倡廉工作重点，分责任内容、责任目标和责任追究等内容重新制定《党风廉政责任书》，班子成员均签订党风廉政责任书，人人进行廉洁承诺，进一步提高全局领导干部的廉洁自律意识。开展廉政风险防控制度建设。市档案局将廉政风险防控机制建设工作与日常档案具体岗位职责相结合，围绕重点岗位、关键部位和关键环节查找廉政风险点，并及时制定防范措施，完善管理制度，为从源头上预防腐败打下了良好的制度基础。

四、存在的问题及整改措施

1、学习不够深入。有时因为工作繁忙，存在学习不够的问题，对党风廉政建设有关规定学的不深不透。今后，要进一步加强学习，按照“创建学习型机关”的要求，以加强制度建设为抓手，制定学习计划，提高学习针对性，尤其要加强对党风廉政建设有关规定的学习，通过学习，从思想上筑牢拒腐防变的坚固防线。

2、执政为民的服务观念还有待进一步提高。档案局作为一个窗口单位，为民服务是一项基本工作，尤其是档案指导和档案利用工作面对的是大量的群众，尽管我们在为民服务方面做了大量工作，但是还需要不断加强业务能力建设，拓宽服务群众窗口，增加服务群众事项，以解决民生、服务民生为契机，加大档案资源开发利用的深度和广度，积极为社会各界工作查阅、落实政策、编史修志、办理退休等提供档案，不断提升服务能力和水平。

10.档案数字化标准篇十

本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：

1.1纸质档案档案数字化标准

1.1.1文书、科技档案数字化标准

文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

1.1.1.1档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

 目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

 拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

 档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

 装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

1.1.1.2档案扫描  扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 扫描色彩模式

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案（页面中有红头、印章的因安全原因应扫描成黑白二值），可视需要采用彩色模式进行扫描。

原档案为影印件或非常不清晰的可视需要采用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

1.1.1.3图像处理  图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

1.1.1.4图像存储  存储格式

采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。 图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。1.1.1.5目录建库  数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。 目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.1.1.6数据挂接  汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.1.1.7数据验收  数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×95%  验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。1.1.1.8数据备份  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。1.1.1.9数字化成果管理

应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

1.2专门档案数字化标准

1.2.1照片档案数字化标准

照片档案数字化是指通过扫描仪将照片档案转为数字化数据并加以存储的过程。照片档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成图片信号输出。同时作为通用的图片格式能在网络中正常浏览。

1.2.1.1基本概念

光学分辨率指扫描仪光电转换器件的物理精度。例如一台扫描仪的光学分辨率为300dpi，也就是说每一英寸可以扫描出300个象素点。

差值分辨率也称为最大分辨率，指扫描仪最高可以达到的线数。差值分辨率是由光学分辨率差值运算得来的，因此它并不能代表扫描仪的本质精度。

1.2.1.2 技术标准

 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。 扫描方式：照片按全彩方式扫描。

 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于200dpi。 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm×8.5cm）为参照，统一采用200dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可作相应的调整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用150dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。 文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

 照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。1.2.1.3补充说明

无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。

扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。

所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。

1.2.2声音档案数字化标准

声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成声音信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。

1.2.2.1 基本概念

采样频率和样本大小

采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。采样频率即每秒钟采集多少个声音样本,用Hz或kHz来表示。样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。采样频率越高,声音波形就表达得越精确,而需要的存储空间就越大。

奈奎斯特理论

奈奎斯特理论指出,采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍,这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。采样频率的高低是根据奈奎斯特理论以及声音信号本身的最高频率决定的。

声道数是声音处理的重要参数。一般情况都采用两个声道的规格,现在的杜比AC-3采用5+1个声音通道,即左、中、右3个声道,左后、右后两个环场声道以及一个次低音声道,另外,还有7+1声音通道等技术。

模数转换(ADC)模数转换是将输入的模拟音频信号转换成数值,数字化后的音频信号是数值,是离散的数,并非像音频信号一样为连续的波形。

数模转换(DAC)数模转换完成将数字化的声音数据转换成模拟音频信号输出,它是模数转换的逆过程。其主要的指标与模数转换相同。

1.2.2.2 硬件要求

 放音设备

放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择,如盒式录入机,开盘式放音机等等。

 计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为:CPU为奔腾系列的P4以上,硬盘为80G以上,内存128M以上,操作系统为WIN98以上,推荐使用WIN2000系统。配有专用声卡。

 存储设备

声音信号除存储在硬盘中随机使用,应备份至服务器中或刻录成CD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。 声音卡

声音卡(声卡)是声音数字化和数字化声音转换为可听到的模拟信号的部件。声音卡必须符合声音档案数字化要求的技术指标和功能。声音卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。声音卡必须是16位以上声音卡。声音卡的声道必须是双声道以上。

声音卡应能够支持多种声源输入,如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。1.2.2.3技术标准

存储标准:声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为:WAV或MP3。

采样频率:声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz补充说明。

1.2.2.4 补充说明

声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。1.2.3影像档案数字化标准

影像档案数字化是指通过硬件设备将影像档案转为数字化数据并加以存储的过程。影像档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成影像信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放浏览。

1.2.3.1基本概念

视频制式

视频制式标准主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中国及欧洲大多数地区使用PAL制式，规定为每秒25帧，每帧尺寸为720×576像素。隔行扫描方式，场频为50Hz，行频为625Hz。

视频数据压缩根据解码后的数据与原始数据是否安全一致，数据压缩方法一般被划分为可逆编码方法和不可逆编码方法两类。

用可逆编码方法压缩的图像，其解码图像与原始图像严格相同，即压缩是完全可恢复的或没有偏差的。

用不可逆编码方法压缩的图像，其还原图像较之原始图像存在一定的误差，但视觉效果一般是可被接受的。

1.2.3.2 硬件要求

放像设备

放像设备必须能正确、清晰、稳定地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如S-VHS放像机、3／4放像机、Hi8放像机、Betacam放像机、DVCPRO/DVCAM及DV的数码放像机。

计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化处理设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4-2.6G以上,硬盘为120G以上,内存256M以上，最好是双CPU。机器系统硬盘与视频素材硬盘分开。系统硬盘配置为80G以上，转数为7200转/分，视频硬盘最好为SCSI总线结构，容量为120G以上，转数为10000转/分以上。操作系统为WIN98/WIN2000。为确保稳定性及驱动程序的兼容性，最好选用WIN2000PRO系统。安装有视频压缩卡，并有实时回放功能。

存储设备

影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至服务器中或刻录在DVD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。

视频采集压缩卡

视频采集压缩卡是影像档案数字化的关键部件。它的指标决定了影像数字档案的质量高低，因此必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像输入，如复合信号、分离信号（即S-VIDEO）、数字信号（DV接口即1394接口）。编辑机

本标准推荐使用非线性编辑机。1.2.3.3 技术标准

存储标准：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格式和RM格式）。

数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。1.2.3.4 补充说明

影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

1.3 国标有关归档电子文件数字化标准

1.3.1范围

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

1.3.2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T18档案著录规则

DA／T22归档文件整理规则

1.3.3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

 背景信息 context

指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

 元数据 metadata

指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。

 物理归档 physical filing

指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

 真实性 authenticity

指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

 完整性 integrity

指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

 有效性 utility

指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

 捕获 capture

指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。

 迁移 migration

指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

1.3.4总则

 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

1.3.5电子文件的真实性、完整性和有效性保证

 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

1.3.6电子文件的收集与积累

 收集积累要求

1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12定期制作电子文件的备份。

 电子文件的登记

1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。

5电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

1.3.7电子文件的归档

 归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

 鉴定

1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

 归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

 检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

 归档

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2物理归档

2．1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

2．2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2．3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2．4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

2．5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2．6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

2．7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

2．8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

1.3.8归档电子文件的整理

1．归档电子文件的整理按DA／T22规定的要求进行。

2．归档电子文件以件为单位整理。

3．同一全宗内的电子文件按照一保管期限一机构(问题)或保管期限一一机构(问题)等分类方案进行分类。

4．按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5．电子文件的著录应参照DA／T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

1.3.9归档电子文件的移交、接收与保管

1．移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

2．移交、接收检验

2．1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

2．2检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

2．3移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

2．4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

2．5有效性保证

2．5．1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

2．5．2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

2．5．3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

2．5．4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。

2．6迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。

2．7利用

2．7．1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2．7．2利用时应使用拷贝件。

2．7．3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

2．7．4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

2．8归档电子文件的鉴定销毁

2．8．1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。