电子档案图书馆管理工作职责

电子档案图书馆管理工作职责（精选16篇）

1.电子档案图书馆管理工作职责 篇一

1. 与时代发展相匹配。

在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。

2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。

发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。

3. 使档案管理效率得到提升。

一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。

4. 全面实现信息资源共享。

学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1. 电子档案管理的优势。

相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。

2. 电子档案管理的要求。

学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1. 档案管理理念存在滞后性。

目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。

2. 电子档案管理规章制度有待完善。

现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。

3. 对电子档案管理的监管力度不够。

一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。

4. 电子档案管理设施有待进一步优化。

电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。

5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。

在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1. 树立正确的电子档案管理理念。

目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。

2. 完善电子档案管理相关规章制度。

建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。

3. 加大对电子档案管理的监督力度。

首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。

4. 优化电子档案管理设施。

学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。

5. 提高电子档案管理人员的综合素质。

学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

2.认真做好电子档案管理工作 篇二

要做好电子档案的管理工作，就必须首先了解构成电子档案的前身——电子文件的一些特性(因为电子文件归档后即成了电子档案)，惟有如此，才能有针对性地做好此项工作。那么，电子文件有哪些特性呢?

一、电子文件的一些特性

(一)电子文件的安全性

由于电子文件的自身特点，不可避免地存在着一些不安全的因素。要确保电子文件的安全性，就必须认清这些不安全因素。

1数据的易改性。因为电子文件是由二进制数据组成的，二进制数据的变换，极易导致电子文件内容的改变。所以我们在电脑上，无论是对文件的内容或格式的修改或增删，都非常容易做到，且事后不会留下任何痕迹，这就使文件的可靠性大打折扣。

2数据的易消失性。电子文件的数据存储于光磁介质中，受外界干扰和人为操作的影响极大，且它对外围设备和操作环境依赖程度颇高，在保管安全上有特殊要求，除了易受到自然损耗和保护不当因素外，还有其他特有的安全隐患。首先，是病毒和网上黑客的侵害，都会带来灾难陸的后果。其次，是载体的物理损伤，如刮伤、磁化等。最后，外围设备的技术故障也会危及电子文件的安全。

3数据的易复制性。由于信息具有可复制性的特点，电子文件可以非常迅速地复制到别的介质上，对于未加密或管理不严的电子文件来讲，那将是极其危险的。

(二)网络的安全性

随着网络的发展和普及，档案信息网络管理中的加密技术、“防火墙”技术，以及与其他信息资源软件兼容等问题日渐凸现出来，网络安全问题被提到了议事日程，网络的高效益与其不安全性已成为一对难以解决的矛盾。可以说。网络安全是电子文件安全最重要的方面之一，因为电子文件与网络密不可分。

(三)电子文件真实性的认证问题

我们知道，任何记录公务或商务等活动的文件，都必须以真实性为基础。但由于电子文件自身所具有的不安全特性，又使得大家很难承认其真实性。公务文件真实性有两层含义。即文件的可靠性和原始性。可靠性是指文件的内容未被改动，原始性是指文件的格式未被改动。而对电子文件的认证就体现在对信息的可靠性与原始性的确认上。由于电子数据具有易消失性、易改动性等特点，使得电子文件在可靠性和原始性上很难让人放心，进而影响到电子文件的真实性。而要从根本上解决电子文件的安全性、真实性问题，这就涉及到诸如电脑应用技术、通讯技术、生物科学、保密制度、机关公文产生程序、法律法规等多个领域，所以认证工作做起来十分麻烦。

二、认真做好电子档案的管理工作

(一)要努力做好电子文件的收集与积累

一是要认清电子文件收集积累的重要性。我们知道，在电子文件的形成到电子文件的归档，有相当长一段时间，在此时间内电子文件就有被修改的可能。因此，为保证归档电子文件的真实性，对电子文件的收集与积累工作就必须从电子文件形成阶段开始，并贯穿于公文处理的全过程，这不仅维护了电子文件的真实性，而且也维护了它的系统性与完整性。同时，还可以防止存有信息的载体在个人手中丢失、损坏等现象发生，从而保护了电子文件的安全，为其顺利地归档打下了基础。

二是要确定电子文件收集与积累的范围。大的单位和行业的档案工作人员，可依照国家相关规定，结合本单位、本系统的实际，制定出电子文件的收集范围。电子文件不同于纸质文件，所以在进行和积累工作中，一定要了解其收集与积累方法与纸质文件是不相同的，这一点尤其要注意。

三是要重视电子文件收集与积累的方式。因为电子文件的收集与积累方式是在计算机网络上完成的，有自动记录的功能，可方便地用它来记载电子文件的形成、修改、删除及责任者、入库时间等，所以一定要重视并充分利用此方式。

(二)要进一步加强对电子文件的归档管理

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。

其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。

最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

(三)要尽心尽力做好电子档案的保管工作

鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：

1要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。

2要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。

3要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期提供利用。

(四)电子档案利用时应注意的事项

一是对使用权限的审核。电子档案利用时所涉及人员省：档案载体和保管人员，数据系统和管理人员，维护操作-人员及利用者等。由于各自工作性质与其职责不相同，对其使用权进行审核很有必要。

二是拷贝的提供与回收。必须采取严格措施，对电子档案进行严格管理，要根据利用者需求和确认使用权限后，再进行拷贝制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并利用技术手段防止所提供拷贝的再复制。对所提供的拷贝必须及时回收，回收时应由提供者和利用者对拷贝内容进行确认，并对有关情况进行登记，这是维护知识产权，防止失、泄密事件发生的一种有效手段。

三是严格执行利用电子档案的相关规定。如利用方式应视利用者情况而定，不能无原则地向利用者提供全部利用方式；根据电子档案密级进行有效管理，一般情况下，对内容不完全开放的电子档案，不用拷贝方式提供，即使要提供，也必须在有效监控下进行。

(五)要有必要的设备配置

管理电子档案不同于管理纸质档案，首先，必须为电子计算机软硬件提供一个适宜的环境，这就要从经费上舍得投入，配置必要的空气净化、灭火、温湿度控制、防磁、防静电等设备。其次，要最大限度地购置必备的硬件和软件，并确保其质量，以延长电子档案可有效利用的寿命。这些设备主要包括：数据库管理系统、存储及输出设备、软件和程序、数据和数据结构等。

3.档案管理员职责 篇三

１范围

本标准规定了综合部档案管理员的基本职责及权限, 工作内容要求, 以及与其它相关岗位的协作关系等事项。

1.2本标准适用于综合部档案管理岗位。

２职责

2.1 基本职责

2.1.1努力学习档案管理基本知识和有、关专业知识，不断提高业务能力和管理水平。

2.1.2认真贯彻执行上级档案部门关于档案工作的指示和规定。

2.1.3根据档案工作管理办法，负责组织完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。

2.1.4开展档案的借阅工作，及时登记，做好安全保密工作。

2.1.5负责技术档案的接收、排列、编号、存放、及档案室日常管理工作。

2.2 权限

2.2.1有权对不符合要求的档案予以退回。

2.2.2有权对违反档案工作规定的行为予以拒绝。

2.3 协作关系

接受主管领导, 协助本部门其他人员完成本部门工作任务。3工作内容要求

3.1 按时完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。

3.2 按时准确记录档案借阅时间。

4.档案工作人员职责 篇四

档案工作人员职责

一、认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》和

有关档案工作规章制度。

二、负责本公司应归档文件材料的收集、整理、立卷

和接收移交工作。

三、保管本公司各种门类和载体的档案，并编制检查

工具，汇编档案资料，提供档案利用。

四、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案鉴定、统计工作。

五、搞好库房管理，落实“七防”措施，保持档案管

理，并定期核对、清点档案，保持帐物相符。

六、对所属机构形成的各种文件的收集、整理和归档

工作进行监督和指导。

5.档案管理员工作职责 篇五

一、档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

二、热爱档案工作，学习档案工作的基本知识和方法，接受部门分管档案工作负责人的领导和学校档案室的业务指导，积极参加档案培训。

三、负责指导本部门其他人员做好文件材料的形成、积累和整理等预立卷工作，最后完成立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。

四、注意文件材料的安全和保密，按规定时间集中本部门形成的所有档案向校档案室移交，并提供移交目录，办理交接手续。

佳家

22:26:42

1、要严格管理档案橱钥匙，不转借他人，不带出办公室。

2、档案室中档案按不同分类和不同保管期限分别排列，并编制档案存放索引。

3、档案室内严禁吸烟，橱内不准放杂物，并经常保持清洁整齐。

4、定期对档案保管状况进行全面检查，对破烂、褪色的档案要进行修裱和复制。录音带要根据其特点，每隔一段时间进行翻录一次，如发现照片、纸片发黄，发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

5、认真做好档案的收进、移出、借阅、登记、工作，借阅的档案要及时归还。

6、档案设备由专人负责保管，不得随意私自外借。

档案管理员岗位职责是：

1．负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存；

2．做好公司立卷档案的鉴定和保存期限；

3．负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；

4．负责保管档案系统完整和安全；

5．负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；

6．负责建立档案借阅管理制度；

7．遵守国家和公司的保密规定及有关规程；

8．做好公司领导临时交办的事项；

9．熟悉计算机的使用；

档案管理员岗位职责

一、热爱本职工作，严守党和国家的机密，认真执行《档案法》及有关档案工作制度。

二、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好全校各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理。

三、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为全校各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录。

四、及时收集各类档案，做好平时的预立卷工作，每学期第二个月收集上学期全校各部门应归档的各类文件材料，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。每年四月做好隔会计档案的入库工作。每年年终做好情况统计。

五、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整，签署齐全，装订整齐，分类科学，使用方便。

六、定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到帐物相符。负责做好销毁档案的意见报告，批准后，送往指定单位监销。

七、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制。

八、做好档案室的安全保卫工作，室内禁止吸烟，节假日上好保险，贴好封条。

九、及时向分管领导汇报档案工作情况，及时对各部门档案联络人员进行业务指导。

十、参与同档案有关的业务会议和记录，认真完成领导交办的其他工作。佳家

22:30:17 公司设备管理员工作职责

一、负责制定及全面落实公司《设备管理制度》的正确执行及实施。

二、负责建立设备台帐统一编号，对日常设备进行维修管理。

三、参加设备更新、改型工作，需添置设施，由生产部提出申请，设备管理员办理。

四、根据公司实际生产情况，编制可行的保养计划，组织人员对设备 实施保养维修，确保生产能力和产品质量要求。

五、参加设备事故分析，对设备、安全、人身事故坚持“三不放 过”。

六、负责建立设备技术资料档案，完善设备资料（包括图纸、说明书、合格证等）。

七、负责编制设备安全操作规程，定期对操作工进行正确使用设备进

行宣传指导和培训。

八、负责对设备外购、外加工任务，贯彻执行设备管理制度有关之

规定。

九、负责指导生产部门、操作人员对设备正确使用、维护管理，督促

操作者遵守有关生产设施的使用要求；及时消除设备缺陷和隐患，提高设备完好水平。

十、组织设备的大修质量检查和验收工作，对设备改造更新项目，组 织技术论证，并负责（包括自制设备）的选型、制造、安装、验 收、调试等工作。

十一、负责编制、审定设备维修备品配件消耗定额；切实抓好备品配

件的测绘、资料管理、定额计划、制...设备管理员岗位职责

1、对本公司管辖管理区域内电气、电梯、空调、消防、水泵等设备进行规范化管理的具体实施工作。

2、负责建立和完善设备资料档案，负责设备管理的日常事务。

3、跟踪国内外设备管理的先进水平，完善设备运行、维护、维修的先进管理模式和制度，达到管好、用好、养好设备的目的。

4、对提高设备利用率、降低设备能耗负有统筹、监控和提出改进方案的责任。

5、负责对新购或更新设备的先进性、合理性提出核定意见。

6、负责对新接楼宇主要设备的会审、质量监督、接管的技术工作。

7、协助相关专业主管对重要设备安装、改造、更新、维护、维修计划的制定和组织实施。

8、负责检验、测量、试验设备的管理工作。

9、对设备的正常、安全使用负有督导责任，勤查勤看设备现场，对设备班组的现场工作进行检查和指导。

10、负责计划用电、节约用电、安全用电以及节约用水的日常事务。

11、完成经理交办的其它任务。

佳家

22:31:27 设备管理员岗位职责

1.贯彻设备管理各项规章制度，制订设备维修计划和生产设施之维护保养管理工作。

2.负责建立设备、模具台帐统一编号，对日常设备、模具进行维修管理。

3.参加设备、模具更新、改型工作，需添置设施、工装模具，由生产部提出申请，设备管理员办理。

4.根据公司生产实际情况，编制可行的维修计划，交相关人员对设备实施维修，确保生产能力和产品质量要求。

5.参加设备、模具质量事故分析，对设备、安全、人身事故坚持“三不放过”。

6.负责建立设备技术资料档案，完善设备资料（包括图纸、说明书、合格证）。

7.定期对操作工进行正确使用设备的宣传指导和培训。

8.负责对设备、模具外购、外协加工任务，贯彻执行设备管理制度有关之规定。

9.负责指导生产部门、操作人员对设备正确使用、维护管理，督促操作者遵守有关生产设施、工装模具的使用要求。10.负责制订公司安全、文明生产等各项管理制度并进行监督检查。

佳家

22:32:46 多媒体教室管理员职责

1.多媒体教室管理员必须树立管理育人、服务育人、热情为教学第一线服务的思想，热爱本职工作，想教学所需，解教学所急，一切从方便教学、有利教学出发，文明礼貌，以主人翁的态度做好设备管理和服务工作。

2.按课程表上课前15分钟做好设备的检查、清点工作；熟悉多媒体教室内所有设备使用、操作，能进行简单维修工作。3.协助教师使用多媒体设备，对不熟悉操作规程的教师要耐心指导，并及时处理教师在授课中因设备使用不当而出现的各种突发性问题。遇到不能马上排除的故障时，应及时告知技术人员或上报有关领导，并认真填写好报修登记表。

4.打上课铃后5分钟，要对所有的多媒体教室进行巡视，发现问题要及时解决，对没有人上课的教室，应立即关闭多媒体设备，并将问题记录下来反映到教务部门。

5.课后设备使用完毕，要及时检查多媒体教室设备的关闭情况，切实做好防火、防盗工作。

6.未经教务处许可，多媒体教室不能承担其他与教学无关的任务，教学设备不得外借作为其他用途。严格执行教务部门教学安排，凡教学外有关活动使用多媒体设备，需经领导批准。

7.努力加强业务学习，掌握设备的使用和操作，定期对设备进行除尘、保养等维护工作。协助维修人员检修设备。定期整理多媒体台内的卫生；

6.电子档案图书馆管理工作职责 篇六

(一) 传统档案管理的原理

第一, 来源原则。来源原则指的是档案馆在收集整理档案时要按照档案的来源进行整理和分类, 要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆的整理原则。第二, 文件生命周期理论。文件生命周期理论通过全面系统的揭示文件运动的前后衔接及其相互影响, 为档案管理人员提供了一个直观的管理过程, 促使档案管理人员能够对档案的管理发挥积极的影响, 确保了档案管理的科学性和合理性。第三, 档案鉴定理论。档案鉴定是鉴别和判定档案的价值, 挑选出有价值的档案移交档案保管机构进行保存, 剔除无保存价值的档案予以销毁。

(二) 电子档案管理的原则

1.可读性原则。由于电子文件要依赖于一定的技术条件而存在, 脱离必要的计算机技术和软硬件系统, 电子文件将变成无法阅读的文件, 失去了对其保管的意义。2.真实性原则。由于电子档案容易被修改而不留痕迹, 所以除了要加强在管理过程中的各种技术支持外, 还必须在电子档案的收集和传输过程中的把关, 在传递档案过程中可使用电子数码签名封签技术, 避免电子档案被恶意篡改, 以确保电子档案资料的安全性, 保证其真实性。3.完整性原则。与传统档案不同, 电子档案的收集, 不仅要注重信息上的完整, 同时还必须注意与信息配套的软件及其相关程序的完整, 这样才能保证日后对电子档案管理的有效性。4.规范性原则。这一原则要求对电子档案进行归档管理时必须遵循一定的文本格式、工作标准等, 并且尽可能采用国际通用标准。因为档案信息化的目的主要是为了便于网络传输利用, 因此电子档案必须采用各方都共同统一的信息传输标准, 提高电子文件信息的传输效率, 以达到便于利用的目的。

二、电子档案与传统档案的归档时限要求不同

(一) 传统档案的归档时间

传统档案的归档, 要求在所有档案资料办理完结后, 由档案工作人员或文书工作人员进行统一完整的收集, 并进行合理及时的归档保管。

(二) 电子档案的归档时间

由于电子档案易于复制和调阅, 归档后并不会明显影响相关部门的查找和利用, 所以电子档案的归档可以在文件办理完结后或在某一规定的时间周期内, 随时进行电子档案的归档保管, 一般不用延长电子档案的归档时间。

三、电子档案与传统档案的归档方式不同

(一) 传统档案的归档方式

传统档案的归档, 要求全面、系统、完整, 在归档的时候注重整体性和完整性;归档的所有案卷, 都要依照一定的次序进行系统排列, 并保持卷与卷之间的历史联系;归档的档案材料, 都必须有完备的归档手续。

(二) 电子档案的归档方式

1.电子档案的归档一般采用介质传递和网络传输两种方式。2.由于电子文件的内容不直观, 在进行电子档案的归档时, 档案工作人员无法从外观上直接发现其内容, 因此, 在电子文件归档的时候, 一方面需要了解电子文件的产生和形成方式, 另一方面在对电子文件进行归档时, 电子文件的形成单位必须提供详细的技术说明, 并且需要提供完整的磁带, 磁盘, 光盘的档号、名称、内容、版本、著作人、日期和利用情况等相关材料。3.电子档案的归档, 原则上应实行两套制的原则, 即电子档案原件及备份的纸质档案。

四、电子档案与传统档案的收集范围不同

(一) 传统档案的收集范围

传统档案收集的范围按照信息与载体的关系来看, 主要是档案信息与其载体密不可分的档案文件类型, 包括了几乎所有的纸质档案及缩微档案等。按照收集对象的不同, 收集的范围主要有以下几个:1.现行机关档案 (现行机关主要指正在进行日常活动的独立的机关单位) 在日常的工作过程中所行成的具有保存和查考利用价值的全部档案资料。2.撤销机关 (撤销机关一般指中华人民共和国成立后, 由于机构改革和行政机构调整而被撤销的各种机关单位) 在撤销前的工作活动中所形成的具有长远保存和查考利用价值的各种档案材料。3.历史档案的收集, 一般收集的是中华人民共和国成立以前, 历史上所存在的各种机关单位及著名历史人物在其社会活动中所形成的档案材料, 主要包括革命政权档案和旧政权档案。

(二) 电子档案的收集范围

对于电子文件的收集范围, 除了参照《档案法》中有关的规定、国家档案局相关文件规定等的范围进行收集外, 还应根据电子档案资料的自身特点灵活收集有关资料。电子档案收集的主要范围有: (1) 在行使本机关职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各类电子文件。对需要保存草稿的重要文件, 在修改时应保留原文, 加版本号后积累, 将草稿和定稿一起归档。 (2) 利用计算机等设备进行辅助设计、制造、检测等技术形成的具有查考利用价值的各类电子文件, 包括数据文件、图形文件、模型文件等。 (3) 本机关制作的给类数据文件, 如数据库、图形库、方法库等。 (4) 与机关制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件等, 有关的各种命令文件, 如计算机程序、控制程序、管理程序等。 (5) 与电子文件有关的各类纸质文件。” (6) 由于电子文件的读取、还原、利用等都离不开其生成的技术设备条件及与读取利用电子档案相关的技术软件, 因此在对电子档案进行收集时还必须包括这些技术设备及在利用电子档案资料时所需要的操作软件。

五、电子档案与传统档案的分类、编目等管理形式不同

(一) 传统档案的分类与编目

传统档案一般遵循来源原则并按“全宗”进行分类。传统档案的分类, 一般先将所收集来的档案材料按其来源和特点的不同归为不同的全宗, 再对全宗内的档案材料按照不同的分类方法进行分类 (“全宗内档案的分类, 就是按照档案的来源、时间、内容和形式的不同, 把全宗内的档案划分为若干部分和类别, 使全宗内的档案构成有机的体系, 以条理反映立档单位的各种活动情况, 便于全宗内档案的管理和利用”) 。

(二) 电子档案的分类与编目

电子档案按其自身特点一般可分为:一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四个部分。为电子档案编制目录。在电子档案的管理终端运用计算机编制一个整体的类目, 并在其下设置子目录, 将应归档的电子文件按其不同的类型和特点归入相应的目录中, 实现统一的管理。这一过程应在电子文件产生的过程中随时进行归档并不断完善电子档案目录的设置。编写电子文件目录的说明。由于电子文件目录名称可能用的是不易理解的名字, 所以应编写相应的目录说明以介绍其名称, 便于查找利用。

六、电子档案与传统档案在内容上所采取的保护措施不同

(一) 传统档案内容的保护措施

传统档案由于其档案信息与记录载体的不可分离性, 决定了对传统档案内容信息的安全维护, 就是对机密档案内容和需要控制利用范围的档案内容实行严格的管理。对传统档案内容的管理, 一要注意档案内容是否有人为修改过的痕迹, 特别是对于纸质档案来说, 人为修改的痕迹是能明显被看到的;二要注意文件资料是否齐全, 是否有文件资料的缺失, 如果有明显缺失的, 应尽量补齐所缺少的资料, 尽力保证所归档文件的完整性;三要判断所归档文件的内容信息是否真实, 确保档案信息没有失真、伪造之处, 切实维护档案的真实性。

(二) 电子档案内容的保护措施

由于电子文件具有可重复性和可逆性强的特点, 可以被编辑修改而不留痕迹, 其载体也无法固定, 再加上某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也很容易被更改, 因此使得电子文件的原始凭证性一再被质疑, 也使得对其真实性的辨别变得复杂而困难。因此, 在电子文件的形成过程中要随时进行数字签名、身份验证等加密保护措施, 确保电子文件在传输、处理和提供利用的过称中不会出现档案信息的变更, 确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

七、电子档案与传统档案的保管方式和保管条件不同

(一) 传统档案的保管方式与保管条件

传统档案的保管一般以“全宗”作为保管单位, 并且以来源原则为主要的指导思想, 遵循同一来源的档案的不得分散, 不同来源的档案不得混淆的原则;按案卷顺序进行排序保管。传统档案的保管主要包括档案库房的管理、档案流动过程中的安全防护和档案的保管技术等几个方面:1.档案库房的管理由库房选址布局、库房温湿度控制、档案装具要求、档案的防尘防光防有害气体等方面构成。2.档案在流动过程中的保护包括档案在管理和利用过程中所可能发生各种损毁因素的安全防护。3.档案的保管技术包括各种为延长档案寿命而对其所进行的复制、修裱、灭菌等保护和修复的技术工作。

(二) 电子档案的保管方式与保管条件

电子档案的载体形式多样, 包括磁带、磁盘、光盘等形式。在对其进行保管时, 一般来说, 磁盘和光盘以“盘”为保管单位;磁带以“卷”为保管单位。归档时, 应把电子文件按照一定的联系存入不同的保管单位中, 以方便进行管理和查寻利用。就保管方式来看, 把电子档案拷贝到其他磁盘、磁带、光盘、可移动硬盘等上, 是目前比较能得到广泛认可的一个保管形式。保管电子档案还应具有以下几个保管条件:1.保管电子档案的库房要求温湿度要相对稳定。2.库房要保持清洁通风, 无有害气体, 地面整洁无尘, 放置电子档案的装具洁净。3.存放电子档案的库房要防止磁场的干扰, 磁性载体档案与磁场干扰源 (如磁铁、马达等) 的距离应保持在76mm以上;库房中最好不要存放磁材料制成品 (如磁化杯等) ;有条件的保管机构可以再库房中设置测磁设备, 以查出可能存在的磁场干扰隐患。4.软磁盘或磁带应放入盒中, 垂直或悬挂放置, 由于光盘片基很薄, 为防止变形, 也应垂直存放。5.另外, 保管电子档案的计算机一般不连接外网, 并且在保管电子档案的计算机中要安装可以自行杀毒的杀毒软件, 不能使用任何来历不明的软件或移动存储设备, 必须使用时必须严格杀毒, 确认安全后方可使用, 以防止计算机感染病毒, 破坏电子档案。

八、电子档案与传统档案的查询利用方式不同

(一) 传统档案的查询利用方式

查询传统档案, 一般以人工编制的检索工具为主, 如卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微胶片式检索工具等, 直接对所需要的传统档案的档案信息进行查询并且只要是持有合法证件的中华人民共和国公民和社会组织, 都可以对已满应管期限的, 可以公开利用的开放档案进行查询利用, 对档案的利用方便快捷。

(二) 电子档案的查询利用方式

对于电子档案而言, 利用者只有符合一定的条件, 才能进行注册, 并在电子文件中心或电子档案馆中查询利用其中的电子档案资料, 而只有通过远程登录的方式, 经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询自己阅读权限内的电子档案信息。查询一些已进行脱机保管的电子文件时, 也必须在放入磁盘时输入密码等身份验证资料方可进行电子信息的查询。

随着现代技术的飞速发展, 既完善了传统档案的管理理论及管理方法, 也使得传统档案的利用工作变得更方便快捷。随着信息技术发展, 电子档案数量的快速增加, 也使得人们更重视对电子档案的管理。对于电子档案管理的理论和方法也在实践中被不断的发掘出来。虽然在传统档案管理领域和电子档案管理领域存在着一定的不同, 有着各自不同的管理方法, 但是对于传统档案管理和电子档案管理在基础的理论及基本的管理思想上都是基本相同的, 并且二者对档案进行管理的目的都是为了便于档案的更科学合理的保管和更方便的查询利用。所以, 我认为, 在日后的档案工作中, 我们应通过研究传统档案管理与电子档案管理的差异和共性, 进一步完善传统档案管理和电子档案的管理工作, 使二者得到一个有机的结合, 相互借鉴对方的优势并为己所用, 推动自身领域的发展。在实际工作中, 我们应积极探索档案管理、档案利用的新途径和新方式, 不断创造条件, 在档案管理领域

增加现代化的先进设备, 更好地提供高效、快捷的档案利用服务, 才能紧跟时代发展的步伐。

摘要：本文就电子档案管理与传统档案管理在其管理原则间的差异、归档时限和归档方式的不同、收集范围的不同、分类形式的不同、保管方式的不同及查询利用方式的不同等几个方面, 介绍了电子档案管理工作与传统档案管理工作的区别。

7.电子档案图书馆管理工作职责 篇七

关键词信息时代电子档案传统档案管理

一、档案管理存在的问题

1.档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。

2.管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前企业档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。

伴随着计算机电子技术的高速发展，办公的自动化以及网络化也逐渐的普及和成熟，以前的许多要靠人工处理的工作都可以直接通过计算机或网络来处理，在文件处理的整个过程中几乎可以实现无纸化，同时伴随着无纸化办公的普及大量的电子文件也就应运而生。

二、电子档案管理与传统档案管理的对比

1.电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同。电子文件在其形成过程中需要进行随时的数字签名、信息认证以及加密保护，以确保电子文件在处理和传输过程中准确无误，同时对档案部门接收到的电子文件的原始性以及真实性予以保证。电子档案的归档可以在文件办理好之后随时进行，或者也可以采取周期性的定时统一归档方式，电子文件形成后可以由该部门通过传输或备份的方式交给档案管理部门，同时档案管理部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今后查找档案的人员提供便利。

2.电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电子档案的分类，档案管理部门是在接收到电子文件后当即就对每一个文件编制一个文件号，同时将文件相应的分类号和档案号也设置好，并且在归档的同时对主题词进行标引以及著录。随着技术的进一步发展，电子档案的管理也引用了先进的检索工具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以调阅相关的各类电子文件，这样在很大程度上降低了档案管理工作者的工作强度。

3.电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同。相对于传统的档案而言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着计算机信息技术的发展也会涌现出更多的电子文件载体，这些都在一定程度上对电子文件的长期可读性产生影响。有鉴于此，档案管理部门要尽量对能够统一格式存储的电子档案进行适当的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。

三、电子档案的管理过程中遇到的问题

1.电子文件比较容易被修改。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

2.界定电子文件的原件比较困难。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，这也使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了，不像纸质文件可以很直观的分辨出哪一个是原件哪一个是复印件。

3.为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要经常的变换。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

四、对电子档案管理进行优化的策略

1.建立健全电子档案管理的制度。为了更好地做好电子档案管理工作，档案管理部门应该专门建立和健全电子档案管理制度，并将该项制度纳入到信息管理的科学工作程序中去。与此同时，对电子文档的管理工作要定期地进行自查、总结以及考核。电子文件的归档及管理工作应该要用电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者结合的方式来进行。

2.采用“双轨制”的方式进行归档。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“双轨制”。在现在的法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，因此在现有的技术条件之下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。另外，由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件很容易被修改的特点，在对电子档案进行管理时，将那些比较重要的文件做成硬拷贝以保证数据的安全性就显得尤为重要。就目前来讲，一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案，使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档，最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3.努力增强档案管理人员的专业素养。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，有利于从根本上提升电子档案管理的作用。由于电子档案是建立在高科技平台上的，因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以，在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中，除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。可以这样说，加强对档案管理工作人员的培训，既有利于培养档案管理部门的优秀人才，又可以使得档案管理工作得到更加迅速的发展。

参考文献

[1]贺真.论现代企业管理资源建设依据与策略[J].档案学研究，2009（1）.

[2]李淑英.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].隧道建设，2008.

[3]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）.

8.档案工作各项职责及制度 篇八

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国秘密法》、《国家行政机关公文处理办法》、《新疆维吾尔自治区（归档文件整理规则）实施细则》等档案工作方针、政策、规定、制度。

二、组织全单位工作人员学习文书处理、档案工作等方面的法律、法规、制度，提高工作人员的档案意识。

三、加强对档案工作的领导，把档案工作列入本单位工作计划和发展规划，纳入领导工作议事日程，逐步改善档案管理条件。

四、督促综合档案室做好各科、室平时收集、立卷、归档、移交工作。

五、经常了解、监督、检查本单位档案工作情况，发现问题及时给予纠正。

六、关心档案人员生活，加强档案人员的业务培训，提高他们的政治、业务素质。

七、把档案工作作为年终考核领导的政绩内容之一。

主管档案工作领导职责

县国有资产经营管理中心档案工作归单位办公室管理，由办公室主任主管全单位档案管理工作，其领导职责是：

一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《新疆维吾尔自治区实施（中华人民共和国档案法）办法》等档案工作法律、法规、规定、制度。

二、组织制定和落实档案工作规划、计划、规章制度，对不适应本单位档案工作发展的规章制度及时提出修改意见。

三、督促、检查本单位专、兼职档案员认真做好各种门类、各种载体档案的形成、集累、归档工作，经常听取工作汇报，及时帮助解决工作中出现的问题。

四、了解档案业务知识，做好与地方档案行政管理部门之间的工作联系，主动向档案行政管理部门反映情况、汇报工作，接受档案行政管理部门的指导。

五、及时向本单位分管领导请示汇报档案工作，定期对档案工作进行检查，确保档案的完整与安全。

六、积极完成领导交办的其他工作。

综合档案室档案员岗位职责

一、认真学习《档案法》、《保密法》、《国家行政机关公文处理办法》、《自治区（归档文件整理规则）实施细则》和档案管理法规、制度、规定，提高档案管理水平，积极完成本职工作，为机关工作和领导决策服务。通过学习档案业务知识和了解本单位业务情况，熟悉各类业务的档案内容。能熟练提供各种档案信息为机关职能工作服务。

二、监督指导各科（室）兼职档案员做好平时文件收集、整理、立卷、归档等工作，做到归档的档案分类正确、立卷合理、书写工整、编号齐全、排列有序、查找方便，并按期限认真验收。

三、忠于职守，严格遵守保密工作制度和档案管理制度，不得擅自提供档案和扩大利用范围，非本单位工作人员需要调卷，须经有关领导批示。

四、提高保密意识，严格遵守档案管理工作的保密制度，确保档案的安全。档案人员有事离岗，必须锁好门窗，杜绝和防止意外事故的发生。

五、对档案库内保管的各类档案进行定期或不定期检查和鉴定，对已超过保管期限的档案登记造册，经主管领导和鉴定小组批准后，按档案销毁规定负责销毁。

六、负责本单位各类档案材料的收集（归档）、整理、鉴定、统计、保管、利用、销毁等工作。

七、经常打扫库房卫生，保持库房的整洁，切实做好档案库的“八防”工作，发现问题及时反映和处理。

八、按照《公文处理办法》及《归档文件实施细则》和有关规定，认真做好文件的收发、立卷、归档工作，积极完成领导交办的其它工作。

九、编写科学的查找工具和编研材料，努力提高档案的利用率，并做到对所管档案心中有数，统计数字准确可靠。

兼职档案员职责

一、认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国秘密法》、《国家行政机关公文处理办法》、《新疆维吾尔自治区（归档文件整理规则）实施细则》和档案管理法规、制度，不断提高档案管理水平，做好本部门的档案管理工作。

二、做好本部门档案文件的收集、整理、立卷、装订和移交工作。档案材料要齐全，卷内文件排列顺序、档案分类要符合要求。

三、接受综合档案室对本部门档案工作、文书处理工作的检查、监督和指导，积极配合档案室搞好本机关档案工作。按规定时限将符合规范化要求的档案移交综合档案室。

四、按规范化要求编制案卷目录、全引目录等各种检索工具。

五、自觉遵守国家保密法规，严格执行档案保密制度，做到不失密、不泄密、保证档案文件材料的安全。

六、经常检查督促本部门干部职工不要用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔等不耐久书写材料草拟、签批、制发文件材料，发现问题及时给予纠正。

档案管理领导小组职责

一、组织学习、宣传、贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关档案工作的政策、法规、规定。

二、负责制定本单位档案工作发展规划、档案工作计划、配备档案室设备、培训人员、制定管理制度、岗位职责，并负责实施。

三、组织、领导、协调本单位档案管理工作，对档案管理制度的贯彻执行情况进行监督检查，发现问题及时解决。

四、负责审批本单位档案销毁报告，对违反《档案法》、《保密法》的行为进行调查处理，严重的应向上级档案部门和保密部门及时报告。

五、经常了解本单位档案部门的工作情况，认真听取工作汇报，及时解决档案工作存在的问题和实际困难。

六、定期召开会议，讨论研究档案工作，定期表彰和奖励档案工作中的先进集体和先进个人。

档案鉴定、销毁领导小组职责

一、坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，用全面的、历史的、发展的观点全面分析、判定档案的存毁，严格按照档案保管期限的规定，组织有关部门、有关人员定期对到期档案进行鉴定、销毁。

二、鉴定工作初步结束后，对已鉴定过的档案进行审核，确定其延期保管或进行销毁，并对鉴定工作写出鉴定报告。

三、制定（修定）归档文件材料的范围、保管期限。

四、定期审查已确定需要变动保管期限的档案。

五、监督检查综合档案室进行正常鉴定工作。

文件材料收集、整理、立卷、归档制度

根据《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区（归档文件整理规则）实施细则》和有关文书处理、档案工作等法律、法规、规章，制定本制度。

一、文件材料的收集

（一）及时、准确地收集文件材料是保证档案齐全、完整的关键。因此，凡是具有查考利用价值的本单位的收文、发文、电报、会议文件和本单位内部使用的文件、重要电话记录、本单位编印的出版物以及照片、录音、录像等文件材料，均属收集范围。本单位各部门及有关人员要严格按照本单位文件归档范围、不归档范围和文书档案保管期限规定等，按时做好文件材料的收集工作。

（二）凡是办理完毕的属于归档范围的文件材料，要做到办完一件收集一件。属于归入文书档案保管的文件材料，由本单位办公室负责收集；属于归入业务档案保管的，由各业务部门指定的专人收集；属于归入声像档案的，由摄录部门负责收集；属于归入会计档案的，由财务部门收集；属于归入科技档案的，由有关部门收集；其他文件由主管部门负责收集。

二、文件材料的整理

（一）整理原则

文件是伴随着本单位职能活动而形成的，有其自身的规律和特点，整理时要“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，将反映本单位职能活动面貌的历史记录（文件材料）保存下来。

（二）整理质量要求

归档文件材料应齐全完整，已破坏的文件予以修整，字迹模糊和用不耐久书写材料形成的文件材料进行抢救复制，整理归档文件所使用的材料要符合档案保护的要求。

（三）整理办法

1、公务文书按保管期限一分类法分类，科技档案、专门档案按科技、专门（业务）档案分类法分类；声像档案按声像档案管理规范分类。

2、归档文件的装订、排列、编号、编目、装盒等按有关规定执行。

三、文件材料的立卷

立卷是整理与保存文件材料的一种方法，是文件运转处理的最后终点与归宿，凡属归档范围的文件材料均应立卷归档。

（一）立卷原则

立卷要根据“保持文件之间的历史联系，反映机关工作历史面貌，便于保管和检索利用”的原则进行。

（二）立卷工作的组织

文件归档工作由综合档案室负责，专门（业务）文件材料立卷由各有关业务部门负责，科技文件材料由相关部门负责、声像材料立卷由摄录部门负责。

（三）立卷方法

1、公文。公文按保管期限一分类法整理归档，具体方法按本单位《归档文件整理办法》和有关规定执行。

2、科技文件。科技文件立卷按本单位《科学技术档案管理办法》和有关标准执行。

3、声像材料。声像材料立卷按档案行政管理部门及本单位有关规定执行。

4、专门（业务）文件。各专门（业务）文件材料立卷按有关专门（业务）档案管理规定执行。

5、平时归卷。做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，有利于方便工作，并为最终案卷的整理归档打好基础的一项重要工作，因此，一定要做好平时立卷工作。

四、归档

归档，即归入档案保存。根据有关规定，各个单位均应建立归档制度，任何人不得私自保存与销毁档案文件。归档包括：归档范围、归档时间、归档档案案卷质量要求。

（一）归档范围

1、本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保

存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2、本机关在其职能活动中形成的有保存价值的科技档案和其他门类、载体的档案和电子档案。

（二）归档时间

1、文书档案。第二年上半年归档。

2、科技档案。工程和设备档案在工程竣工、设备安装终验后三个月内归档，其他科技档案按有关规定执行。

3、会计档案。会计终了一年后归档。

4、声像档案。一盒（盘、册）装满后即归档。

5、电子档案。参照纸质档案归档时间。

（三）归档案卷（文件）质量要求

归档案卷、归档文件须按规范化要求进行系统整理、编目、装盒。并达到有关档案案卷、档案文件质量要求。

（四）归档手续

归档案卷、归档文件归档时应编制归档清册、交接文据和有关检索工具及编研材料，经检查验收合格后方能办理移交手续。

档案保管制度

档案是机关管理的真实记录，为维护档案的完整与安全，特制定本制度。

一、各种档案、资料分类别、期限、要求进行保管，分柜存放符合规范要求，并编制档案、资料存放示意图。

二、根据保存档案资料的数量，设置符合技术要求的档案专用库房和档案柜，库房与档案人员办公室要分开。

三、档案库房要做到门窗坚固，室内整洁，空气流通，温、湿度适宜，不存放任何杂物及易燃易爆物品，严禁在库房内吸烟。库房周围不得存放危害档案安全的物品。

四、档案库房要认真落实防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘、防污染等措施。

五、正确使用电器设备，做到人走灯灭、机停，下班时关好门窗，切断电源。定期做好库房内温湿度的测试记录和调整工作。

六、建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍、检查记录等。

七、档案室应定期对档案、资料保管状况，进行全面清查并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，并采取相应的抢救措施，以确保档案的完整与完全。

八、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好保管工作的交接手续。

档案库房管理制度

为做好档案资料的科学管理，保证档案的安全，最大限度地延长档案寿命，特制定档案库房保管制度。

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

六、库房内安置温湿度计，每天定时测记，库房的温度应控制在14-24摄氏度之间，相对湿度应控制在45-60%之间。

七、库房内应定期打扫保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

八、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

九、库房管理人员更换时，交接双方须当面清点档案，办理交接签字手续。

档案收集（移交）整理制度

一、应归档的文件材料，由承办部门按规范化标准要求整理立卷，按规定时限移交综合档案室。

二、归档时由立卷整理部门编制移交目录一式二份，案卷目录一式三份，（一份留在立卷整理部门保存备查，二份随卷移交档案室保存），当面清点无误后，双方在移交凭据上签字

三、会计档案由会计部门按整理立卷，在隔年五月底前移交综合档案室归档。

四、文书档案由办公室按规范化要求整理立卷，于次年五月底前向综合档案室移交。

五、照片档案在一册装满、录音、录像一盘（盒）录完后即移交综合档案室。

六、科技档案待项目（课题）完工后三个月内移交综合档案室。

七、电子文件归档时限同纸质档案。

八、符合归档标准的档案，综合档案室应及时收集进室，不符合归档标准的档案，应督促其尽快改进，使归档的档案齐全完整，符合规范要求。

九、综合档案室应按档案部门的规定，及时向上一级档案馆移交进馆档案。

十、综合档案室应按档案整理原则和要求对收集来的档案进行系统化整理，使之达到规范化要求。整理完毕后及时编制整理说明。

十一、按照案卷（文件）排列顺序编制室编目录，以固定案卷（文件）顺序，在一本目录中不能出现重号、漏号，对有缺陷的档案及时修补。

十二、从事档案工作人员原则上应保持相对稳定，确因特殊原因或工作需要调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可调离岗位。

档案鉴定、销毁制度

一、签定档案要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，用全面、历史、发展的观点分析档案的价值，严格按照各种门类、各种载体档案保管期限的规定，定期对到期档案进行签定。

二、本单位档案鉴定、销毁领导小组负责档案鉴定、销毁的组织工作。初步鉴定由综合档案室和有关人员进行，初步鉴定结束后，鉴定小组进行审核，确定档案的销毁或延期保管。

三、鉴定工作结束后，鉴定小组应写出鉴定工作报告，对确无保存价值的档案材料编制销毁清册，报本单位领导批准后销毁。

四、对尚有继续保存价值的档案文件和没有了结的债权债务的会计档案，根据需要继续保存，待毫无价值后再进行销毁。

五、经销毁的档案文件，要在收、发薄和案卷目录上注明“已销毁”字样。

六、应销毁的档案材料不得直接改作他用或不加处理当废纸出售，要达到100%的销毁，以免发生泄密事件。

七、销毁档案材料必须由二人以上监销，销毁人员和监销人员必须在销毁清册上签字，以示负责。

八、销毁清册、鉴定报告及领导审核手续要保存备用。

档案借阅利用制度

档案是党和国家的宝贵财富，档案的利用工作，是整个档案工作的重要环节之一。也是档案工作的根本目的，为使档案提供利用有章可循，确保档案安全。特制定档案查阅制度。

一、本单位工作人员因工作需要查阅利用档案、资料，须办理登记手续，涉及核心机密档案，经单位领导批准方可查阅，外单位人员查阅档案、资料，必须持有单位介绍信，经分管领导批准方可查阅。

二、查（借）阅档案者如需复印、摘抄档案，必须经单位领导同意，如需做档案证明，由档案室办理。

三、档案一般不予外借，如有特殊需要，须经库领导同意，履行借阅登记手续，按规定时间悉数归还，并保证用档案的完整与安全。

四、档案利用者必须保证档案的完整，安全与整洁，不得转借，不得任意拆卷、撕页、污损、删改、划杠、剪贴、擅自复印、拍照等。

五、查阅档案时严禁边阅档边吸烟，边喝茶和用手蘸水翻纸，以免损坏档案。

六、来综合档案室利用档案的单位或个人，应按照规定和标准缴纳档案查阅费。

七、档案利用者调阅档案后，应将利用效果及时向档案

室反馈。

八、损坏或丢失档案，应及时汇报，追查责任，分情节轻重给予处理。

档案保密制度

一、档案人员要严格执行《保密法》、《公文保密制度》等有关规定。

二、严格保管保密档案（如：会议记录等）查阅保密档案必须经过领导批准。

三、档案人员不得把无关人员带入档案室，不得擅自保存、摘抄、使用或泄漏未公开的机密。

四、档案管理人员和利用档案人员不得私自将档案带回家中或公共场所。

五、档案室保存档案必须入柜上锁，不得乱堆乱放乱挂，严防失密或丢失。

六、对档案材料的销毁。必须经过本单位鉴定领导小组审查批准，编造销毁清册，方可按保密废纸处理，实行多人监销制度。

七、档案工作人员必须提高警惕，维护档案机密的绝对安全，严格遵守国家工作人员十条保密守则。

八、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续，利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带出差、探亲访友、出入公共场所。

档案统计制度

档案统计工作是档案工作的一项重要组成部分，通过统计了解本单位档案工作情况，从而为档案作出定性定量分析提供第一手原始依据，根据《档案法》有关规定特制定本制度。

一、档案统计工作是档案业务中的重要环节，为制定本单位档案工作方针、政策和编制档案事业发展规划提供参考和依据。

二、档案统计工作必须实事求是，上报和提供的数字要求准确、科学、不得虚报、瞒报、拒报和伪造。

三、建立档案统计台账，对移出移进的档案进行及时登记和统计，做到帐物相符。

四、建立档案利用情况统计表，做好利用效果资料的收集工作。

9.客运电子档案管理浅析 篇九

【关键词】档案管理;电子档案;优越性;开发和利用

客运电子档案是指在交通客运的实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，客运电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，客运档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好客运电子档案的管理工作。

１．客运电子档案的优越性

1.1减轻客运档案管理工作人员的劳动强度

在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到客运档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下客运档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3微机管理更有利于文档的保密

过去查阅客运档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷客运档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

1.4微机管理有利于提高客运档案管理工作的质量

客运档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的客运档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了客运档案人员的绝大部分时间，致使客运档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的客运档案利用，也是被动式的。客运档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高客运档案管理工作的质量和利用的效率，使客运档案的管理在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

2.客运电子档案的整理、开发和利用

2.1客运电子档案的整理

在电子文件转化为客运电子档案后，由于计算机可以按需求随时将客运电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从客运电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。客运电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的客运电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

2.2客运电子档案的开发利用管理

客运电子档案的独特性决定了客运电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各客运档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在客运档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各客运档案单位的计算机在处理大量各类客运档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。客运档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。客运电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用客运档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，客运档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。客运档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输客运电子档案，互联网的开通方便了客运档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到客运档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。客运电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用客运电子档案，与此同时，还要注意确保客运档案资源安全利用。

3.规范客运电子档案管理的几项措施

3.1加强客运电子档案归档制度建设

各客运档案管理单位应根据客运电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的客运电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定客运电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

3.2从电子文件的源头抓客运电子档案的质量

为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为客运档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。 档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“客运电子档案管理办法”的规定将软件一并歸档。

3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理

10.电子档案图书馆管理工作职责 篇十

关键词：电子档案,纸质档案,光盘

2003年, 国家档案局出台了《电子公文归档管理暂行办法》, 本办法通过档案工作人员多年的摸索与实践, 人们对电子档案也有比较深刻的认知, 对电子档案管理中的顾虑也有所改善, 并且总结摸索出了一些行之有效的管理办法。但目前对纸质档案与电子档案并存的管理模式仍然存在着一些误区和工作盲点, 现就如何提高档案管理质量谈几点粗浅看法。

1 纸质档案与电子档案相互依存

人类最初原始记事方法就形成了档案的雏形。如结绳、刻契、编贝、结珠等, 随着文字的发明与应用, 逐渐演变发展为当今纸质和电子档案两大类, 这是人类文明的一大进步。纸质档案历经数百年的实践证明, 它是过去唯一保存记录历史的凭证。如今社会技术进步和历史的变迁, 记载社会、历史方式也随之改变。从单一的纸质、手工, 转向网络、电子的多元发展。从而形成大量的电子文本材料, 暨纸质档案之后诞生了的电子档案。

在电子归档整理中, 《暂行办法》明确规定:电子公文是参照国家有关纸质文件的归档范围, 进行归档并划定保管期限。电子公文形成单位将具有永久和长期保存价值的电子公文, 必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。

从表面上看, 纸质档案与电子档案只是载存放形式不同, 但实际上内容是一致, 它们是相互依存、相互关联、相辅相成。随着计算机和网络科学技术的发展, 无纸化办公的推行, 大多数高校也逐渐利用档案软件, 将传统的纸质档案转化为数字化电子归档, 也就是通常所说的“双套制”。

2 纸质档案与电子档案管理的区别

在档案管理过程中, 纸质档案与电子档案是相互并存、相互关联, 缺一不可, 但也有区别。主要表现在以下几个方面:

2.1 原始性认定的差异。

纸质档案立卷归档环节是传统文书工作和档案工作的结点。文书处理部门立卷, 档案管理部门接收, 一年归档一次, 这已成为传统档案工作固定模式。从分类整理环节, 它一直是传统档案工作的重点, 纸质文件归档只能逐份整理, 分类明确, 归入适当的类目, 组成合适的案卷, 档案工作人员耗费大量的时间和精力。也造就了纸质档案可靠性强、不易修改、并具有较强的原始凭证。总之, 纸质文件内容是通过其形式表达它原始性, 人们也可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。与纸质文件相比, 电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。电子文件形成、办理、收集和归档等各工作环节中要求较高。首先具有稳定可靠的网络环境、其次对载体有严密安全管理措施, 确保内容不被改动, 保证内容的原始性。

2.2 载体存放条件与质量的差异。

对于纸质档案来说, 只要是酸性纸, 文本存放就不会低于50年, 千年前的手工纸, 仍然时有所见。那么影响纸质档案的质量原因是什么呢?主要是来自于受光线和有害气体。光线和有害气体会使纸张发生水解、氧化反应, 从而导致纸张强度的降低。因此在存放环境上只要做到“七防”:即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防有害生物和污染物, 最后进铁皮柜、密集架即可。而对电子档案来说, 它是以数码形式存储, 存放条件要求高。如:磁带怕潮、怕高温、怕磁、怕摔、长时间不转也不行。硬盘它是一种采用磁介质的数据存储设备, 数据存储在密封于洁净的硬盘驱动器内腔的若干个磁盘片上。盘片一般是在以铝为主要成分的片基表面涂上磁性介质所形成, 数据就按扇区存放在硬盘上, 硬盘的主引导区常常成为病毒攻击的对象, 从而被篡改甚至被破坏, 导致电子档案的信息丢失。光盘主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生性质变化的材料, 这些材料易氧化、易与碱溶液发生反应, 同时光盘上有划痕也会影响数据的识读。因此, 综合上述要求电子档案比纸质档案载体材料存放质量要求高寿命要短。

2.3 保密、利用的差异

文档的保密和利用一直是归档工作的重要课题。档案从历史发展至今, 无论是按“卷”、“件”、“电子归档”或多或少存在着它优越性和不足之处。纸质档案在组卷时为了考虑每一组文件的完整性, 通常会把有联系若干文件组在一卷内, 在查阅、复印时, 无法拆卷, 只能整卷提供, 这会造成对文件的保密性不够。在“卷”改“件”后, 每份文件可以独立提取, 文件调阅、复印及对文件起着很好保护性, 保证文件的保密性, 从而解决纸质档案的弊端。电子文档的信息存储密度高, 可远距离传输, 信息可操作性强等特点。但电子文件可随意易修改, 并且在改动后可以不留任何痕迹, 这就无法确保档案内容的真实性和原始性。尽管目前已经出现了一些防止伪造电子文件的电子技术, 但由于电子文件内容发生变化的可能性仍然比纸质文件要大, 导致人们很难确认电子文档的原有内容, 可信度也随之降低。

2.4 技术支撑的差异。

纸质文件是, 纸张、字迹材料、字迹这三大元素构成, 一旦形成就永远结合在一起, 可见, 它的寿命主要与自身内部诸因素以及保护环境有关。而电子文件的寿命长短, 不仅取决与其内部诸因素和保护环境, 更与技术革新紧密相连。据美国国家媒体实验室等权威机构对CD的研究结果表明, 光盘的寿命不超过50年。光盘的数据非常脆弱, 而光盘数据的存取依赖计算机, 根据摩尔定理告诉我们, 计算机电子元器件每18个月要翻番一次, 计算机不仅在硬件上风险, 而在系统、软件、病毒、及人为因素都也会造成数据的丢失。有些数据可以被恢复, 有些则是永远无法恢复。这就意味着对于电子档案长期存取, 存在着技术与载体上改革创新。

3 纸质档案与电子档案并存管理策略

在计算机网络飞速的年代, 对于长期从事纸质档案的工作人员, 在思想上和心理上做好调整, 深刻剖析《暂行办法》, 打破传统的思维模式。

3.1 档案管理制度更新与完善

第一, 做好电子档案基本概念的界定和解释。如:收集、整理、归档、保管、利用等定位及相关处理程序。

第二, 建立电子档案的相关法规和制度。针对电子档案自身存在固有缺陷, 目前存在无法完全克服的弊病。这就需要建立完善的法律法规体系, 同时制定相应电子档案管理的规章制度, 并依此实行科学有效的管理。

第三, 重新制定电子档案管理的内容。电子档案和纸质档案在文字、图表、声像等记录内容完全相符, 只是其形成过程、存储方式、使用方法等方面与纸质档案有着区别明显, 这种区别主要体现在管理方法上, 即应当建立一整套电子档案管理方法、技术和标准, 而不能按照纸质档案的管理方式, 创造出更好有利于电子档案的储存环境。

3.2 增强档案管理人员素质更新与提升

档案工作相对于其他职业来说, 工作环节、操作程序化多受条例、规则的限制, 长期跟文件、资料、档案、电脑打交道, 工作琐碎、单调、枯燥, 重复性较强, 缺乏新鲜感, 缺少机遇、缺乏挑战性。一元化的制度、一元化的管理、一元化的工作程序, 从而使档案工作员容易产生心理厌倦。随着办公自动化的推行, 电子档案归档的实施, 档案工作向多元化发展, 通过举办各种讲座更新知识、更新观念、调整知识结构, 加强计算机和网络的学习, 掌握现代信息管理知识。同时档案人员要具备对设备维护更新保的养能力, 为档案信息提供优质服务。

3.3 档案设备更新与改进

过去纸质档案在设备上要求并不高, 只要配备必要的设备如:酸性纸的卷皮、卷盒、铁皮柜、缝纫机、照相机、复印机、扫描仪、除湿机、空调、库房以及档案保管的技术设备构成, 随着档案数量的增多, 库房压力也会增加。而电子档案采用的存储介质, 主要是磁盘、磁带和光盘, 它所需的设备不仅在纸质档案基础, 必备计算机, 刻入机、防磁柜等等。

目前主要以光盘为主, 光盘信息存储量大, 存放空间小, 不仅减轻了库房压力, 而且节省了大量档案管理成本。无论是纸质档案还是电子档案, 都需要具备相应的保管条件和设施来维护其完整与安全性。因此, 如何改进和调整档案保管设备, 本人认为第一, 每天要对计算机数据进行备份;第二, 定期对数据脱机储存;第三, 在规定年限内对光盘进行翻刻;第四, 定期对磁盘、磁带和光盘, 进行消磁、清洁等保护, 确保电子档案的完整性和有效性。

3.4 档案管理目录更新与分解

纸质档案的管理方法与模式, 是经过档案工作者长期实践证明, 从而形成它自己独套管理模式。然而, 这些管理方法和标准对于电子档案来说就存在着较大的差异。我院在电子档案分类法中, 将电子档案设为DZ。类别按原纸质档案分9大类, 保管期限分为永久、长期、短期。案卷号是根据组织机构编制相应二级目录。分类代号行政 (XZDZ) 、党政 (DQDZ) 、教学 (JXDZ) 、资产设备 (SBDZ) 、宣传 (XCDZ) 、科技 (KJDZ) 、团委学生会 (XSCDZ) 、后勤保卫 (HQDZ) 、声像 (SXDZ) 。档案档号编制示意:XXXX-XXDZ-n (XXXX为年度号, XXDZ为电子档案号代号, n为案卷顺序号) 。电子档案一式两套, 一套存档, 一套利用。尽管目前电子档案的管理体制正在逐步理顺, 配套法律法规机制有待建全, 环节上还存在衔接问题。因此在电子档案管理上要采取专人管理, 专人对数据的读取, 以确保文本在馆内的真实性。

参考文献

11.综合档案室管理职责 篇十一

一、在行政工作部部长领导下，负责各类档案的收集、分类、整理、立卷、归档、上架、保管、保密工作。

二、认真落实中国铁建股份有限公司档案工作规定和档案管理制度，熟练掌握各类档案管理办法，保证档案工作质量。

三、负责各类档案的移交、登记编号、检索统计、提供利用、借阅清退、到期销毁和库房保管工作，保证档案的原始性、真实性、完整性和安全性。

四、负责公司所属单位档案工作的监督、检查和业务咨询、指导工作，协助和督促公司机关各部门做好有关档案的立卷和文整，参与档案工作目标管理达标升级评审和创优争先活动。

五、负责档案工作标准、管理规章制度的制定，做好对公司档案兼职管理人员的业务培训，整理和编纂各类档案专题资料及检索工具。

六、负责公司档案工作长期发展规划、档案信息化建设规划和工作计划的实施，做好档案工作统计年报。

七、负责指导工程建设项目建设、施工、监理单位编制竣工文件，负责大中型工程项目建设验收。

12.电子档案图书馆管理工作职责 篇十二

一、电子档案与传统档案并存之对比

在传统档案管理工作中,档案以纸质文件为主要形式,已有一套成熟的定期归档流程,但是电子档案出现以后,电子文件的出现,使得人们可以通过电脑实现人们社会活动的全记录,集文宇、影像、声音于一体,存储比传统文件更丰富的档案信息。再加上电子文件多存储在磁盘、光盘等介质当中,在存储量上远远超出了传统纸质档案存储能力,既方便存放,还节省大量空间。

电子文件对电脑有着百分之百的依赖性,其识别必须得通过电脑软硬件以及数字网络系统,而且也是档案信息化的主要表现。但是太过依赖也是一种局限,如果没有了相应的技术以及设备,所有的电子文件和空白无异,相反,传统的纸质档案基本不存在信息识别与设备依赖的问题。

电子文件所记录的信息与其载体是可能实现双向分离的。因为电子信息可以在不同的载体之间进行复制与转移,并不受到固定载体的局限,但也是这一特点使得所有的电子文件都有被篡改、盗窃,销毁的安全隐患,相比之下,传统纸质档案以纸张为载体,具有电子载体难以比拟的信息承载稳定性,这也是传统档案文件的优势之一。

二、新形势下档案营理的双重模式

综合传统纸质档案与现代电子信息的特点来看,这两种档案各具优势,各有不足,在实际的档案管理工作中,相关的部门与工作人员只有尽可能地双向结合,所长避短,才能保证档案管理工作的高效安全。

(一)工作人员应当认识到档案数宇

化的必然趋势。电子档案从起草、修改、存储再到印发都通过电脑展开,极其便于修改、复制和转移,这一特点使得电子档案获得了以往传统档案系统无可比拟的开放性,也使电子档案具有了极强有检索性,能够使得档案工作走向社会,服务于社会民众。电子档案体系使档案信息的用户无需亲自跑到档案管理单位进行档案信息的调用,摆脱了时空限制,在世界的任何地点只要有计算机即可实现目标档案信息查阅。同时,数字网络在档案管理工作中的应用,使得档案管理进入了一个全新的工作时代,大大提高了档案工作人员的工作效率。

(二)强化传统纸质档案的管理力度。

传统纸质档案有着极强有稳定性、安全性,同时也有着十分的无可替代性。在法律意义上,传统档案中的字体、宇迹、图像、印章等等信息,有助于档案内容的鉴别,可以作为呈堂证供,有着电子信息不能比拟的法律效力,在司法实践中有非常强的权威性,而电子档案因其转移方便使得其在这一点劣势尽显。另外,传统纸质档案以纸张为主要存储载体,形式简单直观,而且可识别性强,因此,在当前广泛倡导数宇化档案系统建设的背景下,专业的档案管理部门以及工作人员更须进一步强化自身的对于传统纸质档案的管理力度。

(三)加大双档复合型人才队伍的培

养与建设。“双档”长期并存是档案管理工作发展的必然,在当前信息与通信科技持续更新的今天,人们的工作以及生活方式正在发生着前所未的改变,自动化、智能化、数宇化的档案信息综合管理体系将是当代档案管理的发展方向。在这样的背景下,必然要求有一支专业的复合型人才队伍,担负起传统纸质档案与电子档案并存时代的档案管理重任。因此,档案管理部门要加大档案管理工作人中的培训与培养力度,让广大档案管理人员在熟悉传统档案管理流程的同时,也能熟练掌握电脑及其相关设备的使用,具备电子文件制作、传输、使用、修改与管理的素质,成为当代优秀的档案工作者。

三、结束语

总的来说,当代档案管理事业虽然有着非常明显的科学技术支撑,但仍然不能忽视传统纸质档案的优势,在未来很长一段时期内,纸质档案还将长期存在。在这个其向电子文件档案过渡的时间里,档案管理部门与工作人员必须做好传统纸质档案与电子档案的“双档”管理工作,才有可能完美迎接即将来临的档案管理的数字新时代。

参考文献

[1]符亚萍.电子文件档案化管理刍议[J]冲国科技博览,2010(9):211.

[2]柴小红.关于电子文件及档案信息化的思考[J].办公室业务,2010(10):58-59.

13.谈高校电子档案管理 篇十三

一目前高校电子档案管理创新的形势

1高校电子档案管理工作的创新路径

电子信息的到来，高校电子档案工作也进入了一个新时代。档案管理工作发生了翻天覆地的变化，本文对新时期教学改革的条件下，高校电子档案工作的新举措作一论述，供广大档案工作者参考。

过去做教学分类、科研分类、设备、资料、统计分析、干部培养、对学生创新精神和实践能力的操作分类、姓名、学号索引卡片，其它检查都是设有登记簿，全是手工操作。现在绝大多数都采用电脑来登记、分类，各教研室、办公室、服务部门都设有电脑，这些部门分工将“档案首页”分别按要求认真地、一项不漏地输入电脑，职工、教师、学生在使用这些资料的时候，通过电脑即能调出想用的索引卡片和其它登记项目，统计部门也能调出符合上级部门统一要求的各种统计报表。这是反映学校教学、科研、管理水平的标志。而作为学校档案室主体的管理人员又是建设、使用、管理好档案室的基本队伍。而档案管理人员的政治水平、业务技术素质与管理能力的高低都直接影响着档案室的建设和管理水平、电子设备的使用效果、教学质量的提高和科研工作的进程等。因此解决电子档案管理中的问题，如何改革与创新是当务之急。高校电子档案管理是学校对教学、科研管理、资料存档、信息交流和干部培养等学校发展中极为重要的环节，这样既节省了纸质档案的占用空间，又为全体教职员工提供方便。

2高校电子档案管理中存在的问题

由于高校电子档案事业还是一个新兴事业，没有一个现成的公式或模版套用，各个学校的情况也有很大差异。电子档案因其磁盘、磁带、光盘等具有存量大、占有空间小、传输快捷、查阅方便等多方面的优势，节省了纸张和用于信息存储的空间，而受到全社会的普遍重视，应用的领域也越来越广泛。进入电子信息时代，并且随着网络技术、信息技术的不断改善，但针对于电子档案管理的保密性机制还不够健全。电子档案的真实性、可靠性难以保证。电子文件信息易被复制、删除、修改等并通过网络进行远距离输出。政策支持力度赶不上事业发展的速度，电子档案管理体系还不够健全，要深化创新改革，转变观念，解决好资源分散，使用不科学、不合理的问题，建立资源共享平台，实现最大效能为教学和科研服务。发展与创新的思想观念还不够到位，队伍建设和人才培养力度和速度还需要进一步加大，真正切实认识到人才尤其高水平人才是提升高校核心竞争力的关键，加强高水平人才引进力度，加大人才培养力度，着力加强人才队伍建设，为学校发展提供强有力的智力支持和人才保障。

二高校电子档案管理需要解决的关键性问题

1高校电子档案管理需要营造一个好的环境

电子档案管理技术在高校的发展，技术上采取相应措施保障电子档案的原始性与真实性，充分剖析高校改革发展面临的机遇和挑战，高起点定位，与时俱进的确定新的奋斗目标、战略重点，强化工作措施，很大程度上决定于高校主管校领导对电子档案管理技术的认识水平。真正把高校电子档案管理工作纳入学校中心工作，从部门工作实际出发，解放思想、开拓创新、认真学习新知识、新技术，研究新环境、新问题，牢牢把握新时期电子档案的主导权，要充分发挥传统档案和新时期电子档案工作的积极作用，引导大家养成良好的电子化使用习惯。

2高校电子档案管理工作需要健全管理体制

对于电子档案管理技术的迅猛发展，高校电子档案技术管理体制存在着明显的滞后和不协调关系，还要逐步完善建立电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。全面规划与开发全校电子档案管理技术资源，要充分利用电子档案网络平台，整合档案资源，开展档案的电子利用，使电化教育、网络技术、计算机技术各自发挥好优势，建设学校电子档案管理中心与教学科研网络技术中心，进一步加强服务于全校教职员工的工作力度。协同创新，快速成长，共同提高电子档案目标管理改革水平。

3建设高校电子档案管理工作人才队伍

高校把人才队伍建设作为首要战略支点，人才是立校之本，是第一位的资源。学校取得的成功得益于人才的支撑，学校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要调动一切积极因素，从国内外引进教学、科研、管理等方面的人才，要树立科学的人才观，在学校积极营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的环境和氛围。火车跑的快，全靠车头带。同时，要加大对现有人才的培养，增强服务意识，为人才的培养创造条件，打好平台，不断提高办学质量和水平。要想成就一番事业，一定要熟悉电子档案管理技术业务，有事业心、有领导才能，要达到团结协作，有前瞻性和超前意识。更需要一支具有承前启后、富有创新精神的人才队伍。要精心培育，在人才、资金等方面优先配置资源。能带领档案管理人员走在高校档案管理改革的前列，更好的服务学校。

4高校电子档案管理技术的创新

创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力.也是各项事业永葆生机的源泉。江泽民同志“三个代表”的重要思想里用马克思主义的立场、观点和方法，针对我们党面临的许多重大理论和实际问题，进行了一系列具有创造性的新思路、新论断和新观点，体现了马克思主义的活的灵魂，凝聚着马克思主义的创新精神。

档案工作是不断发展的，使电子档案管理技术工作发展迅猛，光靠工作热情和干劲还不行，必须要有一个活的灵魂创新。创新是根据客观实践的发展要求，也是对电子档案管理创新的认识高度，其自身所具备的管理素养和技术能力。因此，从思想意识观念、技术设备等各方面要领先，所以成果和成绩才能领先，加强对学校资源交流平台的参与和利用，促进电子档案管理水平的提升，为营造创新高校电子信息技术和领头人物的培育，就要具备这种活的灵魂才能对电子档案信息管理技术的发展和创新起着重要作用。

5高校电子档案管理要有一支精明强干的专兼职队伍

高校电子档案管理工作一定要从全局上去谋划，在谋划基础上，制定科学的规划，最终结果要体现在结构的优化上。人才工作涉及方方面面，学校着眼开拓创新发展的理念，以科学发展观和科学人才观为指导，制定切实可行的电子档案管理技术人才培养规划，有计划的引进有远见卓识和决策能力的领军人物，有电子档案管理知识与经验的管理人才，有对电子档案信息技术业务创新能力的技术型管理人才。第一位的就是配置好人才资源，调整好人才结构，形成从领军人物到核心团队的合理梯队，具有团结、务实、干事，相互学习，共同提高，今后还要做得越来越好、好上加好，保证学校电子档案信息技术专业能够不断做强做大。

6高校电子档案管理工作要形成一个良好的运行机制

建立良性运行机制。学校启动，自己发展，完善制度建设，是提高电子档案管理科学化水平的关键和保证。强化电子信息转化意识，要根据工作需要，规范地、系统地、科学地整理出相关内容。用创新的思路、创新的举措推动电子档案管理工作，充分发挥各方面的优势，形成促进人才发展的整体合力。要加强对专业人才工作的宣传，形成关心专业人才工作、支持人才发展的良好氛围。

三科学规划，优化管理

1高校电子档案管理要科学规划、优化结构

从管理来看，要建设学校电子信息档案管理中心委员会，关键是提高管理水平，要制定长远规划和目标，这必须要有高水平的管理团队和一批高水平的管理人才。但是，从现状看，我们的管理人才很匮乏，而且青黄不接，没有形成合理的梯次结构。档案管理人员对电子档案管理的主要环节要照章管理，加大对档案事业的投入，学校给予一定的资金与政策扶持，逐步改善办公条件及库房的建设力度、增加档案业务人员培训、保护、征集、开发利用等方面的工作经费。更要合理配置资源、规范技术管理、提高服务质量。并纳入学校管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行，从而切实把学校电子档案管理纳入制度化轨道。

2电子档案管理技术工作的最佳体制

要将电子档案管理纳入学校业务管理程序，纳入学校各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。建立一个综合性的电子档案管理技术中心，将统筹全校档案专业技术管理工作。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，把电子档案管理技术设备优先配置，将档案信息资源建设与信息资源开发利用工作结合起来，与网络办公室建设结合起来，使其发挥更大的效益。

电子档案管理事业的成败关键是人才。培养专业带头人，培养专兼职管理人员的业务素质与文化素养，从不同的学术观点、学术思想、业务工作能力中相互学习，在比较思考中不断提升自身的素质与能力，具备开阔的胸怀和心态，更加具有创新的理念。因此，一定要把高校电子档案技术工作的事情做好，坚持以人为本，更新观念，树立崇高理想，全面提高管理人员素养和业务能力，以敢为人先的开拓精神、全力以赴的实干精神和艰苦奋斗的创业精神，明确任务，开拓创新，锐意进取，扎实做好这项工作，为学校各项事业又好又快发展做出积极贡献。

参考文献

[1]江晓玲.电子档案管理的现状及存在问题的对策[J].西南民族大学学报（人文社科版），2003，24（10）：487-488.

[2]宋慧蓉.加强电子档案管理的几点措施[J].档案管理，2003（1）：39.

[3]王丽丽.如何做好高校电子档案工作[J].档案管理，2008（6）：84.

14.电子文件归档与电子档案管理 篇十四

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

15.档案管理室工作职责 篇十五

一、负责档案库房的安全和管理工作，按城建档案分类大纲要求，搞好进库档案的审查、录入、整理、分类、编目、入库、排架工作。

二、负责馆藏档案的保管、利用、保密、抢救复制、鉴定、统计等工作。

三、负责档案库房消防设施及温湿度检测记录，并定期检查设备运行状况及温湿度统计分析工作。

四、有计划的为城市建设和城建档案工作进行档案利用情况分析，编制各类检索工具，编研参考资料。

五、负责查阅室的管理，热情接待用户查阅档案，向利用人员提供优质服务。

六、负责库内档案的定期鉴定、销毁和对破损档案的修复工作。

16.电子档案图书馆管理工作职责 篇十六

一、档案管理工作存在的问题

1. 档案管理工作内容繁杂。对当前高校内部档案管理工作予以调查, 结果表明, 高校内的档案数据每年均会发生变化, 例如录入、迁出等[1]。因为档案变动数量庞大, 且档案自身便具有一定的区域形式, 所以若想更好的保存、保护, 则需要投入大量的人力、物力。

2. 信息技术有待提高。对高校内部电子档案管理工作来说, 信息技术水平还有较高的发展空间。电子档案具有方便快捷、效率高等优点, 是当前最行之有效的办法。但是, 目前绝大部分的高校依旧沿用传统纸质档案, 从一定程度上来说限制了电子档案管理的发展[2]。

3. 管理操作不合理。当前高校档案管理工作者的操作并不合理, 其次大学内部状况有显著差异, 从而导致内部制度也不尽相同, 最终致使档案管理工作难以满足实际情况或者抵触实际情况, 无论是何种问题, 都会严重影响档案管理工作的实效性。

4.不利于传输。大学内部经常会发生转学、退学、入学等情况, 因此其内部具有较高的流动性, 所以, 无论是上述什么情况发生, 因档案的传输困难, 均会影响档案管理工作的顺利进行。

二、档案管理工作基本状况

电子档案管理工作和网络信息化技术密不可分, 换句话来说, 电子档案管理的最终目的便是将传统管理措施向着电子化的方向演变或者直接将管理程度降低到一定的标准。与此同时, 还要有条不紊的实现档案归档工作, 比如文献和资料的保存、收集等, 电子档案管理能够在降低物力和人力的前提下, 更好的完成档案管理工作, 充分利用当前的人力资源。

当前高校电子档案管理的不足之处基本可以总结为两个方面:1. 电子档案数据完整。从一定程度上来说, 即便传统纸张档案管理的完整性并不尽如人意, 容易在管理中发生笔误问题, 但是实际上的影响并不大, 能够对该问题进行及时的补救。电子档案则不同, 相对而言十分负责, 如果在传输过程中发生错误, 将会导致保存的信息全部丢失, 严重时还会导致被直接破坏, 无法找回。2. 电子档案缺乏安全性。如果电子档案丢失, 那么将会产生严重的后果, 在传输过程中, 容易发生损害和被修改的问题, 因此, 电子档案的安全性极其重要, 在实际管理过程中应当予以重视。

三、电子档案管理的应用

1. 优化电子档案网络安全。众所周知, 电子档案在进行网络的传输过程中会遇到不可控的危险, 这也是电子档案管理亟待解决的重要问题。因此, 电子档案储存设备管理应予以加强, 例如定期清理和检查储存设备, 并且设定专门的网络安全监督员, 通过身份验证加强安全性, 比如数字签名、身份证以及验证码等方法。

2. 规范操作流程和完善管理制度。在电子档案管理过程中, 需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德以及综合素质等诸多问题, 并且对相关工作人员进行定期培训, 强化工作人员的翻番能力及综合管理技能。其次。还要锻炼工作人员的操作能力, 强化操作技巧, 熟练掌握管理工作要点, 从而在一定程度上提高管理工作效率以及节约工作时间, 与此同时, 应该结合实际情况, 对内部管理制度进行进一步的完善。

3. 优化工作人员服务方法。档案管理工作人员要对内部信息有充分的了解, 并且能够挖掘、发现内部信息资源, 合理的对资源进行处理加工, 使之与光盘制作、电子化以及多媒体等技术相融合[3]。其次, 对电子信息进行及时的储存, 奠定良好的管理工作基础。最后, 档案管理工作人员应当秉承“为人民服务”的工作态度, 并且为所有人员提供“微笑式”服务, 当然, 最重要的一点要实现先进网络服务体系的构建, 促进电子档案的在线咨询服务。

4. 备份恢复。由于电子档案的存在形式主要为计算机数据, 所以容易发生损坏、丢失等问题, 其次, 当前计算的软件和病毒等问题也存在严峻的网络安全问题, 直接影响电子档案的安全性, 所以一旦电子档案发生丢失、损坏和泄漏等问题, 会造成极其恶劣的后果。所以, 档案管理过程中, 应当优先应用信息技术对电子档案进行备份, 发生意外后则进行档案恢复。通常来说, 备份恢复主要包括硬件备份、软件备份以及恢复计划, 实现备份要用到驱动、系统软件和应用软件, 当前电子档案备份通常采用硬盘保存, 硬盘具有恢复速度快、价格低、容量大等优点, 且体积较小, 便于保存。

5. 便于查询。传统档案管理过程中, 其档案的查询十分费力, 且纸质档案堆积如山, 需要耗费大量的人力物力。但是电子档案则不同于纸质档案, 仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅, 其次, 电子档案管理会对档案进行分类, 通过类别查找便可以实现整批类别档案的查找, 极大的提高了档案管理工作效率。

总结

总而言之, 网络技术的普及与发展, 提高了电子档案管理在高校内部的重视程度, 为此, 应当对电子档案信息化予以不断的研究、调查和总结, 在已有基础上实现管理工作的创新, 并且进行规范操作流程、完善制度以及优化电子档案等工作, 保证电子档案管理的安全性及完整性。

摘要：21世纪是信息化时代, 日常的工作生活中均离不开计算机, 随着高校活动的增加, 诸多不同形式和内容的档案数量越来越大, 为实际档案管理工作带来了众多困难, 为此, 电子档案管理应运而生, 不仅能够对形式繁杂、数目众多的档案予以高效、有序的管理, 加强档案利用率, 还能够推进档案管理一体化, 现对档案管理工作中电子档案管理的应用进行说明。

关键词：电子档案,管理,应用

参考文献

[1]赵海漪.刍议如何做好信息时代的电子档案管理[J].科技创新与应用, 2012 (24) :319-319.

[2]李薇.刍议信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程, 2015 (6) :233-233.