文件管理的规章制度

文件管理的规章制度（14篇）

1.文件管理的规章制度 篇一

一、总则

第一条由于公司目前运行的管理文件在拟订、批准和执行上存在的不规范导致了文件本身存在漏洞以及文件间的冲突，由此造成文件在实际运行中执行困难;为了保证公司各部门职能的有效发挥和部门之间、分公司之间的充分协作，使公司管理上一个更高的台阶，以维护公司的整体利益和长远利益，特制定本规定。

第二条公司成立管理文件评审委员会

管理文件评审委员会下设工作组。

第三条管理文件评审委员会组织结构

主任：总经理

副主任：分管副总经理

委员：比亚迪及里比公司等子公司的各部门经理

工作组：审查部工作人员和该文件运行相关部门的授权经办人

第四条管理文件评审委员会职责

1、管理公司的制度运作及执行情况;

2、审议、批准公司的各项管理文件;

3、审核公司各项制度执行结果;

4、对因文件或工作流程制定不合理而形成的管理漏洞和弊端，及时采取整改措施;

5、对疏于片面、范围狭小、需进一步推行的管理文件进行整合，达到系统化并可持续发展。

第五条管理文件评审工作组负责文件评审的前期工作及日常事务。

第六条管理文件评审委员会工作形式及评审原则

1、实行分类相关评审制：即根据文件涉及的范围，由工作组负责召集相关委员组织评审工作。

2、评审原则：重大决策实行首长负责制，由总经理决定;程序性规定实行民主集中制，由委员民主评议决定。

第七条管理文件的分类和划分以公司或部门名义所发的对公司经营活动具有计划、组织、领导、控制作用的文件统称为管理文件，管理文件包含两大块：“质量环境体系文件”和“质量环境体系以外的文件”。

管理文件分公司级和部门级，包含制度、规定、决定三类;

第八条各部门所发的“质量环境体系文件”属于受控文件，严格按公司《质量体系文件控制程序》(COP5.1)等有关规定执行。

第九条管理文件的拟订、评审、批准按本规定执行。

第十条公司级管理文件须经总经理或授权分管的公司领导签字批准，加盖“文控中心”印章。

第十一条关于生产方面的通知按现行的程序和格式执行。新发放的具有短期约束力的正式通知以本规定的形式发放(附件1)，经总经理或授权分管的公司领导直接签字批准，加盖“文控中心”印章。

第十二条部门级管理文件需部门经理签字批准，加盖部门印章。

二、管理文件审批程序

第十三条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的公司级管理文件，由拟稿部门拟订文件的讨论稿，文件讨论稿应包括：制定目的、实施对象、实施流程、监督执行及相关责任等内容，在文件计划发放前一周提交审查部，由审查部统一发放文号。

第十四条审查部根据文件内容，通知相关部门文员将讨论稿发至部门相关人员征求意见，并将意见在文件会审之前反馈回审查部。审查部工作人员在文件会审之前重点组织相关人员进行讨论、修改。

第十五条会审时间原则上定在周末(最后一个工作日)，由审查部负责召集、组织相关委员(委员因故不能参加，必须指定授权经办人参加)召开评审会进行会审，对讨论稿进行修改和完善，并形成决定稿，报公司领导批准。

第十六条文控中心凭公司领导签字的文件发放。

第十七条各部门自即日起所发放的决定类管理文件，由本部门拟订，审查部统一发放文号，报总经理或授权分管的公司领导直接批准。

第十八条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的内部管理文件均以部门级管理文件形式发放，由部门文员统一发放文号。

第十九条如遇紧急情况，需尽快讨论通过的，审查部应及时组织会审或汇签

第二十条经过会审、批准后的文件，将成为公司制度的组成部分。管理文件实行权威管理，保证有效执行。公司的制度应向规范化、明确化、系统化的方向发展。

第二十一条如文件涉及比亚迪及里比公司等子公司的相关部门，审查部视文件内容组织各公司管理者代表和相关部门经理或授权经办人组成文件评审委员会，进行会审。

第二十二条文件评审工作组讨论文件时，如遇到观点、意见无法统一的情况，由工作组汇总各方面意见，统计赞同和不赞同情况，上报公司领导作批示。第二十三条审查部及各部门文员发放文号时，应避免因文件暂时未通过而造成文号间断或空缺，必须保证发放文件文号的连续性。

第二十四条管理文件在执行过程当中，如果存在不妥或不恰当之处，任何部门和员工有权利也有义务实事求是地将修改意见以书面形式提交审查部，由审查部汇总，及时组织评审、修改。但在文件未修改之前，各部门必须严格按照原文件执行。

第二十五条各部门文员在工作当中，如发现本部门所发管理文件未按上述管理文件审批程序审批生效，有责任及时予以规范，并重新发放。未按规定程序发放的管理文件，文控中心有权拒绝发放。

三、管理文件形式

第二十六条公司级管理文件的文号由：公司名称、年份、序号、类别(A.制度类B.规定类C.决定类)四个部分组合而成。格式如：BYD-20XX-001-B、LB-20XX-001-A。文号由审查部统一配编。

第二十七条部门级管理文件的文号由：部门名称、年份、序号、类别(A.制度类B.规定类C.决定类)四个部分组合而成。格式如：总办-20XX-001-B、里比总办-20XX-001-B。文号由各部门文员统一配编。

第二十八条公司级管理文件格式按公司现有管理文件格式执行。

第二十九条部门级管理文件格式在公司现有管理文件格式的基础上进行修改，加入部门名称，发放范围由部门名称改为本部门科室或车间名称。

四、责任处理

第三十条审查部工作人员未按本规定工作，公司任何部门和个人可以向审查部主任或总经理投诉。

第三十一条各部门经理或指定授权经办人无充分理由未参加会审或未按本规定工作，必须对自己的行为及其后果承担相应责任。

第三十二条各部门文员应确保公司所有管理文件所涉及到的本部门相关人员清楚文件内容，今后公司任何部门或个人不得以不知道文件规定而逃避责任，否则将追究部门文员、及相关人员和直接领导的责任。

第三十三条各部门未按本规定工作，审查部将按《审查部工作制度》及相关公司文件追查相应责任。

2.文件管理的规章制度 篇二

电子文件移交是档案部门、办公部门、文件管理部门和信息技术部门共同参与的活动, 而各部门权责不清, 因此, 构建良好的组织管理和责任管理机制, 实现电子文件移交的制度化, 将是降低工作成本、提高工作效率的重要途径。电子文件移交的组织管理机制, 需要明确电子文件“向谁移交”、“如何移交”以及“移交后由谁管理”;而电子文件移交的责任管理机制, 则是要进一步明确“移交的主导部门是谁”、“移交之前谁负责”、“移交之时谁负责”、“移交之后谁负责”。电子文件的移交, 是文件管理部门向档案部门的移交。移交之前, 办公部门负责电子文件的产生及其格式的标准化, 文件管理部门则承担整理、维护和鉴定电子文件的责任。电子文件的移交是在档案部门和文件管理部门的共同参与下完成的。移交的方式以离线移交和在线移交为主, 移交时间多在电子档案形成之日起5年内。电子文件移交至档案部门后, 档案部门成为管控和维护电子文件的主体, 其他部门有查询和利用电子文件的权利, 但无权更改和删除其中的信息。此外, 文件管理部门仍有责任继续保存电子文件一段时间, 起备份和参考的作用。

3.管理记忆的碎片文件管理100% 篇三

每个人对文件的需求都不一样：有的朋友利用系统自身功能就能管理好文件，有的朋友需要用专业的文件管理工具才能满足需要。

你，找到适合自己的方法了吗?

新新人类拒绝电脑和书桌一样乱

流行歌曲尽在我掌握

今年夏天寝室姐妹们迷上了“快乐男声”，每次比赛完我们就立即上网收集他们的现场录音。时间长了发现电脑里面的歌曲越来越多，文件夹里面套着文件夹，简直稀里糊涂!这就不得不提到Windows Media Player(简称WMP)这个系统自带的音乐播放器了，它本身具有强大的音乐文件管理功能，用来管理音乐文件非常方便。

打开WMP后，依次点击“工具／搜索媒体文件”选项打开“通过搜索计算机添加到媒体库”对话框。点击“查找范围”框的“浏览”按钮指定音乐所在目录，点击“搜索”按钮即可将该目录下的所有音乐文件全部记录到WMP的媒体库。要听歌曲时只须打开WMP的“媒体库”窗口，按照歌曲分类或是手动搜索来查找歌曲并播放了。

如果要把歌曲拷贝到MP3机中，也能通过WMP快速完成哟!在“媒体库”窗口中搜索出自己需要的歌曲，然后在菜单中选择“添加到，同步列表”选项(如图1)，依次勾选要拷贝的歌曲，在窗口下方会分别显示歌曲文件总大小和MP3机的剩余空间，一切准备完毕后点击“开始同步”按钮即可将选中的歌曲全部发送到MP3机中了。

寝室里装了宽带后大家都习惯用“酷狗”了，这个软件还真不错，歌曲资源丰富，文件质量高，相比以前，这可是试听下载管理一条龙服务哟!

运行酷狗后打开“播放列表”窗口，在“我的歌曲库”列表中会默认显示通过酷狗下载的歌曲，这些下载歌曲都默认保存在酷狗指定的文件夹中。如果本机中还有别的音乐文件夹，可用右键单击“我的歌曲库”选择“添加文件夹”选项，指定音乐文件夹所在路径，点击“确定”即可将该文件夹下的音乐文件导人到列表中。在“播放列表”窗口中提供搜索框，可快速搜索本地歌曲。在歌曲列表中用右键单击歌曲名可以执行播放、删除、重命名、创建播放列表和打开文件夹等管理操作。

如果要把歌曲拷贝到HP3机中，只须选中要拷贝的歌曲，然后用右键单击选择“同步到手机或MP3”选项，即可将音乐文件连同歌词一起发送到MP3中(如图2)!

精彩图片—张都不少

Windows系统有图片管理功能?没有吧!所以我安装了图片管理工具“Google Picasa”。它可以扫描出电脑上的所有图片文件，将图片全部找出来并以缩略图显示。还能按文件名、日期或时间顺序来快速检索图片。

在浏览图片时，我们可以给自己喜欢的图片加上“星标”，加上星标的图片会自动归类到“加星标的照片”分类里(如图3)，方便统一管理不同文件夹下的图片。如果要从DC等外部设备中提取图片，只须插上DC，然后依次点击“文件／导入来源”选项即可看到DC中保存的图片，再点击“全部保存”按钮即可将这些图片全部提取到指定目录中保存。

除此之外，Google Picasa还提供了网络相册功能，启动Picasa后右键点击里面任何一张图片，在弹出菜单中直接选择“上传图片”，就能把该图片传到http://picasaweb.google.com/，这个相册不仅有1GB空间(不断增加中)，还支持外部直接链接，自己的Blog也能直接引用里面的图片，和好友分享照片是非常方便哟!

我就是下载达人

电脑中的文档大部分都是从网上获取的，说到下载，当然就离不开下载工具了。以迅雷为例，在“任务管理”窗口中默认提供了“软件”和“音乐”等多个文件分类，可以根据需要创建新的文件分类，并指定文件分类的保存路径(如图4)。以后在下载软件时，只要将“存储分类”选为“软件”即可将下载文件直接保存到“软件安装”目录下。再打开“软件”分类列表，用右键单击下载文件即可直接进行打开文件、打开文件夹、移动、删除和重命名等操作，这样无须打开文件所在目录，即可快速执行下载文件的管理操作，非常方便。

目前我对文件管理的要求不高，掌握好常用工具的管理功能已经可以满足我日常的需要了。其中最重要的就是操作习惯，否则一切无从谈起。

一定要移动“我的文档”。“我的文档”可是一个非常好的文件夹，因为几乎所有软件的保存目录都默认是“我的文档”文件夹，而且它已经默认提供了“图片收藏”和“我的音乐”两个分类目录，还可以在桌面、开始菜单，资源管理器以及“打开/保存”对话框中快速打开它。所以“我的文档”文件夹应转移到可用空间最走的非系统分区中，这样即使重装系统也不会丢失文件。在桌面上用右键单击“我的文档”图标选择“属性”选项，点击“移動”按钮指定转移位置，点击“确定”按钮即可转移“我的文档”了。

用好“查看”和“排列图标”方式。浏览图片时可以用“幻灯片”和“缩略圈”查看方式来快速预览图片。如果要查找最新的文件，只须将“排列图标”方式选为“修改时间”，那最后一个文件就是最新的文件了。在Vista中多了“堆叠”选项，右键点击文件夹空白处，即可选择“堆叠方式，名称”或者“堆叠方式，作者”。

在英文状态下输入文件名的字母可快速定位文件位置，比如在文件夹中连续按两次Q键，即可直接定位到文件名以QQ开头的文件。

右键单击文件快捷方式选择“属性”选项，点击“查看目标”按钮可打开该文件的存储目录；在Vista下则是直接在右键菜单中选择“打开文件菜单”。

职场精英高效率才能赢得一切

管理天才Total Commander

去年我就用上了windows Vista系统，个人感觉它比windows XP系统的文件管理功能有了很大提升。比如在“开始”菜单和文件夹窗口中都提供了快速搜索框，采用即时搜索技术快速搜索文件。在文件夹窗口中，提供可自定义的侧边栏，用户可将常用的文件夹添加到侧边栏中，方便快速打开。提供文件夹列表，可快速定位文件夹路径，还可以通过地址栏按钮快速浏览多级目录和子文件夹等，这些措施都提升了文件的执行速度。相比专业的文件管理工具来说，这些新功能还不足以满足专业用户的需要。对于普通用户来说，熟练使用这些功能会对日常管理文件有很大的帮助(如图5)。

作为一个IT高手，文件管理并不只是简单的打开、复制、移动和删除，我需要更高效和方便的文件管理功能，比如快速预览文档内容，在多个文件夹间快速转移文件，对多个文件内容进行比较，对文件快速分割和合并等，这些应用单靠系统自身是无法实现的。Total Commander(简称TC)则是一款功能强大的全能型文件管理器，可以满足各种文件管理需要。

运行TC后，可以看到它提供了文件夹列表和两个预览

窗口，可以同时预览两个文件夹里的文件，方便你在两个文件夹间快速进行文件复制和转移等(如图6)。如果要在当前文件夹下查找文件，只须在下方搜索框中输入文件名，即可自动显示出所有匹配的文件名，选中即可打开，很方便。

快速预览：对于PDF、DOC、TXT等文档文件，只须选中它，然后按下F3键即可打开TC的预览窗口显示出文档内容。无须启动Word或PDF程序即可快速预览文档内容。

内容比较：如果要对两个TXT文档进行比较，找出不同之处，可点击“文件／文件比较”选项打开“文件比较”窗口，分别点击左右窗口的浏览按钮导入两个TXT文档，点击“比较”按钮后，在下方的内容框中就会分别显示两个文档的内容，并且用红色显示出不同地方(如图7)。

分割合并：如果要对文件进行分割操作，在“文件”菜单中点击“分割文件”选项打开“分割”对话框，即可按照需要将单个文件分割成多个小文件。当以后需要合并文件时，用TC打开分割文件所在目录，选中一个分割文件，点击“台并文件”选项打开“台并”对话框即可将这些文件重新合并为一个文件了。

TC强大之处是支持插件扩展，利用插件可以实现更多文件管理功能，可以让原本复杂的操作变得简单快捷。上面介绍的部分功能就是通过插件扩展来实现的。你可以点击“配置／选项，插件／下载”按钮登录官方的插件下载网站，下载和安装更多的插件。

搜索强将百度度硬搜索

如果说TC是管理文件的能手，那么百度硬盘搜索无疑就是查找文件的强将了。百度硬盘搜索提供了文件目录、快捷键搜索以及文件快照等搜索服务，网页式搜索界面大大提高了搜索效率和实用性。

安装百度硬盘搜索后会对硬盘进行一次全盘扫描，为所有的文件建立索引文件，以后则会随机启动在后台监控硬盘的文件变化，为新增的文件创建索引。通过索引文件就可以快速而准确地找到文件。

当我们需要查找文件时，连续按两次Ctrl键打开“快速搜索”框，输入关键词，选中“硬盘”选项，敲击回车即可打开搜索结果页面。默认显示所有类型的搜索结果，包括邮件、文档和影音文件等，在“搜索”框下方可指定文件类型进行分类搜索，或点击“高级搜索”选项，设置更详细的搜索条件。一般情况下，只要文件名正确，就可以一次找到文件。

如果用关键词搜不到文件，可以按照文件目錄来查询。在百度硬盘搜索首页可以看到它将硬盘文件分为文档、图片和影音等六种类型，每种类型下又按照文件格式进行细分。比如“文档”类型下就会分为Word、Pdf和Txt等格式，选中Word格式，在返回页面中将只显示Doc格式的文件结果，在上方会显示今天、昨天、本周以及更早年份的文件链接；还提供一个时间栏，可以指定更具体的年月日(如图8)。这样你只要你记得文件的保存类型和大致的文件保存日期，就可以快速查找到文件，很方便。

找到文件后，点击文件名可打开文件，点击“文件夹”按钮可打开文件所在目录，点击“快照”选项则可以直接预览Dec、Pdf、TXt和Html等文档内容，这样无须打开程序即可快速浏览和复制文档内容，即使原文档已删除，仍可以通过它来找回原文档内容，是一个相当实用的功能。

文件“宅急送”Box.net

由于工作需要，我经常要到外地出差，如果使用U盘来保存材料会有很大的局限性：一旦忘记带上U盘，那岂不是得不偿失?所以用网络硬盘存储和分享是一个更便捷安全的途径。

我现在使用的是“Box.com”网站提供的1GB网络硬盘，它最方便之处是专门提供了常用办公软件的上传插件，在保存文件时可以将文件同步上传到网络硬盘中，虽然目前只有英文界面，但区区几个单词，是难不倒我的。

登录网址www.box.net，注册一个账号。然后打开网址www.box.net/apps/，在这里你会看到它提供了AdobeAcrebat、Phoreshop、Office、3dsMax和Open office等常用办公软件的上传插件，根据需要下载使用即可。

以使用Photoshop的上传插件为例，点击“AdobePhotoshop”一栏的“Download(下载)”按钮下载回插件包，双击安装完成后该插件会自动内嵌到Photoshop程序中，当我们使用Photoshop编辑好图片需要保存时，在Photoshop窗口中依次点击“文件／自动／save to box.net(保存到box两站)”选项，打开“Select the file(选择文件)”对话框(如图9)，选中要上传到Box网站上的图片，点击“OK”按钮，再输入Box的账户和密码，点击“确定”按钮即可将这个文件上传到Box网站上保存了。以后只须在任意一台电脑中打开www.box.net网站，登录进自己的存储空间后，点击“My flie”选项，打开“Photoshop”文件夹即可看到以前上传过的图片了。对于我这样工作量出较大的人来说，专门的文件管理工具几乎是必备的，一款好的管理工具可以提升好几倍的文件管理效率。这些专业软件初上手可能会有些难度，但只要多多练习，熟练运用它，你就会发现文件管理会变得轻松无比。

用好系统和程序的各种快捷键，可以加快程序和文件使用效率。

开启任务栏的“快速启动”栏，将常用程序、文件和文件夹添加进去，方便快速调用。还可以在任务栏新建一个“我的电脑”工具栏，方便你快速浏览和打开文件夹和文件。

做好文件的备份工作，以避免意外造成文件丢失。比如开启office程序的自动保存功能，将自动保存时间设为1分钟，这样可尽量减少意外带来的损失。

视听一族生命随着CD旋转起舞

CD小兵“列队集合”

作为一个“宅男”，休闲时刻除了做做家务，最开心的时刻就是一边品尝咖啡，一边聆听音乐。本人收藏了很多原版音乐CD、DVD电影盘以及我自己刻录的光盘，当然我对要找的歌曲和电影保存在哪张光盘上可是了如指掌。要问我是如何管理自己的光盘王国，那可得全靠软件啦!

“CD宝”这款软件可以为光盘文件建立数据库，方便我们快速检索光盘上的文件，即使不插入光盘也能知道文件在哪个光盘上。

建立数据库：运行软件后，在光驱中故人一张光盘，就会自动弹出提示框，询问是否将当前光盘加入到光盘数据库中。点击“确认”按钮后，软件就会对光盘全盘扫描，提取所有的文件信息，稍候会弹出“设置新光盘的相关信息”对话框，在左侧列表中选择光盘的使用类型，比如这次我导人的是刘德华的CD光盘，所以选择“音乐／港台流行乐”类型，这样以后就可以在“港台流行乐”分类中快速找到这张光盘。在“名称”框中输入音乐专辑的名称“一只牛的异想世界”，在“备注”框中输入此张音乐专辑的介绍内容。点击“确认”按钮即可将CD光盘的信息加入到光盘数据库中了。

双击打开左侧“音乐／港台流行乐”列表下刚添加的CD光盘，此时你会看到音乐文件都是以光盘信息命名的，没有准确的歌曲名，所以要手动进行更改，用右键单击一个音乐文件，选择“编辑名称”选项即可手动更改，将它改成正确的歌曲名即可。将所有的文件都正确命名后，这张音乐专辑就算导人成功了。

查找数据库：当需要查找光盘上的某个文件对，如“牧童”，只要打开“CD宝”程序，点击“查找”按钮，在“查找内容”框中输入关键词“牧童”，将“查找目录”指定为“音乐”分类，点击“确认”按钮即可从光盘数据中检索出匹配的文件信息，在窗口下方即可显示“牧童”这首歌曲保存在“一只牛的异想世界”光盘上，并且会显示它在光盘上的保存路径(如图10)，而无须预先插入光盘。确认找到这首歌曲后，只须找出这张CD光盘，放入光驱中，然后在“CD宝”中双击“牧童”的文件名即可直接打开光盘上的文件播放。不仅方便我们管理光盘文件，同时也大大减少读盘时间和光驱磨损率，这可是独家秘传哟!

电影大师“亲临现场”

我喜好收藏电影，尤其是国外的经典电影。All MyMovies就是一款专门用于电影收藏的软件，可以收集和整理和电影有关的信息，犹如聘请了一位影视专家!

安装并运行软件后，先点击“Tools/Preferences(工具／设置)”选项打开“Preferences(设置)”对话框，切换到“Language(语言)”窗口，选中“Chinese(中文)”选项，点击“OK”按钮即可切换到中文界面。

依次点击“电影／从文件添加资料”选项，在弹出的“打开”对话框中定位到本地硬盘中的电影文件(将“文件类型”选为“All File”才可以显示出RMVB文件)，会弹出“电影卡片”对话框(如图11)。

在“英文片”框中输入电影的英文名称，然后点击右侧的“查询”图标按钮，稍候会弹出“选择你的电影”对话框，选中与你这部电影相符的电影名称，双击它即可自动从网上下载并填写电影资料，包括导演、演员和电影简介等资料。切换到“剧照”窗口，拖动电影画面可以截取剧照，点击“保存剧照”按钮可将截图添加到电影资料中，一切添加完毕后，点击“OK”按钮后即可保存这些电影资料了。

以后只要在左侧列表中点击电影名称，即可查看详细资料，包括电影名称、剧组人员、电影简介、海报、剧照和视频文件信息等，在工具栏中点击“播放”按钮即可播放。这样通过长久收集，你就会建立一套令人羡慕的完整的电影资料库了。

U盘就是私人便携PC机

由于平时空闲时间比较多，朋友经常邀请我去维修电脑，所以自己就使用了一款MojoPac软件，把U盘打造成了“私人便携PC”机。它可以把XP桌面、应用程序和习惯设定都塞进U盘里，让我带着自己的私人数据和操作习惯在不同电脑工作，就像使用自己的电脑一样方便。

MojoPac需要安装到U盘的根目录下，这样只要将U盘插到电脑上就会自动运行MojoPac程序。第一次运行时会弹出“MojoPac初始用户设置”窗口，根據提示设置好账户信息，接下来会弹出一个提示窗口，点击“是”按钮会弹出“MojoPac数据复制”窗口，根据需要选择从本机复制到U盘中的文件，点击“完成”按钮即可(如图12)。稍候会弹出登录窗口，点击“启动Mojo”按钮，输入账户信息后就会进入一个独立的Windows xP系统桌面，下面我们一起来添加一些实用功能。

添加输入法工具栏：要在MojoPac系统中使用输入法工具栏，先退出MojoPac系统(点击屏幕左上角的“关闭”按钮)，然后把“C:\WINDOWSsystem32ctfmon.exe”文件复制到U盘里的“WINDOWSSYSTEM32”文件夹中。再打开记事本，输入以下内容：

Windows Registry Editor Version5.00

[HKE_CURRENT_USERSoftwareMicroSoftWindowsCurrentVersionRun]

"ctfmon.exe"="C:\WINDOWS\system32\ctfmon.exe"

将记事本另存为“a.reg”注册表文件，保存到U盘的根目录下。重新启动MojoPac系统后，双击“a.reg”文件导人注册表信息，重启MojoPac系统即可在任务栏右下角看到输入法工具栏了。

安装应用程序：先把应用程序的安装文件复制到U盘根目录下，然后启动MojoPac系统，安装应用程序即可，安装方法和在真实操作系统中一样，安装后的程序就完全可以在MojoPac系统中随意使用了(如图13)。目前MojoPac支持任何市面上常见的应用程序和游戏，包括QQ或Microsoft office等。

浏览硬盘文件：在MojoPac系统中只能浏览U盘中的文件，不能访问硬盘中的文件。如果要使用硬盘中的文件，可单击屏幕上方工具条中的“切换到主机”按钮，恢复到硬盘系统界面，将硬盘文件复制到U盘的根目录下，再单击屏幕上方工具条中的“切换回Mojo”按钮，就可重新进入到MojoPac系统使用那个文件了。

采访者结束语：俗话说术业有专攻，根据自己的实际需要，有针对性的选择管理方法，才会获得最好的文件管理效果。

用千千静听播放歌曲时，在播放列表用右键单击歌曲，选择“文件属性”选项即可修改歌曲信息。如果选中所有的歌曲文件，用右键单击歌曲即可调用“批量文件属性”选项，用来批量修改歌曲信息非常方便。

如果对于歌曲文件的音质要求较高，又不希望占用太多存储空间，最好将CD音乐转换成APE或Flac格式保存。这两种都是无损压缩音频格式，可以保证CD音质无损失，但文件体积却能减少三分之一。

eMule(电驴)软件可以自动过滤文件名中的无用信息来缩短文件名。在“选项／文件”窗口中，勾选“清理文件名”选框，点击“编辑”按钮即可自定义文件过滤规则。

4.文件管理制度 篇四

1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。

4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。

5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

5.建立文件和档案管理制度的通知 篇五

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

6.保密文件管理制度 篇六

一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。

二、有专人负责领取密级文件,并由A、B角负责公务网的文件接

收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。

三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的安全。

四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、文件件数,严格办理阅读者签名手续。

五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在每个环节的安全。

六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。

七、按规定及时清退密级文件。

7.电子文件管理的思考 篇七

关键词：电子文件管理,思考

电子文件是一种通过电脑进行操作、传输或处理的文件, 电子文件成为档案后, 其法律效力如何保证, 数据库联网后文件的收集、归档工作是否还要存在等问题, 需要档案工作者进行研究。

一、电子文件管理的现状

电子文件管理面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保, 归档后的电子文件, 面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。

1. 电子文件认识上的误区。

很多单位在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性, 大多数单位领导对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统文档管理的范畴, 尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值, 尚未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 在推进电子文件管理的过程当中, 仍旧遇到权限过窄、人财物缺乏等阻碍, 无法真正推进和实施科学的电子文件管理。

2. 缺乏健全的归档管理制度。

良好的管理制度是单位日常经营有序进行的保证, 也是扩大经营规模的基本条件。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度, 也没有先进的管理方法, 使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低, 这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障, 而且影响了电子文件的使用。

3. 电子文件归档方法不当。

电子文件是在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录, 在数量上, 没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件, 电子文件处于严重的流失状态。

4. 归档程序不明确。

目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确, 存贮载体也存在安全问题。有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性, 把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上, 这样, 一旦信息系统出现问题, 电子文件就会遭到破坏, 甚至全部丢失。

5. 缺乏电子档案管理技术人员。

电子档案的管理要求管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法, 又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。目前的文件管理人员大多是兼职的, 虽然计算机水平有的比较高, 但系统受过档案管理知识培训的几乎没有, 对于电子文件归档管理中出现的一些新情况不能独立地处理和应对, 导致电子文档的管理出现被动、滞后的局面。

二、电子文件管理的对策

1. 电子文件的归档。

电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件, 确定档案属性后, 从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。确定电子文件的归档范围是归档的首要任务, 也是保证电子档案质量的关键。机关、企事业单位、团体在工作中形成的, 有保存价值的电子文件都要整理归档, 列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求, 确保电子档案的齐全与完整, 为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。电子文件的归档一般在年度或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行归档, 可视其具体情况而定。

2. 采用有关技术措施。

采集背景信息和元数据, 在形成电子档案的同时, 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据, 作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据;在电子文件上进行光笔签名的技术;消息认证, 比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度;身份验证, 最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成, 只有用户本人和计算机系统知道。

3. 电子文件的归档管理。

电子文件归档, 是将应当归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机的存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件, 其归档的方法是不同的, 对网络环境下生成的大量的业务电子文件, 宜采用备份的方法, 在网上进行, 但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明, 必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

4. 提高电子文件及时修改的方法。

设计人员自觉主动对电子文件进行修改, 同时设计单位本身, 仍应及时更改电子文件。明确电子图像与纸质必须同时修改到位, 便是在日常工作中加强设计人员对电子图纸准确性的行为养成。增加电子图纸的法律效率就必须加强电子版与纸质内容的高度一致, 而这必须依靠相应的规章制度与设计人员的自觉性来实现, 且设计单位应有其专用系统将其内容所有电子文件及其修改版集中统一管理。增加纸质与电子文件的准确性和实时性。

5. 建立适合磁光介质保存环境。

8.医院电子文件的归档管理 篇八

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

9.文件、印章管理制度 篇九

第1章 总则

第1条 为加强公司印章管理、规范公司印章的使用及保管，特制定本办法。第2条 本办法适用于公司印章的使用、保管等。

第2章 印章使用

第3条 印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。第4条 公司印章使用范围如下：

1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；

2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；

3、凡属合同类的用合同专用章；

4、凡属财务会计业务的用财务专用章。

第5条 公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经主管领导审核、并报总经理批准，填写《印鉴使用签批单》后方可用印，同时须将用印文件的复印件交印章保管部门备案。

第6条 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，征得其上级主管同意，并经公司主管领导批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司总经理批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。业务经办人代表公司与对方签订合同类文书、承诺书的，需填写“专用章用印审批表”，经有权签字人审查同意后方可用印。

第7条 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司主管领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案、并留存复印件。第8条 有下列情况，相关印章须停用：

1、公司名称变动；

2、印章使用损坏；

3、印章遗失或被窃，声明作废。

第9条 印章停用时须经公司总经理批准，及时将停用印章送行政部门封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第3章 印章保管

第10条 印章由公司行政部门统一印制，并指定专人保管。公司公章、合同专用公章由公司主要领导指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须需由公司行政负责人报公司总经理批准备案。

第11条 印章保管须有记录并制作印章信息记录表，注明公章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。各印章信息记录表及图样需由公司行政负责人报公司总经理批准备案。

第12条 印章保管人因事离岗时，须由总经理指定人员暂时代管，以免贻误工作。第13条 印章保管必须安全可靠，加锁保存，钥匙由公司总经理与印章保管人分别留存，不可私自委托他人代管。

第14条 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。第15条 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第16条 印章专管员的职责，公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：

（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，遇有重大节假日应加贴封条，重新使用时应先验锁和封条。若发现意外情况应立即报告。

（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，须由总经理指定人员暂时代管，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

第4章 违纪责任

第17条 违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第18条 印章保管员应将《印章使用签批单》保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。

第5章 附则

10.文件档案管理制度 篇十

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用，

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

11.浅析电子文件的管理与规范 篇十一

摘要：电子文件已经以其无可争议的生命力，成为人类社会记录信息、传达信息、存储信息的重要工具，电子文件在办公领域和档案管理乃至整个社会生活中占据了一席之地，由于信息技术的飞速发展和广泛应用，更有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。

关键词：电子文件;管理规范;文件归档

一、电子文件的概念

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。这个概念表明电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是以数字信息为特征的文件。

归档是将具有档案价值的电子文件由生成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。

二、电子文件的归档范围

电子文件的归档范围主要包括：（1）在行使本机构职能以及行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究等活动中形成的各种文本文件;（2）利用计算机辅助设计、检测等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件等;（3）本机构制作的各种数据文件，如合同管理信息系统形成的数据库、财会数据库、图纸设计图形库等;（4）对于软件研发人员而言，在其研究开发活动中形成的程序文件，如由本单位自行研发的PDPMIS系统。（5）为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件。（6）以上各种电子文件的整理、著录和鉴定信息，这些信息可能存在与电子文件管理系统中，与文件相联系;也可能以纸质形式存在。（7）相关的纸质文件及其他载体类型的文件。

三、电子文件归档工作存在的问题

第一、思想观念滞后，组织协调不到位，收集难度加大。有的职能部门领导的观念还没有转变过来，认为电子文件在一定程度上应归本部门所有，不应成为更广范围内共同的财富。再有，对于归档电子文件数量较多单位，认为对目录的输入和把电子文件导入数据库太烦琐，存在少交或者不交情况，在当今现代化办公环境下，产生的电子文件数量与日剧增，范围遍及各业务部门，产生的形式更加多样化，对这些文件收集齐全、完整也相当不易，还要把相应的支持软件进行熟练掌握就更加难了。

第二、归档内容不齐全。我们现在归档的电子文件主要是本单位在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、基本建设等工作形成的，主要是纯文本文件，比较单一，在提供利用和管理上的问题都不是很突出，但相对于我们在各项活动中产生的电子文件而言是太不齐全了，尤其是在技术领域产生的设计图纸，研发软件、各专业应用软件产生的数据库、图形库，配套说明信息等都收集不齐全甚至是空白这无疑给资源共享的开展带来诸多困难。

第三，应用软件的使用各行其是，缺少兼容性。目前在单位使用的软件就有：合同管理信息系统、财会管理信息系统、OA办公自动化系统、档案信息管理系统、即将实施的QHSE信息系统等软件有十来个之多，这些软件都是从各自的业务工作角度出发研发的，对本专业以外的工作均不适用，而且软件之间不兼容，作为档案工作来说，要想把本单位的各项工作中形成的记录都归到一个软件中来是相当困难的，甚至是不可能的。但如果放任各行其是，无疑给管理和利用带来不便。以本单位来说，合同管理信息系统对平时工作所有签订的合同，软件中描述的都特别清楚，而且检索速度很快。但是在档案管理系统中对此软件不兼容，根本不能调用其中的数据，形成“两张皮”的现象。

第四，归档人员对电子文件的保护意识不强。每年到归档时间，好多电子文件都不知去向，归档文件仍分散保存在业务人员手里，而业务人员手中的电子文件，有的已删掉，有的已更改，变成当年的文件版本，往年的已不复存在，还得重新输入，增加了工作负担。

第五，对电子文件的事前控制力度不够。目前我们只是在归档时对应归的电子文件进行询问，并要求相关部门完成归档工作。这不利于电子文件的齐全完整，给归档工作带来很大困难，有时出现缺项，造成无法弥补的损失。

四、整改措施

制定严格的归档制度。归档制度包括归档时间、归档范围、归档要求三方面。我们要严格把控归档时间，防止时间过长，归档的电子文件越不齐全、越不完整。产生的归档范围内的电子文件必须全部归档，不能有遗漏现象，也不能以没有产生为由不归，致使应归电子文件游离于档案馆（室）之外。归档要求就是对归档电子文件的整理要求，对电子的存储形式、存储地址、和纸质档案的对应程度都应按有关文件执行，使其达到规范化、标准化的目标。

加速文档一体化进程。文档一体化就是将现在分开的文书工作和档案工作更紧密地结合，实现从文件到档案的无缝交接，目前，这项工作已取得了一定的进展，我们现用的OA办公自动化系统，为这项工作的开展提供了依托，日常工作中，文书人员利用此系统对所产生的电子文件进行管理，到归档时，利用归档功能模块进行转换即可。这即避免了电子文件的遗失，又能保证归档工作的及时到位。

加强超前控制力度。要想对电子文件进行超前控制，就要对电子文件的产生信息有一个充分的掌控，如果不知道产生多少、产生什么电子文件，那么就没有掌控的对象。加强与各兼职资料员的联系，及时对电子文件进行鉴定，对归档的电子文件提前保存到预设的地址。

加强软件的兼容力度。各部门之间应该加强沟通，达到协调一致，争取让专业软件都能和档案管理软件相互调用，或能借助某种工具把专业软件中的数据库导入档案管理软件中来，为利用提供一个统一的平台。

12.处理电子文件管理的措施 篇十二

关键词：档案管理,电子文件,处理,几个关系

时下, 档案利用已经搭上现代化的传媒, 产生前所未有的社会影响。这些正是我们电子档案发挥出来的一些作用, 电子文件是时代进步的产物, 电子文件的问世不仅意味着档案载体的转移, 而且也向传统的管理思想、体制、理论、方法提出了全面的挑战, 使当代档案工作的生存和发展面临前所未有的压力。所以, 电子文件管理在为后代人服务的同时, 更强调为现代人服务;在维护其存史价值的同时, 更强调其现实价值。这样才能最大限度地激发全社会对电子文件的需求, 培育支持电子文件管理的社会意识和动力, 为档案工作创造更加良好的生态环境, 本文就电子文件管理要处理好的几个关系谈点粗浅的认识。

1 处理好电子文件和纸质文件的关系。

换句话说也就是处理好有纸和无纸的关系。电子文件在给人们的学习、工作、生活带来巨大便利的同时, 也给人类带来巨大的风险, 是名副其实的"双刃剑"。电子载体固然有便于制作、编辑、传播、检索、携带等纸质文件难以比拟的优势, 但是也有载体、信息和生存环境不稳定的致命弱点。而纸质载体却有稳定、安全、可靠、直观, 经得起时间考验的特质。电子文件的风险因素只要不解除, 就摆脱不了对纸质文件的依赖。在当前以及今后相当长的时期内, 电子文件和纸质文件是互连、互补、互动的关系, 而不应当是相互对立、你死我活的关系。电子文件的问世打破了纸质文件一统天下的格局。有人相信计算机无所不能, 于是"无纸办公"的雄心便油然而生, "无纸办公"的词汇在许多文章中频频出现, 在有些人眼里, 似乎"无纸"就是先进, "有纸"象征落后, "无纸"成了办公自动化追求的目标。我国是发明纸张, 纸文化深深扎根的古国, 取消纸张谈何容易!因此, 不能简单地将电子与先进, 纸质与落后划上等号。我们应当做到电子文件管理推动纸质文件管理改革, 纸质文件管理促进电子文件管理的完善。我们可以将使用频繁的文件实行无纸保存, 将利用率不高的实行纯纸质保存, 由此将"双套"保存的范围减到最小。同时, 我们也可以利用缩微片存储密集、稳定可靠、成本低廉的优势, 将电子文件进行缩微转换实现无纸化。

2 处理好存量和增量的关系。

在信息化环境中形成的归档电子文件可分为存量和增量。存量是指对传统纸质档案数字化后形成的电子文件。该电子文件的形成有利于档案的检索、传递和共享利用, 有利于保护珍贵档案原件, 延长易损档案的保管寿命等。但是它仅仅是纸质档案的复制件, 不能独立承担档案的原始凭证价值。更何况, 如果原有档案价值有问题, 数字化处理也将徒劳;增量是指在电子政务、电子商务等信息化环境中直接形成的电子文件, 如果采取有效的控制措施, 即对它的原数据进行妥善的收集和管理, 它有可能成为优质电子文件, 并成为现代档案的优质资源。由于增量电子文件管理需要加强前端控制, 管理难度大。因此多数档案部门都将信息化的重点放在存量数字化上, 忽略了增量电子文件的收集和质量控制, 从而使增量不断变成新的存量, 使档案部门陷入无休止的存量数字化工作。我们应当将数字化的重点放到现行电子文件的收集上来, 或者至少做到存量和增量两手抓, 达到激活存量价值, 放大增量价值的目的。

3 处理好数量与质量的关系。

现实生活中, 我们在用发展的眼光揣摩未来人的需求, 不断调整档案收集范围以外, 还需要依靠充足的档案数量去支持其质量。在纸质档案的时代, 数量与质量的关系问题过去未被足够地重视, 是因为还不突出。在电子文件时代, 由于信息爆炸、知识猛增, 档案需求与时俱进, 数量和质量的关系问题需要重新考量。一方面, 我们要研究当代档案用户需求变化的规律, 调整电子文件的归档范围, 优化电子文件的收藏结构, 改变单纯重视收集红头文件、行政类文件的倾向, 提高档案收藏的含金量。另一方面, 也可以利用电子文件存储密集、海量、检索方便、快捷的优势, 适当扩大档案收集的范围, 实行以数量支持质量的档案收藏策略。

4 处理好电子文件档内与档外关系。

档案工作的起点和终点都在社会, 因为归档电子文件资源来源于社会, 又需要回归到社会。由于管理档案的机构历来是机关的内部部门, 档案干部往往习惯于"封闭"的工作环境。档案机构与外界交流不畅通, 是造成档案收集难和利用率低两大难题的主要原因。为了打通与外界的关系, 档案部门做了不懈的努力, 但是没有根本性突破。为了收集电子文件, 许多档案部门一再向各领域信息系统呼吁, 要求"前端控制", 然而应者寥寥。目前档案系统十分重视内部各系统之间的资源整合是必要的, 但是, 更重要的是要通过完善法规制度, 加强沟通, 千方百计地与社会信息化系统接轨, 将档案信息化系统纳入电子政务、电子商务、电子校务、电子法务、电子银行等系统的规划和建设, 取得电子文件收集、归档的主动权。例如, 目前不少档案馆主动与本地区新闻传媒单位联系, 收集了大量的新闻视频文件, 并建立了正常的归档渠道, 使"昨天的新闻成为今天的档案"。建立档内与档外的和谐关系, 能使档案服务从间接转换直接、从被动转换主动、从幕后走到台前、从滞后转向超前, 使档案信息化更好地带动档案信息资源建设和服务体系建设, 使档案工作步入一个较好地良性循环。

5 处理好管理与技术的关系。

管理与技术的关系好比舵手与轮船。舵手是管理, 决定轮船的航行方向;轮船是技术, 是舵手管理发展的动力。因此, 不顾舵手的的素质, 盲目追求所谓的豪华油轮, 搞华而不实的"创新", 或者对新技术缺乏兴趣, 一味偏好传统, 习惯守旧, 都不利于事业的发展。档案工作管理也是一样的, 任何档案信息化建设的成功, 都离不开管理与技术的紧密结合。首先, 信息技术的应用必须坚持以业务需求为导向。该需求必须来自对实践的深入调查, 而不是凭空设想, 需求把握准, 技术投入就会得到良好的回报, 反之将劳民伤财。其次, 要崇尚信息技术。电子文件是信息技术的产物, 当前所遇到的许多棘手问题, 如凭证价值保障、安全性控制、内容管理、异构资源整合、无障碍传播等都需要借助日新月异的信息技术。当今时代, 新技术的发展继续呈加速度的态势, 如手机、数码相机、摄像机、电视机等与人类生活休戚相关的技术发展尤其迅猛, 我们不跟踪, 不应用, 其他领域应用了, 档案专业就会失去竞争实力和发展良机。

6 处理好现在与将来的关系。

档案是历史发展的纽带, 它能让历史凝固、瞬间永恒、信息沉淀、时光延伸、记忆说话、知识传承, 目的是让未来和历史"牵手"。从事"牵手"的档案职业显然非常神圣, 因为它是社会持续科学发展的基石。可是我们在面向历史和未来时不要忽略了"今天"。今天从昨天走来, 又向明天走去, 无数个今天留下无数的瞬间, 才构成历史记忆的长河。为此, 有些传统的理念需要完善或升华。例如, 过去我们强调档案工作者是"守护历史", 要甘于寂寞、甘当无名英雄, 这是对的。然而, 作为现代信息资源的电子文件管理, 还应当引进经济活动的理念, 也就是讲究当前的效益, 追求产出投入比的最大化。为此, 流入档案馆的电子资源, 不能满足于"守护历史"而让它一味地沉淀, 而应当将归档作为电子文件新生命的起点, 让它通过计算机网络的血管, 继续流入社会信息化大海, 这应当成为电子文件管理孜孜以求的目标。

参考文献

[1]张大伟.构建电子文件管理的八大和谐关系[J].档案现代化管理, 2009, (9) .

13.公司文件管理制度 篇十三

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

x-x.x-xx

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

1

[印制文件登记表]

qr--wd01--02--01

办公室

一年

2

[存档备案资料目录]

qr--wd01--02--02

办公室

长期

3

[文件分发登记表]

qr--wd01--02--03

办公室

一年

4

[文件、资料借阅登记表]

qr--wd01--02--04

办公室

一年

5

[文件复印登记表]

qr--wd01--02--05

办公室

一年

6

[文件补发申请表]

qr--wd01--02--06

办公室

一年

7

[作废、销毁文件登记表]

qr--wd01--02--07

办公室

一年

起草人:审核人:审批人:

14.药房质量管理制度管理文件 篇十四

一、药品采购

（一）采购药品应当确定供货单位的合法资格。确定所购药品的合法性。核实供货单位销售人员的合法资质。

（二）采购药品应当与供货单位签订质量保证协议。

（三）供货方发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等，如不能全部列明的，应当附销售货物单或者提供税务清单，并加盖供货单位发票专用章（原印章）、注明税票号码。

（四）所提供的发票所标明的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。

（五）发票按有关规定保存。

（六）采购药品应当建立采购记录，包括药品通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容（采购中药材、中药饮片的还应当标明产地等内容）。

二、药品验收

（一）药品到货时，收货人员应当按采购记录，对照供货单位的随货同行单（票）核实药品实物，做到票、账、货相符。（F0402）药品到货时，收货人员：

1、应当查验随货同行单（票）以及相关的药品采购记录；

2、无随货同行单（票）或无采购记录的应当拒收；

3、随货同行单（票）记载的供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容与采购记录以及本企业实际情况不符的，应当拒收，并通知采购部门（人员）处理；

4、应当依据随货同行单（票）核对药品实物。随货同行单（票）中的药品通用名称、剂型、规格、批号、数量、生产厂商等内容与实物不符的，应当拒收，并通知采购部门（人员）进行处理。

（二）收货过程中，收货人员：

1、对于随货同行单（票）内容中除数量以外的其他内容与采购记录、药品实物不符的，经采购部门（人员）向供货单位核实确认后，由供货单位提供正确的随货同行单（票）后，方可收货；

2、对于随货同行单（票）与采购记录、药品实物数量不符的，经供货单位确认后，应当按照采购制度由采购部门（人员）确认并调整采购数量后，方可收货；

3、供货单位随货同行单（票）与采购记录、药品实物不相符的内容不予确认的，报质量管理部门（人员）处理；

4、应当拆除药品的运输防护包装，检查药品外包装是否完好？对出现破损、污染、标识不清等情况的药品应当拒收。

（三）企业应当按规定的程序和要求对到货药品逐批进行验收：

1、企业应当按照国家有关法律法规及《规范》要求，制定药品验收标准；

2、对药品与验收过程中出现的不符合质量标准或疑似假、劣药的情况应当交质量管理部门（人员）处理，必要时上报药品监督管理部门；

3、企业应当根据不同类别和特性的药品，明确待验药品的验收时限，待验药品要在规定时限内验收；

4、验收中发现的问题应当尽快处理，防止对药品质量造成影响。

（四）验收药品应当做好验收记录，包括药品的通用名称、剂型、规格、批准文号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容。

（五）中药材验收记录应当包括品名、产地、供货单位、到货数量、验收合格数量等内容，实施批准文号管理的中药饮片还应当记录批准文号。

（六）验收不合格的应当注明不合格事项及处臵措施。

（七）验收人员应当在验收记录上签署姓名和验收日期。

（八）验收抽取的样品应当具有代表性：

1、验收抽取的样品应当具有代表性；

2、对到货的同一批号的整件药品按照堆码情况随机抽样检查。

3、整件数量在2件及以下的应当全部抽样检查；2件以上至50件以下的至少抽验3件；整件数量在50件以上的每增加50件，至少抽检增加抽样1件，不足50件的按50件计；

4、对抽取的整件药品应当开箱抽样检查；

5、应当从整件的上、中、下不同位臵随机抽取3个最小包装进行检查；对存在封口不牢、标签污损、有明显重量差异或外观异常等情况的，至少再加1倍抽样数量进行检查；

6、到货的非整件药品应当逐箱检查；对同一批号的药品，至少随机抽取1个最小包装进行检查。

（九）冷藏药品到货时，应当对其运输方式及运输过程的温度记录、运输时间等质量控制状况进行重点检查并记录，不符合温度要求的应当拒收：

1、冷藏、冷冻药品到货时，应当查验冷藏车、车载冷藏箱或保温箱的温度状况，核查并留存运输过程和到货时的温度。

2、收货人员根据运输单据所载明的启运日期，检查是否符合协议约定的在途时限，对不符合约定时限的，应当报质量管理部门（人员）处理；

3、供货方委托运输的，采购部门（人员）应当提前向供货单位索要委托的承运方式、承运单位、启运时间等信息，并将上述情况提前告知收货人员；

4、收货人员在收到货后，要逐一核对承运方式、承运单位、启运时间等信息，不一致的应当通知采购部门（人员）并报质量管理部门处理；

5、对未采用规定的冷藏设施运输的或者温度不符合要求的应当拒收，做好记录并报质量管理部门（人员）处理。

（十）验收药品应当按照药品批号查验同批号的检验报告书。

（十一）供货单位为批发企业的，检验报告书应当加盖其质量管理专用章原印章。检验报告书的传递和保存可以采用电子数据形式，但应当保证其合法性和有效性。

（十二）特殊管理的药品应当按照国家相关规定进行验收。

（十三）验收合格的药品应当及时入库或者上架。

（十四）对实施电子监管的药品，应当按规定进行药品电子监管码扫码，并及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台。

（十五）对未按规定加印或者加贴中国药品电子监管码，或者监管码不符合规定要求的，应当拒收。

（十六）监管码信息与药品包装信息不符的，应当及时向供货单位查询，未得到确认之前不得入库或上架。必要时向当地药品监督部门报告。

（十七）验收不合格的，不得入库或者上架，并报告质量管理人 员处理：

1、对于不符合验收标准的，不得入库或者上架，并报告质量管理部门（人员）处理；

2、对于相关证明文件不全或内容与到货药品不符的，不得入库或上架，并交质量管理部门（人员）处理。

三、营业场所

（一）企业应当在营业场所的显著位臵悬挂《药品经营许可证》、营业执照、执业药师证等。

（二）营业人员应当佩戴有照片、姓名、岗位等内容的工作牌，是执业药师和药学技术人员的，还应当标明执业资格或者药学专业技术职称。

（三）本企业设臵营业场所温湿度检测仪器及调控等设备，使营业场所符合药品陈列要求。

（四）经营中药饮片的，应配臵所需调配处方和临方炮制的设施、设备。

（五）定期进行卫生检查，保持环境整洁。

四、药品陈列

（一）药品应当按剂型、用途 以及储存要求分类陈列。

（二）药品陈列应当设臵醒目标志、类别标签字迹清晰、放臵准确。

（三）陈列药品应当放臵于货架（柜），摆放整齐有序。

（四）陈列的药品应当避免阳光直射。

（五）处方药非处方药分区陈列，并有处方药、非处方药专用标识。

（六）外用药与其他药品应当分开摆放，经营非药品应当设臵专区（柜）与药品陈列区域有明显隔离，并有醒目标志。

（七）拆零销售的药品集中存放于拆零专柜或者专区。

（八）含麻黄碱等国家有特殊规定要求的药品，应单柜存放

（九）冷藏药品应当放臵在冷藏设备中，保证存放温度符合要求，并按规定对冷藏设备温度进行监测记录。

（十）中药饮片柜斗谱的书写应当正名正字。

（十一）装斗前应当复核，防止错斗串斗。

（十二）应当定期清斗，防止饮片生虫、发霉、变质。

（十三）不同批号的饮片装斗前应当清斗并记录。

五、药品销售

（一）在岗执业药师应当挂牌明示。

（二）销售近效期药品应当告知有效期。销售中药饮片做到计量准确，并告知煎服方法及注意事项。

（三）提供中药饮片代煎服务，应当符合国家有关规定。

（四）企业销售药品应当开具销售凭证，包括销售的药品品名、生产厂商、数量、价格、批号、规格等内容。

（五）企业负责销售的人员应当经过专门培训。

（六）企业应当做好销售记录。

（七）对电子监管的药品，在销售时，应当进行扫码和数据上传。

（八）除属于药品质量原因外，药品一经售出，不得退换。

供货单位和采购药品的审核制度

一、采购药品中涉及的是首营企业或首营品种，应当填写相关申请表格，经质量管理部门（人员）审核和企业负责人审批。必要时，可组织实地考察，对供货单位质量管理体系进行评价

二、对首营企业的审核，应当查验加盖其公章原印章的以下资料，确认真实、有效：

（一）《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件；

（二）营业执照复印件；

（三）《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书复印件；

（四）随货同行单（票）样式；

（五）开户户名、开户银行及账号；

（六）《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。

三、采购首营品种应当审核药品的合法性，索取加盖供货单位公章的药品生产经营或者进口批准证明文件复印件并予以审核，审核无误的方可采购。

四、首营品种审核资料应当归入药品质量档案。

五、应当核实、留存供货单位销售人员以下资料：

（一）加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；

（二）加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域期限；

（三）供货单位及供货品种相关资料。

六、企业与供货单位签订的《质量保证协议》至少包括以下内容：

（一）明确双方质量责任；

（二）供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；

（三）供货单位应当按照按照国家规定开具发票；

（四）药品质量符合药品标准等有关要求；

（五）药品包装、标签、说明书符号有关规定；

（六）药品运输的质量保证及责任；

（七）质量保证协议的有效期限。

药品拆零管理制度

一、负责药品拆零的销售人员应当经过专门培训。

二、拆零的工作台及工具保持清洁、卫生防止交叉污染。

三、做好拆零销售记录，包括拆零起始日期、药品的通用名称、规格、批号、生产厂商、有效期、销售数量、销售日期、分拆及复核人员等内容。

四、拆零销售应当使用洁净、卫生的包装，包装上注明药品名称、规格数量、用法、用量、批号、有效期以及药店名称等内容。

五、拆零销售的药品应当提供药品说明书原件或复印件。

六、药品拆零销售期间应当保留药品原包装和说明书。

处方药销售管理制度

一、处方药不得采用开架自选的方式陈列和销售。

二、销售处方药，处方应当经执业药师审核后方可调配。

三、对处方所列药品不得擅自更改或代用，对有配伍禁忌或超剂量的处方，应当拒绝调配，但经处方医师更正或重新签字确认的可以调配。

四、调配处方后，经过核对方可销售。

五、处方审核、调配、核对人员应当在处方上签字或盖章，并按照有关规定保存处方或其复印件。

特殊管理的药品和国家有专门 管理要求的药品管理制度

一、销售特殊管理的药品和国家有专门管理要求的药品，应当执行国家有关规定。

二、含麻黄碱类复方制剂销售时，要求查验购买者的身份证，系指购买者合法有效的身份证件，包括居民身份证、军人证件、护照等。

三、蛋白同化制剂、肽类激素，终止妊娠药品、医疗毒性药品、二类精神药品等与本企业所核准的经营范围是否相符，储藏、销售应 符合现行规定。

四、经营特殊管理的药品，应有与经营规模相适应的设施、设备。

质量事故和质量投诉管理制度

一、在营业场所公布药品监督管理部门监督电话，设臵顾客意见簿，及时处理顾客对药品质量的投诉。

二、企业配备专职或者兼职人员负责售后投诉管理，对投诉的质量问题查明原因，采取有效措施及时处理和反馈，并做好记录，必要时应当通知供货单位及药品生产企业。

三、企业应当及时将投诉及处理结果等信息记入档案，以便查询和跟踪。

四、发现已售出药品有严重质量问题，应当立即停止销售并采取措施追回药品并做好记录，同时向药品监督管理部门报告。

五、企业应当协助药品生产企业履行召回义务，按照召回计划的要求及时传达、反馈药品召回信息。控制和收回存在安全隐患的药品，并建立召回记录。

不合格药品、药品销毁管理制度

一、药品因破损导致液体、气体、粉末泄漏时，应当迅速采取安 全处理措施，防止对储存环境和其他药品造成污染。

二、对质量可疑的药品应当采取停售措施，同时报告质量管理部门确认。

三、对质量问题的药品应当存放于标志明显的专用场所（箱、或柜），并有效管理，不得销售。

四、怀疑为假药的，及时报告药品监督管理部门。

五、对存在质量问题的特殊管理药品，应当按照国家有关规定处理。

六、不合格药品的处理过程应当有完整的手续和记录。

七、对不合格药品应当查明并分析原因，及时采取预防措施。

八、不合格药品的销毁，应在药品监督管理部门监督下进行。

环境卫生和人员健康管理制度

一、企业的营业场所应当与所经营药品的经营范围、经营规模相适应，并与药品储存、办公、生活辅助及其他区域分开。

二、营业场所应当具有相应设施或者采取其他有效措施，避免药品受室外环境的影响，并做到宽敞、明亮、整洁、卫生。

三、存放、陈列药品的设备应当保持清洁卫生，不得放臵与销售活动无关的物品，并采取防虫、防鼠等措施，防止污染药品。

四、在营业场所内，企业工作人员应当穿着整洁、卫生的工作服。