浅议电子档案管理工作

浅议电子档案管理工作（共12篇）（共12篇）

1.浅议电子档案管理工作 篇一

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

2.浅议电子档案管理工作 篇二

采取前端控制, 优化电子学籍系统的设计

电子学籍不同于纸质的学籍, 它是在电子学籍系统中生成、运行, 包含学生基本信息、以及学习业绩、奖励、处分、体格检查、体育健康、评语、考勤、学生任职情况、综合素质评价等学生成长记录信息的电子文件, 因此我们对电子学籍的管理也将不同于纸质学籍, 纸质学籍的归档管理是在文书处理完毕后, 档案员把具有保存价值的学籍文件按一定规律有意识地保存起来。而我们对电子学籍将采取前端控制, 而不是后端管理。所谓“前端控制”, 即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段, 甚至形成之前进行。这是全面、系统、优化思想的集中体现, 也是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。前端控制一是流程控制, 在系统设计时要考虑工作流程的设计, 在电子学籍形成的各个环节中贯穿档案管理的理念, 如文件生命周期理论、痕迹保留技术等。也就是说在电子学籍系统设计时, 就应把档案管理的功能解决好, 然而大多数业务管理系统在设计时没有档案工作者参与, 对电子文件的流程管理考虑不周, 设计得不够全面, 电子学籍管理系统应包含电子学籍的整个生命周期, 包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程, 使档案管理流程完全融入到电子学籍系统之中, 这是我们希望的最佳设计方案。并且在系统的设计中, 必须包括实时记录功能, 随时将需要保留的信息记录下来, 由于这种“跟踪记录”具有原始性, 它可成为证实电子学籍真实可靠的有效依据。二是元数据控制, 在系统设计时, 将档案的元数据设计要求贯穿于各个流程和环节中。电子学籍管理系统应在各个环节设置档号、分类号等元数据, 建立规范、标准的元数据著录系统, 使得学校档案部门能在电子学籍形成之前就提前介入, 进行元数据的前控著录, 通过元数据来帮助记录电子学籍形成时的背景信息和软硬件环境、内容结构及整个管理过程。

档案部门参与对电子学籍的全程管理

对电子学籍进行档案化管理, 还要强调的是全程管理, 因为电子学籍很容易变化, 从电子学籍形成到归档, 中间经过很多环节, 哪个环节稍有不慎, 都可能造成对电子学籍的原始性、真实性的危害, 所以要强调“全程管理”, 就是对电子文件运行的全过程从头到尾进行严密监管。这就要求学校档案部门全程参与到电子学籍系统的管理之中。目前, 电子学籍系统采取分级分配管理权限的方式, 进行信息管理。学校用户的管理权限分为管理员、普通用户和学生用户三种。学校管理员的权限是学校信息和学籍异动信息录入、数据审核、数据维护、数据统计、开设普通用户和学生用户账号, 以及根据需要开设学校年级管理员和班级管理员账号, 授权管理一个或多个班级。学校管理员一般由学校教务部门的学籍管理人员担任。年级管理员和班级管理员的权限是班级、学生、成长记录与综合素质评价等信息录入、数据查询、数据统计。年级管理员和班级管理员一般分别由年级组长和班主任担任。学校普通用户的权限是学生信息录入、数据查询、数据统计。学校普通用户一般由任课教师担任。学校学生用户的权限是学生本人信息查询。在此基础上, 系统应增设学校档案员的权限, 使其具有系统管理员的权限, 与学校教务部门的学籍管理人员、年级组长、班主任和任课教师共同参与电子学籍的全程管理, 而不是等电子学籍系统形成、处理电子学籍的程序完毕以后, 才“归档”, 交给档案部门管理。按照这种观念对待“归档管理”, 文件运行已经从“前端”进入“后端”, 档案部门从这个时候才介入电子学籍的管理, 势必造成“前端失控”。全程管理应涵盖电子学籍管理的整个生命周期, 包括电子学籍形成、归档、管理、利用、永久保存或销毁等全过程。档案部门应全程实时监控系统记录和保存的电子学籍整个生命周期全过程的背景信息以及其形成处理过程有关的信息, 检查管理电子学籍的元数据, 从而对电子学籍的真实性、完整性、可靠性进行鉴定, 并对其进行确认, 决定文件是永久保存或销毁。

档案化管理的电子学籍的归档

实行“前端控制”和“全程管理”, 其实就是“档案化”, 就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性, 使文件有可能作证据和作为档案保存。经过“档案化”的电子文件才能够归档, 才能进入档案管理程序作为档案管理。在系统没有设计出最佳的电子学籍全过程管理功能, 未能实现在系统中完成归档的情况下, 我们主张采用以下方式归档。

1.归档进入数字档案室。大多数学校已建立起数字档案室, 因此, 电子学籍应当归档入数字档案室的数据库进行统一管理。具体的操作是电子学籍管理系统中应建有归档模块, 能将数据归档至中间库, 通过移交接收进入学校的数字档案室。目前, 电子学籍系统的学生学籍信息采用“到期即锁”的方式进行锁定管理。新入学学生信息中的学生个人、学生简历、监护人、家庭成员、入学等信息, 从当年9月31日起即被锁定直至毕业;学生信息中的在校考试、奖惩和学籍异动等信息以及班级信息, 由学校进行日常数据维护, 每年的8月1日后, 上述信息即被锁定;因此, 锁定固化的数据信息可以进行实时归档。

2.备份进入综合档案室。也就是完成物理归档, 把电子学籍集中下载备份到可脱机保存的载体上, 向综合档案室进行定期批量移交, 备份介质可选择磁带或DVD光盘备份数据, 同时备份应用程序, 这里我们强调的是不仅要备份数据, 更要备份应用程序。因为仅仅备份数据, 数据之间的逻辑关系将无法显示, 一旦遇到系统崩溃或更新, 数据将无法进行还原。

电子学籍档案的利用

同纸质学籍档案的利用相比, 电子学籍档案的利用会更快捷、更方便。其一, 电子学籍档案充分实现了信息共享, 通过网络满足异地利用的需要。由于采用了统一联网的电子学籍系统, 电子学籍信息可实现共享, 各级用户均可以在网上查阅学籍信息。其二, 进入学校数字档案室, 有利于档案员对电子学籍档案进行统一管理。既方便为全校师生、领导提供检索查阅, 又有利于开展利用服务, 能打印所有有关学籍管理的表册, 包括毕业生名册、学籍卡等, 为学历认证等提供依据。

总之, 我们提倡使电子学籍系统档案化, 或者说使档案管理融入到电子学籍系统, 才可能科学而有效地实现对学生电子学籍的归档管理。

参考文献

[1]朱青杰:《也谈“原始学籍档案”》《, 中国档案》, 2008年第3期.

[2]唐伟元:《学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理》《, 宿州学院学报》, 2008年第2期.

[3]周继香:《加强学籍档案的信息化建设及意义》《, 兰台世界》, 2008年第6期.

3.浅议电子档案管理工作 篇三

一、电子档案与纸质档案并存管理的现状及原因

1.纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存

目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。

2.对电子文件重要性认识不足，存档内容单一

多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。

二、电子档案与纸质档案长期并存是趋势

所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案室内，归档的同一种档案信息内容，既保存电子档案，又保存纸质档案。

1.电子档案在利用方面是纸质档案所不及的

随着网络技术的发展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容、方法还是途径等都发生了深刻变化。纸质档案是直接提供利用，档案利用者须亲自到档案馆（室）查阅、检索，需要通过人力去翻阅、查找，工作量大，反复查找还会加速档案受损程度，不利于档案原件的保护；电子档案的应运而生，使得一个微型计算机系统即可具备一个小型档案室的功能。利用微机的搜索功能，利用电子网络的传输功能使全文检索和异地查阅成为现实，它能够多途径、多角度、迅速准确地查找到所需要的档案或相关信息，而且能够快速地给利用者提供同原件一样质量的复制件，方便、快捷，利于保护档案原件。

2.电子档案无法取代纸质档案的重要地位

计算机在存储文件过程中，档案内容游离于记录方式与载体之外，极易暴露、复制、更改与泄密；操作人员瞬间的操作失误就会造成无法挽回的损失；计算机病毒的侵袭随时会使文件或系统遭到破坏等等，这都是电子档案的弊端。另外，电子档案的存储、阅读永远离不开它最初生成时的软、硬件平台，一旦软、硬件平台升级就会给电子档案的利用带来极大不便。而纸质档案是原生载体和原始内容，是根据其保存价值经过严格筛选保存起来的，它的安全性表现在一旦形成，其所记载的数据、信息就不易更改。而且纸张记录材料的稳定性特点也是电子档案所不具备的，只要保管得当、修复及时，纸质原始档案就可以保存相当长的时间。

三、如何更好地实现电子档案与纸质档案并存

电子档案与纸质档案并存将是长期的，这个过程也将是困难重重、任务繁重，怎样才能更好地实现二者的并存呢？

1.在纸质文件和电子文件之间建立“通道”，解决电子档案与纸质档案的“双套”保存

所谓建立“通道”，就是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。将具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时，同时保存纸质文件，即“双套归档制”，归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。这需要分别建立两套管理系统，二者既要有联系，又要各有特点。在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。要特别注意在两个系统之间建立必要的通道，以便快速地从一种文件找到相同内容的另一种文件，达到有关业务处理上协调一致，方便利用。

2.电子文件形成部门与档案部门沟通协作

档案部门制定相关制度、整理方案，统一规定载体形式、质量要求。各部门电子文件形成由专人管理，由专用微机存储。文件形成部门对归档的电子文件编制归档说明，简要说明硬盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。并定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，档案员再按档案管理要求的格式将其存储到脱机载体上，保证电子文件的归档质量。

实行电子文件办理完毕适时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，因此文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留存。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行了。纸质文件的随时归档不仅能减轻机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。

电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。

总之，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者各有优势。实现管理优势互补，将有利于我们在档案管理的变革时期最大限度地把握主动。因此，纸质档案与电子档案管理共存的二元格局在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，长期并存。而电子档案和纸质档案的相辅相成，相得益彰，也必将为社会发挥其巨大的作用。

4.电子档案管理办法 篇四

为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

1、我单位电子档案实行集中统一管理。

2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。

2、在经营中形成的各种电子档案。

3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。

三、电子档案归档要求

1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。

2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。

3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。

四、电子档案管理要求

1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。

2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。

3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。

五、电子档案的利用

1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。

2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。

3、电子档案的载体不得外借。

六、电子档案归档时间

电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。

七、电子档案保管期限

电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。

八、电子档案的销毁

5.浅议档案管理以及知识管理关系 篇五

当前经济建设持续发展，然而企业看重的主体却仍旧是管理。同时，其只有实施有效管控，方能推动自身的创新发展。档案管理工作中应用模式、管理体制、工作理念的更新改革为其重要的内容。而经济发展推动现代科学技术的持续更新，因此在激烈市场竞争之中为获取胜利企业唯有主动进取，应用现代科技手段以及有效的知识管理对策做综合研究，注重知识管理分析，明确档案管理以及知识管理内在关系，方能达到事半功倍的工作效果，实现可持续的全面发展。

2.档案管理以及知识管理关系

档案管理以及知识管理其具体对象相同，且工作目标以及管理流程极为相似，拥有一样的管理技术手段。企业内部文件资料、文献等统称做档案，而其基础则为知识，也就是说知识为组成文件资料内容的核心关键。因此，档案管理工作中一部分从属为知识范畴，其管理流程同样是知识管理环节。企业从事档案管理目标在于为令档案管理工作面向经营活动服务，并可为员工提供所需的档案资料。而档案呈现出一定的`知识形态，其工作目标在于为整体社会提供优质服务。知识管理则可确保自身价值的最终实现，促进组织核心竞争力的全面提升。因此，企业从事知识管理工作阶段中，应在适合的层面应用有效工作模式，方能令人们获取到真正所需的知识信息，便于他们在实践工作中可获取到更好的帮助并设定良好的工作措施。

企业档案管理由传统层面来讲划分为六个环节，即接收以及征集信息、进行档案资料整理、分析鉴定、安全保管、细致统计分析以及最终的应用服务。还有人增加了有关档案检索、信息编目、研究编辑等内容。知识则涵盖七部分内容，即知识产生、汇总、存储、加工处理、整理分析、评估研究以及应用。从中不难看出，由管理流程来讲，两者极为相似，管理对象体现了一定的分散性，均为了令管理对象更加集中，通过有效搜集存储，使管理对象更加有序，并做好鉴定评价，令其更为优化，通过服务经营活动，凸显功能价值。

3.档案管理以及知识管理互相交融

知识管理工作对于档案管理形成了良好的促进影响，同传统档案工作对比分析，不论内容或是形式均形成了明显变化，具体成因可追溯到吸纳借鉴知识管理相关元素，在工作领域以及服务价值上实现了广泛挖掘以及深入发展。知识管理工作理念明确各类载体形态内容均可整合构成不一样的知识，创建更完整的系统化知识资源库，并倡导社会组织以及个人在从事档案管理或是文件管理工作中开创、共享应用丰富知识，凸显其功能价值。基于知识管理应用现代化信息技术手段，积极为用户提供更丰富、深层次的知识以及信息服务，更新了以往档案管理模式之中的滞后手段。在一定层面推动档案管理工作职能形成变化。该类变化为从外至内、从浅到深、从物理管控向智能化管控发展的阶段，并在于确保现代社会记忆功能的全面完整性，为档案管理的不断创新提供了更优质的方式，并推动其实现持续发展。

档案以及文件为各组织单位以及个人的核心知识资源，体现了极为重要的应用以及历史价值。从组织层面来讲，工作人员流动性会导致重要档案信息的丢失，而员工个体之中包含的隐性知识内容则较难做好有效管控。为实现隐性知识转化，需要利用文字、影像处理以及图标方法进行并形成档案。对于个人来讲，从事各类社会活动以及研究学习阶段中，重要成果以及情感诉求则会变化成为资料文件。组织单位以及个人在不断的社会活动过程中形成经验积累，这样知识则会完成沉淀。而知识档案资料之中包含的知识在应用阶段中，还会形成新知识，产生更大价值。该类图文信息利用档案管理模式最终实现，为知识管理凝聚了更加丰富宝贵的知识资源。

4.档案管理以及知识管理相辅相成

知识管理可令档案工作职能全面完善，伴随知识管理的不断强化以及信息技术的广泛应用，使档案管理变成知识管理工作的核心构成内容，在知识管理规划以及标准要求之下优化了档案工作职能。令其从以往的实体管理转变成知识管理，注重对档案知识资源的研究开发以及实践应用，完成档案信息的智能化服务管理，令档案知识实现全面共享。另外，也促进档案员工角色的更新转变，由以往的档案保管员发展成为档案知识的提供人、服务管理以及决策咨询主体。

通过知识管理可完成档案业务流程的全面再造，通过信息化档案管理手段形成了丰富的电子文件。而对于电子文件资料的管理则促进档案工作业务流程的更新再造。该流程涵盖生成文件、应用归档、永久存储以及销毁文件的整体过程。新型业务流程利于强化档案文件资料的知识管理，可提升各类业务工作服务能力，优化实践工作效率。

5.结语

总之，知识管理以及档案管理互相融合，同时包含差异性。档案管理工作中有效应用知识管理技巧方式，利于提升档案管理工作效率以及服务质量水平。而知识管理也持续渗透并体现在档案管理工作中，后者伴随知识更新发展，持续采用现代技术方式，进而完成了基于知识管理为先导的档案管理工作。而档案管理也不出所料变成知识管理工作的核心基础，为学习人员持续提供了用于检索分析、查重资料信息的重要工具，渐渐构建成为基于档案管理核心的知识管理，令档案资料内含的信息价值逐步升华到知识层面。

参考文献：

[1]马宏正.基于知识管理的数字档案馆问题研究综述与分析――基于文献计量法与内容分析法的分析[J].广州广播电视大学学报，Journa lof Guangzhou Open University，2013(04).

6.浅议电子档案管理工作 篇六

关键词：电子文件,档案,现代化管理,关系

所谓的电子文件, 就是指它的形成和利用都要依赖于电子环境和技术手段的一种文件。电子文件为档案工作做出了巨大的贡献, 要实现档案的现代化管理, 就要掌握现代化的思想和技术, 使用电子文件是档案工作的必要选择。

一、电子文件概述

电子文件就是人们在社会活动中形成的一些文字材料, 这些材料不是以传统的纸质文件方式存在, 而是变为了电子文书、电子报表、磁盘和光盘等。相比于传统的纸质文件, 电子文件有着它独特的方面, 它需要借助一些现代化的办公设备才能进行阅读和使用, 并且可以快速地进行传输和处理, 在查阅档案资料时不用受到空间和时间的约束, 也不需要很大面积的地方来放置文件, 但是需要在一定的湿度、温度和防磁性条件下运行。

二、电子文件在档案现代化管理中的作用

(一) 提高档案管理的工作效率。在现代化档案管理中, 电子文件管理模式得到了普遍运用, 与传统管理模式相较而言, 实现了档案管理的网络化、实时化、自动化, 只要录入一次就能永久保存, 可以建立数据共享平台, 便于查阅者的快速查阅, 提高了档案管理人员的工作效率, 同时也提高了档案信息的利用效率。

(二) 提高了档案管理人员的业务水平。电子文件的应用, 对档案管理者的计算机水平提出了更高的要求, 档案管理人员充分利用所有能够利用起来的时间参加相关的业务培训, 对自己的计算机水平和管理经验进行完善和创新, 使档案管理的业务水平大大提高。

(三) 有助于档案纸质载体的保护。在传统档案管理中, 人员要想查阅相关档案, 均要到档案室中进行翻阅, 之后对其进行复印或者摘抄, 这样的工作方式, 不仅浪费物力、人力, 还会对纸质档案产生一定的破坏作用。档案纸质载体是一种较为原始的材料, 是十分重要的, 为此, 需要对档案纸质载体予以保护。使用电子文件对档案进行统一管理, 在需要查询的时候, 可以直接从数据库中搜寻、调阅, 避免了工作人员和纸质档案的直接接触, 降低了原始档案的破坏程度, 充分保护了纸质档案。

(四) 使档案管理的社会价值得到提升。调查显示, 目前, 使用封闭式管理的档案利用率很低, 限制了人才的流动, 阻碍了社会人力资源的合理配置与使用。随着时代的不断发展和科技的不断创新, 信息化时代已经来临, 要实现档案资源的充分利用, 就要将传统的档案管理与当前的信息技术相结合, 这样才能发现档案管理中蕴含的知识价值。电子文件的出现和使用, 实现了档案资源的充分利用, 使档案现代化管理的地位和价值都得到了提升。

三、电子文件在档案管理中应用时面临的挑战

(一) 对管理观念与制度的挑战。在一些人事档案中, 含有很多不宜公开的信息, 对此需要予以注意。而人事档案信息公开程度与内容与人事档案利用效率有着直接的关系, 在现今这个信息化的时代, 需要解放思想, 实事求是, 严格遵守人事档案与电子文件管理的保密性, 制定科学的管理模式与工作流程, 树立现代化信息管理观念, 全面提高档案服务质量与利用效率。

(二) 对管理技术的挑战。档案管理工作的保密性要求较高, 使得档案管理工作的政治性较强, 不仅要确保电子文件资料的完整, 还要确保档案信息的严密性。在现今这个信息泛滥的社会, 档案管理工作面临着巨大的技术挑战。各档案管理部门必须加强计算机软件的开发与利用, 与时俱进, 应用先进的安全技术, 建立健全各项法律法规、政策制度, 确保档案信息的安全、真实、完整。

(三) 对管理人员业务素质与技能的挑战。随着科学技术水平的不断提高, 各学科之间开始互相交融, 在档案管理工作中, 电子文件技术得到了广泛应用。此时, 要求管理人员具备较强的业务素质与技能, 适应现代化信息管理的需求, 保证档案管理工作的全面落实。

四、结语

综上所述, 电子文件可以集所有档案信息于一身, 是档案现代化管理工作中不可忽视的一部分, 所以电子文件应该受到应有的重视, 要建立相关的一系列的制度和规范, 以确保电子文件可以为档案的现代化管理提供可持续的服务。

参考文献

[1]吴丽珊.探索企业电子文件到电子档案全程数字化管理的新方法——三层结构的数字档案信息资源管理平台研究[A].档案事业科学发展:新环境新理念新技术——2008年档案工作者年会论文集 (上册) [C], 2008.

[2]李娜丽.浅议科技档案在经济建设中的作用[A].创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C], 2006.

7.浅析电子文件与电子档案的管理 篇七

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

8.档案管理电子化论文 篇八

[关键词] 文书档案;电子化;管理

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

(1)文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

(2)文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

(3)前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统(OA系统)和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

(4)文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

(1)文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的.静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录;动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

(2)文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

(3)文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

3 文书档案电子化的发展趋势

9.第四章 路政电子档案管理 篇九

近年来，随着交通事业的飞速发展，高速公路路政管理的办公自动化程度不断提高，路政执法部门的纸质、图像档案不断增多，对纸质档案信息的保存、传输、读取的难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行信息的管理和传输，于是大量的电子文件也随之产生，并将逐步成为人们进行信息交流的主要媒介。作为衡量路政管理科学化和现代化重要尺度内业管理而言，必须承担起收集电子文件、管理电子档案的责任，保证路政管理的历史记忆的完整性。

一、电子档案的形成及其特点

电子文件在计算机专业辞典里翻译成“文件、文档”，是数据媒体和记录在媒体上的信息集合体。通常可以永久保存并可供人或机器所阅读。通俗的讲，电子文件就是通过计算机进行操作、传输和处理的文件，它包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，如光盘、硬盘、磁盘等。由此我们可以归纳出所谓路政电子档案是指：将路政管理过程中产生的各类单一的电子文件进行收集，按照工作的实际需求，经过科学的分类和有序的整理后，存储于计算机能够阅读的介质上，并按一定要求进行管理的电子信息集合体。

因电子档案其载体的特殊性，决定了电子档案具有与传统的纸质档案不同的特点：即信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体间的可分离性、信息的易变性、存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等等。

二、电子档案的种类

（一）按电子文件的信息存在形式分类

1、文本文件；是指使用文字处理软件生成的，由字词数字符号表达的文件。文本文件是通过特定的编辑软件生成的。存储内容由ASC 且标准代码和GB2312 一80 标准汉字代码构成。纯文本文件不包含格式代码，受计算机配置和软件类型的限制。

2、数据文件； 也称为数据库电子文件，是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或作为文件的重要组成部分出现的具有文件属性的记录。一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段组成。根据机构需要建立的数据文件，它可以是数据库的一个记录，也可以是若干相关的记录。在实际工作中，都使用着大量的数据库，如上级文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库等。路政使用的有HOS路政业务管理系统、网上办公系统等。

3、图形文件（graphic)是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（photoshop、CAI)）产生的设计模型、图纸、图画等即为图形文件。图形文件由绘图中产生的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码格式存储，也可以使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息、交换。

4、图象文件（image)是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件，用照相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。

5、影像文件（vidio)是指使用视频文件捕获设备录人的数字影像或使用动画软件生成的文件。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序。

6、声音文件（audio)是指使用音频设备录人或用编曲软件生成的文件。用音频设备录人并转化为数字形式的文件，其声音质量取决于采样频率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三种。还有一些文件是将上述文件通过压缩或转换而生成的（如WAV、MP3）等。声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。

（二）、按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。

主文件是指表达作者意图，先行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定网络环境当中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件（word等）表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带有若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

（三）、按文件的生成方式分类

可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（扫描仪扫描）文件重新录入生成的转换文件。

三、电子文件的归档和管理的基本要求

电子文件的归档是指将电子文件经过整理确定档案属性后，从电子计算机存储器或网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。

（一）电子文件的逻辑归档

1、归档内容：每形成的路政文书档案、路政法律文书档案（公路赔（补）偿档案按省公路局、省档案局共同制定的《广东省路政档案管理办法》进行归档）、路政业务档案等（按路政管理档案分类项目进行归档）。

2、归档文件属性：归档电子文件的光盘应设置成禁止写操作的状态，即只读光盘。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

3、归档文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。

4、归档文件的建立和名称：

（1）在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区，建立一个总文件夹，把文件夹改名为“××单位电子档案”。

（2）在总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同的归档电子文件。分别将文件夹改名为“××单位××电子档案”。

（3）在每个文件夹下，根据路政档案、相应的纸质文件分类方案，再建立若干个子文件夹、文件检索目录。

（4）子文件夹的命名统一为项目名称，如：规章制度，上级来文件，中队发文，会议纪要；文件的命名方法统一为各单位发文文号或文件名称，如 “粤高京分[2010]1号......50号”、“关于XXX修复的报告”、“XXX公路路政报表”。

（5）影像材料另外建档。按再建立若干个子文件夹，命名为“XXX2010年影像材料”。

①施工监管。在项目文件夹下，根据月度，再建立若干个子文件夹，命名统一为月度名称，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夹下，按日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法为统一为文件名称+日期+顺序号，如“施工201001001”。

②桥涵隧、标志牌管理。在项目文件夹下，根据班组分级管理，再建立若干个子文件夹，命名统一为班组名称，如A班、B班、C班、D班。每个班组文件夹下，根据检查日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法为统一为文件名称(拼音第一个字母)+班组+日期+顺序号，如桥梁相片为“QA201001001”、涵洞相片为“HA201001001”、隧道相片为“SA201001001”、标志牌相片为 “BA201001001”。

5、归档文件目录的名称：归档目录命名应区分和名称，统一存放在以下项目文件夹中，如“2010年XX目录”、“2010年XX收发文登记表”。

6、确保刻录的电子文件内容与纸质文件内容一致。

7、刻录成的光盘上应贴有标签，标签上应注明单位名称、光盘名称、光盘编号、刻录日期。

8、归档完毕后，电子文件形成单位还应将归档前的电子文件保存至少1年，施工、桥涵隧、标志牌图像文件保存至少三个月。

（二）电子文件的物理归档

在逻辑归档和纸质文件归档工作完成后，即可着手进行物理归档。在物理归档前，要编写光盘内容的“文件目录”。文件编写完成并存放到相应的逻辑归档文件夹内后，即可进行刻录操作。

光盘的刻录是由刻录机完成的。为确保刻录出的电子文件光盘数据有效和保存长久，必须选择好刻录机和CD-R刻录光盘。

常用的刻录机有CD刻录机和DVD刻录机两种，一般选用CD刻录机。刻录机的选购应注意以下几点，一是应选购大公司的主流产品；二是要确保是正品；三是尽量选用新品。这样可以确保刻录机质量和刻录机与光盘之间的良好兼容性。

刻录光盘应选用A级或A+级优质一次写刻录光盘(CD-R光盘)。刻录软件的种类很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在购买刻录机时，一般附带有刻录软件。

为确保刻录过程的安全，刻录时还应注意以下几点：一是刻录前要对电脑系统进行杀毒处理；二是关闭其他的运行程序，包括屏幕保护程序等；三是适当降低刻录速度；四是断开网络连接。

下面以常用的Nero刻录软件为例，介绍刻录操作的步骤。首先，在刻录机内插入一张空白CD-R光盘，按如下步骤操作： 第一步，双击电脑桌面上的Nero图标，启动刻录软件；

第二步，单击“制作数据光盘”图标；

单击制作数据光盘

第三步，单击“添加”按钮；

单击“添加”按钮

第四步，单击打开下拉菜单；

单击打开下拉菜单

第五步，单击存放总文件夹的硬盘分区；

选择存放文件的硬盘分区

第六步，双击打开总文件夹；双击的打开总文件夹

第七步，单击选择要刻录的文件夹；

选择要刻录的文件夹

第八步，单击“添加”按钮；

单击“添加按钮”

第九步，单击“已完成”按钮；

单击“已完成”按钮

第十步，单击“下一步”按钮；

单击“下一步”按钮

第十一步，单击去除“√”，使记录方式为“一次写”方式；

单击去除“√”

第十二步，单击打开下拉菜单，降低刻录速度至24x或16x；

单击打开下拉菜单

第十三步，单击“刻录”按钮；

单击“刻录”按钮

第十四步，刻录完毕，单击“确定”按钮；

单击“确定”按钮

第十五步，单击“下一步”按钮；

单击“下一步”按钮

第十六步，单击“退出”按钮；

单击“退出”按钮

退出后，回到刻录软件打开时的初始界面。这样，一张归档电子文件光盘就刻录完成了。光盘刻录完毕后，要进行浏览检查，看内容是否齐全、有效。检查完毕确认无误后，退出光盘CD-R光盘。

全部刻录完成后，再打印一张光盘标签。在标签上标明单位名称、光盘名称、光盘编号（+电子文件性质代码+顺序号）、刻录日期，电子文件性质代码： O—正式电子文件； T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件，如“2009年文本文件”光盘编号合命为“2009-T-001”。将打印好的标签贴在光盘背面，即可将光盘装盒或入袋。

四、电子档案的保管与利用

电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性.维护电子档案的信息安全,是一项极其重要而复杂的工作.在管理过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,制定稳妥的技术方案和严格的管理制度,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态, 使其在路政管理中发挥更大的作用。

（一）、电子档案的保管储藏

由于电子档案的载体为硬盘、磁盘、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证硬盘、磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

（二）、电子档案的开发利用

电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。

1、电子档案提供利用的方法。对路政档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。（1）提供拷贝，内业可将档案备份向利用者提供，并将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件。

（2）通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法适合于建立局域网的单位。档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者。还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，实现上下级之间、部门之间的信息传递、信息查询和上级对下级的监督检查，为档案的利用提供了方便。

（3）直接利用。是利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。

2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

10.浅议廉租住房档案管理 篇十

1.加强廉租住房档案管理的重要意义

1.1加强廉租住房档案管理是建立解决住有所居问题长效机制的重要基础

廉租住房档案收集了低收入家庭和贫困群众的各方面基本情况和实际数据，真实记录了廉租住房政策的落实情况，反映了廉租住房家庭的状况，为各级党委和政府及时总结经验，探索规律，制定政策，落实措施，建立解决贫困群众住有所居问题的长效机制有着不可替代的基础作用。

1.2加强廉租住房档案管理是维护人民群众合法权益的现实需要

随着经济社会的快速发展，群众对档案利用的需求日益增长，住房管理部门保存的大量廉租住房档案已经成为破解社会矛盾、调处民间纠纷，保障人民群众合法利益的重要凭证。特别是当对不再符合规定的承租户，停止发放租赁住房补贴或退回廉租住房时，就必须以廉租住房档案为依据。因此，切实做廉租住房档案工作，是确保涉及群众利益的事件有档可查，有案可稽的关键举措。

1.3加强廉租住房档案管理是推进档案事业发展的重要途径

廉租住房档案是民生档案的重要组成部分，也是档案工作中一项新的重要的内容，虽然近年来取得了长足发展，但仍存在着许多不足，这既是档案工作面临的挑战和考验，也为档案事业发展提供了新的机遇和空间。因此，档案部门和广大档案工作者，必须切实增强做好廉租住房档案的紧迫感和责任感，积极做好廉租住房档案的积累和管理，科学开发利用各种民生档案，扎实推进档案管理的规范化、制度化和现代化建设。

2.廉租住房档案管理中存在的问题

我国目前廉租住房档案管理的基本水平得到了很大提高，特别是2006年《城镇廉租住房档案管理办法》出台后，各地相继结合各自实际，制定出台了管理细则，对廉租住房档案的收集、整理、归档、保管和利用进行了详细的规定。但随着廉租住房对象“扩面”，由最低收入家庭向低收入家庭扩展后，也为廉租住房档案管理带来了新情况、新问题，主要体现在以下几个方面：

一是对适用对象的审核和检查存在漏洞环节。廉租住房是对城市低收入家庭而言，是为了保障他们的居住权而专门设立的，带有很强的对象适用的限制性，体现了党和国家对低收入家庭的人文关怀，但在实际操作过程中，存在有的家庭收入确实不高，但由于一时困难相关手续无法提交，导致申领失败，而有的家庭实际收入并不低，却巧立名目，投机取巧，申领到了住房，然后出租或转作他用，成了一种变相投资和投机活动，在群众中造成了不良影响。

二是管理体系不健全，缺乏有效衔接机制和集中统一管理。在廉租档案管理中，有的地方没有设立专职人员，或专职档案人员素质不高，造成档案管理混乱，甚至造成许多空白档案和死档。同时，现有的机制缺乏衔接，一个手续一个证件的审核往往需要重复几遍，或者由多个部门审核。这种单纯重复的环节不但降低了廉租户的幸福感，而且降低了房管部门的工作效率和工作效果。

三是实施廉租房工作对档案资料的依赖性增大。随着廉租制度保障范围的扩大，越来越多的低收入家庭和贫困家庭开始申请廉租住房和补贴，这就要求根据档案进行及时的甄别，有效防止重复享受、多占住房等问题。为此，对档案的内容、准确性、及时性和规范性都提出了新的考验和挑战。

3.加强廉租住房档案管理的意见和对策

针对目前廉租住房档案管理的现状，结合政府及社会公众对廉租住房工作的要求，笔者认为应从以下几个方面，进一步提高廉租住房档案管理工作水平。

3.1健全和完善廉租住房档案管理制度

各级党委和政府要进一步高度重视廉租房管理工作，建立起统一领导，分级负责的组织管理体系，坚持做到廉租住房的管理工作与廉租住房的档案管理工作同时布置、检查和验收，以切实提高廉租住房档案管理在保障性住房管理工作考核中的分值。要充分发挥各个参与者的积极性和主动性，全员参与，多方堵漏，档案的建档、归档工作必须按照规定程序办理；依据《城镇廉租住房管理办法》，规范廉租住房档案管理的各项制度，使廉租住房工作做到有法可依、有规可循。

3.2强化档案管理的“软、硬”件建设

运用计算机等现代化手段对廉租住房数据进行统计、分析、并建立相应的电子档案，根据申请、审核、登记、年度复核、终止和退出等有关情况，及时更新廉租住房管理系统的有关数据。从扩面后廉租住房档案迅速增加的实际出发，添置设备，对相关档案做到妥善保管、存放有序、查找方便，并配备足够数量、能适应工作需要的管理人员。

3.3切实提高档案从业人员业务能力

11.浅议电子档案管理工作 篇十一

档案记录了事业单位日常工作的方方面面,在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要, 其管理也是相当重要的。因此,如果能够进一步提高档案管理水平,推进档案现代化和电子化进程,意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体,而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候,档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化,即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要,因为纸质媒体不适宜携带, 不容易综合处理数据,而且容易损坏,电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息,而且不需要占用物理空间,只需要存储在电子设备就行,不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理,这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用,而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据,而且准确无误,这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据,随时随地都可以进行,而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况,传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势,但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小,方便携带,但是某些工作人员大手大脚,不重视电子档案的安全性和机密性,随意处置档案,这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案,但不知道如何规范有效地存储电子档案,重要数据没有备份,这就容易造成一旦电子设备出现故障,那么电子档案就会出现遗失的情况。而且,一旦电子存储有电子档案的设备遗失,就会造成档案泄露,给事业单位和国家造成不必要的损失。因此,提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要,要加强工作人员的培训和学习,确保他们意识到档案管理的重要性,要时刻保持警惕,防止档案遗失或泄露,改变他们传统的档案保存理念,使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面,事业单位需要加强对档案管理人员的培训,让他们学习新的档案管理方法和思路,让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作,而是具有极高的科学性和管理性的工作,只有改变档案管理人员的工作态度,提高档案管理人员的管理水平,才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势,才能提高事业单位工作的效率。

上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题,一是档案管理人员的问题,二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念,没有及时更换老旧的电子存储设备,这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障,那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后,处理速度慢,这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外,计算机的软件没有更新,导致一些档案数据出现错误,给 ( 下转P139) ( 上接P126) 档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识,及时更新电子存储设备,及时维护档案数据,做好必要的备份,保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3提高档案管理水平的途径

首先,我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法,也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此,事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代,档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念,是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此,事业单位应该加强对档案管理人员的培训,提高他们的档案管理水平,转变他们传统的档案管理思想和理念,让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据,而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力,是事业单位提高工作效率的首要任务。

提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷,但是电子设备一旦出现故障,对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此,安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先,要想确保档案信息和数据的安全,要从档案管理人员入手,提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训,让他们学会如何综合分析处理数据,如何维护档案信息,以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次,提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备,应用最新的软件,及时更换必要的硬件设施,保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识,加强对档案管理工作各个方面的投入,力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置,确保档案信息数据的应用及时和有效。

4结论

12.浅析电子时代人事档案的管理论文 篇十二

1电子人事档案管理系统的构建工作的具体开展

1.1建立人事档案特征模型

电子人事档案管理系统的构建需要建立起一套与之相匹配的特征模型，便于指导具体的工作。人事档案特征模型主要包括的内容有：履历材料、自传或报告个人有关的事项材料、考察或考核所需要的相关材料、学历学位或职称以及相关的培训材料、政审材料、党组织材料、表彰或奖励材料、违法违纪等相关材料、工作任免等材料、其他具有参考意义的材料。看过上述这些，人事管理人员便很容易对企业员工的相关档案进行检查，然后再据此进行修订等。

1.2建立相应的工作制度

对于企业的具体工作，需要根据企业的实际情况，对于每年发生的人员变化情况、工资变化情况等做好相应的记载，同时，公司在开展项目时，除了提交相应的纸质材料之外，还需要提供相应的电子材料，以便存档之用。此外，针对人事档案转递工作，当员工的管理权限出现变动时，需要形成相应的纸质材料以及电子材料，按照企业的要求转往人力资源部进行相应的管理，直到相关岗位得到确认之后，移交人力资源部档案室进行存档。同时，材料的存档必须做到填写合乎规范、取得相应的手续或流程、前后所出现的信息抑制等，否则，需要对材料进行进一步的考核或拒收。

1.3电子人事档案查阅

针对企业中部分员工出于工作需要或个人要求等原因，需要查阅档案时，首先需要填写相关申请，经人力资源部负责人签字同意后，才能查借阅，否则不能无故进行查阅。

2电子人事档案管理系统的构建工作的具体维护

2.1做好电子人事档案管理系统管理

建立统一的管理标准建立健全电子人事档案管理系统，对电子人事档案做好统一规划和管理，设立统一的管理标准。要加强对电子人事档案管理的监管，设立相关部门执行监管的职能，每一个工作环节需要在监管下执行。同时，还要建立科学、统一的管理标准，并对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性，从而提高信息的有效性。

2.1.1做好电子人事档案系统的保密工作电子认识档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存的，网络的特点之一是具有很强的开放性，即使相距很远依然可以通过网络直接获取数据，实现数据通信，而电子人事档案作为国家单位重要的数据，需要很强的保密性。由于网络的普及，很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手段窃取或更改档案信息，这样会导致重要信息的流失，档案的保密性失去了作用，这将为档案管理工作带来安全隐患。网络的开放性是无法改变的，保密也是电子人事档案管理的要求，那么怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子人事档案的保密性是目前亟待解决的问题。

2.1.2做好电子人事档案原始文件保存和管理电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行，也可以通过某些软件把格式进行相互转换，然后电子计算机的复制粘贴功能能够把它的内容完全一样的呈现，这一定程度上方便了人们对电子人事档案的使用，这样的操作能够保证电子文档的.真实性，但是却无法确认原来的文档格式。虽然如此，计算机的强大功能能够能够对电子人事档案等资料进行保护。电子文档的格式可以轻易的通过计算机转换，并且电子人事档案被转换成另外一种格式后完全看不出被改动过，因此一旦被转换或修改，最原始的资料就会消失。为了防止这种情况的发生，在转换或改动文档之前，要在系统保存一份未被改动的原始文件资料，并对其进行备份，这样能确保以后使用文档资料的准确性。

2.2培养建立新的档案管理队伍

在信息化时代，档案管理人员应该不断提高自身的素质，加强对电子计算机的学习，培养专业化的电子人事档案资料管理的人员。从一个角度上来说，要引进先进的电子计算机的专业技术，通过不断的学习电子计算机的知识，培养高素质、思想端正、拥有高度的责任感的人从事档案的工作。从另外一个角度上说，专业的培训对现有的电子人事档案管理人员来说是十分有必要的，尤其是电子计算机技术。随着电子人事档案系统的不断完善，高要求是对电子人事档案工作人员应该追求的目标，现代化的档案管理的程度，其的关键性因素主要包括电子人事档案管理工作人员的专业知识水平以及他们对电子计算机知识的补充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，电子人事档案管理工作人员要跟上时代的脚步，优化专业结构，转变传统单一的档案管理方法，建立一支高素质，专业结构合理，顺应信息时代的电子人事档案管理的队伍。

3结语