公文标题排列（共7篇）
1.公文标题排列 篇一
浅谈公文句序的排列技巧
李士钧
在高考中，为了培养和检测学生“语言连贯表达”的能力，往往列出一组打乱了顺序的句子，要求重新排列组合成清晰、连贯、语意明确的语段（包括句群、复句），而在我们机关公文的实际写作中，句序排列问题常常容易被忽略，报刊中也少有涉及。笔者通过阅读大量的机关公文之后觉得，句序问题虽小却不能小看。在公文语段中，逻辑混乱、条理不清、语意模糊的现象时而可见，究其原因，常常是思路不畅、句序不顺。它不仅打乱了阅文者的线性思维，给阅文者对公文内容的轻松理解带来困难，而且影响了公文主旨的明确表达。
公文的结构顺序常见的有：时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法，对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排，形成了固有的三种主要结构模式：纵向式、横向式、纵横结合式。下面，笔者从党政机关的工作实际出发，试结合一些范文或病文，谈谈有关公文句序排列的技巧，供同行们参考。
一、根据工作职能的主次地位安排句序
公文写作的本质表明：机关管理职能决定文字表现形式，文字表现形式是为机关管理职能服务的。公文是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的，其公文语句的顺序，当然只能按照各自机关工作职能的特点，根据工作职能的主次地位来安排。如某省地税局在一份指示性通知中指出：
为了确保全年任务的圆满完成，各级地税机关要采取有效措施，加强征管，落实好组织收入工作的各项措施。一是要推行科学化、精细化管理，管住税源；二是要抓住重点，加强税收征管工作；三是要采取有效措施，积极压缩欠税；四是要进一步加大稽查力度，打击偷税、逃税等涉税违法犯罪行为。各级地税机关要在当地党政部门的领导下，进一步强化部门协税护税，进一步提高收入质量，增强组织收入工作的后劲。
这段话采用演绎法，先提出“要落实好”各项措施，然后具体写“怎样落实好”，其顺序特点是“先总后分”。“总说”部分先讲目的，后提任务。“分说”部分按“从内到外”的顺序来排列：写“内部”，按照地税工作“管住税源——加强征管——压缩欠税——打击犯罪”等四项职能的主次来安排句序；写“外部”，强调“要在当地党政部门的领导下”进行。特别是“内部”这一块，没有税源，就没有税收，就不必征管，这是关键的关键。有了税源，征管就是最主要的工作，压缩欠税是第二位的，违法的毕竟是少数，打击涉税违法可以摆在第三位。本语段从主到次，依次推进，逻辑紧密，句序清楚。
但如果写作时不注意，就容易出现句子排序上的毛病，譬如某市监察部门在工作汇报中写道：
我室的主要任务是查处违法违纪案件，为了加大查处的力度，我们认真研究了工作方法措施，一是发挥团队精神，充分发挥集体的智慧，突破大案、要案；二是实行调查组长责任制；三是重调查，重证据；四是抓住重点，集中力量突破疑难案件。由于我们做到了以上几点，提高了办案的效率和质量。
这段话从整体上来说，是按照“要做什么（任务）——为什么要做（目的）——怎样做的（做法）——做得怎样（效果）”的思路排列的，但段落中“工作方法措施（做法）”的排列有一定的随意性，缺乏必要的逻辑联系。有4个方面值得商榷和修改：1.句序排列不当。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列顺序可概括为“突破大案要案——明确责任——掌握政策——突破疑难案件”。其中“明确责任”是查处案件的制度保障，“掌握政策（重调查、重证据）”是查处案件要坚持的原则，即不管是查处一般案件，还是大案要案、疑难案件，都离不开这些制度保障和原则，可列为段首一、二句。2.内容欠全面。从监察室的职能来看，原文漏掉了最基本的也是最主要的职能：查处一般案件。3.句式长短不一。四个句子中，最长的15个字，最短的仅6个字，句子排列不美观，也不便于对句序的记忆。4.原文的末句“由于我们做到了以上几点，提高了办案的效率和质量”，语气平淡，工作成效显得平平，公文主旨不够突出。拟作如下修改：我室的主要任务是查处违法违纪案件，针对往年一般做法的局限，我们改进了工作措施，加大了查处力度：一是实行调查组长责任制，明确责任（明确责任）；二是重调查，重证据，逐一落实各个案件（以一般案件为主）；三是发挥集体智慧，重点查处大案要案（大案要案）；四是抓住难点，集中力量突破疑难悬案（疑难悬案）。
修改后的语段，有以下优点：
第一，理清了句序。按照“明确责任——一般案件——大案要案——疑难悬案”的顺序，也就是按照工作任务由大到小、工作难度由小到大的顺序来安排句子。“落实责任”是基础，“一般案件”是主体，“大案要案”是重点，“疑难案件”是关键。逐层递进，步步深入，内容全面，阐述清楚。
第二，优化了句式。充实了句子内容，使各个句子句式大致整齐，语法结构相似，近似排比，铿锵有力；加之语气一致，便于记忆。
第三，调整了语段结构。“任务——做法——效果”是使用频率最高的基本结构形式，但在没有具体数据或事实说明“效果”的情况下，不如将其删去或合并。本语段改用“总述——分述”结构形式，突出了工作“做法”，正符合上级听汇报的要求。
二、按照工作进程的先后安排句序
按照工作进程，也就是按照时间顺序。我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时，经常使用指示性或实施性的意见、通知；对上级汇报某项工作实施进展情况时，常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种，这些内容相对单一的公文，适用于按照工作进程来排序。如××日报社纪委一份经验总结的一个语段：
履行职责，做好干部人事工作的监督。今年5月，报社党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定，进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。报社纪委从5月22日召开动员大会开始，先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督，确保了整个过程的公开、公平、公正，透明、规范、有序。6月份，报社平稳顺利地完成了干部聘任工作，××名业务骨干走上新的中层领导岗位，×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择，初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。
工作进程排序法，条理清晰，事物发生、发展、变化的过程一目了然，符合人们认识事物的习惯，便于领导者考虑下一步的决策。
三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序
所谓逻辑顺序，就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序，如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。例如，××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是：
全面落实各项防汛措施，做到万无一失。各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查，做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备，严加管理。要进一步强化防汛队伍，加强防汛实战演练，提高抢险技术水平，并时刻处于待命状态，随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段，对重点部位要责任到人，严防死守。
这个句群紧紧围绕防汛工作职能，采用“纵横结合式”排序法。段首提出任务说明“要干什么”，接着说明“怎样干”（是纵向排列）——“检查、落实、管理、演练、固险”（是横向排列）。而这五个方面的工作也有一定的逻辑顺序，首先是要“检查”，通过检查才能了解是否已经“落实”，只有落实了情况，才能有针对性地解决问题（是纵向排列）；物料设备要严加“管理”，人员要演练待命，险段要修固，重点部位要严防死守（是横向排列）。虽然交错变化，但有条不紊。
排列句序虽较简单，但如果缺乏排序的意识，稍不注意就可能出现疏漏，如×市统计局工作总结中的一段话：
在市统计局，任何一笔数据的产生，都要经过采集、加工、审核、上报、发布的严格流程，重要的数据还必须接受社会各界的开门评估，并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制，从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错，得到了各界的认同。
一般来说，认识、举措、指导思想、总体要求等，应排在“做法”之先，以形成“认识（举措）——做法——效果”的“句链”，没有决策，哪有行动呢？但这个语段却把“做法”列在“举措”之先，不符合工作职能的逻辑关系。另外，原因与结果之间也缺乏必然联系。数据的产生“要经过”、“必须接受……并实行（制度）”等都是对工作提出的要求和规定，仅有这些要求和规定未必能产生“不出大差错”的结果，只有通过正确的实践才能做到这一点。因此，要将“实行数据质量岗位责任制和过错纠正制”提前到段首，并将“要、必须”等词语改成“实行了、经过了、接受了”等表示已经进入实践程序的词语。
可修改如下：
在市统计局，实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制，任何一笔数据的产生，都经过了采集、加工、审核、上报、发布的严格流程，重要的数据还接受了社会各界的开门评估，从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错，得到了社会各界的认同。
四、依据领导者决策的心理习惯安排句序
为加快阅文速度，提高办事效率，阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯，比如，同是涉及工作经费问题，在不同的文体中会有不同的句序排列要求。
（一）在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中，经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策，而领导者从整体和全局出发，首先考虑的是“要多少钱”的问题，然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。如：
工作经费问题。2007年经济普查结果显示，全省有服务业法人单位× ×万个，产业活动单位× ×万个，个体经营户× × ×万家。共涉及× ×大门类× ×个大类× × ×个行业小类，工作量相当繁重，还有相应的宣传发动、专干培训、报表印刷、软件开发、数据处理等一系列工作要做。按照分级负责的原则，服务业统计调查所需经费由同级财政负担，列入同级财政预算。经初步预算，省本级每年大约需要经费× × ×万元。
经过修改，将经费总额提到段首，内容进行了提旨归纳，并删去不必赘述的有关政策规定，主旨更加显现突出，更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯。
工作经费问题。经初步预算，省本级每年大约需要经费×××万元。其缘由主要有三点：一是统计对象牵涉广，据2007年经济普查结果显示，全省有服务业法人单位× ×万个，产业活动单位××万个，个体经营户× × ×万家，共涉及× ×大门类××个大类× × ×个行业小类。二是工作程序多、要求细，包括宣传发动、专干培训、上户登记、逐级审核、质量抽查和数据处理等一系列工作。三是配套费用较大，包括报表印刷、户外宣传、设备维修、软件开发等。以上经费，拟请按规定列入本级财政预算。
（二）在请求批准拨付经费的请示中，宜将所需经费总额写在文尾。如某市民政局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写道：
在财力紧张的情况下，我市市、县两级财政共紧急筹拨救灾专项资金×××万元，但由于受灾面积大、灾区人口多、灾情严重，远远不能解决受灾群众的急难。为此，我们除继续发动群众生产自救和各县财政支持外，恳请省民政厅紧急拨付给我市受灾救济款×××万元。
在请示中，文尾的最末一句话是最显眼的位臵，经费总额写在这儿最醒目，给领导者阅文和会议办文提供了便捷。一般来说，在“经费总额”之后，不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语，也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排，更不要强调此项工作的重要性，以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足，就其所在的位臵，就足以掩盖公文主旨的表达。当然，按照惯例，另起一行之后应写上“当否，请批准”、“可否，请批示”之类的请求语。
五、对内容复杂的句群，通过提炼主旨来显现句序
一个语段由一个或几个句群组成，而一个句群，虽然由若干句子组成，却都表述一个中心，句序必然围绕这一中心问题来安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，对句序的认识就会由暗到明。有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材（情况、问题、做法、效果），但没有对这些感性材料进行理性分析，并提炼归纳出相应的观点，一时是很难分清句序的。如下例：
影响工程进展的主要原因，第一，××大学×××学院因缺少资金至今仍未恢复施工；第二，××机场扩建在五月底开工，××公路计划在10月份开工，今年计划新开工建设的11个工程项目，大部分仍在做前期准备工作。第三，工程报批报建时间长，征地拆迁难，以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止，严重影响了工程进度。
我们如果能对这些情况及结果进行分析，也许就会找到问题的症结。这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况（××学院未恢复施工、新项目长期准备），我们从中可以归纳出隐含的原因：“资金未到位”，这是主因；其次，“投资环境差”可分两个方面，即内环境（报建手续复杂，审批效率低等引起的“工程报批报建时间长”）和外环境（征地拆迁难、阻工闹事多等），建议修改如下：
影响工程进展的主要原因：第一，资金到位难。目前资金到位率仅占预算的× ×%，因此× ×大学× × ×学院至今仍未恢复施工，× ×机场扩建等11个计划今年新建的项目，80%仍停留在前期准备阶段。第二，报批报建时间长。一般都要×个月以上。第三，外部环境差。征地拆迁难，以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止等。
经过提炼、增删、归并、分类，以上语段内容充实了，分旨明确了，句序也随之准确、清晰地划分开来。总之，句序的正确排列对于公文的语篇建构和意思的表达有着重要的作用，不同的句序即可造成不同的表达效果。因此，在写作时，为了追求最佳的表达效果，我们完全可以在句子的排列顺序上多下点功夫。（《应用写作》2008年第10期）
2.公文标题排列 篇二
一、公文标题难因所在和公文工作者的主要困惑
《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”根据这一规定,公文标题事由(即公文主要内容)和文种不可缺少,这一点是十分明确的。而两个“一般”则具有一定的模糊性和不确定性,这就给公文标题的拟制增加了难度。由于人们对此理解各异、执行不一,难免在理论上莫衷一是,实践中出现混乱。同时,公文内容的复杂性决定了公文标题不可能千篇一律,要准确简要地概括事由更是难上加难。准确简要地概括公文的主要内容,需要语法、逻辑和修辞多学科知识的综合运用技巧。这种技巧运用得好,语言艺术则可以在公文标题中得到充分的展现。
长期以来,困扰公文工作者的主要难题是:拟制公文标题时常常会遇到发文机关名称和事由文字过多的情况,从而导致标题冗长、累赘和拗口,可又不知如何解决。一位从事公文写作近三十年的基层工作者曾撰文坦诚地表达了自己的困惑,他说:“要严格依照‘三要素’的三个组成部分及其结构形式制作公文标题,也存在一些显而易见的问题,甚至是无法解决的难题,这些问题和难题呈‘金字塔’状存在于各级机关的公文标题制作之中,突出存在于县(处)、乡(科)级机关的公文标题制作之中。”他还介绍了基层的一些做法,他说:“为解决公文标题字数过多、文字拗口的问题,以及标点符号不够用的难题,一些发文机关尤其是县(处)、乡(科)级发文机关,采取了在公文标题中简写或不写发文机关名称、不写‘关于’、将发文机关名称或简称写入事由、简写或改变事由、不写或简写上级发文机关名称,以及在公文正文中提及发文机关名称或简称、提及上级发文机关名称或简称等办法,真可谓绞尽脑汁费尽心机‘八仙过海,各显神通’。”可以看出,他是一位有着丰富经验的基层公文工作者,但也常为标题制作难所困扰。他所提及的解决办法,有的是可行的,有的是不可行的(本文在第四个问题中具体说明)。这从一个侧面反映出广大基层公文工作者对解决这些难题的渴望,同时也反映出基层机关在制作公文标题方面存在着混乱无序、积非成是的不规范问题。
二、公文标题拟制得简明、规,范的几种方法
文种是公文标题不可或缺的名称标志,事由则是公文标题的核心要素。事由词语的内部结构关系往往是很复杂的,要准确简明地概括事由无疑是拟制公文标题的难点。公文标题拟制得简明、规范的基本方法,当属“事由概括法”,此法可谓是破解难题的重中之重。其中,有的简便易行,有的较难把握。下面,举例说明。
(一)批转、转发、印发多份文件时,不必把每份文件都一一列出,可适当概括或采取主要文件名称后面加“等文件”(等××)形式。之所以可以这样做,是因为转发的多份文件应当属于相关内容的,否则不宜在同一文件中转发。如以前举过的例子——《最高人民法院印发<关于执行案件督办工作的规定>等三项执行工作制度的通知》,印发的则是执行工作制度的三个文件。再举两个修改例:
[例1]中共××区委××区人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我区外贸工作的几点意见的通知
此标题实无必要如此冗长,通过高度概括,文字删去一多半即能做到简明、醒目。可修改为《中共××区委××区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》。
[例2]最高人民法院印发《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件立案工作的暂行规定(试行)》《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件案由的暂行规定(试行)》《国家赔偿案件文书样式(试行)》的通知
此文印发三个文件,标题共占了七行,不仅“的通知”占一行不规范,而且过于冗长。可高度概括,修改为:
最高人民法院关于印发赔偿案件有关规定和文书样式的通知
(二)批转、转发多部门的联合发文时,不必把每个部门都一一列出,可采取主办部门后面加“等部门”形式。
[例]国务院办公厅转发发展改革委等部门关于加强中小企业信用担保体系建设意见的通知(国办发[2006]90号)
“发展改革委等部门”,除发展改革委外,还有财政部、人民银行、税务总局、银监会等部门,在标题中均做了省略处理。
(三)层层转发公文时,不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”的形式,可采取“自拟摘要法”和“适当修辞法”等方法解决。因前几篇文中做过阐释并已举例剖解,此不赘述。这里,仅用前面那位具有丰富经验的基层公文工作者举的例子说明(标题中间括号内的文字为其表示困惑所加的注释)。他在举例前曾说:“如果逐级转发上级文件,公文标题不仅显得累赘,而且显得十分拗口,并会出现标点符号不够用的难题。”
[例1】×××市××局×××分局关于转发《×××市××局关于转发<×××省××厅关于转发?(笔者不知该用何标点符号,下同)××部关于开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动的通知?的通知>的通知》的通知(85个字)。
这是个被转发文为通知文种的“三层次转发”的公文标题。按“自拟摘要法”可修改为:《×××分局关于转发开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》或《×××分局关于转发有关开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动等文件的通知》。按能体现出转发环节的“适当修辞法”,可修改为:《×××分局关于转发××部下发和省厅市局转发的开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》。(发文机关“×××分局”在本地、本系统不知是否规范,仅为说明问题,姑且这样使用。)
另外,还须强调两点:一是应执行公文处理法规的规定,非法规规章不宜用书名号;二是在无歧义的情况下,可用可不用的其他标点符号最好不用。此类标题,如此修改也就不存在标点符号不够用的难题。顺便指出:“爆炸物品、枪支弹药、管制刀具”并列似欠妥,因弹药也属于爆炸物品。
【例2】×××市××××局×××分局关于转发《×××市××××局关于转发<×××省××××局关于转发?国家××××总局关于开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动的通知?的通知>的通知》的通知(107个字)。
此标题可按前面说过的两种方法,分别修改为《×××分局关于转发开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》和《×××分局关于转发××××总局下发和省市局转发的开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》。
(四)概括一般类型公文标题事由时,要突出主干,抓住重点,不要主干枝叶一起上,眉毛胡子一把抓。公文标题表意要明确具体,但应不失简洁,不可将正文内容泛泛地罗列在标题之中。举例说明:
[例1】××局关于认真贯彻市……会议精神积极兴办第三产业安排下岗职工再就业成立局属劳动服务公司需办理营业执照的请示
此标题除不简洁外,文种应改成函。可修改《××局关于成立劳动服务公司需办理营业执照的函》。
[例2]关于首长机电设备贸易(香港)有限公司不服柳州市房产局注销抵押登记、吊销(1997)柳房他证字第0410号房屋他项权证并要求发还0410号房屋他项权证上诉一案的请示
这是××自治区高级人民法院上报给最高人民法院的请示,标题长达七八十个字却未能阐明主旨。最高人民法院在批复正文中只用了一句话:“房地产管理机关可以撤销错误的注销抵押登记行为。”据此,该请示标题完全可以概括为《关于房地产管理机关能否撤销错误的注销抵押登记行为的请示》(具体案情可在正文中说)。
至于公文标题中的发文机关名称,要做到简明必须使用规范化简称。比如“××区人民政府”,在区内行文则不必非写成“×××省×××市××区人民政府”不可。举个实际例子说明。
[例]关于印发《中共××××市道路桥梁管理处总支委员会关于一九××年工作安排意见》的通知
此标题除发文机关名称冗长外,结构上也存在不少问题,应删掉书名号和被印发文中的“意见”,并做适当的结构调整。可修改为《××××市道桥处党总支关于印发19××年工作安排的通知》(“道桥处”已约定俗成,可视作规范化简称;“党总支”在套红文头中使用不妥,但在标题中使用尚可)。
公文标题中的发文机关名称的省略,当以有利于行文和日后开发利用为原则。总的来讲,上行文中的请示和平行文中的致函,发文机关名称可以省略;下行文和泛行文,一般不省略。对此,公文处理法规虽没有明确规定,但却已约定俗成。(系列谈前文已阐释,此处略。)
三、拟制公文标题不宜效仿的几种情况
(一)不宜效仿党和国家早期形成的不规范的公文标题。详见《公文标题结构沿革思考——公文标题结构规范系列谈之三》,此处略。
(二)不宜效仿上级机关存在瑕疵或值得商榷的公文标题。任何机关也不敢保证制作的公文标题100%正确,中央和国务院的公文标题在不同时期也会存在个别的瑕疵。(系列谈前文中曾举过一些例子,此处略。)
(三)不宜效仿军队机关有别于地方的独特的公文标题。《中国人民解放军机关公文处理条例》规定:“标题应当准确概括公文内容,根据需要标明发文机关名称和公文种类。”此规定具有更大的不确定性,制作公文标题也就有着较多的灵活性。这意味着,不仅发文机关名称可以省略,而且文种也可以省略。实践中,军队机关也正是这样做的,许多公文标题只有事由。如《江×等同志任职》《切实加强新闻报道工作》《复(修建团部营区围墙和道路>》《表彰先进党支部和优秀党员》等等。再举一个军队机关对外行文的例子:
[例]关于新建综合办公楼悬挂国徽事
这是中央军委外事办2007年给国务院办公厅的行文。按我们常说的公文标题规范化要求,修改成《中央军委外事办关于新建综合办公楼悬挂国徽事宜的函》,结构才算完整。由于此文为致函而非复函,发文机关省略也可,但省略文种则不妥。
《中国人民解放军机关公文处理条例》的规定科学性如何、将来能否修订以及军队机关实践中的做法是否符合国家标准、应否改进等,本文不作探讨。但应强调,地方机关接受这种影响则是错误的,所形成的公文标题肯定是不规范的。如系列谈之四中所举的例子《李××任职》《李××免职》。
四、公文工作者面临的挑战和应尽的职责
公文标题要素省略不当,有历史因素和现实客观因素。历史因素,系列谈前文已详尽分析。现实客观因素,有上行下效和不同机关交叉性影响等因素。从主观因素考虑,则和撰文者未能全面、系统地掌握公文处理法规知识密切相关。公文标题事由概括不当,和撰文者语言文字功底不深厚不无关系。而要提高驾驭语言文字的能力,绝非一日之功,不可能一蹴而就。因此,公文工作者所面临的挑战是如何使自身素质适应工作需要。全面、系统地掌握公文处理法规知识,做到融会贯通,练就扎实、过硬的语言文字功夫,做到驾轻就熟,才能在拟制高难度公文标题时游刃有余。
就公文写作层面来说,公文工作者的根本职责包括两个方面:一是学习、宣传、贯彻、执行现行公文处理法规;二是为公文处理法规的完善做出自己应尽的努力。公文标题拟制上的难题破解之难,也暴露了公文处理法规尚存在急需完善之处。任何法律、法规都不可能尽善尽美,公文处理法规也需要适时修订。
前面提到的那位基层公文工作者,面对“公文标题字数过多、文字拗口的问题以及标点符号不够用的难题”等困惑,提出了发文机关尤其是级别较低的发文机关使用“自由裁量权”制作公文标题的主张。“自由裁量权”这一法律术语用于此是否确切姑且不论,仅就其具体主张来看,有三种情况:一是不完全可行或不可行的,如“不写‘关于’”和“将发文机关名称写入事由”;二是可行的,如“不写上级发文机关名称,或只写最高一级发文机关名称”(这是指事由中的发文机关名称),但要具体标题具体分析,归根结底要看事由概括得如何;三是有一定道理尚待探讨的,如“不写发文机关名称”,此问题有待于公文处理法规修订时做出具体规定,或者由国家主管部门加以明确。
3.公文标题常见病例分析 篇三
一、标题不简要
标题中的主要内容是摘要性的，高度浓缩化的，不能面面俱到，臃肿庞杂。实际工作中有的公文标题文字太长，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果反而更不清楚。
错：××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见。
正：××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见。
错：××区财委转发××市财委转发××市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。
正：××区财委转发××市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。
错：××县烟草专卖局关于转发××市烟草专卖局关于转发××省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知的通知的通知。
正：××县烟草专卖局转发××省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知（标题中不宜出现“关于”的连用）。
错：国务院办公厅关于转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知。
正：国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知 错：中共××市委、××市人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及市委财贸部、市外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我市外贸工作的几点意见的报告的通知。
正：中共××市委、××市人民政府关于批转全市第二次外贸工作会议三个文件的通知。
二、标题不清楚
错：××建筑公司关于水泥的请示。
正：××建筑公司关于增拨（或减拨）水泥的请示。错：××商场关于小汽车问题的请示。
正：××商场关于购置（或报废或调换）小货车（或小客车等）的请示。错：×局关于走私贩私的指示。
正：×局关于严厉打击走私贩私活动的指示。错：×市×局关于全市上半年技术创新情况的反映。
正：×市×局关于全市××××年上半年技术创新情况的报告。
三、标题不规范
错：呈报扩建校舍由（此标题刻意仿古，而不是按照现行的格式）。正：关于扩建校舍的请示。
错：×局关于完全地开展增收节支的通知。正：×局关于大力开展增收节支活动的通知。错：×市×局关于批复××问题的函。正：×市×局关于××问题的复函。错：同意你校关于建立行政学院的请示。正：××关于某校建立行政学院问题的批复。错：×省教委关于建全建立监考制度的决定。正：×省教委关于建立健全监考制度的决定。
四、标题中标点符号使用错误（主要是引号和书名号混淆、错用）标题中不应使用书名号的地方使用了书名号，该使用书名号的地方却错用了引号。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
错：××市人民政府批转《××市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告》的通知。
正：××市人民政府批转××市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告的通知（因为报告不属于法规、规章）。
错：××省人民政府关于转发“××省安全防毒工作管理规定”的通知。正：××省人民政府关于转发《××省安全防毒工作管理规定》的通知。
五、标题中请示、函、报告三种文种混淆以及并列使用 错：××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。错：×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。
以上两例是下属单位向上级主管部门请求更换（大修）锅炉和解决经费问题，《国家行政机关公文处理办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”，以上两例属于请示性公文，“报告”应改为“请示”。
××市工商局拟购置六辆三轮摩托车，向市财政局行文，标题是“关于购置六辆三轮摩托的请示”，市财政局给市工商局回文，标题是“关于同意购置六辆三轮摩托的批复”，这两份文件属文种错用，市财政局与市工商局属平级单位，相互之间应用“函”，不应使用“请示”、“批复”。
4.公文标题结构特殊矫正 篇四
，笔者曾以“公文标题结构规范系列谈”为主线，分别撰写了《公文标题结构分析比较》《公文标题结构认知误区》《公文标题结构沿革思考》《公文标题结构病例剖解》《公文标题结构难题破解》《公文标题结构范例赏析》《公文标题结构专题例析》等文，在《办公室业务》杂志分12期连载(详见20第8期至第7期)。一年来，读者通过电话、书信和网络等多种形式同笔者进行了广泛的交流。笔者感到，在公文标题结构方面还有两种特殊矫正类型需要明确，故撰拟此文。
两种特殊矫正类型：一是搭配不当的特殊类型;二是成分多余的特殊类型。本文所举实例多选自公文著作(包括教材)中的范例，仅为说明问题，未一一注明出处。需要强调的是，公文标题的规范化有一个漫长的发展过程，上层机关某些不尽规范的公文标题反映了不同历史阶段的特点，不宜盲目效仿。目前，必须坚决执行现行公文处理法规的规定，对公文标题必须按公文规范化标准衡量，无论是公文写作实践还是公文理论研究都必须尽量摒弃历史延续性的负面影响。
一、搭配不当的特殊类型
搭配不当的特殊类型主要源自常常被人们所忽视的批转、转发、印发性通知标题的语病。其语病尽管有多种表现形式，但都可以归结为句法结构上的不搭配。
批转、转发、印发性通知标题中的“批转”“转发”“印发”是公文标题事由中的动词，后面必须有与之相搭配的名词或名词性词组，从而组成述宾结构的事由，以修饰文种，充当文种的定语。所说的名词或名词性词组，可以是各种文种名称，也可以是“文件”“讲话”“材料”“文章”“信”“表”等词语。但如果只有“讲话”“材料”“文章”……的题目，而没有这些词本身与“批转…‘转发”或“印发”搭配，或者被批转、转发或印发的公文缺少文种等，往往造成语病，读起来会感到很不顺畅。此种病误从上至下都有典型实例，很有必要区分不同情况逐一评析、矫正，以便杜绝类似错误，使人们掌握规范的拟制方法，从而促进各级机关公文的规范化。
此类标题，另有两点需要阐明。一是依据公文处理法规规定，被转文一般不属于法规、规章，大多不宜用书名号。二是“批转”“转发”“印发”这一动作行为，是发文机关发出的，发文机关和事由动词直接组合也不会产生歧义，因此发文机关和“批转”“转发”或“印发”中间的“关于”省略未尝不可(省略的前提是“关于”连用、读时拗口);在两个“关于”相距较远、读时不大拗口的情况下也可不省略。
下面，按不同情况举例说明。
(一)只有题目名称，无具体词搭配
【例1】省委批转××县委《认真整改不断把整党引向深入》
此标题本身无文种，被批转文连个名词性词组都没有，明显不妥。由于事由中的动词“批转”后面无搭配的宾语，读时会造成“批转……深入”的错误语感。从题目来看，被批转文属于经验材料，故此标题可修改为《××省委关于批转××县委认真整改不断把整党引向深入的经验材料的通知》。修改后，“批转”和“经验材料”搭配，则消除了病误。
【例2】转发《关于××县××供销社建立农商联营公司发展多种经营生产的情况》
此例同上例，不同的是缺少发文机关(发文机关是××省政府办公厅)。《关于……的情况》是经验材料而非情况报告，标题可修改为《××省政府办公厅关于转发××县××供销社建立农商联营公司发展多种经营生产的经验材料的通知》。
【例3】关于转发中央党校理论动态编辑部×××关于“党政干部要自觉加强自身的职业道德建设”
同理，此标题可修改为《×××关于转发《党政干部要自觉加强自身的职业道德建设)一文的通知》(“×××”代表发文机关，下同)。修改后，“转发”和“一文”搭配，也消除了病误。当然，此例亦可不用“转发”形式，而将“转发”改成“认真学习”。
【例4】印发××县农业技术推广中心关于《我们是怎样发挥科技档案在科技成果转化为生产力和提高农民素质中作用的》通知
与前几例不同的是，此例有通知文种，但事由中的“印发”后面仍没有相搭配的宾语(“印发”实际上应改为“转发”，若有隶属关系则宜改为“批转”)。可修改为《×××关于转发××县农业技术推广中心总结的如何发挥科技档案在科技成果转化为生产力和提高农民素质中作用的经验材料的通知》，或修改为《×××转发××县农业技术推广中心关于如何发挥科技档案在科技成果转化为生产力和提高农民素质中作用的经验材料的通知》。“批转”前面的“关于”如果不省略，两个“关于”相距较远，读时并不大拗口，当视为正常。对类似于《×××关于转发××县农业技术推广中心关于如何发挥科技档案在科技成果转化为生产力和提高农民素质中作用的经验材料的通知》的标题，不宜因用了两个“关于”而视为错误，两个“关于”所组成的介词结构处于不同层次，并不存在语病。以下分析病例时，如只提供一种或两种矫正形式，不另作说明。
(二)被转文无文种，根本无法搭配
【例1】×××党委转发综合治理领导小组《关于综合治理大检查情况》的通知
被转发文属于情况报告，但缺少文种;另，错用了书名号，“转发”应改成“批转”。可修改为《×××党委批转综合治理领导小组关于综合治理大检查情况报告的通知》(省略发文机关后、“转发”前的“关于”，保留被转文中的“关于”，是目前公文标题比较常用的形式)。此标题根据公文内容，也可不用批转形式而直接用“通报”文种，修改为《×××党委关于综合治理大检查情况的通报》，只不过正文写法不同。
【例2】转发劳动部《关于一九××年气瓶充装站、检验站整顿治理工作》的通知
被转发文无文种，“转发”后面没有相搭配的宾语。可修改为《×××转发劳动部关于19××年气瓶充装站和检验站整顿治理工作意见的通知》
【例3】转发中央文献研究室等三部门《关于收集现任中央常委和任弼时同志著作原件工作中的几个问题》
被转发文标题中，“问题”既不属于文种，又不是可以转发的其他名称。此例缺少通知文种，按现行公文处理法规要求可修改为《××××办公厅关于转发中央文献研究室等三部门关于收集现任中央常委和任弼时同志著作原件工作中的几个问题处理意见的通知》(也可省略第一个“关于”，或将后一个“关于”改为“有关”)。
【例4】××××关于转发《深入持久地开展“五讲四美”活动，争取社会主义精神文明建设的新胜利》的通知
被转发文属于非法定公文标题，“转发”后面没有与之相搭配的宾语，解决的办法是批转公文形式的“副标题”(用“转发”不妥，应改为“批转”)。可修改为《××××关于批转共青团中央关于召开开展文明礼貌月活动座谈会情况报告的通知》(也可省略第一个“关于”，或将后一个“关于”改为“有关”)。
(三)通知文种歧义，不能准确搭配
【例1】××省政府××省军区转发国务院、中央军委关于军队转业干部工资待遇问题的通知
这是一种比较有代表性的病误类型。如果“通知”是被转发文的文种，事由则为“转发……通知”，那么该公文标题本身缺少文种;如果“通知”是该公文标题文种，事由则为“转发……问题”，那么词语不搭配，有明显语病。为解决这一问题，并避免出现“关于转发……关于……的通知的通知”这种“看着别扭、读着拗口”的情况，可修改为《××省政府××省军区转发国务院中央军委关于军队转业干部工资待遇问题的.文件的通知》。
【例2】××省卫生厅、财政厅、工商行政管理局转发卫生部等单位关于对制售假药、劣药案件经济处罚的通知
事由“转发……处罚”词语不搭配。如果此例是“通知”，却不知被转发文的文种，因而不便修改。若被转发文文种是“办法”“规定”等，可直接加在“处罚”后面;若是“通知”，可修改为《××省卫生厅财政厅工商行政管理局转发卫生部等单位关于对制售假药劣药案件经济处罚的文件的通知》(公文标题中应尽量不用标点符号，发文机关之间宜作空格处理)。
【例3】×××办公厅转发外交部、公安部关于及时收缴并集中保管因公人员护照和进一步严格出国(境)证明核发手续问题的通知
此例同例1，可补上和“转发”相搭配的宾语，将“问题”改为“的意见”;也可去掉“转发外交部、公安部”，同时将“问题”删去。若须体现出“转发……”的意思，则应采取第一种方法。
(四)错误使用印发，搭配不合事理
【例1】印发×××电大工作站招生有关事宜的通知
“印发……事宜”明显不通，而且此文根本无须用“印发”。可修改为《×××关于电大招生有关事宜的通知》
【例2】印发《关于严格控制城市人口机械增长的通知》和《××市控制城市人口机械增长管理规定》的通知
此公文“印发规定”可以，但“印发通知”就不妥了o根据公文内容，可将第一份公文中的内容完善到管理规定里，规定中包含不进去而又必须讲的内容则在通知中指出。可修改为《××市人民政府关于印发(××市控制城市人口机械增长管理规定>的通知》。
(五)词语赘疣颠倒，搭配前功尽弃
【例1】关于印发慢车挂有卧铺车箱的车次起到站统计表供参考的函
此标题存在严重语病：“印发……统计表”可以，但后面又加了“供参考”三个字就不通顺了;“慢车挂有卧铺车箱的车次”语序不当，应是“慢车的车次”，而不应该是“车箱的车次”。北京市财税局转发此函时，写道：“现将财政部(××)财事字第×号《关于印发慢车挂有卧铺车箱的车次起到站统计表供参考的函》转发给你们，供参考。”全文不足50个字，读起来却非常别扭。分析句子主干并无什么毛病，问题正是出在此函的标题上。可将其修改为《×××关于印发挂有卧铺车箱的慢车车次起到站统计表的函》(“供参考”的意思可在正文中说)。
【例2】转发新华社一篇内部材料<××××铁路局工会把救灾款贷给困难户发展家庭副业效果好>
这是××省委办公厅的一份文件标题。“转发”和“内部材料”本已搭配完好，但后面却出现“内部材料”名称，读起来则是“转发……效果好”，确实不成话。可修改为《××省委办公厅关于转发新华社发的××××铁路局工会把救灾款贷给困难户发展家庭副业的内部材料的通知》(“效果好”在正文中说)。
通过以上各类病例评改，可以帮助我们掌握此类标题最基本的拟制技法。在公文写作实践中，标题拟写完后，应当运用“抓主干”分析句子成分的方法加以检验，首先看动词“批转”“转发”或“印发”后面有没有与之相搭配的名词或名词性词组，其次再分析“主干”和附加成分之间的关系。这样，可以最大限度地避免出现语病。
二、成分多余的特殊类型
成分多余的特殊类型属于“公文标题画蛇添足”之病，主要是事由后、文种前赘加修饰限制词，而将事由后的结构助词“的”和文种不适当地隔离开来所致。
实践中，文种前所加的词，有的勉强可以，但有的用得毫无道理，有的甚至使文种变得不伦不类。其中，“联合通告(通知)”“重要通知”“紧急通知”“紧急报告”“答复报告”“若干意见”等结构形式，值得研究探讨。
(一)“联合通告(通知)”和“重要通知”式
【例1】×××市公安局、交通局、建设局关于交通安全的紧急联合通告
此标题成分既多余又残缺，行文单位已经标明，“联合”纯属赘疣，应删去;“交通安全”系名词性偏正词组，前面最好加述语“确保”。此公文由于面向社会公布，如确实紧急，标题中的“紧急”二字保留尚可。具体修改为《×××市公安局交通局建设局关于确保交通安全的紧急通告》o
【例2】最高人民法院司法部关于民事法律援助工作若干问题的联合通知
“联合”多余，应删去。
【例3】××省供销合作社批转省农资公司《关于化肥供应工作紧急座谈会的报告》的重要通知
文种“通知”前面加“重要”多此一举。另外，被转发文“……座谈会的报告”语意不确切，书名号使用不符合规定。可修改为《××省供销合作社批转省农资公司关于化肥供应工作紧急座谈会情况报告的通知》o
(二)“紧急通知”和“紧急报告”式
【例1】××市人民政府关于进一步加强……管理的紧急通知
对“紧急通知”，应视情而论。上层机关有时针对某种紧急情况，发出“紧急通知”，并通过媒体公布，这未尝不可。但对于绝大多数机关来说，却不可滥用。尤其是用于内部运行的“通知”，“紧急程度”应按规定标示，而不必体现在标题上。
【例2】××部××部××部关于当前生猪生产情况的紧急报告
作为上行文，一般没必要在标题文种前加“紧急”二字，“紧急程度”可按公文处理法规规定标示。
(三)“答复报告”式
【例】关于……情况的答复报告
根据公文处理法规规定，答复上级机关的询问应当用“报告”文种，故此标题无须在“报告”前赘加“答复”二字，可直接改成《关于……情况的报告》;也可将“答复”作为事由中的动词，修改为《关于答复……情况的报告》。
(四)“若干意见”式
“若干”词义为“多少”(用于问数和不定数)，过去常见于公文标题中。“关于……的若干意见”，可谓是历史延续下来的一种习惯用法。
【例】最高人民法院关于加强人民法院基层建设的若干意见
此标题最好不用“若干”，修改为《最高人民法院关于加强人民法院基层建设的意见》。
在司法解释中，比较常见的标题是《最高人民法院关于适用(……)若干问题的解释》。应该说，此种标题结构(尤其是“若干”的使用)是无可非议的。
在中央文件中，类似标题的结构偶有不同。以至关注“三农”的七份中央一号文件为例：20的《中共中央国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见》、的《中共中央国务院关于进一步加强农村工作提高农业综合生产能力若干政策的意见》、的《中共中央国务院关于推进社会主义新农村建设的若干意见》、的《中共中央国务院关于积极发展现代农业扎实推进社会主义新农村建设的若干意见》、年的《中共中央国务院关于切实加强农业基础建设进一步促进农业发展农民增收的若干意见》、20的《中共中央国务院关于年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》和20的《中共中央国务院关于加大统筹城乡发展力度进一步夯实农业农村发展基础的若干意见》，从标题来看有两种不同的结构形式。一种是“关于……若干政策的意见”，一种是“关于……的若干意见”。笔者以为，“关于……若干政策的意见”(或“关于……若干问题的意见”)的结构形式无可挑剔，但“关于...….的若干意见”则值得商榷。“意见”成为法定公文以后，在标题中是文种而不是事由的组成部分，前面加上“若干”，语词意义等于“若干文种”，则不尽妥当。但鉴于此类标题毕竟有文种，且已沿用至今，国家权威机关一直在使用，故笔者不绝对否定。不过，笔者还是建议用“关于……若干政策的意见”“关于……若干问题的意见”或“关于……的意见”的结构形式，而不用“关于……的若干意见”的结构形式。倘若可行，需要上级机关作出示范，或许还要有一个固化过程。
三、某些类型的结构转换
公文标题中的某些结构式，具有非必须矫正和可适当转换的两种属性。它虽不纯属于公文标题结构的特殊矫正，但却与之密切相关。
(一)非必须矫正的结构式
非必须矫正的结构式主要由事由后、文种前添加修饰限制词或者文种前的结构助词“的”居于不同位置等复杂情形所决定的。
事由后、文种前添加修饰限制词的情形多种多样，应具体情况具体分析，不可一概而论和绝对否定。长期以来，“暂行”一词经常用在某些法规、规章名称前面。“暂行”词义为“暂时实行的”，“暂行条例”“暂行规定”即暂时实行的“条例”“规定”。“暂行”加在文种前，对文种身份并无影响。非法定公文中的“调查报告”“考察报告”和狭义法定公文中比较常见的“嘉奖令”“实施意见”“指导意见”“处理意见”“处理决定”“处分决定”“处罚决定”“检讨报告”“邀请函”“复函”等结构形式，也多无不妥，而且有的已约定俗成。
(二)可适当转换的结构式
对于.上面提到的某些非必须矫正的结构式，可采取适当的方法转换结构形式而凸显文种身份。比如“关于……的调查(考察)报告”，也可改为“关于……调查(考察)情况的报告”;“关于……情况的审查(视察)报告”，也可改为“关于审查(视察)……情况的报告”;“关于……处分决定”，也可改为“关于给予×××……处分的决定”;“关于……处罚决定”，也可改为“关于对…一实施处罚的决定》”;“关于……问题的处理意见”，也可改为“关于处理……问题的意见”或“关于……问题如何处理的意见”;等等。举例：《××市人大常委会第三视察团关于贯彻实施(环保法)情况的视察报告》，则可改为《××市人大常委会第三视察团关于视察(环保法)贯彻实施情况的报告》。
具体到某一公文标题，到底采用那种形式好，可视情而定;在一般情况下和条件允许的情况下，助词“的”应尽量置于事由和文种中间。
5.公文标题常见错误及修改练习 篇五
行政公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。文种使用不当有如下四种情况：
（一）标题中没有文种
例1.《关于报送二〇〇五年下半年工作计划》关于后面的内容“报送二〇〇五年下半年工作计划”是事由，根据这份公文的内容，应该是一份上行公文，文种应该是报告。可以修改为：《×××关于报送二〇〇五年下半年工作计划的报告》
例2.《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看，应该使用下行文中的“通知”行文，《精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为：《××关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》；若活动已经开展，又可以修改为：《××关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。
（二）标题中生造文种资料
例1.《为王××同志联系调动事宜》这是一种常见的公文标题错误，有些机关一直延续使用。可以修改为：《关于王××同志工作调动事宜的函》或《关于商调王××同志工作的函》
例2.《关于张×等同志上访问题的答复》从标题的内容不能看出被答复的对象，如果是答复张×等同志，没有必要发红头文件；如果是答复上级机关的询问，可以修改为：《关于张×等同志上访问题处理意见的报告》；如果是让下级单位知晓，可以修改为：《××关于张×等同志上访问题处理情况的通报》。
（三）标题中错用文种
例1.《××省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》。这份公文
是写给上级机关的，应该使用请示，而不应该使用函，因为函是平行文。可以修改为：《××省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》。
例2.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》。
这是一份转发性的通知，被转发的是一份“报告”，应该在报告后面加上“通知”这一文种名称，也可以去掉“报告”，将“的”移至“意见”前，让“意见”直接充当被转发文件的文种。可以修改为：《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》。
（四）标题中混用文种
例1.《关于×××呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》。请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈，但在具体使用的过程中仍发生混用的现象，其主要原因就是刘两个文种的使用界限辨别不清，干脆笼统池吏用“请示报告”行文。这样使上级机关不便于处理，有时甚至贻误工作。可以修改为：《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》
例2.《××县人民政府关于××公路桥施工期间严重影响我市公路运输情况的报告函》
这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上，××市人民政府向××市交通局报告沐讼路桥施工期间严重影响该市公路运输情况，因为，只某市人民政府与某市交通局之间没有隶属关系，正确的应该使用“函”这一文种行文。可以修改为：《××县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函》
二、事由表述不清资料
公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表
述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。事由表述不清有以下情况：
（一）事由繁杂冗赘
例1.《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57 个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为：
《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。
例2《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》
这份通知三层转发，用词重叠，读起来费劲，那么，如何克服转发（批转）性通知的标题重叠、冗长的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“关于转发”、“的通知”重复的部分；二是不拘泥于原件标题，可以根据文件内容重新提炼新标题；三是省略中间环节。可以修改为：《××县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》
（二）事由简而不明
例1.《××县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么，“粮食问题”是什么问题呢？是价格、收购、供应，还是调运、储备呢？从标题上不能知道真正意图，其关键问题是中心词“问题”没有限制，比较含混，造成事由笼统，词不达意。可以修改为：《××县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。
例2.《中共××市委通知》
标题中只有发文机关和文种，缺少事由，这种写法一般只适用于命令（令）、公告、通告等少数几个文种，“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《中共××市委关于××的通知》。
例3.《××厅关于转发省人民政府办公厅[2004]53号文的
通知》从标题看不出公文的任何内容，“省人民政府办公厅财政厅[2004]53 号文”到底讲的是什么？这种写法对阅读者来讲一点也不方便，只是方便了作者。可以修改为：《××转发××省人民政府办公厅关于××的的通知》。
标题及发文字号修改
关于报送二〇〇五年下半年工作计划
关于彩虹电机厂购臵进口设备的请示报告
健民制药有限公司承办南虹街道秋季运动会的函
南方工艺美术品公司报送2001-2002发展规划的情况报告 中国人民银行关于进一步管好、用好留成外汇 南宁市税务局进行内部机构调整的报告 桂府办发2007十四号 桂林市政府发[16]号
国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知
xx县政府关于我县部分地区遭受灾害的情况反映 xx县财政局关于对公司违反财经纪律的通告 飞驰托车厂关于机修车间设备大修的情况。南昌高人民政府请示。房屋拆迁公告。
南昌市鸿翔建筑职业学校关于加强学生动手能力培养的汇报。关于批转空业部关于加速发展淡水渔业的报告。
xx省安全生产领导小组关于印发《xx省安全生产领导小组关于安全生产和事故调查处理工作职责的意见》通知。
xx大学关于向市公安消防支队申请办理建筑消防设计防火审核手续的请示。
6.公文标题结构是非辨析 篇六
一、“批转”“转发”前加“关于”并非语法不通
公文标题中, 发文机关后一般要加介词“关于”联结事由, 否则没有介词“关于”, 发文机关和事由动词直接组合, 很容易造成歧义。在批转 (转发) 性公文标题中, 发文机关后、事由动词“批转”或“转发”前却常常省略介词“关于”, 实践中已约定俗成, 也得到了公文学界的普遍认可。对此, 某些公文著作是这样阐释的:“批转”或“转发”前面不可以加“关于”二字, 以防介词重叠、语法不通。笔者以为, 这是对语法规则的曲解, “批转”或“转发”前面并非绝对不可以加“关于”二字, 此类型标题省略介词“关于”也并非是由于不省略会导致“介词重叠、语法不通”。
(一) 不省略“关于”的标题句法结构分析
根据公文处理法规的规定, 批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文须使用通知文种。在公文写作实践中, 这种“批转 (转发) 性通知”占相当大的比例。批转性通知标题结构比较单一, 其基本形式为:“×××关于批转……的通知”, 其中被批转文有文种且不可能是通知, 整个标题属于“单层次批转”式, 不会出现“的通知的通知”的情况。多层次转发式标题结构则比较复杂, 实践中介词“关于”和文种“通知”往往重复使用。其基本形式为:《××关于转发×××关于……的通知的通知》, 属于被转发文是通知文种的“单层次转发”和被转发文不是通知文种的“二层次转发”;《××关于转发×××关于转发××××关于……的通知的通知的通知》, 属于被转发文是通知文种的“二层次转发”和被转发文不是通知文种的“三层次转发”;《××关于转发×××关于转发××××关于转发×××××关于……的通知的通知的通知的通知》, 属于被转发文是通知文种的“三层次转发”和被转发文不是通知文种的“四层次转发”;如此等等。当然, 被转发文不是通知文种的“四层次转发”的公文标题在实践中应用的概率是比较小的。
【例1】××省人民政府关于批转省××厅关于……意见的通知
××省人民政府办公厅关于转发省××厅关于……意见的通知
此例是“单层次批转 (转发) ”式标题, 两个标题均用了两个“关于”。第一个“关于”联结的是本标题发文机关和事由, 它和本标题事由“批转 (转发) 省××厅关于……意见”组成介词结构, 充当本标题文种“通知”的定语;第二个“关于”联结的是被批转 (转发) 文标题的发文机关和事由, 它和被批转 (转发) 文标题的事由“……”组成介词结构, 充当被批转 (转发) 文标题文种“意见”的定语。
【例2】××市教育局关于转发《××省教育厅关于转发〈教育部关于印发面向二十一世纪深化职业教育教学改革的原则意见的通知〉的通知》的通知
××市教育局关于转发省教育厅关于转发教育部关于印发面向二十一世纪深化职业教育教学改革的原则意见的通知的通知的通知
此例中的第一个标题赘加了书名号, 近年来人们逐渐认识到这不符合公文处理法规的规定, 于是有的将其改成了第二个标题的形式。两个标题的句法结构应当是一致的。试作分析:这是被转发文为通知文种的“二层次转发”的公文标题, 每个标题都用了三个“关于”, 属于介词连用 (即相同介词重复使用而非“重叠”) 。第一个“关于”和本标题事由“转发省教育厅……的通知”组成介词结构, 充当本文标题文种 (即最后一个“通知”) 的定语;第二个“关于”和被转发文标题事由“转发教育部……的通知”组成介词结构, 充当被转发文标题文种 (即中间一个“通知”) 的定语;第三个“关于”和“印发……的意见”组成介词结构, 充当第一个“通知”的定语。
从句法结构来看, 标题中无论是两个“关于”还是三个“关于”, 均处于不同层次, 各负其责, 各有所用, 根本不存在“介词重叠、语法不通”的问题;而且, 此类型标题在句法结构上具有唯一性, 没有任何歧义。
那么, 此类型标题是否规范, 又是否应当修改呢?笔者以为, 例1不存在规范与否问题, 改不改无所谓;例2不规范, 则应当修改。现实问题是, 很多人感到这种多层次转发性通知标题冗赘、拗口, 但却不清楚它错在哪里, 有的难免做出错误的解释;至于如何矫正, 更是众说纷纭, 令人无所适从。
以笔者之见, 此为公文标题中的“重出”之病。如何避免介词“关于”以及文种“通知”的一再重复, 达到戒“重出”和求简洁之目的, 始终是公文写作实践和公文理论研究中亟待破解的一大难题。
(二) 省略“关于”的标题句法结构分析
省略“关于”的标题句法结构有所改变, 但语意未变。以上面例1中的第一个标题为例, 如果省略“批转”前的“关于”, 则是《××省人民政府批转省××厅关于……意见的通知》。从句法结构来看, “××省人民政府批转省××厅关于……意见”主干是“××省人民政府批转意见”, 系“主述宾”结构, 整体上充当了文种“通知”的定语。而原标题, 由于介词“关于”联结发文机关和事由, 发文机关连同“关于”和事由组成的介词结构分别充当文种“通知”的定语。
“规范”, 作名词时词义为“约定俗成或明文规定的标准”, 作动词时词义为“使合乎规范”。在批转 (转发) 性通知标题中, 事由动词“批转”或“转发”系发文机关本身发出的动作行为, 因此省略介词“关于”使发文机关和事由连在一起也不会产生歧义;句法结构尽管有所改变, 但基本语意未变, 而且不存在其他语病。有鉴于此, 学界已将其视为了约定俗成的规范用法。
二、只保留一个“的通知”的标题未必规范
“转发……的通知的通知的通知”式的标题, 因无语病, 曾一度盛行;但因其冗赘、拗口, 而遭到公文学界多数人的质疑和反对。于是, 很多人提出只保留一个“的通知”的主张, 亦即将不论多少层次的转发性通知一律变成《××转发×××关于……的通知》的形式。长期以来, 人们普遍感到, 这样的标题既“简洁明了”, 又不缺少文种。笔者以为, 这是从一个极端又走到了另一个极端, 步入了另一种误区。
转发性通知标题到底该如何规范拟制和矫正呢?笔者在近十年来的著述中一再阐明自己的观点, 强调不可以将“转发……的通知的通知的通知”一味改成“转发……的通知”。对于笔者之拙见, 始终未发现有人提出反驳意见, 但许多著述的阐释至今一仍旧贯。据此, 很有必要重提老生常谈的话题, 此话题理应成为学术争鸣的一个焦点。笔者希望通过学术争鸣而明辨是非曲直, 更希望在学界早日达成共识。
长期以来, 许多著述相继阐释了同样的观点, 那就是:对于“转发……的通知的通知的通知”式的标题, 应当按照惯例, 省略中间层次, 只保留文件发源处的一个文种“通知”。如《××省政府关于转发〈国务院关于开展全国物价大检查的通知〉的通知》, 主张改成《××省政府转发国务院关于开展全国物价大检查的通知》;又如《××关于转发×××关于转发××××关于在……期间开展……活动的通知的通知的通知》, 主张改成《××转发××××关于在……期间开展……活动的通知》。这些著述对此类标题有两种解释:一是仅由发文机关和事由构成, 省略了通知文种;二是“已有通知文种, 而且无歧义, 符合规范”。
笔者认为, 公文标题的文种绝对不可以省略;所说的“惯例”实为积非成是的做法, 按此“惯例”拟制和矫正公文标题很多时候并不规范。从上面举的此种类型标题来看, “通知”若是文件发源处的文种, 那么修改后的标题无文种;“通知”若是该标题的文种, 那么事由动词“转发”后面没有相搭配的宾语, 则存在严重语病。语法学和逻辑学原理表明, 语病表现在搭配不当、语序不当、成分多余、成分残缺和句式杂糅等诸多方面, 可致语句不通或出现语言歧义;存在语言歧义可谓是语病, 但不应据此得出“无歧义就一定不存在语病”之结论。以第一个标题为例, “开展”和“大检查”搭配, 构成述宾词组, 那么“转发”和什么搭配?“转发……大检查”岂不令人费解?存在语病的公文标题, 谈何规范?
三、规范拟制和矫正转发性通知标题的方法
要规范转发性通知标题, 必须大力精简文件, 避免照抄照转。党中央和国务院曾三令五申要求精简会议和文件。《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》 (中办发[2001]27号) 强调:“对党中央、国务院文件, 各地区、各部门要结合实际提出具体贯彻落实意见, 不得照抄照搬, 层层转发。”对此, 各级机关都应当认真贯彻执行, 从根本上解决层层照转致转发性通知过滥之弊。
在需要结合实际提出具体贯彻落实意见而必须转发时, 应切忌无端省略, 确保标题正确。拟制或矫正转发性通知标题, 绝对不可以没有通知文种, 也绝对不可以让事由出现成分残缺、搭配不当等语病, 要运用语法修辞手段, 亦即语法、逻辑和修辞等多学科知识的综合技巧, 解决介词“关于”和文种“通知”的重复, 达到戒“重出”和求简洁之目的, 而不能背离语法规则, 以牺牲公文规范化为代价。这应当作为规范拟制和矫正转发性通知标题所必须遵循的基本原则。
需要明确的是, 标题中如果发源处的文件是批转 (转发) 性或印发性通知等情形, 同前面举的发源处的文件是一般性通知的情形, 稍有区别, 修改也有所不同。
具体矫正方法, 笔者粗略概括出几种, 试举例说明。
(一) 发源处的文件是一般性通知的情形
修改时, 务要注意事由词语的合理搭配, 只保留一个“的通知”一般应补上能与事由动词“转发”合理搭配的宾语。
【例】××市××局关于转发省××厅关于转发××部关于在……期间开展……活动的通知的通知的通知
根据笔者前面阐述的观点, 此标题不宜改成《××市××局转发××部关于在……期间开展……活动的通知》。可采取如下方法进行修改:
1.直转搭配法 (也称作“单纯补宾法”)
可修改为《××市××局转发××部关于在……期间开展……活动的文件的通知》。此方法在中间转发机关未提出具体要求、不需要体现转发层次时使用, 单纯补上宾语即可。
2.高度概括法 (也称作“自拟摘要法”)
可修改为《××市××局关于转发在……期间开展……活动等文件的通知》。此法是不拘囿原标题结构而通过高度概括来表达原意的方法, 也需要补上能与“转发”搭配的宾语。
3.助词使用法 (也称作“体现层次法”)
可修改为《××市××局关于转发××部发布的省××厅转发的在……期间开展……活动的文件的通知》 (“转发的”后面也可加“关于”, 或改加成“有关”) 。此法系发挥结构助词“的”的作用而达到减少“关于”和“的通知”之目的且可体现出转发环节的一种方法, 也需要补上能与“转发”搭配的宾语。此方法可在中间转发机关提出了具体要求、需要体现出转发层次时使用。
4.双宾结构法 (也称作“分解搭配法”)
可修改为《××市××局关于转发××部文件在……期间开展……活动的通知》或《××市××局关于转发××部发布的省××厅转发的文件在……期间开展……活动的通知》。比较来看, 按前三种方法修改的标题, 事由动词“转发”和“文件”搭配成单一的述宾结构;按第四种方法修改的标题, 事由动词“转发”和“文件”搭配, “开展”和“活动”搭配, 构成了并列的双述宾结构。
(二) 发源处的文件是修订性通知的情形
【例】××市××局关于转发省××厅关于转发××部关于修改《……暂行规定》的通知的通知的通知
此例发源处的文件是修订某一规章的通知, 事由动词“修改”和规章名称搭配, 构成述宾词组。按前面说的几种方法, 可分别修改为:《××市××局转发××部关于修改〈……暂行规定〉的文件的通知》 (《……暂行规定》系规章, 故用了书名号) , 《××市××局关于转发有关修改〈……暂行规定〉等文件的通知》, 《××市××局关于转发××部发布的省××厅转发的修改〈……暂行规定〉的文件的通知》, 《××市××局关于转发××部文件认真执行修订后的〈……暂行规定〉的通知》或《××市××局关于转发××部发布的省××厅转发的文件认真执行修订后的〈……暂行规定〉的通知》。篇幅所限, 以下仅做简单修改。
(三) 发源处的文件是批转性通知的情形
【例】××市××局关于转发省××厅关于转发国务院批转×××××等部门关于……指导意见的通知的通知的通知
可修改为:《××市××局关于转发国务院批转×××××等部门关于……指导意见的通知》, 《××市××局关于转发省××厅转发的国务院批转×××××等部门关于……指导意见的通知》。此种情形, “转发”和“批转”同时指向被批转文文种, “指导意见”充当宾语。需要强调, 修改句中两个“关于”因相距较远、读时并不大拗口, 且句法结构合理, 保留未尝不可。此例所不同的是, “批转”前未用“关于”, 被批转文标题事由前用了“关于”。故可用动词“制定”充当“意见”的定语, 表示被批转文发文机关的动作行为, 修改为:《××市××局关于转发国务院批转×××××等部门制定的……指导意见的通知》, 《××市××局关于转发省××厅转发的国务院批转×××××等部门制定的……指导意见的通知》。
(四) 发源处的文件是转发性通知的情形
【例】××市××局关于转发省××厅关于转发××部关于转发……意见的通知的通知的通知
可修改为:《××市××局关于转发××部转发的……意见的通知》, 《××市××局关于转发××部和省××厅转发的……意见的通知》。此种情形, 两个“转发”同时指向被转发文文种, “意见”既是述语“转发”的宾语, 又是充当定语的“转发”的中心语。
(五) 发源处的文件是印发性通知的情形
【例】××市××局关于转发省××厅关于转发××部关于印发……规划的通知的通知的通知
可修改为:《××市××局关于转发××部印发的……规划的通知》, 《××市××局关于转发××部印发的省××厅转发的……规划的通知》。
7.公文标题排列 篇七
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。
根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种：规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、会议文件。
（1）规范性文件：条例、规定、办法。
条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
（2）领导指导性文件：命令、决定、指示、批复、通知、通报。
命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（3）公布性文件：公告、通告。
公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（4）陈述呈请性文件：议案、请示、报告、调查报告。
议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。来源：
（5）商洽性文件：函
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（6）会议文件：会议纪要
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
4、党政机关的通用公文文体：规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、会议文件。
（1）规范性文件：条例、规定
条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（2）领导指导性文件：决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
决定。用于对重要事项作出决策和安排。
指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
意见。对于重要问题提出见解和处理办法。
通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
批复。用于答复下级机关的请示。
（3）公布性文件：公报
公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。
（4）陈述呈请性文件：报告、请示
报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
（5）商洽性工作：函
函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（6）会议文件：会议纪要
会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
1、各种文种的撰写
（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。
（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。
（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。
（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。
（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。
（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。
（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。
（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。来源：考试大
（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。
2、公文处理的基本原则
（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则
3、收文处理的一般过程
（1）公文的收受与分流
签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。
（2）办理收文
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。
批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。
注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
（3）组织传阅与催办查办来源：考试大
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。
查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
（4）处置办毕公文
包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。
4、发文处理程序与方法
（1）文稿形成拟稿。撰拟公文文稿。
会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。
核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。
签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。
（2）公文的制作
注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。缮印。制作供对外发出的公文。
用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。
（3）公文的对外传递
分装。按规定具体拣配和封装公文。
发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。
（4）处置办毕公文
包括：阅卷归档、暂存、销毁。
5、公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。
以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。
1、公文文体与结构常识
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。
公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
2、公文格式排版规定：保密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、附件、注释。
保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。
紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。
发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。
签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。
标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中
附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。
注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。
3、公文的稿本：草稿、定稿、正文、试行本、暂行本、副本、修订本
（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。
（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。
（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。
（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
4、公文写作的基本要求
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
5、行文规则
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。
6、公文写作的语言运用
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
公文标题提炼的范例与点评
一直以来从事公文写作，也算是积累了一些心得。评判一篇公文的优劣，当然要看其内容，但是，有时候形式很很重要。公文标题就是公文形式的重要方面，好的标题，能够让公文锦上添花，增添魅力。
一、精妙的标题
我认为，公文的标题，以工整对称、结构统一、言简意赅、概括准确、中心突出、特色鲜明、易读好记、琅琅上口为佳。试举几例：
一、常思发展之策，坚持干事创业；
二、常怀学习之心，坚持修身求知；
三、常存律己之念，坚持拒腐防变。
评点：这个标题的亮点在于结构统一，不但字数一致，而且用了三个相同的词，分别为“常”、“坚持”、“之”，另外，“干事创业、修身求知、拒腐防变”都是并列的动宾结构。
一、虚心学习，以识修身；
二、专心工作，以勤补拙；
三、真心待人，以和行政；
四、公心处事，以廉律己。
评点：这个标题的亮点在于结构统一，同异结合。既有相同的词组，也有不同的词组。使用了四个包含“心”的词组，用了四个“以”，也用了“识、勤、和、廉”四个不同的字，还用了“修身、补拙、待人、律己”四个文字不同但结构相同的词。
一、不断加强队伍建设，从组织上保障文明；
二、不断促进社会和谐，从取向上体现文明；
三、不断繁荣特色文化，从品位上塑造文明；
四、不断提高市民素质，从内涵上展示文明。
评点：亮点同上。
一是塑造干净干事的形象；二是塑造亲民爱民的形象；三是塑造公道正派的形象。
评点：亮点在于“同”，结构相同、词组相同。
一是真抓；二是亲抓；三是巧抓；四是敢抓。
评点：亮点在于同异结合，用“真、亲、巧、敢”形容“抓”的四种情形。
一、要求很高，但认识要更高；
二、压力很大，但决心要更大；
三、困难很多，但方法要更多。
评点：亮点在于转折与递进相结合的结构，“但”体现转折，“更”体现递进。
一要做到责任共担；二要做到目标共进；三要做到审批共议；四要做到信息共享。
评点：亮点在于四个与“共”字组成的词组。
一是听民声、解民怨；二是谋民利、纾民困；三是察民情、暖民心。
评点：亮点在于八个与“民”字组成的词组。
一是尽职尽责保稳定，二是一心一意促发展，三是再接再厉强管理。
评点：亮点在于“尽职尽责、一心一意、再接再厉”三个结构一致的成语。
精妙标题再举例：
一学深圳紧握自主创新之匙。二学深圳勇添产业升级之翼（巧妙借用成语“如虎添翼”）。三学深圳力阔中小企业之路。四学深圳精造创意文化之林（“植树造林”属于常用语，为人熟知，佩服作者功力，能将平常的词语用得恰到好处）。五学深圳敢亮体制改革之剑（巧妙借用热门词语“亮剑”）。
评点：结构统一，用词准确，表意清晰，文采非凡，功力深厚，令人拍案叫绝。
一是强化监督。二是细化要求。三是量化考核。四是优化服务。
评点：亮点在于四个“化”。
一是抓好舆论宣传，造大声势。二是抓好典型宣传，求大推动。三是抓好群众宣传，促大参与。
评点：亮点在于三个“大”以及与“大”的不同组合。
全方位组织。全覆盖宣传。全身心服务。
评点：亮点在于三个“全”以及与“全”的不同组合。
用定位找准坐标点；用规划强化着力点；用创新营造闪光点。
评点：亮点在于“坐标点、着力点、闪光点”三个词。
一要常打思想“免疫针”； 二要构筑制度“防火墙”；三要强化监督“紧箍咒”； 四要重用法典“杀手锏”。
评点：结构统一，而且使用了知名度高又表意准确的四个词语：免疫针、防火墙、紧箍咒、杀手锏。
回顾过去，既有成绩，也有问题；立足当前，虽有压力，却有机遇；展望未来，很有动力，更有信心。
评点：结构统一，使用了六个“有”，还恰到好处地表达了转折或递进的关系。
乐于多作贡献；善于分工合作；敢于坚持原则；富于创新精神。
评点：亮点在于四个“于”。
总结：上述本人认为精妙的标题，它们所用的词语都很普通和大众化，是一些使用频率很高的词语，单个拿出来看，可能并无特别之处，并不能吸引眼球，但是把它们组合在一起，就显示出了非凡的文字功力。
鄙人认为，好的公文标题，应该不着痕迹，顺其自然，一气呵成，在有意无意之间显露深厚功底，不刻意突出，却又能让人会心一笑，恍然大悟，拍案叫绝。
二、欠佳的标题
在此，本文列举一些鄙人认为不成功或者失败的标题，请看以下的分析：
（一）落入俗套的标题
“一二三四”亮点纷呈:方案概括而言就是“一、二、三、四”，即“一个突破，两个区，三个率先，四个中心”
一是“一个突破”。方案中提出要“积极研究将经济特区范围延伸至深圳全市”，国务院批复同意我市按程序报批，意味着经过多年来努力，深圳在扩大特区的发展空间问题上终于取得了重大突破。
二是“两个区”。在《珠江三角洲地区改革发展规划纲要》中，从国家战略层面明确深圳要建设“国家综合配套改革试验区、全国经济中心城市、国家自主创新城市、国际化城市、有中国特色的社会主义示范市”，《方案》在《纲要》总体定位基础上，进一步明确了建设“金融改革创新综合试验区”和“教育综合改革示范区”。
三是“三个率先”。即率先建成公区服务型政府、率先建立完善的社会主义市场经济体制、率先实现基本公共服务均等化。
四是“四个中心”。即与香港功能互补，错位发展，失去形成全球性的物流中心、贸易中心、创新中心和国际文化创意中心，并要进一步加强金融合作，巩固和提升深港在全球金融竞争中的地位。
评点：“一二三四”之类的概括手法是已经落入俗套的公文标题表述方式，之所以说其落入俗套，是因为刻意而为之，斧凿痕迹太浓，感觉颇为牵强。按我多年的写作经验，其实要凑够“一二三四五”很容易。
（二）功亏一篑的标题
1、用责任凝聚力量，用信念铸就坚强，用真情凝结关爱。
评点：之所以说其功亏一篑，是因为总体来说，这三句话使用了排比手法，表意也很清晰、准确，算是不错的标题，但是其中“凝聚”“凝结”两个词，“凝”字出现了两次，重复用词表明作者词汇量不足，对词语的运用未能得心应手。如果给我改的话，我会将“凝聚”改成“汇聚”。
2、建设和谐新城的目标是：
—综合实力更加强劲。
—增长方式更具科学。
—城市形态更显魅力。
—科教文化更加进步。
—人民生活更为殷实。
—党的建设更富活力。
评点：总体上看，作者提炼这六个标题颇费了一番心思，表意也基本清晰、准确，作者有一定的标题提炼水平。之所以说其功亏一篑，是因为“更加”一词出现了两次，重复用词表明作者词汇量不足；另外“更具科学”的“具”字用词不准确，表明作者对词语的运用未能得心应手。以下是我的修改：
—综合实力更为强劲。
—增长方式更加科学。
—城市形态更具魅力。
—科教文化更有进步。
—人民生活更显殷实。
—党的建设更富活力。
（三）平平无奇的标题
一、深化完善多层次规划体系。
二、推进重点工程建设，强化城市功能。
三、积极推进整治生态环境工作。
四、规范管理、完善制度，提升规划管理水平。
五、2009年工作计划。
评点：此类标题结构不一，平平无奇，毫无特色，属于初级阶段的公文写作。此类标题在日常公文中最常见，因为提炼这类标题基本上没什么难度，只要把意思表达清楚就可以了。
（四）水平低劣的标题
一、城市规划展览馆考察情况
1、两馆概况
上海市城市规划展示馆。
杭州城市规划展示馆。
二、与两个设计院商谈情况
1、两个设计院的概况
（1）上海××建筑设计有限公司。
（2）××大学建筑设计研究院
2、商谈要点
（1）与××建筑设计有限公司。
（2）与××大学建筑设计研究院。
评点：上述标题出自某份《考察报告》，这样的标题就像流水账，毫无概括性，仅对相关工作一一进行列举，可以称之为“清单式”标题，是应付公文写作的最懒惰办法。这类标题显示作者文字能力比较低，又不肯动脑花功夫，要将这样的人培养成写手，难度很大。
三、标题的提炼
对于如何提升提炼标题的能力，我有一些体会：
一是注重积累。从公文材料、报刊杂志中寻找好的标题，把自己平时看到的所有精妙的标题记录下来，重点要认真学习各类公文特别是上级领导的讲话稿，从中发现好的标题。记录下来的标题要分门别类电脑建档，方便以后查找。以本人为例，已经积累了上千条精妙标题，包罗万象，应有尽有。对这些积累，工作中要经常翻阅，加深印象。
二是注重模仿。当积累了一定的精妙标题后，在公文写作中，就要注意模仿学习。有合适的可以直接原封不动拿来使用，没有完全匹配的可以改头换面之后使用。有些标题虽然与自己写的某篇公文风马牛不相及，但能启发自己的灵感。建议多研读文言文，因为文言文的用词十分简洁、十分准确、十分形象、十分精妙，特别是文言文经常单字成词，而表达的内涵十分丰富。
三是注重实践。在公文写作中，要努力自己提炼一些特色鲜明的标题，通过不断的实践锻炼，慢慢地，提炼标题的能力就会提高。要严格要求自己，精益求精。
公文的语言和表达
一、公文的语言特点 ：庄重 准确 简练平实
二、正确选用词语
1、规范使用书面词语
2、使用含义明确、范围限定的词语，避免产生歧义，3、在表达事物范围和程度时，应注意其符合事物的实际情况，4、不能随便使用外来词和时髦新词语
5、恰当选用模糊词语（不是指含糊不清、摸棱两可、似是而非、容易产生歧义的词语，而是一种概括性比较宽泛的语言，）如：通过学习，大家进一步明确了科教兴国的重要性近年来，一些地区 个别单位 各种措施 屡次 酌情 大约 预计 往往 数万 八百多 大多数 个别 有的等模糊性词语
三、恰当选用公文专门用语
1、称谓词：第一人称我、本后加部、委、办、校、公司等。本比我更具有庄重、严肃的色彩，本常用在比较庄重的正式场合。第二人称：贵，你后加部、委、办、校、公司等表示机构的名称，你和贵不能通用，贵表示行文双方具有正式的工作关系，并特别表示对对方机关的尊敬和礼貌，常用在涉外和不相隶属的机关行文中，你表示行文双方是同一组织系统的上下级机构或工作关系比较密切的平级机构，因此常用与下行文或平行文中。第三人称：该，其后加表示人、机构、事物的称呼，2、领叙词 用以引出公文撰写的根据、理由或公文具体内容的词。常用的：查、奉、根据、按照、遵照、依照、本着、鉴于、敬悉、欣（惊、谨）悉、……收悉、为了……特……、……现……如下……等
3、追叙词 用以引出被追叙事实的词。公文中有时要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现的自然，如：经、业经、前经、均经、即经、复经等
4、承转词．是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有“为此”、“据此”、“故此”、“有鉴于此”、“鉴此”、“综上所述”、总而言之、总之等。
5、祈请词。是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”、“敬请”、“谨请”、“恳请”、“务请”、“烦请”、“希”、“敬希”、“望”等。
6、商洽词。是公文中用于征询对方意见的用词，具有探询语气。主要有“商”、“商请”、“当否”、“可否”、“妥否”、“是否可行”、“是否恰当”、是否同意、意见如何等。
7、受事词。是公文中表示接受事情的用词，向对方表示感激、感谢时使用的词。如承蒙、“收悉”、“收到”、“接到”等。一般用于涉外的公文或平行文，8、命令词：即表示命令或告诫语气的词语。命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有：着令、着、特命、责成、务必、严禁、勒令、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。
9、目的词：即直接交代行文目的的词语，用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发。用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行。用于知照性的文件，有：周知、知照、备案、审阅
10、表态词：又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用的有：准予备案、照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等
11、时态词 兹、现、顷、即将、一向、一直、届时、届此、值此、定（按、如、先、限）期、殛待、已、着即、着、方。
12、报送词语
13、结尾词：即置于正文最后，表示正文结束的词语。使用结尾词，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。常用的有：此致、此布、特此报告、为要、为盼、为荷、特此函达、敬礼、谨致谢忱等。
请示：以上请示，妥否，请即批复为盼。
……为要……（用与下行文）。……为盼……（用于平行文、上行文），……为荷（感）……（用于平行文）
四、公文的表达方式：叙述：求实 概括 夹叙夹议 ；议论 ；说明
公文写作格式
（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）
版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重。常用的公文版头形式有三种：
1、由发文机关名称加“文件”二字组成。
例如：国务院文件
2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。
例如：江苏省人民政府
3、几个同级机关（如江苏省人事厅、江苏省科学技术委员会、江苏省财政厅）联合发文，可用主办机关（江苏省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？（例1），但发文机关署名应标联合行文单位的名称；也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。
例1：江苏省人事厅文件
例2：江苏省人事厅
江苏省 科 委 文件 江苏省财政厅
4、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。
例如：***人民政府令、***人民政府任免通知
发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。
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为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。
（二）密急
密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。
密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。
（三）紧急程度
公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。
（四）发文字号（亦称“文号”）
发文字号是由发文机关代字、发文和顺序号三个部分组成。使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。例如：皖政[1997]18号，“皖政”是江苏省人民政府的代字，“[1997]”是发文的，“18号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。
设为首页 上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左侧。
机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。
（五）公文标题
公文标题是对公文主要内容的揭示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不用标点符号。
公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。
当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。
1、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。例如：“关于印发《江苏省行政机关公文处理实施细则》的通知”。这份文件是使用“江苏省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文标题就省略了发文机关名称。
2、印发公布性文件时，有的公文标题可以省略公文主题部分。例如：“铜陵市人民政府令”。
经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。
公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时，尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。
（六）主送机关（亦称“抬头”）
主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号。
主送机关的确定，应注意以下几个方面：
1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。
2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。
3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。
4、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不标主送机关；经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明。
5、对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。
（七）正文
正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。撰写公文总的要求，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。
当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页时，必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的适当位置标注发文机关署名牌成文时间。
（八）附件
附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的重要组成部分。附件有的起补充、阐明作用，有的起说明、注释作用，有的起证实、执行作用。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不能作为附件处理。
（九）发文机关署名
公文除电报、会议纪要外，大部分文件的发文机关署名都应加盖印章。
印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。
印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化的简称。用印位置在成文日期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。
（十）成文时间
成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准；电报，以发出日期为准。
成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号。
成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期，但是发布法规、规章的公文，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施的年、月、日。成文时间使用汉字写明年、月、日，使用公元纪年全称，不得简写或省略。如：1997年1月8日，既不能写成“97年1月8日”，也不得写成“九
八、元、八”。成文时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。
（十一）附注
附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等。
（十二）主题词
主题词是为实现办公现代化的要求，便于计算机管理公文和提高查找率、查全率，根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。
公文应根据内容和文种标明主词题。
（十三）抄送机关
抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线（宽140毫米，高1毫米）作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移行时与上一行平行书与。抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。