档案馆工作制度化

档案馆工作制度化（精选14篇）

1.档案馆工作制度化 篇一

珥陵中心卫生院档案工作计划 档案是党和国家以及卫生事业的宝贵财富，对于加强医院管理，提高工作效率和质量，维护合法权益，推动农村卫生事业的发展具有重要的、无可替代的作用。我院作为卫生事业在农村的基层单位，承担着直接为广大农民提供医疗、保健服务的任务，在医药卫生工作中从事医院、防疫、药品管理、行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的历史记录，是发展医药卫生事业的必要条件和依据。为了能够充分发挥医药卫生档案的作用，更有效的服务于各项工作，我院针对实际工作的特点，制定了本院档案工作计划如下：

我院的档案工作有一定的基础，但档案积累的时间不算很长。为此，我院在2002年就成立了综合档案室，实行统一领导、集中保管本单位各种门类的档案，并指定专人具体负责抓这项工作，特别是对档案的形成、积累、整理、保管的业务进行具体指导、检查督促，把档案工作纳入了议事日程，努力提高档案管理水平。在2003年开始采用电脑等先进手段进行档案管理。争取达标定级，向规范化、标准化、现代化迈进，为农村卫生事业的发展作出积极的贡献。

为了更好的推动这项工作的开展，我们根据上级主管部门的要求，依据有关法律和规范，制定了我院各个部门的职责、规范和要求，下发到相关部门、科室以遵照执行，并且对上级下发的《档案分类方案》、《归类类目》和《保管期限表》的内容，根据我院的实际情况进行了补充调整。依照医院医务管理和医疗护理的主要职能，设七个一类项目，分别是党群类、行政类、医疗类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、人事档案类，党群、行政、医疗类按问题进行设置，设备仪器类按设备、仪器种类和型号设置，会计档案类二级及二级以下类目按文件形式设置。

我院档案工作人员将不断加强学习，适应新时期档案工作的新要求，进一步提高档案管理水平。并强化大局意识、责任意识、服务意识，忠于职守，无私奉献，为卫生改革和发展作出贡献。

珥陵中心卫生院

2011年4月

档案管理人员岗位责任制

1、严格贯彻执行上级和本单位有关档案管理的各项制度和规定，工作中遇到问题应及时请示汇报。

2、负责本单位各类档案的业务管理工作，积极为各科和各项工作提供有效服务。

3、负责每年按规定收集，整理有关档案材料归档。

4、严守机密，防止丢失。

5、维护档案的安全，保持室内及环境整洁。

6、负责接待外调人员，承办函调证明材料的工作。

珥陵中心卫生院

档案借阅制度

1、凡借阅有关档案材料，必须经单位领导批准同意后办理手续方可借阅。

2、阅档必须在阅档室内，不得吸烟和大声喧哗。

3、必须保持案卷完整、清洁、不得涂改损坏、私自拆散和复印。

4、外单位借阅时，凭单位介绍信，经领导批准后予以借阅。借阅所摘抄内容必须交管理人员审核同意后方可带走。

5、凡不符上述手续和不遵守有关规定，档案室有权拒绝借阅。

珥陵中心卫生院

查阅档案须知

1、每次查阅须经过批准，查档人员应提供本单位收发文号及有关情况，执行保密制度，未经同意非工作人员不得进入档案室。

2、机密档案、人事档案和其他重要档案资料必须经有关领导审批，在办妥手续后给予查阅，同时只限在档案室内查阅。

3、已装订立卷或机密件等重要档案资料，只限在档案室（或指定地点）在有人监护下阅看，禁止携带室外。

4、对档案资料必须十分爱护，不得涂改、勾划，更不得撕页。如果发现属破损档案行为，有关人员应负法律责任。

5、按批准查阅的范围阅看档案，不得翻阅无关的内容，如有发现档案人员及时制止，并作出记录以备查考。

6、必须复印的档案须经有关领导签字同意，并在原卷件阅单上注明复印数量，接受人、批准人，对机密件的复印应按机密件办理。

7、档案室内不准吸烟，不带入易于引起档案腐蚀、变质及其他有损档案设备的物品，做好“六防”工作。

8、遇有特殊情况或档案人员认为有必要停止查档时有权立即收回，停止查档。

珥陵中心卫生院

档案室（库房）管理制度

1、档案室为重要机密场所，必须有可靠的安全设施，非工作人员，未经同意不得进入档案室，出入档案室的外来人员要及时作出登记。

2、档案库房应具备防盗、防火、防鼠、防虫、防潮、防光、防污染、防尘设备的措施，档案柜及门窗要随手关锁。

3、档案室内温度要求在14-18℃，并做好记录，以备查考。

4、档案室内应保持清洁、卫生、美观，严禁存放与档案无关物品，严禁吸烟，严格控制电源，做到人走拉闸断电。

5、档案放置要求整齐、系统、统一编号，便于利用，各种检索工具资料存放应醒目有序，符合文件要求。

6、严格档案出入库手续，出入档案室的档案必须由档案管理人员仔细清点登记。库存档案案卷、资料，每半年清理核对一次，保持帐物相符。对移交作废，注销帐册等要查明原因，保存依据。

7、全部案卷均放在档案柜内，不得随意堆放，不得转交他人，库房门的钥匙不能随身携带离开办公室，档案柜、橱的钥匙不得存放在库房内。备用钥匙由档案室负责人单独妥善保管，无特殊情况不能动用。

8、档案室用房的消防器材不准无故私自动用，并定期检查，使其始终保持完好状态。

珥陵中心卫生院

2.档案馆工作制度化 篇二

一、建立健全现代企业档案规章制度

为了使现代企业档案工作制度化、规范化, 更好地为现代企业领导的科学决策和各项工作服务, 使企业迅速发展, 充分发挥档案的作用, 必须从两方面入手:一是提高对依法治档的认识。实行依法治国、依法行政、依法治档, 企业领导和档案管理人员必须统一思想, 更新管档治档的观念。长期以来, 企业领导和档案管理人员在档案管理过程中, 遵循的是传统保存档案的观念, 忽视对档案的开发利用。因此, 现代企业领导和档案管理人员必须改变旧的治档观念, 认真履行《档案法》、《档案法实施办法》赋予的职责, 依法治档, 在做好“收集和整理”的同时, 处理好“开放和保密”的关系, 确保档案的完整、系统、安全和有效利用。二是建立健全现代企业档案的各项规章制度。建立现代企业档案规章制度是企业基础工作中的一项重要内容。在企业改革进程中, 只有建立一套完善的现代企业档案工作制度, 才能使企业档案工作有章可循, 有据可依。比如我公司综合档案室, 为了规范全公司的档案工作, 提高档案管理水平, 先后制订了《网络出图管理制度》、《勘察设计文件电子文档管理制度》、《项目档案管理规定》等16项档案管理工作制度, 使公司档案工作逐步达到制度化、规范化标准, 多年来公司档案工作一直保持国家一级企业档案目标管理水平。

二、进一步提高企业档案的利用效率和管理水平

在市场经济条件下, 人们普遍重视经济效益。有些企业实行一体化管理以后, 把大量精力投入到见效快的情报收集和信息的开发利用上, 而忽视档案基础建设工作。再加上企业机构改制后, 企业内部权力下放, 有些企业下属机构变成具有独立法人资格的经营实体, 致使文件材料成为多层次管理, 一些应该收归企业总部归档的文件材料分散在各下属单位和个人手中, 很容易造成文件材料的流失。因此, 我们必须加强档案基础工作, 重视制度建设, 防止档案材料的流失。胜利工程设计咨询公司自成立以来, 在经营活动和企业管理中形成了大量的各种门类和载体的文件材料。为了使公司的这些宝贵财富不散失、外流, 公司规定对生产经营活动中形成的文书、会计、声像、科研、基建等档案经过收集、整理归入公司综合档案室, 实行集中统一保管。由于档案来源于公司各个部门、各个专业所室的职能活动中, 从文件产生到归档要经历一段时间, 经过许多环节, 期间每个环节都会影响到文件材料的质量、完整性、准确性。对此, 公司档案室通过两个层次来实现这一工作环节。一是建立了以档案室为核心的公司档案工作人员网络, 充分发挥兼职档案人员的作用。公司各职能部门及专业所室设立有兼职档案员, 他们十分熟悉本部门所开展的各项业务的前因后果, 把他们作为公司档案工作网络人员, 处理好与他们的关系, 发掘他们工作的激情, 将应归档的文件材料及时地收集起来, 保存好, 这样才能确保档案的齐全、完整。二是处理好与各部门兼职档案人员及专业人员的关系。档案工作人员在工作中尽心尽力, 主动衔接, 了解其他人员的工作动态。同时及时、经常地与部门领导沟通, 汇报档案工作情况。既要做好档案信息服务工作, 又要及时地进行监督和指导。只有这样, 才能将不符合归档要求的现象消灭, 在文件形成之时, 提高归档文件质量, 保证档案工作与公司各项发展同步, 并持之以恒。公司档案室还不定期举办兼职档案员培训班, 学习档案业务, 提高各单位及部门兼职档案员的业务水平, 为搞好档案工作打下良好的基础。与此同时, 公司及档案室领导依据《档案法》和其它法律、法规, 结合本单位的实际, 修订和重订了公司内部管理制度, 将档案基础工作的具体规定纳入公司各项管理制度中, 规定档案的收集归档与有关部门的经济责任制挂钩, 使各部门领导和全体员工均认识到保护档案是法律规定的每个公民的义务, 不按规定移交档案、档案保管不善而造成流失等行为是违法行为。上述这些措施的落实, 保证了分散在公司所室单位个人手中的文件材料以及其它有价值的资料能及时收集整理归入本公司档案室集中统一管理, 使公司档案管理工作形成一体化的良好格局。

三、进一步提高档案管理人员业务素质

随着我国档案事业的发展, 档案人员的知识结构问题逐渐引起人们的重视, 并分别从不同角度、不同层次有所探讨或涉及。长期以来, 企业档案工作被企业领导视为事务性工作, 不要求专门的文化知识和专业技能, 具有专业知识、特别是适应档案事业发展需要, 有创新思想、掌握档案信息利用开发现代化技术的管理型、实用型的档案专业人才不多, 人员结构比例及其知识结构不合理, 先进设备不会用, 先进管理技术推广不开, 影响了档案信息资源的开发和利用。在这种情况下, 提高档案人员的业务水平, 改善档案队伍的知识结构, 造就更多的适应企业档案工作特点的业务能手、技术骨干、专业带头人, 除不失时机引进人才外, 主要通过举办学习班、外出参观学习等办法, 对现有人员进行培训和提高, 并鼓励档案工作者在干好本职工作的同时, 自学成才, 通过自学成为新型的档案专业人才。与此同时, 做为档案人员, 平时既要注意系统的学习、提高, 也要注意发展自己某一方面的特长、“绝活”, 这样, 说不定在什么时候就能派上用场, 弥补知识结构的不足。还应努力学习和熟悉有关法律条文, 提高自己的法律意识和法制观念, 切实按照《档案法》及有关法规, 依法履行职责, 规范自己的工作和行为, 搞好档案的管理和利用工作, 使档案工作更加规范化、制度化, 不断提高档案管理水平, 为企业的发展做出应有的贡献。

摘要：为了使现代企业档案工作制度化、规范化, 更好地为现代企业领导的科学决策和各项工作服务, 使企业迅速发展, 充分发挥档案的作用, 必须从两方面入手:一是提高对依法治档的认识。二是建立健全现代企业档案的各项规章制度;必须加强档案基础工作, 重视制度建设, 防止档案材料的流失;在深化改革过程中, 提高档案人员的业务水平, 改善档案队伍的知识结构, 造就更多的适应企业档案工作特点的业务能手、技术骨干、专业带头人。

3.高校档案工作制度建设的几点探索 篇三

【关键词】高校；档案工作制度；探索

高校档案管理工作是院校工作中的一项重要内容， 而其中档案工作制度的建设的直接目的就是为了规范档案工作人员的工作行为。在信息化、网络化的今天，随着人们对档案工作认识水平的不断提高和档案环境的不断改善，建立健全制定出一套适合于本单位机构的档案工作制度，可以加快工作进度，从而全面提高工作效率，更好的提供信息服务于利用者。

1.高校档案工作制度的不断完善和修订，具有重要性意义

1.1完善高校档案工作制度的必要性

高校档案工作是维护高校历史真实面貌的重要工作，它也是国家档案资源的重要组成部分，它作为学校教学、科研、训练等活动中形成的第一手资料，对院校的日常管理工作和领导决策具有重要的信息参考价值。它不仅仅是简单地服务于院校日常的教学训练活动，还为院校领导的决策提供信息参考，为院校文化的建设和发展服务。鉴于此，高校档案部门在制定档案工作制度时立意要更加高远，要切实考虑院校的发展需求，顺应时代的需要，不断的完善建立健全一套科学的高校档案工作制度，使其发挥出更大的利用价值，也是让高校档案工作稳步发展的必要条件之一。

1.2有利于提高档案工作办事效率

高校档案工作制度的制定涉及院校文化、管理理念、业务流程等多个方面的内容，涵盖了院校档案管理工作的一系列理论与实践。院校档案工作制度的建立，其过程带有很强的综合性，它实际上就是促进院校档案管理理论研究与实践工作不断磨合、适应的过程。在不断完善改进制度中，要广泛征求群众的意见，注意对群众反映反馈信息的加工处理，将合理的意见作为修改、补充制度草案的依据和基础。只有制定和完善出适合学校档案工作实际情况相应的档案工作制度，才能提高档案工作效率，有利于档案工作的健康发展。

2.高校档案工作制度建设的执行很关键

2.1抓好高校档案工作制度建设实施和落实

档案工作制度能否做到有效的实施与落实，关键在于严格管理。在实际工作中，要认真按照档案工作制度的要求逐条落实和对待，必须按照实事求是的精神做到有章可循，使各项的档案工作制度落到实处。对于违反档案工作制度的行为必须严肃处理。只有抓好各项档案制度的管理落实，才能更好的确保档案的严肃性、安全性。

2.2制定制度要适应院校发展需求， 尊重高校档案工作的规律

制度建设是档案管理的根本性建设，环节多，每一个环节、每一个节点都必须严严实实，不能有制度缺失。要在建章立制上狠下功夫，提高制度的针对性、操作性，切实做到用制度培养习惯，用程序规范行为。不同的高校有着不同特征、管理文化和发展规模，即使是同一所院校在不同的发展阶段也有着不同的个性需求。高校档案管理部门在制定院校档案工作制度时要充分尊重院校档案管理的个性化需求。这就要求其制度的制定要遵循高校自身档案工作的规律，并与院校的总体发展水平相适应。

3.探索高校档案工作制度建设的措施

高校进行档案工作制度建设最终还是为了实现档案的利用与服务，因此，各院校在进行档案工作制度建设时应充分考慮到自身的性质、规模、发展水平、文化等各种因素的影响，从实际状况和发展需求出发，真正做到为高校的教学、科研、训练等活动服务。应注意做好以下几项具体工作：

（1）提高各级领导的重视程度，为建立健全院校档案制度建设提供坚强的后盾。如：建立由院校一把手挂帅，各相关部门一把手任职的专门组织领导机构；将建立健全的档案制度纳入到院校的制度汇编。

（2）加强学习国家、省、市各级档案管理机关的相关法律法规，如：中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》等一系列的档案管理法规。扎扎实实做好调研，借鉴和参照目前国家已经出台的一些政策法规，避免走弯路，从而确定本院校制度建设的框架。

（3）做好“横纵”联合，打好建立健全档案制度的基础。横向联合就是多向兄弟院校单位同行取经学习；纵向联合就是研究本院校以往的档案方面的制度，为新制度的建立健全提供有效的借鉴，从而为建立健全新制度打下坚实的基础。

（4）注意征求专业和专职工作人员的意见，充分考虑他们的日常工作需求，保证档案工作制度的实用性，让他们从细节上完善和丰富。

4.公司档案工作保密制度 篇四

第一条 设立目的

为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保密法》及有关保密规定，制定本制度。

第二条 工作原则

档案工作人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。

第三条 对档案工作人员的保密要求

一、日常工作要求

1.档案工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记、注销等手续齐全，帐目清楚。查阅密级档案，必须履行批准手续，在档案室内查阅，复印只能在档案馆复印。未经批准，不准将密级档案借出。

2.档案工作人员要严格守国家机密，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料。

3.凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。凡需复制保密档案材料，须经______批准后，方可复制。

4.档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

5.严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密，慎之又慎”。

6.在工作形成的废纸，不得随意乱扔。

7.档案信息上网，须遵守信息保密规则，确保档案完整与安全，严防泄密。

8.防止通过电话、传真、计算机网络、笔记本电脑和移动存储设备等泄密，严禁使用涉密计算机登陆国际互联网，不私自保存、复制和销毁秘密载体。

9.每年进行_____次保密检查，并报上级______。

二、档案销毁工作要求

经过鉴定需要销毁的档案材料，要按有关规定写出鉴定报告、销毁清册，经______批准后，由_____人以上监督销毁。

三、特殊情况的处理方法

若所借档案丢失，档案工作人员须及时通知_____部门，并写明情况（丢失时间、地点、具体档案名称等）以便及时处理。

第四条 附则

本制度经_____核准后实施，增设修订亦同。

5.档案管理工作制度 篇五

凡大修设备必须严格计划，并摘要说明更换原因及处理意见，附零配件更换表，确认维修正常后，维修负责人必须进行调试验收并签字确认。

为了加强机械管理，充分了解单机设备使用维护情况，特建立机械设备档案制度。

1、公司所有设备必须由设备科调配并根据工程需要择优购买。

2、所有设备档案（包括正在维修保养的）由公司设备科统一建立。

3、设备档案随设备至各项目经理部，由项目经理部机电工长统一保管，退场时须与设备同时交接。

4、每台固定资产设备建立设备档案内容包括：

①固定资产卡片。

②设备编号。

③合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等。

④维修、保养记录卡。

⑤设备报废申请表等。

⑥设备进场验收、安装调试记录。大型设备必须填写运转记录及交接班记录。

5、项目机电工长必须保管好设备档案，不得丢失，丢失和损坏扣发机电工长年终奖金，并通报批评，严重者辞退。

6、项目机电人员必须认真填写维修、保养记录，并填好零配件更换表，由现场材料员签字，如果设备确认报废则须填写报废申请单，由公司设备科签字确认。

7、小修、日常保养记录、按月填写一次。

8、凡大修设备必须严格计划，并摘要说明更换原因及处理意见，附零配件更换表，确认维修正常后，维修负责人必须进行调试验收并签字确认。

9、事故维修，必须在修理记录卡上注明导致事故发生及维修意见，其它维修过程与第8条相同。

6.档案馆工作制度化 篇六

一、熟悉事业单位养老保险制度改革的相关政策, 从利用者的角度出发, 明确提供人事档案服务工作的重点

(一) 事业单位养老保险制度改革的时间界限是2014年10月1日, 这一时间节点的确立, 自然地将事业单位工作人员划分成3类人。老、中、新3类人在缴费义务与享受待遇上都有不同的执行办法, 与之对应的人事档案中关系到工作人员的出生年月、参加工作时间、退休时间等材料显得尤为重要。

(二) 视同缴费年限和实际缴费年限是与退休后养老保险待遇核定密切关联的两个重要概念。人事档案可以为单位确定具体的年限提供现实的依据。

(三) 事业单位工作人员每个月按一定的工资基数缴费, 缴费基数是确定基础养老金的根本依据。人事档案记录的工资、待遇等内容是工作人员享受到相关的养老保险待遇的主要依据。

(四) 事业单位在参加基本养老保险的基础上, 配套以职业年金的养老保险保障制度。这就意味着人事档案的收集管理范围要随之拓宽和完善, 以适应新常态下利用档案的需要。

二、充实人事档案内容, 为养老保险改革工作提供准确的信息

(一) 拓宽档案收集范围。收集的材料应该能够涵盖本次养老保险制度改革需要重点确认的有关信息。为了更好地度过本次改革的关键时期, 人事部门还可以根据工作需要查遗补缺, 检查档案中缺少材料的情况, 通过布置填写一些如《职工参加社会保险调查表》、《社会保险转移问卷》等方式来获得相应的材料, 以掌握有过工作调动、军人退役经历或者由企业职工及自由职业者转入编制管理的特殊人员的相关信息, 并及时将这些材料补充进干部档案。

(二) 疏通收集渠道。加强与负责人员调配工作、工资工作、社会保险经办业务的科室联系, 掌握相关业务部门的工作进度, 做好对材料归档工作的超前控制, 如职工个人的《事业单位编制使用申请表》《事业单位工作人员工资变动呈报审核表》等材料的形成和办理情况。也可请业务部门采取“亡羊补牢”的措施, 做补充记录、补充证明, 以保证档案文件的完整。通过与有关业务科室的信息互联互通、资源共享, 实现规范化、信息化和专业化的管理, 不断提高服务质量。

(三) 重视档案的鉴别工作, 对于一些敏感的或者容易引起争议的问题, 更要保证档案的真实、完整。如对收集的材料中涉及职工参加工作时间、入编时间等信息前后记载不一致的, 要认真核对档案, 鉴别材料的真伪, 判定材料的保存价值, 严格按照政策规定进行重新确认;职工可以计算为连续工龄的时间, 可以计入视同缴费年限的时间, 与日后可享受养老保险待遇直接挂钩, 档案工作人员要根据档案材料的内涵和特征来审查与之相关的每一份材料, 检查材料是否齐全、完整、真实, 能否起到凭证依据作用。

三、适应改革形势新需要, 探索人事档案开发利用工作的新思路、新举措

(一) 档案管理工作人员要有政策敏感性, 关心国家大事, 注意社会发展和各项工作动向, 在政治上与干部人事工作保持一致性。改革事业单位养老保险制度, 对于建立公平的、可持续的社会保障制度具有重要意义, 作为单位人事管理机构的一员, 档案工作者要高度重视, 认真学习, 进一步提高对改革的重要性、必要性和紧迫性的认识, 从本职工作出发, 采取扎实有效的工作举措, 确保事业单位养老保险制度改革任务的顺利完成。

(二) 适应时代变化, 探索档案提供利用服务的新特点、新规律。不同历史时期, 不同的利用者类型, 不同目的利用者所需要的档案信息内容有很大的区别, 档案工作人员要站在社会需求的高度, 把握方方面面利用档案信息的需要。如针对本次改革利用服务工作的重点, 档案工作人员可以未雨绸缪, 通过提前查档, 确认单位工作人员的参加工作时间、纳入编制管理时间、视同缴费年限、社会保险关系转入转出记录、缴费工资基数等信息, 将其进行公示, 及时处理有争议有举报的信息, 最大限度地降低人事档案的不确定性, 提高利用价值。

(三) 加快档案管理的信息化建设, 利用档案信息管理系统开展主题明确的提供利用服务。针对本次养老保险改革, 可以通过将档案数据库融入到单位网络办公的整体中去, 在档案信息管理系统中增设“社会保险信息模块”, 档案管理工作人员负责职工基本信息的统一管理, 以及对各类用户的权限的管理。人事调配工作人员和工资管理工作人员以及社保业务经办人负责相关业务信息的维护, 职工本人也可以通过登录系统, 查询有关信息。这一模块的设立, 可以引导相关管理部门变被动交材料为主动维护档案信息, 实现高效、安全的档案保管查询工作。

参考文献

7.试析人事档案代理制度 篇七

关键词:档案代理 知情权 服务意识

1995年国家人事部首次提出“人事代理”, 这是人事管理大胆改革的举措,是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。与之相关的代理人员的人事档案管理工作由人事代理机构负责,则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化,改变了人事档案纯属单位所有的弊端。但是随着人事代理制度的进一步推行,人事档案在代理的过程中逐渐出现了一些问题。如何使人事档案代理制度更加完善,是摆在我们面前的一项新任务。

一、目前人事档案代理过程中存在的问题

1.代理人员对人事档案重要性认识不足

有些人事代理人员对人事档案的重视程度不够,认为只要有一份好工作就行了,档案可有可無,对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪都不清楚,还有的认为自己的档案不在本人所属的单位,而由档案代理机构管理,觉得不放心,甚至有些人还认为自己和非人事代理人员不一样, 没有归属感。代理人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障,代理人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案代理工作带来负面影响。

2.人事代理机构对代理人员的档案材料补充、收集、更新缓慢

社会实践活动日新月异,人事代理人员的经历不断变化,其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。而目前的状况是人事代理机构对代理人员的档案补充、收集、更新缓慢。各类代理人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、奖惩、工资晋升等方面形成的材料十分丰富,如果这些材料收集工作不到位、不及时,就会导致许多归档范围内的材料流失,破坏人事档案的完整性。自2004年以来,我单位对招收的200多名医务人员实行人事代理,在查阅这些人员的人事档案时,我们发现不少人员的档案材料中缺少年度考核表、转正申请表,晋升工资表,资格考试报名表等原单位材料,大多数有的只是学生档案、人事代理人员关系托管表等材料,而且大多数档案是散装的,很容易造成材料丢失。这不仅给我单位的聘用工作带来很大的困难,而且直接影响了代理人员的职称评定、工资套改等。

3.人事代理机构与用人单位职责不明确,档案管理制度不健全

人事代理机构与用人单位工作职责不明确,在具体操作实施时不能落实协调机制,就会造成衔接工作的断层。这在不同程度上影响了代理人员的人事档案管理,以致不能充分发挥人事档案的作用。代理机构档案管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放,代理机构与用人单位衔接不紧,对代理人员的档案重接收,轻开发利用,档案大多以原有结构存在,而且档案装订不及时,档案材料散乱无章、杂乱无序,利用极不方便。由于人事档案是个人成长经历的真实记载,具有连续性的特点。如果代理机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时, 用人单位对个人的情况就会“一无所知”,从而延误相关工作。例如在我单位2008年招收的医务人员中,有一位同志在原单位入了党,成为预备党员,这在档案中有记载,但是代理机构没有及时把信息提供给我单位,所以该同志预备党员预备期的正常转正就受到了影响。

4.人事档案代理机构未能转变服务观念

现如今部分人事档案代理机构始终未能转变“你求我”的观念,对代理人员动向掌握不明,与代理人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和代理机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在代理机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而代理机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴代理费、催促代理人员回学校或生源地转递学生档案、代理人员流向汇报、转正定级通知等。

二、加大对人事档案代理中存在问题的整改力度

1.提高对人事档案的重视程度,实现人事代理人员的知情权

切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案代理机构及其职责范围,将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓,让更多的人知道人事档案代理机构及其职责,人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感,增强代理人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.及时收集代理人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况

如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。代理机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和代理机构进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。

3.明确代理机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序

代理人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案代理机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作,人事档案代理机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与代理人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事代理人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。

4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案代理机构的服务质量

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事代理制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及代理人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事代理人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。

5.实现代理人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能

人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事代理人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

实行人事档案代理制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案代理制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。

参考文献:

1.丁忠利.高校人事代理工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).

2.潘中喜.人事代理与高校用人制度改革[J].北京广播电视大学学报,2005(2).

3.杨健.医院人事档案代理业务的思考[J].兰台世界,2007(11S).

4.马惠珍.高校人事档案代理制度的探索[J].中国教师,2009(S1).

8.安全工作档案管理制度13 篇八

1、安全工作档案是学校重要文书资料，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

2、档案资料要存放在学校具有安全资质的档案室、柜内，不得随意摆放，以免遗失。

3、安全工作资料必须严格登记制度、借还制度，严防丢失。

4、档案保管应该通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

6、严禁将任何火种带入资料保管室内，任何人不准在档案室内吸烟。

7、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。

8、因责任人失职，导致安全工作资料遗失、被盗的，追究责任人的责任。

9.机关档案管理工作制度（定稿） 篇九

机关档案管理工作

制度汇编

成损失的，分管档案工作的副局长应负领导责任，自觉接受相关处罚。

分管机关档案工作科长责任制

一、认真学习、宣传、贯彻《档案法》、《实施<档案法>办法》以及其他档案法律、法规。

二、在分管档案工作的局长领导下，负责全机关档案业务的开展和建设，抓好下属单位档案材料的形成、归档和管理工作。

三、制定本局档案工作计划，总结档案工作情况。

四、负责检查档案管理人员执行岗位责任制及其它各项档案管理制度的落实情况。

五、负责组织专（兼）职档案人员的业务培训。

六、负责对机关各科室及下属各单位的档案工作进行监督和检查。

七、抓好档案库房的“八防”工作（防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等），确保档案的保密与安全。

八、按时参加上级主管机关和本机关的档案工作会议，并认真贯彻执行会议精神。

九、负责到期或超过保管期限档案的鉴定和销毁的组织工作。

十、如果档案管理工作中发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，分管档案工作的科长应负相应的责任，自觉接受处罚。

十一、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

机关各科室及下属单位 兼职档案员责任制

一、认真学习《档案法》、《实施<档案法>办法》，努力学习业务知识，不断提高档案业务水平。

二、负责管理、收集本部门（单位）文件材料，力求使本部门（单位）文件保持齐全完整。

三、负责本部门（单位）文件材料的立卷、归档和移交工作。归档案卷要按照国家标准，符合各门类档案质量要求，并确保归档的文件材料齐全完整。归档时间要在每年的5月底前完成。

四、负责本部门（单位）工作人员外出参观、学习、考察等带回的材料的收集归档工作。办公室兼职档案员除负责办公室人员外，还要负责局领导外出参观、学习、考察等带回的文件材料的收集归档工作。

五、积极为领导或承办人提供文件材料。

六、个人不得擅自带走和销毁文件材料，不得长期保存原件和积压文件材料。

七、认真执行档案管理的各项制度。

八、在工作调动时，要办理文件交接手续。

九、如果档案管理发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，承担相应的责任并自觉接受处罚。

机关档案保密制度

一、严格执行《档案法》，确保档案的完整与安全。

二、档案文件密级的界定、变更、解密，必须严格按照国家有关规定执行。

三、机密档案应放在保密设施较好的箱柜中，不得随意乱放。

四、凡来档案管理中心借阅档案资料者，必须严格履行借阅手续。本局工作人员因工作需要查阅机密档案，在征得产生机密档案科室负责人的同意后，报分管该科室业务的副局长批准，方可查阅。机密档案概不外借。

五、档案工作人员要加强安全保密工作的责任感，做到知密不泄密。

六、未经领导批准，不得擅自复印保密档案的内容。

七、非档案工作人员，严禁进入档案库房。

八、重大节假日，档案工作人员要对各项安全防范措施进行全面检查，发现不安全的隐患要及时向分管科长报告。确保档案的完整与安全。

九、凡需要销毁的档案，必须登记造册，报经档案鉴定小组审查，主管领导批准后方可销毁。

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机关档案保管与保护制度

一、档案管理人员要有高度的政治责任感，努力钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平。

二、库房内档案资料应按要求存放，要做到排列有序，查找方便。

三、档案库房要坚固，有“八防”设施（防盗、防火、防尘、防水、防光、防潮、防鼠、防污染）。档案管理人员要定期或不定期的检查，对不符合要求的设施，及时提出更换建议。要经常检查档案的保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或做其它技术处理。

四、档案出入情况应详细记录，借阅的档案收回时要认真检查，及时放回原处，防止前后错位。

五、档案库房要有专人管理，无关人员一律不得进入库房。档案工作人员出入库房应随手关门上锁，下班前关好门窗，关掉电源。

六、库房内严禁吸烟。停电时进入库房，应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。

七、要做好温湿度记录，在现有条件下，采取有效措施控制档案库房内的温湿度，尽力使库内温湿度达到相关要求，即温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。要保持室内卫生，库房内不准存放与档案无关的物品。

八、档案柜架的排放要与墙体和窗户保持一定距离，以利于库

内空气流通。

九、要提高警惕，做好保卫、保密工作，严防发生盗窃破坏档案资料的事件。

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机关档案统计制度

一、档案统计工作是定性定量分析、研究和改进档案管理的重要工作，搞好档案统计工作，是档案工作人员的一项重要任务。

二、按期填报档案业务主管部门下发的各种统计报表，准确反映本单位档案工作基本情况、档案数量等变化情况。

三、档案统计工作应严肃认真、实事求是，依据档案移交清册、销毁清册、借阅登记、案卷目录等，如实填报档案统计数据。

四、档案统计数据力求做到准确，符合统计计算口径，不出现计算、抄写错误。

五、档案统计要手续齐全，其中填表人、审核人、单位公章、填报日期及必要的统计说明，都应填写齐全。

六、档案统计数据未经分管档案工作的领导批准，不得私自报送、复印和抄写。

机关档案工作管理办法

一、人力社保局机关的档案工作，由档案管理中心一名科长分管，档案管理人员具体负责日常工作。

二、人力社保局所属各科、室、中心等有立卷任务的，要配备专兼职档案人员，负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理立卷、归档和移交工作。

三、档案管理中心的主要任务

1．负责管理人力社保局机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。

2．负责人力社保局机关各门类、载体档案的接收、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁及提供利用等工作，并按要求向区档案馆移交应进馆的档案。

3．负责对本机关各科、室文件的收集、整理、归档等进行指导、监督和检查。

4．制定和执行保密和保卫制度，确保档案实体和档案信息的安全。

四、机关各科室应负的责任

1．建立本科室立卷归档制度，责任落实到人。

2．负责本科、室文件材料的形成、收集、整理、移交等工作。3．确保归档文件材料齐全完整。即：每项工作所形成的文件材料要齐全完整；每份材料要齐全完整，页数要齐，内容要完整。

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与批复、正件与附件、印件与定稿及有领导签字的发文稿纸、转发文件与被转发文件等，不得分开；报批的表格，需要填写的内容、印章、签字等要齐全。

2.案卷组合科学规范。每个科室工作中所形成的文件材料，在所对应的类别内，以文件材料反映的问题为主结合其他特征组卷。一个问题所产生的文件材料较少时，可考虑将相同保管期限的文件材料合并组卷，但问题一般不超过三个为宜，以利案卷标题的准确拟写。

3.文件材料立卷归档的划分：计划、总结、预算、决算、统计报表、先进表彰等文件材料归入内容针对；多年规划、计划、预算归入开始；多年总结、决算归入最后；专案文件归入结案；总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的，不好区分主次的总结、计划针对的各归一份；会议文件有针对的归入针对的，没有针对的归入举行会议；请示、批复归入批复；转发、批转文件归入本单位文件制成；法规文件归入批准和公布；其他文件一般归入成文。

4.组卷要保持文件之间的联系

（1）有密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件、一个运动等的文件，应根据其历史联系和不同保管价值合理组卷。

（2）文件的正本与底稿、正件与附件、批复与请示、批转件与原件，应放在一起组卷。

（3）同级别和平行机关的文件，除了与本单位文件有密切联系而保管价值相同的可以合并组卷外，其他应分别立卷。

（4）文件与声、像材料（照片、音带、像带等），除了有特殊要求的案件、工伤或设备事故等情况，需文、照合并立卷外，其他均应分门别类进行系统整理和存放。互有联系的文件与声像材料，均应在卷内目录或规定位置注明互见号，以保持其联系和方便查找利用。

（5）本单位的请示文件，如有口头答复，应由承办人将口头答复内容及答复机关、人员、日期等在请示件适当位置上注明并签字后归档。没有文字批复或口头答复的重要请示件，应视其重要程度区分保存价值，归入行文的案卷中。

5.保管期限划分准确。文书档案按永久、定期两种保管期限，定期为30年。

6.卷内文件排列有序。卷内文件排列要有条理、系统，保持文件的历史联系，一般可按时间顺序和重要程度排列。

（1）单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；单一作者，几个问题的案卷，先排问题，问题内再排时间；一个问题，不同作者的案卷，先排作者，同一作者内再排时间或者按文件内容的联系顺序排列。几个问题，不同作者的案卷，应先排问题，再排作者，作者下排时间。

324

补救措施：进行复制，与原件一并装订立卷，原件在前，复制件在后。

立卷归档的收文和发文，承办中的文件处理纸（指有领导批示处理意见或办理结果的，与文件一起存档，只有阅后签名的不予存档）和发文稿纸均应保留，便于日后查用。

对文件材料左侧装订线外有字迹，或左侧没留装订边的文件材料均应加边拖裱，对小于A4规格的文件材料，一般应裱糊符合要求后才能装订。

立卷归档的文件材料要去掉金属物，有破损的应加以修复。（2）案卷装订采用左侧三孔一线装订法。孔距在案卷封面有标注，用白线绳装订，结扣一般在背面。卷内文件材料一般以右、下角取齐（如卷内材料多数纸张小于A4规格的，要以左、下角取齐）。装订好的案卷要结实、整齐、美观，不掉页、不压字迹、不损坏文件。

9.封面编目要整洁美观。封面填写的内容一般用电脑打印。（1）封面第一横线上为立档单位名称栏，即全宗名称。（2）封面第二横线上为文书档案分类名称栏，填写本科室档案所对应的类别。

（3）封面第二横线下为案卷标题栏。案卷标题应确切的揭示卷内文件的作者、问题和文件材料的名称三个主要成分，做到文字通顺、简明、确切。案卷标题一般以不超过50个字为宜。

案卷标题应由立卷部门起草，并与局档案管理人员商定后拟写，以保持书写规范。

（4）起止年月栏与卷内文件的起止日期对应。

（5）件数与卷内目录的最后一个顺序号对应；页数与卷内目录最末件起止号的止号对应。

（6）保管期限栏，按永久、30年标注。（7）归档号栏由局档案员填写。

（8）右下方三联小栏（全宗号、目录号、案卷号）由区档案馆使用。

四、档案移交

各科室文书档案整理好后，区别保管期限进行排列并编制移交案卷目录。

1.一个的案卷应按永久、30年两种不同保管期限分开排列，每种期限内的案卷按顺序排列编制流水号。

2.为保持案卷之间的有机联系，科室内的案卷排列顺序应按职责或问题重要程度排列。每年排列的顺序应保持不变。

3.案卷排列好后，即可编制移交案卷目录，并填写移交人姓名，5月底前向档案管理中心移交。局档案员在检查、清点无误后，填写接收人姓名，并接收档案实体，进行档案入库后的案卷顺序排列和编目。

4.有电子档案的，要与纸质档案一并移交。

728

9.移交档案要做移交登记手续。填写移交目录，一式两份，签字后双方各存一份。

机关实物档案归档制度

实物档案系指以物体实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品，是本机关档案的一部分，必须交由档案管理中心集中统一保存。根据区档案局印发的《怀柔区实物档案管理规范（试行）》，结合本局实际，制定本制度。

一、归档范围

1.本局所获各类奖品（杯、锦旗、奖状、奖牌、证书等）。2.本局机关科室及所属单位用过的作废印章。3.收集或者接受的字画等。

二、归档时间

应归档的实物档案，在形成或获得实物的一个月内，由接受部门造册登记，连同实物一同向档案管理中心移交。如需在会议室或其他地方摆放展示的，由相关部门先与档案管理中心办理移交手续，一年后再归还档案管理中心。任何部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。

三、归档要求

1.归档实物应保持整洁、无破损，保持原貌。

2.移交实物档案时，应进行登记，办理移交手续。登记内容包括：颁发机关、接受单位、颁发时间、接受时间、实物类别和内容及名称。归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

机关声像档案归档制度

一、归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的照片、录音带、录象带等胶质和磁性材料为载体资料均应归档。具体包括：

1.市以上领导视察、检查本机关工作形成的声像资料； 2.本机关召开的重要会议、举办的重大活动的录音、录像、照片等声像资料；

3.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像资料； 4.其他具有保存价值的声像资料。

二、归档时间

凡属收集范围的声像资料，由制作者或形成部门负责对应归档的声像进行收集，按规范要求编写文字说明，自形成之日起一个月内向档案管理中心移交，任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。

三、归档要求

1.需归档的声像材料应清晰、完整，并附有详细的文字说明。2.照片应和底片图像对应，同时移交。3.摄（录）像带要移交原版带。

4.归档的材料应由摄（录）制单位或人员对归档材料进行整理，写好说明，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄（录）制单位或人员姓名，按规定要求移交。

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机关档案安全责任追究制度

依据《档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《北京市关于重大安全事故行政责任追究的规定》等法律、法规、规章，结合本局实际，制定本制度。

一、局长对本单位档案安全工作负首要责任。

二、分管档案工作的副局长对档案安全工作负主要责任。1.依法加强本单位专、兼职档案工作人员的安全教育，增强防范意识。每半年召开一次档案安全分析会，了解、分析、布置、督促、检查档案安全情况，并责成专人负责落实。

2.不断加强档案库房基础设施、设备建设，逐步实现现代化管理。

3.组织有关人员对本单位档案库房设施、设备、电路等情况进行重点检查，使其真正具备防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等“八防”要求，发现事故隐患，立即组织人力、物力妥善处理，并及时向局长报告。

4.档案安全事故发生后，要积极组织抢救和善后处理工作，并立即向局长及上级有关部门报告。

三、档案管理部门和档案管理人员职责

1.档案管理中心负责本单位档案安全工作的具体落实。2.严格贯彻、执行档案安全的有关法律、法规、规章。建立健全确保档案安全的《文书档案立卷归档制度》、《档案保密制

度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定与销毁制度》等各项规章制度，并严格按照规章制度操作。

3.严格按照档案的收集、整理、鉴定、统计、销毁，管理、利用等业务环节的规定操作。认真落实档案安全各项防范措施，做好档案库房管理工作，尽力使其达到“八防”要求。

4.档案安全事故发生后，在积极采取补救措施的同时，及时向分管副局长报告。积极配合有关部门对事故原因进行调查。

10.浅析档案管理系统操作制度 篇十

【关键词】档案管理；系统操作；制度

一、档案管理系统软件

1.档案管理系统软件的配置应满足本集团的实际工作需要，并适应本集团信息化建设发展需要。

2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

二、档案管理系统操作制度

（一）组织管理

1.集团档案室负责本档案管理系统的规划工作，并通过本系统来开展日常业务办公，同时促进本系统的不断完善和优化。

2.集团有关部门应负责配合档案室保证档案管理系统的正常运行和管理、制定网络管理的标准规范，帮助档案室及时解决应用过程中出现的技术问题。同时有计划地进行计算机知识培训，以不断提高档案室的信息化管理水平。

3.各级主管领导要重视档案管理系统建设工作，积极档案信息化工作。

（二）系统管理

1.档案系统各模块的使用均由集团档案室系统管理员所分配的使用权限来控制，如果用户对使用权限有疑问，应及时联系。

2.所有用户必须按照使用手册中的规范要求来填写数据和操作软件，以免出现错误或不可读信息；如果出现数据错误，当前用户应该负责。

3.对档案管理系统有调整和优化意见，可先提交信息中心，待信息化领导小组会议讨论通过后协调软件商统一修改。

（三）用户管理

档案管理系统用户分为系统管理员、应用操作员和一般用户，并分别履行下列职责：

1.系统管理员。

（1）负责档案管理系统软硬件平台的参数设定和日常运行管理与维护，并做好日志管理。

（2）管理和检查档案管理系统日志。

（3）负责密码管理，以及为档案管理系统用户设置账号和授权。

（4）负责档案管理系统软硬件平台的升级工作。

（5）发现并及时向有关领导反映档案管理系统故障，诊断并排除一般性故障，确保系统处于良好的运行状态。

（6）负责对相关使用人员（主要为档案室人员）进行技术支持。

2.应用操作员。

（1）负责对相应功能模块数据的录入和日常维护，并确保数据的有效性和及时性。

（2）及时发现并向系统管理员反映档案管理系统故障。

（3）确保对档案管理系统进行授权以内的合法操作。

3.一般用户。

（1）遵守档案管理系统的密码管理。

（2）遵守应用系统操作使用手册的规定，按照相应授权进行信息查询与借阅，不得进行授权以外的非法操作。

（四）使用规范

1.每个用户在系统管理员开通账号和授权后，必须及时更改自己的密码，以保障自己密码的安全性；用户应该定期或不定期修改自己的密码；密码字符数量不应太少，推荐在六位以上，并且要尽量避免使用自己或亲属的生日或其它特殊数字。

2.用户如果忘记密码，要及时与系统管理员联系；用户不得把自己的账号密码告诉其它任何人，因此所导致的所有后果均由自己承担。

3.档案室人员应及时录入档案信息、及时处理归档信息（包括收发文、工程技术资料等）、及时处理借阅申请。

4.用户对企业相关档案资料的查看与借阅必须通过系统发起申请流程，并在自己的职权范围内，应尽快处理待办文件，以免出现超时情况，如果超时应由自己承担相关责任。

（五）数据管理

1.档案管理系统数据由系统管理员负责，应履行下列对数据库数据的维护职责：

（1）保障数据的安全性和完整性。

（2）负责数据的交换和统计数据的汇总。

（3）监督、检查数据质量和更新情况。

（4）及时、准确地对系统数据进行备份、核对。

2.档案管理系统数据属于公司机密，要保证和维护数据的严肃性、准确性、完整性和权威性。录入的数据要真实反映数据的原始情况，不得随意更改数据。

3.系统管理员对系统数据定期进行备份，并检验备份数据的正确性和完整性。

（六）安全管理

1.档案室对档案管理系统实施安全和保密管理，建立并落实责任制，采取有效的安全和保密预防措施，避免档案管理系统出现瘫痪，防止发生涉及企业安全、保密信息丢失和泄密事件。

2.安全操作

（1）建立完整的档案管理系统用户访问权限管理体系，并登记备案。

（2）采取严密的安全措施防止无关人员进入服务器系统，严禁用自带的U盘或移动硬盘等设备连接到档案管理系统的服务器上。

（3）操作人员应有互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令，离岗时及时推出系统或关闭电脑，不允许其它人代为操作。

（4）各岗位操作权限要严格按岗位职责设置，系统管理员应定期检查操作员的权限，由相关领导进行审定。

（5）对数据备份等记录建立定期查验制度。

（七）相关责任

1.相关单位和部门应严格执行本暂行规定，出现以下情节将追究有关人员的相应责任。

（1）软件系统上线后由于各单位各部门未按进度要求进行相关模块和节点的测试或数据初始化录入，造成工作延误，由责任人及所属部门或单位承担相应后果。

（2）各单位各部门应按信息中心要求提交软件修改和调整意见，超出时间的由责任人及所属部门或单位承担相应后果。

（3）各单位各部门未按要求保质保量完成数据录入，造成系统运行延误的，由该单位或部门承担延误责任。

（4）各单位各部门应保证进入档案管理系统数据的正确性，因数据错误造成的危害追究该单位主要负责人或直接责任人的责任。

（5）应用软件功能发布上线后，业务单位没有按时使用，造成程序变更、修改或验收延期的，由该单位承担相应责任。

（6）因下列行为致使档案管理系统感染病毒，造成病毒传播或遭到恶意攻击，导致档案管理系统发生故障的，根据造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人、直接责任人的责任：

①未及时安装、使用、升级防病毒软件的。

②未及时安装系统补丁的。

③业务系统申报等环节所需介质未查杀病毒的。

（7）故意传播病毒，故意攻击档案管理系统主机服务器或数据库的，将追究单位负责人或直接责任人的责任，直至追究其法律责任。

（8）权限、口令等系统资源分配后，因用户管理不善造成泄漏，被别人盗用导致档案管理系统数据等系统资源受损的，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。

（9）涉密的系统资源如因管理不善造成泄漏，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。

（10）业务人员操作失误造成严重后果或多次操作出现非正常问题的，将予以通报批评。

（11）未建立与档案管理系统业务功能的每一个重要环节相对应书面凭证，造成数据丢失或业务无法再现，根据其造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人的责任。

三、结语

11.档案馆工作制度化 篇十一

一、在高校档案馆建立专题馆员制度的必要性

1. 建立专题馆员制度是高校档案事业发展的需要。

随着高等教育大众化的实施, 招生规模的不断扩大, 全国很多高校对学科专业做了相应调整, 一些专业得到加强, 一些新兴学科、边缘学科应运而生, 这就对高校档案馆信息服务提出了全新的要求和挑战。建立档案馆专题馆员制度恰好能满足档案文献信息服务的针对性、科学性要求。档案馆可以遴选具有丰富专业知识、较高信息专业水平, 熟悉对口服务单位档案资源建设, 能够有效提供信息服务的专题馆员, 与用户建立直接联系, 深入了解对口服务单位的档案利用需求, 有的放矢, 提供有针对性的对口服务。

2. 建立专题馆员制度有利于提供个性化的档案利用服务。

当今社会是充满了个性化特色的社会, 高校档案馆也是一样, 要想办出特色, 必须想方设法提供个性化的档案信息利用服务, 而建立专题馆员制度恰好能满足这方面的需求。档案馆可以专题馆员为纽带, 在档案馆和各对口服务单位之间架起一座个性化的服务桥梁。专题馆员在掌握对口服务单位的教学、科研、管理工作动态的同时, 可针对服务单位的工作重点、难点和中心工作提供二次、三次文献编研资料, 最大限度地为用户提供深层次的文献信息服务, 实现档案信息资源利用的最大化。

3. 建立专题馆员制度有利于档案馆人才队伍整体素质的提高。

高校档案馆的自身发展需要高素质的馆员队伍做支撑。近年来, 高校档案馆的人才队伍已逐步出现了一批年轻化、专业化和高学历化的人才, 这类人才为专题馆员制度在高校档案馆的实施奠定了扎实的人才储备基础。但专题馆员的工作并不是人人都能够胜任的, 专题馆员不仅要具有档案管理方面的专业知识, 还要具有人文社会科学、自然科学、计算机科学等方面的基础知识, 具有较高的档案、情报资料检索能力和宽厚的文化素养及高尚的审美意识。具体来说, 专题馆员要有正确的世界观、人生观、价值观, 具有高尚的人格、良好的教师职业道德。这种人才实际上是一种知识型馆员, 他们有一种强烈的追求职业发展前景的欲望, 注重强调工作的自我引导和自我管理, 注重团队协作、信息沟通和知识交换, 注重自身价值的体现, 喜欢不断学习, 喜欢富有挑战性的工作。为适应新形势的需要, 专题馆员在提高自身综合素质, 做好对口服务单位档案信息资源服务利用工作的同时, 还要带动馆内其他同事参与到个性化档案信息服务之中, 从而有效提升档案馆全体员工的整体素质。

二、高校档案馆专题馆员应具备的素质

档案馆专题馆员一般都是大学本科以上学历、经过档案专业或信息管理专业学科培训, 拥有丰富的专业知识, 具有驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力, 较好的计算机、外语运用能力, 能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。除此之外, 还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等, 这样才能为档案用户提供个性化的档案信息服务, 为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。

1. 档案信息导航素质。

面对庞杂、浩瀚的档案信息资源, 高校档案用户仅凭借自己的经验和素养, 一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息。这就要求档案馆专题馆员具备敏锐的信息洞察力, 善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息, 能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势, 帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源, 帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取所需的信息。在网络环境下, 信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度, 是关系到能否发挥信息能力的先决条件。档案专题馆员只有具备档案信息导航素质, 才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。

2. 档案信息挖掘素质。

随着高校用户需求的日益个性化、多层次化, 用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取, 而要求档案馆提供有深度的, 对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅是提供简单的一次文献查询, 更重要的是提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档案资源建设的基础上, 从教学院系、职能管理部门的角度出发, 组织、分析、提炼相关的档案信息资源, 并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位, 有效实现自身的职责。

3. 公共关系拓展素质。

随着高等教育教学改革的不断深入, 高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入, 主动开发、拓展新的信息服务项目, 为教学、科研、管理服务。为拓宽档案工作的影响力, 必须争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点, 专题馆员就要发挥比较大的作用, 因为专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁, 专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系, 和用户进行经常性的对话、交流, 真诚地听取用户的批评和意见, 利用各种不同的方法和手段分析用户的需求, 了解用户的心理, 及时改进服务水平。

三、高校档案馆专题馆员的工作职责

高校档案馆专题馆员的工作职责主要有以下几种: (1) 建立主动了解用户需求的交流机制, 定期与对口服务单位进行固定的工作联系, 采取多种方式加强与服务单位的沟通, 诸如参加院系的相关会议和学术交流活动、跟踪工作进展等。 (2负责搜集、鉴别和整理对口单位的档案信息资源, 并在档案馆网站上建立对口服务单位的档案信息资源专题信息。 (3) 协助对口服务单位进行教学、科研、行政事务等专题档案文献检索, 逐步做到有针对性地为教学、科研、行政单位提供定期服务和决策参考服务。 (4) 为对口服务单位提供档案信息咨询服务, 通过电话、电子邮件、面对面咨询等方式及时满足用户查询档案信息的需求。在档案馆网页上设立“专题馆员咨询园地”, 公布专题馆员的个人联系信息, 并借助网络技术, 提供多种在线咨询服务。 (5) 为用户利用档案提供指导与培训, 定期或不定期地开展各层次用户的培训活动, 指导用户充分利用档案信息资源;经常向用户宣传推广档案馆的信息资源。专题馆员制度的建立需要制定明确的工作目标、详尽的岗位职责、科学的考核方法和切实可行的激励机制。高校档案馆可以根据自身的实际情况, 确定是否实施该项制度。专题馆员制度的实施不可能一蹴而就, 需要不断学习, 一步一个脚印的扎实工作和毫不气馁的努力争取。

12.预防职务犯罪工作廉政档案制度 篇十二

为了规范廉政档案管理，加强猫儿沟煤业预防职务犯罪工作的制度化、正规化建设，防止和减少职务犯罪的发生，根据河曲县人民检察院[2011]河检预字第1号文件精神，结合猫儿沟煤业项目实际，制定本制度。

一、管理体系

廉政档案纳入项目部建设档案统一管理体系，实行单独立卷、集中归档。

二、管理原则

廉政档案实行统一领导、专人负责、分工协作、集中归档的原则，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

三、管理部门

专项预防领导小组办公室负责廉政档案工作的组织和管理。

四、归档范围

廉政档案是在廉政建设和专项预防工作中形成的具有保存价值的各种材料。范围可分为文书档案、案件档案、会计档案、声像档案、实物档案等。主要包括以下内容：

（一）关于廉政建设、专项预防的文件、信息、资料；

（二）领导小组的会议记录、会议纪要；

（三）与各科室、单位签定的廉政、勤政建设及专项预防目标责任制；

（四）与各协作、材料供应等单位签定的廉政合同、安全施工合同；

（五）廉政和专项预防方面的检举、信访材料；

（六）调查处理廉政和专项预防方面的案件所形成的法律文书、笔录、证明资料等案件材料；

（七）廉政和专项预防方面的声像材料；

（八）其他需要归档的资料。

五、工作要求

（一）各科室要高度重视廉政档案管理工作，指定专人负责廉政档案的收集、整理、归档。

（二）严格遵守《档案法》、《保密法》和廉政建设、专项预防方面的有关规定，做好档案利用工作，严防失密情况的发生。

（三）切实做好档案的保密工作，保护档案安全，延长档案的使用寿命。

猫儿沟煤业综合办

13.档案馆工作制度化 篇十三

胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”干部档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。新的形势和任务，对干部档案工作提出了新的更高的要求，我们必须从全局和战略的高度，不断深化对做好这项工作重要意义的认识，进一步增强责任感和紧迫感，进一步推进干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设。

一、干部档案工作现状

近几年来，干部档案工作紧紧围绕全市工作大局和组织工作中心任务，在制度化、规范化和科学化建设进程中，取得了明显成绩。

1.加强制度化建设，管理机制更加严密。在档案目标管理工作中始终把制度建设贯穿于档案管理工作全过程，建立了档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等八项制度，并在三室内分别装订上墙。建立了《查(借)阅干部档案登记薄》、《材料收集登记薄》、《档案转递登记薄》等8本台帐；实行了“五不查阅”(无《干

部档案查阅审批表》不准查、非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，涉及亲属不准查)和“三不转递”(个人带档不转、没有调函不转，接收单位不明不转)等制度，实现了制度管理标准化。

2、加强规范化建设，档案信息严肃、准确。全面收集、严审细甄、规范管理，促进档案管理规范化建设。不断完善档案分类、装订、整理措施。严格审核，仔细甄别。在材料的清理归档过程中，严格按照《干部人事档案鉴别归档制度》，坚持对具体问题具体分析，对所有材料加以认真甄别筛选，逐人鉴别核准，对难以鉴别的材料采取实际调查、查阅资料、推理印证，有效防止了甄别材料失之于据，确保了档案材料的真实性；严格标准、规范整理。严格按照《档案整理工作细则》的标准和要求，收集材料“全”、材料分类“准”、档案装订“齐”；认真审核“三龄一历”，较好地解决了干部档案材料缺失、信息不准、整理不规范等问题，进一步提高了干部档案质量。

3、加强科学化建设，尝试信息化。以《干部信息管理系统》、《干部人事档案管理系统》为应用平台，尝试对干部档案的日常工作进行计算机管理。

二、做好新形势下的档案工作需要进一步解决的问题。

1、全市干部档案工作基础设施需要继续完善。我部档案工作设备已符合国家二级标准，但要申请国家一级标准以及

促进档案工作信息化建设还需完善相关硬件。同时，大部分基层管档单位由于行政经费紧张等诸多原因，干部人事档案管理设施陈旧，更新不快，库房面积不达标，致使档案目标管理未能达到相应级别，制约了档案目标管理升级。

2、档案材料收集困难、滞后。一些单位在档案材料形成过程中工作拖沓，迟迟不能形成材料；有的形成材料后，交档案部门意识不强；有的临到上级检查，突击补交。

3、一些基层管档单位对档案工作事业心不够，责任心不强。绝大部分管档单位都根据上级要求和本单位实际，修订完善了干部人事档案管理的各项制度，并把重点放在健全保障机制，保证制度贯彻执行上，但也有的管档单位制度虽制订上墙，执行起来却不够严格。

4、信息化建设滞后。

5、档案工作在科学化管理、运用中面临许多新问题、新挑战。比如，如何适应完善社会主义市场经济体制和实施人才强国战略的需要，进一步完善干部档案管理体制和工作机制；如何按照党管人才原则，探索建立社会化的人才档案公共服务系统；如何正确把握干部人事档案保密和开放之间的关系，区别不同情况，满足社会化利用需求等。

三、对当前工作建议

1、进一步加强领导。把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作，提出要求，具体指导。充分发挥

牵头抓总、组织协调、督促检查的作用，调动各方面的积极性，共同做好干部档案工作。

2、建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制。做好干部档案工作，不仅仅是干部档案管理部门的任务，各有关部门都负有重要责任。加强干部档案管理部门与纪检、监察、政法、教育、审计等形成干部档案材料部门的协调配合，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调，建立工作联系制度和情况通报制度，保证干部档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。进一步健全干部档案管理制度，抓住档案审核、转递、利用等关键环节，及时发现和纠正干部档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部档案工作的严肃性。

3、努力建设全市高素质的干部档案工作队伍。进一步加强培训工作，提高管档人员的政治和业务素质。对从事干部档案工作的同志，严格要求和管理，注意为其提供参与中心工作、熟悉组工业务的机会，帮助他们解决工作、学习、生活中遇到的困难。进一步强化其政治意识、大局意识、责任意识和服务意识，按照提高政治鉴别、政策运用、知人善任、组工业务能力要求，不断提高综合素质和业务能力，坚决维护档案的真实性，认真履行职责。

4、加大干部档案工作信息化建设的力度。利用现代化技术，管理方式，切实提高干部档案工作质量和效率。探索

档案数字化、电子化管理，对干部档案的日常工作进行计算机管理，建好用好干部档案管理系统和干部信息管理系统，加快建设电子档案，利用光盘介质对电子档案材料进行存储；实现自动生成干部任免审批表、干部花名册，对领导班子进行年龄、文化程度等多角度分析；实现干部档案自动编号、自动查找和表格套打等。

14.浅议档案的归档制度 篇十四

一、归档制度的必要性

建立和健全归档制度是非常重要的。从档案形成来看, 档案产生于文件, 文件需要立卷归档才能转化成档案, 文书部门或业务部门从事归档工作, 是属于机关文书工作的最后一个环节, 同时也是档案室工作的第一个环节。从档案室的工作来看, 归档工作是文书工作与档案工作的结合部, 归档既是文书工作的内容, 也是档案工作的内容, 它是档案室收集工作的重要内容, 是档案室最基础的工作。档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作, 都与归档工作的质量有关, 没有齐全、完整的档案, 要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论:没有归档制度, 或归档制度不健全, 就没有完整的档案, 也就没有健全的档案工作。

二、归档制度的内容

归档制度内容包括归档范围、归档时间和归档要求。

(一) 归档范围

归档范围就是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分。国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定:凡是反映本机关工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。包括工作活动中形成的公文、图表、录音、录像等各种形式和各种载体的文件。这些文件, 只要具有一定的保存价值, 哪怕只需要保存3年、5年、10年的, 也应当列入归档范围。

一个机关的文件材料, 哪些是属于归档范围呢?具体地说, 有以下几个方面:

一是上级机关的文件。主要是指上级机关发来的需要贯彻执行的各种文件。如上级机关领导针对本机关的讲话、指示;上级机关转发本机关的文件;代上级机关起草并被采用的文件最后草稿和印本等。

二是本机关形成的文件。这是归档范围的重点, 它包括本机关各类会议文件材料;本机关颁发的各种正式文件签发稿、印刷稿;机关内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;反映本机关历史沿革、组织原则、人员编制等基本历史面貌的文件材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件。主要指非本机关业务, 但是需要执行的法规性文件;有关业务机关检查本机关工作所形成的文件, 以及与这些机关相互联系、协商工作形成的重要来往文书。

四是下级机关的文件。指下级机关报送的工作计划、总结、统计材料等;直属单位报送的重要的科技文件材料;下级机关报送的法规性备案文件材料, 等等。

(二) 归档时间

办理完毕的文件, 不是随时办理完毕, 就随时归档, 也不是时隔数年, 文件积压成堆之后再归档。什么时候归档比较好呢?一般来说, 以一年为界限, 一年归档一次, 年年归档, 文件年年清理完毕, 档案年年不断形成, 这样比较符合文件形成的规律。归档制度规定了文件归档时间是在文件形成后的第二年, 这是因为, 一年中有一些文件, 特别是年终文件, 诸如工作总结、评选先进材料等, 一般要到第二年年初才能形成并办理完毕, 因此, 文件立卷归档不能当年进行, 要到次年才能展开。归档工作有一定的要求, 年年不断, 工作量很大, 每次归档要进行一段时间, 是档案室一项繁重的任务。因此, 档案室若能明确规定立卷归档时间在次年上半年进行并完成, 效果就更好。这样, 档案室就能从这项年终繁重的工作中摆脱出来, 能有更多的时间从事档案的保管、编目、利用、编研等其他业务活动。

(三) 归档的质量要求

归档案卷质量总的要求是?遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件材料之间的内在有机联系, 区分不同利用价值, 有利于保管和使用。

首先, 归档文件材料要完整、齐全。完整就是要使归档的档案有一定数量, 每份文件页数完整, 档案不遗漏、不残缺;齐全就是要做到归档的部门齐全, 档案门类齐全。

其次, 归档文件材料要系统并有条理。对于准备归档的文件材料, 要分类进行组卷, 尽量保持它们的内在联系, 按照它们不同的保存价值, 确立保管年限, 进行合理立卷, 使归档文件分类科学、系统, 能较好地反映出本单位工作活动面貌。在立卷时, 要求将文件的正件与附件, 印件与定稿、请示与批复、文件与电报等统一立卷, 不得分散。跨年度的文件, 立卷时要选择有针对性地一年立卷归档。在进行每卷文件排序时, 必须科学合理安排文件的排列顺序, 一般按时间先后排列, 但对于同一事物的同一文件, 应按统一规定进行。