公司档案分类

公司档案分类（精选8篇）

1.公司档案分类 篇一

一、按字母排列的分类法

在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。例如，CoffinThomas应该排在 Cryton Philip之后。

数量较少的、无须—一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。

1、按主题分类

文件的主题有时会取代作者成为归档的依据，最重要的主题名称作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推。最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业务相关的，如：广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等。各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放，可以迅速、简便地查阅。

2、按地区分类

在按地区分类法中，档案是按其产生的省、市、地、县等分类的，其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的，只是在该法中，文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。这样可以使有关地区的所有文件集中存放，然后再按其他问题分别立卷。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。

二、按数字分类

案卷以数码排列，每一份文件给定一个数码。用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字。所有索引卡按所标名字的字母顺序排列，集中放在索引卡抽屉里。当需要查找某份文件时，先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息，从而得知该案卷的数码，然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。

1、按十进位制数码编排分类

这是数字法的一种，经常与按专题分类相结合。用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子。操作起来比较简单，主要专题分别用某个整数表示。

当该系统中需要新增立案卷时，通常把它归入已立档的某一项目，插在适当的位置，然后编上小数。这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。

使用十进位制数字排列法立卷，能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置。

2、按日期排列分类、这种方法操作十分简单，文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的。按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用，但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。

三、字母法和数字法的比较

1、字母顺序排列法的优点

1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料费用较低。

2、字母顺序排列法的缺点

1.查找常用名字时可能会遇到困难。

2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

3、数字排列法的优点

1.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。

2.标上数码的文件方便查询。

2.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

4、数字排列法的缺点

1.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

四、字母法和数字法的综合运用

按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。

在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4。在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。

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铝及铝合金和镁及镁合金表面处理方法垫弹性块装夹方式刀具选择 http:// 我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。

1.在转移之前计划好新的档案。

2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。

一、电子档案的优点

1、操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

2、传递快捷、实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络

终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

3、存储空间小

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB-4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。

4、具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

5、复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问 题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

一、控制纸质档案的使用

档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。

把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

二、控制缩微品档案的使用

缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：

(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。

(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。

(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。

三、控制电子档案的使用

秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。

1、必须采取各种措施控制电子档案的使用

1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。

2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：

(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;

(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;

(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。

3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。

4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。

5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。

6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。

7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。

8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。

2.公司档案分类 篇二

一、对中小学档案分类的设想

由于学校档案是学校在各项工作形成的真实记录, 因此, 学校档案的分类必须根据学校档案的性质、内容、特点以及相互之间的联系进行。本文根据学校档案形成的自身规律以及学校工作的职能和特点把学校档案分为党政工团队、教学业务、总务后勤三大类, 然后再根据每个大类各自的特点进而分别细分为党务工作类、校务工作类、工团队会工作类;教务工作类、教师业务类、学籍类;财会类、校产类、基建类、勤工俭学类。在三个大类中, 每个大类代表学校的一种职能或某一方面工作, 综合起来能全面反映学校以教学管理工作为主的全部内容。其中以主体为核心机构等与主体活动特点相应的分类方法, 沿用原文书档案的立卷原则。以客体为核心的大类 (如总务后勤类的基建工程类) 则根据客体的情况采用工程项目与客体及其活动特点相应的分类方法, 类似于原科技档案的立卷原则。值得注意的是, 教学业务档案作为一个大类从文书档案 (党政工团队会类) 中单列出来, 突出了学校档案工作为教学服务的指导思想。

二、各大类的主要内容

(一) 党政工团队会档案。

由于中小学党政工团队方面的文件材料数量有限, 但这些文件材料又不能截然分开, 因此把它们合在一起, 以利于统一管理。

1、党务工作类:

主要包括党的组织建设、支部工作及学校的政治思想工作三个方面的内容。

(1) 反映党的组织建设状况的文件。包括党员花名册、党员年报表、党组织关系介绍信存根、党内干部任免通知、关于党的组织发展的决定、批复以及本校优秀党员的先进事迹材料、党内处分材料等。

(2) 反映党支部工作情况的文件材料。主要包括支部工作计划、总结、支部 (委) 大会记录、党费收缴存根及党的组织对校务工作所作出的领导、指导性决定、意见和建议、上级党委的文件及党内有保存价值的其它文件材料。

(3) 学校思想政治工作的文件材料。主要包括学校政治思想工作计划、措施、总结, 师生思想反映记录, 支部领导关于思想政治工作的讲话, 政工干部任免, 少先队辅导员的聘请, 班主任任命及班级工作计划、总结, 以及学生的思想性格分析等材料。

2、校务工作类:

主要包括上级来文、本校行政事务工作两个方面。

(1) 上级来文。包括上级常委、政府及教育主管部门发来的对本校工作有指导意义的各种指示、批复、上级有关部门对本校干部的任免、人事处分对本校的表彰、处罚等文件材料。

(2) 校务行政工作方面。包括校务工作记录和会议记录, 学校各项工作计划、总结、决议、报告及校规、校纪和守则, 学校干部任免、机构设置、印章启用等相关的文件材料 (包括名册和统计报表) , 有关教职工的晋级、调薪、聘任、离退和调动材料, 校内先进集体、个人名单事迹, 学校各项中心工作中形成的重要文件材料, 以及反映本校历史沿革, 大事记和反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像带材料。

3、工团队会工作类:

可分为教师工会和团队会两个方面。

(1) 教师工会方面。包括工会组织的各种会议记录、工作记录、会员发展情况、花名册、会费收支情况等文件材料, 及工会参与民主管理学校形成的各种文件、决议、选举结果等。

(2) 团队会工作方面。包括共青团、少先队、学生会三方面的内容。具体包括团、队、会组织发展状况、花名册、干部任免文件、各种会议记录和活动记录及工作奖罚、工作计划、总结及有关典型材料。

(二) 教学业务档案。

教学工作是中小学工作的中心环节, 主要包括教务工作、教师业务、学籍管理三方面的内容。

1、教务工作类:按其来源可分为四个方面。

(1) 上级来文。包括上级教育主管部门下达的教学计划、专业和课程和设置、学校教学大纲及招生、教学质量抽查等方面的指示、规定、计划、方法等文件材料。

(2) 教务处制定的各种教学制度、办法、规定、条例、守则等文件, 教务工作的统计报表、学校教师的课程安排及进程。小学还应包括普及小学教育的基本情况统计、学龄前儿童的登记、统计及普及小学教育的发展规划等。

(3) 教研究 (组) 的工作计划、总结、教研活动记录、分科教学改革计划、教学改革设计及论证、总结、典型情况分析、自编教材、讲义、辅导材料、教改实验教案、上级有关方面对教改实验的检查、验收结果等文件材料。

(4) 各科各类考试、竞赛题卷及参考答案、评分标准及有关考试情况的分析材料。

2、教师业务类:

主要包括教师教学的基本情况登记、教学鉴定、教学成绩登记、教师记录、教师先进事迹材料, 教师教改研究、实验方面的总结、论文;各类报纸、简报登载的教师的教学过程中对学生规律、学习兴趣及性格和性格培养的研究和调查记录;各类教学方法的比较分析等内容。有关教师的人事档案一直单独保存, 故此处从略。

3、学籍类:

主要包括新生花名册、新生登记表、学籍登记表、学生成绩册、学生学籍变更登记、毕业证存根、毕业生登记表, “三好”学生、优秀学生干部表, 学生先进事迹材料, 学生奖惩情况, 身体检查记录以及学生特长、爱好等鉴定材料。

(三) 总务后勤档案。主要包括财会、校产、基建、勤工俭学四方面的内容。

1、财会类:

包括三方面的文件材料。

(1) 财务管理工作的各种文件。

(2) 会计凭证、报表、帐簿等。包括学校经费收支帐、记帐凭证、收据存根、工资报表、银行存款帐、现金支出帐以及财务年度决算、其它经费年报表等。

(3) 财务审计等文件材料。

2、校产类:

主要包括学校仪器设备、图书资料和其它固定资产等方面的内容。

(1) 仪器设备。包括图样、图纸、仪器设备的安装、调试等技术性、凭证性文件材料, 仪器设备的使用、维修记录、设备改进、改装及报废等方面的文件和登记簿册, 以及实验室化学药剂使用情况记录、生物标本登记等。

(2) 图书资料。包括图书需求登记、库存登记、损毁登记和使用统计以及学校接受捐赠图书等方面的文件材料。

(3) 其它固定资产方面。包括桌椅凳床、办公用具、水电设施、体育设施、校办工厂、农场设施、食堂设备等购置、使用和维修记录。

3、基建类:

包括校舍拆迁、新建、维修等方面形成的申请、报告、批准文件、土地征用、搬迁民房补偿、工程概算、预算、决算等文件、基建经费等拨、收支文件、工程承建合同、协议书、基建勘测、设计、施工、竣工的有关资料、图纸、验收鉴定等材料。

4、勤工俭学类:

主要包括学校勤工俭学的计划、总结、活动记录, 典型活动分析, 学校在勤工俭学过程中与社会有关方面往来形成的合同、协议及其履行的记录文件, 学校在勤工俭学中形成的有关技术资料以及勤工俭学的收支、结算、报表等文件材料。

三、该分类方法的特点

1、类别简明, 内容完整。本分类把成份多、内容复杂的学校档案全宗分成三个大类, 使得整个学校档案管理系统化、条理化。同时, 三大类中的每个大类中的每个大类又代表了学校工作的一种职能或一方面工作, 囊括了学校档案工作的全部内容, 体现了类别简明、内容完整、条块清楚的特点。目前在以手工检索为主的情况下, 这种分类方法可以快速、准确地查出所需材料, 提高档案的查全率、查准率, 从而提高利用职权档案的速度。

2、方向明确, 重点突出。本分类一改过去教学档案分散保管、各存自用的管理方法, 并把它从文书档案中分离出来, 单独组卷。这样, 既突出了中小学档案工作为教学服务的工作重点, 又坚持了中小学档案工作为教学工作服务的方向。

3、兼容性大, 局限性小。实际上, 按主体活动特点分类的职能分类与按客体活动特点分类的工作项目分类并不矛盾。从一定意义上讲, 本文的分类也适用于按客体特点分类, 具有兼容性。所以在成份复杂, 既需要按主体特点, 也需要按客体特点分类的全宗内, 将它选作为一层次的分类方法比较适宜 (如总务后勤类) 。因为上位类对下位类具有制约作用, 上位类具有兼容性, 其下位类分类方法的选择余地就大, 不会受到局限。

3.这样的档案分类方案可以吗 篇三

《档案界》会员a1976211

从上述背景材料看，笔者初步推断会员所服务的集团公司为一家工业企业。该公司档案分类方案的编制要符合国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)的基本要求。

一般地说，档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。从分类方案的体系结构看，a1976211会员整理的该公司档案分类方案，没有标示编制说明、分类表、使用说明三个部分。

对照《规则》，笔者认为a1976211会员整理的分类方案还有不妥。一是a197621l会员将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，有违《规则》第4条“工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类”的规定。二是《规则》第9条规定“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号”，而a1976211会员在分类方案中错误地将照片类、磁光介质类、实物类档案归入特种载体类档案，并将其单独设置为一级类目。三是a1976211会员在分类方案中将人事档案类的二级类目按姓氏来划分的做法与《规则》有关规定不符。

根据《规则》，笔者对该公司档案分类方案提出以下建议：一是严格按照分类方案体系结构的要求，编制该公司的档案分类方案。档案分类方案应由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。编制说明包括分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。分类表是分类方案的主体部分，它是将立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来。使用说明，主要说明档号标示和案卷排列方法，二是遵循以全部档案为对象的分类原则，按照工业企业档案分类一级类目的设置要求，取消其原分类方案中将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，将其档案设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类，如果该集团公司是特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。如果该集团公司是规模小且每年形成的文件材料数量又过少的街道、乡镇工业企业和非工业企业可在不违背分类原则的基础上，结合本企业的情况减少一级类目。三是声像、照片或其他非纸质载体形式档案应该视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管。特殊载体档案，如，照片、录音带、录像带、计算机软盘、缩微胶片(胶带)等非纸质载体形式的档案不单独设置类目，应根据其内容特征同纸质档案统一分类、整理，并做到分箱或分库保管。其管理要求、方法可参照中华人民共和国国家标准(GB/T11821—89)《照片档案管理规范》的规定执行。四是科学合理地设置干部职工档案类的二级及二级以下类目。干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，其中干部档案类目设置要按《干部档案工作条例》有关规定执行。干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。

档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范，也是档案分类、组卷、编目、排架的依据性文件。工业企业在制订档案分类方案时，应遵循以企业全部档案为对象。依据企业管理职能。结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用的原则。

4.企业档案分类方案 篇四

如果原先没有分类，这次优先使用GL、CP、KY`、JS、SB、KJ、ZG。原先已经按10大类分类，继续使用原先分类，删除B类、C类、D类，合并到A类即管理类。（管理类分分保管期限排，一年一流水。CP、KY`、JS、SB、KJ、ZG按类排，不同的可以放在一起，保管期限也可混排，按类流水）

GL管理类（或者A管理类，使用机关文书盒）本企业设立、变更、解散过程文件材料

1.1 本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料

1.2 本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料 1.3 本企业章程送审稿、批准稿及正式文本

1.4 企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料

2.1 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议

2.2 董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料 2.2.1 会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单

2.2.2 讨论未通过的文件材料

2.3 董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料2.3.1 重要的2.3.2 一般的 本企业资本登记、资本变动、融资文件材料

3.1 国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料

3.2 其他非国有组织或机构资本对本企业投资、投入核算登记、确认文件材料

3.3 本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材料3.3.1 上市辅导和准备阶段形成的文件材料

3.3.1.1 评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作报告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目建议书、招股说明书及发行公告（含财务报告、盈利预测报告）

3.3.1.2 与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料 3.3.2 发行申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的审核反馈意见 3.3.3 股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行定价分析报告、路演推介文件材料

3.3.4 上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函 3.3.5 股票首次发行过程中形成的其他文件材料

3.3.5.1 重要事项 3.3.5.2 一般事项

3.3.6 股票增发、配股文件材料

3.3.7 增资扩股文件材料

3.3.8 股权转让文件材料

3.3.9 债权融资文件材料

3.4 本企业股东、股权登记文件材料

3.5 本企业融资工作中形成的其他文件材料 3.5.1 重要事项 3.5.2 一般事项 本企业资产管理文件材料

4.1 资产权属证明文件材料

4.1.1 本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料

4.1.2 本企业拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料

4.1.3 本企业特许经营权证文件材料，本企业资质认证、商誉评估、信用评级等文件材料

4.1.4 本企业其他固定资产和无形资产权属文件材料

4.1.5 本企业境外资产与产权权属文件材料

4.1.5.1 重要的4.1.5.2 一般的

4.2 本企业资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料

4.3 本企业其他债权、债务登记文件材料

4.3.1 重要的4.3.2 一般的

4.4 境内、外投资文件材料

4.4.1 投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料

4.4.2 本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料 4.4.2.1 重要的4.4.2.2 一般的 本企业总经理办公会、党政联席会会议文件材料 5.1 通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单5.2 讨论未通过的文件材料 本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料

6.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像

6.1.1 重要的6.1.2 一般的

6.2 代表发言、经验交流文件材料、简报本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料

7.1 请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计、简报、新闻报道

7.2 代表发言、经验交流

7.3 委员会、分会会议和学术会议的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料

8.1 重要的 8.2 一般的 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示 9.1 重要事项

9.2 一般事项、无批复重要事项

9.3 无批复的一般事项 本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料

10.1 涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料

10.2 与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料 本企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料

11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料

11.1.1 重要事项 11.1.2 一般事项

11.2 本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料 11.2.1 重要事项 11.2.2 一般事项

11.3 本企业与所属境外企业和机构业务往来文件材料 11.4 本企业与其他单位或个人发生业务关系形成的文件材料

11.4.1 本企业签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议 11.4.2 本企业签署的长期合同或协议及其补充件

11.4.2.1 重要的11.4.2.2 一般的

11.4.3 本企业签署的短期合同或协议及其补充件

11.4.3.1 重要的11.4.3.2 一般的

11.5 本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料

11.5.1 重要的11.5.2 一般的

11.6 本企业对外发布的公告、公示等文件材料

11.6.1 重要事项 11.6.2 一般事项 直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料

12.1 重大问题

12.2 一般性问题 本企业经营决策、建设项目（含境外项目）管理、企业管理、资本经营、财务、物资管理、产品与服务业务管理、市场开发与营销、产品与服务销售管理、售后服务管理、客户信息、信誉、统计等管理工作文件材料 13.1 经营计划、决策文件材料

13.1.1 本企业中长期规划、纲要，重要的经营决策文件材料

13.1.2 本企业计划、任务目标、总结、统计文件材料 13.1.3 本企业半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料

13.1.4 本企业、所属和控股企业的经营目标责任书、业绩考核评价文件材料

13.2 建设项目工作文件材料

13.2.1 建设项目工作规划、计划、总结等文件材料

13.2.2 建设项目工作制度、办法、规定等文件材料

13.2.3 项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合同、申请、审批等文件材料

13.2.4 项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见 13.3 企业管理文件材料

13.3.1 企业管理规划、计划、总结、实施方案、制度、规定、办法等

13.3.2 企业管理方案实施、检查验收文件材料 13.4 资本经营工作文件材料

13.4.1 资本经营工作规划、计划、总结、条例、制度、办法、规定、决定等

13.4.2 资本经营工作通知、纪要、记录、调研报告

13.5 财务工作文件材料

13.5.1 财务管理制度、规定、办法、总结

13.5.2 财务管理工作计划、报告、通知

13.5.3 固定资产新增、报废、调拨文件材料

13.5.4 生产财务和成本核算文件材料

13.5.5 资金管理、价格管理、会计管理文件材料

13.5.6 本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料

13.5.7 本企业经营盈亏情况报告、报表

13.5.7.1 重要的13.5.7.2 一般的

13.5.8 本企业财务预、决算报告

13.6 物资管理文件材料

13.6.1 物资管理工作制度、规定、办法

13.6.2 物资台账、统计报表 13.6.3 物资分配计划、记录

13.6.4 物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等

13.6.4.1 重要物资的 13.6.4.2 一般物资的 13.7 产品与服务管理文件材料

13.7.1 产品与服务发展规划、计划、总结等

13.7.2 产品与服务管理制度、办法、规定等

13.7.3 调查研究文件材料

13.7.3.1 产品与服务市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告

13.7.3.2 产品与服务的技术、经济可行性研究报告，市场需求分析报告、收益预测分析报告

13.7.4 产品与服务决策文件材料

13.7.4.1 产品与服务发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同等

13.7.4.2 专题分析报告、专题会议纪要

13.7.4.3 研制或开发计划、方案及方案论证报告 13.7.5 阶段评审文件材料

13.8 市场开发与营销

13.8.1 市场营销工作总结、制度，营销组织、市场网络建设、境外市场拓展、品牌建设等文件材料

13.8.2 市场营销工作规划、计划等

13.8.3 产品销售计划文件材料，产品订货会、市场分析和用户调查文件材料

13.8.4 产品市场推广、营销宣传等文件材料

13.8.5 业务开办、产品上市或终止的申请、报备、批复等文件材料

13.9 销售管理文件材料

13.9.1 销售管理制度、规定、办法，销售合同、协议、函件

13.9.2 售后服务文件材料

13.10 客户信息及资信调查文件材料

13.10.1 重要客户的 13.10.2 一般客户的

13.11 企业认证、达标等活动的呈报、审批文件材料，企业获得的资质、信誉证书方面的文件材料 13.12 企业形象宣传文件材料

13.13 统计工作文件材料

13.13.1 统计工作制度、规定、办法,综合性统计报表

13.13.2 生产、技术、经济统计报表及分析文件材料，工业普查报表

13.13.3 一般性统计分析文件材料

A14 本企业生产组织、质量管理、能源管理、设备管理、安全、环保、计量管理、科技管理、信息化管理、标准、图书情报等管理工作文件材料

14.1 生产组织工作文件材料

14.1.1 生产组织工作制度、办法、总结等

14.1.2 生产组织工作规划、计划、报告 14.1.3 生产作业计划编制、执行及调度工作文件材料

14.1.4 生产调度会议记录

14.1.5 生产活动分析文件材料

14.2 质量管理工作文件材料

14.2.1 质量工作条例、制度、规定、总结，质量体系建设、运行及管理文件材料，产品创优获奖证书

14.2.2 质量工作规划、计划、措施

14.2.3 产品质量检测、化验、试验文件材料

14.2.4 全面质量管理工作形成的文件材料

14.2.5 质量异议处理、事故分析及处理文件材料、质量认证、检查、评比文件材料

14.2.6 产品召回、理赔等文件材料

14.3 能源管理工作文件材料

14.3.1 能源管理工作规定、总结

14.3.2 能源管理计划、统计报表，能源消耗定额管理文件材料

14.3.3 节能工作文件材料

14.4 设备仪器管理工作文件材料

14.4.1 设备仪器管理工作制度、规定、办法、总结等

14.4.2 设备仪器管理工作规划、计划等

14.5 安全生产工作文件材料

14.5.1 安全技术管理制度、办法、总结，自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料

14.5.2 安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等

14.5.3 安全、消防教育、应急演练活动文件材料

14.6 环境保护工作文件材料

14.6.1 环境保护工作制度、总结，环保调查、监测、分析文件材料

14.6.2 环境保护工作规划、计划

14.6.3 环境影响评价书、环保污染防治措施、总结、报告，污染事故抢救、调查、处理文件材料

14.7 计量管理工作文件材料

14.7.1 计量工作制度、规定、办法、总结等

14.7.2 计量工作规划、计划等

14.7.3 计量设备、仪器、器具定期检查记录

14.8 科技管理工作

14.8.1 科技管理工作制度、总结，新产品开发、科技攻关项目、科技成果管理、技术引进文件材料 14.8.2 科技发展规划、计划、办法等

14.8.3 技术革新与合理化建议文件材料

14.8.4 学术交流活动文件材料

14.9 信息化管理工作文件材料

14.9.1 企业信息化管理制度、总结等文件材料 14.9.2 信息化发展规划、计划、办法等

14.9.3 企业信息化总体设计方案，信息系统设计、开发、实施过程评审文件材料

14.9.4 信息系统运行维护、数据管理、安全保密等的方案、记录、报告

14.10 标准管理工作文件材料

14.10.1 标准工作制度、规定、办法、总结，企业基础标准、技术规范、管理标准、工作标准、生产技术规范编写、评审、发布文件材料

14.10.2 标准工作规划、计划等

14.11 图书、情报工作文件材料

14.11.1 图书、情报工作制度、规定、办法、总结

14.11.2 图书、情报工作规划、计划等

A 15 本企业组织机构设置、人力资源、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、法律、外事、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管理等管理工作文件材料

15.1 本企业组织机构设置、撤并、名称变更、岗位职责设计、人员编制、印信启用和作废等文件材料

15.2 人力资源管理工作文件材料

15.2.1 人力资源规划、工作计划、制度、办法、决定、报告等 15.2.2 企业人员录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、安置等文件材料

15.2.3 干部和职工的任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面文件材料

15.2.4 老干部、离退休人员管理有关文件材料

15.2.5 企业人员薪酬、待遇等劳动人事管理文件材料

15.2.6 企业签订的劳动合同

15.2.7 企业先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 15.2.7.1 本企业及省部级（含）以上表彰、奖励的15.2.7.2 其他表彰、奖励的

15.2.8 对本企业有关人员的处分文件材料

15.2.8.1 受到警告（不含）以上处分的15.2.8.2 受到警告处分的

15.2.9 本企业人员参加社会保障、医疗保险、商业保险、住房公积金、劳动保护、职业安全、医疗卫生、计划生育等文件材料

15.2.10 企业职工培训工作文件材料

15.2.10.1 重要的 15.2.10.2 一般的15.2.11 职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根

15.2.12 职工名册 15.3 文秘、机要、档案、保密工作文件材料

15.3.1 文秘、机要、档案、保密工作制度、规定、办法、总结等文件材料

15.3.2 文秘、机要、档案、保密工作规划、计划文件材料 15.3.3 档案开发、编研成果，档案移交清单、销毁清册 15.3.4 保密资格认证方案、申请、审查、批准文件材料

15.3.5 保密工作检查方案、通知、结论、通报等文件材料 15.4 安全保卫工作

15.4.1 安全保卫、民兵、预备役工作规划、计划、总结、报告、报表等

15.4.2 保卫部门的安全检查、调查方案、记录、通报

15.4.3 自然灾害防范、交通管理文件材料

15.5 综合治理工作文件材料

15.5.1 重要事项 15.5.2 一般事项

15.6 信访工作文件材料

15.6.1 重要事项 15.6.2 一般事项

15.7 法律工作文件材料

15.7.1 五年普法规划、计划、规章、制度、办法等 15.7.2 法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件材料

15.7.3 一般法律事务工作文件材料

15.7.4 案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料

15.7.5 案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料

15.8 外事工作文件材料

15.8.1 国际交往中发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等

15.8.2 出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件材料

15.8.3 产品进出口审批和办理手续、执行日程、考察报告等一般性文件材料

15.9 风险管理、内控、审计工作文件材料

15.9.1 风险管理、内控、审计工作制度、总结，审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料

15.9.2 风险管理、内控与审计工作方案、计划、报告、纪要等

15.9.3 内部控制管理手册、风险识别、评估、控制等过程形成的文件材料，重大风险评估报告，风险管理体系建设文件材料

15.10 社会责任工作文件材料

15.10.1 本企业社会责任报告 15.10.2 参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料

15.10.3 赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料

15.11 本企业的史、志、年鉴、大事记、组织沿革等编研成果，本企业编辑出版的书、报、刊等出版物

15.12 本企业编制的简报、工作信息

15.13 本企业编制的通报、情况反映、参考资料等

15.14 基本建设管理文件材料

15.14.1 基本建设工作管理制度、规定、办法、总结

15.14.2 基本建设工作规划、计划，专项工作通知等文件材料

A 16 本企业党、团、工会等党群工作文件材料

16.1 企业党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会

16.1.1 请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料

16.1.2 大会发言、交流、会议简报

16.1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举工作中形成的文件材料，小组会议记录、会务工作安排、总结等文件材料

16.1.4 讨论未通过的文件材料 16.2 党委会、党委常委会、工会委员会、工会会员代表大会、共青团常委（扩大）会，党群机关办公会会议文件材料

16.2.1 通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单

16.2.2 讨论未通过的文件材料

16.3 党务综合性工作

16.3.1 各项条例、规章制度、办法，工作计划、总结，“三重一大”等重要专项活动工作通知、报告，重要调研文件材料、党务工作大事记等

16.3.2 情况反映、工作简报及一般文件材料

16.4 组织工作

16.4.1 党员干部考察、考核、任免、政审决定等

16.4.2 入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册，党团组织关系的介绍信及存根

16.4.3 党委(党组)组织工作规章制度

16.4.4 党群机构设置、调整、人员编制等方面决定及通知 16.4.5 党费收支文件材料

16.4.6 党员学习教育等活动形成的文件材料

16.4.6.1 重要的16.4.6.2 一般的 16.4.7 党员统计年报

16.5 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料

16.5.1 重要的16.5.2 一般的16.6 纪检与监察工作

16.6.1 纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结

16.6.2 党风廉政反腐工作文件材料

16.6.3 违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料 16.6.3.1 重大案件 16.6.3.2 一般案件

16.7 工会、女工、共青团工作规划、计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录

16.8 职工民主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费与财务管理文件材料、工会统计年报、工会会员名册16.9 女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料

16.9.1 重要的16.9.2 一般的 16.10 共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料 16.10.1 重要的16.10.2 一般的

16.11 民间团体工作，民政协调工作中形成的文件材料

16.11.1 民间团体设立、变更、撤销等的请示、批复、章程等文件材料

16.11.2 民间团体活动过程形成的文件材料

16.11.2.1 重要事项 16.11.2.2 一般事项

A 17 本企业其他事务管理文件材料

17.1 企业接待工作计划、方案，重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等

17.1.1 重要的17.1.2 一般的

17.2 企业住房房产分配、出售、出租工作文件材料

17.3 企业职工承租、购置企业房产的合同、协议和有关手续

17.4 新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道

17.5 企业文化建设文件材料

17.5.1 企业文化建设方案 17.5.2 企业文化建设其他文件材料

17.5.2.1 重要的17.5.2.2 一般的

17.6 企业纪念、庆典活动文件材料

17.6.1 重要的17.6.2 一般的

A 18 各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料

18.1 无法输出纸质的或无纸质的二维、三维、数据库类电子文件

18.1.1 重要的18.1.2 一般的

18.2 各种有保存价值的实物

18.2.1 重要的18.2.2 一般的

18.3 其他各种非纸质载体、介质文件材料

18.3.1 重要的18.3.2 一般的CP产品生产类（E产品生产类）

用E01或CP01为某类产品代号，一个产品一个流水号 1 计划决策阶段 1．1 调查研究

1.1.1 市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告

1.1.2 技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告

1.2 决策

1.2.1 发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同1.2.2 专题分析报告、专题会议纪要

1.2.3 研制计划、方案、方案论证报告设计阶段

2.1 产品研究、设计计划 2.2 技术、经济初步评价 2.3 研究试验大纲、试验报告

2.4 产品设计标准

2.5 技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告 3 试制阶段 3.1 试制

3.1.1 试制计划、方案、规程、报告

3.1.2 工艺研究报告、工艺总体方案论证

3.1.3 试制工艺流程、工艺标准

3.1.4 试制工艺文件和工艺装备文件 3.1.5 工艺评审报告

3.1.6 试制运行旧路、化验记录、试制工程纪要

3.1.7 原材料与半成品、成品检验方法批准书

3.1.8 理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式 3.1.9 技术标准协议、试制质量分析报告

3.1.10 专题会议记录、纪要、合理化建议

3.1.11 重大故障分析和排除措施报告

3.1.12 试制总结报告

3.2

3.2.1 试验计划、方案、规程

3.2.2 试验所需要一起与设备清单

3.2.3 试验分项目记录

3.2.4 试验原始数据与材料 3.2.5 试验分析报告

3.2.6 试验总结报告

3.3 鉴定

3.3.1 坚定申请报告及批复、试制、试验坚定大纲、技术坚定材料申请批复、评价材料、会议纪要）

3.3.2 成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验报告 3.3.3 产品质量和技术经济分析报告

3.3.4 设计定性报告、证书、坚定验收书

3.3.5 试用或运行报告 4 生产阶段 4.1 小批生产

4.1.1 小批生产方案、计划

4.1.2 小批生产工序工程能力分析报告

4.1.3 关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告 4.1.4 原料坚定卡片、陪用设计表

4.1.5 历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单 4.1.6 小批生产总结报告、小批生产坚定书

4.1.7 产品设计评审报告、产品研制完成报告

4.1.8 产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本

4.2 批量生产

4.2.1 申请正式投产报告、批复、通知

4.2.2 生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范

4.2.3 技术标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准）

4.2.4 企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知 4.2.5 生产定型（结构、配方）设计文件

4.2.6 工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书

4.2.7 工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书

4.2.8 产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果 4.2.9 产品质量技术公馆会议记录、纪要和成果

4.2.10 重大质量事故分析、质量异议处理结果 4.2.11 各种操作记录、产品检验报告单

4.2.12 产品特性重要度分级 4.2.13 技术条件

4.2.14 明细表、汇总表、产品目录

4.2.15 专利登记表、专利证书等材料

4.2.16 商标注册材料评优阶段

5.1 创优规划、措施、工艺操作规程

5.2 国内外对比材料

5.3 上级检（抽）查结果和理化分析报告

5.4 主要用户评价

5.5 创优申请、审批表

5.6 优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书认证阶段

6.1 认证申请书、信函

6.2 跟踪服务材料

6.3 认证检测报告、检查报告

6.4 原材料修改换页说明产品检查报告

6.5 产品检验报告 6.6 各种认证书

KY科研开发类(F科研开发类)

用F01或KY01代某项科研课题，一个课题一个流水号 1 研究准备阶段

1.1 申报项目的报告、批复、通知

1.2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料

1.3 课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件

1.4 任务书、协议书，会议记录及重要来往文函、合同 1.5 科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外 1.6 实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术 2 研究试验与开发阶段 2.1 试验任务书、试验大纲

2.2 实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告

2.3 试制综合分析报告及总结

2.4 计算文件

2.5 计算机软件（附带软件运行环境说明）2.6 检验文件

2.7 设计文件、图样、技术说明、配方 2.8 工艺文件 总结鉴定验收阶段

3.1 课题完成最终（或中断）总结

3.2 课题阶段工作总结

3.3 鉴定大纲

3.4 技术经济分析报告

3.5 标准化审查报告

3.6 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书

3.7 鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件 成果申报阶段

4.1 科技成果申报表、登记表及附件

4.2 科技成果奖励申报及评审材料

4.3 获奖证书及批件

4.4 专利申请、受理证书等材料

4.5 著作权申请、受理证书等材料推广应用阶段

5.1 推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）、技术转让合同、协议书

5.2 论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料

5.3 国内外同行业评价及用户反馈意见、成果宣传报送文件、专业会议文件

5.4 成果标本、样品目录

5.5 出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告，国外考察报告和对外技术交流材料等

5.6 针对成果的推广应用进行的软件开发形成的文件

JS项目建设类(G项目建设类)

用G01或JS01为某项工程代号，一项工程一个流水号或一个流水号系统 1综合

1.1 建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等

1.2 建设项目发展规划、计划、报告、会议记录、纪要 1.3 征、租用土地（单独项目的除外）申请、报告、批复、合同、协议、说明材料 1.4 厂区平面图、地下管线图

1.5 统计报表 项目准备阶段

2.1 立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可能向研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料 1.2.2 建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建议用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同

2.3 勘察、测绘、设计及审批文件

2.3.1 工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

2.3.2 初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见

2.3.3 有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

2.3.4 施工图及其说明、设计计算书

2.4 招投标文件与合同书

2.4.1 勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件

2.4.2 勘察设计、施工及工程监理招投标第一末中标文件 2.4.3 勘察设计、施工承包及监理委托合同

2.5 开工审批文件

2.5.1 建设项目列入计划的申报文件、批复文件或计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证

2.5.2 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督

2.6 建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单项目建设阶段

3.1 项目管理文件

3.1.1 规程、规范、标准、规划、方案、规定 3.1.2 投资、进度、质量、安全、合同控制文件

3.1.3 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书

3.1.4 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

3.1.5 环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防

3.1.6 水、暖、电、气、通信、排水等供应协议以及原料、材料、燃料供应协议

3.2 建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工

3.2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

3.2.2 建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录 3.2.3 设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录

3.2.4 施工定位测量、符合记录、地质勘探

3.2.5 施工技术准备、施工现场准备、设计变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录、施工记录

3.2.6 焊接试验记录、施工检验、探伤记录

3.2.7 隐蔽工程检查（验收）记录、工程质量检查评定记录、功能性试验记录

3.2.8 质量事故及处理记录、竣工测量资料

3.2.9 交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告

3.3 竣工图

3.4 监理文件

3.4.1 监理规划、监理实施细则、监理部总控制计划、监理会议纪要

3.4.2 进度控制：工程开工/复工审批表、暂停令

3.4.3 质量控制、质量事故报告及处理意见

3.4.4 造价控制：设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书

3.4.5 分包资质：分包单位、供货单位及试验等单位资质材料

3.4.6 监理通知：有关进度、质量及造价控制的监理通知 3.4.7 工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见

3.4.8 费用索赔报告及审批、合同变更材料

3.4.9 监理工作总结：专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告项目竣工验收

4.1 工程竣工总结、工程概况表

4.2 竣工验收记录：建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表，市政基础设施工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书、报告、备案表

4.3 财务决算及交付使用财产总表和财产明细表

4.4 声像、缩微、电子档案项目运行维护与更新改造

SB设备仪器类(H设备仪器类)H01或SB01为某项设备代号，这个原则上一个设备一个流水号 1综合

1.1 设备管理条例、办法、方案、规定、通告等

1.2 设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件 1.3 设备技术管理文件

1.4 设备台帐

1.2 单台（套）设备仪器

2.1 调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件

.2.2 购置合同、协议

2.3 洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料 2.4 设备仪器开箱验收记录

2.5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料

2.6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料

2.7 运行记录及重大事故分析处理报告

2.8 设备仪器保养和大修计划、记录

2.9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表

2.10 设备改造记录和总结材料

2.11 技术、质量异议的处理结果材料

2.12 设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果

KJ会计业务类(I会计业务类)用I01、I02、I03或KJ01、KJ02、KJ03为凭证、账簿、报告代号，I01 I02 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证

会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿、银行帐

I03 财务报告类

I3.1 月、季度财务报告

3.2 财务报告（决算）其他类

4.1 会计移交清册

4.2 会计档案保管清册、会计档案销毁清册 4.3 银行余额调节表、银行对账单

J职工管理类(ZG职工管理类)

J01 在岗职工 J01.1（张某）

1、履历材料自传材料 坚定、考核、考核材料评定岗位技术和学历材料政审材料 参加党派材料 7 奖励材料 8 处分材料 任免呈报表和工资、待遇审批材料其他可供组织参考有保存价值的材料技术职称或工种级别的确认材料

5.人事档案的分类 篇五

员工档案由酒店的人力资源部统一管理，人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：

（1）员工人事档案

员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

A、员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。

员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

B、员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人力资源部总监批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。

C、员工人事档案的传递

在员工录用和离店时，人力资源部应及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。

员工人事档案的传递不得由本人办理。

（2）员工的工作档案

从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。

员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理，人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。

2、部门工作档案

人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人力资源部的工作。

（1）人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。

（2）工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

（3）教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

（4）行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

6.档案分类方案 篇六

一、编制说明

1、本方案依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。

2、分类号码的组号采用字母—数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。

3、本方案适用于宝能投资集团有限公司各部门及所属二级公司的档案分类。

二、分类方案大类说明 A类—行政管理类：

包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁合同。B类—人力资源管理、企业文化类：

包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及文章等材料。C类—财务及审计类：

包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件。

D类——法律事务类：

包括各类经济诉讼案件、法律公文等相关资料。E类——工程项目类：

包括可行性研究文件、设计基础材料文件、各类设计文件、工程管理文件、各类批文、意见书等施工文件；工程往来信函文件、工程竣工文件；市场营销方案、宣传方案等经营类文件及工程其他相关资料。F类——物流管理类：

包括设备仪器等物料的购置报批文件、采购合同、随机文件、使用、维修、转让、报废、更新等改造过程中形成的材料，库存管理记录、物品统计资料；

G类——实物管理类：包括光盘、声像、磁盘、书刊、报纸等各类实物。

一、1、项目建议书及批复

2、可行性研究报告

3、项目评估

可行性研究、任务书

永 久 永 久 永 久 永 久

4、环境评价大纲、调查报告书

5、设计任务书、计划任务书

二、设计基础材料

1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试

验报告、重要土、岩样及说明

2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

3、水文、气象、地震等其他设计基础材料

三、设计文件

1、初步设计

2、技术设计

3、施工图设计

4、技术秘密材料、专利文件

5、设计计算书

6、关键技术试验

7、总体规划设计

8、设计评价、鉴定及审批

四、工程管理文件

1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

2、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

3、施工执照、施工许可证、报建许可证

4、环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书

五、施工文件

1、土建施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定

（4）建筑材料试验报告

（5）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批

（6）施工定位测量、地质勘察

（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

（8）施工记录、日记、大事记

（9）隐蔽工程验收记录

（10）工程记录及测试、沉陷、位移、变形、观测记录、事故处理报告

（11）分项、分部、单位工程质量检查、评定

（12）交工验收记录证明

（13）施工总结、技术总结

（14）竣工报告、竣工验收报告

2、设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

（3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用 审批

（4）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

永 久 永 久

永 久 永 久 永 久

永 久 永 久 短 期 永 久 * 长 期 永 久

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永 久 永 久 长 期 长 期

永 久 短 期

长 期 长 期 长 期

（5）隐蔽工程检查验收记录

（6）强度、密闭性试验报告

（7）设备调试记录

（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

（9）系统调试、试验记录

（10）管线清洗、通水、消毒记录

（11）管线标高、位置、坡度测量记录

（12）中间交工验收记录证明、工程质量评定

（13）竣工报告、竣工验收报告

3、电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

（3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

（4）调试、整定记录

（5）性能测试和校核

（6）施工安装记录、质量检查评定事故处理报告

（7）操作、联动试验

（8）电气装置交接记录

（9）中间交工验收记录工程质量评定

（10）竣工报告、竣工验收报告

六、竣工文件

1、项目竣工验收报告

2、全部竣工图

3、项目质量评审材料

4、工程现场声像材料

5、竣工验收会议决议文件

七、生产技术准备、试生产

1、技术准备计划

2、试生产管理、技术责任制

3、开停车方案

4、设备试车、验收、运转、维护记录

5、试生产产品质量鉴定报告

6、安全操作规程、事故分析报告

7、运行记录

8、技术培训材料

9、产品技术参数性能、图纸

10、工业卫生、劳动保护材料

八、工艺、设备

1、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

2、产品检验、包装、工装图、检测记录

3、设备、材料出厂合格证

4、设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

5、设备、图纸说明书

长 期 长 期 短 期 长 期 长 期 短 期 长 期 长 期 长 期

短 期

长 期 长 期 长 期 长 期 短 期 短 期 长 期 长 期

永 久 永 久 永 久 永 久 永 久

短 期 短 期 短 期 长 期 短 期 长 期 短 期 短 期 永 久 短 期

长 期 长 期 长 期 短 期 长 期

6、设备测绘、验收记录

7、设备安装调试、测定数据、性能鉴定

九、涉外文件

1、询价、报价、投标文件

2、合同、合同附件

3、谈判协议、议定书

4、谈判记录

5、谈判过程中外商提交的材料

6、出国考察及收集来的有关材料

7、国外各设计阶段文件

8、各设计阶段审查议定书

9、技术问题来往函电

10、国外设备材料检验及设计联络

11、国外设备储存、运输

12、开箱检查记录、商检及索赔

13、国外设备、材料的防腐、保护措施

14、外国技术人员现场提供的文件材料

十、财务、器材管理

1、财务计划、年度计划

2、工程概算、预算、决算

3、主要材料消耗、器材管理

4、交付使用的固定资产

十一、其他资料

1、有关的国外技术标准

2、有关的专利说明

十二、科研项目

1、开题报告、任务书、批准书

2、协议书、委托书、合同

3、研究方案、计划、调查研究报告

4、试验记录、图表、照片

5、实验分析、计算、整理数据

6、试验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书

7、实验装置操作规程、安全措施、事故分析

8、阶段报告、科研报告技术鉴定

9、成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料

10、考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件

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7.企业档案门类与分类体系 篇七

一、我国档案门类划分现状

目前我国对档案划分的标准具有多元化, 主要有从档案文件表现形式划分、档案内容划分、档案信息载体划分、档案贮存方式划分、档案产生的时间划分、档案的机密程度进行划分等。根据这些标准进划分, 档案划分门类估计有几百种, 因此, 是不可取的。我国档案划分标准最常见的两种为科技档案和文书档案, 文书档案是以表现形式划分的, 科技档案是按照内容性质划分的, 这种分类方法在改革开放之前对我国档案管理的发展取到了积极的发展效果。但是, 改革开放以来, 我国企业的数量不断增加, 档案管理的难度也在增加, 这种分类方法违背了逻辑学的原则, 使档案管理工作难度不断增加。例如, 现在新增加的档案门类, 教学档案、会计档案、统计档案等与原来的科技档案和文书档案在产生领域和内容性质都有很大区别。强行的把科技档案纳入到文书档案的管理范围, 比较牵强, 从档案管理理论上讲也具有不合理性。

从企业档案管理实践来讲, 文书档案分类和科技档案分类也会造成工作的困扰。因为除了这两个分类之外, 还有其他档案。一旦有其它档案要进行保存, 要么是不知道放在那个类别, 或者无法进行归类, 这在一定程度上增加了企业档案管理的难度。因此, 建立统一的档案分类标准, 提高档案分类管理水平, 是当前企业档案分类管理的主要问题之一。

二、现代档案门类划分的原则和标准

对档案门类划分的标准和原则必定要按照档案自身的属性, 从档案自身属性去研究档案分类的原则和标准才能够完善档案分类管理。因此, 现代档案管理的分类原则要按照以下标准进行:

1.领域范畴原则

档案分类管理的领域范围原则主要是把同一领域的档案进行有效地分类管理。因为在同一领域范围内这些档案文件材料具有共性, 他们整体具有不可分割性。从这个角度来讲, 领域范畴原则应该成为档案分类管理的基本性原则, 这样对档案进行划分, 能够对不同性质和范畴的档案进行管理, 也方便对档案的查阅和检查。

2.内容性质原则

不同的企业在社会生产实践中的活动和内容是各不相同的, 由此形成的档案文件资料也就各不相同。因此, 对不同企业的同一活动通过档案进行有效地记录, 能够帮助企业减少生产活动过程中的失误, 有效地避免不应该发生的错误。因此, 企业不同时期的不同活动, 具有不同的内容和性质, 要对其进行记录和分类。而同一时期的同一活动则要纳入为同一门类。

3.职能性质原则

企业不同的部门其职能是不一样的, 按照职能总体的分类可以分为专业技术部门和非专业技术部门。专业技术部门的档案资料具有很重要的价值, 有些还涉及保密性, 如果保存不当会给企业带来巨大的经济损失。因此, 对专业技术部门的档案要进行加密保管, 进行有效地分类。所以, 对企业档案按照职能性质进行划分, 能够对企业档案进行有效地管理, 特别是对专业技术性高的档案更加有效。

三、加强档案分类的对策

1.主题法与分类法的统一

档案分类采取主题法与分类法相互结合的方法能够提高档案分类的合理性和科学性。也能够让企业在需要档案时进行有效地索引。主题法通过对“事件主题”的索引, 这样更加直接方便可靠, 能够提高档案索引的效率。其次, 主题法与分类法互相结合能够为企业需要档案进行有效地检索, 通过对主体词语和目录进行检索, 就能够找出企业需要的档案, 能够减少企业检索的时间, 提高检测的效果。

2.使用电子分类法

电子信息技术在档案管理中具有非常重要的意义, 电子分类法的出现提高了档案分类管理的技术。首先, 电子分类法使档案自动检索成为可能, 计算机通过对主题信息的检索就可以找到需要的信息和档案, 提高了信息检索的效率和自动化。其次, 电子分类法实现了档案管理的信息化, 在现代信息技术发展的时代下, 加强档案分类信息化管理是企业档案分类管理的必然发展趋势。第三, 电子分类法能够对分类的信息进行随时的更新和修改, 这是传统分类方法所不具备的优势。

3.建立分类索引法

电子分类索引法在档案分类管理中能够对档案分类进行有效地统计, 对主要关键词和主题进行索引, 能够提高索引的效率。而且分类索引在档案分类管理中是一种有效地分类索引方法, 主要是把分类索引中的主要关键词和目录进行分类, 通过输入关键词和目录就可以对需要的档案进行有效地检索。在进行索引过程中, 关键词可以是主要档案的目录也可以是档案的主题, 因为它们是档案信息内容的主要体现。同时, 要建立分类主题表, 这在档案索引中难度比较大, 因为要搜集大量使用频率比较高的关键词和主题, 还要考虑不同的语境中同一词语不同的含义, 但是这种分类索引的方法比较有效。

四、结语

随着我国企业数量不断增加, 企业档案数量也不断增加, 提高档案分类, 加强档案管理是档案管理的必然趋势。档案分类管理不仅能够提高档案管理水平, 而且能够让档案成为信息交流和资源共享的有益工具。由于我国档案管理没有统一的管理标准和原则, 严重影响到档案的分类, 也造成了档案分类思想的混乱。本文主要分析档案的分类, 在分析的过程中本文提出了档案分类管理的基本原则和标准, 提出加强档案分类的对策, 主要是加强电子分类索引的建立, 主题法和分类法进行有机的结合, 建立完善的电子分类索引方法, 这样能够提高档案分类管理, 发挥档案在社会经济中的效益。

参考文献

[1]刘红建, 徐红, 邢宝山.高校科研档案管理中的知识产权保护[J].情报科学, 2003, 21 (11) :1148-1150.

[2]张新.企业科技档案分类标准化探析[J].北京档案, 2004, (8) :30-32.

8.档案行政监督检查案例分类评析 篇八

关键词：档案行政监督检查;案例;评析

在档案行政监督检查实践中，由于执法人员对法律规定理解存在误差和实践经验不足，往往会造成档案行政监督检查具体行政行为的无效和错误，进而影响档案行政执法整体工作开展。本文试图结合档案行政监督检查实践中的一些具体案例进行分类评析，以期引导档案行政监督检查依法依程序健康开展。

1  行政执法主体方面的案例

案例一：

案例描述：某县档案局在年终工作总结中写道：一年来，为落实《档案法》及其实施办法、《河南省档案工作条例》，促进全县档案事业的健康发展，我局先后联合县委办公室、县人大办公室等部门，组成档案行政监督检查组，对全县的档案管理情况进行了2次联合检查，共查处档案违法行为18起，并对7起较为严重的档案违法行为下发了《责令限期改正通知书》，及时纠正了个别单位在档案管理中的违法行为，有力地促进了全县档案事业的健康发展。

存在问题：县委办公室、县人大办公室是档案行政监督检查的主体吗？

案例评析：依据我国法律规定，行政执法必须由行政执法主体来执行。那么，何为行政执法主体呢？根据行政法学原理，所谓行政执法主体，是指依法成立并享有国家行政执法权力，能以自己的名义从事行政执法活动，能独立承担由此而产生的法律后果的机关或者组织。国务院印发的《全面推进依法行政实施纲要》（以下简称《纲要》）将此类机关和组织分为三类：一是行政机关;二是经法律、法规授权的非行政机关的组织;三是经行政机关委托的非行政机关的组织。《纲要》明确提出，要建立健全行政执法主体资格制度，行政执法由行政机关在法定职权范围内实施，非行政机关的组织未经法律、法规授权或者行政机关的委托，不得行使行政执法权。

本案例中，某县档案局联合县委办公室、县人大办公室组成档案行政监督检查组，查处档案违法行为的具体行政行为，明显是一种档案行政执法具体行政行为。根据行政法学原理和《纲要》要求，上述三个执法主体必须是档案行政主体，或者必须经法律、法规的授权。那么，县委办公室、县人大办公室是否具备上述条件呢？首先看地方人大是否具备上述条件。根据《地方各级人大组织法》的相关规定，地方各级人大是地方的最高权力机关，不是权力执行机关，也就是说不是行政主体。虽说其具有保证档案法律、法规贯彻执行的监督职能，但这种监督职能是法制监督，是对权力执行机关的监督，不是对具体行政相对人的监督，不具有对行政相对人实施具体行政执法行为的资格。再看地方党委是否具备上述条件。按照我国政治体制原则，地方党委是地方各项事业的领导机关，是党团组织，其领导职责主要是方针政策、组织上的领导，并不是行政主体，也不具备法律、法规所规定的行政执法主体资格。综上所述，地方党委、人大既不是档案行政管理的行政主体，也不是法律、法规授权进行档案行政执法的执法主体。案例中，县委办公室、县人大办公室是县委、县人大的内部协调办事机构，其机构性质从属于县委、县人大，自然也不是档案行政执法的主体，不具备档案行政执法的主体资格。其直接参与档案行政监督检查的做法，是与法律的规定和《纲要》的要求相背离的，是一种无效的行为。

案例二：

案例描述：2006年7月，某县档案局法制科电话通知所辖各乡镇，为加强汛期档案安全保管，确保档案安全度汛，县档案局法制科将组织人员对全县所有乡镇综合档案室档案保管情况进行监督检查。检查中发现有两个乡镇综合档案室库房存在漏雨现象，当即下发了《责令限期改正通知书》，要求这两个乡镇在15天内改善库房保管条件，确保档案安全，并将整改情况书面报档案局法制科。《责令限期改正通知书》落款是某县档案局法制科，并加盖了某县档案局的公章。

存在问题：某县档案局法制科是档案行政监督检查的主体吗？

案例评析：按照行政法学理论和法律、法规规定，行政机关必须依法设定，是重要的行政主体，代表国家或地方独立进行行政管理。行政机关的内设机构是行政机关的内部组成部分，虽然具体履行着行政机关的职能，但其并不是行政主体，没有对外的行政管理权，也不对外承担相应的法律责任。在具体的行政监督检查活动中，行政机关的内设机构可以代表行政机关进行执法，但只能以行政机关的名义进行，而不能以内设机构自己的名义擅自作出。由此可见，行政机关的内设机构非经法律、法规的授权，是不具有行政执法主体资格的。

本案例中，某县档案局法制科制发的《责令限期改正通知书》虽然盖的是档案局的公章，但其电话通知、《责令限期改正通知书》落款均是法制科，应视为此次行政监督检查是法制科以自己的名义做出的具体行政行为。而法制科是档案局的内设机构，按照法律、法规的规定，依法不具有对外进行档案行政监督检查的职权，也不具有进行档案行政监督检查的主体资格，因此，某县档案局法制科以自己名义进行的档案行政监督检查和制发的《责令限期改正通知书》，是违法的行政行为和无效的执法文书。

2  行政执法人员方面的案例

案例三：

案例描述：河南省某县档案局、馆合署办公，是县委、县政府直属的文化事业单位，履行全县档案事务的行政管理和全县档案的安全保管双重职能。局馆共有工作人员13名。其中，只有甲、乙、丙三人通过考试取得了行政执法资格，拥有省人民政府统一颁发的《行政执法证》。在每年例行的档案行政监督检查中，该县档案局一直采取由甲、乙、丙三人分别带队，另外调配其他三名工作人员，组成三个监督检查组（每组两人）的形式开展档案行政监督检查工作。

存在问题：其他三名工作人员参加行政监督检查组合法吗？

案例评析：根据行政法学原理，行政执法工作必须由具有行政执法资格的工作人员来履行，不具备行政执法资格的人员不得从事行政执法工作。河南省《〈行政执法条例〉实施办法》（以下简称《办法》）规定，行政机关应当按有关规定对行政执法人员进行培训，定期考核，经考核不合格者不得上岗执法。经考试和考核合格，取得《河南省行政执法证》的，方可上岗执法;未经执法培训或者经考试、考核不合格，未取得《河南省行政执法证》的，不得上岗执法。而河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》（以下简称《通告》）则更明确地规定，《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。未依法取得《执法证》的，无权从事行政执法工作。从上述行政法学原理和河南省的地方法规、规章规定看，行政执法是一种职务行为，只有具备行政执法资格的工作人员，才可以进行行政执法活动。不具备行政执法资格的工作人员从事行政执法工作，则是一种不合法的职务行为，应当严令禁止。

本案例中，另外调配的其他三名工作人员与具备行政执法资格的甲、乙、丙三人搭配，组成档案行政监督检查组，虽然符合每次档案行政监督检查不得少于两人的规定，但是，另外调配的其他三名工作人员既没有接受过行政执法培训，也没有取得《办法》规定的行政执法资格和《河南省行政执法证》，按照该省《通告》的规定，另外调配的其他三名工作人员是不具备从事行政执法资格的人员，无权在其辖区内从事档案行政监督检查工作。由此可以看出，某县档案局由甲、乙、丙与不具备行政执法资格的其他三名工作人员组成档案行政监督检查组的做法是错误的。

3  档案行政相对人适格方面的案例

案例四：

案例描述：某县档案局在例行档案行政监督检查时，发现人民银行某县支行1992年～2000年的文书档案没有依法向该县档案馆移交。该支行不移交档案的理由是：人民银行是金融特殊行业，实行行业垂直管理，保密性强，按照上级规定，其档案不移交当地档案馆。监督检查人员要求该支行提供不移交档案的上级行文件规定。该支行提供不出具体文件。监督检查人员合议后认为：该支行提出的不移交理由不成立。按照《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，该支行的文书档案属于向该县档案馆移交范围内的档案，应当依法按时移交。责令该支行立即纠正错误做法，并据此下达了《责令限期改正通知书》。《责令限期改正通知书》中写道：人民银行××县支行档案室：2013年9月13日上午10点，我局对贵档案室进行了例行监督检查，经检查发现，贵档案室保管的1992年～2000年的文书档案没有依法向××县档案馆移交（具体案卷情况见《清查档案清单》），此行为违反了《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的有关规定，特责令贵档案室在一个月内（2013年9月13日～2013年10月13日）纠正违法行为，依法向××县档案馆移交附件《清查档案清单》中的档案，并将整改情况书面报××县档案局。人民银行××县支行接《责令限期改正通知书》后，经请示其上级行郑州分行和济南中心行后，按时移交了应移交的档案。

存在问题：某县支行档案室是档案行政管理机关的行政相对人吗？

案例评析：行政主体和行政相对人是构成行政法律关系的主体，双方相互作用，促使行政法律关系的产生、变更和消灭。基于行政法律设定条件的行政关系主体，是一种相对稳定和平衡的法律关系。只有当行政主体就是法律所规定的对行政相对人发生作用的“那个”行政主体，行政相对人是法律所规定的行政主体必须针对的“那个”行政相对人时，行政法律关系才能实现相对的稳定。行政相对人包括个人或组织，在行政法律关系中，行政相对人与行政主体相对应而存在，是行政法律关系中的重要“一极”。如果一个行政法律关系中的所谓“行政相对人”并不是法律所规定的行政主体可以或者必须针对的当事人，则这个行政法律关系就可能立即崩溃。换句话说，就是行政执法中，行政主体找错了对象，虽然也在行政主体与错误的对象之间产生了行政法律关系，但这种行政法律关系的稳定性却是无法保证的。如果行政执法中张冠李戴，就意味着对行政相对人主体的认定不合法律规定，意味着整个行政执法行为认定事实不清，属于违法行为。

《中华人民共和国档案法》第六条第二款规定：县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。由此可以看出，基于《档案法》基础上的档案行政法律关系，其档案行政主体是各级人民政府的档案行政管理部门，其行政相对人是本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织。具体到本案例中，档案行政监督检查的主体是某县档案局，其针对的“行政相对人”应该是人行某县支行，而不是人行某县支行档案室。人行某县支行档案室作为该行的内设职能机构，可以代表该行行使其一定的职能活动，但不具有机构法人地位，不能成为某县档案局档案行政监督检查的“行政相对人”。其职能活动当中产生的法律责任只能由具备机构法人资格的人行某县支行承担。案例中，某县档案局监督检查人员制作的《责令限期改正通知书》，将人行某县支行档案室认定为“行政相对人”的做法，属于张冠李戴，认定事实不清的违法行为。

4  行政执法程序方面的案例

案例五：

案例描述：2009年6月20日，河南某县档案局行政执法人员张某、刘某到所辖乡镇监督检查2008年文件归档情况。张某、刘某来到C镇时，负责C镇档案工作的主管领导镇党委办公室主任吴某接待了他们。执法人员张某与吴某相互认识，双方相互寒暄后，吴某向张某、刘某介绍了该镇2008年文件归档的大致情况。随后，吴某陪同张某、刘某对该镇档案室2008年文件归档情况进行了现场检查。检查中发现，该镇文件归档不全，缺少2008年的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料。现场检查结束后，张某、刘某向吴某和档案员通报了现场检查情况，要求将缺少的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料收集齐全，及时归档。

存在问题：张某、刘某进行的此次监督检查程序是否完善？

案例评析：行政执法程序是指行政执法的管辖、过程、步骤、顺序、时限、方式等内容和环节的总称。程序正当是依法治国对行政机关依法行政提出的最基本要求。其主要作用是：规范行政执法行为，防止行政执法的随意性;保障行政相对人参与国家行政管理，监督和制约行政机关依法办事;协调行政机关和行政相对人的关系，达到消除对立情结、构建和谐社会的目的。虽然我国还没有制定一部完整的行政执法程序法律，但各单行法律、法规和规章中对行政执法的程序性规定，无疑是行政执法中应当严格遵守的原则。行政法学原理将各单行法律、法规和规章中有关程序性的规定归纳为以下几种：一是执法公开制度;二是表明身份制度，三是告知制度;四是听取陈述和申辩制度;五是听证制度;六是回避制度;七是时效制度;八是说明理由制度;九是调查取证制度;十是行政执法文书制度。在具体的行政执法实践中，行政机关和行政执法人员必须按照相关单行法律、法规和规章规定的执法程序进行执法活动，否则，就会造成执法程序违法，承担因程序违法而造成的法律后果。

本案例中，张某、刘某进行的此次监督检查违反了表明身份的程序规定。按照行政法学原理，出示证件，表明身份是行政执法的重要环节和步骤，凡是与行政相对人直接打交道的行政执法活动，都要遵守、不得省略。不出示证件表明身份的，属程序违法，行政相对人有权拒绝。河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》也规定：《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。行政执法人员开展行政执法工作，必须向公民、法人或其他组织出示《执法证》，以表明身份。不出示《执法证》表明身份的，属于行政执法程序违法的行为，公民、法人或其他组织有权拒绝，并有权向县级以上人民政府法制机构投诉，也可以向人民法院起诉。案例中，虽然张某与吴某相互认识，也不能违反法律、法规和规章所规定的程序，否则，一旦有不良后果出现，就会造成此次档案行政监督检查行为程序违法，使档案局陷入被动局面。此外，该案例中，张某、刘某进行的此次行政监督检查，没有制作《现场监督检查记录》，没有将C镇文件归档不齐全的违法事实记录固定下来，也是一种不符合行政执法程序的违法行为。

5  行政执法文书方面的案例

案例六：

案例描述：某县档案局在对该县林业局进行例行监督检查时发现，有3卷涉及机构编制、干部职工年报、花名册的永久卷不知去向，查阅该局《档案借阅登记本》，也没有此3卷档案的借阅登记记录。询问档案员时，档案员也说不出档案的确切去向。据此，某县档案局当即对林业局下发了《责令限期改正通知书》，要求该林业局在15天内追查出档案的去向，并将追查结果书面报告县档案局。逾期不报追查结果，将立案查处，追究有关人员的行政责任。在规定的整改期限内，该林业局书面答复称：去向不明的3卷永久档案，系该局会计在办理局机关人员工资调整时借出，遗忘在了县财政局工资福利股，现已收回，并对相关人员进行了批评教育。

存在问题：此次行政监督检查的执法文书完善吗？

案例评析：行政执法文书是行政机关在行政执法活动中制作的，用以记载和证实行政执法过程的各种材料，是记录行政执法过程情况、认定事实、内容的法律文书载体。根据行政法学原理，在具体的行政执法活动中，有些具体的违法事实，在没有书证、实物、影像的情况下，必须通过制作相应的行政执法文书，来记载违法事实的情况，使违法事实得以固定，以支撑行政执法后续行政处理的开展。制作行政执法文书，也是行政执法程序不可缺少的重要环节。只有完备的行政执法文书，行政执法的过程才能完善，才能善始善终。

本案例中，档案行政监督检查人员在发现林业局3卷永久档案去向不明时，通过查看《档案借阅登记本》，询问档案员，下发《责令限期改正通知书》的执法过程是完整的。但是，从整个行政监督检查的程序来看，此次监督检查还需要两个执法文书来支撑。一是制作《现场检查记录》，将林业局3卷永久档案去向不明的违法事实记录固定下来，作为林业局违反档案法律、法规的证据，以支撑下发《责令限期改正通知书》的必要性;二是制作《询问笔录》，将对档案员的询问用文字记录的方式记录下来，与《现场检查记录》形成一条完整的证据链，用以证明林业局3卷永久档案去向不明的法律证据，确保此次行政监督检查程序的完整。程序合法，是对档案行政监督检查的最基本要求，也是衡量档案行政管理机关是否依法行政的重要指标。案例中，档案行政监督检查人员不依法制作行政执法文书的做法，虽然没有对此次行政监督检查造成一定的不良后果，但并不是说这种错误做法导致的严重后果每次都能幸免。因此，这种现象必须引起档案行政监督检查人员的高度重视，做到依法行政，依程序执法。

*本文为2013年度国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段性成果之一