高考档案：呼唤规范管理

高考档案：呼唤规范管理（精选15篇）

1.高考档案：呼唤规范管理 篇一

档案管理工作规范

一、工作事项

1、档案材料收集、鉴别、分类、归档、立卷整理工作。

2、档案查阅工作。

3、档案转递工作。

4、档案安全、保护、保密工作。

5、档案整理工作。

6、档案材料清理、清退工作。

二、工作权限

1、保管好档案，为有关部门提供档案资料信息。

2、负责办理档案的查阅和转递。

3、经分管领导批准，按有关规定要求承办外借档案。

4、经分管领导批准，按有关规定要求承办档案材料销毁。

三、工作标准

1、坚持原则、严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

2、采取多种形式，全面、及时地做好材料的收集工作，认真、细致地做好鉴别、归档、整理工作。

3、遵守保密制度和阅档规定，严格查阅、利用手续，为前来查阅的同志提供优质服务。

4、根据档案保管、保护的规定，做好档案的“六防”措施，发现问题及时解决。

四、工作程序

（一）干部人事档案整理工作程序

1、对收集的材料进行鉴别、编号、归档。

2、档案的整理

①材料分类；②编“类页号”；③抄写档案目录；④填写工资变动表；⑤对不符和规定的材料进行技术加工；⑥装订；⑦校对；⑧验收；⑨编写索引号；⑩放入档案橱。

（二）文书档案整理工作程序

1、材料收集、鉴别、分类。

2、文书档案材料整理

①编写页号；②抄写卷内目录；③技术加工；④装订；⑤验收；⑥编写目录号、归档号；⑦装入档案盒；⑧放入档案橱。

（三）档案查、借阅程序

1、查阅人须持单位介绍信或档案查阅审批表。

2、经档案管理人员审查并符合规定，办理阅档登记。

3、按名单提取档案。

4、查阅人在阅档室进行查阅。如果需抄写档案内容，须经档案管理人员同意。

5、因特殊情况需借阅档案的，由借档单位写出申请，经分管局长同意后，办理有关借阅手续。

6、查、借阅完后，档案管理人员对所查、借阅的档案进行审查，确认无误后，放回原处。

（四）干部人事档案转递工作程序

1、转入档案。①因工作调动转入的档案，由干部科提供档案，并办理交接手续；②新参加工作的大中专毕业生档案，转正定级后，由人才市场档案管理人员转交局档案室，办理交接手续。③填写转入档案登记表；④对转入的人事档案，按规定整理后，编写索引号，放入档案橱。

2、转出档案。①因工作调动需转出的干部人事档案，由干部科提供名单，并在档案室办理提档手续；② 提拔副局（科）级以上职务人员的档案，按市委组织部提供名单提取档案，填写《干部人事档案转递通知单》，连同档案一并交组织部；③档案管理人员在索引上用红笔注明档案转出时间、转往单位；④填写转出档案登记表；⑤档案回执收到后，贴在存根上，长期保存。

（五）文书档案转递工作程序

根据档案局的统一安排，经局领导批准，办理入馆事宜。①按要求对入馆档案进行审查、整理；②打印卷内目录、全宗目录；③入馆文书档案验收；④档案移交；⑤办理交接手续。

2.高考档案：呼唤规范管理 篇二

一、学生档案管理存在的问题和解决的办法

1) 学生档案管理归口众多, 不统一。笔者通过各种途径了解到, 学生档案管理仍存在多种管理模式, 有的归口档案部门管理, 有的归口学生管理部门, 有的归口各二级学院管理, 有的归口就业管理部门管理, 有的归口教学管理部门管理。总之, 学生档案管理归口众多, 这就导致了管理水平层次不齐, 大大影响了学生档案管理的规范化、专业化。

为了使学生档案管理规范化, 国家教育部27号令《高等学校档案管理办法》首次将学生档案单独设类纳入归档范围, 并明确规定学生档案由学校档案部门 (学校档案馆或档案室) 统一负责管理。这就给学生档案管理有了一定的管理依据和法宝, 所以各个学校应依据此办法, 将学生档案归口档案管理部门管理, 并制定详细的《学生档案管理办法》, 这样才能使学生档案管理更加规范化。

2) 学生档案内容陈旧。长期以来, 高校学生档案的归档范围是一成不变的老内容, 如录取通知书、入学登记表、学籍表、党团材料、毕业生登记表、报到证存根等资料, 这些材料既不能全面反映学生的综合素质, 也不能满足用人单位的需求, 这就造成了学生档案利用的局限性。我们要打破这种局面, 就要从学生档案的内容上入手, 冲破传统, 增加新的内容。

各个高校在培养学生方面除了完成规定的培养目标外, 还有自己在学生的素质教育、技能培训、创业培训等独特的培养方式。与之相适应, 也就出现了一些新的档案材料, 如大学生社会实践材料、大学生能力、技能竞赛材料、大学生创业资料、大学生心理测试成绩、大学生英语四、六级证书等等, 这些资料能反映大学生德、智、体、美、劳全面素质发展的情况, 为用人单位也提供了很好的参考材料。

3) 学生档案管理手段落后。近年来, 随着高校的扩招, 学生数量也迅速的在增加, 学生档案的数量也随之增加。但目前, 大部分高校的学生档案还处于手工操作阶段, 还处于纸质状态的管理, 即使具备了计算机, 也未真正实现档案的信息化、数字化管理。在网络化的时代, 这种落后的管理手段就阻碍了就业单位及时了解毕业生信息的渠道。

现在, 档案管理的方向都向着数字化方面发展, 学生档案也不例外。所以, 我们应从学生入校开始就建立两种形式即电子和纸质并存的档案。学生毕业后, 纸质档案就随着学生进入到了用人单位, 而电子档案则可以永久的保存在学校, 便与学校掌握毕业生的详细信息, 也为毕业生回校查阅档案提供了方便。

二、大学生对档案认识的状况和加强的途径

1) 大学生对档案认知程度低。高校学生的档案意识是指大学生对档案性质和价值的认识, 对档案工作地位和作用的认识。笔者通过了解, 绝大部分学生对档案的认识程度比较低, 利用档案的意识低。他们仍受传统思想的影响, 觉得档案具有神秘感、保密论, 错误的认为档案是学校和老师的事, 与自己无关。这样的思想就阻碍了他们去涉足和了解档案这个领域。

为了提高大学生的档案意识, 首先, 加强《档案法》的宣传, 掌握相关的档案法律知识, 增强学生的档案法制意识;其次, 加强档案知识的宣传, 使学生了解档案, 关注档案;再次, 让学生参观档案馆、校史馆或展出本校优秀的名人档案, 激起学生对档案的兴趣;最后, 制作档案知识指南, 让学生了解自己的档案包括哪些内容、个人档案的用途、如何利用档案等信息, 使学生了解和重视档案, 自觉地养成档案意识的习惯。

2) 个人档案的无用论。大学生毕业后, 有的不一定马上就业;有的就业后, 就业单位不能够接收档案, 或者不愿意接收;还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在此单位工作等等。再加上主观上对档案的不重视, 所以, 每年越来越多的毕业生对档案随意处置, 或放在学校置之不理;或自己拿着, 变成无法接收的“口袋档案”;或转到人才交流中心, 再也不闻不问;更有甚者, 档案不知去向。这就为以后的工作、生活带来了诸多不便和麻烦。

为了消除这种个人档案的无用论, 首先, 在大学生入学教育中, 就应增加档案相关知识、法律法规的学习, 让学生对档案有一个初步的了解。再通过建立新生档案的过程中, 让学生了解建立档案的基本要求。其次, 有条件的学校通过开设有关档案管理的公共选修课程, 全面系统地向大学生介绍档案理论知识, 从而提高档案认知度, 增强档案意识;再次, 举办与校史、优秀校友、重大活动等相关的展览, 以典型事例介绍档案与各个方面的关联性;最后, 在学生即将毕业时, 通过讲座、宣传单或互联网等方式, 向学生宣传个人档案在以后的工作、生活中的作用, 如养老金的领取, 转正定级, 职称评定, 考研、考公务员、出国、升学、结婚等等的影响。

总之, 加强高校学生档案的规范化管理、数字化管理, 对学校的档案工作, 对学生的未来都有着非常重要的意义。高校学生的档案意识提高不是立竿见影的, 是长期的贯穿于大学的整个学习过程中, 并采用多种方式加以教育和指导, 才能提到更大的作用。

摘要：高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分, 它是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录, 是大学生就业及其今后各级组织选拨、任用、考核的主要依据。在高校毕业生就业的新形势下, 规范高校学生档案管理, 充分发挥学生档案的作用, 加强大学生档案意识, 对大学生的就业起着非常重要的作用。

关键词：学生档案管理,学生档案意识,现状,办法

参考文献

[1]何素芳.当前高校学生档案管理存在的问题与对策[J].福建教育学报, 2010.

[2]夏慧.高校学生档案管理现状与对策思考[J].肇庆学院学报, 2013.

3.档案管理工作规范初探 篇三

关键词：档案；档案工作；管理；工作规范

档案最早出现于我国商代。随着社会的发展，科技的进步，文件材料才能作为档案的传统观念不断被颠覆，档案的内涵不断被丰富，外延不断被扩大，如磁记录材料、激光记录材料等在档案中所占比重愈发增大，当前档案已经成为一门种类多样、门类齐全的学科。

一、档案与档案工作

档案是组织和个人在社会活动中产生的，能够作为原始记录保存下来的以备考查的文字、图表、声像、实物以及其他各种载体的历史记录。档案是人们在社会活动中为了解决或记录各种问题、事件等形成的原始记录，通过鉴别保存，以备将来考查利用。相比一般的信息资料，档案记录了各种事件活动的真实面貌，是最真实、最直接、最原始的记录。只有通过鉴别判定具有查考利用价值的、按照一定规律集中保存起来的材料，才能真正成为档案。档案具有原始记录性、信息性和知识性。其中原始记录性是档案区别于其他图书、笔记等文字记录材料的重要性质，是档案最基本的性质。档案能够真实记录事件发生的过程，最大限度地保留当事人的思想、行为、意识，甚至声音形象等，因此对各项工作都具有查考凭证的作用。同时，档案也能为人们总结经验、吸取教训、开展工作提供参考作用，可以帮助人们了解过去、指导现在、探知未来。充分理解档案的性质，对档案管理具有重要意义，使档案管理人员能够以高度的历史责任感和使命感维护档案的真实完整，阻止危害档案真实性事件的发生。

广义的档案工作是指所有与档案有关的工作活动，包括档案管理、教育、科研等；狭义的档案工作是特指档案的业务管理活动，即对档案文件进行收集整理、开发利用等工作。本文主要以狭义的档案工作为研究对象。档案业务工作可分为七个环节，即收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用和统计。通过收集工作把工作活动中产生的零散文件集中起来，通过鉴定优化文件，使档案更加精炼；随后对档案进行分类、组合、整理，使档案系统化，并加以妥善保管。检索工作是提供利用的基础，通过提取档案中有用的检索信息，编制检索工具，为利用者提供查找档案的信息线索，最终实现提供利用。档案统计是为对档案开展有效控制，通过收集各个工作环节中的数据，并加以研究分析，为提出改进完善意见提供基础性数据。档案工作具有明显的管理性、服务性和政治性。档案工作是负责管理档案信息的专门性工作，具有自己独特的管理对象、手段、理论和原则。档案工作是为其他各项工作提供信息支持的服务性工作，这是档案工作存在的最根本的性质，是其赖以生存和发展的基础。档案的产生往往代表着某一阶级利益，服务于某一特定阶级，因此，档案工作一定也必须具有政治性。

二、档案机构与法律制度

要做好档案工作，首先要了解档案机构的设置和档案的法律法规体系。当前，我国已经形成了一个由不同层次、不同类型档案机构组成的科学完整的系统，具体分为档案行政管理机构、档案馆和档案室三类。档案行政管理机构是负责管理全国档案事务的机构，对档案事业实行统筹规划、组织协调、监督指导等工作，涉及国家档案局、各级档案局、处等。档案馆属于国家科学文化事业机构，是国家永久保存档案的中心，是档案工作的终极基地。档案馆的管理水平能够有效衡量一个国家档案工作发展的真实水平。我国档案馆分为中央级档案馆、地方档案馆和专业档案馆。档案室是机关单位的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量，维护机关历史真实面貌的重要机构，是国家档案的源泉和基础，决定着国家档案的完整程度和管理质量。档案室主要负责指导监督本组织文件材料的归档，接受保管本组织档案材料，定期向档案馆移交具有长久保存价值的档案。档案室可以分为六种类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室和联合档案室。

我国古代和近代的档案工作都具有严格的管理制度，但这些制度大多缺乏科学性和严密性，且仅停留在制度层面，没有上升到国家法律高度，在执行上受人为作用较大。新中国成立后，我国针对档案工作制定了一系列法律法规。当前，我国已经建立了完整的档案法规体系，这是我国档案事业发展的重要支撑。属于国家层面的档案法律，即《档案法》，是我国档案工作的基本法律，是国家档案法律体系的核心。《档案法》共分为六章二十六条，明确规定了档案机构及其职责、确定了国家档案范围、制定了档案工作的管理原则以及其他相关法律责任等等。由国务院制定的档案行政法规，如《关于加强国家档案工作的决定》、《机关档案工作条例》等等。由各地方人民代表大会及其常务委员会制定的档案工作方面的决定、条例、规定等，如《珠海市档案管理条例》、《广东省档案管理规定》。此外，还有国务院各部、办、委、局制定的档案规章和地方人民政府根据本地区档案的具体情况制定的档案规章。

三、档案管理工作规范“十标准”

针对基层组织档案管理工作，除了认真执行国家和上级部门制定的档案法律制度规定外，作为一级归档主体，档案室应建立符合本组织实际需要的档案管理工作规范，严格按照规范标准进行管理。同时，注重“强化收集、细化整理、切实利用”这一原则全面开展档案管理工作。

档案管理工作规范“十标准”，即一个制度、二个统一、三个确保、四个登记、五个严禁、六个定期、七个掌握、八个防范、九个不准、十个加强。具体来说，一个制度是指一套完整的档案管理制度。档案工作能否做到位，制度建设是根本，档案制度是贯穿档案工作始终的主线，是档案工作落到实处的重要保障。要不断完善组织内部的档案管理工作，建立健全档案管理制度，分别对档案管理人员的岗位职责、档案的安全保密、收集鉴别、整理移交、查借保管、销毁统计、应急处置等方面进行具体明确的制度化规范。在制度的落实上，注重加强宏观指导和微观掌控，不断强化档案管理人员的档案制度意识，提高档案管理人员的业务素质，从而建立科学有效的档案工作秩序，使档案工作真正落到实处。二个统一，即统一存放，统一管理。整理归档后的档案，要统一移交存放在档案室专门的档案柜中，方便进行统一管理。三个确保，即确保档案资料的完整性、真实性和安全性。四个登记，即归档登记，查借登记，转移登记和销毁登记。其中，查借档案除了按规定办理相应的查借手续外，还应指定专人监督，督促借阅档案部门按时间要求归还档案。五个严禁，即在档案室内，严禁吸烟、严禁使用明火、严禁使用大功率设备、严禁存放易燃易爆等危险物品物，严禁无关人员随意出入。六个定期，即定期归档、定期清点、定期统计、定期检查、定期移交、定期销毁。七个掌握：即要求档案管理人员，掌握自身的岗位职责，掌握档案的各类法律法规，掌握档案管理各环节的工作规范和操作流程，掌握档案业务知识和技能，掌握室藏档案内容，掌握档案检索工具的应用以及掌握档案室安全防范与突发事件应急处理措施。八个防范，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防尘、防高温、防污染。档案管理人员应定期检查档案储藏条件，对一些问题设备、过期的防虫防潮药等进行更换。九个不准，即不准随意谈论档案内容，不准在私人交往和通信中泄露档案秘密，不准涂改、抽页、拆毁、增删档案，不准擅自提供、复印、抄录、携带、销毁档案，不准扩大档案查借阅的范围，不准随意丢弃档案工作中形成的带有字迹的纸张，不准在档案室会客，不准将应销毁的档案挪作他用，不准将档案室、档案柜钥匙随意借用。十个加强，即加强档案工作职业道德建设，加强对档案工作重要性的认识，加强档案工作人员的责任意识，加强落实档案管理规章制度的执行力度，加强提高档案管理水平和工作能力，加强档案设施的更新与完善，加强查借阅档案的工作效率，加强档案检索工具的有效性，加强档案工作开拓创新的能力，以及加强档案管理的安全教育和保密意识。

【参考文献】

[1]吴广平，向阳.档案工作实务[M].北京：北京大学出版社，2013.

[2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，（04）：110-112.

4.规范学校档案管理 篇四

学校档案开始与学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。

学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。

通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。

其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。

学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。

学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。

总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。

另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。

随着课改的深入进行，学校档案在管理上呈现了很多新的特点。

首先，学校档案的信息量越来越大，越来越复杂。

主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理;二是档案在深度上有所增加。

以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。

学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。

其次，学校档案信息的应用更加多元化。

以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。

现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。

现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。

5.民生档案管理规范措施 篇五

——主动服务林改，进一步巩固林改成果。自 年我县开展集体林权制度改革试点工作以来，我局高度重视此项工作，自觉将其纳入工作中心，服从大局，充分发挥职能作用。一是利用馆藏，及时编制了《 县土改、四固定、林业三定文件汇编》、《 县土改、四固定、林业三定土地山林存根复查方案》、《山林所有证及土地清册专题目录》，为县委政府决策提供依据。二是采取主动降低查阅收费标准、成立便民服务中心、随到随查的服务承诺等工作措施，林改期间共接待查阅利用1万多人次，调卷14650卷次，受到广大群众的一致好评，为全县林改工作的顺利进行发挥了积极作用。三是抽派专人对林改档案进行收集、指导整理、跟踪服务。四是在腾越镇开展了林改档案整理试点工作。通过制定归档办法，试点引路，加强培训，抽派业务骨干进行指导整理，确保了林改档案的齐全完整。现林改档案已全部整理归，全县已有14个乡镇的林改档案接收进馆，共接收档案5036盒，85145件，并建立了林改档案目录数据库。

——积极开展国家重点公益林档案规范管理工作。针对国家重点公益林档案管理混乱的状况，我局及时抽派3名业务人员对全县7个林场、1个保护所、5个保护站的国家重点公益林档案进行指导整理，使公益林档案得到了规范化管理，进一步保护了国家、集体和林农的利益。

——加强改制、破产企业档案指导整理工作。我局加大了对改制、破产企业档案的监督指导力度，分别对县宣纸厂、服装厂、果品厂、衡器厂、茶叶公司、酒业饮料公司等15个企业的档案进行监督、指导整理，确保了改制、破产企业档案资料齐全完整。并接收寄存了宣纸厂、茶叶公司档案345卷，使改制企业档案不流失、不损毁。

——积极开展复退军人档案规范化整理工作。我局主动与民政部门联系，对复退军人档案进行指导整理，共整理档案1200盒，使这部分档案得到了有效管理，受到了相关部门和广大复退军人的好评。

通过对民生档案资源的管理，逐步建立覆盖人民群众的档案资源建设得到进一步加强，切实维护了人民群众的合法权益，从而实现了档案为民服务的承诺，为今后高效、快速查阅利用档案提供了保障。同时对加强民生档案业务指导、推进民生档案信息化建设以及开发利用民生档案资源奠定了坚实基础，充分发挥档案部门在推进我县民生建设中的职能作用。

6.中小学校档案管理工作规范 篇六

一、档案工作的基本原则

（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

（二）学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容之一。

（三）学校必须按照《山东省中小学档案管理暂行办法》管理好本校档案。本校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

（四）学校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。

（五）学校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专（兼）职档案人员。学校领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的政治、业务素质。档案人员应相对稳定。

（六）学校要把档案工作列入学校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

（七）学校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。

二、档案室的主要任务

（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。

（二）制定本校档案工作规章制度，监督、指导检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

（四）开展档案的利用工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

（七）接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（九）完成学校领导交办的其他任务。

三、档案工作的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

（二）立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（七）档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

（八）岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

四、档案人员的素质要求

（一）能认真执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

（二）能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。

（三）具有一定专业知识并经上岗培训。

五、档案的收集

（一）收集范围

1、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社

会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

（1）学校档案的归档范围共分七大类：党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、会计、特殊载体（含声像）等。幼儿园还要增加卫生保健类。

（2）国内外与学校有关的各种具有保存价值和其它资料。（3）校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由学校档案室作资料保存。

2、建国前本学校的各类档案。

3、并入本校的单位的档案资料。

4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。

（二）立卷归档分工。

1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。

2、学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。

4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。

（三）归档文件和案卷的质量要求。

1、归档文件及案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。

（1）党政类档案，按“卷”整理的，依问题、时间或重要程度组卷。

按“件”整理归档的，可采用—类别（二级类目）—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用—保管期限的方法分类。

（2）教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷（具体参阅各工作规范）。

（3）特殊载体类，按类别（指实物、照片、录音、录像）、内容、项目组合。

2、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列入长期保管；

（3）凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。

4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后（图样按目录或图号排列）、正文在前，文稿在后。

5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。

对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[

]。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。

7、案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称（文种）等。字数不超过50个字。

8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。

（四）归档时间和手续。

1、党政部门和按归档的部门应在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交综合档案室。

2、教学部门和按教学归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。

3、科研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建

全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。

5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。

6、会计档案按由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。

8、随时接收上级规定应接收的档案。

9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。

六、档案的整理

（一）划分全宗

1、档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2、建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随学校名称变动而改变。

（二）档案的分类、编号。

1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。

2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。

（三）档案检索工具的编制。

1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分编制，做到不出现重复的档号。

2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。

七、档案的计算机管理

（一）档案管理应纳入学校自动化信息管理网络，可使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

（二）计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息

系统联网要求。

八、档案的保管

（一）库房要求。

1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建校办公楼或数字楼应考虑档案库房的设臵。

2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3、库房标准温度为14—24°C，标准相对湿度为45—60%。

（二）库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。

（三）档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

（四）库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。

（五）综合档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

九、档案的鉴定和统计

（一）档案的鉴定。

1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已到期的档案进行鉴定。

2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

3、销毁档案必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（二）档案的统计。

1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。

2、按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导审阅。

十、档案的开发利用

（一）档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。

1、要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。

（二）珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手续。

1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。

2、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

3、学校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准后方能借出。对借出的档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

十一、档案的编研和学术研究

（一）学校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。

1、编研的重要参考资料包括：学校沿革、历任校领导（含副职）简介、学校各种基础数据汇编、年鉴、学校大事记（可与党办、校办合编）、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）、重要会议简介等。

2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。印发前应报有关部分或分管校领导审查。

7.高考档案：呼唤规范管理 篇七

一、档案管理的现状及存在的问题

(一) 不重视档案整理工作。

过去从上到下对档案整理工作认识不够, 没有目录档号, 案卷标题不规范、案卷缺少卷内标号、案卷未标页码、组卷混乱等现象普遍存在。认为档案工作就是简单的保管工作, 没有专职从业人员专管档案管理工作, 没能多档案进行系统性的整理, 各项档案管理工作都不能落实到位, 造成了资源的浪费和经济的损失。

(二) 档案交接工作不完善。

《机关档案工作业务建设规范》规定, “机关档案人员调动工作时, 必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”但实际情况往往不是这样, 档案管理人员大多不是专职的, 档案交接不及时, 交接手续检查清理不严密, 监督管理不利, 给档案管理工作造成了很多损失。这些和档案管理硬件设施差、档案管理人员培训不够有关。

(三) 没有专门管理, 管理手段落后。

档案资料很多, 管理工作人员因为没有经过专业的档案知识培训, 所以不清楚档案的重要性, 无法对档案材料进行分门别类收集和整理;大多数档案管理人员身兼数职, 对档案工作投入的精力不足;档案材料不齐全不准确, 使归纳存档的资料不能如实地反映现实情况, 影响了工作的效率。档案管理手段落后, 还没有达到普遍使用电脑的程度。

(四) 档案管理宣传工作不到位。

档案管理人员本身就不清楚档案管理工作的重要性。兼职档案管理员没有足够的时间精力去学习档案管理知识, 无法更新档案材料。档案管理人员对档案管理的重要性没有进行广泛宣传, 很多人对档案管理工作持无关紧要的态度, 认为不关自己的事情, 可有可无。

二、档案管理工作的建议和对策

(一) 建立健全档案管理机制。

通过修改和完善档案日常工作规章制度, 统一档案工作标准, 加强档案管理。加强领导管理, 设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性, 建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度, 每年组织一次档案管理工作集中检查。

(二) 遵守章程, 规范操作。

档案管理员要熟悉档案管理的基本知识, 按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理, 实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料, 准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划, 年末要有总结。对档案进行编目和检索, 可以为档案的查找提供方便, 解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿, 档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作, 为领导决策和资料查找提供方便。

(三) 档案管理交接规范化。

一是档案交接要纳入议事日程, 是档案管理中的重要环节, 应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理, 催还借出的档案, 整理好借据。分类归档零散材料, 对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作, 对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作, 教育交接双方提高认识, 明确责任。

(四) 档案管理程序规范化。

一是加强领导干部的档案管理意识, 配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高, 专业知识过硬, 信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分, 配置硬件设备, 保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件, 建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理, 保护档案的完整和安全, 方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度, 这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援, 加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作, 这样更容易对存在的问题进行分析研究, 更好地找到解决的办法, 保证档案管理工作更有成效。

(五) 宣传档案管理工作。

档案管理员事业心、责任感增强的同时更容易做好档案管理的宣传工作。档案管理员主动积极地多渠道开展宣传工作。比如开展档案管理的问卷调查和档案管理知识竞赛等活动。档案管理员要做好咨询服务, 讲解档案管理知识等工作, 让被调查者在回答问题和学习的过程中充分认识到档案管理工作在人物资源开发中的重要作用, 纠正一些原有的错误思想和观念。档案管理员在档案搜集、整理、鉴定和保管过程中, 要确保档案材料的真实完整可靠性, 提高档案的可利用价值。档案管理考核要和工资、奖金挂钩, 提高全员的档案管理意识。

(六) 档案数字信息化管理规范化。

利用电脑现代信息数字化管理技术, 对原有的档案管理软件进行换代升级, 实现档案信息数字化管理, 提高工作效率。但这一技术应用在我国还是起步阶段, 是我国档案管理工作的重要课题。目前较先进的档案馆已经建立信息网络档案数据库, 对挡案进行集合化、电子化管理, 在服务上实现档案资源共享。在政策允许的范围内, 部分信息可以对有关部门和个人开放, 让档案管理工作更公开、透明, 实现部分档案信息公众化, 有利于增强全民档案管理意识, 为更好地发现、培养人才奠定了信息基础。

(七) 档案的作用是在利用中得以实现的。

当今处于信息爆炸的时代, 档案的利用可以使档案管理工作的自身价值得到社会和公众的认可, 档案管理工作才能发挥应有的经济效益和社会效益。档案管理者要准确了解档案利用者的需求特点, 是做好档案利用工作的重点。比如一些关于文物失窃的案件, 公安部门就会需要相关文物资料作为研究, 档案的利用价值就会得到体现, 档案材料本身越准确、真实、详细越能为破案工作提供帮助, 以便为国家和个人挽回更多的经济损失。培养和栽培一批信息数字化档案管理人才, 联合开发档案的信息资源, 为档案的利用工作提供服务。

三、总结

档案管理工作是用科学的方法和原则管理档案, 是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。为适应现代档案管理事业的发展, 档案工作要突破原有的思路和模式, 在学习中不断创新改革, 规范档案管理的各项工作, 才能走出适合我们自己的有中国特色的档案管理之路, 更好地为党和国家的各项事业服务。

参考文献

[1]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利用[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .

[2]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .

[3]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报, 2010年第3期.

[4]刘瑛.质疑档案工作能否产业化管理[J].兰台世界2010年第7期.

8.居民健康档案规范管理的体会 篇八

先从重点人群入手

重点人群的健康管理一直是社区卫生服务的工作重点，尤其是慢性病患者和老年人，人口比例較多，分布较广，而且他们的健康需求较多。我们通过开展重点人群的健康管理入手，给他们提供免费健康体检、健康咨询和入户随访等公共卫生服务，让居民从中感受到社区卫生服务的实惠，感受国家这项利国利民的民生工程的现实意义，逐步认识社区卫生服务的好处，争取到了他们的配合、支持和帮助，边服务边建档，大大加快了建档速度，提高了档案信息的真实性。再通过建档的居民在街坊邻居中进行言传身教，以点带面，把社区卫生服务真正惠及到广大居民身上，使居民主动走进社区卫生服务机构，寻求健康照顾，大大促进了健康档案的建立。

抓住重点对象

在社区有很多有影响的人物，如栋长、楼长、有文化的、有名气的以及退休干部等，这些居民的观念和行为直接影响着周围的居民，我们把这些居民作为重点对象进行重点照顾，通过给这些居民提供各种长期、连续的健康照顾，如老年家访、慢性病家庭管理，给他们免费测血压、血糖，听心肺，进行危险因素干预，陪聊等服务，来取信于这些重点对象，在这些居民中树立社区卫生服务机构的良好形象，确立社区卫生服务的观念，赢得他们的认可，得到他们的配合，并借助于他们在居民中现身说法，言传身教，实事求是的宣传社区卫生服务，改变了周围的居民对社区卫生服务机构的认识，使他们对健康档案有一个科学的认识，从而自愿配合我们建档，促进建档等各项公共卫生服务工作的顺利开展。

扩展建档范围

通过前期的努力，大部分居民已经对社区卫生服务机构有了认识，再通过定期形式多样的义诊、健康教育和健康促进等活动，大力宣传国家有关社区卫生服务的政策，宣传社区卫生服务机构的功能和职责，使居民认识到建立健康档案的意义，把居民建档的主动性调动起来，并根据年龄、健康状况给建档居民发放的优惠卡，优先提供健康照顾，大大促进了建档的速度和质量。

加强管理，及时更新

随着社会经济的发展生活水平的提高，住房条件也在不断变化，流动人口的不稳定性，人生的自然规律生老病死等因素，社区居民信息以及健康状况在不断变化，健康档案的信息就要不断更新才能满足健康管理的需要，我们在开展社区健康管理服务时与居民、居委会等及时沟通，及时核实，及时更新，真正做到健康档案动态管理，给我们的健康管理服务带来很大方便。在纸质的档案基础上，按照国家统一的相关数据标准和规范实行电子健康档案管理，逐步与医疗保障系统相连接，实现各医疗机构间数据互联互通，实现居民跨地域就医行为的信息共享。

总之，健康档案建立和管理是一项长期的、繁琐的工作，健康档案需要不断更新补充。工作人员只有热爱社区卫生服务事业，具有高度的责任心和勇于奉献的精神，才能把健康档案真实的、及时的建立起来，使其在开展社区卫生服务时发挥应有的作用。

参考文献

1 梁万年，郭爱民，主编.全科医学基础.北京：人民卫生出版社，2009：120-121.

9.中国银行授信档案管理规范 篇九

第一章

总

则

第一条

根据《中国银行档案管理办法》（中银办[2000]13号）和中国银行授信业务有关管理规定，制定本规范。

第二条

中国银行授信档案是各级行在对各类金融机构、非金融机构法人或自然人授信活动中形成的，反映授信业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称，是我行与法人、自然人间债权、债务关系的原始凭证及我行依法催收的重要法律依据，是中国银行业务档案的重要组成部分。

第三条

本规范的管理对象为各类授信档案。具体有尽职调查及风险评审档案(简称风险评审档案)、公司及零售贷款业务档案和保全清收档案等。

第二章 授信档案的管理原则和模式

第四条

中国银行授信档案实行集中统一管理的原则。

第五条

中国银行授信档案采取分段管理，专人负责，按时交接，定期检查的管理模式。

一、分段管理

将一个授信项目形成的文件材料依据授信的执行状态划分为执行中的授信文件（简称授信文件）和结清后的授信档案（简称授信档案）两个阶段。

授信文件由风险管理部门和各业务经办部门设专柜分别保管存放。

授信档案按照保管期限的划分，五年期案卷放在本部门保存，永久和二十年期案卷移交本行档案部门保存。

二、专人负责

各级行的风险管理部门和业务经办部门应设置专职或兼职人员（统称授信档案员）负责本部门授信文件的日常管理及结清后的立卷归档等工作。授信档案员应相对稳定，且不得由直接经办授信业务的人员担任。

各部门要将授信档案员名单报本行档案部门备案，由档案部门填写授信档 案员备案登记表（见附件二）。授信档案员工作变动时应办理好交接手续，并通知档案部门进行变更登记。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员的责任。

授信档案员的职责是：

（一）负责本部门授信文件的接收、日常保管、借阅管理等工作；

（二）负责贷款结清后授信文件的整理立卷工作；

（三）负责将授信档案中二十年期和永久卷向本行档案部门移交及短期卷的保管、鉴定、销毁工作。

三、按时交接

业务经办人员应在单笔授信（贷款）合同签订、不良贷款接收及风险评审完毕后5个工作日内，按归档要求将各类授信文件及时交授信档案员保存，双方履行交接手续。授信执行过程中续生的文件随时移交，并办理交接手续。

授信档案依据其保管期限，二十年期和永久保存的案卷以划分，于结清的次年三月底（风险评审档案于六月底）前集中向档案部门移交归档；五年期案卷则由业务经办部门自行保管。

四、定期检查

授信档案管理工作由行长办公室和风险管理部门共同监督与指导。授信档案的检查将列入绩效考核和档案工作综合管理考评中，并将检查结果报送相关部门负责人及主管行领导。

第三章 授信文件的管理

第六条

授信文件是指正在执行中、尚未结清授信（贷款）的文件材料。按其重要程度及涵盖内容不同划分为二级，即一级文件（押品）和二级授信文件。一、一级文件（押品）主要指授信抵、质押契证和有价证券及押品契证资料收据（见附件三）和授信结清通知书（见附件七）。其中押品主要包括：我行开出的本、外币存单、银行本票、银行承兑汇票，上市公司股票、政府 和公司债券、保险批单、提货单、产权证或他项权益证书及抵（质）押物的物权凭证、抵债物资的物权凭证等。二、二级授信文件主要指法律文件和贷前审批、贷后管理及保全清收的有关文件。

第七条

授信文件移交归档范围及要求

一、在授信结清其抵（质）押品退还借款人后，其一级文件即押品契证资料收据第一联及授信结清通知书移交归档。

一、二级授信文件全部移交归档（见附件一）。

三、归档的授信文件应是正本。如遇文件同属文书档案和授信档案归档范围的，如授信批复性文件，文书档案存正本，授信档案存副本。

第八条

一级文件（押品）的管理

一、押品是授信的重要物权凭证，在存放保管时应视同现金管理。可由业务经办部门或风险管理部门将押品放置在金库或保险箱（柜）中保管，指定双人（简称为押品保管员）分别掌管钥匙和密码，双人入、出库，形成存取制约机制。

二、押品由业务经办部门接收后，填制押品契证资料收据一式三联，押品保管员、借款人、业务经办人员三方各存一联。

三、押品以客户为单位保管，并由押品保管员填写押品登录卡（见附件四）。

四、借款人、业务经办人员和押品保管员三方共同办理押品的退还手续。由业务经办人员会同借款人向押品保管员交验授信结清通知书及押品契证资料收据并当场清验押品后，借贷双方在押品契证资料收据上签字，押品保管员在押品登录卡上注销。

五、押品保管员将押品契证资料收据第一联移交授信档案员归档。

六、资产保全部门接收的不良贷款如有押品及押品契证资料收据或新办理抵押的，其管理方法同第一至五条。

第九条

风险评审二级授信文件的管理

一、风险管理委员会秘书应在单笔授信（贷款）评审完毕后5个工作日内，将尽职调查、风险评审文件整理入盒，形成授信文件卷，逐项填写风险评审授信文件移交清单（见附件九），一并移交授信档案员。

二、授信档案员对授信文件卷的整理步骤

（一）编制项目顺序号（简称项目号），作为其管理标识。项目号由三部分组成：部门代码（1位）+ 评审（4位）+ 项目流水号（3位）。

1、部门代码用风险管理部首字“风”汉语拼音首字母F代表，（部门代码后设可选项，即处室代码，以1位阿拉伯数字代表）；

2、评审为风险管理部门对该笔授信（贷款）评审完毕的，以4位阿拉伯数字代表；

3、项目流水号为下的小流水号，以3位阿拉伯数字代表，从001编至999。

例：F（1）-2001-001表示：风险管理部（一处）2001年评审的第一笔授信（贷款）。

（二）盒脊上标明相应的项目号，卷盒按项目号顺序排列，入柜保管。

（三）填写授信文件卷登录卡（见附件十一）。

（四）风险评审的会议记录及评审表决单原则上由委员会秘书单独保管，在本部门保存3年后，向档案部门移交。

第十条

公司、零售贷款二级授信文件的管理

一、业务经办人员应在单笔授信（贷款）合同签订后5个工作日内将前期文件整理入夹，形成授信文件卷，逐项填写授信文件移交清单（见附件八），一并移交给授信档案员。授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。

二、授信档案员对授信文件卷的整理步骤

（一）编制项目号

公司贷款的项目号由四部分组成：部门代码（1位）+贷款期限代码（1位）+贷款（4位）+项目流水号（3位）。

零售贷款的项目号由五部分组成：部门代码（1位）+贷款期限代码（1 位）+贷款（4位）+贷款种类代码（2位）+项目流水号（4位）。

1、部门代码用部门名称首字汉语拼音首字母代表，公司业务部用“G”，零售业务部用“L”代表，（部门代码后设可选项，即处室代码，以1位阿拉伯数字代表）；

2、贷款期限代码分别用短期、中期、长期三种期限的“短”、“中”、“长”三个字的汉语拼音首字母即“D”、“Z”和“C”代表；

3、贷款以4位阿拉伯数字代表；

4、项目流水号为贷款下的小流水号，公司贷款为3位流水号，从001编至999；零售贷款为4位流水号，从0001编至9999。

5、零售贷款项目号中设贷款种类代码，为零售贷款的分类代码，以2位阿拉伯数字代表，如住房按揭贷款为01、汽车消费贷款为02、教育贷款为03……

例：G（1）--C--2001--001表示：公司业务部（一处）、长期、2001年发放的第1笔贷款；

L（1）--C--2001--01--0010表示：零售业务部（一处）、长期、2001年发放的第10笔住房按揭贷款。

（二）卷夹背脊上标明相应的项目号；卷夹按项目号顺序排列，入柜保管。

（三）填写授信文件卷登录卡（见附件十一）。

（四）后续文件随时入夹，交接双方在移交清单上做登记、签收。第十一条

保全清收二级授信文件的管理

一、业务经办人员在不良贷款接收后5个工作日内，将移交过程中产生的文件（简称部门间移交文件）及该笔贷款原始授信文件进行整理入夹，形成授信文件卷，逐项填写不良资产文件移交清单（见附件十之一），一并移交给授信档案员。授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。

二、授信档案员对授信文件卷的整理步骤

（一）编制项目号：项目号由三部分组成：部门代码（1位）+接收（4位）+项目流水号（3位）。

1、部门代码用保全部首字“保”汉语拼音首字母B代表，（部门代码后设可选项，即处室代码，以1位阿拉伯数字代表）；

2、接收为保全部门接收不良贷款的，以4位阿拉伯数字代表；

3、项目流水号以3位阿拉伯数字代表，从001编至999。

例：B（1）-2001-001表示：保全部（一处）2001年接收的第一笔不良贷款。

（二）卷夹背脊上标明相应的项目号；卷夹按项目号顺序排列，入柜保管。

（三）填写授信文件卷登录卡（见附件十一）。

（四）清收过程中产生的文件随时移交入夹，交接双方在保全清收文件移交清单（见附件十之二）上做登记、签收。

第十二条

业务经办部门如办理授信额度、保函、信用证、银行承兑汇票、贴现等业务，其文件归档范围参照授信额度类和授信免保类（见附件一），文件的管理要求和方法同上。

第四章

授信档案的管理

第十三条 授信档案是指已结清授信（贷款）的文件材料，经过整理立

卷形成的档案。其保管期限为：

一、依据授信的偿还期限，将授信档案的保管期限划分为五年期、二十年期和永久三种，其中：

五年期：一般适用于短期授信（贷款），结清后原则上再保管5年；

二十年期：一般适用于中、长期授信（贷款），结清后原则上再保管20年；

永久：经风险管理部门及业务经办部门认定有特殊保存价值的项目可列为永久保存。

二、零售贷款档案的保管期限于结清后原则上再保管5年。

三、保全清收档案的保管期限于不良贷款结清（核销）后原则上再保管20年。

四、风险评审档案的保管期限原则上同该笔贷款业务档案的保管期限。

五、授信档案的保管期限自贷款结清（核销）后的第二年起计算。第十四条

授信档案员要在贷款结清（核销）后15个工作日内完成该笔授信文件的立卷工作，形成授信档案。立卷步骤是：

一、划定保管期限；

二、以单份文件为单位进行装订；

三、将文件按照移交清单顺序排列后装入档案袋； 四、二十年期和永久卷编制卷内文件目录（见附件十二），置于首份文件前，填写卷内备考表（见附件十三），置于末份文件后；五年期授信档案只填写卷内备考表，置于末份文件后；

五、填写档案袋封面标签（见附件十四）；

六、将五年期授信档案装盒后放专柜保存，与授信文件分开管理。按填写授信档案案卷目录（见附件十六）一式两份，一份留本部门，一份交风险管理部门备查。

七、将永久、二十年期卷另柜保管，以备移交。

第十五条

永久、二十年期授信档案于次年三月底之前，由业务经办部门填写授信档案移交清单（见附件十五）后向本行档案部门移交归档。档案部门检查验收后，双方办理交接手续，对不符合要求的案卷，档案部门有权要求其完善后再行移交。移交清单应一式三份，风险管理部门、业务经办部门及档案部门各存一份备查。

第十六条

每年三月底前，各级分、支行还需将本行已结清的、属超权限上报审批的授信档案案卷目录一份报送上级行风险管理部门备查。

第十七条

风险管理部门接到本行业务经办部门授信档案案卷目录、移交清单和下级行报送的超权限授信档案案卷目录后，将相应的风险评审档案按第十四条要求进行整理和保管；永久和二十年期授信档案于六月底前向本行档案部门移交归档，移交清单应一式两份，风险管理部门及档案部门各存一份备查。第十八条

业务经办部门权限内的风险评审档案原则上与贷款业务档案分别存放和管理。

第十九条

贷款虽经批准但未实际放款的授信文件，可由业务经办部门作为资料保存。

第二十条

档案部门对接收来的永久、二十年期授信档案进行再整理，整理步骤是：

一、分别对永久、二十年期案卷进行排序和编写档号。档号由五部分组成：档案分类代码（2位）＋ 保管期限代码（1位）＋ 归档部门代码（2位）＋ 结清（4位）＋ 案卷顺序号（3位）。

（一）授信档案的分类代码为“SX”（取“授信”两字的汉语拼音字头）；

（二）保管期限代码以1位阿拉伯数字代表，其中永久设定为1，二十年期设定为2 ；

（三）归档部门代码以2位阿拉伯数字代表（未按部门设代码的可用“00”标示）；

（四）结清以4位阿拉伯数字代表；

（五）案卷顺序号为结清下的小流水号，按授信的具体结清日期依次编排。预留3位阿拉伯数字，从001编至999。

例：SX－2－13－2001－030表示：二十年期的总行公司业务部2001年结清的第30号卷。

二、按照档号顺序将永久、二十年期案卷分别依次装盒，并在盒脊上标明有关内容。

三、将永久、二十年期案卷依次排架。

四、按永久、二十年期两种期限分别编制案卷目录（见附件十六）备查。

第二十一条

授信档案的销毁

一、保存到期的二十年期授信档案由档案部门按贷款业务档案和风险评审档案分别提供拟销毁清单，前者交业务经办部门及风险管理部门鉴定，形成正式的授信档案销毁清单（见附件十七），由业务经办部门、风险管理部门 及行长办公室三方负责人在正式清单上审批签字；后者交风险管理部门鉴定，由风险管理部门及行长办公室双方负责人审批签字。

二、各级分、支行还需由档案部门将授信档案销毁清单报上级行档案部门，并会签风险管理部门批准后方可销毁。各级分、支行还应将已销毁的、属超权限上报审批的授信档案目录按五年期和二十年期分别报送上级行风险管理部门和档案部门一份备查。

三、销毁时，由业务经办部门、风险管理部门与档案部门三方各指派一人共同监销，最后由监销人员在销毁清单上签字。贷款业务档案销毁清单一式三份，风险评审档案销毁清单一式两份，相关部门各留一份备查。销毁的案卷由档案部门在案卷目录“备注” 栏内注明“已销毁”字样。

四、对需延长保管期限的档案，由业务经办部门提出申请，经风险管理部门同意后，由档案部门在案卷目录“备注”栏内注明延长的年限。

五、保存到期的五年期贷款业务档案，由业务经办部门提交拟销毁清单，报风险管理部门签字同意后，由两部门各指派一人共同监销，双方各留一份销毁清单备案。保存到期的五年期风险评审档案由风险管理部门自行鉴定销毁。

第五章

授信文件与授信档案的借阅管理

第二十二条

押品在贷款结清前，原则上不允许借阅。如遇授信展期、债权、债务重组及法律诉讼等情况确需借阅，必须由该项目经办人员填制授信文件（档案）借阅申请表（见附件五），经借阅部门负责人及押品保管部门负责人共同签批同意后，才能办理借阅，并由押品保管员将借阅情况登记在授信文件（档案）借阅登记簿（见附件六）上。

第二十三条

二级授信文件和授信档案原则上不办理借出。如遇审计、稽核等情况确需借出，必须填制授信文件（档案）借阅申请表，经借阅部门负责人及授信文件、档案保管部门负责人共同签批同意，并在授信文件（档案）借阅登记簿上进行登记后方能借出。第二十四条

授信档案员及档案部门人员对归还的授信文件、档案应严格检验，杜绝损毁、涂改、丢失授信文件、档案现象的发生。

第六章

客户档案及合作商档案的管理

第二十五条

业务经办部门应建立客户档案，其中包括：

一、借款企业及担保企业的“三证”（即年检营业执照、法人代码本、税务登记证）复印件；

二、借款企业及担保企业的信用评级资料；

三、借款企业及担保企业的开户情况；

四、借款企业及担保企业的验资报告；

五、借款企业及担保企业近三年的主要财务报表，包括资产负债表、损益、现金流量表等；上市公司、三资企业需提供经审计的年报。

六、企业法人、财务负责人的身份证或护照复印件；

七、反映该企业经营、资信（如是“三资”企业，还应提交企业批准证书、公司章程等）及历次授信情况的其他材料。

第二十六条

业务经办部门应建立各类合作商档案，其中包括：

一、我行与房地产开发商签订的住房按揭合作协议、资金监管协议等正本；

二、我行与保险公司签订的履约保证保险合作协议正本；

三、我行与汽车经销商签订的汽车消费信贷合作协议正本；

四、我行与律师事务所等中介机构签订的合作协议正本；

五、其他对外签署的合作协议正本；

六、合作商的资信调查资料；

七、合作商的背景调查资料；

八、其他。

第二十七条

业务经办部门应设置专门的档案柜（与授信文件、档案分开存放）集中存放客户档案及合作商档案。前者应以客户为单位进行保管，由业务经办人员及时收集和更新客户资料；后者应以单一商户为单位进行保管，由授信档案员负责管理。

第七章

附

则

第二十八条

存储授信档案数据、图像的电子介质的管理，执行中国银行有关电子介质档案的管理标准。

第二十九条

本规范由中国银行总行行长办公室会同风险管理部负责解释、补充、修改。

第三十条

本规范自2002年1月1日起执行。《中国银行信贷档案管理办法》（中银信管[1998]413号）及《关于发送〈中国银行信贷档案管理办法实施细则〉的通知》（中银办（险）[2000]70号）两文件同时废止。

附件：

一、各类授信文件的归档范围

二、授信档案员备案登记表

三、押品契证资料收据

四、押品登录卡

五、授信文件（档案）借阅申请表

六、授信文件（档案）借阅登记簿

七、授信结清通知书

八、授信文件移交清单

九、风险评审文件移交清单

十之

一、不良资产文件移交清单 十之

二、保全清收文件移交清单

十一、授信文件卷登录卡

十二、授信档案卷内文件目录

十三、卷内备考表

十四、授信档案卷盒（袋）封面标签

十五、授信档案移交清单

十六、授信档案案卷目录

10.规范化档案管理的论文 篇十

通过上文的详细阐述，对档案规范化管理存在的问题也有了一定的了解和认识。究其问题存在的实质原因还是因为相关的管理不到位。信息化系统建设不完善，并且沿用传统的档案管理措施，不能够与时代发展的步伐相接轨。因此首要任务就是创新管理方法。并提升档案管理人员的综合素质。下文将针对具体的应对措施具体阐述。

1、依法管理，建章立制

档案管理工作是一项严肃的工作，建立完善的法制系统去约束它，能够让档案管理工作更加的规范化，能够更加良好的保证档案管理工作的进行。社会在进步，企业在发展，档案管理工作中的设备也得到的升级，各项软硬件的优化，让档案变得更加的多样化，从过去的纸质档案、影片档案，到现在的数字档案，无疑是一个飞跃，所以过去的档案管理工作方式也需要得到转变，以适应现代档案管理的要求，作为档案管理工作者应该提升自己的档案管理知识和技巧，要多多的充电和再培训，让自己能够掌握现代档案管理方法，顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案法律法规，建立健全档案管理规章制度，只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度的发挥其应有的社会作用。

2、求实创新，与时俱进

信息时代已近悄悄的来临，我们的生活已经离不开信息这个关键词，工作、生活、学习都与之相联系，特别是计算机网络的普及，让我们的社会前进了一大步，而档案管理工作同样迎来了新的改变，我们档案工作者也这接受着新的挑战。将现代技术与档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让档案管理工作步入一个良性循环，这需要我们档案管理工作者从根本出发，寻找档案管理的特点，运用自身的档案管理知识，与现代信息相结合，更好的尾社会、企业服务，体现信息社会的优势。

3、科学规范，提高效能

档案管理工作涉及的都是档案，而这些档案只有被利用了，才能够体现它的价值，也能体现出档案管理工作的价值，而我们档案管理工作者的价值就需要我们去做好档案的开发和利用工作才能得以体现。档案的利用是企业发展的重要依据，也是社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。作为档案管理工作者，我们应该要掌握科学的档案管理手段，学会先进的档案管理技术，从档案的收集、整理、鉴定和保管这些工作上都体现出先进性和科学性，在平时的工作中要掌握重点，例如档案的编目、检索、编研，这些工作是档案管理的前奏，但是却非常的重要，做好这些工作能够让后面的管理工作变得简单、快捷。在档案利用过程中，对于一些重要的珍贵档案应该更加妥善的保管，可以对其进行备份、复制、压缩等等，但是原件不予以外接，这样能够保障档案的安全性。在库房的选择和建设上也应该注重安全性，避免外界条件对档案造成的不可修复损害。

二、结束语

11.高考档案：呼唤规范管理 篇十一

关键词：财务档案；管理；财务管理；规范；问题

财务档案管理对于企事业单位的发展具有非常重要的信息提供的作用。现代是属于信息化的时代，一切信息的整合利用都有助于企事业单位的发展。财务档案可以完整、长久的保存下来，可以为以后的工作所需，也可以帮助企事业单位规范化发展。

一、财务档案管理存在的问题

在企事业单位中，很多管理阶层都忽略了对财务档案的管理，管理意识薄弱，无法正确的认识财务档案管理的重要性。每个企事业单位的财务信息都是很繁琐，信息量很大的，因此，保存起来是一项工作任务很重的工作，但是，由于每个单位负责管理财务的人员有限，加上财务档案的整理归类是一项繁琐的工作，因此，工作人员会忽视。造成对档案管理的意识较为薄弱，对档案对于企事业单位发展的重要性认识不足，导致有些档案可能被损坏或丢失。

其次，企事业单位的财务管理人员的个人专业水平以及自身修养不高。由于财务档案管理与会计共组相联系，因此，多数企事业单位的财务档案管理工作是由一些会计来负责的，会计缺乏专业知识，自身的业务水平也不高，对于档案的管理较为模糊，并不能够做到归类整理，只是大概范围的整理。这样容易导致对财务档案资料查找不方便，资料整理容易分类错乱。

最后，财务档案管理不规范，设施不完善。企事业单位对于财务档案管理没有形成一个专门的管理机构，由专门的档案管理人员有序的管理，而是对财务档案管理者方面工作处理的较为随意，对财务档案管理没有形成专业管理人员装订、整理、归类、查询。目前，企事业单位的财务管理属于整理的属于会计管理，归类的属于其他办公室人员管理，查询的可能是另一个部门的，这样就容易形成分散化、不规范化，在查找的时候较为麻烦。财务管理设施的不完善，财务管理的不规范化，以及无专门机构，造成财务档案管理工作的整体质量和效果都大大降低。

二、规范财务档案管理的方法简析

（一）提高对财务档案管理的认识

企事业单位想要很好的提高对财务档案管理的水平，首先需要提高单位管理阶层对财务档案管理的重视性，提高他们对档案管理的认识，了解其对单位发展的重要作用。管理阶层人员应该积极完善单位对财务档案的网络管理，这样可以有效方便的寻找有用信息。除了建立规范的管理网络，管理层还应该制定规范、有效的规章制度，将财务管理工作纳入单位重要工作环节，明确分配好每一个档案管理工作人员的职责，从而提高财务档案管理的有效性。

（二）提高财务档案管理人员的自身素质和修养

企事业单位的财务档案管理的工作人员一般都是非专业的管理人员，提高管理层对财务档案管理的认识是提高档案管理水平的第一步，其次还需要提高管理人员的自身素质和修养。企事业单位在招聘一些档案管理人员时，需要考虑其专业知识水平、自身素质修养，档案管理人员在不断丰富自身专业素质的同时，还得不断提高自身修养，提高自身工作能力，能够更好的管理好财务档案。单位还应该定期的对这些档案管理工作人员进行多途径的培训，采取多形式的方式对管理人员进行专业知识上的提升，提高管理人员的实际工作水平和自身能力，提高他们对自身工作的保密管理，端正工作作风和工作态度。

（三）设置专业机构，管理财务档案

企事业单位设置专门的管理机构，让专业管理人士对财务档案进行管理。对专业的财务档案机构制定有效的规章制度，使得档案管理能够更加规范化，将对财务档案管理纳入部门的工作考核中，实行目标制，通过将对财务档案管理的成果与自身的总体工作成果相结合，用这种方式来实行奖罚制，利用这种奖惩机制来提高管理人员的工作积极性，促进管理人员不断的提高自我工作水平，提升自我修养，规范财务档案管理机构的有效性发展。提高财务档案管理的工作的积极性。

（四）建立专门的库房，保管好档案信息

财务档案信息对于企事业单位的发展具有决定性的影响，在企事业单位的发展过程中也是必不可少的有效利用资源。由于每个企事业单位的财务管理档案都非常的珍贵和重要性，因此，单位应该建立专门的库房，保管好档案信息，以便档案遗漏、缺失、损坏等问题出现。企事业单位的财务档案信息是永久性可利用资源，是单位发展的重要信息资源，因此，在保管方面要做到防潮、防湿、防盗、防霉等等方面的问题，并且对库房的管理采取严格的规章制度，规范化管理，不可让别人随意进出。保证财务档案管理的完好保存，可以做到档案资料随时为其使用外单位所利用。

（五）加强财务档案信息化处理

现当代属于信息化社会，互联网快速发展，信息管理开始依附于互联网。企事业单位的财务档案信息较多，数据较为混乱，分类不同，寻找起来相对麻烦。因此，财务档案管理应该利用互联网，将财务档案信息化处理，这样可以便于管理人员对财务档案的有效归类和管理，节省时间，节约人力资源。便于加快财务档案管理的数据库建设，形成专业化建设，形成资源共享，网络之间相互传递，服务更加便捷化。

三、结语

随着时代的发展，国家和企事业单位的经济开始快速发展，经济的发展为企事业单位带来了更多的机遇，也带来了更大的挑战。优化财务档案管理的管理方式，大力培养专业知识丰富，自身工作能力较高的专业档案管理人员，提高整体财务档案管理水平，有助于提高企事业单位及其他个本门的有效发展。尽快实行财务档案信息传递的网络化，使用的便捷化，以及服务的更加现代化。

参考文献：

[1]房洁.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].山东省青年管理干部学院学报，2006（3）.

[2]曹晶.规范财务档案管理，提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，05.

12.档案管理规范化的探索 篇十二

1 当前档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理的理念落后

目前, 很多档案管理工作人员对于档案管理工作存在一定的偏见, 档案管理观念陈旧落后。很多档案管理的工作人员依旧认为自己只是简单的仓库管理人员, 只需要将资料收集整理好就可以了。但是, 随着现代经济的发展, 档案管理工作日益重要, 档案管理工作不再是以前简单的仓库管理员的工作, 而是需要涉及很多新技术的运用。很多档案管理工作人员在观念上不能对档案管理重视起来, 导致其自身一直处在一种松懈的状态, 管理观念也十分落后, 缺乏足够的创新意识, 不能科学地进行档案的管理。

1.2 档案管理的技术落后

目前, 很多地区的档案管理工作完全没有应用一些新的设备和新的技术, 主要原因在于其对于档案工作的重视不够, 资金投入极少。很多地方档案管理方面的基础设施非常不完善, 甚至很多档案室连一些基本的安全指标都无法达到, 这些因素都严重阻碍了档案管理工作的进行。我国有些地区的档案管理工作依旧使用一些传统的工作方法, 不能充分使用一些先进的设备和工作方式, 缺乏档案开发的意识。另外, 还有一些档案室虽然配备了一些先进设备, 但是管理人员却没有实际运用, 那些设备成为了摆设。

1.3 档案管理人员综合素质不高

档案管理工作人员需要具备很强的责任心, 对其综合素质方面的要求也很高。目前我国很多地方的档案管理工作人员专业技能方面普遍偏低。随着时代的发展, 社会对于档案管理工作人员在综合素质方面有了更高的要求, 但是很多档案管理工作人员目前并不能达到这些要求。

2 档案管理规范化措施

2.1 提高对档案管理工作的认识

很多档案管理工作人员对于自身的工作缺乏正确的认识, 是导致档案管理工作不能和社会发展相适应的主要原因。因此, 为了促进档案管理的规范化, 需要提高对档案管理工作的认识。档案材料涉及很多的文字和图像等资料, 这些资料是与社会和经济发展密切相关的资源。档案管理工作人员首先应提高对于档案管理工作的认识, 并具有很强的责任感和使命感, 对档案管理工作实现规范化管理。在档案管理的制度方面, 应该建立较为完善的管理制度, 落实责任。

2.2 增加对档案管理工作技术方面的支持

档案管理技术和设备等都需要得到一定的支持, 应该增加对档案管理工作的资金投入, 引进新的技术和设备, 实现档案管理工作的创新。现代档案管理工作应该逐渐向信息化管理方向发展, 因为目前社会的信息化程度已经达到了一定的高度。另外, 针对一些不会使用新设施的工作人员, 相关的管理部门应该对员工进行相关技术知识的培训, 并加强档案工作的信息化建设。相关的管理人员应该彻底改变原来手工操作的方法, 建立电子信息档案, 这样能大大方便档案的收集和查阅等。因此, 档案管理相关的工作人员需要在技术方面给予支持, 这是改善档案管理工作的重要措施。

2.3 提高档案管理工作人员的综合素质

要想规范档案管理工作, 还需要切实提高档案管理工作人员的综合素质。首先, 档案管理人员需要明确各自的工作职责, 并建立相对比较完善的人员管理制度。其次, 还要定期对档案管理工作人员在知识技能等方面进行培训, 让他们尽量掌握一些新设施的使用方法, 在日常管理工作中充分加以应用。另外, 对于一些新引进的技术和设备, 需要首先对员工进行专业知识的培训, 不仅要让他们掌握如何使用那些设备, 还要掌握如何建立电子档案等技能。

3 结语

档案具有重要的信息功能, 档案管理的规范化是促进档案发挥其重要功能的主要方法[3]。目前, 为了改善档案管理现状, 需要改变档案管理工作理念, 还要加大投入资金等, 加大对于档案管理工作人员的培训力度, 以更好地实现档案的规范化管理。笔者主要分析实现档案管理规范化的措施, 为促进档案管理工作的顺利进行提出建议。

摘要：我国经济不断发展, 对于档案管理的要求也在提高, 档案管理工作已经从原来的简单保管发展为开发各种新的技术和设备来对档案信息资源进行管理和利用。本文主要探究实现档案管理规范化的有效措施。

关键词：档案管理,规范化,探索

参考文献

[1]张玉晓.“三龄一历”在干部人事档案工作中的认定及管理[J].河北企业, 2014 (6) .

[2]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报, 2012 (4) .

13.高考档案：呼唤规范管理 篇十三

天津卷烟厂

天津卷烟厂“十一五”技术改造项目是根据上海烟草集团“十一五”发展战略要求，实现资源整合、流程再造，建设现代化企业集团的重要举措，意义重大。该项目占地面积386亩，总投资约10亿元，新建联合生产工房、动力中心、综合办公楼、综合库房及其他辅助性建筑，总建筑面积约180000平方米。技术改造项目完成后，卷烟产量达到200亿支/年（年产40万箱），税利实现10亿元/年以上，生产能力预留350亿支/年(年产70万箱)。项目计划实施两年，自2007年11月底开工，至2009年12月试生产。按照“国内一流、国际先进”的目标，天津卷烟厂将建成上海烟草集团面向北方市场的烤烟型卷烟生产基地。

天津卷烟厂“十一五”技术改造项目一直得到国家烟草专卖局、天津市政府、东丽区政府的大力支持，各项技术改造前期工作有条不紊地顺利开展和推进，并被列入市20项重大工业项目。

天津卷烟厂“十一五”技术改造项目工程准备阶段已经基本结束，项目档案管理工作也保持着与工程建设同步进行。目前，技改办档案时已经完成了将近1000件文件的整理工作，预立卷将近80卷。基本完成了项目工程准备阶段文件的编辑、整理、归纳工作。因此，作为重点项目的档案管理工作尤为重要。

一、天津卷烟厂技术改造项目档案管理概况

为切实做好天津卷烟厂“十一五”技术改造项目档案管理工作，保证档案资料完整、准确、系统和安全，主要采取了以下措施：

1、加强领导，建立健全的规章制度及管理机制。为了规范项目档案管理工作，我们编制了《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂建设工程项目文件归档整理责任标准》、《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂企业标准设备技术档案管理规定》、《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂“十一五”技术改造各阶段建筑工程文件归档范围》等有关制度。为强化档案业务基础建设，在基建、工艺、设备、动力、安保、信息、后勤等六个管理条线设立了兼职档案员，明确了岗位职责，建立了项目档案工作网络体系。

2、实行专业化、规范化管理。自我厂“十一五”技术改造项目立项以来，集团公司及我厂领导高度注视档案的管理工作。明确了分管负责人，安排了专门人员负责“十一五”技术改造项目档案的管理工作。在硬件投入上，配置了计算机、复印机、扫描仪等相关设施。

在领导的支持下，为了进一步加强天津卷烟厂“十一五”技术改造项目档案管理工作，特邀天津市档案咨询服务中心协助搞好项目档案管理工作，帮助我厂编制天津卷烟厂“十一五”技术改造项目文书、基建、设备档案和录入电子目录、培训工作等工作，使我厂项目档案管理工作有了专业化、规范化的保障。

3、做好项目档案管理的培训工作。天津卷烟厂“十一五”技术改造项目的管理人员，多数为第一次搞项目，缺乏对项目和项目档案管理的认识。为此，我厂在项目启动以后，就着手“十一五”技术改造项目档案管理的培训工作。首先，组织全体技术改造人员学习《天津市重点项目档案管理办法》，聘请天津市档案管理服务咨询中心的专家分别对全体参与技术改造项目的管理人员和技术改造各条线的兼职档案员进行了专业培训。通过培训，使大家了解和认识了工程建设项目的档案管理重要性，掌握了天津市有关建设项目档案管理的相关政策和相关档案搜集、保管、整理的必要知识。

4、规范项目档案的收集、整理、归档等各环节工作。天津卷烟厂“十一五”技术改造项目档案的归档工作，一方面我们严格按照《天津市重点项目档案管理办法》做好各环节的管理工作，明确从项目立项、设计施工至竣工验收、投产使用等全过程形成的各种载体的全部资料纳入归档范围。另一方面，按照《天津卷烟厂标准档案管理实施细则—文书档案》、《天津卷烟厂标准档案管理实施细则 —科技档案》的要求，对项目实施过程形成的合同、会议纪要、简报、计划总结、设备图纸以及图片、录像进行整理归档。还注重了项目前期文件材料、技改合同等相关文件材料的收集，保证了项目档案的完整。

在具体工作中，我们实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的项目档案管理机制，档案管理人员也介入技术改造的全过程。档案人员不仅仅熟悉档案，还要跟踪技改工程的工作进度。为此，我们规定重大的招投标会议、每周的技改例会档案人员都要参加。项目前期，我们严格按照《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂“十一五”技术改造各阶段建筑工程文件归档范围》进行。在文件形成后，事先与办件人员联系，事后根据形成的文件催办归档，保证了档案归档的及时完整。

5、加强档案现代化建设，实现计算机管理。随着社会信息化及电子政务的实施，档案必将实现现代化管理，就是要把以前形成的和今后将要形成的全部档案的文件级目录和相当比例的文件内容电子化，实现档案信息资源的共享。天津卷烟厂“十一五”技术改造项目建设工程档案的信息著录工作也与文字性档案等同步进行，初步实现了项目档案信息化管理，可以监督、规范平常工程资料的形成、收集、整理工作。保证形成的纸质档案与著录的电子信息保持一致，保证项目档案的准确性。项目前期，我们完成了所有档案的电子目录，并对相对比例的文件进行了扫描。

二、今后加强项目档案管理的措施

材料归档不全问题仍然存在。从目前技改档案室保存的档案资料来看，归档不全的问题依然存在。缺少一小部份文件的原件和部分文件的申报文件，目前已按范围，分类总结归纳出所缺失原件的文件和申报文件，进行追溯工作。传统的管理方式占主导地位。传统的管理项目档案是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由手工操作和管理，这样工作量大，效率较低。工作人员对档案管理知识相对缺乏，影响了资料管理的进度。

面对以上问题，在以后的资料整理管理上，我们将不断加强和改进管理办法。

1、提高档案管理的科学性。在以后的工作中，我们将继续严格按照项目档案管理的标准、规定进行档案管理工作，多学习借鉴其他建设单位的经验，取长补短，提高自身的项目档案管理水平；针对项目档案及时性、长期性的特点，平常工作中认真抓住重点环节，减少失误，及时、准确地收集资料。

2、由于天津卷烟厂“十一五”技术改造项目从项目批复至试生产过程时间将持续三年，所以在以后的工作中，档案人员将按制度及时督促检查，并对各种文件进行阶段性整理。

3、树立靠前服务意识，强化档案的服务职能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。为“十一五”技术改造项目做好服务工作。

4、更好地利用电子化系统，使档案资料更加完善。目前，我们已经初步实现了项目档案信息化管理，可以监督、规范平常工程资料的形成、收集、整理工作。保证形成的纸质档案与著录的电子信息保持一致，保证项目档案的准确性。以后，我们会更充分的利用电子资源，将文件扫描进入电脑，更方便地进行档案管理工作，改变传统的管理方式，提高效率，更好地服务。

14.规范会计档案管理的重要举措论文 篇十四

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理是财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问，里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要

一、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案保管不规范 有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。

（二）会计档案立卷不规范 有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。

二、解决会计档案管理存在问题的措施

（一）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制 实行委派制管理单位的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的`档案机构移交。

（二）规范会计档案立卷 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（三）规范会计档案保管 已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理 各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

（五）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量 会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

（六）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续 实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份

15.孤残儿童档案的规范化管理 篇十五

一、孤残儿童档案的概念及分类

(一) 孤残儿童及孤残儿童档案的概念

首先需要指出的是, “孤残儿童”不是“孤儿”和“残疾儿童”概念的简单叠加。由于目前对孤残儿童的概念尚无权威定义, 参照《民政辞典》内对“儿童福利院”的解释, 可以将孤残儿童理解为“生活在儿童福利机构的, 其公民权利、生存、生活和受教育权利受到法律保护的无人抚养的孤儿、弃婴、弃儿和残疾儿童”。相对应的, 孤残儿童档案则可以理解为“儿童福利机构的相关部门在日常业务工作中所积累的、有关孤残儿童从入院到离院、在抚育和成长过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始凭证和历史记录”。

(二) 孤残儿童档案的分类

孤残儿童档案管理中最重要的环节, 是结合儿童福利院工作的实际, 遵循档案分类科学、实用、清晰、明了的原则, 对孤残儿童档案进行科学的分类, 这也是实现孤残儿童档案规范化、科学化管理的关键。

一般来说, 孤残儿童档案主要以儿童不同的离院原因为依据进行分类, 具体可分为四大类:第一类为国外收养儿童档案, 即孤残儿童被外国收养人收养;第二类国内收养儿童档案, 即孤残儿童被国内收养人收养;第三类为回各县 (区) 民政局、转院儿童档案, 即孤残儿童在福利院生活年满14周岁或小学毕业, 按照延安市人民政府办公室《关于印发延安市孤残儿童收养安置 (暂行) 办法的通知》 (延政办发【1998】30号) 文件精神, 孤儿 (肢体健全的被各县民政局领回安排) 或年满14周岁后由于身体及心理障碍无法回归社会而转到其他社会福利院;第四类为死亡儿童档案。其中第一、二、三类档案的保管期限为“永久”, 第四类的保管期限为“长期”。

二、孤残儿童档案的归档范围

为便于收集孤残儿童的档案材料, 同时减少档案的收集成本, 确保文件材料的归档率和完整率, 我院根据档案工作的有关法律法规, 结合孤残儿童档案工作实际, 制定了相应的孤残儿童档案归档范围, 为实施、指导、检查归档工作提供了依据。具体包括以下内容:

(一) 入院记录

根据收养儿童的类型分为两类。一类是孤儿主要有市民政局社会福利科设置的审批表内容包括儿童照片、形成孤儿的情况说明, 由当地村、乡、县等地的证明等;二类是弃婴 (儿) 包括儿童照片、确认弃婴 (儿) 身份证明、捡拾儿童报案证明、捡拾人捡拾证明、公安机关签发的弃婴 (儿) 移送单、捡拾弃婴登记表、福利院机构接收弃婴入院登记表及其它相关材料。

(二) 健检查记录

主要包括所收孤儿、弃婴 (儿) 初检情况记录单、孤儿入院时的体检、弃婴 (儿) 入院时的体检、救治记录、儿童入院后由医教科建立的健康档案等材料。

(三) 康复治疗记录

即孤残儿童在院期间接受教育的有关材料。

(四) 家庭收养记录

即有关孤残儿童被收养情况的材料, 主要包括监护人证明、中国收养儿童养父母情况证明材料、送养过程中产生的各类文字及照片材料。

(五) 受教育记录

即孤残儿童在院期间接受教育的有关材料。

(六) 离院记录

即孤残儿童因国内外收养、回原籍、转院、死亡等原因离院时的材料。

(七) 反馈信息

即孤残儿童离院后有关生活、学习、工作情况的反馈材料。

(八) 其他

主要包括寻亲记录 (孤残儿童本人或其他人员来院寻找亲人的记录) 和回访记录 (被收养儿童及其家庭重回福利院探访的记录、照片) 等材料。

三、孤残儿童档案的建档方式

在实践过程中我们发现, 由于孤残儿童档案的特殊性, 所以它并不适合采用传统的文书档案建档方式, 目前适合采取的是与人事档案相仿的建档方式, 对其进行分步骤整理。

首先, 孤残儿童档案的建立, 各福利院情况不同, 我院是以孤残儿童进入儿童福利院后, 建档工作也就随之启动的。以孤残儿童进院的审批材料作为建档依据。入院户籍分为孤儿与弃婴 (儿) 类:孤儿因在来源地就已建立了户籍, 鉴于我市孤残儿童安置办法规定, 来院后就不进行户籍迁移, 如有特殊情况再进行迁移。弃婴 (儿) 户籍根据每个孩子来的时间随来随上。其次, 在建档初期, 孤残儿童的原始材料由业务科集中统一保管。由于每个儿童都有一个专门的进院编号, 业务科便相应地按进院编号为孤残儿童建立个人档案, 档案中主要以儿童的入院情况、体检、病史等原始材料为主。最后, 当孤残儿童确定离院后, 其在儿童福利院内的户籍随孩子的动向迁移, 业务科便按他们的不同去向、离院时间的先后顺序对档案材料进行排序编号, 生成档号做到“一人一档, 一档一号”, 并将档案移交档案室保存。在上述过程中, 档案均存放在档案袋中, 呈开放式, 以便档案材料的后续添加。需要注意的是, 当孤残儿童离院后, 会产生相应的反馈信息, 这些信息必须做到“随到随归”, 不断地充实到相应儿童的档案之中。

通过长期实践的证明, “一人一档, 一档一号”不仅有利于档案材料的后续添加, 便于保持统一孤残儿童档案在内容上的前后连贯性, 同时也有利于档案的保管、统计和查找, 为利用者提供了方便。此外, 分步骤整理的方法及明确了孤残儿童档案材料, 归档的时间节点, 即以儿童离院作为建档时间, 同时也明确了原始档案材料应由业务科集中存放, 以确保档案材料的完整、准确和安全, 避免归档材料的散失、缺损和混淆。

四、孤残儿童档案管理中需注意的几个问题

(一) 由保育科统一收集、妥善保存

在档案移交档案室之前, 保育科档案人员必须将在日常业务工作中所积累的孤残儿童档案材料收集齐全, 妥善保管。当孤残儿童离院时, 业务科及时开展组卷、编目、编制案卷目录等检索工具, 按规定将档案进行移交, 由档案室集中管理。

(二) 寻求相关部门的协同配合

由于孤残儿童档案材料不仅仅产生于保育科, 其他相关科室例如医务科、教育科、康复中心、家庭寄养中心都会形成儿童成长过程中的具有保存价值的各种形式的原始材料, 故在收集材料时, 档案人员还必须经常与其他科室沟通协调, 及时交接材料。在实际工作中我们还发现, 有些业务科室存在着材料保管简单地装在资料袋立并堆置在橱柜中, 日积月累, 往往容易造成材料的破损与散失。因此, 我们要求各科室在每一份材料办理完毕后, 及时收集整理、核对, 对文件加以妥善保管, 保证所有材料不丢失。此外, 还在各科室确定一位档案工作人员, 明确由其收集、整理、保管本部门所形成的文件材料, 协助业务科做好孤残儿童档案材料的收集、整理工作。

(三) 注重照片档案的保管和整理及逐步进行信息化管理

特别需要指出的是, 在国内外收养儿童的档案材料中, 有一部分是照片档案, 其中包括儿童本人的、收养家庭的、以及在办理收养过程中形成的照片, 还有领养家庭寄来的儿童在新家庭健康成长的照片等。对于儿童福利院及被领养儿童个体而言, 这些照片都是极为珍贵的, 必须十分重视这部分照片档案的收集与保管, 档案人员要克服照片数量较多、拍摄时间跨度较长、儿童变化大等困难, 耐心加细致地进行归类, 避免张冠李戴, 更不能疏忽丢失, 以确保这部分照片档案的连续性和完整性。随即也可考虑逐步转入电脑保存以便于更好地管理。

五、孤残儿童档案规范化管理对档案人员的素质要求

(一) 提高档案意识

孤残儿童档案材料在前期主要由儿童福利院相关业务科负责收集, 后期则移交进入档案室。无论是专职还是兼职档案工作人员, 都必须明确归档材料范围, 及时收集, 使档案保持完整性。档案工作人员不但要具备严密、谨慎、认真、仔细的工作态度, 还必须转变工作意识, 由“被动”变“主动”, 这是确保档案材料齐全完整的前提和基础。首先自身要了解档案工作的重要性。对档案的价值有一定的了解和认识;其次要经常和各业务科室沟通。要善于利用各种有利时机。将孤残儿童在院内产生的有保留价值的材料完整地收集起来。使其他工作人员也了解档案收集的重要性, 增强他们的档案意识。

(二) 加强业务学习

档案工作人员通过定期参加各种专业技能培训, 使知识结构从单一型、封闭型转化为综合型、开放型。在平时工作中, 碰到问题, 有疑惑的时候要多问、多请教, 提倡彼此相互探讨, 从而不断积累经验。学习时要做到在态度上谦虚、诚恳、认真、踏实;在方式上要做到积极主动, 灵活多样;在内容上要全方位地学习, 既要学习先进的管理制度、工作方式、专业知识, 也要学习现代化管理手段, 而且要学习勤奋、严谨的工作作风。

(三) 掌握信息化技术手段

随着档案管理的科学化和现代化水平的发展。对孤残儿童档案实施计算机信息化管理是档案规范化管理的重要手段, 对保证档案材料的准确性、稳定性, 提高档案利用率具有十分重要的意义。在上级部门的指导下, 本院使用专门的档案管理软件, 根据实际需要编制管理程序, 确保档案数据的安全、有效和规范化管理。在此基础上, 档案工作人员还应掌握现代化管理方式, 熟练掌握电脑操作, 增强信息交互能力, 积极做好档案信息资源开发和利用工作, 从而提高工作效率。

摘要：加强孤残儿童档案的规范化管理, 可以科学地开展孤残儿童救助, 能够完善孤残儿童的基本生活保障和福利服务, 是保障孤残儿童合法权益的有效依据。