秘书的会务工作

秘书的会务工作（共11篇）

1.秘书的会务工作 篇一

(三)承办会务的基本要求

会务工作纷繁复杂，千头万绪，必须要有科学慎密的工作方法，严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神，做到周密计划，精心组织，一丝不苟，才能确保万无一失。总结一些同志承办会务工作的经验，结合个人的体会，我感到做好会务工作，还需要把握以下几点：

1、着手要早。党委领导一经确定召开的会议，会务各项筹备工作就应随之展开。做到“三要”：要尽早地按照会议的中心议题，进行调查研究，搜集资料，撰写会议材料，并呈送首长审阅，形成较高水平的会议文件。不能有会议不开材料不定的思想。要尽早地征寻群众意见，形成成熟的工作建议，进行充分的议题准备;要尽早地布置好会场、安排好食宿等，并反复检查，发现问题及时纠正。

2、抓得要细。会务工作之大忌就是“粗”、“疏”、“错”、“漏”。在办会这个问题上，要做到事无巨细、面面俱到、婆婆妈妈。该想的要想细，该讲的要讲到，该做的要安排好，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人。有时几个会连续开，要周密搞好会议的衔接。把问题想在先，把工作做在前，以确保会与会之间的紧凑性。这里也要注意一个“细”字。

3、协调要好。会务牵头部门对会务中涉及的问题，要考虑全，事先拿出建议，请分管的领导在会务筹备会上作出明确分工和安排。在具体落实上：一要抓牵头。各会务组的组长对领导分工的某项具体工作负全责。要明确分工，各司其职，做到任务清楚，责任到人，事有专人，人有专责，防止相互推诿扯皮。三要勤协调。由政治部门承办的会务工作，还有赖于其它部门的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部门提供招待所等食宿场所，后勤部的运输部门提供车辆保障等。这就要求我们把机关的内部关系搞密切，使之和谐、顺畅。

4、动作要快。一般的会议从会前筹备，到会间组织，再到会后处理，大小会务工作数十项，而会期一般就几天，可谓任务非常重，时间却很紧。这就要求会务人员要增强时间观念，加快工作节奏，提高工作效率。对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不能拖延。有的会务组人员较少，一人身兼数职，同时抓几项工作，要甘于吃苦，尽心尽力，要多加班加点，真正做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，确保优质高效地完成会务任务。

2.论会务工作文书写作——会前准备 篇二

【关键词】文书写作；通知；会议方案； 讲话稿

1.引言

随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。

2.会议方案的制作

大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果[1]。

2.1会议方案的特点

会议方案主要有如下特点：

☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。

☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。

☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。

2.2会议方案的标题与正文

会议方案标题应采用“会议单位名称+会议事由+文种”或是直接“会议事由+文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由+文种”形式。

会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。

主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。

会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；

会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；

会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。

结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。

3.会议通知的制作

通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高[2]。

3.1通知的特点

通知具有如下特点：

适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。

文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。

知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知曉的，不容拖延。

3.2通知的类型

通知主要包括下面五类：

批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。

指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。

事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。

会议类通知用于广泛意义的会议事务。

任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。

3.3会议通知的标题与正文

会议通知的标题应采用“发文机关+事由+文种”或是直接“事由+文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。

会议通知的正文应包括以下内容：

召开会议的时间、地点以及会议的名称。

会议的中心议题和主要程序。

对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。

报到时间、地点及联络人。

会议的住宿、膳食安排等事项。

会议可能使用的有关票证等。

会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。

3.4会议通知的回执单

回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。

3.5会议通知的成文日期和印章

会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。

4.会议讲话稿的制作

广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。

4.1会议讲话稿的写作特点

会议讲话稿具有如下特点：

內容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；

篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；

语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；

起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；

交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。

4.2会议讲话稿类型

会议讲话稿大体包括以下三类：

工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。

庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。

4.3会议讲话稿的标题与正文

会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名+职务+事由+文种”或是直接“主标题（概括主旨）+副标题”的形式。

会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。

庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；

国际式称谓——女士们、先生们；

亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；

幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。

主体部分

着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。

着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；

着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。

☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。

5.结语

本文针对会务工作的会前准备阶段，论述了会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点，对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.

3.秘书的会务工作 篇三

----“五讲五争”学习心得体会

在区委秘书处召开“五讲五争”主题实践活动以来，按照《中共忻府区委秘书处“五讲五争”主题学习活动方案》的安排，我认真学习了《中国共产党章程》以及中央、省、市、区各级领导的讲话精神，特别是认真学习了动员会上安秘长、齐秘书长、刘秘书长的讲话精神，特别是对秘书长安亮东提出的“不空喊、不虚做；真学习，真揭摆；重整改，重立制；见实效，见作为；两不误，两促进”的总体要求进行了认真的学习与思考，结合我工作之一的“会务工作”进行了认真的总结，我认为在今后的会务工作当中应做到如下几点：

一、严谨细致，考虑周密

一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面，考虑到各项工作彼此间的关联与影响，要知道一项会务工作有哪些具体环节，每个环节怎样去做，一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案，还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案，包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中，一个通知发放不到位，一个座位安排不合理，一个话筒的声音不正常，等等，这些细节上的问题，都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理，一定要关注细节，认真对待细小的工作，杜绝隐患。

二、准备充分，谋划在前

会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以，必须在会前做好各项准备工作，应当考虑在早，行动在早，落实在早，能早点做的绝不拖延，能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作，并反复检查，确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：拟订会议通报、纪要的初稿，安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，多想想可能会发生什么问题，可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突发情况的预案，对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。

三、明确分工，加强协同

一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上，做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确，防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点，安排任务尽量与其能力和经验相匹配，对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导；有的会议需要多个单位参与会务，应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解，需要相互配合完成的任务，也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合，注意拾遗补缺，增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合，互相通报工作进展。同时，会务作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度，可定期召开工作碰头会，各自通报工作进展和重要信息，减少工作的盲目性和差错，便于分析和查找问题。

四、勤勉高效，节约成本

4.会务前期准备工作 篇四

会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。

1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等

人员的准备。

2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

3.选择会议场地。

4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容

梗概和装订会议资料。

5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。

6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落

实接站人员及车辆的安排）。

7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。

会议过程服务：

1．会场协调管理工作。（会场资料收集、整理与分发）。

2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。

3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。

根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议

牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。

按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视

机、录像机、投影仪等。

会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）。

4．根据要求，将指示牌放在特定位置。

5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。

6．会议的全程服务

当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。

通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。

会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。

会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。

8.会议留念拍照，意见反馈。

观光考察服务：

会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项

目。

会展后期服务：

票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。

接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。

会议结束时服务：

5.会务接待工作要点 篇五

一、接待是一项展示形象、体现水平、彰显实力的工作，接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平，因此，各级领导历来都高度重视接待工作。

一、接待全过程：

1、接待前准备；

2、接待过程；

3、接待后安排。

二、接待各个环节注意事项

1、接待前：

⑴确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。一般情况下，对方都会有传真发过来，接待方必须认真核实以上内容，并根据来访人数确定1—2具体联络人，以便及时沟通联系。

⑵根据来访规模和分工负责的原则，召集负责后勤、具体业务、公安交通、城管、信访稳定、参观点等部门负责人，安排具体事务，以便明确职责，分工负责。

①办公室拟定接待方案。一是接待期间天气提示。二是目录。三是来访人员名单及级别（注意核对姓名）。四是陪同人员名单（注意对等接待）。五是接待路线（行程）安排。六是乘车安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是参观点简介。

②后勤安排来访人员食宿问题。一是就餐安排。一般分为主桌和副桌。主桌要根据客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和红酒、烟都要准备），并注意客人忌口的东西。主桌要摆席卡。副桌一般安排工作人员和驾驶员就餐，可以随意一些。在就餐的过程中，要随时注意主桌上菜的速度和酒水是否足够用。二是住宿安排。住宿房间要根据对方人数和性别事先预定、排定。一定级别的领导要安排套房，并在房间内摆放好洗漱用品、鲜花、水果、水、烟等。

③业务部门根据对方来访目的做好交流准备。业务部门要事先了解对方来访目的，安排分管人员或业务较熟的人员参加座谈交流，可以实现准备讲话提纲，准时参加座谈交流。④公安交通部门做好保卫及道路畅通工作。⑤城管部门搞好沿线卫生保洁工作。⑥信访部门做好群众稳定工作。

⑦参观点做好内部保洁、安全生产、情况介绍等工作。注意事项：

1、对各参观点及路线事先要进行踩点，做好路线畅通，参观点准备充分。

2、在接待前，要注意获取各部门接待负责人的联系电话，以便及时联系。

3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。

4、讲解人员要做好充分准备，包括音响设备的事先调试等。

5、通知新闻媒体做好新闻报道工作。

2、接待中：

⑴安排人员及领导到交界处迎接。要提前10分钟到达交界处，以示尊重。⑵引导车要做好引导工作，到达参观点后要及时调度车队停放。⑶联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系（也可安排打前站车辆），做好大门开放工作。

⑷在参观过程中，要注意摄像、照相保存资料。

⑸密切关注沿途的信访稳定工作，防止群众集体上访事件发生。

⑹参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。水、烟、水果、湿巾以及卫生间的保洁工作。

3、接待后： ⑴礼送客人至交界处（可以赠送礼品）。⑵做好新闻报道工作。⑶做好接待总结工作。

6.浅谈做好会务工作的实践和体会 篇六

接待也是生产力，会议组织和管理是办公室人员的一项重要工作内容，会务的组织水平和服务质量越来越受到各级领导的重视，同时也成为衡量办公室工作水平的一个重要要素。近年来，我厂在会务服务工作中，着力探索会务服务量化、环节细化，逐步规范会务工作流程，力求使会务工作规范、标准，增强可继承性、可借鉴性和实用性，进而不断提高会务组织服务水平。

一、缜密筹划，充分准备，做到有的放矢

细节决定成败，规范体现水平，会议取得成功的前提是要有个缜密、可操作的筹划。针对每次承接会议的特点，我们注意把握会务工作规律，高标准要求，细化四项工作，做好会议的准备工作。

会务手册编制科学细致。在详细制定会议预案、准确制发会议通知的基础上，我们注意科学安排会议日程，合理设置会议编组。认真考虑什么性格的人适合干什么性质的工作，量才使用，发挥长处。

2009年庆典活动策划之初，第一稿会务手册完成后，我们精益求精、苛求完美，没有因为完成就可以，而是向公司总办及时讨教、学习，在上级部门和领导的指导下，细化整改了会务手册，最终修改完成的稿，虽与初稿有所不同，但内容更加细致、结构更加科学、时间安排紧凑、可操作性更强。在此基础上，反复校对人员名单，撮要阐明注意事项，使会议指南简明扼要，一看即懂，让与会人员一册在手，释疑解惑，为会议的顺利进行打下了坚实的基础。

文件材料撰写细心认真。领导讲话、主题报告、典型材料等具有保密要求和时限要求，办公室人员起草后反复修改，还形成了集体修改材料的惯例，这样一来不仅促进办公室工作人员提高写作水平，而且集中大家智慧，确保内容更趋全面、质量更趋上乘。同时按照油田公司要求，我们还对这些会议文件和材料在格式上统一规范，文稿敲定后办公室每个成员都要进行阅读，再次查找错字、错标点等易疏忽的地方，几易其稿，终成终稿，为会议的有序运转奠定了基础。

后勤保障工作细微到位。我们坚持后勤保障工作与其他会务工作一起谋划，同步到位。落实“三到位”原则，即：

准备工作到位：会议食宿、医疗、车辆、证件制作、会场刀旗、横幅、材料印刷等工作提前着手准备，为会议召开做好所有准备工作。

布置工作到位：现场布置工作必须详细、清楚，工作任务、各环节衔接等必须向会务人员交待明白，哪个地方有问题，必须提请会务人员注意，及时解决，如宣传手册、报纸等宣传物品的摆放专门请教业内专业人士，拉线对直，力求整齐划一，尽善尽美。2007年组织进行了公务礼仪接待培训，针对厂办公室、会场服务人员和基层单位管理人员进行现场指导和培训。

检查整改到位：对自己职责范围内的各项工作，不厌其烦地检查落实，小到笔的摆放，大到整个会场设备、楼外宣传品等都要及时检查，不放过任何一个细节，遇到问题无论在哪里，能及时整改，不推诿、不疏忽。

加强联络沟通，提高会议质量。具体加强五个层面的沟通，加强与公司总办的联络，争取指导与帮助；加强与会议相关科室的联络，及时解决漏洞；加强与来宾的联络，及时调整名单、座位、发放物品等；加强与会务服务的宾馆、酒店的联络，提前收集好资料；加强会务组工作人员相互之间的沟通，做好协调统筹规划。

二、精心运作，规范服务，做到环环相扣

“智者千虑，终有一失”，会议一旦开始了，各种突发因素随时可能发生，我们即按照手册各司其职，又灵活、主动进行突发状况的应急处理。

——严谨。会务人员要按照会务手册规范运作，每个工作人员都要注意在会务工作整体链条中找准位置，自觉做好职责范围内的事情，确保事事有人管，人人有专责。会务人员之间加强联络与沟通，对会议材料的发放、大小会议的交叉通知、出席人员的到会落实、主席台的设置、座次安排、会场秩序维护等工作，密切配合，拾遗补缺，形成会务工作一盘棋。通过每个部位的有序运作，保证了会务工作整体运作严谨、顺利进行。

——灵活。会务人员在坚持按照既定方案和程序操作的同时，又要注意处理好随即是想，创造性的开展工作。随机应变，解决会议中的突发状况处理能力。

——主动。虽然会务手册能做到事事有人管，人人有专责，但执行中总有外界原因顾不过来的，会务工作人员应该，团结协作，互相帮助，对一些与己责任不大，可处理可不处理，但影响会议质量和效果的事情，要主动介入，不推不让，妥善处理，保持和维护正常的会议秩序。

——高效。着力强化效率观念，雷厉风行，高效率地完成职责任务。比如召开会议前我们会及时将有关文件、讲话稿送达相关人员，及时做好会议记录，及时收集参会人员的意见和建议。会议期间与会代表的合理提议我们都会及时进行完善，从而做到服务高质量，工作高效率。

三、善始善终，深化服务，做到紧凑有序

这是会务工作的重要组成部分。会议结束后，要及时收尾，善始善终，会后工作的主要内容有组织代表离会、整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻、材料归档等。

注重会议代表离会工作。代表离会工作做不好，容易使人感到会议安排有头无尾，有始无终，“会散茶凉”之感，同样会影响会议的效果。我们在几次的大型会议后，一方面周密安排好与会代表离会的送行、后续住宿、餐饮等工作，保证与会代表满意而归。另一方面对会议代表清退、酒店、会场遗留的文件及时收存，防止失密事件的发生。

注重会议宣传报道及时。营造贯彻落实会议精神的氛围。在会前制定宣传报道计划的基础上，加强与新闻单位的联络，紧扣会议主题拟定新闻通稿，按会议统一口径开展宣传报道，使整个宣传报道工作有计划地展开，营造会议传达的舆论声势。

注重会后督促检查到位。强化落实会议精神的功效。这是会务工作的延续与深化，对会议决定的事项和部署的任务，厂办及时明确承办部门和办理时限，跟踪检查督办，并定期针对厂内各类会议安排的重点工作进行督查、督办。

四、总结经验，建立档案，做到分享提升

提高会务工作水平是一项长期的工作。不仅现在要抓，将来还要抓。我们非常注重查漏补缺，总结提高。我厂执行的以下几个方式值得推广。

会后总结经验，分享收效。每次会议结束后，办公室成员都要召集会务工作人员认真总结会议组织中的经验教训，并针对会议中出现的状况进行剖析，寻找工作差距，讨论解决意见。我们承办的大型会议产生的名单、会务手册、接待手册等材料，办公室都会整理归档，使以后办理同类会议时有所借鉴。

加强相互学习，勤于实践。提高会务工作水平，功夫在平时，没有平时的学习和积累，没有实践的总结和完善，就不会有办会水平的提高。办公室成员在每次会议中相互学习之外，还注重向兄弟单位学习，无论哪家兄弟单位组织大型会议、庆典等，我们都主动去观摩学习，从中学习他人的长处，经常交流研讨会务工作经验，不断琢磨、领悟会务要领和提高会务水平。

加强外部培训，提高水平。安排办公室成员参加各类会务、礼仪等培训学习。虽然我厂办公室成员少，工作量多，但每次公司举办各类会务、礼仪培训班，我们都会安排人员参加学习，旨在学习目前会务工作中新的规定、新的优良做法，最大限度的改进我们的会务工作水平。

7.会务组 工作方案 篇七

一、组成人员

组长：侯经理

联系电话：*** 成员：刘翠华、陈家骥、杨发荣、周道明、罗雪梅、程小畅

二、工作任务及职责分工

（一）工作任务：

1、负责此次发布会会议场地、晚宴场地的预定和宴会餐点、酒水的安排准备及礼品采购。

2、负责省外厂商的往返机票预定、接机、酒店预定及活动车辆租用、厂商接送和司机调配。

3、制作本次活动中所负责工作项目产生费用的相关报价说明、清单明细；会后的费用支付和发票索取等相关工作。

4、本组负责人负责本组成员构成的安排、成员工作分配，并将成员名单及所负责工作的内容交由统筹组组长，及时向成员传达每次会议的内容及注意事项，制作工作进度、工作完成时间表

（二）职责分工 侯经理、刘翠华：

负责发布会会议场地、晚宴场地的预定，宴会餐点、酒水的安排准备，礼品采购。

（餐点、酒水报价，不同礼品规格、礼品种类，送礼名单）刘翠华、程小畅：

省外厂商往返机票预定、酒店预定（按照厂商的接待规格预定不同档次的酒店），礼品分发。

（根据安排确定机票时间，订房类型，拟出各酒店价格对照表，按名单分发礼品）

陈家骥、罗雪梅：

负责此次活动车辆租用的安排、厂商接送（包括接机）安排和所需司机人员安排。

（按接待人数确定需用多少车辆、什么类型的车、拟好接送流程、做好司机调配工作）

杨发荣、周道明：

负责活动现场、会议现场的拍照、摄像等各种资料收集

（活动、会议各阶段的图片、视频拍摄等）

8.会务接待工作职责 篇八

职责一：会议服务员岗位职责

注意个人仪容仪表，礼貌礼节;做好与营销部的沟通 工作。

1. 打扫会议室卫生(包括门，窗，地面，地角线，柜子，衣架，台面，绿植，衣帽间，备餐间等)使门，窗，地面，柜子，台面无杂物;地角线干净，绿植无杂物。保持良好的卫生环境。

2. 若有客人看会场要尽量陪同，记录好客人要求及标准并向领导反应情况。

3. 有会时按照会议通知单摆好台形，检查设施设备是否完好，检查台面卫生，会场卫生;检查贵宾室，卫生间卫生，为会议做充分准备。

4. 会中按照会议服务流程做好接待工作。

5. 会后先要检查是否有客人遗留物品并上交。

6. 关闭设施设备，将会场收拾到无会标准。

职责二：会议服务员岗位职责

1.负责会议前的准备茶水、会议用品等工作。

2.负责会议室设备及服务用品的检查及报修。

3.负责保持会议室与服务区的干净整洁。

4.负责会后的.会场整理。

5.负责会议室条幅，指示牌的摆放及悬挂。

6.负责杯具的清理及消毒。

7.负责本岗位绿色植物的养护工作。

8.负责家具的定期保养工作。

9.负责客人遗留物品的收集整理并及时上报。

10.负责使用清洁工具的保养及维护。

11.负责会议临时更改信息的通知及发放。

12.完成上级交待的其它工作。

职责三：会议服务员岗位职责

1.会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备(包括会议音响设备检查)。

2.负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施。

3.负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备。

4.负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求。

5.负责会议结束后的清场工作。

6.负责各会议室之间的工作协调配合。

7.负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向站长汇报。

8. 负责局领导办公室服务。

9.完成领导交办的其它任务。

职责四：会议服务员岗位职责

1、在会议中心主管的领导下，负责各类会议的接待、服务工作;

2、遵守酒店各项规章制度，用《员工手册》的规定规范自己的行为;

3、根据会议接待单相关内容，配合会议主办方做好会场布置及会议前期各项准备工作;

4、遵守服务程序和服务规范，热情、主动、有礼貌地接待客人，提供令客人满意的服务;

5、工作中仪容整洁，按会议要求认真做好各类会议的接待、服务和协助结账工作;

6、负责会议中心的清洁卫生工作，保持环境整洁，空气清新;

7、负责会议中心的设备、设施正常使用，定期维护保养;

8、参加酒店和部门组织的专业培训;

9、服从管理，随时听从上级的工作安排。

9.会务组工作总结 篇九

本届迪加等离子烤火炉经销商座谈会已经完满结束了。作为迪加的一员，我是幸运和幸福的，曾经和同在筹备“战壕”的兄弟姐妹们一起奋斗，一起喜悦，一起悲伤，最终一起收获成功的战果。这样的经历丰满了我的生活，更加深了我对公司，对科技产品无比情意。现在我需要回忆，需要拾撷起一个月前那些让我“疯狂”的点滴，作为会务组的工作小结，以为今后迪加更好的发展。

10年11月底公司安排我担任这次座谈会会务组的工作。这包括：会场确定、会场布置和人员安排以及发送会议邀请函等琐碎工作（因为在确定会场的过程中经历了一翻波折，我觉得有必要单列一项总结经验），下面分别总结。

一、会场确定

这里需要确定的是分会场、圆桌会议和展台展板区的位置。在11月初关于会场位置，我们想到学校新建的会议中心。那里有很好的环境，如果会议和展台展板都放在会议中心，可以集中管理，也便于参会人员学术交流，所以会议中心一直是我们首选的会议场所，但是由于会议中心在开会前尚未完工，让我们不得不考虑学校的学术交流中心和教学楼，经过几番周折，最终我们选择知津楼的3层的2个教室作为会场。这样我们解决了集中管理服务以及环境的问题，但每层只有两个会场，展台展板区又离有些会场较远，不便于交流，有失遗憾。关于会场的确定上，此次会议最大的问题是确定会场的时间太晚。一直到11月中旬我们才最终确定下来，那时距离开会只有一周左右。原因有三，其一

是学校可供开国际会议的场所很少，现有的会议中心尚未完工，而学术交流中心教室小，可利用率低，只能进行开闭幕式，这让我们在学校选择开会场地非常有限。其二是会议中心在会议筹备前期给予完工承诺，以便我们顺利开会，但是之后一再拖沓工作进程，让我们处于被动等待状态。其三是学校涉入会议事务较晚，学校各职能部门筹备运作较慢，会场一直存在着不确定性。但庆幸的是，最终校领导给我们提供逸夫楼的空闲场地，使得会议正常进行并最后圆满结束。

二、会场布置

主要包括分会场、圆桌会议、展台展板区的布置。展台和展板是由组委会后勤组的蔡德龙同学负责，他联系的会展公司专业布置展台展板区，这为我们省了很大精力，我们的重点放在分会场和圆桌会议的布置上。由于我们使用的逸夫楼的几间房间，只有一间是专门的会议室，其他的皆为教室，有的甚至没有讲台、桌椅、投影仪等设备，会场的布置责任重大。经过季老师、我和管理圆桌会议的马超同学商量，我们从会展公司租用了300把椅子、2个幕布，并从几个职能部门处借了3台投影仪，最终在我们和志愿者们的共同努力下，教室和空屋变成国际会议的会场。

在会场布置上，我自认为是相当成功的。我们分了两个步骤进行布置，先是根据每个房间的大小和现有设备，确定其缺少的设备和功能（即开什么主题的会议），最后将租借的设备安装、测试，布置会场。在这个过程中，最大的困难是圆桌会议的布置，因为开设网络会议，需要参会人员都参与讨论，传统的课桌式会场安排是不便于这样开会的，在短时间内又不能借用别的场地的圆桌，最终我们将课桌摆成圆桌式，再加上音响、视频等设备的配用，我们的圆桌会议会场就变得专业而经济。

三、人员安排

这次会议在校内学生中共选拔了90名优秀的志愿者，协助工作人员进行会议服务，其中会场安排、海报管理和宣传布置3个组分给我们会务组。从11月20日开幕式到11月28日的闭幕式，这28名志愿者一直和我们站在为迪加义务服务的岗位上，守时认真地工作，也正是他们勤奋积极诚恳的态度让我在会议期间充满激情和力量坚持工作。

会议按时间分成开幕式、分会议和圆桌会议、闭幕式三个部分，这三个组的分工也因此有所不同。开幕式上，大部分人员被安排为重要的嘉宾陪同引领，其他人员负责参会人员的引导和会场秩序。闭幕式上，他们主要负责晚会环节的音响、灯光等设备的管理以及会场服务。分会议和圆桌会议期间，海报管理组一直是负责海报的粘贴和维护，宣传布置组除了在会议筹备期，负责学校海报和指示牌的粘贴以外，在会议中和会场安排组管理分会场（圆桌会议由于其技术和专业的特殊性，由相关的工作人员管理和服务，志愿者并不参与其中）、网吧以及试片台等。除海报管理组的其他24名志愿者，分别安排在4个分会场、网吧、试片台、学术交流中心大厅咨询台。关于会议期间的人员工作上，有几点需要总结。第一、试片台的作用发挥。它的设置是集中收集和整理报告，便于次日可以高效进行学术演讲。在开会期间，由于我的考虑和安排不当，而造成了两次失误。先是在开幕式时，我安排了三名志愿者在试片室工作，但是由于试片室位置较偏，很多参加报告的人员并没有拷PPT到我们的电脑里，这样直接影响第二天的试片工作和会场的报告进程。于是分会场开始的第一天上午，即使试片台很早就有志愿者在工作，但现场将报告拷到试片台，再拷到会场电脑里，这花费了大量的时间和精力。最后不得不让报告人员直接到各分会场拷到电脑里，延缓了会议进程。还有一次是，由于我没有和圆桌会议的工作人员很好沟通，让试片台收集了很多次日圆桌会议的报告，以至于报告没有及时交给他们，影响了圆桌会议的进程。出于对圆桌会议特殊性的考虑，最终决定现场拷报告，不经过试片台。庆幸的是，至此之后试片台的工作有条不紊地进行着，并继续发挥其高效的作用。

第二、海报管理。会议的第一天海报部分就给我们一个跌得不轻的“下马威”，这也是在筹备会议环节的重大失误之一。失误的重要原因是准备不当，权责不清，沟通有误，这是我而后再想都觉得应该避免，但没有避免的失败。在会议注册的第一天，我们就陆续收到了很多参会人员的海报，当晚我们需要将海报粘贴，但由于我那晚还需要布置会场，就将这个任务委托给了租用展板的蔡德龙，让他安排此事，而他也和负责此事的老师商量，决定如果展板在九层大厅，就无顺序粘贴。其实那时我对“海报是否按顺序粘贴”这个问题是未考虑过的，我的糊涂更是导致了接下来问题的出现和困难的爆发。海报管理的志愿者们按照我们的要求无顺序的粘贴了收到的所有海报，而在第二天开幕式时，我才开始接手海报管理的事情，突然意识到无顺序的粘贴将带来多大的麻烦，于是那天下午我带着满心的愧疚临时决定让海报管理的同学，摘下所有海报，重新按顺序粘贴。那晚海报管理组工作重大，任劳任怨地完成任务，为之后几天展板区按部就班、有条不紊地进行打下基础。这个错误让我清楚地明白，自己份内的事情要尽量自己完成，做任何事之前要考虑周全，要有自己的想法，擅于接纳同学朋友中肯的建议。

第三、人员调配。迪加的志愿者们，虽然在会议的过程中对会议和我们的情感越来越深，责任感越来越强，在人员调配上灵活性和清晰性尤为重要，灵活即为调动灵活，清晰是指每天上岗和请假人员自己要很清楚，岗位的安排明确，流动人员的数量和位置清晰，这样可以熟练地调配人员，不会出现少人或有人无岗的现象。

第四、其他方面。在分发会议材料上，由于我对每天需要学术票的人数不确定，浪费了不少体力和精力给发学术票的同学送票。应该在报告会进行一半左右，让会场的志愿者估计个大概数字并通知我，可以更好地控制学术票，也不会让我来来回回地送票。

在指示牌的安排上，不规范是其最大的缺点，原因是前期对指示牌的内容和数量没有考虑，制作得非常粗糙。这也是我们没有重视会议细节的其中之一。

10.会务工作要做到三个到位 篇十

会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来影响，所以要搞好办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。

一、从细节上做到会前准备到位

组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会前准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和差错，特别是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避免出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要根据会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细节上的要求，如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等，要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召开的XX考核工作动员大会，其会务工作时间紧、任务重、标准高，要求在极短的时间内搞好会务准备工作，为此，我们在制定方案时潜心把握细节，除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外，还吸取党代会会务个别细节上不到位的教训，为确保正常供电，会前三次与县电力局联系，在安排座次时，由于会场座位不够而需要加排座位，我们考虑到若安排不好将影响与会人员的情绪，便与党校等单位联系，搬来统一的会议椅作为加排，并电话通知安排坐加排的与会人员，向他们说明情况，做好解释，得到了与会人员的理解和支持。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。

二、从细节上做到会中服务到位

会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。首先，要对会议中的一些常规性的细节服务进行规范，针对同类型的会议，要规范服务标准，做到有章可循。如县委常委会议具有很强的政治性和严肃性，其会务工作标准高、要求严，服务不能随意化、简单化，我们除保证会场整洁等基本要求外，还从细节上把握，规范服务标准，提高服务质量，专门制定了《县委常委会议服务工作规程》，其中规定将茶杯放在与会人员右侧，将统一制作的标签牌放在与会人员的左侧，话筒的倾斜度大概一致，对资料的分发根据会议议程按由上至下的顺序摆放在与会人员会议桌上的正前方，侧看要求基本成一条直线等，这些细节上的规范，保证了会议桌上的整个摆设整齐划一；另外要求在开会前30分钟打开音响设备、视天气情况开启空调、会议中每隔30分钟添加一次开水等，有效降低了服务工作对会场秩序和会议氛围的影响，便于维护严谨的会场秩序、严肃的会场氛围。其次，由于会中服务还具有不确定性，这就要求会议服务人员发挥好主观能动性，从小处入手，细心观察、善于把握细节，把握好与会人员的服务需求，如在一次会议上需传达学习上级领导的讲话精神，我们便找到这名领导同志的讲话，复印发给每位与会领导，这一服务举措，虽然领导没有要求，但我们提前、主动搞好服务，确保了从细节上做到服务到位。

三、从细节上做到会后整理到位

11.会务工作 篇十一

案例1

会场里的“生人味”

从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。

“都到齐了吗?”他问秘书小张。

“都到齐了，整二十位。”小张说。

突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声不响地走出了会议室。

张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。与会者只得坐在那里等待。

“董事长”张秘书轻声叫道，等待指示。

“小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。

“生人味?”张秘书不解地问。

“好像有不该参加的人来到了会场。”

“不会吧，”张秘书说，“名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”他拿出经董事长审定的名单，递给董事长。

董事长没有接过名单，问道：“坐在我对面的那日本人怎么也到会了?”

“他是我们东京的代销商。”

“代销商和经销处长一样吗?”董事长严肃地问，“你难道不知道今天会议的议题?” “今天是研究海外市场促销对策……”

“这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长说。

“名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……”

“好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！”董事长一挥手说：“现在，你说该怎么办?” “现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张秘书说。

“你说呢?”董事长反问道。

“这样好像不妥，会影响关系的。”张秘书说，“是不是能改变会议议题?”

“现在也只有这样了。”董事长说，“今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先生与各

经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我介绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题。你通知公关部下午派人陪野田游览市内风景名胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说罢，董事长快步走进会议室。

小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的野田二郎虽也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。

他急忙去公关部联系，然后打国际长途请东京的李明同志飞回总公司开会。

会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图，没有根据会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的人前来参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能造成会议具有保密意义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至给组织造成损失。

再者，“会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备几个议题的重要，它可以在情况发生变化时救急或减少不必要的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生人味”而想出应急的议题，而采取不让野田二郎开会的方法，会影响双方关系，直至使合作关系破裂，应视为下下策。故而，秘书人员在协助领导确定和选择议题时，有必要多准备一至两个，是有好处的。

“会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要不得的。

案例2

会务准备要细致、周密

一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是—件憾事，并受到批评。

事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。

思考题

本案例中，会务准备方面存在哪些问题?

案例3

会前准备如何做

波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„

思考题

1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?

2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议

程?

3、向总经理报告后，你还应该做些什么?

4、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?

5、有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何?

案例4

有备才能无患

某地党委全体会议闭幕式即将开始，领导同志已走上主席台准备入座。会务工作人员急忙赶过去，请示主持会议的领导同志：送审的主持词是否有改动?如属程序变动，请告知，以便做好会务准备。会议主持人却丈二和尚摸不着头脑：我没见过主持词，不知道会议由谁主持。现在就要开会了，不熟悉会议程序，我不能主持会议。原来，这位领导同志有两位秘书，其中一位接到会务工作人员提前送来的主持词后，因为领导同志与别人交谈，也没有按照会务工作人员的要求及时请示，主观认为：领导同志没有特别交办，估计主持词不会有什么改动。因而造成主席台上这一幕“僵局”。幸好会务组事先打印了几份送审的主持词，摆在几个主要领导同志的座位上，并做好了会务准备。因此，待领导同志们临时商议，重新确定主持人后，会议仍可按预定程序进行，避免了一次重大事故。

思考题