数字档案馆建设规程

数字档案馆建设规程（精选7篇）

1.数字档案馆建设规程 篇一

数字档案馆建设面临的难题

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【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

10.3 数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。

2.数字档案馆建设规程 篇二

1 数字档案馆建立

其构成主要是3大部分:

(1) 数字化档案。数字化档案是数字档案馆最核心的部分, 没有大规模、大容量的数字化档案库, 就不可能有数字档案馆。数字档案馆的馆藏在形式上可以分为目录级和全文级;在可视化程度上可以分为文本级和超文本级;从与传统档案馆馆藏的比较上, 又可分为对应的纸介质数字化档案和非对应的纸介质数字化档案等。

(2) 网络化存取。数字通讯网络是数字档案馆进行档案信息传输的基础和保障, 数字档案馆依附网络而存在。网络化存取是依靠档案馆自动化管理系统的运行实现的。档案馆自动化管理系统对档案实施录入、校对、存贮、分发、咨询和检索等, 并通过网络进行档案信息的存取, 从而达到数字档案馆信息资源的共享化。

(3) 分布式管理。分布式管理是数字档案馆的管理层, 它的作用是对于分布在不同地理位置的各个直属子公司、分公司的数字档案馆实行协调管理。分布式管理是在高层协议的基础上进行的, 高层协议的制定为数字档案馆的资源统一定位和检索提供了标准和技术保障。

2 数字档案馆的结构形式

企业数字档案馆是在数字化档案、网络化存取和分布式管理的基础上构建立的, 这种结构形式主要由客户机、档案馆服务器和对象服务器构成, 即“客户—档案馆—信息源”结构形式。这种结构形式类似于传统档案馆的“用户—目录—档案库”形式。其中, 客户机是用户端, 供用户使用;档案馆服务器主要管理数据 (或目录) 的索引和查询;对象服务器主要管理数字化对象 (文字、图片、手稿、录音、录像等各种载体形态的数字化档案) , 即信息源。用户从用户端通过广域网发出查询请求, 经Web服务器处理后传送给档案馆服务器 (相当于查询目录卡片) , 档案馆服务器将查询的结果通知对象服务器, 然后由对象服务器取出最终结果传递给档案用户, 从而实现数字档案馆对象数据 (文字、图片、图等) 的发布。

3 数字档案馆的功能

数字档案馆的功能是综合性的、多层次的, 主要体现在以下几个方面。

3.1 档案信息获取和档案数字化

它将存贮在纸介质及其他物理介质上的图、文、声、像等信息转化为数字信息, 完成档案的数字化, 建立起数字档案馆的数字化馆藏。

3.2 档案信息存贮和管理

主要采用客户/服务器模型。档案馆服务器用于管理数据和查询;对象服务器用于管理 (收集) 数字化对象。数字化对象包括元数据的采集和著录、文件移交、电子文件网络接收、文件扫描存贮以及文件实体的自动化管理等。

3.3 档案信息检索和查询

对数字档案馆的馆藏进行属性检索、全文检索或目录索引检索等。同时, 提供基于数字化图像、影像或声音内容的查询技术, 进行图像、声音等各种形态的档案信息检索。具体包括:文档管理、文件档案、企业各类专业档案信息检索、文件档案的编研与档案的利用等。

3.4 档案信息发布和传播

信息资源的拥有者可以选择多种方式进行信息发布。具体包括:电子文件及其数据的网络传输, 对各立档单位提供文件在线的检索和利用等。

3.5 档案信息的安全和权限管理

在网络上存取和访问数字化档案, 必须在有效的权限管理下进行, 能够做到既能保护系统的安全, 又能使系统有最大的使用率, 具体包括硬、软件系统的安全, 网络安全, 数字化档案信息安全和用户利用的安全等。

4 档案馆建设的思路

4.1 健全档案管理体制

在数字档案馆规划初始阶段, 档案管理部门应把档案管理体制建设纳入需求分析环节, 对不适应数字档案馆建设的管理机制、业务流程问题进行优化, 去除冗余的档案业务环节, 确保数字档案馆各应用系统和信息资源库建设具备良好的运行环境。

4.2 完善和发展档案馆自动化管理系统

提高自动化系统的功能与效率。例如, 档案编目:应逐步向自动化编目过渡;档案标引:应逐步由手工介入的半自动化标引向自动化标引过渡;档案检索:应逐步向智能化检索过渡。在不断完善和提高档案馆自动化管理系统功能与效率的同时, 建设档案馆内部或地区局域网, 实现馆内或地区内档案信息的互访。

4.3 建立单个数字档案馆

单个档案馆馆藏的数字化是实现数字档案馆的基础, 各档案馆可根据本馆的馆藏情况进行数字化, 按照数字档案馆的基本功能和要求, 逐步上网运行。这部分工作的主要内容有:对多种载体形式与记录方式的档案信息如文字、图形、图象和声音等进行数字化处理;对海量的数字信息进行压缩和建立档案信息数据库;利用网络进行信息的传输。

4.4 以企业化的运作形式建设数字档案馆

传统档案在进行数字化的过程中有一个显著的特点, 就是可以以企业生产产品的形式对需要数字化的对象进行生产和开发, 如光盘的生产等。根据这个特点, 企业在项目立项后, 要成立专门的数字档案馆开发机构, 集中人力、技术和财力开发关键技术, 在统一技术的支持下, 对各档案馆的档案进行数字化处理, 以信息产品的形式提供给各档案馆使用。

4.5 完善人才管理体制

数字档案馆的建设, 需要信息规划、网络管理、系统建设等高水平人才的参与, 因此, 企业应适应市场经济体制和信息社会发展要求, 积极引进数字档案馆建设所需规划和技术人才, 并提供良好的人才培养环境, 同时, 还应加强现有人员的技术培训工作, 通过“自主培养和委托培训”相结合方式提高职工适应数字化建设所需的业务素质。

总之, 与传统档案馆相比, 数字档案馆在存储、利用、检索和档案管理的能力上要有巨大的提高, 数字档案馆的建立必将有助于更好地完成企业赋予它们的凭证保证与记忆储备的职责, 并在企业经营、建设、生产运行管理中充分发挥其重要作用, 成为企业发展重要内容之一。

摘要：本文对企业建立数字档案馆所需的条件及数字档案馆的概念结构、功能结构进行了简单阐述。

3.测绘数字档案馆建设模式探讨 篇三

关键词：测绘数字档案馆；数字档案信息资源；基础地理信息框架数据库；成果资料档案数据库

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0133-02

随着信息技术的高速发展，社会已迈入大数据时代，档案馆作为重要的资源信息基地，亦应跟上信息化发展的步伐。建立测绘数字档案馆对测绘地理信息行业从传统测绘到数字测绘一直到当今的信息化测绘所产生的各种成果档案及资料的管理、保护及开发利用起着至关重要的作用。选择适宜的数字档案馆建设模式，是成功数字档案建设的根本保障。

数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施连接和利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

1测绘数字档案馆应用需求

1.1满足测绘电子档案的收集

测绘电子档案的收集主要包括国家基础测绘项目、专项成果和档案、办公自动化系统产生的大量电子资源信息，开展基础测绘项目和专项任务收集的资料等。

1.2满足向公众提供电子成果和档案的服务

传统的服务方式在效率、便捷方面已经无法满足现代高速发展的社会经济建设的需要。及时发布测绘成果资料信息，建立测绘成果及时、安全、高效地为国民经济建设服务方式。

1.3满足电子成果档案资料管理的需求

除了电子文本文件、数据库文件之外，还有大量地理空间数据、数字卫星遥感和航空影像等结构复杂的数据，数字档案的种类和管理难度日益加大。制定合理的共享与利用方案，在可控范围内提供检索、借阅。

1.4满足电子成果档案资料的存储安全

一是纸质档案长期保存，使用频繁的档案、珍品、孤本保护，通过数字化转换便于使用和研究；

二是保障电子档案长期存储中的备份、迁移的完整性；

三是解决电子档案在收集、提供利用上可能产生的多种保密安全隐患。

数字档案馆的建设应以数字资源建设为基础，档案安全管理为保障，自动化、网络化服务利用为目标数字档案馆体系。

2测绘数字档案馆建设框架

根据测绘档案的上述需求，测绘数字档案馆建设框架搭建应包括四个方面内容。

①成果、档案、资料信息资源的建设，即数字档案信息资源建设；

②计算机设备和网络基础设施建设；

③档案收集、保管、利用、数据存储等一系列档案业务工作所依赖系统平台和信息资源数据库建设；

④标准规范及安全保障体系建设，建立统一规范标准。

标准化管理与制度管理结合形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。测绘数字档案馆建设框架，如图1所示。

2.1数字档案信息资源建设

数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心。数字档案信息资源的来源一方面是接收立档单位的归档的电子文件；通过OA系统对系统公文、业务过程中形成的电子文件，生产、科研项目应移交的进馆的电子档案，互联网上有价值信息进行收集，实现电子文件管理。另一方面就是 对现有馆藏传统档案资源进行数字转换。对馆藏测绘大地测量档案、地图档案、航空摄影测量档案、工程测量档案、航空摄影底片档案及各种技术文档等。特别是对馆藏中的珍贵的，利用频率高的、易受损的档案。通过扫描仪、计算机等信息处理设备将馆藏纸质、照片、图纸、音频视频档案等转换成数字档案信息，形成各类型信息资源数据库。

2.2计算机设备和网络基础设施建设

计算机设备和网络基础设施建设主要包括：①用于管理内外部用户使用设备。②用于成果档案资料发放服务及业务办公需要。③用于档案管理、利用、成果发布、输出服务、档案数字化设备、快速出图设备等服务支持。④用于数据库、磁盘阵列、磁带库等资源存储设备。⑤用于网络系统、服务器、备份设备、电源设备等。

2.3档案管理系统平台及数据库建设

2.3.1 建立档案收集、保管、利用、数据存储等系统软件平台，实现档案管理业务环节的自动化、网络化

①建立成果档案存储系统。数字介质存储管理主要包括数据的检验、归档、入库、维护、利用等。该系统是成果档案管理系统和分发服务系统的基础，并为分发服务系统的运行提供支持。

②成果档案管理系统。该系统实现对测绘成果档案的日常管理功能，包括对档案接收、著录、鉴定、编研、质量管理及馆藏成果档案扫描数字化功能和档案利用功能。成果档案管理系统还对业务办公系统的运行给予支持。

③分发服务系统。实现纸质测绘成果、数字成果的分发服务功能，外网系统实现基于用户的测绘成果档案查询检索功能和订单生成功能，内网系统实现客户自助式的业务办理功能。本系统基于测绘成果档案存储系统和成果数据管理系统运行，其中纸质测绘成果基于测绘成果档案存储系统，数字测绘成果基于成果数据管理系统。

④业务办公系统。主要实现项目单位各项日常业务办公功能，对库房管理、档案出入库的管理。该系统基于成果档案管理系统、分发服务系统、成果数据管理系统运行，其中成果档案管理系统、分发服务系统为本系统提供业务查询检索功能，成果数据管理系统为本系统提供成果数据查询和检索功能。

⑤安全保障系统。主要包括访问控制、用户身份认证、数据加密、数字水印技术的信息追踪，解决涉密成果档案提供利用过程中可能产生的安全隐患。为成果档案管理系统、分发服务系统、成果数据管理系统和业务办公系统提供存储安全和机房环境等方面的保障功能。

⑥网络系统。为保障性系统，为以上各系统提供局域网、政务网、广域网的快速、稳定地传输数据和INTERNET访问。

2.3.2 数字信息资源数据库建设

测绘成果档案资源信息数据库建设总体上分为基础地理信息框架数据库和成果资料档案数据库。基础地理信息框架数据库在逻辑上和物理上分为三个数据库，即基础地理信息数据库、历史数据库和产品库。

基础地理信息框架数据库用来管理经过无缝整合及相关处理的框架数据，形成基础地理信息平台，便于面向政府和社会各界的GIS应用。基础地理信息框架数据库由于更新等原因所形成的历史数据入库，建立历史数据库。通过对基础框架地理数据库中数据的加工处理所形成的成果数据及其他数字测绘产品，建立产品库，方便成果数据的提供和分发。

档案成果资料数据库建设是以现有的测绘档案成果资料管理模式为依据，以空间数据库、分布式数据库、GIS、MIS、WebGIS为技术手段，在网络环境下实现测绘档案成果资料的安全、高效管理和分发，实现测绘档案成果资料管理的信息化、电子化、网络化和高效化，为数字档案馆的实施打下坚实的基础。

测绘档案资源信息数据库总体结构，如图2所示。

2.4档案标准规范及安全保障体系建设

数字档案馆标准规范及安全保障体系建设是规范数字档案信息采集、管理与利用过程，确保数字档案信息安全的基本保障，其制订应遵守系统性、先进性、现实性、兼容性、权威性、为原则。应对档案业务实践具有较强的指导作用，包括管理性规范、业务性规范、绩效评价规范、制度性规范等。首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。面向计算机和网络及信息平台处理直接采用国际和国家标准。面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的材料以借鉴为主进行补充，由此形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。

3结 语

建设数字档案馆有较高的难度，是一个综合性的多领域技术研究的应用过程。通过对建立数字档案馆模式的探讨，可以理清在测绘档案馆局域网中建立数字档案馆技术思路，有利于进一步的具体技术研究，为开展数字档案馆建设奠定理论基础。

参考文献：

[1] 刘惠英.浅析新时期测绘档案管理[J].科技资讯，2011，（31）.

[2] 李瑞芳.测绘资料档案信息管理与应用分析[J].测绘与空间地理信息， 2011， （1）.

[3] 段文，李楠，袁向阳，等.科研院所数字档案馆建设技术方案探讨[J].陕西档案，2014，（4）.

[4] 霍玉仓，张磊.测绘档案数字化建设的思考工程[J].城市建设理论研究，2015，（7）.

[5] 黄俊山.数字化测绘资料档案管理系统的建立[J].科技创新导报，2011， （8）.

4.数字档案馆建设规程 篇四

各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院: 《数字档案馆建设指南》已经编制完成,经国家档案局批准,现予以发布。请各级档案部门参照执行。

国家档案局办公室

二○一○年六月十七日 数字档案馆建设指南 国家档案局 二○一○年六月 说 明

本指南由国家档案局提出并归口。

本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方昀、韩李敏、黄玉明、何伍爱、赵国俊。目录

1总体要求........................................................1 1.1概述.........................................................1 1.2 建设原则与要求..................................1 1.3建设目标.................................................2 1.4建设内容.................................................3 1.5建设步骤.................................................4 2.管理系统功能要求.....................................6 2.1收集功能要求.........................................7 2.2管理功能要求.........................................8 2.3 保存功能要求......................................9 2.3.1长久保存策略........................................9 2.3.2 存储架构选择.....................................9 2.4利用功能要求...........................................10 3.应用系统开发和服务平台构建...................11 3.1运用系统开发.........................................11 3.2服务平台建设...........................................12 3.3软硬件设备配置.......................................14 3.3.1系统软件选择........................................14 3.3.2硬件设备配置........................................15 4.数字档案资源建设.......................................16 4.1电子文件接收...........................................17 4.2档案数字化..............................................18 4.3资源整理..................................................19 4.4 建立数字档案资源库.............................20 5.保障体系建设..............................................21 5.1安金保障体系建设..................................21 5.2 标准规范体系建设.................................23 数字档案馆建设指南

1.总体要求 1.1概述

数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

建没数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。

数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。1.2建设原则与要求

数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。

统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基木要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。

项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。

需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。

合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。1.3建设目标

数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

其中，数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。1.4建设内容

数字档案馆总体建设内容主要包括:

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。1.5建设步骤

数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等几个步骤进行。（1）项目规划与立项

根据社会信息化和档案事业发展需要，研究提出数字档案馆建设项目。成立由档案馆主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组，对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等，特别是各立档单位产生电子文件状况、党委政府各部门和公众对档案利用需求情况进行充分调研，研究提出项目可行性报告，向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后，由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。（2）项目招投标

项目经立项批准后，应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。充分征求档案馆各业务部门、相关专家的意见，对数字档案馆的功能需求进行细化，形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要，又便于计算机编程人员理解，能够在系统开发中实现。

（3）项目实施

按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求，制订详细的项目建设实施方案，明确项目建设的内容、进度和时间安排，有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。项目建设中应当加强项目监理，确保项目建设的进度和质量。（4）运行维护

项目验收后，应适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责，加强应用培训，建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接、相互配合，以业务管理工作为主线、以技术保障工作为支撑的管理机制。要重视人才培养，形成以档案馆人才自主管理为主体，社会外包服务保障为依托运行与维护体系。2.管理系统功能要求

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

2.1收集功能要求

系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数学信息资源等功能。

（1）系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据，并在建立一整套接收机制基础上，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。

（2）系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式。

（3）系统应当能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用。

（4）系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。（5）系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。2.2管理功能要求

系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制。系统应能:

（1）按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整。（2）过滤重份数据和重新分类、编号。

（3）对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。（4）辅助人工完成档案的开放鉴定工作。

（5）对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包。

（6）对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。（7）辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引)、整理、出入库房整理等工作。（8）定制档案业务流程或进行流程再造。2.3保存功能要求

系统能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求，一是长久保存策略的确定；二是存储架构选择。2.3.1长久保存策略

长久保存策略包括存储格式的选择，检测、备份和迁移等技术方法的采用等。

（1）应当选择符合国家标准的格式，暂时未制定标准的，选择开放格式或主流格式。（2）定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决。

（3）根据数据重要程度以及整理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。

（4）计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。2.3.2存储架构选择

根据档案数据量和管理目的不同而采用不同的存储技术及其相关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设过程中，应根据数字档案馆的数据量和利用并发用户数的需求，以保证数字档案馆合理安全的存储容量和较快的网络传输速度，适当选择采用单一应用平台，配备数据库服务器、文件存储器、备份服务器、备份软件等构成的存储服务平台；以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存储技术方法。2.4利用功能要求

数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。系统应当:

（1）能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。

（2）能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。（3）能够辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。

（4）能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台、远程指导、远程教育。（5）能够辅助开展数字档案的增值服务。

（6）能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作。

（7）能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。3.应用系统开发和服务平台构建

鼓励各地区统一开发或购置成熟的数字档案管理系统软件，减少重复开发，降低应用成木。应用系统开发应当遵循整体性、开放性、稳定性等原则。鼓励软件开发公司应用先进技术手段对“收集、管理、保存、利用”功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。

（1）整体性。系统应考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境，选择恰当的开发工具和技术路线，正确处理各子系统或模块的关系，形成一个整体。

（2）开放性。系统应能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

（3）稳定性。系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全。3.2服务平台建设

数字档案馆网络架构一般应面向不同对象、立足现有不同网络，构建三个服务平台，并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。

数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范围建立相应的服务平台。一般主要包括：一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台；二是利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台；三是利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。（1）基于局域网的档案服务平台

局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基础平台。局域网档案服务平台应当具备馆藏数字档案传榆、交换、存储、安全防护的功能，承担档案馆“收集、管理、保存、利用”四项基木功能，满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需耍。局域网通常还要承担辅助档案实体管理的功能。

（2）基于政务网的档案服务平台 政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。它依托本级政务网，能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。

鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务。（3）基于公众网的档案服务

公众网档案服务平台，如公共档案信息服务平台，是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。档案服务平台建设当前应遵循的标准规范有:（1）GB50174-2008 电子信息系统机房设计规范;

（2）GB/Z24294-2009 信息安全技术基于互联网电子政务信息安全实施指南。3.3软硬件设备配置 3.3.1系统软件选型

数字档案馆系统软件一般包括操作系统、数据库系统等方面。

操作系统的选择要根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况来选定。终端操作系统通常选择使用与其软硬件兼容，使用较为广泛的操作系统;服务器操作系统要综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素选择操作系统。

数据库系统首先满足数据存储和管理的需求，并充分考虑技术和管理成本；其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持；再次要考虑其开放性和扩展性，为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统必须考虑到稳定性和高性能以及档案资源的安全性，所以在选型之前一定要认真规划，周密地分析与考虑，所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件，并充分考虑今后几年数据量的要求。在前期规划时，不仅需要决定使用的类型和版本，还需要规划设计数据结构；不仅需耍考虑当前存储和管理的数据信息类型，还要考虑将要接收进馆的数据信息类型。

其他软件配置。在数字档案馆系统运行中，除了操作系统和数据库系统之外，还需根据数据采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系统软件和工具软件，如数据仓库、数据交换、OCR、格式转换、非线性编辑、全大检索等方面的软件。3.3.2 硬件设备配置

数字档案馆系统硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。系统中每个独立任务应有相应的服务器来承担处理任务。服务器在信息系统中的重要性不同，可以分成主服务器和辅助服务器两类。主服务器主要承担信息系统数据存储和管理以及应用系统的运行，主服务器的选配必须充分考虑系统性、安全性和高性能。辅助服务器包括辅助应用服务器、网络管理服务器、文件服务器等，承担系统中非核心功能的处理任务。一个数字档案馆系统配备服务器的数量，取决于系统的实际功能，不必强调所有任务都有独立的服务器，可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等，合理选定。

网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等。双绞线和光纤是最常用的传输介质，物理上分散的多台计算机只有通过传输介质才能连接在一起形成网络;集线器可以放大传输信号，主要用于小型网;交换机是一种基于点对点发送数据的网络连接设备，具有网络流量控制等性能，是大型网络组网的必需设备;要使网络之间互连，则必须配备路由器;光电转换设备是实现双绞线和光纤两种不同传输介质的信号转换的设备。

存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。数字化设备包括扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。

终端设备包括输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备，通过终端访问网络应用系统，完成信息处理工作。一个数字档案馆终端设置应考虑三种用户，即社会用户、档案馆工作人员、档案馆聘请的数据加工和处理人员。4.数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

4.1电子文件接收

应当根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

为了保证有价值的数字档案资源接收进馆，从数字档案馆建设开始，就应按照数字档案馆功能要求，研究确定电子文件接收范围、标准和方法。在范围上，除了参照纸质档案接收要求，还应针对电子文件多样性、形象性的特点，接收反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录；在种类上，除了文本文件，还包括数码照片、图形图像、多媒体、数据库、网页等各种形式的电子文件。应当明确电子文件移交的方式和时限。移交方式可以是在线也可以离线移交，但不论何种移交方式，以安全、高效、准确为原则。与纸质文件对应电子文件的移交和接收之前，应要求和督促立档单位建立正确无误的对应关系，并保证其内容的一致性。应当加强对电子文件形成及其整理、归档、移交的监督指导，包括确定归档范围规范、进行质量检查、开展技术服务等。

电子文件的接收与管理应当遵循以下标准规范:(1)GB/Tl 8894-2002 电子文件归档与管理规范;(2)DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则;(3)DA/T46-20文书类电子文件元数据方案;

(4)DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求;(5)DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范。4.2档案数字化

传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。这一模式适用于少量重要、核心档案的数字化加工。委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高，投资相对节省，普遍适用于各类档案的数字化加工。档案馆所委托加工的公司必须是具有相关保密资质的专业公司。

档案数字化工作之前应遵循的标准规范有:（1）DA/T31.2005 纸质档案数字化技术规范;（2）DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范。4.3资源整理 在对信息资源进行有序、有效管理之前，必须进行整理，包括分类、价值鉴定、开放审查等。应当将数字档案信息进行有序排列，当前国家尚未制订针对数字档案信息分类的规则，在数字档案馆建设中，可以参照传统载体档案的分类、排序方式，结合数字档案信息的特点，确定数字档案信息的合理分类方案，实现对数字档案信息的有效控制。

电子文件或数字化档案信息发布利用之前，必须进行开放利用的鉴定工作，并通过技术检查，譬如清晰度、准确性、完整性，以便让利用者有效检索、阅读和理解数字档案信思。

档案信息网上提供利用，要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行处理。对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应当按照国家法律法规要求，进行划控处理。涉密信息只能在涉密网发布;内部信息只能在内网(包括政务网和档案馆局域网等)使用;开放信息可以在公众网发布。开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。

4.4建立数字档案资源库

运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。

目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补充完善后建立。

保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。

内容数据集是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:(1)GB/T20163-2006中国档案机读目录格式;(2)DA/T134994档号编制规则。5.保障体系建设

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必耍的软硬件设施。数宇档案馆系统一般要求达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

应当遵循的有关信息安全规范:

(1)GB17859-1999信息安全技术计算机信息系统安全保护等级划分准则;(2)GB/T24363-2009信息安全技术信息安全应急响应计划规范;(3)GB/Z243 64-2009 信息安全技术信息安全风险管理指南;(4)GA/T671-2006终端计算机系统安全等级技术要求。5.2标准规范建设

严格遵照信息化和档案管理方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。

5.档案管理标准作业规程 篇五

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

１、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。２、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点 １、业主档案内容

（１）经业主签署后的《业主公约》。（２）经业主签署后的《消防安全责任书》。（３）《业主家庭情况登记表》。（４）《钥匙领用登记表》。（５）《业主证领用登记表》。（６）《业主入住验房表》。

（７）《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。（８）《违章处理通知单》及处理结果资料。（９）业主的有关证件复印件。（１０）其他应保存的资料。２、档案盒（夹）的制作

（１）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（２）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由 组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（３）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

３、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

４、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。５、业主档案的跟踪：

（１）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中： a、通讯电话联络方式发生变化时； b、业主发生更替时。

（２）业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

６、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。７、业主档案应永久保存。８、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。９、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

6.高校数字档案馆建设策略探讨 篇六

档案馆作为数字化校园信息资源系统的重要组成部分, 正面临数字时代的挑战, 因此, 建设高校数字档案馆为社会服务, 是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

一、高校数字档案馆建设原则

1. 长远规划、建用同步。

高校数字档案馆建设是一个漫长的过程, 不可能一蹴而就。档案馆保管的档案实体数量浩大, 类别繁多, 每年还有源源不断进馆的档案。因此, 需要制订长远规划, 分阶段、分步骤地实施, 对需要做的工作进行优先排序, 选取合适的突破口先行启动, 把那些利用频率高及需要重点保护的档案首先数字化, 尽快投入使用。

2. 循序渐进、逐步完善。

高校数字档案馆建设应遵守循序渐进、不断调整、逐步完善原则, 建设过程中应由浅到深、由易到难、由点到面、由局部到全部地建设, 不能急于求成。只有循序渐进, 才能把数字化工作做得更扎实、更贴近实际需要、更适应档案工作发展;只有逐步完善, 才能适应不断发展的科学技术, 使建设过程事半功倍、建设成果适应社会发展。

3. 资源共享、以人为本。

数字档案馆在建设中须遵循资源共享、以人为本的原则, 应考虑管理者操作时的便捷性、舒适性, 倡导主动、乐观、享受工作, 为利用者提供自主、自助、自导式服务方式。

4. 安全实用、完整一致。

首先, 要确保档案原件的安全。其次, 遵循原始档案的密级, 确保涉密档案信息未授权不被利用。再次, 利用先进的计算机安全技术, 保证已经数字化的档案信息的安全。此外, 完整一致原则是指要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合, 其承载的档案信息内容是完全一致的。

二、高校数字档案馆建设内容

1. 高校档案目录中心。

高校档案目录中心建设方式主要包括档案馆自建和外包给信息化公司两种。自建是指由档案馆工作人员按照纸质档案的案卷级和文件级目录, 直接录入到目录数据库。外包是指把档案目录录入工作承包给信息输入公司完成, 由信息化公司按照纸质档案目录或档案实体进行著录。建设方法分三步:在前期准备中, 制定著录校对方案、目录抽检比例、著录准确率标准、各类档案著录标准等。在著录过程中, 档案馆应有工作人员实时实地跟进指导, 解决著录人员在著录过程遇到的业务问题;及时抽检著录结果, 确保著录质量。中期总结调整, 完成档案著录工作后, 应总结著录经验, 根据情况调整著录方案、统计著录准确率。

2. 高校档案电子文件中心。

档案电子文件中心建设方法有两种。第一种, 将馆藏纸质档案数字化, 即采用高速扫描仪、高清照相机等设备把纸质档案转换成数字形式存储的电子文件的过程。档案数字化过程中, 需制定扫描或照相的精度、校验抽查电子文件的质量, 建设过程类似档案目录中心建设。第二种, 归档档案的数字化, 不但要求进行纸质档案进馆, 还要求把相应的电子文件上传到档案电子文件数据库, 挂接到相应文件级目录上。

3. 高校档案全文数据库。

档案全文数据库建设方法, 一般从电子文件通过OCR技术提取可以编辑字符, 然后把提取的字符存放在全文数据库中, 挂接到对应目录上, 实现档案全文检索功能。电子文件通用格式, 有XML、PDF、RTF、TXT、JPEG、TIFF等格式。黑白模式扫描的图像采用TIFF (G4) 格式, 灰度和彩色模式扫描的图像采用JPEG格式。提供网络查询的扫描图像可采用CEB、PDF或其他格式。在扫描过程中需注意图像的精度、压缩比等必须符合OCR的要求。在OCR识别提取字符时, 注意页面不能包含图像、表格等无法识别的信息, 从而提高识别率, 及时处理无法识别的字符。

4. 高校数字化档案管理平台。

数字档案馆管理平台建设, 需逐步完善支撑各项工作的管理软件, 把所有管理软件整合到一个管理平台, 包括文档一体化系统数据接口、信息采集系统、档案信息管理系统、档案信息利用服务系统和运行维护跟踪管理系统等, 使档案工作者在一个平台上对所有管理流程进行操作, 发挥计算机网络和数据库技术优势, 提高档案管理效率, 实现档案管理现代化。

三、高校数字档案馆建设应注重“七化”

1. 馆藏档案数字化。

即把纸质载体档案经过处理转换成数字形式保存在计算机存储中的过程, 面对众多的非电子档案, 最佳方案是通过扫描方式转换成电子文件。如今的高速扫描仪, 扫描速度可达每分钟120页, 这意味着制约数字档案馆建设和档案信息数字化的“瓶颈”在很大程度上得到解决。

2. 增量档案电子化。

即针对已在归档流程中或将归档的文件而言, 要求立卷归档部门在进行纸质材料归档的同时, 提供电子版本的文件归档, 避免文件生成单位有电子文件, 档案部门还要花经费、时间在数字化方面的窘境。

3. 档案归档网络化。

即针对电子文件的归档, 要求立卷归档部门在网络环境中, 通过档案管理软件, 把需归档电子文件上传到档案部门的数据库服务器中, 实现纸质档案、电子档案“双轨制”管理, 提高数字档案馆建设效率。

4. 档案利用全文化。

即在数字档案馆利用工作中检索对象为档案全文数据库, 能最大程度上满足利用者对档案信息的需求, 解决数量浩大的馆藏档案利用率低与信息需求得不到满足间的矛盾, 促进档案工作的可持续性发展。

5. 档案服务实时化。

即在数字档案馆环境前提下, 利用者采用自主、自助、全天候的利用方式, 通过计算机网络实现实时检索、满足自身需求的情况。档案服务实时化是数字档案馆建设的基本要求, 是最难实现的目标之一。

6. 档案工作自动化。

即对档案馆自身管理行为现代化的确定, 而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。档案工作自动化不但包含档案管理过程自动化, 还包括档案工作管理的自动化, 如档案馆人员的奖惩管理, 设备采购报废管理等。

7. 档案管理规范化。

如何将多元化的档案信息资源协调起来, 通过网络互联互通, 实现信息共建和共享, 以及数字信息的长期保存和迁移, 其关键就在于档案管理标准化、规范化。因此, 需借鉴国内外相关行业数字化建设标准和规范, 制定切实可行的标准规范体系, 实现档案管理规范化

参考文献

[1].金波.档案信息数字化方法研究[J].兰台世界, 2009.3

7.我国专题型数字档案馆建设探索 篇七

关键词：飓风数字记忆银行；专题型数字档案馆；社会记忆

Abstract： With the important role of thematic digital archives in preserving the historical memory of the society and the practice of the construction of thematic digital archives in the United States， this paper emphasizes on the construction background and construction characteristics of Hurricane Digital Memory Bank，and presents that the thematic digital archives construction in our country under the visual threshold of social memory， and the experience for reference in construction concept， theme selection， construction method and the application of new media of Hurricane Digital Memory Bank.

Keywords： Hurricane Digital Memory Bank；Thematic digital archives；Social memory

1950年，法国国家档案局局长布莱邦在第一届国际档案大会上提出“档案是一个国家的记忆”；2001年，加拿大档案学者特里库克在《铭记未来——档案在构建社会记忆中的作用》一文中阐述了档案及档案工作者在建构社会记忆中的重要作用；2004年，第十五届国际档案大会将主题定为“档案、记忆和知识”。[1]自此，“档案记忆观”逐渐形成并成为学界的研究热点。

随着信息技术、通讯技术和网络技术的快速发展，数字档案馆应运而生，美国更是开始了以重大事件为主题的专题数字档案馆建设，其中以“飓风数字记忆银行”和“9·11数字档案馆”为代表。此类专题数字档案馆的建设不仅发挥了档案的记忆功能，更丰富了档案资源开发利用的方式，在保留城市记忆方面发挥了重要作用。本文选择美国“飓风数字记忆银行”为研究对象，重点介绍其建设概况及其对我国的相关启示。

1 “飓风数字记忆银行”的建设经验

1.1 建设背景。2005年8月29日，“卡特里娜飓风”在墨西哥湾新奥尔良海岸登陆，飓风引起的风暴潮影响范围达到了15万平方千米，波及138个区和县，共造成财产损失960亿，死亡人数1330人。卡特里娜飓风被认为是美国历史上最具破坏性的自然灾害。[2] 2005年9月24日凌晨，“丽塔飓风”在美国德州的萨宾帕斯和路易斯安那州卡梅伦之间的海岸地区登陆，重创美国墨西哥湾的石油业。

2005年11月，在斯隆基金会（Alfred P. Sloan Foundation）的资助下，美国乔治梅森大学的罗伊茨历史与新媒体中心（George Mason University's Roy Rosenzweig Center for History and New Media）和新奥尔良大学（University of New Orleans）、史密森尼学会国立美国历史博物馆（Smithsonian Institutions National Museum of American History）等机构合作建立了“飓风数字记忆银行（Hurricane Digital Memory Bank，简称HDMB）”。[3]飓风数字记忆银行旨在通过历史学家和档案工作者的持续努力，收集和保存与“卡特里娜飓风”和“丽塔飓风”相关的原始记录，比如第一手的报道、现场图片、博客和播客视频等。同时，为了丰富遗产，记忆银行还鼓励民众讲述自己在飓风灾害发生过程中经历的故事，以此作为历史记录的一部分，供后人访问。[4]

1.2 建设特点。

1.2.1 专题数字档案馆的建设理念。“专题型数字档案馆”是以事件为中心，尽可能囊括一切关乎此事件的数字化资料，以系统展现事件发生前后的种种情形，旨在为后人了解历史、研究历史提供重要的素材的一种数字档案馆存在形式。[5]这种以重大事件为专题建设的数字档案馆不仅能够及时、统一、集中、安全地保管事件发生过程中形成的原始档案，还能够更加深层、便捷、广泛地为公众提供相关利用，保留社会的历史记忆。早在2002年，美国就以“9·11”事件为专题建设了“9·11数字档案馆”，“飓风数字记忆银行”正是在其影响下建设的以“卡特里娜飓风”和“丽塔飓风”为专题的数字档案馆。

1.2.2 需求导向的主题选择。“飓风数字记忆银行”在主题的选择上充分考虑到了用户需求，将主题定位在突发性灾难事件上，一方面是借鉴了“9·11数字档案馆”成功的建设经验，出于保存社会历史记忆和学术研究的需要；另一方面是由于两次飓风灾害使得美国社会受到巨大影响，直接暴露出美国联邦、州和地方政府在对重大突发事件的准备工作和响应能力方面存在着显著缺陷。建立“飓风数字记忆银行”为以后美国各级政府建立和完善应急和救灾体系时提供史料参考。

1.2.3全民共建的建设方式。“飓风数字记忆银行”在收集档案资料时，收集范围不局限于官方政府机构的相关资料，如官方新闻报道、救灾政策、灾难报告等，还特别注重对于公众和民间组织手中资料的收集，如个人拍摄的照片、视频、音频文件以及受灾民众的相关故事。一方面在其官方网站上设置了“加入记忆银行”模块，凡是13岁以上的公众都可以选择上传自己的故事、图片和音频，但所提交的材料必须原创，并且不得违反任何保密、隐私、安全等法律。[6]同时，为了允许那些没有连接互联网的公众上传资料，数字银行还通过网络电话公司Skype建立了一个本地电话号码用来记录他们的语音，然后直接上传到网站；另一方面，工作人员还印制了邮资回复卡，公众可以在卡片上写下自己的故事寄到数字银行，工作人员再对其进行扫描存档。[7]通过加强公众的参与及采取多样化的档案收集形式，使得相关的档案资料得以完整、齐全、安全、集中地被保管在数字银行。

1.2.4 多样化的利用平台。2005年，在“飓风数字记忆银行”建设规划阶段，建设者首先考虑的就是建立一个面向公众开放的平台——门户网站。网站设计者在网站开发过程中遵循了“9·11数字档案馆”网站建设的规则：首先，设计一个易于导航的网站，在各种浏览器中快速加载，让公众分享个人故事和图像；其次，由于飓风使得很多当地居民搬迁，网站还使用了相关的谷歌地图（Google Maps）定位技术，要求公众在分享资料时输入邮政编码或街道地址；最后，进行网站流量的推动。网站设置了五个一级类目，分别是首页、关于项目、馆藏目录、全宗和加入记忆银行，同时在首页上建立了快捷检索通道，分别是特殊图片、特殊故事、分类浏览、地图定位和标签。通过这些检索通道，用户可以免费在线浏览包括图片、故事、口述历史、音频、视频在内的23038件档案资料，其中利用谷歌地图定位可以查找7752件档案资料。值得一提的是，网站使用了自我分类工具“标签”（Tagging），这是“9·11数字档案馆”所没有的。档案捐献者可以对提交的材料进行自我描述标签，它可以是普通的类别或描述，如“比洛克西族”（Biloxi），“社区”（community），也可以带有个人特色，如“Sanford Cohen”（人名）。此外，2007年，“飓风数字记忆银行”还将部分馆藏的音频文件发布到苹果的iTunes商店供用户免费使用。用户可以打开播客自行搜索和下载发布的音频文件，并且将播客和Twitter、Facebook等社交媒体进行关联，为用户将下载的音频文件分享到社交媒体上提供了便捷。[8]

经过十多年来的努力，“飓风数字记忆银行”的建设取得了显著的成绩，成为保存“卡特里娜飓风”和“丽塔飓风”相关档案资料最多的免费公共档案馆，其馆藏档案超过了25000件。但是，出于保密要求的考虑，数字记忆银行在其官方网站上只公布了23038件供用户在线利用。其中，照片类13927件，故事类8461件，口述历史类630件，音频/视频类20件。为了表彰“飓风数字记忆银行”在保存飓风史料方面的突出贡献，“飓风数字记忆银行”被授予了梅里特奖（the Award of Merit for Leadership in History）。

2 对我国专题数字档案馆建设的启示

随着“社会记忆”“城市记忆”“数字记忆”和“档案记忆”在公众范围内的传播越来越广泛，如何通过建设专题型数字档案馆发挥档案的记忆作用、保留城市的历史记忆成为档案学界值得关注的问题。“飓风数字记忆银行”建设的经验为我国建设专题型数字档案馆提供了借鉴和参考。

2.1 建设理念。在我国，专题型数字档案馆的建设理念仍然没有得到学界的广泛关注，在实际档案工作中，也没有建立真正意义上的专题型数字档案馆。但是很多地方档案馆已经建立了档案专题数据库，比如浙江省档案馆的黄埔军校人名录[9]、湖北省劳动模范数据库[10]等；而以重大事件为中心的专题数据库较少，如“5·12汶川地震文献专题数据库”“北京奥运会专题数据库”。档案专题数据库作为档案信息资源深度开发、整合最常用的方式，具有多元化、系统性、针对性等特点，能够较好地满足业务部门对于档案信息资源的专深性利用需求。[11]但是与专题型数字档案馆相比，档案专题数据库在提供公众利用方面仍然存在着利用开放性低、利用需求小、公众参与度低和数据共享差等问题。因此，必须树立专题型数字档案馆的建设理念，明确其在利用层面的优越性，实现从专题数据库向专题型数字档案馆的利用方式转变。

2.2 主题选择。与建立档案专题数据库相同，主题选择是专题型数字档案馆建设最基础、最关键的环节，而选题的依据主要来源于对档案用户需求的分析与研究。[12]缺少必要的用户需求分析，会阻碍数字档案馆以后的利用工作的开展，从而造成人力、物力的浪费。此外，专题型数字档案馆在主题选择上还应该将档案资料的数量、收集范围、保管质量等因素纳入到考虑范围。我国的专题型数字档案馆应该建立在已有的档案专题数据库的基础上，考虑公众和业务部门的利用需求，以汶川地震、北京奥运会等重大事件为主题，全方位收集档案资料，为社会提供高效利用。

2.3 建设方式。社会记忆视阈下的档案信息资源的开发利用不仅需要完善的政策法规体系和经费投入机制的保障，更需要在档案部门的主导执行下，鼓励公众参与到档案资源的开发利用工作中。[13]加强公众参与、实现全体共建的建设方式能够极大地提高公众的主动性和积极性，使得档案资料的收集更加齐全、完整和多样，但也会对档案资料的真实性带来挑战，因此档案部门在收集公众手中的档案时，需要加强对档案内容真实性的鉴定。

此外，由于数字档案馆是一项资金消耗多、人力投入大、建设时间长、技术难度高的复杂工程，档案部门应该加强同其他社会组织、机构的合作，实现“全体共建”。“飓风数字记忆银行”在建设过程中就十分注重同相关机构的合作，如美国国会图书馆、史密森国立美国历史博物馆、9·11数字档案馆等。“全体共建”的建设方式能够发挥资源的互补优势，提高专题型数字档案馆建设效率，扩大其在全社会影响力。

2.4 新媒体应用。当前，越来越多的档案部门开始利用数字、网络、移动，通过互联网、无线通信网、有线网络等渠道以及电脑、手机、数字电视机等终端，向用户提供档案信息或进行档案宣传工作，突出表现在档案网站的普及和社交媒体的应用上。

从我国当前的实际情况来看，档案网站的覆盖率已经达到较高数值，全国省、市级档案网站超过400家。[14]另一方面，据相关统计，截止2015年5月21日，我国有效的档案馆微信账号共有59个，普及率不足2%。[15]而根据最新的2016年微信用户数量统计报告显示，我国微信用户总数已经达到6.97亿，用户覆盖200多个国家、超过20种语言，各种微信公众号总数超过800万个。[16]因此，我国在致力于建设专题型数字档案馆的网站时，更应该利用好微信这个社交平台，发挥社交媒体的交互性，创建公众号或订阅号为公众提供在线查档的服务，同时通过推送的形式对数字档案馆的相关工作进行宣传。

3 结束语