猫场中心学校教师业务档案管理制度

猫场中心学校教师业务档案管理制度

1.猫场中心学校教师业务档案管理制度 篇一

一、业务档案的重要性、归档范围及要求

(一) 业务档案的重要性

近年来, 随着疾病预防控制体系建设的深入, 以及疾病预防控制工作重心由城镇向农村转移的步伐加快, 疾控中心的各项工作不断拓展, 在开展以卫生防病为中心的各项工作中, 形成了大量的文书、业务、科教、基建、仪器设备、声像、实物、电子等档案材料。这些档案材料具有极强的专业性和连续性, 是直接反映本地的卫生状况、人群健康状况、健康影响因素等历史变迁的珍贵史料, 是传染病、突发公共卫生事件监测预警时必不可少的基础资料, 同时也是本中心专业技术人员难得的学习研究素材。

(二) 业务档案的归档范围及要求

疾控中心业务档案主要形成于日常业务活动中, 在确定归档业务档案的范围时, 应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为归档业务档案, 以确保业务档案能够全面反映和概括中心的业务工作水平。其范围有以下几个方面:

1) 传染病防治。2) 免疫规划。3) 艾滋病、性病。4) 血吸虫病、寄生虫病、地方病。5) 健康教育。6) 慢五病防治。7) 结核病防治。8) 实验室质量管理。9) 职业卫生、营养与食品卫生、环境卫生、学校卫生。

二、业务档案管理中存在的问题

(一) 重要性认识不够, 管理机制不完善

由于对业务档案管理在疾控工作中的重要性缺乏必要的认识, 在日常工作中对业务资料收集工作不重视, 对业务档案的整理、分析不充分。同时, 面对疾控业务档案的日益增多和信息载体的多样化, 尤其在业务档案收集上各职能科室缺乏明确的分类和工作要求, 在业务档案的整理、保存和管理上缺乏必要的流程管理和环节管理。

(二) 归档制度不健全, 开拓创新不够

由于对业务档案的收集、整理和归档等缺乏统一规范的管理制度, 业务部门在日常工作中未注意做好相关资料的完整收集、整理、分析和保存, 导致部分资料缺乏连续性、完整性。导致部分业务档案资源仅在小范围内进行流转, 甚至仅保存在个别人员手中, 使大量的信息档案资源未能得到有效利用。而开拓创新是档案工作保持蓬勃生机的力量和源泉。在抓好正常提供利用的同时, 应充分挖掘档案的潜力, 如利用全市人群死亡登记资料, 开展我市疾病死亡谱高危因素分析;利用慢非传科开展的高血压调查资料, 开展重点人群高血压相关因素分析;利用食品污染物监测、食源性疾病监测资料, 进行食品安全风险评估;利用生活饮用水监测资料, 进行饮用水水质质量分析;利用免疫相关疾病资料, 与前几年发生的相关疾病进行对比, 制定下年度重点相关疾病的预防工作措施等, 从而进一步开展疾病控制档案的研究, 为有效保护我市人群健康发挥应有的作用。

三、加强业务档案管理的措施

疾控中心业务档案的管理工作应当做到“四有”:有人管, 有制度, 有库房, 有档案。“有人管”就是疾控中心档案工作要实行统一领导、分级管理, 明确专人负责本条线, 本专业文件材料的收集、整理、保管及提供利用;“有制度”就是疾控中心应建立和完善档案管理制度, 包括归档制度、保密制度、库房管理制度、借阅制度、统计鉴定销毁制度以及档案员岗位责任制度等;“有库房”就是疾控中心要为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和档案柜架、装具, 并采取防盗、防火、防光、防高温、防霉、防虫等防护措施。“有档案”就是疾控中心应将疾病预防控制、健康教育、卫生监测、质量管理、党务行政管理等各项工作、活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的文件材料归档保存。

(一) 健全档案管理网络

为使中心的档案管理进一步规范化、科学化, 中心领导将业务档案管理列入领导班子的议事日程, 建立有效的档案管理网络, 成立档案管理领导小组, 制定一系列管理制度和措施;强调业务档案管理在日常工作中的重要性, 对各部门、各科室提出明确的要求。各业务科室有分管档案工作负责人, 具体负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移交等工作。定期组织学习档案管理工作的基本知识和要求, 掌握业务档案的收集、整理、归档的具体操作程序和步骤。形成人人重视, 齐抓共管, 保证了业务档案的完整归档, 安全管理, 有效地提供利用。

(二) 做好业务档案信息化管理

实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导, 档案信息资源建设为核心, 信息网络为基础, 信息人才为依托, 档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。要提高中心业务档案管理工作水平, 充分发挥档案在卫生防病工作中的作用, 必须提高业务档案的信息化管理水平。利用计算机信息化、网络化的优势, 加快业务档案目录数据库的建设, 提高档案检索利用服务质量, 使档案信息能够更好地为单位的管理和工作提供优质、高效的服务, 发挥更大的利用价值。

(三) 加强对各科室负责档案人员的培训

各科室负责档案人员大多熟悉本科室的业务, 但是档案知识相对贫乏。因此, 要做好相关科室业务档案的立卷归档, 就必须加强对他们的培训和指导。充分调动专、兼职档案员的工作积极性、主动性, 必须让他们经常性地参加业务培训和交流学习, 以提高业务管理水平, 确保资料的准确及时归档, 是保证档案工作完整性、连续性的基础。中心可定期或不定期邀请市档案局等专业档案机构人员对他们进行培训, 并将档案业务管理纳入各科室年度考核内容, 以提高各科室业务档案的规范化管理。

参考文献

[1]卫生部关于印发.各级疾病预防控制机构基本职责和疾病预防控制工作绩效评估标准的通知.卫疾控发, 2008.

[2]中华人民共和国档案法.

[3]国家档案局8号令, 2006.

[4]江苏省档案管理条例.