公司公文管理规范

公司公文管理规范（共11篇）

1.公司公文管理规范 篇一

XXXX有限公司

公文管理制度

第一条为规范公司的公文管理，提高公文处理工作的效率，特制定本制度。

第二条公文分类及发文字号规定

1、XXXX有限公司文件

发文字号用：XXX[2×××]××号，“[2×××]××号”表示2×××年第××号文（下同）。

适用内容：下达重要事项的通知；转批各部门有关全局性的工作报告、请示；转发上级文件；向上级主管部门请示、报告工作等。

2、XXXX有限公司函件

发文字号用：XXX函[2×××]××号

适用内容：与不同隶属关系的单位、部门联系工作(一般具有长期存档价值的事项)，或向有关业务主管部门请求批准事项等。

3、行政管理制度

发文字号参照ISO质量管理体系文件《文件编号规则和发文号编号方法》执行。

4、职能部门工作文件

发文字号用：XXX××[2×××]××号，“XXX××”即在“XXX”后加部门简称，其余部门的简称为部门名称的前两个字。例如：“XXX综合[2010]1号”表示综合部2010年第1号文。

15、会议纪要

公司组织的会议分为总经理办公会议、经理办公月度会议、产供销协调会议和专题工作会议，发文字号分别用“XXX总经纪字

[2×××]××号”、“XXX经理纪字[2×××]××号”、“XXX原纸纪字[2×××]××号”、“XXX专题纪字[2×××]××号”。

部门组织的会议采用部门的发文字号用：XXX××纪字[2×××]××号，如“XXX纪字[2010]3号”表示XXXX2010年第3份会议纪要。

第三条公文格式

l、公文一般由发文单位、秘密等级、发文字号、文件标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、抄送部门等部分组成。

2、秘密公文应当分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字号和标注保密年限，其中“绝密”、“机密”公文还应标明份数。

3、发文字号，包括单位（部门）代字、年份、序号。

4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

6、公文除会议纪要外，应当加盖印章（印章盖在正文之后，成文时间处，无须落款。）

7、成文时间，以领导人签发的日期为准。

8、公文定稿送审时，拟稿部门应填写公司统一印制的发文稿

纸（见附件）。

9、公文审定签发后，公司文件及函件首页应采用公司统一印制的红头文件纸打印，自第二页起采用空白A4纸；职能部门文件采用公司的便笺打印。

第四条公文标题及开头语的一般写法

（一）标题的一般写法

①关于×××××的通知；②关于××××××的请示；③印发《××××制度(规定)》的通知；④转发××××××的通知；⑤关于××××××的函；⑥关于要求(或请求批准)××××××的函。

（二）开头语的一般写法

1、以公司名义颁布规章的文件：“各部门、分、子公司、办事处：现将《××××××制度（规定）》予以颁布实施，特此通知”。

2、转发上级文件：现将《××市关于……》（×府[2×××]××号）转发给你们，并结合我司情况提出如下意见，请一并贯彻执行。

3、批转本司各有关部门报告、请示的文件：公司同意××部《关于……的请示（报告）》，现批转给你们，请贯彻执行。

第五条公文行文程序

1、XXXX有限公司文件（函件）、行政管理制度行文程序：

完成初稿

定稿送审会签

公司发布的非重要事项的临时性通知、公告，不使用发文字号，经相关部门负责人审核，由分管领导签发。

2、会议纪要行文程序：

3、部门文件（函件、会议纪要）行文程序：

第六条公文办理

（一）收文办理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

1、综合部指定专人拆封信件，按收文类别进行整理登记。

2、综合部根据来文内容及缓急程度，提出拟办意见及标注缓急标识，送相关领导批办及转有关部门承办。缓急标识分为红、黄、绿三色，红色表示特急件，办理时限要求：即收即办；黄色表示急件，办理时限：收到文件后1日内办完；绿色表示一般件，可按文件规定的时间或领导要求的时间办完。

3、承办部门接到需办理的公文后，应当抓紧时间办理，不得延误、推诿。

4、送公司主管领导批示或交有关部门办理的公文，综合部要负责催办。做到特急件跟踪催办，急件重点催办，一般件定期催办。

（二）发文办理：发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。

第七条公文的立卷、归档、借阅和销毁

1、立卷

综合部档案管理员根据《中华人民共和国档案法》、公司《档案管理制度》的有关规定，及时将公文按其相互联系、特征和保

存价值进行分类整理立卷，以保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。

2、归档

①归档范围：以公司或部门名义发出的文件、函件；上级部门主送公司的文件（包括批复、复函等）。

②归档要求：按《档案管理制度》执行。

3、借阅

借阅归档公文应办理批准手续。借阅或复印一般文件，借阅人要填写《文件借阅印申请表》，经本部门经理批准;借阅属于公司秘密的文件、资料按《保密工作制度》执行。外借文件限一周内归还，如不能按时归还，须办理续借手续。

4、销毁

公文的销毁按《档案管理制度》执行，严禁私自销毁。

第八条 本制度自公布之日起实施。

附件：发文稿纸

二○××年××月××日

2.公司公文管理规范 篇二

一、公文标题难因所在和公文工作者的主要困惑

《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”根据这一规定,公文标题事由(即公文主要内容)和文种不可缺少,这一点是十分明确的。而两个“一般”则具有一定的模糊性和不确定性,这就给公文标题的拟制增加了难度。由于人们对此理解各异、执行不一,难免在理论上莫衷一是,实践中出现混乱。同时,公文内容的复杂性决定了公文标题不可能千篇一律,要准确简要地概括事由更是难上加难。准确简要地概括公文的主要内容,需要语法、逻辑和修辞多学科知识的综合运用技巧。这种技巧运用得好,语言艺术则可以在公文标题中得到充分的展现。

长期以来,困扰公文工作者的主要难题是:拟制公文标题时常常会遇到发文机关名称和事由文字过多的情况,从而导致标题冗长、累赘和拗口,可又不知如何解决。一位从事公文写作近三十年的基层工作者曾撰文坦诚地表达了自己的困惑,他说:“要严格依照‘三要素’的三个组成部分及其结构形式制作公文标题,也存在一些显而易见的问题,甚至是无法解决的难题,这些问题和难题呈‘金字塔’状存在于各级机关的公文标题制作之中,突出存在于县(处)、乡(科)级机关的公文标题制作之中。”他还介绍了基层的一些做法,他说:“为解决公文标题字数过多、文字拗口的问题,以及标点符号不够用的难题,一些发文机关尤其是县(处)、乡(科)级发文机关,采取了在公文标题中简写或不写发文机关名称、不写‘关于’、将发文机关名称或简称写入事由、简写或改变事由、不写或简写上级发文机关名称,以及在公文正文中提及发文机关名称或简称、提及上级发文机关名称或简称等办法,真可谓绞尽脑汁费尽心机‘八仙过海,各显神通’。”可以看出,他是一位有着丰富经验的基层公文工作者,但也常为标题制作难所困扰。他所提及的解决办法,有的是可行的,有的是不可行的(本文在第四个问题中具体说明)。这从一个侧面反映出广大基层公文工作者对解决这些难题的渴望,同时也反映出基层机关在制作公文标题方面存在着混乱无序、积非成是的不规范问题。

二、公文标题拟制得简明、规,范的几种方法

文种是公文标题不可或缺的名称标志,事由则是公文标题的核心要素。事由词语的内部结构关系往往是很复杂的,要准确简明地概括事由无疑是拟制公文标题的难点。公文标题拟制得简明、规范的基本方法,当属“事由概括法”,此法可谓是破解难题的重中之重。其中,有的简便易行,有的较难把握。下面,举例说明。

(一)批转、转发、印发多份文件时,不必把每份文件都一一列出,可适当概括或采取主要文件名称后面加“等文件”(等××)形式。之所以可以这样做,是因为转发的多份文件应当属于相关内容的,否则不宜在同一文件中转发。如以前举过的例子——《最高人民法院印发<关于执行案件督办工作的规定>等三项执行工作制度的通知》,印发的则是执行工作制度的三个文件。再举两个修改例:

[例1]中共××区委××区人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我区外贸工作的几点意见的通知

此标题实无必要如此冗长,通过高度概括,文字删去一多半即能做到简明、醒目。可修改为《中共××区委××区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》。

[例2]最高人民法院印发《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件立案工作的暂行规定(试行)》《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件案由的暂行规定(试行)》《国家赔偿案件文书样式(试行)》的通知

此文印发三个文件,标题共占了七行,不仅“的通知”占一行不规范,而且过于冗长。可高度概括,修改为:

最高人民法院关于印发赔偿案件有关规定和文书样式的通知

(二)批转、转发多部门的联合发文时,不必把每个部门都一一列出,可采取主办部门后面加“等部门”形式。

[例]国务院办公厅转发发展改革委等部门关于加强中小企业信用担保体系建设意见的通知(国办发[2006]90号)

“发展改革委等部门”,除发展改革委外,还有财政部、人民银行、税务总局、银监会等部门,在标题中均做了省略处理。

(三)层层转发公文时,不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”的形式,可采取“自拟摘要法”和“适当修辞法”等方法解决。因前几篇文中做过阐释并已举例剖解,此不赘述。这里,仅用前面那位具有丰富经验的基层公文工作者举的例子说明(标题中间括号内的文字为其表示困惑所加的注释)。他在举例前曾说:“如果逐级转发上级文件,公文标题不仅显得累赘,而且显得十分拗口,并会出现标点符号不够用的难题。”

[例1】×××市××局×××分局关于转发《×××市××局关于转发<×××省××厅关于转发?(笔者不知该用何标点符号,下同)××部关于开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动的通知?的通知>的通知》的通知(85个字)。

这是个被转发文为通知文种的“三层次转发”的公文标题。按“自拟摘要法”可修改为:《×××分局关于转发开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》或《×××分局关于转发有关开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动等文件的通知》。按能体现出转发环节的“适当修辞法”,可修改为:《×××分局关于转发××部下发和省厅市局转发的开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》。(发文机关“×××分局”在本地、本系统不知是否规范,仅为说明问题,姑且这样使用。)

另外,还须强调两点:一是应执行公文处理法规的规定,非法规规章不宜用书名号;二是在无歧义的情况下,可用可不用的其他标点符号最好不用。此类标题,如此修改也就不存在标点符号不够用的难题。顺便指出:“爆炸物品、枪支弹药、管制刀具”并列似欠妥,因弹药也属于爆炸物品。

【例2】×××市××××局×××分局关于转发《×××市××××局关于转发<×××省××××局关于转发?国家××××总局关于开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动的通知?的通知>的通知》的通知(107个字)。

此标题可按前面说过的两种方法,分别修改为《×××分局关于转发开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》和《×××分局关于转发××××总局下发和省市局转发的开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》。

(四)概括一般类型公文标题事由时,要突出主干,抓住重点,不要主干枝叶一起上,眉毛胡子一把抓。公文标题表意要明确具体,但应不失简洁,不可将正文内容泛泛地罗列在标题之中。举例说明:

[例1】××局关于认真贯彻市……会议精神积极兴办第三产业安排下岗职工再就业成立局属劳动服务公司需办理营业执照的请示

此标题除不简洁外,文种应改成函。可修改《××局关于成立劳动服务公司需办理营业执照的函》。

[例2]关于首长机电设备贸易(香港)有限公司不服柳州市房产局注销抵押登记、吊销(1997)柳房他证字第0410号房屋他项权证并要求发还0410号房屋他项权证上诉一案的请示

这是××自治区高级人民法院上报给最高人民法院的请示,标题长达七八十个字却未能阐明主旨。最高人民法院在批复正文中只用了一句话:“房地产管理机关可以撤销错误的注销抵押登记行为。”据此,该请示标题完全可以概括为《关于房地产管理机关能否撤销错误的注销抵押登记行为的请示》(具体案情可在正文中说)。

至于公文标题中的发文机关名称,要做到简明必须使用规范化简称。比如“××区人民政府”,在区内行文则不必非写成“×××省×××市××区人民政府”不可。举个实际例子说明。

[例]关于印发《中共××××市道路桥梁管理处总支委员会关于一九××年工作安排意见》的通知

此标题除发文机关名称冗长外,结构上也存在不少问题,应删掉书名号和被印发文中的“意见”,并做适当的结构调整。可修改为《××××市道桥处党总支关于印发19××年工作安排的通知》(“道桥处”已约定俗成,可视作规范化简称;“党总支”在套红文头中使用不妥,但在标题中使用尚可)。

公文标题中的发文机关名称的省略,当以有利于行文和日后开发利用为原则。总的来讲,上行文中的请示和平行文中的致函,发文机关名称可以省略;下行文和泛行文,一般不省略。对此,公文处理法规虽没有明确规定,但却已约定俗成。(系列谈前文已阐释,此处略。)

三、拟制公文标题不宜效仿的几种情况

(一)不宜效仿党和国家早期形成的不规范的公文标题。详见《公文标题结构沿革思考——公文标题结构规范系列谈之三》,此处略。

(二)不宜效仿上级机关存在瑕疵或值得商榷的公文标题。任何机关也不敢保证制作的公文标题100%正确,中央和国务院的公文标题在不同时期也会存在个别的瑕疵。(系列谈前文中曾举过一些例子,此处略。)

(三)不宜效仿军队机关有别于地方的独特的公文标题。《中国人民解放军机关公文处理条例》规定:“标题应当准确概括公文内容,根据需要标明发文机关名称和公文种类。”此规定具有更大的不确定性,制作公文标题也就有着较多的灵活性。这意味着,不仅发文机关名称可以省略,而且文种也可以省略。实践中,军队机关也正是这样做的,许多公文标题只有事由。如《江×等同志任职》《切实加强新闻报道工作》《复(修建团部营区围墙和道路>》《表彰先进党支部和优秀党员》等等。再举一个军队机关对外行文的例子:

[例]关于新建综合办公楼悬挂国徽事

这是中央军委外事办2007年给国务院办公厅的行文。按我们常说的公文标题规范化要求,修改成《中央军委外事办关于新建综合办公楼悬挂国徽事宜的函》,结构才算完整。由于此文为致函而非复函,发文机关省略也可,但省略文种则不妥。

《中国人民解放军机关公文处理条例》的规定科学性如何、将来能否修订以及军队机关实践中的做法是否符合国家标准、应否改进等,本文不作探讨。但应强调,地方机关接受这种影响则是错误的,所形成的公文标题肯定是不规范的。如系列谈之四中所举的例子《李××任职》《李××免职》。

四、公文工作者面临的挑战和应尽的职责

公文标题要素省略不当,有历史因素和现实客观因素。历史因素,系列谈前文已详尽分析。现实客观因素,有上行下效和不同机关交叉性影响等因素。从主观因素考虑,则和撰文者未能全面、系统地掌握公文处理法规知识密切相关。公文标题事由概括不当,和撰文者语言文字功底不深厚不无关系。而要提高驾驭语言文字的能力,绝非一日之功,不可能一蹴而就。因此,公文工作者所面临的挑战是如何使自身素质适应工作需要。全面、系统地掌握公文处理法规知识,做到融会贯通,练就扎实、过硬的语言文字功夫,做到驾轻就熟,才能在拟制高难度公文标题时游刃有余。

就公文写作层面来说,公文工作者的根本职责包括两个方面:一是学习、宣传、贯彻、执行现行公文处理法规;二是为公文处理法规的完善做出自己应尽的努力。公文标题拟制上的难题破解之难,也暴露了公文处理法规尚存在急需完善之处。任何法律、法规都不可能尽善尽美,公文处理法规也需要适时修订。

前面提到的那位基层公文工作者,面对“公文标题字数过多、文字拗口的问题以及标点符号不够用的难题”等困惑,提出了发文机关尤其是级别较低的发文机关使用“自由裁量权”制作公文标题的主张。“自由裁量权”这一法律术语用于此是否确切姑且不论,仅就其具体主张来看,有三种情况:一是不完全可行或不可行的,如“不写‘关于’”和“将发文机关名称写入事由”;二是可行的,如“不写上级发文机关名称,或只写最高一级发文机关名称”(这是指事由中的发文机关名称),但要具体标题具体分析,归根结底要看事由概括得如何;三是有一定道理尚待探讨的,如“不写发文机关名称”,此问题有待于公文处理法规修订时做出具体规定,或者由国家主管部门加以明确。

3.浅谈如何做好公文管理工作 篇三

摘 要：做好公文管理是企业机关在对公文进行处理时，能够高效、安全、规范完成的重要保障，其对于企业单位各项工作的顺利开展都有着举足轻重的意义。文章首先概述了公文管理的基本要求，并提出了相应的加强公文管理工作的具体措施，以期对各事业单位公文处理工作的开展提供一定的参考价值。

关键词：公文管理；要求；措施

公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是企业单位日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中异常重要的一个环节。

一、公文管理工作的要求

（一）注重时效性

力求时效性是公文管理工作的一大准则，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应该及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。

（二）注重规范性

公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定的运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：第一，公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件；第二，工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常重要且必要的；第三，工作环节及工作岗位的衔接性[1]。公文管理流程是比较复杂的，任一环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。

二、加强公文管理工作的措施

（一）提高对公文管理重要性的认识

加强办文人员对公文管理的重视程度是做好公文管理的前提基础。公文是一种重要的信息载体，其在反映企业单位经营状况、提供决策依据及指导行政管理活动等方面发挥着非常重要的作用。离开了高质量的公文管理，企业单位的办公效率也就无法得到保障。因此，不光是公文管理职能部门，其他部门的工作人员也应充分认识到加强公文管理的积极意义，将规范公文管理视作日常行政管理中一项十分重要的基础性工作，将加强公文管理作为企业单位整体建设目标的一部分。

（二）加强对公文管理工作的组织领导

企业单位公文管理质量间接反映了各部门的工作作风及整体工作水平。因此，各部门必须加强对公文管理工作的组织领导，按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、审批关和格式观，确保公文内容明确、表述严谨、格式标准、印制规范、程序到位[2]。及时协调和处理公文管理中遇到的问题，将职责和权限划分清楚，并建立起完善的公文管理制度和奖惩机制，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，实现公文管理工作高效运转。

（三）切实提高办文人员综合素质

办文人员综合素质的的高低对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响。综合素质既包括其专业技能水平，也包括其工作作风及管理组织能力。专业的技能水平和严谨细致的工作作风是做好公文管理的前提，而较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障[3]。办文人员在进行公文管理时，常常会接触到大量的影响力大且保密要求高的公文，如果没有过硬的技能水平和严谨的工作作风，就极有可能造成公文管理差错，甚至是酿成重大损失。因此，办文人员必须要时刻注重对自己各方面能力的提升，对于自身工作作风和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用现代科技技术进行公文管理，也是加强工作质量和效率的有效途径。在现在这个网络科技技术飞速发展的时代，公文管理工作也应当加强信息化建设，以全新的管理模式取代以手工管理为主的传统公文管理模式，这样不仅能有效提升公文管理的效率和质量，还能增强公文传递的时效性和安全性，为公文管理的现代化、科学化和规范化发展，提供良好的技术支持。

三、结束语

综上所述，公文管理是企业单位经营管理过程中不可或缺的重要组成部分，也是企业各部门加强协作及信息交流的重要工具。我们应不断规范公文管理的操作标准，以严谨的工作作风和过硬的技能水平，全面促进企业单位公文管理工作的高效运转，让公文管理更好地为企业单位未来发展服务。

参考文献：

[1]卓蓉.关于公安院校公文管理工作的几点思考[J].江苏警官学院学报，2008（06）：164-166.

[2]王博.工作流技术及其在公文管理系统中的应用[D].东北财经大学，2006.

4.公司公文处理管理办法 篇四

第一章总则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。

第二条 公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公司总经办是公司公文处理工作的管理机构，主管公司公文处理工作。

第四条 各部门需指定专人负责部门的公文处理工作。所指定人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

第五条 在公文处理工作中，必须严格遵守《保密工作管理制度》，确保公司秘密的安全。

第二章公文种类

第六条 公司的公文种类主要包括。

（一）条例：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；

（二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施：

（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；

（四）通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及

其他事务性内容的传达；

（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；

（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；

（八）批复：对请示事项予以答复；

（九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；

（十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。

第三章公文办理

第七条 公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门等部分组成。

第八条 发文时间以领导签发的时间为准。

第九条 公文办理分为收文和发文。

第十条 收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序。上级文件收文基本流程从“总经办前台登记、附收文”开始发起，然后到 “总经办负责人审核”环节，提出意见，并决定是否要公司领导批示，和相关部门承办，如果需要则指出要哪些公司领导批示，哪些部门承办，然后递交给前台。前台根据总经办负责人的意见递交到 “公司领导传阅批示”环节，或“相关部门审核承办”环节；如果到“公司领导传阅批示”环节，则由公司领导处理，然后再递交给前台，如果到“相关部门审核承办”环节，则由指定的部门处理，然后再递交给前台，全部处理完后最后由前台归档，至此收文流程结束。

第十一条 到部门的公司内部公文签收部门应指定专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字。第十二条 收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。

第十三条 发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签 发、编号、打印、校对、用印、登记、分发等环节。

第十四条 拟稿。就是草拟文件的初稿，经办人按公司规定格式草拟（具体格式见附件）。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。

第十五条 会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“审核”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，审核或会签后送总经办。

第十六条 核稿。部门主管副总即对文件草稿进行审核。由总经办的负责人在草稿未送总经理审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。

第十七条 签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。

第十八条 编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式编排，一般包括发文代字、发文年号和该发文序号三部分组成，如，中联嘉业（××××）第×号。

第十九条 打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。

第二十条 校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由总经办负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

第二十一条 用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。

第二十二 分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错第二十三条 因业务需要查阅某文件须经总经办同意，必要时须报有关领导批准。涉及密级文件，按照《保密工作

管理制度》。

第二十四条 密级高的文件，应锁在保险柜内，不得锁在办公桌抽屉内过夜。

第二十五条 公司正式文件须经公司总经理签发。凡涉及资金转移、资金挪用等重要事宜且需急办的，由财务部经

理电话请示总经理经同意后，方可签发。

第二十六条 公司正式文件的撰写、制发由总经办负责。

第二十七条 各部门以公司名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿送总经办审核后制文，按上条规定签发。第二十八条 各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以自己名义发出，但应送总

经办进行文字审核与归档。

第二十九条 会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知，经总经理批准同意，以总

经办名义发出。

第三十条 发文的密级按《保密工作管理制度》有关规定确定。

第四章公文归档和销毁

第三十一条 公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档至总经办。第三十二条 调取、查阅存档公文须经总经理或总经办负责人批准。

第三十三条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和总经办负责人批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当

进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第五章附则

5.公司行政公文格式 篇五

一、依据

根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发

[2002]23号）的规定，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-1999），制定本格式。

二、范围

公司的公文适用于本规范。

三、纸型、纸质

复印纸A4型（国家标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/m2。

四、封面

文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不使用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

五、标题

标题使用2号宋体或宋体加粗，顶行。副标题居中排列，使用3号楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。

六、签发人

上行文应注明签发人姓名，平行排列与发文字号右侧。发文字号居左空1字标识，签发人姓名居右空1字标识；“签发人”三字后标全符冒号，签发人姓名用楷体字标识。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，排布不下可下移红色反线，最后一个签发人姓名与发文字号同处一行。

七、正文

(一)正文文字字体、字号

正文使用3号仿宋字体。

(二)正文内标题字体、字号

1级标题文字使用3号黑体，2级标题文字使用3号楷体，3级标题文字使用3号仿宋体加粗。标题单独成行时，均无需标点。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持公文严肃、文面整洁。

(三)结构层次序数、标点

第1层为“

一、”，第2层为“

（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。不使用不规范的序号，如：1）、A、a等。

(四)段落

每段文字前空2个字，第2行起均顶格。

(五)表格

正文中表格一般作附件，置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

(六)数字

数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。

八、主题词和抄送栏

主题词的设置，用3号黑体字居左顶格标识，后标全符冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1个字。标在文件的抄送栏之上，最多不超过5个主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。

抄送栏应设在主题词之下，左起空一字，使用3号仿宋字体，主要填写需要报送的单位名称。印发机关在抄送栏之下左空1字，用3号仿宋体字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识。若需添加“（共印XX份）”字样，另起一行，右端对齐上行“XXXX年X月X日印发”的“印”字。

九、落款、盖印

在正文后空2行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿4格（2个字）。

十、页码

双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧，均以“－1－”的形式出现。

十一、页面设置

上2.5cm，下2.5cm，左2.5cm，右2.5cm，页脚3.0cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。

十二、印刷

上下左右居中对齐，无特殊需要，版面图文的颜色均为黑色，均匀清晰，2页内容以内的文件双面印刷。2页以上的根据需要决定。

十三、装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。

十四、附则

6.公文管理系统研究与制作 篇六

1 建立公文管理系统的好处

能够大大提高办公效率,利用计算机将所需公文写成电子稿,并通过公文管理系统对公文进行管理,办公人员能随时查阅公文,不仅节约了发送公文的时间,还节约了写公文所需的纸张。提高公文的利用效率,因为公文管理系统对公文系统归类、管理,所以办公人员能通过分类检索进行查询,给公文的使用带来极大便利。对公文制作实现全称监控,可以加强内部公文流转速度和质量。公文管理系统的核心是数据管理,通过对计算机网络技术中数据库信息系统的利用,可以对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。有利于归档,传统的公文归档以基本是纸质原件,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点,公文管理系统能改善这一问题。有利于查询,纸质公文存放时间久可能会使内容模糊不清,给查询带来很大麻烦,并且有些时候例如用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,也会给查询带来困难。公文管理系统能很好地解决这些问题,它没有存放时限,并且能根据年限等标准条件归类,有利于办公人员查询,有完善的权限管理机制,保密性强,根据操作者不同的身份赋予不同的权限,操作者只能在其权限范围内阅读,真正做到安全管理。公文管理系统的操作简单,对操作对象除了具备一般的计算机操作能力外没有其他要求。

2 公文管理系统制作存在的问题

2.1 公文管理系统没有标准化管理

公文管理系统在电子公文格式上的标准不统一。传统的纸质公文一般采用信纸,撰写标准统一,但电子公文不同于纸质公文,虽然其规范是建立在传统纸质公文格式上,但是不同的企业之间所用的公文管理系统不一样,导致模式不统一,使得公文格式标准和管理公文流程有了差异。

2.2 公文管理系统不成熟

行政机关、公司企业公文工作趋向于电子化,电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题,但当前公文管理技术与标准还不够成熟。客户端的公文管理系统一般是专门设计的,导致整个系统的可扩展性较差,并且每一次对系统改动后就得对所有的客户端进行手动升级,给操作者带来了一定的麻烦,公文管理系统还只是做到了工作流程自动化,因为系统功能还不完善,所有对系统要更深入的研究,对相关人才更又需求。

2.3 公文管理系统的工作素质不高

不管公文管理系统的功能多强大,起管理工作还是靠人来运行,所以管理公文的工作人员的素质水平直接影响到公文管理效果。大多数企业的公文管理工作人员素质不高,专业水平不过关,但是公文管理工作是很重要的,所以为了培养他们的素质水准,还需要开展专门的培训班,落实于行动中,提升业务员的整体素质。公文管理中出现的任何问题都由领导负责,所以在选拔领导时,也要根据领导的素质来定,在法规的约束下明事理,不滥用职权,真正使用其领导权。

3 公文管理系统分析

3.1 业务流程分析

一般来说办公室的公文管理业务流程是当来文的时候办公室秘书接收文件并且进行登记,登记完之后送给办公室主任处理,办公室主任处理完之后送到相关领导那里去审批,领导审理完之后交给秘书,秘书将命令下发到其他部门,整个处理完之后就可以进行存档,另一个方面下发文件命令的时候,办公室的秘书要进行登记处理且拟稿,审完稿后给领导请示签字审批最后发行、存档。

3.2 数据流程分析

一般来说数据的流程是由来文登记单、来文台账、来文存档、领导批阅下文单、发文登记单、发文台账、发文存档组成,我们选择其中一个作为例子,例如来文登记单:

总的数据流程就是来文登记单、批阅后的来文登记单、下发后处理的来文登记单、发文登记单、审核发文登记单、发行发文登记单、发文台账信息、来文台账信息整个一套流程组成的公文管理系统的设计。

4 公文管理系统设计

4.1 公文管理系统的功能结构设计

公文管理系统的功能结构图的设计,根据系统的逻辑和系统目标的要求,我们可以把它分成五个二级科目,分别是来文处理、发文处理、文件查询、系统维护和退出,来文处理、发文处理、文案查询、系统维护又分成四个三级科目,他们分别是来文处理的四个三级科目来文登记处理、领导阅批和下发、督办处理、来文存档;发文处理的四个三级科目发文拟稿处理、审稿处理、发行处理、发文存档;文件查询的四个三级科目来文台账查询、来文台账打印、发文台账查询、发文台账打印;系统维护的四个三级科目取消存档、存档备份、数据库的清理、恢复数据,其中存档取消设计两个四级科目,分别是取消来文存档、取消发文存档。这一整套流程能够很大程度的促进办事人员的效率,使得数据的输入性能能够提高,编辑修改也非常的方便,系统的维护也非常的简单,操作灵活简单,不需要太多的专业知识人员来操作,以弥补工作人员自身的素质不够的缺陷,也可以进一步改善公文管理系统的不标准化的现象。

4.2 代码设计

代码设计分为来文编号代码设计、发文编号代码设计,采用复合码的方式进行设计,用十一位字符代表,采用4位字符、2 位字符、2 位字符、3 位字符分别代表年份、月份、日期以及顺序号。

4.3 输出设计

公文管理系统的输入输出设计分别有来文台账查询输出、来文台账打印、发文台账查询输出以及发文台账打印,我们以来文台账查询输出为例做一个基本形式的设计图。

这就是对输出来文的一个设计,但是来文台账的打印却不是这种格式,本文也就不一一做出表格。

5 总结

本文简单介绍了公文管理系统的内容及发展方向,并且对该系统存在的问题做了简单归纳,从该系统存在的意义说明了该系统的实用性。经济建设离不开科技的进步,而公文管理系统体现了科学的力量,政府及企业的办公逐渐趋向信息化,为了进一步推动政府及企业信息化的建设,必须进一步研究开发适应新时代的基于计算机网络技术的公文管理系统,以提高公文办理效率,提升政府和公司绩效。

摘要：随着经济的发展,科技不断进步,在21世纪的今天,我们进入了计算机网络时代,计算机网络技术实现了资源共享,给人们的生活带来了高效、便捷。办公室的办公多数都是通过计算机完成,一般公文的撰写都是用计算机完成电子稿再打印出来,为了将公文进行全面信息化管理,我们需要一款使用的公文管理系统。该文通过对公文管理系统的研究,将其制作过程进行阐述。

关键词：公文管理,系统,研究与制作

参考文献

[1]乔春霞.浅议公文管理系统的设计与实现[J].科技信息,2010(22).

[2]汪斌;魏宏雯.一种电子公文管理系统的解决方法[J].中国教育信息化,2007(9).

[3]王明涛;师文文.基于知识管理的高校公文管理系统的设计与实现[J].中国教育信息化,2010(7).

[4]胡茂龙.中专学校办公公文管理系统的开发与研究[J].信息与电脑,2012(9).

[5]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

7.浅析公文写作中的规范与创新 篇七

提到公文写作，许多人无论如何也不会把它与“创新”这个词联系在一起的。因为有相当一些人认为公文写作只要掌握格式和表达方法就万事大吉，规范的文体格式和约定俗成的表达方式几乎成了传统公文的写作规律和方法。文章需要创新，写出新意是写作的应有之义。在尊重公文写作共有的规范要求下，公文写作应如何创新，才能写出主题深刻、文风切实、结构有力、语言新鲜的高水平、高质量的公文作品呢？下面谈几点粗略的想法：

一、观点的袭用与创新

一篇公文中的观点可能很多，大至整篇公文的主旨，小到对某一问题或某一现象只言片语式的评议。所有这些观点如果都是创见，那显然不太可能，也没有必要。尤其是带有指挥性、指示性、指导性的公文，为了提升文稿的层次，体现文稿的理论性、时代性，增强文稿的说服力、感染力，完全可以袭用一些现成的观点。如，党的路线、方针、政策，国家的法律、法规，部队的条令、条例，上级领导部门对某一问题的基本提法、政策口径、指示精神，广为人知的至理名言，等。然而袭用归袭用，必要的创新一定要有，解决问题要有新思路、新方法、新举措。公文写作中观点的创新与撰写者的胆识和工作魄力紧密相关，只有那些在工作中勤于思考、善于谋划、乐于总结、勇于联系实际的撰写者，才能获取公务方面的新观点，也才能在公文文稿里发表这些新观点，进而借助这些新观点去推动本单位或本部门工作的深入开展。

二、材料的搬移与创新

为了提高公文成文效率，也为了使公文中所使用的材料更为真实、准确，公文撰写时撰稿者势必要参考一些资料，尤其是书面材料。如，单位的基本情况材料，业务数据汇总，历年的工作计划、总结，领导讲话稿，专题会议、简报资料，等等。这些资料白纸黑字，准确度、可信度高，只要真实准确，就完全可以照搬过来使用。然而，任何事情都得有个“度”，对材料生吞活剥或全文照搬，写作速度是快了，但写出来的文章能好到哪里去呢。因此，公文写作中的材料搬移也需要创新，公文中所涉及的工作，纵使是经常性、例行性的工作，不同时间也有不同时间的新情况，不同部门也有不同部门的特殊性。写作时如果没有材料可参考，则撰写者当然要有将现实情况转化为书面材料的能力。要写出从未有过的新材料，如果有旧材料可参考，撰写者就要有剪裁加工的功夫，对材料或增或减，或删或削，要因文而宜，要写出“此”文不同于“彼”文的特殊性来。比如，有一份先进人物事迹材料，写成报告，在写作时应把事情原原本本地交待清楚；写成通报，则主要借宣传这个人的先进事迹来进行教育引导，写作时必然要有所取舍，有所侧重；通令的写作，则重在宣布奖励等级，先进事迹的存在只是为宣布奖励等级提供依据，不进行抽象概括很可能就会喧宾夺主。

三、结构的套用与创新

公文写作的程式化在结构安排上体现得非常明显，有些公文的结构已经形成了相对固定的模式。如，请示，结构一般就是三大块：请示缘由、请示事项和请求语。又如，批复，结构一般也是三大块：引述性语句、依据和具体的批复意见。像这种相对固定的结构模式，有助于撰写者快速构思，快速成文，无须加以过多考虑，只管套用就行，而且有的结构模式也不能随意更改。如，请示的结构，本来请示缘由在先请示事项在后，如果你硬要倒过来，就不符合逻辑规律，让人难以接受。然而，套用模式化结构并不意味着公文结构不必出新。

四、语言的规范与创新

公文写作有了好的立意、丰富的材料和完整的构思，接下来就涉及到语言的运用了。公文的语言表达必须体现出公文语体的规范化特点和风格，公文的语言受制于公文的性质、内容和功能，具有准确、简朴和庄重的特点。因此，撰写公文时，应按公文规范化语言的要求选词造句，组段成篇，使公文语言更好地为表达内容服务。然而，公文语言仅仅力求准确、简朴和庄重还是不够的。对于以办理公务、处理事情和解决实际问题为目的的公文写作来说，还要求撰写者能在法定的规范化要求下写出富有创新性和感染力的公文作品，以增强公文传达的效果。这就要求公文撰写者能跳出公文语言的规范化要求，充分发挥个体的主观能动性和创新性，写出新鲜、优美、感人的公文作品。所谓新鲜，就是指语言要鲜活，要善于将群众喜闻乐见的成语、谚语、古诗文名句等直接或改动后用于文中，写出鲜活生动、言简意赅、意义深刻的公文作品。所谓优美，是指公文语言不能仅仅满足于程式化的规范、连贯、得体，而且要有文采。一般来说，语法是管文章通不通，逻辑是管对不对，修辞是管美不美。因此，公文撰写者可以恰当地运用一些修辞手段，使公文作品于平实中见文采，增强语言的生动性。所谓感人，就是指公文作品也要讲究情文并茂，以情感人。如果作者写出的文章自己都不感动，怎么去感动别人呢？

8.XXXX公司公文格式说明 篇八

公文格式说明

说明：本公文格式说明按照国家标准GB/T9704－2012并结合公司实际情况制定。

一、公文用纸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。

二、页面设置

页边距上为3.7厘米，下为3.5厘米，左为2.8厘米，右为2.6厘米

三、文字颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

四、行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

五、字体及字号

（一）公文标题用2号小标宋体字

（二）红头文件发文字号用3号仿宋体

（三）正文第一层结构层次序数用“

一、二”等，3号黑体；

（四）第二层结构层次序数用“

（一）、（二）”等，3号仿宋体；

（五）第三层和第四层用“

1、”“（1）”标注，3号仿宋体；

（六）页码用4号半角宋体阿拉伯数字；

（七）另面编排附件二字用3号黑体 ；

（八）红头文件版记部分一般用4号仿宋体字

注：如无特殊说明，公文格式主体要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

六、公司红头文件行文格式编排规则

公司红头文件行文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

（一）版头

1、公司标志：公司全称或者规范化简称加“文件”二字组成。公司全称居中排布，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

2、发文字号在发文机关标志下空二行居中排布，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编号由总经办统一管理。

（二）主体

1、公文标题编排于红色分隔线下空二行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。

2、公文首页必须显示正文。

3、页码用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线；页码连续编排。

（1）单面打印公文装订时，按页连续编排，页码居右空一字。（2）双面打印公文装订时，按页连续编排，其中单页码居右并距右边缘空一字，双页码居左并距左边缘空一字。

4、附件说明

（1）附件说明位置在正文下空一行（不是下一行），左空2字格，附件名称后不加标点符号，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如写为——附件：1.XXXXX（2）若附件名称较长，回行时与冒号后文字对齐。

5、公司署名

（1）单位署名与正文（或附件）间空三行。

（2）成文日期在版心右侧编排，印章用红色，不得出现空白印章。

（3）公司单一行文时，公司署名在成文日期之上、以成文日期为准居中排布，印章端正、居中下压单位署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。

（4）公司与法人等联合行文时，一般将各发文署名按照相关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压署名，印章之间互不相交或相切，印章右侧不得超出版心。

6、附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注一般注明联系人和电话（实际工作中，一般可不注联系单位），回行要顶格。

7、附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角

第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记

1、由主件与附件共同组成的文件，版记要放在附件之后，以保持公文完整性。

2、版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线位于公文最后一面的版心下边缘。

3、如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

4、印发单位/部门和印发日期

印发单位/部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位/部门左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字。

七、公司红头文件式样模板

附件 公司红头文件式样模板（仿宋三号字空两行）

XXXXXXXX公司

（仿宋三号字空两行）

XXXX„20XX‟XX号（居中仿宋三号字）

（仿宋三号字空两行）

关于×××××× 的通知（宋体二号字）

（仿宋三号字空一行）

有关部门：

（正文包括附件、日期均为仿宋三号字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

一、XXXXXXXXXX(大标题黑体三号)

（一）XXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)。

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)(1)XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（仿宋三号字空一行，若附件页为此页起始则不用空行）

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)

2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)(仿宋三号字空三行)

XXXXXXXX公司 二〇XX年XX月XX日

（附注）（仿宋三号字下一行）

主送：××，×××，××，×××，××××。（仿宋四号字）抄送：××，×××，××，×××，××××。（仿宋四号字）XXXXXXXX公司 二〇XX年XX月XX日印发

八、公司普通文件行文格式编排

（一）文件标题编排于版面下空一行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。

（二）文件内容排布于标题下空一行；台头名称顶格，正文部分在台头下一行（不是空一行），正文第一行缩进两字符。

（三）需显示页码的，页码用5号半角宋体阿拉伯数字居中、连续编排。

（四）若文件内容中有表格，表格内容一般为仿宋小四号字体，根据实际需要可适当调整。

（五）公司署名

1、单位署名与正文间空三行。

2、成文日期在版心右侧编排，印章用红色，不得出现空白印章。

3、公司单一行文时，公司署名在成文日期之上、以成文日期为准居中排布，印章端正、居中下压单位署名和成文日期。

九、公司普通行文式样模板（仿宋三号字空一行）

XXXXXXXX公司 关于XXXX的XX（仿宋三号字空一行）有关部门：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（内容一般为仿宋字体，可根据篇幅内容选择三/四号字）(仿宋三号字空三行)

9.公司公文管理规范 篇九

搭配不当

在汉语的句法成分中，主语（中心语）与谓语（中心语），动语与宾语（中心语），定语、状语、补语与其中心语，都是一对对相互搭配的成分。所谓的搭配不当，一般情况下，是指这些相互搭配的成分在语义上不能贯通。

【例1】深刻分析新形势下争取群众路线的有效方法是要树立正确的权力观、政绩观、利益观。

此例的问题是动语和宾语搭配不当。“争取群众路线的有效方法”是一个动宾短语作定语的定中短语，其中的“争取”和“群众路线”搭配成动宾短语。从词义来看，这种搭配是不合理的，宜改为“践行群众路线的有效方法”。

【例2】党代表认真热心的态度受到来访群众的好评。

此例的问题是定语与其中心语搭配不当。在汉语结构中，短语是“语义上能逐层贯通和结构上都能逐层搭配起来的没有句调的一组词”，其中语义的贯通起着决定性作用。定语“热心”是有热情、有兴趣、肯尽力的意思，在语义上与中心语“态度”无法搭配。此例可修改为“党代表态度认真热情，受到来访群众的好评”。

【例3】我们要善于发现和总结工作中的经验和问题。

此例是多个动语搭配多个宾语，其问题主要是动语与宾语位置不对应导致搭配不当。可将“经验”与“问题”对换位置，或者修改为“我们要善于在工作中发现问题和总结经验”。

此外，公文中还有中补、状中、主宾、介宾等搭配不当的现象。

成分残缺

句法成分残缺不全，是指不符合隐含、省略的条件而缺少应有的句法成分。在汉语中，句法成分往往是一对对相互搭配出现的。一般而言，这一对对的成分，出现一个，与它相匹配的另一个就必须出现。否则，就会造成句法结构的不完整，表达的句义不正确，甚至导致句子不能成立。

【例4】走访群众、企业次数不够的干部要被扣奖金，排名较后的干部要被约谈，并作为年终奖惩以及干部选拔的参考依据。

句中“要被扣奖金”和“要被约谈”的主语都是“干部”，是“人”;而“作为年终奖惩以及干部选拔参考的依据”的主语应该是“事”，即某个标准或记录。前两句与第三句的陈述对象不一致，因而造成第三句缺少主语。综合来看，此例可修改为“走访群众、企业次数不够的干部要被扣奖金，排名较后的干部要被约谈，并记录在案，作为年终奖惩以及干部选拔的参考依据”。

此外，公文中还有谓语、宾语、定语、状语、补语等成分残缺的现象。

成分多余

句法成分多余累赘是指已经出现的成分或不该出现的成分，重复出现或强制使用，以致结构不合法，语义啰唆甚至不合逻辑。

【例5】本次谈话紧扣作风建设，聚焦反对“四风”，并结合民生事业建设等方面，谈话直奔主题，谈话问题毫不回避。

首先，此例的最后一句“谈话问题毫不回避”语序不当，宜改为“谈话毫不回避问题”。这样，则“谈话直奔主题”和“谈话毫不回避问题”的主语“谈话”多余，因为它作为全句的主语已经在第一分句中出现，并且可以贯通所有分句，没有必要在后续分句中重复出现。另外，“结合”与“方面”搭配不当。综合来看，此例可修改为“本次谈话紧扣作风建设，聚焦反对‘四风’，并结合民生事业建设等方面情况，直奔主题，毫不回避问题”。

【例6】市督导组充分肯定南区开展党的群众路线教育实践活动的前期工作部署，并强调四点工作意见：一是尽快成立工作领导小组及下设机构，建立实践活动工作责任制;二是马上动员、落实工作，做到了“规定动作”不走样、“自选动作”有特色;三是把握实施进度，加强与市督导组的沟通协调，及时汇报情况;四是规范整理信息素材，总结实践经验，提高理论及实践水平。

从句子意思来看，市督导组强调的四点工作意见是希望南区努力做到的，而不是南区已经做到的。此例中的“做到了‘规定动作’不走样、‘自选动作’有特色”，因为多了助词“了”，使未完成的动作变成了已完成的动作，所以这一句宜改为“做到‘规定动作’不走样、‘自选动作’有特色”。

此外，公文中还有谓语、宾语、定语、状语、补语等成分多余的现象。

语序有误

句法成分语序有误是指一些相搭配的句法成分颠倒应有的语序，或者将某些句法成分置于其他句法成分的位置上，以致结构不合法，语义模糊或不合逻辑。

【例7】团工委、党政办、组织人事办、公安分局、司法所、流管办、个私协、卫计局、技师学院、广东药学院、南区医院、邮政支局等部门携手，共设30个免费摊位，超过100名青年志愿者提供包括义诊、维修、理发、推拿等免费咨询和服务，区内25家企业还提供了近490个就业岗位现场招聘，近千名新老南区人参与体验志愿者的优质服务。

此例中的“区内25家企业还提供了近490个就业岗位现场招聘”一句与前后句子均没有逻辑关系，扰乱了正常语序，自身表述也存在问题。另外，此例还存在语义重复和不当的问题。综合来看，整句可修改为“团工委、党政办……等部门携手，共设30个免费摊位，超过100名青年志愿者提供诊疗、维修、理发、推拿等服务，近千名新老南区人参与体验。另外，区内25家企业还开展现场招聘，提供了近490个就业岗位”。

（摘自《秘书》）

10.试议公文文种选用的规范化 篇十

新中国成立以来, 党和国家在有关公文处理的法规中对公文文种的涵义与用途做出明确规定并经多次修正、补充而使之日趋完善。仅以国家行政机关公文文种为例:

1951年9月29日政务院颁布了《公文处理暂行办法》, 规定公文种类为7类12种, 即:

(1) 报告:对上级陈述或请示事项用“报告”。

签报:为报告的另一种形式。为简便迅速地处理某些重要事项, 由首长亲笔书写, 直接送上级首长批答, 不必经过普通公文手续, 只签名不用机关印信。

(2) 命令:颁布法律、条例、通则、决定、规定、办法或任免、嘉奖、惩戒、通缉、赦免以及指挥行政等均用“命令”。

(3) 指示:指导下级机关工作时用“指示”。

(4) 批复:答复下级的请示或报告事项用“批复”。

(5) 通报:对于使各机关 (不分上行、平行、下行) 周知的事项用“通报”。

通知:对于使特定的机关或人员知道的事项用“通知”。

(6) 布告:对人民公布关于法令性的事项时用“布告”。

公告:重大事件需要宣告国内国外周知时用“公告”。

通告:一般事件需要在一定范围内, 对人民或机关、团体通告周知时用“通告”。

(7) 公函:平行机关及不相隶属的机关行文时用“公函”。

便函:介绍、商洽、询问、催办等事项用“便函”, 只须个人署名或盖用机关长戳、圆章即可。

这是新中国成立后, 对公文种类及其适用范围的第一次界定。上述文种中不足之处是缺少“请示”。“报告”既用于向上级陈述事项, 也用于请示事项, 这在客观上可能是成为以后相当长时间内请示与报告相混淆的历史原因。

在此基础上, 于1957年10月3日国务院秘书厅印发了《关于公文名称和体式问题的几点意见》 (以下简称《意见》) , 对上述文种进行了第一次修订, 明确指出:“国家机关通常使用的公文名称, 应当以简化、确切和便利工作为原则。”依此原则, 《意见》仍规定公文种类为7类12种, 即: (1) 命令、令; (2) 指示; (3) 报告、请示; (4) 批复、批示; (5) 通知、通报; (6) 布告、通告; (7) 函。文种的数量不变, 但却做了较大的调整, 并进一步明确而具体地阐释了各文种的适用范围, 特别值得提出的是在这次修订中增加了命令、令、请示、批示文种。指出:“命令、令是上级机关对下级机关或人员发布的一种指挥性的文书”, 除有关规定可以发布命令的机关和人员以外, 其他的国家机关和人员不能发布命令。这一规定一直延续至今。《意见》还明确指出:“报告和请示必须分开使用, 报告中不能写请示事项, 但请示中可以反映情况, 陈述意见, 说明理由, 以便于上级处理。”请示与报告严格分开, 有利于提高办文办事的准确率, 这是文种演变过程中的一大进步。在这次修订中取消了“签报”、“便函”。

1981年2月27日国务院办公厅颁布《国家行政机关公文处理暂行办法》, 对公文种类进行了第二次修订。规定公文文种为9类15种, 即: (1) 命令、令、指令; (2) 决定、决议; (3) 指示; (4) 布告、公告、通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 报告、请示; (8) 批复; (9) 函。为适应国家经济建设和科研事业发展的需要, 在修订中增加了“指令”, 用于发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施和要求。除此, 还增加了三个重要文种:决定、决议、公告。

1987年2月18日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》, 对公文种类做第三次修订, 规定文种为10类15种, 即: (1) 命令、指令; (2) 决定、决议; (3) 指示; (4) 布告、公告、通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 报告、请示; (8) 批复; (9) 函; (10) 会议纪要。这次调整主要是增加了“会议纪要”。“会议纪要”用于传达会议议定事项和主要精神, 要求与会单位共同执行。会议纪要区别于会议决议、会议简报、会议记录等其他会议文件, 无固定行文方向, 用途广泛, 具有议决性、协议性、学术交流、信息报道等多种性质, 有一定的灵活性。但主要用于纪要备查, 因此, 不要求加盖公章。

1993年11月21日国务院办公厅对上述《办法》经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》, 将文种调整为12类13种, 即: (1) 命令 (令) ; (2) 议案; (3) 决定; (4) 指示; (5) 公告、通告; (6) 通知; (7) 通报; (8) 报告; (9) 请示; (10) 批复; (11) 函; (12) 会议纪要。在这次调整中, 为适应国家法制建设的需要, 增设了“议案”。与此同时, 为简化文种而取消了指令、决议、布告, 并将“报告”与“请示”分列为两类。

在深入调研和广泛征求意见的基础上, 国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日施行了《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) , 这是以国务院名义发布的第一个关于公文处理方面的法规性文件。对公文种类做第五次调整, 规定文种为13种。即: (1) 命令 (令) ; (2) 决定; (3) 公告; (4) 通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 议案; (8) 报告; (9) 请示; (10) 批复; (11) 意见; (12) 函; (13) 会议纪要。主要是取消了已长期不用的“指示”, 增加了“意见”。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法, 具有较大的灵活性与广泛的适用性, 集建议性、呈请性、指导性与商洽性于一身, 无固定行文方向。充分发挥“意见”的作用, 有利于广开言路, 集思广益, 加强机关之间的协商与协调。《办法》删除了“报告”用于提出意见或者建议的内容, 而更加有利于“报告”与“请示”严加区别, 使“报告”不夹带请示事项。《办法》发布后, 国务院办公厅印发了《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉的几个具体问题的处理意见》, 对“意见”文种的使用, “函”的效力以及关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的问题做了具体的阐释。《办法》的发布与贯彻实施推进了文种法制化的进程。

重温党与国家关于公文文种的法规及其不断修订完善的历程, 使我们进一步认识到规范文种, 维护法定文种准确性、严肃性的重要性与必要性, 也使我们更加明确应当按以下要求继续加强公文文种的规范化管理:

一、严格遵照党和国家关于文种选用的规定, 依法规范文种

首先, 制发公文必须标明法定文种。如转发公文, 不仅要标明被转发公文的标题, 而且应标明转发所用文种 (通知) , 更不宜用“说明”、“备案”、“材料”等词语代为文种;其次, 应按规定准确标明文种而不应错选, 如果在应当使用“请示”时而误用了“报告”, 就将得不到对方的批复;更不要生造文种。如将“报告”写成“汇报”或“汇报材料”, 将“请示”写成“申请”、“请求”或“请示报告”等。行文时漏写、错选或生造文种, 不仅会削弱公文的权威性, 而且会降低公文处理的准确率。

二、在法定权限范围内, 慎重使用命令、议案、条例、公告等文种

公文的制发主体是指依法成立并能够独立行使职权, 具有独立法律行为能力的组织及其负责人, 通常称为公文的法定作者。一般讲, 凡法定作者均可以自己的名义选用法定文种对外制发公文, 但有的文种有发文机关职权范围的限定, 在限定范围以外的法定作者则无权选用, 即不能越权发布不属自己权限范围之内的公文, 如:根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》规定, 由国家主席、人大常务委员会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部部长、各委员会主任、地方各级人民政府及其职能机关与人员制发命令, 另外军事领导机关及其首长也可发布命令, 在此范围以外的其他单位和个人则不能发布命令、令。因此, 有些企业发布所谓的“厂长令”、“总经理任免令”是不恰当的;又如:“议案”适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。据此, 在行政系统内, “议案”只限各级人民政府使用, 其他组织在提请审议事项时则更适宜选用“提案”;再如:“条例”属法规性公文, 根据2001年11月16日国务院第321号令发布的《行政法规制定程序条例》规定:“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称‘条例’”。“条例”作为行政法规由国务院发布。《中国共产党机关公文处理条例》规定:“条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。”“条例”作为党内法规, 由党的中央组织制定。因此, 其他机关与组织不得制发“条例”。

三、在准确分析各文种用途及其相互间的联系与区别的基础上, 依据行文目的, 正确选用“请示”、“报告”与“通知”、“通报”等文种, 以免错选误用影响对公文的准确理解与办理

“报告”用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问;而“请示”则适用于向上级机关请求指示、批准。前者的行文目的是为上级机关了解下情、制定决策与指导工作提供参考, 而不要求批准或批复;后者则要求上级机关予以批复。两者虽均为上行文, 有许多不同之处, 但行文目的要求不同则是其最明显的区别点, 据此, 在行文时, “报告”中不得夹带请示事项;也不可用“报告”的文种呈报请示事项或在“请示”中汇报工作, 要防止两者的相互混淆。

又如:“通知”与“通报”虽均含有告知的意思, 并主要为下行文, 但两者性质与用途各异, “通知”多用于布置需办理或执行的事项, 要求受文者遵照办理, 而“通报”用于表彰先进, 批评错误, 传达重要精神或者情况, 旨在起到宣传教育、倡导或引起警觉与注意的作用, 因此, 必须将两者严加区别, 不宜用“通知”表扬好人好事批评错误, 当然也不宜用“通报”布置需办理、执行的事项。

四、依据行文的主要方向, 选择相应的文种

11.公司公文管理规范 篇十一

××市分公司业务管理中心：

对你公司的数次请示，经研究作答复如下：

其一，原则同意批准你公司在新大楼设立B柜面，负责本市辖区的业务工作。你公司应尽快按照要求做好标准化装修工作。

其二，你公司提出试行“关于对销售人员违反理赔规定的处罚办法”最好不执行，因为这个办法违反上级有关文件精神。

其三，对你公司提出要建一俱乐部活跃柜员文化生活一事，予以批准，但规模要适当控制，量力而行。

其四，同意你公司组团到浙江省分公司学习展管分离相关的工作，但要注意行程安全。

××省分公司业务管理中心

2011年×月×日

【要点】

一是违反一文一批的原则。省分公司在积存了某市分公司四件请示之后，才合在一起给了这样一个批复，这样做有多种弊端：（1）延误时间，耽误下级工作；（2）多种事项集于一篇公文之中，内容杂乱；（3）一份公文涉及多方面工作，给下级落实带来困难。正确的做法是，下级报来一份请示，就及时回复一份批复。对方的四份请求，应有四份相应的批复。

二是标题不合要求。本批复的标题只有文种品称，没有发文机关和主要内容，不够认真严肃，也影响工作效率。

三是用语含糊不清，观点不明确。如“原则同意”、“最好不执行”、“违反上级有关文件精神”，都没有明确指出自己的观点，使下级无法执行。

四是时间要用汉字，不能用阿拉伯数字。

二、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题20分。）

关于申请拨给XX支公司柜面装修专项指标的报告 省分公司：

×月×日，××市遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。我公司下属机构XX公司柜面全部受淹。经初步不完全统计，公司受灾总面积达500多平米，各种设施损失达100多万元。灾后，我们两级公司立即发动干部群众积极开展生产自救。同时，为帮助受灾公司及时恢复运转，我们采取了下列措施：

一、在XX公司原有大楼柜面正常运转之前，暂时租用其他柜面办理业务。

二、对XX公司受灾情况进行统计。

三、制定方案，对XX公司柜面进行重新装修。

由于这次灾情过于严重，公司的损失都很大，短期内恢复运转有一定的困难，仅靠市公司资金难以解决问题。为此，请省分公司下达专项柜面装修指标××万元，以便支持××支公司迅速恢复营业。

以上报告当否，请批示。

××市分公司

二0一一年×月×日

【要点】

一、文种选择有误

从标题看，这篇公文是向省公司提出灾区柜面装修专项指标的申请，目的是获得省公司的批准。从正文的主体部分看，两条措施确属报告性质，但随后出现的专项贷款请求，就不是报告应有的内容了。从结语看，“以上报告妥否，请批示”，有着很强的期复性。因此，综合起来看，这篇公文应改为《关于拨给XX支公司柜面装修专项指标的请示》。

二、内容含糊

这是由于原文混淆了报告和请示的界限而造成的。写请示，只需写明请示缘由、请示事项，最后提出请示要求即可，与此无关的内容不应写入。而原文提出的三条措施，既不是请示缘由，也不是请示事项，不应该写入文中。

三、语言不准确