外贸部管理制度（精选8篇）
1.外贸部管理制度 篇一
外贸部规章制度
为加强公司的规范化管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促进公司发展壮大，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订如下本公司外贸部门管理规章。
一、管理制度大纲
1、外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
2、公司提倡全体员工积极相关学习科学技术和文化知识，努力提高自身的整体素质和水平。
3、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理化建议。鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。
二、考勤制度
1、外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须填写人员去向表，并告知总经理。
2、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为：08：00-12：00； 13：00-17：30两个时段。
3、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准。未经批准而擅离工作岗位的按旷班处理。事情紧急的需电话联系经理批准，可事毕回公司补写请假条。
4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷班半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷班半天论处。迟到早退每次罚款5元；旷班半天扣发半天基本工资，累犯者加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。
5、工作时间禁止上网打牌、下棋、聊天、玩游戏、听音乐等做与工作无关的事情。上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。
如有违反者每次罚款10元；累犯者依情加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。
6、外贸人员离职必须提前一个月向经理提出，经总经理同意后填写离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。
三、业务管理制度
1、一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制；有价值文件由业务员本人按类别归档；外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于接件当日报送总经理处；重要的外发文件审核后发送，并由业务本人按类别归档。公司所有图片均加密，发送前请由相关人员解密后发送.2、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项，不得随意向人报价，不得在同行前透漏产品技术、价格等信息。
3、外贸业务中所用的各类工作表格、传真格式等使用统一制定的模板。
4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
5、所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。
四、邮件管理制度
1、各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱账号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来。暂未分配公司邮箱的统一用公司的QQ号码邮箱以便邮件的保存.2、所有发出邮件，在发送时，标记该邮件的目的，如报价等，收取的邮件，如特别重要，必须标记目的后再次送入数据库；
五、通讯管理制度
1、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,****！”
2、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。
3、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。
4、外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。
5、使用通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存，重装系统前必须进行备份；
六、工作报告及会议制度
1、本周工作回顾，重点开发的客户以及重点跟进客户。
2、工作报告：本周工作中发现的问题，建议，以及自身的想法、感受。每周六17：00前以邮件形式发到经理邮箱。
3、每周六晚上18：30举行部门周例会，总结一周的工作内容，讨论心得，解决问题。
其它制度遵循公司规章，以上若有于公司制度相抵触的，以公司制度为准！
2012-2-2
2.外贸部管理制度 篇二
外贸代理制度是商品流通领域中运用最为广泛和极具实用价值的一项法律。随着商品经济的发展, 社会分工的细化, 民事、商事活动越来越多地依赖代理完成, 外贸代理更以其专业化、产业化、独立化的特点备受各国的推崇。
从20世纪80年代中期开始, 我国就把“推行外贸代理制”作为外贸改革的主要内容之一。1988年提出外贸体制改革方向为“自负盈亏, 放开经营, 工贸结合, 推行代理制, 联合对外”。1990年又反复强调推行外贸代理制, 并写进《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》。1991年又提出实行“统一政策, 平等竞争, 自主经营, 自负盈亏, 工贸结合, 推行代理制”的外贸改革方针。党的十五大报告中指出, “深化对外贸易体制改革, 完善代理制, 扩大企业外贸经营权, 形成平等竞争的政策环境”。
但是二十多年过去了, 外贸代理在我国的实施效果并不理想, 在我国外贸经营中所占比例很小, 特别是出口代理, 一般只占一个地区或一个公司出口总值的5%左右, 超过10%的很少。
二、我国代理制度和国外代理制度的比较分析
(一) 我国相关法律中对代理制度的规定
我国现行的代理立法主要散见于《民法通则》、《对外贸易法》、《合同法》等法律中。我国《民法通则》第63条规定:公民、法人可以通过代理人实施民事法律。代理人在代理权限内, 以被代理人名义实施法律行为, 被代理人对代理人承担法律责任。这实际上属于显名代理。该规定运用于外贸领域中, 主要调整存在于国外客户和国内有外贸经营权的公司企业之间的显名的直接的代理关系。
1994年, 我国实施了《对外贸易法》, 这是我国外贸领域的一部基本法, 它全面规定国家的各项外贸制度, 是一部贸易管理法, 在国家经贸领域起着宏观调控和统领作用, 并于2004年4月进行了修改。该法第12条规定:没有外贸经营许可的组织或个人, 可以在国内委托对外贸易经营者在其经营范围内代为办理对外贸易业务。至于当事人是采取直接代理还是间接代理方式, 即是以自己名义还是被代理人名义从事涉外民事法律行为, 无论是旧的《对外贸易法》, 还是修改后的《对外贸易法》都没有作出明确规定。
1999年3月, 我国公布的新的《中华人民共和国合同法》对我国的代理法律制度作出重要的修改和补充, 借鉴和吸收普通法中代理法律制度的合理因素, 增加了有关隐名代理和不披露本人的代理的规定, 突破了《民法通则》中代理仅限于显名代理的规定, 对代理制进行了完善。第402条规定:受托人以自己的名义, 在委托人授权与第三人签订合同, 第三人在订立合同同时知道受托人与委托人之间的代理关系的, 该合同直接约束委托人和第三人, 但有证据证明该合同只约束第三人的除外。第403条规定:受托人以自己的名义与第三人订立合同时, 第三人不知道受托人与委托人之间的代理关系的, 受托人因第三人的原因对委托人不履行义务, 受托人应当向委托人披露第三人, 委托人因此可以行使受托人对第三人的权利, 但第三人与受托人订立合同时如果知道该委托人就不会订立合同的除外。受托人因委托人的原因对第三人不履行义务, 受托人应当向第三人披露委托人, 第三人因此可以选择受托人或委托人为相对人主张权利, 但第三人不得变更选定的相对人。委托人行使受托人对第三人的权利的, 第三人可以向委托人主张其对受托人的抗辩。第三人选定委托人作为其相对人的, 委托人可以向第三人主张其对受托人的抗辩以及受托人对第三人的抗辩。
(二) 大陆法系中的代理制度
大陆法系中的代理主要有两种:一是直接代理, 即代理人以被代理人 (本人或委托人) 的名义与第三人实施法律行为, 其后果由被代理人直接承受;二是间接代理, 即代理人以自己的名义与第三人实施法律行为, 其法律后果先由代理人承受, 然后再通过委托合同间接地转归被代理人承受, 由于此种代理活动只限于专门从事贸易买卖活动的行纪人进行, 所以这种代理又被称之为行纪。
在国际商事实践中, 直接代理人往往是小本经营的商人, 他们从不以自己的名义对外签约, 他们服务于一个或一个以上的被代理人, 代理往往是他们惟一的职业。直接代理人通过他们的劳动, 为被代理人逐步积累起具有相当价值的财富——商业信誉。许多国家的经验表明, 个人一旦有了商业信誉, 往往就会终止代理活动, 从而借助于代理人已经建立起来的信誉自己经营, 以节省向代理人支付的佣金这项开支。而间接代理人一般资金雄厚, 他们不同于直接代理人, 把自己的命运束缚在一个或几个委托人的身上。间接代理人以自己的名义从事大规模的商业活动和与第三人订立合同, 并且除承揽代理业务外还经营其它业务。间接代理人与被代理人订立代理合同时, 可以就合同的各项条件, 包括合同期限、合同终止时是否提前通知及通知期限等, 作出约定。
(三) 英美法系中的代理制度
英美法系的代理, 一般认为包括三种:一是显名代理, 即指第三人在与代理人缔结法律关系时知道被代理人姓名的代理关系, 此种代理与大陆法系的直接代理相同;二是隐名代理, 是指第三人在与代理人缔结法律关系时知道存在被代理人, 但不知道被代理人姓名的代理关系;三是被代理人身份不公开的代理, 指第三人在与代理人缔结法律关系时不知道存在被代理人的代理关系。这三种代理中, 隐名代理与被代理人身份不公开的代理都是代理人以自己的名义实施代理行为的代理, 但由于身份是否公开的原因却产生了不同的法律后果。
应该指出, 第三种情况下被代理人的法律地位与前两种情况下有很大的不同。未公开身份的被代理人原则上与第三人没有直接的法律关系, 他们之间的商事联系建立在两个连续性的合同基础上, 即第三人与代理人之间的合同和代理人与本人之间的合同。在这种情况下, 尽管代理人以自己的名义与第三人签约, 但却是为了被代理人的利益。按照英美法, 不公开身份的被代理人一般也可以直接介入代理人与第三人的合同, 向第三人提出请求权, 如有必要, 还可直接向第三人起诉。假如不公开身份的被代理人行使了介入权, 就应向第三人承担责任。另一方面, 第三人如果发现了被代理人的存在, 他对根据其与代理人签订的合同享有的请求权, 既可以向代理人提出, 也可以向被代理人提出, 在代理人与被代理人之间作出选择。第三人一旦在这两者之间作出明示选择, 就不得再向另一方提出请求权。
可见, 依照我国外贸法律体系, 我国外贸代理的主要形式有直接代理、间接代理 (行纪) 、部分披露本人身份的代理和不公开本人身份的代理四种形式, 基本涵盖了大陆法系和英美法系的代理形式, 汲取了两大法系有关代理制度的精华, 也体现了两大法系兼容并包的融合趋势。
三、完善我国外贸代理制度的建议
我国的外贸代理制从产生至今, 其推行经历了二十多年的曲折艰难的历程。而代理制在西方的发展已有百余年的历史了, 在国外百余年的磨合中, 其优势已显露无遗。所以, 代理制也应当成为我们的必然选择。为了进一步完善我国的外贸代理制度, 笔者提出以下几点建议:
(一) 为外贸代理的实现创造一个宽松、和谐的法制环境, 加强外贸代理立法, 减少立法与政策上以及部门法律、法规之间的冲突。这是完善外贸代理制度的重要内容之一, 也是我们立法工作中的重中之重。我们应该统一对外贸代理制的法律规范, 避免法律、法规和规章之间的矛盾, 我国实行的是民商合一的立法体制, 就不应区分民事代理和商事代理, 也不应使外贸代理游离于民事立法中的代理制度之外。显然, 这部民事法律的最佳选择对象当属我国将来的《民法典》了。
(二) 政府应加快外贸企业的改制, 以法律、税收为主要手段加强宏观管理, 排除政策性干预。较强的行政干预色彩也是现行外贸代理制度推行缓慢、效果不佳的原因之一。很多地方对出口企业和外贸企业下达了出口创汇的硬性指标, 这使企业不能从自身的经济利益出发选择经营方式。造成有外贸经营权的生产企业经营方式的非理性选择, 不惜成本和不讲效益地盲目追求自营出口。政府不合时宜、不切实际地对代理费的限制性规定, 也影响了外贸企业出口的积极性。
(三) 对外贸企业而言, 要增强竞争能力, 不断提高服务水平, 积极拓展国际营销网络, 充分具备委托人所没有的竞争优势。也就是说, 为了迎接国际国内的激烈竞争, 外贸企业应加速推进企业改革, 增强外贸企业的业务能力, 真正把握作为代理人的权利、义务和业务操作尺度, 充分利用好专业人才多、信息广泛、经验丰富、资金雄厚的优势, 广泛推行外贸代理制。
参考文献
[1]郭蓓.我国外贸代理制中的法律问题[J].西北大学学报, 1998 (12) .
[2]唐萌.代理制度研究[M], 吉林大学, 2005.
3.浅析外贸企业应收账款管理 篇三
据不完全统计，2005年我国出口企业海外应收账款余额已经超过了1000亿美元，许多企业应收账款居高不下，而且不少企业应收账款“名存实亡”，呆账、坏账有增无减。商务部的研究报告指出，中国出口企业目前的海外应收账款坏账率在5%以上。如果按照5％的坏账率，那么2005年的坏账损失至少是几百亿人民币，为此，笔者拟从中国外贸企业应收账款问题入手，研究其财务风险的防范措施。考虑到上市公司的资料易于获取，且内部组织和日常运作较为规范，故本文所讨论的外贸企业大部分都是外贸上市公司，是指以对外贸易为主营业务的贸易类上市企业。
一、外贸企业应收账款的现状
2005年进出口总额14221亿美元，比上年增长23.2%。其中，出口7620亿美元，增长28.4%；进口6601亿美元，增长17.6%。出口大于进口1019亿美元。在全国进出口总额中，外商投资企业的进出口额为8317亿美元，比上年增长25.4%。其中，出口额4442亿美元，增长31.2%；进口额3875亿美元，增长19.4%。由此可以看出我国的外贸形势还是十分喜人的。虽然出口额大幅上升，但伴随而来的是大量的逾期应收账款，平均坏账率为5％而且时间都比较长，有的企业坏账率甚至高达30％以上，远远超过西方企业水平。据商务部调查：我国国内逾期应收账款占应收账款的比例高达60％以上，而西方国家不到10％，双方悬殊的差距，令人触目惊心（见表1）。
从表1中可以看出，中国企业应收账款的坏账率高达5％，账龄也比较长，大量的应收账款超过1年甚至4－5年，而美国企业的坏账率仅为0.25％－0.5％，是中国的1/10，而且账龄也比较短，一般不超过90天。与中国强大的出口量和外贸能力比较，国内贸易企业的海外应收账款管理则捉襟见肘。
二、外贸企业的应收账款分析
（一）应收账款的主要危害分析
1．增加管理成本，产生了坏账，降低了企业的资金使用效率，使企业绩效下降
管理成本是指应收账款存在和持续期间与应收账款管理系统运行有关的总费用，主要包括客户资信情况调查费用、收集各种信息的费用以及逾期催款的费用等。企业应收账款越多，管理成本就越大。坏账是指由于债务人破产、解散以及其他各种原因而使应收账款无法收回所造成的损失。据统计，我国企业近几年来呆账、坏账金额所占的比重，远远超过现行会计制度规定的坏账准备金提取标准。坏账的产生可能会使企业虚盈实亏，甚至面临巨大的破产、倒闭的潜在风险。
另外，在进行赊销时，企业已开出销售发票，货款却不能同步回收，而销售已告成立，势必产生没有现金流入的销售业务。如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款，则可产生企业流动资产垫付股东年度分红和垫缴税款，于是占用了大量的流动资金，从而影响企业资金的周转，进而导致企业经营实际情况被掩盖，影响企业生产计划、销售计划等，无法实现既定的效益目标。
2.加速了企业的现金流出
赊销虽然能使企业产生较多的利润，但是并未真正使企业的现金流入增加，反而使企业不得不运用有限的流动资金来垫付各种税金和费用，加速了企业的现金流出。主要表现为三点，一是企业流转税的支出，应收账款带来销售收入，并未实际收到现金，但流转税是以实现的销售收入为计算依据的，且企业必须按时以现金交纳税款，故企业交纳的流转税必然会随着销售收入而增加；二是所得税的支出，应收账款产生了利润，但并未以现金实现，而交纳所得税必须按时以现金支付；三是现金利润的分配，也同样存在这样的问题。另外，应收账款的管理成本，应收账款的回收成本都会加速企业的现金流出。
（二）外贸企业应收账款风险分析
1.账龄比较
美国欧文氏商业顾问（香港）有限公司（下称“欧文氏”）的一项调查报告的数据显示，亚洲企业应收账款的呆坏账水平已经超过两万亿美元（2005年的数据），比过去两年大幅增加了33％，占亚洲区域生产总值的1／3。根据欧文氏的研究，一般而言，发达国家的应收账款账龄不超过60天。例如德国为30-90天，英国为30-60天，美国为30-60天。但是，中国的情况大不相同。前几年中国的应收账款的账龄多数是4-5年。而根据国外的法律，账龄超过4年或者6年，就难以再进行追收。2004年以后账龄显著缩短，但还是在1年左右。
中国企业在大量使用信用证进行交易的情况下，平均呆坏账水平超过了5％，并且许多呆坏账已停留了2－5年；而美国在减少使用信用证的情况下，坏账保持在0.25％-0.5％之间。”按照1％和5％两种比例估计，中国2004年新增的出口贸易应收账款的坏账可能介于20-40亿美元之间，也就是200多亿人民币。不过，欧文氏表示，5％的估计也是相当保守的。业内普遍估计累计的坏账超过了千亿美元。这对于赚取低廉出口利润的中国企业而言，无疑是雪上加霜。
2.平均坏账率比较
与应收账款周转速度一样，企业的坏账水平也是反映其财务风险状况的一个重要指标，如果企业出现大量坏账，表明企业的经营成果无法实现，企业的营运资金得不到补充，其结果是不但企业的扩大再生产无法进行，连基本的简单再生产都无法维持，如果坏账持续增加，企业经营将陷于瘫痪，最终导致破产清算。因此，一段时间企业的坏账持续增加，尤其是坏账的增长率超过了销售收入的增长率，那么企业有可能面临潜在的财务风险。
由于坏账对企业的影响，与这个企业的实力（资产规模）以及赢利能力有很大关系，比如一笔200万元的坏账，很可能会让一个资产只有300万元的小企业关门，但对一家资产上亿元的大企业根本算不了什么。有鉴于此，同时为了验证外贸上市公司是否和其他我国外贸企业一样“海外应收账款坏账率在5%以上”，引入了应收账款坏账比例这个指标（=期末坏账余额/期末应收账款余额）。由于资料所限，笔者借鉴了国内一些研究学者的研究结果并收集到了2001年到2004年各外贸上市公司及内贸上市公司的数据，见表2。
从表2中可以看到，我国外贸上市公司应收账款的坏账问题十分严峻，一般在发达国家，企业间的逾期应收账款发生额约占总贸易额的0.25%——0.5%，而我国外贸上市公司的坏账比例平均值已经超过了10%，不但高于国外水平，也高于估计的整个外贸行业平均水平，其中最高的竟然达到29%。图1是根据各年的应收账款坏账比例绘制的变动趋势图。从图中可以看出，外贸上市公司的应收账款坏账比例自2001年到2004年整体上是呈上升趋势。
（三）外贸应收账款中的坏账风险
由上分析可以看出，目前外贸企业面临坏账的风险越来越大，我国外贸企业这几年的坏账也在不断增加。外贸企业坏账增加的原因各不相同，外贸企业普遍遭遇应收账款坏账难题。在日益激烈的市场竞争中，基于扩大销售，争夺市场的竞争需要，企业迫不得已采用降低赊销信用标准的方式来争夺客户，竞争的结果是应收账款回收风险的增加。再加上内部管理控制机制不健全，信用风险管理不善，极容易导致企业坏账风险增加。
一般来说，外贸企业面临坏账的风险主要是政治风险和商业风险。政治风险包括政局动荡、外汇管制、贸易管制等；商业风险包括买方破产、市场巨变导致买方拒收货物以及进口商有意或无意拖欠账款等。业内人士透露，甚至有美国和欧洲公司利用中国公司的弱点，专门选择与中国企业做进口贸易，然后拖延付账，甚至赖账。更为恶劣的是，有人注册上百个公司，每次都利用不同的公司进行诈骗。中国银行西安分行课题组对应收账款问题作了一个调研，对于坏账的产生原因，21.2％的企业选择“企业信用意识差”，19.1％的企业选择”经营恶化”，14.8％选择”合同不完备产生纠纷”，10.6％选择“灾害、政变等不可抗拒原因”，6.3％选择”欺诈”。
三、对策与结论
为了提高对应收账款的风险防范，笔者认为应该从以下几方面来加强应收账款的管理。
（一）加强客户信用管理
信用管理部门是从源头上遏制应收账款的增加和坏账的形成，建立客户资信管理制度和客户授信制度的一个部门，有助于企业作出正确的决策，降低交易风险和交易成本。图2是赊销业务中的全程信用管理。在信用管理过程中，与国内外有关部门合作，收集有关客户的资料，建立客户信用档案，进行信用预测，详细了解客户的经济性质、隶属关系、主营业务、经济效益、偿债能力、抵押能力、以往的信誉记录等情况，制定信用条件，进行信用风险分析，给客户划分相应的信用风险等级，以书面形式存档，并进行动态跟踪；然后相应调整信用政策，区分信誉差别，结合市场占有率、市场需求状况及趋势变化等，合理确定每一个客户的赊销额和赊销期，确定每一笔业务的结算方式。
（二）投保出口信用保险
出口信用保险是国家为了推动外贸出口、保障出口企业收汇安全而制定的一项由国家财政提供保险准备金的非赢利的政策性保险业务。出口信用保险承保的对象是出口企业的应收账款。2001年12月，国务院批准成立了中国惟一从事政策性出口信用保险业务的国有独资信保公司——中国出口信用保险公司（简称”中国信保”）。至2005年末，中国信保累计扶持出口超过210亿美元，带动银行为企业融资500多亿元，向数百家出口企业支付赔款2亿多美元，中国信保还与多家银行合作推出了信用保险项下的融资业务，大力发展境外应收账款追收业务，追收渠道目前已遍及五大洲数十个国家。出口信用保险为外贸企业提供了实实在在的保护，促进了我国公司业务市场的横向发展和纵向发展，拓宽了客户的选择面和出口交易量，并避免了公司所重视的商业信用风险，也避免了公司往往忽视的国家政治风险。
（三）选择国际保理业务，避免或减少收汇风险
国际保理是一种集现代信息融资服务、账务管理和信用保险于一体的国际贸易结算新方式。国际保理是指国际贸易中在以托收、赊销等方式结算货款的情况下，保理商向出口商提供的一项包括对买方资信调查、百分之百的风险担保、催收应收账款、财务管理以及融通资金等的综合性财务服务。采用保理对出口商较为有利，它有助于识别和了解进口商的资信，增加交易机会，并可以保障货款的安全收回和可提高收汇速度，加速资金的周转。
（四）加强对我国外贸企业的管理和内部控制，尤其是企业负责人管理
4.外贸部管理制度 篇四
外贸客户管理——亿星外贸客户管理软件带来的效益
一、亿星外贸客户管理软件采用数据集中处理机制，有效保护客户资源，降低企业风险所有的信息数据（邮件、传真、样品图片、来往联系记录等）都集中存储在服务器上，统一管理，业务人员只能查看和使用（不能删除）其权限范围内的数据信息，无权查看其他业务人员的客户信息。当公司业务人员发生变动时，只须将其联系的客户信息重新分配给其他业务人员，大大降低了由于业务人员流动给企业带来的风险。
二、亿星外贸客户管理软件能够科学管理客户资料，提高业务员跟进效率
我们参加了广交会和国内外的展会之后，获得了大量的名片资料，业务员将这些名片资料一一输入系统，设置好每个等级的跟进提醒时间，科学地提醒相应的业务员去处理这些客户信息，主动与客户联系，积极创造商机和利润，减少了老板经理经常敦促业务员跟进客户的烦琐。
三、亿星外贸客户管理软件将客户邮件传真统一管理、自动分发，轻松管理业务联系记录
当客户有邮件或传真（选配）发来，系统自动发送到相应客户/业务人员的名下。对于没有对号的新客户的邮件或传真，只有经理或总经理有权限查阅，也可以根据情况将该新客户分配给指定业务人员。而发出的邮件和传真会自动地记录到该客户的联系记录中。
四、亿星外贸客户管理软件具有邮件群发功能，方便产品推广和参展通知客户
企业有了新的产品推出，借助于系统的群发功能，可以方便地把新产品信息发送给新老客户（可以按产品、地区、类型等将客户分类出来），科学合理地使用该项功能可以减少网络推广的费用，提高企业产品知名度，增加成功的机会。同样，在参加广交会以及国内外其它展会之前，借助系统群发功能，可以方便地通知客户自己的展位，轻松地向客户发出邀请，简洁高效。
五、亿星外贸客户管理软件具有业务检查功能，业务动态一览无余
在业务检查模块，业务员的名字依次排列，点击姓名，能快速显示该业务员的客户情况、邮件/传真收发情况等等，依时间的顺序依次排列出来，整个公司的外贸业务情况一览无余，总经理可以随时查阅，随时指导。在邮件处理部分，系统精心设计了备注栏目，业务员可以将邮件英文内容简要翻译之后填写在备注中，一来时方便业务员自己的查阅，二来便于总经理随时查看邮件内容，便于对业务员进行必要的指导。
六、亿星外贸客户管理软件具有邮件审核功能，帮助新业务员把握客户
对于新来的业务员，系统科学地设计了邮件审核功能，可以设定新手给客户写好邮件之后，不能直接发送，而是点“提交审核”，邮件转到审核人（可以是经理，也可以是其他老业务员）的桌面上等待审核，审核通过之后由审核人发送出去，或是退回给该业务员。审核功能，可以帮助新业务员快速成长，也可以防止对客户回复不当而造成公司的损失。
七、亿星外贸客户管理软件采用人性化提醒页面，提高业务员工作效率
业务员的桌面上可显示各种待处理的工作：老客户待处理、陌生客户待处理、客户跟进提醒等，让业务员能快速地把需要处理的事情处理掉，再忙也不容易遗漏对客户邮件、传真的及时回复处理。
八、亿星外贸客户管理软件具有统计分析功能，帮您科学把握市场动态
5.中小型外贸公司管理制度 篇五
第一章 人事制度 第一节 招聘制度
一、用人原则：重选拔、重潜质、重品德。
二、招聘条件：合格的应聘者应具备应聘岗位所要求的年龄、学历、专业、执业资格等条件，同时具备敬业精神、协作精神、学习精神和创新精神。
第二节 考勤管理制度
一、工作时间
公司每周工作六天，员工每日正常工作时间为 8 小时。其中，周一至周五：上午9：00 － 12：00，下午13：00 － 18：00 为工作时间，12：00 － 13：00 为午餐休息。公司可按情况调整作息时间。
二、考勤
1.所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班实行报道。2.迟到、早退、旷工
（1）迟到或早退 30 分钟以内者，每次扣发薪金 5 元；30 分钟以上 1 小时以内者，每次扣发薪金10 元；超过 1 小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。
（2）月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。旷工一次扣发一天双倍薪金。内旷工三天及以上者予以辞退。
3.请假.（1）病假
a.员工病假须于前一天致电部门负责人，请假一天以上的，病愈上班后须补医院就诊证明。
b.员工因患传染病或其他重大疾病请假，病愈返工时需持区、县级以上医院出具的康复证明，经人事部门核定后，由公司给予工作安排。
（2）事假：紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准，其余请假均应填写《请假单》，经权责领导核准，报人事部门备案，方可离开工作岗位，否则按旷工论处。事假期间不计发工资。4.出差
（1）员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导批准后，报人事部门备案，否则按事假进行考勤。
（2）出差人员原则上须在规定时间内返回，如需延期应告知部门负责人，返回后在《出差申请单》上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。
5.加班
（1）加班应填写《加班单》，经部门负责人批准后报人事部门备案，否则不计加班费。加班工时以考勤打卡时间为准，统一以《劳动合同》约定标准为基数，以天为单位计算。
（2）加班工资按以下标准计算： 工作日加班费＝加班天数×基数× 150 ％ 休息日加班费＝加班天数×基数× 200 ％ 法定节日加班费＝加班天数×基数× 300 ％（3）人事部门负责审查加班的合理性及效率。
（4）公司内临时工、兼职人员、部门主管（含）以上管理人员不计算加班费。（5）公司实行轮班制的员工及驾驶员加班费计算办法将另行规定。6.考勤记录及检查
（1）考勤负责人需对公司员工出勤情况于每月五日前（遇节假日顺延）将上月考勤予以上报，经部门领导审核后，报人事部门汇总，并对考勤准确性负责。
（2）人事部门对公司考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检查权。检查分例行检查（每月至少两次）和随机检查。
（3）对于在考勤中弄虚作假者一经发现，给予 100 元以上罚款，情节严重者作辞退处理。
第三节 人事异动
一、调动管理
1.由调入部门填写《员工内部调动通知单》，由调出及调入部门负责人双方同意并报人事部门经理批准，部门经理以上人员调动由总裁（子公司由总经理）批准。
2.批准后，人事部门应提前以书面形式通知本人，并以人事变动发文通报。3.普通员工须在三天之内，部门负责人在七天之内办理好工作交接手续。4.员工本人应于指定日期履任新职，人事部门将相关文件存档备查，并于信息管理系统中进行信息置换。
5.人事部门将根据该员工于新工作岗位上的工作职责，对其进行人事考核，评价员工的异动结果。
第四节 薪酬管理 一、薪酬
1.原则:以贡献、能力、态度和责任为分配依据,遵循按劳分配、效率优先、兼顾公平及可持续发展的原则。.适用对象：本公司所有正式员工。.薪酬组成：基本工资（含工龄工资、学历工资）、岗位工资、绩效工资、提成工资、奖金。
（1）岗位工资根据工作岗位和岗位所需要的技能确定，不同岗位对应不同的岗位工资级别。
（2）工龄工资根据员工实际参加工作时间和员工在本公司工作的时间来确定。（3）学历工资根据员工所具有的学历水平来确定。（4）绩效工资根据公司对员工考评结果确定。4.工资制度
（1）年薪制。适用于公司总裁、副总裁及其他经总裁批准的特殊人才。工资总额＝基本工资 ＋年终奖金。
（2）提成工资制。适用于从事营销的工作人员。工资总额=岗位固定工资+绩效工资+提成工资+年终奖金。
（3）结构工资制。适用于中基层管理人员、生产技术人员、职能人员、后勤管理人员。工资总额＝基本工资＋绩效工资。
（4）固定工资制。工作量容易衡量的后勤服务人员。
（5）计时工资制。适用于工作量波动幅度大的生产操作工人。工资总额＝基本工资+绩效工资+计时工资。
（6）新进人员工资：试用期内一般定为招聘岗位工资等级内第一档工资的70%发放，试用期内无浮动工资。
5.公司按实际工作天数支付薪酬，付薪日期为每月 15 日 , 支付上月薪酬。若遇节假日，顺延至最近工作日发放。试用期员工以现金形式领取，正式员工以个人银行帐户形式领取。
6.薪酬调整根据公司实际发展情况，联系市场薪资水平与人力资源供求情况实行“市场化动态薪酬管理”。管理委员会于每年底进行“议薪”，人事部门根据公司效益及社会同行业工资变化情况，提出薪资水平合理化调整建议后报管理委员会审议。
7.员工工资级别调整的依据：
（1）公司范围的工资调整。根据经营业绩情况、社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整全公司范围的员工工资水平。
（2）奖励性薪金晋级。其对象为在本职岗位工作中表现突出，在促进企业经营管理，提高经济效益方面成绩突出者。
（3）职级变更。员工职级发生变动，相应调整其在该职级内的基本工资。（4）员工在年终考核中，工作绩效低下者，将被下调岗位薪金。
（5）根据员工即期表现上浮或下调其岗位薪金，以及时激励优秀、督促后进。8.岗位薪金晋级，新岗位薪金从公司下发有关通知的下月一日起执行；岗位薪金降级从公司下发有关通知的当月起执行。
第五节 福利 1.假期
（1）休息日：公司全体员工在法定工时以外，享有休息日。
（2）法定假日：全体员工每年均享有以下 10 天带薪（视为上班）假日： a.元旦（公历 1 月 1 日）b.春节（农历新年初
一、初
二、初三）c.劳动节（公历 5 月 1 日、2 日、3 日）d.国庆节（公历 10 月 1 日、2 日、3 日）e.妇女节（3 月 8 日，女员工放假半天）
（3）婚假 凡在公司连续工作满 12 个月（自转正之日起）的正式员工结婚时，可凭结婚证书申请 14 天（含休息日）的有薪假期。
（4）产假 凡在公司连续工作满 12 个月（自转正之日起）的正式女员工，持医院证明书可申请有薪产假 90 天（含 休息日和法定节假日），晚育的顺产 120 天，难产 135 天。男 26 周岁、女 24 周岁以上初育为晚育。
（5）男员工护理假 7 天，晚育者为 15 天（限在女方产假期间，含休息日和法定节假日）。
（6）慰唁假公司员工直系亲属（指配偶、子女、父母及配偶的父母）不幸去世的，可申请 5 天有薪慰唁假。直系亲属在外地的，带薪路途假另计，路费自理。（7）工伤假 因工受伤休假视为上班，具体情况按国家社会保险法规办理。（8）公假 员工参加国家法律规定的义务或公益活动、参加与本职工作有关的入学或资格考试经所在部门及人事部门 批准的，可按上班时间计发薪资。
（9）有薪病假 病假三天以上需凭县、区级以上医院出具的病情证明请假。其中十天以内病假按基本工资 80 ％计发病假工资，累计十天以上者按基本工资 50 ％计发病假工资，医疗期限的确定按国家相关规定执行。
（10）休假规定 员工提前 15 日向直接主管及人事部门申报拟休假的种类和时间，协商安排休假具体事宜。因工作原因，未能休以上（3）－（7）项假期的，按休息日加班标准给予工资补贴。2.保险 ：公司为正式员工办理养老、工伤、生育、和医疗保险等社会保险。3.贺仪与奠仪
（1）正式员工结婚，公司将致新婚贺仪人民币300元。（2）正式员工直系亲属去世，公司将致奠仪人民币300元。
4.过节费 公司视经营情况在法定节日或公司纪念日发放贺金或贺礼。5.健康检查：公司每两年出资为工作满一年的员工进行身体健康检查。6.员工活动：公司不定期举行各种员工活动。第六节 考核与发展
一、绩效考评 1.考评目的
（1）通过对员工能力、努力程度以及工作业绩进行分析评价，把握员工工作执行和适应情况，确定人才开发的 方针政策及教育培训方向，合理配置人员，明确员工工作的导向。
（2）保障公司高效运行。
（3）充分发挥激励机制作用，实现公正合理及民主管理，激发员工工作热情，提高工作效率。
2.考评原则
（1）以绩效为导向原则。（2）定性与定量考评相结合原则。（3）公平、公正、公开原则。（4）多角度考评原则。3.考评周期
（1）月度考评：月度考评的主要内容是本月的工作业绩和工作态度。月度考评结果与工资直接挂钩。生产人员进行月度考评。
（2）季度考评：季度考评的主要内容是本季度的工作业绩和行为表现。季度考评结果与下一季度的月浮动工资直接挂钩。第四季度直接进行考评。事务人员、营销人员、技术研发人员、管理人员（高层管理者外）进行季度考评。
（3）考评：考评的主要内容是本的工作业绩、工作能力和工作态度，进行全面 综合考评，考评作为晋升、淘汰、评聘以及计算年终奖励的依据。公司所有员工均进行考评。
4.考评程序：相关考评者对被考评者提出考评意见，人事部门将考评结果进行汇总，并报考评委员会审批，由被考评者的直接上级将审批后的考评结果反馈给被考评者，并就其绩效和进步状况进行讨论和指导。人事部门将考评结果归档，同时 用于计算绩效工资及奖金。
5.结果分级：考核等次分为五级，分别是优、良、中、基本合格、不合格。隔级上级根据所管部门人员数综合考虑,确定考核等次，但“优”不得超过分管总人数的10%，“优”与“良”之和不超过分管总人数的30%。
等级：优，良，中，基本合格，不合格。
定义:：超越岗位常规要求；完全超过预期地达成了工作目标完全符合岗位常规要求；全面达成工作目标，并有所超越 符合岗位常规要求；保质、保量、按时地达成工作目标 基本符合岗位常规要求，但有所不足；基本达成工作目标，但有所欠缺 不符合岗位常规要求，不能达成工作目标 得分 90分以上 80-89分 70-79分 60-69分 60分以下
6.结果使用考评结果可作为以下几类人事工作的依据：
（1）职务晋升：考评为优或连续两年考评为良的员工，优先列为职务晋升对象。
（2）职务降级：考评一次不合格或连续两年基本合格的员工给予行政降级处理。（3）工资晋升：考评为优或考评连续两次为中等以上的员工，在本工资岗位级别内晋升档次。
（4）降档：季考评连续两次不合格的人员进行工资降档；年终考评结果不合格或连续两年考核基本合格的进行工资降档。
（5）培训：根据绩效统计分析结果，制订培训规划，有重点、有针对性地开展培训。（6）职业发展指导：根据绩效统计分析结果及双向沟通，修正员工职业发展设计。7.申诉及处理
被考评者对考评结果持有异议，可以直接向管理委员会申诉。管理委员会在接到申诉后，一周内必须申诉的内容组织审查，并将处理结果通知申诉者。
二、职业发展
1.公司为每位员工提供持续发展机会，鼓励员工通过工作和自我学习不断提高自己。在出现职位空缺情况下，具有敬业、协作、学习、创新精神的员工将获得优先的晋升和发展机会。
2.结合个人特长及在公司岗位职责，员工填写《员工职业发展规划表》、《员工能力开发需求表》，人事部门协助员工所在部门为每位员工建立职业发展档案。
3.人事部门根据新员工入职前的职称、学历及调整后的岗位设定级别。试用期满合格，部门负责人根据工作能力及表现确定转正定级意见。
4.新员工入职后，由部门负责人担任职业辅导人，帮助新员工明确职业发展方向，促进员工个人发展。被辅导人的工作表现及未来在公司职业发展将成为考核部门负责人指标之一。
5.如果符合以下条件，员工将有机会获得晋升：（1）职业道德良好（2）工作业绩突出（3）工作能力强（4）熟悉拟晋升职务工作（5）上考核成绩“良”以上（6）完成规定培训积分 第七节 辞职管理
1.辞退员工的条件。符合下列条件之一的员工，中心管理员可提出辞退的建议，由人力资源部负责审核辞退。
v
试用期未满，被证明不符合录用条件或能力较差、表现不佳而不能保质保量完成工作任务的。
v
严重违反劳动纪律和中心的规章制度的。如打架、斗殴、骂架影响恶劣的；营私舞弊、乱拉关系圈的；在中心工作场所赌博或做其它与工作无关的事情屡教不改的。
v
由于工作失职发生两次及以上事故的，或单次事故对中心或学校造成巨大不良影响的。v
乱拿乱带公司物资两次及以上或单次在50元以上的，或偷窃学校其它任何物资的。
v
患有非本职工作引起的疾病或非因公负伤，医疗期满后不能胜任工作的。v
工作态度差、缺乏责任心和主动性的、不胜任工作。v
不服从管理员安排或顶撞管理员的。v
其它相关制度规定符合辞退条件的。v
其它情形的，如触犯法律等。2.员工自动辞退
v
公司员工因故辞职时，本人应提前三十天向直接上级提交《辞职申请表》，经批准后转送人事部门审核，高级员工、部门经理以上管理人员辞职必须经总裁批准。
v
收到员工辞职申请报告后，人事部门负责了解员工辞职的真实原因，并将信息反馈给相关部门 ,以保证及时进行有针对性的工作改进。
v
员工填写《离职手续办理清单》，办理工作移交和财产清还手续。v
人事部门统计辞职员工考勤，计算应领取的薪金，办理社会保险变动。v
员工到财务部办理相关手续，领取薪金
v
人事部门将《离职手续清单》等相关资料存档备查，并进行员工信息资料置换。
第二章 行为规范 第一节 职业准则
一、基本原则
1.公司倡导正大光明、诚实敬业的职业道德，要求全体员工自觉遵守国家政策法规和公司规章制度。
2.员工的一切职务行为，必须以公司利益为重，对社会负责。不做有损公司形象或名誉的事。
3.公司提倡简单友好、坦诚平等的人际关系，员工之间应互相尊重，相互协作。4.公司内有亲属关系的员工应回避从事业务关联的工作。
二、员工未经公司法人代表授权或批准，不能从事下列活动： 1.以公司名义考察、谈判、签约 2.以公司名义提供担保或证明
3.以公司名义对新闻媒体发表意见、信息 4.代表公司出席公众活动
三、公司禁止下列情形的个人投资
1.参与业务关联单位或商业竞争对手经营管理的 2.投资于公司的客户或商业竞争对手的 3.以职务之便向投资对象提供利益的 4.以直系亲属名义从事上述三项投资行为的
四、员工在对外业务联系中，若发生回扣或佣金的，须一律上缴公司财务部，否则视为贪污。
五、保密义务：
1.员工有义务保守公司的经营机密，务必妥善保管所持有的涉密文件。
2.员工未经授权或批准，不准对外提供公司密级文件、技术配方、工艺以及其他未经公开的经营情况、业务数据等。
第二节 行为准则
一、工作期间衣着、发式整洁，大方得体，禁止奇装异服或过于曝露的服装。男士不得留长发、怪发，女士不留怪异发型，不浓妆艳抹。
二、办公时间不从事与本岗位无关的活动，不准在上班时间吃零食、睡觉、干私活、浏览与工作无关的网站、看与工作无关的书籍报刊。
三、禁止在办公区内吸烟，随时保持办公区整洁。
四、办公接听电话应使用普通话，首先使用“您好，XX公司”，通话期间注意使用礼貌用语。如当事人不在，应代为记录并转告。
五、禁止在工作期间串岗聊天，办公区内不得高声喧哗。
六、遵守电话使用规范，工作时间应避免私人电话。如确实需要，应以重要事项陈述为主，禁止利用办公电话闲聊。
七、文具领取应登记名称、数量，并由领取人签名。严禁将任何办公文具取回家私用。员工有义务爱惜公司一切办公文具，并节约使用。
八、私人资料不得在公司打印、复印、传真。
九、未征得同意，不得使用他人计算机，不得随意翻看他人办公资料物品。需要保密的资料，资料持有人必须按规定保存。
十、根据公司需要及职责规定积极配合同事开展工作，不得拖延、推诿、拒绝；对他人咨询不属自己职责范围内的事务应就自己所知告知咨询对象，不得置之不理。
十一、为保障公司高效运行，员工在工作中有义务遵循以下三原则：、如果公司有相应的管理规范，并且合理，按规定办。2、如果公司有相应的管理规范，但规定有不合理的地方，员工需要按规定办，并及时向制定规定部门提出修改建议，这是员工的权利，也是员工的义务。3、如果公司没有相应的规范，员工在进行请示的同时可以建议制定相应的制度。
第三节 奖惩
一、奖惩种类
奖惩分行政、经济两类。其中：行政奖励包括表扬、记功、记大功、升职或晋级，经济奖励包括加薪、奖金、奖品、有薪假期。行政处罚包括警告、记过、记大过、除名，经济处罚包括降薪、罚款、扣发奖金。
二、奖励条件
1.维护团体荣誉，重视团体利益，有具体事迹者 2.研究创造成果突出，对公司确有重大贡献者
3.生产技术或管理制度，提出具体改进方案或合理化建议，采纳后具有成效者 4.积极参与公司集体活动，表现优秀者 5.节约物料、资金，或对物料利用具有成效者 6.遇有突变，勇于负责，处理得当者 7.以公司名义在市级以上刊物发表文章者 8.为社会做出贡献，并为公司赢得荣誉者
9.具有其他特殊功绩或优良行为，经部门负责人呈报上级考核通过者
三、惩罚条件
1.违法犯罪，触犯刑律者
2.利用公司名义在外招摇撞骗，谋取非法利益，致使公司名誉蒙受重大损害者 3.贪污挪用公款或盗窃、蓄意损害公司或他人财物者 4.虚报、擅自篡改记录或伪造各类年报、报表、人事资料者 5.泄漏科研、生产、业务机密者
6.谩骂、殴打同事领导，制造事端，查证确凿者 7.工作时间内打架斗殴、喝酒肇事妨害工作生产秩序者 8.妨害现场工作秩序或违反安全规定措施 9.管理和监督人员未认真履行职责，造成损失者 10.遗失经管的重要文件、物件和工具，浪费公物者 11.谈天嬉戏或从事与工作无关的事情者
12.工作时间擅离工作岗位，致使工作发生错误者 13.因疏忽导致设施设备或物品材料遭受损害或伤及他人 14.工作中发生意外而不及时通知相关部门者 15.对有期限的指令，无正当理由而未如期完成者 16.利用公司资源私下从事与公司竞争行业相关行业 17.无故不参加公司安排的培训课程者 18.发现损害公司利益，听之任之者 19.玩忽职守或违反公司其他规章制度的行为
员工违反以上任何一条，公司有权停止员工一切工作事宜。如果公司判定员工行为有危害公司利益的，公司有权辞退员工，处以相应处罚，必要时追究相关法律责任。
四、奖惩相关规定
1.行政奖励和经济奖励可同时执行，行政处罚和经济处惩可同时执行，奖惩轻重酌情而定。
2.获奖励的员工在以下情况发生时，将作为优先考虑对象：（1）参加公司举行或参与的各种社会活动（2）学习培训机会（3）职务晋升、加薪（4）公司高层领导年终接见
3.一年内功过相当可抵消，但前功不能抵后过。可相互抵消的功过如下：（1)大过一次与大功一次（2）记过一次与记功一次（3）警告一次与表扬一次
4.表扬三次等于记功一次，记功三次等于大功一次，记过三次等于大过一次。5.各级员工奖惩由所在部门或监督部门列举事实，填写《奖惩申报单》，集团总部员工及各子公司中级以上员工奖惩，经人事部门查证后核定，记功（记过）以上奖惩需经总裁审批，子公司其余员工奖惩由人事部门查证后，经总经理审批。
第三章．保密制度
一、保密守则
（一）不该说的秘密，绝对不说；
（二）不该问的秘密，绝对不问；
（三）不该看的秘密，绝对不看；
（四）不该记录的秘密，绝对不记；
（五）不在非保密本上记录秘密；
（六）不在私人通信中涉及秘密；
（七）不在公共场所谈论秘密；
（八）不随便存放秘密文件、资料；
（九）不在普通电话、普通邮局传递秘密文件；
（十）不携带秘密材料外出参观、游览。
二、文书保密制度
（一）接收文件
1、收到文件和信件启封后，当天登记。按密级及一般文件分类登记并编好顺序号，贴上文件呈批传阅笺，于当天或第二天送办公室主任阅批，然后根据办公室主任提出的呈送意见，分别将文件送给有关部领导和有关科室。
2、凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导。其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完。
3、凡是秘密以上的文件，必须在当天内阅读，下班前交回文件保管处，以确保文件的安全。无密级的中共中央的文件作密件保管，与一般文件分开存放。
4、认真做好文件的防盗、防失、防窃、防虫、防潮等防护工作。一切文件和档案应放在指定的保密柜和保密室。
5、做好文件的立卷归档工作。立卷归档的案卷，有关部门或个人需查阅时，需经办公室领导同意，才能准予查阅。
6、定期检查清理文件，做到传阅文件不积压，不出错漏，不丢失。按区保密局的要求定期清退秘密文件。部内印发剩余的文件材料及一些没有保存价值的资料等统一送到定点纸厂化浆。
（二）文件打印
1、凡打印文件必须有领导签批。
2、秘密文件应按规定标明密级。打印错的秘密材料及未公开的干部任免讨论材料要及时用碎纸机碎掉。印制秘密文件过程中所形成的蜡纸、衬纸、清样、废页、废件等应及时销毁，不得任意堆放。
3、文件的原稿及打印好的文件、资料应放入抽屉内，不得让无关人员翻阅。
4、电脑打字、文印室一般情况下不得随便进入。
5、打字员应严格保守国家秘密，不得将有关秘密的内容向外泄漏。
（三）发出文件
1、文件印好分发前，要检查分发份数与实印份数是否相符，发文范围是否确切，文件格式是否符合要求，如发现问题要及时与办文科室协商，处理后方可分发。
2、秘密、机密、绝密和急件、特急件、亲收件要在信封上标明。同一信封内装几份不同内容、不同文号的文件，必须在信封上标明。
3、信件在转发出前，要再次清点核对，收文的单位数与件数是否相符，收文单位是否准确。
4、收发文均要办好签收。
三、电脑管理保密制度
1、各科室使用的电脑日常维护由各科室派专人负责，如使用中遇本科室不能修复的故障，须向办公室通报情况，由办公室负责落实联系专业维修部门进行修理。办公室负责保管各科室电脑维修的有关资料、指导各科室使用有关电脑设备及联系专业维修部门保养、维修电脑设备。
2、各科室使用的电脑必须安装由国家有关部门认可的防电脑病毒软件，并经常做好防电脑病毒软件的升级工作。对交换、复制、下载的资料要做好防电脑病毒工作。如使用电脑过程中发现电脑被感染病毒的，应立即停止使用，并迅速向办公室报告，采取适当措施防止电脑病毒的扩散，待病毒清除后方可继续使用。
3、必须严格执行使用电脑的有关保密规定，加强对保密资料载体（磁盘、移动硬盘、记忆棒、光盘、打印纸等）的管理，按保密要求进行使用、复制、转送、携带、移交、保存、销毁。对有保密要求的电脑和资料载体，不得联接在Internet网中进行任何操作和使用。同时，要自觉接受区国家保密局等国家保密部门依法进行的信息安全保密监督和检查。
4、上网信息实行“谁上网，谁负责”的原则，不得浏览、下载黄色及反动网页及资料。
5、本部电脑设备原则上不外借其他单位使用，如确需外借的，必须经部领导批准。
四、复印机管理保密制度
1、复印秘密级以上文件，必须严格遵守审批登记制度，严禁私自复印和滥印文件。
2、复印秘密文件要请示主管保密工作的领导，履行审批、登记手续，并将复印件按原件要求管理。
3、复印机由部办公室负责管理，外单位和个人未经许可不得随意动用。
五、其他
1、手机使用要严格按照《关于加强手机使用保密管理的通知》规定，召开重要会议时必须关闭手机，不得在固定电话、手机中谈论秘密事项或内部事项。
6.外贸公司管理规定 篇六
正和国际发展有限公司
管理制度（试行版）
总则
为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度。
一、公司全体员工必须遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导集体思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情，一经发现，严肃处理，以至诉诸法律。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性，创造各种平台提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习有关专业知识，努力为员工提供学习的机会，提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
六、公司实行“按劳分配”的薪酬制度，为员工提供收入和福利保证，随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究，乃至追求有关法律责任。
公司理念
勤勤恳恳做事、踏踏实实做人；
讲究团队合作、崇尚一专多能；
维护集体利益、发挥个人能量；
营造和谐氛围、促进全面发展。
办公管理制度
为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。1、2、3、4、5、个人使用物品做到归类整理，注意保管有关电脑软硬件； 个人文件资料要求做到清楚、条理、规范； 办公用品做到物尽其用，节约节俭； 办公室卫生做到日日清洁，每天清理办公室和个人垃圾； 随手关闭办公室电源、网络电源、饮水机电源等。
业务管理制度
1、业务文件签收后，应妥善保管，并及时发送。业务文件属于公司秘密文件，不得随意给外人传阅。
2、正式订单（指客人的正式订单）在收到当日，须由业务部分整理，并在第二日发送给财务部门核对，第三日下指令单到工厂；
3、已审核、已发送的文件由业务员按不同类别编号（如订单号、UK/CE、MENLADIESKIDS等）归档；
4、业务部门在指令单下到工厂后，须及时核对有关包装资料订购，并核对有关包装资料是否正确，告知有关箱规和毛净重；并及时就大货有关材料和包装资料，提供给客人确认；
5、业务部门严格控制工厂生产进度，如有问题，及时沟通和反馈；每周四上午十点必须发送生产进度管制表，经审核后，发送给客人确认；
6、业务部门须制订公司验货标准和程序，对每一个订单都必须在客人验货前进行抽箱、抽样检查，发现问题，立刻解决；
7、订单生产结束后，应及时将文件归档（电子版资料须最终整理成书面文字归档），并整理有关船头样；
8、所有样品管理由样品部门负责制单，并确认有关材料和进度；样品进度由各业务部门负责追踪，并反馈给样品部门；样品完成后，需经由样品部门检查，再分发给各业务部门寄送；样品部门做好有关样品整理和归档。
9、单证和财务部，要及时了解生产进度，提前做好有关商检、报关、订舱手续，并及时跟踪客人付款，以便及时安排工厂货款等；订单单价、包装费用、运输费用、码头费用等，要及时和业务部门核对。
10、各部门要及时沟通，做好有关交接工作，所有事宜应尽量采用邮件形式备忘。
会议制度
为加强部门沟通，特制订本制度。
1、各部门每周定期召开会议，讨论部门有关事务；
2、公司每周四（或周六）上午召开联席会议，由各部门经理参加，讨论公司
有关事务。
考勤制度
为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
2、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:0013:30-17:30两个时段。
3、严格请假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。（每个月允许每个员工两个半天请假）
4、上班时间开始超过10分钟，记迟到；超过30分钟以上（未请假），按旷工半天论处。提前30分钟下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。（每个月允许每个员工迟到两次）
5、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发3天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发5天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。
6、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发3天的基本工资；每月累计旷工2天者，扣发5天的基本工资；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资；每月累计旷工3天以上，扣发当月基本工资并予以辞退。
7、工作时间禁止上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者，当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。
8、员工病假期间凭病假证明均发给基本工资。
9、经经理批准，下班后在公司继续加班到19:00，补贴10元；加班到22:00，补贴30元；节假日加班按照国家有关法律规定给予补贴。
保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
1、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司经营发展决策中的秘密事项；
2、人事决策中的秘密事项；
3、专有技术；
4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；
5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；
6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；
7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；
3、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
4、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。
5、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。
薪酬制度
公司实行按劳分配的薪酬制度，并根据个人对公司贡献给予必要奖励。
1、工资构成：基本工资+奖金，奖金根据个人表现，每个月连同工资一起发
放；
2、年终福利：每个员工领取第13个月基本工资；由部门经理对员工考核后，提出奖金意见，由公司审核并发放；部门经理由公司考核后，发放奖金；
3、其他福利：公司每年外出旅游1-2次，旅游费用由公司负责；如有带家属，公司酌情予以适当补助；
4、其他待遇按照有关国家劳动法规定。
差旅费管理制度
结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。
1、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
2、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：交通费系指火车、汽车、飞机等费用；膳宿费系指膳食费及宿费；特别费系指因公支付邮电或招待费等。
3、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。
4、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。
5、市内外出工作无宿费补助（超过半天），伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。
7.运用作业成本管理促进外贸转型 篇七
在我国加入WTO与全球化、贸易自由化的新形势下, 企业为生存和发展对精细化管理的要求不断提高, 同时电子信息科技的不断进步, 使得企业经营中直接人工成本所占比重日益降低, 而与之配套的间接费用所占比重提高。间接成本费用能否科学合理分配, 已成为影响成本真实性、准确性的重要因素。同时也影响企业管理者对业务的判断和决策。
外贸企业按照传统的成本核算方法对直接人工、直接材料、直接费用等直接成本的计算与控制, 已形成了相对完善的方法。但对各类间接成本费用, 缺乏考虑其成本费用发生的动因, 没有真实地反映成本与资源消耗的内在联系, 往往简单采用按产值、销售收入、营业收入为基础进行分配, 分配标准简单、单一, 造成分配的不科学、不准确, 使业务成本一部分“虚增”, 一部分“虚减”, 从而导致决策错误。
为了纠正此类错误, 并不断适应企业生产经营发展的要求, 近年来, 作业成本法在企业应用日益广泛, 且效果明显。如制造业、金融保险等行业都有成功应用的案例。并逐渐成为企业新型成本管理方法之一。作业成本法就是以作业为核心, 确认和计量耗用企业资源的相关作业, 将耗用的资源成本准确地计入作业, 然后选择成本动因, 将其成本分配给成本计算对象的成本计算方法。作业的界定对作业成本法的实施起着至关重要的作用, 成本动因分析是有效推行作业成本法的关键, 是分配成本的标准。根据资源动因, 将归集的资源费用按一定的相关性分配到作业中心, 更真实地反映资源消耗的情况, 提高决策、计划和控制的科学性、相关性与有效性。
作业成本法根据“产品消耗作业, 作业消耗资源”的思想对传统成本计算法进行了重大的变革。比如外贸公司核销单及财务等支持和管理进出口业务的服务, 所产生的间接费用的分摊。根据以上的比较, 现在用两种方法来核算企业一笔业务所涉及间接费用, 并进行对比分析, 从而发现更科学精细的核算办法。
作业成本法首先是对作业动因进行分析, 细化到每一个相关流程、每一项关键作业 (见表l) 。
作业成本法, 对以上费用成本根据成本动因和特点, 分析确定该作业成本动因属于执行动因, 原因是目前日常进出口业务要执行上述作业每次执行时无论每次营业金额大小消耗的资源费用差别很小, 且该作业被重复执行, 因此该作业的执行次数作为成本动因。
但外贸传统的对这些成本分配是按企业总的营业收入和总费用金额计算一个分配比率, 采用比例分摊法简单也按每笔营业额大小进行分配, 导致产生错误的信息。
我们按表1的作业流程, 假定某公司当期只经营了以下3种进出口业务, 计算分析两种方法的差异。
进出口业务的基本数据:
金额单位:万元
从以上计算结果来看, 传统的“数量基础计算方法”无法真正反映企业的成本构成。这种以某些标准分摊共同成本的做法, 无疑过分简化了进出口业务成本的产生过程, 造成成本计算误差。扭曲了成本信息, 可能导致经营决策失误。
选择不同的资源动因, 以及作业动因, 更具有合理性。作业成本法正好弥补了传统成本方法这方面的不足。从以上计算得出应取消小百货业务, 减少配套人员及机构费用, 企业效益会更好。
二、作业成本管理对促进外贸转型的作用
由于作业成本法对产品的间接成本分配更为合理, 不再采用单一的分配标准, 而是采用多元分配标准, 应用时对作业和成本动因的合理界定的要求也更高, 使成本计算方法更加科学、进一步精细化。因此, 对企业各项成本作业流程的基础规范要求比较高, 而进出口贸易企业尚未形成完善的系统。就目前来说要推广作业成本法还需与传统的成本法相结合使用, 会更具有操作性且能减少企业的实施成本。
与此同时, 我们也要必须看到作业成本法对现在外贸企业调整结构的积极影响和紧迫性。
(一) 准确核算控制成本
进出口贸易如何从数量规模型转变为质量效益型。以往那种对资源消耗考虑不周, 以进出口规模的大小来衡量业绩的方法常会产生错误的评价结果, 并导致业务量增长, 成本上升而利润下降。在对待具体客户时, 对客户盈利性分析不准确, 不能进行有效的客户管理。这与传统会计成本核算扭曲了成本信息, 导致经营决策失误、成本失控, 有一定的联系。通过进一步对传统成本计算方法的改进, 使成本计算方法更加科学、进一步精细化, 能积极促进企业重视并加快对以上问题的改进和调整, 这样的错误决策会被有效地避免。
(二) 有效减少和降低资源消耗
由于作业是作业成本计算的核心和基本对象, 成本动因支配着成本行动, 决定着成本的产生, 并且是分配成本的标准。因此企业逐步引入作业成本法和作业成本管理的同时, 其实就是对整个企业流程的改造、逐步消除非增值性作业, 尽可能减少完成每一个作业所需消耗的资源, 从而降低企业成本, 提高企业竞争力的过程。引入作业成本法可以深化进出口业务的成本管理, 为决策提供及时、准确的成本信息和盈利来源信息, 揭示资源、作业在进出口业务创造企业价值中的作用, 为进出口企业加快转型升级提供了科学的决策支持。
(三) 为产品、业务、客户的科学分析提高准确信息
通过作业成本法, 企业管理层可以获得各项作业的成本信息、客户利润贡献情况、产品利润情况、业务品种利润情况、各项作业的效用情况、各项资源的消耗情况、各种费用分摊情况, 甚至细化到影响成本的每个具体环节、每项关键作业, 不仅包括每项作业的资源耗费和能源利用情况, 而且包括产品或业务耗费作业的情况。因此, 借助对各项作业成本的详细分析, 对不同的业务、产品、客户制定不同的经营策略, 强化增值的作业, 减少非增值的作业, 有意识的对企业业务结构、产品结构、客户结构进行调整, 从而做到不赚钱的业务不做, 没效益的机构不设。将企业的资源充分用于提高企业经营效益上, 促进企业在结构上转型升级, 使企业整体的经营决策水平得到提高。
(四) 整合价值链, 选择最佳作业流程
企业资源的合理配置主要依靠各种科学的预测进行, 作业成本预算管理就是支持和服务于企业战略性决策制定, 对企业资源配置计划的数量化推算制度。企业资源计划系统中的各个子系统如:市场营销系统、管理系统、人力资源系统等中许多资源的利用和消耗在作业成本预算管理系统中, 依从作业价值链和作业流程, 按照作业价值链的要求, 选择最佳作业流程, 以作业为载体, 将所有业务和行政资源责任, 追溯到任何发生资源消耗的环节和部门, 促进管理层对资源进行动态的调配, 有效控制经营预算, 保证战略落实的效果。扭转战略、预算、资源和经营不能有效进行动态分析、控制管理和及时调配的问题。
(五) 进一步完善业绩考核评价
由于以作业成本法为依托的责任会计系统提供了比较真实客观的成本、盈利能力、风险评估等信息, 以及一些资源动因和作业动因等非财务信息, 有助于企业从非财务角度进行业绩评估, 促进企业从价值创造的角度进行业绩评价, 提供以价值创造为导向的价值链创造和其他非财务角度的绩效考核、客户贡献分析。在作业成本核算模式下, 产生了大量有助于业绩计量和考核的数据与信息, 如资金内部转移定价或产品、服务等内部转移定价、资源消耗、作业成本等, 为更科学合理的业绩考评提供了依据, 从而使企业转型升级落实到每个环节和每个人, 加快企业从数量规模型向质量效益型的转变, 同时为企业今后用EVA经济增加值打好基础。
(六) 提高经营管理及决策的整体水平
作业成本管理系统对基础数据的要求高, 实施需要进行大量的计算和差异分析, 需要调用大量的基础数据, 并且涉及多层次的分配, 过程复杂, 必须要有电子信息系统作为支持和操作平台, 以确保资源动因、作业动因的相关数据能够准确记录, 成本的分摊能全面准确。这就对淘汰一部分小、散、乱的企业及业务, 加快我国进出口整体经营管理水平的提高, 提出了要求和改造升级的可能。
进出口企业要在经济全球化经营环境下, 面对国际和国内两个市场双重竞争的压力, 进一步加快转型, 搞好企业成本管理, 提升企业竞争能力, 需要从改变成本管理的观念入手。以新的成本管理观念对企业财务管理及成本核算进行科学、精细的调整和完善, 建立科学的成本指标体系、成本核算体系、成本决策体系、成本控制体系和成本考核体系, 为企业加快转型升级提供支持。
参考文献
[1]符文平.论作业成本法在我国商业银行的推广应用.国际商务财会, 2008 (8) .
[2]杨景海.浅谈作业成本法在物流成本核算中的应用.国际商务财会, 2009 (4) .
8.外贸企业国际贸易风险管理初探 篇八
摘要：随着外贸体制改革的深入，外贸行业已变成了一个进入门槛相对较低的完全竞争行业。外部经营环境的变化、国内外经济状况和政策波动，加之企业本身固有的内在缺陷、人员经验等原因，外贸企业特别是中小型外贸企业经营中的不确定性陡然增加，面临着各种各样的国际贸易风险。本文探讨了外贸企业如何进行国际贸易风险管理，力求为外贸企业从事国际贸易风险管理提供一定的参考和借鉴，使他们能够在国际贸易中对风险进行系统有效的管理，避免和降低损失，提高企业经营管理效率和水平。
关键词：外贸企业；国际贸易；风险管理
外贸企业在进行国际贸易时，每笔交易除了买卖双方以外，往往还需要得到国内外的运输、保险、海关、商检和银行等部门的协作、配合、或接受其监督与管理，同时还受到有关国家经济关系、对外贸易政策、措施、法律以及外汇管制等条件的制约，关系错综复杂。其所经营的国际贸易业务中85%为一般货物贸易，产品品种繁杂，目标市场国家众多，对各项产品品种要求、运输要求、单证要求、认证要求和质量要求差异较大，单笔贸易金额较小，履约周期长，信息不对称。加之一线外销人员和公司管理人员素质参差不齐，这些因素导致外贸企业在从事国际贸易过程中，自始自终面临各种风险。
目前大多数外贸企业国际贸易风险管理情况普遍不尽如人意，主要体现以下几个方面：
1.缺乏规范的风险管理体系
目前，我国大多数外贸企业内部尚未建立由风险管理策略、风险理财措施、风险管理组织、风险管理信息系统和内部控制系统组成的全面风险管理体系框架，也没有引入风险偏好、风险承受度、风险对策、压力测试和情景分析、概率和数理统计等风险分析工具。很多外贸企业不能在风险度量的基础上，进行经济资本分配及利用风险信息支持业务前台风险决策，實现企业的发展战略与风险偏好相一致，使企业的增长、风险与回报相联系，从而帮助管理者实现企业目标。
2.风险管理的分散与无序
大多数外贸企业采用传统的风险管理方法，就是将经营中面临的不同风险作为不同的个体来看待，分别采用单独的、不同的控制方法，而不是将风险作为一个整体来看待，在全企业建立全面风险管理体系，仅仅在几个部门实行风险管理。这样做的问题就在于忽略了风险是彼此影响的，既可能两两对冲也可能两两加剧，而且部门界限间总有缝隙，风险很容易从缝隙中溜走。此外，企业每个部门只从自身的角度用自己的语言描述风险（包括有意无意放大本部门风险管理的重要性），这样常使管理层低估或高估风险后果，或者对孰重孰轻无法判断，从而导致企业风险承受能力难以统一，当风险突然出现的时候，缺少应急管理措施。
3.风险管理理念及手段落后
我国外贸企业目前将大量资源应用于事后控制，而对事前、事中控制几乎是空白。外贸企业在交易之前（签约或发货前）对客户的审查及信用条件的选择，以及发货之后直到货款到期日之前对客户及应收账款的监督、管理，几乎就靠业务员的经验和自身的判断来控制，而且控制手段原始、落后，除了投保，别无其它手段。在企业内部，缺乏系统化的风险评估工作，包括风险识别、测评、分析和应对，无法确定当前的风险状况；缺乏对核心内控流程的诊断以及制定相应的内控优化方案；欠缺风险预警体系和风险组合化管理体系等。
4.风险管理部门普遍缺失
我国外贸企业包括一些大型外贸企业没有设立专门的风险管理机构，导致企业应对风险的时候缺乏手段，平时管理风险的时候缺乏全局性、动态性、制度性和协调整合性。这是我国外贸企业屡屡因为风险管理缺失，最终造成重大损失的一个重要原因。
5.员工风险管理能力薄弱
外贸企业员工普遍存在缺乏风险管理能力的问题，这主要是因为缺乏培训造成的。员工缺乏风险管理能力可以用笔者以前所在外贸企业的内部风险管理调查中支付方式的选择来说明。这次调查表明，有50%的业务员在出口合同结算中选择T/T 或 D/P，而在进口合同结算中，有60%的业务员选择L/C，只有30%的业务员选择D/P 或 T/T，这说明二点，一是业务员选择的支付方式，有利于客户的多。但事实上，支付条款是合同中最重要的条款之一，同时也是国际贸易中，贸易风险发生最多的环节。二是说明了我们外贸企业风险意识和国外企业相比有差距。我们进口，外商要求开L/C，要用银行信用作保证，我们出口，L/C的采用反而少，多数出口合同是商业信用。
针对以上问题，笔者提出外贸企业国际贸易风险管理解决方案和管理措施设想如下：
1.风险管理职能部门设计
根据内部控制理论，实施企业的实时内部控制是实现风险管理目标的手段。因此，要考虑外贸企业在业务开展过程中实际情况，设计利用有效的控制措施进行风险管理，将风险管理融入企业的整体内控制度之中。为此要设立风险管理部门和法律事务部等。
风险管理部门是企业风险管理的核心，它要与其它部门共同构成全方位的风险管理体系。风险管理部门由总裁亲自负责，有一定的独立性。风险管理部门要做好财务部门和业务部门之间的桥梁，以保证公司的最大利益。风险管理部门的工作特别要注意三项风险：应收账款风险、库存风险以及部分账外科目风险（重点是衍生交易风险、相关交易风险等）。这三项风险的共同特点是涉险金额大，管理人员往往职责不清。
风险管理部门要有专人负责，即设立“风险经理”。每个“风险经理“负责一种风险（或一类相关风险）。他们有责任互相协作，根据已经确立的企业目标，在企业层面上不断改进风险战略、风险管理过程与风险度量方法。他们相互分享有关知识和最好的经验，以便企业能一次性地学习并获得这些智力资本。
法律事务部也要有专人负责，进行合同审查和案件处理，参与企业涉及法律问题的重大决策讨论，及时处置本企业向对方主张权利等可能引发纠纷、诉讼及仲裁的情形。案发后与外聘律师协作办案。全面认识企业面临的法律风险，预测法律风险对企业可能造成的影响，并通过分析确定引发法律风险的根源以及控制法律风险。利用分析结果，从涉险的部门入手，针对引发风险的根源制订控制措施，形成和实施风险控制计划。对风险的控制实施情况进行评估，改进，为下一周期的风险管理提供修改意见。
2.风险管理组织结构设计
结合外贸企业自身的业务实际运行情况，可以建立一个外贸企业国际贸易风险管理组织结构模型，模型中建立专职风险管理机构，明确职责。国际贸易风险管理组织结构模型参见图1.1.
在国际贸易风险管理组织结构模型中，风险管理部在企业中处于一个较高位置，是企业中负责风险管理实施的主要部门，被赋予适当的检查考核权力，这样有利于其开展工作，减少阻力。风险管理部直接对总裁负责，部经理为企业高管。在实施风险管理的时候，一般采用几上几下的方式：
a.由风险管理部牵头，由各个业务部对其面临的风险因素进行自我识别和评估，將结果上报给风险管理部。
b.风险管理部综合各部门的情况，进行整体评估，补充各部门遗漏的风险和企业整体的风险，并据此制定风险应对措施，建立风险管理流程，将应对措施落实到各业务部的业务流程中。之后将此结果传递给各业务部门。
c.各业务部门得到应对策略和流程控制指示后，结合部门实际，将风险管理流程融入到业务流程中，确保风险管理的实施。并对风险管理的效果进行评估，将评估结果反映给风险管理部。
d.风险管理部对各部门实施的结果进行评价，据此对各责任人进行考核，然后根据实施的效果对风险管理进行改进，再将制定的改进措施传递到各业务部门。如此不断循环。
3.建立基于内部控制的完善的外贸业务流程
建立科学完善的外贸业务流程，可以根据以下两个流程的思路：
a.商务风险管理循环流程（如图1.2示）。这一循环过程的核心因素，即制定战略所需的信息，促进了所有其他任务的实施，相当于“用事实管理”。
*此处括号内可以是信用风险，也可以是合同风险，总之体现分类风险管理决策的原则体系。
结合外贸企业的具体情况，建议采用三维立体框架，即组织、项目和流程的三维系统（如图1.4）.，并以内控制度过程循环的动态结构理念充实，形成一个比较接近外贸企业现状的外贸业务管理循环过程。最后要考虑常规/非常规事件加以调整。这样，把静态、动态两种结构的思考方法和以上两个通用的、概念式的流程综合起来，转化成企业自己的具体的管理循环流程。比如，外汇管理循环流程、库存管理循环流程、合同管理循环流程、应收账款管理循环流程等等，在外贸企业中逐步付之实践。
4.建立风险管理预警系统
建立一整套风险管理预警系统可以说是风险防范的第一道警戒线，所以，外贸企业应当注意建立全企业的风险管理预警体系。风险管理预警体系一般包括5个方面：a.风险信息系统。该系统包括信息收集与存储子系统和信息处理子系统。b.风险推断系统。该系统主要是对风险因素、机会因素以及各因素之间的交互关系进行评估并预测其发展趋势。c.风险识别系统。包括风险识别、评价、跟踪监督。d.风险信息输出与警报系统。该系统输出预警信息，进行对策提示，在风险达到临界状态发出警报。e.风险对策系统。一旦发生风险，系统将根据经验、概率论和数理统计及时进行风险评估，确立防范目标和行动准则，调用相应的风险规避方案和进行方案选优。
5.提升员工风险管理能力
员工风险管理能力是外贸企业风险管理的关键和核心。外贸企业可以从以下几个方面来培养和提升员工的风险管理能力：
a.进行风险管理的能力培训。企业可以请风险管理专家教授国际贸易风险管理的专业知识，首先让员工认识国际贸易风险的根源、成因、要素、特征和风险管理的目标、原则等。其次，对内部控制架构和制度有相当程度的了解和经历，最后让业务员掌握国际贸易风险管理的基本方法和程序，提高国际贸易风险识别能力、分析能力、评估能力、预警能力和管理能力，熟练掌握风险规避、风险转嫁、风险控制、风险承担、风险保险等风险管理策略。
b.加强与国际贸易有关的专业知识培训。企业通过让员工接受国际贸易知识、法律知识、金融知识、商品知识等与国际贸易有关的专业知识培训，使员工精通国际贸易业务规则，熟悉各种专业知识，为风险管理打下坚实的知识基础。
6.提高信息的收集能力
风险管理部应广泛、不间断的收集与本企业风险和风险管理相关的内部、外部信息（包括历史数据、战略信息、财务信息、市场信息、公司运营信息、法律信息等等）和未来预测。风险管理部应对收集的信息进行处理，以便有效利用信息，进行风险评估并建立风险管理预警信息系统，将收集的信息在系统中运行。为此风险管理部要建立广泛的信息网络，高效的内部信息交流机制，拓宽风险信息调查渠道。
7.建立应对国际贸易风险的快速反应能力
国际贸易风险经常是突如其来，有时连信息预警系统都来不及反应。为了避免措手不及，外贸企业必须制订应急应变措施和危机处理的机制和程序，对处置紧急风险情况时的领导机构设置、人员、责任分工和权限都有周详的安排；按照风险的危急程度，分层次预先制订包括在最坏情况下，可能做出的决策在内的一些风险对策；准备好充足的可以随时调用的人力、物力、财力和其它资源；充分掌握供紧急情况时使用的资源，以应对多重风险的袭击。
外贸企业面临的各种国际贸易风险是相互联系的一个整体，希望通过企业层面的风险管理，把风险管理与企业的战略决策、经营活动统一起来，运用真正具有全局性、前瞻性的方法去管理关键性的风险与机遇，从而使企业能够在变动不定的经济环境中最大限度的利用机遇、避免损失，最终确立竞争优势。
【参考文献】
[1]冯斌编著.出口风险管理实务（第二版[M].北京：中国海关出版社，2010.
[2]吴建功.国际贸易风险管理技术手段的建设问题[J].特区经济，2008（04）.
[3]吴浩波.基于外贸企业的国际贸易风险管理研究[D]安徽大学硕士论文.2010.