人事秘书工作内容

2024-11-11

人事秘书工作内容（共10篇）

1.人事秘书工作内容篇一

人事秘书职责

1、认真学习，坚决贯彻执行党和国家人事政策和规定，认真贯彻上级有关人事工作的指示，不断提高思想觉悟和政策水平，树立为教学、教研服务的思想，以保证各项工作的顺利完成。

2、负责教职工工资、福利、津贴以及升级、晋级的具体工作。

3、负责办理教职工的转正、定级的具体工作。

4、负责教职工专业技术职称的评聘工作，做好组织填报、材料预审、整理并汇总上报等工作。

5、负责学校教师资格认定的具体工作，包括组织填报、材料预审和报送等工作。

6、负责各类人事报表和工资报表的统计、上报工作。

7、负责教职工有关人事信息的收集、汇总、统计和整理工作。

8、协助学校做好教师考核的有关工作。

9、统一管理全校文书、人事档案，认真做好文书、人事档案的收集、保管、利用、鉴定等工作。

10、办理教职工离休、退休手续并负责他们离休、退休后的工资、福利等有关工作。

11、负责教职工社会保险，医疗保险的有关工作。

12、协助党支部做好积极分子的教育、考察工作和发展对象的材料收集、整理工作。

13、协同党支部、行政、工会按有关政策关心教职工的婚丧大事。

14、协助办公室主任做好各种会议和有关活动的准备、组织、接待等工作。

15、完成学校交办的其他各项工作。

行政秘书职责

1、认真贯彻执行学校的各项决议、指示和规章制度；为完成教学和日常工作做好后勤保障工作，做到热情周到、文明办公。

2、加强学习，不断提高思想政治素质和业务能力，推进办公自动化。

3、协助处理学校日常行政事务，及时做好上传下达的工作。

4、协助办公室主任起草公文，并认真做好公文收发、传阅和公文收集、整理、分类和归档的管理。

5、协助办公室主任做好各种会议和有关活动的准备、组织、接待等工作。

6、做好教职工请假登记、上报。

7、认真做好开学前准备和期末结束的工作，负责办公用品的申报领取。

8、负责全校教职工课时工资核实、造表、上报、发放等，妥善保管工作量、酬金表等资料。

9、做好信息的及时传递，做好电话记录。

10、负责有关文件、材料的打印。

11、收集学校教职工考勤情况的收集、统计等工作。

12、协同党支部、行政、工会按有关政策关心教职工的婚丧大事。

13、认真完成学校安排的其它各项工作。安全(事务)员工作职责

1、认真学习有关法律和治安保卫相关知识，服从学校安全领导小组的领导，严格执行学校各项规章制度，积极维护校内秩序，做好安全保卫工作。

2、依照学校办公室有关要求，建立健全本单位综合治理安全保卫组织，完善规章制度及必要的措施。

3.做好每日的安全执勤检查与巡逻，认真做好记录。检查范围包括：教学楼、综合楼、食堂、宿舍、运动场、家属区、门卫室等。检查内容：消防设施设备、电力设施、教室和校园内外安全隐患。加强学校人防、技防、物防等各方面的防范措施，发现问题及时整改；负责本单位管辖区域内的治安管理；查处发生在本部门区域的违规违纪事件；对于存在的安全隐患要及时上报主任，并督促整改。

4、配合社区做好学校流动人员的管理、登记、排查工作。

5、做好日常安全工作文件整理，相关资料的收集工作，期末年终整理归档。

6、做好教学楼教师楼道值班的监督检查工作，并做好记录。

7、做好全体师生员工的政治思想教育，及时了解掌握动态性、预警性信息；了解、掌握学校各类群众性社团组织及其活动情况，防范群体事件的发生，消除不稳定苗头。

8、负责学校的消防设施和消防器材的看护，防止丢失、损坏等情况发生，及时更换。

9、按时参加社区、派出所、区教育局召开的安全保卫工作会议，落实各项会议精神。

10、完成每周、每月等重大节假日前的各项安全检查与报告。

11、配合政教处搞好各种安全应急演练。

12、负责检查督促物管保卫人员(校门卫、夜间巡逻)合同覆行情况。

13、完成学校办公室交办的其他有关工作。

2.人事秘书工作内容篇二

秘书是一种职务名称, 也是一种社会职业, 其主要的职能作用是助手和参谋。机关秘书是指各个在机关单位工作的秘书。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作, 各自为各自的领导服务, 固守成规, 工作局限性比较大。而党的十一届三中全会后的十多年, 中国秘书工作有了飞跃性的发展, 机关秘书亦是发展迅速。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展, 是不断发展变化的新形势的需要, 是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要, 是秘书部门、机关秘书职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明, 做好参谋工作, 是各秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位, 不是人为地定义上去的, 而是秘书一职的特殊地位与任务所决定的。

二、机关秘书必须具备的素质能力

(一) 良好的德行操守

“德才兼备, 以德为重”。一个机关秘书人员, 若不能把“德”放在首位, 即使有“满腹经纶”、“张良之才”, 也不能算是一个合格的机关秘书。机关秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”, 机关秘书人员必须诚实正直、谦虚谨慎、兢兢业业, 恪尽职责、严守机密, 互相补台、竞而不妒。还要能忍辱负重、任劳任怨, 甘当无名英雄。

(二) 过硬的政治素质

机关秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。机关秘书工作的性质、作用决定了机关秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平, 有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑, 运用科学、正确的方法处理日常事务, 不在工作中犯原则性、政策性错误。因此机关秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论, 特别要学好江泽民同志关于“三个代表”的重要思想, 学习党和国家的路线、方针和政策, 多了解国际风云、时事政治, 不断接受新信息, 更新观念, 用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题, 透过现象看本质, 发挥好参谋和助手作用。

(三) 扎实的文字功底

对机关秘书人员的最基本要求是有一定的文字功底, 撰写材料是机关秘书的基本职责。写作本不是一件易事, 写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品, 使人看后一目了然, 没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体, 无论从格式还是遣词用语, 都有一定的规定, 不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践, 深厚的文化积累, 系统的写作技能, 关键是要做到“三心”:一是要留心写作。要务一行勤一行, 注意各种结构和格式的作品, 要细读、细品、细钻、细研, 取人之长, 为我所用。二是要潜心写作。机关秘书人员要有长期写材料的准备和习惯, 自加写作压力, 随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是要用心写作。写作材料要专心专意, 一丝不苟, 精心写作, 清楚自己写作时所代表的身份后, 那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑, 具体到某个环节时所进发的独到见解, 及对某些事务防患于未然的预见性想象, 就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切不可敷衍塞责、应付差事。

(四) 优秀的文书档案管理能力

由于人员编制和机构设置的局限, 许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由机关文字秘书兼职的。按照档案管理的相关规定, 文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导, 因此, 机关文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上, 按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求, 努力提高文书档案管理方面的业务修养。

机关文字秘书兼做文书档案管理, 主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接, 又相互制约, 而利用则是诸环节中的中心环节, 其它环节都为利用服务, 为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作, 为本部门、本单位的中心工作服务, 是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作, 是为了保证文书档案在中心工作中的作用, 即作为机关工作的参谋作用, 作为宣传教育的素材, 作为历史的凭证, 作为科学研究的必要基础条件, 其重要性自然是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的, 而这类文档室对于较小机关而言, 则具有综合性, 它不仅是管理文书档案, 同时统管了诸如人事、科技、会计等档案, 门类更多, 内容更丰富, 工作更复杂, 这样, 要求提供大量的参考资料, 要求为机关中心工作的利用创造方便的条件, 而且要求提供的资料必须迅速、准确, 这就增加了一定的难度。因此, 机关文字秘书在加强秘书工作修养的同时, 又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养, 做一名合格的文书档案管理工作者。

(五) 过硬的技术素质

随着现代化办公设备的普及, 机关秘书已经不能再满足于传统的工作方式和素质, 试想一个现代的机关秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息, 如何能干好本职工作。机关秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术, 提高实际应用水平, 做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时期机关秘书。

(六) 其他条件

机关秘书除了具备一般工作人员的基本条件外, 还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好, 是一个机关秘书称职不称职的问题;品德修养、作风修养好不好, 是一个机关秘书合格不合格的问题。因此, 机关秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养, 努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。

三、机关秘书必须具备的工作意识

随着改革开放的不断深入和发展, 人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段, 在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。机关秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用, 要加强机关秘书人员的职业素养建设, 不仅要强化传统的服务意识、调研意识等, 而且还要具有并增强自我意识、责任意识等, 以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

(一) 自我意识

机关秘书的自我意识是指机关秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受, 它是机关秘书人员现代意识的内容之一。虽然机关秘书工作具有很强的服从性、服务性特点, 但机关秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体, 特别是在改革开放的今天, 机关秘书人员一方面受开放环境的影响, 应该具有较强的主动性和能动性;另一方面, 今天的机关秘书人员多半受过较高层次的教育, 他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识, 何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此, 作为一个机关秘书人员, 应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力, 以便在领导决策前为之提供有效的依据, 在领导决策后正确领会并执行其意图。

(二) 责任意识

机关秘书人员工作态度和工作质量的好坏, 在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识, 机关秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉, 才能做到工作认真、态度端正、处事果断, 在任何人面前、在处理任何事上, 都表现出良好的思想文化和职业道德素养, 才能真正提高机关秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中, 各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的机关秘书, 才能适应现代社会高效率的管理。尽管机关秘书人员级别不同, 行业各异, “闻道有先后, 术业有专攻”, 在机关工作, 其秘书意识与气质不能不具备, 不能不深化。有较高的机关秘书意识与气质的修养, 机关秘书功能才能得到最佳发挥, 机关秘书职能才会高效运转。因此, 机关秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强机关秘书意识与气质的修养。

机关秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强机关秘书意识与气质的修养。经济的不断发展和社会的不断, 给机关秘书人员的生存和发展带来了新的机遇和挑战, 新的形势和任务给新时代的机关秘书工作者提出了更高的要求, 机关秘书工作者必须具有超前意识, 迎难而上, 勤奋进取, 增强责任感和使命感, 树立强烈的敬业精神, 从我做起, 从现在做起, 从小事做起, 在工作中不断提高自身素质, 完善自我, 做一名合格的机关秘书。

四、机关秘书和企业秘书的职能差异

一般而言, 对于机关秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透的, 其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助与服务, 以促进领导工作效率的提高。准确理解和把握机关秘书和企业秘书的职能及其差异, 是深入理解政府和企业的关系以及在各自岗位做好秘书工作的前提。

(一) 在办公事务辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异

1. 机关秘书和企业秘书在办文上的差异。

办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。

机关秘书进行办文最终大多是以国家政策、法规的形式出现的, 是国家行使统治权利的载体和工具, 最终目的是实现政府的管理职能。所以, 机关秘书的办文工作体现出强烈的政策性, 同时也对整个社会产生强制力 (无论是软强制还是硬强制) , 其影响将涉及整个社会。然而, 企业秘书的办文大多是涉及企业内部运作的过程, 其影响力只是在企业内部有效, 办文的内容大多是涉及企业内部的管理, 并不必然与政治挂钩, 因此体现为更多的现实性和实用性。

2. 机关秘书和企业秘书在办会上的差异。

秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。由于机关和企业在职权和性质上的差异, 其所办的会议也体现为不同的目的。

机关秘书办会大多是做出决议、发布决策指令、行使权力等。多数会议是作为信息的沟通和发布渠道。机关秘书在传统上更多的关注会议对政令传达的准确性以及发布的效果。然而目前值得注意的是, 随着我国民主化进程的推进, 当前机关的管理思路更趋于成熟和民主, 在制定决策的过程中更多的引入了公众参与制度。机关秘书的办会已经不再仅仅局限于初期的内部会议或是新闻发布会、记者招待会等的传统模式, 因此, 机关秘书的办会思路也应该与时俱进, 改变机关主办方以前高高在上的固有模式形成平等议事形式, 这期间还要求机关秘书在办会过程中平等的兼顾各与会者。企业秘书的办会大多是为了沟通、集散信息、形成共识、布置或商洽工作、增强组织凝聚力或是推进工作实现管理目标。企业秘书大多筹办和服务经理办公会、董事会、股东会、职工代表会、业务洽谈会等。

3. 机关秘书和企业秘书在办事上的差异。

秘书为领导操办事务的范围相当广泛, 大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。

机关秘书在办事方面更多的体现出权力的特征。无论是在处理日常事务、随机性事务还是授权性事务方面, 在负责的职权范围内都起到了主导和信息的控制者的地位。因此, 便会催生出腐败的问题。比如机关秘书在处理授权性事务的时候, 可以利用信息优势, 将信息作为资源, 从利益相关方收取回报;再如机关秘书常常要对领导的来访、电话和事务等进行挡驾和截留, 但机关秘书也可以根据自己的利益利用它来堵塞信息通道, 不让对自己或与自己有关的不利的信息进入领导的视线。同时, 也可利用这种方式来截取信息, 将有价值的信息拦截后告知利益相关方, 甚至其在中间起协调和疏通的作用, 将单位的利益转化成个人的利益。近几年暴露出来的多起机关秘书腐败案件, 非常值得警醒。这一点是机关秘书人员需要特别注意的。

企业秘书在办事方面跟多的时间花在处理日常性事务上。秘书每天都要操办的事务, 如整理领导办公室, 保证领导办公不受干扰, 处理公务电话, 收发、传递文件, 并交领导阅知, 根据领导工作需要协助领导安排工作日程并做好准备, 整理内务, 值班事务、内外沟通和来客接待工作等。企业秘书在办事方面更多的体现为分内工作的按时、按量完成。大多时候体现的是一种执行。

(二) 在参谋职能辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异

秘书人员自始就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中, 秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中, 但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分, 而且随着社会的发展, 领导者对其秘书参谋智能辅助的需要也越来越强烈。

在当代社会, 大凡事业有成的机关领导者身边, 都有精于办事、善于参谋的机关秘书人员。机关秘书在某种程度上充当了领导顾问的角色。机关秘书因其近身性和领导建立了彼此信任的关系, 同时由于机关秘书工作需要沟通各方面的关系, 接触和处理大量的信息, 所以其看问题的角度更加全面, 加之某方面的专业技能, 更能为领导提供有价值的参考意见。机关秘书在参谋决策方面更多的体现为帮助领导从多个角度分析问题以及提供可行性的建议。

(三) 在管理协调辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异

在现代管理实践中, 由于环境条件的变化、认知水平的差异、资源状况的不同、利益配置的问题或工作上出现的各种失误等, 往往使组织协同配合的有序运转出现种种失调和矛盾。为了化解失调和矛盾, 现代领导者特别重视管理协调, 除了在各职能管理方面强化协调功能外, 还要求秘书工作加强对管理协调的辅助。

机关秘书对管理协调的辅助, 主要体现在督促检查、信访事务等方面。机关在工作中要辅助领导对不同部门进行协调管理, 同时接待和协调不同社会群体之间的关系。企业秘书的管理协调辅助职能主要体现在对领导活动安排及随机调处矛盾等方面。为了保证领导合理而高效的利用和分配时间, 企业秘书承担着对领导时间的管理和规划任务, 同时为了保证领导能够有充分的时间和精力去处理最为重要的问题, 企业秘书还需对随机发生冲突和矛盾进行调处和化解, 保证企业各项工作有序开展。

五、机关秘书职能未来的发展趋势

随着当前经济全球化和一体化的进程, 以及我国国企改革的进一步深化, 机关秘书与企业秘书在职能上将呈现出更为复杂的特点及关系, 二者在职能上呈现出分化与融合的可能性。

时代为机关秘书和企业秘书设置了不同的职能背景, 机关和企业又为秘书提出了各异的职能目标。那些原来在机关和企业秘书职能中共有的内容, 会在今后产生分化, 那些已经粗略分化了的东西今后可能更趋向细致性分化。机关秘书与企业秘书做的都是秘书性工作, 因此, 两者又有较厚实的相互融合、容纳的基础。通过对两类秘书客观的职业性交流、交往以及主观的互相学习, 必将带来对机关秘书管理职能产生新的认知, 在互相知晓职能差异性的同时也会清楚双方融合的切入点, 使差异性成为自我提升和向对方学习的一种动力来源, 从而进一步做好机关秘书工作。

参考文献

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3.秘书工作的档案要求篇三

关键词秘书文书工作档案管理

秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。

一、文件与档案的关系

从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。

二、秘书工作与档案工作的关系

由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。

另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。

三、秘书工作档案管理的主要要求

秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：

（一）档案收集的要求

秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。

（二）档案质量的要求

文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。

（三）档案信息开发利用的要求

有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。

长期实践的结论来看，通过强调秘书工作与档案的联系和要求，在档案形成的初始阶段就做到正规、有序、完整的处理文书及档案材料，对提高档案管理和档案质量都有着重要的积极意义。

4.人事秘书工作内容篇四

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。

1、明确职责、权限、目标、任务

每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。

2、制定秘书工作的各项制度和标准

不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。

3、分清主次，有条不紊

秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。

4、科学地安排工作程序

秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。

5、准确细致，切实无误

秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。

6、迅速果断，讲求时效

秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。

7、忠于职守，安于职分

不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。

8、加强教育、管理，不断提高素质、能力

5.秘书工作内容篇五

秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。

一、商务沟通

（一）接待工作

1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4.了解来宾宴请工作的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5.送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二)沟通与协作工作

1.运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2.组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3.及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

（三）商务谈判

1.掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2.布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3.做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二会务管理

(一)会议筹备

1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

2.合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3.掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

4.掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

5.及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

6.安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

(二)会议沟通与协调

1.掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

2.运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。

3.做好会议保卫、保密工作。

4.组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

5.及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

（三）会议善后

1.做好与会人员的返程安排

2.检查清理会场和整理会议文件。

3.传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。

4.评估会议效果

三商务活动管理

（一）商务活动

1.安排会见、会谈

2.组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

2.掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。

4.安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

（二）商务旅行

1.协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品

2.做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四办公室的管理

（一）办公环境管理

1.合理设置办公室的布局

2.布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3.维护责任区整洁的工作环境

4.应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理

（二）办公资源管理

1.采购、调配和利用各类办公资源做好办公资源库存的监督管理工作参与政府采购管理和招标工作

（三）办公效率管理

1.制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。

2.科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。

五、信息与档案管理

（一）信息管理

1.运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2.掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

3.运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

4.熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作

5.熟悉执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

6.掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

（二）档案管理

1.掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料

2.熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

3.了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4.掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全

5.掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具

6.运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

六．日常办公事务处理

（一）文书处理

1.熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作

2.科学做好文书的清退和传递工作

3.掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量

4.掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作

5.掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。

6.掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书

（二）其他事务

1.运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。

2.掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。

3.掌握零用的管理方法和报销手续了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。

七．常用事务文书写作

（一）行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

（二）公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

（三）涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

八商务礼仪

（一）个人礼仪

掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

（二）日常交际礼仪

掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

（三）涉外商务礼仪

掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。

秘书人事工作內容說明 1.制定、执行公司人力资源规划；

2.制定、执行、监督公司人事管理制度；

3.招聘：制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作；安排面试、复试、综合素质测试；

4.绩效考评：制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退；

5.激励与报酬：制定薪酬政策、晋升政策；组织提薪评审、晋升评审；

6.公司福利：制定公司福利政策、办理社会保障福利；

7.人事关系：办理员工各种人事关系的转移；

8.教育培训：组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续；

9.与员工进行积极沟通，了解员工工作、生活情况。

如何做好秘书工作的几点体会

综合科

郑晓锋

今天能站在这个神圣的讲台上倾吐心声，我感到很荣幸，心情也非常激动，十分感谢政府办公室领导给我这次机会向各位领导汇报工作，与各位同志进行学习交流。下面结合自己的工作实际向各位领导和同志们汇报一下如何做好秘书工作的几点粗浅体会。有不当之处，请领导和同志们批评指正。

作为领导身边的工作人员，在近二年的时间里，在各位领导和同志们的鼓励、支持和帮助下，我学到了很多、也提高了不少。可以说秘书工作是个锻炼人的岗位，它要求秘书人员必须具有较高的综合素质和能力。我认为主要体现在以下几个方面。

第一，秘书人员应具备三方面的基本素质

一是先做人，后做事。从小处说要完成一项工作，从大处说要成就一番事业，必须先具备做人的优秀品质。先做人后做事，是从主次地位角度来说的，先做人、后做事两者是辩证统一的，应该把两者统一起来，看成是同一过程不同层次或方面。作为秘书人员，只有在做事的工作过程中见贤思齐、从善如流，才能夯实做人的基础，从而才能把事情做好。做到办事扎实，待人诚实，为人朴实。

二是敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤，具有敏锐的洞察力和政治鉴别力，设想周到，能起到拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工作中不能夸夸其谈，言过其实。要做到言之有物，言之有据，言之有理，言而有信。

三是博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习、善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习和实践的过程。中国有名古话讲，“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之，”只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。

第二，秘书人员应具备三种基本能力

一是较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作。所以，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员要加强写作实践，熟练掌握各类公文特点、写作要求和语言表过技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。在这一点上，虽然到政府办公室以来一直刻意的注重提高，但离领导的要求还有很大差距。今后会更加努力提高此方面的能力。

二是较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。所以，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。刚接触秘书工作时，由于工作的不熟和阅历的欠缺，经常有一种手忙脚乱的感觉，有点力不从心。在各位领导和同志们的帮助下，我在此方面有所改善。我认为，提高组织能力，向领导和身边的同志学习比向书本学习更直接、更有效。

三是广泛的社交能力。当前社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本。这样在实际工作中才能更好的为领导当好参谋助手。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，虽然是公事公办，介社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

第三，秘书人员应具备五种良好的工作作风一是忠于职守，自觉履行各项职责。各行各业的工作人员都要忠于职守，热爱本职。这是最基本的职业要求和良好的工作作风。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项工作职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

二是服从领导，当好参谋。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。不能用个人不成熟的想法，去影响和干扰领导的工作及决策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

三是兢兢业业，任劳任怨。秘书人员的工作性质，要求其埋头苦干，决定其工作主要是实干。秘书工作要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。要具体而紧张的工作中，要脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

四是谦虚谨慎，办事公道。热情服务，谦虚谨慎，这是秘书人员应具有的工作作风和良好美德。不能因为在领导身边工作而自命不凡，自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾，搞好合作。办事公道正派。对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。把为领导服务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。

五是恪守信用，严守机密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信、行必果。一经允诺的事情就要尽力办到，遇有变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密，是秘书人员职业的最基本要求，也是必须具有的工作作风。自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。

六是实事求是，勇于创新。要坚实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

办公室行政秘书工作内容与责任 A、打字速度权重30% 以每分钟60个单词的速度按照适当的格式准确的将来自以下各个方面的指令打印成文件：口头指示、录音内容、手写笔记或正式笔记、总经理的手写材料、手写会议纪要等；打印通知、会议议程、工作日程和其他以下内容材料；打印商业协会调查；汇总和打印经营报告和其他各种报告、包括文本和表格；打印从报刊在职上摘选下来的文章；整理和打印信件、备忘录、问家副本以及其他要求打印的文件； B、接待权重25% 当面或通过电话核定已经签订的合同，热心地帮助来电话者和来访者；回答打进来的电话，转达消息、提供信息或将电话例行转给某人；接待来访者，提供信息或直接将客人引到相应的办公室或个人处；作为主人在客人等待期间提供临时服务；操纵自动应答设施；与来电话者及来访者保持一种合作的态度 C、计划安排权重20% 对工作日程惊醒有效管理、包括对约见、会议、旅行以及其他此类活动的安排；对工作日程进行安排；为总经理、董事会成员和其他人员约见会面人员；为办理出差补贴作好准备；协助进行会议的安排；为保证在职培训计划的实施，在房间内、课间供应相应的服务；对组织各项设施的使用进行计划安排；对外部发言人、咨询专家等安排好交通、旅行以及相应的费用； D、文件与资料的管理权重15% 创建宾个维护一个合适的文件管理系统，能够按照要求迅速地放置和取出文件；制定文件空间分配计划，分别在文件管理系统中为回函、会议记录、报告、规定以及其他相关问家做出妥当的安排；将资料放进文件夹中的适当地方；从文件夹中查找并取出需要的资料；对文件进行挑选、装订和剔除，在必要时进行文件汇总或销毁；保存和保护某些重要文件；将文件资料整理成可直接使用的形式 E、办公室一般服务权重：10% 以一种受欢迎的方式和既定的程序来履行相关的办公室职责；通过邮递中心处理邮件、寄送文件和邮品；拆阅外来邮件并进行分送；对文件进行复制；掌握一定的现金；从相关的报纸和杂志中摘取与组织有关的文章；负责公告栏的书写；完成其他预定的工作

6.北大行政管理：秘书学与秘书工作篇六

答：秘书工作的原则：

1.准确原则；准确原则是秘书工作的质量要求

2.及时原则；及时原则，是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则；严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4.同步原则；同步原则，是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

秘书工作的发展趋势：

建国以后，尤其自改革开放以来，我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作，有了新的发展。

1、指导思想上的发展。

2、工作方式上的发展。

3、工作内容上的发展。

4、管理模式上的发展。

5、办公手段上的发展。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点，这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。

一、基础知识：一方面是社会科学基础只是；另一方面是自然科学只是。

二、专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。

三、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格，争取做到：

1、开朗。具有乐观饱满的兴许，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。

2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。

3、稳健。遇事细心，观察细致、考虑周详。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制能力。

和成功的秘书性格要求相比，现在我自己还和要求有一定的距离，相比来说，我需要在学的开朗和幽默，多学习，多练习。

4、简述秘书工作能力的结构。

答：

1、表达能力，就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式：1.口头表达能力；2.书面表达能力；3.行为表达能力。

2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。

3、管理能力，秘书作为领导者的参谋和助手，理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力；2.辅助计划能力；3.辅助沟通能力；4.辅助协调能力；5.辅助控制能力。

4、应变能力，就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。

5、社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：秘书辅佐决策，可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同，方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程，说明各个决策阶段的辅佐方式。

1、决策前服务式辅佐，秘书在领导决策钱，要为领导决策做准备，提供各方面的服务。

2、决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。

3、决策执行中协调辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。

4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐，秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：秘书沟通协调的特点：1.非权利支配性；2.非职责限定性；3.非确定地位性；4.认同疏导性。

秘书沟通协调的方法：1.沟通化解矛盾；2.变通淡化矛盾；3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答：秘书间接效益原理，体现在以下几个方面：1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。

1.铺垫性效应，秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫，由此，素质高的秘书不仅根据领导的吩咐，为领导活动提供服务，做好听命铺垫，而全面了解工作的目的要求、价值标准，把握事物发展的规律，能动的做主动铺垫，发现错误或偏向性主动提出建议，采取恰当的方式，做修正性铺垫，以保证领导活动的有效性。

2.传播效应，在实际工作中，不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段，秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用恰当的表述方式，运用有效的语言手段。

3，督策效应，秘书没有掌管指挥控制的权利，但其有效的职能活动，能过产生一定的督策效应。

4，职能协同效应，秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效益。

8、请简述公文办理的要求。

答：

1、准确无误，指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在：

1、工作内容准确。

2、工作方向要准确。

3、工作方式要准确。

2、讲究时效，公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度，从以下几个方面入手：

1、强化时间观念。

2、缩短运转周期。

3、简化办文程序。

3、安全保密，一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思，二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密、不失密，这就是保密的意

思。

4、统一管理，公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一，必须要做到三点：

1、统一于秘书部门；

2、统一于公文法规；

3、统一于主管领导。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答：

1、对文件的内容要精读，确定文件内容是密或非密，核心秘密与非核心秘密，都要事先加以确定。

2、按章办事，有序秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的是想，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝对不能自行其事，更不能先斩后奏。

3、在交往中要通过正式的或非正式的，直接或鉴戒的渠道弄清对方身份，以确定那些该说，那些不该说，以及说到什么程度，防止秘密的泄漏和被窃取。

4、对于探听文件内容的人，可以假装不知道或转移话题。

5、以礼拒绝，在交往场合下，为了不损害友谊，要以礼拒绝。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：1：切中需要，秘书掌握了大量信息，必须针对信息客体的实际需要，准确的给予，尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供给所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较。判断，但也并非多多益善，过多果篮的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效，秘书调研信息贴别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用的，也要恰当的去全面的运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通，任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。玉树运用所掌握信息，也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息，五笔立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效；与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发，秘书的综合职能，决定秘书会账务带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一是利用同一信息，侧重点不同的提供个需要对象，多方面的发挥其参考作用，二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发，尤其是想领导提供信息时，既提供客观情况，同时陈述自己的看法、建议，以使领导提供信息时既提供客观情况，同时陈述自己的看法建议，以使领导获得更多一些，更深刻一些的信息参考。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

1、会前准备阶段

为使会议达到预想的效果，事前事做好充分的准备，仓促的开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有：1，了解、掌握有关情况，确定会议主题，民却通过开会要解决什么问题。2，起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3，确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关单位和个人及早做好准备。4，做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2、会议进行阶段

1，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法制性的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。2，汇总情况，编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，一边及时部署工作，使会议健康发展。

3、做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3、会议结束阶段

1，收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。

2、整理会议记录，根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。3，立卷归档。把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷，最后归档。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下几个步骤：

（一）收集来宾情况，判断来访用意。获取来访者的情况和意图，是做好接待工作的基础。

（二）拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南。

（三）准备接待材料。重要的接待活动，要求秘书人员准备有关文字材料，如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。

（四）组织双方活动。接待方案经主客双方同意后，秘书人员要据此加以精心组织实施。

（五）处理善后工作。一项接待活动结束后，秘书人员还要主动做好善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

13、请简述接待来访的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、热情大方。对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。

2、细致周到。接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾作出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全。确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。

4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

秘书工作的作用：

一、参谋助手作用

二、沟通协调作用

三、督促检查作用

四、信息反馈作用

五、中介枢纽作用

秘书在实践中运用对立统一原理应注意：

1、随机参与，提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的，在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相继提出意见和建议。这样，发现问题及时，协助领导解决问题也就比较迅速。

2、务实与超前，要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确的了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量，又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

4、同步与异步，秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏发挥参谋作用。

5、开发与控制，秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员，又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示

今年恰逢中国共产党建党九十周年，为进一步推动对党史知识的学习研究，增进对革命先辈优良传统的继承发扬，增强党员群众的党性修养和政治觉悟，计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡，旨在通过此次参观学习，增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。

以上请示妥否，盼复。

7.浅谈高校教学秘书工作篇七

一、教学秘书的角色与工作特点

(一) 教学秘书的角色

教学秘书作为教学管理中的一员, 其本质也是服务人员, 因为学校的工作最终是落实到为教学服务, 为学生服务, 教学秘书的服务将显得更具体、更直接。学校教学部门的工作是分门别类地划分具体科室, 而系级教学秘书工作则不同, 他们要全面贯彻执行学校的各项规章制度, 落实和实施好各项教学任务, 是教学管理活动中上传下达、下情上通的桥梁和纽带, 为系部教学工作的顺利进行提供有力的保障。

(二) 教学秘书的工作特点

从教学秘书工作内容来看, 教学秘书的工作范围几乎涉及系部教学管理的各个方面, 因而工作量大, 头绪多。教学管理工作以每个专业的不同年级, 每门课程在不同学年、每学期的各个阶段为周期不停的运作, 无论是常规性或临时性的管理工作, 都要求在明确的时限内完成。所以教学秘书的工作具有复杂性、具体性、周期性、时间性且工作难度大的特点。

二、教学秘书的作用

(一) 协助系领导处理日常教学管理工作

教学管理是纷繁复杂的实实在在的事务性工作, 它涉及面很广, 包括教学检查、教学质量评估、数据统计、教学环节安排、协调监考老师、收交成绩及教学日志、学生成绩、教学计划和各种资料的管理等。

1. 学期教学计划的执行

该工作需要教学秘书对教学计划, 学生班级与师资力量情况及各门课程的性质、特点等有全面的了解。同时还要注意综合各方面的情况, 把学生、教师及课程在时间与空间 (教室和实验室) 上合理科学地安排好, 使学生能有效地学习各类知识, 真正体现循序渐进的教学原则, 以培养学生的能力, 提高全面素质。比如, 对于统一使用的实验室, 合班上课等情况的安排要准确合理。课程表的初稿形成后, 尽可能征求每一位任课教师的意见, 进行一次认真的检查, 避免碰课。

2. 做好考务工作及学生成绩管理

学校从学期初补考, 学期中的各类等级考试和资格考试直至学期末的期终考试, 考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此, 做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。考试前, 一要加强学生考风考纪的教育, 审查学生的考试资格, 并办理相关的缓考、免考等手续, 以严肃考场纪律。二要协助教务处制订考试安排表, 科学合理安排监考老师。考试结束后, 教师将学生的成绩输入成绩管理系统, 教学秘书要认真审核, 最后将各班成绩表、试卷进行存档。

(二) 作好助手参谋

各系根据自己的专业设置的特点, 围绕学校中心工作, 深入到各系教学工作的各个环节中去, 制定切实可行的具体实施条例和措施, 保证学校规章制度、政策条文的落实。教学秘书要明确角色, 正确定位, 协助领导做好日常教学管理工作, 切实做好有关文件的贯彻执行, 维持正常的教学秩序。准确领会系领导的要求, 并及时将其精神传达给教师和学生。

(三) 协调与沟通的作用

教学秘书的所作所为处处体现集体的形象, 是教学单位的“窗口”。教学秘书除了要完成教务处、系领导所布置的各项工作外, 还要借助有效的沟通手段协调与各部门、系的关系, 建立相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。

(四) 对教学过程与教学质量进行监控和研究

教学秘书作为基层管理者, 要对教学过程、教学质量进行监控。这就要求教学秘书检查教学计划的执行情况, 协助检查教学质量、教学评估效果, 并根据所掌握的情况进行总结和研究, 积累经验教训。这样一方面可以促进教学管理工作更好的进行, 另一方面可以为教学管理、教学手段和方法提出合理性的意见和建议, 以保证教学工作的顺利进行和教育教学质量的不断提高。

三、教学秘书应具备的基本素质

(一) 良好的敬业精神

教学秘书的工作处于高校教务管理工作的最基层, 从事具体的教学事务, 工作量大, 事务繁琐, 时间要求严格, 稍一疏忽就会直接影响到本教学单位甚至高校的教学活动的教务管理工作。因此爱岗敬业对教学秘书来说是一项基本要求, 教学秘书只有热爱自己的工作、充分认识到工作的重要性, 才能从为学校教学提供优质服务的立足点出发。

(二) 认真负责的责任意识

认真细致的工作作风是搞好教学管理的基本保证, 教务工作的重要性、具体性的特点要求教学秘书具有强烈的责任意识和一丝不苟的工作态度, 以保证教务管理工作的规范性, 学校工作基本上是一学期乃至一学年为一个工作周期。其中学期初、学期中、学期末更是教学秘书的大忙“季节”。如新学期课程的安排、教学计划的调整、教材的征订、任课通知书的下发、期末学生考试的安排等工作都不能掉以轻心, 否则便会发生教学事故。

(三) 全心全意的服务意识

高等学校的主要任务是教学, 一切教学管理工作都是为教学和师生服务。这就要求教学秘书必须围绕学校这一中心工作, 为教学服务, 树立全心全意为教学服务意识, 经常了解和掌握师生的意见和要求, 以满腔热情地为他们排忧解难, 以自己的行动来赢得大家的理解和尊敬。

(四) 加强业务学习, 提高教学管理水平

教学秘书是从事实际教学事务管理的工作者, 这就要求教学秘书既要具有一定的理论水平也要具有较强的实践能力。具体来说, 教学秘书要掌握一定的教育管理科学和教育科学知识, 熟悉高校的各项教学管理规章制度, 掌握教务管理规律, 只有这样才能使教学工作有秩序、有效地进行, 在有限的教学条件下最大限度地提高教学管理水平。随着教学管理手段的日益现代化、规范化, 教学秘书要掌握计算机操作技术, 熟悉教务管理系统的操作方法, 利用计算机做好学生的学籍管理和成绩管理工作, 不断提高工作效益, 实现管理的科学化、制度化、规范化。

参考文献

[1]蔡银宁.高等院校教学秘书的作用及素质培养[J].宁波工程学院学报, 2005.

8.做好企业党办秘书工作探讨篇八

关键词：企业；党办秘书；工作

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）01-0125-01

一、提高写作能力

对于党办秘书来说，写作能力的提升是帮助其快速完成工作的关键，所以想要真正做好企业党办秘书工作，首先就需要充分提升自我写作能力。一般来说，秘书写作的过程中，需要根据所需要写作的内容，思考写作的流程和框架，在原有框架中加入所需要书写的内容，不仅需要保证规范的格式，充实的内容，还需要重点突出文章的写作主题，保证在流畅的语言中将写作所需要表达的具体内涵展现出来。对于党办秘书来说，其一般性的写作工作需要与自我政治素养相结合，所以在写作的时候中需要充分提升自我政治觉悟，保证在遵守国家和党的一系列政治方针的前提下进行文章的写作，这样才能够保持写作内容与时俱进，同时也与政策方针保持统一。

从党办秘书这一工作的角度来看，因为其服务于领导和企业，所以在文章写作的过程中必须实事求是，不能够利用语言夸大其词，这样不仅会导致企业工作无法顺利进行，还有可能会左右领导的决策。在文章书写的过程中，党办秘书需要亲身体会所写文章的具体情况，认真了解在当前企业文化影响下情况的真实性和实效性，保证能够结合企业实际情况完成基本的文章写作，这样才可以使写作的文章不仅与真实情况相吻合，还能够深入探索和分析写作的主题。在文章书写时，其所使用的书写材料需要取材于企业之中，保证将企业的缺点和优点以及重点展示出来，这样，当文章交给领导的时候，便于帮助领导快速做出正确的决定。对于企业来说，写作文章所需要的内容多种多样，无论是行政公文还是宣传文件，都需要党办秘书利用各种途径来了解基本的书写格式和专业性的书写知识，以此保证书写内容更具专业性。

二、增强“三种意识”

对于党办秘书来说，想要全面做好自我本职工作，就需要快速提升自我的言行举止和服务意识。在工作的过程中，只有不断增加自我的管理服务意识，才能够将工作作为兴趣，并全身心投入其中。首先，需要增强责任意识。党办工作是一个复杂而又琐碎的工作，作为企业中默默无闻的背后工作者，党办秘书需要意识到自我工作的重要性，在工作的过程中要摆正自己的位置，以自我奉献的精神来全面完成本职工作。在提升责任意识的同时，保证对领导以及同事的批评和建议持虚心接受的态度，以宠辱不惊的心态来完成工作，努力发扬党办工作的勤奋精神。其次，在工作的过程中需要时刻增强自我的创新意识。一般来说，党办秘书是为领导提供后勤工作保障的关键，其意见和建议可能会间接影响领导的工作决策。所以在党办秘书工作中，需要根据企业具体情况来思考企业的发展之路，对于企业内部可以改进的问题进行分析，以创新性的思维来为企业发展探索创新途径和新方法，保证将自我心态从被动工作思考转向主动工作思考之中，以此来提升自己工作的服务效果和创新职能。最后，党办秘书需要增强自我执行意识。在工作竞争如此激烈的社会之中，良好的执行能力是保证工作效率和工作状态稳定的关键。工作时尽量避免任务完成不及时，不完善的事件发生，将良好的工作状态融入到工作中，快速执行领导的工作任务要求，保证以一流的工作作风和工作成绩塑造自己在企业中的人生价值，保证在执行任务的过程中能够以积极的心态、细致的思维来完成，这样方可提升工作效率，保证维护领导指示的权威性和及时性。在提升自我执行力的同时，需要党办秘书利用其它工作进行自我充实，选择性的对工作所需要的技能进行学习，保证在自我精细化管理中提升工作能力，以此踏实、认真的完成工作，将勤勤恳恳的态度带到日常工作中去，保证爱岗敬业，以最快的速度和最好的效果完成所布置的基本任务。

三、做到“四个注意”

企业党办作为企业中的综合部门，和企业各个部门情况联系密切，是企业沟通内部问题的关键性因素，所以企业党办秘书在企业中所扮演的角色也非常重要，只有把握好自我言行举止，才能够做好本质工作。第一，党办秘书需要注意自我的言行举止是否能够与领导保持一致，作为为领导服务的工作，只有贴近领导的需求，保证在决策和管理中能够很好的作为领导话语的传播者，才能够获得领导的满意。在这一问题之上我们也可以发现，党办秘书需要在工作中快速传达领导的要求，领悟领导的精神，与领导保持高度一致的工作和思维模式。这样的注意事项需要党办秘书在自我工作中注意，充分把控好自己的工作状态，调整好与领导之间的相处模式。第二点，党办秘书需要注意自我的站位高度。作为领导的参谋以及工作助手，党办秘书需要能够站在领导的位置上对工作提出一定的建议，保证在决策中能够给予领导一定的帮助。这样就需要党办秘书站在多个角度思考问题，在协助领导的过程中提升自己对各方面工作的认知和意见。第三点，党办秘书工作需要以实为本，也需要虚实相融，通常来讲，党办秘书工作是务实的工作内容，可是在出谋划策的同时，还需要对企业中产生的问题进行分析和总结，保证既能成为领导的好参谋，又能为工作建言献策，这样虚实结合可以使党办秘书寻找到自我工作目的，保证以出谋划策为主，以落实为辅。最后一点，党办秘书需要注重对于自我的约束。从权利位置上来看，党办秘书是领导的代言人，所以在工作的过程中需要充分落实自我的位置，保证遵循领导的意图办事，不能够做出超越自我能力权限之外的事情。只有塑造好自我的工作形象，才能够保证自己在秘书工作中受到企业其他人员的尊重，使自己在企业中获得的权利应用到建设企业内部工作之中。

参考文献：

[1]马景辉. 践行“五个坚持”做一名合格的党办工作者[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊）. 2015（12）

[2]夏文，阮毅. 试论入世后我国文秘工作的新环境与秘书素质的新要求[J]. 咸宁师专学报. 2002（05）

[3]李中禹. 把握七个辩证关系做好党委秘书工作[J]. 办公室业务. 2010（09）

9.人事秘书工作内容篇九

（2）协助领导制定决策。秘书机构或秘书工作人员在领导机关制定决策的过程中，可以在以下几个方面发挥作用：一是协助有关职能部门提出决策的几种可行性方案，供领导选择；二是向领导汇报各种可行性方案及其依据，并比较各种方案的优劣；三是在领导班子确定决策方案后，秘书要把决定记录在案，并形成文字材料；四是以会议或文件形式把决策下达给有关单位，责成认真执行；五是协助领导检查决策的执行情况，做好住处反馈工作。秘书工作人员和秘书机构要把决策执行过程中的情况、成绩、经验，特别是工作中发生的错误和出现的新问题，及时反馈给领导，以便领导采取措施或制定新的决策。

（3）协助领导起草文件。

（4）做好上级、下级平行机关发来的各种文书的处理工作。不论是本机关起草的文件，或是其他机关送来的文件，除了当时发挥作用外，有的还在相当长时间内起着重要作用。因此，秘书工作人员和秘书工作机构要做好文书立卷存档工作。

（5）协助领导处理群众来信来访和接待工作。处理群众来信来访和接待工作，是党委联系群众的一条重要渠道。秘书工作人员通过协助领导处理群众的来信来访和接待工作可以了解群众的思想情况、愿望要求和批评建议，同时也要从群众的来信来访中检查党的方针政策的执行情况、领导机关决策的贯彻情况以及基层工作中出现的新问题，及时向领导反映，帮助领导改进工作。

（6）协助领导做好各种会议和组织工作。

（7）负责管理本部门和印章、介绍信、证明信。

10.独立学院办公室秘书工作初探篇十

独立学院的领导和职工的高文化层次决定了办公室对秘书素质和工作能力上的高要求。在独立学院管理干部队伍中，办公室秘书一般都是政治强、纪律硬、业务精、作风正、观念新和素质高的群体。秘书的修养是多方面的，但就其参与政务来说，一般应具备的素养有：

(一)四项素质

(1)有较强的党性修养和纪律性；(2)有敢于创新的精神和务实肯干的工作作风；(3)有渊博的基础知识和扎实的专业知识；(4)有过硬的秘书工作技能。

办公室秘书要起到领导助手的作用，就应该是文秘工作的行家和从事其他工作的“杂家”。不仅要懂得秘书专业知识，而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中，掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况，是对独立学院管理干部的共同要求，也是独立学院秘书的必备素质。在独立学院秘书应具备的诸多素质中，理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。要当一个成功的秘书的确不容易，一些高学历的人员进入党政办公室后，之所以最终没能适应文字综合岗位，究其原因，更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具；“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外，在具体写作实践中，要从三个方面人手锻炼文字表达的能力。一是在大型会议文稿撰写过程中，采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式；二是在日常文稿的起草过程中，采取“以老带新”的方式；三是在文稿修改过程中，采取“校读”的方式，力求文章表达准确。

(二)七种意识

独立学院秘书所处的办公室是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的一个综合职能部门，有参与政务、管理事务、搞好服务等职能，要履行好这些职能，要求秘书人员必须具备七种意识。

一是全局意识。秘书岗位尽管职责分明，但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性，往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况，就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发，以大局为重，分工不分家，把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起，珍视团结，识大体、顾大局，相互理解，相互支持，相互补台，使整个部门形成一个风雨同舟、团结协作的战斗集体，充分发挥整体功能。

二是奉献意识。文秘工作人员“不显荣于人前，却辛劳于人后”，经常需要加班加点、夜以继日超负荷工作，而且很少能出头露面、留名得利，物质待遇尚不是很高。对此，文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性。奉献是秘书的天职。首先要甘于奉献，爱岗敬业，始终以事业为重，认认真真做好每一项工作，不计个人荣辱得失，扎扎实实，乐观向上，无怨无悔，甘于在奉献中实现自己的人生价值。其次是乐于吃苦，无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事，但没办好就会出大问题。

三是超前意识。独立学院秘书要当好领导参谋，必须具有一定的超前意识，独立学院的举办本身是一个新事物，故而要密切关注其发展动态，要想领导思而未言、思而未举的问题。有些事虽然领导想到了，往往因事务较多，头绪杂乱，以致遗忘；或因还未来得及进行更深入思考，事情就发生了，使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下，秘书如果进行了超前思维或早有准备，就能为领导提供解决问题的最佳方案，使领导摆脱窘境。长此以往，自然会得到领导的信赖和同事的崇敬。因此，要求秘书人员必须熟悉全局，培养自己洞察和分析问题的能力，提高驾驭全局和树立远见的工作意识。

四是效率意识。独立学院的管理人员一般非常精简，办公室工作更是头绪繁杂，办公室秘书普遍有这种感受：忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无成绩，一天到晚不歇气，领导抱怨无能力。文秘人员要适应经济社会快速发展的新要求，就必须讲求效率，增强工作的时效性。要提高快速反应能力，遇到紧急情况要立即反应、马上行动，抢时间、争主动，不能有丝毫拖延，否则就有可能误大事、出大错。要灵活应变，对任何问题的处理都不能墨守成规、按部就班、一成不变，要在保证质量的前提下减少环节、简化程序、提高效率，在办会、办事、办文等具体业务中要充分体现高质量、高效率，有条不紊，杂而不乱。

五是服务意识。独立学院的管理工作，就是服务。因此，要转变观念，树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系，自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作，主要是为学校、系(部)领导服务，为学校、系(部)各职能部门服务，为广大教职员工和学生服务，重点是为学校、系(部)领导服务。要做到党政领导需要什么就提供什么，什么时候需要就什么时候提供，以满足领导总揽全局和处理问题的需要。

六是求知意识。独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域，文秘人员知识的质量、深度、广度乃至层次，直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言，强化求知意识非常必要，需要学习的知识也有很多。首先，要提高学习的自觉性。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识，停留在目前的状态水平，不去摄取新知识，吸收新的营养，看问题就不会有新的见解，写文章就不会有新的观点，办事情就不会有新的招数，搞调研就不会有新的成果，为领导服务也就不会有新的起色。因此，文秘人员要树立终身学习、终身提高的追求和理念，增强学习的自觉性，真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次，要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基，扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次，此外还有各种相关辅助知识等。文秘人员，要学贯中西、精通古今，构筑起自己全面的知识结构。

七是形象意识。办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多，其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以，每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先，要严格规范自己的行为。时刻保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，把自己置于各项制度的有效约束之下，时刻接受组织和群众的监督，自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章纪律，谨言慎行，遵纪守法，管住自己的嘴、手和脚，做到不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做，不该去的地方坚决不去。其次，要培养良好的道德品质。诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是文秘人员最基本的行为规范。要有正直的人格，是非分明，公道正派，对人对事不带主观偏见，对上对下一个标准，人前人后一个模样，本本分分做人，兢兢业业工作，以一流的作风、一流的业绩来展示形象，树立威信，体现自身的价值。再次，要塑造良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅

的风度和较高的修养。穿着要端庄，打扮要得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不能扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效。此外，办公秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。

二准确定位，严履职责

独立学院的办公室是学校的综合办事机构，秘书岗位的主要职责有两大类：一是办事；二是当参谋。秘书在学校、部门、系(部)主任直接领导下，参与办文、办会、办事，与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性，二者是主从关系。因此，秘书在日常工作中，应找准自己位置，不能越位，力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象，有些秘书，在上级布置的任务或形成的材料完成后，不知向谁汇报请示，材料送给哪位领导审定，甚至不经过直接领导审阅、批示，自作主张，直接上报，酿成错误，结果自己出了力，领导不满意。

三处好关系，做好参谋

独立学院不论是哪一层级的秘书，在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此，处理好与直接领导的关系是非常重要的。

(一)尊重而不迎合

秘书和直接领导在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同，工作的性质不一样，也就出现：领导在“台前”，居主导地位；秘书在“幕后”，处从属地位，受直接领导支配，这一点必须明确。既要尊重领导，又要有自信心，不卑不亢，充分发挥好自己的内在潜能和主动性，为实现共同的目标而努力工作。尊重领导一是维护领导威信，从内心尊重领导；二是尊重领导个性，给领导“补台”。

(二)相处而不相聚

工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同，从事专业和分管范围不同，处理问题的方式和风格不同，造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾，有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾，从而使秘书处于左右为难的境地，这时很重要的一点就是保持“等距离关系”，做到和睦相处，而不相聚议论。如两位直接领导给秘书布置的工作任务在时间安排上发生冲突时，秘书应当先表示愿意接受任务，同时应该表明自己已经接受了其他领导安排的工作，时间上有冲突，能否将时间推迟一些。这样，后布置工作的领导一般都会体谅并同意调整时间或采取别的办法。同样是这件事，如果秘书说：“不行，某校长(或某处长、某院长、某主任)已安排了其它工作”。这样，效果就会大不一样。在类似上述的矛盾中，秘书保持“等距离关系”至关重要。

另外，在独立学院秘书人员中，有时还会遇到“多层次领导”。比如系(部)秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系。常使刚做秘书工作的同志感到无所适从。窃以为：一是都尊重。学校领导、部门领导、系(部)领导，理所当然都应尊重。但要避免两种情况：一种是按照一级管一级的老规矩，只服从直接领导，而怠慢学校领导和部门领导；另一种是与学校领导或部门领导接触多了点便飘飘然，目无直接领导。在对待直接领导班子成员和办公室主任时，也会发生上述类似情况，都应避免。二是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象，使秘书任务重叠、繁忙。作为秘书，要尽可能完成各级领导布置的任务。如实在超负荷或时间不允许，秘书可主动向领导说明情况，由领导根据缓急，做出定夺。秘书不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排，但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系，使他们知道情况。另一方面，也好了解领导行动，以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边，掌握大量的机密。因此，对外对内都应守口如瓶，不要传播领导说过的话，不要说不利于团结的话，要维护领导的威信。做到少说话、多做事，少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要随时随地把握好一个“度”字，不然会失体。领导召集的会议，秘书要少说、少做或后做。办公室主任请示领导的工作，秘书不可越俎代庖、喧宾夺主。对待服务工作，秘书则不可退缩。对所有领导都要一视同仁，努力做到服务得体，妥当适度。

(三)办事而不吹嘘

执行领导交办的工作任务要把握两个环节，一是接受任务要正确领会领导意图，明确要办什么事。二是明确领导的要求是什么，包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂，要加以归纳，提出一个简要方案请领导审定；如果领导布置任务过于简单，要作出部分补充，请领导认可；如果认为领导的要求超越现实条件，完成任务困难太大，不要轻易提否定意见，要从指标调整上提出自己的见解，供领导参考。明确任务后，应作肯定的答复，如“我马上去办好”；如果把握性不大，可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握，事先在领导面前说大话。办事不论采取那种形式，首先，要明确重点，做好关键性工作，防止眉毛胡子一把抓。具体工作中没有孤立抽象的大事，大事往往是由小事积累起来的。其次，要明确工作质量与速度的关系，既保质保量，又要在规定时间内完成，决不允许拖延推诿。工作任务全部结束，或告一段落后，应向布置任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间讲明遇到的问题，以及对后续工作的看法和打算等。汇报要实事求是，不扩大，不吹嘘，不借机夸耀，不诉苦，不趁机提条件、讲要求。

(四)深入而不冗长

独立学院办公室秘书工作繁杂，大多是事务性的具体工作，但不能只当收发员、传声筒，而应积极主动地围绕学校的中心工作，全面了解各方面的情况为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点，也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效，应从以下几个方面加强。一是勤学多想，能够从大量的文件资料中捕捉调研信息；二是统筹兼顾，善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题；三是善抓要领，善于从纷繁复杂的事物中找准问题。

四加强沟通，协调配合

独立学院不管哪一层级的秘书，其工作离不开与其它处室、系(部)的配合，讲求沟通艺术十分重要。

第一，要牢记服务宗旨，待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责，更有为学校其它处室、系(部)服务的职责，思想认识不能有偏差，不能对上热情有余，对下严肃过度。无论哪个部门、哪一级人员，哪怕是学生，都应以诚相待，保持正常的人际关系，广泛团结同志，绝不能搞人身依附，把个人的前途寄托在个别领导人身上。

第二，相互交流，取长补短。要经常与学校其它部门、系(部)的秘书联系，交流从事秘书工作的经验、教训。这样，既可取长补短，又能增进同行之间的彼此了解，保持工作中的经常协作关系。

第三，经常听取群众意见，自觉接受群众监督。待人要有礼貌，要尊重群众；一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书，只会断绝和人们的交往，最终孤立自己。

第四，克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说，要全方位地为领导、师生服务，工作任务重、责任大、难度高，因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是，独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份，也不如其它系列如教师等人员的工作有主动性，加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见，秘书人员极易产生自卑心理。因此，在搞好协作关系的同时，尽力克服自卑心理。

五遵法守纪，保守秘密

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