公文格式有关常识

公文格式有关常识（精选6篇）

1.公文格式有关常识 篇一

1.选择题 公文的语言应该是()。

A．庄重严谨 B．华丽流畅

C．威严有力

D．古朴典雅

答案：A 答案详解：

庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。

2.选择题 在公告的总体结构中，没有的一部分是()。

A．标题 B．正文

C．主送单位

D．成文时间

答案：C 答案详解：

公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。

3.选择题 联合行文标注发文机关时，标在前面的机关是()。

A．上级的 C．主办的

B．组织序列表中靠前的 D．其他系统的

答案：C 4.选择题 以下注意事项为批办工作中特别强调要求做到的是()。

A．认真研读公文，弄清对方意图、问题的性质与实际状况 B．不得越权批办公文

C．批办公文的方式有多种，如电话沟通、现场办公、面谈等 D．要求加强协商，努力协调各方关系

答案：B 5.选择题 公文在制发的程序上，必须履行法定的()。

A．审批手续 B．会签手续

C． 登记手续

D．承办手续

答案：A 答案详解：

公文在制发的程序上，必须履行法定的审批手续。

6.选择题 联合行文时确定成文时间的标准是()。

A．以第一个签发机关负责人签发的日期为准 B．以最后一个签发机关负责人签发的日期为准 C． 以文件撰写的日期为准 D．以文件实际发出的日期为准

答案：B 7.选择题 调查研究的基本程序可以分为四个环节，即准备工作、调查工作、研究工作和()。

A．总结工作

答案：A 8.选择题 联合行文时，主办机关应排在()。B．报告工作

C．宣传工作

D．文档工作 A．第一 B．第二 C．最后 D．不制定

答案：A 答案详解：

联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。

9.选择题 国家行政机关利用公文表彰先进，这是公文()功能的体现。

A．依据和凭证

答案：C 10.选择题 据以印制正式文件的标准稿称为()。

A．草稿

答案：C 11.选择题 所有的公文中，()最具权威性和强制性。

A．决定

答案：B 12.选择题 公文最基本的作用功能是()作用。

A．领导和指导 B．联系和关照

C．依据和凭证

D．宣传和教育

您的答案：A 正确答案：C 13.选择题 下列用语中只有()属于公文“请示”的结束语。

A．特此函达

答案：C 14.选择题()是记叙(叙述)表达方式中最基本的方法。

A．顺叙 B．倒叙

C．补叙

D．插叙

答案：A 15.选择题 公文语言的第一要求是()。

A．简洁 B．准确

C．庄重

D．平实

答案：B 答案详解：

准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求。

16.选择题()是上行文和下行文的常规行文方式。

A．直接行文

答案：B 17.选择题 党政机关在大众传媒上发布公文属于()。

A．多级行文

答案：B 18.选择题 下列公文除()外，都应加盖发文机关的印章。A公告 B．通知 C．函 D．会议纪要 B．直接行文

C．越级行文

D．逐级行文 B．逐级行文

C． 越级行文

D．多级行文 B．此致，敬礼

C．当否，请指示

D．请尽快办理 B．命令

C．规定

D．决议 B．送审稿

C． 定稿

D．正本 B．领导和指导

C．宣传和教育

D．联系和关照 答案：D 19.选择题 XX区政府向市政府请求增拨救灾资金，应选()行文。

A．报告

答案：B

20.选择题 现行公文中应用范围最广的是()。

A．意见 B．通知

C．通告

D．计划

答案：B 答案详解：

通知是现行公文中应用范围最广的公文，主要用于下行，有时还可用于平行。

21.选择题 不得抄送给自己的下级机关的公文是()。

A．公告 B．报告

C．请示

D．会议纪要

答案：C 答案详解：

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

22.选择题 下列公文格式中，()属指定性格式题目。

A．签发人

答案：B 23.选择题 下列文种中属于被动行文的是()。

A．指示 B．通知

C．批复

D．函

答案：C 答案详解：

批复不是主动的行文，是公文中唯一的纯粹被动性文种。

24.选择题 各级党政机关的()是公文处理的管理机构。

A．人事部门 B．后勤部门

C． 办公厅(室)

D．财务部门

答案：C 答案详解：

各级党政机关办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

25.选择题 公文一律()装订。

A．上方 B．左上方

C． 左侧

D．右侧

答案：C 答案详解：

公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶粘的办法。装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明文件的文号，与主件同时报送。

26.B．标题

C．秘密等级

D．附件 B．请示

C．函

D．申请 选择题 应归档的公文由()保存。

A．秘书部门 B．个人

C．档案部门

D．公文起草部门

答案：C 答案详解：

整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

27.选择题 业务主管部门的()一经上级机关批准，对受文单位都有行政约束力。

A．命令

答案：D 28.选择题 党政机关联合行文一般使用()机关的版头。

A．党委

答案：A 29.选择题 省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动，秘书小王起草公文，他使用的公文文种应是()。

A．通告 B．公告

C．通知

D．公报

答案：C 答案详解：

通告是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时使用的规范性公文。各级国家行政机关、团体、企事业单位都可发布通告。在实践中，省级以下县级以上国家行政机关使用较多。公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的行政公文。公告庄重严肃，只能由全国人大及其常委会、国务院、中央军委、最高人民检察院、最高人民法院、财政部、外交部等单位制发，基层单位及其领导人不能使用。通知是批转下级机关的公文，或转发上级机关和不相隶属机关的公文，是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。

30.选择题 向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用()。

A．请示 B．函

C．批复

D．报告

答案：B 答案详解：

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时所使用的公文，故选B。

31.选择题 公文的标题一般由哪些要项组成?()A．版头、发文字号 C．份号、密级标志、主题词

B．抄送机关、版头、主题词 D．发文机关名称、事由、文种 B．行政

C． 上级

D．其他 B．决定

C．决议

D．意见

答案：D 答案详解：

公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，故选D。

32.选择题 “接受请示的机关应对请示事项表明是否批准的态度或予以明确的指示”，这句话反映了请示具有何种特性?()A．被动性

B．针对性 C．强制回复的性质 D．强制约束作用，要求下级机关必须遵守与执行

答案：C 答案详解：

这句话表明了请示具有强制回复性，即接受请示的一方必须予以明确的答复，故选C。

33.选择题 批复是答复下级请示的文件，属于()。

A．被动发文 C．是对报告的批件

B．主动发文

D．下级没有请示，用来指导工作的

答案：A 答案详解：

批复是上级领导回复下级机关的请示，属于被动发文，故选A。

34.选择题 “以上请示如无不妥，请批转XX贯彻执行”是()的结束语。

A．请求指示的请示

答案：B 35.选择题 以下不属于公文的发文办理的环节是()。

A．审核 B．用印

C．拟办

D．签发

答案：C 答案详解：

公文发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，拟办不属于发文办理的环节，故选C。

36.选择题 公文主题词标引顺序为()。

A．类属词、类别词、文种 C．类别词、类属词、文种

答案：C 37.选择题 应当在附注处注明联系人姓名电话的文种是()。

A．报告

答案：B 38.选择题()是应用文主旨经常使用的表现方法。

A．文中点题

答案：C 39.选择题 公文的语言以()为主。

A．口头语 B．书面语

C． 文学语言

D．文言文

正确答案：B 答案详解：

公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要；

二要符合明晰、确切、简练的标准； B．开篇点题

C． 标题点题

D．篇末点题 B．请示

C． 通知

D．批复

B．文种、类别词、类属词 D．类属词、文种、类别词 B．请转性请示

C．报告性请示

D．请求批准的请示 三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的用语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

40.选择题 公文的语言，从句型看经常使用的是()。

A．无主句 B．主谓句

C． 祈使句

D．感叹句

答案：A 答案详解：

为照顾行文的简洁，经常使用无主句这种特殊句型。

41.选择题 公文的作者是指()。

A签发人 B．审核 C．发文机关 D．撰写人

正确答案：C 答案详解：

公文是由法定作者制成和发布的。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权力和负担义务的组织和机构，这些组织和机构在法定的职权和业务范围内发布和使用公文，其在发布和使用公文时必须签署机构和组织的名称或法定代理人的名称。

42.选择题 根据公文作用的活动领域，公文可分为()。

A．上行文、下行文、平行文 B．通用公文、专用公文

C．规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文 D．收文、发文

正确答案：B 答案详解：

根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两种。通用公文：各类各级机关普遍使用的公文。

专用公文：在一定专业机关或专业业务范围内特殊需要而专门使用的文件。

43.选择题 XX县公安局拟发文严禁赌博活动，应选()行文。

A．命令

您的答案：D 44.选择题 联合行文用()的发文字号。

A．所有连署机关 C．连署机关中的任意机关

您的答案：B 答案详解：

多个单位联合行文，其发文字号只有一个，也就是主办单位的发文字号。

45.选择题 宣布国家或地方立法，行政及司法机关重要领导人的选举结果或任免事项用()。

A．公告

答案：A B．通知

C．决定

D．批复

B．主办机关 D．共同的上级 B．公告

C．通知

D．通告 46.选择题 公文从应用范围的角度可分为法定公文和()。

A．事务文书

答案：A 47.选择题 市属大学将开学后学生的思想动态写成公文寄给市教委，应用()行文。

A．报告 B．请示

C． 函

D．通知

答案：A 48.选择题 发送给抄送机关的文件，以及在报刊上公布的文件，可视为()。

A．副本 B．正本

C．存本

D．修订本

答案：A 答案详解：

公文的文本根据用途的不同，可分正本、副本、存本、修订本。根据已签发的定稿制发的正式文件称为正本，突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实现文件的效力；凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本(抄本)，主要代替正本供传阅、参考和备查使用；存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本不外发，一般也不加盖印章或签署；对于已经发布生效的文件，在经过一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。根据以上定义进行甄别可以确定题面所述的类型属于副本，故选A。

49.选择题 用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是()。

A．通知 B．通告

C．公告

D．通报

答案：B 答案详解：

通知是机关团体用来传达事务或布置工作用的，通知的发文、收文单位之间有直接的上下级关系；通告面向公众，用于公布一般性的、应当遵守或周知的事项，没有特定的主送单位；公告用于宣传重大事件；通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，故选B。

50.选择题 为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取()。

A．逐级行文 B．多级行文

C．越级行文

D．直接行文

答案：A 答案详解：

逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。

51.选择题 机关()是机关法定职权的凭证和法定权威的象征。

A．版头 B．发文字号

C．印章

D．名称

您的答案：C 答案详解：

印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效州性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。

52.选择题 档案工作包括()。

A．档案收集、档案管理、档案利用三个组成部分 B．私人文书

C．秘密文书

D．专用文书 B．档案收集、档案传递、档案管理、档案利用四个组成部分 C．档案清理、档案管理、档案利用三个组成部分

D．档案清理、档案收集、档案管理、档案利用四个组成部分

答案：A 53.选择题 批办是指()。

A．对发文稿的审核批示 C．对公文正本的复核意见

您的答案：B 答案详解：

批办的公文属于领导者行使其事务处置权、决断性的公文，故选B。

54.选择题 通报属于()。

A．指导性公文 B．规范性公文

C．报请性公文

D．知照性公文

您的答案：D 答案详解：

公文：按特点和作用分为规范性公文、指挥（导）性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文、批转类公文。

指导性公文（1）命令（2）指令（3指示）（4）决定（5）决议（6）计划（7）布告 规范性公文（1）章程（2）规定（3）条例（4）办法（5）细则 报请性公文（1）报告（2）请示

批转类公文（1）批复（2）批转（3）转发

知照性公文（1）公告（2）通告（3）通报（4）通知 记述类公文（1）会议纪要（2）总结（3）会议记录（4）大事记 联系类公文（1）公函（2）便函

55.选择题 不具备正式公文的法定权威性与行政约束力的是()。

A．报告 B．请示

C．简报

D．会议纪要

答案：C 答案详解：

简报，不是公共刊物，而是内部编发的管理文书。各级各类简报都有自己的发放范围，因此具有一定的保密性质，简报传递于机关、单位之间，但它与正式的公文不同。上级对下级的简报，没有正式公文的法定权威性和行政约束力，不能用来发号施令。

56.选择题 以下是按公文内容的处理要求分类的是（）

A．指挥性公文 B．法规性公文 C．承办性公文 D．知照性公文

答案：C 答案详解：

从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。从公文内容处理要求分类，一是参阅性公文，二是承办性公文。

B．对收文应如何办理所作的批示 D．对请示报告的处理 57.选择题 基层行政机关和企事业单位不宜制发()。

A．公告

答案：A 58.选择题 公文中的词语应()。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点 D.色彩丰富

答案：A 答案详解：

公文中的词语应含义确切，使人一读就明白。

59.选择题近年来被舆论批判众多的“红头文件”并非法律用语，是老百姓对“各级政府机关下发的带有大红字标题和红色印章的文件”的俗称。“红头文件”始源于哪个朝代?()A．秦朝 C．南北朝

B．宋朝 D．汉朝 B．通知

C．通告

D．决定

答案：C 答案详解：

南北朝的西魏时期，有位出色的政治家苏绰，他博览群书，精通天文地理，尤其擅长算术。据《周书·苏绰传》记载：西魏官员有疑难问题，都会在征求苏绰的意见后才作出决定。我国今天施行的公文程式是由他制定的。“绰始制文案程式，朱出墨人，及计账户籍之法。”“朱出墨人”，指的是朝廷发出的文书是用朱(红色)标，下面上呈的文书是用墨(黑色)标，界限严明。由此可见，“红头文件”已经1400余年的历史。

60.选择题（）适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

A.指示 B.批复 C.决定 D.通知

答案：A 答案详解：

指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。A项当选。扩展阅读：

1指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。

2批复是用于答复下级机关请示事项的公文，是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。

3决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文，适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。4通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。61.选择题 通报不具有（）特点。A.典型性 B.教育性 C.权威性 D.说理性

答案：C 答案详解：

通报是上级把有关的人和事告知下级的公文，目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。不具有具有权威性特点。扩展阅读：通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。通报特点有：

1．告知性。通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。

2．教育性。通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。

3．政策性。政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。通报特点也可阐述为典型性、教育性和说理性。

62.选择题 建议的主体主要写（）。

A.提出建议的原因 B.提出的希望 C.提出的要求 D.建议的具体事项

答案：D 答案详解：

建议，通常是指针对一个人或一件事的客观存在，提出自己的见解或意见，具使其具备一定的改革和改良的条件，使其向着更加良好的、积极的方面去完善和发展。按照建议的概念的话，建议的主体应该是D 63.选择题()是收文处理的核心问题。

A．拟办 B．公办

C．承办

D．催办，查办

答案：C 答案详解：

承办是承办单位按领导人的批办意见进行具体的办理，承办是收文办理中的核心部分，程序中的关键性环节，它关系到文件内容的落实和问题的解决。

承办的方式可采取：电话答复、复印批件、制发文件、召开会议及进行面谈等。

64.选择题 应在公文首页标注签发人的是()。

A．上行文 B．平行文

C． 下行文

D．所有公文

答案：A 答案详解：

上行文需要主要领导人或者主要负责人签发，下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。平行文:指平行机关或不相隶属的机关之间的发文。所以该题的答案为A 65.选择题 公文格式中，“题注”的位置应在()。

A．公文版头之下 B．公文版头之上

C．标题之上

D．标题之下 答案：D 答案详解：

题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。

位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。

66.选择题 公文的说明要求()，客观，恰如其分。

A．直截了当 B．华美

C． 准确

D．全面

答案：C 答案详解：

说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。

说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。

67.选择题 以下有关公文的说法错误的有()。

A．公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B．通用公文．又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C．通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制

D．函为不相隶属机关间相互往来的正式公文．对受文者的行为没有强制性影响

答案：D 答案详解：

公文的基本组成部分包括：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。通用公文：各类各级机关普遍使用的公文。函灵活简便，内容较单纯，同样具有公文的法定效用，对受文者的行为有强制性影响。通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时致性。

函的特点。函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公文，其主要特点是：第一，不受作者职权范围与级别高低的制约，也不受内容繁简轻重的严格限制，灵活简便。内容也较单纯，一般一函一事。第二，由于函灵活简便，可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关，所以在公文中函的使用频率高。第三，公函是正式公文的一种，具有法定的效用，无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准，都代表着法定作者的意志与权威，传达了发文机关的决策与意图，对受文者的行为有强制性影响。所以该题的答案为D 68.选择题 在下行文中提出执行要求时，要使受文者不折不扣执行文件，应写作()。

A．参照执行

您的答案：B 答案详解：

意见可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的处理程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。依据题意，本题的答案为B B．遵照执行

C． 参酌执行

D．按照执行 69.选择题 国务院各部委承受北京市人民政府主送的公文属于()。

A．上行文件 B．下行文件

C．平行文件

D．领导指令性文件

答案：C 答案详解：

1、北京市人民政府与国务院是直接的上下级关系，但与国务院各部委并不是直接的上下级关系，大家都是正部级机关，因此应该属平行文。

2、根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，两者之间的行文一般应该用函，即便是国务院部委答复北京市人民政府请求审批的事项，应该用函。

3、《国家行政机关公文处理办法》的有关规定。第九条：行政机关的公文种类主要有：(十二)函：适用于不相隶属机关之间商洽。所以该题的答案为Ｃ

70.选择题 公文的四大要素是()。

A．人物、事件、环境、情节 B．材料、主题、结构、语言 C．论点、论据、论证、论述 D．描写、叙述、议论、说明

答案：B 答案详解：

公文写作有四大要素：材料、主题、结构、语言。

71.选择题 下列文种中，行文方向固定的是()。

A．批复 B．意见

C． 函

D．会议纪要

答案：A 答案详解：

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。所以依据题意，本题的答案为A 72.选择题 签发人姓名标注在发文字号同一行，居()。

A．左侧 B．右侧

C．中间

D．顺格

答案：B 答案详解：

上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2.改变公文格式也可减少公务浪费 篇二

所以我想我们的公文格式能不能做些变通，正文改用四号仿宋，行间距改为22。笔者做了试验，如此一来，原本20页的某政府报告可以缩至12页，可节省40%的用纸量。可能这样一来有人会说字太小看不清楚，可是我们平时看的书籍和报纸又是多大的字呢？所以说改下字体对内容和阅读是没有影响的，相反可以节省大量的纸张。

以一个区县级党代会为例，需要印400份材料，就可以节省1600张纸（材料正反印）。而每年全国各级党政机关要开无数个大大小小的会议，如果所有会议的材料都可以将字体和行间距调小些，节省的纸张，可以减少多少森林砍伐量和碳排放量。如果采用小四甚至五号字体节省量将更多！

现在全国上下都在号召减少会务浪费，或降低宾馆和餐饮标准等。我们还可以从减少公务纸张浪费入手，除了缩小字体，甚至可以不发纸质发言稿给代表，将材料上传到网络上，涉及秘密的可以内网交流，大家会后有需要直接学习的用电子版就可以了。虽然一次会议节省的纸张有限，但是全国一年甚至更长时间节省下来的量可就惊人了。

陆蔚（江苏）

3.公文写作基本常识 篇三

通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

公文的行文关系

行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：

一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。

三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。公文写作的基本要求

不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

二、要符合客观实际，符合工作规律。

三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：

（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精炼，篇幅要简短。

（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。

（四）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。

（六）正确使用标点符号。

（七）正确使用顺序号[

一、（一）、1、（1）]。

五、要符合保密制度的要求。公文的种类

公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。请示和报告

一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

（一）什么事情应该请示？

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

二、报告。报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：

一、情况；

二、经验；

三、问题；

四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：

一、情况；

二、原因；

三、责任；

四、处理情况和意见。通知

通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。通报

通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。版权归属原作者谢谢合作通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。函

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。机关公文的制发程序

凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理： 制发文件单位拟稿 送机关办公室核稿 呈领导审阅签发 机要员登记编号 打字校对付印装订 机要员用印留存 发文单位发出文件 2012年1月22日 办公室主任应具备的素质

无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：

一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。

二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。

三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。

四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。

五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。

六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。

4.公共基础知识公文常识资料 篇四

公文主要特点：法定作者、法定效力、特定体式

公文的语言特点：准确、庄重、朴实、精炼、严谨、规范

公文种类：

一、按适用范围：（15类）决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要

二、按公文来源：收文、发文

三、按行文方向：下行文、平行文、上行文（意见可做下平上使用。通知以下行文为主，有时也做平行文发给不相隶属的机关。函偶尔也用于上下级之间询答或联系一般事宜。纪要除了下行外也可上行请求批转或平行送达不相隶属机关起知照作用。）

四、按性质作用：法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文、记录性公文

五、按保密程度：绝密、机密、秘密

六、按办事时限要求：特急件、加急件、平件、紧急文件（特和加的合称）

七、按活动领域：通用公文、专用公文

公文的作用：法规行政约束作用、领导指导作用、联系公务作用、宣传教育作用、沟通信息作用、依据凭证作用

行文规则：控制公文行文对象、行文方向、行文方式等方面的制度规定，旨在确保公文有序、有效地运行，顺利实现公文的效用

行文主体：依照法律法规成立、能够独立行驶职权、具有独立法律行为能力的组织及其负责人，包括各级国家机关、企事业单位、人民团体以及其他各类机构及其负责人

行文依据：作为处理各种公务活动的一种重要工具，制发公文必须始终服务于公务活动的需要，做到行文精简、高效，尽力避免出现文牍主义现象 方式：

一、依据公务需要发文：必须依据各项管理活动的需求来进行写作。对信息的需求是公文产生的前提和基础

二、依据职责权限发文：制发公文必须符合自身的职权、地位和身份，不得超越职权发布公文

三、依据工作关系发文：工作关系不同，行文关系和行文方向便不同 工作关系：

一、领导与被领导：处于同一组织系统的上级单位与下级单位之间的工作关系

二、指导与被指导：处于同一专业系统的上级业务主管单位与下级业务主管单位之间存在的工作关系

三、平级：处于同一组织或同一专业系统中的同级单位之间平行的工作关系

四、不相隶属：不处于同一组织系统和同一专业系统的组织之间的工作关系

行文对象：主送机关和抄送机关

主送机关：受理并负责办理公文内容的主要机关 主送机关应遵循的规则：

1、公文应主送主办机关：一般情况，上行文只主送一个负责办理的主管机关，如报送上级单位的“请示” “意见”等；下行文可以主送一个或者多个下属机构

2、一般不主送单位负责人个人

3、上行公文应避免“多头主送”

4、党政组织互不主送公文：选择主送机关时，应坚持党政分开行文的原则，避免党政部门之间直接主送报请类、领导类公文

抄送机关：只需要了解公文内容或者需要协助办理公文的机关 不得作为抄送机关的情况：

1、请示上报的同时，不得抄送下级机关

2、公文的抄送机关不应再次将公文转抄、转送其他机关

3、联合发文时，联合发文的单位不作为抄送机关

4、已公开发布的公文，各地区、各部门不得层层抄转发文

行文方式：公文传递、运行的方式 主要方式：

1、逐级行文：按组织结构层次逐级上传下达公文，同一系统的上下级之间行文应以逐级行文为主

2、多级行文：将公文同时发送给上几级或下几级机关，甚至直达基层组织与人民群众。传递公文信息迅速，减少逐级转发公文时耗和信息失真，多用于不容许作任何变通和发挥的下行文。

3、越级行文：越过自己的直接上一级或直接下一级机关直接向其他上级或下级机关行文。路线短捷、传递迅速的效果，但非具备一定的特殊条件，否则一般不宜采用。（可越级行文的情形：

一、情况特殊紧急，逐级上报下达延误时机造成重大损失的；

二、经多次请示直接上级，问题长期未得到解决的；

三、上级交办并指定越级上报某些事项的；

四、检举、控告直接上级的；

五、直接上下级之间就某一问题存在异议无法达成一致意见的；

六、需直接询问、答复、联系个别专门事项的；

七、反应或处理不涉及直接上下层级的职权范围的个别随机偶发事件或问题的。）

4、联合行文：处于同等地位的两个或两个以上机关共同发布公文 联合行文必须满足两个条件：

一、联合行文的组织应是“同级”组织

二、联合行文应遵循协商一致的原则。

（三个或三个以上机关联合行文，所有参与联合行文的机关都要署各发文机关名称（可用简称）并加盖公章）（为了坚持党政分开行文的原则，应尽量减少党政组织联合行文）

5、受双重领导的机关的行文：向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

公文格式：版头（公文首页红色分割线以上部分）、主体（公文首页红色分割线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上的部分）、版记（公文末页首条分割线以下、末条分割线以上部分）

版头：一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分割线组成

份号： 6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行

密级和保密期限： 3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注

紧急程度：3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全程或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则

发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号由发文代字、年份、顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（1不编01），在阿拉伯数字后加“号”字。

签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字3号仿宋字体，签发人姓名3号楷体字。（签发人是指上行文）

版头中的分割线：发文字号下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分割线

主体：一般由标题，主送机关，正文，附件说明，发送机关署名、成文日期和印章，附注和附件组成。

标题：2号小标宋体字，编排于红色分割线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（标题应具备发文机关、事由和文种三个要素）

主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号

正文：公文首页必须显示正文。3号仿宋字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格

附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

加盖印章的公文的发文机关署名、成文日期和印章：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

不加盖印章的公文的发文机关署名和成文日期：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字

加盖签发人签名章的公文：在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务

成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月日不编虚位 附注：如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行 附件：附件应当领面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。

版记：一般由版记中的分割线、抄送机关、印发机关和印发日期组成

版记中的分割线：与版心等宽，首条分割线和末条分割线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分割线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分割线位于版记中第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关：4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对其，最后一个抄送机关名称后标句号。

印发机关和印发日期：4号仿宋体字，编排在末分割线之上，印发机关左空一字，印发日期

5.公文格式及公文字体字号标准 篇五

一、文排版字体要求以及印制要求

一般每面排22行，每行排28个字。

行间距：一般设置“固定值”28磅。

字间距：一般不作要求。

二、公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。

1、密级：用三号黑体字。

2、紧急程度：“特急”、“加急”用三号黑体字。

3、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）。

4、文号：用四号仿宋体字加黑。

5、签发人：用三号楷体字。

6、标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；

7、大小标题号：一级标题“

一、”用黑体字3号；二级标题“

（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均需加粗。

8、正文：用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）。

9、批转（转发、印发）……通知：通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字

10、附件标题：用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。

11、印发传达范围：用三号仿宋体字。

12、“主题词”三个字：用三号黑体字；词组用三号宋体字。

13、抄送机关名称：用四号仿宋体字。

6.公文格式有关常识 篇六

关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的 《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》）中规定，“印发机关和印发日期”是公文格式的构成要素之一[1]；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），将公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，而“印发机关和印发日期”项目是“版记”部分的格式要素之一[2]。《条例》和《格式》发布实施以来，针对“印发机关和印发日期”这一格式要素是否确有必要设置，学界出现了争论并且一直在进行探讨研究。在笔者发表主张设置“印发机关和印发日期” 这一格式要素的《公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消》（下文简称“笔者前文”）一文[3]之后，又有学界同仁提出一些取消“印发机关和印发日期”项目的理由，为明辨是非，本文对设置“印发机关和印发日期”这一格式要素的必要性和实际意义做进一步的探讨。

1 关于“公文的送印机关”的歧义

正如笔者前文所论，《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”[4]这一表述存在歧义，“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关。主张取消“印发机关和印发日期”这一格式要素的专家学者（下文简称“取消论者”）正是基于这一歧义而认定《条例》中规定的印发机关是指公文印制的送交部门，而不是公文的承印部门；奇怪的是，取消论者在认定印发机关是指公文印制的送交部门的同时却又提出“条例称公文‘印发机关指‘公文的送印机关是正确的，用词含义是明确的” [5]，否认“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述存在歧义，但不知取消论者又该怎样解释他们和《格式》起草成员徐成华等人对“公文的送印机关”的不同理解是什么原因造成的？

与取消论者的观点不同，徐成华等人是这样解释“公文的送印机关”的（以下简称“徐说”）：“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[6]在实际工作中，《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上印发机关标注的正是公文的印制主管部门即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对印发机关的理解与徐说一致，徐说切实可行。

笔者认为，取消论者对送印机关的理解与徐说不同是《条例》中的歧义表述导致的必然结果，同时，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[7]的《条例》，其各项规定都不应存在歧义。因此，《条例》的发布机关应对“印发机关”是指“公文的送印机关”这一歧义表述进行修改，从根本上即从《条例》的规定条文本身消除歧义。由于《格式》起草成员徐成华等人提出的徐说含义是单一而明确的，也是切实可行的，所以《条例》的发布机关应删除现存歧义表述，将之改为“徐说”。《条例》中的歧义表述不能成为取消“印发机关和印发日期”项目的理由。

2 把“印发机关”标注为文秘部门是正确的

党政机关在对外发布的公文正本上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，“既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记”[8]。取消论者针对笔者前文的这一观点又提出，不能把文秘部门认定为公文印制的责任人[9]。但在笔者看来，文秘部门是法定的公文印制的责任人。因为按照《条例》规定，“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，其中“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序”，不仅“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”，而且“已经发文机关负责人签批的公文”在印发前也要由办公厅（室）“对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”，对“需作实质性修改的，应当报原签批人复审”（笔者认为，文秘部门承担的这一任务就是为了避免在正式发布的公文中存在包括“签发人的意见”本身有欠妥之处等实质性问题），在公文印制完毕后，办公厅（室）还“应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查”。[10]显然，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，这一系列具体明确的规定正是文秘部门的法定任务和职责，文秘部门必须对公文的内容、格式、制发程序、印刷质量等进行审核、把关，换而言之，文秘部门就是各级党政机关公文处理工作（当然包括公文印制工作）的法定责任人，必须对公文的印制承担责任。简言之，党政机关在对外发布的公文上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，是必要的、正确的。

对于取消论者提出的在“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”这一条文中 “主管”和“承担办理”的差别问题，笔者认为，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，办公厅（室）既是公文处理工作的主管者，又是公文处理工作的承担办理者，当然在承担办理公文的过程中有时需要非文秘部门的协助、配合，也就是说文秘部门有时不是公文处理工作的绝对独立的承担办理者，但这与文秘部门在公文处理工作中的承担办理者这一法定角色并不矛盾。

至于取消论者用重大政策出台“往往安排文件起草人或相关专家对文件进行宣讲”来证明“一般文稿审核人对文稿的把握达不到起草人的程度，因此不宜由文稿审核人替代起草人对收文者疑问的解答”的论证[11]，显然是错误的。一方面，现实工作中的公文都是需要有关机关和有关人员理解、知晓的，而且绝大多数公文是需要有关机关和有关人员（包括社会公众）在理解知晓的同时去着手办理或贯彻落实的，这就从客观上决定了公文文稿必须做到“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练”[12]，简单地说，公文的内容必须是准确明白易懂的；同时，《条例》明确规定“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”[13]，文稿审核人即文秘部门都无法透彻理解的公文文稿（包括发布重大政策的公文文稿），是不可能通过审核、正式印发的。另一方面，重大政策出台之所以安排相关专家对文件进行宣讲，是为了表明发文机关对某一重大政策的高度重视，因而借助公开集中的宣讲活动和专家本身的社会影响力在更短的时间内引起社会大众的普遍关注和重视，而不是因为社会公众都不能准确理解某一公文；如果发布重大政策的公文只有文件起草人或相关专家才能透彻理解，那么因没有机会亲自聆听相关专家宣讲而不能更准确地理解公文的广大民众（有机会亲自聆听相关专家宣讲的人员只可能是少数民众）就无法很好地贯彻落实重大政策，显然，只有文件起草人或相关专家才能透彻理解的公文缺乏“针对性和可操作性”，是不“讲求实效”的，这不符合《条例》的规定[14]。换而言之，对文稿审核人或者说是公文的审核、把关人即文秘部门来说，准确透彻地理解发文机关发布的公文并对收文者的疑问做出准确、明晰的解答，是不存在什么问题的。

3 在公文上标注“印发日期”是必要的

《条例》规定，“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审”[15]，这就从客观上决定了公文的签发日期与印发日期之间必然存在时间差，其中部分公文不可避免地会产生较大的时间差，同时，下级机关转发上级机关公文时发布的转发通知的印发日期与所转发公文的签发日期和印发日期之间的较大时间差更是无法避免的，而且上级机关批复下级机关的请示或批转下级机关公文时同样不可避免地存在较大时间差；而这几种客观存在的较大时间差都必然会直接影响贯彻落实有关公文的时效。因此，按照“公文印制必须确保质量和时效”[16]的要求，在公文上标注印发日期“既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高”[17]，也就是说，在公文上标注印发日期具有实际作用、是必要的。

公文标注印发日期在客观上具有督促发文机关尽量缩短公文的签发日期与印发日期之间以及转发上级公文、批转下级公文或批复下级请示时的时间差从而提高公文处理工作效率的作用，因此，我们不能因计算机普及应用后公文的签发日期与印发日期之间产生较大时间差的情况减少了就主张取消在公文上标注印发日期，正如不能因现实生活中违反法律法规的总是极少数人就要求取消法律法规一样。

参考文献：

[1][4][7][10][12][13][14][15][16]中共中央办公厅 国务院办公厅 党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[2] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会 党政机关公文格式[Z]2012-6-29.

[3][8]赵建伟.公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消[J] 档案管理，2014（5）：62～64.

[5][9][11]郑彦离.再论公文格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J] 中州大学学报， 2015（1）：92～95.

[6][17]徐成华等. GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M] 北京：中国质检出版社 中国标准出版社 2012：57.