浅谈高等学校财务电子档案的管理

浅谈高等学校财务电子档案的管理（17篇）

1.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇一

[摘 要]现代科学技术水平的不断提高，电子档案的应用范围也日益广泛，在中专学校档案管理中发挥巨大的作用。本文主要分析了电子档案管理的现状，深入探析了电子档案管理在中专学校档案管理中的应用措施。

[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施

近年来，现代化发展脚步的不断加快，先进的科学技术在多个方面都有涉及。立足于现价段的中专学校档案管理，大多数采用的仍是落后的管理手段。电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面，进行多样化的分类，同时拥有十分强大的保存功能。电子档案管理常见的有以下几种类型：电子图像、电子报表、电子等。电子档案管理，因为其自身功能强大、使用方便的优势，已经逐渐融合到人们的日常办公中，有利于人们更好的开展工作。

一、中专学校电子档案管理现状

现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：

(一)工作过量

立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。

(二)信息化水平过低

现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。

(三)变动量过于频繁

中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。

这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。

二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

(一)保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;

第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;

第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的.安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

(二)建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

(三)强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

(四)强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

三、结语

综上所述，社会处于不断的前进中，电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要。身为一名中专学校的电子档案管理人员，我们要对工作进行归纳，并不断的改革创新，完善电子档案管理在中专学校的应用，切实提高工作质量，强化工作效率，提高电子档案管理的技术含量，保证信息不被盗取、不泄露，为中专学校档案管理作出有利的贡献。

2.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇二

一、电子财务档案概述及特点分析

所谓的电子财务档案是在电算化背景下形成的以硬盘光盘等电子媒介为承载体的财务数据资料,电子财务档案作为与纸质财务档案并存的档案管理形式对后期财务管理与财务分析具有重要指导意义。就当前电子财务档案推行及使用情况来看,其具有三个特点。其一存储媒介形式多样,操作简单便捷。其存储媒介既可以是可读写介质也可以是不可读写介质更能与纸质档案相衔接,实现纸质形式的输出。其二其容量大,体积小,保存方便。电子财务档案以电子媒介为存储形式,占用空间小,电子扩容大,可以随时更改与复制,在携带与传递方面优势明显。其三电子财务档案具有隐蔽性,相较于传统纸质财务档案的直观可视性,电子财务档案在电子媒介中存储,需要借助特定的计算机硬盘系统才能实现可读可视,因此安全性能及保密性能更高。随着电子财务档案优势的凸显,电子财务档案已经在财务档案中占据越来越大的比例,成为财务管理中的常用档案管理形式。

二、电子财务档案规范化管理的有效措施

(一)推动对电子财务档案管理制度的建立完善

电子财务档案管理作为新兴档案形式,其对应的管理制度还尚不健全与完善,缺乏制度上的保障,电子财务档案在管理的过程中往往出现数据的损失与丢失,影响财务工作的顺利开展。因此必须做好对电子财务档案管理制度的关注,建立健全电子财务档案管理制度,切实做好电子财务档案的管理与保存,通过制度的约束明确管理人员的职责,从而提升其责任意识,以电子财务档案管理制度为约束开展档案管理,充分保证电子财务档案的安全性,将潜在的风险降低到最小限度。

(二)积极做好电子财务档案应用过程中的管理

对电子财务档案进行正确分类并汇总计算可以为后续的财务决策提供指导与参考,从而确保财务活动开展的有序高效。但电子财务档案管理涉及内容繁多,分析结果可以自由复制打印,加大财务资料的泄漏风险,因此在开展财务档案应用管理时必须加强风险防范意识,对于涉及财务安全性的数据资料只允许在专用机器上操作,避免不必要的风险损失。电子财务档案在应用管理的过程中应该做好权限的划分,基于不同的内容规定不同的使用权限,普通财务数据资料可以大范围使用,而涉及核心财务内容的档案资料则只允许特定群体中参考。通过加强电子财务档案应用过程的管理监督,确保电子财务档案的安全性,减少主观因素带来的不安全性。只有做好电子财务档案应用管理才能确保数据资料安全的基础上开展财务管理。

(三)积极做好电子财务档案查阅环节的管理

财务档案服务于财务管理,为财务决策提供指导与参考,因此财务档案必然存在借阅。而电子财务档案同样涉及查阅问题。为确保查阅工作的合理开展,最大限度确保财务档案管理的有效性,必须按照档案管理规定做好查阅规定的明确。借助权限授权审批、办理借阅手续,要求所有使用电子财务档案人员做好使用登记,并将使用登记作为档案资料加以保存,从源头上确保电子财务档案的安全性。电子财务档案不同于传统的纸质财务档案,可以借助程序进行读取,但容易被复制、修改及删除,因此建议电子财务档案以只读方式查阅,避免人为修改。电子财务档案必须多份备档并至少保证其中一份电子财务档案无介入性。通过对借阅环节的明确,更好地发挥电子财务档案的优势作用。

(四)加强对财务管理人员的培训提升管理质量

财务电子档案作为单位经济业务活动的记录与反映,是财务工作中的基础组成必须引起重视。但是我国财务档案管理一直属于财务管理的最薄弱环节,财务人员关注度不高,财务档案管理人员甚至缺乏基本的档案管理与保存知识,直接影响电子财务档案管理效率与水平。必须加强对电子财务档案管理人员的岗位培训,使其掌握基本的电子财务档案管理知识,不断提升自身素质,认真对待电子财务档案管理工作,在管理技能与经验提升的基础上带动电子财务档案管理水平,从而推动电子财务档案的规范化管理进程。

结束语

随着计算机技术的普及应用,数据电子存储成为档案管理的必然趋势,面对电子财务档案管理中的新变化与新问题,做好电子财务档案的规范化管理提上议程,本文在论述电子财务档案优势的基础上从四个方面为电子财务档案的规范化管理指明了方向。

参考文献

[1]李晔洁.浅谈财务会计电子档案管理与再使用[J].合作经济与科技,2013,22:88-89.

[2]李小娟.浅谈电子财务数据档案的管理与保存[J].西部财会,2014,03:44-45.

3.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇三

关键词信息时代电子档案传统档案管理

一、档案管理存在的问题

1.档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。

2.管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前企业档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。

伴随着计算机电子技术的高速发展，办公的自动化以及网络化也逐渐的普及和成熟，以前的许多要靠人工处理的工作都可以直接通过计算机或网络来处理，在文件处理的整个过程中几乎可以实现无纸化，同时伴随着无纸化办公的普及大量的电子文件也就应运而生。

二、电子档案管理与传统档案管理的对比

1.电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同。电子文件在其形成过程中需要进行随时的数字签名、信息认证以及加密保护，以确保电子文件在处理和传输过程中准确无误，同时对档案部门接收到的电子文件的原始性以及真实性予以保证。电子档案的归档可以在文件办理好之后随时进行，或者也可以采取周期性的定时统一归档方式，电子文件形成后可以由该部门通过传输或备份的方式交给档案管理部门，同时档案管理部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今后查找档案的人员提供便利。

2.电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电子档案的分类，档案管理部门是在接收到电子文件后当即就对每一个文件编制一个文件号，同时将文件相应的分类号和档案号也设置好，并且在归档的同时对主题词进行标引以及著录。随着技术的进一步发展，电子档案的管理也引用了先进的检索工具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以调阅相关的各类电子文件，这样在很大程度上降低了档案管理工作者的工作强度。

3.电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同。相对于传统的档案而言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着计算机信息技术的发展也会涌现出更多的电子文件载体，这些都在一定程度上对电子文件的长期可读性产生影响。有鉴于此，档案管理部门要尽量对能够统一格式存储的电子档案进行适当的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。

三、电子档案的管理过程中遇到的问题

1.电子文件比较容易被修改。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

2.界定电子文件的原件比较困难。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，这也使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了，不像纸质文件可以很直观的分辨出哪一个是原件哪一个是复印件。

3.为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要经常的变换。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

四、对电子档案管理进行优化的策略

1.建立健全电子档案管理的制度。为了更好地做好电子档案管理工作，档案管理部门应该专门建立和健全电子档案管理制度，并将该项制度纳入到信息管理的科学工作程序中去。与此同时，对电子文档的管理工作要定期地进行自查、总结以及考核。电子文件的归档及管理工作应该要用电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者结合的方式来进行。

2.采用“双轨制”的方式进行归档。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“双轨制”。在现在的法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，因此在现有的技术条件之下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。另外，由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件很容易被修改的特点，在对电子档案进行管理时，将那些比较重要的文件做成硬拷贝以保证数据的安全性就显得尤为重要。就目前来讲，一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案，使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档，最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3.努力增强档案管理人员的专业素养。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，有利于从根本上提升电子档案管理的作用。由于电子档案是建立在高科技平台上的，因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以，在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中，除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。可以这样说，加强对档案管理工作人员的培训，既有利于培养档案管理部门的优秀人才，又可以使得档案管理工作得到更加迅速的发展。

参考文献

[1]贺真.论现代企业管理资源建设依据与策略[J].档案学研究，2009（1）.

[2]李淑英.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].隧道建设，2008.

[3]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）.

4.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇四

论文摘要：计算机技术目前已在各行各业、各个领域内广泛应用，在档案管理过程中使用计算机应该从档案原件、专业技术人才、系统分析等各反面做好充分的准备工作，做好传统与现代的结合，从而紧跟时代的步伐，大大提高档案管理和使用的效率和价值，为经济发展和社会提供服务，

目前，电子计算机技术正以空前的规模应用于社会活动的各个方面。在档案管理过程中使用计算机技术也成为必然的发展趋势，但为了为避免盲目性，保证积极稳妥、有步骤、有准备地开展好这项工作，我认为在引进电子计算机前，必须做好各方面的准备工作。

一、档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

(一)依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

(二)通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。

档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统;档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。

二、专业技术人才的准备

面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须占有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少档案馆把整个计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备，它包括：

(一)应用软件人员的准备档案馆应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行计算机原理及应用软件方面的培训，

使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。

(二)主题标引人员的准备档案馆应选择有一定有语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。

(三)全体档案工作者，无论领导还是具体工作人员，都应积极进行计算机扫盲档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力，适应档案管理新形势的需要。

三、系统分析的准备工作

一个计算机应用系统是否实用，是否能最大限度地发挥其功能，是否能产生最大的经济效益，很大一部分取决于系统建立之初的系统分析的好坏和成功与否。系统分析是档案馆现代化的“大政方针”问题，必须予以充分的重视。

档案馆在引进电子计算机前，对于系统所要解决的问题，解决问题的入口、途径、以及选择什么样的计算机最适于完成预定的任务?何种信息处理方式最优化?哪种服务方式最简便以及如何与缩微技术相结合等等，都要预先进行调查、分析和研究，然后提出最佳的方案。这种在系统建立之前，对系统将遇到的问题，根据人们的经验及知识，利用各种现代化的`手段，予以综合分析和研究的过程即系统分析。对一个档案馆而言，建立系统应主要考虑和分析如下几方面问题：

(一)系统目标即系统要解决哪些问题，实现哪方面的应用。是检索还是编目?是统计还是辅助业务指导等等。系统目标要切实可行，不要太高，也不要太低。从实际出发，从最急需着手。切不可一味求大或贪图表面化，满足于“表演”。

(二)系统的可行性即实现系统目标的诸方面条件是否具备。如数据条件：数据准备工作量如何?数据输入的工作量如何?数据库的工作量如何?硬件条件：选择什么类型的机器能够实现系统目标?需要多大的存贮量?对系统软件有何要求?人力条件：档案、电子计算机、标引三个方面的技术人才是否配备齐全等等。可行性研究要尽可能广泛、深入。要能充分考虑到各种可能出现的问题和影响系统的诸方面的因素，并研究出对策。

(三)系统的有效性即评估和论证系统存在的价值。如：目标的实现，是否能给档案工作带来积极的影响?比较手工管理，有哪些优越性?如果系统本身做不了太多的工作，反而还需要很多的人力去再加工，那么这个系统就没有存在的价值。从经济效益的角度看系统的有效性：花的钱与做的事是否相称?怎样才能少花钱多办事?手工管理所花的钱与计算机管理所花的钱哪个更合算等等。

(四)综合计划即：将系统分析的最后结果，用框图的形式表示出来。把整个工作过程，按其顺序交叉关系画出流程图，直观地显示出每一具体工作在总体结构中的位置以及相互间存在着怎样的关系，从而便于执行，便于管理，便于随时纠正工作中出现的各种误差。

5.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇五

因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。

【关键词】财务档案,电算化,档案管理,信息化

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。

会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。

加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理发展方向。

管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。

在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化

手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。

数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。

在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。

磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。

磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。

由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。

在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。

建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。

各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。

本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。

第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。

即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。

即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。

如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。

如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。

因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、电算化会计档案工作的内容

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。

传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。

未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。

在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。

数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。

2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。

建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。

另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。

总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案

财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。

由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。

以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。

该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

四、如何做好电算化会计档案工作

电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。

所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。

因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。

它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。

在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。

此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。

财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。

在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。

对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。

因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。

显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。

通过整理可以利用历年的.数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。

另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。

我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。

在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。

建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。

财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。

此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

五、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。

备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患

会计电算化系统数据执行主体是计算机。

计算机系统由硬件和软件构成。

由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。

数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。

一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。

一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。

会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。

磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。

所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。

因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。

这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。

采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

六、结束语

随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。

目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。

进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。

加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。

6.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇六

一、电子档案的整理

目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的.重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。

3 会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子 档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%一50%，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕

造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

7.浅谈加强电子档案的管理 篇七

1 提高电子档案管理质量的意义浅析

电子档案是人们生活中不可缺少的重要部分, 在进行档案管理过程中对于电子档案的管理也是档案工作中的重要内容, 因此作为档案管理人员如何提高电子档案管理的质量也是需要重点研究的内容。电子档案相比以往的纸质档案在管理上有着很大的不同, 需要通过现代化的管理手段和管理模式来做好档案管理工作中的每个环节, 这样才能有效的提高档案管理的质量。

1.1 做好电子档案管理工作能够更好的降低成本的投入。

以往的档案管理工作中不仅会投入大量的人力物力, 在工作过程中也存在着很大的困难, 并且很容易出现一些不可预知的错误, 而纸质的档案如果不加以妥善的保存, 也经常会出现档案资料损毁的现象, 这样就极大程度的增加了档案管理的风险。现如今, 计算机以及网络技术的普及不仅为档案管理提供了新的管理模式, 同时利用信息化的途径也可以更好的加强对档案的搜索和使用, 这样就最大限度的降低了工作人员的工作强度, 并且在工作效率和工作质量上也有了很大的提高, 档案管理工作不再需要大量的成本投入即可完成高质量的管理工作。

1.2 电子档案管理能够更好的提高服务质量。

在进行档案管理的过程中, 如何提高服务质量也是档案管理工作所需要重点研究的内容, 在应用电子档案后, 档案信息资料也实现了信息化, 这样很多档案资料就通过电子计算机形成了新的档案模式, 并且在存储和使用上也有了新的途径。人们通过互联网等渠道就可以实时的对档案资料进行阅读和使用, 从而更好的提高了档案管理服务的质量。而加强电子档案管理工作也方便了人们日常的搜索和使用, 在进行档案资料的浏览和阅读的过程中, 我们也可以学习到更多的知识, 这样也有效的提高了人们的日常生活技能, 而档案管理工作也更好的突出了自身的价值所在, 这对于服务社会进步和经济的发展也有着非常重要的意义。

1.3 加强电子档案管理, 有利于满足多样化需求。

随着社会的进步, 越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求, 他们不但要看原始的文字资料, 更要看原始的图像、视频等资料, 而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性, 逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性, 与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系, 随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性, 加强电子档案的管理, 有利于满足这一多样化需求。

2 档案电子化的优缺点

2.1 档案管理电子化具有以下优点:

a.可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率;b.缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性;c.档案管理电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高;d.档案管理电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

2.2 由于电子档案的内容与形式是相对独立的, 导致其内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子档案进行检验时, 很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。所以, 电子档案管理中容易出现以下问题:a.原始性问题, 电子档案的原始性不易判断和确认。电子形式生成的虚拟的档案, 其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致, 可以说既是原始的, 又是复制的;b.真实性问题, 电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制, 甚至被篡改后可不留痕迹;c.完整性问题, 电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失;d.安全性问题。电子档案的易更改性为非法操作提供了便利, 档案人根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息, 都会直接损害电子档案的安全。

3 做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化, 导致利用工作的复杂性。因此, 加强电子档案的利用管理是十分重要的工作, 需要多方面的密切配合, 并从多个角度展开工作。

3.1 建立档案利用制度, 整合各类档案资源。

要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批, 还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好地满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃。

3.2 规范档案利用方式, 避免不可挽回损失。

电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.3 建立“双套制”模式, 确保重要信息完整。

所谓“双套制”, 指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战, 要求档案人员要紧跟时代步伐, 掌握现代信息技术, 熟练运用电脑及现代通讯技术, 否则就无法介入文档的形成和保管。另外, “双套制”所面临的问题, 主要是哪些档案应该实行“双套制”, 哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法, 有选择性地实行“双套制”管理, 才不会造成人、财、物力的浪费, 并且实现对重要信息的完整保存。

摘要：档案管理的电子化是档案管理工作未来发展的必然要求, 并且对于提高档案管理的质量也有着非常重要的意义, 在进行档案管理过程中, 如何提高服务质量以及满足人们对档案管理的更多需求也是目前我们需要重点研究的内容, 因此对加强电子档案管理的分析和研究也有助于更好的提高档案管理的质量。

关键词：电子档案,信息化,管理

参考文献

[1]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化, 2014 (4) .

8.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇八

在网络信息化盛行的时代，电子档案被广泛应用于各个大学的档案管理工作之中，不仅如此，电子档案在社会各个单位发展之中的应用也十分频繁，其具有快捷，便利的优势。由此可见，电子档案在社会各个领域的发展过程中具有十分重要的作用和不容忽视的地位。

一、大学档案管理工作的基本状况 及过程中出现的部分问题

（一）档案管理工作内容过多

根据部分大学院校内部档案管理工作现状进行调查、分析显示：大学院校内的档案数据每年都会发生一定的变化，例如，迁出或者录入等类似的现象。由于档案变动的数量较多，加上档案本身特有的区域性质，想要对其进行更好的保护、保存必须投入更多的人力，同时还要加大物力的投入。

（二）信息技术亟需发展

基于大学内部电子档案管理工作而言，其信息化程度有待进一步提高。电子档案信息化技术管理本身具有快捷，便利，效率高等优势，可以理解为是电子档案管理中最重要的一种有利方法。但目前大部分院校内仍旧采用传统的纸张档案，一定程度上阻碍了电子档案进步的脚步。

（三）管理工作操作不合理

据对大部分院校档案管理工作状况调查发现，其档案管理工作的实际操作程度不够合理。加上不同大学内部的不同状况，导致其在内部制度上具有很大的差别，从而造成不同大学之间的档案管理工作无法达到一致的状况，或者相互抵触的情况等，不管出现怎样的负面状况，都将严重影响本校内的档案管理工作。

（四）传输不方便

众所周知，大学院校内部每年都会出现入学、退学、转学等现象，显而易见，大学院校内部的流动性较大。从而无论是以上那种状况出现，均会造成档案传输困难的严重状况出现，不利于进行档案管理工作的有效进行。

二、大学电子档案管理的基本状况

大学电子档案管理工作于网络信息化技术是紧密相连、不可分割的。也就是说，电子档案管理的最高点就是将传统的管理方法逐渐向电子化转变，或者是将其管理程度降低到一定程度等，与此同时，还能够较好的进行档案归档的工作（资料、文献收集和保存等），一定程度上，确保人们在降低劳动力和物力的前提下，把档案管理工作最大最优，使得人力资源得到更好的运用。电子档案管理工作不仅能够充分运用网络科学技术，同时还能够保证传统档案管理的精髓和本质。举个简单的例子，电子档案可以利用硬盘和U盘等进行传入，不仅快捷、方便，还能够增强档案管理的寿命与稳定性等。

大学电子档案管理的不足大体上可以归结为以下几个方面：①电子档案数据的完整性。传统的纸张档案管理缺乏完整性，在管理过程中容易出现笔误现象，不过其造成的影响并不是很大，能够对于过程中出现的问题进行及时补救。另一方面，电子档案本身与传统的档案管理比较之下就表现的十分复杂，因此，在传输过程中一旦出现错误将会致使其保存的信息全部丢失，甚至被损坏等。②电子档案安全性偏弱。电子档案一旦被丢失，后果的严重性不可想象。传输时具有被修改和损害的状况，由此可见，其安全性十分重要，不容我们忽视。

三、大学档案管理中电子档案管理的应用

进一步加强电子档案网络安全。有上述内容所知，大学电子档案在网络上进行传输时具有一定的危险性，这也是当前人们十分重视及有待解决的一个问题。电子档案存储设备必须进一步加强，例如，对其储存设备进行及时检查和定期清理，并设立特定的网络去安全性监督人员，设置特定的身份验证（验证码、身份证以及数字签名等的多种方法）。

逐渐完善管理制度和规范操作的流程。大学电子档案管理过程中，必须高度重视档案管理工作人员自身的综合素质、职业道德以及网络安全性操作相关知识等众多问题，并定期对其进行专业化培训，以此增强工作人员的综合管理技能和防范能力等。除此之外，还必须加强电子档案管理工作人员的实际操作能力，督促他们加强锻炼，并掌握操作技巧，从而在进行管理工作进行时能够熟练进行，不仅能够有效地节约时间，同时还有效地提高了工作的效率等。此外，还必须基于根据实际状况的出发点进一步完善内部管理制度。

积极优化档案管理工作人员的服务方法。大学院校档案管理工作人员应该全面了解内部信息，及时发现和挖掘内部信息资源，并对其进行相应的加工、处理，使得其与多媒体、电子化以及光盘的制作等多种技术等相融合。此外，及时储存电子信息，为大家实际操作奠定基础条件。除此之外，档案管理工作人员还必须坚持“为人民服务”的基本观念为广大学者提供“微笑式”服务。更重要的一点是设置先进的网络服务体系，为电子档案提供在线咨询等服务。

结束语：综上所述，在网络不断发展的环境下，加强电子档案管理是各个大学内部不容忽视的一个重要问题。因此，必须电子档案信息化进行不断调查、研究、分析和总结，并在现有基础之上进行创新，适当地优化电子档案、完善制度、规范操作流程等一系列工作，以此确保大学电子档案管理的完整性、安全性等。

【参考文献】

[1]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009，07，17

[2]杨小华，唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报，2006（1）

[3]韩蔚清.浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊[J].开封教育学院学报.2009（01）

9.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇九

1 医院实施电子档案管理的优势

当前医院的各项活动都在不断的迈向网络化与信息化，各种活动材料也通过网络申报系统进行自定生成与上报，工作效率得到了极大的提升。尤其是科研活动的写作材料由传统的手工制作演变为计算机自动化操作，各种复杂的数据处理、图表绘制等都能够通过系统与计算机软件实现，让科研人员从繁重的手工劳动中得到解放，能够将更多的精力投入到研究当中。

此外采用电子档案还具有以下三个优点：第一是具有超强的共享能力，当档案生成之后会自动存储到计算机系统的数据库当中，有权限的操作人员都能够查阅档案，实现良好的共享；第二是其处理速度非常快，管理人员能够对电子档案进行实时的修改与操作，生成之后立即可以进行下一步的核对与校验，提高了档案管理工作的效率；第三使用电子档案可以快速实现分类和整合，与传统的纸质文件相比，电子档案的整理工作非常便捷，无需耗费大量的时间与人力资源，整理的结果更为精确。

2 医院电子档案管理中存在的问题

2.1 医院电子文件带来的问题

电子文件对于计算机设备具有很强的依赖性，同时还有信息不可识别性以及可分离性、可共享性以及保存环境的特殊性，医院的电子档案管理工作就能体现出这一系列特性。随着信息手段以及网络的普及，各级医院活动通常使用网上申报系统，通过网络在线的方式操作，网络申报系统将文件资料打印成册。这一方式能够有效的节省时间，提高工作效率，但是在带来方便的同时也造成了新的问题。首先就是资料对于计算机以及软件的依赖性让电子档案的收集具有一定的难度；其次是电子文件非常容易修改和删除容易造成让档案的原始文件消失，其中某些内容与特征消失之后难以寻找，给审查带来一定的问题；最后电子文件是计算机中的最终形式的文本资料，草稿还是打印稿、正本还是副本都没有差异，给医院管理人员收集整理电子档案的工作带来极大的困扰。

2.2 医院电子档案管理者素质带来的问题

与传统的纸质文件档案管理相比较，电子档案管理工作不仅要求档案管理工作人员有过硬的文化基础知识以及档案管理的专业技能，还对其计算机操作能力以及软件的操作水平提出了要求。电子档案管理人员必须熟练的掌握信息网络技术与计算机相关的操作技术，否则难以实现对电子档案的管理，同时档案的安全性也得不到保证。

2.3 医院电子文件的安全性问题

10.电子文件档案管理 篇十

办公自动化、标准化、网络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。

然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

11.浅谈企业电子文书档案的管理 篇十一

1 电子档案的特点

电子档案,是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限想档案部门提交的过程,是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。作为现代高新科技的衍生产物之一,电子档案较之传统的纸质档案,有许多新的特点。

电子档案的存储方式多样,可以直接刻录为不可擦写的光盘,也可以打印输出以纸质形式归档;电子档案体积小、容量大、占用存储空间小,对保存场地的面积要求不高,但对环境、防磁性等存储条件要求很高;电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理,易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递,信息共享不受时间和地域的限制;电子档案需要借助信息化设备予以复现,现代化信息技术含量高,要求管理人员具备较高的专业素质。

2 目前企业电子档案管理的存在的问题

2.1 技术手段跟不上发展需求

目前,普通企业的档案管理部门,很难借助现有的技术手段,对电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性等问题进行鉴定。

2.1.1 原始性问题

原始性是传统档案的主要特征,是其有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。传统档案,尤其是纸质档案,由于档案信息与载体的不可分离性,以及档案载体的唯一性,传统档案的原始性极易判断和确认。然而电子文件、电子档案的信息存储载体具有不固定性,可在一定技术条件下被复制、转存甚至迁移,且档案内容的原貌不受任何影响。因此,电子档案就载体而言,不具有唯一性,其原始性认定缺少公认的判定依据。

2.1.2 真实性问题

电子档案的真实性问题,贯穿其生命周期,档案信息的失真率远高于传统档案。在将纸质档案转化为电子档案的过程中,稍有失误就会导致档案元数据的失实;在电子档案的传递过程中,档案内容可被原样复制,也可通过技术手段被篡改后不留痕迹。目前在普通企业的实际工作中,从电子文件的生成到归档,缺少程序化管理系统,难以实现系统间的直接链接,无法确保电子文件的元数据被完整归档;多数电子档案与其相对应的纸质档案之间,没有建立统一的管理方法;储存电子档案选用的光盘等载体不耐久。上述因素都会影响电子档案的完整性、可靠性,从而影响电子档案的真实性。

2.1.3 完整性问题

电子文件易于携带、传递,使得文件经常处于流动的状态,如不能及时收集,可能会导致信息丢失;电子文件存储方式多样,在复制、重置的过程中,容易造成信息缺损;电子文件的背景信息会伴随文件的处理过程而不断累积,且形式多样、存储分散,极难确保电子文件生命周期的完整性。

2.1.4 安全性问题

电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,特别是计算机网络化的快速发展,“黑客”的攻击、用户操作不当导致计算机病毒入侵,以及用户根据利益需求任意取舍甚至篡改信息,都会损害电子档案的保密和安全。

2.2 机制建设跟不上管理需求

目前,关于企业电子文件归档,以及电子档案管理,国家已经出台了若干规章制度和规范性文件,《国有企业电子档案管理办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等,新的档案管理理论、方法和原则不断涌现,却很少有真正落实到实际工作中的。企业的档案管理部门,对电子档案的管理职责、体制建设、电子档案馆(室)的建设等没有进行系统地分析和思考;档案管理人员,对于电子档案的收集、鉴定与整理,以及后续的存储、保管、利用和处置等工作,仍然停留在理论阶段。机制上的落后,阻碍企业信息化发展,加大了企业的档案管理成本。

3 完善企业电子档案管理的对策

3.1 采用有关技术措施

3.1.1 电子签署

在电子文件的形成阶段,采用签署技术,如光笔签名、数字签名等,对文件进行加密,确保信息在存储或传递过程中的安全性、完整性,对信息发送者进行身份认证,防止交易中发生抵赖现象。

3.1.2 身份验证

人员登录电子档案管理系统时,需要对用户进行身份验证,最常见的方法是,给予每一个合法用户一个ID认证,并设定每个用户的操作权限。用户在进入电子档案管理系统后,根据相对应的权限对电子文件和信息进行访问、修改及处理等操作。

3.1.3 防火墙建设

在机构局域网与外网之间设置障碍,防止外网用户对内网信息资源非法访问,且阻止企业的决策、专利等机要信息通过内网非法输出。防火墙会检测所有通过的数据流,只有符合事先制定的网络安全规定的信息才会被允许通过。加强机构局域网防火墙建设,从源头上保护网上电子文件的原始性、真实性和完整性。

3.1.4 防写措施

当前许多软件都采用设置文件“只读”状态的方式,以限定用户对计算机内电子文件的修改。当电子文件被存储于计算机外的介质时,一般采用只读式光盘(CD-ROM),使用者只能读取光盘上的信息而不能追加、修改或擦除;一次写入式光盘(WORM),使用者可追加但不能擦除原来的信息。上述不可逆式存储方式,可有效防止电子文件被修改,保证电子文件的原始性、真实性和完整性。

3.2 建立有效的电子档案管理信息系统

要实现电子文件的档案化管理,就要建立一个有效的电子档案管理信息系统。而衡量一个电子档案管理信息系统的标准,有以下四点。

3.2.1 实用性

要针对本企业档案特色开发,满足电子档案管理需求,根据本企业文件处理流程来进行档案信息系统软件功能的设计。

3.2.2 安全性

一方面是电子文件本身的真实性,其记录的内容是否真实、可靠;另一方面是对电子文件信息的保护和隔离,建立完善的内部控制制度,防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。

3.2.3 开放性

采用开放技术、开放结构和开放借口,使系统能与外界信息进行良好的沟通,尤其是能实现与企业其他系统,如OA、EAM等系统的无缝集成,形成完整的企业信息管理系统,充分发挥信息的共享性和可开发性。

3.2.4 先进性

在注重实用性的基础上,系统开发应尽量立足高起点,采用相对成熟的开发理念、工具和技术,并支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展,使其具有发展潜力,便于升级扩建。

3.3 完善电子档案管理机制

组织档案管理人员进行专业化培训,并由档案管理部门制定适合本企业发展需要的电子档案管理制度、各项机制及管理流程。建立独立的电子档案馆(室),妥善保管电子档案的存储载体,并从防磁性、温控等方面打造档案的环境,确保电子档案能得到妥善管理,确保文件信息不散失、不损毁及不失真。规范档子档案的归档流程。电子档案可以在文件办理结束后随时归档,一方面可以避免文件漏归,确保电子文件的归档率和完整率,另一方面可以避免档案的流失和病毒的损坏。由电子文件的形成部门,通过企业内网将文件传送给档案部门,并使用电子签署技术封签认证;由档案管理人员接收登记,按事由或部门原则给电子文件编制一个唯一的档案号,并设置访问限制级别。

4 结语

随着“互联网+”的持续推进,传统管理模式需要转变。电子文件已经占据日常工作文件传递的重要地位,档案管理部门需要转变观念,加快电子档案管理模式的改变,建立有效的电子文件档案管理信息系统,使得档案管理工作紧跟信息时代发展的脚步,更好地为企业的未来发展服务。

摘要：随着当前无纸化办公的推行,电子文件已成为日常信息传递的主要手段之一。对这些不断发展、日益更新的“新型”档案,进行有效的收集、整理和保存,为今后提供快捷、方便的利用服务,是企业文书档案管理中不可或缺的主要工作。

12.档案电子化管理方案 篇十二

具体实施方案： 档案电子化管理方案目的：单位内所有纸质文件皆有电子档备份，实行无纸化存档，方便

一、文档分类管理计划：

1.办公文档：上下级来文，中心发文及相关图片资料等 具体操作：按文件具体年份分类归档

预计进度：3月19日-3月27日

2.业务文档：中心各部门内相关业务文件资料，其中主要包括企业进驻、孵化期间、毕业等一系列资料等

具体操作：按具体企业分类归档

预计进度：3月28日-4月10日

3.物业文档：企业签订的物业合同、孵化协议、安全责任书或是与中心相关的物业管理文件等。

具体操作：按文件具体年份分类归档。

预计进度：4月11日-4月17日

4.财务文档：财务报表、审计报告等

具体操作：按文件涉及内容分类归档

预计进度：4月18日-4月24日

5.人事档案：中心在编人员、保安保洁的相关人事资料 具体操作：按人员分类归档

预计进度：4月25日-4月30日

二、电子文档备份操作流程：

1连接设备仪进行文件拍照扫描，多页文件需合成一个PDF文档。2文档及时准确分类存放于各个文件夹中。

13.浅谈高等学校财务电子档案的管理 篇十三

摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法，研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施，并对传统的管理方法提出合理的改进策略，从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益，更好地进行档案管理事业。

关键词：纸质档案;电子档案;共存期;管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的`场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

14.浅谈电子档案信息的安全管理 篇十四

关键词：计算机,电子档案,安全,管理

电子档案是由数字电子计算机处理的档案, 也是目前档案管理现代化技术运用的表现之一。计算机以及现代存储技术的发展为档案数字化提供了硬件基础, 从而决定了档案数字化的必然趋势。、为了适应电子档案的发展趋势, 必须要引进相关技术控制好电子档案信息的安全管理, 提高安全管理电子档案的技术水平。

1 电子档案发展的明显特征

电子档案是由数字电子计算机处理的档案。它具有区别于纸质文件的明显特征。如电子档案的信息表象是数字化的, 电子档案和传统纸质档案相比, 不管是存储还是阅读都特别依赖相关计算机设备, 电子档案具有存储方便、信息共享, 容易检索, 容易修改、容易复制以及电子档案非实体归档等特点。

电子档案的特点使得电子档案和纸质档案相比具有许多优越性:

1) 存储容量大、存储方便, 特别是随着存储技术的发展, 一块拇指大的优盘就可以存储几百本甚至上千本的电子档案;

2) 不仅能保存文字资料, 而且能同时保存图片、音频、视频等文件, 增强了档案的可读性, 丰富了档案的内容;

3) 方便操作, 档案管理人员只要掌握了相应的计算机硬件和软件技术后, 就能通过各种不同的渠道, 完成档案的收集、整理、归档和提供查档等工作;

4) 方便复制, 随着计算机技术的发展, 电子档案的备份十分方便, 不仅能方便的将需要的档案复制到其他存储设备上, 也可以按用户需求打印选择的内容。这样的话, 同一份电子档案就能在同一时间为更多的用户提供服务, 有效地提高了档案的利用率。

2 保护电子档案信息的安全管理措施

电子档案信息的安全管理推广之后, 保护电子档案信息可以采取以下多项管理措施。

2.1 制定严格规范的电子档案信息管理制度

电子档案风险防范的根本在于管理体系, 要对电子档案信息管理制定科学严谨的管理制度。电子档案管理人员需要严格依照安全管理制度管理应用电子档案信息。在管理电子档案时需要根据规定制度严格控制操作电子档案信息管理系统的人员权限, 非授权管理人员不得操控电子档案管理信息系统。还需要加强电子档案信息系统管理人员的教育。需要管理人员必须严格按照制度来管理电子档案信息, 以防止管理人员泄露机密。严格规定电子档案信息存储光盘的使用, 不能不经允许使用存储有电子档案信息的光盘或磁带, 需要专门的管理人员对重要的电子档案信息集中管理, 保障电子档案的安全可靠。积极宣传计算机安全知识, 增强管理人员的的安全意识, 使大家自觉地注意电子档案信息的安全, 加强电子档案的教育, 加深管理人员对电子档案的了解, 熟悉电子档案的利弊及潜在的危险, 提高防范意识。

2.2 引进先进的计算机硬件及软件技术

1) 先进的计算机技术是电子档案信息安全管理的基础, 首先要选用优质的电子档案信息载体。磁盘、光盘、磁带质量的好坏直接影响其使用和存储时间长短, 所以应该选用质量优、性能好的档案载体来存储电子档案信息。

2) 存储电子档案信息的计算机系统在运行期间要采取访问控制, 其对维护电子档案信息的安全性很重要。其主要是为了保证电子档案信息不被非法用户访问和使用。首先电子档案信息系统可以采用个人数字证书作为用户的身份验证, 采用可靠加密算法实施确保电子档案的真实性和进行身份验证, 保证其内容不被篡改。其次可以通过控制用户访问和注册, 由系统判定该用户是否登录服务器获取资源, 并且可以控制该访问用户的权限, 可以读取一定得目录、文件和其他资源, 权限可以控制电子档案信息被备份、修改和打印。

2.3 强化电子档案信息系统的网络安全

要确保网络安全的最好办法就是将电子档案信息系统与Internet实现物理隔离, 设计封闭的电子档案信息系统网络。如果电子档案信息系统与Internet相连接, 则必须积极创建安全防御系统。电子档案信息系统应用中采取安全防护可以避免电子档案受到威胁, 对于电子档案的维护有很大的作用。可以在网络上建立对应的网络监控软硬件系统, 切断黑客访问网络的通道, 达到保障电子档案信息系统安全的目的。

2.4 电子档案信息系统要使用正版的软件

1) 需要软件供应商提供正规的使用和维护合同;2) 用专门防毒杀毒软件, 并定期进行病毒库的更新与维护。病毒是目前破坏计算机软件信息系统的最大病害, 进行病毒的防杀处理, 要通过各种杀毒、防毒的软硬件加以处理。例如:每个计算机上要安装最新防病毒软件客户端, 在服务器上安装基于服务器的防病毒的软件。

3 结语

本文分析了电子档案信息安全管理所面临的一些问题, 阐述了解决这些问题所需要的一些方法。归根结底人是电子档案信息安全的根本因素, 也是电子档案信息的制造者, 我们的工作和生活中已经不可能离开电子档案信息了。我们必须发挥电子档案的优点, 要依照先进的人才理念, 坚持依法依规, 有计划、多途径、分类型、有重点的培训和教育, 让大家都能关心电子档案, 每个人都有保护电子档案信息安全的意识, 那么做好电子档案信息安全管理将会变得更加容易。我们更要积极改进电子档案所表现出来的弊端, 加强对电子档案的管理, 力保电子档案信息的安全, 从而实现计算机电子档案信息的安全管理, 从而才能让电子档案信息服务于我们。

参考文献

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[2]李翠艳.电子档案利用过程中的安全管理[J].内江科技, 2011.

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[4]陆浩.浅谈如何做好企业的电子档案管理[J].城建档案, 2012.

[5]杨静.信息时代电子档案面临的问题及应对措施[J].中国新技术新产品, 2011.

15.财务档案管理办法 篇十五

2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案，要凭介绍信并经总经理批准。

3、档案销毁，须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定，由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。

4、会计人员变动，须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交，填写移交清册，并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。

5、主管会计须设置会计档案管理记录簿，档案收发调阅等事项要及时登记，出纳人员不能兼管会计档案管理。

6、会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任的书面凭证，是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍，是编制会计报表的依据，取得或填制会计凭证，登记帐簿，是会计核算方法中不可缺少的两项内容。

7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证，相关会计人员对公司发生的每一项经济业务，必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备：凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。

8、会计凭证要妥善保管，会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则，据以登记帐簿。

9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制，也可根据原始凭证汇总表填制，每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。

10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据，并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉，以便对帐簿记录进行分析查核。

11、各种帐簿的记录必须月月核对，做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式，必须按上级主管部门的要求处理。

16.论述信息时代电子文件的档案管理 篇十六

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

17.浅谈多校区高校财务档案的管理 篇十七

一、多校区高校财务档案管理的特点

多校区高校财务档案不仅具有档案的专业性和保密性, 其最大的特点在于分散性。

1. 财务档案资料的分散性

多校区高校, 顾名思义, 就是一所高校有多个校区, 随着各校区之间的资源整合, 多数高校最终会选择在某一核心校区办公。但是, 为了方便广大师生进行财务报销, 高校财务部门往往会在不同校区设置财务报销点, 财务档案也因此会分散在不同校区。这样会出现两个问题。其一, 老师和学生查询、借阅财务档案很不方便, 尽管财务账目可以从电脑上联网查询, 原始凭证却无法跨校区调阅, 如果老师或学生记不清楚自己在哪个校区办理的财务业务, 那么他们在不同校区查询、借阅财务档案必定会耗费大量时间和精力。其二, 各校区的财务档案由各校区财务报销点自行整理归档, 1—2年后才移交到学校档案部门, 由此造成财务档案在归档前两年处于分散状态, 不利于财务档案的集中统一管理, 也不利于各校区老师和学生的财务查询事务。

2. 财务档案管理人员的分散性

财务档案管理的专业人员既要懂得财务管理方面的知识, 又要具备档案管理的知识。但是, 《关于财务档案管理工作的规定》实行“谁财务、谁立卷, 边财务边收集整理、审结卷成”的原则, 目前大多高校的财务档案管理工作由不同的人员兼任, 有的档案管理人员没有接受过档案工作方面的培训, 更不用说财务部门配备专业的财务档案管理人员了, 人员的分散直接导致了财务档案管理的不规范。

二、多校区高校财务档案管理的症结

1. 各级领导没有在思想上高度重视财务档案管理工作, 对其管理认识不够

财务档案工作不仅可以保存历史、服务现实, 而且能根据会计档案提供的原始数据, 科学地预测未来, 提供最优化的管理方案, 取得最大的效益。在多校区财务工作量大的情况下, 由于有些高校领导缺乏对财务档案工作重要性的认识, 因此忽视了对原始凭证采取统一标准整理、归纳的要求, 忽视了财务档案重要的预测功能, 更忽视了财务档案具有保存历史的重要作用, 最终导致归档的财务资料无法为多校区老师和学生提供优质的服务。

2. 财务部门没有设置专人专职, 财务档案管理不规范

《会计档案管理办法》规定:会计档案由单位会计机构负责整理立卷归档, 并在保管期满后移交单位的会计档案管理机构, 没有专门设置档案管理机构的单位应由会计机构指定专人继续保管, 但实际工作中大多数高校财务档案管理中都未设置此专门机构。一是按照“谁会计、谁立卷”的原则, 会计档案大多由会计人员兼管, 有些高校甚至聘用离退休的财务工作者整理财务档案, 他们大多没有经过档案业务知识的专门培训, 不清楚财务档案的归档范围和标准, 不了解档案的基本操作规程, 这样整理出来的财务档案案卷质量不高, 很难保证档案的完整性和安全性。二是由于财务档案没有专人负责, 分工不明确, 装订、归档、查询等档案工作由不同人员兼职, 管理环节分散, 造成财务档案管理工作不规范。三是财务档案管理的设施不完善, 财务档案和大多数学校其他档案一样放置于学校的档案部门, 没有专门库房存放, 不符合财务档案的防火、防潮、防虫、防光、防尘、防霉、防盗的“七防”要求。而且, 存档过程中纸质档案和磁质档案归档不同步, 只有纸质会计档案才移交学校档案部门, 而磁质档案则由财务部门自行存档。四是会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视, 由于多种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展, 有些会计档案即使超过保管期限数年也没有被销毁, 从而影响了财务管理工作和档案管理工作的质量。

三、完善多校区高校财务档案管理的办法

1. 加强领导, 提高认识

《会计档案管理办法》第四条规定:各单位必须加强会计档案管理工作的领导, 建立会计档案的立卷、归档、保管、查询和销毁等管理制度, 保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅, 严防毁损、散失和泄露。高校财务档案管理是高校日常管理的组成部分, 其管理水平的高低将直接影响学校整体管理水平, 并最终决定财务工作和档案管理工作的优劣, 必须引起学校分管领导和部门负责人的重视。部门负责人在制定财务计划时, 要明确确定本部门的档案管理员专门负责多校区财务档案的归纳、整理工作, 对多校区财务档案实行统一归置、统一管理, 防止财务档案的毁损或灭失。

2. 完善归档流程

高校档案部门应根据本校实际, 结合财务工作特点, 制定财务档案归档流程和规范, 在财务档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系, 财务档案归档过程实施经常化检查, 确保财务档案的完整和准确。高校财务部门应配专门人员对财务档案进行及时整理归档。首先, 在记账凭证的整理中, 要对所有记账凭证进行审查核对、按序分类, 确保不遗失、不缺号、不漏号, 按月整理齐全后装订、粘贴封面, 并把封面上要求填写的内容填写完整, 加盖印章。其次, 财务账簿归档时要在首页填写完整《账簿启用表》的内容, 按不同类别装订成册;财务报表按年报、季报、月报分别整理立卷;工资发放名册要在工资发放完毕后及时整理, 按月装订成册;银行对账单收集齐全后按年装订成册。再次, 将装订成册的财务档案送交档案部门保管时, 财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的财务档案。最后, 建立主校区集中管理机制, 完善各校区的档案衔接程序, 使各校区形成的各种载体和财务档案汇总进入学校综合档案馆, 维护学校档案的完整性。

3. 提高财务档案管理工作者的综合管理素质

高校财务档案管理专业性强、技术性高、政策性和保密性很强, 要求档案管理人员综合素质高、业务能力强、人员相对固定。《会计档案管理办法》第六条规定:出纳人员不得兼管会计档案。对财务档案管理人员要进行多种途径和形式的教育和培训, 增强他们的责任心, 提高他们的实际操作能力, 能按相同的管理标准对不同校区的财务档案进行科学统一的分类、整理、编目立卷。与此同时, 财务部门要经常组织多校区财务人员统一学习《会计档案管理办法》和本校的财务档案管理制度, 使每位财务工作者在日常的财务工作中掌握财务档案的基本规范、做好财务档案归档前的基本工作, 保证高校财务档案管理的科学化、规范化。

4. 实行信息化管理, 做好技术防范

《全国档案事业发展“十一五”规划》明确将档案信息化建设作为一项战略性任务, 提出要加强多形式多层次共享平台建设, 推进服务机制创新, 促进档案信息资源的公开、共享和再利用, 全面提升档案信息资源开发利用水平和能力;加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境, 建立长效发展机制。一方面, 会计电算化的普及给财务档案管理者提出了更高的目标, 他们业务水平的高低成为科学管理财务档案的关键。由此可见, 财务档案管理人员不仅要懂得财务管理方面的知识, 还要懂得档案管理方面的知识, 在当今信息化背景下还必须了解计算机、互联网络等与信息化有关的知识, 才能做好财务档案的信息化管理工作。另一方面, 随着高校财务会计电算化的普及, 财务档案实行纸质档案与磁性介质档案并存的管理模式, 历年的财务资料不仅要以打印的纸质形式保持, 还要以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上, 这就存在着磁性介质档案的保管要求和相应措施。在信息社会中, 电算化财务档案是高校发展的必然趋势, 也能为高校带来良好的经济效益和社会效益。档案信息网络是档案信息资源开发利用和信息技术应用的核心, 是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。财务部门应该和档案部门共同协商, 制定信息化的财务档案归档、查询规范, 推动财务档案的信息化建设, 建立多校区统一的财务档案查询平台, 带动全校档案的信息化建设, 实现财务档案信息传递的网络化。