企业养老保险业务档案管理办法

企业养老保险业务档案管理办法（共13篇）（共13篇）

1.企业养老保险业务档案管理办法篇一

社会养老保险业务档案管理工作总结

我县自2011年6月13日，根据发布了国务院关于开展社会养老保险业务档案和城镇居民社会养老保险档案管理的指导意见，2011年7月1日启动城镇居民养老保险试点工作。自新农保和城乡居民养老保险工作开展以来，就档案问题我们严格按照中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局令[第3号]人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定试行）》，自2009年9月1日起施行文件执行，档案管理工作也得以顺利进行。但其中也存在许多不足的地方，主要表现在以下三个方面：

一、参保人员登记，建立形成的业务档案资料不齐、不健全。不齐表现在有些缺身份证、户口册复印件。不健全：一方面申报单位或个人报来的参保资料未填写申报时间、姓名、单位名称和盖公章；另一方面审核单位在办理各种参保业务时，建立形成的档案资料没有按要求一式几份填写留存，并且未填写办理、审核时间，无经办人、负责人或领导的签字，未加盖审核章或公章不清晰；有些交来存档的参保资料不是审核单位建立形成的原始纸质件，而是留存的业务资料复印件（并且未加盖鲜章），如今后有争议事件发生，这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。

二、社会养老保险业务存档资料不规范。表现在书写不规范，存档材料不规范。一方面交来的业务存档资料中姓名、身份证号与户口册、身份证复印件上的不一致，有写错、录入打印错的，有填写不完整等；在业务存档资料中划减、修改处未加盖审报单位、审核单位（或经办人员）的校对章等。这些不规范、不符合要求业务存档资料不现、不清楚、不确定，今后就难准确利用档案来核实缴费等情况，就没有利用价值。

三、由于社保部门涉及的业务i、资金人员较大，特别是县级社保部门没有专职的档案管理人员，导致档案管理没有规范化、科学化，难于查找参保人员的个人资料，更不可能谈业务信息化建设。

认识这些不足之后，在以后工作中我们要求各业务部门经办人员进一步加强《社会保险业务档案管理规定（试行）》的学习，充分认识建立形成真实、完整、安全规范的社会养老保险业务档案的重要性，使各类材料、表格、记录必须做到字迹清晰，规范整洁，便于查阅和保存。并根据《规定》、《办法》的建档类别要求，建立形成符合要求的业务存档资料；主管部门应从经办源头上抓数据录入质量、抓业务存档资料质量，实行谁经办谁审核谁负责制建立形成完整、真实、安全规范的业务存档资料。这样才能杜绝出现类似同一人参保存档资料姓名、身份证号上下不一致和不同版本业务存档资料的产生；同时对身份证上的年龄与档案年龄不相同或相距较大的人员，可到派出所或相关部门调查核实。村委会要

以村民小组为单位，将参保人的参保登记表、身份证复印件、户口薄复印件等资料按年进行整理成卷，规范归档，分别交新型农村和城镇居民社会养老保险试点工作领导小组办公室存档。

在工作中的几点建议：

一、建议上级业务主管部门加大对社会养老保险业务档案的培训力度。

二、加强与档案业务部门的沟通与合作。

三、增加社会养老保险业务档案管理的人员编制、资金投入。

2.企业养老保险业务档案管理办法篇二

一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”

一讲到“社会保险业务档案”, 不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起, 因此, 把形成的业务资料全部推向办公室, 由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上, 业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程, 是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此, 业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档, 直至移交档案室, 实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度, 业务部门可与办公室共同探讨, 业务部门有了解业务全过程的特长, 办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验, 这样各取所长、相辅相成, 可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中, 业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则, 可根据归档范围先分类别, 以“参保单位—年度—业务环节 (类别) ”分类方法, 先区分参保单位, 再区分年度, 第三区分业务环节, 同一单位同一年度社会保险文件材料中, 件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起, 经办机构的材料在前, 参保单位提供的材料在后, 结论性材料在前, 证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表, 然后装盒归档, 全部实行了“一户一档”的管理办法。这样, 业务部门就完成了立卷的任务, 并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是, 在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合, 有序流转, 也体现了各自“职能”和“责任”的不同, 避免了原始依据的遗失、混杂, 方便以后利用。

二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”

目前, 计算机在社会保险业务运作中应用广泛, 各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值, 认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点, 但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用, 并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前, 电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可, 所以遇到数据更正、司法公正时, 只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家, 也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以, 首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识, 纸质文件要归档, 计算机形成的电子文件同样要归档, 从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式, 对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份, 并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存, 每四年再重新刻录一次保存。

三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”

在具体操作中, 也会遇到这样那样的实际问题, 也需要有一个协调统一的过程。

1. 归档范围

有的同志认为, 凡是业务工作中形成的所有资料都要归档, 实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定, 实行优化收集, 在保管期限上也可以区分一下。同时, 也要防止重复劳动。例如:社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”, 因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证, 并按规定移交档案室, 这样基金征缴部门产生的一联存放于本部门保管就可以了, 因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费, 应根据需要确定归档内容。

2. 业务档案形成也要有“收支两条线”的观念

社会保险主要有征收和支付两块工作, 征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容, 即使是以一个单位, 也要分清“收”与“支”分作两类归档。

3. 案卷排序问题

既要贯彻档案集中统一管理的原则, 又要兼顾不同档案的各自特点, 分别排序, 同一类别的案卷流水号从上到下, 从左到右的顺序排列上架, 不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后, 对各架编制档案存放示意图, 便于查寻。

3.企业养老保险业务档案管理办法篇三

[关键词]新型农村社会养老保险；业务档案；管理；特点；问题；对策

新型农村社会养老保险作为社会保障制度，属于国家社会保障体系的重要组成部分，由政府组织实施为保障农村劳动者年老时的基本生活的一项社会性保险。在当前我国大力加快新农村建设过程中，社会养老保险体系建设也不断的加快，社会养老保险档案资料数量也越来越庞大，这就对档案管理工作提出了更高的要求。新型农村社会养老保险业务档案是对参保农民权益的真实记录，所以需要做好档案管理工作，使其更好的发挥其服务性，为新农村建设发展起到积极的推动作用。

一、新型农村社会养老保险业务档案管理的特点

（一）新型农村社会养老保险档案工作涉及面广。当前我国养老保险实践过程中具有覆盖面较广的特点，当前我国农村老年人口较多，而且随着我国老龄化问题的不断严重，当前我国农村老年人口还呈持续增长的态势，这也导致当前农村养老需求具有较强的迫切性。农村社会养老保险业务档案作为社会保险事业发展的重要历史凭证，是对符合参保条件农民的参保过程中的各种信息的详细记录，是参保农民权益的重要保障，是其享受养老保险待遇的重要依据。当前党和各级政府将城乡居民社会保险体系建设作为工作的重要内容，社会保险在持续的推进，覆盖范围不断扩大，这也使当前农村社会养老保险业务档案资料数量不断增加，其涉及面也越来越广泛。

（二）政策性强、操作标准要求比较高。当前社会发展过程中养老已成为社会关注的焦点问题，在老龄化现象不断加剧的新形势下，养老也是国家面临的重大挑战。在当前我国众多的养老方式，还没有一种养老方式能够满足养老的物质、精神和护理等全面需求。当前我国农村社会养老保险制度刚处于起步阶段，农村社会养老保障体系还不健全，再加之当前农村经济水平不高，这就决定了当前农村社会养老保险还多以党的政策规定为主，要想实现城乡统筹养老体系的全面覆盖，拥有完善的养老体系制度还需要不断的在发展过程中进行探索。农村社会养老保险业务档案管理工作是与农村社会养老保险制度建设相配套的一项工程，具有较强的政策性，而且对操作标准要求较高，面对当前数量庞大的农村社会养老保险业务档案资料，也是一项具有长期性的复杂工作，需要在发展过程中不断完善。

二、新型农村社会养老保险业务档案管理中存在的问题

（一）新型农村社会养老保险档案管理不够规范。在当前农保经办机构日常工作中，对农保档案有了一定的认识，对其重视度也在不断提高。但由于当前很大一部分县乡社会保险经办机构管理方法较为落后，缺乏先进的管理经验，农保档案制度不健全，管理设备配置不齐全，从而对新型农村社会养老保险档案管理工作的规范性带来了较大的影响。

（二）新型农村社会养老保险档案内容失真。当前在新型农村社会养老保险档案中，存在着上缴保费金额与档案记录金额不符的情况；档案中有参保人员保费记录而经办人则没有向参保人出具保费专用收据；参保人交纳了保费而档案上没有记录；还存在没有建立个人缴费记录卡的情况，这就导致个人账户利息、投保人累计缴费额等情况不能直观反映出来，从而使农保档案收集工作带来了较大的难度，导致档案内容完整性和齐全性较差，内容存在失真的情况。

（三）缺乏统一的新型农村社会养老保险档案管理标准。当前关于新型农村社会养老保险档案相关工作档案行政管理部门没有明确的规定，而且在归档范围、管理形式及交接流转等方面还没有统一的标准要求。

三、完善新型农村社会养老保险业务档案管理的对策

（一）进一步完善新型农村社会养老保险档案立法，建立完善的法律法规体系。虽然我国已经建立了一系列农村社会养老保险档案管理的法律法规制度，基本保证了档案工作有法可依、有章可循。但随着我国人口老龄化趋势的加剧，以及农民对养老方式观念的改变，应根据新型农村社会养老保险档案事业发展的客观要求，结合新型农村社会养老保险档案工作中出现的新情况、新问题及时加以规定，健全有关档案制度，完善新型农村社会养老保险档案从业资格管理与培训等档案人员管理制度，加强对档案工作监督等内容，完善法律责任的具体规定。

（二）增强管理意识，加强档案队伍建设，建立定期监督检查制度。新型农村社会养老保险档案管理工作政策性强、专业性强，对从事档案管理的工作人员的素质要求也很高。应增强领导干部和档案管理经办人员的管理意识，加强对业务人员的档案法制教育和专业业务培训，严格档案从业人员用人制度，建立业务过硬、责任心强的档案管理队伍，督促单位负责人依法履行对本单位档案工作负有的职责，并建立定期监督检查制度，建立检查结果公告制度，使违法单位与个人及时整改，以推进新型农村社会养老保险档案管理工作制度化、规范化、标准化发展。

（三）加强新型农村社会养老保险业务档案信息系统管理工作。目前很多县乡仍然沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代科学手段，有针对性地开发信息系统，完善新型农村社会養老保险业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保个人提供档案信息查询服务，并接受其监督。

（四）注重开发，有效利用。在当前我省已将农村社会养老保险工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案作为一个有机整体来集中管理。目前，已形成了以保险业务档案为主体，包括文书档案、会计档案、科技档案、电子档案、音像档案等多门类、多载体档案集中统一管理的模式。为切实做好档案的开发利用工作，各地方农保档案管理机构还需编制案卷目录、全引目录、文号索引、专题目录等一整套检索工具，编写机构沿革、大事记、基础数字汇编、保险业务文件汇编等资料，并将保险业务数据录入计算机，实行数字化管理，提高工作效率，为农村社会养老保险事业的健康发展提供优质、高效的服务。

四、结束语

在当前社会经济快速发展的新形势下，我国加大了对养老保险制度实施的力度，新型农村社会养老保险业务档案作为养老仁川登陆制度得以健康运行的重工基础性工作，需要加强档案管理，提升档案管理的水平，实现新型农村社会养老保险业务档案的标准化、规范化，为推动新型农村社会养老保险事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]董亚坤.浅谈黑龙江省新农村社会养老保险业务档案管理的完善[J].黑龙江档案，2013（1）.

[2]刘淑华.浅论我国新型农村养老保险业务档案管理的完善[J].兰台世界，2011（04）.

4.企业养老保险业务档案管理办法篇四

通

知

各参保单位：

为贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》，更好地为参保对象和社会保险事业服务，按照运城市机关事业养老保险中心《关于开展机关事业养老保险业务档案管理达标验收工作的通知》（运机险字[2012]3号）文件要求，结合我区机关事业养老保险工作实际，现要求各单位报送相关材料及信息，具体事项通知如下：

一、时间安排

参保单位务必于8月15日前报齐所有资料。

二、报送内容

1、参保单位填写《参保单位信息申报表》及以下证件和材料（原件和加盖了单位公章的复印件）

①批准单位成立的文件

②事业单位登记证书 ③组织机构统一代码证书 ④编制本

⑤法定代表人或负责人身份证 ⑥银行开户许可证

⑦最新调资花名册一份

⑧其他相关证件和材料（用于特殊情况下）

2、填写《在职人员信息申报表》、《退休人员信息申报表》、《盐湖区机关事业单位人员参加养老保险一览表》及以下材料（加盖单位公章的复印件）

①本人身份证

②参加工作的证明材料。如招工表，入伍登记表（安置卡）录用通知书，派遣证，人事代理手续等。

③转正定级表

④更改参加工作时间的文件

⑤工作调动手续（适用于单位参保后新增的人员）如调令复转军人安置卡等。

⑥最新调资表 ⑦退休审批表 ⑧其他相关材料

3、填报要求

要求各单位高度重视并指定政工专人负责，认真填写，及时报送相关资料，不得有误，以确保退休人员养老金能够及时、准确发放。

特此通知

附：

表一：《参保单位信息申批报表》表二：《在职人员信息申报表》表三：《退休人员信息申报表》

表四：《盐湖区机关事业单位人员参加养老保险一览表》

5.企业养老保险业务档案管理办法篇五

省、市养老保险业务档案达标验收小组：

根据省人力资源和社会保障厅、省档案局《关于印发<陕西省养老保险业务档案管理达标验收实施方案>的通知》、《*****养老保险业务档案管理达标验收实施方案》，我县对养老保险业务档案管理进行了自评，并申请验收养老保险业务档案管理工作，现将有关情况汇报如下：

一、基本情况

*****，是省级垂直管理的正科级行政机构，设主任一名，副主任一名，工作人员8名，大学本科学历5人，大专以上学历5人，其中中级职称3人，初级1人。退休人员5名，内设办公室、财务科、业务大厅、业务科、监察室等5个科室。主要管理全县企业、行政事业单位合同制工人及私营企业职工、买断接续工龄人员、自由择业者等养老金的征缴和退休待遇发放工作。目前管理在职参保职工6776人，离退休人员1511人，合计8287人。

二、档案整理基本情况

单位全部档案形成于1988年，主要来源于上级、经办中心自产和参保单位与本单位有业务联系的文件材料。我中心的

文书档案从1999年——2010年整理永久卷12盒，长期15盒，短期14盒。业务档案从1988年至2008年的各类档案都进行了整理装盒，业务档案总计整理283盒。其中2009年19盒，2010年19盒。财务档案从1992年——2010年整理270余盒。2009年和2010年业务档案严格按照国家档案局及上级关于档案管理的规定，按照“年代——类别——期限”立卷，按“件”整理，分为5大类进行了整理。中心聘请了县档案局的专家指导业务档案整理工作，全部符合业务达标验收标准。

三、加强领导，组织机构健全

自省局提出建设规范化档案室以来，我们一直高度重视，业务经办与档案整理同步开展。根据《陕西省规档文件整理实施细则》、陕西省社会保障局《陕西省养老保险业务档案管理实施办法》和《*****养老保险业务档案整理实施细则》等文件要求，我们在2010年就将业务档案整理工作列入议事日程，始终把档案工作纳入重要工作范畴，确保档案管理工作顺利开展。在2011年4月28日接到*****处下发的《业务档案管理达标验收实施方案》后，就及时成立了由中心主任胡培德任组长，副主任席强任副组长，其他干部为成员的档案工作领导小组，对档案工作实行统一管理。设置了档案管理机构，由办公室负责档案管理工作。配备了专职档案管理员，落实了岗位责任制。

积极参加了省、市级的档案管理培训活动。多次邀请县档案局专家到中心指导具体整档工作。将档案管理与业务经办同时部署，确保此项工作在年初有安排，年终有总结。

四、建章立制，管理措施到位

一是加强制度建设。我们始终按照省社会保险档案管理暂行办法和《档案法》要求，严格执行省局和市处下发的《业务档案管理人员岗位职责》、《业务档案管理制度》、《业务档案归档制度》、《业务档案查（借）阅、利用制度》、《业务档案保密制度》、《业务档案库房管理制度》、《业务档案鉴定销毁制度》等管理制度，并结合自身实际制定了档案收集、整理、归档等各项管理制度和档案人员岗位责任制，并统一上墙。二是建立模式，优化整档流程。为保证档案资料的完整性、准确性、时效性和系统性，实行：“档案工作与业务工作同步规划，同步安排，同步建设”的管理模式； “谁经办、谁整理、谁归档”的立卷原则； “月清季结”的档案移交制度。严把档案资料的收集、整理、归档、移交、验收关，减少安全隐患。

五、档案利用及检索工具

为进一步开放档案信息资源，提高查档效率，更好地发挥档案利用效果，在档案目标管理工作中，我们编制了归档文件目录、归档文件目录里封等检索工具，全部编制了电子目录，规范了目录检索，初步实现了档案数字化管理和查询。

经我中心对照省局《养老保险业务档案达标验收内容和得分标准》进行自查，并逐项打分，得分90分，达到优秀等次，已具备达标验收的相关条件和要求，项向省、市养老保险业务档案达标验收小组申请验收我中心业务档案。

6.企业职工基本养老保险业务规范篇六

一、养老保险登记

（一）参保登记

1、用人单位依法申报参加基本养老保险时，业务人员为其办理参加养老保险登记，颁发《社会保险登记证》，单位填报《社会保险登记表》和《建立（恢复）职工养老保险关系申报表》，并提供以下证件和资料：

（1）营业执照、批准成立证件或其他核准执业证件的原件和复印件；

（2）国家质量技术监督部门颁发的组织机构统一代码证书的原件和复印件。

（3）成建制转入的，还需提供转出地养老保险经办机构开具的基本养老保险关系转移介绍信和单位及职工的参保信息。

（4）其他证件和资料。

注：参保单位人数在5人以下的，原则上不允许单独立户，而应按照个人参保的方式放入零散户或个休工商户进行管理。

2、以个人身份参保的人员，业务人员为其办理养老保险登记，要求其填报《个人参加基本养老保险登记表》，并提供以下证件和资料：

（1）身份证原件和复印件；（2）户口簿；

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（3）登记前曾在其他统筹地区参保的，还应提供原参保所在地社保机构开具的《基本养老保险关系转移表》；

（4）与单位解除劳动关系的，还应提供终止或解除劳动关系证明。

（5）其他证件和资料。

3、参保单位分户、兼并手续的办理

（1）原参保单位需要分户参保的，由原参保单位提出书面分户申请，并提供新开户单位的营业执照、组织机构代码证、批准成立文件、法人证书复印件各一份，到参保管理科室进行资格审查，审查通过后报经主管领导同意后，办理分户手续。

（2）由于参保单位体制变化，需要合并参保户头的，由兼并单位提出书面兼并申请，并提供相应的批准兼并文件，到参保管理科室进行资格审查，审查通过后报经主管领导同意后，办理兼并手续，同时注销被兼并单位。

兼并的一方或双方单位有久费的，要先行清缴，如暂时不能清缴的，双方单位应达成解决协议，才能办理相关的手续。

（二）变更登记

1、参保单位在以下养老保险登记事项之一发生变更时，业务人员为其办理变更登记:

（1）单位名称；（2）住所或地址；（3）法定代表人或负责人；

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（4）单位类型；（5）组织机构统一代码；（6）主管部门或隶属关系；（7）开户银行及账号；（8）其他事项。

2、参保单位办理变更时需填写《社会保险变更登记表》，并提供以下证件和资料：

（1）社会保险登记变更申请；

（2）工商变更登记表、有关部门或单位批准的变更证明；（3）社会保险登记证；（4）《组织机构统一代码证书》；（5）其他证件和资料。

3、业务人员对参保单位填写的《社会保险变更登记表》、提供的证件、资料进行审核后，变更参保单位登记事项，复核人员对上述办理事项予以审核。社会保险变更登记的内容涉及社会保险登记证件的内容需作更改的，经办人员应当收回原社会保险登记证，并按更改后的内容，重新核发社会保险登记证。

4、参保单位或个人要求对个人信息（如：姓名、身份证号、参加工作时间等）变更时，参保单位或参保人员需提出更改申请，填写《基本养老保险个人信息变更申请表》，提供需更改内容的相关证明、材料。更改内容涉及参加工作时间及工龄认定的，还需提供劳动部门的审批手续，经单位主管领导批准，业务人员进行审核，复核通过的，3 / 17

在计算机系统进行处理。

（三）注销登记

1、参保单位发生以下情形时，业务人员为其办理注销登记手续：（1）营业执照注销或吊销；（2）被批准解散、撤销、终止；（3）跨统筹范围转出；（4）应注销登记的其他情形。

2、参保单位办理注销登记时，需填报《社会保险注销登记表》，并根据注销类型分别提供以下证件和资料:

（1）注销通知或法院裁定企业破产等法律文书；（2）单位主管部门批准解散、撤消、终止的有关文件；（3）有关部门批准转出及转入地养老保险经办机构同意接收的证明；

（4）有关已结清应缴纳社会保险费、滞纳金证明。（4）其他证件和资料。

3、业务人员审核上述表格、证件和资料，对表格填写准确无误，证件和资料真实齐全的，报主管领导签字，在计算机系统进行注销处理。对跨统筹范围转出的需报上级批准后，注销其社会保险登记证，并通知征缴、账户管理及待遇审核、待遇支付等环节，对个人账户记录和离退休人员待遇支付进行相关处理，封存其参保信息及有关档案资料。按有关规定结清应缴纳的养老保险费、滞纳金等。收回《社会保险登记证》，加盖“注销”章，并按信息系统的操作要求，封存该单

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位的全部数据，复核人员对上述办理事项予以审核。

（四）验证和补证

1、养老保险机构定期进行养老保险登记验证，要求参保单位在规定的时间内填报《社会保险验证登记表》，并提供以下证件和资料：

（1）社会保险登记证；

（2）营业执照、批准成立证件或其他核准执业证件；（3）组织机构统一代码证书；（4）职工工资发放明细表；（5）其他证件和资料。

2、业务人员审核参保单位填报的表格及提供的证件和资料，审核的主要内容包括：

（1）办理社会保险登记、变更登记、上验证等情况；（2）参保人数增减变化情况；

（3）申报缴费工资、缴纳养老保险费情况；（4）单位代扣代缴社会保险费情况；（5）其他内容。

3、参保单位或个体参保人员因遗失社会保险登记证或参保证明，申请补办手续时，业务人员要求其提供相关证明并予审核。复核无误后，重新核发社会保险登记证或参保证明。

二、养老保险费申报与核定

全市基本养老保险缴费比例统一按以下标准执行：企业缴费比例按工资总额的20%缴纳,职工个人按工资收入的8%缴纳。有雇工的 5 / 17

个体经济组织执行企业缴费比例,雇主和雇员按本人工资收入的8%缴纳，缴费基数最低不能低于上全市在岗职工月平均工资的60%，最高不能高于上全市在岗职工月平均工资的300%。没有雇工的个体工商户、自由职业者等灵活就业人员按本市上在岗职工平均工资的20%缴费,其中8%记入个人帐户,12%纳入社会统筹基金。

（一）缴费基数申报

1、参保单位申报缴费基数时，应填报《基本养老保险缴费基数申报表》，报送《财务报表》和《劳动工资报表》原件，由养老保险机构按照需求统一复印。

业务人员根据各单位报送的《财务报表》、《劳动工资报表》及单位填报的职工个人工资收入之和进行对比分析，对于《财务报表》、《劳动工资报表》中工资总额与单位个人申报工资收入总额数据不相符的，要求单位写出书面情况，经审核后发现有问题的填制《稽核参保单位缴费基数移交表》一式两份，一份留存，一份转稽核科室作为养老保险稽核对象。

2、参保单位申报职工个人缴费基数时，由养老保险机构打印《职工养老保险年工资收入申报》空白表（或拷盘），发给参保单位，由单位填写职工工资情况，经职工签名报养老保险机构。

3、个体工商户、灵活就业人员申报缴费基数时，由参保管理科直接按照上全市在岗职工平均工资确定。

（二）缴费基数核定

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1、对单位缴费基数的核定，单位缴费基数使用上单位财务报表中的工资总额；单位工资总额低于全部职工个人缴费基数之和的，按职工个人缴费基数之和作为缴费基数。业务人员对单位申报数据核定后，经复核人员审核，填写《基本养老保险缴费基数核定汇总表》，作为单位缴费基数。

3、对职工个人缴费基数分别按统计部门公布的当地上在岗职工月平均工资的60%和300%保底封顶。

4、对新招职工（包括研究生、大学生、大中专毕业生等）或跨统筹范围转入的职工，按本单位首次发放工资的月工资收入核定缴费基数，从第二年起，按上一年实发工资的月平均工资作为缴费基数。

5、对单位派出的长期脱产学习人员、经批准请长假的职工，保留工资关系的，以脱产或请假的上年月平均工资作为缴费工资基数。

6、对失业后再就业的职工，以再就业起薪当月的工资收入作为缴费工资基数。

7、对停薪留职、企业内退职工、私营企业职工、不易掌握工资收入的，按当地上社会平均工资作为缴费工资基数。

8、城镇个体工商户和灵活就业人员缴费基数核定。城镇个体工商户和灵活就业人员以当地上在岗职工月平均工资作为缴费基数。

三、养老保险费征缴

（一）编制征缴计划

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月初信息管理人员根据业务人员上月办理参保人员增减情况，编制征缴计划，生成应收台账。征缴计划由业务人员打印审核后，报单位领导批准，生成正式的《征缴计划表》，由征收人员进行征缴。

（二）养老保险费征收

1、单位缴费。每月征缴计划产生后，征收人员根据征缴计划打印征缴单据《委托收款凭证》，将第一联留存，其余送参保单位开户行办理养老保险费征收。参保单位用现金或其他方式缴费的，由征收人员打印征缴单据，财务人员根据不同类型实施收款，并开具收款收据。

2、征收人员根据养老保险费的到账情况，向未足额或未及时缴纳养老保险费的参保单位发出《基本养老保险费催缴通知书》；逾期拒不执行的，填制《建议劳动保障监察书》（和《申请劳动监察处理单位》及《缴费单位拖欠社会保险费情况表》各一式两份，一份留存，一份转劳动保障行政部门，由其下达《劳动保障限期改正指令书》。

3、个人缴费。个体工商户、灵活就业人员可凭参保证明到养老保险机构开设的个人窗口进行缴费，可选择按月、季、半年、年缴费方式，利用银行扣款方式进行缴费。

（三）登记台账

每月记账人员根据实收票据登记实缴台账，信息管理人员根据应收台账编制欠费台账。

（四）补缴欠费

1、单位补缴

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（1）征收人员根据养老保险欠费台账，打印《委托收款凭证》，通知参保单位补缴欠费，需加收滞纳金的按规定进行加收。

（2）对因筹资困难，无法一次足额缴清欠费的参保单位，征收科室核实后与其签订基本养老保险费补缴协议。

如欠费单位发生被兼并、分立、破产等情况时，按下列方法签订补缴协议。

①欠费单位被兼并的,与兼并方签订补缴协议;②欠费单位分立的,与各分立方签订补缴协议;③欠费单位进入破产程序的,与清算组签订清偿协议;④企业被拍卖出售或租赁的,与主管部门签订补缴协议。⑤欠费单位进行改制的，与改制单位签订补缴协议。

2、个人补缴

（1）对有征缴计划的补缴人员，业务人员按规定计算应补缴的养老保险费及滞纳金，打印《个人补缴单》一式三份，复核人员对经办人员办理的手续进行复核，无误后在《个人补缴单》签字盖章，职工补缴后，由记账人员进行登账处理。三份《个人补缴单》（业务、财务、补缴人员各留一份。

四、养老保险个人账户管理

（一）建账与记账

1、参保人员首次参保缴费，业务人员审核参保条件，为其建立个人账户。

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2、信息管理人员根据缴费信息记录个人账户，补缴的养老保险费，按补缴时间补记个人账户。

3、对按月领取基本养老金的离退休人员，信息管理人员根据业务人员核定的个人账户养老金支付额，按月冲减个人账户储存额。

4、信息管理人员每年根据缴费人员当年个人账户记账额和缴费月数，按规定进行个人账户利息计算，结合历年缴费累计本息储存额进行结转，记入个人账户。对退休人员个人账户储存余额进行年终计息和结转。

五、基本养老保险关系转移

1、参保人员在统筹地区范围内转入、转出的，由原单位填写《职工养老保险关系流动申报表》一式三份，职工调出、调入单位盖章后，报送养老保险机构，业务人员核实无误后在申报表签字，打印《职工本地流动关系转移表》一式三份。复核人员对经办人员办理手续进行复核，无误后在《职工养老保险关系流动申报表》和《职工本地流动关系转移表》签字盖章，《职工养老保险关系流动申报表》和《职工本地流动关系转移表》由养老保险机构和调出单位、调入单位各留一份。

参保人员在县（市、区）之间或县（市、区）与市直之间流动的，办理手续同上，上述《职工养老保险关系流动申报表》和《职工本地流动关系转移表》应填报、打印四份，调出单位、调入单位、转入、转出养老保险机构各留一份。

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2、对跨统筹地区转入的，调入前由调入单位填报《基本养老保险关系转移联系函》一份并加盖单位印章后，携带职工档案和身份证到参保管理科办理，审核通过后，由调入单位填写银行账号并通知职工在异地办理调出和基金转移手续。财务人员应确认转入基金到账情况，基金到账后，财务人员在基金转移单上注明并签章，由调入单位填写《建立（恢复）职工养老保险关系申报表》一式两份，并携带调出地养老保险经办机构开具的《职工养老保险关系基金转移单》和《职工历缴费基数》及《职工基本养老保险个人账户清单》，报送养老保险机构，复核人员对经办人员办理手续进行复核，无误后在《建立（恢复）职工养老保险关系申报表》签字盖章，业务科室、参保单位各留一份，从次月起，为其建立基本养老保险个人账户。

3、对从机关事业单位转入的人员，按要求办理转入手续，从调入次月起建账户，以前作为视同缴费年限。

4、参保人员跨统筹地区流动到外省、市，由原单位填写《职工调往外地养老保险关系转移申报表》一式两份，调出单位盖章后，同时提供调入地社会保险经办机构的全称、账号、开户行及接收函，报送养老保险机构，业务人员审核后打印《职工跨统筹（省内或省外）范围流动基本养老保险基金转移表》和《职工历缴费工资》及《职工基本养老保险个人账户清单》一式三份，复核人员对经办人员办理手续进行复核，无误后在《职工跨统筹（省内或省外）范围流动基本养老保险基金转移表》和《职工历缴费工资》及《职工基本养老保险个人账户清单》签字盖章，业务、财务、参保人员各留一份。财

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务人员根据业务人员提供的基金转移单，审核后开具票据汇往参保人员调入地养老保险经办机构。

六、基本养老保险关系中断缴费和恢复缴费账户处理

1、参保人员中断缴费的，单位应提供解除劳动合同等有关证明、资料，填写《职工中断养老保险关系申报表》一式三份，报养老保险机构，有久费的，必须首先补缴久费，业务人员审核无误后签字进行中断处理。复核人员对经办人员办理手续进行复核，无误后在《职工中断养老保险关系申报表》签字盖章，《职工中断养老保险关系申报表》养老保险机构和参保单位各留一份。中断缴费人员不再计算缴费年限，其个人账户予以保留，继续计息。

2、参保人员缴费中断后续缴的，单位应填写《建立（恢复）职工养老保险关系申报表》一式三份，有久费的，必须首先补缴久费，业务人员审核无误后签字进行续保处理，复核人员对经办人员办理手续进行复核，无误后在《建立（恢复）职工养老保险关系申报表》签字盖章。《建立（恢复）职工养老保险关系申报表》养老保险机构和参保单位各留一份。参保人员中断缴费前后个人账户的储存额累计计算，不间断计息。

七、终止缴费账户处理

1、对办理退休手续的人员，其个人账户储存额计算至法定退休时间，自领取待遇之月起，按规定从个人账户存储额中扣减个人账户养老金。

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2、退休人员死亡后个人账户未领取完的，个人账户余额中属于个人缴费部分应连本带息一次性支付给其指定受益人或法定继承人。

3、对缴费人员缴费年限不满15年达到退休年龄、在职死亡、出国定居或等情况，注销其个人账户，个人账户余额中属于个人缴费部分应连本带息一次性支付给其本人或法定继承人，终止基本养老保险关系。

八、个人账户对账

1、养老保险机构每年7月起向参保单位或个人发放《职工基本养老保险个人账户对账单》，并可通过公示、公告等形式提供记账信息。

2、参保单位和个人对《职工基本养老保险个人账户对账单》核对后无异议的，参保单位将《对账单》发放给参保职工。

3、参保单位或个人对《基本养老保险个人账户单》核对后提出异议的，业务人员予以复核，确需调整的，报主管领导审核，经主管领导批准后予以修改，并保留调整前的记录，将修改结果通知单位或个人。

九、待遇计发审核管理

（一）、待遇审核包括离退休（职）人员养老保险待遇的审核，离退休（职）人员待遇调整审核，一次性待遇审核，其他待遇审核等环节。

1、离退休（职）人员养老保险待遇计发审核

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对符合法定正常离退休年龄和缴费年限的，参保单位和个人应首先提出申请，报市人力资源和社会保障局养老保险科办理批准退休（职）通知书；缴费核定环节凭劳动行政部门批准退休（职）的通知办理缴费人数减少手续；待遇核定环节根据缴费核定环节传来的有关信息，向参保单位或个人发放《离退休（职）人员待遇审批表》，并要求如实填写相关内容。待遇审核环节要对申报人填写内容的真实性进行审核，经审核无误后，按现行待遇计发办法计算相关待遇。送劳动保障行政部门审批。

待遇支付环节接到劳动保障行政部门审批同意的意见后，记录参保离退休（职）人员信息，建立离退休人员档案，并按批准退休待遇的执行时间实行养老金的社会化发放。

2、离退休（职）人员待遇调整审核

当国家规定对离退休（职）人员养老保险待遇进行统一调整时，待遇审核环节依据国家政策规定，依据所建立的离退休（职）人员的基本信息逐人填写离退休（职）人员待遇调整审批表，送劳动行政部门审批同意后，形成离退休（职）人员基本养老待遇调整台帐，并将待遇调整人员花名册传送给待遇支付环节实行社会化发放。

对离退休（职）人员对基本养老金待遇调整金额有异议的，可以在规定的期限内提出重核申请。待遇审核环节应予复核，并要求参保单位或个人提供相应的证明资料。待遇审核环节对有关资料进行重核后，将重核结果通知参保单位或个人，同时通知待遇支付环节。

3、一次性待遇审核

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对缴费人员缴费不满15年退休、死亡、出国（境）定居，退休人员死亡等，待遇审核环节应为其办理一次性待遇审核手续，要求参保单位或个人填写《基本养老保险一次性待遇申请表》并提供以下相关的证明和资料：A、身份证件；B、出国（境）定居的，提供出国（境）证明及户口注销证明；C、死亡的，提供医院、派出所开具的死亡证明或民政部门开具的火化证明。

对上述资料审核通过后，待遇审核环节应将《基本养老保险一次性待遇申请表》。传送给帐户管理环节，打印《基本养老保险个人帐户一次性支付核定表》和《基本养老保险个人帐户表》，反馈到待遇审核环节复审，最后将复审后的《基本养老保险个人帐户一次性支付核定表》传递给待遇支付环节按规定的签批程序履行支付手续。

4、其他待遇审核

离退休人员死亡后，参保单位或死者家属办理申请丧葬补助费和一次性抚恤时，应要求申请人提供医院开具的死亡证明或民政部门开具的火化证明及派出所注销户口证明，并填写《企业退休人员死亡待遇审批表》，待由待遇审核环节进行实地稽核后，送劳动行政部门审批相关待遇，待遇支付环节按劳动行政部门批复的意见给予一次性待遇支付。

（二）、待遇支付管理

待遇支付包括离退休人员待遇支付，一次性待遇支付，其它待遇支付和领取养老保险待遇资格认证等环节。

1、离退休人员待遇支付

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(1)对新增离退休（职）人员，待遇支付环节接到待遇审核环节传来的新增离退休（职）人员待遇审核信息后，应在当月将离退休（职）人员养老金发放的有关信息送养老金社会化发放机构，为离退休（职）人员开设基本养老金活期储蓄帐户和专用存折。并通知离退休人员领取。

(2)待遇支付环节每月应根据上月待遇支付记录及待遇核定环节传来的对新增离退休人员待遇，基本养老保险待遇调整，一次性养老保险待遇审核的相关信息，生成当月离退休人员养老金支付台帐，并与待遇审核环节生成的支付记录进行核对。确认无误后，生成报盘数据和《基本养老金支出核定汇总表》转送给财务管理环节。由财务管理环节向上级财政部门申请资金。

(3)财务管理环节每月应在规定的时间内，将养老金发放报盘数据送至各社会化发放机构，同时将资金款项从“支出户”划转到各社会化发放机构养老金发放帐户。各社发点应每月25日之前划入离退休人员储蓄存折。确保按时足额发放。

2、一次性待遇支付

(1)待遇支付环节应依据待遇核定环节传送的《基本养老保险个人帐户一次性支付核定表》和《基本养老保险待遇申请表》，及时生成一次性待遇支付信息，报主管领导签字后送财务管理环节。

(2)财务管理环节应以《基本养老保险个人帐户一次性支付核定表》和《基本养老保险待遇申请表》为付款凭证，向申领人支付一次性待遇，并向待遇支付环节反馈已支付一次性待遇信息。

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3、其他待遇支付

(1)对离退休人员死亡丧葬补助费、抚恤费的支出，待遇支付环节应根据待遇审核环节传来的《企业死亡离退休人员待遇审批表》批准的意见，生成离退休人员死亡待遇拨付单信息报主管领导签字后，送财务管理环节。

(2)财务管理环节以《企业死亡离退休人员待遇审批表》和待遇支付环节生成的企业死亡离退休人员待遇拨付单为发放凭证，向申领人发放其待遇。

4、领取养老保险待遇资格认证

待遇支付环节应定期对按月领取养老金的企业离退休（职）人员进行领取资格认证。进行领取资格认证时，要向参保单位或离退休（职）人员发出资格认证通知，规定进行资格认证的时间、方式。对确认已去世、失踪、被判徒刑等情形的离退休（职）人员进行待遇停付处理，并追缴已多领的养老保险金；对未按规定进行资格认证的离退休人员以待遇暂行支付处理，待提供资料符合条件后再恢复其养老保险待遇。

7.企业养老保险业务档案管理办法篇七

一、仔细分析管理现状, 深入解剖存在问题

档案内容应该完整、有用, 档案管理应该及时、规范。翻开企业职工养老保险档案, 不难看出其中存在的这样几个问题:一是档案来源纷繁复杂。我国现行的养老制度可以追溯到上世纪80年代中期, 起步晚, 覆盖小, 资金少, 是当时最大的特点。历经20余年, 保障范围已经从全民所有制企业、城镇集体所有制企业及其职工, 逐步扩大到各类企业、民办非企业单位及其与之形成劳动关系的所有人员、个体工商户及其雇工、灵活就业人员, 以及机关事业单位编外人员等;保障形式从原有的差进差出到2001年实行由社保经办机构统一管理的社会化发放;保障渠道由原有的县级统筹逐步扩展到省级补助。期间所形成的各类档案材料可谓纷繁复杂、五花八门。二是系统管理姗姗来迟。2003年以前的企业职工养老保险档案绝大部分集中在企业, 在职职工、退休人员档案由企业及其主管局管理。2003年起, 所有企业档案开始逐步向社保经办机构移交。由于2000年前后国有企业和集体企业纷纷破产改制, 一度几乎失去管理, 涉及社会保险申报缴费情况、在职职工及退休人员个人档案资料残缺不全, 系统管理起步较晚。因此, 笔者认为要加强档案管理, 必须从基础建设入手, 加强领导, 严格制度, 强化培训, 使企业职工养老保险档案管理步入科学化、规范化的轨道。

二、健全组织领导机构, 强化目标责任管理

针对当前档案管理存在的问题, 笔者认为首先要进一步健全组织领导机构, 切实加强领导。将档案管理工作纳入年度目标责任制考核, 与社会保险扩面、养老金社会化发放、清理回收企业欠费等硬指标一同考核, 加强管理责任。可以专门组建档案管理科或者档案管理工作领导小组, 定期召开档案管理工作培训会、研讨会和经验交流会, 研究解决档案管理工作中出现的新情况和新问题, 并对下一步工作进行安排和部署。坚持定期对档案工作进行检查指导, 将检查结果记入责任人和档案管理人员的年终考核档案, 作为年终评选先进、考核奖励的主要依据之一。

三、完善档案管理制度, 规范档案管理程序

加强档案管理制度建设是规范档案管理的重要保证。因此, 要按照《档案法》和有关主管部门的要求, 进一步修订、完善《关于加强社会保险档案工作的意见》、《文书档案管理细则》、《文书档案保管期限》、《文件归档管理细则》、《立卷归档管理细则》、《档案保管统计制度》、《过期档案鉴定销毁制度》、《安全保密制度》等制度, 做到整建制, 规范管理。还要进一步完善《档案管理工作人员岗位职责》, 明确管理责任、提出具体任务、划定了归档范围、规范了整理标准, 使工作人员对档案的收集、整理和查询都能做到有法可依、按章办事、严格管理、合理使用, 确保不出现空缺、损毁和丢失现象。与此同时, 还要大胆起用新人, 积极探索档案管理的新途径、新办法, 在管理方法上开展创新活动。一是创新管理手段。实现保管条件现代化, 载体材料新型化, 检索手段自动化, 档案管理标准化。二是规范管理方式。对传统的、落后的手工操作管理方式进行改革, 利用多媒体等新技术、新设备实现档案实物载体和档案信息载体分离, 从而实现“简化立卷, 深化检索”的目标, 使档案管理做到简易组合, 达到优化管理、利于统计、便于检索的功效。三是强化服务效能。改变了传统的档案利用服务模式, 初步建立起上门服务、电话咨询、文件查询、网络检索的立体化利用服务体系, 让人们不出家门就能便捷地查到自己所需要的档案资料。

四、加大软硬件投入力度, 实现档案管理信息化

要实现现代化、规范化管理, 须加大硬件投入力度。在档案管理设备简陋、管理手段落后、投入资金不足, 是无法实现档案管理的现代化、规范化要求的。必须完成的硬件设施是建设标准化库房, 配置密集架、灭火器、防盗门、温湿度计、干燥剂等档案专用物品, 使所有库房都具有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防虫害等功能。为了进一步推进档案管理规范化、信息化, 必须配备计算机、打印机、复印机、扫描仪和照相机等全套设备, 还要安装档案管理软件, 开展永久保管档案信息的计算机录入工作。

五、积极开发档案信息, 充分发挥服务效能

要积极挖掘企业职工养老保险和农村社会养老保险档案的利用价值, 充分发挥其应有的服务功能, 让档案管理工作回归到为社会保险工作服务的原点上。为此, 要千方百计提高社会保险档案的利用率, 无论是在领导决策之前, 还是在各项工作筹备、开展之前, 都要积极提供资讯服务, 以使领导能更好地决策, 更加精心地筹划各项工作。

六、制定人员培训计划, 不断提高业务素质

8.企业养老保险业务档案管理办法篇八

一、保险业务档案的利用特点

1、高利用率因与业务活动密切相关，保险业务档案的利用程度一直保持在较高的水平。以某公司2001年到2006年档案的利用情况来看，保险业务档案累计利用35271卷(件)次、8646人次，累计利用率为125％，相当于库藏档案五年内全部被利用一遍。

2、利用频率的不均衡性投保档案、理赔档案、保全档案仍然是档案利用的主要类别。这种不均衡性是由公司业务的性质所决定，核保、理赔两大业务环节必须依赖投保、理赔档案，使得这两类档案的利用频度较高。各项业务检查、审计、查实单证信息等更多地会用到保全档案，一些专项工作也会造成档案利用频度的增高。

3、非主题词检索保险业务档案的形成特点决定了其检索方式是非主题词式的。保险业务栏案直接用办理业务时产生的作业号来与归档盒号相关联，采用模糊检索或定点检索。当利用者不能确定是否产生过该份档案时采用模糊检索，俗称按“户”查找，即用一个关联词如保险合同号、身份证号等去调出一堆相关联的档案，再从中进行筛选。当利用者非常确定需要查找的档案是曾经在业务系统里做过的某一笔业务时，则采用定点检索。所有在业务系统里做过的业务，会产生作业号，可以“按图索骥”，用业务系统里留下的相关作业号码查询对应的档案。

4、循环利用业务办理结束后的单证经过归档转换为档案，作为凭证、契约存放在档案室，进入其非现行期。保险业务档案的非现行期不是一成不变的，通过对档案的利用其角色会发生换位，档案在非现行期内可以连续、多次地发挥着现行期的作用。例如投保档案，在利用其办理保险合同补／换发、保险合同转移等新业务时，作为办理新业务的要约和凭证，需要将投保档案的全部或部分复印件附在新的业务凭证中，作为客户手中的新保险合同或新的业务档案的组成部分。在对办理过一次转移的保险合同再做保险合同补／换发业务的过程中，还需要重复上述环节的档案利用。通过对档案的循环利用。投保档案以新的角色出现，参加新一轮的业务活动，从非现行期转变为现行期，直至作为新一轮业务的凭证重新归档。档案的循环利用及档案实体角色的转换使档案焕发出新的生机，也使投保资料的利用保持长盛不衰。

5、反复利用特点一个保户的档案，会因该保户多次办理或办理多笔业务被核保人员反复利用。如保户投保A1险，发生理赔并产生理赔档案B1，当A1险续保时，核保人员要调用B1进行核保。客户再次发生理赔产生理赔档案B2，客户投保A2险或A1险续保时核保人员要调用B1、B2进行核保，核保人员需要掌握该保户的全面情况后才能提出正确的核保意见。一个客户多次投保、多次理赔时，核保人员对该客户的档案反复利用得越频繁。

6、实时利用保险业务档案与业务活动密切相关，办理业务及各项检查随时需要利用档案，所以业务资料不能到年底集中归档，而是实行实时归档。保险业务档案的实时利用特点体现在档案形成与档案利用之间的时间间隔较短，比如公司要对理赔后的附加险在其续期缴费日前进行核保并根据核保结果向客户寄发要约变更确认书，理赔档案在结案一周内必须归档提供给核保人员进行核保。还有随时进行的各类检查、审计等，也要求提供最新的档案。

二、档案利用中几个问题的思考

1、档案库房不集中导致调档延时问题保险档案实行市级分公司集中管理，但档案库房的集中设置还面临一些难题。一方面，集中管理的档案增长太快，需要建立多个库房；另一方面，受资金、地理位置等因素的影响，不太容易在办公楼附近租到符合库房标准的、廉价的、连在一起的几个库房，实际情况往往是库房分散在相距较远的几处。从2006年调档情况来看，在一处库房调档的有9335次，在第二处库房调档的有564卷(件)次。在两处之外的库房调档有125卷(件)次。随着档案数量的增加，异地调档的数量还会增加。库房不集中增加了档案利用的难度，导致调档不便、调档过程变长、调档费用剧增以及被借阅档案运输安全等问题。在档案多处存放的情况下，对利用者的调档请求，档案人员先要判断档案的具体存放地点和库房，再与档案库管理人员联系，利用者往往要往返于几个库房之间才能将所需的档案调阅完毕，原本只需花几分钟的调档时间却因异地调档，花在电话联系、交通或等待档案从异地调回的时间可能会几小时或几天。从业务办理时效和公司长远的利益考虑，公司应将库房集中设置，档案实体集中一处存放。

2、库房不足导致的库藏秩序混乱和调档不畅问题良好的库藏秩序是保证快速调档的前提，而足够的存储空间是建立良好库藏秩序的条件。由于许多公司没有设立档案中心，档案库房建设缺乏统一领导和长远规划。出于对营业成本的考虑。公司一般不会空置许多房间作为档案用房，所以很难预留足够的存储空间，档案入库工作总是在被动地等待库房，档案装不下了东塞西放，正常的档案库藏秩序被打乱，档案的排架顺序变乱，一个序列的档案不能连续排架，而是在库房中填“空”被分置几处，甚至被分割成几段分别放在几个库房中首尾不相连。库房中的这些“断断续续”的档案，增加了档案查找难度和调档时间。为快速增长的寿险业务档案配置较大的存储空间是解决库藏秩序的关键所在。

3、不同的档案管理系统对档案利用的制约档案管理一般借助于计算机档案管理系统，但目前存在三个问题：一是缺乏好的档案管理程序。档案工作是围绕着业务工作开展的，重业务、轻档案的思想同样反映在程序的开发上，档案程序从需求分析、系统设计、系统运行不经过档案人员的参与、把关便投入使用，档案管理程序缺乏科学性、合理性、完备性，达不到档案管理的要求，给档案利用造成一定的困难。二是档案管理程序不能与业务程序做到无缝连接。业务系统属于核心系统，档案系统属于外围系统，这两个系统一般分别由两个公司担当设计，无缝连接难以实现，造成某些关联的中断。业务系统里的组卷信息在数据转换到档案系统里后，类似于卷号这样的重要信息将消失，档案检索时也不能使用业务系统里诸如证件号、投保人或被保险人姓名等信息，降低了查全率。三是使用多个档案管理系统，增加了检索时间和难度。随着业务系统的升级换代、公司业务的分化以及档案影像化，档案管理系统由一个增加到多个，由于技术平台的不同导致档案管理系统互不兼容，查询档案时需要进出多个档案管理系统，影响到档案的查询时效。

4、档案数字化后档案实体的利用问题档案数字化后可以随时在自己的电脑上调阅档案的影像，既便利又快捷。但是因硬件和人力的限制，目前没有将全部档案扫描，有的档案即便在扫描范围之列，也仅扫描档案中的一部分，所以遇到为报销药费来保险公司开分割单、复印费用清单、收据等还需要调用理赔档案原件。此外，影像件的法律地位未被承认，诉讼、各项检查、审计、核对单证信息等均要以档案原件为依据，所以短期内档案实体依然需要妥善保管并提供利用。

9.企业保险科业务流程及携带材料篇九

一、新参保企业立户

携带材料：

1、《营业执照副本》（执照号码第七位是“1”的需携带最新的验资报告）原件及复印件；注：机关事业单位须先提出《参保申请》和《事业单位法人证书》；

2、《组织机构代码证》原件及复印件；

3、《银行开户许可证》原件及复印件；

4、法人代表身份证复印件；

5、单位承办人填写并加盖单位公章的《社会保险登记表》

6、单位承办人填写并加盖公章的《太原市参加企业基本养老保险人员基本情况表》及职工身份证复印件。

办理流程：

单位申报——企业保险科审查——中心领导审定——编号发证——录入微机——资料归档。办理时限：五个工作日

二、新增参保人员

携带材料：

1、大中专、技校毕业生需持派往本单位派遣证；

2、新招职工或临时聘用人员持劳动合同书；

3、复员转业军人持人事档案（入伍通知书、退役登记表、安置介绍信）；

4、机关事业单位无缴费史的人员需带人事档案及原单位开具证明，说明单位属于何性质单位，在哪段工作期间未缴纳养老保险，为视同缴费，加盖原单位公章及机关事业养老保险中心公章

5、单位承办人填写并加盖公章的《太原市参加企业基本养老保险人员基本情况表》。

6、参保职工的身份证复印件。

办理流程：

单位申报——企业保险科审查——建立社会保险编号——录入微机——资料归档。

办理时限：三个工作日

三、参保单位信息变更

携带材料：

1、变更单位名称的持工商部门签发的《企业名称变更核准通知书》及《营业执照副本》原件和复印件；

2、变更法人的持任命书及其它相关手续；

3、变更银行开户信息的持《银行开户许可证》原件和复印件；

4、变更地址及其它信息的持《营业执照副本》及相关资料原件和复印件；

5、单位改制的持《验资报告》及改制文件原件和复印件；

6、单位承办人填写并加盖公章的《太原市社会保险变更登记表》。

办理流程：

单位申报——企业保险科专管员初审——企业保险科长复审——中心领导审定——信息修改——资料归档。

办理时限：五个工作日

四、个人信息变更：

携带材料：

1、单位承办人填写并加盖公章的《太原市参保人员个人基本信息及个人账户变更登记申请表》；

2、变更姓名、身份证号的持本人身份证或户籍证明原件复印件；

3、变更参加工作时间或首次缴费时间的持本人档案或劳动行政部门签章的批复原件复印件；

4、变更退休人员的出生年月、退休时间的持本人档案；

经办程序：单位申报——企业保险科专管员初审——企业保险科长复审——中心领导审定——信息修改——资料归档。

办理时限：三个工作日

五、养老保险缴费申报的审核

携带材料：

社会保险费申报表（单位盖章），办理流程：

单位申报——企业保险科专管员审查——财务科复核收费——企业保险科专管员依据申报表及缴费收据进行微机记账——资料归档。

办理时限：当日办结六、一年一度工资缴费基数的审核

携带材料：

1、《太原市企业基本养老保险缴费申报表》（加盖公章）

2、上一年度劳动情况统计年报(原件及复印件)

3、上一年度企业财务决算报表及能反映企业上年度工资支付情况的附表和账册（原件及复印件）

4、上一年度《企业所得税纳税申报表》主表及能反映单位工资薪金总额的附表（原件及复印件）

5、所得税核定征收企业提供“应付工资”明细账或能反映工资发放情况的相关账册（原件及复印件）

6、执行事业单位会计制度的单位另报《人员费用支出明细表》（原件及复印件）

7、异地参保人员须提供异地参保证明。

8、其他与缴费基数核定有关的资料；

办理流程：

单位申报——企业保险科审查——审计科复审——中心领导审定——启用新基数——资料归档。办理时限：三个工作日

七、养老保险待遇审核

携带材料：

1、《太原市企业职工退休审核表》；

2、《太原市企业职工特殊工种确定及工龄折算审批表》；

3、《太原市参加企业基本养老保险人员增减申报表》；

4、相关的学历证明、技术职称原件及复印件；

5、对符合因病完全丧失劳动能力或因工伤完全丧失劳动能力办理提前退休手续的，需提供市以上劳动能力鉴定委员会出具的本人完全丧失劳动能力结论证明

6、职工档案、养老保险缴费手册、本人身份证户口簿原件及复印件等材料。

办理流程：

单位申报——企业保险科初审——退管科复审——中心领导审定——发放养老金——资料归档。办理时限：五个工作日

八、养老保险关系转移

1、省内转移：

携带材料:

⑴保险转移通知单（调出、调入单位盖章）

⑵养老手册。

⑶省内转入人员携《山西省企业基本养老保险关系转移申请表》、人事档案材料、与新单位签订的劳动合同书、缴费明细表；

⑷事业单位转入还需提供经财务管理岗位确认的基金到账情况。

办理流程:

⑴省内转出：单位申报——企业保险科专管员初审录入转移信息——企业保险科长复审并打印缴费明细加盖公章——转入机关事业保险的需中心领导审定后财务科转移基金。

⑵省内转入：单位申报——企业保险科审核编号并建立个人账户信息（有视同需中心主任审批）录入计算机系统——资料归档。

2、跨省转移

● 省外转出：

携带材料:

⑴《太原市企业基本养老保险跨省转移申请卡》

⑵《基本养老保险参保缴费凭证》

⑶《基本养老保险关系转移接续信息表》

办理流程:

转出单位申报——企业保险科专管员审核确认个人账户情况并建立转移记录——企业保险科科长复核并打印《基本养老保险参保缴费凭证》加盖公章——职工向新就业社保机构出具《缴费凭证》——新就业地社保机构向中心企业保险科邮寄《基本养老保险关系转移接续联系函》——企业保险科收到《联系函》后向新就业地社保机构邮寄《基本养老保险关系转移接续信息表》——中心领导审定——财务科转出基金——资料归档。

● 省外转入：

携带材料:

⑴原参保地建立的人事档案材料

⑵与新单位签订的劳动合同书

⑶在原参保地社保机构开具的《基本养老保险参保缴费凭证》

⑷正式调入人员还需提供经县级以上党委组织部门、人力资源社会保障行政部门批准调入续； ⑸男性超过50周岁，女性超过40周岁的我市户籍居民要携带户口本原件、复印件。⑹《基本养老保险关系转移接续联系函》

办理流程:

职工新就业单位携带人事档案材料及《缴费凭证》，填写《基本养老保险关系转移接续申请表》向企业保险科申请——符合接收条件的向职工原参保地社保机构邮寄《基本养老保险关系转移接续联系函》——原参保地向企业保险科邮寄《基本养老保险关系转移接续信息表》并转出基金——确认基金到账后——企业保险科审核编号并建立个人账户信息（有视同需中心主任审批）录入计算机系统——资料归档。

办理时限:

开具《基本养老保险参保缴费凭证》15个工作日之内

发出《基本养老保险关系转移接续联系函》15个工作日之内

发出《基本养老保险关系转移接续信息表》15个工作日之内

九、养老保险中止

携带材料：

⑴解除合同：个人账户中止登记表（单位盖章）、养老手册、解除劳动合同协议书（需劳动局正式解除合同书，本人签字）。

⑵在职职工死亡：个人账户中止登记表（单位盖章）、养老手册、死亡证明。

⑶退休:退休审批表、养老手册、职工增减（退休）花名表。

办理流程：

单位申报——企业保险科专管员初审——企业保险科科长复审——中心领导审定。

办理时限：三个工作日

十、个人账户一次性支付及继承

携带材料：

⑴ 出国（境）定居证明（出境卡、单程通行证、翻译后的签证）

⑵身份证

⑶书面申请

⑷死亡证明

⑸继承人与被继承人的关系证明

⑹继承人的有效身份证件

⑺单位出具的继承人证明

⑻按照《中华人民共和国继承法》第十条的规定，同一顺序有多名继承人的，应出具书面委托书，共同委托其中一人办理继承遗产的手续。

办理流程：

单位申报——企业保险科专管员初审——企业保险科长复审——中心领导审定——财务科支付。办理时限：三个工作日

十一、享受生育保险待遇

携带材料：

⑴《生育保险支付凭证》

⑵准生证

⑶出生医学证明

⑷医疗费结算单

⑸ 医疗证明（须注明分娩等情况）

⑹独生子女证明

⑺长效节育证明

⑻职工身份证

⑼养老保险手册

单位申报——企业保险科专管员初审——企业保险科科长复审——中心领导审定——财务科支付生育保险金。

办理时限：五个工作日

十二、工伤保险

携带材料：

⑴工伤认定决定书

⑵劳动能力鉴定申请表

⑶职工身份证

⑷出院证

⑸医疗费用结算单

⑹上年度职工工资表

⑺工伤保险待遇审批表

⑻其他工伤待遇需要的材料

办理流程：

单位申报——企业保险科专管员初审——企业保险科科长复审——中心领导审定——财务科支付工伤保险金。

10.企业养老保险业务档案管理办法篇十

保监发〔2013〕19号

各保监局，各保险公司：

为贯彻落实国家发改委、卫生部、财政部、人力资源社会保障部、民政部、中国保监会《关于开展城乡居民大病保险工作的指导意见》（发改社会〔2012〕2605号），促进城乡居民大病保险业务健康发展，保护参保城乡居民的合法权益，我会研究制定了《保险公司城乡居民大病保险业务管理暂行办法》。现予印发，请遵照执行。

中国保监会

2013年3月12日

保险公司城乡居民大病保险业务管理暂行办法

第一章总则

第一条本办法所称城乡居民大病保险（以下简称“大病保险”），是指为提高城乡居民医疗保障水平，在基本医疗保障的基础上，对城乡居民患大病发生的高额医疗费用给予进一步保障的一项制度性安排。具体做法是从城镇居民基本医疗保险（以下简称“城镇居民医保”）基金、新型农村合作医疗（以下简称“新农合”）基金或城乡居民基本医疗保险（以下简称“城乡居民医保”）基金中划出一定比例或额度作为大病保险资金，通过招投标方式向符合经营资质的商业保险公司购买大病保险。

大病保险是基本医疗保障制度的拓展和延伸。

第二条本办法适用于与城镇居民医保、新农合或城乡居民医保相衔接的大病保险业务。部分地区建立的覆盖城镇职工、城镇居民、农村居民的统一的大病保险制度也可适用本办法。

第三条本办法所称投保人为地方政府授权的部门；被保险人为大病保险开展地区参加城镇居民医保、新农合或城乡居民医保的全部参保（合）人；受益人为被保险人本人。

如无特别指明，本办法所称保险公司，包括保险公司及其分支机构。

第四条保险公司开展大病保险业务，应优先维护被保险人的合法利益，通过提高运行效率、服务质量、风险管理水平、医疗服务和费用监控能力，实现大病保险业务可持续发展，树立良好的市场信誉。

第二章经营资质

第五条保险公司总公司开展大病保险业务应当具备以下基本条件：

（一）注册资本不低于人民币20亿元或近三年内净资产均不低于人民币50亿元；专业健康保险公司除外；

（二）满足保险公司偿付能力管理规定，专业健康保险公司上一末和最近季度末的偿付能力不低于100%，其他保险公司上一末和最近季度末的偿付能力不低于150%；

（三）在中国境内连续经营健康保险专项业务5年以上，具有成熟的健康保险经营管理经验；

（四）依法合规经营，近三年内无重大违法违规行为；

（五）能够对大病保险业务实行专项管理和单独核算；

（六）具备较强的健康保险精算技术，能够对大病保险进行科学合理定价；

（七）具备完善的、覆盖区域较广的服务网络；

（八）配备具有医学等专业背景的人员队伍，具有较强的核保、核赔能力和风险管理能力；

（九）具备功能完整、相对独立的健康保险信息管理系统，能够按规定向保险监管部门报送大病保险相关数据；

（十）中国保监会规定的其他条件。

第六条同一保险集团公司在一个大病保险统筹地区投标开展大病保险业务的子公司不超过一家。

保险集团公司应当整合资源，加强指导，统筹协调子公司做好大病保险业务。

第七条保险公司省级分公司（含计划单列市分公司、总公司直管的分公司）开展大病保险业务应当具备以下基本条件：

（一）总公司具有开展大病保险业务资质；

（二）总公司批准同意开展大病保险业务；

（三）近三年内无重大违法违规行为；

（四）在开展大病保险的地区配备熟悉当地基本医保政策，且具有医学等专业背景的专职服务队伍，能够提供驻点、巡查等大病保险专项服务；

（五）当地保监局规定的其他条件。

第八条中国保监会根据本办法，公布并及时更新具有资质的保险公司总公司名单。

保监局根据本办法和中国保监会公布的保险公司总公司名单，公布并及时更新具有资质的保险公司省级分公司（含计划单列市分公司、总公司直管的分公司）名单。

列入资质名单的保险公司可以依照本办法开展大病保险业务。

第九条直接保险公司总公司作为大病保险的再保险接受人或转分保接受人时，应具备本办法第五条规定的基本条件，并应具有大病保险经营资质；其分支机构作为大病保险的再保险接受人或转分保接受人时，该分支机构应具备本办法第七条规定的基本条件，并应具有大病保险经营资质。

第三章投标管理

第十条具备大病保险经营资质的保险公司，在符合招标文件规定资格条件的基础上，可作为投标人参加大病保险投标。

第十一条投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。投标文件应根据招标人提供的基本医保经验数据及提出的管理服务要求，科学预估承保风险和管理服务成本，合理确定保险费、保险金额、起付金额、给付比例，同时包括大病保障对象、保障期限、责任范围、除外责任、结算方式、医疗管理和服务措施等内容。

投标文件应经保险公司总公司批准同意，并由总公司出具精算意见书、法律意见书和相应授权书。

第十二条投标人不得弄虚作假，不得相互串通投标报价，不得恶意压价竞争，不得妨碍其他投标人的公平竞争，不得损害招标人或者其他投标人的合法权益，不得以向招标人、评标委员会成员行贿或者采取其他不正当竞争手段谋取中标，不得泄露招标人提供的参保人员信息。

第十三条投标人应在投标7个工作日之前，向当地保监局报告拟投标大病保险项目的名称、招标人、投标时间等基本情况。

保监局应全程跟踪招投标过程，监督保险公司依法合规参与大病保险投标。对投标价格明显偏低的，保监局要进行综合评估，禁止恶性竞争。

第十四条投标人在中标后，应按照招投标文件内容规定，与投保人签订大病保险合作协议。大病保险合作协议的期限原则上不低于三年，大病保险合同内容可每年商谈确定一次。

大病保险合作协议签署后，应在一个月内由保险公司省级分公司（含计划单列市分公司、总公司直管的分公司）报送当地保监局。

第四章业务管理

第十五条保险公司对大病保险实行专项管理。保险公司总公司对大病保险项目进行统一审核。

第十六条保险公司可根据中国保险行业协会发布的大病保险示范条款制定大病保险专属产品条款，大病保险专属产品的定名应当符合下列格式：

“保险公司名称”＋“说明性文字”＋“城乡居民大病团体医疗保险”

大病保险专属产品报中国保监会人身保险监管部备案。

保险公司不得以其他产品承保大病保险。

第十七条大病保险保险期间为一年。保险公司每年按照大病保险合作协议约定时间向投保人收取保险费。

保险公司承办大病保险后应向社会公布保障责任和服务内容。

第十八条保险公司应完整准确记录并及时更新被保险人信息，信息应包括被保险人姓名、性别、出生日期、证件类别、有效身份证件号码、社会保障号码、联系方式等，并与当地基本医保对参保人的信息要求保持一致。

保险公司对被保险人信息负有保密责任。

第十九条保险公司应根据投保人提供的基本医保经验数据，建立大病保险精算模型，科学制定产品参数、厘定费率，审慎定价。

保险公司应在经营周期中加强经验数据积累和分析，准确、真实地分析评估大病保险经营情况，为完善大病保险的经营管理和服务提供依据。

第二十条保险公司应建立大病保险信息系统，信息系统应具备信息采集、结算支付、信息查询、统计分析等功能。保险公司应加强大病保险信息系统的管理和维护，严格用户权限管理，确保信息安全。

保险公司应与政府有关部门加强沟通合作，实现大病保险信息系统与基本医保信息系统、医疗救助信息系统和医疗机构信息系统的对接。

第二十一条保险公司应按照行业监管要求和有关规定，及时报送和提供大病保险相关报告、报表、文件、信息和资料。

第二十二条开展大病保险业务的保险公司出现合并、分立、解散、依法被接管或撤销、破产以及中国保监会规定的其他情况，应妥善处理大病保险业务相关事项，保障被保险人权益不受损失。

第二十三条大病保险合作协议期满，如果保险公司不再继续承办该大病保险项目，应配合投保人妥善做好衔接过渡工作。

第二十四条保险公司承办大病保险，不得以任何形式向任何单位或个人支付手续费用或佣金；不得给予或者承诺给予保险合同约定以外的回扣或者其他利益。

第五章服务管理

第二十五条保险公司应协同各地政府做好大病保险政策宣传工作。在宣传大病保险时不得误导公众，不得减少或夸大保障范围，不得强制搭售其他商业保险产品。

第二十六条保险公司应加强服务能力建设，建立大病保险专业队伍，定期进行专业培训和服务质量考评，提升大病保险服务人员的综合素质。

第二十七条保险公司可会同政府有关部门通过电话、网络等方式为被保险人提供咨询、查询服务，接受投诉，切实维护好被保险人的合法权益。

第二十八条保险公司应根据被保险人居住和就医分布情况，设立服务网点，为投保人和被保险人提供便捷服务。应加强与基本医保、医疗救助的衔接，提供大病保险的“一站式”即时结算服务。积极利用机构网络优势，为被保险人提供异地就医结算服务。

第二十九条保险公司应加强与当地政府相关部门的沟通协调，联合制定大病医疗服务评价考核标准，建立大病保险定点医疗机构评审机制，切实加强医疗行为管理。

保险公司应在基本医保主管部门的授权下，依据诊疗规范和临床路径等标准或规定，通过医疗巡查、驻点驻院、抽查病历等方式，做好对医疗行为的监督管理；探索开展疑难案件的医疗专家评审制度。

第三十条保险公司应遵循实事求是、客观公正的原则，规范审核标准，严格按照当地有关政策规定及保险合同约定对被保险人的医疗费用进行审核给付，及时将发现的冒名就医、挂床住院、过度医疗等违规问题通报投保人和政府有关部门，并提出相关处理建议。

第三十一条保险公司应积极配合政府有关部门推进医保支付方式改革，探索总额预付、按病种付费等支付方式。

第三十二条保险公司应积极开发与大病保险相衔接的商业健康保险产品，开展健康管理服务，满足参保群众多层次、多样化的健康保障和服务需求。

鼓励有条件的保险公司积极参与各类基本医保经办服务。

第六章财务管理

第三十三条保险公司应按照国家财务会计法规和相关监管规定，单独核算和报告大病保险业务，实现大病保险业务与其他保险业务彻底分开，封闭运行，真实、准确地反映大病保险经营情况。

第三十四条保险公司应加强大病保险的资金管理，建立大病保险保费收入上划机制，遵循“收支两条线”原则，严格按照账户类型及用途划拨和使用资金。

第三十五条保险公司经营大病保险业务，应设立独立的大病保险保费账户及赔款账户，并按照收付费管理相关监管规定的要求，积极推动大病保险业务非现金给付，切实保障大病保险资金安全。

第三十六条保险公司应按照费用分摊的相关监管规定，核算大病保险业务管理成本，严格区分仅在大病保险经营过程中产生的专属费用和按规定分摊公司经营成本的共同费用，合理认定费用归属对象，据实归集和分摊，不得挤占其他业务的成本，不得把其他业务的成本分摊至大病保险业务。

第三十七条保险公司应据实列支经营大病保险所发生的费用支出，包括人力成本、硬件设备、软件开发、医疗管理、案件调查、办公运营、宣传培训等费用，不断加强费用管控力度，降低大病保险管理成本，提高经营效率。

第三十八条保险公司应定期核对财务、业务系统中的大病保险数据，保证财务数据与业务数据的一致性。

第三十九条保险公司应建立大病保险业务的内部监督检查机制，确保财务、业务数据的真实性。

第四十条保险公司大病保险保费账户和赔款账户的运行情况、费用列支情况应当接受政府有关部门监督，公开透明运行。

第七章风险调节

第四十一条保险公司经营大病保险应遵循收支平衡、保本微利原则。

保险公司应合理定价，与投保人协商合理确定大病保险赔付率、费用加利润率。

第四十二条保险公司应与投保人协商建立动态风险调节机制，采取合理方式，对保险期间的超额结余和政策性亏损等盈亏情况进行风险调节，确保大病保险业务可持续发展。

第四十三条保险公司应根据大病保险实际经营结果、医保政策调整和医疗费用变化情况，依据大病保险合作协议与投保人协商调整下一保险期间的保险责任、保险费率等。

第四十四条保险公司应与投保人协商，在一个保险期间内因当地基本医保政策调整或其他政策性因素导致的大病保险业务亏损，应由投保人进行相应补偿。

第八章监督管理

第四十五条保险监管机构人身保险监管部门对保险公司经营大病保险业务实行统一监督管理。

人身保险监管部门对保险公司开展大病保险业务进行全流程监管。应加强市场准入和退出监管，加强市场行为监管，确保有序竞争，提升服务质量和水平。应开展定期或不定期检查，对业务经营过程中出现的问题及时予以纠正和解决。

第四十六条保监局应加大对大病保险业务的监管力度，维护市场秩序。因监管不力导致大病保险业务出现严重问题或重大风险的，要依法追究相关责任人责任。

第四十七条保监局应探索建立以保障水平和被保险人满意度为核心的大病保险业务考核评价制度。

第四十八条保险公司应认真履行保险合作协议，接受当地财政、审计等政府部门和群众的监督。

第四十九条保险公司开展大病保险业务存在以下行为的，保险监管机构依《保险法》及保监会有关规定给予行政处罚：

（一）拒不依法履行保险合同约定的赔偿或者给付保险金义务；

（二）违反规定泄露被保险人信息；

（三）在投标或承办大病保险业务过程中存在商业贿赂、不正当竞争行为；

（四）未按照规定报送或者保管报告、报表、文件、资料的，或者未按照规定提供有关信息、资料的；

（五）编制或者提供虚假的业务数据和财务报表；

（六）保险监管机构禁止的其他行为。

第九章市场退出

第五十条保险公司在开展大病保险过程中应符合本办法第五条、第七条规定的条件，依法合规经营。

第五十一条保险公司总公司和省级分公司（含计划单列市分公司、总公司直管的分公司）有下列情形之一的，保险监管机构三年内不再将其列入资质名单，期间该保险公司不得开展大病保险业务：

（一）保险公司总公司因大病保险业务受到行政处罚的，或者一年内其省级分公司（含计划单列市分公司、总公司直管的分公司）大病保险业务受到行政处罚达到3家次以上的；

（二）保险公司省级分公司（含计划单列市分公司、总公司直管的分公司）因大病保险业务受到行政处罚的，或者一年内其分支机构大病保险业务受到行政处罚达到3家次以上的；

（三）大病保险投标文件违反有关法律、法规和监管规定的；

（四）违反本办法第十二条规定的；

（五）违反本办法第二十四条规定的；

（六）在大病保险期间内单方中途退出的；

（七）发生足以影响大病保险业务正常经营的其他重大情况。

第五十二条保险公司地市级分支机构有下列情形之一的，三年内不得开展大病保险业务：

（一）因大病保险业务受到行政处罚的；

（二）大病保险投标文件违反有关法律、法规和监管规定的；

（三）违反本办法第十二条规定的；

（四）违反本办法第二十四条规定的；

（五）在大病保险期间内单方中途退出的；

（六）发生足以影响大病保险业务正常经营的其他重大情况。

第五十三条已开展大病保险业务的保险公司有本办法第五十一、五十二条所列情形之一的，保险监管机构应建议负责招标的地方政府在该保险结束后终止大病保险合作协议，并协助政府选择其他保险公司承接该大病保险合作协议。

附则

第五十四条已开展城乡居民补充医疗保险等业务的保险公司，应配合地方政府有关部门做好与大病保险的衔接过渡工作。

11.强化机关事业养老保险档案管理篇十一

【关键词】机关事业单位；养老保险档案；档案管理

为了更好的推动机关事业养老保险档案管理工作的顺利开展，需要加快推动机关事业养老保险档案管理规范化、制度化和科学化的进程，制定科学的档案管理目标及服务于机关事业参保人员及参保单位为重点的管理机制，做好档案的归档和整理工作，为机关事业养老保险档案管理工作健康发展奠定良好基础。

一、健全组织，强化领导

随着养老保险业务的不断完善，养老保险业务档案数量也呈不断增加的趋势，这就需要加强养老保险档案的管理工作。在具体管理工作中，需要遵循高标准、严要求的方针，成立养老保险档案领导小组，加强对档案的安全保管和使用进行管理，同时还要配备责任心强，具有良好服务意识的专职档案人员，有效的推动机关事业养老保险档案管理工作的顺利开展，利用现代化的管理理念提升机关事业单位养老保险档案管理服务的水平，为机关事业单位养老保险档案工作的顺利推进奠定良好的基础。

二、完善制度，抓好落实

加强机关事业养老保险档案管理工作，需要制定完善的档案管理办法、档案管理流程，明确档案管理的归档范围及保管期限。并要进一步劣实基础，重点抓好规章制度建设工作，建立健全《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案移交制度》、《档案人员岗位责任制》等规章制度。从档案立档一直到利用都能够做到有章可循，确保档案工作的顺利开展。为了进一步规范机关事业养老保险档案管理工作，可以组织档案人员到其他市县参观学习，并邀请专业人员进行指导，加强对档案管理人员的培训工作，努力提高档案管理人员的政治素质和业务能力，使其能够更好的胜利机关事业保险档案管理工作。

三、加强管理，提供保障

当前各地都加快了养老保险档案电子化建设的进程，这就需要人力和物力的支持。需要充分的认识到养老保险档案管理工作的重要性，将其与其他工作放在同等重要的地位置，各科室需要明确一名档案管理兼职人员，及时对各科室日常工作中形成的档案资料进行收集和整理。同时还要加大经费投入力度，配备完善的硬件和软件设施，为养老保险档案规范化管理提供重要保障。

四、做好档案开放问题的管理

机关事业单位养老保险档案参保群体属于国家行政和社会事业管理人员，归属于国家行政序列，在《机关事业单位工作人员基本养老保险经办规程》中提到了“社保经办机构应积极主动地依法依规就可开放的业务档案面向参保对象、行政管理等相关部门提供档案信息查询服务”，但第十三条第（三）款规定，“属于涉及国家安全、保密等特殊人群的，可采用专门方式采集相关信息，并作特殊标记”。这就需要在养老保险档案管理工作中需要针对不员人员采取不同的开放管理方法，对于国家安全及保密部门工作人员的档案是不能对外开放的，另外一些具有一定职务及级别的国家领导干部，也需要在信息系统中对其养老保险进行特殊管理。

五、养老保险档案的科学分类、有序整理、标准化装订

档案分类不仅是档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具有主导作用，养老保险档案要确定分类标准，实现科学分类，这样才能引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档，对于经办机构在养老保险管理工作中的各种记录，比如保险登记证、各类报表、说明或证明材料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案管理过程中，还应当注意有序整理，规范编号，包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等在养老保险档案管理中都要进行整理和规范。把握业务规律，比如日常业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态，保持档案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。按照国家最新的档案管理办法，养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

六、养老保险档案要便于检索

养老保险档案要逐步提高检索技术，建立符合规范的全宗卷，绘制业务档案存放示意图，编制室藏档案的案卷目录、专题目录，配备适用的养老保险档案管理软件，实现全部档案的计算机检索。养老保险经办机构要依托信息化技术，突出养老保險档案的服务功能，注重档案利用的实际效果，在使用档案管理软件，将档案信息输入微机系统便于检索之后，还要建立电子档案，实现全文检索，开展在线服务，实现现代化的养老保险档案服务方式。

七、结束语

机关事业养老保险档案管理工作中，需要我们加快推动档案数字化和网络化的建设，建立健全完善的机关事业养老保险档案目录数据库，使机关事业养老保险档案管理走上规范化、信息化和专业化的管理之路，从而更好的推动机关事业养老保险档案管理工作的健康、有序发展。

参考文献

[1]王英忠.机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题[J].兰台内外，2015-08-31.

[2]沈加琴.加强养老保险档案管理促进社保事业健康发展[J].改革与开放，2013，（15）.

12.企业养老保险业务档案管理办法篇十二

1 我区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状及问题

夷陵区2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县, 截止目前, 全区已有26万多人参保, 其中享受养老待遇的有6.5万人, 待遇社会化发放率100%。我区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来, 在努力抓好城乡居民参保扩面的同时, 也注重做好参保人员业务档案的整理归档工作, 从基础工作做起, 加强养老保险档案的管理。我区强化参保资料审核, 确保信息录入准确完整, 对城乡居民养老保险纸质业务资料进行科学化分类、标准化存储、规范化装订, 2012年8月份为积极配合我区城乡居保信息管理系统的上线, 更好地发挥电子档案信息资源的作用, 我局要求所有参保人填报的纸质档案资料条目与湖北省城乡居民社会养老保险电子信息管理系统条目相吻合, 确保居保电子信息系统数据录入不缺项。经办人员严审核, 细录入, 做到合格一批录入一批, 录入一批管理一批, 对资料残缺不全的, 严格进行补缺补差, 确保了纸质档案和电子档案的完整性和正确性。一年多来, 我区居保业务档案管理工作有了长足的发展, 取得了可喜成绩, 但在工作实践过程中, 也发现了一些业务档案管理工作方面的困难和问题, 主要有以下几个突出问题。

(一) 缺乏规范统一的业务档案管理规章制度

随着我区城乡居民参保人数的逐渐增多以及社会养老保险的全覆盖, 迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度, 从一定程度上减除广大城乡居民的后顾之忧。目前, 我区城乡居民社会养老保险档案管理制度安排本身的缺失使居保档案管理缺乏有效的法律法规依据。因缺乏统一的档案管理制度, 我区各级居保经办机构往往按照《湖北省城乡居保业务档案管理办法》来管理档案, 个别乡镇人社中心甚至没有真正在档案管理中落实, 致使居保档案管理政策环境较差。例如有的乡镇人社中心一些参保人档案填写不规范, 姓名和身份信息等数据填写不准确, 导致人员数据导入不了省居保电子信息管理系统, 还有大多数乡镇纸质档案为16K纸, 而省居保档案管理办法要求纸质档案是A4纸等等。我区居保档案管理制度的不规范导致养老保险档案内容不能完全真实地反映整个参保过程, 导致一些纠纷, 影响了城乡居民参保的信心, 也损害了政府的诚信度。

(二) 基础设施建设与业务档案管理工作的要求尚有很大差距

目前, 我区城乡居民养老保险局作为负责全区城乡居民养老保险业务档案的集中保管机构, 虽然设置了"退管股"来负责居保业务档案的管理, 但受我局办公场地和经费的制约, 我局还没有专门的档案室来保管居保业务档案。根据《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的要求, 城乡居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房, 能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备, 并配备专用的铁制档案柜或者密集架, 办公室、库房、查阅室按要求分设, 以确保档案的安全[1]。而目前我局业务档案库房和业务人员办公室并没有分开, 去湿机、温湿度计等设施设备更是缺乏, 档案库房、办公区、查阅室与业务档案管理工作的要求还有一定距离。各乡镇人社中心作为档案资料的归集上报机构, 虽然对档案室没有明确的要求, 但要有合格的档案柜或档案架, 不少乡镇档案资料随意存放, 受条件的制约, 有的乡镇部分档案没有装订成盒, 档案装订也没有做到一人一盒, 在档案保管设施方面无法达到标准。我区档案管理基础设施无法与现代农村养老保险档案工作发展需要相适应, 进而影响了我区居保工作的有效落实。

(三) 业务档案管理人员档案管理专业知识有待提高

受人员编制短缺、工作任务较重等实际情况的制约, 各乡镇人社中心兼职档案员的配备及档案管理学习培训方面还有欠缺, 各乡镇现有档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历, 缺乏档案管理专业知识与技能, 其综合素质仍有待提高[2]。同时, 业务档案管理人员从事档案管理工作时间短, 档案管理人员的知识结构不够全面, 尚不能完全适应档案工作的需要, 影响了我区档案工作的深入开展。

2 对规范我区城乡居民养老保险业务档案工作问题的一些建议

(一) 规范制度, 加强领导管理

为了让各项工作能顺利展开, 确保居保档案管理的范围化和标准化, 在实际工作中做到有章可循, 我们要根据工作实际和工作特点, 迅速制定出《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案立卷归档程序及注意事项》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案安全保密制度》等制度, 对养老保险档案立卷归档的范围、标准、质量、保管和利用要做出明确的标准和要求, 细化工作职责, 简化操作流程, 从制度上确保档案管理工作的顺利开展。目前我区档案制度建设正在有序进行, 各种档案制度有望年底出台。构建完善的、符合我区实情的城乡居民社会养老保险档案管理制度, 也是各乡镇人社中心的期盼, 通过完善的管理制度来管理和约束工作人员的行为, 明确档案管理工作职责, 使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。

城乡居民社会养老保险档案管理工作面对全区202个行政村 (居委会) 和25万人参保群体, 面广、人多、工作量大, 我们还要加强档案工作的组织管理, 建立分管领导和档案管理人员岗位责任制, 建立健全业务档案工作流程, 加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。区居保局要负责全区养老保险档案工作的监督、指导、检查、考核、归档和保管, 各乡镇人社中心具体负责本辖区、村居保档案材料的形成、收集、整理和上报工作。在实际工作中, 乡镇人社中心应协助区居保局做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作, 村 (社区) 应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。区人社局应加强养老保险档案工作的领导和管理, 将养老保险档案管理纳入年度目标任务、工作计划, 建立健全城乡居民社会养老保险档案工作制度, 把养老保险档案材料形成、收集、整理、归档和保管等各项工作纳入各有关部门和人员工作职责范围, 做到制度健全、措施到位、责任落实, 年初有安排、年底有考核。全面提升养老保险经办机构管理能力和服务水平, 实现居保档案管理的制度化、规范化和标准化。

(二) 改善条件, 加强基础设施建设

针对我区城乡居保档案基础设施建设的情况, 确保我区居保档案整理工作的顺利进行, 区财政部门要积极筹集资金, 加大资金投入力度, 按照省一级档案管理标准, 专门建立居保档案室。安装档案密集架或档案柜, 配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、窗帘等设施设备, 必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠, 不断改善档案管理条件, 从"经费上"确保养老保险档案管理工作持续、健康发展。

乡镇居保经办机构要从保障档案管理基础用房、设备和人员等方面加强居保业务档案基础建设, 以实现居保业务档案管理工作科学发展。办公室、库房、查阅室要按要求分设, 确保档案的安全, 并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备, 推动档案信息化和网络化建设, 以适应档案现代化管理的要求。通过不断加强软硬件设施, 提高我区的档案管理水平。只有通过加大资金投入, 逐步完善居保业务档案基础设施建设, 才能实现我区居保业务档案管理地长远发展。

(三) 加强培训, 确保档案管理服务水平

城乡居民社会养老保险档案管理涉及参保人员信息从收集、分类、整理、归档、装订成册, 到档案内容进行补充更正、保管、鉴定、利用的全过程, 这就需要现代化信息技术运用和高素质的档案人才管理队伍, 需要具有专业素质的档案管理人员。我区城乡居民养老保险局负责全区居保档案的收集、整理和保管工作, 目前并没有专业的档案管理人员, 各乡镇人社中心档案管理人员的水平也是参差不齐, 因此我局和各乡镇人社中心的档案人员管理队伍急切需要专门教育、培训。我区各级居保经办机构应积极加强与上级业务主管部门及当地档案部门的联系, 主动争取业务上的协助和指导。一方面要组织大家学习《档案法》《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》等文件法规, 另一方面, 要采用请进来的办法学习, 提高档案管理人员的动手能力。可邀请档案局的专业人员对我区的专兼职档案员进行培训, 提高大家的档案意识, 掌握如何分类、归档、管理等一系列方法。对档案管理工作人员进行相关的业务培训, 确保工作人员能够按照"干净整洁、统一规范、查找方便"的基本要求, 尽职尽责做好基础资料的整理归档工作和档案的保管、保密工作, 提高我区城乡居民社会养老保险业务档案管理水平。

我们要根据居保业务档案管理工作的需要, 开展对现有档案管理人员专业知识与计算机操作技能培训, 例如举办居保档案整理培训班、召开档案整理工作现场会, 通过现场讲解、实物操作等方式, 提高培训效果, 使其适应业务档案工作的需要。在做好档案入库的同时, 各级居保业务档案管理人员还要提高档案服务水平, 认真接待业务档案查询人员, 做到耐心解答, 及时、准确。通过定期参加档案业务学习和培训, 以进一步提高全区居保档案管理服务质量。

3 结束语

城乡居民社会养老保险发展直接关系到全社会的和谐稳定, 做好城乡居民社会养老保险档案管理工作对于社会养老保险事业的发展有着不可或缺的重要作用, 面临我区当前城乡居民社会养老保险档案管理工作中的一些问题, 一定要探索新的工作机制和方法, 逐步完善并规范我区居保业务档案管理工作, 提高各级居保经办机构的档案管理水平, 促进我区和谐发展。

参考文献

[1]省人社厅关于印发《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的通知[Z].鄂人社发[2012]34号.

13.信贷业务档案管理办法(初定) 篇十三

（修订稿）目录

第一章总则

第二章信贷业务档案管理人员职责第三章信贷业务档案的内容第四章信贷业务档案的收集整理第五章信贷业务档案的保管调阅第六章信贷业务档案的销毁第七章罚则第八章附则

第一章总则

第一条为保障信贷业务的安全性、合法性，有效落实贷款责任，防范贷款风险，提供清收处置贷款的法律依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《贷款通则》等法律法规及《山西省农村信用社信贷业务管理基本制度》等制度规定，制定本办法。

第二条信贷业务档案是指农村信用社在信贷业务的受理、调查、审查、审议、审批、发放和贷后管理过程中形 1 成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，主要包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。

第三条信贷业务档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。

第四条本办法所称信贷业务是指表内外信贷业务，包括贷款、贴现、承兑、信用证、保函等信贷业务品种。

第五条本办法所称借款人是指在农村信用社办理信贷业务的企事业法人、其他经济组织及自然人客户。

第六条信贷业务档案管理须遵循以下原则：一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；二是档案管理的原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；三是严格执行谁贷款、谁立卷，谁建档、谁管理；四是按照《山西省农村信用社信贷业务基本操作流程》规定收集整理信贷业务档案。

第七条贷款本息结清之前，档案由信贷业务部门管理；贷款本息结清之后，统一移交档案部门管理。

第八条信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档案管理部门的指导、监督和检查。

第九条本办法所称的农村信用社包括县级联社和辖区办贷网点，其中：县级联社是指县（市、区）农村商业银行、县（市、区）农村合作银行、县（市、区）农村信用合作联社，辖区办贷网点是指县级联社辖区有权办理和经营信贷业务的分支机构。

第二章信贷业务档案管理人员职责

第十条农村信用社应筛选熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专（兼）职人员担任信贷业务档案管理员，负责信贷档案的立卷、保管和移交归档工作，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整与安全。

第十一条信贷业务档案管理人员的职责：

(一)严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，提高业务素质；

(二)负责收集、整理和保管信贷业务档案资料；(三)办理档案借阅登记手续；

(四)对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁。

第三章信贷业务档案的内容

第十二条信贷业务档案分为五大类：权证类档案、要件类档案、管理类档案、保全类资料和综合类档案。

（一）权证类档案是指采用抵（质）押担保方式办理的信贷业务，能够证明对抵（质）押物享有所有权和处置权的要件。主要包括：

1、抵(质)押物评估报告和作价依据；

2、抵(质)押物所有权、使用权证或证明文件；

3、已办理抵(质)押登记的他项权证或有关证明文件；

4、抵（质）押物清单；

5、权利质押的各种有价单证；

6、抵(质)押物保险单；

7、抵(质)押公证书；

8、其他资料。

（二）要件类档案是指办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务合法性、合规性的基本要件。主要包括：

1、信用等级评定报告及授信资料；

2、信贷业务申请书；

3、信贷业务调查、审查报告；

4、利率测算表；

5、信贷业务审批表；

6、贷审会会议纪要；

7、上级管理机构审批(咨询)意见；

8、贷款意向书；

9、贷款承诺函；

10、信贷业务借款合同(协议书)、借据、担保合同(担保协议)或担保函；

11、到逾期贷款本息催收通知及回执；

12、贷后跟踪检查记录和贷款检查报告；

13、企业经营活动分析报告；

14、保证金进帐证明材料；

15、贷款五级分类相关资料，包括认定表(季度)、风险分类报告等；

16、涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

（三）管理类档案是指借款人、担保人的基本资料。主要包括：

1、企业法人营业执照、事业单位登记表、企业资质登记证、特种行业经营许可证、组织机构代码证、开户许可证、国（地）税务登记证、贷款卡等证明材料复印件，以及以上资料的最新年检证明；

2、企业法人最近注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本及简历，法人授权证明书，企业章程复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件；

3、企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，客户资料数据采集表，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等；

4、固定资产项目贷款还应包括项目建议书及批准文件、可行性研究报告及批准文件、项目建设批准文件、项目资本金及项目自筹资金落实到位的证明材料、项目融资意向书、项目竣工及决算报告、其他需要归档的文件；

5、借款人和担保人一方或双方为自然人的，包括借款人、保证人及配偶的有效身份证件、居住证明或户口本的索引卡、财产及收入状况证明、同意提供担保的书面文件、财产共有人承诺函等。

（四）保全类档案是指信贷资产风险管理、处置等相关资料。主要包括：

1、贷款诉讼全过程的相关资料；

2、以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书；

3、企业兼并、破产的有关资料及证明文件等；

4、呆坏账核销的相关资料。

（五）综合类档案是指农村信用社内部管理资料。主要包括：农村信用社内部有关信贷业务的各类报表，授权及转授权文件，行业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告，审计稽核报告等。

第四章信贷业务档案的收集整理

第十三条信贷员是信贷档案收集的第一责任人，对信贷档案的真实性、完整性、及时性负责，并负责完成信贷档案资料的收集、整理工作。

第十四条信贷档案的建立实行一户一档、一笔(项)一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案均要存放于一处，一笔业务(一个项目)的档案设为一卷(一个借款合同项下分次发放的视同一笔)。每个客户档案内再分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。

权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据必须存放于金库，执行中借据由会计部门保管，执行终了的借据按照要求归档，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，必须双人、双锁保管。

综合类档案存放区域为综合区。

第十五条业务发生后，责任信贷员要在3个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理档案台账，编制信贷员档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

其中权证类资料责任信贷员应建立登记簿，在业务发生时移交给信贷业务档案管理员并签收，同时填写收据，一式两份，一份给抵（质）押人，一份存档留底。贷款归还结清后，凭此收据将权证类原件退还客户。第十六条信贷业务档案管理员对责任信贷员移交的信贷业务档案进行整理、立卷，要求在2个工作日内完成。

第十七条信贷档案整理的基本要求：

(一)遵循档案资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，区别不同保管价值，以便保管和利用；

(二)归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整；

(三)在归档资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转发文与原件等立在一起，不得分开；文电应合一立卷，同时按照批复在前、请示在后，处理性决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序要求进行资料归档；

(四)卷内资料应按排列顺序，依次编写页码和卷号，统一在每页正面的右上角填写页码；

(五)卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔一线的方法装订，不能装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细线装订；

(六)按规定逐件填写《卷内文件目录》。

第五章信贷档案的保管调阅

第十八条信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管，库房、柜架要坚固，并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放与信贷业务档案无关的物品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。

第十九条信贷业务档案管理员将已结清的信贷档案转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

第二十条农村信用社应建立档案调阅管理制度。调阅档案时，按照档案保密和调阅管理规定，严格执行调阅范围和履行调阅手续，保证档案的完整和安全。农村信用社保存的信贷业务档案主要供内部使用，只能现场调阅，一律不得外借。

第二十一条农村信用社内部人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，建立调阅登记簿，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等；非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷部门和县级联社（或办贷网点）负责人签字同意。

第二十二条公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须持有县级以上主管部门的正式公文介绍信，经县级联社负责人批准后方可查阅。查阅时，档案管理人员必须在场陪同，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人需索取有关证据和资料时，需经有权批准人同意后方可抄录和复制，严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管，并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时登记“借阅信贷业务档案登记簿”，由信贷部门负责人、有权批准人和档案管理人员共同签章，以备查考。

第二十三条信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时，对经管的档案资料(包括年内临时保管的文件资料)，要逐件填写交接清单，在相关部门负责人的监督下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。

第二十四条因业务需要提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经县级联社主任（行长）审批同意，由信贷业务档案管理员到会计部门办理必要的出入库手续。

第二十五条信贷业务档案管理员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔至少为每季一次，并书面记录检查结果。

第二十六条信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。未结清的信贷业务档案要永久保管；已结清的信贷业务档案，自结清后次年1月1日起，保管五年。

信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。

第六章信贷档案的销毁

第二十七条档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。

（一）根据档案管理规定，符合销毁条件的，由档案管理部门（人员）提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）档案管理部门（办贷网点）负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报县级联社。

（三）销毁前的整理。县级联社信贷部门和档案管理部门经审核同意销毁后，信贷人员及档案管理人员必须进行严格的整理和审阅。

（四）县级联社信贷和稽核部门共同组成鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。在销毁信贷业务档案前，监销人应按照销毁清册上所列内容清点核对。销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告联社分管领导。

第二十八条对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管3年以上，确无保存价值时方可进行销毁。