行政秘书工作职责内容

行政秘书工作职责内容（8篇）

1.行政秘书工作职责内容 篇一

一、高校院系行政秘书的角色定位

1. 高校院系行政秘书是院系行政管理层的参谋和助手。

现代信息具有多样性、复杂性的特点, 导致领导决策难度增大, 决策风险增多, 行政秘书在院系所扮演的角色既是领导的参谋, 又是领导的助手, 辅助领导做好决策, 使决策更加科学、有效。通过多种途径, 经常深入教学、科研基层工作实际, 围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实情况, 实事求是向领导汇报, 并提出有效的工作方案和阶段性工作的建议和决策。对于院系领导在决策中的某些疏漏, 要采取有效方式, 提醒院系领导及时弥补, 努力促成决策的科学性和完美性。

2. 高校院系行政秘书是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。

高校院系行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。在“上传下达”学校的有关精神, “左右联系”学院师生及同事之间的团队合作, “内外沟通”院系内部及院系与其他职能部门之间的公关协调中发挥着重要的作用。

3. 高校院系行政秘书是管理队伍中的一支重要力量。

协助院系领导按既定计划为实现行政管理等工作目标而开展组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。作为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带, 行政秘书的素质和工作能力直接影响着院系的行政管理水平、管理效率和管理质量。这项管理工作千头万绪、烦琐复杂, 在具体操作过程中如果不能做到科学而有效的管理, 工作就会显得杂乱无章, 达不到事半功倍的效果。因此, 从管理学的角度看, 一名合格的院系秘书也应该是科学的管理者, 是管理队伍中的一支重要力量。

二、高校院系行政秘书工作的特点

高校院系行政秘书主要是服务于教学、科研和学生管理, 其特点主要有:

1. 协调性。

秘书协调是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程, 是领导工作的补充和延伸。在高校院系中, 部门与部门、部门与院系、院系与院系等各环节呈现纵横交错的网络关系, 许多行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书处在院系各行政管理部门、教师、学生的信息交会点, 是各种行政矛盾最集中的地方, 因此, 院系行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动积极因素, 营造和谐有序的工作氛围, 以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。

2. 辅助性。

一般来说, 辅助就是在领导的指挥和控制下帮助领导完成共同的任务。院系行政秘书工作最核心的职能就是要帮助领导完成其交办的任务和工作, 做领导的助手。由于院系领导在行政、教学与科研等方面工作繁多、任务重, 不可能面面俱到, 这就要求行政秘书对领导布置的不仅要及时完成, 还要对工作的进展状况进行跟踪和督促, 及时汇报和提醒重要的事项。

3. 参谋性。

院系行政秘书在领导遇到难题和疑惑时要从基层的实际出发, 综合考虑多方实际情况, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 当好学院领导的“参谋”和“助手”, 及时协调领导处理党、政务、教学、管理的矛盾, 使领导可以集中精力开展领导活动和决策。院系行政秘书要善于分析形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。

4. 广泛性。

秘书工作的广泛性特点是事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多。在日常工作中除了起草文件和会议通知外, 还要为院系领导出谋划策、参谋咨询, 其工作从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与院系领导、各教研室主任以及与院办、工会、教务处、人事处、保卫处等职能部门之间的上下沟通、协调联络, 几乎包罗万象。这要求秘书人员培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作, 从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。

三、院系行政秘书应具备的素质

高校院系行政秘书要想提高自己的工作能力, 适应行政秘书角色要求, 必须不断提高自身的素质修养。高校管理的学术性特点要求院系行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外, 还需要了解院系的专业知识和发展历史, 才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。

1. 思想政治素质。

(1) 行政工作需要明确的政治方向性, 一定要贯彻党的路线、方针和政策及按照学校各项规章制度办事。高校的院系行政秘书要有坚定的思想政治立场, 懂得国家有关政策, 熟悉学校的工作方针和政策, 认真学习领悟相关领导的讲话精神。

(2) 院系行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌, 要有很强的事业心和责任心。同时要形成良好的职业道德规范, 不断地在工作中充实自己, 完善自己;作风严谨、恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献, 提升自身的业务能力和工作效率;为人谦虚、平等待人, 热心为广大师生服务。

2. 文化和心理素养。

(1) 行政秘书工作不是简单的重复性工作, 不像技术活熟练就可以做好的, 作为院系行政秘书, 要有积极的心态和坚强的信心, 这样才能在工作中激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。

(2) 高校行政工作事务繁杂, 突发性和临时性的事情经常发生, 这使行政秘书承担很大的心理压力。院系行政秘书要能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作, 必须具备健康良好的心理素质。

(3) 院系行政秘书遇事沉着冷静有耐心, 要养成对人、对事、对物的平常心态, 在工作中要具有坚定的意志、热情真诚的心态。

3. 业务技能素质。

(1) 组织管理能力。遇到紧急情况和突发事件, 院系行政秘书能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法, 妥善处理职责范围内的工作和任务;能不断发现实际工作中的新问题, 用创新思维提供解决问题的方案;能够独立地完成自己所分管的一切工作。

(2) 协调合作能力。院系行政秘书在院系内部, 不仅要协调与师生员工和领导的关系, 还要与其他科室成员合作任务;在院系外不仅要和上级职能部门协调, 还要与合作单位其他院校等进行协调。因此, 院系行政秘书要熟知社交礼仪, 这样才能在协调和合作过程中, 营造出和睦融洽的工作氛围。

(3) 语言表述能力。院系行政秘书工作中, 为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流占有很大一部分的比例。语言表述不仅要做到言简意赅、清晰明了、贴切自然, 而且要具备一定的外语交流和沟通能力。

四、结束语

总之, 高校院系行政秘书必须把握好自己的角色定位, 不断提高自身业务素质, 协助领导处理政务和日常事务, 为领导决策提供参考。当好领导的参谋和助手, 做好领导和教职工的桥梁和纽带, 用过硬的业务素质更好地为广大师生员工提供服务。

摘要：行政秘书是高校院系行政工作的主要承担者, 既是领导的助手和参谋, 也是办公室的协调和督查人员, 同时还是院系师生的服务员。高校院系行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及院系的各项工作是否有序和能否顺利开展。本文主要通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点, 阐述院系行政秘书在工作中必须具备的素质, 从思想政治素质、文化和心理素养、业务技能素质等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。

关键词：高校,行政秘书,角色定位,素质要求

参考文献

[1]杨春艳.浅析高校院 (系) 行政秘书的角色定位及素质要求[J].教育教学论坛, 2012 (35) .

[2]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外论坛 (理论) , 2010 (8) .

[3]苏兰.高校行政秘书岗位职责现状分析及探讨[J].教育界, 2011 (30) .

2.浅谈高校二级学院行政秘书的工作 篇二

【关键词】行政秘书 工作职责 工作特点 素质

在目前高等院校实行两级管理的形势下，高等院校的二级学院就成了一个集教学、科研、管理于一身的单位，二级学院办公室则成了学院工作的窗口，行政秘书的工作在学校日常工作的各方面起着承上启下的重要作用，因此行政秘书要充分认识工作的意义，理清思路、明确自身工作职责，做到上传下达、沟通内外、协调各部，充分发挥参谋、助手的作用，做好二级学院办公室的工作。

一、高校行政秘书的工作职责

（一）日常行政工作

行政秘书的工作繁杂，涉及学院各种事务，如整个二级学院教职工的考勤、季度和年度考核工作；二级学院的财务预算、经费的审批和报销工作；资产的管理、办公室内部文印事务办理、办公室文销用品、办公设备耗材的申购和发放等工作；内部信息收集整理和反馈工作、人事工作、档案管理、公章保管和使用、办理学院对外介绍信和证明信；上级来文、来电、来函的收发，处理及各类文件的存档管理工作，做好保密工作；二级学院相关会议的筹备，做好会议通知的起草、发放，会议资料的准备，会场确认及布置，并做好会议记录等工作；组织、安排、协调学院的综合性工作；学院大型文体活动组织、宣传报道工作；协调安排学院行政领导的重要工作日程并协助学院领道处理日常工作；对外联系和接待工作；处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导汇报请示等等。

（二）教改、科研项目的组织申报工作

及时传达教务处、科研处发布的教改和科研项目申报信息，协助各教研室完成教改、科研项目的申报工作；协助各项目主持人完成支撑材料的收集、汇总工作；协助领导做好各项评估工作的准备、完善和汇报工作等。

二、高校行政秘书的工作特点

（一）繁杂性

高校行政秘书的工作头绪众多、事务繁杂、范围广泛，小到会议的通知、文件的整理、办公用品的分发等，大到学院各项政策的参与制定、教职工人员定编和配置、年终考核和业务考评等等的事情，同时还要兼任学院党务、工会等工作，通常是包罗万象，没有定性，经常要在有限且规定的时间内完成几项工作，每项工作都要认真仔细，确保高质量的完成。因此行政秘书必须要有高度的责任心，心思细腻，统筹安排，运用科学的工作方法，提高工作效率，保证工作质量。

（二）协调性

高校行政秘书的工作范围广，涉及部门多，行政关系纵横交错，不仅要协调二级学院内部各部门之间的工作，还要协调二级学院与学校其他各职能处室间的工作，甚至还要协调二级学院与校外实习单位之间的工作，这就需要行政秘书具备较强的沟通和组织协调能力，善于处理上下左右、校内校外、各部门之间的关系，确保学院工作与内外部门间的良好沟通、及时衔接、合理有序。

（三）参谋性

高校行政秘书不仅要做好平时的事务性工作，还要当好领导的参谋、助手。在工作中行政秘书要利用各种渠道和途径深入到辅导员队伍、教研室、各行政管理部门中去，了解各个部门的工作环节，熟悉师资建设、设备配备等情况，熟悉任课教师、行政管理人员的秉性，为领导决策提供最原始和准确的资料。但行政秘书只能参谋，不能擅权越权，不能掺杂私人观念，办事要公道正派，这就要求行政秘书要有极强的工作热情，具备较好的观察和分析能力，从客观出发，实事求是，全方位多角度的考虑问题。

（四）服务性

虽然行政秘书的工作琐碎、繁重、辛苦，但就是因为工作的不可忽视性才赋予了它更深的意义。行政秘书的工作是各院部、师生间联系的重要纽带，是学院全部教职工日常工作能正常有序运转的重要保证，因此高校行政秘书要充分认识工作的意义，牢固树立服务意识。行政秘书接触的部门通常涉及院办、人事处、教务处、科研处、学生处、资产处、财务处、宣传统战部、工会、党委组织部、后勤集团、图书馆、各二级学院等相关行政部门，在工作中要做到及时沟通，相互理解，积极配合，注重全局，更好地为学院服务、为领导服务、为师生服务。

三、高校行政秘书应具备的素质

（一）具备坚定的政治思想素质

高校行政管理工作具有明确的政治方向性，作为直接为高校教学、科研工作和全院师生服务的行政秘书必须要贯彻党的路线、方针、政策，具有坚定的信念和政治方向；遵守高校的各项规章制度；严格恪守职业道德，严守工作机密。

（二）具备行政管理工作的综合能力素质

行政秘书的工作属于管理工作的范畴，综合性很强。行政秘书需要在工作的各方面加强理论学习，不断提高专业业务水平，包括学习管理科学知识、信息科学知识、教育学、心理学、行政管理学、秘书学等知识，提高自身理论素质、纪律素质、道德素质、文化素质、心理素质；通过工作中的实践锻炼不断提高自身文字水平、语言表达能力、沟通协调能力、观察分析能力、组织执行能力等等。

总之，高校二级学院的行政秘书工作繁杂而又关键，行政秘书必须要正确定位，明确职责，勤奋好学，端正态度，树立服务意识，兢兢业业，踏踏实实，认认真真的完成每项工作，更好地为学院师生服务，为学院的发展贡献自己的力量。

【参考文献】

[1]褚爱霞.高校行政秘书工作探究.管理观察，2008（18）.

3.行政秘书工作职责内容 篇三

1．树立职业化的形象

*整体仪态 *着装与服饰 *言谈举止的规范

2．接待礼仪

*电梯礼仪 *引领礼仪 *对预约的客人 *对未事先预约的客人 *奉茶礼仪与咖啡礼仪 *应对不同来访者的技巧

*礼貌送客

3.商务活动中的拜访礼仪

*拜会前仪表仪态准备 *守时

*进入客户公司时要注意的一些要点和细节 *介绍与握手礼仪 *使用名片礼仪 *交谈礼仪与技巧

*常见的拜访过程中的突变情况 *拜访时出现的临时突发情况的应对技巧 4.商务电话礼仪

*您在电话中的形象 *电话的优势与局限性 *遵守电话礼仪规则 *如何更有效地使用电话 5．办公室日常行为礼仪

*白领的服饰哲学

*称谓礼仪：工作场合的称呼

*汇报工作与听取汇报的言行举止的基本原则 *与上级沟通时的行为规范和要求 *与其它部门沟通时的行为规范和要求 *办公室同事之间的相处礼仪 *介绍的艺术 *谈话的技巧

6.商务会议礼仪 *开会之前 *会议座位的安排

*会议进行时的相关注意事项 *主持人的功能 *有效地主持会议

*与会者的会议礼仪 *在公共场合说话的仪态 练习:这样的会议如何成功? 7.餐桌礼仪 *一般餐桌礼节

入席 用餐 餐巾的使用

*西餐餐桌礼节

4.高校院系行政秘书管理素质研究 篇四

一、院系行政秘书的工作特点

院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说, 根据院系规模和工作需要, 院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐, 工作范围涉及院系工作的各个方面:文件的收发、传阅;行政档案管理;印章管理;财务管理;文书处理;会务工作;信息、宣传工作;保密工作;接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达, 左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者, 要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务, 又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系, 为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。院系行政秘书工作区别于其他企事业单位行政秘书最重要的特性是服务性。美国企业家西洛斯·梅考克提出的梅考克法则将管理视为“一种严肃的爱”。与企业管理不同, 对于高校来讲, 管理更准确地说是“服务”。院系行政秘书的工作直接面向广大师生, 必须坚持以人为本, 树立良好的服务意识。工作中要有强烈的责任心, 为师生服务要做到认真负责, 更要真诚、热情。

二、院系级行政秘书应具备的管理素质

院系行政秘书工作的特殊性要求其必须具备较高的管理素质, 包括政治素质、业务素质、心理素质。同时还要具备一定的法律素养, 树立良好的个人形象。政治素质是高校院系行政秘书最重要的素质。行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家重大政治活动, 在任何时刻都要维护好国家、学校、院系的利益, 拒腐防变, 保持优良的作风。业务素质是行政秘书必须具备的基本素质, 包括协调能力、表达能力、信息处理能力等。院系级行政秘书要有较高的协调能力, 要善于协调各种关系, 及时沟通信息, 消除矛盾、融洽关系, 在坚持原则的基础上注重工作方式的灵活性, 调动一切积极因素, 为单位营造良好的工作氛围。文书、宣传工作是院系行政秘书工作中的重要内容, 这就要求行政秘书必须具备较高的表达能力。

在信息处理工作中, 行政秘书要有超前意识, 要善于运用科学的分析手段和思维方法, 对事物的发展做出科学的预测, 及时向领导提供正确的预测性信息[1]。处理信息, 要跟得上潮流的发展, 如掌握微博、微信等现代信息技术, 为师生提供贴心服务。高校院系是培育人才的基本单位, 院系行政秘书的工作与高等教育紧密相关。因此, 高校院系行政秘书必须具有教育学、心理学知识, 从而有效保证工作质量, 提高效率。行政秘书必须具备基本的法律知识和素养。如在盖章用印等方面要做到有章可循、有法必依, 尽量避免纠纷的产生。院系行政秘书岗位是外界了解院系的重要窗口, 行政秘书的言谈举止、个人素养直接关系着院系的对外形象。因此, 院系行政秘书必须树立良好的个人形象, 在对外交往中维护好院系和学校利益, 做好本单位的形象大使。

三、提高院系级行政秘书管理素质的基本途径

特殊的角色定位要求院系级行政秘书必须具有较高的管理素质。然而, 目前高校院系行政秘书队伍普遍呈现管理素质整体不高, 发展不平衡的状态。院系行政秘书的管理素质距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。为了提升院系行政秘书队伍的管理素质, 要在把好入行关的基础上, 注重对行政秘书加强培训等多种途径的运用。

1. 提高入行标准。

目前, 许多高等院校已提高了对行政管理岗位的入行标准。浙江大学等高校已对党政管理岗位的入行标准提高到硕士学历, 甚至博士学历并面向社会公开进行招聘考试, 通过笔试、面试等形式对求职人员进行全面考察。

2. 重视对院系行政秘书的培训。

在高学历的基础上选拔行政秘书是提高从业人员素质的重要保障, 但只有高学历是远远不够的, 入职后学校对从业人员的培训更为重要。目前, 行政秘书普遍面临“重使用、轻培训”的状况。行政秘书除了认真做事之外, 还需掌握一定的管理、信息、教育学等知识。高校可以利用自身有利条件请管理学科、教育学科、法学学科的老师为行政秘书做专题培训。此外, 在高校国际化推进日益迅速的今天, 院系行政秘书熟练掌握国际化运作的能力十分重要。高等院校可以通过组织院系行政秘书出国学习、交流, 使其管理理念和知识水平与国际前沿接轨。

3. 构筑专业平台, 促进院系行政秘书的专业发展。

欧美等发达国家十分注重高效行政人员的专业化发展。美国通过设立美国学校管理人员协会等组织为高校行政管理人员提升管理素质提供平台, 为高校院系行政秘书提供专业服务, 有效地维护了高校行政秘书的权益, 促进了行政秘书管理水平的专业化提升。我国应该借鉴其成功经验, 构筑具有中国特色的专业平台, 促进高校院系行政秘书的专业发展, 以提高其管理素质和专业化水平。

4. 健全竞争、激励机制。

竞争是提高工作效率的有效途径。健全竞争机制, 可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大锅饭”状态。竞争必须以激励为保障, 只有公平、公正、合理的考核体系才能激发员工的工作热情, 对竞争起到相应的激励作用。美国管理学家贝雷尔森和斯坦尼尔认为“一切内心要争取的条件、希望、愿望、动力等都构成了对人的激励。……它是人类活动的一种内心状态”[2]。通过竞争和激励机制, 员工在薪水和职位晋升等机会中获得公平、公正对待, 其工作能力和努力程度将得到最大程度的激发。

5. 重视对非事业编制行政秘书的管理。

由于学校人员编制的限制, 有些高校院系可能存在编内人员不能满足院系行政事务烦琐复杂的需要, 也会聘用一些非事业编制的合同制用工人员作为适当补充。“合同制人员已经成为高校员工的重要组成部分”[3]。院系应重视对这类非事业编制性质行政秘书的管理, 为其提供稳定的工作环境和适当的发展空间。同时, 对能力高的秘书给予相应的物质和精神鼓励, 留住好的人才[3]。

6. 行政秘书要勤于学习和实践, 提升自身素养。

人的各种能力是在后天的学习、生活和社会实践中形成和发展起来的。提高秘书素质最有效的办法是自学, 这是秘书成才的根本途径[4]。院系级行政秘书要有良好的学习态度, 注重自身学习能力的提高。工作生活中, 要积极向周围素质高、能力高、经验多的领导和同事学习, 不断总结经验、勤于思考、勇于创新, 跟得上时代发展的要求。

四、结语

邓小平同志说过, 我们需要大量的、合格的学校管理人员。加强高校管理工作, 关键在于管理队伍。院系行政秘书作为高校最基层的行政管理人员, 其工作看似平凡, 但每一项工作都与院系乃至学校的发展息息相关。因此, 院系行政秘书人员管理素质的整体水平对于院系的健康、可持续发展和高等院校的建设与发展都有着十分重要的意义。

参考文献

[1]杨锋.秘书实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.

[2]小詹姆斯.管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 1982.

[3]王春红.如何有效地进行高校合同制秘书管理[J].人力资源管理, 2012, (3) .

5.论高职院校行政秘书的队伍建设 篇五

【关键词】:高职院校 现状 行政秘书 能力

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0274-03

高职院校，是高等职业院校的简称，是高等学校的重要组成部分。从世界范围看，高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育，是以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育，是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格，学校的行政机构随之完善健全，分工明确细致，在推行院系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。

一、高职院校行政秘书队伍建设的现状

1．高职院校行政秘书角色定位不明确

一般而言，辅助性和服务性是秘书工作的显著特征，但是关于高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位，使得一些本属于秘书的工作由领导来做，或者秘书过分主动地承揽了领导的工作，从而影响领导作用的发挥。

2．高职院校行政秘书队伍整体素质偏低

从整体上讲，高职院校行政秘书队伍素质偏低，主要表现在两个方面。第一，业务素质偏低。首先表现在学历上，大多行政秘书都是从其它岗位调配上去的，本身并非本专业出身，有些甚至没有大学文凭，整体学历偏低。其次表现在实践业务上，秘书工作的范围较其它工作来说较广泛，而且讲求实效性，综合性，所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言，不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论和技能都严重不足。第二，心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿，因为大部分行政秘书的人员都是由领导调配的，有时并非是他本人的兴趣爱好，为了工作不得不担任，所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低，行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作无法开展。

二、高职院校行政秘书的岗位职责

行政秘书是院（系）行政工作的主要承担者，起着协助院（系）领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风；具备真才实学及良好的心理素质；具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要，行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。

1、会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。

2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。

3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。

4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。

三、强化行政秘书综合素质，完善队伍建设

完善行政秘书队伍建设，首要是强化行政秘书综合素质，这对促进和谐校园建设有着重要的意义，在新的时代背景下，还应提升以下几个方面的提升：

1．加强学习，提高个人的基本业务能力

行政秘书人员首要具备的基本业务能力是语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道，在起草各类文件时，既要简洁明白的传达领导的意图又要文字表述准确，还要注意各类文件的编排，这就要求秘书人员具有扎实的文字功底；其次要具备良好的表达能力，要做到口齿清楚，准确简洁，清楚明白；第三作为新时代的秘书最好能精通一门外语，来适应学校的发展需求。

2．开拓创新，完善知识体系

高职院校是人才荟萃，知识密集之地。如果行政秘书自身专业知识贫乏，对相关知识一无所知，在具体实践中就会有障碍。因此，高职院校行政秘书首先应该开拓视野，接触各类专业知识背景。其次要熟悉相关知识面，对于行政管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。

3．加强管理执行能力

行政秘书主要负责二级学院行政事务的管理，如教师的行政管理、设备管理、档案管理等等，所以对牵涉到的事物要进行有计划有条理的统筹管理。另外有时代替领导执行命令，坚决果断的执行，并且对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施，敢于承担责任。

4．提高信息的收集和处理能力

21世纪是信息的时代，高职院校行政秘书若能将信息能力与专业知识有机结合起来，就能更有效地履行自己的职能，发挥信息应有的作用与潜在的作用。行政秘书的信息能力包括以下三个方面：一是计算机操作能力，要熟练地运用OFFIC操作系统；二是信息处理能力，也就是能够对管理活动中的信息进行收集、整理、必要的加工；三是信息开发能力，包括就管理活动中的信息处理流程进行设计，结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善，对原始信息进行分析和相关处理，根据信息处理结果进行决策和评价等等。

5．强化服务意识

对于高职院校行政秘书而言，除了要尽职尽责、细心周到、做好“你交我办”的任务，积极主动地给领导当好助手和参谋外，更要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，做好对广大师生的管理服务工作，还要加强预见性，增强主动性，尊重学术群体的创造性和积极性，用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持，提高服务的质量和效率。

行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度，服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为学院服务。

6．最大限度地发挥个人协调能力

在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲力亲为，大量的协调工作一般由秘书完成，所以协调关系是行政秘书工作的一项重要职能和长期任务，是对外交流、协调关系的桥梁。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高单位的工作效能。因此，高职院校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，原则坚定而策略灵活，行动果断而又处事稳妥，才能辅助领导处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成有序的工作局面。

三、结语

总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。高职院校行政秘书队伍作为一支正在发展的队伍还有待提高与完善。学院应给予重视，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，行政秘书个人更应该加强学习，提高个人业务能力及信息素养、完善相关知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校殿堂成为一个和谐的人，行使一项和谐的任务，促进和谐校园的建设。

参考文献：

[1] 李 萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料,2006,(8).

[2] 刘 月.加强高校行政秘书队伍建设[J].秘书，2008,(6).

[3] 孙高峰.提高行政管理人员的几点思考[J].理论学习与探索,2005,(3)

6.行政秘书工作职责内容 篇六

关键词：高校,行政秘书,自我定位,发展

0 引言

行政秘书就是在高校管理者的领导下, 协助高校领导做好高校办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。行政秘书在高校教育体制中起到中枢桥梁作用, 是高校教育管理系统中不可或缺的一部分。随着高校管理水平的不断提高, 对行政秘书的工作能力要求也在不断提高。但是由于行政秘书的工作比较繁琐, 需要行政秘书对自己有一个准确的自我定位。

1 高校行政秘书工作职责

高校行政秘书的工作内容比较繁琐, 其不仅要传达上级的精神, 还要高效地执行高校管理层的各项决策, 以及为广大师生服务, 因此高校行政秘书工作职责包含的方面比较多: (1) 日常行政工作。高校行政秘书要负责高校行政办公室的日常工作, 其包含文件的发送、办公用品的购置、信件、杂志的订阅等等; (2) 会务工作。会务工作是高校教学单位工作的重要组成部分, 行政秘书需要为会议提供相应的材料、为到会人员提供完善的接待服务、并且要做好会议的记录与文件整理等等; (3) 文书办理工作。行政秘书需要具有较强的文章写作能力, 负责高校各种文件的起草、通知的公布, 以及负责相关文件的签收传递, 并且做好文件的收集销毁工作。 (4) 档案管理、公章管理与使用工作。行政秘书要负责高校各种人力资源的档案管理、对高校工作人员进行各种福利登记造册、以及编排高校值班考核统计工作、对高校的各种公章进行管理与使用的工作。 (5) 财务管理工作。财务管理工作主要是行政秘书要协助高校管理者做好财务管理工作, 比如借款、报账、预算等工作。当然除了上述的几种职责外, 高校行政秘书工作职责还包括其它很多方面, 总之行政秘书的工作职责比较繁琐。

2 高校行政秘书工作现状

高校行政秘书在高校教育体系中发挥着重要的作用, 高校对行政秘书的业务能力要求越来越高, 但是与其重要作用相比, 行政秘书的工作现状却没有得到提升, 其主要表现在:

2.1 行政秘书工作得到不重视, 其经济待遇比较低

目前高校管理者对于行政秘书的工作性质没有形成正确的认识, 很多高校工作人员上到高校管理者, 下到教师、学生, 他们对于行政秘书的认识就是给领导跑腿的, 其从事的工作没有任何难度, 因此行政秘书工作得不到重视就会导致行政秘书的待遇过低, 尤其是现在的教育改革分配制度在向教学一线倾斜, 教学教师的薪酬水平得到提升, 而行政秘书由于属于行政人员, 其经济收入来源比较单一, 待遇上的差距会影响行政秘书工作的积极性, 进而让他们产生厌烦情绪, 最终会影响高校管理的效率与质量。

2.2 行政秘书的发展空间比较狭窄

行政秘书的工作比较繁多, 而且其工作压力比较大, 行政秘书的工作时间存在很大的不确定性, 比如行政秘书常常需要通宵加工完成高校领导布置的任务, 同时还要随时处理各种突发事件, 但是与行政秘书工作地位相比, 行政秘书的发展空间却非常狭窄, 行政秘书的工作不像教师搞科研活动一样能够在一定的时期内获得成效, 行政秘书从事的工作都是细微的、不易被发现的, 结果导致行政秘书的工作很难获得其他人的肯定, 而且现在的高校职称评定制度对于行政秘书的评定比例非常的低, 大部分行政秘书因为忙于复杂的工作, 而没有足够的时间进行科研学习与进修, 最终导致行政秘书对自己的职业未来丧失了信心, 为此行政秘书不得不对自己的工作岗位进行从新思考与分析。

2.3 职业倦怠现象严重

随着高校事务的增多, 行政秘书的工作量也在逐渐增加, 而与此同时行政秘书的待遇却没有提高, 反而教师队伍的待遇却在不断地上升, 行政秘书与教师待遇之间的差距, 会导致行政秘书的工作压力更大, 他们会逐渐对自己的工作丧失兴趣, 同时工作环境的变化, 尤其是现代电子技术的应用, 使得行政秘书出现了各种累积性职业伤害, 比如行政秘书需要长时间坐在电脑前进行文件的起草, 增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。

2.4 工作内容繁多, 业务素质不高

当前高校行政秘书进入工作岗位的途径主要是毕业留校和校外竞聘, 再者就是熟人介绍等, 这就决定了行政秘书的专业技能不高, 虽然行政秘书的工作内容比较繁多, 但是大部分是具有上传下达的具体事项, 这样简单繁多的工作内容对于行政秘书的工作能力的要求不高, 但是随着高校突发事件的增加, 性质秘书在处理的时候表现的业务能力不强, 他们在工作的时候更多的是靠经验感觉。

3 高校行政秘书工作的自我定位

高校管理水平的提高, 需要性质秘书要准确定位自己的角色, 做好“上传下达”高校精神、架好高校与师生的桥梁工作, 发挥自己的价值。

3.1 综合性与专一性的统一

行政秘书工作涉及高校全部的业务范畴, 其小到报刊的订阅, 达到高校政策的研制参与, 行政秘书的工作职能非常的多, 其涵盖面有非常的广, 其不仅要处理高校内部事务, 还要负责对外的联系事务, 总之行政秘书是将高校所有的办公事项集一身, 同时行政秘书有具有很强的专一性, 行政事务虽小, 但是其不容马虎, 如果细微环节出现失误, 都会为高校教学工作带来巨大的损失, 比如行政秘书的财务辅助管理工作出现失误, 会导致高校财务出现问题。

3.2 服务性与创造性的统一

行政秘书属于秘书范畴, 其本质是具有服务职能的, 因此行政秘书要首先明确自己岗位的服务职能, 要具有服务高校领导、服务教师、服务学生的意识, 做好学校与师生之间的桥梁, 做好领导的帮手, 及时将高校的决策传递到教师、学生中, 并且将教师、学生的意见以及反馈信息传递给高校领导, 但是行政秘书也要积极发挥自己的创造性, 随着行政秘书办公技术的发展, 行政秘书的智商性服务将成为行政秘书职业的主旋律, 因此行政秘书要在坚守服务性的同时, 用于创新、以新的观念、新的方法、新的手段处理问题。

3.3 主动性与被动性的统一

行政秘书的服务性决定了行政秘书的工作具有很大的被动性, 行政秘书的工作要随时根据高校领导的变化而变化, 同时行政秘书的工作评价也具有很大的被动性, 因为秘书是为领导服务的, 其要具有默默无闻工作的耐心, 但是行政秘书的工作也不是一味的具有被动性, 行政秘书要在关键时候体现其秘书急领导之所急, 想领导之所想, 在领导还没有布置的时候就已经主动开展工作, 而且在处理突发事件时也要具有主动性, 尽可能将突发事件的前因后果主动了解清楚。

3.4 公开性与保密性的统一

行政秘书从事的工作要尽量公开, 小到各种报纸刊物的订阅、传递, 达到办公用品的采购以及外界联系的事项都要做到透明化公开, 以此营造公平、公正、公开的民主管理氛围, 但是行政秘书的工作性质就具有较强的保密性, 尤其是一些机要文件的处理, 行政秘书是以第一知道文件信息的人, 他掌握高校机密信息的数量也最多, 因此行政秘书的保密意识要强, 要始终按照相关规则制度行使自己的责权, 并且要做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说, 切实履行行政秘书的保密职责。

4 高校行政秘书工作的能力培养措施

针对高校行政秘书工作现状, 高校要充分认识到行政秘书的重要性, 通过改变思想观念、建立完善的职业发展规划、提升行政秘书综合素质等提高行政秘书的工作能力。

4.1 高校领导要转变思想观念, 对行政秘书给予更多的关心与理解

高校办公室工作具有很强的综合性, 而行政秘书工作的本质就是管理工作, 行政秘书做好行政工作的前提就是要具备较强的管理能力与综合素质能力, 因此高校领导要改变以往对行政秘书片面的认识, 加强对行政秘书的关怀与理解, 首先, 高校领导要充分肯定行政秘书的工作成绩, 及时表扬行政秘书的工作, 并且给予他们业务上的指导, 帮助他们提升自己的工作信心;其次在生活上要加强对行政秘书的关心, 增强行政秘书的幸福感, 让他们在工作的同时, 感受到高校的人文关怀;最后要为行政秘书提供更多的发展空间, 积极营造发展机会, 鼓励他们进行科研活动, 同时高校领导也要引导高校全体员工与学生改变对行政秘书工作认识的偏见, 提高行政秘书职业的地位。

4.2 制定量化与质化相结合的考核标准, 形成约束机制

高校行政秘书工作具有不具体性, 因此高校可以制定以工作效果与民主测评相结合的考核制度, 利用量化考核手段, 将行政秘书工作转化为具体的测量指标, 实现对行政秘书的科学化考核。当然行政秘书工作内容的繁琐使得不可能对行政秘书的全部工作进行量化考核, 而只能选择核心部分进行考核, 并且将量化指标与质化指标进行有效整合, 实现对行政秘书的考核, 形成强有力的约束机制。

4.3 行政秘书要提高自己的素养

首先行政秘书要提高自己的业务素养, 行政秘书要在日常的工作中注意积累工作经验、掌握灵活工作方式方法, 将理论与实践紧密结合, 及时总结工作经验与重视信息反馈信息, 严格按照高标准、高要求规范自己的行为;其次行政秘书也要提高自己的文化素养, 行政秘书要协调处理好行政事务与自己进修学习之间的关系, 尽可能争取一切可以提高自身专业文化知识的机会, 把自己打造成“复合型”人才;最后行政秘书也要积极增强自己的综合素养, 行政秘书的服务对象是高校的领导、教师以及学生, 他们的文化素养非常高, 行政秘书要想更好地发挥服务职能就必须要不断提升自己的表达能力、沟通能力以及应用现代技术能力。

4.4 制定职业发展规划、拓展发展空间

高校要根据行政秘书流动性大找分析原因, 并制定与行政秘书职业发展规划相适应的发展空间, 一是高校要积极制定完善行政秘书职业发展的培训计划与流程, 并且将行政秘书职业发展规划纳入到高校整体发展规划中;二是高校要拓展性质秘书职业发展空间, 为行政秘书提供更多可以评定职称以及岗位晋升的机会, 以此增强行政秘书对岗位的认同感;三是高校要给行政秘书更多的可以职业培训和交流机会, 通过对行政秘书技能、职业道德、管理技能等方面的培训, 增强他们的时间技能, 促进他们工作的高效完成。

总之, 随着高校管理水平的提高, 高校行政秘书只有在明确了自己的定位后, 才能更好地发挥服务职能, 才能更好地促进高校的管理工作。

参考文献

[1]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报2010 (5) .

[2]范翠.高校二级学院行政秘书工作之浅析[J].中小企业管理与科技, 2011 (5) .

[3]周玲, 杨帆.高校教学秘书职业压力和职业倦怠的成因及其对策[J].华章, 2011 (30) .

7.企业秘书职责内容 篇七

1、协助起草文书，管理董事长工作文件;

2、合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序;

3、负责董事长的商务接待、日常行程安排;

4、负责董事长会议的会签准备合会议材料的整理;

5、负责董事长相关事务后勤保障工作，办公室环境维护管理工作;

6、完成董事长交办其他工作和任务。

企业秘书职责2

1、协助董事长公司经营业务范畴对外公共关系的联络，并参与商务接待工作。

2、参与并协调公司管理经营工作，督促各部工作，并及时上报。

3、落实并执行董事长指示，协调各部门工作。

4、组织安排办公会议，根据___精神做好协调、督办工作。

5、完成董事长交办的其它事项

企业秘书职责3

1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务。

2、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。

4、负责总经办文件整理并汇报

5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。

6、做好总经理办决议、决定等文件的起草、发布。

7、负责公司内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报

8、负责各个单位领导的接待事宜。

企业秘书职责4

1.协助上级执行公司规章制度，优化公司流程，对企业内部管理熟练，起到承上启下的作用;

2.健全并完善公司各项管理制度和流程，并负责推行落实

3.及时准确地传达、执行领导的工作要求及指示、督办、协调及落实交办的工作

4.负责完成领导交办的其他工作。

企业秘书职责5

1.协助基金管理部，综合部处理日常事务;

2.协助总经理办及完成领导临时交办的其他工作;

3.能拓展、维护与合作伙伴、政府部门和潜在客户的良好关系;

4.协助投资经理对投资项目进行筛选，评估项目的投资价值与风险，并跟踪项目公司发展动态;

___对拟投资项目进行前期调查、审阅及准备投资建议书和与项目投资有关的文件，协助法务部、审计部对项目进行尽职调查工作;

6.协助项目投资过程中的协议起草、方案制定、可行性评估以及后期项目实施过程中的支持工作;

企业秘书职责6

1、根据集团战略目标，协助董事会进行整体发展规划及过程把控;

2、围绕集团战略目标，负责检查、协调、督办各事业部/分子公司执行情况，确保政令通畅;

3、负责集团各项制度、通知文件的起草、拟办，完善并落实，明确集团高管层的职责分工及子公司负责人与集团高管层之间的协作分工;

4、负责集团整体会务安排及商务接待安排，确保会务、接待工作高质高效;

5、负责集团企业文化的提炼以及企业文化的宣导和传播;

6、负责集团党建工作。

企业秘书职责7

1、协助副董事长拓展旅游、酒店等文旅项目，协助管理酒店运营;

2、协助副董事长日程安排和个人事务处理，并负责安排处理相关商务接待、洽谈等工作;

8.行政秘书工作职责职能描述 篇八

1、负责律所的日程安排做好预约工作;对周、月计划做到及时提醒;

2、负责为行政部起草相关文件、报告，并负责相关文件的收发的日常流转、追踪;

3、汇总整理上报律所的各类文件，提醒律师及时处理有关文件资料和档案的整理、归档工作;

4、收发、检查，过滤应传递的签字票据;

5、为律所准备召开的各种会议做资料准备、与会人员__通知、协调落实会议场地;

6、负责客人的引导接待服务，并做好会面接洽等相关事项的安排;

7、吸取基层意见，为律所工作决策提供依据;

8、接受律所上级安排的其他临时性工作。

行政秘书工作职责2

___处理领导交代的临时性工作;

2.会议室的安排、利用及打扫工作;

3.服从领导安排的工作;配合管理人员完事工作任务;

4.领导办公室的打扫工作。

行政秘书工作职责31、负责各部门提交的文件整理，上报总经理;

2、负责总经理文件起草、制度执行、上传下达工作;

3、负责公司各类文稿写作、宣传;

3、负责进行各部门之间的沟通协调工作;

4、负责领导安排的其他工作。

行政秘书工作职责4

1.负责支持部门负责人的日常工作;

2.负责部门内部的日常业务支持工作;

3.负责团队和其他部门的沟通和联谊;

4.负责团队内部的娱乐文化活动的组织、策划和实施;

5.完成部门其他的工作。

行政秘书工作职责51、负责公司的接待工作及公共关系维护

2、在公司领导下全面负责公司的行政、后勤工作

3、负责公司的会务工作：会议通知、会前准备、会议服务、会议记录(纪要)等

4、负责公司规章制度、行政公文的草拟、送审、发放、张贴及归档工作

5、负责公司各种文件、用品的归档及管理

6、负责公司财务管理及审核

7、负责公司部分人力资源工作

8、负责公司项目申报及管理

9、负责公司办公环境的维护、协调等工作

10、负责完成每日领导交付其他任务

行政秘书工作职责61、负责协助总经理日常接待及函电文件的处理;

2、陪同总经理与客户面谈，并记录相关信息，整理后发送给相关人员;

3、合理安排总经理的日常行程，协助总经理每天的日常安排及每天的工作计划并及时提醒;

4、负责总经理会议筹备、通知、记录及会议相关文件的整理和存档工作;

5、保持总经理办公室及会议室卫生整洁干净。

行政秘书工作职责7

1.负责公司平常业务的日程管理;

2.负责公司对内对外接待事宜;

3.负责公司文件的归类整理;