公文常见错误及整改要求

公文常见错误及整改要求（共6篇）

1.公文常见错误及整改要求 篇一

一、文种使用不当

行政公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。文种使用不当有如下四种情况：

（一）标题中没有文种

例1.《关于报送二〇〇五年下半年工作计划》关于后面的内容“报送二〇〇五年下半年工作计划”是事由，根据这份公文的内容，应该是一份上行公文，文种应该是报告。可以修改为：《×××关于报送二〇〇五年下半年工作计划的报告》

例2.《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看，应该使用下行文中的“通知”行文，《精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为：《××关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》；若活动已经开展，又可以修改为：《××关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。

（二）标题中生造文种资料

例1.《为王××同志联系调动事宜》这是一种常见的公文标题错误，有些机关一直延续使用。可以修改为：《关于王××同志工作调动事宜的函》或《关于商调王××同志工作的函》

例2.《关于张×等同志上访问题的答复》从标题的内容不能看出被答复的对象，如果是答复张×等同志，没有必要发红头文件；如果是答复上级机关的询问，可以修改为：《关于张×等同志上访问题处理意见的报告》；如果是让下级单位知晓，可以修改为：《××关于张×等同志上访问题处理情况的通报》。

（三）标题中错用文种

例1.《××省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》。这份公文

是写给上级机关的，应该使用请示，而不应该使用函，因为函是平行文。可以修改为：《××省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》。

例2.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》。

这是一份转发性的通知，被转发的是一份“报告”，应该在报告后面加上“通知”这一文种名称，也可以去掉“报告”，将“的”移至“意见”前，让“意见”直接充当被转发文件的文种。可以修改为：《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》。

（四）标题中混用文种

例1.《关于×××呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》。请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈，但在具体使用的过程中仍发生混用的现象，其主要原因就是刘两个文种的使用界限辨别不清，干脆笼统池吏用“请示报告”行文。这样使上级机关不便于处理，有时甚至贻误工作。可以修改为：《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》

例2.《××县人民政府关于××公路桥施工期间严重影响我市公路运输情况的报告函》

这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上，××市人民政府向××市交通局报告沐讼路桥施工期间严重影响该市公路运输情况，因为，只某市人民政府与某市交通局之间没有隶属关系，正确的应该使用“函”这一文种行文。可以修改为：《××县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函》

二、事由表述不清资料

公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表

述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。事由表述不清有以下情况：

（一）事由繁杂冗赘

例1.《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57 个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为：

《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。

例2《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》

这份通知三层转发，用词重叠，读起来费劲，那么，如何克服转发（批转）性通知的标题重叠、冗长的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“关于转发”、“的通知”重复的部分；二是不拘泥于原件标题，可以根据文件内容重新提炼新标题；三是省略中间环节。可以修改为：《××县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》

（二）事由简而不明

例1.《××县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么，“粮食问题”是什么问题呢？是价格、收购、供应，还是调运、储备呢？从标题上不能知道真正意图，其关键问题是中心词“问题”没有限制，比较含混，造成事由笼统，词不达意。可以修改为：《××县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。

例2.《中共××市委通知》

标题中只有发文机关和文种，缺少事由，这种写法一般只适用于命令（令）、公告、通告等少数几个文种，“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《中共××市委关于××的通知》。

例3.《××厅关于转发省人民政府办公厅[2004]53号文的

通知》从标题看不出公文的任何内容，“省人民政府办公厅财政厅[2004]53 号文”到底讲的是什么？这种写法对阅读者来讲一点也不方便，只是方便了作者。可以修改为：《××转发××省人民政府办公厅关于××的的通知》。

标题及发文字号修改

关于报送二〇〇五年下半年工作计划

关于彩虹电机厂购臵进口设备的请示报告

健民制药有限公司承办南虹街道秋季运动会的函

南方工艺美术品公司报送2001-2002发展规划的情况报告 中国人民银行关于进一步管好、用好留成外汇 南宁市税务局进行内部机构调整的报告 桂府办发2007十四号 桂林市政府发[16]号

国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知

xx县政府关于我县部分地区遭受灾害的情况反映 xx县财政局关于对公司违反财经纪律的通告 飞驰托车厂关于机修车间设备大修的情况。南昌高人民政府请示。房屋拆迁公告。

南昌市鸿翔建筑职业学校关于加强学生动手能力培养的汇报。关于批转空业部关于加速发展淡水渔业的报告。

xx省安全生产领导小组关于印发《xx省安全生产领导小组关于安全生产和事故调查处理工作职责的意见》通知。

xx大学关于向市公安消防支队申请办理建筑消防设计防火审核手续的请示。

xx县工商局关于XX同志严重失职的处分决定的通报。

2.公文常见错误及整改要求 篇二

2012年4月12日, 中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) (以下简称“条例”) , 自2012年7月1日起施行。同时明确:1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。该条例明确了党政机关公文的种类、拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作, 为确保党政机关工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化提供了法律保障。

2012年6月29日, 国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012) (以下简称“新国家标准”) , 代替GB/T 9704—1999, 并且于2012年7月1日正式实施, 进一步整合和完善了党政公文的格式规范。

作者查阅了大量的2012年7月1日以来印发的党政机关公文, 发现部分党政机关在执行国家标准上面不严格, 导致大量的党政公文在格式方面存在很多不规范的地方。

二、党政机关公文常见错误

对照新国家标准, 作者认为, 党政机关公文格式中常见的错误包括:公文用纸幅面尺寸及版面、装订、版头、主体、版记等方面, 现列举及分析如下:

(一) 公文用纸幅面尺寸及版面

1.部分单位党的公文使用的是16开纸。新国家标准实施之前, 党的机关公文 (16开纸) 和行政机关公文 (A4型纸) 用纸有所区别。本次新国家标准对此进行了统一, 明确规定党政公文均使用A4型纸。2.版心尺寸被忽视。党政机关都很注重设置公文用纸的天头 (上白边) 距离 (37 mm±1 mm) 和订口 (左白边) 距离 (28mm±1mm) , 却容易忽视设置其它距离, 否则无法确保版心尺寸 (156mm×225 mm) 符合要求。3.行数和字数不统一。新国家标准规定:公文各要素一般使用3号仿宋字体, 每面排22行, 每行排28个字。由于版心尺寸不符合要求以及行距设置不规范, 导致很多公文每面出现不同行数或每行出现不同字数的现象。

(二) 装订

装订位置随意性大。公文应当左侧装订, 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处, 允许误差±4mm。可能是由于工作人员在装订公文时不会用尺子来测量70mm的准确位置, 一般都是凭经验和目测来确定, 导致装订位置的不统一。

(三) 版头

版头中的发文字号容易出现错误。发文字号简称文号, 又称公文编号, 是发文机关同年度公文排列的顺序号, 是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号, 它为检索和引用公文提供专指性较强的代号, 为管理和统计公文提供依据。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识, 年份标全称、用六角括号“[]” (新国家标准实施之前, 党的公文用的是圆括号) , 序号不编虚位 (即1号不编为01号) , 不加“第”字。实际使用中, 还有部分公文在发文字号上面出现圆括号、编虚位等现象。

(四) 主体

1.正文层次序数不一致。国家标准规定, 正文结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中, 有的公文将第三层序号数字写为“1、”, 有的同一文件内同等层次段落的标题体例不统一, 如依次出现“一、”“ (一) ”“1.”之后出现“二、”“2.”, 或者“二、”“ (2) ”等现象。2.附件说明不规范。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.XXXXX”) ;附件名称后不加标点符号。实际使用中发现, 有的文件有附件, 但没有在正文结尾处说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有的附件写“附”、有的写“附表”;有的附件标识的序号用汉字;有的附件与正文印在同一页, 等不规范的现象。3.成文日期中数字错误多。新国家标准实施之前, 党的机关公文成文日期中的数字使用的是阿拉伯数字, 行政公文使用的汉字。新国家标准规定, 成文日期中的数字统一用阿拉伯数字, 并且将年、月、日标全, 月、日不编虚位, 以避免此前行政公文中将成文日期中的数字标注不一致的现象, 特别是将“○”误写为“零”、“O” (大写的英文字母) 、“o” (小写英文字母) 或阿拉伯数字“0”。但是, 作者分析发现, 部分行政公文没有按照新国家标准执行, 仍然将成文日期中的数字用汉字标注。

(五) 版记

错误标记主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组, 其作用是便于计算机的管理和检索。此前, 规定公文版记中要标注主题词要素, 国务院等有关单位还特别制定了主题词表, 以便参考和选择。新国家标准明确删除了主题词要素。从当前的党政机关公文中发现, 部分单位忽视了调整主题词要素, 仍然习惯性地在版记中予以标注, 属实画蛇添足。

三、原因分析

(一) 执行国家标准不到位

由于新国家标准颁布和实施的时间不长, 部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视, 并且没有认识到新国家标准所做出修改内容的重大意义, 依然凭老经验处理, 导致出现一些错误, 使得整个公文的格式出现不规范的现象。

(二) 公文审核签发程序不规范

条例规定, 各级党政机关办公厅 (室) 主管本机关的公文处理工作, 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。部分单位的内设机构没有按照规定的流程核稿、送签, 而是把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发, 由于没有经过文秘环节的把关, 导致格式错误和不规范。

(三) 公文承办人员专业培训不到位

新国家标准的实施, 很多单位都没有组织公文承办人员进行集中学习和培训, 没有意识到本次国家标准将党政机关的公文格式进行了统一, 并且没有学习在适用范围、标准结构、公文装订方面进行的修改, 也没有发现增加了发文机关署名和页码的要素、删除了主题词格式要素等方面的内容, 从而导致公文格式出现不符合新国家标准的现象。

四、建议

(一) 提高认识

各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作重要性的认识, 明确责任, 安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核工作。加强对文秘人员的培养和使用, 并保持人员的相对稳定。各级领导和相关人员要带头学习公文处理知识并模范遵守, 提高认识, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二) 健全制度

根据国家标准和条例的要求, 制定本单位处理公文的制度。明确从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等岗位人员的操作规范和职责, 并严格遵守和执行, 确保本单位公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

(三) 加强学习

公文处理相关人员要注重理论学习, 特别是加强对国家标准以及条例的学习, 掌握必要的基础知识和专业知识以及公文处理知识。定期进行业务培训和学习交流, 借鉴好的经验和做法, 开展研讨交流活动, 提高综合能力。

(四) 制定模板

根据条例的要求, 结合本单位的实际情况, 按照国家标准提供的不同文种及格式的样式, 制定相应的模板, 以便制作相应公文时选择使用, 减少工作量, 同时减少出现错误的概率, 提高党政机关公文格式的规范化。

参考文献

[1]党政机关公文格式 (国家标准GB/T9704-2012) .

3.公文材料的常见错误 篇三

一、行文中的常见错误

（一）滥发文件。所发公文属可发可不发之列，或涉及的内容已在媒体全文公布过，或部门之间针对文件内容有意见分歧且未经协商取得一致。

（二）误用文种。没有严格遵守《公司公文处理办法》中关于公文文种的定义，把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。

（三）混用文种。不按文种的功能和适用范围选用文种，造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。最常见“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“函”与“请示”、“报告”混用。

（四）越级行文。本级机关越过自己的直接上级机关向更高一级的机关行文。但在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文。在越级行文时，必须同时抄送被越过的上级机关。

（五）越权行文。使用超出本机关权限的文种行文。如随意制定“条例”。“条例”只能用于党的中央组织制定规章制度，或用于特定国家机关制定法规。企事业单位制定有关规章制度可用“规

定”“细则”“办法”等事务性应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。

（六）破格行文。该用决议、决定发布的公文而“降格”用通知、通报发布。该用通知、通报发布的公文而“升格”用决议、决定发布。该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。该职能部门行文的“升格”为领导机关行文。

二、版头使用中的常见错误

（一）使用不规范版头。主要是指：使用不带“文件”字样的版头发布正式文件；使用没有版头的白纸印发文件（俗称“白头文”）；版头违背有关规定或不符合公认的约定俗成的原则，下级机关版头大于上级机关版头。

（二）红色反线当中加红色五星。只有党的机关文件在红色横隔线当中才衬托有红色五角星。企事业单位公文版头中不应使用红五角星。

（三）少数民族地区机关的公文版头没有同时使用汉语和少数民族两种语言。

三、发文字号中的常见错误

（一）年号不全。如：将“2017”省略为“17”。

（二）括弧不对。发文年度应用六角括弧“〔〕”括入，错用成圆括弧“（）、方括弧“[]””、方头括弧“【】”等。

（三）位置不当。将发文年度位置提前到了发文代字前面。发文字号在公文中的位置不正确。

（四）序号累赘。发文顺序号中编虚位“0”变成“0×”。

（五）一字号对多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

（六）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

（七）字第搭配不当。有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法。

（八）滥用“发”字。只有较高级机关的重要文件才采用“××发”字样，如“中发”代表中共中央发文，“国发”代表国务院发文。

（九）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

四、签发人标注中的常见错误

（一）应标注而未标注。上行文未标注签发人姓名。

（二）不用标注而标注。下行文标注了签发人姓名。

（三）标注不规范。签发人标注位置、字体字号不符合要求，“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

五、公文标题中的常见错误

（一）公文标题要素不全。省略“事由”使受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点。省略“发文机关名称”，不利于公文运转和办理，也不利于公文标题的引用。省略“文种”使受文者不得要领。

（二）用发文字号代替文件名称。如：“关于××〔2017〕××号文的批复”。

（三）文字累赘。标题的概括性不强，不够简明。在标题中常出现文字或词义重复的现象，如同一个标题里面，“请求”和“请示”重复使用，“申请”和“请示”重复使用。

（四）转发性通知标题冗长繁琐。层层转发公文，由于“过桥”机关多，造成该类公文标题冗长繁琐。

（五）滥用标点符号。标题中除书名号外一般尽量不用标点。书名号一般也仅限于批转法规性文件使用。

（六）发文机关简称不规范。随意简称引起歧义，或在同一个文件当中，简称前后使用不统一。

（七）标题中“试行”“草案”放在书名号之外。如：《××××管理办法》（试行），正确表述应为《××××管理办法（试行）》。如含有两个以上标题时，一般只用两个书名号。从外到内，第一个用双书名号，第二个用单书名号，第三个以后可不再用书名号。公文标题的末尾通常不用标点符号。

（八）长标题的排列不规范。标题分行排列时畸长畸短，没有按约定俗成的正梯形、倒梯形、纺锤形等形式拟制，不美观。标题分行排列时，一个词断开分在两行，割裂题意。

六、主送机关中的常见错误

（一）主送机关缺失。除通告、公告等周知性文件外，一般文件都必须标明主送机关。会议纪要主送机关一般放在文尾末页下端版记之内。

（二）表述不规范。未按照相应顺序排列。未用全称或规范 — 4 —

化简称。分类排列未遵守类内用顿号、类间用逗号的原则。

（三）多头主送。向上级机关行文，列明多个主送机关，或将同一个文号的文件修改主送机关后，同时主送多个上级机关。

（四）主送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

（五）超范围主送。文件抬头是主送“有关部门”，正文中的内容却对“各部门”都提出要求。或者文件抬头是主送“各部门”，正文中内容却只对“有关部门”提出的要求。

七、正文中的常见错误

（一）主旨不清。行文主旨不清晰，不符合单

一、鲜明、确切的要求，或一个文件多个主旨，突出表现就是文不对题，即公文标题不能很好的概括公文的主旨。

（二）引文不全。引用的公文没有注明发文机关+《标题》+（公文编号）。标题中已有发文机关的，重复注明发文机关+《标题》+（公文编号）。并列引用多个文件，没有按照先上级后下级的顺序引用。

（三）数字不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，应该用汉字的用了阿拉伯数字。同一个文件中，小数点后边保留的数字位数不一致，一般小数保留小数点后2位。阿拉伯数字表示数值范围时，没有用波浪式连接号“～”。年份没有使用公历年份的全称。同一文件中同类数字的表示方法应前后不一致。

此外，公文材料中的数值表示一般不用科学计数法、千分位分隔符、正负号等（数据表格除外）。数字一般不拆行。

（四）计量单位不规范。公文材料中没有使用国家法定计量单位，没有采用国家法定计量单位的中文名称描述。虽然使用了国家法定计量单位，但是单位的中文名称、中文符号或外文符号混用，全文上下不统一。

（五）数量单位不遵守使用习惯。随意改变数量单位约定俗成的用法。如“届”“次”不分，“个”“位”不分，“款”“项”不分等等。

（六）标点符号使用错误。使用半角标点符号。顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。较长一段文字，没有使用标点符号，或者一个逗号到底。成对出现的标点符号有前半部、没后半部。序数号“

一、（一）”“”“1.”（“1）”中的标点符合使用混乱。专用、特指词语有的加“”，有的不加“”。百分号与数字拆行。

（七）用字、用词语法错误。明显的文字性错误，如单位名称、人名有误或单位简称引起歧义。词语搭配不当，如主谓不搭配、动宾不搭配、修饰语与中心词不搭配等。成分残缺，如缺谓语、宾语残缺、缺定语中心词、缺少介词等。

（八）专有名词、词组、人名随意简称。公文所涉及的时间、人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等随意简称。文中全称、简称、半简称混用，有的直接引用文件简称，有的后边使用简称但第一次出现时不说明。公文中的人名单用姓氏加职务或 — 6 —

名字加职务表述，或只用姓名表述，前后表述不一致。

（九）非必要情况下中外文混用。直接使用外文词组，不用中文标准译名。中文专有名词直接使用其外文词组或字母符号表示，如化学物质直接使用字母分子式名称，二氧化硫写成“SO2”。

（十）人物辨识不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物不用全名，或只用姓氏加上职务，造成人物辨识不清。公文中的人名不按一定的顺序随意排列，不遵守一些约定俗成的规范。

（十一）随意使用代号或专有名词。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些公文涉及专用代号和专有名词，且不作注释，而这些专用代号和专有名词可能只有该领域的人知晓，造成普通人看不懂公文所要表达的准确意思。

（十二）行文语气、角度不当。用词不当，过度客气，感情色彩太浓。行文突兀，缺乏铺垫，没有承上启下的衔接语言。有的句子太短，语法语义不完整，表述不完善。叙述事实滥用文学语言。语言人称不准确，或一个文件中多种人称混用。语言时态不准确，分不清是已做的还是准备做的工作。

（十三）生搬硬套，冗余堆砌。语句生涩，语言混乱，内容杂糅，空虚难解。可有可无、重复交叉的字词、句子、标点符号未删掉，穿靴戴帽的话过多，行文松散拖沓。不善用代词、概述，句子较长。贯彻落实上级机关公文要求时，不顾本单位实际，直接抄用上级机关公文的内容。

（十四）语言、文字的逻辑顺序、搭配不当。领导小组成员

单位、责任单位等随意排列，没有根据责任大小、承担任务轻重、考核成绩得分多少（表彰类）、约定俗成等先后排序。列举同一类事务名称时，没有做到同一个类别未归类在一起，而是交叉列举。论述语言违反逻辑。

（十五）概念、表述、用词等前后不一致。题、文不对应，标题与其下的内容不符。首段概述顺序跟后边同样内容的顺序不一致。正文引用的标题和后边相应的实施方案、意见等的标题不一致。成员单位、责任单位等在一个文件不同位置出现，前后顺序不一致。项目进度、名称前后表述不一致。

（十六）段略划分不合适，层次序号不连贯甚至重复等。正文标题为了排比、有气势而强求句式一致，导致语句不顺、因文害意。段落层次不清晰。多个层次的几段话，有的用领句有的不用。正文中的顺序号“

一、（一）”““1.（””“1）”没有按照规范要求顺次使用，有些序号跳级，“

一、”下直接编排“1.”，有些序号跳号“

一、”后编排“

三、”，有些序号重复等。

（十七）标注“此页无正文”。公文排版后页内所剩空白处不能容下印章位置时，没有采取调整行距、字距的措施使印章与正文同处一面，而是采取标识“此页无正文”的方法，另起新页用印。

（十八）滥用尾语。在通知、报告等公文末尾加注“特此通知”“特此报告”等尾语。根据新的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及相关标准，除请示、批复、函以外，其他类型公文一般不用尾语。请示结尾可用“特此请示”“妥否，请 — 8 —

批示”一类尾语。批复结尾可用“特此批复”“此复”一类尾语。函结尾可用“特此致函”“特此复函”“此函”“此复”一类尾语。

八、附件标识中的错误

（一）有附件而不标注。公文所附附件不全或未标注附件。

（二）附件名称不规范。附件名称使用不规范的简称，或附件说明中的附件名称和实际附件名称不符。

（三）附件标注不规范。“附件”二字未顶格标注，字体不正确。只标了一个“附”字，或标注为“附表”。

九、发文机关标识中的错误

（一）未标发文机关名称，用印章代替。

（二）发文机关署名未用全称或规范化简称。

（三）署名位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。

十、成文日期标识中的常见错误

（一）将拟稿日期作为成文日期。

（二）将印发日期作为成文日期。

（三）将成文日期作为印发日期。

（四）成文日期不按领导签发时间写。

（五）汉字和阿拉伯数字乱用。用汉字书写标识成文日期，或将年月日写成“分子式”。

（六）位置不当或与落款不协调。成文日期同发文机关没有纵向居中对齐。

十一、印章使用中的常见错误

（一）当用不用。正式文件应该用印而未用印。

（二）不当用却用了。印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印，如会议纪要。

（三）位置不当。用印压到正文或附件说明，或既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

十二、抄送机关标识中的常见错误

（一）使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。

（二）抄送主送机关。既然是主送机关就不必再抄送了。

（三）滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

4.公文常见错误及整改要求 篇四

在日常生活中和公文考试中，公文标题出现的错误是非常多的，所以我们有必要总结一下公文中常见的错误，希望以后能够在公文写作和考试中避免犯这类错误。

1、三要素残缺不全

由 《办法》可知公文的标题一般由发文机关、主要内容(也称事由)、公文种类(也称文种)三要素组成。但日常生活中，可发现在实际公文写作时，会出现标题缺少事由，没有准确概括公文的主要内容的现象，如，《x x市人民政府决定》。在所有公文标题写作时，比较难拟写的是批转(转发)性通知标题，这种标题有时会缺文种，如，《X X市人民政府批转市外经委关于鼓励外商投资我市服务领域的意见》。作为批转性通知标题连通知文种都缺少，该公文显然不规范，应改为 《x x市人民政府批转市外经委关于鼓励外商投资我市服务领域意见的通知》。有的标题由于缺少介词容易产生歧义，如，《X X大学自学考试报名通告》，由于缺少“关于”完全可以理解为“x x大学自己自学考试报名”，另外“报名”和“通告”之间也缺少必要的虚词，表意不明确，应改为《X X大学关于自学考试报名的通告》。所以，公文标题三要素的残缺不全往往使标题表意不清晰，损害公文的质量。

2、事由概括不当

公文标题的主要内容通常叫事由，在 《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》这个标题中，事由仅3个字，其名词性的特征可以表明 “教师节”是已经存在的事物，这与公文内容相悖(内容是同意国务院关于建立教师节的议案，决定 9月 10日为教师节)，应为 《全国人民代表大会常务委员会关于建立教师节的决定》。又如，《X X乡人民政府关于请求新建希望小学的请示》，该公文的本意是拟新建希望小学，需请求上级拨款，事由概括不够准确，应为 《X X乡人民政府关于拨款新建希望小学的请示》。写作请示标题还应注意“申请”与“请示”不能同时使用，请示已经包含申请。如，《关于申请组建X X学校的请示》，“申请”与 “请示”重复罗嗦，事由概括不简洁，应为《关于组建X X学校的请示》。《X X省委关于上半年抓党建工作的总体安排》，“上半年”概念不准确，即使当时没有歧义也不宜提倡;“抓党建工作”的 “抓”最好不用。可改为 《X X省委关于2005年上半年党建工作总体安排的通知》。

3、文种不规范

《办法》规定的行政机关的公文文种主要包括：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。有的公文标题使用的文种不符合《办法》的规定，如，《关于X X同志工作安排问题请示的答复》中的“答复”不是《办法》规定的文种，应为《关于X X同志工作安排问题的批复》。还有的将法定的两种文种合并使用，如，《X X市人民政府关于解决抗旱保栽资金物资的请示报告》，此标题将“请示”和“报告”两种文种混在一起变化为新文种，显得不伦不类，应改为《X X市人民政府关于解决抗旱保栽资金物资的请示》。还有乱用文种的情形，如，《X X大学关于张X X等 6名同志任免决定的通知》，在《办法》里“决定”和“通知”是不同的文种，而且 《办法》第九条第五款规定任免人员应使用通知，应为《X X大学关于张X X等 6名同志任免的通知》。拟稿者为方便省事，有的标题还会缺少文种，如，《X X省人民政府关于2007年农村工作的部署》，“部署”不属于文种，应为《X X省人民政府关于 2007年农村工作部署的通知》。

4、语序不当

公文标题事由的次序不当也会产生歧义，如，《关于工业发展生产情况的报告》，“工业”与“发展”的次序不当，应改为《关于发展工业生产情况的报告》。又如，《关于组织青少年支援甘肃采集树种的通知》，由于语序不当而存在“组织青少年(用捐款捐物等形式)支援甘肃采集树种”之歧义，根据文意可改为 《xxx关于组织青少年采集树种支援甘肃绿化荒山荒原的通知》。

5虚词使用不当

公文标题的三要素组成要有顺序。如果顺序混乱，会严重影响公文的质量。“关于”的正确位置应在发文机关之后，如，《关于××省财经校向××大学联系临时住房问题的函》中“关于”与发文机关的位置应调换一下，正确的标题应为《××省财经校关于向××大学联系临时住房问题的函》。

6、语法成分残缺不全

如，《××所关于工程师职务任职资格评审委员会的函》，“委员会”前缺少必要的动词，应为《××所关于组建工程师职务任职资格评审委员会的函》 “两转 "印发错用“两转”通知标题错用现象也不容忽视，如，(××县粮食局转发 《××市粮食局转发(省粮食局转发(国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知)的通知)的通知》)，《办法》规定 “除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，该标题转发的公文属于一般的行政公文，不使用书名号;另外，层层转发有关文件的通知，可省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而在正文中说明转发情况，应改为《××县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计通知的通知》。又如，《印发(关于严格控制城市人口机械增长的通知)和(××市控制城市人口机械增长管理规定)的通知》，此公文 “印发规定”可以，但“印发通知”就不妥了。另外，根据公文内容也没必要在一份公文中印发两个文下发，而完全可以将第一份公文中的内容完善到管理规定里，规定中包含不进去而又必须讲的内容则可以在通知中指出，可改为 《××市人民政府关于印发(××市控制城市人口机械增长管理规定)的通知》。

5.各种公文的写作规范及要求 篇五

一、通告

1.通告是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。2.通告与公告的区别

（1）使用范围不同。

公告大于通告，通告面对国内社会有关方面，公告则用来公告国家重要事项或法定事项。

（2）宣布事项不同。

公告重于通告，通告常用与宣布人们应当遵守或者周知的具体事项，公告则用于公布国家重要事项或者法定事项。

（3）制发者不同。

通告由各级机关、企事业单位与社会团体公布，公告则由国家行政机关或者权利机关发布。3．通告的类型

（1）制约性公告。

（2）告知性公告。

4.通告的结构是：标题+正文+落款+尾语

标题（1）发文机关+事由+文种

正文（2）发文缘由+通告事项+尾语 例如：为、、、目的；根据、、、规定；现通告如下

结尾形式可用：特此通告；本通告自某年某月某日起施行；发出要求、号召或说明其他问题；

落款（3）应写发文机关全称或规范化简称

成文日期（4）多列于文末，有时也写于标题下。

注意：公告是国家行政机关或权利机关（党、政）一般企事业单位、社会团体不能使用。

二、通报

1.通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。2.通报属于传达和告晓性公文，大部分在机关内部使用

3.表彰通报一般用叙述性语言。

例如：一个人的先进事迹好人好事（1）先进事迹（2）精神予以评论（3）宣布表彰决定（4）希望号召。要把学习活动与本公司相联系。

批评的正文写法（1）先写错误的事实（2）批评的根据（3）分析错误的性质（4）批评错误的事项（5）善后的办法

4.通报的结构：标题+主送机关+正文+附件+落款+成文日期

标题（1）发文机关+事由+文种

主送机关（2）应为下级机关，可以是一个也可以是多个

正文（3）发文机关+通报事项+分析+决定+号召要求

注意：通知与通报的区别

通知带有指令性，通报不带；通知带有告知性，通报则开拓人们的视野，提高人们的认识，以便把工作做得更好

三．决定

1．决定是对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。2.决定特点是决策性和制约性。类型有指令性和知照性

知照性的决定事项范围：表彰先进；惩处错误；设置机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等 3.决定的结构是：标题+主送机关+正文+附件+落款+成文日期

标题（1）发文机关+事由+文种

主送机关（2）主送机关应为下级机关，有时可以免写

正文（3）发文缘由+决定事项+要求

附件（4）如有附件，应在正文下一行标注附件名称与序号

落款（5）落款位于正文下，成文日期上

成文日期（1）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方（2）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中（3）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，常用形式是：某年某月某日某某会议通过，书写时应位置居中。注意：不可以用文种决定做标题，决定要慎用，一般用于大事件

四．请批、批答函

1.请批、批答函是请批函与批答函的合称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。

2.函，平行机关或不相隶属机关之间，用于上下工作，询问有关方面内容，请求批复答复相关事项。请示、批复用于上下级机关。请批批答为不相隶属机关 3.请批、批答函的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

标题（1）发文机关+事由+文种

正文（2）发文缘由+函事项+尾语 注意：函属于商洽性公文，虽用于请准事项，但请批机关不应该把自己放在下级机关位置上，批答机关也不应该把自己放在上级位置上

五．计划

1.计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟出的实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。2.计划是一个统称。“安排”、“打算”、“方案”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”等都属于计划范畴。3.针对性，预见性 4.类型：（1）按内容分，学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教育计划、科研计划、销售计划等（2）按范畴分，国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等（3）按时间分，长期计划、短期计划、计划、季度计划、月计划、周计划等（4）按性质和作用分，综合性计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划等。

5.注意，只有计划可以用表格式。表格制作比较简便，是用于时间较短、内容较单一或量化指标较多的计划形式。

6.计划可以用（1）文章式（2）表格式

7.文章式计划结构的写法：标题+正文+尾部 标题（1）单位名称+时间+事由+文种

正文（2）前言+主体+结尾

前言简明扼要。主体，第一目标和任务，即做什么；第二，措施和步骤，即怎么做；第三，其他事项及应注意的问题。结尾，可提出执行的要求，也可展望计划实施前景

尾部（3）包括落款和成文日期

8.注意（1）深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规精神，以之作为制定计划的指导思想（2）注意从本部门实际情况出发，不脱离现实，不把任务指标订的过高或过低（3）语言简洁明了，朴实自然

六．总结 1.总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。2.总结的类型有综合性和专题性

3.年终总结属于常规性的活动。应分段写（1）回忆工作的内容（2）成果和经验（3）不足（4）用这些经验如何指导今后的工作。4.总结结构：标题+正文+尾部

标题（1）公文式标题：单位名称+时间+事由+文种

正文（2）前言+主体+结尾

前言概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩； 主体，包括成绩和经验、存在的问题和教训及今后努力的方向等；结尾总括全文，重申主旨，可以提出改进设想或展望未来

尾部（3）包括落款和成文日期

5.注意：正确的指导思想，坚持实事求是，总结出规律性的东西，分清主次，突出重点，语言简明，准确。

七．述职报告

1.述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。2.述职报告个人性、真实性、通俗性

3.结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期

标题(1)述职人+时限+文种

称谓（2）指报告的对象或呈送的部门，必须是领导机关或特定的呈送部门。

正文（3）开头+主体+结尾 开头写任职期间的基本情况；主体是履行职务的基本情况；所取得的成绩和实践经验；存在问题和努力方向；结尾一般用以上报告，请领导和同志们指正；以上就是我的述职，谢谢各位。等

4.注意事项（1）实事求是（2）突出特色（3）语言简洁

八．讲话稿

1.讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。

2.特点：内容针对性强；语言平易通俗；交流具有互动性 3．讲话稿的分类，（1）按场合分，集会讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话等（2）按讲话者身份分：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等（3）按讲话目的分；有鼓动性的、说服性的、祝贺性的、拼掉性的讲话等（4）按讲话内容分，有政治性的、军事的、经济的、文化的、学术的、礼节性的讲话等。4.讲话稿结构：开头+主体+结尾

开头（1）针对不同听众要有不同的称呼，开头一是吸引听众；二是要很快引入主题

主体（2）以讲话稿为核心，首先要围绕主旨，不可跑题；其次，要内容充实，例证生动；再则讲究逻辑性，层次要分明，使听众更好的领会讲话精神。5.注意事项：（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情

（2）讲话稿的内容要有针对性

（3）观点鲜明，主题明确

（4）语言要通俗、生动

九．市场调查报告 1.市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。

2.特点是针对性、真实性、典型性、时效性 3.市场调查报告的分类：（1）按调查范围调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告（2）按目的作用内容分，有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。

4.结构：标题+前言+正文+尾部

标题（1）单标题；正副题

前言（2）也叫引言，内容一般概述3个问题：调查的目的，调查的对象，范围，调查的经过和方法，同时也可简要概括全文主要内容和观点。

正文（3）情况部分；预测部分；建议部分

尾部（4）对前言的照应

5.注意，深入调查，充分占有材料;实事求是

十．招标书

1.招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所做的解释和说明。招标书的特点是具有明确性、竞争性、具体性和规范性。

2.招标书的类型：按性质和内容分，招标书有多种类型，如工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业竞争者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等。3.结构：标题+正文+尾部

标题（1）招标项目(单位)名称+文种

正文（2）前言+主体+结尾 前言是写明招标单位基本情况和招标的目的；主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等；结尾写明找标单位的名称、地址、电话号码和传真等

尾部（3）附件名称+落款+成文日期和附件原文

4.注意做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算、评估款项要科学合理；语言简洁、用词精确，文字、数据、图标均要求准确无误。十一.投标书

1.投标书也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。2.投标书的特点是针对性、求实性和合约性。3投标书的结构是：标题+正文+尾部 标题（1）投标项目(单位)名称+文种

正文（2）送达单位+引言+主体+结尾

送达单位顶格书写；引言说明投标的依据、目的和指导思想；主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟定标的，填写标单等；结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等。

尾部（3）附件名称、落款、成文日期和附件原文

6.公文材料格式及存档要求 篇六

一、公文格式

1.用纸。采用A4纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

2.标题。用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。副标题应居中，用楷体字，字号同正文。

3.正文。标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字，每个自然段首行左空二字，回行顶格。有不能回行的情况（如标点符号，数字年份，阿拉伯书写的数值）。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；第一层（一级标题）用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。各级标题序数左空两格，正文中的结构层次序数是：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号，二级标题序号

（一）无标点。在正文层次不多的情况下，第一层用“

一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。正文中的标题一律不加粗。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。4.行数和字数。一般每页面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3号编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。附件不和正文同页编排，应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

6.落款。单位和成文日期在正文结束以后。加盖印章的公文和不盖章的公文要求不一样。

加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，以加盖公章后，章的顶端与正文（或附件说明）空一行为准。

不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（署名和日期是一个整体，日期首字左空2字，整体尾部右空2字）标题中或副标题中有单位名称的，落款中不再出现单位名称，日期右空2字.成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、发文机关、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，发文机关、成文日期不能单独一页。

7.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。尽量双面打印，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8.用语。自评报告和汇报材料中，用语要准确。如滨州市语言文字规范化示范校，不要成了规范化学校或示范学校，不再出现普通话示范校的说法，《中华人民共和国国家通用语言文字法》和《山东省实施<中华人民共和国国家通用语言文字法>办法》应写全称，有的材料上有从网上下载的语句或段落，一定要清除下载的一些格式，如字体颜色、填充色、下划线、方框等。

9.标点符号。应该准确，各级标题单独成行时，文字末尾不加句号。

10.装订。左侧装订，两个钉子。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；平订钉锯与书脊间的距 离为3mm～5mm。

11.特殊情况。以上格式适合学校的上报文字材料、学校工作计划总结、汇报材料、活动方案通知等，老师的教案论文、学生的讲稿等字号可以适当调整。

二、档案

1.材料分类。组建档案，大类的分类是按评估项目分类，每项再按整理。先按项目分，如A1组织领导，A2宣传及环境，A2-1推普周活动，A2-2法规宣传，A2-3宣传报道，每个小项目再里面再按整理。法规宣传里面的法和办法就不用每年存了，需要按存的是其他的宣传形式。

2.档案内容。严格按照《滨州市语言文字规范化示范校评估表》上的评估标准，逐项逐条深刻理解每句话每个词，分析挖掘的越细越深越好，评估标准中的每一项都要用档案材料进行印证。学校的各项活动都要有活动方案或计划、活动通知、活动过程和总结，比赛类的要有评分标准和评比结果，尽可能保存原始的稿件，培训要有培训计划、通知、活动记录和培训内容材料，各类稿件要有责任人和成文的时间，音像或图片资料应有简明的文字说明，有关的学科教研活动，国旗下讲话，讲故事比赛，经典诵读等，特别是每年的推普周活动，要活动丰富、内容充实。要注意积累一些上级的文件资，如通知、公告、办法、规定、通讯报道等，可以从网站上下载整理，如山东省语言文字网，滨州市教育局网站，无棣县教育局网，今后要随时积累，规范打印。3.档案目录。每个档案盒内的首页应该是档案目录，要使用统一规范的卷内文件目录表样，可以向学校的档案管理员索取统一规范的卷内文件目录，目录应与盒内的材料内容应一致，目录表内所填各项应上下左右居中，全部整理完后，形成一个档案目录索引，装订成册。

4.不规范的地方怎么办

往年的怎么办，今后怎么办，迎接市评估验收的怎么办。

三、供参考的资料

1.《出版物上的数字用法》（2011年7月29日发布2011年11月1日实施的中华人民共和国国家标准）

2.《标点符号用法》（2011年12月30日发布2012年6月1日实施的中华人民共和国国家标准）

3.《中国人名汉语拼音字母拼写规则》（2011年10月31日发布2012年2月1日实施的中华人民共和国国家标准）

4.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》（国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2012年6月25日发布并于2012年7月1日开始实施）

四、补充说明