单位档案工作规章制度

单位档案工作规章制度（精选8篇）

1.单位档案工作规章制度 篇一

单位档案管理制度规定

为加强对机关文书档案和违纪人员档案的管理，保证机关档案的安全和合理利用，特制定本制度。

（一）机关文书档案是机关重要的机密材料，涉档人员应牢固树立保密保卫意识，确保机关档案的安全。

（二）档案管理人员要严格遵守保密制度。

不得擅自转移、分散和销毁档案；不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容；不得擅自将无关人员带入档案室。

（三）查阅借用档案，必须经分管领导同意。

外单位查阅档案，须经主要领导批准并填写《查阅档案申请表》，同时由查阅档案单位负责人和本机关分管领导签署意见后，方可查阅。查档人员只能查阅经同意查阅的档案材料，不得在档案材料上圈画、涂改，不得拆换、抽取、增添档案材料，未经批准不得复制、抄录和拍照档案材料。本机关档案一般不外借，特殊情况经过批准后可以借用，但必须严格手续，加强管理，借阅单位必须妥善保存，不得转借、毁损，借用时间一般不得超过一个月。

（四）保持存档地段的清洁，严禁在档案柜旁存放不利安全的物品，严禁在档案室吸烟。

经常检查防盗、防火、防潮、防蛀设施，发现问题及时报告并采取补救措施。

（五）机关档案管理由办公室负责。

文书档案管理按照县档案主管部门的要求办理，原则上时限在X年以上的文书档案应移送县档案馆保存。机关各室立卷归档的文书档案，除需要移送机关档案室统一管理的外，其余的档案由各室自行保存。

（六）档案管理人员工作如有变动，应认真做好档案及相关资料的移交工作。

2.单位档案工作规章制度 篇二

在经济的推动下, 企事业档案管理工作也逐步走向正规化, 由于起步晚, 当前档案制度还不完善, 各方面存在一些问题, 需要我们不断的分析与研究, 结合实际总结经验。具体的存在以下几个问题:1) 从大的方面来说缺少监管制度。在一个企事业单位, 档案的管理很重要, 这事随时掌握企业人员信息的资源库, 我们必须做到定期的检查, 监管部门一定要严格执行监管制度, 不能走过程的形式来工作。同时没有强制性的监管制度, 对于员工没有督促行, 积极性比较差, 不能自觉的落实每一项工作, 这样就会导致档案的差异性。2) 整个管理程序不完善。有了一个完善的监管体系, 必须要按程序落实每一项工作, 不不到位, 不出现任何差错和纰漏。由于企事业单位程序的不完善, 可能导致岗位职责不明确, 从而制度的执行力没有得到充分的表现。3) 制度之后, 修订不及时。档案的管理必须随着企业的发展, 及时修订, 更具单位的特殊性和需要性, 同时结合实际工作的经验, 对档案管理制度有所调整, 根据职能的需要做出相应的变化, 是必须的。并且还需要对档案做及时的补充和修改, 做到与制度的修订相协调、互相配合。为单位做好后盾工作, 尽自己最大的努力, 做好档案工作者的本职工作。4) 执行力差, 有章不循。由于职能部门不能做到有章不循, 有章难循。档案工作成为一种应付差事的行为或者哟与领导者与被领导者不能严格遵守制度, 促使档案管理工作的复杂化, 制度本身不能发挥其职能作用。

二、建立档案管理制度的发展方向

企事业单位档案管理的优化发展, 需要我们监理完善的档案工作管理制度, 我们必须以国家档案管理工作的有关规定为思想, 进一步发展档案工作管理, 不断的创新和发展管理体系, 促进社会主义经济发展的需要, 强大企业自身的发展需要。以档案管理的发展, 为企业的强大做出应有的贡献, 促使企业在继承的同时不断的创新。

为了实现目标, 我们具体的发展思路为:与时俱进的修订档案工作管理制度, 实现标准化发展, 做到执行具体化, 体现管理体系的规范化。

1) 以国家档案工作管理的有关规定为标准, 不断的创新企业的档案工作管理制度, 结合实际需要和发展, 与时俱进的修订档案工作管理制度, 监理标准化的企业档案管理。2) 制度的不断完善, 体现企业的发展之迅速。档案工作管理时刻与企业的实际情况相联系, 做到人、财、物整体的有机结合。这也是档案工作管理的重要体现之一。3) 执行档案工管理制度, 必须严格和规范, 每一个部门都要有专人负责, 职务的各项工作要有计划性, 不盲目的实施, 严格的考核。保证档案工作管理的连续性和稳定性。4) 制度执行具体化。制度制订以后, 必须得以贯彻执行。这样才能真正体现制度在档案管理工作中重要的作用。明确档案工作管理的重要性和必要性, 进一步说明档案工作者的作用所在, 从自身做起, 提高自己的自觉性, 实现工作的职能作用。

三、企事业档案工作制度确立的内容

在建设档案工作管理制度的前提是, 必须遵循企事业单位档案工作管理要求。可以从以下几个要求建立。1) 在建设制度的时候, 必须科学、合理, 不能盲目的抄袭或模仿。制度必须符合企业的特点和实际需要, 以此适应企业的发展。2) 在紧挨努力制度的必须简明扼要, 不能模糊不清, 给执行带来错误理解或胡乱理解, 造成制度不严明, 制度混乱不堪, 在实际操作中不实用。3) 实现制度建立的双面性。制度不仅针对不同员工也针对领导, 对于领导者和被领导者同样具有约束性。在一个单位的人员、群体、执行者, 都是制度的主要对象, 也是一个完善制度执行力的体现所在。4) 坚持制度执行的强制性。企事业档案监督部门是制定档案规章制度的主管部门和执行部门。在规章制度执行过程中, 充分体现制度的权威性。依据有关规定奖罚分明, 不因个人因素或环境因素, 导致档案工作管理制度的失效。

四、建立企事业档案制度的内容

综合实际经验来说, 档案管理工作在企业中设计的内容和环节主要有, 岗位职责管理执行过程, 国立体制本身的强制性。一个好的档案管理制度体系, 需要反映出档案管理工作的实际内容和企业单位档案管理工作具体操作内容。因此, 在建立制度的同时, 需要我们对所涉及的内容做全面的考虑, 包括多个环节的工作内容, 都应当制定相应的管理制度, 从而保证档案管理工作的顺利完成和有序进行。

五、建立一个完善的制度体系, 最后的落实工作要求

制度的落实很重要, 加入不能落实, 制度的建立本身就不具有实际意义。因此, 对于档案工作制度落实工作的要求使我们的重中之重。需要各个部门、领导、相关人员互相配合, 共同努力, 才能体现制度的作用。在制度实现的同时, 严格遵循制度是一个档案管理工作者的本职。

六、企事业单位档案工作制度建设意义和作用

1) 制度的建立是一种有效的手段, 也是管理制度正规化的标志。在实际操作过程中, 具有说服性, 可以满足单位的需求, 从根本上科学的、合理的解决工作中的问题, 激励员工的主动性, 降低管理的成本, 提高管理的综合效益。2) 有益于提高本单位工作人员档案意识。在档案管理制度的规范与指导之下, 档案部门能够更好地完成本职工作, 服务于本单位。档案的方便利用, 能使员工更为频繁地利用档案来解决工作中的一些问题, 档案的重要性更为明显, 这会有助于整个单位档案意识的提高。3) 通过制度建设可以使本单位文化落实到各项制度、程序、规则之中, 有效普及单位文化, 使单位倡导的理念被组织成员理解和接纳, 从而在客观上起到了教育员工的作用。4) 在每一个公司健康发展的同时, 都伴随着建立一个完整的管理制度, 同样档案管理也是一样的作用, 他是保证企业健康运行的必要条件, 可以促进每一个档案管理部门的各项工作顺利进行。

七、结语

目前, 社会的发展制度不断的体现出职能性。在每一个制度建立的同时, 充分体现出制度的强大作用, 在很大程度上, 档案工作管理制度的建立, 为企事业单位的发展提供了有理的基础。从实际中维护和支持这单位的快速发展个前进。为一个单位的强大和发展创造了一个有利的环境和条件因素, 这也是目前企业快速发展的原因之一。因为, 我们总是本着科学的态度, 对待档案管理工作, 从根本上理性的搞好企业的建设, 档案工作管理是推动企事业单位进步的有力保证。

摘要：随着经济社会化发展, 档案管理工作也实现了正规化发展, 逐步建立完善的档案管理工作体制。企事业单位对于档案管理工作也普遍得到了认可, 从思想上重视档案管理工作, 从实际行动中更为严格的要求工作者, 做好档案管理工作。充分体现了对档案管理工作的认识性, 实现人才资源的有效利用和归档。在经济效益方面促进了企业单位的健康发展, 也进一步为企事业单位的创新做出贡献。

关键词：档案,管理,实际性

参考文献

[1]陈奇星.对档案管理的探讨[J].科技情报开发与经济, 2005.

3.如何做好事业单位档案工作 篇三

1.1 档案工作人员“一少、二弱、三不稳”的问题比较突出。主要表现在“少、弱、不稳”三个方面。少，就是人员少。目前，事业单位从事档案工作的档案人员，多数为兼职，且一人身兼数职。兼职多，精力不够，造成来了任务突击干，应付了事。弱，就是力量弱。事业单位从事档案工作的人员中，“半路出家”的比较多，学专业的少。正规档案专业毕业更是寥寥无几。有许多人未经过专业培训即上岗。不稳，就是指档案队伍不稳。一些档案工作人员认为干档案工作乏味单调想调走，一些则安于现状，不思进取。有些领导出于某些考虑也频繁更换档案人员，更有甚者，不是档案工作人员却晋升了档案职称，造成“档案员三四年”现象。档案管理部门培训班年年办，但每年都有人不会干。

1.2 文件归档收集困难。集中统一管理档案，是事业单位档案工作的一项重要任务。但目前在一些单位，档案人员收集归档各科室文件时，像“要账”的一样到处跑，往往是跑断腿、磨破嘴，最终还是收集不齐，给立卷归档进度带来影响。2010年，我们在帮助某单位整理2009年度档案时，清理出2006年以前需归档文件60多件。档案不完整，对利用工作带来很大影响，反之，又影响归档文件的收集工作，造成了恶性循环。

1.3 事业单位档案工作缺乏活力。事业单位档案工作活力主要包括两个方面，一是领导重视与支持，二是档案工作人员的积极性。一些部门档案工作被视为可有可无的事情，档案人员兼职多，无力很好地顾及档案工作，使档案工作随意性很大，工作必须依靠外部力量来推动。如文书立卷工作，每年，档案管理部门都必须举办1～2期培训班，档案管理人员边学习、边交流、边立卷。市档案局每年都成立档案业务指导小组，到市直、区直机关及各档案协作组开展集中立卷活动，虽取得一定的成效，但还是有部分单位不能按要求完成年度立卷归档工作任务。

2 解决问题的对策

2.1 强化社会的档案意识。要以《档案法》为重点，强化宣传工作力度，形成浓厚的舆论氛围和良好的社会环境。同时，注意强化档案行政管理机构的制约能力，依法管档治档。加强档案馆工作，变“等客上门”为主动服务，扩大档案工作的知名度和影响力。

2.2 深化档案工作体制改革。现行档案工作体制是从上世纪50年代逐步建立起来的，较适合中央、省级机关。实践证明，事业单位由于编制、经费等原因，各部门和单位建立档案机构和配备人员较困难。要结合当前新形势和当地实际，研究探索事业单位档案管理工作新体制，促进档案事业发展。

2.3 提高档案人员的素质。注意加强现有档案工作人员的培训，提高其政治素质和业务素质，特别是现代科技知识的教育培训，不断适应社会主义和谐社会的发展和要求。在积极引进档案专业人才的同时，制定相应政策，稳定业务骨干，为事业单位档案工作正常健康快速发展提供有力的保证。

4.施工单位档案工作汇报 篇四

各位领导、各位专家：

大家好，我们XX公司负责承建XX工程施工任务，下面我向大家汇报一下我标段的施工档案管理工作情况，请各位领导和专家提出宝贵的意见和建议。

一、工程概况

西起XX，东至XX，全长XX米，主要施工内容有路基土石方、桥涵构筑物、路面及人行道等工程，配套市政管道包括雨水、污水、综合管沟、给水、煤气、供热、交通、照明、绿化、灌溉等内容。道路红线宽50m，左右幅车行道各15.5m，中央绿化带9m，两侧人行道和绿化带各5m。

本工程20xx年11月开工，于20xx年4月正式通过竣工验收。

二、施工文件档案管理组织安排

施工档案资料在项目建设、管理、运营、维护等工作中起着至关重要的作用，必须保证其完整性、准确性、系统性。施工过程中产生的各种施工记录、检验试验报告、质量检验评定记录等文件资料，必须认真仔细地做好收集、分类、整理、保管、移交等工作。为此，我们主要做了以下工作：

(一)落实工程资料管理人员。根据施工资料的形成规律，我们明确了工程科和质安科负责本部门工程文件资料的填报整理和收集保管工作，部门负责人为第一责任人。同时工程科还负责设计文件资料以及与业主和监理的往来文件等资料的收集和保管工作，质安科负责其它和工程质量有关的文件资料的收集和保管工作，做到任务到人，责任明确。

(二)做好学习培训工作。项目部积极组织相关人员参加建设项目档案管理的各种学习、培训、交流活动，认真学习省、市建设工程档案资料管理的有关规定和文件，制订《档案管理制度》、《文件归档范围和保管期限表》，对工程档案收集整理、保管、归档移交做出了具体要求，保证了资料管理各项工作的顺利进行。

(三)配Z必要的设备。根据工作需要，项目部配备了电脑、打印机、复印机、装订机、档案盒、文件柜等相应设备和器具。

三、施工文件档案管理

施工过程中形成的主要资料有施工合同、施工方案报审文件、各种材料出厂合格证和质保书以及检验试验资料、成品及半成品的检验试验资料、工程质量检验评定文件、安全资料及竣工图等。

由于施工资料具有多样性、分散性等特点，且数量较多，我们采取项目部统一领导，各部门与责任人分工负责的管理模式。

(一)工程合同文件的管理：合同文件主要由投标文件、施工设计图纸、工程变更文件及图纸、施工合同及补充施工协议等组成，这部分文件及时由工程科负责收集保管，其他各部门和施工班组需要时，采用打印或复印的形式分发，需要原件必须进行登记备案。

(二)施工方案报审文件的管理：开工报告、总体施工组织设计和总进度计划、各分部分项工程施工方案及专项方案等报审文件，由工程科编制，总工审核后上报监理部，经批准并返回项目部后由工程科负责收集并保管备查。

(三)各种原辅材料的出厂合格证和质保书以及检验试验资料的管理：各种原辅材料在进场验收时，出厂合格证和质保书要及时交由质安科负责保管备查;其检验试验工作由工程科统一安排进行，并负责各种检验试验报告的收集和保管备查工作。

(四)成品及半成品的检验试验资料的管理：质安科统一安排各成品、半成品的检验试验，并负责报告的收集和保管备查工作。

(五)工程质量检验评定文件的管理：施工测量放样及基槽报验资料由工程科填报整理并上报，批准后由工程科负责收集并保管;其它工序报验等中间检查验收及质量评定文件资料由质安科填报整理并上报，批准并返回后由质安科负责收集并保管备查。

(六)工程安全资料的整理归档：项目部参建工程施工的人员全部进行三级安全技术交底、培训，合格后上岗并形成书面资料归档，危险源排查必须公示，各项安全方案由质安科整理、上报、收集、保管，安全员每天进行安全检查并形成书写记录。

所有施工文件资料在工地现场保管期间，项目部针对防火、防霉、防虫、防损坏及丢失等采取了多种安全措施，通过一系列认真细致的工作，确保了施工文件档案资料的真实性、连续性和完整性。

四、工程竣工图的编制

(一)施工前工程技术人员认真审校施工设计图纸，对发现的问题及时向业主、监理及设计单位反映，根据反馈结果做好相应的记录收集，保管好反馈的.资料文件。

(二)严格按施工设计图纸和设计变更文件组织安排现场施工，同时妥善保管好所有原设计图纸和设计变更文件及图纸。

(三)在设计变更文件及图纸和现场记录的基础上，对施工设计图纸进行修改和补充，使之符合工程完工时的实际状态，形成竣工图。为保证竣工图的真实、完整、清晰，本标段竣工图全部重新出图。竣工图经监理工程师审核符合要求，并加盖竣工图章，履行了签字手续。

五、施工档案管理自我评价

在业主的统一领导和安排下，在监理部的指导和帮助下，我标段施工文件资料的收集整理及保管等工作随施工工作的逐步开展同步进行，工程完工后再统一分类整理、分装成册、编制案卷标题和卷内目录、装盒保管，最后再移交给业主归档保存。

5.本单位档案工作开展自查报告 篇五

一、领导重视，目标明确

我局领导高度重视档案工作，始终把档案工作当作一件大事来抓，实行领导负责制，明确各项职责，将档案工作落到实处，保障了档案工作的顺利开展。

二、机构健全，管理有序

一是成立了以局长任组长、副局长任副组长、各科室负责人任成员的档案管理工作领导小组。形成了以一把手亲自抓，领导班子共同抓，全局干部配合抓，层层落实的格局。

二是建立了文件材料归档制度，制定了本局文件材料归档范围和档案保管期限表，每月收集、整理、分类、归档，实行统一管理。

三是坚持做好防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防光等“八防”工作确保档案安全。

三、积极宣传，加强培训，提高素质

一是利用每周的学习会上组织全体干部职工集中学习，先后学习了《档案法》及其《实施办法》等相关法律法规，学习了《归档文件整理规则》实施细则及文书档案保管期限的规定，大家更加明确了法律的要求。

二是选派档案管理人员参加档案管理部门的业务培训和指导，使他们掌握更多的档案专业知识，提高技能，做到持证上岗，加强我局的档案管理工作。

四、严格执法，依法治档

一是坚持每年开展档案工作规范化管理年度检查以及档案保护技术等业务。通过执法检查，成功的经验得到肯定，好的做法得到推广，错误的方面得到改正，不足的方面得以加强。

二是在档案利用方面，能积极拓宽档案利用面，为本单位的工作查考提供有效服务。

三是兼职档案人员经过培训及自学，能基本按档案工作业务规范开展工作。

6.单位档案工作规章制度 篇六

一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。

二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。

7.浅析事业单位档案整理工作 篇七

关键词：事业单位,档案整理,现状,措施

企业档案主要是指对事业日常运转的情况进行记录的文件, 是企业发展的真实凭证, 也是了解单位发展历程的第一手资料。档案是在工作中直接形成的, 不是胡编乱造的, 具有一定的真实性, 具有较高的参考价值。通常事业单位的档案资料主要分为纸质文件和电子文件两部分, 里面会涉及相关人员的签名和企业的公章, 是事业单位一项重要的资产, 需要企业加强对档案整理工作的重视。随着《中华人民共和国档案法》的颁布, 事业单位认识到了档案整理工作的重要性, 将档案整理工作作为提高档案管理水平的重要内容。

一、事业单位档案管理工作的现状分析

(一) 文书档案的搜集不完整。事业单位的档案主要是由政府和相关部门之间的配合来完成的, 涉及的范围相对较广, 并且蕴含的内容相对较多, 对文书档案的搜集呈现出不完整的情况, 整理的工作量也相对较大, 任务比较繁重。并且在整理过程中, 相关的整理人员的专业素养较差, 导致各项档案整理工作呈现出不完善的情况, 不能达到相关的档案整理标准。

(二) 档案整理未能引起重视。一些事业单位的档案整理工作存在着“应付任务”的情况, 相关的领导没有意识到档案管理对企业发展的重要性, 只是将档案作为企业工作的一部分, 将收到的资料进行简单的整理, 没有做好系统的分类, 没有专业的档案管理人员进行档案的整理, 导致各项档案资料的管理呈现出不完善的情况, 不能符合标准的档案整理方法。

(三) 档案管理人员的专业素质较差。在事业单位的档案整理工作中, 大多数档案整理工作都是由企业领导的秘书来完成的, 没有设置专业的档案管理部门, 整理档案的人员大多不是档案专业毕业的, 工作时, 不能对档案整理的流程进行掌握, 导致档案整理工作呈现出不完善的情况, 不利于档案整理工作的有效开展。

二、事业单位档案整理工作的措施

(一) 规范归档的范围。档案整理工作是事业单位工作的重要组成部分, 在进行档案整理时, 必须要保障文件信息的完整性和齐全性, 对档案整理的范围进行科学的规划, 将各类文件的整理方式制定出合理的制度, 要求档案整理人员按照相关的制度标准去整理档案文件。事业单位的归档范围主要是以实际的活动为主, 能够明确地反映出档案整理的内容, 展现出事业单位日常的各项经济活动。对于接收到的资料, 应该明确资料属于哪方面的内容, 要保证企业的各项档案资料都要完整地进行归档, 防止出现档案遗漏情况的产生, 确保档案资料的价值。在事业单位的档案管理中主要是由定期保管和永久保管两部分组成, 定期保管需要结合档案的特点, 规定出档案管理的期限。而永久保管的档案, 需要无限期地保存下去, 并且里面涉及了大量的职能活动, 是企业各项经济活动内容的展现, 对社会的发展和企业档案的永久保存具有重要的作用。

(二) 加强对归档文件的整理。事业单位的档案整理活动主要是指按照档案管理的规定, 进行一系列的档案装订、档案分类、档案编号和档案排列等工作, 这些工作是档案整理工作的重要组成部分。在档案整理的过程中, 必须要保证档案的齐全性和完整性, 及时地进行档案的归档, 并对出现问题的档案进行合理的修订, 加强对归档文件的整理, 促进档案整理的合理性。

(三) 建立健全的管理机制。在对事业单位的档案资料进行整理的过程中, 需要建立在档案整理法规的基础上, 做好相关的档案规律宣传制度, 提高企业员工的法律意识, 为档案工作的开展, 奠定基础。档案的整理工作对事业单位发展具有重要的作用, 在实际的运用过程中, 能够及时地了解事业单位当前的发展情况和运行情况, 对事业单位的未来发展具有可预见的作用。事业单位在发展中, 可以充分利用档案, 来对各项工作内容进行合理的规划, 将档案管理工作落到实处, 确保各项工作的高效开展。

三、结论

档案整理工作是事业单位一项重要的工作内容, 在实际的工作当中, 应该对事业单位当前发展的情况进行了解, 对当前事业单位档案管理中存在的文书档案收集不完整, 档案工作没有引起领导的重视, 档案管理人员专业素养差等问题进行分析, 通过完善规范归档的范围, 加强对归档文件的整理, 建立健全的档案管理制度等方式, 促进事业单位档案管理工作的高效开展, 促进事业单位档案管理工作的科学化和规范化。

参考文献

[1]王军.浅议如何规范行政事业单位会计档案整理工作[J].交通财会, 2011 (12) :69-73.

[2]许丽丽.利用档案中介服务机构从事档案整理业务的利与弊[J].档案时空, 2014 (02) :35-36.

8.浅谈事业单位档案装订整理工作 篇八

关键词：事业单位 档案 归档整理装订

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（c）-0-01

装订工作是档案整理过程中的一个必要环节，装订的目的主要是便于管理和保护档案。装订之后，既固定了文件页的顺序位置，又使档案整齐美观、利于保管。档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。

1 事业单位档案装订前准备工作

在档案装订前，需要拆除文件材料上原有的容易发生锈蚀的大头针、订书针等金属性物质；对文件材料逐页复查核对，避免漏页、倒置、文字不清晰等现象。对纸张破损或大小不一的文件材料采取必要的补救措施；按照文件右边、下方整齐的要求将需要装订的一组文件洗整齐，用铁夹在右边将文件暂时固定。

2 事业单位档案装订方法

实际工作中往往会采用多种方式装订档案，以“件”为单位装订时，文件的排列按以下顺序：正文在前，定稿在后或正文在前，复印稿在后，针对某一问题韵上级批复在前，原文在后，不论采用何种装订法都要避免在装订时压字的现象，在装订后要进行检查，以“三点一线”装订时，线要紧固，以防止在利用者翻阅档案时发生掉页的现象。目前常用的归档文件装订方法有以下几种：（1）盒装法：主要用于无法进行装订或不宜进行装订的档案材料，如锦旗、印章、证书等，对这类档案采取直接装入档案盒中收藏。（2）机械法：即使用专门的装订机具在文件材料左边1厘米内将文件固定在一起。这是一种通用的装订法，主要用于单份归档文件的装订，对装订5～10页厚度的归档文件效果较好。由于通常所使用的订书钉存在生锈的问题，而且过去是采用案卷级归档，单份文件不采用订书机装订。随着不锈钢文件夹、不锈钢订书针的出现，装订法使用起来方便、省力，且不影响文件的复印、扫描，所以，现在档案装订均已普遍采用此方法。（3）粘贴法：即采用传统的胶水或粘和剂将每页归档文件粘贴起来。凡单件在5页之内比较薄的文件材料，宜采用粘贴法。粘贴时沿文件的装订边刷1～2 mm的胶水粘贴固定。（4）线装法：即将归档的档案固定后在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这种方法主要用于10页以上成卷的，不能采用普通装订机装订的档案。（5）缝纫法：对厚度在5页以上的文件，采用缝纫机沿装订线进行缝纫。使用这种方法装订时要注意先把缝纫针脚调至最大，因为密集的针脚很容易导致将纸张扎断。（6）塑钉法：是采用先在归档文件上打孔，然后穿上塑料螺钉进行紧固。用这种方法时还可以采用三种颜色的螺钉分别标识永久、长期、短期的档案。不过，采用这种方法装订也将相应地增加档案的体积和重量，而且塑料钉也存在老化的问题。

3 事业单位档案归档编排装订方法

（1）归档排列：在同一年度内，将归档文件材料区分类别后按不同的保管期限排列。这里，归档文件的排列是指在最低一级类目内，对归档文件的先后次序进行定位排列，每年都按顺序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按时间先后顺序排列。不同事由，则以事情办理完结时间先后排，将主要职能活动或重要的文件排在前面，对有共同属性的文件，例如所属各部门报送的工作总结等，可按照部门的顺序排。对相互有联系的文件要尽量放在同一个档案盒内排列，对归档过程中需要说明的事项填写在备考表中，主要包括：归档文件的完整性、质量情况、材料调整补充情况、档案检查情况，归档人、检查人、时间以及其他需要说明的问题。（2）编号和标识：档案的分类编号是用汉语拼音字母和阿拉伯数字来指代表示不同类型档案的自然形成规律和相互间的有机联系的工作。（3）选择编目方法：编目采取分号制。党政类文件材料，包括党群类、行政类两大类别的文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三级，保管期限应为最低一级类目。在编号时，对不同保管期限的归档文件分别编制流水件号。要求按“年度、类别、保管期限”分类编号。在实际工作中常用的档号编制模式有：①全宗号十年度号十分类号十件号；②全宗号十年度号十分类号十案卷号十件号；③全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号；普遍采用的档号结构、模式为：年度号—分类号—案卷号。在以上这三种模式中，可以看出，“全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号”的档号模式既能反映出单份文件的形成时间、所属类别、保管期限等因素，有利于将档案管理工作实行有效的衔接。”符合文件形成的自然规律。（4）编页号及编盒号：对归档的文件按照其原有的页数注出页数。不过，也有的省级标准规定既要编件号，也要编页号。以卷为保管单位装订后，在有文字的卷内文件页面右下角从1开始顺序编写页号。以件为保管单位装订的歸档文件材料，则编写在每份文件的右上角所盖的归档章相应的栏目内；盒号是档案包装入库排列上架的顺序号。编号时按照永久、30年、10年的保管期限顺序排列，也可以采用不同的颜色的标签分别标识保管期限，加以区别。永久、30年、10年保管期限的归档文件是要分别编衬流水件号的，30年、10年保管期的归档文件不允许混编一个流水号。（5）计算机存储：对归档文件分类编号后，将每份归档文件标题等特征信息输入计算机，在输入计算机的同时由计算机自动编排产生“件号”。根据“淡化整理、深化检索”的要求，尽可能按照文件级管理办法进行归档整理工作。将文件题名、、文号、责任者、文件形成日期、主题词等档案内容要素充分反映出来，以扩大检索途径，优花检索方式。在输入数据的同时在文件上编写件号。（6）装盒：用统一制作的案卷皮把排列好的文件材料装订起来后，填写卷面，包括：全宗号、目录号、分类号、文书处理号、单位名称、主题名、卷内文件形成起止时间、本卷张数、保管期限及卷号等项目。然后，在备考表中注出：卷内需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，最后打卷内张页号码。根据归档的文件选择好适宜的档案盒，将整理完毕不同类别和保管期限的文件按顺序排列好分别装入相应的档案盒内。

4 结语

档案管理工作能否贯彻落实到位能否被各行文单位所认可，关键在于我们档案工作者自己对档案工作的重视程度和宣传力度。档案工作虽然无法与嫦娥工程相比，却也是一项功在当代，利在千秋的事业，只要人们稍加重视，就可以收到事半功倍的效果[1]。档案事业就一定能取得飞跃的发展，我们的各项工作就一定能够得到贯彻与落实！

参考文献