文件柜档案

文件柜档案（精选12篇）

1.文件柜档案 篇一

文件档案管理制度

为保证工程部文档书籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案管理人员必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、工程部各组别须将随机的各类资料及时交予档案管理员，以便管理员适时做好资料的分类整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本工程部生产经营活动相关的事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3、做好档案柜内“五防”（防盗、防火、防尘、防潮、防鼠虫蛀）工作。

4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案.五、工程部内部员工因工作需要查阅档案资料，须到档案管理员处领取档案室钥匙即可进入查阅；外单位人员要查阅、复印工程部档案，必须经工程部领导批准后，方可查阅。

六、档案、资料的原件一般不外借，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

工程技术部

2.文件柜档案 篇二

一、“大文件”概念论述

大文件概念最早是由陈兆祦先生提出的。早在1986年出版的《档案管理学》一书中,陈先生就提出,“首先,要确定档案属于文件”。这就奠定了大文件概念的基础。1987年陈先生在一篇论文中就明确指出,“文件是一个大概念”。后来,学术界有“大文件概念”、“大文件观”、“大文件观念”、“大文件理论”、“文件论”等提法。[1]28目前学术界对“大文件”概念有两种观点:一是“大文件”概念实际上等于广义文件概念,或者是“广义文件”概念的通俗说法。二是“大文件”概念的含义实际上与“广义文件”概念不相同。

产生这种矛盾的原因在于学术界对“广义文件”概念的理解不统一造成。2000年颁布的中华人民共和国《档案工作基本术语》 对文件给出的定义为:国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。从普遍理解看, 文件是档案的前身,档案是文件的归宿,文件和档案是同一事物的不同发展阶段。而有些学者在“文件生命周期”理论传入中国后,将“文件生命周期”理论与我国的“广义文件”相结合,把“文件生命周期”本土化为“广义文件”概念,而“大文件”概念的内涵可用一句话来概括,即是指在其整个运动过程中(从文件的形成到销毁或永久保存),不论其价值形态如何的各种记录材料[2]11。这里 “大文件”概念将档案归入文件范畴,档案属于文件,文件和档案之间不再是并列关系而是包含关系。

二“、大档案”概念论述

“大档案”是时代的产物,其产生有特定的时代背景。20世纪80年代,我国档案利用的修史修志高潮退却,档案馆一直处于冷清状态。与之相反,同属信息行业的图书情报等部门的工作却如火如荼地进行着,于是档案界学者和工作者提出了“大档案”观念。什么是“大档案”?孙嘉焯认为,很难就给“大档案”下一个准确的定义,但是凡是与档案工作有直接关系的、档案部门参与后能促进其发展的有关工作,都可划为“大档案”的范畴[3]15。魏勤政认为,所谓“大档案”,指的是一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案。其相对的概念“小档案”,是指综合档案馆保存的档案及按传统观念应进馆保存的档案[4]30。这里所说的“大档案”,不仅仅指传统概念上的档案,还把一般不认为是档案的东西,如各种历史材料、图书报刊,以及礼品、奖杯等实物归纳入“大档案”的范畴里,扩大了档案的外延。

“大档案”的概念内涵,最初仅仅是档案范围的扩展,后来人们脱离具体的实践背景,尤其是档案界学者“望文生义”,简单地把“大档案”理解为“大”的档案范围。目前,关于“大档案”的论述, , 主要是为了树立一种实践思维,即建立“大档案”管理体制,改革和调整国家档案资源的归属和流向,使专业档案馆的多头管理、 、 分散管理变为集中统一管理,强化档案局在行政管理中的主体地位,逐步将属于国家所有的重要专业档案全部集中到各级档案馆,统一向社会提供服务[5]14。

三、对档案概念泛化的认识

我们说“大文件”概念、“大档案”概念是对传统“档案”概念的一种泛化理解。那么,传统的“档案”概念是什么?怎么理解“泛化”?还有为什么会出现泛化现象?

人们在社会实践中,对档案的认识不断加深,逐步形成档案的概念。在我国,我们所认为的传统的档案概念来自于《中华人民共和国档案法》中的档案定义,即档案是过去和现在的国家机构、 、 社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、 、 声像等不同形式的历史记录。从来源看,档案来自国家机构、社会组织和个人;从形成看,档案由文书转化而来;从形式来看,档案包括文字、图表、声像等不同形式;从内容来看,档案包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等各类;从价值来看,档案是对国家和社会有保存价值的历史记录。

笔者认为“大文件”、“大档案”概念是对档案概念的泛化认识。那么,首先我们就要明白什么是概念的泛化。所谓概念的泛化,是指某一概念的应用对象的范围逐步扩大,也就是内涵限定范围增大而导致概念的外延扩大的过程[6]64。徐欣云在专门研究了档案“泛化”现象后,从档案概念、工作和学术上界定了档案 “泛化”现象。她认为,在档案概念上,表现为档案界和社会大众对“档案”概念偏离传统的使用,是对传统档案概念的延伸、扩张或借用,并保持与传统“档案”语义的关联度;在学术上既表现为学术外延的积极拓展,也是档案学术核心弱化或去档案化的表现;在档案工作上,“泛化”则体现为,档案工作制度理想和档案工作现实的落差,从而使得档案工作边缘模糊不清,导致某些档案被疏忽而边缘化或“泛化”[7]3。“大文件”概念扩充了档案的范围,认为档案是文件的一部分,文件和档案不再是同一事物的不同发展阶段,而是包含与被包含的关系,这种表述是粗糙且不严谨的,是对传统档案体系中的文件概念的“泛化”认识;“大档案” 概念是对档案概念外延的拓展,把以前不被当作档案的纳入档案范畴,造成“泛档案”现象。“大文件”、“大档案”的概念外延即偏离了传统的档案概念,在档案概念的基础上对档案内涵进行了延伸和扩张。

其实,不仅“大文件”、“大档案”泛化了档案概念,前些年档案界热议的“口述档案”、“实物档案”实质上也是对档案概念的泛化理解。笔者认为,出现对档案概念泛化理解的原因有三:第一,档案概念泛化现象是社会主义现代化进程的产物。随着档案学的发展,档案信息化和社会化现象越来越突出,学术界的一些学者为了适应社会层出不穷的新现象,为与时俱进,在原有概念的基础上加上“大”字来囊括出现的新现象,故提出“大文件”、“大档案” 等概念。第二,档案概念泛化是中西理论碰撞的结果。一方面,我们认为档案学的基本理论———来源原则和文件生命周期理论都是来源于西方。改革开放后,西方档案学以新鲜的姿态冲击着我们的视野[8]192。我国的档案学学术方法和档案工作是向西方学习的结果。另一方面,我国的档案学理论又是以马克思主义为指导思想,并深受中华传统文化儒学的深刻影响,是国外档案学理论在中国特色社会主义的进程下中国化的结果,符合我国的国情。中西档案学理论既有联系又有差异,档案界学者模糊了中西理论的差异,导致对档案概念产生泛化理解。第三,档案理论与档案工作之间的脱轨。理论来源于实践,实践促进理论的发展,理论实践是相辅相成不可分割的。但是,我国的档案学者和档案工作者之间难以产生有机联盟,难以实现学术性和实践性的统一。这也是导致档案概念泛化的原因之一。

档案概念外延一直都在不断地延伸、拓宽,然而档案概念泛化直至20世纪90年代才被一些学者明确提出来,并引起关注。 或者可以这么说,档案概念泛化是其外延拓宽到一定程度的结果。在20世纪90年代相继出现几种拓宽档案概念外延的观点, 由此“档案泛化”开始以一个学术问题的姿态进入人们的视线[9]28。 徐欣云认为,档案概念泛化现象有两种视角:一是社会大众(非档案界人士)利用“档案”之名来吸引公众眼光;二是档案界(含档案专职机构和档案研究团体),扩大了档案的来源和学术研究内容, 提出 “大文件”、“大档案”说等。

对于档案概念泛化现象,笔者认为是利弊并存的。一方面,对于档案的泛化认识,可以提高档案在社会生活中的地位,扩大档案收集范围,优化档案资源结构,拓宽档案工作领域,开拓档案学科的研究视野;但是,另一方面,档案概念泛化会带来很多负面影响,比如一味拓宽档案概念范围,会导致社会公众和档案学界对档案的过度解读,模糊了工作边界,不利于档案学的发展和档案工作的开展。因此,我们要理性看待档案概念的泛化,积极引导, 避免过度认识和解读。

摘要：档案界为适应社会发展,提出了“大文件”、“大档案”等与传统档案概念不同的新名词,以囊括传统概念中没有的新现象,扩大了传统档案概念的外延。笔者分析了“大文件”、“大档案”概念,来探讨“大文件”、“大档案”是对传统档案概念的泛化认识。

3.“文件是档案的复制件”质疑 篇三

摘要：本文主要从《论档案形成在前》有关论述存在问题、文件与档案形成的不同过程、对举证的历史记载存在错误认识等几方面对“文件是档案的复制件”提出了质疑。

关健词：档案文件复制件

《档案管理》2007年第2期刊载刘东斌先生的《论档案形成在前》一文(以下简称刘文)，读后受益匪浅，但对刘文中有关“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”的观点有不同的看法，以期与刘东斌先生商榷。

1从刘文有关论述分析，文件是档案的复制件的观点是不成立的

刘文在论述档案形成在前的过程中，就“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”问题作了专门论述，并提出了三项理由。那么，刘文提出的三项理由是否成立呢?我们不妨对其三项理由作一分析：其第一个理由中有这样一段论述：“一般情况下档案形成后(文件定稿经签发印制成文后)，就将档案(文件定稿、发文签、印制的文件)存档保存。”笔者从刘文的论述中可以了解到：档案的形成时间是由文件定稿经签发印制成文：档案的构成包括文件定稿、发文签、印制的文件。也就是说，无论是从档案的形成，或是档案的构成来看，印制的文件就是档案。那么，既然印制的文件就是档案，何来文件是档案的复制件呢?如果刘文认为档案只是原始历史记录——文件定稿，而不包括印制的文件，那么，刘文的这段论述就是错误的，是自相矛盾的。因此，刘文提出的文件是档案复制件的第一个理由是不成立的。其第二个理由是“档案是唯一的，而文件则有众多复制件”。首先，从逻辑学角度来说，档案是唯一的，与文件有众多復制件之间并不存在逻辑关系，也导不出文件是档案复制件的结论：其次，档案的唯一性是相对的，并不是所有的档案都是唯一的。如中美上海联合公报，同一个公报，有中文版，又有英文版，并经双方领导人在对方文件上相互签字后生效，文件的底稿是无法律效力的，谁能说中文版的是档案，英文版的是复制件，或者英文版的是档案，中文版的是复制件呢?现实社会中这样的例子还有很多，如国与国之间边界勘查形成的文件，国与国之间形成的外交文件，商务活动中形成的合同文件等。第三，刘文认为，档案的唯一性主要是文件的定稿是唯一的，只有一份，是孤本，所以文件的定稿才是档案，而文件则是文件定稿的复制件。刘文的这一观点有点以偏盖全，现实生活中，一些文件的定稿是没有法律效力的，并不能作为以后的办事依据，也起不到应有的凭证作用，如国与国之间缔结的各种条约性外交文件，其具有法律效力的只有国与国之间的代表相互签字的正式文件，才具有法律效力，而正式文件的定稿是没有法律效力的，把具有法律效力的正式文件看作是没有法律效力的定稿的复制件显然是不正确的。由此来看，刘文提出的文件是档案的复制件的第二个理由也是不成立的。刘文提出的第三个理由是“档案作为记忆工具，记录着其形成的全部过程，而文件不具备这种功能”，“文件所承载的内容只是定稿的内容，最多还有签发人的名字”。刘文第三个理由的错误是没有用同一个角度来分析档案与文件的形成过程，在论述档案的记录性时用档案逐步形成的观点，在论述文件时用的只是文件形成的结果，割裂了文件逐步形成的过程。现实生活中，文件的形成也正是从文件的底稿、定稿逐步形成的，因此才有文件的起草、文件的定稿等称谓。文件的底稿、定稿与正式文件在文书处理阶段是一个整体，所以在归档时也常常把文件的定稿与正式文件作为“一件”来保存，只有全面、正确地理解“件”的概念，才能正确地把握文件具有记录性功能的特性。如果我们用刘文审视文件的观点来审视档案，同样能得出档案没有记录其全部过程的结果：文件的定稿能记录文件的用印过程吗?能记录文件的版头、版式情况吗能记录文件的用字大小、字体行间距情况吗?文件的一稿、二稿能记录文件定稿的情况吗，能记录领导签发的情况吗?《物权法》定稿能记录《物权法》正式文本的版式、用印、用纸、用字情况吗?严格说《物权法》定稿不仅不能反映《物权法》正式文本的情况，而且也不能直接反映《物权法》定稿以前的审议情况。它只能反映《物权法》审议的结果，并不反映审议的过程。综上所述，笔者认为，刘文有关文件是档案的复制件的观点是不成立的。

2从历史记载角度看，文件是档案的复制件的观点也是不成立的

为说明文件是档案的复制件，刘文从历史角度进行了分析，并列举历史记载加以佐证。那么，刘文列举的几则历史记载能说明文件是档案的复制件吗?下面就刘文列举的几则历史记载作一分析：刘文中列举的第一个历史记载是《周礼》“凡邦之大盟约，涖其盟书，而登之于天府。大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之”。并分析认为“国家大盟约(档案)要存放到天府(档案馆)，并将盟约(档案)复制成盟约文件发给‘大史、内史、司会及六官，分别保管，践约执行”。笔者通过查阅有关资料发现，刘文对《周礼》中记载的史实存在理解上的错误：首先“大盟约”不是指档案。从汉语发展史上看，我国古代汉语词汇是以单音词为主，有些单音词组与现代汉语中的词汇虽然相同，但并不是现在复音词的意思。如古文中的“妻子”是指妻子和儿女，“朋友”是指“朋”和“友”。因此《周礼》原文中的“盟约”并不是现在所指的盟约，而是指会盟时的承诺。现在所指的盟约古时称载书，或者简称“载”和“书”。其次，《周礼》原文中的“盟书”也不是原件。据杨伯俊《春秋左传注》卷一，隐公注解：“盟法，先齿地为坎(穴、洞)，以牛、羊或马为牲，杀于其上，割牲左耳，以盘盛之，取其血，以敦盛之，读盟约(古谓之载书，亦省称载或书)，以告神，然后参加盟会者一一微饮血，古人谓之歃血，歃血毕，加盟约正本于牲上埋之，副本则与盟者各持归藏之”。也就是说，《周礼》中记载的盟书只能是文件而不是刘文所谓的“档案”。第三，根据杨伯俊有关“盟法”的注解可知：周时大国之间会盟时，先行商议会盟事项，形成会盟文件——载书，然后根据会盟国多少复制载书，分发会盟各国带回归档。而文件的正本(载书)则随祭品一同埋掉以示神灵。也就是说，各国带回的盟书是会盟文件的副本，是文件对文件的复制，而不是文件对档案的复制。第四，‘大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之”的是盟书的副本的复制本，也是文件对文件的复制，而不是文件对档案的复制。刘文列举的第二个历史记载是《周礼》“司民，掌万民之数，自生齿以上，皆书于版……献其数于王，王拜受之，登与天府，内史、司会、冢宰贰之，以赞王治。”这段历

史记载恰恰说明司民将人口基本情况制成公文——简牍后，才呈报给君王，君王拜受后才将简牍登记并作为档案存入天府的。而内史、司会、冢宰“贰之”的是简牍的副本，而不是档案的复制件。其实，如果从周朝实行的公文正副本制度来诠释这段历史记载，则更容易理解。周王朝时，为满足其统治需要，公文实行正副本制度，即公文形成后。要根据需要制作公文副本。本机关和史官各存一份副本，正本定期报送宗庙或天府保存。也就是说，周王朝各机关及地方郡国形成的公文——简牍在呈报君王归档之前就已经有了副本。因此说，这段历史记载并不能证明文件是档案的复制件。刘文列举的第三个历史记载是《旧唐书》“凡尚书省施行制敕，案成则给程以抄之。若急速者，不出其日，凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日纳诸库”。这段历史记载分明说的是公文(敕、文案)的制作过程及制作程序，那来的文件是档案的复制件的内容，“案成则给程以抄之”是说皇帝的诏令拟制完成后，就给程以抄之，形成“敕”的副本，不正说明公文在纳入“诸库”之前就已有了正、副本吗?刘文以此来说明文件是档案的复制件着实有点牵强。刘文列举的第四个历史记载是《理会架阁札子》“应令逐案承受文字，已结绝及无行遣，限三日发送上簿，接续结押。”这段历史记载的重点应是“结绝及无行遣”公文材料的处理，“已结绝及无行遣”是指已办理和不需要发送的公文材料，应在三日内移交归档。并没有说文件是档案的复制件。刘文认为“三日办理完毕的不可能是文件，只能完成档案复制件的工作”的结论，其实是对此段记载的错误理解，此段历史记载中的“限三日”是有前提条件的，这个前提条件也十分明确，即“已结绝及无行遣”，并不是指所有公文限三日内移交归档，此段历史记载也进一步证明，公文在归档之前已经存在，公文转化为档案是有一定条件的，文件并不是档案的复制件。综上分析，刘文对其举证的四例历史记载存在着错误理解和认识，四例历史记载不仅没有直接或間接证明文件是档案的复制件，反而进一步证实了公务文书档案是由公务文件转化而来的观点，因此，文件是档案的复制件的观点是不正确的。

3从档案与文件的形成看，文件是档案复制件的观点是不正确的

档案是原始的历史记录，档案是不可以起草、修改的，应当是档案界所公认的事实。因为人们只能起草、修改原始记录，而不能穿越历史时空去起草、修改原始的历史记录。由此可以看出，档案是人类对已有的原始历史记录(包括文件)有意识保存的结果。也就是说，没有人类对已有原始历史记录的主观作用便没有档案，档案是由各种原始历史记录转化而来的。比如，现实生活中，我们把归档后的各种形式、不同载体的原始记录称作档案，把没有归档的各种形式、不同载体的原始记录称作文件、数据、材料、资料、文物、文献等，就是对档案的正确认识，也被社会各界所认可。而档案的原始记录性则来源于被其转化的已有的原始记录。人们的主观作用只是按照法定的归档程序去接收、整理、保管应归档的原始历史记录，是不允许对已归档的已有原始历史记录作内容和形式上的修改的，这种主观作用只是对已有原始历史记录物理运动形态的改变和概念上的升华，并没有改变已有原始历史记录的内容和自身形态。人类这种通过主观作用使事物性质与概念升华的例子是普遍存在的。如。人类把自己生产的产品通过交换变成商品：把自己的物质遗存通过时间的沉淀升华为文物：把一般工人通过评选成为劳动模范、先进工作者等，而商品、文物、先进工作者并不是一开始就有的，如果没有产品、物质遗存、一般工人，商品、文物、先进工作也就根本不会存在。如果按照刘文“档案是原始的历史记录，记录着档案形成的全部过程，档案一形成就是档案”观点，则档案是可以起草修改的，人类的社会活动是从起草档案、修改档案开始的，纸质、电子档案一经形成就是档案，无需归档，也无论放在什么地方，这些无需法定机构和法定程序归档保存的可以起草、修改的档案就是人类社会活动的原始历史记录。对于这样的档案。不知怎样去保证它的原始记录性?档案还具有凭证性价值吗?档案馆还有存在的必要吗?世界上又有谁能够起草原始的历史记录呢?除非这个人能够穿越历史时空，回到历史的某个片段，才能创造历史记录。既使是这样，那么这个人所记录的也仍然是那个历史片段的原始记录，而不是原始的历史记录。因为人只能起草原始记录，而不能起草原始的历史记录。而文件则不同，文件作为法定机关、团体等单位形成的具有完整体式和处理程序的公文，记录、传递并存储着其公务活动中形成的各种信息，是机关、团体等单位行使职能活动的最为原始的记录。这些原始记录是机关、团体等单位在行使职能活动中自然形成的“伴生物”，并首先以不同种类的文件形式出现。在文件形成的过程中，人们可以根据需要起草文件、修改文件直至形成正式文件，也可以根据需要对文件进行翻印和复制。人们起草、修改、制发文件的动机首先是为了满足当前行使职能的需要，而不是专门为形成原始的历史记录。就是有些专门为记录而形成的文件(如会议纪要)，也是首先为了行使职能，然后才归档保存。因此，机关、团体等单位行使职能活动的原始记录首先是以各类文件的形式出现，然后才是经过法定的文件处理程序和归档程序，使文件所承载的原始记录内容和自身形态固定化，由可更改性转变为不可更改性，进而转化为具有档案特征的原始历史记录。综上所述，从档案与文件的形成看，文件与档案都是原始记录。文件是机关、团体等单位在其行使职能活动中自然形成的“伴生物”，这种“伴生物”首先以不同种类的文件形式而不是档案形式出现，是可以起草、修改的。档案是人类活动中有意识保存的已有原始历史记录，是不可以起草、修改的。没有已有的原始记录，就不可能有档案。档案所具有的原始记录性来源于被转化的已有原始记录，是对已有原始记录的原始记录性的继承。因此，文件与档案的区别在于：文件是原始记录，而档案是原始的历史记录。作为原始记录的文件，不可能是“转化物”档案——原始历史记录的复制件。所以，文件是档案复制件的观点是不正确的。

4结束语

4.文件档案管理制度 篇四

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用，

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

5.文件和档案管理制度 篇五

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关档案工作的规章，履行本工作职责严禁对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好文件和档案的收集、分类、整理、编目工作，保证文件和档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、定期已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，写出鉴定分析报告，经领导批准后，会同有关人员一起进行认真销毁。

6、保持档案室的整洁卫生，档案案卷排列有序。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管过程中出现的不安全因素，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用本公司档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案柜。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案柜应统一编号，资料按类别排列存放。

4、维护档案安全，每个档案柜必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

5、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

三、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

四、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

五、档案统计制度：

1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

六、检查与考核

6.档案文件借阅管理制度 篇六

制

度

档案文件借阅管理制度

执行单位

文件编号

签发日期

总页码

内

容

借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店领导批准方能借阅；

一、案卷不给借出，只供在档案室查阅，未立卷的文件及资料可借出；

二、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；

三、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则，按违反《保密法》追究当事人责任；

四、借阅的档案交还时，必须当面点清，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；

五、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。

但不能带离档案室；

六、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

涉及抄报部门

酒店各部门、总经理室

签发人

签

名

部经理

现将《档案文件借阅管理制度》抄发你部，请严格执行。

总经理：

（签名）

执行负责人

签

名

总经理

兹收到《档案文件借阅管理制度》，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。

部门经理：

7.高校档案的电子文件管理分析 篇七

关键词：电子文件,档案管理,高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升,高校学生数量越来越庞大,对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展,信息化已经成为当前社会发展的主流趋势,它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物,是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式,对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率,对学生档案进行更系统科学的管理,有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

(一)提高了高校档案管理的质量和效率

随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。

(二)有利于档案管理、保护和利用

高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。

(三)适应现代化档案管理的进程

随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

(一)建立档案电子文件管理制度

高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。

(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理

档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

(四)对电子文件进行前端控制

文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。

参考文献

[1]王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.

[2]徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.

[3]粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.

8.文件柜档案 篇八

关键词：文件横向运动；档案利用

Abstract：The records vertical and horizontal motion model which created by Professor Wu Pincai of Soochow University analyzes the records motion theory on a unique perspective. It is of great significance to the development of records motion theory. However， the relationship between the horizontal motion model and records utilization is still vague and this paper will analyzes this relationship，puts forward some opinions about myself. It will be better if teachers could give the criticisms.

Keywords：Lateral movement；Records utilization；Wu Pincai

吴品才教授在《文件纵横运动论》专著中提出：“所谓文件横向运动，就是指文件在横跨两个先后开展的不同的且又相关的社会实践活动间所能发生的运动情形，具体表现为：出于A活动开展需要而形成的文件（现行、半现行或非现行均可）同时又能在B活动的开展中呈现出现行价值，即A活动的文件同时又能推动B活动的开展，成为B活动的现行文件，这样的文件我们就说它不仅拥有纵向运动，而且还拥有横向运动。”[1]

而天津师范大学的祝庆轩在《文件横向运动的内涵研究》一文中则指出，吴品才教授对文件横向运动的定义“不能全面、严谨地揭示出文件横向运动内涵的全貌，易于将此概念与文件利用概念相混淆”，因此将这一定义补充修正为：“文件在横跨两个先后开展的、不同的且又相关的社会实践活动间忠实执行文件形成意图所直接发挥现行价值的运动情形。”[2]这一概念的内涵包括三个方面：第一，它说明文件横向运动是由社会活动的复杂性和关联性决定的，即A活动和B活动之间必须存在一定程度的关联性；第二，它强调了“文件横向运动中的忠实执行性”，即A活动中的文件内容，在相关联的B活动中，必须得到严格的执行；第三，它突出了“文件横向运动中的直接推动性”，即A活动的文件内容对B活动的开展具有直接的指导和推动作用，而非间接的。

笔者认为，祝庆轩对文件横向运动概念的补充修正相对吴品才教授的定义而言更加全面和完善，这一概念突出了文件横向运动的特殊性，也反映出了文件横向运动与档案利用之间的差异。文件横向运动与档案利用不是包含与被包含的关系，二者在内涵和外延上既有交叉和重叠，又有不同。文件横向运动中的很大一部分是档案利用活动的一种特殊形式，同时，它也有与档案利用的不同之处。具体来说，就是只有当A活动的文件尚未归档，即还在现行期时被具有关联性的B活动所使用，并对B活动的开展具有直接的指导和推动作用时，才是不属于档案利用活动的文件横向运动。比如，用同样的图纸同时在不同厂家生产同样的产品。在其他情况下，文件横向运动都应被视为档案利用活动的一种特殊情况。

1 文件横向运动与档案利用的区别

第一，文件横向运动与档案利用的区别首先表现在文件发生运动所依赖的社会实践活动之间是否具有相关性。社会实践活动是复杂多样的，在不同时间、空间所开展的活动之间，可能具有一定程度的相互关联性，也可能毫不相关。而对文件横向运动来讲，两个先后开展的活动之间必须具有一定程度的关联性，是其能够成为文件横向运动的决定因素。也就是说，文件横向运动不可能在两个先后发生的、但是毫无关联社会实践活动之间产生。在A活动中产生的文件，往往会以其形成时的思想、目的或意图去指导B活动的开展。但是档案利用则未必如此。档案利用活动既可以在相互关联的两个活动中开展，又可以发生在两个并无本质关联的社会实践活动中。被利用的档案与其最初形成时所包含的思想意图目的往往并不一致，一份已形成的档案在其后的利用活动中通常会对利用主体发挥参考作用。

比如，某市初中组织学生参加档案馆举办的历史档案展览活动，并要求学生在参观之后上交一份观后感。其中一名学生就被展示的中英《南京条约》写了一篇观后感。但是，在这项社会实践活动中，文件并未发生文件横向运动，而只是单纯的档案利用活动。原因在于签订《南京条约》并履行条约内容这项活动，与写观后感这项活动之间并无关联，这份档案利用的目的，不是要重现当年《南京条约》的签订过程或者重新履行这份不平等条约的内容。在这个过程中，这份历史档案——中英《南京条约》被该学生利用，发挥了其情报价值，对该学生写观后感而言起到了参考作用，对学校而言，也起到了教育学生铭记历史、勿忘国耻的作用。

第二，文件横向运动与档案利用的区别也表现在文件在后发生的社会实践活动中，是否呈现出现行价值。文件横向运动是横跨两个相互关联的社会实践活动的运动。不仅如此，在横跨两个社会实践活动时，在先发生的社会活动A中产生的半现行和非现行文件在后发生的社会活动B中须发挥现行价值，且“将文件原形成者赋予它的意图、目的、思想如实地应用于活动B中，推动活动B继续发展”。在这一过程中，A活动中的文件再次运动至现行期，发挥现行价值。

曼努艾尔·巴斯克斯教授认为：“现行期是文件用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一般意义上说，为完成其内容规定的任务或其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”[3]比如，在古代建筑的修复活动中，过去的建筑图纸是必不可少的指导工具。这份历史档案——建筑图纸重新进入现行期，为完成修复古代建筑，完全而忠实地还原古代建筑的原貌这一目的，成为“用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具”发挥着现行价值。即在这项活动中，建筑图纸横跨了两个相互关联的社会实践活动，且在后发生的古代建筑修复活动中，将建筑图纸的意图、目的和思想如实地、没有任何改动地应用于其中，并贯穿于修复活动始终。因此，在这个例子当中，建筑图纸这份历史档案产生了横向运动。

此外，A活动中的文件能够用于推动B活动的开展，成为B活动开展的依据，并不意味着此时文件就发生了横向运动。笔者借用吴教授所举的例子来说明这一情况。如，“人事档案虽是当事人过去各种情况（出生年月、政治面貌、受教育程度、工作经历、管理能力、技能水平和奖惩等）的真实反映，是真实的历史记录，但却是干部任免、就业聘用和各种评聘的重要依据”。在这个例子当中，人事档案是在A活动中产生的，而干部任免则是相对应的B活动。显然，在这项B活动中，A活动所产生的档案“能够用于推动B活动的开展”，并且成为“B活动开展的依据之一”，但这显然是一种没有发生文件横向运动的档案利用活动，在B活动中，用人单位从档案中获取所需要的内容信息，被利用的档案只是发挥了情报价值和凭证价值而非现行价值，因此它不属于文件的横向运动。

第三，文件横向运动与档案利用的区别还表现在A活动中产生的文件，在B活动中是否没有更改且对B活动具有直接指导作用。无论是文件的横向运动，还是纯粹的档案利用活动，这份在A活动中产生的文件，对B活动的开展都会起到一定的指导作用。而文件横向运动区别于档案利用活动的特殊性就在于，A活动中所产生的这份文件，对B活动的指导作用必须是直接的，并且，这份文件在指导B活动的开展和延续中不可被更改。也就是说，针对在两个活动中都被使用的这份文件而言，后发生的B活动实质上应当是先发生的A活动的复制或者延续，这应当作为判断文件是否产生横向运动的重要依据之一。事实上，一旦A活动中产生的文件在B活动开展前根据B活动的需要被修改，则指导B活动开展和延续的文件就变成了新产生修改后的文件，而不是原来的文件了。在这种情况下，就只能说文件被利用，而不能说是文件发生了横向运动。

比如，某电器公司2011年生产了一种空调，在生产活动结束之后，空调的设计图纸被归档。2013年，该公司想要在当初生产的这种空调的基础上进行改良生产新产品，于是将原先的设计图纸根据新需要进行更改，并根据新的图纸进行新产品的生产活动。在这种情况下，原先的设计图纸在新的生产活动中，只起到了参考作用，发挥了其作为档案的情报价值，而用于指导新产品生产的是修改后的设计图纸，因而只属于档案利用活动，不属于文件横向运动。

再比如，某公司根据当代服装复古的流行趋势，将其上世纪30年代老上海时期的服装设计图纸再利用，并完全按照当时的设计进行服装生产，在这个过程中，没有对当时的设计进行任何改动。在这种情况下，新展开的服装生产活动实际上是在未被改动的原先图纸的直接指导下开展的，实质上是对之前活动产品的完全复制。因而，在这一活动中，当初被归档的档案重新进入现行期发挥现行价值，直接指导相关联的新活动的开展，并忠实地重现了当时的目的和意图。因而，这份横跨两个相关联且前后相继的社会活动的设计图纸，发生了横向运动。

第四，在笔者看来，文件尚未归档，还不属于档案范畴时，其横向运动是唯一不属于档案利用活动的横向运动。由于其尚不属于档案范畴，故其不可能产生档案利用活动。但是，这份文件依然可以在横跨两个先后开展的、不同的且又相关的社会实践活动间严格地执行该文件的现行价值。

比如某作家创作一部剧本，并由电视台拍摄成电视连续剧。在该电视剧播放过程中，某网络广播剧社在取得作家和电视台的授权之后，又将剧本制作成广播剧。在这一活动中，剧本作为现行文件，指导两项先后开展的、不同的且又相互关联的社会实践活动，并在两项实践活动中，都体现了剧本的现行价值，如实地反映了剧本内容。因此，这项活动能够成为不属于档案利用活动的文件横向运动。

2 文件横向运动与档案利用的相同点

档案利用，是档案利用者通过工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。利用者利用档案是为了研究或解决问题，以达到某种目的。同时，文件发生横向运动时，B活动也利用了A活动中文件的信息，实现了文件价值，并达到了指导B活动开展的目的。总结起来，笔者认为，档案利用与文件横向运动具有以下两个共同点。

第一，文件横向运动与档案利用活动都产生于社会实践活动中，并横跨了两个先后开展的社会实践活动。文件横向运动的突破性意义就在于，它跳出了传统的以时间维度为导向的文件纵向运动的思维惯式，转而研究文件在空间领域的运动。使得档案研究的着眼点从某一项社会活动的始终发展到复杂多样的社会活动整体。其整个运动过程，都根植于社会实践活动。同样，档案利用活动也依赖于社会实践活动而产生，没有社会实践活动，档案利用活动也就不复存在。只有利用者在某项社会实践活动中利用档案信息，档案利用活动才能开展。

第二，在文件横向运动与档案利用活动中，先发生的A活动中产生的文件，在后发生的B活动中都能起到参考作用。在笔者上文所举的例子当中，除了文件尚未归档、还不属于档案范畴时的横向运动之外，A活动中产生的文件在归档后，被B活动所利用，在这一行为中，A活动中的文件用以达到指导B活动的开展，解决B活动中的问题，推动B活动的顺利进行的目的。这一行为既发生了文件横向运动，又属于档案利用活动。因此，除不属于档案范畴的文件的横向运动之外，其余文件的横向运动均应属于档案利用活动中的一种特殊情况。

文件运动就其本质来说是文件价值的运动，其中文件纵向运动集中明显地体现了文件运动的本质，因此，对文件运动的研究大都集中在文件纵向运动上。笔者认为，文件横向运动是文件运动理论研究中的一种新的视角，它打破了文件运动的单一的时间维度，转而研究空间维度上的文件运动，对文件运动理论的发展具有很大的意义。但是文件横向运动的深入研究，不可回避的问题是它与档案利用的关系。因此，笔者通过对文件横向运动与档案利用活动进行对比研究，分析了二者之间的辩证关系，以期能够加深对文件横向运动理论的认识。囿于笔者的学识，这一分析尚有许多不足之处，权作抛砖引玉，期望更多学者参与讨论。

参考文献：

[1]吴品才.文件横向运动发生的条件[J].中国档案.2003（7）：40～42.

[2]祝庆轩，桑毓域.文件横向运动的内涵研究[J].档案管理，2012（4）：19～20.

[3]（阿根廷）曼努艾尔·巴斯克斯著，何嘉荪译.现行——半现行——非现行概念的滥用[J].浙江档案.1992（7）：11.

9.审计档案卷内文件材料排列顺序 篇九

一、第一单元 结论性文件材料（采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列）

（一）通报或公布审计结果的文件材料。如：

1、广播、电视；

2、报纸、杂志等出版物；

3、互联网；

4、新闻发布会；

5、公报、公告；

6、其他形式。

（二）审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导的批示；

（三）审计决定书及送达回证；

（四）协助执行审计决定通知书；

（五）强制执行申请书；

（六）被审计单位执行审计决定、处罚的情况报告及缴款、罚款、没收款通知书及缴款复印件；

（七）采取审计行政强制措施的文件，如：

1、暂停拨付款项通知书；

2、暂停使用款项通知书；

3、解除暂停拨付款项通知书；

4、解除暂停使用款项通知书；

5、采取保全措施申请书；

（八）审计建议书及送达回证；

（九）移送处理书及送达回证；

（十）审计报告：

1、最终定稿的审计报告（预算执行审计年底审计报告在前，年中审计报告在后，下同）

2、审计报告征求意见书及送达回证；

3、被审计单位对审计报告（征求意见稿）的书面意见及审计组的书面说明；

4、审定审计报告的会议记要或者记录摘要；

5、复核意见书。审计复核文件也可以放在第二单元最后，（亦可置于针对文件之后）。

（十一）举行审计听证会的文件材料。如：

1、审计听证报告、审计听证笔录；

2、审计听证会裁定书或不予审计听证裁定书及送达回证；

3、审计听证申请书；

4、审计听证告知书及送达回证；

5、审计听证会通知书及送达回证；

二、第二单元 证明性文件材料（按与审计实施方案所列审计事项或者会计报表科目顺序排列）

（一）承诺书；

（二）审计工作底稿汇总表；

（三）分项目审计工作底稿；

（四）原始审计工作底稿与支持此项底稿的审计证据

（六）协助查询存款通知书；

（七）先行登记保存书；

（八）暂时封存账册资料通知书；

（九）审计事实认定书、调查记录；

（十）审计所依据的法规目录或摘要。

三、第三单元 立项性文件材料（按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列）

（一）上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书；

（二）与审计项目有关的举报材料及领导批示；

（三）审计实施方案及调整审计实施方案的有关材料；

（四）调查了解记录研究形成的有关书面材料；

（五）审计通知书及其送达回证。

四、第四单元 其他备查文件材料（按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。）

10.物业公司文件档案管理制度 篇十

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

11.文件柜档案 篇十一

关键词：多重加密；数字档案；文件加密

Abstract： The traditional file encryption system-- encryption algorithm in single file format is simple and its safety is relatively low. In view of the above problems， combined with the symmetric cryptographic algorithm in DES， TripleDES， AES and one-way hash algorithm SHA-256 algorithm， we put forward a file dynamic scheme with multiple encryption to use fusion multiple encryption algorithm .This paper discusses in detail the encrypted file format design， a variety of encryption algorithms dynamically generated method， encryption and decryption process， and data integrity and security. The experiment proved its practicability， and analyzes its advantages and disadvantages.

Keywords：Multiple encryption；Digital archives； File encryption

1 引言

随着档案数字化和信息化建设步伐的加快，数字档案馆中的电子文件日益增多。但随之而来的数字档案文件安全问题成为业务发展和管理的重中之重。典型的数字文件安全问题包括非法篡改、违规拷贝、敏感文件失泄密、版权受侵害等。加密技术能为数字文件提供有效的安全保护，基于加密技术的数字签名、数字水印等应用是保证数字文件的机密性、完整性的有效手段。

一般的做法是采用单一的加密算法对文件数据进行加密[1][2][3]，加密代价低，部署实施便捷。但是，单一的加密算法易遭到诸如暴力破解、口令攻击等手段的破坏，一旦该加密机制被密码攻击手段破解，则数字文件安全性无法保证，而且数字档案管理机构更换加密机制代价、工作量非常巨大。多重加密方法可有效防御各种密码攻击手段。本文提出一种面向数字档案文件的多重加密方法，该方法按照特定的加密格式，对数字文件动态地采用多重加密算法进行加密，加密算法采用常用的对称密码算法DES、TripleDES、RC2、AES等，通过设计合理的加密格式，融合上述加密算法对数字文件进行多重加密。在实际使用过程中，该方法的加密速度和效率相比传统单一加密机制并未有明显降低，且具有更优良的安全性。

2相关算法

本文的方法所采用的加密算法包括对称加密算法和散列算法两大类。前者主要包括DES、3DES、RC2、AES，后者主要是SHA-256散列算法。首先，简介密码系统的一般工作原理：明文借助加密算法中的密钥形成密文，密文经过信道传输到接收者，接收者依托解密算法中的解密密钥成功提取明文。如图1所示。

2.1对称加密算法。DES使用64位的密钥和64位的加密向量对文件明文进行加密，加密速度较快。该算法存在弱密钥和半弱密钥，但在本文的方法中使用的加密密钥都经过了筛选，避免出现弱密钥和半弱密钥。3DES是DES的改进版本，使用192位的密钥和64位的加密向量对明文加密，安全性更高。RC2使用128位的密钥和64位的加密向量对明文加密，其优点是加密速度快，密文体积小。AES全称为“高级加密标准”，采用对称分组密码体制，是一种迭代分组密码算法，分组长度为128位，密钥长度可指定为128位、192位或256位。AES针对4个字节的字进行操作，经历一系列线性和非线性变换，从而极大降低了破译的可能。

2.2散列加密算法。本文使用的散列算法是SHA-256，SHA-256是SHA-1的改进，具有更大的数字指纹、更复杂的非线性函数和压缩函数、每一步均有唯一的加法常数等，SHA-256具有更高的安全性。

2.3加密模式。分组加密算法可以使用四种加密模式[4]，ECB是最基本的加密模式，相同的明文将永远加密成相同的密文，无初始向量，容易受到密码本重放攻击，一般情况下很少使用。CBC是明文被加密前，要与前面的密文进行异或运算后再加密，因此，只要选择不同的初始向量，相同的密文加密后会形成不同的密文，这是目前应用最广泛的模式。CFB和OFB类似于同步序列密码。本文使用CBC加密模式。

3多重文件加密方法

3.1加密文件格式设计。加密文件格式是指密文数据的文件存储格式，设计是否合理，不仅会影响加密机制的安全性，还会对加解密的速度及效率造成不良影响。本文的加密文件格式设计如图2所示。

整个加密文件分为文件头和文件体两部分，文件头又分为未加密部分和加密部分；文件体部分就是文件数据加密后的密文数据。各部分含义如下：

·Ef 部分保存加密标识，用来标识文件是不是加密文件，标志字符串为“ENCRYPTEFLAGS”，长度为14字节。解密时，首先，会根据该加密标识来确定文件是不是一个加密文件。

·Et部分保存加密时间，格式为“yyyyMMddhhmmss”，长度为14字节。主要用来加密（解密）文件体H部分时选择合适的加密（解密）算法，同时，也可以标识加密的具体时间。

·Lf部分保存原文件名长度，长度为2字节，解密时，用来确定D部分中保存的原文件名的实际长度。

·Nf部分保存原文件名，长度为512字节，存放原文件名，解密时，用来恢复原文件名。

·Ct部分保存文件创建时间，长度为14字节，解密时，用来恢复原文件的创建时间。

·Fm部分保存文件修改时间，长度为14字节，解密时，用来恢复原文件的最后修改时间。

·Cf部分保存压缩标志，固定字符串，“COMPRESSEDFLAG”，长度为11字节。

·Ed部分保存分段的文件加密数据。

3.2文件加密方式。虽然，加密算法是文档安全系统的核心，但加密算法以何种方式进行实现，是决定文档安全系统的关键。在文档安全系统中，常用的实现方式有静态加密方式和动态加密方式，静态加密是指在加密期间，待加密的数据处于未使用状态（静态），这些数据一旦加密，在使用前，需首先通过静态解密得到明文，然后，才能使用。目前，市场上许多加密软件产品就属于这种加密方式。与静态加密不同，动态加密（也称“实时加密”、“透明加密”等，其英文名为“Encrypt On-the-Fly”），是指数据在使用过程中（动态）自动对数据进行加密或解密操作，无需用户的干预，合法用户在使用加密的文件前，也不需要进行解密操作即可使用。表面看来，访问加密的文件和访问未加密的文件基本相同，对合法用户来说，这些加密文件是“透明的”，即好像没有加密一样，但对于没有访问权限的用户，即使通过其他非常规手段得到了这些文件，由于文件是加密的，因此，也无法使用。由于动态加密技术不仅不改变用户的使用习惯，而且，无需用户太多的干预操作即可实现文档的安全，因而，近年来，得到了广泛的应用。由于动态加密要实时加密数据，必须动态跟踪需要加密的数据流，且其实现层次一般位于系统内核中，因此，从实现的技术角度看，实现动态加密要比静态加密难得多，需要解决的技术难点也远超过静态加密。

本文的动态文件加密方式设计如下：

加密时，首先，取得加密时间（当前时间），待加密文件的文件名、文件名长度、文件创建时间、文件修改时间，如果文件要先压缩后加密，则Cf部分的值为“COMPRESSEDFLAG”，否则，为空值。然后，使用一个固定的32bytes长度的密钥加密文件头Et～Ct部分，加密向量取密钥的前8 bytes。采用AES加密算法加密Et～Ct部分，把文件头内容按2.1节中定义的格式写入加密文件。加密文件数据时，采用分块加密的方式，实验数据证明（如表1所示），4K bytes是一个合适的分块值，这样，可以加快数据处理速度，如果分块太大或者太小，都会影响加密解密的速度。首先，把用户输入的密钥做SHA-256运算，得到一个32 bytes的散列值，这个32字节的散列值就作为加密数据的密钥；当采用DES算法时，取前8 bytes作为密钥；当采用RC2算法时，取前16bytes作为密钥；当采用TripleDES时，取前24 bytes作为密钥；当采用AES时，32字节的散列值作为密钥，四种算法的加密向量都是取前8 bytes数据。

若Cf部分的值为“COMPRESSEDFLAG”，则先对文件数据采用ZIP算法进行压缩，然后加密。各个分块采用哪种加密算法是根据加密时间动态产生的，产生的方式如图3所示。如加密时间为“20120225171824”，每一位对4求模，结果为“2008112131020”。加密算法和每一位的模的对应关系为：0：DES；1：RC2；2：TripleDES：3：AES。根据这一对应关系，第1分块采用TripleDES加密，第2、第3分块采用DES加密，…，第14分块采用DES加密，后面的分块则重新按照第1到第14分块的加密算法进行加密，依此类推，直到所有分块都加密。因为当前时间值是不断变化的，所以，各个分块采用的加密算法根据加密的时刻不同而不同，是动态变化的，可有效地增强数据的安全性。

3.3文件解密。解密时，过程与加密时大致相反，先读取加密标志，判断文件是不是加密文件，若是，才解密。使用固定的密钥解密文件头Et～Ct部分，得到文件头的数据。用户输入的密钥，采用和2.2节中一样的处理方式，得到用于解密的密钥和解密向量。再按图2中的方法，得到各个分块的加密算法，对每一个加密数据分块采用对应的加密算法、密钥和解密向量进行解密。解密完成后，检查Cf部分的值，若“COMPRESSEDFLAG”，则对解密的数据采用ZIP压缩算法解压缩。最后，根据Lf～Cf部分还原结果数据文件的文件名、文件创建时间、文件修改时间，得到最终解密的明文结果。

3.4数据完整性。对于文件头的Ef部分，其长度在文件加密前后是不变的。对于Et～Ct部分文件头数据，加密前的长度是567bytes，采用AES算法加密后长度为576bytes。对于H部分的加密数据，由于采用分块加密的方式，分块值为4096bytes，若采用DES、RC2和TfipleDES加密算法，加密后分块的长度都为4104bytes。若采用AES加密算法，加密后分块的长度为4112bytes。这样，解密时，文件头的长度是固定的，密文数据分块数据解密正确。

4实验验证

将本文的加密方法与常用的加密工具（CryptoNet ）进行加密效率测试，CryptoNet 采用单一的TfipleDES加密算法，本文采用动态多模式的加密算法，针对1兆、5兆、10兆大小的三个文件进行加密（同一计算机平台，操作系统为Windows XP SP3，CPU为Intel Pentium4 2.8GHz，内存2GB），测试结果如表2所示。

从测试结果来看，本系统和CryptoNet在加密数据时，效率差异相差不大，本系统尽管采用多种加密算法的文件加密方案，但在加密速度上并不慢。

5结束语

本文的多重加密方法基于特定的加密文件格式，在笔者所在的档案管理业务部门得到广泛的使用。需要强调的是，本文所提的方法在加解密过程中的容错性还需进一步完善。加密密钥依赖业务主管部门的人工管理，导致密钥管理效率存在一定的问题。如何在安全性得到增强的同时，提高其加密解密的容错性，并解决密钥管理的问题，是本文进一步研究的方向。

参考文献：

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[2]张健.基于多层防御的数字档案馆安全体系[J].兰台世界，2008（16）：16～17.

[3]刘雪梅.档案信息交换过程中的安全手段[J].档案管理，2004（2）：39.

[4]Sehneier B. Applied euptography， protocols， algorithms and source code in C[M].Beijing： China Machine Press，2000：78～81.

12.浅析电子文件与电子档案管理 篇十二

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.