档案管理模式

档案管理模式（精选8篇）

1.档案管理模式 篇一

在银行档案管理中电子档案管理的应用

【摘要】主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。

【关键字】电子档案管理；银行

在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分类处理。

随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。

1.电子档案在银行档案管理中存在的问题

银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。为解决这一矛盾，某些银行对该类资料采取了电子档案和纸质档案并行的管理方式，但这又在无形中增加了工作量，增大了业务操作的复杂性。

2.在银行档案管理中电子档案的应用

2.1电子档案降低了银行档案管理的强度

在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。

2.2电子档案迎合了银行会计电算化的需求

电子档案在银行会计电算化方面存在较多弊端，平时的银行工作一般只会涉及到纸质会计档案的管理，对于电子数据的归档内容、保管期限以及会计济系统的开发资料存在很多不足，往往只是笼统管理，例如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志以及会计主管检查日志等事务性资料，由于在机构日常的管理过程中没有从档案的角度做出相应的明确规定，仅仅只在小范围内进行管理，使得会计电子数据没有被纳入统一的管理范围内，造成了会计档案的无效膨胀。会计业务系统往往也是只关注业务的需求，档案管理功能模块没有得到确定的设置，经常出现电子数据没有出口或者出口不畅的现象。2.3电子档案在银行中的应用

随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。电子档案在当今的科学经济技术的发展趋势来说，已经成为了不可或缺的必要因素，银行必须不断顺应时代的发展潮流，保持良好的业务管理，提高银行的竞争力，这对银行业务的开展具有十分重要的意义。

3.电子档案在银行管理中的发展

电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。

4.结束语

电子档案在当今时代发展当中十分重要，在银行的档案管理工作中，应结合信息化管理制度，大力推行电子存档，对纸质档案实行物理集中保管，这是各大银行档案管理的要求之一。银行要尽可能地运用电子档案进行资料的分类整理，代替纸质档案的归档存档，以减少纸质档案对库房需求的压力。同时，也要适应电子数据的不断发展变化，结合电子数据的结构特点，进行内容的扩充优化整理，支持远程查询，保证资料的查询工作，在改进会计档案坚定销毁时，应当将档案的业务价值和历史价值作为出发点，应当与银行档案相互补充、互为印证，在满足基本方针政策的基础上，创新分档原则，简化工作步骤，减低工作量，提高工作效率。

2.档案管理模式 篇二

一、加强石油企业档案管理的重要性

档案是记录一家企业从创立之初到走上正轨的重要资料, 它记录着企业每一天的经济活动, 帮助我们发现企业日常经营中的问题所在, 以便及时作出调整。通过档案上记录, 我们可以轻松查找到企业需要的资料, 同时我们也可以看到企业每一笔经济业务的来龙去脉, 了解到企业的发展现状, 为企业日后的发展提供大致方向, 也是企业转型的重要依据。

档案的记录编制是一项十分严谨的工作, 它是企业一路发展成长的印记, 也是企业不断向前发展的基石, 企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据, 确保企业决策正确。不仅是外部经营, 石油企业对内改革整顿时, 也可以根据档案记录的原始数据, 为每一项决策提供资料支持。

石油企业的档案包含了大量有用信息, 比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等, 是企业对以往经营状况的总结, 也是企业日后发展的参考资料。不仅如此, 有了档案库, 还可以大大提高工作效率, 通过电子化档案, 我们可以轻松查询到企业需要的资料, 节省时间人力, 实现高效办公, 为企业谋取更多利益。

二、档案管理中存在的问题

上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性, 但是在目前的企业经营中, 我们发现对于档案的记录管理工作, 还是存在着许多问题, 对石油企业来说也不例外。

(一) 档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说, 档案的数量是十分巨大的, 在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划, 部分企业在日常的档案管理工作中, 没有认识到档案对于企业的重要性, 只是注重档案的交接工作和合格达标, 仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存, 也因此常常出现档案断层的情况, 想要的资料查不到, 细节的资料未保存, 缺乏科学的长远规划, 给企业的运营造成一定困扰, 延误企业工作进度。

(二) 缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中, 我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度, 档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中, 经常会出现档案收集不规范的现象, 比如在档案编制时, 企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度, 发散出去的档案有时很难完整回收, 也没有健全的追责制度, 无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后, 管理力度不够, 主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视, 对平日的档案工作也过于松散, 没有形成一套完整严格的档案管理体系。

三、对于档案管理问题的对策

(一) 加强对档案管理工作的重视。对于上述问题, 我们可以从源头上一步步着手解决。首先, 我们应该对档案管理工作加强重视, 不管是企业领导还是相关工作人员, 要明白档案对于企业发展的重要性, 我们可以组织档案管理的宣传探讨会, 让档案管理人员清楚认识到自己的责任, 同时我们还可以建立一套档案管理考评制度, 以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖, 提高档案管理人员的工作积极性, 改进工作中的不足。其次, 我们可以建立健全档案交接保管体系, 增强档案管理的准确性。

(二) 引进专业性人才、完善档案管理体系。对于档案的整理保管, 我们还可以引进先进人才, 如今信息科技发展迅速, 我们在学习更先进的保管方法时, 也可以为企业引进新鲜血液, 增强企业活力, 我们也可以培养专业的档案管理人员, 提高档案管理工作人员的综合素质, 企业可以定时组织相关工作人员到档案管理部门进行学习与培训, 加强实践能力, 应对各种可能出现的情况。档案管理是一项精密的工作, 我们可以录用学习档案管理专业的人才, 他们拥有专业系统的理论知识和相关管理经验, 会进一步完善档案管理体系。在档案归档整理方面, 我们还可以采用互联网信息技术, 简化整理工作, 随着企业的发展壮大, 企业资料也越来越多, 利用先进的计算机技术, 我们可以节省更多的人力物力财力, 精简企业档案管理体系, 提高管理水平和使用效率, 也避免了因员工查阅资料而无法及时归还的问题。每份资料的借阅查询记录都可以在计算机系统上找到, 追责也更加方便, 加强了企业的档案管理能力。同时利用计算机系统, 可以有效限制不同岗位职员的权利, 上下级之间相互监督相互牵制, 防止企业档案信息的外流, 大大提高了企业档案信息安全性。

四、结语

以上只是对企业档案管理问题的一些简述, 在日常经营中, 还有许多问题没有得到解决和重视, 最重要的是企业应该从现在开始对档案管理加强重视, 并立刻着手解决问题, 这样档案管理系统的漏洞才不会继续扩大, 可以避免很多不必要的企业隐患, 让石油企业发展壮大。

参考文献

3.档案管理理念实现档案管理信息化 篇三

摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

关键词：档案管理 理念 档案管理信息化

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 档案管理信息化的优点

（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。

（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

2 档案管理信息化带来的挑战

（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。

3 实现档案管理理念创新的方式

（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

参考文献

[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.

4.档案管理模式报告 篇四

为确保我县档案管理模式改革工作顺利进行，根据省委办公厅、省政府办公厅《关于印发<安徽省档案管理模式改革实施方案>的通知》(皖办发[2006]2号)文件精神，结合我县实际，特制定本实施方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，坚持以科学发展观统领档案工作全局，按照档案工作全面融入、主动服务第一要务的原则和“四变”思路，整合档案信息资源，创新档案服务机制，破除经费国家投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起国家档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，促进我县档案事业与经济社会协调发展。

二、工作目标和主要任务

档案管理模式改革的工作目标是，用2年的时间，在全县范围内建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化，进一步增强档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为我县经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。其主要任务是：

1、整合资源，创新模式。全县所有经济、政治、科技、文化等领域的档案资源都属于此次档案资源整合范围。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机构的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交县档案馆。县档案馆做好进馆档案质量验收工作，及时接收。

2、建章立制，规范管理。加强制度建设，制定并发布有关专业档案管理制度，明确档案部门与各主管部门在专业档案形成、流转和管理工作中的关系与职责，建立流转新机制，确保各类专业档案及时、顺利、完整地移交到县档案馆。加强县档案馆内部管理，建立健全各项规章制度，提高人员素质，发挥档案专业管理优势，实现业务建设标准化，为综合开发档案信息资源打好基础。

3、科技兴档，强化服务。采用现代科学技术手段，建立馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。改进服务方式，实现信息共享，全面提升县档案馆现代化管理水平和整体服务能力。围绕县委、政府中心工作和人民群众利

用需求，加大综合开发力度，实行“一站式”服务，努力实现档案资源的最大效益。

三、实施时间和方法步骤

全县档案管理模式改革工作实施时间从2007年初开始，2008年底结束。分三个阶段进行：

第一阶段是调查研究、制定方案阶段，时间为2007年1-3月。一是开展调查研究，拟订实施方案（草案），报送省、市档案局审核和县委、县政府批准。二是建立组织，落实责任。三是做好整合档案的接收准备。

第二阶段是分类指导、实施整合阶段，时间为2007年5月-2008年6月。对分散在各部门的专业档案进行实体整合，分两批进行：第一批实施单位为县建委、国土资源局、交通局、水务局、林业局、民政局和财政局等7个单位，完成时间从2007年5月至12月底；其余单位列为第二批实施单位，在2008年6月底前全部完成。实体整合的方法是，按照建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门相配合的国家档案资源建设监管体制的要求，参照专业档案管理的相关规定，由县档案局分别与各主管部门联合制发各专业档案收集、整理、移交的具体规定，明确各自的职责，建立专业档案有序流转的正常机制。在此基础上，由县档案局派人指导，主管部门组织人员对专业档案进行规范整理，按规定及时将专业档案移交县档案馆集中统一管理。针对部分单位专业档

案较多，缺乏档案专业人员，来不及规范整理的问题，可以采取档案局聘用人员代为整理，所需费用由各单位自理。

第三阶段是完善整合、巩固提高阶段，时间为2008年7-12月。一是组织档案管理模式改革的自查工作，制定和落实整改措施，巩固改革成效。二是打造档案信息利用的平台，建设档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，开通档案信息网站，为党政机关和社会公众提供快捷、高效的档案信息利用服务，实现档案信息资源社会共享。

四、工作要求

1、提高思想认识，精心组织实施。全县各级各部门要充分认识开展档案管理模式改革的重要性和紧迫性，进一步增强责任感和使命感，切实把档案管理模式改革摆上重要工作日程，加强领导，精心组织，确保档案管理模式改革任务顺利完成。

2、加强组织领导，密切协调配合。成立县档案管理模式改革领导小组，负责全县档案管理模式改革工作的组织领导和协调指导，具体工作由县档案局负责办理。各专业档案主管部门的主要负责同志要负总责，自觉服从改革，支持改革，确定专人抓这项工作，积极完成改革任务。

3、做好舆论宣传，加强督促检查。要大力宣传档案管理模式改革的重要性和必要性，增强全社会档案改革意识，营造良好的改革氛围。为确保改革的扎实推进，由县委

5.档案局档案管理工作汇报 篇五

一是制定下发《关于开展20xx年机关档案工作测评及复查工作的通知》，明确了今年的测评单位及测评工作的程序要求、工作安排，要求各单位高度重视，制定好迎检方案，在人、财、物等方面给予充分保障，确保圆满完成测评任务。

二是召开由测评单位办公室主任及专职档案员参加的测评培训会，对20xx年的测评工作进行了详细部署，并逐条解读了《北京市区县机关档案工作测评细则》，使测评单位做到心中有数，任务明确。

6.档案管理模式 篇六

一、档案馆工作人员要严格遵守安全、保密规章制度，坚守工作岗位，切实管理好全部档案，不经领导批准，不准私自委托他人代行职务。

二、非档案工作人员，严禁进入档案房。查借阅档案时要登记，退回档案应认真填写利用信息反馈并认真检查档案，无问题后销帐放回原处，发现问题及时提出并解决。

三、应保持库房的清洁卫生，空气清新，保持适宜的温度和湿度，超差时应及时采取措施。温度应控制在 14℃～24 C，湿度控制在 45％～60％，并认真做好温湿度记录。

四、对档案定期检查、核对，发现问题及时解决。

五、注意及时通风，注意防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗。

六、档案员离开档案库房时，要关好门窗，关闭电源，确保档案安全

七、档案装具排列整齐，保持库房清洁，每周清扫一次。

八、严禁在库房内吸烟以及存放易燃、易爆等物品。

九、每年年末对库房档案的数量、质量、利用率等情况进行统计并将统计结果汇总上报到档案室。

西安思源学院档案馆

7.档案管理模式 篇七

关键词：医院档案,管理模式,改革,应用

档案管理模式改革被多次提及, 主要是原有管理中存在着制度、手段、内容等方面的问题, 导致档案管理不合时宜发展。医院档案最为重要的作用就是整理医院各项信息, 指引医院的发展方向, 但现今医院档案管理存在一些问题, 需要对其进行改革, 而加强对医院档案的管理并且不断完善档案管理模式, 是促进医院不断发展、不断提升公信力的有效途径。

一、医院档案管理内容及意义

医院档案管理内容包括从医院成立至今的发展资料、基建信息、人事信息等, 是对医院整体的信息保管平台, 对医院管理有着重要的意义。此外, 医院档案管理对于监控医院发展、提升医院工作效率等方面也起到了重要的作用, 特别是通过对文书档案的分析, 可以有效调取各单位的资料信息。例如, 行政管理手段、基础设施档案信息、党群信息档案等。并且医院的文书档案范围广, 管理程度深, 从文字影像等各方面对医院进行管理, 是医院发展的重要资源库。

二、医院行政档案管理存在的问题

(一) 管理机制主次不分, 档案管理机构重叠。档案管理形式多样, 不同行业对档案管理有不同的管理机制。在医院档案管理工作中, 管理机制主要以医院文书档案、人事档案、病历档案等资料性档案为主, 但是, 这些档案在发展过程中, 缺乏分清对保管内容的分类。对于医院发展历史、发展方向及发展前景等计划性管理内容缺乏整理。档案管理不仅仅是简单的整理收集工作, 其最重要的作用是对档案内容及数据进行分析鉴定, 但现今医院档案管理工作缺乏对档案的实质认识, 将各部分档案分离保管, 造成各科室档案有重复保管现象, 加重了档案管理的负担, 又不能便于整理, 导致档案查找不方便。

(二) 档案专业知识匮乏, 业务能力欠缺。医院是不可缺失的服务行业, 其是使人们生命得以保障的重要资源。所以, 医务人员的职责更多是如何提升专业技术、保障人们的生命安全, 对于档案信息保管方面缺乏管理意识。医院档案管理包括人事档案、文书档案、病历档案等多方面内容, 分类管理细则多, 所以, 一般档案管理人员的能力不足, 无法完全区分各档案的属性及性质, 导致档案归类出现逻辑混乱, 造成档案部分内容缺失或是分类错误, 给医院档案资源造成系统性错误, 重新整理更浪费时间精力。

(三) 信息档案形式不统一, 档案管理较分散。现今医院的档案保管形式虽然以信息档案保管为主, 但是信息技术应用的形式却存在很大问题。其一, 信息档案整合性差。一般医院档案信息都是各职能科室各自管理, 很少有信息共享数据的出现, 但是这造成了档案缺乏针对性管理现状, 一旦需要特殊病历借鉴经验, 就需要翻找所有文书档案或是病历档案, 更不利于档案管理。其二, 信息技术应用不彻底。一般医院档案管理在使用过程中, 只能达到收集、整理、查阅的功能, 缺乏对于档案系统的反馈分析应用, 而电子信息之所以逐渐占据档案管理的主导地位, 也正是因为它便捷分析、便捷函调的特点, 但医院电子档案缺乏专门的系统管理, 比如一些病历档案与科研档案分离管理, 电子档案只能搜索一方信息, 对于二者相关联的分析内容缺少, 档案管理的综合性低。

(四) 缺乏主动服务意识, 档案工作过于被动。由于医院档案管理未出现过大失误, 所以, 医院管理者对于医院档案管理的专业意识淡薄, 认为医院档案只需要保管好各项资料、便于随时查阅即可, 没有意识到医院发展与档案管理之间的必然联系。医院的经济效益来源于患者的信任、医务人员的能力及医院公信力, 这些方面在医院历史发展中都有相关档案分析。但是, 由于医院缺少这种档案管理认识, 导致医院档案管理的历史完整性无法保证, 并且一般文书档案保管是针对发展时期发生的事情、规章制度等方面被动的进行保管, 缺乏主动可发档案管理的意识, 使很多档案信息出现如果不进行记录就不进行保管的问题, 不利于档案改革发展。

三、医院档案管理模式改革的途径

(一) 提升档案管理意识, 提高档案管理效能。以上原因可以看出, 现今医院档案管理模式存在诸多问题, 需要合理有效地改善途径, 以此来促进医院管理。意识是行动的来源, 所以, 促进档案管理模式改革的首要方式就是提升档案管理的意识。首先, 提升医院管理者的档案管理意识, 档案管理人员应该将管理意见整理成发展计划书向领导提出建议, 通过档案管理信息规划医院各科室发展, 同时宣传档案管理的优点及有效手段, 将档案管理落到实处, 以提升管理意识。其次, 提升档案管理人员的信息分类整理意识。因为档案的分类有行政、人事、基建等各方面档案信息, 这些信息会有重复内容, 档案管理者需要将重复部分分块处理, 将类别差距大的内容分类保管, 将信息重复的档案建立合并档案库, 便于档案管理。各科室档案收集的信息是医院档案工作内容的来源, 只有基层档案收集准确, 才能完善档案资料的管理, 促进管理模式向系统化、规范化改革。

(二) 完善档案管理手段, 建立综合性档案资源库。档案的收集与整理应该拓宽管理渠道, 不应将档案局限于基础信息整理, 要从医院实际发展出发, 加强各分类档案信息的整合, 建立统一档案资源库, 将各科室档案资料进行统一保管, 并且可以配备一些资源分析软件, 在查找或检阅信息时, 可以出现对医院发展前景、医院发展历史等方面的反馈信息, 便于促进医院发展工作, 进而提升医院的工作效率。其次, 加强信息档案的共享, 各大医院应该建立档案共享平台, 对于一些档案资源进行分享, 提升医院的管理效率。

(三) 加强人才队伍建设, 提升医院档案管理的主动性。由于档案管理人才的缺失, 使医院档案管理发展停滞不前。所以, 医院在进行档案管理改革时, 应该不断地对管理人员进行培训。首先, 定期对档案管理人员培训各方面档案分类基础知识, 增加管理人员对医院档案信息的分类了解;其次, 让档案管理人员对医务人员进行档案管理培训, 教导医务人员如何便捷保存病人资料以及如何实现档案保管的多元化, 提升档案管理的双向发展, 促进医院档案管理向专业化模式改革。

(四) 完善管理机制发展, 保证长效规范管理。原有医院档案管理对于档案鉴定分析等内容缺乏完善机制, 在档案管理改革中应该重点关注。医院档案必须从制度上建立“收集-整理-鉴定-分析”的一体化模式, 才能促进医院管理形成科学化、规范化的管理机制。首先, 应该对医院档案整体信息进行整合收集, 建立完整的档案资源;其次, 统一规范管理, 将不同类别、不同层次的信息分类整理, 形成管理树形图, 优化体制;再次, 行政档案人员对于各科室档案进行鉴定评估, 对于重点内容进行划分, 生成分析报告, 进行科室评估;最后, 对于各分类档案进行分析, 分析医院整体发展的趋势、受影响的因素都有哪些, 从而形成医院的整体分析, 以档案信息的归类方法解决医院管理中存在的问题。

四、结语

医院档案管理的内容多, 较为杂乱, 管理体系十分受约束。在档案管理工作不断发展的今天, 医院档案管理改革刻不容缓, 面对现今医院档案管理意识差、信息技术应用性低、管理机制不完善的现状, 应该从专业性、信息性、管理机制等方面进行改革, 以确保医院档案管理模式的科学化、合理化发展, 提升资源的合理分配效率。

参考文献

[1]杨建民.计算机技术在医院档案管理中的应用分析[J].办公室业务, 2014 (05) .

[2]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报 (社会科学版) , 2014 (04) .

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8.档案管理模式 篇八

关键词：档案管理；创新理念；管理信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）03-0000-01

引言

随着科技的发展和时代的进步，传统的档案管理方式一般依靠手工记录，速度慢并且查阅不方便，这显然已经满足不了数字化时代对档案管理的新的要求，因此实现档案管理的创新刻不容缓。新的档案管理方式具有高效、持久、安全等的优势，在当今世界越来越多地采用。创新档案管理方式首先要创新管理理念，其次要提高技术创新，最后将这些运用于实践。同时，还要档案管理创新引起社会的广泛关注，从建立制度、利用新型技术到实际管理的理念和运用，为我国档案管理事业的发展提供经验。

一、档案管理信息化的优点

（一）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机在输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。

（二）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。

（三）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（四）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

二、档案管理信息化带来的挑战

（一）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理认为的信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，以及黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大的挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（二）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（三）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使我们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。

三、实现档案管理理念创新的方式

（一）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。

（二）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现的了许多档案管理的问题。因此档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（三）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（四）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。

结语

综上所述，档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

参考文献

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