企业档案信息化建设

企业档案信息化建设（精选11篇）

1.企业档案信息化建设 篇一

企业档案信息化建设的实践与思考

摘 要：对于广大社会企业而言，稳定的发展一直都是企业的重要追求目标。作为现代企业档案信息资源利用和开发的基础，企业档案建设的信息化是企业实现信息化的基本构成部分。我们必须充分认识到企业档案信息化建设的重要作用，并对其积极的进行推进，但这并不意味着企业档案信息化建设就是一帆风顺的，其过程中依然会存在诸多的问题，为了企业档案信息化建设的顺利、稳定发展，我们应该大力进行企业档案信息化建设的研究与探讨。因此，本文将对企业档案信息化建设的实践与思考进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词：企业档案；信息化；建设

随着信息技术的持续发展和普遍应用，在科学的管理方法和组织思想的指导下，通过高科技手段的利用与支撑，深入挖掘和有效整合企业档案信息资源，以推进企业档案的信息化建设，是现代企业实现持续发展的必由之路，也是确保企业档案工作科学性、有效性的重要基础。当前，企业档案管理工作的现状

随着经济社会的持续发展，企业档案管理的信息化越来越成为推动企业可持续发展的重要力量。但是，在实践操作过程中，我国企业档案管理工作特别是档案信息化建设仍存在着很多的问题。

1.1 缺乏优良的人才、技术和资金条件

当前，我国很多的社会企业对企业档案管理工作的重要性缺乏清晰的认识，企业的档案管理缺乏必要的技术和设备设施支撑，信息资源缺乏先进的数字技术设备承载，企业档案网站建设水平参差不齐，这是国内企业普遍面临的现状。怎样用电子版信息资源取代常规性的印刷资料，实现信息资源的真正共享，是我国大部分企业必须面对和思考的问题。企业档案管理工作中，高水平、高素质信息管理人才的缺乏，信息资源挖掘和开发的不足是我国企业推荐信息化建设所面临的重大困境之一。对于广大企业高层管理人员来说，由于各种条件的限制和自身思想认识的原因，他们不愿在档案信息化建设中投入过多的资金和精力，致使企业档案信息化建设资金严重缺乏，这也是这些问题产生的重要原因。

1.2 相关规范和标准的缺乏

缺乏科学的组织和规划是我国企业推进档案信息化建设过程中面临的又一突出问题，部分企业信息化建设的失败会在一定程度上影响企业企业信息化建设的正常开展。因此，为了确保企业档案信息化建设的标准性和规范性，我们必须重视统一标准和规范的建立和完善工作，用统一的建设标准和规范约束企业档案信息化的建设。但是，对于我国绝大部分社会企业来说，它们在档案管理中都没有进行过科学的规划，致使企业档案管理工作效率十分低下，低水平重复建设和各自为政的现象层出不穷，严重制约着企业信息资源的合理利用。同时，企业档案管理和规范的缺乏，也会在一定程度上影响档案管理工作人员工作积极性的发挥，进而会对企业预定目标的达成造成一定的干扰。

1.3 企业信息管理缺乏有效的衔接

我国企业档案管理工作由于管理机制的相对落后，其与企业的各管理、生产环节的联系相对有限，使得企业各部门之间缺乏有效的联络，企业档案信息资源管理与企业其他环节的信息管理之间缺乏有效的衔接。

1.4 企业档案资源的利用水平不高

尽管信息技术获得了非常快速的发展，但是，在企业信息资源管理过程中，企业的文书处理与生产活动和企业档案管理工作并为进行良好的结合，使得企业档案信息的管理工作效率非常有限，并逐渐成为我国企业档案信息资源管理建设中的一大弊病。在这种背景下，一体化的文档管理工作更是无从谈起。企业档案信息化建设的构想

2.1 提升信息化水平，构建信息化模式

为了实现档案管理工作的数据化和网络化，提升自身的信息化水平，社会广大企业必须强化自身设备设施的养护工作，加大对硬件设备建设工作的投入。尤其需要明确认识到多媒体技术的重要性，使其在档案信息化建设中充分发挥作用，建立完善的信息化档案数据库。及时检查、更新自身的档案信息操作系统，逐渐改善印刷档案的弊病，通过信息技术的充分应用来促进自身信息资源的高度共享。因此，必须强化多媒体的利用，建立完善的档案信息化模式，优化处理自身的电子信息资源，根据信息资源的性质和具体内容分类进行处理。

2.2 强化规范化和标准化建设

随着社会的持续发展和进步，企业档案管理工作的组织建设也应与时俱进，跟随社会的进步而不断发展，同时，企业也要不断加强自身的档案信息化建设和制度建设，以确保自身各项工作的有序进行。再者，为实现自身档案信息资源管理各环节中技术和业务的有序衔接，企业也必须同步进行档案信息化规范和标准的建设工作，规范自身的档案管理流程，为企业的坚持、持续发展奠定基础。

2.3 注重团队素质建设

随着信息技术的快速发展，我们逐渐步入了信息化时代，在这一时代背景中，综合性技术收到企业越来越多的青睐。特别是在企业档案信息化建设的过程中，企业更是必须注重自身人员素质的建设和提高的问题，强化信息化人才建设工作，通过采取各种有效手段，将档案资源的“管理者”升级为档案资源的“开发者”，为档案信息化建设奠定坚实的人才基础。因此，企业必须注重自身文化氛围的创设，为高素质、高水平的信息化人才创造更多的施展空间，提升自身的人才创新意识，通过教育培训、专题讲座、研究探讨等方式对信息化技术人才进行培训，建立一支理论知识丰富、专业技能过硬、综合素质水平较高、业务精良的专业管理团队，为档案信息化建设提供充足的人才资源支撑。

2.4 加强安全体系的信息化

作为档案管理工作的重要内容，信息安全在档案信息化建设中的作用理应受到充分的关注。因而，为了保证企业档案信息资源的安全，企业必须充分重视档案信息的安全防范工作。通常来讲，企业都是通过网络防火墙的安装来确保自身档案电子信息资料的安全的，但是，这并非是绝对的安全保障。为了提升自身数据资料额安全性，企业必须多措并举，采用多样化的安全防范措施。例如，对自身的计算机数据系统进行定期的防护和维护；对数字化档案实施加密防护等都是比较不错的信息安全体系手段。

企业档案管理信息化建设的意义

企业档案信息化建设旨在通过现代扫描、通讯、和网络技术的应用对企业档案资源管理进行完善和优化，其实质就是由以实体档案保管的传统档案管理模式向以网络化、数字化的现代档案管理模式的转变。随着企业自动化办公的持续推进和信息化建设的不断发展，社会企业想要实现稳定、优良的发展，就必须对自身档案信息资源的价值进行充分的利用。企业档案信息化建设是我国经济社会持续发展的内在要求，也是现代企业信息化管理的需要，一体化的档案信息管理模式是企业发展的必由之路，也是企业快速发展的重要支撑。我们必须对企业档案信息化建设的优点和缺点形成充分的认识，意识到其与企业发展之间存在着非常紧密的联系。在信息化建设的大背景下，传统的企业实体档案管理模式以很难满足企业档案管理的需求，为了适应企业发展的要求，满足现代企业管理发展的要求，企业必须改变自身的档案管理工作方式和管理模式。企业档案信息化建设必然会随着企业信息化的发展而逐渐发展，以满足企业档案信息资源开发和利用的客观需要，在这一过程中，企业档案信息化管理体系的构建就是一个非常行之有效的措施。同时，企业还必须意识到档案信息化建设也是档案信息资源整合、档案资源价值提升的重要途径，档案建设的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，还能为自身的发展提供更多的信息资源和更好的服务，进而能够进一步促进自身的信息化和网络化。结语

社会企业档案信息化建设是一个系统性的、长期性的工程，它不但会涉及企业资金、技术和人力的投入，而且还会涉及到法律建设、体制建设和机制建设等方面的问题。为了有效应对世界科技的快速发展，促进自身的进步，企业必须不断强化自身的档案信息化建设，以实现企业自身的信息化。

参考文献

[1]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案.2010（03）

[2]吕萌，于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用.2012（05）

[3]张宇凡.基于.NET的昆明市公安局警员人事信息管理系统的设计与实现[D].电子科技大学 2013

[4]孟庆琳.浅谈信息时代的档案管理和档案资源开发[J].科技情报开发与经济.2006（02）

[5]戚艳.试论档案信息网络化建设的必要性与可行性[J].镇江市高等专科学校学报.2003（02）

[6]黄波.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].信息化建设.2016（01）

2.企业档案信息化建设 篇二

一、统一规划, 分步实施

信息化建设是一项技术含量高的工程, 也是一项系统工程, 如果各自为战必定形成不了优势, 统筹规划是企业信息化发展的关键环节。档案信息化建设目标必须具体、可度量、可实现、与其他目标相关联、有明确的时限要求。要结合企业自身实际, 制定切实可行的长远规划和近期计划, 努力做到近期目标与长远目标相结合, 采取先易后难、循序渐进、逐步推进的工作方法, 不能急于求成, 要稳扎稳打, 才能取得较好效果。

二、档案信息化建设纳入企业信息化建设总体框架内

档案工作是企业的基础性管理工作, 以前, 档案的信息化基本上是封闭在档案部门, 发展起来也非常吃力, 虽然在提高效率上有一定成效, 但是离企业的要求差距甚远, 与企业发展的脚步也极不协调。只有将档案信息化建设纳入到单位的总体规划中, 分阶段实施, 逐步解决企业档案管理中的难题, 档案的信息化建设才能前进。企业档案工作的定位, 首先是为生产服务, 为企业经营服务。因此, 企业档案的信息化建设不可能是自我封闭, 而必须与企业总体生产和经营决策的信息化管理有机地结合起来, 在其中找准自己的位置, 才能真正地保证把档案的信息化建设好。只有把档案信息化建设纳入企业信息化建设总体框架中, 才能保证档案信息化建设有效进行。企业在制定和实施企业信息化建设规划中, 应充分考虑档案信息化建设的需求, 从资金的投入、设备的配置、网络的构架到前期准备工作、人员培训等方面都作出具体安排, 以保证档案信息化建设顺利进行。

三、做好企业档案信息化建设的基础性工作

加强基础工作, 做好企业档案的归档和管理工作。加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理;加强对电子文件的归档和管理, 防止电子信息的丢失, 避免重复劳动;注重档案信息数据库和网络系统的开发, 建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验, 与办公自动化、政府网、互联网等系统相连, 建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统, 构筑企业信息网络报送及应用平台, 推进电子文件的归档、接收、保管与利用, 做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前, 保存的企业档案主要是传统载体档案, 数字档案信息很少, 为此, 要加快传统载体档案信息资源的数字化进程, 扩大数字档案信息资源总量。同时, 应从法律、法规、组织管理、技术保障、基础设施等方面统筹考虑, 构建档案信息安全保障体系, 制定和实施档案信息安全保障战略规划, 加强管理, 建立应急防范机制, 运用先进的信息安全保障技术手段确保企业档案信息的安全。

四、企业档案信息化建设中的标准规范制定

标准规范是档案信息化建设的基础, 没有标准就无法生成统一规范的数据, 数据不规范就无法交换和利用、保存, 生成的数据就是无用的, 所以它是档案数据信息管理和利用不可或缺的必要条件, 是档案信息化建设的法律保障。国家档案行政管理部门已经对档案信息化过程中涉及的部分内容制定了一些管理制度、规范和标准。企业档案部门也应根据自身管理的特点, 参照国家标准和相关行业的标准规范, 制定出适合本企业开展档案信息化的规范、制度和标准, 从技术与管理两方面, 确保档案实体与信息的安全, 确保网络传输及档案数据库的安全。只有加快企业档案信息化标准规范的制定, 才能使档案信息化建设有法可依、有章可循, 保证企业档案信息化建设规范、顺利地进行。

五、企业档案信息化建设的人才培养

3.企业档案信息化建设的思考 篇三

关键词：企业档案；信息化；实施策略

中图分类号：G252 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）18-0142-02

1 信息化建设是档案事业发展的必然趋势

企业档案信息化建设就是要利用计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术等，将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式表达、存贮，通过网络化相互连接，实现档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化。企业档案信息系统覆盖了企业信息流管理的全部范围，涉及企业中所有重要的具有保存和利用价值的信息。档案部门作为企业信息收集、整理、保管和传递的中心，必须抓住信息时代的机遇，在企业信息系统的管理中发挥主导作用，将档案部门建设成真正意义上的信息资源中心。

2 档案信息化的优越性

2.1 提高工作效率

档案信息化能充分发挥信息网络传输速度快、信息量大的优势，使文件材料能及时归档，并尽快提供利用。信息化后的档案信息超越了时空界限，系统中的电子文件能迅速、准确地反映其当前流转状态，可更高效地服务于企业生产的全过程。

2.2 提高经济效益

载体性质和传递方式的变化，使档案信息资源实现了高度共享。对传统管理模式下纸质文件材料归档多份的单位，可减少归档份数，有效节省档案装具和存放空间，避免多份印制造成的纸张和人员的浪费，节约人力、财力和物力，提高经济效益。

2.3 促进企业快速发展

通过信息化建设形成的丰富电子信息资源，促进了信息资源的流通、利用和共享，查阅利用起来极为方便、迅速。企业以低信息成本实现档案资源共享，有效降低信息化企业生产成本，提高企业核心竞争力，促进企业快速发展。

2.4 促进组织结构和业务流程优化

档案信息采用电子文件管理，根据业务流程，以不同管理层次的权限对信息予以支持，加强了决策层与执行层的直接沟通，通过对等的信息传递协调企业内各相关部门之间的活动，促进了相互间知识和经验的交流。实现动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥了流程化管理的最佳效率。

3 有效推进信息化建设的策略

要加速推进档案信息化建设进程，充分发挥信息化管理优势，必须采取有效措施积极应对档案事业发展中不断出现的问题。

3.1 科学规划，分步推进

企业档案信息化总体规划的制定，必须服从企业发展战略，通过深入调研企业自身特点和发展目标对信息需求，对不同时期的档案加以分析，制定出符合企业自身实际又切实可行的档案信息化长远规划和近期计划。采取渐进的方法，分步实施，持续发展。

3.2 建立健全规章制度，积极推进标准化、规范化建设

管理要创新，必须要有健全、完善的工作机制，以促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要在实践中，通过不断的丰富和完善，形成一套职责明确、程序严谨、运转灵活、系统完整的工作程序，减少档案管理中非信息因素的变化引起信息传递障碍，加快企业档案信息化建设的进程和质量。

3.3 正确处理高效利用和安全保管的关系

信息系统深入、广泛的应用，形成的质优量大的档案信息能提供多方位、多角度、系统、快捷、准确的用服务，满足各类利用需求。必须树立大安全观念，通过对信息本身与信息工作人员两个方面实施管理，确保突显出来的档案信息安全。

档案信息安全包括档案实体安全和电子信息安全两部分。传统的档案实体安全可通过加强档案实体流动过程的监控管理予以保证。要保证电子信息的安全，必须针对电子信息的特点和不安全因素，建立信息安全机制，通过加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系统及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

档案信息人员涵盖各个环节，每一位接触档案信息的人员，包括信息产生者、利用者与档案人员。在信息时代，档案信息人员所接触到的信息较之以往任何时候都更加频繁和密集，其中不乏企业的核心数据信息。必须建立严格的规章制度，确保涉密档案信息数据不超出限定知悉范围；强化保密教育，建设一支高度自觉、遵纪守法的信息工作人员队伍。

3.4 加强高素质人才队伍建设

3.4.1 强化信息意识。档案人员必须强化档案信息意识，找准档案工作为企业服务的切入点，有针对性地策划、设计出不同层次的信息服务内容、范围和形式，做到把正确的信息在正确的时间以正确的方式传递给正确的对象。

3.4.2 强化服务意识。档案管理人员应牢固树立主动服务、及时服务、超前服务、跟踪服务、全方位服务的意识，要由“你来我查，你问我答”、“重藏轻用”的被动服务转变为“主动介入，积极服务”的主动服务。

3.4.3 强化责任意识。档案人员要加强责任意识，正确把握档案总揽全局、全面指导和重点突破的关系，因地制宜、各有侧重地开展形式多样的服务工作。

3.4.4 加强培训。坚持把培养高素质管理人员作为档案信息化建设的一项长远目标。每年都应有培训计划，对新老档案管理人员各有侧重地进行培训。

4 优化外部条件

企业档案工作起作用的因素是多方面的，但关键是各级领导的重视和支持。目前不少企业管理者对档案工作产生的隐性价值没有足够的认识，在档案管理工作的领导方面缺乏主动性和自觉性。档案人员要多与领导交流，要争取上级档案部门的指导帮助，利用落实上级文件精神和检查整改的契机，加大宣传力度，积极争取企业领导的重视和支持。只有得到领导的重视和支持，才能改变 “说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的现状；只有得到领导的重视和支持，才能使企业档案工作在组织机构、人员配备、硬件购置、档案用房等方面得到保障。

信息化时代带给档案人员太多的机遇。我们应正确把握继承传统与发展创新的关系，正确处理循序渐进与整体提升的关系，积极探索适合企业特点的档案管理方法和实施策略，在工作中更好地体现时代性，把握规律性，富于创造性，使档案工作真正做到全面、协调、可持续发展。

参考文献

[1] 杨艳.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社.

[2] 李新利.中美企业档案工作比较[M].

4.企业档案信息化建设 篇四

21世纪是信息时代,企业档案信息资源作为重要的社会资源,在现代企业可持续发展进程中举足轻重,意义深远,这已成为诸多有识之士的共识。在信息高速发展的新形势下,研究、探讨企业档案信息中心建设与公共利用的新模式尤为重要。本文就此浅谈一管之见,与同人们商榷。

一、当前企业档案馆(室)存在的问题

一是大部分企业档案馆(室)环境、设施不达标。

二是信息结构单一,利用率低。

三是管理手段落后,提供率低。

四是管理人员队伍不稳定,素质偏低,人才培训滞后。

二、企业档案信息中心建设的基础思路

1.加大投入力度,建设现代化的企业档案馆(室)。企业档案馆(室)是企业保管永久性档案的基地。加强企业档案馆(室)建设,是当今企业可持续发展、与时俱进的战略性措施之一。建设现代化企业档案信息服务中心的当务之急是企业决策者站在知识经济的高度,把发展档案事业纳入企业发展规划之中,保证资金投入数额到位,逐步解决库房、设施、设备、人员等具体问题,使之尽快实现功能齐全、管理手段先进、具有企业特色的信息服务中心。

2.深化体制改革与管理创新。一方面是机构改革,建立与时俱进的企业信息服务中心,必须改革企业档案管理部门非正式机构,兼职人员的传统模式,设立独立机构,纳入编制,配备专职人员,并使之有职、有权、有位。另一方面要进行机制改革。企业档案部门,要随企业经营机制转换而转换,应从单纯的行政权力机构(如隶属于党办或行办),向资源管理机制转变,从激励机制向竞争机制转变。通过向社会开放,获取经济效益,使之成为企业资产的一部分。再一方面是制度改革。

3.优化结构,实现一体化建设。新形势下企业档案收藏结构创新至关重要。随着国企市场竞争、产品竞争、人才竞争、信息竞争的加剧,促进企业档案信息容量增加,单一的纸质文件档案收藏已满足不了民生的对档案载体的需求。因此,声像、图片、光盘、磁盘、实物等必备信息载体走进企业档案室是大势所趋。它不仅可以丰富企业档案的载体形式,而且也为企业档案结构创新、调整实现档案、图书、情报一体化建设提供了物质基础和先决条件。

当今信息已成为物质、能源之外的又一经济、战略资源。档案、图书、情报这些知识资源一体化建设与管理势在必行。各级档案馆在对档案内容进行需求分析和价值鉴定的基础上,本着“需求主导、资源共享”的原则,有计划地开展档案数字化工作。研究数字档案馆建设整体方案,启动数字档案馆建设项目,也只有这样,才能在未来各级档案馆联合网络建成后最大化地发挥信息资源共建、共享的需要,充分发挥信息资源的整体功能。

三、企业档案公共利用的新途径

1.应树立企业档案收藏为用的观念,将档案、资料、图书、报刊、数据、情报等纳入服务范围,使企业档案成为真正意义上的信息中心。应向社会开放部门档案资料,开展各种形式的咨询服务活动,利用企业档案解决工作的难题,处理事务纠纷,提高利用率。

2.发挥企业档案馆(室)“一切为企业”定位前提下的宣传教育功能,让“死”资料“活”起来。把企业档案信息中心建设成为“五爱”教育基地,开展宣传教育活动。利用法定重大节日、纪念日、场庆等,举办创业史回顾、辉煌成果、专题讲演等多种宣传形式。在宣传企业、开展教育、树立企业形象的同时,也宣传了企业档案信息中心自身,让全社会认识档案信息中心的存在及价值。

3.为企业推广、普及科学技术提供咨询和服务。企业档案管理人员要更新观念、拓展视野,广泛整理相关资料,下工夫扩充、丰富室藏,结合企业实际需要,有针对性地开展公共利用调查、分析,然后开展多种形式的对口服务,使企业档案馆(室)成为面向社会的科技咨询和信息服务中心。

4.在促进企业文化建设方面发挥主阵地作用。首先,管理人员应积极参与企业文化创建活动;其次,应积极主动配合有关部门工作,提供翔实可靠的企业精神、经营理念等方面背景资料,促进企业文化健康有序地发展,为繁荣企业文化作出应有的贡献。

5.今后一个时期的重点是加强民生档案建设。民生档案已经成为近年来档案利用工作的一个新热点。从根本上讲,档案之于社会的意义在于保障公众的知情权。平常看似不起眼的档案,往往能在关键时刻发挥令人意想不到的作用。从生老病死到衣食住行,民生档案与百姓生活息息相关。在西方,档案利用80%以上是普通百姓,在我国,这也将是一个必然的发展趋势。

6.搞好档案资料编研工作,为企业可持续发展提供资政依据。企业档案管理人员应在提高自身理论素质和专业素质的基础上,结合企业实际,通过调研,掌握企业政治形势和经济发展动向,认真搞好各类资料的系统编研或专业编研,为企业决策者提供可借鉴的具体依据,为企业发展当好“内参”。

7.健全企业档案现代化管理信息系统,使档案信息成为知识资产和知识产业。

总之,面对信息时代和知识经济浪潮的冲击,企业档案作为信息资源的宝库和前沿阵地,只有建立全新的管理体系和服务体系,充分发挥收集信息构建全新的知识库作用,才能在挑战面前抓住机遇,乘势而上,快速发展,成为现代知识经济社会有机整体的重要组成部分和重要的资源基地并确立其不可取代的社会地位。□

5.企业档案信息化建设 篇五

摘要：档案信息化是随着科学技术进步、社会发展，逐步形成的一种新的管理模式，档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进，这样才能更好地适应信息时代的需求，实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率，满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨，内容如下。

关键词：档案信息化、管理、建设

1、档案信息化建设含义

档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。

2、档案管理现状

2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视

在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理标准化较差，更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面，由于档案管理工作的特性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，遵循于陈旧的管理系统，缺乏时代性的创新，如果让他们重新再接受别的工作形式，在短时间内他们身体和心理上都接受不了，甚至会出现抵触，不愿意轻易改变的情况[3]，如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环，使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。

2.2对档案信息化的管理标准不明确

在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

2.3档案管理工作人员的素质不高

现今，各单位档案管理人员素质参差不齐，多数人员业务水平较低，主要表现：一是，从其他岗位上调到档案管理工作岗位，半路出家，对档案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是，工作责任心不强，由于大部分单位对于档案工作不够重视，直接反映在档案工作管理岗位的人员上，基本是“老弱病残”，甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习，“心有余而力不足”，更别谈档案信息化建设、管理工作;三是，纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态，根本不想学习，只要不犯原则性错误就行。这种现状，不但降低了单位中心工作的效率，也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。

3、档案信息化建设过程中存在的一些问题

3.1分散性

档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜，主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享，各个部门的信息资源无法互通，就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。

3.2异构性

很多部门在接到档案信息后，在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构，从而导致了很多数据档案信息的来源差异，导致了不同的数据结构，也致使一些文件属性差异，有些甚至出现了特殊的文件形式，从而导致了复杂的信息结构，也增加了人工处理档案信息的困难，浪费了本来就有限的人力物力，也对信息数据库造成了很大的存储压力，增加了维护的负担。

3.3具有滞后性

利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化，这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变，这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上，更应该体现在是否具有完善的管理体制上，以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上，现如今，没有及时有效的归档的现象仍然存在着，导致很多资料信息化的缺失，大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。

3.4混淆信息化和数字化的概念

有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息，也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势，一个目标，或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式，因此，应该明确不同的概念和其中存在的区别，在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前，我们只是进行档案信息化的建设，实际上本质还远未达到数字化的发展阶段，档案管理数字化是档案信息化的最终目标

3.5安全性

现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足，防范措施不够完善，不能够认识到信息安全问题带来的后果，只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够，不能够及时地更新安全的防范措施。

4、构建档案信息化的策略分析

4.1构建完善水平高的信息化档案系统

想要构建起完整的数字化平台，首先要建立完整的数字化系统，并在此基础上，构建公众服务平台以及内部档案系统，充分利用现今的网络技术，设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口，进而对信息资料进行管理，加强实际应用，达到凸显其作用价值的目的。此外，还要强化信息自身的可靠性与安全性。

4.2充分发挥多部门协作的作用

在对电子文档进行处理、管理过程中，一般来说，原始档案产生部门对相应的.电子信息资源较为熟悉，可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后，档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作，从而对其中有价值的文件进行充分利用，最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作，可以提高档案信息化的价值水平。

4.3对电子档案进行处理

电子档案文件建立以后，相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别，等确定其中的价值后，将文件设置成只读性，确保文件不可以随意更改，保证文件的原始性和符合性。

5、档案信息化建设的好处

5.1节约成本

档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。

5.2提高工作效率

现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。

6、档案管理信息化建设的策略

6.1逐步完善档案信息化管理的设施

档案信息化建设的首要条件就是要求基础设施要完善，如果没有这样的基本条件，档案信息化的建设就无从谈起，没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施，其中最为主要的设施就是计算机，其次就是相应的辅助设备，例如：打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询，也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。

6.2将档案信息化与传统方式并重

档案的信息化建设很重要，但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃，不能全盘否定过去的档案管理方式，比如，现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件，就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。

6.3提高档案信息化建设的安全性

信息时代，人们生活越来越信息化，随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜，我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下，导致出现流失的、破损的文件的情况，这就很难对原有文件进行修复和还原，所以，档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级，确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。

6.4增强管理档案工作人员自身素质

首先要提高档案工作人员的工作水平，熟悉对电子文档和自动化系统的操作，有一些很有价值的书面材料，时间长了后就容易出现破损和陈旧，很多纸质上存在的资料就看不清楚，这就需要管理人员具有一定的专业素质，对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次，主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件，对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用，同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性，从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后，关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育，使其感受到强烈的自身约束力和使命感，也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力，保证档案信息的安全。

6.5强化档案信息化建设水平

在对资料以及信息进行接收以及处理时，需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异，充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化，同时根据信息数据的实际情况，做好专门的鉴定、分类以及归档，进行甄别，确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法，用来加强档案信息化管理的规范，制定相应的制度，严格遵循制度的执行和实施，这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。

6.6实现档案信息资源的共享，改变原有的档案管理模式

为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高，我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变，提高档案管理者的态度，加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理，确保信息的时效性和真实性，做到信息共享，主动提供档案信息内容，为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中，要进一步加强对电子软件和信息内容的检索，确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。

6.7坚持质量第一

第一，在有关档案信息化的转移和归类的过程中，工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准，不能因为时间上的限制或者其他的一些托词，导致了质量上的下降。

第二，档案工作人员要提高对自身的要求，加快自己对档案信息建设的知识更新，保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。

第三，档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向，所有地区、所有单位都必须要参与进来，在这过程中，我们還需要下列两点并重：1.信息资源的整理与调整的职能并重;2.拓展建设与安全防范并重;软件与硬件并重。

本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式，突出了档案信息化建设的重要作用，和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上，提出了建设档案信息化的存在的问题，以及建设档案信息化的一些步骤，这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。

参考文献：

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，(13)：250.

[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017(8)：84.

[3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017(6)：132.

[4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017(8)：143.

[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，(5)：58.

6.档案信息化的法制建设 篇六

随着时代的发展，现代行政已经进入了数字化的时代。中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚对进一步加强电子文件管理工作作出批示。他强调，面对新形势新任务，国家档案局要与有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务。为了更好地适应闵行区经济和社会的发展，更好地为和谐社会建设服务，区档案局在全区范围内逐步推行档案双套制归档，深化档案的数字化、信息化建设。档案数字化的全面铺开与档案信息化方面的法律、法规的建立是密不可分的，科学立法、严格执法是档案现代化的有效保障和坚实基础。

首先，立法是执法的基础，档案执法工作中的很多问题往往来自于立法方面的不完善，因此，在档案数字化进程中，要避免档案立法相对滞后，档案法律法规不尽完善，影响行政执法工作开展的情况。立法过于原则，配套法规制定得不够及时，造成实际操作上的困难重重；下位法与上位法规定不一致，引起执法混乱；信息急剧增长和新技术迅猛发展，出现了一些无法可依的新情况。这些都是需要避免或者解决的。

在建立档案信息化的法律体系时需要注意以下几点问题。第一，以《档案法》为核心，注重各层次法律法规的系统性。逐步将现行的由国家法律、行政法规、地方法规、政府规章和部门规章五个方面组成的档案行政法规体系，转化为相互联系、相互制约的档案法律、档案行政法规构成的一个整体。《档案法》是档案法规体系的核心,但它只规范了最基本的内容,修订速度慢,可操作性不强的弱点，可发挥法规体系相互联系、相互协调的能效作用。同时压缩各层次之间的真空地带，统一上位法与下位法的口径，避免造成各级地方档案局在行政执法中各依其据的现象发生。第二，以《档案法》为依据，明确档案执法主体。局馆分离，明确职能、编制和经费，避免局馆对于行政责任的错位和失位。第三、档案信息立法和相关信息立法的协调和融合。正确划分政府、企业、个人信息，规范保密程序，正确解决信息保护方面的冲突和矛盾。

其次，执法工作是法制体系建设中的关键环节所在。有法不依，有章不循的现象容易造成政府威信的缺失，造成社会的混乱。因此在档案行政执法过程中，要严格遵循以下几个原则。第一、严于律法，要敢于并善于查处违反档案法规案件。档案、司法等机关要以严格、严肃、严明为原则，认真查处违反档案法规案件。要选准突破口，抓好切入点，冲破阻力，发挥档案法律法规的惩罚、警戒和教育作用，并通过违法处理，分析总结档案执法与违法的特点和规律，采取措施改进和加强执法工作。第二、懂得借“力”打“力”，倚靠机关内部管理体制以及规章制度，形成内部约束、内部循法的长效机制，以高效的内部运转机制弥补档案行政部门检查的薄弱环节。第三、以“人”为本，加强档案行政执法的人力资源建设，在培训档案执法人员有关档案法律知识的同时，加强其在信息化方面的知识和技能的积累，建设一支政治觉悟高、业务技能强、现代化水平突出的档案行政执法队伍。

在数字信息全球化、现代行政数字化的背景下，档案信息化、数字化是档案事业发展的必然趋势，而档案信息化的立法工作作为档案现代化事业发展的基础和保障，需要具有前瞻性、及时性、全面性和系统性。科学立法、严格执法，档案信息化将进一步促进档案事业更好地服务于和谐社会建设、服务于国家经济和社会的发展。

7.企业档案信息化建设的研究 篇七

一、现阶段企业档案信息化建设存在的问题

(一)企业档案信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进企业档案信息化建设时,并没有出台相对应的管理建设细则,各企业只能自行建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致各企业档案信息化建设指导思想各不相同、所建数据库格式各不相同。虽然各企业建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时,相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。

(二)企业档案信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前,信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用,则会造成难以估量的损失。而且,随着企业档案信息化的推进,也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前部分企业档案管理工作人员对保密工作重视程度不足,甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道,逐渐放松了对涉密信息的保密意识,进而在无意间泄露了重要信息,给企业带来难以挽回的损失。而且现阶段黑客技术和手段快速发展、变化,使得电子档案的保密工作日趋严峻。

(三)存在着企业档案人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心,而企业档案信息化建设对工作人员的要求与传统档案管理不同,它的要求更高,要求工作人员要具备熟练的电子操作水平和知识技能。但由于企业对档案队伍建设重视程度不足,使得长期以来从编制和资金上档案队伍建设都相对迟滞。

二、企业档案信息化建设的对策

(一)加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是企业档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是企业档案信息化建设的法律保障。目前,有些标准还不明确,有的还没有标准,要加快企业档案信息化标准规范的制定,尽快建立、健全企业档案信息化工作制度和标准规范体系。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备,因此,对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化,还是电子文件接收,都应该坚持规范性原则,制定相应标准、规范、法规,按照统一的规范标准,使电子文件的归档,传统介质档案的数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生,使企业档案信息化建设有法可依、有章可循,以约束机制的建立促进动力机制的完善。

(二)采取周密的企业档案保密手段。需要注意的是,虽然通过电脑可以储存大量的数据减少储存纸质档案的空间。但信息化大背景下,对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求企业档案管理工作人员要加强对保密的重视程度,在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离,防止信息的丢失。并增强主动防护手段,通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式防止涉密电脑中毒。不仅如此,现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求企业涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。

(三)加强企业档案人员队伍建设。虽然电子档案能够有效地缓解传统档案管理工作的压力,但还要注意到工作人员在其中所占的影响因素。由于工作人员才是企业档案信息化建设中的决定性因素,因此,要加强对信息化人员队伍建设的重视程度,积极引进具有高学历、高素质和高实践动手能力的人才。同时,通过建立有关人才队伍的培训机制,不断加强工作人员自身的素质水平,以胜任企业档案信息化建设工作

参考文献

[1].窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报:社会科学版,2007.3

[2] .张桂丽.事业单位档案管理信息化建设问题[J].活力,2012.23

8.浅析民营企业档案管理信息化建设 篇八

一、档案信息化管理的内涵

企业档案信息化管理是指以档案为基础，利用信息技术将企业内各相关部门业务流程打通，利用计算机网络技术实现档案信息共享，从而有效提高档案存储及查询利用效率，以此提升档案管理工作水平。企业档案管理信息化建设的实质就是在企业提升档案管理工作水平的过程中，运用的信息技术及解决方案的总和。例如：使用计算机系统完成档案归集、整理以及借阅利用，建立数据库编制数字化索引目录等，通过上述方法打通企业内部档案信息交流途径，提高档案利用效率。

二、民营企业档案管理现状

民营企业在法律允许的范围内拥有完全的经营自主权，相比较于国有企业，民营企业与政府机关不存在管理与被管理关系。民营企业自负盈亏，对自身资产具有完全的处置权。在档案管理方面，民营企业同样拥有完全自主权。民营企业可以根据自身实际情况自主选择适合的档案管理方法。

1.民营企业更注重档案的应用价值及开发价值

民营企业生产经营活动在法律框架下具有完全自主权，企业所有资产包括企业档案均为企业私有，在档案管理方面企业将更多的注意力集中在具有应用价值及开发价值的档案上面，如企业专利、注册商标等。民营企业在产品研发、生产过程中形成的技术资料，如有需要民营企业甚至于可以出借其使用权乃至出售其所有权。如江西景德镇市“景德镇华御瓷业有限公司”建立的基础就是一份估价为800万元的“珐琅彩瓷器生产工艺”档案。

2.民营企业对于档案管理重视程度有待提高

民营企业的生产经营活动是以追求利益最大化为目的，这就决定了民营企业对于各部门在岗位设置、人员安排上更多考虑投入产出比。对于直接创造利润的部门尽可能多的配置资源，而对于诸如档案管理之类的不能直接创造效益的部门，往往不受决策者的重视，许多企业尤其是规模较小的民营企业甚至不设专门档案管理机构，而将企业档案交由其他部门代为保管。以民营经济比较发达的浙江省为例，2009年浙江省调查统计，年销售收入500万元以上民营企业开展档案工作的仅占总数的50%，而对于1074家规模以上民营企业的调查数据显示，已开展档案工作的占81.2%，建立了档案管理制度的占72.8%。

三、民营企业档案管理信息化建设目标

民营企业档案管理信息化建设是一个系统性工程，在推进的过程中不仅要考虑如何提高档案管理部门运行效率，还要兼顾与企业内其他信息系统的兼容合作，更要顾及到档案利用部门的实际需要，共同提升企业的管理水平从而提高企业的竞争力。作为档案管理部门，应当主动参与企业运作流程的塑造，通过及时改变档案管理模式、管理制度来适应企业需要。针对民营企业档案管理现状及信息化条件下档案管理实际需要，民营企业档案管理信息化建设应达到如下目标：①档案信息化建设应与本企业信息系统建设同步，档案信息化管理系统必须与其他信息化办公系统兼容；②制定统一的档案信息化标准，实现各门类档案信息化管理制度统一规范；③实现档案资源的数字化存储，实现诸如纸质档案、音像资料等实物档案的数字化转换，进而将新生成的具有统一格式的数字化档案统一存储于专用服务器内；④实现档案信息系统网络化，在企业内部形成共享的知识库，挖掘潜在的集体知识，提高检索利用效率；⑤实现档案资源开发智能化、利用普及化，打破门类限制，在整个企业范围内形成统一的档案信息数据库，强化知识的积累；⑥提高管理自动化程度，节约资源并提升安全管理水平。

四、民营企业档案信息化管理的实现途径

1.在信息化背景下理顺档案业务流程

在网络信息技术高度发达的背景下，传统的档案管理流程已不能适应当前民营企业提高管理效率的需求，企业应对原流程进行全面分析，融合信息网络技术，对流程中不合理的部分进行改造，设置新的流程并配置适当的组织架构、人力资源并制定管理规范。档案工作业务流程主要指移交部门与档案管理部门之间的交接、档案管理部门内部对于档案的处理以及档案管理部门与档案利用部门之间的衔接。为了理顺档案业务流程，应从以下几方面着手：①明确各相关业务部门工作内容、工作流程及业务分工；②根据信息化管理的需要，约定档案交接工作的技术规格，如档案格式、归档标准及归档时间等；③根据本企业实际情况确定档案的数字化保存形式及利用机制；④根据实际需要，确定档案开发利用的范围、形式，并建立安全规范。

2.实现各门类档案信息资源整合

传统以纸质档案为主的档案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了档案库房内大量档案信息“沉睡”，利用效率较低，同时由于缺乏交流也造成了档案工作重复建设。在档案信息化改造过程中，为了实现档案信息资源有效整合，应将企业档案信息化建设纳入民营企业经营管理信息化体系内，使档案信息系统建设与企业其他业务信息化建设同步推进、实现无缝对接，从而实现信息资源有效整合。

3.拓展档案服务能力

民营企业自诞生之日起，就面临着激烈的市场竞争，企业想要发展壮大不被市场抛弃，就必须要有自己的核心竞争力。对于企业内部各个部门也有相同的要求，想要在民营企业内存在进而发展壮大，就必须服务于企业的中心工作，能够促进企业提升核心竞争力。就档案部门来说，想要在民营企业内得到重视，就必须要为企业积累更多的有形或无形的知识储备，并提高知识储备转化为实际生产力的效率，这就要档案管理部门主动拓展档案服务能力，主要体现在以下两个方面：①拓展服务内容，数字化信息时代要求信息提供者能够根据客户的需要提供个性化定制服务，就档案服务来说必须改变传统的被动服务模式，改变等档案利用部门上门来查阅档案的服务模式，主动根据企业发展需要整合数据，针对具体用户的具体需要提供经过加工整理的信息资源，实现精准服务。②拓展服务方式，传统的档案服务方式一般包括提供档案阅览、档案借出、档案复印及开具档案证明等，往往需要投入较多的固定资产，且比较耗时而效率较低。民营企业对于档案工作的重视程度一般不够，上述工作往往不能有效展开。在数字化信息化时代，档案管理部门应当依托信息化优势，主动拓展服务模式，向相关部门主动宣传新的高效档案利用方式，并根据实际情况开展相关操作培训，使各部门充分掌握信息化档案利用方式，从而提高档案信息利用效率。

4.根据本企业实际情况建立适合的档案信息化管理系统

民营企业档案管理信息化建设必须紧密结合本企业实际工作需要，在档案管理人员及其他相关人员参与下，向计算机软件开发人员充分阐述自身需要，相互结合开发适用的档案信息管理系统。在管理系统开发完成后，通过档案管理部门积极使用，在实际工作中进一步调试并改进管理系统，实现简化管理环节、节约人工成本，同时提升档案利用效率、拓展档案服务功能。以苏宁集团为例，作为一家线上线下相互融合的家电零售业为主营业务的商业连锁龙头企业，苏宁集团不仅拥有1600余家线下门店，线上还拥有“苏宁云商”平台。为了提高企业的运转效率，苏宁集团建立了企业信息网络系统，使各部门通过信息化手段相互沟通协作。苏宁集团将信息技术运用到全公司档案资料收集、处理以及档案利用等档案管理全流程，将档案信息系统融入到企业信息网络中，极大地提高了企业档案管理效率，适应瞬息万变的市场环境。一方面该公司依据需要设置档案信息系统访问权限，有效保证档案安全；同时在充分听取了相关人员意见的基础上，在对重要档案进行数字化处理的过程中使用了电子水印技术，保障重要档案的安全；而且该公司还效仿公共图书馆的管理办法，对借阅档案者实行催缴制度，保证档案及时归还，提高档案利用效率。

9.档案信息化建设思考论文 篇九

关键词：数字档案；信息化建设；重要性

随着我国科学技术的繁荣发展，数字档案在档案信息化建设中发挥着越来越重要的作用。当今时代，各行各业为了提高办事效率，采用计算机和自动化办公模式已经形成大趋势，档案信息管理者也逐渐认识到数字档案在档案信息化建设中的重要性，为了推动数字档案的高速发展，我们就要认识到数字档案在档案信息化建设中的问题，只有积极解决这些问题，我们才能正确的将现代高科技运用到数字档案建设中，才能充分、有效地发挥数字档案在档案信息化建设中的重要作用。

1数字档案在档案信息化建设时遇到的问题

1.1数字档案在档案信息化建设时管理效率未能提高

在当代中国，高效率是各行各业工作人员始终追求的目标。传统档案对于档案的收集、整理和提供利用一直使用的人工，这种工作模式不仅耗时耗力，而且准确性低，再加上，信息量在时代的快速发展中也在迅速壮大，从而使得能够提高档案管理工作效率的数字档案进入了人们的视野，也就是说，使用数字档案的初衷是为了提高档案信息化管理的工作效率，数字档案管理主要利用计算机快速、存储量大、操作简便的优势，减少了档案管理人为因素的参与，从而加速档案信息化的建设，但是根据目前观察，显然还没有达到这个目标。数字档案管理仍然是低效率的。主要在于管理者对数字档案的重要性认识不够，对于信息化专业知识与技术的缺乏，只能手握着高科技进行着局限、单一的查询工作。还有数字档案管理软件系统的落后等。

1.2数字档案在档案信息化建设时资源未能全面共享

与传统档案管理相比，数字档案处理大量信息的能力更加强大、质量更加优良，从而给予了更加全面的服务。这些特点都充分满足了人们对于信息全面、快速、准确的要求，然而，根据市场观察，数字档案在档案信息化建设中并没有做到人们所期望的那样。可能由于一些实际问题，导致档案信息的来往堵塞，再加上各个档案馆使用系统的差异，使得各系统之间的交流存在一定的障碍，这些都导致各个数字档案馆的交流减少，那么信息的共享就受到了极大的阻碍。

1.3档案管理者对数字档案的进一步发展重视不够

随着科技的快速发展，大量的信息在网络这个媒介下，迅速的碰撞、传播，使得档案信息化管理不断加深。科技信息、教学信息、民生信息等各种各样的信息化统治着各自的领域、发挥着各自的功能，并没有形成一个统一的战线，数字档案管理没有全面考虑未来的发展方向，这就使得数字档案在档案信息化建设中走一步算一步，如同在迷雾中行走，没有光明的未来，但实际上数字档案是当今时代的大趋势。信息需求者在想要的检索信息中，无法得到及时准确的服务。数字档案在档案信息化建设中的问题也是边发现，边解决，信息化建设没有统一标准，这同样使得数字档案的办公效率降低。使用软件的级能低级或使用的系统不统一等，使得信息的接受与传输都受到了极大的阻碍，这些都影响了数字档案在档案信息化建设中的进一步发展。

2数字档案在档案信息化建设中遇到问题的解决方法

2.1提高数字档案在档案信息化建设时的管理效率

在最短的时间内更好地高质量地完成工作是所有上进职员的工作追求，所以运用计算机优势的数字档案就得到了人们的重视，数字档案减少了手工操作，节省了时间、精力以及错误率，所以档案管理者应该珍惜科技带来的便利，在数字档案的建设的过程中充分认识到数字档案的重要性，要清楚的认识到自己的责任与义务，不断进行学习充电，要具备足够多的档案管理知识，熟练使用计算机以及掌握数字档案管理软件的操作方法及基本结构。档案管理部门也应该积极举行培训，或组织人员去高校进行学习，或请高校老师来讲课，要为数字档案工作人员学习专业技术、培养专业素质提供便利。也可以举行数字档案知识竞赛，从而激发数字档案管理者的学习热情。还可以引进先进的机械或者更加高级的软件来减轻数字档案工作人员的工作。

2.2改善数字档案在档案信息化建设的资源共享模式

在档案信息化建设中，如果数字档案没有实现资源共享，那么数字档案的优势将被大大的打折扣。所以我们必须将数字档案资源共享模式的现状进行改善。在进行数字档案管理时，系统不能只是连接局域网，要连接世界网络，这样就可以将档案信息通过网络迅速传播，从而使档案信息成为全民共享的资源，这个过程中一定要加强网络安全监管，防止网络的入侵导致的信息泄露。数字档案在档案信息化建设过程重要建立一个统一的规范，对于这些标准各个合作的数字档案馆要积极进行沟通，经过研究制定统一的标准，规范数字档案工作人员的工作行为规范，从而使档案信息能够顺畅的进行横向交流，只有这样我们才可能实现数字档案的档案信息的资源共享。

2.3重视数字档案在档案信息化建设中的进一步发展

要想数字档案在档案信息化建设中发挥更大的作用，数字档案管理者必须要重视数字档案的进一步发展。要分析当今科技、网络、通信等各方面的现状，要努力形成一个完整的统筹局面，全面考虑，给数字档案制定一个清晰的走向、长远的目标。数字档案在投入使用之前，进行足够的市场预实验，全面考察，争取解决掉所可能出现的问题。在投入使用数字档案管理档案信息时，应该制定统一的信息化建设标准，统一工作人员的工作行为规范，为信息获取着提供最大的便利。数字档案的信通过交流才能更加多元，所以在相互合作的数字档案馆要尽可能使用统一的数据与格式，从而为信息的横向交流提供便利。

3结论

随着科技与经济的不断发展，利用数字档案进行档案的信息化管理必然是档案发展的大趋势。在使用高科技进行档案信息化建设时，档案管理人员要真正认识到数字档案的重要性，要不断进行学习充电，掌握先进档案管理知识和管理技术，要及时发现问题、积极解决问题，只有将问题解决好，才能实现档案信息化管理的高效率、高标准，才能体现数字档案在档案信息化建设中的重要作用。

参考文献

[1]秦磊华.肖波.数字档案馆可用性分析―――从信息系统的角度[J].档案学研究，（2）：23-24.

[2]高莉萍.浅谈对企业档案信息化工作的几点看法[J].黑龙江科技信息，2011（17）：56-58.

10.对档案信息化建设的思考 篇十

信息已成为社会发展重要的战略资源，知识和信息的生产、分配和使用将成为世界经济

发展的新的增长点，各行各业纷纷制定、调整自己的发展战略，以期抢占21世纪的战略制

高点。加快信息资源和基础设施建设，高效科学地利用信息资源，使信息资源充分体现其社

会价值和经济价值，为社会发展服务，是信息化建设的最终目标。在开展深入学习实践科学

发展观活动以来，通过认真学习和广泛讨论，结合本单位实际，本人就档案信息化建设问题

谈点个人的见解。

一、档案信息化是社会发展必然

档案信息化对于政务信息化有着巨大的推动和影响作用，档案信息化的水平将直接影响

着政府的竞争力和服务管理质量。政务信息化的发展将以电子政府成为信息化建设的重要标

志，互联网将成为政府职能的重要表现形式和媒介，政府的信息披露、网上办公、政府采购

与招标等活动将更多地通过网络来实现；电子政府将成为一个跨越政府部门和管理行业的综

合平台，将成为各级政府机关与企业和民众的连接中心，它是社会信息化重要标志之一。

原始信息，无可厚非的是信息资源的重要组成部分，随着社会信息化进程的加快，民众的档案意识的增强，其价值日渐提升，社会对档案管理也提出了更高的要求，早已不限于“

管好”档案，更多地要求是“用好”档案。档案管理部门必须提高其自身的管理水平，管理手

段必须从手工方式向现代管理方式转变，为社会提供高效、优质的档案信息服务。“提升档

案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正式成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未

有的契机，社会及每个单位网络基础设施不断改进完善，也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设，档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现，以高度集

成的网络信息为基础，实现档案管理的标准化、数字化、规范化，为社会各界提供快捷高效的档案信息服务，是档案部门和档案工作者当前和相当长时期艰巨的系统工程。

二、档案信息化建设的特点

档案信息化建设是信息社会建设的一部分，其建设的过程和目的虽然与其他信息化建设

有共同之处，但由于档案的特殊性，就有其自身的特点，主要表现如下：

1、档案信息化是政务信息化建设的重要组成部分。

社会信息化快速发展对档案工作影响巨大。信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多

样性，档案内容分散交叉。必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载

体的应用，不宜用传统的档案管理方法来管理；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增

加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要，这就要求采用新技术，特别是信息技

术改变管理模式和方法，取代传统的管理手段和方法。

当前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点，我国电子政务的进

程势不可挡，依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是当今电子政务建设的重要组成部分。实际应用中，各级机关单位“办公”的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文，公文的处理是政府机关处理公务和行政管理的重要工具。因此人们越来越意识实现公文的自动化处理，提高政府办公效率和领导决策能力的必要性，并如火如荼的实践着。但是作为公文处理的另一环节--档案管理，却面临着如何与时俱进的问题。其实，文、档（文书，档案）有着首尾、因果关系，并贯穿于政务机关工作的始终。因此，档案信息化建设必须紧跟电子政务建设步伐，档案部门信息化建设要纳入同级电子政务体系。抓住各级政府电子政务建设给档案信息化发展带来的挑战和机遇，使档案信息化尽快适应电子政务建设和运行的需要。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案，如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务，如何满足公众需要为政务信息公开发掘资源，已成为档案管理面临的问题。

2、信息的正确性、可靠性要求高。

档案信息化建设的核心是资源建设，在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛，信息量巨大，且资源增长速度快，重构难度大，如果资源包含的信息正确性、可靠性不高，将使资源的利用困难，最终影响信息化建设的成败。

3、信息的安全性必须得到保证。

档案信息化建设的目的是为社会提供档案信息服务，不可避免地借助现有的各种网络设施，由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点，信息资产比传统的实物资产更加脆弱，更容易受到损害，这样势必威胁档案信息的安全性。为了保证信息的安全性，必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作，在通过网络为社会提供信息服务的过程中，要采取多方面的安全措施，保证档案信息的安全。

4、建设时间周期长，是一项长期的系统工程。

政治传统延缓了档案信息化建设的提出，传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力，档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力，尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础，有着独到的“天时地利人和”，但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较，存在着明显的不足与落伍，甚至是滞后，欠帐太多，受财力、技术力量等因素不同程度的影响，注定档案信息化建设时间周期长，必须采取分步实施和边开发边利用原则，将信息化工作稳步推进。

5、必须采用成熟、通用的技术及产品。

在档案信息化建设的过程中，将采用多种信息处理技术和产品，这些技术和产品必须是成熟的，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。

三、档案信息化建设面临的问题

1、数字化档案管理标准规范：

目前各种数字化档案管理系统采用的管理模式基本是沿用传统的管理模式，功能主要是查询利用，仅仅是管理和利用手段的变化，研究一套适合计算机系统档案管理规范，方便查询利用，以及对档案信息进行更深层次的统计分析，是具有非常重要的意义。

2、怎样使档案管理工作容入到电子政务中

由于电子政务的广泛使用，电子文件的大量产生，以及由此而来的电子文档管理，是信息时代档案工作面临的重大课题，如何加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实，是值得研究的。

3、加强横向联合，实现档案信息资源共享

在社会信息化加速时代，人们对信息要求全面、准确、快速、方便。由于信息需求量的增加，人们的注意力就不只局限于某一方面，而会更多地注意到档案部门之间的联系，着眼于档案信息与其他信息的联系，因我们管理体制的问题，档案管理存在条块分割、横向联系堵塞，各系统间沟通少，标准规范不统一，造成档案信息交流的困难。需要政府宏观控制，大力加强横向联合，共同进行档案信息化建设过程中涉及到的相关标准研究、制订、实施，在档案信息化建设过程中规范相关责任者的行为，按照标准统一实施，借助信息资源的网络化管理，最终形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。

4、怎样增强民众的档案意识

档案意识的淡薄使档案信息化缺乏应有的精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。一个有着良好的档案意识的社会，必然对档案信息有着高度的认知，能充分认识到档案信息对社会发展的重要性，一旦社会成员普遍具有良好的档案意识，必然产生运用档案信息价值强烈要求，这种强烈要求将进一步转化为档案信息化建设的重要推动力，使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中。同时档案的信息化建设，不但要有一定的社会成员对档案的信息属性有着深刻的认知，而且还要有在此基础上对档案信息有着价值上的认知，并且有着量上的需求，然后才能真正有从社会信息的角度去看待档案，才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动。

5、数字化档案应用系统的网络安全性

11.企业档案信息化建设 篇十一

【关键词】信息化档案人才；档案管理；档案信息化

档案信息化建设对于档案管理机构和部门来讲，即是一项十分严峻的考验，也是一次前所未有的历史机遇。我们必须牢牢抓住这次机遇，正视我们面对的这次挑战，树立正确的档案管理意识，充分认识到档案管理信息化对于档案管理现代化的积极作用，坚定信心、狠抓实干、一鼓作气、再接再厉，积极推动信息化的档案管理建设工作，推动档案管理事业的健康、持续发展。

一、正确树立观念，强化培养档案信息化人才的责任感

常言道：“知识就是力量，人才就是资源”。对于我国档案事业来说，人才同样也是信息化档案建设中的最活跃、最重要的积极因素，就像邓小平主席曾经说过的那样：“人才是我们做好事情的基础，没有人才我们什么也做不成。”在社会持续发展和教育逐渐进步的当下，我国广大档案管理人员的科技文化知识水平尽管具有明显的提升，但他们中仍有很多人的知识结构很难跟上知识更新的步伐，现有的知识储备在不断退化，新知识的补充又无法进行及时的跟进；支撑评级尽管在一步一步上升，但知识储备量却并未获得相应的增加；部分档案管理机构的设备设备尽管比较先进，但由于技术人才的缺乏，这些硬件设施的利用率和应用水平并不是很高，很难充分发挥应有的作用。如果我们说档案管理工作无法满足时代发展的基本要求，是主要的档案管理矛盾，那么档案管理工作者素质较低，就是这一矛盾的主要原因和主要体现。因此，我们如果不能搞好档案人才的教育和培养工作，我们不得不能解决之一矛盾，而且会让这一矛盾更为明显、更加突出。我们必须树立正确的人才培养观念，用“出人才就是出成绩”的标准要求档案管理机构，对档案管理机构成绩的评定，不但要看它们的“硬件”水平如何，更要看它们的“软件”如何，看它们的时间意识、竞争意识和创新意识如何。

二、明确人才培养目标，着重档案信息化人才的打造

拥有一批理论知识深厚、综合素质高、思政观念强、技能技法高超的人才，是信息化档案建设的顺利进行的重要保障。就我们目前的客观情况来件，我们必须统筹安排、合理规划，制定一个科学合理的整体人才培养规划和目标方案，着重做好下列几方面的档案信息化人才培养：

首先，信息化档案建设的高层管理人才是档案信息化人才团队的核心，是这一过程中的领导者和组织者，发挥着重要的引领和导向作用。各级档案管理机构和部门的领导应具有战略性的眼光，全局一盘棋的意识，作风优良、政治坚定、思想纯洁、懂管理、善指挥，努力掌握自身管辖范围甚至世界的信息化档案建设的发展趋势和现状问题，不断提升自身的决策科学性和合理性。

其次，专业技术性人才是信息化档案建设的专家，能对档案管理工作中现代信息技术的应用问题进行很好的处理，具有丰厚的网络、数字技术专研能力，很好的实践疑难问题解决能力。例如电子档案科学办法、电子文档管理办法和远程操作方法的研究，兼容、使用的档案管理软件的开发和利用，统一操作规程和技术标准的制定等。

再次，档案管理高校研究人员会将档案管理的基础理论与高科技知识进行结合、融合，对信息化档案建设的深层次问题和内在客观规律进行系统研究，创建电子档案管理学和电子文件学等新学科。档案管理的研究者，不但需要对档案内容进行积极的研究，同时，也需要对数字档案馆和档案数字化的管理措施和技术手段进行探索，对档案管理的新方法、新概念进行归纳分析，以进一步提升档案资源的服务功能和服务效率。

再次，指导、监督性档案管理人才主要负责对所属领域内的档案管理模式、管理流程和管理方法进行监督指导，以让档案管理工作更具科学化和规范化。这类人才要具有较强的自身本领，去帮助和组织档案管理人员学习新技能，掌握新知识，对档案管理的技术标准和技术规范进行自觉的执行；用饱满的精神状态，较硬的技术储备去获得工作对象的接受和认可，以让他们愿意为信息化档案建设尽职尽力。

最后，技术实践操作人才是信息化档案建设的基础性人才，网络技术和信息技术在档案管理中的应用需要档案工作人员具有一定的计算机技术和现代管理知识水准，具有相当的信息数据库管理技术和资源信息处理技术等现代信息技术。

三、拓展途径，提高信息化档案人才的整体素质

为了推进档案信息化建设，培养高素质的信息化档案人才，可以从以下几方面着手不断提高档案管理水平。首先，不断提高档案管理人员的政治素养，坚持用党的指导思想充实档案管理人员的头脑，使档案管理人员在工作中能够认真贯彻执行党在档案管理工作中制定的路线、方针、政策，以提高档案管理的服务宗旨，推进档案管理工作的与时俱进。

其次，依托高等院校，培养高素质的档案管理人员。设有档案管理专业的高校应该充分发挥学校的师资力量，不断深化教学改革，创新教学内容，比如，就档案管理的本科专业来说，应该适当的增加现代档案管理技术的教学，而研究生教育则应该以档案管理信息化建设研究为主要研究内容，通过高等院校的专业教育，提高档案管理人才的综合素养，进而推进档案信息化建设。与此同时，还可以通过开展继续教育的方式，不断普及信息技术知识，充实档案管理人才的档案管理知识。

再次，通过合理配备人才，提高人才资源的利用效率，让不同的人才适应不同的工作岗位。在档案管理工作中，可以根据每个人知识结构、学术水平、业务能力等的差别，合理配置各类人才，使得每个工作人员之间能够相互合作，发挥自己的才能优势，以形成最佳的信息化档案人才队伍结构。

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最后，通过理论研究督促人才队伍的素质提升，督促档案管理人员利用业余时间学习新知识，充实自己的知识库，并不断积累自己的工作经验，将理论知识与实践工作有机结合。比如，可以通过定期或者不定期召开理论研讨会的方式，让档案管理人员之间相互分享自己在工作中遇到的新问题，在相互交流讨论中不断提高信息化档案人才的综合素质。

四、运用奖励机制，提高信息化档案人才的综合素质

各档案馆可以通过设置合理的奖励机制，设置公平、公正、合理的档案人才考核机制，激发档案信息管理人才的工作热情，提高档案信息化管理人才的素质。在档案管理工作中，要重点考核档案管理人员履行岗位职责的能力，用同一标准去考核员工的工作业绩；坚持采用日常登记统计知识，严格标准，对工作突出者，以一定的工作奖励，通过职位晋升、涨薪资等方式，激发档案管理人员的学习工作热情。为了推动档案管理的信息化建设，还应该关心爱护档案管理人才，比如，在工作中相关领导应该关心档案管理人员的生活，帮助他们解决生活中的困难，并注意发现档案管理人员的优缺点，做到用人所长，容人所短。除此之外，为了推进档案信息化建设，我们还应该借助现代信息技术的快速发展，不断创新档案工作，重点研发新技术，全面提升信息系统的整体效能，相关领导者应该发挥自己的模范带头作用，带头钻研新知识，并以实际行动带动档案管理人员的学习热情，形成良好的学习氛围，提高档案管理人员的整体知识水平，培养出信息化的档案人才。

结语

档案信息化建设是档案管理的未来发展趋势，对于档案管理来说，必须不断提高档案管理人才的信息素养，以适应档案管理的信息化发展。为此，档案管理部门应该立足于档案管理工作的实际需要，培养信息化的档案人才。

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