电子档案图书馆工作制度

电子档案图书馆工作制度（精选16篇）

1.电子档案图书馆工作制度 篇一

电子档案管理制度

为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中

2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。

2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3． 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：

序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

三、电子文件的移交与保管

1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用

1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。

2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。

2.电子档案图书馆工作制度 篇二

1电子档案对于档案工作的重要性

1.1信息时代发展的需要

长期以来,由于种种客观原因,计算机技术在单位档案工作中没有发挥其应有的作用和价值,档案利用需求与档案所能提供的单位档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决,造成单位档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。

1.2参与国际竞争与交流的需要

数字化单位档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新,更是参与国家信息高速公路的具体体现,它不仅可以充分发挥其信息优势,以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化,而且有利于营造良好的社会发展国际环境,促进国家经济建设的发展。

1.3改善单位档案管理工作,提高单位档案工作社会地位的需要

电子档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革,最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用,从而实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升单位档案工作在信息化社会中的地位和作用。

2电子档案的实现基础

首先我们要明确一下电子档案的概念,电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。从概念中我们就不难看出电子档案的实现是需要一定基础的,我们必须满足电子档案的基础建设需要才能够在实际工作中应用电子档案技术。下面笔者首先来分析一下电子档案的实现基础。

2.1计算机的应用是实现电子档案的首要基础

电子档案首先最离不开的就是计算机技术的支持,电子档案的建立需要专门的电子档案管理系统,其内容本身也需要利用计算机当中的硬盘或光盘进行刻录和存储。电子档案的建立必须有计算机对其进行支持,电子档案与无纸化全自动办公是想对应的,计算机是无纸笔全自动办公的先决条件,因此档案部门应当先行购买与电子档案系统相匹配的计算机,来完成电子档案建设基础的第一步。

2.2网络建设是电子档案的第二基础

电子档案的建立是离不开网络支持的,尤其是在云时代当中实体存储正在被大数据云存储所替代因此在这样的情况下电子档案也要与时俱进利用云存储来将大量的电子档案信息存储到租用的云服务器当中。除此之外,电子档案的建立一个主要的目的就是方便档案利用者进行应用,而对电子档案进行应用的方式只有两种:一种是直接对电子档案进行拷贝和复制,另一种则是通过网络进行资源共享。因此电子档案想要被更好的利用就离不开网络的支持,并且网络的架设应当分为两部分,一部分是组织单位的内部网络用来进行档案文件的收集、归档等工作,另一部分则是外网链接其最大的作用在于对档案资源的共享。

2.3档案管理人员的电子档案技术培训师是电子档案的另一重要基础

前面无论是计算机的配备还是网络的架设都只是电子档案建立基础当中的客观基础,而档案管理人员对于计算机和网络的应用培训则是电子档案最主要的主观基础,只有档案管理人员可以熟练地操作电子档案管理系统并且懂得对网络的应用才可以最大程度上发挥电子档案的作用。对于档案管理工作人员的培训师提高电子档案管理和应用水平的不二选择,只有让档案管理人员彻底掌握电子档案的管理和应用方法才可以使得电子档案的建立具有意义。

3电子档案在档案工作中的作用

3.1有利于实现资源共享

在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式,有利于充分发挥信息网络技术的作用,在一定程度上能推动档案管理的体制化与信息化,促进资源的合理共享。与此同时,也能够促进档案翻阅、档案查找以及档案编码等档案相关工作便利性的增强。而随着信息网络以及科学技术更深层次的改革与推进,电子档案管理逐渐从不同的角度出发,严格依照不同的档案管理情况进行档案查阅、档案资料分类、档案优化等。

3.2电子信息化管理模式可以确保档案检索的准确性以及有效性

过去的档案管理工作都是采取传统的手工管理模式,档案管理人员对于档案查阅、档案分类与整理等相关的档案管理工作都是通过人工的方式进行的,因此工作效率非常低,并且工作中出现的误差也特别多。而现在,通过采取各种先进的相关网络技术设备,将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术,在档案管理工作中采取了电子信息化的管理模式,促进了档案管理的工作效率得到了大幅度的提高,并且数字化的网络管理系统,具有比较完善的检索方式,不仅有高级检索还有专业检索等,并且对于广大档案管理人员而言,在一定程度上,减轻了档案管理工作的压力,推动相关档案管理工作水平更深层次的提高。

结束语

电子档案的建立是社会的需要也是档案工作本身的需要。电子档案的建设是需要一定基础的同时其作用也是非常显著的。电子档案建设是有利于我国目前信息化的需求和群众多元化的需要的,在电子档案建设的过程中,作为一名档案管理人员应当充分地利用电子档案的优越性从而更好地服务于档案的需求者,并且也应当承担起推进档案电子化的任务。

参考文献

[1]周萍.浅论电子档案的管理研究[J].办公室业务,2012(9).

3.认真做好电子档案管理工作 篇三

要做好电子档案的管理工作，就必须首先了解构成电子档案的前身——电子文件的一些特性(因为电子文件归档后即成了电子档案)，惟有如此，才能有针对性地做好此项工作。那么，电子文件有哪些特性呢?

一、电子文件的一些特性

(一)电子文件的安全性

由于电子文件的自身特点，不可避免地存在着一些不安全的因素。要确保电子文件的安全性，就必须认清这些不安全因素。

1数据的易改性。因为电子文件是由二进制数据组成的，二进制数据的变换，极易导致电子文件内容的改变。所以我们在电脑上，无论是对文件的内容或格式的修改或增删，都非常容易做到，且事后不会留下任何痕迹，这就使文件的可靠性大打折扣。

2数据的易消失性。电子文件的数据存储于光磁介质中，受外界干扰和人为操作的影响极大，且它对外围设备和操作环境依赖程度颇高，在保管安全上有特殊要求，除了易受到自然损耗和保护不当因素外，还有其他特有的安全隐患。首先，是病毒和网上黑客的侵害，都会带来灾难陸的后果。其次，是载体的物理损伤，如刮伤、磁化等。最后，外围设备的技术故障也会危及电子文件的安全。

3数据的易复制性。由于信息具有可复制性的特点，电子文件可以非常迅速地复制到别的介质上，对于未加密或管理不严的电子文件来讲，那将是极其危险的。

(二)网络的安全性

随着网络的发展和普及，档案信息网络管理中的加密技术、“防火墙”技术，以及与其他信息资源软件兼容等问题日渐凸现出来，网络安全问题被提到了议事日程，网络的高效益与其不安全性已成为一对难以解决的矛盾。可以说。网络安全是电子文件安全最重要的方面之一，因为电子文件与网络密不可分。

(三)电子文件真实性的认证问题

我们知道，任何记录公务或商务等活动的文件，都必须以真实性为基础。但由于电子文件自身所具有的不安全特性，又使得大家很难承认其真实性。公务文件真实性有两层含义。即文件的可靠性和原始性。可靠性是指文件的内容未被改动，原始性是指文件的格式未被改动。而对电子文件的认证就体现在对信息的可靠性与原始性的确认上。由于电子数据具有易消失性、易改动性等特点，使得电子文件在可靠性和原始性上很难让人放心，进而影响到电子文件的真实性。而要从根本上解决电子文件的安全性、真实性问题，这就涉及到诸如电脑应用技术、通讯技术、生物科学、保密制度、机关公文产生程序、法律法规等多个领域，所以认证工作做起来十分麻烦。

二、认真做好电子档案的管理工作

(一)要努力做好电子文件的收集与积累

一是要认清电子文件收集积累的重要性。我们知道，在电子文件的形成到电子文件的归档，有相当长一段时间，在此时间内电子文件就有被修改的可能。因此，为保证归档电子文件的真实性，对电子文件的收集与积累工作就必须从电子文件形成阶段开始，并贯穿于公文处理的全过程，这不仅维护了电子文件的真实性，而且也维护了它的系统性与完整性。同时，还可以防止存有信息的载体在个人手中丢失、损坏等现象发生，从而保护了电子文件的安全，为其顺利地归档打下了基础。

二是要确定电子文件收集与积累的范围。大的单位和行业的档案工作人员，可依照国家相关规定，结合本单位、本系统的实际，制定出电子文件的收集范围。电子文件不同于纸质文件，所以在进行和积累工作中，一定要了解其收集与积累方法与纸质文件是不相同的，这一点尤其要注意。

三是要重视电子文件收集与积累的方式。因为电子文件的收集与积累方式是在计算机网络上完成的，有自动记录的功能，可方便地用它来记载电子文件的形成、修改、删除及责任者、入库时间等，所以一定要重视并充分利用此方式。

(二)要进一步加强对电子文件的归档管理

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。

其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。

最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

(三)要尽心尽力做好电子档案的保管工作

鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：

1要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。

2要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。

3要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期提供利用。

(四)电子档案利用时应注意的事项

一是对使用权限的审核。电子档案利用时所涉及人员省：档案载体和保管人员，数据系统和管理人员，维护操作-人员及利用者等。由于各自工作性质与其职责不相同，对其使用权进行审核很有必要。

二是拷贝的提供与回收。必须采取严格措施，对电子档案进行严格管理，要根据利用者需求和确认使用权限后，再进行拷贝制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并利用技术手段防止所提供拷贝的再复制。对所提供的拷贝必须及时回收，回收时应由提供者和利用者对拷贝内容进行确认，并对有关情况进行登记，这是维护知识产权，防止失、泄密事件发生的一种有效手段。

三是严格执行利用电子档案的相关规定。如利用方式应视利用者情况而定，不能无原则地向利用者提供全部利用方式；根据电子档案密级进行有效管理，一般情况下，对内容不完全开放的电子档案，不用拷贝方式提供，即使要提供，也必须在有效监控下进行。

(五)要有必要的设备配置

管理电子档案不同于管理纸质档案，首先，必须为电子计算机软硬件提供一个适宜的环境，这就要从经费上舍得投入，配置必要的空气净化、灭火、温湿度控制、防磁、防静电等设备。其次，要最大限度地购置必备的硬件和软件，并确保其质量，以延长电子档案可有效利用的寿命。这些设备主要包括：数据库管理系统、存储及输出设备、软件和程序、数据和数据结构等。

4.电子档案图书馆工作制度 篇四

休宁县卫生局：

接休宁县卫生局的通知要求，我院派健康档案管理人员参加了8月18日休宁县卫生局召开的休宁县电子健康档案录入的相关会议，会后我院即开始召集全员职工和辖区卫生室人员举办了一期电子健康档案录入的培训班，传达了这次休宁县卫生局的会议精神，强调了电子健康档案录入的重要性，紧迫感和责任感，并由院长总负责把关，健康档案管理人员牵头，每个职工和卫生室人员都参与的势头，全力以赴的在短时间内把这项工作做好，具体工作分工内容汇报如下：

一 召开会议传达会议精神，强调电子健康档案录入的重要性和紧迫感。

二 举办培训班，让每个职工熟练操作，人人参与。

三 明确责任，合理分工，合理安排时间。

（一）电子健康档案的录入工作由健康档案管理员负责把关包括录入进度，质量等等。

（二）采取片区负责制的方式，由片区负责人员录入本片区的档案。

（三）有卫生室的村由村卫生室人员负责录入。

（四）限定时间录入完毕，我院是暂定一个月，每个医院可以根据具体情况确定，基本上按照平均每日每天录入25份计算，采取利用上班空闲时间和休息时间相结合的方式。

（五）儿保，妇保方面的档案由负责儿保妇保人员录入。

四 奖惩分明，纳入年终绩效考核成绩。

在限定时间内完成的给予一定的奖励，暂定3元/份，从公共卫生经费支出，未完成任务者按照未完成任务数×3元/份，从年终个人绩效考核资金中扣除。

休宁县龙田乡卫生院

5.电子档案图书馆工作制度 篇五

随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用，电子文件作为一种新型的信息载体出现在文档领域中，并以强劲的势头冲击着传统的档案工作，给档案的保密工作带来了很多新的课题。如何做好信息时代档案的保密工作，已经成为摆在档案界和档案工作者面前一个亟待解决的问题。

一、电子文件对档案保密工作提出的挑战

1、保密领域拓宽。随着改革开放的不断深入和经济、科技对外交流的日益频繁，经济、科技领域的保密问题越来越突出，档案的保密领域由过去的保守政治、军事秘密向经济、文化、科技等更深、更广的领域扩展。

2、保密工作的内容拓展。随着电子文件、电子档案的出现，信息的记录载体和传输手段发生了巨大的变化，档案保密工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全；既要重视秘密的静态管理，又要重视秘密的动态管理，要贯穿于电子档案信息存储、处理、传递的全过程；既要做好本单位的保密工作，又要保证所处网络中每个终端都做到不泄密。否则，任何一个终端泄密，整个网络都将无密可保。

3、保密工作难度加大。计算机网络等信息技术的广泛应用，新的泄密渠道不断增加，窃密者的窃密手段更加高明、途径更多、速度更快、距离更远不易被发现和难于检查。电子文件、电子档案的这种隐性泄密，加大了档案保密工作的难度。

4、保密技术要求提高。现代通信设备和办公自动化技术的广泛应用，保密防范和窃密活动中高科技成果和先进技术手段的运用，使国际社会保密与窃密的斗争越来越带有高科技抗衡的特点，仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。传统的纸质等档案，只要把档案锁好，不丢失，不让无关的人接触，就可保证秘密不泄密；而使用了计算机之后，就要防止电磁辐射，防止磁盘剩磁泄密；上了互联网，除了要 防止各种病毒外，更要预防各种非法访问。

5、泄密事件发生后，影响面更大，产生的后果更为严重。档案信息上网后，由于信息的共享性、网络传播的快速性，使得秘密一旦泄露，则可通过网络迅速传输到任何网址，无限扩散，其影响面之大，产生后果之严重，令人无法想象。

6、对档案工作人员素质要求更高。国际档案理事会主席王刚在“电子和其他现行文件委员会年会”与“国际档案保护技术研讨会”开幕式上讲道：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案存在形式、特征、特性、意义上的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存贮、保存等管理均与传统的纸质档案所用的技术、方法不同”。这就要求我们的档案工作者必须掌握计算机网络等现代科学技术，以适应这一文件管理上的革命。

二、加强对电子文件保密的对策

由于电子文件和电子档案具有纸质档案无法比拟的优越性，因此，档案信息电子化是信息时代发展的必然趋势。要大力发展电子技术，实现档案管理现代化的同时，应采取相应的措施，建立综合性的防御体系。

1、提高思想认识，增强对电子文件的保密观念。信息革命风起云涌，解决信息安全保密工作问题迫在眉睫。然而，很多人对纸质档案等载体的安全保密上，对电子档案信息的保密问题上认识不足，以为只要把电脑管好了，没有人动过，上面的信息没有丢，就是做好保密工作了。因此，要提高思想认识，改变旧有的思想，使工作人员更好地树立新形式下保密工作的紧迫性和严峻性。

2、提高技术，研制自己的操作系统和加密技术。当今世上，还没有一种真正安全的计算机技术，现有的网络加密和“防火墙”等技术对“黑客”高手已是防不胜防。在计算机保护技术最先进的美国，其国防部的电脑系统也曾被各地的“黑客”多次“拜访”。我国的保密技术研究与应用起步较晚，总的说来还相对滞后，技术防范能力不强，不少方面至今仍处于不设防的状态。目前各种计算机域网以及个人计算机普遍 采用的都是一些美国公司现成的操作系统，存在着极大的泄密隐患，而且，我国尚未研制出自己的标准统一的网络和数据库以及个人电脑的加密技术，从大型的网络到PC机，普遍采用的加密软件大多是国外现成的软件，这也是一个严重的泄密隐患。

3、依法管理，建立和完善档案工作的法规体系，使档案保密工作的方方面面都有法可依，有章可循。国家安全部门严令规定，保密部门的计算机不准上国际互联网，然而，我军某军区档案馆的档案，竟在国际互联网上被发现。虽然从中央到各部委，对保密设施都有一定的要求，但是具体到一些档案部门，由于经费不足等原因，加上有的人思想麻痹，存在侥幸心里，因此在贯彻落实的过程中有打折扣、流于形式的问题，相当一部分单位没有采取安全保护措施。因此，必须建立和完善档案工作的法规体系，做到有法可依，有章可循。

6.电子档案图书馆工作制度 篇六

检查情况通报的通知的通知

各乡镇卫生院、社区卫生服务中心：

现将黔东南州卫生局转发《贵州省卫生厅关于贵州省居民电子健康档案工作暗访督导检查情况通报》（黔东南州卫办发〔2011〕295号）转发给你们，请按照要求认真总结经验，为进一步加强健康档案建档质量，加大自查力度，杜绝虚假建档情况发生，并按省州任务指标要求，加强高血压、糖尿病等重点人群的筛查和管理；对存在的问题和不足及时进行整改和完善。根据实际作出以下几点要求：

一、统一思想、加强领导，杜绝虚假建档行为；各乡镇卫生院、社区卫生服务中心要加强领导，贯彻思想，并要求各单位负责人为第一责任人进行组织开展建立规范化居民健康档案，严查虚假建档，建档真实率必须达100%。

二、健康档案管理要求；各乡镇卫生院、社区卫生服务中心要按照要求将建立好的档案分村、分类和规范存放，并对慢性病人、重点人群规范化管理和档案规范存放，要落实专人管理健康档案。

三、健康档案录入情况；要求各乡镇卫生院、社区卫生服务中心要严格认真的开展录入工作，并要求做到100%录入准确率、100%无漏录率、100%无错录率。

四、加强督导和自查，提高重点人群的随访管理工作；各乡镇卫生院、社区卫生服务中心必须按省州任务指标，规范化管理重点人群，尤其要提高高血压、糖尿病等慢性病人随访管理率。

7.电子档案图书馆工作制度 篇七

一、电子档案自身所具有的优势

(一)有利于工作效率的提升。在高职院校中档案管理员通过应用电子档案在电脑上进行管理,有效地提升了在档案管理过程中的工作效率。在以往的档案管理中,校内管理员要对学生的个人信息进行抄写,并且对于学生信息归档时要用文字记录的形式进行统计和储存。这样的档案管理方式既消耗了大量的人力和时间,又不能保证所记录的档案内容是否准确。因此,档案管理员在运用信息技术进行档案管理时,取代了人工手写的形式,只需要在网上把学生档案里文字资料进行录入,在电脑里进行保存,就能够使档案管理更具安全性,提升档案管理的可信度。同时,电子档案的形式使管理工作变得简单、轻松,促使档案管理员的工作效率有所提升。

(二)提升了档案管理质量。在以往的传统档案管理方式上都是采用纸质档案进行保存,因此对于档案保存的环境和温度又要有一定的限制,如果档案存储的环境过于潮湿、温度过高都会导致纸质档案在质量上出现不同程度的破损或损坏。不仅如此,传统档案管理工作中因为用纸张进行记录,高职院校中学生数量增多,导致记录学生信息时对纸张的需求量增多,给高职院校中档案管理增加了大量成本。在应用电子档案的形式进行管理时,在管理形式上发生了很大的变化,可以不用再考虑自然环境给档案管理所带来的威胁,有效地节约资源,使档案可以在一个长期稳定、安全的条件下进行储存。

二、电子档案应用在高职院校的管理工作中的实施策略

(一)加强对电子档案在具体操作时的监督机制。高职院校中的档案管理员在完成对学生电子档案的建立后,要定时对电子档案进行监督查看,对档案信息中所出现的异常现象要及时地解决。同时,高职院校要加强对于档案管理的监督工作,档案管理员要严格遵守电子档案的操作流程,对学生信息进行整理、鉴别和归档。例如:档案工作者在实际建立电子档案时,要对每一份学生档案文件编制一个唯一的分类号、档案编号和相对应的文件夹,这样管理员在工作需要中查找某一个学生的档案时,只要在电子档案中输入文件分类号或者档案编号就能够准确地查找,同时也便于管理。这样的做法能够使管理工作者在实际工作中把出现的状况减少到最低,对高职院校中档案管理工作起到实质的帮助。另外管理人员在建立电子档案的存储格式上要统一,以防止档案格式不兼容的情况。

(二)加强档案管理人员队伍建设。高职院校在选用管理人员进行电子档案管理时,在看中管理者自身的工作能力的同时,对于其思想道德品质要格外重视,要定期对电子档案管理人员进行思想道德理论学习和电子操作技能上的培训工作,让这些管理者在掌握较高的电子管理技能外,又能够拥有一个良好的品信操守,防止有些档案管理者为了自身利益,把学生的档案信息进行外泄,给学校管理制度和学生自身的安全带来威胁。

(三)加强档案储存和网络安全性监管。管理员在建立电子档案的同时,首先要确认电脑设备是否处于安全状态,要定期对电脑设备进行更新、升级,以防止电脑因系统版本过低而影响档案管理工作;档案管理者在建立电子档案的时候要做好备份工作,防止在建立过程中出现断电的现象使档案丢失;学校要对建立档案的电脑安装电子防火墙装置,对于电子档案的防护起到很好的作用。同时,学校要定期对校内计算机进行防护和安全检查,防止病毒和黑客的入侵来损坏电子档案所存储的信息。

(四)重视电子档案的重要作用。高职院校的领导者要充分重视运用电子档案进行管理的重要意义。因此,在档案管理上面,领导者要积极引导档案管理者转变传统观念,提高对于档案管理的创新认识。同时,领导者要做好利用信息技术管理档案的宣传工作,对于以往纸质管理档案的模式要进行更替,不断创新和完善电子档案的归档工作,切实提高档案管理者在实际工作中的工作效率。

三、结论

电子档案应用于高职院校的档案管理工作上面足见成效,使管理人员在进行档案管理和查找方面更为实用、便捷,极大地提高了档案管理者的工作效率。伴随着档案管理技术不断地发展,电子档案管理在应用方式上还有待创新、完善,将它独有的技术优势在管理工作中发挥到最大。

摘要：我国高职院校中利用电子档案建立档案管理已经成为档案管理工作中的重要部分。因此,本文主要从电子档案自身的优势以及应用到高职院校档案管理工作中的策略展开研究。

关键词：电子档案,高职院校档案管理,应用策略

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊,开封教育学院学报,2009(03).

8.电子档案图书馆工作制度 篇八

【关键词】电子注册制度 学籍档案管理 要求

学籍管理是高校学生管理工作的重要组成部分，电子注册又是学籍管理工作的重中之重，电子注册工作的好坏直接关系到学生的切身利益，关系到高校和社会的稳定，同时对维护学历证书的公正性、严肃性，维护大学毕业生的合法权益起到重要的保障作用。电子注册是高校学籍管理的延续，是传统学籍管理工作在新形势下的发展，学籍管理是做好电子注册的基础，电子注册则是加强学籍管理的有效手段。

一、电子注册制度的内容

电子注册制度包括学籍电子注册制度和学历电子注册制度，学籍电子注册制度是为完善学历电子注册制度而制订的，与学历电子注册制度互相衔接。

1.学籍电子注册。学籍电子注册，即当年省级招办录取结束后，将各高校在本省(自治区、直辖市)录取的新生数据报教育部，教育部在网上公布各高校经省级招办录取的新生名单，各高校在新生入校后上网核对本校录取名单，网上有的学生给予注册，取得学籍。学籍电子注册，将学历证书电子注册阶段的资格审核提前到入学阶段，实现在校生网络化管理，使学籍注册与学历注册实现数据链接，实现高校、省级、教育部共同管理和维护统一的数据库，合理制定了各级部门的操作权限和职责，使信息的逐级报送管理，变成与计算机系统的即时、分级维护交互管理，最终实现了教育部把握资格、省级部门动态监管、高校远程维护的分级管理、动态管理。

2.学历电子注册。为适应高等教育改革，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，规范学历文凭颁发制度，打击社会不法分子伪造学历证书，教育部决定从2001年开始正式对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度。具体操作为：首先，各高校要对毕业生的毕业资格进行认定及数据的整理，将校验通过的毕业数据和链接成功的毕业生图像信息打包成压缩文件上报省教育厅；第二步是省教育厅进行数据的审核，省教育厅用毕业生当年的新生录取数据对各校上报来的毕业生数据进行校验，对于招生库中没有的或不一致的数据，则审核各高校准备的相关材料，如录简表、转学审批表、户籍证明等，省教育厅通过人工核对无误后，再提交给教育部。最后，教育部对各省上报的数据进行终端审核，经过这样一个反复的审核过程，最终通过的毕业信息才能实现网上公布。

二、实行电子注册制度是学籍管理的必然要求

1.实行电子注册制度是学籍学历管理工作的需要。随着高等教育的改革和发展，高校招生规模的逐年扩大，加强和改革完善高校的学籍和学历证书的管理，已是国家的头等大事，在实行电子注册制度以前，许多高校的学籍学历管理工作都是以手工模式进行，工作量大、材料繁多、管理难度非常大，耗费了大量的人力、物力和精力。因此，手工管理极大限制了高校学籍和学历证书管理工作的开展和发展，必须加以改革，实行电子注册制度。

2.实行电子注册制度是维护高等教育严肃性和权威性的需要。长期以来，学历证书一直被认为是一种荣誉、能力及身份的象征。随着市场经济的发展，学历证书更是决定毕业生在双向选择就业中能否被录用的关键。然而，以前的学历文凭发放管理却存在很多问题。而实行电子注册制度能从根本上杜绝假文凭，也弥补了以往由高等学校、省级部门二级管理的不足和制度不健全。

3.实现网上学籍信息数字化的需要。学籍管理资料信息化建设势在必行。实现资料信息资源共享是数字化学籍建设的基础。高校要充分发挥优势，以学籍管理信息化、网络化为导向。

三、电子注册制度对学籍档案管理工作提出的新要求

1.对各高校学籍管理相关部门的要求。首先，要求各高校必须引进能较好完成电子注册任务的，具有可扩展性和兼容性的信息管理系统。如我校成教部就引进了新力学籍管理系统和电子注册辅助系统。通过辅助系统的数据库结构校验和数据合法性校验，上报的数据更准确，工作效率得到了提高。其次，学历证书电子注册有严格的时间限制，规定的操作程序和上报的内容，要求不允许出任何差错，这就要求学籍管理部门确保工作质量，建立健全的学籍管理制度并严格实施，是学校维护正常教学秩序，保障教育质量的重要手段。

2.对学籍管理人员的要求。首先，学籍管理工作政策性、规范性强，要有高度的责任心。新生、毕业生电子注册信息向社会公示，具有较高的透明度，要求学籍管理人员在工作中不能有丝毫的差错和疏漏，必须细致、规范。其次，由于教育部的招生信息是通过网络传输，学生学籍信息又是通过计算机软件处理和管理的。因此要求学籍管理人员熟悉学籍信息管理系统的使用。再次，学籍管理带有很强的政策与法规性，要求从事学籍管理人员保持相对稳定，保证工作的连续性，熟悉自己的业务范围，掌握一定的专业知识和现代技能，要有较强的服务意识，法治意识。

此外，由于新生、毕业生电子注册每年都有比较固定的时间段，促使学籍管理人员的工作也要围绕电子注册进行。例如，每年4月中旬上报新生信息，每年11月中旬上报毕业生信息。注册制度本身的周期性，规范了学籍管理人员的工作内容、工作程序、工作节奏。

3.对学籍档案材料的要求。第一，在校生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。学籍卡是学籍档案的主体，按照教育部学籍学历信息管理平台中需填报的学生个人信息项类印制规范的学籍卡，发给新生填写。第二，建立分年级学生名册，统一打印分专业分班学生名单，按一定规律统一编制学号。第三，采用教育部学籍学历信息管理平台对有学籍新生及在校生、毕业生进行规范管理。第四，学籍异动管理规范化。有学籍在校生转学、转专业、休学、退学等要办理相关手续，如转学学生要求提交录取名册复印件、转学审批表、报名登记表及录取通知书供学籍管理员办理相关转学手续。学籍异动规范管理，能确保学籍档案真实可靠。第五，建立学生成绩管理数据库，根据任课教师的原始成绩单录入学生各学期各门课程成绩，修完教学计划规定的全部课程，成绩及格，才准予毕业。第六，按照教育部毕业证书电子注册文件要求对具备毕业资格的学生统一编定毕业证书电子注册号。电子注册号做到全国唯一、不得重号。

总之，电子注册制度就是利用现代技术对学籍学历进行管理的一种方式，从建立开始使用到现在，随着它制度上以及技术上的逐步完善，它在学籍学历管理工作中所体现的重要性也越来越明显，相信在不久的将来，电子注册制度将会给高校学籍学历管理工作者带来一个全新的管理模式。

参考文献：

[1]吴东升.电子注册制度在高校学籍学历管理中的重要性[J].安徽电气工程职业技术学院学报，2006，(9).

[2]杨振秀.学历证书电子注册与高校学籍档案管理[J].档案，2005，(6).

[3]陈曦.电子注册制度与学籍管理改革问题初探[J].继续教育研究，2008，(2).

9.图书室、电子阅览室管理制度 篇九

一、图书室管理制度：

1.保持室内卫生，做到图书没有灰尘，整洁，加强防盗、防火、防潮、防蛀等安全工作。

2.图书室要建立财产登记、分类登记和注销登记三种帐册，做到帐物相符;新购进的图书要及时入册、编目、上架、借阅，未登记的新书绝不外借。

3.图书排列摆放要整齐，按分类、索引摆放，前后有序。4.加强图书的管理，严禁在图书上乱涂乱画，对损坏的图书及时修理，对丢失和破损的书查明原因，根据情况注销或赔偿。5.认真履行规章制度，每学期期末清理一次图书，并收回外借的图书，严格执行借阅制度和赔偿制度。

二、图书借阅规则：

1.教职工每人借阅不得超过20本，做到按时借还，不得长期使用，以免影响他人借阅。

2.学生借阅由学校统一安排时间借阅，三年级以上以班为单位统一办理借书手续，借阅时请出示借书证，每人限借1-2本。3.借阅时间：学生每个月至少借阅一次。

4.必须在规定期限内还清所借的书后才允许再借，否则不借。

三、赔偿制度：

借阅人员要爱护图书，如有丢失照价赔偿。电子阅览室管理制度

电子阅览室是利用多媒体计算机网络阅读各种电子读物的专用阅览室。为保持电子阅览室优良的阅览环境，充分发挥电子阅览室对我校教学的辅助作用，更好地为我校师生提供互联网信息服务，特制定以下管理制度：

1.本室仅向我校全体师生服务，阅览室内多媒体计算机网络主要用于电子读物阅览，未经许可，任何人不得改变网络用途。2.本室开放时间：周一至周五中午1:00-2：00。

3.文明上网：读者应衣着整齐，不准穿背心、拖鞋入内；保持室内安静、卫生，不准在室内吸烟、大声喧哗、随地吐痰、吃东西、乱扔纸屑和杂物。

4.爱护本室设备：严格按照计算机操作程序进行操作，使用过程中遇到问题请及时联系管理员，请勿擅自拆卸、挪动设备和变动接头插口。凡因非正常操作引起设备损坏的，要照价赔偿。严禁删除电脑系统文件或他人资料。一经发现，将追究责任并索取赔偿。请勿在设备上乱写乱画，请勿践踏插线板。

10.关于电子档案管理工作的若干思考 篇十

[关键词]电子档案；档案管理；问题；思考

电子档案的发展离不开现代科学技术的应用，这是时代发展的必然趋势，也是现代化社会的重要表现形式。电子档案在为人们带来便利的同时，也需要注意在其中存在的问题，只有充分了解了其优势以及不足之处，才能合理的利用电子档案造福于人类。同时，我们还要关注电子档案的保护问题，这是长期以来困扰档案管理人员的一大重要问题，只有有效的解决了上述问题，才能使我国的档案管理事业获得长远的发展。

1、电子文件的来源和电子档案的发展

在人类进入21世纪后，科学技术的发展速度愈发之快，为人们的生活带来了翻天覆地的变化，同时，高科技也逐渐渗入到了各行各业之中。档案管理这一行业也不例外。在过去，人们主要是依靠文字记载对档案进行记录，这一方式具有诸多不便之处，其一是容易损坏，一旦遇到水火，就会损坏档案，造成无法挽回的后果。如果档案丢失，同样也很难找回，所以，纸质的档案在过去的管理环节是需要耗费大量人力物力的。但是自从有了电子档案这一形式，档案管理人员的工作就清闲的不少，只要将重要的信息输入进计算机中就可以了。人们不必再担心档案的损坏或遗失了。同样，在对档案进行查找时，也变得更加的便捷。只要在互联网中输入关键词，所需要的信息就会出现，大大缩短了查找资料的时间。在电子信息化发展的今天，无论是企业还是各政府部门，都要使用互联网进行办公，如果在过去，人们很难进行相互交流，在信息的传送方面也具有很大的不便之处。但是在现代化的社会中，只要具备了互联网，就能将信息在短时间内传送出去，使各部门之间的信息传送变得更加快捷，这是科学技术为人们带来的便利，这一便利在电子档案管理中得到最大化的发挥。

我们要认识到电子档案的管理与纸质档案的管理各具优势，同时，其优势也是相互之间的劣势所在。例如纸质档案具有稳定性，但是电子档案却受到网络信号等影响，不具有稳定性，如果发生断电的情况，人们就很难通过计算机查阅到所需要的资料。这是其不便之处。但是人们同样发明了光盘等信息化的产物，通过将档案存储其中，就能够有效的避免上述问题的出现。这是网络技术为人们带来的便利之处。在电子档案的管理过程中，归档是一项重要的工作，过去要想将档案进行归档，一般需要耗费大量的时间，有些档案存在关联性，对档案的归档增加了一定的难度，但是通过计算机的应用，能够有效的对档案进行资源的整合，可以将档案进行编目，同时也能够加快档案整理的时间，形成具有实际价值的档案资源。综上所述，我们应该认识到档案管理是现代企业或各个部门必然要进行的信息资源的管理，在长期发展的过程中，电子档案必将会成为相关部门主要的工作重心，通过对档案进行合理的归档，能够有效地保证档案的真实性以及可靠性，为企业的发展做出贡献。

2、电子档案的分类

由于电子文件信息与载体的可分离性，打破了原有档案实体的属性联系，单线排列的分类方式也可能将被概念分类整理所取代、在电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那佯的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。但考虑到企业生产经营实际情况及所产生的文件类别，我们将电子文件采用档案全宗号和档案分类号划分为：党群管理文件、行政管理文件、经营管理文件、生产管理文件、财务审计文件、人事劳资文件、生产技术文件、科研文件、基本建设文件和设备设施文件。同时，考虑到我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，因此，在电子档案的归档中，也基本上将此归档范围及其保管期限表作为依据，并根据企业实際制定相应的归档范围和保管期限，以保证电子档案分类的系统性和合理性。

3、电子档案在管理工作中的影响

过去，档案管理人员主要管理的是纸质的文件，因为纸质档案的文件一般都是文字材料，所以管理起来有所不便，一定要保证管理人员具有足够的耐心以及责任心。但是在计算机得到发展后，人们不再拘泥于同一种方式，而是通过磁盘录入的方式对档案进行管理，纸质档案由此发展成为电子档案。电子档案的形成不仅加快了资源共享的速度，同时也促进了电子信息化产业的发展。人们通过对档案进行有效的管理，逐渐形成了统一的管理系统，这样便极大的减少了档案管理人员的工作量，同时效率也得到了进一步提高。所以说电子档案的发展，为档案管理工作带来了重要的意义。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

4、结语

档案管理工作对于一个单位的全局工作是十分重要的，我们应该正确认识其根本性和重要性。电子档案的应用前景是广阔的，我们应当在这条路上不断创新和优化，实现档案工作的简易性和稳定性的不断提高。在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献

[1]曹丽丽.民政档案管理的要点和创新方法研究[J].劳动保障世界（理论版），2013（09）

[2]王大本，吴彬.信息时代加强档案现代化管理工作刍议[J].消费导刊，2009（07）

11.电子档案图书馆工作制度 篇十一

进行电子文件归档时, 要根据本单位实际工作情况及工作要求开展, 结合信息来源, 来选择使用电子文件归档, 实现办公自动化。电子文件使用虽方便快捷, 但稳定性差, 所以选择归档的贮存方式也极为重要。

一、电子文件的特点

电子文件不同于纸质文件可以直接阅读传递, 必须配合电子设备运行才能达到其使用目的, 即便如此, 相对于纸质文件却突显出了更大的优越性。电子文件的使用对人员传阅备份, 检索查询, 提高工作效率等是毋庸置疑的, 它可以借由电子设备进行迅速、有效、批量的修改整序、复制传递。电子文件管理由电子设备进行储存备份, 不必担心如同纸质档案的长时间重复使用所造成的磨损, 也不必占用一定的空间去存放管理, 降低了管理成本, 减轻了管理人员的劳动量, 提高了工作效率。但同时电子文件也存在一定的安全隐患, 对于管理人员需不断提高管理水平, 做好加密备份等防护措施。

二、建立电子文件归档相关制度及流程

电子文件从接收信息、立卷、整理录入涉及到各个部门的人员, 从信息来源说, 有业务部门负责人、信息录入人员及计算机技术人员等, 要将这多方面的电子文件收集归档, 必须建立相应的归档制度及管理制度, 制定出规范的工作流程及考核制度, 根据档案整理规范与分类建档规范明确电子文件归档范围, 要求各部门兼职档案管理员在纸质文件归档的同时, 也要归一份电子文件, 保证电子文件及时归档。对已归档的电子文件要采取有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性、完整性。并且要有相关部门对其进行检查、考核, 使归档人员有章可依, 使电子归档工作有条不紊的开展。

三、电子文件的归档和管理

1、电子文件的归档存贮

电子文件与纸质档案的载体不同, 电子文件对保存空间要求不高, 但环境的温度、湿度、防磁性等条件对其影响却很大, 并且易损坏, 所以选择归档方式极为重要, 目前有光盘、电脑硬盘、移动硬盘、网络硬盘等方式, 经实践证明, 运用光盘贮存, 遇到质量较差的光盘, 会影响文件的可读, 而且光盘也有保质期, 并非是一种永久性的贮存方式。为避免数据丢失, 必须对电子档案进行登记编号, 定期检测及备份, 来确保电子档案信息的有效性, 定期检测应根据电子档案建立的时间进行。首先是外观检查, 确认光盘表面有无划痕、损坏、涂层有无霉斑出现等, 然后再对光盘上的信息进行读写校验。出现差错的, 须及时进行地有效的更改。

另一种简便而安全的方式是采用网络移交归档, 将办公自动化系统与档案管理系统对接, 由文书部门借助办公自动化系统将发布的各种类别的、办结后的红头文件选择性的点击归档, 就会归入档案系统中相应文书预归档库, 再由档案部门整理归档。

目前, 东风汽车有限公司推广应用的PDE档案管理软件就完全具备了这种功能, 除每个专职档案管理人员安装这种软件外, 档案形成部门的兼职档案员也可以安装, 并利用软件向档案部门移交电子档案到软件的预归档库, 再由档案员根据要求进行分类整理后, 由档案员进行全部归入正式库。

2、电子文件的借出

档案管理系统和办公自动化系统的对接应用, 大大方便了电子文件的借用, 各类档案通过数字化扫描后, 全部挂接到档案管理软件中, 而利用者只需通过进入办公系统, 点击档案借阅, 就可以凭借赋予相应的查阅权限, 向档案部门申请查阅需要的档案, 由档案人员网上批准后才能查阅, 而没有权限的部门则不能查阅。申报流程中, 每一个环节审批完毕后即自动交入下一个流程并给予必要提醒。当哪个环节审批不合格, 系统则自动将资料发回申报部门进行重审, 当哪个环节有所延误时, 系统可通过实时的监控进行自动督办及提醒业务, 从而确保各项工作环节的衔接紧密、流程清晰。这一管理模式既对整个单位的档案实施了严密的安全保护, 又简化了申报查阅档案、权限审批的复杂环节, 还达到了异地使用, 既方便了使用者, 也为档案的安全利用提供了必要的保障。

3、电子文件的信息化管理

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力, 从而推动社会进步的历史过程。信息化管理是管理人员借助现代信息化工具, 有效利用人力、物力、财力等资源进行的高效的管理过程。

电子文件的信息化管理, 可以理解为利用电子设备将文件进行数字化处理后经由办公自动化系统进行一系列上传、查阅、传递等动作的管理过程。在这个过程中, 对电子文件的操作本质上和对纸质文件的操作是性质相同的, 并更加规范和完善。电子文件不可以被修改原始信息, 并由管理人员上传到办公自动化系统中去, 送达给指定利用者、或是利用者需提出申请方可查阅或填报内容, 并在系统中进行下一步操作。电子文件利用时, 系统会自动记录和统计利用者操作记录。

4、电子文件的安全与防范

基于网络的办公自动化管理身处开放、自由的发展环境之中, 很容易受到病毒、黑客的攻击, 使网络漏洞给档案管理工作埋下巨大的安全隐患, 一旦系统崩溃, 重要的档案管理资料, 尤其是涉及国家秘密的档案资料, 将会被破坏、篡改甚至丢失, 造成的损失是无法挽回的。因此, 构建档案管理工作保障体系, 确保电子文件的行政有效性和法律凭证性是很多单位面临的重要问题。

因此首先必须对重要程序和数据进行备份, 其次要保证运行文件的系统安全, 定期进行病毒检测和消除;人员管理方面应明确负责人职责、管理员职责、利用人审查条件, 严格权限管理, 定期进行安全评估等, 这就要求制定相应的系统运行、数据及文件安全管理制度以及应急预案, 从而达到安全规范管理的目的。

结束语

随着信息化步伐加快, 电子文件发展必将与时俱进, 呈现高效、快捷、安全等特点, 这必将对现有电子文件管理方式方法带来挑战, 也必将对档案工作者提出更高要求, 但是, 只要我们坚定信心、勇于创新, 就一定能在磨练中成长, 在成长中为企业经营发展彰显价值。

摘要：本文主要对电子文件的特点及主要类型、管理流程、办公自动化系统里的电子文件的如何进行、查询、利用、管理、归档等方面进行了深入细致的研究, 并且结合自己的工作实际对电子文件归档、流程管理、安全防护、使用价值提出了自己的见解。

12.建立电子档案之初探 篇十二

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摘 要:全文主要从三个方面介绍了电子档案的相关知识：1.全文主要从三个方面介绍了电子档案的相关知识：

从电子档案的特点及优势出发，论证了电子档案取代纸质档案的必然 从电子档案的特点及优势出发，性；2.描述了虚拟档案室的特点及模式；3.阐述了如何从制度和技术 2.描述了虚拟档案室的特点及模式；3.阐述了如何从制度和技术 描述了虚拟档案室的特点及模式 手段保证电子档案原始性、安全性、手段保证电子档案原始性、安全性、电子档案用作法律凭证的可行性 等。自从人类发明了计算机，它便以前所未有的、其它学科所无法比 拟的速度向前发展，到了二十一世纪的今天，它已经渗透甚至垄断了 社会生活的各个领域，在社会生产和人民生活中显示出越来越重要的 作用。而作为其衍生物的网络则是另一个世界，它是不同于现实的一 个虚拟的空间。网络的出现彻底改变了人们传统的思维和作业方式。电子档案同样也是应运而生的一个新事物。它的出现同样也会对传统 的档案管理方式及理念产生强烈的冲击。

一、电子档案取代纸质档案的必然性 电子档案不同于传统的纸质文献档案，其前身是电子文件。电子 文件的本质是人们用肉眼无法直接看到和理解的比特流。比特流所承 载的信息必须借助于计算机这个辅助工具才能准确、快速地存取、识 别、阅读和理解。正是由于其与传统的纸质文献的这种差别使得计算 机和由此产生的电子文件乃至电子档案在当今的时代扑面而来，也正 是由于它的出现，才昭示着纸质文件末日的降临，其道理就象纸的出 现使得人们不会再结绳记事、刻木为契一样。

（一）从档案特点来看，电子档案是纸质档案的完全替代品 尽管关于档案的定义各说不一，但档案有两个根本的特点，那就 是：

1、可作为凭证的原始记录性；

2、可供查考利用的知识信息性。电子档案因记载着真实的历史活动而勿用置疑地具有信息性，同时它 还可因其原始记录性而用作凭证（后面章节将详述）。故电子档案除 了其载体与纸质档案不一样外，它与纸质档案一样具有档案的这两个 根本特点，因此从档案的特点这个角度来看，电子档案是纸质档案的 一个完全替代品。

（二）从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明 显优于纸质档案 当今世界是信息的世界、网络的世界。信息获取和处理的速度往 往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争能力。在传统的纸本操 作方式下，各单位、各部门之间流转着的大量信息全部是靠纸作为载 体来进行传输的。纸本的流转和传输存在以下几个缺陷：

1、存在大 量的冗余劳动，比如我们海关发文：某拟稿人撰写稿件一篇，在送科 室领导审阅前作者本身可能几经修改。为保持美观，会将修改不多的 文本重复抄写多次。经科室领导审阅批改后，为保持美观，可能还会 将修改不多的文本再重复抄写多次……，因此在这个过程中会存在着 大量的冗余劳动。

2、传输的速度慢。

3、流转的周期长导致办事的效 率低。

4、存在一定程度的人力、物力和时间的浪费。而电子文件的 可利用网络快速传输并易于反复修改的特点刚好克服了纸质文件的 上述缺陷。电子文件的形成、传输、处理等操作都远远方便于传统的纸质文件，因此它无可厚非地成为了信息时代的宠儿。电子文件相应 地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。

（三）从其利用方式来看，电子档案有如下优点 第一，电子档案检索方便、快捷。因为电子档案是用光盘、磁盘 等可为计算机读取的介质作为载体的，所以其检索也是在计算机上进 行。目前的计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档 的查找和检索是十分快捷的。同时，针对电子档案而制作的检索工具 也较为单

一、界面友好易于操作，使用起来非常方便。第二，也是比较重要的一点是，电子档案适于电子网络的传输。电子文本是网络资源的一种，它能够利用电子网络进行传输。电子网 络的传输

有传统的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快，能适应现代人对文件流转速度的苛刻要求。它能在极短的时间内到达 利用者的手中，这不仅仅是对于公文的流转以及档案资料的利用者来 说是一个福音，同时，也因它的速度为我们带来了效率，从而产生出 更多的经济效益。而且，我们也不必浪费大量的人力、物力来进行信 息、文件的查找、索取和归还。我们可以在需要的时候直接通过浏览 器在网上进行文档和信息资源的查找和利用。第三，由于电子文本可利用网络传输的这个特点，那么就能利用 它做到最大限度的资源共享。档案资料以电子文本的格式存储，其本 身就可以利用网络作为载体来进行传输，这样，各个档案室、信息资 料中心不必保存自己可能用到的全部档案、资料。它们可以仅仅保存 自己利用率最高的那部份，或者按照即定协议来保存部份档案、资料。

在需要的时候，可以方便地利用网络这个工具来进行档案、资料的检 索、查找和利用。基于此，各档案资料保管单位可以相应对自己所保 存的档案、资料的范围进行调整，这样就有更多的时间来对以前忽略 了利用价值的档案、资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象的 范围，从而减少由人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或 过早销毁。

（四）从其保存方式来看，电子档案有下列几个优点 同纸质档案相比，以磁盘、光盘、半导体存储器等为介质的电子 档案在保存方面有以下几个优点：其一，电子档案不易因潮湿腐烂、变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。其

二、不易于遭受虫、鼠、及其它有害生物的侵袭而损毁。其

三、相对于纸质文件它更能适 应温度的变化，也不像纸质文件那样不抗阳光的照射。其

四、电子档 案不像纸质档案一样，需要将大量的人力、物力、财力投入到纸质档 案的分类、排序、组卷、装订等工作上，它侧重于数据库的管理，从 而为社会节约了大量的人财物力。先进的事物必然会取代落后的事物，这是社会发展的基本规律。既然电子档案既有纸质档案的全部功能，又具有纸质档案所不具备的 优势，那么由它取代纸质档案必将是科学进步和社会发展的必然选择。

二、电子档案管理模式 电子档案的管理，包括前期的电子文件的管理和后期的电子档案 的管理。

电子文件的形成和流转程序基本是参照原有的工作流转程序而 设置的。传统纸质文件的形成和内部流转程序是经过多年实践考验的，它具有较强的可操作性，其严密的逻辑性也是经得起推敲的，所以电 子文件的形成和流转程序也是可以信任的。基于此，电子文件的管理 方式也可由纸质文件的管理方式演变完善而来。电子档案由于其全新的特点和运作模式而对新时期的档案管理 注入了新的内容,它侧重于数据库和网络安全的管理。电子档案及其 载体具有以下特点：一是容量大。目前，我们所用的普通光盘张张存 储量为 650M。这是一个什么概念呢？如果每份文件平均 50K 字节的 话，一张光盘可存储 13312 个文件，那相当于一个诸如直属海关一样 的机关单位一整年收发文件的总和的几倍。也就是说，一个直属海关 这样的机关单位一年收发的文件可以用一张光盘存储起来。而如果用 1.5 寸的档案盒存放纸质档案，每个盒子平均存入 50 份文件，则与一 个光盘所能存放的内容相当的所有纸质档案需用 266 个档案盒才能装 得下。这 266 个档案盒排列起来足足有 399 寸。这样，一个容量超过 10G 的存储器足以容纳一个中小档案库房的全部档案内容。

二、传输 速度快。电子文件以二进制比特流的形式传输。在局域网上，数据传 送的速率可达到 0.1--100M 位/秒。很多 Inetrnet 用户已登上 ADSL 网 络快车，体验着超过 10M/秒的高速感觉，而且，随着宽带技术的发 展，数据在网络传输的速度将会越来越快。

三、不受地域性的限制。这个特点使得办公室的概念成了一个虚拟的概念，这也是我们组建虚 拟档案室的概念基础。不受地域的限制，每个人都可以足不出户进行

办公，都可以坐在家里根据自己需要访问虚拟的档案室来获取自己所 需要的信息。我们的虚拟档案室，它是以计算机为工具，以存储和传输电子文 件的介质为载体，在计算机软件的支撑下，对电子文件及档案实现网 络上的虚拟集中统一管理的一个物理上并不存在的档案室。虚拟档案 室应该具备以下的几个特点：

1、友好的用户界面。因为虚拟档案室 的大

多数借阅者都是非计算机专业人才，而且每个用户都希望在最短 的时间内顺利地查找到自己所需要的信息，这个时候友好的用户办面 将会满足各种胃口挑剔的用户的需求。

2、虚拟的集中统一管理。不 管信息的存储方式是怎样的，也不管它们是否在物理上是集中，为了 方便利用，我们必须实现电子档案的虚拟集中统一管理。也就是说，用户通过访问某一 WEB 站点便可获取自己所需的全部信息，让用户 感到这些文档是集中统一进行管理的。

3、应该有宏观的网络概念。为了最大限度的实现资源共享，防止重复建设，我们应在各个可能互 联的档案资料中心之间达成一定的文件保存归档协议。这些档案资料 中心可能是局域网内的，也可能是因特网上的，虽然各个档案资料中 心的物理位置是不同的，但我们可以在通过网络实现其的互联。其网络构建模式图示（WEB 模式无法显示）： 有了虚拟的档案室，我们就可在在授权的范围内方便地浏览自己 所需要的信息，查找自己所需要的档案。同时，它还可将档案工作者 从繁重的体力劳动中解放出来，转变档案工作的内容及重点，以开发

促利用，最大限度地发挥电子档案的社会效益和经济效益。唯一官 方网

三、电子档案安全性的思索 诚然，虚拟档案室会给我们的档案管理和档案利用带来巨大的方 便。然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们电子档案的安 全保密工作带来了隐患。电子档案的管理涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全我 们也只能从每一个可能存在不安全隐患的环节着手，将不安全因素防 范于未然。由于网络具有极强的开放性，再加上电子文件具有易修改 且修改后不易留下痕迹的特点，所以就像没办法保证纸本文件的复印 件在流转过程不会被篡改复印一样，我们也没办法保证电子档案在整 个流转过程中都不会被篡改利用。但是，为什么我们能信任从档案部 门复印出的纸质文件，这不仅是对档案部门权威性及公正性的认可，它同时也是对用于复印的原件内容原始性的认可。同样，由于我们能 够保证电子档案原件的内容、载体等的安全和完整，所以，只要保证 了点对点传输过程中的安全，我们就可以确定每个直接访问虚拟档案 室的用户可以获取完整而原始的信息。至于如何保证电子档案原件内 容及载体的原始性，我们可以从以下几个方面来着手：

（一）我们必须从制度上保证档案的形成及管理部门（以下简称 “档案部门”）的权威性和严肃性。因为档案部门的权威性和严肃性是 保证档案价值的前提和基础。为维护档案部门的权威性，我们必须建 立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义 务。如，我们必须加强内部管理，规范作业流程以保证电子文件在其

传输流转过程中的安全。因为需在电子文档的载体上签章以确认其原 始性，所以我们应严格并完善用印签章程序以保证签章用印的权威性 和法律效力。同时，我们还应落实流转交接、借阅归还环节的责任制 等。另外，我们还可以通过加强外部监督来提高档案部门的信誉。如 果从制度上保证了档案部门的权威性，那么由其所制发电子文件及电 子档案的价值就有了可靠的保证。

（二）从技术上保证电子档案的原始记录性。技术手段是保证电 子文件原始记录性的有力武器。我们可以通过以下几个手段来实现电 子档案的原始性。一是为自己的企业内部网建立网关、防火墙、安装 防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏及恶意篡改。二是通 过加密、验证用户信息、输入调阅口令等手段来限定用户的访问和阅 读权限，防止无关人员无意调阅、删除、有意篡改等，同时也防止用 户越权访问。三是在归档时采用数字式签名、数据载体背书、在数据 载体背面签章等落实经办人员责任的方法，防止有关人员的蓄意弄虚 作假，从而保证电子档案载体的原始性。四是采用特殊载体，如用一 次性写入光盘或不可擦除的可记录光盘等，作为载体来记录电子档案。这些载体的不可修改性保证了电子档案内容的原始性。五是通过加密 备份来防范因意外或其它不可测事故而造成的电子档案的破坏。从而 从技术上保证电子档案的安全性和原始性。

六、在进行数据传输时，可以采用公用密钥管理、数字式签名以及对用户的身份进行严密认证 等手段来实现数据在传输过程中的安全。另外，还可保留计算机的特 征信息以备解决法律纠纷之用。

13.电子秤标定档案 篇十三

新款友声调克度方法：长按【累清】按【去皮】选择，看到自己需要的克度，按【去皮】成功！

100公斤标定:短路,开机,找钱0,累清,找钱7,放砝码,输入砝码重量,累清,找钱9.---成功 150公斤标定;短路,开机,总计0,累清,总计7,输入砝码重量,放砝码,累清,总计9.---成功

500公斤机改电标定：同时按住【清除】【1】==【02626】==【累清】4次==输入砝码重量==放法码==【累清】2次成功！

电子天平标定：开机时同时按住标定，设定2键。待稳定，按确认键。显示多少重量，放多少砝码！等稳定，再显示多少重量，再放多少砝码！等稳定，看到后面小数点后面的0.就成功啦！

上海友声标定: 开机先显示自检过程中同时按下---标定和确认---听到蜂鸣器响后送开,显示PASS输入标定口令010201按确认.上海友声计数秤标定: 开机归零状态下,按―累清‖3秒直到重量窗出现―CAL‖在秤台上放满量程砝码,稳定后按累计,标定完毕.上海友声计数秤精度选择: 开机自检过程中按 ―取样+3‖立即停止自检进入精度选择,可选精度自动轮流显示,按―累计‖键确认.提示选择跟零范围,按―累计‖键确认,重新开始自检.上海友声电子天平出现 0~err时二点标定: 在天平开机自检时按住标定键和设定键,当显示出跳动的零时放开按键,显示当前满量程,再按―确认‖键,.显示内码值,再按―确认‖,显示―0-CAL‖天平抓零, 稳定后天平加载1/2砝码,稳定后再加载满量程砝码.上海友声计数秤原始标定: 开机自检过程中按―取样+8‖自检完后进入标定程序,单重窗显示―mg‖,重量窗出现最大秤量,按―去皮‖键选择最大秤量,然后再按―累计‖键确认,再按一次―累计‖键,进入重量标定,单重窗显示―HAFL‖,放上半量程砝码,然后按―累计‖键, 单重窗显示―FULL‖放上总秤量砝码,等稳定后按―累计‖键确认.上海友声计重秤电子磅(1): 先短路,开机后显示分度值进入标定功能.上海友声计重秤电子磅(2): 按住(标定键+确认键)+开机,自检完后就进入标定程序,输入密码010201,即可标定.上海友声计数秤电子磅: 开机自检过程中按―取样+8‖(1)进入重量单位选择,按去皮键选择,按累计键确认,(2)设定小数点位数,(3)输入满量程,显示 FULL(4)分度值选择.(5)设定零点跟踪范围.(6)确定零位.(7)放砝码任意点标定,按累计确认,按去皮键修改砝码值.友声计重秤精度设定：同时按标定+确认键即可选择精度，按箭头选择，按确认键确认。友声计重秤标定：长按标定键，出现CAL，再按标定键，放上砝码。

（30KG）友声BS系列简易天平校正 1． 开机自检时按住模式+标定 2． 150g/显示75g，300g/显示150g，放上与显示相等的砝码值，然后按确认。友声BS-L2个键的天平，600g/0.1g，1500g/0.2g，3000g/0.5g 标定：按累清+标定同时按，出现一半的称量值。友声计数桌秤标定方法 1． 按取样+8，显示英文符号，放一半砝码，按累清。2． 改变分度值，按取样+3出现1200，1500，……，按累计或累清，后显示反应速度0.5/3.5 友声计重桌秤标定方法: 1.标定+模式,显示分度数,用↑去改, 2.按住标定显示CAL,按确认,按设定,用↑去改砝码值,然后按确认。

友声计重台秤标定方法： 1． 自检时按标定+模式，然后输入010201。2． 用↑去改变分度值，用→确认。

苏灵牌(计价秤): 黑字:开机,2418,【1456】,【4486】,【807】,去皮,1去皮,放砝码,去皮,输入砝码重量,去皮,输入最大重量,去皮,5去皮.---成功

红字:短路,开机,累计,放10公斤砝码,累计,输入12000,再放10公斤砝码,输入24000,再放10公斤砝码,输入36000,累计.---成功

苏灵新款黑字调克度方法：15888去皮，按2，选克数【反复按2，自动跳出来克度数】去皮，置零。成功！

苏灵新款黑字标定方法：短路，开机，归零前按置零键，输入砝码重量【1000】，去皮，放法码【10公斤】。去皮。----成功

苏州正人干电池的标定：短路，开机，归零前按置零键，923，置零，看金额窗有数字，按置零，看重量窗显示10KG,放10KG发码，按置零，30----30置零，就成功啦！再看显示20KG,放20KG发码，按置零，显示30KG,放30KG发码 浙江秤和苏灵黑字标定一样;密码不一样;如下: 新款万福达：【2678】

永杰,永洲【前一种8818,后一种3658.小磅秤6158】 万宝【3658】 英菲,珠江【258】 佳友【8518】 志瑜红字【8818】

志瑜另一种【975去皮79168去皮】

(以上几种如不成功,需开机短路以后再试一次)老式天合,老式大合: 短路,开机,放10公斤砝码,输入16000,累加,去皮.---成功

上海大华计价秤: 短路,开机,去皮88888,去皮,放砝码,去皮,输入重量,去皮.---成功 上海大华小磅秤: 短路,开机,标定,输入0218,标定,输最大重量,标定,放砝码,标定,输重量.---成功 浙江秤【上海浦东】去小数点的办法: 744.75去皮4去皮0去皮.---成功 857.11去皮4去皮0去皮.---成功 新款万福达标定密码：【2678】===和苏灵黑字一样标定

万福达调小数点：158【去皮】14【去皮】 158【去皮】24【去皮】 调克度：158【去皮】1【去皮】5【去皮】 ===10【去皮】

上海浦东（波萝）标定：开机归零前【81580】按【2】放10公斤法码，输法码重量。【累计】===成功！

上海浦东（波萝）调小数点：258【去皮】14【去皮】 258【去皮】24【去皮】 调逢1进10：258【去皮】45【去皮】 ===258【去皮】55【去皮】

新款大洋带M几的标定：短路，开机，输【8518】【去皮】【1】【去皮】放砝码，======== 仿友声的标定：开机【1168】【累计】【8692】【累计】放砝码，输入砝码重量，【累计】【30000】【累计】【5】【累计】成功！

上海旭日电子案秤：

短接+999999按置0按950115按置0按15015按累计加载半量以后按数字输入数值 按去皮结束

上海旭日衡器XK3100校正方法接上短路环，输入：7个9，+4+0+150+950215+40+15015+累计+清除+放上50公斤砝码+输入50.00+去皮。（+代表然后）校正完毕，拔下短路环。大和30KG电子计价秤.台秤标定方法：拨动开关是最老的。荧光的同时按清除和累计加15和30kg砝码按15000和30000去皮。。。

凯丰TCS--30KG的标定：输入52411（或57660 有小数点的按524.11或576.60）---去皮---反复按1到06－03---再按3---放砝码---输入砝码值---置零---关机 OK

上海东南衡器 ACS-30D 校准：开机 归0 之前 输入 15998 或者 15988 都尝试一下 按去皮

威灵计重电子磅标定：同时按置零键+清除键—输入密码12345—出现LOAD——放砝码—输入砝码重量—输入重秤量—累计。

衡新计价秤标定：

按住计价单位+ON——计价单位——1956——1——去皮置零——放上砝码——按小数点——拿下砝码——3——去皮置零——放砝码——放砝码——放砝码——标定完后，拿下砝码——计价单位。衡新计重秤标定

（1）：按开机键并即时松开——放开后立即长按开机键—直到显示内码后，按三下开机键就会进入机器标定状态，显示标定的砝码值，放上砝码按MODE进入下一步。精衡计重秤、衡新计重秤标定

（2）：按开机键并即时松开，在机器未归零之前，按MODE（功能）键三次，进入机器标定状态，约等三秒钟，若显示不归零，请按开机键归零，即可标定。

衡新计数秤标定：按住单重设定+开机——1956——1——扣重清零——放上砝码——按小数点——拿下砝码——3——扣重清零——放砝码——放砝码——放砝码——标定完后，拿下砝码——单重设定。衡新电子秤精度设置： 按开机键开机，在机器未归零前按MODE键一次进入参数设定状态，按ON键选择到d＊，按MODE键选择不同的设置，按OFF键完成。衡新计数秤精度设置：

按住单重设定+开机——按小数点——d-H即为高精度——单重设定。金菊计重秤标定： 先短路，按开机—然后迅速放开——放开后立即长按开机键——直到显示内码后，按三下开机键就会显示标定的砝码值，按要求加上砝码重量。金菊新款计价秤标定：

开机后也上按住―单价‖3，出现5EL后输入9328再按一下置零键，显示出零点后在按下置零键放上一半量程的砝码，输入砝码的重量，按置零键确认。天星电子计数秤标定：

单重+开机——19561——扣重——放砝码——按小数点——放砝码——按小数点——放砝码——按小数点——稳定后拿下砝码——单重设定。联贸计数秤标定：

任意键+开机——4——零点校正——放砝码——输入重量——单重+数量。

金菊电子厨房秤、众城电子珠宝秤、荷花牌厨秤标定：关机状态下，长按TARE直至出现一组内码——松开后按TARE——放上总秤量的一半砝码——按TARE——放上最大秤量的砝码——按TARE——长按TARE储存。众和电子厨秤标定：

关机状态下，长按开机键，显示内码后，按开机键放上总秤量的一半砝码，按开机键，放上总秤量的砝码，按开机键，长按开机键储存。

精衡珠宝秤、众城电子珠宝秤标定：关机状态下，长按TARE键约三秒钟，显示内码后按TARE键，显示0.0g后放上总秤量的一半砝码，按TARE放上总秤量的砝码，按TARE——长按TARE储存。精衡珠宝秤标定：

在开机状态下，长按MODE键，显示一组内码，再按MODE键，放上显示砝码的重量。长青珠宝秤的标定：

开机状态下，长按U键，出现CAL，即可标定。冠衡珠宝秤的标定：

快速按死下开机键，第四下按下去不要松开，直到显示内码，再按一下开机键，放上总秤量的砝码，按开机键，长按开机键储存。新和基KV0378电子厨秤：

按住ON/OFF三秒，LCD显示内码值，再按ON/OFF，出现该秤标定重量，放上该重量砝码，按/OFF，出现CAL后显示PASS。新和基KV2001电子厨秤：

ZERO+ON/MODE然后放在ON/MODE，会出现内码，再按一下ZERO，出现该秤标定重量，放上此重量砝码，按ZERO，出现CAL后显示PASS。

耀华YH-T3校正资料

开机归零后同时按一次―清除‖和―F‖键进入参数设置

―保持―键为确认键，―回零‖键是输入键，―扣皮‖键是移位键 菜单一为分度值设置 菜单二为小数点设置

菜单三为满量程设置：注，每次校正都必须重新输入满量程，输入后按―保持‖键屏幕显示零点校正，按―保持‖键，此时屏幕显示空载内码，稳定后会自动跳到―LOAD‖上此时放上要校正的砝码，按―回零‖及―扣皮‖输入砝码重量后按―保持‖键确认，校正OK 寺冈DI160校秤

3.7.重量标定(满量调节)在标定前秤盘与DI-160连接, 确保以下: A: 按满量设小数点的位置--------

8.在秤盘上放重物.CAL SP 9.按 [置零] 键标定满量.[ ? ]内码读数.10.按 [ T ] 键退出标定模式。11.关闭满量开关。

12.放满量的 1 / 3, 2 / 3,和满量检查称量显示是否正确。

双杰计数秤标定

按―清除‖键不放，再按―单重设定键‖，重量显示窗显示：XXXXXX（XXXXXX为应放砝码的重量，比如显示：―10.000‖表示需要放置10kg的标准砝码），单重显示窗显示―-CAL-‖进入标定状态。此时把砝码放上秤台。待稳定后计数电子衡器显示窗显示砝码重量值，稳定重量符号―kg‖的指示灯亮，单重显示窗显示―0‖，标定即告结束。也可在单重显示窗显示―-CAL-‖时，可利用数字键自行输入砝码值，再放足砝码进入标定（输入砝码值应在1/3量程到满量程之间），进入标定状态后，按―去皮‖键即可跳出标定状态，如标定时候重量显示窗显示―C—F‖，表示零点不稳定，可按―去皮‖键使重量显示回零后再进行标定。惠而准老款ALH计数称标定方法: 1．打开机壳, 将标定开关2、3脚短路； 2．开机，显示：SET----0；

3．按《置零》键，显示：SET----1； 4．按《累计》键，出现最大称量，用《置零》键修改； 5．按《累计》键，出现最小感量，用《置零》键修改； 6．按《累计》键，出现预校正砝码值，用《置零》键修改； 7．按《累计》键，出现线性值，内码在4万左右； 8．按《累计》键，进行零位校正,出现:---LOD---；

9．放砝码，待稳定后，按《累计》键确认，校准OK，自动进入功能参数可调菜单；

10．F1---50 为开机清零范围可调，按《置零》键修改，《累计》键确认进入下一步菜单； 11．F2---2 为零位追踪范围可调，按《置零》键修改，《累计》键确认进入下一步菜单；------12．F5---2 为显示速度可调，按《置零》键修改，《累计》键确认直到显示 J11 ON ；取下标定开关，重新开机，校准OK。常用功能操作：

按。+ 1 键 为 g 单位； 按。+ 4 键 为背光关闭 按。+ 2 键 为 Ib 单位； 按。+ 5 键 为背光常开 按。+ 3 键 为 Kg 单位 按。+ 6 键 为自动背光

耐克斯计数表头标定方法: 第一步 修改校正方法: 1.按《警示预设》键开机，进入菜单设置：Zero---2d（零点追踪）； 2.按《警示预设》键，出现：Zrage---2d（零点范围）； 3.按《警示预设》键，出现：D-rng---1d（动态检测）； 4.按《警示预设》键，出现：Pass---0（内外限报警）； 5.按《警示预设》键，出现：Poind---16（显示速度）； 6.按《警示预设》键，出现：Spnt---1（1为多点校正）；

7.按《。》键直接改为数字0（0为单点校正）；(此步最重要)8.一直按《警示预设》键，直到归零。第二步 修改量程和感量: 1．按《扣重预设》键不放开机，进入单位修改程序：Unit---0(0表示以g单位)，如要以Kg为单位，直接输入数字（1）；

2．按《警示预设》键，进入最大称量修改程序：Scale---6000（要修改直接输入数字）； 3．按《警示预设》键，进入感量修改程序：Cell---0.2（要修改直接输入数字）； 4.按《警示预设》键，归零。第三步 校准重量: 1．长按《置零》键，直到出现：CAL---6000（预校正砝码值）； 2．要修改直接输入数字，如1Kg 砝码则输入：1000 ； 3．放相应砝码到称盘； 4．等待，自动校准，OK。接线方法: 1----S+ 2----E+ 3----屏蔽 4----E-5----S-耐克斯CNS计数秤标定方法: 第一步：校正模式更改

1.按《警示预设》键开机，出现：ZER0---2 ；（详见说明书第7页）

2.连按5次《警示预设》直到出现：SPnt--0或1 ；(0为单点校正，1为多点校正)3.按《。》键更改为：SPnt--0，一直按《警示预设》到自动关机;4.校正模式更改完成。第二步: 修改量程和感量

1．按《扣重预设》键不放开机，进入单位修改程序：Unit---0 g 或Kg；(显示之单位，如要修改，可直接输入数字0或1）；

2．按《警示预设》键，进入最大称量修改程序：Scale---6000（要修改直接输入数字）； 3 按《警示预设》键，进入感量修改程序：Cell---0.2（要修改直接输入数字）； 4.按《警示预设》键，自动关机。第三步: 单点校准方法

当修改最大秤量和感量后，必须重新对其标准重量进行校准！

1．按《警示预设》进入功能菜单把校正模式设为：单点校正模式: SPnt – 0;2．开机归零；

3．长按《置零》键，直到出现：CAL---6000（预校正砝码值）； 4．要修改直接输入数字，如1Kg 砝码则输入：1000 ； 5．放相应砝码到称盘； 6．等待，自动校准，OK； 7．单点校准完成。

提示：如单点校准后线性不是很好的话，请改用多点校准方法重新校准！

志瑜电子秤调试方法

一、开机回零后，输入⑨⑦⑤再按《去皮》键。

二、然后再输入①或⑦⑨①⑥⑧再按《去皮》键。

三、等待几秒后，加1/3的砝码，再按《去皮》键。

四、输入所加砝码的重量值。再按《去皮》键。

五、输入满量程的重量值，再按《去皮》键。

六、输入分度值⑤，再按《去皮》键。

七、电子秤回到称重状态，即完成调试。厂家电话：0579-7616489（谢师傅）

大河电子秤调试方法

按―⑨⑦⑤⑤‖键，单价窗显示一个―0‖。再输入②⑧①②③，按―去皮‖键几秒后，显示―0.000 LOAD———‖。加1/3砝码。再按―去皮‖键，显示―0.000 LOAD 0‖。输入砝码重量值，再按―去皮‖。输入砝码的满程值。再按―去皮‖。几秒后完成调试。

大河电子台秤的调试

按―⑨⑦⑤⑤‖键，按―去皮‖键单价窗显示一个―0‖。再输入②☉①②③，按―输入‖键几秒后，显示―0.000 LOAD———‖。加1/3砝码。再按―输入‖键，显示―0.000 LOAD 0‖输入砝码重量值，再按―输入‖。输入砝码的满程值。再按―输入‖。几秒后完成调试。

宏马电子秤调试方法（永州电子秤方法相同）

⒈打开机盖，插上短路环。开机进入调试状态。稳定后，加1/2砝码。按―去皮‖键。重量窗显示1/2砝码值。按―清除‖键回到称重状态。拨回短路环，完成调试

⒉按《累计》键开机，回零后再按《累计》键一下，输入③①⑤⑧。按《累计》进入调试状态。加1/2砝码后，再按《去皮》键，回到称重状态。调试完成。

3.打开机盖，插上短路环。按《去皮》键，按《1》，再按《去皮》键，加15.00KG砝码。再按《去皮》键，输入砝码值。再按《去皮》键，输入满程值。再按《去皮》键，输入分度值5，再按《去皮》键。调试完成。

4.8818--1 世伟电子秤调试方法

打开机盖，插上短路环。开机进入调试状态。稳定后，加1/2砝码。按―去皮‖键。重量窗显示1/2砝码值。按―清除‖键回到称重状态。拨回短路环，完成调试

中银电子秤调试方法

14.做好图书馆档案管理工作之浅见 篇十四

一、更新图书馆档案管理理念

首先, 领导重视是加强图书馆档案管理工作的关键。图书馆领导应从思想上高度重视图书馆档案工作, 深刻认识到图书馆档案同图书资料一样也是一种宝贵的信息资源, 对图书馆的工作有着重要的参考价值。在争得领导对档案管理工作重视的基础上, 要逐步把图书馆档案管理列入领导议事日程, 配备兼职或专职档案管理人员负责全馆的档案管理, 并确定一名馆领导主管档案管理工作。这是搞好图书馆档案管理工作的首要问题。其次, 应确立图书馆档案管理工作的原则: (1) 集中与分散相结合的管理原则。对有关图书馆日常管理的档案, 如经费、财产、人事和文书档案等, 应进行集中管理, 由图书馆办公室安排专人负责;对图书馆业务档案, 可由各业务部门分散管理, 如文献采购档案归采编部门收集管理, 文献典藏档案、读者档案、借阅档案归流通部门收集管理。这种集中与分散相结合的管理原则, 有利于各部门结合自己的业务进行管理和利用。 (2) 现代化管理原则。图书馆档案管理工作应适应现代化发展的要求, 直接利用计算机进行档案管理, 提高档案管理水平。最后, 建立以馆长办公室秘书为主的负责制, 采取书面形式收藏、借阅业务档案。这种管理方法的优点是:馆内所有业务档案相对集中, 业务人员借阅跨部门的业务档案检索方便;馆长等主要负责人可以直接查阅定期上交的业务档案, 便于全面掌握各项业务进展情况, 有利于馆长指导协调全馆业务工作, 打破过去那种馆长听取层层汇报后再作指示的传统管理模式。

二、加强图书馆档案规范化管理

图书馆档案是在图书馆工作实践中直接形成的具有保存、参考价值, 并按一定规律保存起来以备查考的各种文件材料和数据。图书馆档案管理工作则是负责档案的收集、整理、鉴定、统计、编研、检索服务、提供利用和数字化建设等任务的一项工作, 具有继承性、系统性、专业性、科学性、管理性、现实性和服务性等特点。图书馆业务档案的规范化管理, 就是根据图书馆档案管理工作中存在的问题, 制定出图书馆业务档案管理工作的标准, 统一图书馆业务档案的组织建设, 以便建立图书馆档案管理工作的最佳秩序, 充分发挥图书馆档案的参考、凭证作用, 使之更好地服务于图书馆工作。例如, 对业务档案所收集的文件进行规范化处理, 主要包括以下内容:鉴别和判定业务档案的价值, 把各项业务文件中有价值的挑选出来, 剔除那些重复、无保存价值的文件;以职能分工为基础并结合事物属性, 以适当顾及档案文献载体的情况为原则, 对业务档案的文件内容进行界定和划分;对所收集的业务档案文件, 在内容范围、项目设定、标准衡量等方面进行统一规范, 从而提高业务档案的内涵质量。另外, 要在业务档案的分类归档范围、业务统计项目的统一规范上相应做出规定, 使业务档案建设与图书馆基础业务建设统一起来, 并通过业务档案的建立促进图书馆整体工作的规范化和标准化。

三、加大图书馆档案管理工作所需资金投入力度

开展图书馆档案管理工作必须投入一定的人力、物力和财力。从所调查的图书馆来看, 图书馆没有专项预算支持此项工作, 资金短缺已成为制约图书馆档案管理工作发展的重要因素之一。因此, 图书馆可以内部协调, 也可以考虑申请或争取来自社会与政府的支持解决资金问题。这样才能有效地运用计算机辅助管理开展档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和统计等日常工作, 加快图书馆档案管理现代化建设的进程。

四、实现图书馆图书、情报、档案一体化管理

图书、情报、档案一体化管理可以充分发掘和综合利用图书、档案、情报信息资源, 发挥系统整体的功能优势。除了图书馆日常档案管理之外, 图书馆的采购、流通等计算机管理系统的数据库就是图书馆业务档案的存在形式。这种同一性便于在图书馆内实行统一管理, 有效实行图书、情报、档案的一体化管理。

五、强化图书馆档案管理队伍建设

15.谈电子档案管理工作的重要性 篇十五

关键词：电子档案;管理;计算机;电子文件

随着计算机技术和网络的普及和快速发展，人类社会进入一个全新的时代——信息时代，信息化是人类社会继工业化之后的一次新的产业革命，将实现社会生产力的新的飞跃。电子计算机在各个领域 的应用愈加普遍，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。党政机关部门、企事业单位等对信息资源的利用和依赖逐步加强，由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，党政机关部门、企事业单位在工作和生产活动中，过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像资料等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了大量的电子公文、图书、图形图像资料等，这些都是属于电子文件，具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件如何监管？电子档案如何管理和开发利用？是当前档案人员努力探索的热点问题。

电子文件归档后即形成电子档案。电子文件与电子档案是计算机为核心的信息技术的产物。电子档案是用于存储党政机关、相关企事业、设计单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。由于自动化程度的不断提高，各机关事业单位保存的纸质档案材料的不断增多，纸质档案数字信息的处理难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输，这就需要我们必须努力强化电子文件档案管理工作。

一、由于电子文件的特殊属性和表现形式，决定在电子文件档案的归档和管理工作中，为档案管理工作带来新的课题和诸多难题

电子文件如何监管？电子档案如何管理和开发利用？是当前档案人员努力探索的热点问题

（一）掌握电子文件的特性，做好电子档案管理工作

（二）电子文件的整理

（三）电子文件的归档

二、电子档案与传统纸质档案的保存形式不同，但二者互为补充

在保管上电子档案与纸质档案在保管上的差异，电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录形式是数字化序列。任何电子档案，当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成环境和设备而单独存在，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。电子档案的长期保存，却是非常困难，需要有不断更新的技术和设备作保障。

电子文件归档及电子档案管理需要有技术和设备，电子档案的生命周期是由电子档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。

电子档案与传统的的纸质档案互为补充，电子档案与传统的的纸质档案相同之处在于：他们都是国家机关、企、事业单位以及个人从事一系列活动直接形成的的对国家和社会具有保存价值的历史记录。应遵循收集整理鉴定利用统计等的档案管理基本原则。电子档案虽然同样具有为用户或利用者提供档案信息和参考咨询服务的作用和功能，甚至服务技术更先进，水平效率更高，但由于电子档案存在各种局限性，将无法将传统档案取而代之。两者将长期共存，互为补充。

三、搞好电子档案载体的存放环境和安全保密

由于电子文件档案的不稳定性，怎样保证挡案信息的完整、真实、安全，作好电子文件档案的维护和保管工作，显得非常重要。①搞好电子档案载体的存放环境;②做好备份工作;③做好安全保密工作首先，防止电脑网络上“黑客”们的攻击;④对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件。

四、转变观念，克服因循守旧思想，做好电子档案的管理

（1）是思想观念障碍;（2）是控制手段障碍;（3）是设备技术障碍;（4）是保管方法障碍;（5）是利用需求障碍

我们是要转变观念，接受新技术。学习科学发展观，贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验，适当时普遍展开;关注计算机新技术与档案工作的结合。电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展;把档案的电子化管理，档案信息数字化，作为档案工作中的一个新课题，探索和研究在新形势下档案管理的新内容，开展档案现代化管理，减轻档案人员的劳动强度，提高了工作效率，使档案管理工作更好地为企业设计生产服务。

五、做好电子档案管理的重要意义

电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义和深远的历史意义，实现文档一体化管理有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案管理部门提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理;减少重复劳动，降低数据处理成本;实现信息资源共享，集中管理，传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。避免有的专业人员独自享受设计成果，其他专业人员需要时，利用起来不方便;制订标准、制度，保障数据的安全，对电子文件信息进行统一规范管理，只有这样才能确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化;充分利用信息资源，为单位的经营决策和设计生产服务，为吉林电力勘测设计院的专业设计人员提供快捷方便、更好更有效的服务，提高电子文件信息的利用率，实现吉林省电力勘测设计院电子文件档案信息资源共享的最大化。

参考文献：

[1]《纸质档案数字化技术规范》 DA/T31-2005

[2]《电子文件归档与管理规范》

[3]张文浩，《国企CAD电子文件管理模式研究》

16.电子档案图书馆工作制度 篇十六

摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法，研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施，并对传统的管理方法提出合理的改进策略，从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益，更好地进行档案管理事业。

关键词：纸质档案;电子档案;共存期;管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的`场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施