商务信函例文

商务信函例文（精选11篇）

1.商务信函例文 篇一

未名天日语学校——超全日语信函例文

日语的商务函电是日企文职最常用到的文档内容，今天未名天日语学校小编就最常见的问候信、慰问信、邀请信、通知信、请托信、询问信、感谢信举例，给大家在日语商务函电写作上进行一些指导。

1、问候信

新年のごあいさつ

あけましておめでとうございます。

元旦早々にご丁寧な新年のごあいさつ状をいただき、誠にありがとうございました。旧年中は、いろいろお世話さまになり心から感謝いたしております。本年もあいかわらずよろしくご協力のほどにお願い申し上げます。

まずは、新年のごあいさつまで。

敬具

2、慰问信

暑中お見舞い

暑中お見舞い申し上げます。

平素は格別のお引立を賜り厚くお礼申し上げます。

格別の暑さがつづく今日この頃、ご一同様にはお障りもなくお過ごしでございましょうか。私どもも幸い変わりなく暮らしておりますので、なにとぞご安心して下さい。暑さはまだまだこれから、くれぐれもお身体をご大切にとお祈り申し上げます。

まずは暑中お見舞いまで。

敬具

3、邀请信

ショールーム開設のご案内

拝啓 御社ますますご発展のことと心からお慶び申し上げます。毎々格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。

さて、このたび創立20周年を記念して4月1日より当社ビルの４階に「ショールーム」を開設いたすことになりましたので、ご案内申し上げます。

ぜひ、お近いうちに、ご参観くださいますよう心からお待ち申し上げております。

まずは、ショールーム開設のご案内まで。

敬具

4、通知信

電話番号変更のお知らせ

拝啓御社ますますご発展のことと心からお慶び申し上げます。

毎々格別のお引立に預かりありがたくあつくお礼申し上げます。さて、このたび電話番号を下記の通り変更いたしましたので、お知らせ申し上げます。

＊新電話番号．．．．．．ＸＸＸＸＸＸＸ

＊変更日．．．．．．． １０月１日

まずは、電話番号変更のお知らせまで。

敬具

5、请托信

カタログ送付のご依頼

拝啓 御社いよいよご発展のことと心からお慶び申し上げます。突然お手紙を差し上げ失礼いたします。実は取引先で貴社の製品ＸＸＸを拝見いたしました。当社でも貴社製品に非常に興味をもっておりますので、お忙しいところ誠に恐縮ですが、カタログをご送付くださいますようお願い申し上げます。

まずは、取り急ぎお願いまで。

敬具

6、询问信

拝復 留学お受け入れくださるとのご返事ありがとうございました。

早速ながら規定の通り、履歴書、大学の推薦状を同封いたしますので、よろしくご検討のうえ、留学ご許可くださいますようお願い申し上げます。出国パスポートは只今手続き中で、まもなく交付されることと思いますが、日本大使館へのビザ申請には貴大学の入学許可証が必要ですので、よろしくお願い申し上げます。

なお、留学が実現した場合のことですが、学生寮のような宿泊設備はございますでしょうか、ない場合、あるいはあっても満員の場

合には宿泊場所を斡旋して頂けますでしょうか。その場合の費用は如何ほどか、お手数ながら重ねてお伺い申し上げます。

まずは、用件のみにて失礼いたします。

敬具

7、感谢信

開業祝いの御礼

拝復 快い涼風の吹く今日この頃、ますますご健勝のことと心からお喜び申し上げます。

さて、このたび当社創立に際しましては、早速にご丁重なお祝のことば並びにお祝の品を頂戴いたし、ご芳情のほど深い感謝いたしております。

何と申しましても、まだまだ経験も浅く、微力のものでございますので、今後とも何卒よろしくご指導のほど切にお願い申し上げます。

私としましても、誠心誠意、最善を尽くして頑張り、ご期待にお副りできるよう努力したいと思っておりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

一年两考的日语能力考试就要来到，未名天日语学校启动

12月份日语能力考试备战工作，0-N1级全日制保过班、0-N2全日制保过班、日企就业班9月1日全面开课，报名活动正在紧密锣鼓地进行中，相信所有的考生已经进入备战状态，俗话说：“博观而约取，厚积而薄发，吾告子止於此矣。”爱迪生说过，“天才，百分之一是灵感，百分之九十九是汗水。但那百分之一的灵感是最重要的，甚至比那百分之九十九的汗水都要重要。”成功并非遥不可及，一份勤奋加一份技巧，就等于一份成功。给自己一个跳板，镌刻一个真实的人生。

2.商务信函例文 篇二

1 英语商务信函的文体特征

徐有志 (1992) 按照话语基调将语言分为正式体和非正式体 (个人基调) 。英语商务信函是一种公文文体, 属于前者。因此, 对商务信函的写作要求就比较严格, 它必须坚持“公事公办” (businesslike) 的写作标准。而“时间就是金钱”这一商界行话已体现出讲求实效的商家们对时间与效率的高度重视。因此, 商务信函还必须同时做到语言简洁、语义明确。此外, 由于商务信函的措辞是否得体、语气是否恰当会直接影响公司的商务形象, 所以, 商务信函写作还十分注重礼貌原则。以下就从结构固定、用词正式、语言简洁、语义明确、语气礼貌这五个方面展开论述。

1.1 结构固定

商务英语信函的结构比较固定, 通常包括下列项目:

·信头 (Letter Head) :包括发信人的公司名称、地址、电话号码或传真号码。这些条目通常已经印刷在信笺的左上方;

·写信日期 (Date) ;

·收信人的姓名、职务、收信人的公司名称以及公司的地址 (Inside Name and Address) ;

·信头主题词 (Subject Line) ;

·称呼语 (Salutation) :英语商务信函普遍使用“Dear Sir (s) ”或“Dear Madam (s) ”。

·如果知道对方的姓氏和职衔, 可以用Mr.或Ms加姓氏或职衔加姓氏;

·信的正文 (Body) ;

·结尾 (Closing) :常用Sincerely或Sincerely yours。如果跟对方较熟悉, 还可以使用Cordially;

·署名 (Signature) :署名应由写信人亲手签, 并在署名下用电脑打出署名人的姓名和职务 (Name and Title) 。

此外, 英语商务信函有时还包括副本抄送 (Carbon Copy/cc.) 、附件 (Enclosure/Enc.) 和附笔 (Postscript/P.S) 这几个部分。

1.2 用词正式

英语商务信函常用比较正式的词汇, 少用不正式的口语体词汇。以下用表格举例说明:

如表1所示。

1.3 语言简洁

商场如战场。没有商家愿意把时间浪费在阅读选词陈腐生涩难懂的信函上。因此, 商务信函在选词上非常注意以下几点。

(1) 选用通俗易懂的短词, 少用长词。如表2。

(2) 选用常用词, 不用技术或文学语言。如表3。

(3) 用单词代替短语。

如用now代替at the present time, 用if代替in th e e vent th at, 用so on代替i n the near future等。英语商务信函在注意选词简洁的同时还注意避免使用冗长的语句。大多数英语商务信函中的句子, 其平均长度为20个词左右, 且多为简单句, 常删去不必要的单词。如以下下划线的词常为删去的词:relatively cheaper, true facts, a r e a l d a n g e r, u su a l p r a c t i c e, w e a t h e r conditions, overall length, 等等。

1.4 语义明确

英语商务信函中的语句在传达商务信息时应该做到语义明确, 不可摸棱两可, 以引起贸易伙伴的误解。因此, 英语商务信函在句型、段落的组织方面有如下几个特点。

(1) 大量使用陈述句, 使意思陈述得非常明白。

(2) 为了鼓动对方赶快订购信函中所推销的商品, 较多地使用祈使句。如。

Let us show you how…

Telephone us on…

Call at our showroom and see fo yourself how…

(3) 多用完全句, 少用省略句, 以避免造成对方因猜测不当而造成的误解。

(4) 为了避免含糊和混乱, 需正确使用人称代词, 如:

We will need to calculate the number of residents in each road.

“我们”是指供货商还是用户, 这句话的语义非常含糊, 很容易成为一个法律问题。如果此时换成It will be your responsibility to calculate the number of residents in each road, 语义就十分明晰了。

(5) 商务信函的段落较短, 语句衔接紧密, 逻辑性、概括性强, 这便于对方从语篇的角度对语义进行全面的理解。

1.5 语气礼貌

商务信函是一种具有特殊功能的文章。信函双方是商务交易活动中的买卖双方或银行、保险、各种代理等中介机构。信函往来的目的是顺利地推进各种商务活动。现代商务活动的交易双方地位都是平等的, 所以商务信函的写作应基于一种相互有礼、相互尊重的原则。Grice (1975:45) 曾提出, 任何有意义的言语交际过程中, 交谈双方存在着一种默契, 一条双方都必须遵守的原则, 即合作原则。只有双方遵守了合作原则, 才能确保有意义交际的顺利开展。难以想象如果在合作中缺少应有的礼貌还能将合作顺利地推展下去。所以, 商务信函中运用礼貌的写作语气非常重要, 它最能体现商家的诚信形象。信函写作者在行文时应注意以下三个方面:

(1) 采用“收信人态度 (you-attitude) ”的行文风格。

在商务信函中少用第一人称作主语多用第二人称或第二人称物主代词加名词作主语, 如:

You are requested to settle this account on the 15th of this month.

You are expected to post a cheque to us.

Your prompt attention to this matter would be appreciated.

(2) 经常用被动语态, 如:

We were forced to cancel the contract.

It has come to our notice that license T/445 has not been renewed.

(3) 为了语气婉转, 还经常运用以it为形式主语的句型, 如:

It is with much regret that we have to tell you of our decision to wind up thec om p a ny.

It is a great pleasure to hear from y ou th at yo u h a ve m a rk e te d t he ne wp r o d u c t.

2 结语

综上所述, 英语商务信函有其独特的文体特征:结构固定、用词正式、语言简洁、语义明确、语气礼貌。熟悉和掌握这些特征有利于我们提高商务信函的写作水平, 更好地发挥商务信函的交际功能, 促进商务活动双方的交流, 从而获得最大的经济效益和社会效益。

摘要：随着我国经济建设的快速发展, 越来越多的商家投入到国际商务活动中。因此, 英语商务信函的应用也越来越广泛。本文从文体学的角度具体分析了英语商务信函应具备的文体特征, 以帮助商家成功进行商贸业务往来。

关键词：商务信函,文体特征

参考文献

[1]catford, J.C.A Linguistic Theory of Translation[M].London:Oxford Univer-sity Press, 1965.

[2]Gregory, M.&S.Carroll.Language and Situation:Language Varieties and their Social Context[M]London:Routledge&Kegan Paul Ltd, 1978.

[3]Halliday, M.A.K.Language as Social Semiotic:The Social Interpretation of Language and Meaning[M]London:Edwad Arndd, 1978.

[4]玛丽·特纳, 罗伯特·亚伯拉罕特.商务英语写作[M].西安:世界图书出版公司, 1997.

[5]温赖特.英语商业信函写作指南[M].北京:商务印书馆国际有限公司, 1996.

[6]许小平.国际商务英语写作[M].武昌:华中理工大学出版社, 2000.

3.也谈如何撰写英文商务信函 篇三

商务信函是一种“推销”函，可以说，你的“推销”是否成功，关键取决于你信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢利新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧；反之，你也可能因此招致新的矛盾，失去原有客户。因此，我们可以这样说，良好的商业往来，从一封好的商务信函开始的。

一、英文商务信函的构成要素

英文商务信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分。在下面表格中带“*”号的为必要部分，其余为可增加部分。

1.信头（Letterhead）*

2.发信日期（Date）*

3.编号 （Serial Number; Reference Number ）

4.封内收信人地址（Inside Address）*

5.指定收信人姓名（Attention Line）

6.称呼（Salutation）*

7.事由（Subject Line or Heading）

8.开头语（Opening Sentence）

9.正文（Body）*

10.结尾语（Closing Sentence）

11.客套结束语（Complimentary Close） *

12.签名（Signature）*

13.主办人代号（Identification Mark）

14.附件注明（Enclosure Notation）

15.附笔（Postscript）

16.复本注明（Carbon Copy Notation）

二、各构成要素的写作技法

1.信头（Letterhead）

信头又信端，一般包括公司名称、地址，也可含电报挂号、电传挂号、传真号码、电话号码、网址（Web Site）、电子邮件地址（E-mailAddress）等内容。通常采取印刷方式或打字方式。如：

2.发信日期（Date）

有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面，而美式的写法常把月份写在日期的前面，是期常用基数词，也可用序数词。年份之前的逗号可省略。如:３rd April,1999或３April199（英式）；May24th，1999或May24 1999美式）。

3.封内收信人地址（Inside Address）

一般在信箋的左面，沿左面边线写起。书写时要注意语序与中文恰好相反：小的单位放前，大的单位放在后，如：

Mr. Robert Keats

Director of Personnel

Windsor Knitting Mills Inc.

295 Magnolia Avenue

Spartanburg, South Carolina 29301

The United States of America

4.称呼（Salutation）

称呼是写信人对收信人的称呼，其位置在封内地址下两至三行。称呼后英式写法常用逗号，美式多用冒号。特别应该注意的是“Gentlemen”这一称呼用于泛称已多年，但今天已被认为有性别歧视，用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趋势。

5.正文（Body）

正文是信函的主体，表达写信人的具体愿望、要求、看法等，最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收集人名称、页数、日期。

6.客套结束语（Complimentary Close）

客套语是写信人对收信人的一种谦称，写法很多，写信人可根据与收信人的关系来选用不同的说法。如：

(1)亲密式:Cordially,Cordially Yours,Intimately Yours,

(2)普通式:Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely,

Very Sincerely Yours,

(3)正式:Your truly,Very truly yours,yours Very truly,

yours faithfully, Faithfully yours

(4)(最正式:Respectfully,Respectfully yours,Yours respectfully,

Very respectfully

(5)随意式:Love,Cheers! With love, Best wishes, Best regards,

Warmest regards,Your devoted friend, See you in Phoenix!等

6.签名（Signature）

签名要在结束语下面签，这样能使人感到对方重视此事，严肃认真，也能使对方感到亲切。

总之，商务信函作为一种“推销”函，在商务活动中有着举足轻重的地位。可以说，良好的商业往来，是从一封好的商务信函开始的。要想撰写出一封好得商务信函，除了我们上述介绍的一些写作手法以外，还需要我们具备相关的业务知识，掌握好法规和条款，具备扎实的语言基础。

4.商务信函的翻译 篇四

一、何为商务信函

商务信函是商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对外公共宣传关系中重要的手段，对于树立良好的公司形象有着极为重要的意义。

商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、受盘、订立合同、保险、装运、索赔等方面。

二、商务信函的要求

1.语言严谨准确

商务信函要求语言表达严谨准确,但在商务信函中恰当使用模糊语言,可以使语言表达更加客观准确、灵活生动、礼貌得体。

（1）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。例如：

We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction.我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。

We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。

（2）商务信函中经常使用here/there +介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。例如：

All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。

In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom.在此次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。

2.内容清楚简洁

商务信函在内容表达上要言简意赅，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。通常是直接简练，开门见山，忌过分修饰。一般根据写信者所要表达的中心

思想分段。正文每段的文字不会过长，尤其是开头和结尾，更常以简短为宜。

例如：“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”Please consider our proposal.” 简洁；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 则比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表达好一些。

3．富于外贸术语和专业词汇

商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。

（1）专业术语类：

We shall cover TPND on your order.我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。

It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.请报下列商品伦敦船上交货之最低价。

（2）外来词类：

拉丁语的status quo（现状），意大利语的del credere（保付货价的），汉语中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。

（3）行话：

长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中所表达的内涵和外延却非常相似。

Offer, quotation表示“报价，发盘”

Pamphlet, brochure, booklet, sales literature

表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”

Shipment和consignmen表示“所发出的货物”

Financial standing/reputation/condition/position

表示公司的“资信财务情况”

Fulfill/complete/execute an order用于表示“执行订单”

A draft contract或a specimen contract 表示“合同样本”

（4）数量词的大量运用：

商务信函中的时间、价格、数量、金额、规格等问题贯穿商贸活动始终，数字的表达应言之确凿，避免摸棱两可，体现商务信函准确性。

四、商务信函的翻译原则

商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正，用字洗练，一般遵守商务英语的写作原则，即5“C”原则：正确（correctness）、简洁（conciseness）、清楚（clearness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）。具体来讲，有以下几方面内容。

1.遵循“忠实，通顺”的翻译标准

例如：“We have obtained your name and address from the Singapore Chamber of Commerce, who have told us that you wish to import electric goods manufactured in China.”原译为：“我方从新加坡商会处获悉贵方的名称和地址，得知贵方有意进口中国制造的产品。”此句的翻译应该说非常通顺，注重了信函的语言特点，但是它并没有做到忠实的原则，译文中漏译了“electric”。再如：“I have the honor to notify you that we have commenced a business as commission agents for British goods.” 原译为：“我很荣幸地告知你我们已经开始了一项业务，来作为英国货物的代理”。这句的翻译中绝对忠实于原文，但却不能够达到通顺的要求，让人读起来感到特别生硬，须调整语序译为：“我们已经开始了经营代销英国货物的业务，特此通告。”

2.注意信函结构程式化的翻译

英汉两种语言在信函结构程式上有一定的差别。如收（寄）信人的地址、写信时间及他们的位置都是不一样的，需要我们在翻译时做出适当的调整，以适应目的语的格式规范。例如：把英语地址由小到大的顺序译为汉语的由大到小的顺序，或者有时根据汉语的习惯把地址栏省去；把时间也由英语当中的日/月/年或月/日/年的顺序改译为汉语中的年/月/日的顺序。例如：

John Wanamaker68Fifth StreetPhiladelphia 11U.S.A

美国费城第十一邮区第五大街68号 约翰·华纳麦克先生November 20062006年11月2日

3.运用套译的翻译方法

（1）称呼语的套译

英文信函中常用的是“Dear Sir(s)/Madam/Gentlemen/Ladies”等，此处的“Dear”只是一种表示对收信人的尊称，是一种礼貌的习惯性表达方法，并不等同于汉语中的“亲爱的”，因此，根据汉语习惯我们可以套译为：“尊敬的阁下/先生/女士/夫人”，有时也可以套译为：敬启者、谨启者、执事先生、尊鉴、台鉴等。

（2）结尾敬语的套译

结尾敬语的表达方式有很多，例如：Yours faithfully，Faithfully yours，Yours truly，Best regard，Sincerely，Best wishes，Yours sincerely，Kind regards等等。它们可以直接套译为：“谨上、敬上、谨启、顺致敬意”等，而不能直接按照字面意思进行翻译。

（3）信函正文中一些敬辞和谦辞的套译

商务信函的一大特色就是措辞婉约、注重礼节、多用套语。英语商务信函中

频繁使用 appreciate，esteem，favor，grateful，kindly，oblige，please，pleasure，Allow us...，Permit us to...，May we...等等。而汉语中常用的一些敬辞包括：“您鉴、贵方、贵国、贵公司、阁下、敬复、敬悉、惠请、惠函、惠顾、赐复、奉告、承蒙、恭候”等等；常见的一些谦辞包括：“敝人、敝公司、敝处、卑职、愚见、拙见、拙作、拜读、过奖”等等。例如：

We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favor of the 8th May.敬悉贵公司5月8日来函。

Kindly provide us with all possible information on your market.惠请告知你方市场详情。

4.要注意礼貌原则

礼貌原则，分为六大准则：策略准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则、同情准则。这些准则解释了有的交际语言比较礼貌的原因，当然这并不意味着最礼貌的形式总是最合适的，因此在商务信函的翻译中我们也要这样对待。

（1）策略准则和慷慨准则

这两项准则常用于指令和承诺，对于咨询信息、发盘还盘、商议付款条件、索取免费产品以及就赔付方式进行交涉等方面比较适用。如：

Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.若贵方需要，本公司将乐意寄上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。

（2）赞誉准则和谦逊准则

这两项准则要求尽量减小对别人的贬损，夸大对别人的赞扬以及缩小对自己的赞扬，夸大对自己的贬损。在商务信函中这两项准则常见于试探合作意向、商谈合作细节或是感谢信当中。如：

We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for.Also enclosed you will find details of our conditions of sale and terms of payment.奉读10月24日来函，欣悉你们对我们的产品有兴趣。兹附上你们所要求的商品目录和价目表，并附上我们的售货条件和付款方式。

（3）一致准则和同情准则

根据这一原则，贸易双方应尽量扩大一致，减少分歧。如：

We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.我们已对此事进行调查，愿意对贵方给予合理赔偿，不过不是贵方索赔的金额，因为我们看不出损失何以超过货物实际价值的一半以上。

写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首先表明愿意承担相应责任，目的在于尽量消除谈判的障碍，从而扩展了双方的一致，确保了合作的顺利进行。

At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.不管怎样，从贵方闻悉发生这一不幸事件，我们深表遗憾。如有必要，我们将很乐意代为贵公司向船方提出交涉。

以上这一事例真切地表达了贸易一方对遭受损失一方的慰问及希望给予对方帮助之意，充分体现了同情准则的要求。

五、实例分析

1.Dear Mr.Blake,I am sorry that we cannot accept your request for delay in delivery.Our project is in great need of these builiding materials, otherwise we cannot complete the task.If it is impossible for you to deliver them on time, we shall have to cancel the order.We are sorry to cause you any inconvenicence.Thank you for your understanding.Yours sincerely,CON Build Company

尊敬的布莱克先生：

很抱歉，我们不能同意您延迟交货的请求。

我们的工程急需这批建筑材料，否则将无法完工。如果您不能按时交货，我们只好取消订单。

给您带来不便，我们深感抱歉。感谢您的理解。

CON建筑公司谨上

2.Dear Sir or Madam,I am writing to request further information about your latest products.May i ask you to provide me with their detailed information on prices, delivery costs and the like?

I wonder if there are any discounts available for bulk order.In addition, do you

accept an overseas order?

I appreciate your early response.Yours sincerely,Bill Smith

敬启者：

谨以此信询问贵公司最新产品的相关信息。贵方能否提供价格、配送成本等详细的产品信息？

我方想知道大宗订单能否有折扣？另外，请问贵公司接受海外订单吗？ 及早回复不胜感激。

比尔·史密斯敬上

3.敬启者：

谨以此信询问贵公司产品相关信息。

我方想知道贵公司数码相机的价格。另外，如果我们大量订购，可否给我方折扣？如果能给予折扣的话，这么一大笔订单，贵公司通常给多少折扣？

请您在方便时尽早回复。

泰勒·汉斯谨启

Dear Sir or Madam,I am writing to request some information about your product.We would like to know the price of your digital cameras.Moreover, if we place a large order, is it possible for you to give us any discount? If so, how much discount do you usually allow for such a large order?

5.商务信函写作 篇五

书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。

1、信端（Heading）

信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。

信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如：

（1）并列式

Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。

如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如 New York, 103），表示城市的邮政编码。

关于发信日期的写法，应注意以下几点：

①年份应完全写出，不能简写。

②月份要用英文名称，不要用数字代替。

③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。

④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。

日期可有下列几种写法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最为通用。

2、信内地址（Inside Address, Introductory Address）

信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.称呼（Salutation）

对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr.的复数形式 Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布莱克兄弟公司。

②对女性一般称呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme.的复数形式 Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor（缩写为 Prof.），Doctor（缩写为 Dr.），General(缩写为 Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（复数为 Excellencies）。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。

⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness(复数为 Highnesses)。

收信人称呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐统称Ms.夫妇俩人Mr.and Mrs.两位或两位以上男子Messrs

两位或两位以上女子（已婚）Mesdames

两位或两位以上小姐（未婚）Misses

常见的头衔（汉英对照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

医学博士Medical Doctor(M.D.)

总统或校长President

主席或董事长Chairman

副主席或副董事长Vice Chairman

副总统或副校长Vice President

首相Prime Minister

总理Premier

省长或州长Governor

市长Mayor

参议员Senator

大使Ambassador

秘书长Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院长Director,Dean

副院长Vice Director

系主任Dean,Head,Chair

馆长Chief Librarian,Curator

阁下Excellency

神甫Father

4.信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P.S.表示补叙。

5.结束语（Complimentary Close）

结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully, Yours(very)sincerely，等等。

写给上级和长者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

写给同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

写给熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

写给亲属或挚友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love, Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的挚友”等。

写给挚友的信有时也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

写信给挚友，表示歉意时，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在欧洲一些国家里，多把Yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把 yours 放在 Sincerely 等词之后。Yours 一词有时也可省略。

6.签名（Signature）

信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，应在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再启（Postscript, 缩写为 P.S.）

再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

9.私人和公务信函--注意事项

首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。

最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。常用的起首语有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say…

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that … 12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.…

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的结束语有：

6.商务信函 请求会面 篇六

您好！

本人正是今年9月访问江苏电视台，与王高领主任会晤商谈过的韩国WJ中国语学院崔源珍院长。认识您非常高兴，希望能与贵台达成合作，协力共进。

首先，对贵台于11月5日，6日，7日的商谈邀请表达感谢。届时本人将访问南京参加活动，希望贵台能够提供邀请函并告知具体的时间地点。

其次，本人将介绍本公司情况。本公司是位于韩国时尚的发源地和中心区——首尔江南狎鸥亭的WJ中文学院韩流事业部。本地区作为著名富人区，聚集大量整形医院，皮肤科和美容室，因国际奢侈品牌云集而成为知名的高端消费地区，同时，拥有大量当红艺人的韩流经济公司也在此驻扎，是代表最尖端韩流印象和引领高端生活方式的韩流源头。作为著名观光地，本地区也令追求真正韩流价值的韩国人心生向往，同时在外国游客中极具人气，其中又以中国游客为最。

以此地利，本公司推出最时尚，优秀的韩流美容品牌，希望通过××电视购物将最有效的产品带给中国消费者。一般电视购物的主力消费层为40-50岁女性，本公司亦以此为基础主推高价高效的高端化妆品系列。而对于其他的产品系列，希望能在日后的深度合作中也渐渐展开，包括此次会谈中，本公司将介绍的服饰，生活健康等方面的多系列产品。

在与贵台友好合作的同时，希望××电视购物能够开设WJ化妆品特别专题。具体的交易条件和条例程序希望通过会谈达成协议。

本公司与苏宁易购正在就WJ特别馆的开设程序进行协商，同时也计划与苏盐和淘淘巷展开合作，设立专卖区。

另外，本公司可对于好享购电视购物的相关韩流商品事业给予帮助。例如派遣一至二名员工帮助贵台准备场地，邀请韩流企业，进行××电视购物在首尔的进口产品说明会活动。

本人预定11月1日至6日访问南京，届时将拜访贵台进行商务洽谈。

先就待议内容再做梳理：

1，签订协议书

2，WJ产品介绍和展开方案 3，有关交易条件和程序的协商

4，协助好享购电视购物在韩展示会业务

7.浅析商务英语信函的语言特点 篇七

关键词：商务英语,信函,词法,句法

国际贸易对一个国家经济的发展起着重要的作用。作为商务世界有效的沟通渠道, 商务信函在商务活动中起着越来越重要的作用。因此, 如何最大限度地发挥商务信函的作用成了商业活动的重要组成部分。作为英语的一种特殊语体, 商务英语信函有着自己独特的文体特征。分析了商务英语信函的词汇和句法特征, 以期为商务信函的写作提供一些建议。

一、商务英语信函的词法特征

商业信函要注意意思表达准确, 避免误解。因此在英语商业信函的写作时选词要准确, 避免造成歧义, 或者意义表达模糊, 影响双方的有效交流。

1. 选择具体词汇而不是抽象词汇

抽象词汇意义含混, 意思表达不直接、不准确, 具体词汇意思明确, 便于信函双方的迅速沟通。使用具体的词汇准确地表达己方的意愿, 帮助双方快速地交流, 是商务信函的重要特征。因此, 英语商务信函写作应尽量使用具体词汇准确、快速地表达意思, 避免意义模糊。

请看例子: (1) The payment of the goods will be effected on July 1st. (2) The goods will be paid on July 1st. (3) The shipment was affected by weather.例1中作者使用了抽象名词“Payment”表达付款的意思。但是名词“Payment”不可以充当谓语独立表达“付款”, 作者必须借助动词“effect”表达意思。从文体的角度, 例1比例2表述更正式, 但是从意思表达的简洁和准确层面看, 例2意思简洁明了, 更有利于双方的沟通。例3动词“affect”意思不明确, 收信人无法明确了解天气对货物运输产生怎样的影响, 也就无法采取相应的对策。因此写信人应该使用精确的词汇如“hindered”, “delayed”或者“stopped”, 便于收信人对此做出正确的回应。

2. 避免使用歧义词汇

歧义词汇是指有些词汇在同一个上下文语境中有两种甚至多重意思的理解。商务信函中使用造成歧义的词汇可能影响双方的误解, 造成不必要的麻烦。例:We assembled them by the new machine. (“by”can mean“near”or“by means of”) 上例中介词“by”在英语中可解释为“在…旁边”和“通过…方法”。因此, 上例分别理解为: (1) 我们把它们集中放在这台新机器旁边。 (2) 我们用这台新机器把它们组装起来。为了准确的表达意思, 商务信函写作时应根据写信人的意思将上例改写成: (1) We assembled them near the new machine.或者 (2) We assembled them by means of the new machine.另外, 商务英语信函要尽量避免一个句子中一个单词多种意思。例如, “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good market in the European market”.在这个句子中, “market”表达了两种意思:第一个“market”的意思是“销售”, 第二个“market”表示“市场”。为了便于理解, 应该把这个例句改写为“Cotton and silk blouses made in China enjoy a good sale in the European marketplace”.

3. 避免形容词或副词的重复使用

中国人写作习惯重复表达相同的意思, 一方面重复可以保持平衡的词法结构, 另外重复也加强了语气, 强化了表达的意思。英语文化强调用简明的语言表达意思。在商务英语信函写作时, 我们应该遵守英语语言的习惯, 避免使用不必要的重复, 保持信函的语言简洁, 意思清晰。商务信函写作时容易出现的形容词或副词的重复错误:General consensus (“consensus”一词本身即表示general opinion) ;True facts (“facts”必须是真实的, 即“true”) ;Assemble together (“Assemble”即put together.) ;Absolutely complete (“absolutely”即completely) 。

4. 使用褒义词和礼貌用语

商务信函写作者如果措辞礼貌得体, 会给对方留下良好的印象, 为双方的合作奠定基础。商务信函写作在遣词造句时应注意恰当运用褒义词和礼貌用语。例: (1a) I’m sorry we blundered on your order; (2a) We regret the inconvenience you’ve been caused by the broken mixer.尽管信函写作者希望表达真诚的道歉, 但是贬义词 (例1blunder和例2inconvenience) 会提醒收信方不良的后果, 影响对方对不良后果的反应。因此写信方可以使用中性的词汇, 淡化收信方对后果的反应。为达到良好的沟通效果, 信函写作可以将上两例改写成: (1b) I want to apologize for the order we delivered; (2b) We are truly sorry about the experience you had with the mixer.

二、商务英语信函的句法特点

1. 选择简洁的句式结构

句子是篇章的基本单位, 英语商务信函的写作必须遵循商务信函的特点, 选择句法结构。专业的商务英语信函写作通常选择简洁的句式。复杂的长句意思表达不明了, 不符合商务活动省时, 便利的要求。

2. 选择恰当的句式突出重点信息

商务信函的句子包含多个信息, 写信人应该根据信息的重要程度选择不同的句式结构, 表达自己的写作意图。试比较2个句子。 (1) Although there was price rise in raw materials last year, the company earned profit; (2) The company suffered form price rise in materials last years although it earned profit.这2个句子包含相同的信息, 写信人通过选择不同的句式结构表达了不同的意思。例句 (1) 写信人强调公司盈利的事实, 例句 (2) 重点说明原材料上涨给公司带来损失。上述比较说明一个句子包含信息的重要程度是不同的, 商务信函写作者应该根据不同的意图, 选择不同的句式, 突出要强调的信息, 便于收信人准确地了解写信人想传达的信息。

3. 尽量使用虚拟语气或疑问句等委婉句式

礼貌是商务信函写作最重要的原则, 商务信函写作者要会尊敬贸易伙伴, 从对方的角度看问题, 理解对方的困难, 在尊敬对方感情和利益的同时, 获得对方的好感, 促进合作的成功。商务信函写作除了要准确、简明地表达写信人的意图, 写信人还需措辞礼貌委婉, 营造良好的氛围, 因此在句式选择上要尽量使用虚拟语气或疑问句等委婉的句式, 如“please, will/would you please…, we would…be kind enough to…”。例: (1) Will you give us more detailed information on your requirements? (2) We would be grateful if you would help us with your suggestion. (1) 和 (2) 都是要求对方给予己方提供服务, 写信人在 (1) 运用疑问句、 (2) 使用虚拟语气, 用委婉的方式向对方提出要求, 既表达了己方的要求, 又兼顾了对方的面子, 较好地完成交际目的。

三、结语

英语商务信函是国际商务活动中的一种重要交流方式。笔者期望通过分析商务英语信函的词法和句法特征, 有助于商务英语信函的写作教学和对外贸易从业者的商务信函写作。

参考文献

[1]何维湘:商务英语应用文写作[M].广州:中山大学出版社, 1997

[2]方春祥:外贸函电[M].北京:中国人民大学出版社, 2005.

8.从关联理论看商务信函的翻译 篇八

【关键词】商务信函商务信函翻译关联理论

【中图分类号】H315.9 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）02-0100-01

1.引言

关联理论是认知语用学的基本理论，这一理论对研究语言交际和认知具有重要影响。关联理论后经德国学者格特的发展，被引入到了翻译领域，格特认为翻译是一种跨语际的交际行为，关联理论对翻译同样具有解释力。这就为采用关联理论指导商务信函翻译打下了基础。

2.关联理论的翻译观

关联理论(Relevance Theory)是Sperber和Wilson Relevance: Communication and Cognition一书中提出的认知语言学理论[1]。该理论认为，语言交际是一个明示-推理的过程，听话人往往会用一个标准去理解说话人的话语。这个标准就是关联性。关联理论的核心是寻求最佳的关联原则。我国外国语言研究所所长赵彦春教授（2001）将翻译定义为：“翻译不是静态的代码转换，而是以关联为准绳，以顺应手段，以意图为归宿，尽量使译文向原文趋同的动态行为。”[2]

3.商务信函的语言特点

1）词汇特征:商务信函具有大量的专业词汇和术语。如Invoice(发票), Insurance Policy(保险单), Bill of Exchange(汇票)等。而且普通的词在商务信函中的含义也发生了变化。如policy, firm, offer, clean等。2）句法特征:为了使信息准确传达，不至于造成纠纷与麻烦，商务信函还使用了专业套语和句型。例如,Owing to the great demand for the product this offer is valid only for three days.(由于该产品需求量很大,此报价有效期仅为三天。)We hereby confirm having appointed you as our protection agent for ship owners matters.(兹确认任命贵司为我方船东事宜的保护代理。)3）语篇特征:商务信函有其特定的语篇风格,具体可以归纳为“7C” 原则。(1)Correctness(正确); (2)Conciseness(简洁); (3)Clearness(清楚); (4)Completeness(完整); (5)Concreteness(具体); (6)Courtesy(礼貌); (7)Consideration(体谅)。“7C” 原则要求商务信函语篇严谨规范，以期达到预期的交际效果和商业目的。对于商务信函翻译者而言，就是要研究译文受众的认知环境，把从原文本中理解到的交际意图结合译文读者的认知环境，通过分析确定传递给译文读者，让他清楚地了解源语作者的用意和目的。

4.关联理论下的商务信函翻译

商务信函的以上特点要求在翻译过程中遵循最佳关联。下面便从关联理论出发,从术语和措辞两方面来探讨商务信函的翻译方法。

在术语方面,商务信函固定的套式和用语已基本构成搭配。在翻译过程中，使用目标语中相应的套词和套句，以便目标语读者理解和接受。套译主要用来处理一些原文意义较明确，句法结构较固定，直接套译便能够将商务交际的意图传递给译文读者。例如,“随函附上……请查收”译为enclosed please find,还比如“专营”可以译为be specialized in, deal exclusively in。

在措辞方面, 语言的准确化、模式化、专业化是商务信函的文本特征,在翻译的过程中必须去选用相对应的规范文本。这种翻译方法是用译文的习惯而又比较规范的表达方式再现原文的意蕴，得到的译文从目的语读者来看可读性较强，便于译文读者理解原作者的交际意图。例如：“承蒙怀特先生关照……”译为“By/Through the courtesy of Mr.White.”就比“We are indebted to Mr.White for a kindness.”要恰当得体，便于译文读者理解，实现最佳关联。“We are pleased to inform you that goods have been dispatched today.”翻译为“货物今日业已启运,特此奉告”就比“我方很高兴通知您货物已于今日启运”更加规范化，不带有个人感情色彩，是目的语的规范表达方式，便于实现最佳关联，使译文读者理解原作者的真实交际意图。

5.结语

本文首先介绍了关联理论对于翻译的认识；其次通过分析信函示例来总结商务信函的一些比较突出的语言和语篇特点。然后从关联理论的视角出发,对商务信函及其翻译示例进行对比和分析。进而结合商务信函的语言特点,从术语和措辞方面来总结归纳出相关的翻译策略。通过分析发现,有意识的正确使用关联理论,可以对商务信函的翻译产生积极的作用,有助于改善译文质量或提高翻译效率。

参考文献：

[1]Sperber, D. & Wilson, D. Relevance: Communication and Cognition [M]. Beijing: Foreign Language Teaching and Research Press, 2001.

[2]陈小慰.语言.功能.翻译——汉英翻译理论与实践.福州:福建教育出版社,1998:37-39.

[3]甘鸿,外经贸英语函电[M].上海:上海科学技术文献出版社,2004:23-26.

[4]何自然.语用学与英语学习[M].上海：上海外语教育出版社,1997:15-18.

9.商务信函 篇九

XX公司希望邀请你和XX的代表在以后的几个月中来我司访问。。。如你所知，自从上次在中国见面，我们已有几年没见了。这次会面对我们双方来说都很重要，尤其是继续维持我们之间的合作关系，我们将从贵司处购买新的.模具零件，而且在以后的几年中随着联邦法律的生效，我们正预期增加我们的业务。

自20xx年3月，我们已向XX按030714号合同购买了5000套零件。我们的合同今年到期，所以对于更新我们合同的必要会谈是很重要的。一个后续的关于“模具零件”的合同也会被谈到。

邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。所以很多人不知道怎么去写，下面是YJBYS为大家整理邀请函模板供你参考。

10.英文商务问候信函 篇十

teacher, hello:

I am your student, DAISY. you have now returned to Spain? This is my mailbox: *hoped that you later will again come China to play. you should see Olympic Games, also hoped that your motherland made the progress. is good, this time speaks of here. Simultaneously anticipates your reply. wishes your good luck.

your student: DAISY

11.浅谈索赔类商务英语信函的写作 篇十一

同或法律,向违约方提出赔偿要求。文章就索赔信函的写作步骤

及要求提出自己的看法。

关键词商务英语 信函写作 步骤 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在进出口贸易中,由于各种因素的影响如卖方不按合同规定的时间、地点交货;卖方提供的货物质量与合同中提供样品的质量不符;卖方提供的货物数量短缺或货物在装运过程中受损等,使得买方蒙受不该有的损失,贸易合同得不到履行时,往往生产争议,引起索赔和理赔的问题。所谓索赔,是指遭受损害的一方在争议后,根据合同或法律,向违约方提出赔偿要求。因此,就避免不了要写索赔信。写好索赔(类)信函是问题得到解决的第一步,首先向卖方陈述要求索赔的理由、数量等,希望问题得到尽快解决,否则只能诉诸于法律。但大家都知道并非所有的索赔要求都会得到满足,无论作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索赔信函,也不一定会取得所期望的效果,因为在很多情况下,准许买方的索赔,给卖方没有带来什么好处,只是建立一种美好的信誉罢

了。然而,好的索赔信函总比差的索赔信函容易达到效果。因此,写好这一类信函起到不可估量的作用。

二、写索赔信的步骤

进行进出口贸易的人或主管人最讲究的是效率,即在有效的时间内达到预期的目的和效果。因此在写索赔信的过程中,其步骤或格式,尤为重要。在写索赔信之前,必须注意,索赔必须在合同规定的有效期内提出(一般规定是在货到后三十天内提出),若超过有效期,则无权向对方提出索赔。写索赔信通常要遵循下列步骤:

1、信的开头应对提出的抱怨(complaints)或索赔(claims)表示遗憾。

2、说明定单日期、交货日期及所索赔的货物。

3、说明不满的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解释。

5、提出如何纠正的建议。

索赔信的书写应简短、中肯、有力。 信的开头部分开门见山地提出原先规定的条件,提醒对方在正常情况下应如何操作,接着提出问题,最后提出解决的意见和方法。下面请看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,买方为蒙受的损失提出索赔。信函的第一句通知卖方(供货商),合同号为NO.3803的100台打印机于昨天到港,紧接着对卖方能及时装运到货表示感谢,然后陈述货物出现的问题,-----有12台打印机严重受损。第三、四段陈述问题出现的原因以及权威的验证材料,证明买方提出的要求是合理的。最后,指出买方所蒙受的损失,提出解决办法的建议,并且希望卖方尽快作出答复。其目的明确,用词准确,条理清晰,简明扼要,不失为索赔类信函的典范。

三、索赔类信函的写作要求

从以上的信例中,我们可以逐步摸索出索赔信函的写作步骤,那么此类信函的写作,具体有哪些要求呢?

1、目的明确,避免使用一些对阅信人有任何冒犯的言词。书写索赔信是希望问题得到尽快、令人满意的解决,并不是发泄买方对卖方的愤懑。这有别于投诉信或控告信。言词过激或措词不当,都可能冒犯阅信人。可想而知,阅信者即是此类事件的负责人或处理者。任何谩骂、威胁或污辱的言词,都不利于问题的解决。

2、准确、简洁地陈述存在的问题, 不要过于简单,也不要过多分析存在的问题。在国际货物买卖过程中,存在的问题有时是无法避免的。而买卖双方大都不愿意出现任何问题。作为买方,在蒙受损失时,不得不向卖方陈述问题存在的原因、程度等。过于简单的陈述,会使卖方认为问题不严重,不必急着处理。过多或夸大分析存在的问题,会使卖方认为买方在无理取闹。

3、尽量提供有效的证据。指出受损物品的数量、日期和名称,并且附上检验单订单、发票的复印件以及其它相关的材料。有时,权威机构的验证,更有利于问题的解决。

4、建议问题的解决方式。例如:告诉对方是希望得到退款或更换。提建议时,要坚定、合理。所谓坚定是指给对方一个明确的要求,不能三心两意,或模棱两可。所谓合理,是指根据合同和国际惯例,该赔多少就多少,不能漫天要价,得理不饶人。

5、相信问题会得到解决。调节指出问题的态度、受理方会更乐意接受。贸易双方是建立在信誉基础上的,有时还会保持长期的合作关系,不能因一次失误而影响双方的贸易往来,从而影响双方的利益。避免说: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你们做生意了)。

此外,写好索赔类信函还应注意正式文体和非正式文体的用法,正式文体,念起来给人以一种严肃的气氛,非正式文体念起来比较亲切。应使用国际惯例中使用的英文格式以及商用词汇和句式,从而避免一些不必要的误解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辞手法,将 “ when opening the case”放在句首,句子结构紧凑,读者只有读到句子的后半部分或句末,才能知道该句的主旨。这种修辞手法能制造悬念,很好地吸引对方的注意。而句(2)中只是将句(1)稍加调整,就成了松散句(loose sentence)由于该句的主句结构复杂,这样的调整使得句子结构松散很容易产生歧义。

总之,索赔类商务英语信函的写作,与一般商务信函格式上没有多大区别,只是写作的步骤与要求有所不同。只要认真研习,还是可以写好的。

参考书目:

[1] 许小平《21世纪国际商务英语写作---理论与实践》 [M] 华中理工大学出版社 2000.4

[2] 张益明、盛国强、钱晓玲、倪修璟《21世纪国际商务英语丛书----文体写作》[M]浙江大学出版社2002.4