电子文件管理教案

2024-11-20

电子文件管理教案（共12篇）

1.电子文件管理教案篇一

浅析电子文件档案化管理

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件档案管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4变革档案人员知识构我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化和吸收信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术苹命最根本的对策。

2.电子文件管理教案篇二

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

3.基层电子文件的归档管理篇三

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

4.电子文件管理教案篇四

为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。

一、归档范围

电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括：

1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据。

2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

3、信息及计算机程序类文件，包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等。

二、分工与负责

电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由各科室专人负责。

1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。

3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

三、归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见，如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。

2、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件，进行归档时，电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一并归档。

3、将带有归档标识的电子文件集中，制成数据库，拷贝到耐久性载体，一式两份。对于加密电子文件，应解密后完成上述工作。

4、软磁盘不可作为归档电子文件长期的载体。

5、存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

6、电子文件的机读目录、相关软件、说明等一并归档，并附归档电子文件登记表。

7、原电子文件数据库载体在完成电子文件归档后保留一年。

五、收集与整理

1、在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中，采取签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性。

2、建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转储到受档案部门控制的存储器上。

3、对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档部门进行组盘、并建立盘内文件目录。

4、对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注等。载体类型：磁盘、磁带、光盘

光盘：按不同的载体类型分别编制流水号。保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限归档部门：记录归档部门名称

5、对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等。对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。

六、鉴定与销毁

（一）对电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：

1、对电子文件的原始性、真实性的鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件是否是组成完成的系统的档案文件。

2、确定电子文件的价值和保存期限。并依此删除已收集积累但无保存价值的电子文件予以销毁。

3、在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

（二）对电子文件档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把丢失保存价值的电子档案剔除销毁。

（三）电子档案的销毁，应参照纸质档案的规定和程序执行。非保密电子档案可进行逻辑删除；属于机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

七、质检与移交

1、对电子档案质量检验：档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否被正常读取、打开或运行时，有无被感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单一致。

2、对电子文件载体的检验：为保证电子档案检验工作的进行，档案部门应配备相应的处理设备。电子档案存储载体每两年要机读抽验一次，不少于归档总数40%的载体均应接受检验。

3、电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上签字。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

八、保管、统计与利用

1、电子档案的载体的保管应采用专门的保护设备，直立存放在避光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17—20度，相对湿度控制在35%—46%。并由专人负责定期检查、复制。

2、电子档案统计：按对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

5.浅议CAD电子文件归档管理论文篇五

1.电子文件归档缺乏规范化、制度化

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。

2.电子文件归档管理人员职责不明确

在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。

3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性

有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

二、CAD电子文件归档前瞻

CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。

1.CAD电子文件的特点

信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。

信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。

信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。

信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。

信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。

2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性

电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。

档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。

在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。

三、完善CAD电子文件归档管理措施

1.完善制度，措施到位，合理配置资源

各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。

明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

2.尊重并贯彻前端控制思想

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。

勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。

3.纸质文件与电子文件同步归档

据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

4.重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。

对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

参考文献：

6.电子文件管理教案篇六

第一条　为了加强全省的电子文件归档与管理，保障归档电子文件的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《ＸＸ省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《电子文件归档与管理规范》、《ＸＸ省公文网上交换管理暂行办法》，特制定本规定。

第二条　本规定适用于全省各级党政机关、社会团体，企事业单位及其他组织可参照执行（以下统称单位）。

第三条　基本术语解释

（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：具有重要凭证性、依据性和参考利用价值，并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

第二章管理体制和职责

第四条　各单位应明确电子文件归档管理的分管领导，明确部门职责，责任到人。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第五条　各单位应建立相应的电子文件管理制度和技术措施，做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第六条　电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案部门或有关部门负责。

第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

第三章归档范围、保管期限

第八条　本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前应进行鉴定；具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。

第九条　电子文件归档范围

（一）电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；

（二）电子文件类别代码：T—文本文件；D—数据文件；I-图像文件；G—图形文件；V-影像文件；A-声音文件；p—计算机程序；O-多媒体文件。

（三）电子文件信息类型：

1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应注明文件存储格式和属性，重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，具有参考和利用价值，收集时须落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应加标识以区别。

（2）正式电子文件：指已修改、签发完毕的定稿、能行使其文件职能、以正式文件文号注明的电子文件。

2、数据文件：指采用数据库形式存在的具有文件属性的记录。

3、图像文件：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。

4、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

5、影像文件：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。

6、声音文件：指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。

7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。

8、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（四）电子文件载体类型电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘；光学载体包括只读光盘，可写入光盘、可擦写光盘等。

第十条　各单位电子文件的形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。

第十一条　归档电子文件的保管期限参照国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行。

第四章电子文件的归档方式、要求

第十二条　电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档可适时进行，物理归档应按纸质档案的规定定期完成。各单位在开展此项工作时，应以物理归档为主，待条件成熟方可实行逻辑归档。具体做法<<ＸＸ省电子文档管理系统>>。

第十三条　使用局域网的单位，其电子文件归档应报经同级档案行政管理部门同意后，可实施逻辑归档，其基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成。

（二）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

（三）网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，并须采取可靠的备份措施。

（四）归档电子文件应有该电子文件产生及运行过程的元数据，即描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）局域网应有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做更新记录。

（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

第十四条　使用单机或局域网条件有限的单位，其电子文件应采用物理归档方式，基本要求是：

（一）归档电子文件存储的载体光盘、磁盘等介质应注明是否已经做检毒和清毒处理；含有千年问题或其它隐患的数据文件不得归档。

（二）同一全宗内的电子文件按保管期限—或保管期限——机构（问题）分类。

（三）归档电子文件经分类排列后，应按《档案著录规则》著录标引，并编制机读目录和档号；其著录项目为：序号、全宗名称、题名、责任者、文号、存入日期及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境。

第五章移交、保管、提供利用

第十五条　电子文件的形成部门应按规定将每年办理完毕应归档电子文件向档案部门移交。移交前，各承办（业务）部门应检查其电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备等。

第十六条　撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或有关档案馆移交。

第十七条　单位的档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目、保管、开发利用。档案部门应检验承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。

第十八条　各单位向档案馆移交的电子文件一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

第十九条　接收入库的归档电子文件，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。

第二十条　系统设备更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。

第二十一条　对归档电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。

第二十二条　磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十三条　保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁物10米以上。

第二十四条　归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

（二）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

（三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十五条　销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

第六章附则

第二十六条　本规定由ＸＸ省档案局负责解释。

第二十七条　本规定自公布之日起执行。

ＸＸ档案局

7.电子文件管理问题探析篇七

随着全球化、信息化和网络化时代的到来, 因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展, 使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转, 档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在, 以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生, 产生了大量的电子文件。电子文件是社会进步的产物, 确保电子文件的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作, 不但能够及时发现计算机操作系统的不足, 改进电子技术措施, 增加电子文件的安全性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 更能加强档案信息交流, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 促进经济建设的稳步发展。由于电子文件的出现和发展时间短, 暴露的问题较多, 网络环境下电子文件管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁, 因此, 对电子文件的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

一、电子文件管理中存在的问题

1. 电子文件管理过程中出现的漏洞。

首先, 对电子文件原稿保存的忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施, 随意对其进行删改, 不是被清除就是被新文件覆盖, 使具有原始性的电子稿件面目全非, 失去了归档保存的意义。其次, 信息安全与保密问题。电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性, 造成电子文件与载体的可分离, 使电子文件信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性, 使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体构成威胁, 载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入, 就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失, 甚至造成整个信息系统瘫痪。再次, 电子文件的接收格式问题。由于电子文件的应用尚没有全国范围内普及, 档案文件在转手移交过程中, 会出现因两部门存储档案方式不同, 使用软件不同, 而使电子文件在转交过程中出现困难。

2. 电子文件自身的缺陷。

首先, 电子文件的内容与形式是相对独立的, 不但内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子文件进行检验时, 很难对电子文件的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。其次, 电子文件极易失真。如将纸质档案转化为电子文件的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子文件的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。再次, 电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂, 储存方式多样, 也容易造成信息的缺损, 以致电子文件内容的完整性很难保障。此外, 随着电子技术日新月异, 计算机更新换代很快, 常常只能隔代兼容, 不同软件、硬件环境形成的电子文件载体互不兼容, 难以互换, 对于需要长期归档保存的电子文件来说, 长期可读性是一个比档案载体寿命更为重要的问题。

3. 电子文件存储栽体的特质与缺陷。

高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素以及滋生有害生物对电子文件保存载体的破坏作用。光向外辐射时会产生热量, 这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁, 造成信息难以读取。空气中的有害气体在一定环境下会产生臭氧等, 导致电子文件保存载体耐久性削弱。灰尘在给电子文件保存载体带来机械损伤的同时也是微生物寄生与繁殖的良好场所。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失, 使记录信号丢失, 记录信息被破坏, 从而影响档案数据的读出效果, 缩短电子文件载体寿命。

二、加强电子文件管理的对策

1. 加强电子文件全过程管理。

电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能, 一般情况下可不保留。但是, 如果出于保留文件重要修改过程的目的, 则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时, 应在收集、整理过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

2. 采取切实可行的信息保护措施。

信息安全技术对于维护电子文件数据的原始性和真实性至关重要。电子文件上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前, 为防止档案信息被窃取、删除和修改, 防止网络“黑客”的进入, 常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子文件内容的真实、可靠, 确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密, 防范对电子文件的非法访问和随意删改, 都具有很好的效果。

3. 加强对电子文件所依赖的计算机软硬件设施管理。

软件管理上, 要积极开辟电子文件存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 强化防磁设施的完善和维护, 有条件的单位应及时配备升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

4. 重视和加强对档案管理人员的培养。

在电子文件日益普及且重要的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养, 一方面, 要多渠道引进专业技术和管理人员, 使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

8.电子文件管理标准的主要内容篇八

2、对电子文件的形成过程制定措施进行控制。由于电子文件的形成方式不同，其控制措施也就不同，因此，解决这个问题要分情况来完成。第一种情况是对利用办公软件直接形成的电子文件的控制，这种方式形成的电子文件极易修改，为了保证它的真实、完整、有效与安全。可首先建立电子文件管理自动记录系统，自动跟踪记录电子文件元数据与背景信息，对不能自动记录而又必须记录的一些操作“痕迹”可以通过一定的手段强制手工录入。其次要建立自动安全防护技术系统。即对电子文件的操作者可靠身份的识别与控制，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等，标识防错漏和防调换的标记，对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施等。此系统还需要保证网络设备安全、数据安全、操作安全以及识别身份等。第二种情况是对利用数码设备进行数字转换形成的电子文件的控制。这种方式形成的电子文件，主要是由传统载体档案进行数字化转换形成的，这个转换过程一定要有标准和操作规程，这个标准与操作规程比较复杂。因此不一定在电子文件归档与电子档案管理标准中详细阐述，但要留出条件成熟时进一步制定标准的“门户”。

3、对电子文件形成与积累过程中的问题进行规范。首先要规定收集积累范围，从记录信息内容上要收集积累哪些电子文件(可以参照本企业纸质文件材料归档范围)，从类型上需要收集积累哪些电子文件。其次是要对收集积累提出具体要求，本企业对电子文件的什么版本需要收集，对各类型电子文件如何收集，收集格式分别统一为什么，特殊电子文件所信赖的数据与信息如何收集等等。总之，对收集过程中可能出现的一切情况在此都要具体规范。但要注意的是在制定这些规范时要尽量同国家有关标准与规定相一致，目的是为了保证以后国家制定的新标准在本企业能够推行。第三是对电子文件的登记进行规范，此规范可以用表格的形式来实现，把需要登记的电子文件有关信息固定在表格中，并且要做到具体工作人员根据规范很容易就能完成表格的填写。最后确定收集方法。因为收集工作是各电子文件形成部门的工作，因此可以采取逻辑传输的方法。形成电子文件的个人，要随时把电子文件及《电子文件登记表》向本部门档案资料室逻辑传输。

4、规范电子文件的归档鉴定工作。主要是对电子文件进行鉴定与检测，进而确定归档电子文件。由于各部门收集积累的电子文件不一定都有保存价值，因此要对其进行鉴定与检测，鉴定与检测时首先要根据电子文件归档范围确定需要归档的电子文件，然后对其进行真实性、完整性、有效性鉴定与检测，包括硬、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等情况。同时对符合归档要求的电子文件要标注归档标识，划分密级与保管期限，确立其归档电子文件的身份，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

5、规范电子文件的整理步骤。整理电子文件的原则应同纸质文件的整理原则相统一。对照纸质档案整理的每一步，确定归档电子文件整理的可行性，对适合的要继续采用，不适合的要修改或抛弃。对利用办公软件直接形成的管理性电子文件，整理方法可以同纸质文件整理方法相统一。对利用数码设备进行数字化的电子文件，整理时可以不打破原卷，在其基础上以文件夹的形式管理。

6、规范归档电子文件的组织存储方式。归档电子文件的组织存储包含两层意思：一层是指信息组织结构：另一层是指存储要求。前者一般可以统一要求在每盘存储载体的根目录下设说明文件、类目表、著录文件与电子文件总目录，在电子文件总目录下体现每一个具体的电子文件，这样通过层层递进，可以使每盘载体内的信息有序存储。说明文件主要内容为介绍本存储载体的各种信息。包括形成单位、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间及阅读光盘所需的软、硬件环境；类目表同档案分类体系相统一；著录文件主要内容应该同《档案著录规则》相一致，同时要加上元数据、背景信息、各类责任者和操作者；电子文件总目录的主要内容是存放电子文件子目录，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名可与档号一致。电子文件的存储，包括存储载体、存储份数的确定以及存储时应注意的问题。对同一企业来说，一般要求采用相同的存储载体，选择的载体要尽量同国标相统一，根据国标要求一般应存储3份，并规定不同的用途。

9.电子文件管理教案篇九

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

10.文件多了要管理教案设计篇十

《文件多了要管理》是泰山版《小学信息技术》第二册上第一单元第四课内容，本课是小学阶段对文件及文件夹操作的重要组成部分，占有非常重要的地位，其核心内容是对文件及文件夹的基本操作。本课是在学生掌握了资源管理器的基础上进一步学习的，也为学生今后的学习打下坚实的基础。

一、说教学目标及重、难点

【教学目标】

根据本课的特点，基于对教材的理解和学生的认知水平的分析我把本课的教学目标定位为：

1．认知目标：文件和文件夹的复制、移动和删除的概念。

2．能力目标：文件和文件夹基本操作，提高学生的自主能力和创新精神。

3．情感目标：培养学生协作学习的意识和探究的精神，并在活动中感受与他人协作、交流的乐趣。

【教学重、难点】

重点：文件的选定、复制和移动概念。

难点：文件的选定、复制和移动的`操作和区别。

【教学资源及教具准备】

教师：网络教室、教学、投影仪等。

二、说教学理念及教法

信息技术课程是一门知识性与技能性相结合的基础工具课程，这就要求我们在教学时注重把知识性与技能性相结合，抓住整体性的知识学习和操作技能的同时，注意学生的个别学习意识的培养，注重学生的个性发展。因此本课我将以学生为主体，以大纲为依托对学生进行知识技能的传授加强对学生获取信息、处理信息以及运用信息的能力的培养；以任务驱动为主线让学生带着一个个任务进行讨论、探究，以任务驱动法、知识迁移等方法引导学生掌握本课的内容使学生在任务的过程中不知不觉的完成知识的传递、迁移和融合。

三、教学对象分析及学法

所教学生是小学四年级学生，他们已经有了一定的文件操作基础，又是在学习了资源管理器的基础上进一步学习的，对文件和文件夹有了进一步的认识，所以本课拟采用“小组合作”、“自主探究”、“汇报交流”等形式进行学习。

教学程序

本节课的教学设计，我采用“创设情境，激情导入──动手操作，探究新知──大显身手，感受成功──归纳总结，畅谈收获”四个环节。

四、教学过程

（一）创设情境，激情导入

师：同学们，这节课我们就来学习第四课“文件多了要管理”。（板书课题）

（二）动手操作，探究新知

师：像这样杂乱无章的文件，我们怎样把它们移动到规定的文件夹里呢？首先，必须先选定文件，根据课本的提示，请同学们试着选定你要操作的文件或文件夹。

生：练习，教师指导。

生：演示选定文件。（单个选定）

教师小结：对单个文件或文件夹的选定只要单击这个文件或文件夹即可选定。

师：对连续分布的多个文件或文件夹我们怎样进行选定呢？请同学们试着按照书本第21页中间部分操作，看能不能完成，操作中要注意什么？试试看谁做的最快最正确。

生：继续尝试选定。（连续的多个文件）

生：演示。

教师小结：选定连续分布的多个文件或文件夹──开始文件+shift+结束文件。

师：还有一些文件不是连续的，中间还有其它不同的文件，我们应该怎样选定它呢？

教师演示介绍ctrl键。

教师小结：选定不连续分布的多个文件（夹）──ctrl+单击。

生：练习，并演示。

师：我们已经掌握了，整理文件的第一步，选定文件或文件夹，如何把这些文件移动到相应的文件夹里呢？你能根据课本的提示，对它们进行整理吗？（选定及移动文件或文件夹）

生：练习，移动文件或文件夹。

（展示学生操作过程）

师：通过刚才的练习，你是怎么做的，有什么发现吗？

（生口述操作过程，并观察原来的文件是否存在）

选定──剪切──粘贴

师：通过刚才的整理，我们的电子书包是不是很整洁了。这么整洁的电子书包你愿意给老师分享一份吗？有没有一种更好的办法，让老师与同学们共同拥有呢？

师：课本告诉我们一种复制的方法，想试试吗？

请同学们根据课本的提示，把奥运图片复制到老师文件夹中。

生：练习，并指名演示。

师：通过刚才的练习，你是怎么做的，有什么发现吗？

（生口述操作过程，并观察原来的文件是否存在）

选定──复制──粘贴

师：通过我们的练习已经掌握了整理文件或文件夹的方法，但是在整理的过程中老师发现，还有一些没用的文件，我们可以先把它放到回收站里，想用的时候在从回收站中还原就可以。

师：演示操作。

师：在对文件或文件夹进行各种管理操作时一旦发生误操作，应该马上单击“撤销”按钮取消刚才的操作。

（三）大显身手，感受成功

展示作品互动评价

（四）归纳总结，畅谈收获

师：同学们，通过这一节课的学习，你都掌握了那些知识？老师相信，你们在以后的学习中，一定能够积极探究，互相合作，成为班里的一名电脑小专家。

11.电子文件管理教案篇十一

关键词：电子文件；有效管理；档案

近年来，随着社会经济的发展，档案事业也取得突出成绩，以電子档案为主的档案工作新思路、新方式逐渐被人们认可。面对不断增多的电子档案文件，如何才能在管理中更好的对这些档案资源进行收集、归类、归档已成为当今档案部门工作重点。这里我们就具体电子文件的管理职责、原则做详细分析，并得出了下面结论。

1、电子文件含义

伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是非常重要的信息资源和珍贵财富。《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

从上述电子文件档案含义中我们得知，在目前工作中，不管是办公自动化系统中产生的各类文件，还是用各种智能电器拍摄的视频、音频以及照片文件，他们都隶属与电子文件，同时这一文件还包含了计算机在运行中所发出的指令、运行环境记录等内容。

2、明确电子文件的管理职责

目前，随着电子文件数量的不断增多，要想合理开展电子档案工作，就必须要明确电子文件的管理职责，确保电子档案的真实性、完整性与有效性，通过电子文件管理部门与档案形成部门、收集部门之间的良好合作以及协调方式开展工作，并正确的划分每一个部门需要担负的档案管理职责，具体的工作重点包含以下方面：

2.1档案行政管理部门的工作职责

行政部门档案管理工作是国家对档案事业发展的大力支持，在具体管理工作中深刻引入信息化技术，且同信息化管理部门沟通交流，让本区域的电子文档在信息传输的每一个过程都得到科学管理与监督。由于当前我国电子档案管理模式出现时间不长，各项工作都处于摸索阶段，受经验不成熟、制度不完善等因素的影响，使得电子档案管理工作中难免会产生一定的问题。因此，在具体管理中我们需要引入新技术对档案管理方式进行优化，从技术、理念等方面提高管理效率，强化档案工作质量。

2.2电子文件行政单位的工作职责

电子文件是一个系统、综合的内容，它的管理属于全过程管理体制，从档案系统的设计、档案的收集到档案的归档，是一个系统过程，它的全过程涉及到档案部门、信息部门等多个不同部门，它在具体管理中不仅要各单位相互协调，而且要各单位都做好自身职责，制定科学的管理规范，从而确保档案管理工作的正常开展。

2.2.1档案部门

由于电子文件本身是一种新技术、新产品，其管理方法和模式都处于摸索阶段，这就要求档案部门在工作中不断加大管理力度，并且科学、合理的引入信息技术，让档案部门的工作同信息技术、计算机技术形成一个有机整体，建立一个科学、合理的电子档案文件管理制度。在该部门的工作中，整个工作内容包含了电子归档要求、电子文件的管理期限、档案形式等。同时，在管理中还需要强化本单位与社会之间的联系，确保档案管理系统能满足时代发展、行业进步的需求。

2.2.2信息化工作部门的职责

实现电子文件的真实性、完整性、安全性、有效性和科学性是当今档案管理工作的核心内容，也是不断引入各种新技术、新方法对档案管理策略进行优化的主要手段。在具体的管理中，整个工作内容包含了档案部门与系统开发单位的交流与沟通，由系统开发单位根据档案管理部门对档案管理工作提出的要求进行设计，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

2.3电子文件形成部门的职责

电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。

实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

3.明确电子文件的管理原则

档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。

所谓的电子文件安全性主要是指电子文件在运行过程中，对系统安全和自身数据安全的一个过程。通常情况下，电子文件安全管理具体包括了三个方面：首先，电子文件的修改十分简便，并不会留下任何痕迹，这种便捷性也为很多非法操作提供了较大的便利。因此，由于电子文件是依赖于网络环境生存的，而在当前复杂的网络环境中，很容易发生事故，遭到非法人员的入侵，这就极大威胁了电子文件的安全性，很容易发生文件丢失、篡改等情况。最后，因为身份认定技术水平较低，还无法对操作者身份进行准确的认定，致使电子文件合法操作者很难对权限进行有效控制。因此，上述这些问题都是影响电子文件安全性的重要因素，也是我国当前电子文件管理工作中需要亟待解决的几点问题。

4.结束语

综上所述，可以得知，只有加强做好电子文件管理工作，才能充分保障电子归档工作的有效开展，确保电子档案信息的真实、完整。

参考文献：

[1] 纪立芳，张峰，李华娜，逄真. 文件、档案一体化管理工作存在的问题及对策[J]. 山东档案. 2001（01）

[2] 胥青云，尹承宏，王培兰. 电子文件的特性及其对传统文档工作的影响[J]. 档案天地. 2002（02）

12.电子文件归档与电子档案管理研究篇十二

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献