档案数字化公路工程论文

档案数字化公路工程论文（共13篇）（共13篇）

1.档案数字化公路工程论文 篇一

信息数字化环境下如何加强工程项目档案管理

[摘 要]工程项目档案是建筑领域不可缺少的重要内容和组成部分，记录和存储了建筑施工的全过程，通过管理工程项目档案可以较好地总结和反思行业的发展和进步。在当前信息化、数字化的背景下，信息化对工程项目档案管理产生了巨大的影响，企业有必要充分认识到工程项目档案管理的特点，把握工程项目档案管理信息化建设的必要性，全面分析信息数字化环境下工程项目档案管理存在问题和不足，并结合企业实际积极探索切实有效的信息化、数字化方法，从而较好地提升工程项目档案管理的效果。

[关键词]信息化；数字化；工程项目；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2018.06.079

[中图分类号]TP311.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）06-0-02

在物联网、云计算、大数据等新一代信息技术普及应用的背景下，工程项目档案管理作为工程建设中的重要组成部分，也开始向信息化、数字化的方向转变。为了更好地促进工程项目档案管理工作有序进行，企业有必要创新工程项目档案管理的模式和手段，使之成为工程科学决策的重要依据，更好地推动工程项目的建设和发展。信息化环境对工程项目档案管理的影响

工程项目档案是建设领域中不可或缺的重要组成部分和内容。由于工程项目涉及较多的参与单位，建设周期较长、投资额度较大，为此，要将工程项目档案管理工作贯穿于工程建设的各个环节，使之成为工程项目开发建设的重要依据和参考。

当前，在信息化、数字化普及的环境下，档案信息资料传递具有快速、高效的传播特征，且档案信息资料的存储方式也发生了较大的改变，出现了电子邮件传输、图片、音频、视频和软件等，对工程项目档案管理产生了巨大的影响，具体表现在以下几个方面。一是对工程项目档案管理内容的影响。在信息化、数字化的背景之下，工程档案管理工作的内容发生了较大的改变，它不仅局限于传统的纸质工程项目档案资料，还包括不同类型的信息化文档资料，如工程建设施工中的图像、照片、工程设计图纸和图像处理文件等。这些信息化、电子化的档案信息极大地丰富了工程档案管理内容，必须要对其加以系统、规范的整理、存储和利用。二是对工程项目档案管理方法的影响。由于原有的与施工项目同步采集的方式会造成人力、物力资源的极大浪费，而在施工竣工之后的统一档案资料采集又明显存在档案资料不够完整的问题。因此，在信息化、数字化的背景下，工程项目档案管理也需要采用远程自动控制技术和方法，较好地实现对工程项目档案的自动化、信息化采集和整理，确保工程项目档案资料的及时性、完整性和统一性。三是对工程项目档案管理重心的影响。信息技术极大地转变了工程项目档案管理的重心，通过计算机的数据精准计算方式，可以全面获取工程的施工状态、企业盈利情况等，也使工程施工参与人员能够更好地挖掘自己所需的档案信息资源，为自身的进步和个人成长提供助力。由此可见，信息化、数字化背景下的工程项目档案管理重心已经由档案整理存储转向管理服务。工程项目档案管理中存在的问题

工程项目档案信息化建设和管理可以较好地确保工程项目档案的完整和统一，为工程项目决策提供良好的数据支撑，减少工程决策的失误现象。然而，在工程项目档案管理逐步走向开放的信息化建设进程中，还暴露出一些管理问题。

2.1 工程项目档案信息化建设的意识不强

当前，我国大多数工程项目档案管理人员的信息化建设意识还不强，制约了工程项目档案的信息化建设。具体来说，很多档案管理人员并不十分了解工程项目档案信息化建设，对于信息技术在工程项目档案管理中的应用也不够熟练，对于工程项目档案信息化建设的具体流程、建构方法并不清晰。

2.2 工程项目档案管理的技术和手段有待改善

当前，大多数工程项目档案管理的信息化技术和手段有待改善。一些档案管理工作人员还是采用传统的档案管理方法和手段，仅仅将档案管理工作视为资料保管工作，也没有采用先进的工程项目档案信息化建设技术，导致工程项目档案管理的效率低下。

2.3 工程项目档案信息数据库建设还停留在初级阶段

随着计算机、互联网的普及，一些大型工程单位也配置了计算机装置和网络系统，并将其应用于企业的档案管理工作之中。然而，受到诸多因素的限制和影响，许多工程企业的档案信息化建设还停留在制表、文档处理和查阅等初期阶段，并没有建设工程项目档案信息数据库的意识，导致工程项目档案的信息不够完整和准确，不利于推动工程项目档案信息化建设进步。

2.4 工程项目档案管理的规范性欠缺

目前，在工程项目档案信息化建设和管理的过程中，由于缺乏完整的工程项目档案信息化建设规章制度体系，导致许多工程项目档案管理工作存在很多不规范现象。例如，工程项目电子档案的存储和利用环节就存在不规范的现象和问题，导致工程项目档案容易出现丢失和毁损。

2.5 工程项目档案信息化人才匮乏

在信息化、数字化的背景下，工程项目档案信息化人才还十分匮乏。由于大多数企业的工程项目档案管理人员存在知识结构不合理、文化素养不高等问题，导致企业缺乏既懂档案管理知识、又熟悉先进信息档案管理技术的高素质人才，加之企业没有对工程项目档案管理人员进行技术培训，造成工程项目档案信息化管理相对滞后。信息数字化环境下工程项目档案管理的措施探索

3.1 健全信息数字化环境下的工程项目档案管理制度

为适应信息化、数字化的发展环境，工程项目档案管理工作首先要从自身的制度体系着手，确保工程项目竣工文件移交时能够统一，通过工程项目勘察设计、招标、施工、监理等各个环节的合同签订，较好确定工程项目档案的数量、质量、移交时间，通过各个环节的规章制度固化工程项目档案管理的行为模式。企业需要制定工程项目的各项管理制度，包括《工程项目档案月度检查制度》《工程项目档案安全保密制度》《工程项目档案信息安全管理标准》《信息系统运行管理标准》等，确保工程项目档案信息化建设顺利进行。同时，企业还要提高工程项目档案制度的执行力和各?⒂氲ノ坏牡蛋覆斡牖?极性，并严格要求工程项目档案的技术标准、归档时间、案卷分类及整编等，并加强相关制度执行的考核检查力度。此外，企业要在单位月、周例会上通报工程项目档案管理的执行状况，及时解决和协调工程项目档案执行中存在的问题，确保工程项目档案管理制度落实到位。

3.2 实现工程项目档案信息的数字化

（1）做好工程项目档案信息数字化的硬件平台建设。为了更好地提升管理效率，企业有必要建立局域网或无线网，链接业主、监理单位、施工单位、勘察设计单位各方，形成立体化的、相互联系的工程项目档案信息化网络平台。同时，企业还要配置工程项目档案信息数字化建设必备的计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，建设工程项目档案信息化网络平台，更好地为工程项目档案的信息化开发和利用提供硬件基础平台。

（2）做好工程项目档案信息数字化的软件平台建设。企业有必要开发应用“客户端/服务器（C/S）”模式下的工程项目档案管理软件，建立广域网信息平台，安装“浏览器/服务器（B/S）”模式的协同办公系统，实现内、外网的物理隔离。

（3）做好工程项目档案管理的数字化工作。企业要加强对工程项目档案的目录数据库建设，利用先进的数据库技术和手段，实现对非数字化目标的搜集、整理、加工和录入，使之与数据库架构标准相统一，形成结构化、共享的数字化资源。同时，企业需要做好档案的分类，将不同的工程项目档案固化于不同的管理软件之中，由各参与单位相互协作、分工合作，依照规定的流程和步骤进行工程项目档案的数字化建设，使之具有较好的灵活性，能够更好地提升工程项目档案的服务质量。

3.3 全面架构工程项目档案管理网络

信息化背景下，工程项目档案管理必须全面考虑勘察设计单位、施工单位、监理单位的具体情况，实现全方位、多层面的档案管理。企业有必要建设系统化、规范化的工程项目档案管理网络，包括工程项目档案机构网络化管理、工程项目档案质量网络化管理、工程进度监督网络化管理等，在这些一体化的工程项目档案管理网络条件下，使之成为社会的共享资源，更好地实现工程项目档案的服务功能。

3.4 应用先进的信息数字化技术

在工程项目档案管理的过程中，企业要采用高科技含量的现代多媒体软件和信息数字化技术，更好地推动工程项目档案的信息数字化建设。同时，企业还要利用统一查找技术，实现对信息数字化档案的全文搜索、归档管理、目录管理等。另外，企业还要加强工程项目档案的安全保密工作，从操作权限、查阅密级、备查申请和多层结构等方面入手，做好工程项目档案的信息数字化管理。

3.5 培育高素质的工程项目信息化档案管理人才

为积极应对信息化建设给档案管理人员带来的挑战，企业需要培养高素质的工程项目信息化档案管理人才。第一，加强对档案工作者的培训和再教育，为工程项目提供专业化、信息化的业务培训和技能培训，并纳入单位的人才培养规划中，接受跨学科、跨领域的人才培训，使原先知识单一的档案工作者成为既懂档案管理又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。第二，全面提升工程项目档案管理人员的信息获取能力和服务能力，加快档案信息化建设步伐。结 语

在信息数字化环境下，工程项目档案管理工作涉及面较广，也是工程建设不可缺少的重要组成部分。企业要全面认识到工程项目档案管理信息化、数字化的发展趋势，?闹贫忍逑怠⑵教?建设、人才培训和技术应用等方面，加强工程项目档案管理，更好地推动工程项目档案管理的科学化、信息化和数字化。

主要参考文献

[1]梅龙.浅析企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技，2016（12）.[2]王艳齐，潜江伟，宋哲旭.工程项目档案信息数字化管理应用研究[J].信息技术与标准化，2014（7）.[3]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊，2011（10）.[4]唐俊.工程项目档案管理人员应具备的素质与能力[J].办公室业务，2017（13）.[5]林丽云.关于工程项目档案“单元归档”的思考与实践[J].浙江档案，2016（8）.

2.档案数字化公路工程论文 篇二

本文在大量调研工作的基础上, 开发了适用于中海油工程建设项目组的项目信息集成平台——EDIS项目信息集成平台 (EDIS_PIP) 。通过对中海油工程建设项目管理过程中管理、设计等文档及工作任务的全过程跟踪管理, 提升和规范标准化项目管理流程, 保证项目执行过程可追溯性及状态可控性。EDIS项目信息集成平台提供了新建项目过程中的设计文件、设备数据、采办文件、建造完工文件等资料的归档查询功能, 可通过快速有效的信息交流, 实现档案信息资源的充分共享, 最大程度地发挥这些信息的时效性及价值。

1 工程文档编码规则

工程文档编码的标准化是工程项目实施开展的前提及信息系统运行的保证。因此, 综合考虑中海油企业内部设计实际情况, 分析对比国内外相关行业标准, 研究制定了科学性、系统性、可扩展性、兼容性适合企业内部应用的工程档案编码规则。项目的各种文档应严格按类型制定编码, 确定编码是文件识别码和唯一身份证明, 以便实现应用快捷简便, 提高效率。

为了使各部门/现场自主地控制文件编号, 项目组制定了各部门代号、工作地点代号和文件类型代号, 而来往文件编号组成规则见表1:发文为“项目名称-文件类型-地点代号-对方单位代号-年号-流水号 (4位) ”。收文编号从对方来文中提取。

针对各个承包商提交的工程文件, 项目组也为其制定了一整套统一的编码规则。工程项目各个工程阶段的相关编码规则主要包括地理信息码、设计图纸编码、设备编码、材料编码、建造完工资料编码、模型编码、供应商设备完工资料编码等, 见表2。

2 EDIS_PIP技术设计

有了标准化的档案编码规则, 工程项目档案管理平台的应用便可以标准的文档编码为基础进行开发, 其功能模块主要包括:收文管理、发文管理、版本跟踪、文档管理等。

发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、发送全过程管理, 流程示意图如图1。

收文管理指项目组对外单位来文的登记、审批、处理、跟踪等全生命周期管理, 流程示意图如图2, 图2中虚线部分表示为可选分支, 实线部分为主流程。

版本跟踪通过对设计文件的传递和审批过程进行管理, 对设计文件的版本升级过程进行跟踪, 并形成跟踪报表。文件传送单的生成可自动进行, 从而大大简化人员的操作, 降低了人为出错的可能, 设计图纸审批流程示意图见图3。

文档管理模块提供了文档的统一查询界面。通过全文检索或高级检索, 可以在全部文档范围内或特定目录范围内查询和管理文档。文档管理模块下主要有文档权限管理、文档目录管理、文档归档、新增文档等功能。

3 数字化管理项目实施及应用效果

信息技术在企业的广泛应用, 不仅改变了传统的手工处理数据的方式, 而且触发了企业的管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的全面变革, 实现信息化管理与企业未来发展的战略目标一致, EDIS数字化工程的实施及推广取得了良好的效果。

相对于以前线下办公, EDIS_PIP具有以下优势:

●改变了传统的管理模式。EDIS_PIP平台工作流很好地取代了原有的线下办公流程, 把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入统一的系统之内, 避免不必要的重复劳动, 能极大地节约资源和成本, 并提高了工作效率。

●实现了档案工作的标准化和规范化建设。从文件的形成开始, 一直到立卷归档, 都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范, 有效保证文件质量。

●实现了档案管理的现代化。文档一体化管理把文件管理和档案管理两套系统合并为一套系统, 删除了不必要的环节, 为计算机管理提供了方便。特别是, 计算机联网或者向档案馆上报软盘制度可以加快档案馆档案管理的现代化进程。

●基于网络的管理方式使得企业内部沟通和协调不再受到地理位置的限制。让项目组与各现场之间保持更畅通、高效的联系, 更好地实现信息共享, 各类材料的传输更为快捷, 最大程度地发挥这些信息的实效性。工作安排部署和贯彻落实情况实现了即时归集。

4 未来发展与展望

作为一种新型的项目管理辅助工具, EDIS_PIP在推广和使用的过程中遇到困难和阻力是不可避免的。但只要从使用者的角度出发, 及时了解项目的需求, 通过准确分析, 在保证EDIS_PIP标准化和规范化的前提下, 研究出符合项目实际情况的应用模式及功能, 就能够将困难和阻力大幅度降低, 从而使其能够更好地为工程建设项目服务。

通过各个项目的实施过程中的不断优化, EDIS_PIP将逐步走向成熟, 真正成为一套使用方便、实用性强、易于掌握、高效的标准化项目协同及档案管理系统, 为中海油信息资产数字化管理跻身国际领先行列做出更大的贡献。

参考文献

[1]冯惠玲, 张辑哲.档案学概论[M].第2版.北京:中国人民大学出版, 2006:1-292.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版, 2001:1-317.

[3]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京:科学出版社, 2003:1-353.

3.论档案数字化及数字档案馆的发展 篇三

【关键词】档案馆；档案数字化；档案管理

随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。而且我们存储的档案文件 ，不在是单一的纸质文件，而是有图像、多媒体、声音等多样化的档案，使档案更加完整。

我们的档案也是如此，历史上档案给人们的印象就是一个大大的屋子做为库房，里面一排排的架子，按一定顺序或索引方式排列着各代各年各类的档案，而查询也是需要依靠厚厚的目录，需要很长的时间才可以查询到所需要档案所在库屋里的位置，当然前提是要有人去周而复始的详细记录，保存完好并完整的目录台账，否则你什么都无未能查询到。

当前社会，科技发展，信息发展，我们的档案事业也融入了档案数字化的队伍中，档案从收集到最后归档上架都可以通过电子数字化完成，通过计算机及网络及时实现档案的收集、整理、编号、装盒、上架进库等工作，也同样方便日后查询及调取。

档案的收集工作：通过与合同相关电子系统对接按一定条件读取数据进入档案系统，可以保证数据的完整与齐全，完全避免了合同丢失的问题。对与读入档案系统的合同可以设置自动筛选条件，可以大大降低无用工作，如一些没有生效履行的合同等按电子的筛选条件不会被读入数字档案馆的记录中，不会对后面的一系统归档工作产生影响。

档案的整理工作，目前因为档案数字化刚刚开如，大家还心存疑虑，故而纸质合同无法完全放弃，会双向存储，既保留纸质也保存电子，即使这样，纸质合同也可以做到有证可查，可以归档一份完整的内容，档案没实现数字化前我们是无法确定归档时纸质合同是否与审批时完全完整。当然，随着科技及电子的成熟及发展，及人们对档案数字化信任度的改变，档案的整理过程可以完全实现数字化、自动化。

档案编号工作，过去的档案都是通过档案人员手写编号，会造成很多客观错误，比如重号、漏号等，但实现档案数字化后就不出会现这种问题，因为电子系统会按档案管理人员预设的条件将档案分类进行编号，也就是大家常数的二维数，每份档案的二维码都是单一不重复的，二维码会自动显示在相关电子档案的首面相关位置中，一切的操作均由电子自动完成，用时几分钟而已。由于是上述操作都是系统自动完成，大大减少因为人为因素造成的错误，为档案的查询工作做好基础保证。当然目前有些单位是纸质与电子双路保存，那么电子的编号已经完成，纸质可以按照电子系统中的顺序进行整理排序，最后在每份经质档案上打印系统显示的编号，或打印出二维码粘在纸质档案上，方便查询纸质文档。

档案的装盒工作，传统档案工作时期，装盒工作量十分巨大，需要估算盒的可装容量，手动录入打印盒内目录、备考表、盒脊内容，需要将档案按顺序放入，并放入相关目录备考，再盒面上盖上相关年份等印章，并粘贴盒脊。但档案数字化以后，这些问题都十分轻松的解决，我们通过电子管理界面只需要设定一盒的电子容量，将电子系统已经排好顺序的档案按预设盒的容量选中放入电子盒中，完成装盒工作，在点击相应报表选项，自动生成所有盒的盒内目录及备考，这些工作最多一个多小时，而传统时期这项工作的完成少说需要一个月或更久，而且还是一个最大的好处，就是省去了买实物档案盒的成本，为企业的运营成本节省了一大批开支。针对目前双路保管过渡的单位，则需要将纸质合同与电子记录相对应并装入与电子相对应的盒号的盒中，盒内目录及备考表都是系统自动生成，需要打印出来后，分别装入相应盒中。

档案的上架进库工作，传统时期的上架工作可是就考验档案人员体力的工作，需要档案人员将档案按顺序依次移到库房，中途要保证档案安全完整，到库房后需定位库架，粘贴相关标签后，人工将每盒档案按层依次摆放。档案数字化，这些工作完全不用体力，因为在电子系统中，可以建立电子库房，用时几分钟将电子库房的库架进行设定，一层电子层可以放多少盒，一个架的层数等，然后将已经装盒的档案依次点击装电子架，档案的一个完整归档工作结束，整个上架工作用时不会超过20分钟，如果档案量少几许几分钟就完成了，传统时期的这项工作最少用时也要几天。当然传统时期存放档案还需要实物库房，需要投入很多人力及物力，但档案数字化后，库房完成电子化，所以完成可以不再设立实物库房，而且也节省的配置档案管理人员的投入。双路保存过渡的单位则还需要将已经装好档案的盒按顺序般运到库房，按电子库的架号顺序将文档盒上架，以后查询档案就十分方便了。

前面分别介绍了档案归档工作的各环节的操作，但最终是为方便查询而做的前期工作，档案数字化后可以通过近期及远程调用查询档案，可以开发软件直接连接到档案管理人员处，提出查询需求，或如果有保存电子档案的二维码，可以直接发送二维码给档案管理人员，档案人员在电子台账中可以直接搜索，查到相应电子架号后可以能过电脑调出电子内容提供阅览，这样不管查询的人是在本地，还是在外地，只要通过网络与企业内部的电子档案馆联接，就可以即时的查询到所需要的资料，大大提高了工作效率。当然，双路保管的企业，可以实现上述的电子查找，也可以通过档案人员查询到电子库架号后前往实物库房，调取纸质档案，提供给查阅者实场阅读。但是随着档案数字化的不断发展，最终要实现的目标是查询电子化、阅览电子化。

当然档案数字化的优缺点。首先，我们总结一下数案数字化的优点：（1）于部门及公司立卷归档制度的落实，档案不会出现缺失。（2）档案管理、调用不再受时间及工作环境及地点的限制，大大提高了工作效率。传统时期，我们查询档案可能需要在工作时间，而且需要前往在档案馆所在地方查询，实现档案数字化后，我们可以通过电脑、网络、手机终端等都可以连接到公司的数字档案馆，需要档案管理人员授权或批准后在一定时间段内可以进行查阅，这样就可以快速的得到你所需要的资料。（3）档案数字化管理提高了档案利用率及档案内容的信息开发。传统时期我们查询档案，可能只能查询到一份档案，实现档案数字化后，我们可以通过数字档案馆中的检索条件或工具，找到所有符合或相关的文件，这样可以不仅可以实现单份文件的查询，也可以查询到同一事件的若干历史性的电子文件。

4.档案数字化论文 篇四

1.对档案数字化管理重视程度不高

在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。

2.数字化档案管理工作量大

在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。

3.资金、设备投入力度不够

实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。

4.档案管理人员素质能力有待加强

档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。

二、新时期下档案的数字化管理

1.提高认识，树立全新的档案管理理念

要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的档案管理制度

新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。

3.定期整理档案

虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。

4.定期对数字化档案管理系统进行更新

科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。

5.做好安全管理工作

在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。

6.提高档案管理人员的素质能力

数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。

三、结束语

5.档案数字化论文 篇五

【关键词】数字化加工;J2EE体系;文档一体化

随着国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(20xx—20xx)和国家档案局《DA/T31—20xx纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的出台，吹响了纸质档案数字化的号角，标志着我国的纸质档案数字化进入了启动阶段。在纸质档案数字化的大潮中，时代对法医鉴定档案的“电子档案完整性的保存”数字化战略提出了新的挑战，针对我国法医鉴定的多元体制，档案管理呈现出多系统、多层级散在的传统存储方式，法医鉴定档案管理工作者也给出了自己的探索和思考。

一、法医鉴定档案的数字化加工

法医鉴定档案因其散在的存放方式和特殊的档案类别，分属于公检法司卫、高等院校各系统自己管理，没有形成统一的管理机构，这意味着数字化建设缺乏统一的领导和实施规划时间表。国家档案馆可先行对各级法医鉴定档案机构现存的档案进行调研了解数目、年份、纸张大小等信息，制订出标准的数字化加工方案，要求各系统各层级各部门指定专人负责，提供专业的图像获取处理和管理技术，对现有的纸质档案进行整理、鉴定、扫描、扫描质检及图像处理、图像质检、电子立卷、数据归档、审核等基础进行工作，为下一步法医鉴定档案著录挂接做好准备。

二、建立基于J2EE体系的法医鉴定档案管理系统

J2EE是一种分布式组件系统，其应用模块支持B/S、多层模式的操作，能够在任何操作系统和硬件配置上运行，现有的操作系统和硬件也能被保留使用。具有“编写一次、随处运行”的特性、方便存取数据库的JDBCAPI、CORBA技术以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等等优势，有良好的向导支持打包和部署应用，添加目录支持，J2EE能够开发部署在异构环境中的可移植程序。法医鉴定档案管理系统应可连接医学仪器、获取影像、图像信息，支持对图片进行采集、测量(周长、距离、面积)，录像、支持AV、USB、DVI、S端子、HDMI等各类视频接口，可进行身份证识别，图像区域截取等强大的处理功能。法医鉴定档案作为一种特殊的档案类别，涉及法律层面的个人信息和隐私。如何在有效利用这些珍贵资源开展学术研究的同时，保护好个人的信息和隐私，是法医鉴定档案数字管理必须要解决的理论和技术课题。比尔曼认为，“电子信息系统中没有所谓的原件”，所以“应该防止随意篡改电子文件，同时记录能证明其凭证性的背景信息和相关线索”。J2EE权限管理系统，就很好地解决了这个问题。J2EE系统分为五大模块：权限管理、部门管理、机房管理、人员管理、日志管理。每个模块都必须验证相应的权限，只有具有权限的人员才能进入，并进行对应的操作。系统基于Struts框架，Hibernate框架以及JSP技术，直接提供各种安全机制：身份验证机制、数据库资源的授权访问机制、数据库日志、密钥的保密机制，安全事件事后审计机制等可保证权限内的用户才能访问系统资源，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案，确保其安全。通过高级管理员来配置权限，然后把权限分配给人，从而实现让权限控制整个系统，该系统的权限管理是可以被重用的，可以通过管理员给用户分配任何一种权限，当某人员登录到该系统中，登录之后就获得了该人员所具有的权限，从而进入不同的页面。本系统提出了基于Struts技术的统一权限系统架构，采用这样架构，可以将权限系统从业务系统中独立出来，多个不同的业务系统能够共享一个权限系统。

三、法医鉴定文档一体化构想

文档一体化是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式，利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐的立卷任务。文档一体化在我国首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上。吉林省和长春市档案局创造的“吉林模式，体现了20世纪80年代，我国档案界针对文件和档案一体化管理的现实模式的探索”，将文件的登记、立卷、著录(包括标引)同时进行，称其为“三位一体法”。最大特点是将文件的归档提前，使之与文件的“收发文登记”合一，其他分类立卷、著录标引也同时进行。“吉林模式”是当时真正的现行文件与档案管理的一体化模式。据统计，实施“三位一体法”后，原来的收文登记、发文登记、收文处理登记、发文处理登记、卷内目录填写、案卷封面编目、案卷备考表编制、案卷目录编制、档案著录9个与登记和著录相关的工作程序，简化为填制卷皮(一卷一事)、填制案卷目录2个程序，登记和著录项目也由63个简化为39个。20xx年国家档案局将《宜昌市市、县、乡、村电子文件与电子档案一体化管理》课题列为国家档案科研课题，20xx年，宜昌市县乡村文档一体化管理系统正式上线，标志着文档一体化模式在中国开始了推广的过程。法医鉴定文档一体化管理系统的目标和任务是建立法医鉴定电子文件形成单位、归档单位到永久保存档案馆数据库的无缝挂接通道，使各系统各层级法医鉴定机构能够将有保存价值的电子证据原件完整地、完全地移交到档案馆，形成记载历史、传承文化的电子档案。法医鉴定电子证据从形成到电子档案的立卷、归档过程，是多个系统一个连续统一、前后衔接的整体运动过程，必须采取统一的技术标准，前端控制理论要求法医鉴定电子证据原件完整清晰，以保障电子档案管理的质量和管理水平。设计此管理系统的任务大体有：1.首先要按国际上通用的标准、规范和协议，制定设计可实施法医鉴定一体化管理系统标准和规范，使该系统能最大限度地满足法医鉴定文件使用者和档案管理者的需求。2.制定基于J2EE系统的法医鉴定文档管理系统的技术标准，包括多层级的运行模式、权限设置、存储技术、处理技术、利用技术等。3.文档特有的格式、版面设计、数据结构、影像的显示以及对档案的归档、立卷、著录、权限、保存时间都要在系统的设计之初完成。4.建立有强大平台支撑的数据库，并保证集成接口的无缝挂接。

四、建立法医鉴定数字档案馆

6.档案数字化公路工程论文 篇六

衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。

档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略；二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务；三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限；四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作；五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑；六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享；七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。

我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定；破损档案修裱；6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。

一、档案数字化加工内容

项目加工内容主要包括：档案登记和前整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录建库；档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印；修补破损档案；档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录)；印刷体文字OCR识别；光盘、磁带和硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、入库；档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：

（一）档案整理

在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一；档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象；是否已按规定进行划控；卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。

5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册资料不拆卷）。

6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。

（二）档案解密、划控和开放鉴定

1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。

2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。

（三）档案扫描：

1、扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3等）和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。

2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

（四）图像处理

1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度；数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。

2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。

（五）图像存储

1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。

2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。

（六）目录建库

1、根据《档案著录规则》（DA/T18）的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。

2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。

3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。

4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。

5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套（含案卷级目录和文件级目录）和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括（用120克铜版纸打印），排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。

(七)后期整理装订

1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。

2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

(八)数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。

外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。

(九)数据备份

加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。

2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。

3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。

4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。

5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据（目录、图像、路径、磁带、硬盘）进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。

（十）档案归还

在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日

志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。

二、验收要求

（一）档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

（二）图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上（含95%）,如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

(三)档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上（含99%），如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（四）档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上；抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。

三、质量保障要求

（一）成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。

（二）建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。

（三）外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。

（四）建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。

四、安全保密要求

（一）档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。

（二）档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。

（三）进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。

（四）参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。

五、售后服务

（一）售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。

7.论数字化档案时代档案的原始性 篇七

档案是原始资料, 原始性是档案的重要特征, 是有别于情报、资料以及出版物的根本特征。传统的档案尤其是纸质的档案资料具有的原始性, 是由于其自身特点和形成规律来决定的。首先, 从档案产生的途径和内容上来说, 它是在社会实践中直接产生的, 而不是人工和编造的, 它记录的历史具有客观性, 是非常直接和可靠的;其次, 从档案的物质形态来说, 它保留了真实的历史痕迹, 有些甚至是亲笔手稿, 有些是有关人员或者领导的亲笔批示, 有的是有关机关的印章和签署。笔记、纸张和印章等等构成元素是纸质档案重要的原始性特征。

二、数字档案的原始性

作为人类在社会实践中的信息记录, 档案的记录形式不断的变化, 但是无论怎样变化, 它作为最原始的资料, 这种原始性的特征是不会发生变化的, 这就是为什么称其为档案的原因。数字时代的档案, 原始性特征主要表现在记录形式的变化。从技术角度来说, 数字时代的档案, 尤其是电子档案, 其记录形式主要是数字信号, 记录的内容和载体之间的联系度比较低;传统的档案例如纸质的档案的记录形式是模拟信号, 其内容和记录载体之间的联系度比较高, 有些是不能分离的。当今社会档案信息的记录形式很多, 这造就了档案的多样性。

(一) 模拟信号记录档案的原始性

现如今用模拟信号形成的档案, 主要以纸质档案为主, 其手段主要是打印, 手写的稿件已经很难觅得。这种纸质档案的原始性主要表现在相关环节上的人员签字, 领导以及相关人员的印章等等, 记载档案的自己因为是机器字体, 不能够像手写一样反应原貌, 所以无法呈现原始性。过去模拟信号的照片、胶卷和声像等档案的记录形式采用了数字方式, 可以归纳为电子档案。

(二) 电子档案的原始性

电子档案是原生电子文件经过一定的归档环节来形成的。电子档案是原始资料, 从内容上来看, 电子档案是具有原始性的;但是从其形式特征上来说, 是不是具有原始性, 还是具有很大争议的。看法主要集中在原始性的表现形式上, 传统的载体档案, 尤其是纸质档案, 由于字迹或者内容和载体的不可分割性, 其档案是唯一的。而电子档案没有绑定载体, 其内容可以复制和转移, 在现今的技术条件下, 并不影响档案的原貌, 因此, 电子档案从物质形态上来说, 不具有唯一性, 如何判定电子档案是否具有原始性, 还是缺乏判定的依据。

(三) 数字化档案的原始性

数字化档案是纸质、照片、缩微和声像档案经过数字化形成的数字信息。档案的数字化一方面能够保护原件, 另一方面能够更加方便和快捷的发挥档案的重要作用。在发挥档案的作用时, 数字化的档案能否像源档案一样, 源档案由于某些原因不能利用, 例如被淘汰的读取设备等等, 数字化的地位不能明确的定位, 这是国际生相当热议的话题。国外已经出台了相关的标准, 承认了数字化档案的地位。这也就意味着数字化档案在储存、转换和管理等方面, 如果符合有关的技术要求和相关流程, 与源档案具有相同的原始性。

三、数字时代的档案管理策略

信息化的发展异常迅猛, 这给档案的管理工作者带来了巨大的挑战。数字时代的条件下, 如何认识档案的原始性, 如何在现有的技术和管理条件下, 最大程度的保持档案的原貌特征, 如何保证档案的永久保存, 这是数字时代管理档案的基础性问题。

(一) 档案原始性的判定

根据前面对数字时代档案原始性的充分认识, 首先应当解决数字时代条件下的档案原始性特征的判定标准问题。传统的档案, 其原始性主要表现在内容和载体的不可分离和统一性上, 即内容的客观的呈现原貌和载体的独一无二性。数字档案尤其是电子档案, 其原始性除了能够客观地表现内容的原貌之外, 不再具有载体的独一无二性, 由此, 数字时代的背景下, 档案原始性的判定标准应当注重内容的原始性判定, 同时保留的档案形成的过程信息, 满足法律规定的形式要求。

(二) 管理技术的应用

数字时代的条件下, 为了维护档案的原始性, 采取的管理技术和手段应当更加的严密, 技术的依赖性应当更强。纸质档案的原始性维护主要是和文件档案的管理制度是否完善、纸张和字迹是否耐久等有关。经过人类几千年的发展和检验, 这种管理技术已经相当的成熟和可靠, 档案的原始性能够良好的维护和呈现。

数字档案原始性的维护, 按照档案管理的理念和思想来说, 从档案的形成、移交和利用等各个环节应当做出细化的规定, 保证电子档案的可靠和可信;其次, 应当采用成熟的技术, 记录档案的变化过程, 确保档案在变动的环境中保持内容的不变, 档案呈现的前后一致。这一类的技术只要应用于两个阶段, 首先是电子档案的形成阶段, 其次就是档案的保存维护阶段。

(三) 规章和标准的制定

参照国家的有关法律条文对于电子数据的规定, 在要出台的此类规章制度中, 应当明确规定电子档案的定义、构成、管理等等。例如, 在档案法中, 应当明确电子档案的定义, 对于其法律地位和相关的权责作出明确的规定, 只有法律上承认了电子档案的地位, 其原始性才能得到认可。

对于数字时代的档案管理的认识, 会随着数字技术的不断发展而深化, 我们应当以传统的档案管理理论为基础, 运用数字时代的管理理念, 采用先进的管理技术, 统筹兼顾电子和档案, 推动档案管理的进步。

摘要：随着网络和计算机技术的发展以及在各个行业的广泛应用, 从记录的手段和方式来看, 当今的社会已经进入数字化时代, 档案是社会的记忆, 对于其原始性, 应当有充分的认识和分析, 这对于数字时代的档案管理工作具有非常重要的现实意义。

关键词：数字化时代,档案,原始性

参考文献

[1]王云鸥.档案管理的探索与实践[J].建材发展导向, 2010 (04) .

[2]仲霞.论档案信息资源的开发与利用[J].内蒙古科技与经济, 2008 (13) .

8.档案数字化公路工程论文 篇八

关键词：数字化档案;管理;作用

传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。

一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然

第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。

二、数字化档案管理对高校档案产生的影响

第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。

那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：

第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学习除了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。

随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。

参考文献：

[1] 《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令[2008]第27号）

9.档案数字化工作总结 篇九

档案数字化工作可谓是任重而道远。这不是一个简单的工程，而是有其完整而有序的一个体系，其工作量颇大，需强大的人力、财力和物力作为支撑，方可有条不紊的进行。从拆卷开始一直到最后的还原，会经过目录录入、扫描、存储备份、后期处理等过程，各道工序环环相扣，前面的工作没做好，后期的工作就没法进行。

档案数字化有其方方面面的管理制度，档案工作者需严格遵守各项规章制度，当然，这仅仅是一个前提。到了具体的数字化工作中就会有不同的规定和要求，我大体将数字化流程分为两个部分，其一是扫描前处理，前期的工作包括调取档案、拆卷、卷内目录录入、页码编号和档案修补等等，这就要求我们的相关工作人员应持有对工作认真细致负责的态度，尤其是目录录入工作，前期的目录录入对后期的扫描挂接有着直接的`影响，目录录错将会导致后期需要进行大量的修改清理工作，严重地拖慢整体效率，举个简单的例子来说，一个小小的档号错误，将会导致原文挂接失败或者原文挂接到了不该挂到的地方，笔者曾遇到过各种各样千奇百怪的挂接错误和目录错误，究其原因之根本，是为目录有误!因此目录录入工作需要严格的审核和检验。

在这一年多的工作经历中我与数字化扫描和信息化系统建设打交道的次数尤为最甚，也被扫描过程中软硬件架构、扫描修图效率种种问题搞得心力交瘁，但这些架构仍有其规律性和可塑性，比如打游戏可以作弊，那么我们架构硬件设备也可以提高效率。当然这并不是草率购上一两台扫描仪、配上一两台电脑这么简单可以干好的工作，专业人做专业事情，他是需要团队的支撑，数据的安全以及完整性是首要任务，然后扫描、修图、挂接操作流程化，使之完美有效的完成工作。当然在架构软硬件平台的时候会遇到新的问题，在面对复杂疑难的问题时保持一种细心冷静的心态去思考怎么解决这些错误?在这个过程培养自己、锻炼自己、提高自己，这何尝不是一种收获?

数字化流程另一部分是扫描后处理。实体档案经过扫描并按照相关要求保存在存储设备后，需要经过图片处理、图片和目录校对、扫描图片数据备份和服务器挂接、最后实体档案还原入库。在扫描完成后还要进行一系列的抽检工作，主要包括图像数据抽检、目录数据及元数据抽检、数据挂接抽检和实体还原情况抽检，发现问题应及时记录并更正。值得一提的是数据备份这项工作尤为重要，及时进行数据备份可防止各种突发情况，以保护数据之完整安全，数据备份一般有三套，一是本地备份、二是异地备份、三是利用备份。我做的数据备份的载体是使用机械+移动硬盘双保险备份，其技术指标能保证在25摄氏度和50%湿度的环境条件下长期存档并能正确读取信息。硬盘备份完毕后，将数据化工作使用过的硬盘移交给合作单位，防止数据的安全隐患，最后还需制作便贴封面贴在硬盘盖上，便于保管利用。

10.档案数字化方案制定与实施 篇十

馆藏传统载体档案数字化的问题，许多地方档案馆进行了实践，积累了一定的经验，对全国档案数字化建设起到了推动作用。但是，总结以前我国档案数字化建设的不足和失误，往往不是信息技术支持不够，而是绝大多数都知道搞数字化，但档案数字化目的是利用的主题不突出，忽略档案开放鉴定与数字化档案利用的逻辑关系，对先剔除无用档案后开展数字化的思路不明确，没很好研究档案数字化的整体效果就大张旗鼓地做起来了。进而出现数字化目录数据和全文数据不对应、找不着或不好用等问题不少，档案数字化的量虽多，但能上网利用或者说能上互联网利用的很少，数字化返工的现象比较突出,使有限的资金投入并没有体现在数字化档案的利用效益上，这一点已引起档案系统管理和技术高层领导的重视，许多实践工作者已开始进行有益的探索。

面对网络时代公众迫切需要远程、公开、快捷的档案信息，面对馆藏浩瀚如海的案卷，面对当前我国档案数字化需要解决的一系列问题，长春市档案馆与中国人民大学信息资源管理学院共同承担了国家档案局科技项目《档案数字化方案研究》。该项目经过课题研究人员的共同努力，已取得初步研究成果。通过课题研究，对档案数字化方案的研究提出了一些观点和看法，大家交流和讨论。

一、确定档案数字化指导思想与原则

档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏档案原件完好，保证数字化档案真实准确，更好地发挥档案信息资源的作用。

档案数字化原则是：遵循重要档案数字化的价值性原则、常用档案数字化的实用性原则、开放档案数字化的开放性原则、褪迹档案数字化的抢救性原则，解密档案数字化的及时性原则，目录数字化与全文数字化分步的时效性原则，档案数字化加工与利用同步的一致性原则。

二、明确档案数字化策略

（一）需求导向,急用先上策略

1．需求导向策略

社会需求对档案利用的影响应该是档案工作者特别关注的问题。我们用统计数字加以分析。

（1）随着编史修志工作纳入各地工作规划，1986年全国省（区、市）综合档案馆接待编史修志查档卷数占利用总卷数的69%。随着编史修志阶段性高潮过去，2003年全国省（区、市）综合档案馆接待编史修志查档卷数占利用总卷数的28%。下降41个百分点。(此数据来自国家档案局法规司保存的档案统计年)（2）随着社会保障制度的建立和国有企业改革的深入，长春市档案馆查阅工人调配档案卷数占利用总卷数的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用总卷数的68%。(此数据来自长春市档案馆利用统计数据库)由此看出，国家、地方新政策的出台和工作部署对档案利用的影响程度。从宏观上讲，档案利用已实现了两个转变，服务重点由政治领域转变为经济领域，服务对象由机关干部扩展到公众百姓，特别是为百姓提供凭证案例急剧上升。用动态观念研究当前与长远社会对档案的需求，并指导档案数字化与利用服务工程实践应该是档案部门的必然选择。

2.急用先上策略

地方档案馆馆藏档案数量众多。但并不是所有档案都在现实中利用，有相当大一部分多年不用。2004年全国省（区、市）综合档案馆档案平均利用率仅为1.6%。虽然档案馆众多全宗中当地党委、政府全宗利用率高是一般规律，但其他全宗利用情况往往和政策、时间的变化而变化，影响更大。所以，各级地方档案馆按照近期利用统计情况和发展趋势确定数字化的先后顺序是科学的选择，利用优化理论进行档案数字化筛选，快速反应,突击完成急用档案数字化任务，能够达到更好地发挥档案作用的目的,实现即时投入使用的预期。(此数据来自国家档案局法规司保存的档案统计年报)

(二)本级为主,分步实施策略

（1）本级为主策略

根据档案馆职能分工和档案来源原则,各级地方档案馆永久档案绝大多数是本级机关形成的，一般都占50%以上，这部分档案自然是当地档案馆数字化的重点。同时，地方档案馆都保管着大量的上级档案文件，馆际之间上级档案文件重复是必要的，这些纸质文件来源一般都是上级机关统一印制的。进入信息时代，地方档案馆都面临着保管的上级档案文件全文数字化问题，特别是上级档案文件的开放鉴定审查问题，与其各地分头审查上级档案文件开放和进行数字化，不如国家档案局着手进行档案全文数字化和开放鉴定分工、协作，向馆际共建、共享已有鉴定和数字化成果的方向发展。地方档案馆坚持本级为主的原则，根据需要和可能适时、适量地进行利用频繁政策性上级档案文件的全文数字化，以满足当前工作的急需，尽量减少档案馆多层的重复劳动。

（2）分步实施策略

馆藏档案数字化不可能一步到位，而且档案室进馆范围档案陆续进馆，进馆范围档案实施档案数字化馆室共建、共赢、共享的策略非常重要。在具体实施过程中，文件级目录数据库建设是最基础性的工作，是第一位需要建全的，但并一定是文件级目录数据库建成后再建其它数据库。专题数据库建设是根据现实需要而适时建立。全文数据库建设是满足信息检索需要而必须加快建设的数据库。

(三)剔除无用，避免浪费策略

1.剔除无用策略

地方档案馆馆藏现行档案主要来自于机关各个立档单位，其档案文件进馆的决定权掌握在立档单位文档人员手里，加之国家档案保管期限表几经修改和许多条款至今还比较笼统，所以，不该归档的、不该进馆的、文件重复的档案进馆颇多。特别是建国超过50年以后，半数左右长期保管的档案逐年超过保管期的最上限，这些档案实际上绝大多数已失去保存和利用的价值，但它们仍占据着档案管理的各种资源。

2.避免浪费策略

面对数字化方法的选择，剔除无用，避免浪费应该是一种长久策略，把大量失去保存价值的档案先剔除，避免把无用档案数字化，再造数字化垃圾。

三、优选档案数字化技术与业务路线

档案数字化建设周期长，信息技术又处在快速发展之中，各个档案馆数字化基础和条件不同。从本馆实际出发，优选档案数字化技术与业务路线特别重要。

（一）计算机新技术与档案数字化业务的有机结合

信息技术的发展给档案数字化效率和质量的提高带来深刻的影响，本着技术为需求服务的理念，无论是利用哪一种档案管理系统，都要适应档案数字化流程重组和再造需要,适时进行软件升级,通过软件升级固化技术与流程重组与创新，使档案数字化的效果更好。同时，设计符合国家标准与适应自身需要的数据库结构，使档案数字化的过程优化，数字化档案的利用快捷。

（二）档案鉴定与数字化同步

鉴定与数字化同步的目的是加快数字化档案信息的利用。在计算机网络环境下同步进行档案鉴定与数字化工作是发展趋势。这种档案鉴定是以剔除无用档案为前提，以鉴定档案开放为主，按需求筛选全文数字化档案，为适时提供数字化档案信息服务打基础的过程。

(三)档案数字化与上网利用同步

数字化档案分开放与不开放两种。在计算机网络环境中，在确定档案开放与不开放的同时，开放档案即上互联网。开放与不开放档案数据在局域网中即时使用。

档案数字化及管理流程重组不可能一次到位，它是一个管理思想不断地变化的过程，适时把新技术和新理念纳入进去是非常重要的。

四、细化档案数字化操作方法

实践证明，在计算机网络环境下，档案数字化和利用服务工程以建立流水作业线，提高工作效率和效益为最佳方式。

(一)优化配置各种资源

档案数字化建设需要投入,特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。地方档案馆在具备一定档案数字化条件的基础上，要按照成本效益最大化理论，根据不同的情况，进行档案专业人员和数字化技工人员、计算机和扫描设备的合理搭配，优化档案数字化各种资源配置，提高档案数字化建设的投入产出比，构建档案数字化投入小产出大的新模式。

1．计算机网络环境下档案数字化与利用服务工程流水线资源配置案例

（二）首先建立文件级目录数据库

满足一般检索和管理的需要，建好档案文件级目录数据库。目前，绝大多数综合档案馆，由于没有实现全部档案的文件级目录机检，查找档案不快、不准、不全的问题普遍存在。另外，档案的统计单位主要是卷和延长米，而档案的最小单位是文件的件数，以件为单位的底数不清是普遍存在的问题。所以，把文件级目录数据库建设作为一项基础性工作，在提高档案的查全率、查准率的同时，利用计算机实现档案以件数为基本单位的管理是非常必要的。

1．高度重视文件级目录数据录入的前期处理。档案馆的案卷来自各个立档单位，案卷是由文档人员在档案局业务人员指导下形成的。但是，由于文档人员变动频繁、档案业务指导面多线长，案卷质量难以适应计算机精确管理的需要，加之个别文件形成时的先天不足，给文件级目录数据库建设带来许多麻烦。实践证明，进行文件级目录录入的前期处理，抛开原有的文件目录，按卷内实有文件一一录入，把题名不反映主题、目录与实体不符等一系列问题一并处理是非常必要的。

2．科学合理地设计数据库结构。文件级目录数据库结构包含三方面功能为最佳。一是符合国家有关标准及实际情况，文件题名、责任者等满足文件检索需要的字段。二是存毁、开放、扫描等数字化加工阶段利用的字段。三是数据录入、校对、鉴定、审查等标明责任的字段。

3．数据质量是数据库的生命。建立在计算机环境下，以上网公开利用为根本目的文件级目录数据库，与纸质文件目录有本质的区别。纸质文件目录有问题只有档案馆内部少数人知道，利用者并不清楚。但是，文件级目录数据库进入网络，特别是向社会公开的部分，对数据库的质量要求是相当高的，数据质量也是当前制约许多数据上网利用的瓶颈之一。

（三）适时建立专题数据库

满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。主要把握三个方面：一是根据馆藏档案内容确定专题数据库的总体布局。二是按需求分期建立专题数据库。三是根据文件内容和检索需要分别设立不同的专题数据库结构。

（四）优选建立全文数据库

满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，按照“二八”定律，即以20%的努力达到80%的效果，通过多年档案利用统计数据分析，优先全文数字化档案的全宗、年代。在网络中、在文件级目录的基础上同步进行档案存毁、开放、数字化鉴定与筛选，进而形成与文件级目录一一对应的全文数据库，并确保数字化档案的真实、准确。

（五）档案数据库的管理

为了档案数字化与利用同步和数据安全管理的需要，档案数据库分在建数据库和成果数据库两大类。

1．在建数据库的设立。在建数据库是为了数字化加工所设立的动态库，是数据不断变化的数据库。例如，设立文件级目录数据录入库，它是每个录入人员都分配给操作权限的动态库，属于在建数据库。而完成的文件级目录数据库则是成果库。但是，在鉴定及全文数字化加工过程中它又成为全文数字化加工在建数据库。

2．成果数据库的使用。成果数据库只分配使用权限，只有特殊需要时经批准才分配数据改变的操作权限。

3．数据的管理与监督

建立技术负责人、超级管理员、数据管理员连锁责任制，实行审批者没有数据操作权，超级管理员只允许分配权限不允许使用数据操作权，数据管理员只有需要时经批准使用数据操作权，用后即刻收回。给予单位领导和相关中层干部全部数据的查看权，每天24小时可以时时对数据质量进行监督，形成数据管理监督新机制。

（六）数字化档案利用服务工程

数字化档案利用服务工程是以搞活数字化档案利用的目的，以局域网、政务网、互联网为平台，通过建立数据安全管理制度、网络安全运行制度和具有法律责任的网管、数据管理员、数字化加工人员、提供利用人员连锁责任制，环环相扣，从措施上保证数字化档案的准确。通过防火墙、CA认证、数字水印、电子签章、权限控制等计算机新技术，从技术上保证数据的安全，利用网络实现档案的法律效力，实现远程为利用者提供快捷、准确数字化档案的目标。

1．在局域网上应用

在局域网内，档案在建和成果数据库所有接待人员都有检索权限，对只进行目录数字化的档案实行现用现扫描全文的方法使之达到已全文数字化的档案一样效果，利用网络技术实现数字化档案利用替代档案原件利用、计算机打印件替代复印机复印件、电子签章替代手工盖章、接待人员和利用者不接触档案原件的目标。从而起到了运用数字档案高效利用、保护原件的作用。并积累了利用者凭加盖电子签章的数字档案打印件办理社会保险的成功案例，其数字化档案的法律效力得到认可，为档案馆参与电子政务开辟了新途径。

2．在互联网上应用

利用档案网站，通过CA证书等安全手段，不但实现了领导远程数据上传的审批，主要是开展开放档案远程查询、下载、打印。特别是把CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效力的体现,减少异地现场查询的不便，使档案馆参与电子政务成为现实。

五、加强档案数字化工作的行政管理

档案数字化涉及档案馆内部许多部门,加强组织管理工作显得十分重要,“三分技术七分管理”同样适合档案数字化与利用服务工程。各个档案馆涉及档案数字化加工和利用的内部组织机构设置不尽相同，但应按照效率优先的原则，在计算机环境下，把数据录入、鉴定、数字化加工、整理、数字化档案利用形成一个流水线，打破内部行政分工界限是发展趋势。无论是采取那种组织形式，优化人员组合重新分工在所难免，各个档案馆在组织实施方面有所不同是必然的。

1．加强计划管理

档案数字化建设是一项复杂的系统工程, 针对实际的调研和论证，运用科学方法预测，制定科学配置各种资源进行档案数字化的总体规划和专项计划，通过计划谋求管理系统的外部环境、内部条件、决策目标三者在动态上的平衡，实现管理决策所制定的各项目标。

2．强化组织实施

实施是一个复杂的活动过程，档案数字化建设又是一项全新的工作，技术含量高，涉及到许多因素，在实施过程中会出现各种各样的矛盾和困难，会遇到来自各方面的干扰，实施特别强调解决问题的及时性。通过创新行政管理与技术管理相互作用的新机制，实施有效的组织、指挥、协调、激励工作，保证档案数字化的计划目标的顺利实现。

3．增强管理的技术含量

11.馆藏档案的数字化 篇十一

档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、网络化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆”的要求下，我馆作为试点单位，开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。

一、目前档案数字加工面临的问题

1、数字化对象数量庞大、类型多样

中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。

2、档案数字化效率问题

在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。

3、部门之间的协调问题

馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。

二、馆藏档案数字化的实施

1、做好档案鉴定工作，突出重点

由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。

第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。

2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度

按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。

①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。

在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。

②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。

使用的数字化档案管理系统支持任意类型的扫描仪，支持黑白、彩色、灰度图像扫描，支持各种分辨率的扫描方式，能够扫描从A4到A0幅面的图纸。操作员可在系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时做出相应调整。

③图像处理：系统具有去黑边、纠偏、条码识别等功能，还可为图像增加数字水印。操作员可对图像进行镜像、任意角度旋转，调整亮度、对比度，锐化、钝化、模糊、腐蚀，拼接、裁边等处理，提高影像质量。

④图像识别：针对扫描得到的电子文件的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面。使用内置OCR识别引擎，根据区域特征自动进行版面还原，对文档中的文字信息进行识别。自动提取文档中的文号、标题、责任者等信息。

⑤索引录入：经由OCR自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。

⑥档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要保证盒内每件档案的完整准确。

3、数字化成果的存储

同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。

采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储，依据档案的类别建好相应的目录结构，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。规范文件名称及存储逻辑结构，便于对加工好的文件进行组织和挂接利用。

三、档案数字化的重要意义

1、实现资源共享，提高工作效率

档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

2、有效地保护档案实体的安全

档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护了原件。

3、提升企业形象

12.档案数字化公路工程论文 篇十二

关键词：档案管理,创新,数字化

一个国家的科技进步情况, 可以反映出国家的发展阶段与状态, 而科技的发展离不开创新意识。高等院校在校园管理上要紧跟时代的步伐, 用现代化科技手段完善校园内部管理。在高校的档案管理上也是一样, 要注重管理的创新意识, 完成档案管理数字化的转变。

一、高校档案管理创新及档案管理数字化具有重要意义

高校档案管理的创新及档案管理数字化是以现代管理科学方法为指导, 充分运用现代管理理念和手段, 以及先进的管理技术和设备, 改革过去以往的管理方式, 使高校档案管理具有创新意识, 更加系统化、科技化、数字化。

高校档案管理的现代化相对于传统的档案管理方式具有很多优势, 如占用空间相对较小, 信息存储量较大, 个性应用能力较强, 实用速度较快等。可以在实际的高校档案管理工作中及时迅速, 准确大量的储存并查阅档案, 提高了档案管理工作的工作效率。高校的档案数量极大并且时间跨度很大, 现代化的管理是发展的必然结果。

二、高校档案管理创新及档案管理数字化存在的问题

高校档案管理创新及实现档案管理数字化, 并不是一朝一夕就能完成的事情, 这是一条需要长期坚定持续发展的道路。在现阶段的高校档案管理中, 还存在着各种问题。

( 一) 档案标准缺乏统一性

因为学校的发展程度不同, 档案管理也有很大的区别。就同一所学校而言, 因为时间的不同, 技术发展阶段不同, 导致档案无法遵从统一的标准。硬件设备的好坏, 机器型号的不同, 教职员工个人素质的高低等, 这些都可以变成影响档案标准统一性的因素。

( 二) 管理方式缺乏创新性

前面说到高校的档案管理是长期发展需要, 具有很强的连贯性。从信息化发展初期, 国家开始重视档案管理的现代化发展。但随着科技与时代的进步, 在高校档案管理上, 很多高校并没有跟上时代的步伐, 缺乏创新性。科技发展是迅速的, 档案管理也应该保持创新意识, 用科技去引领现代化管理工作。

( 三) 数据库建设缺乏实用性

目前, 国家在对高校的管理经济投入上, 针对档案管理投入的经费相对较少。因为经费有限, 所以很多高校也是有心无力, 无法及时更换更先进的软硬件设备, 使现有建成的档案数据库规模较小。大多数的高校档案数据库都显现出实用性不足的问题, 数据库规模相对较小, 标准化程度偏低, 类型过于单一, 且无规范化的控制, 不能够满足用户的多样化需求, 一定程度上降低了高校档案数据库的利用率。

三、高校档案管理创新及档案管理数字化的合理性建议

高校档案管理创新及档案管理数字化对于校园管理部门和档案使用者来说, 都是一场革命性的历史变革。

( 一) 加强标准化建设

在高校档案管理创新及档案管理数字化中要加强标准化建设, 首先要做的就是形成档案管理标准体系。高校要根据现行的相关法律法规, 结合自身特点, 制定和建立起符合实际的各类档案管理办法和措施, 在档案建立、交换、传递、共享的过程中, 用统一的标准去规范和指导。使高校的档案管理创新及数字化发展在初期的建设运行, 后期的管理和维护工作中, 都可以做到有章可依, 有规可循, 充分地保障了高校档案管理的现代化发展。

( 二) 实现管理现代化

目前, 在很多的高校实际档案管理工作中, 信息工作会出现一定程度的分离状态, 如档案和信息部门之间的部门分离, 部门内部的分离等。因为这种分离状态的产生会给统一的现代化管理造成严重阻碍, 从而无法实现真正意义上的档案管理现代化。因此, 在实现管理现代化之前, 学校一定要制定相关的标准流程, 并且加强组织领导。比如: 可以组成以校领导作为实践管理组长的领导小组, 负责相关协调工作, 有专职的信息部门负责人进行现代化的档案管理工作, 所有相关岗位人员都需要从自身职责出发, 遵循既定的标准流程进行高校档案管理, 真正实现管理现代化。

( 三) 重视科技人才培养

在高校档案管理创新及档案管理数字化的变革中, 还要重视相关科技人才的培养。管理理念的现代化是高校档案管理的发展灵魂, 所以一定要增强工作人员档案管理现代化的创新意识, 如果管理人员缺少这种管理创新意识, 那么就会影响到档案现代化的发展脚步。高校档案管理人员要树立起科学的发展实践观念, 学习先进的科技知识和最新的管理使用方法, 改变过去封闭保守的思想, 主动提高创新意识, 不怕吃苦甘于奉献, 促进高校档案管理的现代化进程。只有把优秀的科技人才加以培训教育, 使他们成为复合知识型人才, 全身心的投入到现代化的高校档案管理工作中心, 才能使高校档案管理创新及档案管理数字化更快地迈向新的台阶。

四、结语

计算机和互联网的产生, 让我们的生活与学习进入了互联网时代, 信息数字化已经成为当今社会经济和科技发展的整体趋势。高校档案管理作为档案管理事业的重要组成部分, 保持创新意识, 完成数字化转变既是顺应了当今时代的发展要求, 同时也加快了档案信息化的管理步伐。

参考文献

[1]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊, 2012, (02) .

13.法院档案数字化问题及对策建议 篇十三

【中文关键字】档案数字化；公开与保密； 【全文】

近年来，江苏大部分法院都开展了库存卷宗、现存诉讼卷宗数字化扫描和处理工作，扫描图片和全省法院系统档案软件进行了挂接，档案数字化率大大提高。卷宗调阅也不仅停留在实体利用阶段，部分法院已经能够将扫描的诉讼档案和档案软件进行挂接并投入使用。但是档案数字化仍然面临一些不容忽视的问题，如卷宗扫描图片质量清晰度不高，实体卷宗调阅仍然占多数，数字化档案软件智能化程度不够等等。因此，后一段时期内，诉讼档案全面数字化甚至实现从案件受理开始全程同步数字化需要全面规范、不断完善的。

档案数字化面临的问题

（一）数字档案公开与保密问题

随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（二）数字档案安全与真实性问题

江苏省法院数字化档案基于法院内网，完全与因特网隔离，总体是安全的。但是随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（三）数字档案效果与利用问题

江苏省法院《诉讼档案数字化加工技术规范》已经对各级法院诉讼档案数字化过程提出了明确的要求，保证了三级法院数字化加工的档案规范、统一，符合省档案局“五星”级测评与验收要求，基本满足了当前需求。但是，随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

档案数字化对策和建议

（一）加强领导，完善制度

切实加强组织领导，把诉讼档案电子化建设作为法院“一把手”工程。应出台更详细的诉讼档案数字化管理的具体规定，让各级法院管理好现有的数字化档案，防止泄密问题。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。

（二）加大投入，积极推进

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的计算机、高速扫描仪、光盘刻录机等基础设备将档案整理、扫描、录入等基础性工作外包给服务公司进行处理，减轻档案工作人员的工作量。进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）加强规范，完善使用

要依照《人民法院诉讼档案管理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导法院档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障法院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站，按身份、权限查阅案件相关内容。与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（四）加强培训，提高素质