公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度（共11篇）

1.公司档案资料管理制度 篇一

档案管理制度

第一章 总则

第一条 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条 各部门、各分公司在工作活动中形成的，具有参考利用价值的文件材料，必须按规定定期向行政人事部提交备份，从而保证行政部作为档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性 第三条 行政人事部负责档案管理、文书立卷的工作，并对各分公司档案管理工作进行监督、指导。各分公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。第四条 行政人事部负责公司档案保管的定期检查、监督，指定专职档案管理人员整理、保管各种档案，并负责借阅档案的审批，保证档案的准确、安全、完整 第二章 归档范围

第五条 凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围

第六条 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

第七条 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银行与企业联系函件等）第八条 政府、项目批文、合同

第九条 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）

第十条 各分公司及各部门工作计划及资金计划 第十一条 公司有效证照、证件、印章 第十二条 具有法律效力及保存价值的文件

第十三条 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等 第十四条 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等 第十五条 各分公司、各部门获得的社会荣誉资料

第十六条 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等

第三章 立卷归档要求

第十七条 行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交备份

第十八条 各分公司、各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料 第十九条 各分公司向行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专人签收后各留存一联清单备查

第二十条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附本、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷内文件材料按照排列顺序依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者 第四章 档案保管期限

第二十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上 第二十二条 确定档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案保密级别

第二十三条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级 第二十四条 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政人事部经理及副总以上领导批准

第二十五条 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经行政人事部经理及副总以上级领导批准

第二十六条 对已到保密期限的档案要请行政人事部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用 第六章 档案的借阅 第二十七条 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅 第二十八条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团行政人事部经理批准

第二十九条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销

第三十条 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须行政人事部经理批准

第三十一条 有密级的档案调阅、复制时均需行政人事部经理及副总以上领导批准

第三十二条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天

第三十三条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失

第三十四条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。第七章 电脑档案的管理

第三十五条 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放 第三十六条 行政专员即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查

第八章 档案的鉴定与销毁

第三十六条 行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁

第三十七条 档案鉴定工作由行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存或毁意见 第三十八条 档案材料鉴定小组审定，并需要集团总裁批准后，方可销毁

第三十九条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字 第九章 罚则

第四十条 各分公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款50元～300元，并予以通报批评

第四十一条 集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经行政部经理批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款300元～800元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任 第四十二条 集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查

第四十三条 集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任

第四十四条 档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任

第四十五条 集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。第十章 附则

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集团行政人事部负责解释

3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准

2.公司档案资料管理制度 篇二

1 档案管理的概述

“档案”一词在中国古代就已经存在了, 对它的定义也是层出不穷, 但是它的基本含义是相同的, 即档案是机关组织和个人在社会活动中形成的, 被作为历史记录而保存下来的, 可供日后考察所用的文字、图像等其他形式的文件。

随着档案资料的逐步增多, 档案管理工作逐渐被大众关注。档案管理, 顾名思义就是要用先进的科学技术和方法对档案进行管理, 包括对档案收集、整理、保管和提供利用等, 为人们提供最大的方便和更多的信息。而投资公司的档案就是它的生产、经营和管理等各项活动过程和结果的真实记录, 是该公司设备和产品等有形资产产权的表现, 同时也是专利、商标和市场信息等无形资产产权的载体。所以, 在社会主义市场经济体制逐渐成熟, 档案管理逐渐成为企业的重要组成部分的大背景下, 对企业的管理模式进行改革迫在眉睫。

2 档案管理模式创新的必要性

随着我国社会主义市场经济体制的建立和成熟, 市场竞争也越来越激烈, 为了在市场竞争中获取有利地位, 投资公司就必须改变原有的计划模式, 转换经营方式, 进行科学的管理。而档案作为公司职工辛勤劳动的结果, 对它的管理更值得探讨, 对它的管理模式进行创新也是必要的。同时, 大量事实也证明了档案在企业的管理中发挥着重要的作用, 主要表现在以下几方面: (1) 档案管理具有记录、保存和管理的功能。使每一个投资者能够充分了解自己投资和收益的情况, 从而对投资公司保持信任的态度。 (2) 档案管理可以为公司的决策和管理提供依据和保障。对于一个投资公司来说, 其决策直接影响着投资者的收益/亏损, 这时信息就显得与人才、资金同等重要。没有经过市场调查获得的数字信息和档案信息作依据, 公司的管理层就很难作出准确、科学的决策。 (3) 由于在档案管理中加入了信息技术, 使整个投资公司的工作程序得以简化, 整个管理系统变得更科学, 提高了公司的工作质量和效率。

加强档案管理模式创新不仅因为它在投资公司的经营中发挥着重要的作用, 还因为档案管理在现阶段发展中存在诸多问题, 主要表现在以下几点: (1) 档案管理技术落后。部分投资公司领导缺乏对档案工作重要性的充分认识, 对这方面的投资较少, 因而没有先进的管理设备和高素质的档案管理人员。 (2) 档案综合管理的力度不足。目前大部分企业的综合档案管理室是以班组形式存在的, 所以在行政方面无法对各部门进行管理, 各项工作的开展较困难, 从而对档案的综合管理带来困难。

3 档案管理模式的创新

档案管理是投资公司管理中的重要组成部分, 但需要公司所有人员共同参与, 才能取得成效。在社会主义市场经济体制条件下, 档案不仅可以为维护企业的正当权益和形象提供可靠的依据, 为企业有效地参与市场竞争、实现投资者和公司最大的经济效益提供帮助, 但同时也面临着诸多的挑战。因此, 公司档案工作必须与时俱进, 以创新思维来指导各项档案管理工作, 从而使投资公司更好地服务于投资者。

3.1 解放思想, 转变观念

目前, 处于社会转型期的档案工作正发生着巨大的变化, 档案管理模式的改革只是其中的一部分, 而这些新的变化则需要崭新的理论和理念来指导, 以便引导档案工作的变革由浅入深。所以投资公司的领导层一定要克服以往守旧、封闭的思想, 重新认识档案管理的重要性, 加大对档案工作的改革力度, 把握档案工作的未来发展方向, 敢于突破, 并结合本公司的实际情况, 建立一套与市场经济相适应的档案工作管理机制, 完成主动转型, 从而使该公司更具竞争性, 为投资者提供更好的全方位服务。

3.2 重视人才, 提高管理人员的综合素质

人才是一个企业竞争的核心因素, 同时也是档案管理工作创新的核心。由于目前很多企业对人才的认识还不充分, 造成档案管理方面的人才缺乏。因此, 企业要转变观念, 重视培养优秀人才, 不仅在公司政策上重视人才, 还要在资源财力上给予他们强有力的支持, 使他们的价值在档案的管理创新中得以彰显。另外, 在档案管理中, 要提高档案管理人员的综合素质。为此, 公司可以出台奖励制度, 比如员工购买档案管理方面的相关书籍时, 公司适当地给予报销。这样, 不仅可以激发他们学习相关知识的热情, 同时也为公司培养高素质的专业人才, 从而为今后企业竞争提供了人才保障。

3.3 完善投资公司的信用体系

信誉是投资公司在市场竞争中最有效的砝码, 而信用档案作为公司信用状况的原始记录, 则是该公司信用的基础, 也是档案管理工作中一个至关重要的部分。因此, 在实际档案管理中, 相关人员要系统地整理公司信用方面的文件、技术信用材料和法人行为信用材料等, 形成信用档案数据库, 使公司的信用信息在档案中得以很好的展现, 让公司接受社会大众的监督, 从而不断提高企业的信誉。

4 结束语

综上所述, 在信息化的知识时代, 投资公司的档案管理既为公司的发展提供了机遇, 又使公司面临着管理模式创新的挑战。所以, 要想在市场竞争中夺得有利位置, 档案工作者要不断研究新问题、探索新方法、建立新模式, 使档案工作和企业的发展与创新同步前进, 实现企业的飞跃式发展。

参考文献

[1]金卫东, 温爱珍.民营企业档案管理工作的调查与分析[J].新上海档案, 2010, 23 (06) .

3.公司档案资料管理制度 篇三

关键词：马莎百货档案管理方法经验

英国马莎百货（Marks & Spencer，M&S）起源于1884年Michael Marks设立的小货摊，目前已发展成为世界知名的大型百货零售集团，在全球开设800多间分店，营销产品涵盖服装、食品、家居用品等。作为一家历史悠久的大型连锁商店，M&S公司产生并积累了大量档案，这些档案既是重要的公司资产，也是宝贵的社会财富，因此，有效的管理并利用这些档案成为M&S公司档案馆的重要任务。M&S公司档案馆已建立30余年，在企业档案管理方面积累了丰富的经验，介绍其档案管理方法可供其他企业学习借鉴。

一、M&S公司档案馆概况

（一）历史变迁

M&S公司档案馆建于1983年，建设初衷是服务于公司100周年纪念日庆祝活动。此前，公司的大量历史文件分散于总部各个部门，档案馆建立后积极开展档案收集整理等工作。由于馆藏增长、利用不便等因素的影响，档案馆馆址几经变迁：最初设立于贝克街的M&S前总部，后来曾迁移至公司分销中心的仓库、伦敦北部的伍德格林仓库，但这些馆址在馆藏安全控制、公众访问等方面均不理想。2012年，档案馆迁至利兹大学内专门新建的Michael Marks大楼，档案馆新址距离利兹市中心仅一英里多，现代化的硬件设施和优越的地理位置为开展档案工作提供了良好条件。

（二）发展现状

目前，集团秘书（Group Secretary）对公司档案馆负有管理责任，M&S公司档案馆馆藏增长迅速，现已形成数量丰富、类型多样、内容齐全的档案馆藏体系。至2012年，档案馆馆藏已超过七万件，既包括纸质、数字形式的文件材料又包括服装、配饰等实物样品；馆藏内容涉及总公司部门文件、个人文件、商店文件、产品部门文件、艺术作品多个方面；馆藏内容的时间跨度为1884年至今。

M&S公司档案馆的工作既得到了公司内部的认可，也获得了档案界、教育界等社会各界的赞誉。在公司内部，档案馆作为历史遗产继承者的形象逐渐深入人心，特别是自2009年来，档案工作地位不断提升，档案工作情况已五次出现在公司《年度报告和财务报表》中。M&S公司档案馆还赢得了许多社会奖项：2014年，档案馆凭借优秀的教育项目获得2014年遗产教育的桑福德奖（Sandford Award）；2015年，档案馆与利兹大学组成的合作团队获得了北部教育奖项的雇主参与奖（the Em？ ployer Engagement Award），并获得了《泰晤士报》高等教育奖奖项的“杰出雇主参与创新奖”题名。此外，由于档案馆向参观者提供的高质量服务，被授予英国的旅游景点质量保证计划奖（Visitor Attraction Quality Assur？ ance Scheme）。

二、M&S公司档案管理方法

M&S公司档案馆既注重档案的实体管理，也注重档案信息资源的开发利用。档案馆建立了规范的档案管理工作流程，制定了《M&S公司档案馆馆藏发展政策》《M&S档案访问声明》《M&S档案访问协议》等规范档案工作。

（一）档案收集工作

1.收集方式。M&S公司档案馆通过收集公司内部材料、征集社会公众材料两种方式发展馆藏。档案馆一般从公司各部门收集最新产品、近期商业资讯并向公众征集原始的、曾风靡一时的产品等。档案馆与M&S各个部门保持着密切的工作联系以确保材料的直接移交，档案馆与业务部门共同鉴定材料是否符合《M&S公司档案馆馆藏发展政策》，经鉴定需移交的材料信息会被列在定制的移交清单上。移交清单包含详细的时间表，各部门根据时间表进行定期检查；部门内部有涉及移交清单的相关规定，档案团队有责任确保各部门相关规定的适宜性。M&S公司档案馆面向公众征集与M&S相关的材料，但档案馆不主动购买材料来扩充馆藏、不向捐赠者提供报酬，而是鼓励公众以礼物的形式捐赠档案。随着馆内公众捐赠品数量的增加，档案馆从2015年收集到的数百件公众捐赠品中选出一部分举办临时展览，并邀请公众发现最佳捐赠品。

2.收集范围。M&S公司档案馆在《M&S公司档案馆馆藏发展政策》中列出了归档与不归档文件的范围，确定了八种重点收集对象，包括：与M&S创办者家族相关的文件，与公司政策原则发展相关的文件，与员工福利、工作生活相关的文件，总公司部门反映公司关键工艺和创新的文件，畅销产品、代表新技术或新设计的公司产品，公司的广告和营销材料等。此外，为筹备馆址向利兹大学迁移，档案馆于2009-2011年间进行了大范围的馆藏统计工作，并据此确定了馆藏优势区域与相对薄弱区域，档案馆针对馆藏薄弱区的内容归纳出四类需着重收集的对象，分别是：老式的男装样品、老式的童装样品、涉及M&S国际业务的文件（20世纪60年代至今）、涉及M&S创新与工艺的文件（20世纪60年代至今），这四类成为档案馆的重点收集对象。

（二）档案鉴定、保管等实体管理工作

除在各部门移交档案前进行鉴定外，M&S公司档案馆还在其他管理环节进行鉴定。例如，档案馆对数字材料的格式转换要经过具体讨论、鉴定，找出最合适的转换格式；M&S档案人员通过与公司秘书、法律团队的磋商、鉴定后，有权决定文件是否应永久保存；对于已捐赠给M&S公司的档案，档案人员仍有权鉴定后再剔除，经鉴定需剔除的档案，档案馆一般先告知捐赠者并返还档案，对于未能返还捐赠者的档案，档案馆会将档案转交给其他收集组织。

M&S公司档案馆十分注重档案保护，严格控制档案保管条件。档案馆将档案按艺术品状态存储，库房的温度控制为16℃左右，湿度控制为40%左右；档案陈列室主要使用荧光灯和卤素灯进行照明，部分展区为了保护展品而设置成灰暗灯光。

（三）档案编目与检索工作

M&S公司档案馆已将部分馆藏资源编制成在线目录，供公司内部和外部人员检索。M&S公司档案馆的“档案在线目录试点项目”（Marks & Spencer Archive Online Cataloguing Pilot Project）于2010年成功申请为ARA领导的国家计划——档案标兵计划（Archive Pace Setter Scheme），这一试点项目的主要目标是建立一个内部在线目录和内部站点，同时它也成为档案馆建立面向公众在线目录的试点工程。M&S公司档案馆网站是公众访问在线目录的窗口，网站为用户提供关键词检索、高级检索、主题分类浏览三种检索方式，目前用户可检索到三万七千多条档案信息，检索结果包括“题名”、“文件号”、“时间”、“描述”、“版权”、“访问状态”等内容，其中的七千多条检索结果附有档案图片。检索页面设有“Pin？ board”功能，用户可根据需要收藏检索结果，并将收藏的条目以邮件形式发送。由于多数检索结果不提供档案图片或已提供的图片质量欠佳，用户可前往阅览室深入了解检索到的档案。档案馆还对在线目录进行实时更新，并挖掘馆藏精品建成“战争时期”“儿童”“商店”“食品包装”等13个专题目录，方便用户获取最新资料和专题资料。

（四）档案开发利用工作

M&S公司档案馆馆长艾利森·休斯敦（Alison Houston）认为：“保存我们的零售业遗产并提供给内部和外部利用者访问是我们的职责。M&S公司档案馆曾被评为英国最具学术价值的公司档案馆之一。更大范围的访问不仅有助于提高公司声誉，还有利于加强我们对M&S公司在英国社会中重要、不朽角色的理解。”公司档案馆在实际工作中践行了这一思想，积极开展档案开发利用工作：M&S公司利用档案开发纪念品出售，商店通过播放档案影像提高客流量，设计师从档案馆馆藏中获取新产品的灵感，员工通过档案教育增强对公司的归属感……除公司内部利用外，档案馆也为公众提供了多种利用渠道。

1.提供阅览服务。M&S公司档案馆设有阅览室，任何想深入了解M&S馆藏的读者均可使用阅览室。读者使用阅览室需至少提前两个工作日预约，并签署M&S公司档案馆的《M&S档案访问协议》、遵守相关规章制度。档案馆为用户提供档案拍照和复印服务，但需经工作人员同意并在其指导下完成，档案馆对五件以上的档案复印酌情收取操作费用。档案馆在提供阅览服务时十分注重版权保护和档案保护问题。用户利用M&S档案所产生的成果须经公司同意才能发表《M&S档案访问协议》中包括“双手拿取衣服样品等易碎物、禁止污损档案”等12条用户阅览档案的注意事项。

2.举办档案展览。M&S公司档案馆内设固定展览，并且也经常举办临时展览，用户可以在档案馆网站获取展览信息。获奖展览“时间长河里的M&S”（Marks in Time Exhibition）是档案馆的大型常设展览，该展览自2009年6月在利兹大学免费开放，这是M&S首次面向公众举办档案展览，也是公司125周年纪念活动的重要组成部分。“时间长河里的M&S”旨在纪念M&S在英国历史文化中的重要地位，展现了M&S从小货摊发展到大型零售商并逐渐融入英国生活的历史足迹。展品包括文件、照片、商品、影片等约两百件，用户可通过网络和实地观展两种方式参观。用户在实地观展过程中可以浏览员工报纸、观看20世纪50年代以来的广告影片、使用原始货摊的钱币结账等。这一展览的DVD被送到M&S各个店铺，展览的精粹部分被制成巡回展在国内店铺举办，档案馆还根据馆藏发展情况对展品进行不定时更新完善。公司档案馆也经常举办临时展览，如：“突飞猛进——90余年历史的M&S男装”“大放异彩的一年——2015年年度捐赠品”等都是档案馆已举办的精彩展览。

3.组织观光活动。档案馆与利兹大学、利兹市议会的图书服务部门共同组织了M&S文化遗址观光带（M&S Heritage trail）活动。这一活动将利兹市内M&S的主要文化遗址联结起来，把游客从柯克凯特市场的M&S摊位引至档案馆内的“时间长河里的M&S”展览，游览路线参照利兹市议会图书服务部门所绘旅游地图，途经M&S的第一家商店等地，游客可沿途观光，游览总用时约1.5个小时。除游客自助游览活动“M&S文化遗址观光带”外，档案馆还提供了导游讲解的“1884年以来利兹市里的M&S”观光活动，这些观光活动既向游客介绍了M&S的发展足迹，也帮助游客从M&S的视角探索利兹的城市历史变迁，带动了利兹市的旅游发展。

4.进行推广访问。为了接触更多馆外用户，档案馆主动开展档案推广访问活动。档案馆外联人员携带馆藏物品进入利兹市社区或养老院进行宣传，为社会团体举办怀旧聚会。档案馆专门制作了怀旧盒子，盒子中装有提示记忆的馆藏物品作为线索，例如“我们穿什么”，还装有1940-1970年间的服装和首饰，社会团体可以免费借用怀旧盒子长达两周。档案馆还为用户提供了“我们穿什么”、“食品”、“童年”、“圣诞节”四个主题的图片包，图片包中含有相关主题的图片及注释，用户可在档案馆网站免费下载图片包，并根据《图片包使用指南》组织档案活动。

三、M&S档案管理经验

M&S公司档案馆的档案工作成果显著，档案馆不仅赢得许多奖项，还成为英国国家档案馆《公司记忆：企业档案管理指南》中的优秀档案管理范例。M&S公司档案馆的成功得益于诸多因素，归纳M&S档案工作的特色，可将其成功经验概括为以下四个方面。

（一）以人为本的发展思想

M&S公司档案馆不仅考虑公众需求，提供用户关注度高的档案内容，还在许多服务细节上体现人文关怀：档案馆网站为观展者提供步行、火车、公交、自驾等多种参观路线指南；档案馆同样欢迎残疾人参观展览，在档案馆员工的日常培训中包括残疾人意识培训，Michael Marks大楼内设有无障碍通道，用户可在大楼入口免费租用轮椅，盲人可携带导盲犬参观档案馆；档案馆内互动电脑及互动iPad的摆放位置分别根据轮椅者（儿童）身高和成年人身高摆放，用户也可以自由调节高度；档案馆还为参观团体提供免费茶点等。

此外，档案馆在构建公司记忆时不仅关注整体的公司，还关注细微的个人。档案馆鼓励个人参与公司记忆的构建，从顾客、员工不同的身份视角讲述M&S记忆。M&S公司档案馆网站的“记忆”栏目专供用户讲述故事、分享记忆。公众可以通过档案馆网站提交与M&S相关的故事，故事描述不多于300字，档案工作人员选取特色故事放在网站，用户可根据年代、话题、地区分类浏览这些故事。这种讲述人物故事的方式既深入挖掘个人经历、了解个人情感，也将零散但富有特色的个人记忆转变为公司记忆的一部分，促进了个人记忆的分享。

（二）合作共赢的开发机制

M&S公司档案数量巨大、类型多样，但受人力、物力、专业能力等因素的制约，档案馆难凭一己之力进行高效的开发利用，而企业自身以及高校等社会组织对M&S档案有强烈的利用需求。面对这一问题，M&S公司档案馆采取了合作开发这种互惠共赢的开发方式。M&S集团秘书兼公司管理主管阿曼达·梅勒（Amanda Mellor）在《2015年度报告与财务报表》中提到：“我们独特的遗产继承者的定位使我们与传统利益相关团体以外的群体保持更广泛的联系。”这一思想在M&S公司档案馆得到很好体现，档案馆积极与高校、文化遗产部门、社区等开展合作，促进档案捐赠和利用工作。M&S公司档案馆在2009年已与利兹大学建立合作关系，档案馆迁进利兹大学为合作提供了更广阔的平台，双方的合作自2012年以来已覆盖5200多名学生并多次获奖。档案馆与利兹大学的合作团队还开设了专门博客，为公众交流M&S公司档案提供平台；M&S公司档案馆与其合作伙伴面向利兹大学学生招聘品牌宣传大使（M&S Company Ar？ chive and Partnership Brand Ambassadors），宣传大使通过与学院、社团合作增强学生对档案馆及两者合作关系的认识，提升档案馆及合作伙伴的形象。

（三）丰富优质的服务内容

丰富优质的服务内容是档案馆持续吸引用户的重要保障，M&S公司档案馆为用户提供了丰富的线上资源和多样的线下活动，使得档案馆有更多机会走向公众。公司档案馆网站是用户获取信息资源的重要平台，用户可通过网站检索档案信息、了解档案活动消息、讲述个人故事等。档案工作人员不断完善网站功能，近来网站新增了网上参观功能，用户可通过网站浏览Michael Marks大楼内的阅览室、会议室、儿童区、常设展览区等，这为用户提供了极大便利。档案馆积极开展线下活动，举办了研习会、讲座、家庭日活动、记忆咖啡馆、游览等多姿多彩的档案活动。除日常活动外，档案馆常以各种节日为契机举办档案活动：档案馆在公司的历届纪念日活动中扮演着重要角色；档案馆也配合“博物馆奇妙夜”、“探索你的档案”等节日融入国家层面的档案活动，例如，2015年5月，档案馆举办“时光荏苒——时间长河里的M&S”活动，这一活动是“博物馆奇妙夜”活动的组成部分。

（四）独具特色的学术资源

M&S公司档案的内容涉及历史、艺术、设计、技术等多个学科，曾被评为英国最具学术价值的公司档案馆之一，档案馆从学术角度挖掘特色馆藏，为学者研究、学校教育提供宝贵的档案资源。档案馆尤其注重跨学科教育资源的开发，制订了面向不同年龄段学生的教育计划，包括4-11岁初级教育阶段的学生、12-18岁中等教育阶段的学生，并为他们提供互动活动以提高学习兴趣。档案馆不仅在本馆、学校举办免费讲习班，还建立电子学习中心，教师可以把电子学习中心的资料带进课堂教学。档案馆现已接待8000多名5-18岁的学生参加教育课程。档案馆还与高校合作开发了一系列教育项目，例如，利兹大学与M&S公司档案馆、北部女权主义档案馆共同实施了利用档案进行性别教育的项目，研究团队从两个档案馆选取150余张图片并附加详细描述建成图片库，教师和学生可将图片库用于性别教育及女权主义教育；利兹大学与M&S公司档案馆还合作开发了免费的网络课程即“创新—企业成功的关键”，这一课程结合公司实例，将M&S档案案例研究与大学科研相结合，已覆盖一万多名学生。

四、结语

M&S公司十分重视档案工作，M&S执行主席Sir Stuart Rose曾说：“我们庆祝公司125周年纪念日的大部分灵感都来源于奇妙的档案馆藏，如果我们现在不采取措施保护公司遗产，我们将面临着失去它的危险。”正如Sir Stuart Rose所说，企业档案是重要的公司遗产，做好企业档案工作对企业自身及社会都至关重要。M&S出色的档案工作不仅在提高公司效益、维护公司记忆方面产生了积极作用，还促进了英国社会历史研究、推动了公众教育、带动了区域旅游，取得了丰厚的经济与社会效益。M&S公司档案工作是企业档案管理的成功范例，我国企业档案部门可结合实际情况学习其方法，并探索自身档案管理之道。

参考文献：

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4.公司档案管理制度 篇四

第一条 为加强公司的档案管理，建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案准确、完整、系统，能有效进行检索、保管、使用与持续补充，特制订本制度。

第二条 该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。

第三条 职责

1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。

2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档，办公室负责监督。

3、公司销售档案由销售公司保管。使用时由销售公司指定专人调档，办公室负责监督。

4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档，办公室负责监督。

第四条 档案管理的流程分为：文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。

一、文件的收集

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

（一）政府机关或职能部门的文书材料

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；

4、职能部门对公司各类请示事项的批复；

5、其它相关资料。

（二）公司证照

1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管。

2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。

以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《档案室资料借阅登记表》，经总裁或董事长同意后方可借出，原则上，证照借出当日内归还。

（二）公司文书材料

1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料，公司下属公司的董事会形成的各种文件资料；

2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料；

3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿；

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件；

5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等；

6、公司各类调研工作形成的文件材料；

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；

8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；

10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等；

11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料；设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。

二、立卷归档：

（一）流程：

1、各级资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如办公室可制定“人事行政发文”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面，同步编制电子文档清单。

2、随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单，存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档，同步更新电子文档清单。

3、按月度、年度周期对手头上的所有文件进行清理，对需要归卷的文件材料进行归档，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。

（二）要求：

1、原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。

2、各部门向公司档案室移交档案时，均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份。移交时，交接双方进行清点签收，并各自保存一份。

3、各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。

4、文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

4、各部门可根据实际工作需要保存文件，但向公司档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

5、档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明，方便后期的借阅和鉴定工作。

三、整理上架：

（一）流程 :

1、鉴定：对各部门移交的档案，公司档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。

2、组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。

3、上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。

4、造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。

（二）要求：

1、卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；工程档案的卷内排列顺序为文前图后。

2、不同保存价值的文件应分开组卷。

3、凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

4、文件材料装订前应剔除金属物。

5、一般图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

四、保管：

（一）档案室管理：

1、严格执行《档案室管理制度》。

2、除档案员外，非档案人员不得随意出入档案室。

3、档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动。

4、档案员离开档案室时应随手锁门，并注意检查档案室门窗的紧闭性。

5、公司采用文件柜作为档案装具。档案按部门存放，文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右，从上到下。

（二）流动中的安全防护：

1、档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；

2、未经许可，使用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

3、未经许可，使用者不得擅自拍照、抄录、复印；

五、提供使用：

（一）加强基础工作：

1、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；

2、编制电子文档清单，提高查档效率；

（二）开展查借服务：

1、借阅：

（1）公司档案的借阅，需经部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

（2）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案室资料借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库。

（3）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经总裁或董事长同意后方可借阅。（4）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页。

2、借出：

（1）公司档案的借出者都要填写《档案室资料借阅登记表》，报部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

（2）档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理。

（3）必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

（4）不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

（5）必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

（6）不准转借，必须专人专用。

（7）用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

3、档案室资料查询时间：8:30—9:30 原则上其他时间不予以办理。

六、销毁：

（一）流程：

1、各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查，复查结果上报部门经理审批。

2、各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》并上缴办公室，由办公室统一组织销毁。

（二）要求：

1、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。

2、批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁作其他用途，更不允许出卖。

3、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

第五条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理：

永久保存：(1)公司章程；

(2)工程设计图；

(3)组织规程及办事细则；(4)董事会会议纪录；

(5)财务报表；

(6)政府机关核准文件；

(7)不动产所有权证及其他债权凭证；(8)其他经核定须永久保存的文书。

10年保存：(1)预算、决算书类；

(2)会计凭证；(3)事业计划资料；

(4)其他经核定须保存10年的文书。

5年保存：(1)期满或解除的合约；

(2)其他经核定保存5年的文书。

 1年保存：结案后无长期保存必要者。

 规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第六条 附则

1、本制度由办公室编制并负责解释。

2、本制度自发文之日起施行，同时原相关制度即行废止。

集团办公室

5.公司档案管理制度 篇五

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

6.公司档案库房管理制度 篇六

管理制度

根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规则》，制定本制度。本制度适用于各单位。

一、库房管理

1.档案库房管理原则是“以防为主、防治结合”。库房应有防火、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温、防高湿、防污染等设备和器材，以保障设备、档案案卷的安全。应加强科学管理，便于档案的查阅利用。

2.库房内温度控制在14--24摄氏度，相对湿度控制在45--60%，利用库房内空调、排风等设备控制温湿度变化。

3.库房内严禁吸烟，严禁明火，严禁存放易燃易爆品及其他与档案无关的物品。

4.库房内采用气体灭火，发生烟感器自动报警时，迅速关闭档案密集架，库房内人员撤离库房后关闭库房大门，防止人员气体中毒，立即通知楼内监控室，由专业消防人员查明报警原因，待报警解除后人员方可进入库房。

5.保障库房通往地面的安全通道应保持畅通，标明安全疏散指示标志。

6.定期检查库房门、窗、锁、空调排风开关控制盒及电器线路、电源的安全使用情况，发现问题及时处理，保证电 器设备的正常使用。

7.定期检查消防设施，定期更换防虫药，保持库房清洁卫生。

8.办公室档案人员负责管理门锁、温湿度调控等安全措施，各单位自行管理本部的智能密集架及档案。

二、档案管理

1.档案库房设在办公楼，面积**平方米，*区**列密集架保存办公室的文书、会计、科技、声像、实物（奖牌、工艺品）档案；*区*列密集架保存人力资源部的人事档案；*区***列密集架保存综合档案（*列）及人事档案（×列）。2公室档案人员做好本部档案案卷进出库房登记工作，要求目录与档案相符，每年定期对库内档案进行检查，核实数量，观察保管的情况，记录检查项目，发现问题及时汇报，确保档案的完整与安全。

3.人力资源部、有相应措施保障档案的安全，因保管方面发现问题及时与办公室档案部门沟通，及时向上级汇报，尽快解决问题。

4.各单位管理的电脑主要用于运行智能密集架软件，严禁电脑擅自连接互联网，由此造成的违禁、违法事件由各单位掌控电脑的人员负全责。

5.各单位负责的每个区各列档案密集柜架进行自主编号，录入管理软件内的目录与档案存放地点相符，按照正确 方法使用智能档案密集架，通电时不能使用手摇移动密集架，不能人为损坏地面轨道。因违反操作流程导致设备受损，使用者承担一切损失。

7.集团公司办公室档案人员做好库房的管理工作，每日检查库房的安全，并记录温湿度数据，变化大时使用设备调控温湿度，做好保洁、防尘工作，离开库房时应关闭集团公司A区档案密集架、关闭电灯、关闭电源、关门上锁。开门前发现门锁有问题要及时向保安部门反映，有重大问题时要及时向公安部门报警。

8.B、C区的档案管理人员在查阅档案后，及时将档案案卷归位存放，关闭本区的档案密集架，保管本区钥匙，保持本区地面的清洁，如果发现安全隐患迅速向办公室报告。

7.公司档案资料管理制度 篇七

一、适用范围和管理对象

1.会计凭证类:现金凭证、转账凭证、其他凭证。

2.会计账簿类:总账、明细账、现金和银行存款日记账、其他会计账薄。

3.财务报告类:月度报告、季度报告、年度财务报告 (决算) 、其他财务报告。

4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报及相关税务批复资料、对账资料及差异处理报告、预算资料、年终结转资、会计科目和建账资料、评估资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

二、会计档案移交

当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由财务公司保管一年, 期满之后, 编制移交清册一式两份, 向档案处移交, 交接双方清点无误后, 双方领导和经办人在移交清册上签字盖章, 各存一份。

三、会计档案管理

在档案室中, 会计凭证及账簿等档案的保存量应该说是数量庞大的, 以我处为例, 约占一半左右。原始凭证在平时并不能显现出它的作用, 只有当需要的时候, 比如退还集资款, 要求当事人提供发票收据, 而当事人丢失, 这时就需要到档案馆或者档案室查询当年的凭证, 查到了的, 都会嘘一口气, 而找不到的, 往往很失望。只有在这时, 人们才会真正的了解会计档案的重要性。会计档案的作用无庸质疑, 然而在会计档案保管的实际工作中, 我们发现了一些问题, 主要反映在以下一些方面:

(一) 会计凭证的保管问题

一般来说, 我们是用层板把密集架分隔成适合会计凭证存放的尺寸。会计凭证的装订是由会计人员进行的。会计凭证盒一般是由普通的会计凭证尺寸而订做的, 不可能满足每本会计凭证的需要。有的钉的太厚, 很难装盒。而有的又比较薄, 抽取的时候很容易滑脱。而且, 往往钉好的会计凭证长度要长于装具, 装入的时候会卷角。这样, 排架的时候就会发现会计凭证东倒西歪, 排列得很不整齐, 也不美观。但最大的问题还出在查询利用的时候。利用者常常需要复印凭证, 而装订的时候, 也许是出于便利, 会计人员并没有考虑到将来利用的情况, 往往装订的过厚, 过于密集, 常造成复印效果不清楚或者无法复印的情况。很多人不得不把凭证撕下来, 复印完了再粘贴回去, 这样做, 显然是违反档案管理规定的。然而, 档案管理者也不得不为利用者着想而默许他们这样做。在节省时间、精力与财力之间, 怎样权衡好三者之间的关系, 这确实是一个很大的问题。由此可见, 解决会计凭证不规整的办法源头应在会计人员, 做好前期的装订工作, 不仅便于档案管理人员的管理, 同时也方便了利用者将来的利用, 实际上是对会计人员本身有益的。这就前期要求规范会计档案装订。

(二) 会计档案整理

装订过程是1.把从票据稽核人员处, 接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后, 将与之对应的会计凭证打印, 形成一套完整的纸质会计凭证档案 (会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单) , 2.对凭证进行手工调整, 凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放, 尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。3.电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出, 清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。4. 根据清单将凭证按照编号顺序整理并分册, 注意上一册尾号与下一册尾号的接续。

档案处接收回财务公司的会计档案后, 档案人员按《集团公司会计档案管理办法》, 先分类, 再按不同的类别编号后, 分类整理。加盖归档章, 填写档号, 出具盒内目录、备考表, 装盒, 填写盒脊、盒面, 上账, 入库, 上架, 微机输入等一系列整理工作。

(三) 账簿的保管问题

账簿不同于会计凭证, 它在大小和厚度上都和凭证有很大的区别。现在的账簿保管一般都是放在密集架上, 并有柜门遮蔽。但实际工作中, 我们发现, 账簿的摆放很成问题, 因为搬运或者其他一些的原因, 账簿会出现弯翘等现象, 上架之后就显得很不整齐。而同年的账簿数量是有限的, 并不多, 一般占据密集架的半层, 因此一层上常常同时放置两年的账簿。问题也随之出现。在会计人员利用的时候, 从很多账簿中抽取一本出来非常地费力, 利用完毕再放回去也同样如此。如果只考虑抽取的方便, 一年的账簿只放一层, 会造成对密集架的极大浪费。但如果只考虑密集架的最大利用, 又会造成保管和利用的困难。能不能把放密集架的账簿层板空间设计成单格空间的呢?每一层以活动的小栏杆或铁板相隔, 有点类似于挡书板, 下脚可以固定在层板上, 但可以滑动, 根据账簿的厚度来调节空间的大小, 这样也方便了抽取。同时, 账簿的管理还存在一个标签示意的问题。一般来说, 只能在一个密集架的侧边标注类别和时间。查询利用完全凭借档案管理人员的实际熟练程度。有了小隔板, 可以把小标签挂上, 明确标明是哪一年的, 这样更加方便了查找和利用。毕竟, 我们的工作是开展利用, 在遵循保管利用条例的前提下, 怎样方便利用就怎样保管才是最妥帖的。

(四) 装具的粘糊问题

会计档案的装具, 一般由无酸纸制作而成。各个厂家加工的厚度不同, 价格也不同, 出于运输的需要, 盒子不能全部粘好运输, 为了省时省力, 很多档案保管单位或会计人员利用双面胶来粘贴, 但往往过不了多久就会发现盒子开口而失效, 同时也浪费了很多双面胶。熬制糨糊粘贴装具, 比较牢固但费时费力。有没有一种新的方法, 可以节省粘贴装具的时间呢?

我认为可以利用热溶胶来完成。热熔胶是一种不需溶剂、不含水分、100%的固体可熔性聚合物。它粘接迅速, 通常从涂胶到冷却粘牢, 只需要几十秒, 甚至几秒的时间, 可反复加热, 多次粘接, 性能也比较稳定, 便于贮存和运输, 而且成本低廉。热熔胶没有溶剂消耗, 避免了因溶剂的存在, 而使被粘物变形、错位和收缩等弊病, 有助于降低成本, 提高粘接质量。在利用热溶胶粘接会计档案装具的时候, 我们会借助热熔枪及热溶胶胶条来完成。只需要将胶条插入热熔枪, 通电加热胶条, 待胶条熔化形成粘液, 就可以开始粘接了, 同时还需要加压粘合, 也就是用手压一下, 以此提高粘接强度。利用这种方法, 既提高了装具的牢固程度, 也节省了时间和精力, 是一举两得的好办法。

会计档案的保管是每个档案室 (馆) 的一项大事, 档案管理人员和会计人员都应提高在这一方面的管理知识, 在工作中随时发现问题, 开展积极思维, 解决问题。只有这样, 会计档案的保管工作才能在最大程度上发挥作用, 对将来的利用产生积极的影响。

四、会计档案借阅

1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请, 同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表, 档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致, 调出对应的会计档案供借阅人查阅。

3.如需特殊原因需外借档案, 外借时间原则上不能超过15天, 如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。

5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

总之, 财务集中管理后通过对会计档案的规范管理, 有利于夯实会计基础管理工作, 适应新形势下对会计档案管理工作的要求。会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位在会计事务中自然形成的, 并按一定规律保存备查的会计信息载体, 是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

摘要：本文从四个方面论述了集团公司财务集中管理后, 会计档案管理。根据在会计凭证保管中发现的问题, 提出了装订建议、根据账的保管问题、装具的粘糊问题, 也提出了几点管理建议

8.公司档案资料管理制度 篇八

“戴明环”又叫“质量环”，是由美国管理学家戴明博士于1950年提出。最早应用于质量管理领域，但逐渐被实践证明是一种可以促进管理活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，成为管理学中通用的模型，是全面质量管理所遵循的科学程序。“戴明环”理论主张对管理活动实施“计划、实施、确认、处置”的系统程序，而且随着新的管理理念、方法的注入又会不断赋予新的内容，实际上是一种永不停顿周而复始的持续过程，其实施的基本原理就在于通过严密的过程控制借以实现预定的目标。（见图1）

“戴明环”最显著特点是通过大循环带动若干个小循环。如果将新疆油田公司看做一个大的戴明环，那公司内部人事部、勘探事业部、宣传部、财务部、档案科等就是一个个小循环，通过每一次循环后会产生阶梯式上升效果；通过每一次循环，解决好各个小循环中暴露出的问题，并将业已形成好的经验继续保留，总结设置出一定标准，再进入下一个循环周期，如此反复循环、不断提升就会让公司档案管理不断得到完善、规范。（见图2）

在每一个循环中，A始终是核心，只有通过“行动”才能提炼出标准，起着总结过往成功经验、布置下轮工作重点的“桥梁”作用。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）

2 “戴明环”理论的可行性

档案管理作为企业管理的一项基础性工作，既要继承前人先进的管理方法，也要与时俱进，把握新时期赋予石油企业档案管理工作提出的新要求。石油企业档案管理应该与整个企业管理总的发展基调保持一致，引入先进的管理理念和方法，在变中求不变，在不变中求变地持续改进。它包含了档案管理工作计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个阶段，其本身就是一个不断更新、不断完善的过程，完全可以通过P、D、C、A四个循环来实现。其工作流程：如图3。

3 “戴明环”理论在新疆油田公司档案管理工作中的应用分析

按照“戴明环”理论的理念，可将石油企业档案管理分为计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个方面，共同构成了石油企业档案管理一个完整管理体系。但相对于整个档案管理体系来说，其中四个部分又是相对独立的。每一部分依据PDCA循环理论中的4个阶段和8个步骤（见表1）经过不断的“计划——实施——确认——处置”循环提升（见图2），最终实现石油企业档案管理的近、中、远期目标，促进石油企业管理水平提升（如图4）。

3.1 P（Plan）阶段——计划。P阶段是明确某一阶段（一般以1年、3年或5年为一个阶段周期）石油企业档案管理所要实现的阶段性目标，以及为实现这一目标所制定的具体措施。首先是组建企业建档工作领导小组，抽调企业人事、办公室、档案科等部门人员组成；其次，是预先设计和印刷好本次档案工作中所需要的各种表格或者宣传品；再次是对参与本次档案工作的人员进行系统培训，使其尽快熟悉工作内容；最后是在集团上下进行全员动员部署。

新疆油田公司在对上一年归档的档案自查后发现许多新招录的员工（尤其是刚刚入职的大学生）档案不完整，诸如他们的在职学习经历、入职培训考核、社会实践等能够反映新员工综合素质的档案没有及时被收集。还有相当一部分档案材料记录或者书写不规范，如用铅笔填写、缺少印鉴章，等等（见表2）。

表2：某石油企业新招录人员档案质量影响因素频数频率统计表

针对以上出现问题，公司及时成立了新招录人员档案质量评查小组，由分管档案工作的副经理和办公室、档案科以及各部门的负责人共同组成，协调评查公司招录新进人员的档案情况，明确小组组成人员的评查职责，做到分工明确，各司其职，并以公司内部相关的评查要求为依据，再制定具体的评查措施。

3.2 D（Do）阶段——实施。D阶段，也就实施阶段，就是对第一阶段——P阶段所制定规划方案付诸具体实践，一般是通过把公司里面从事档案及档案管理人员、涉及档案用的器材物资等可有效整合利用的资源合理配置，确保计划阶段所设置各项目标任务。D阶段是“戴明环”理论核心。首先，要提高公司人事部门以及档案管理人员对新招录人员相关档案资料收集重要性认识。其次，要培育一支高素质档案管理人才队伍。与公司业务部门相比，档案管理较为枯燥，需要档案管理人员耐得住寂寞、耐得住清贫，是更多讲求奉献的一个岗位，公司要制定给予档案管理人员相对倾斜的激励措施以稳定这支队伍。再次，要与时俱进，不断拓宽公司档案归档范围。紧密结合新时期市场经济发展对于员工的诚信档案、员工阶段性培训档案、地质勘探资料以及人才立体评价的多方位参考的现实需要，围绕新时期石油公司经济效益、社会形象评判标准不断拓宽公司档案范围。最后，落实档案管理方面的相关奖惩制度，把定期巡查结果作为档案管理人员考核、评先评优、晋升的重要依据。

3.3 C（Check）阶段——确认。C阶段，即确认阶段，其主要工作重心就是对照第一阶段（P阶段）所确定的目标，确认第二阶段（D阶段）的落实效果，及时将档案管理制度在实际执行过程中发现的问题进行汇总确认。对于确认的结果不外乎两种，一种是实现了预期目标，还有一种就是尚未完成预期目标。对于达到了预期设定目标的，便可以将精力投入到下一阶段工作中。对于没有实现目标的，则要再从先前制定的计划措施是否超过了档案人员的实际操作技能或者是受公司客观情况所限制等进行分析。

新疆油田公司将公司的档案进行细致分类，把钻井工程、测绘、测井技术、地球物理（化学）勘探等纸质档案，岩心岩屑实物档案等采取精细化管理，并全部实现信息化管理，查阅利用方便，探索模块化管理模式，即根据不同档案管理特点，组建石油业务档案管理小组，抽调一线业务人员担当兼职管理人员，实现档案管理专业化，专业档案管理模块化，并把所有档案最终统一纳入企业档案科管理。但也存在业务档案“发现难、出口难”，即业务档案重利用轻保护，信息化程度较低等问题。要求管理部门从源头查找原因，并提出针对性措施加以应对。

3.4 A（Action）阶段——处置。处置阶段主要是对第三阶段（C阶段）两种确认结果进行细致处理，对于档案管理经验较好的及时提炼和推广，并对存在的问题及时总结，提出整改措施和方案，做到持续改进。在处置阶段仍然没有解决的问题，则可放入下一个“戴明环”继续循环加以解决。从某种意义上说，处置阶段也是为下一轮新的循环做好准备工作（见表3）。

表3：××石油企业解决钻井工程档案管理中存在问题一览表

首先，将在处置阶段发现的问题及时予以公布，让公司尤其是业务部门及工作人员及时了解在资料整理或者使用过程中存在的问题；此外，档案科及其管理人员要承担起“监督员”角色，及时与公司内部各部门保持沟通渠道畅通，督促其认真整改；其次，做好“协调员”角色，发现问题后要及时与公司各个部门，尤其是档案中存在问题的部门进行充分沟通，修正不规范行为，通过不断总结将发现的问题及时纠正。对于在这一阶段没有解决的问题不能束之高阁，应将其纳入下一轮持续改进，最终目的是推动企业档案管理质量不断提升，实现企业档案管理乃至整个企业管理制度化、科学化、规范化、标准化。如在表3中，对于上一阶段检查出来的“库房湿度较大”问题，要及时协调有关部门和人员采取措施整改，对于如“钻井档案归类不准确”等不能马上解决的问题，应将其纳入下一轮循环中，从计划开始，直至问题得到解决为止。

9.公司管理制度资料整理 篇九

1、有关管理的相关概念

见附件：管理的概念

管理大师德鲁克管理学精髓

史玉柱---企业管理的精髓

2、大型公司的管理制度

2.1、大型公司组织结构图

见附件： 组织结构概念

各类企业组织结构设计模板

公司各部组织架构图（ppt）

微软的组织结构

著名IT公司组织结构图

2.2 国内外公司的管理制度

2.2.1员工管理手册

见附件： IBM员工手册

沃尔玛员工手册

麦当劳全职员工手册

GE通用员工手册

诺基亚员工手册

三星电脑公司员工手册

OTIS奥的斯电梯公司新员工手册

万科集团员工执行手册

万科人力资源手册

万科公司管理制度手册（办公司规章制度，财务管理制度，工程部管理制度，营销流程手册）

中国电信员工手册

中国移动员工手册

中国中铁股份有限公司人力资源系统项目管理手册

2.2.2员工职涯发展与培训手册

见附件：职涯发展1

职涯发展2

通威员工职业发展手册

中国移动新员工入职培训课件

海尔新入职员工培训资料

海尔培训管理手册

可口可乐新员工培训教材

上海苏宁新员工培训学员手册

2.2.3、公司各类考核制度

见附件：万科绩效考核和管理

麦当劳内部文件——员工工作表现考核

绩效考核制度

考勤管理制度

惩处制度

绩效考核和薪酬方案

2.2.4公司财务管理制度

见附件：财务报告管理制度

公司财务管理手册【经典】

新奥集团财务报告管理制度(试行)

融创集团房地产.财务报告管理制度

2.2.5、固定资产管理制度

见附件：设备管理制度汇编

厦门精图信息技术有限公司企业固定资产管理制度

2.2.6公司薪酬管理制度

见附件：如何进行薪酬激励方案设计(ppt_96)

公司薪酬管理制度

公司薪酬管理制度(范本)

公司薪酬管理制度(范本2)

公司薪酬管理制度(范本3)

薪酬设计方案

绩效考核和薪酬方案

等级薪酬管理制度(完整)

四大咨询公司-经典完整薪酬结构设计方案-

锐志公司薪酬设计方案

华烁科技企业薪酬方案

2.2.7、采购管理制度

见附件：采购业务流程及管理制度

采购、付款及发票管理制度(工业实用)

西安时代基因健康科技采购管理制度

2.2.8超级全面的管理制度文件

见附件：2011最新公司绩效考核表格大全(适合大小公司)全套公司管理制度

10.物业公司员工档案管理制度 篇十

1.0目的:为确保公司人事档案的机密性、完整性和准确性，特订立本制度。2.0范围:公司所有员工的人事档案列入本办法范围。

3.0管理细则

3.1新进员工第一次建档后，日后有关个人人事资料，均要随时归档备案；

3.2进人员报到后，按“员工个人资料档案明细表”顺序进行建档，目录如下：

3.2.1职位申请表

3.2.2员工个人简历、学历证书复印件、身份证复印件、3.2.3健康体检表、计生证

3.2.4员工转正通知书

3.2.5员工奖惩记录表

3.2.6员工异动申请单

3.2.7劳务用工合同

3.2.8其他有关资料或证件

3.3管理

3.3.1所有人事档案都属于机密文件，应妥善保管，不得随意泄密；

3.3.2四职等以上主管本人亲自到行政部借阅档案方可，且仅限调阅本部门人员档案；

3.3.3任何人均不得向行政部借阅自己本人的档案。

4.0本办法的制定、修订、废止与实施

4.1本办法由行政部制定，经管理者代表核准、经理通过后公告实施；

4.2本办法由行政部负责修订、废止，经管理者代表核准、经理通过公告实施；

4.3本办法由行政部负责监督实施。

11.公司档案资料管理制度 篇十一

关键词：公司改制;档案工作;作用

随着国有企业改革、改制的不断深入，有许多单位要改变原有的管理体制和所有制形式，因此一系列新情况、新问题随之而来。在这过程中，如何保证公司档案资源保值升值，如何才能使档案发挥应有的作用，是公司以及档案工作者应思考的新课题。

面对公司改革、改制，从档案管理学的角度应正确面对以下几个问题。

1 档案管理思路的改变

公司档案管理的总思路，是一个公司随着社会的进步，经过工作实践和长期积累凝聚与发展而逐渐形成的，它是属于精神层次的东西，既有对公司历史渊源的沿袭，又有对公司发展的沿续，是历史价值与时代价值的双重反映和体现。因此，公司档案管理的思路是一个公司的追求和内在灵魂的体现。

公司管理体制的改革，伴随着经营活动的内容也发生了很大的变化。改制后，塑造和培育合格的市场竞争主体和企业法人主体，实行产权重组、政企分开，法人治理结构，建立董事会制度。从而建立市场经济运行机制，档案工作者也必须学习和了解公司化改制的基本内容。随着公司的不断发展，档案的收集面也越来越广，内容也越来越丰富，档案人员要改变原有的管理思路和方法，与时俱进，不断加强业务知识的学习，提高自己的业务水平，以适应新的企业发展需要，提升自身的综合能力。

2 档案管理体系的改变

公司的档案部门是在改革、改制之前就已经形成的，既具行政管理职责，又有业务管理特色的一级机构。而公司档案管理是一个相对封闭和完整的管理体系，并以一定的规则维持着一种相对固定的模式，这种长期固化了的管理体系，往往与原公司的价值追求、利益关系紧紧联系在一起，保持着自身相对的平衡状态，如果公司不存在改革、改制的需要，这种平衡状态也许很难被打破。

公司改革、改制后，档案管理发生了重大的变化，更应履行自己的职责：

①开展档案工作的调研，摸清档案形成的内容。

②针对改制后档案工作中出现的新情况、新问题，加强对档案工作者的教育培训，进一步开展档案学理论的研究，使之指导我们的实践。

③制订出相关档案管理标准和管理流程。

④在充分尊重企业自主权和档案管理特点的基础上，加强对企业档案的工作的法律监控，依法规范企业各种档案事务行为，更好地发挥档案的作用，为企业多提供政策服务和业务服务，形成与社会主义市场经济体制相配套的宏观的企业档案管理机制和运行机制。

3 档案管理主体地位的改变

公司改革、改制后，公司档案管理的主体，即公司档案管理者的地位将会发生这样或那样的改变，这是不可避免的。无论是公司还是档案管理主体本身如果不能以足够的重视对待這种改变，其所带来的不良后果，有时是后续工作所无法弥补和挽回的。在以往一些公司的改革改制过程中，就有部分公司领导对档案管理工作的理解和重视程度不够，致使档案工作人员变动大，造成档案工作交接不清，档案散失等的事件发生，如：有些公司的协议、合同丢失等，非常不利于公司以后的发展。 因此，要树立“两个理念”，把握“三个问题”，与时俱进，求实创新，做好公司的档案工作。“两个理念”一是效率效益理念，用效率效益理念来指导和衡量档案工作，实现档案价值功能的最大化和检索利用便捷化。结合上海市药材有限公司的特点，经营档案是该公司的一大特色，重点加强经营活动档案的收集归案。二是服务理念。树立档案为经营和各项工作服务的思想，变被动等待为积极主动地为经营和生产提供服务。把握“三个性”一是把握归档的时效性。及时跟踪档案产生全过程。二是把握档案资料的完整性。在归案工作中要掌握重点档案的收集，确保档案的齐全。三是把握工作的主动性。档案人员要做有心人，平时注意关心公司发生的重大事件和重要活动，主动收集相关档案，求真务实扎实做好档案管理工作。充分实现档案人的价值，提高档案工作对公司的贡献度。而从另一方面来讲，作为档案管理主体也应正确面对改革、改制带来的各种变化，调整管理体系和工作方法，努力适应改革和改制的新发展需要。

4 对档案资源的重新整合

公司改革、改制的目的在于更加适应社会主义市场经济的发展，以求公司自身价值和所创社会价值的最大化，改制后的公司档案工作要最大限度的服务于公司发展的新目标，对档案资源的收集和馆藏结构方面也应做必要的和相应的调整，以充分发挥档案优势，方便开发和利用。如果死守过去的模式不变，势必给新情况下的档案利用、开发带来诸多不便和不利。公司改革、改制后，档案工作者要迅速适应新的公司形式，变换思考问题的角度，把新知识、新观念和新鲜的气息带到公司档案工作中，深层次开发和挖掘档案信息资源的价值，为公司档案事业的发展开辟新的空间。

①应该特别重视档案工作的服务特性，在提供利用上下功夫。根据档案工作自身的性质和发展要求，努力做到档案工作在服务中求创新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的条件，档案服务是档案工作的重心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。档案服务创新是档案工作持续发展的根本动力，要坚持创新和创造性地开展档案工作，档案工作才能达到有高度、有特色。

②要注意利用和发挥协作的优势。现代社会，协同学理论为我们发展各项事业提供了理论的支持。公司改革、改制后，档案工作要寻求新的发展点，可以考虑与本单位有关部门合作，乃至引入社会力量和资金共同开发、挖掘档案信息资源，充分发挥档案工作人员和各专业技术人员在各个领域方面的优势，这样既能解决档案部门人员、经费不足的状况，又能解决档案开发利用和深层次挖掘与各方面需求的矛盾。同时，通过合作，密切了档案工作与公司其他部门乃至社会各方面的关系，为以后档案工作的发展提供有利契机，使公司档案工作更好地贴近公司、贴近社会、贴近服务对象。

③要学会把“产品”的理念引入档案管理。公司档案工作在新的形势下，应该用新的思维、新的视角来看待，把开发和利用及档案编研成果当作“产品”来生产不失为一种好的做法。档案是公司文化的一部分，是一种特殊的公司文化产品。因此，对于在不同公司的不同部门，档案的开发和利用是有不同的特色和作用的，档案工作者要在深层次开发和挖掘档案信息的价值上多下功夫、多做文章，要力争多出“好产品”，多出“龙头产品”，为公司经营发展提供服务，有作为才能有地位，以此树立和不断提高档案工作在新型公司中的地位。

④随着公司信息化建设进程的加快，要求公司档案工作不断接受知识、更新观念，跟上信息化发展进程的步伐。要重视档案工作与办公自动化（OA）、管理信息系统（ MIS）、客户关系管理（ CRM）、供应链管理（SCM）、公司资源计划（ERP）等的结合点，并考虑如何为其提供相应的档案信息方面的服务。

现代社会，信息化的意义和价值已被越来越多的公司认识和重视，公司正是通过信息技术的广泛应用，加快公司信息化进程，以推进经济结构优化升级，升华公司的竞争能力。公司档案部门要相应地逐步推进公司档案信息化的建设。公司档案信息化是档案信息化和公司信息化的一个重要内容，是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对公司档案工作进行改造，重建公司档案工作的馆藏结构、业务流程、动作模式和管理理论。

笔者认为公司改革、改制后，在公司档案工作的信息化建设中，应注意档案信息化建设与整个公司的信息化建设的衔接，要使档案信息化成为公司信息化建设的一部分，一个有机的、不可或缺的重要组成部分。这个建立的过程可以是从简单到复杂、从局部应用到全过程控制的过程;当然，也可以另起炉灶，打破原公司的原有基础和模式，建立高起点的和新型公司信息化建设同步的档案管理系统工程。只要最终把握住以实现档案信息共享为目标，为公司的管理和经营提供统一的档案信息服务这个目的，只要是最适合本公司发展特点的，就是最好的。

⑤在改革、改制公司，档案工作尤其不能忽视了“效益”。在严酷的市场经济条件下，不计成本、不讲效益是不现实的。对于公司档案的深层次开发和挖掘档案信息的价值来说，它也同样应该遵从“投入产出”的规律，也就是要研究如何科学地、经济地投入人力、物力和财力，要研究如何取得和能否取得最大、最佳的效率、效果、效应和效益，当然它既包含著经济方面的，也包含着社会方面的。