oa企业管理系统

oa企业管理系统（精选9篇）

1.oa企业管理系统 篇一

OA使用管理制度

一、总则

1、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Office网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

2、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司行政人事部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

2、OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；

（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；

（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；

（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。

3、人事人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；

（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。

三、基础管理

1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。

4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。

6、各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

四、应用管理

1、流程模块的使用

（1）、流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。

（2）、各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。

（3）、用户新建流程并提交后应点击“已办事宜”，以确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。

（4）、绑定流程的固定表单按业务实际需要对发起人进行授权，每个用户可发起使用的固定表单在个人首页中的“新建模块”界面中可以直接调取使用，固定表单的具体分类和使用对象见《附件1：流程表单分类说明》。

2、文档归档、查询和共享

（1）、各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。

（2）、工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。（3）、公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。

（4）、各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档的调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询的权限。公共文档的具体分类和使用对象见附件2:《OA平台公共文档权限分配表》。

3、工作日志

（1）、公司人员均应于每天在“我的任务”—“我的日志”模块中新建每天的工作日志记录，以方便安排和查看日常工作的进度。各级主管亦可在下属工作日志中查看本部门人员工作日志记录。

4、邮件及消息的应用

（1）、各个用户均已在OA系统中绑定了内部邮箱和消息，各用户应定期检索自己的收件箱，以查收和处理邮件。

（2）、内部邮件和消息主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。

（3）、OA平台各人员如有任何待办事宜都会有消息弹出框进行提醒。员工每隔一段应对内部邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服务器处理速度。

五、安全保密

1、按照公司《公司网络管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

2、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

七、考核

为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。

1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或考核范围。

2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。

3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。

4、对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

八、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。

2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。

九、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。

2.oa企业管理系统 篇二

电子办公自动化(OA)目前已经成为现代办公的一种日常工具,在电力企业中主要是采用基于LOTUS NOTES为基础架构的邮箱系统,其比较互联网邮箱最主要的特点就是具有实名性和高活动率。在企业为了对不法信息,包括非法登录他人邮箱,查阅他人邮件以及非法以他人名义发送邮件等行为进行记录、追踪,为各种制度法规的实施提供依据。该系统应具有不破坏原有系统完整性、自动化、智能化和快速预警等特点。

2 系统设计要点及结构

2.1 设计要点

根据目前店里企业的法律及规则运行要求,具有可举证的一套完整审计系统除记录下邮箱系统的行为外,更必须具有管理和应用的独立性,覆盖面的全面性,审计自动化及智能化等几大设计要点。

2.1.1 系统的独立性

所建立的审计系统不能基于跟原有邮箱系统同样的平台和同样的架构,并且在业务管理上必须完全区分开的一套系统,这样才能保证审计的客观性。

2.1.2 覆盖的全面性

根据对原有系统的分析,目前能访问邮箱的几个入口应全面覆盖,主要为3种入口登录方式。能登录本系统的入口包括了从web登录,需要拥有用户名和密码,为普通权限用户使用。另外一种是从lotus客户端工具登录,需要相应用户的id文件,为管理员用户使用。还有就是通过公司统一门户网站的映射,该方法与web方式基本一致,因此应针对这三种方式的入口对访问用户进行了详细审计。

2.1.3 审计的自动性

为了保证审计工作的简便性和公正性,避免导致审计工作量过大和由于第三方原因导致的差错和漏洞,不宜加入太多人为因素。其主要体现在两个方面,一是在海量的审计数据里人无需太多工作量;二是人的主观因素往往带来的不客观的行为。整个审计过程无需人为参与,预警和审计报告全自动生产,数据不可二次处理。

2.1.4 智能化再审计

除了正常的审计外,经过系统运行一段时间后,应设计出数据挖掘再审计算法,以免发生漏审误审现象,此为本文3.2所提出的灰靶数据决策模型。

2.2 系统功能及架构

如图1所示,系统包含了入口登录,邮件发送,邮件查阅,关键邮箱预计,审计日,月,年报,数据库反审计功能。

目前电力企业采用的是lotus domino/notes r6为基础架构的邮箱系统,该架构是基础电子邮箱,通信,数据库及文件管理为一体的复合文档数据库系统。Domino Web应用程序服务器是Domino提供的一种服务。作为Web应用程序服务器,Domino可以驻留Internet和Intranet客户机都能访问的Web站点,并能处理保存在文件系统或Domino数据库中的页面。

审计系统采用J2EE架构,以weblogic8为应用服务器,并以oracle9i为基础数据库。采用J2EE架构可以将数据库统一进行管理,实现应用的分离,更符合审计系统的要求。

系统审计主流程如图2所示,其中ip地址通过servlet请求获得,也就是request.getRemoteAddr()来实现的,mac地址通过nbstat命令结合客户端植入activex方式获取,其它邮件相关信息直接通过domino所提供的JavaScript接口获取,所有的审计信息均在浏览器级别进行,并无与邮件系统有交互。采用xmlhttp是浏览器异步提交控件,用于提交审计信息。

3 技术特点

本审计系统主要的几个技术特点如下:

3.1 客户端级别拦截

以拦截http协议的request,为基础拦截协议来完成审计,同时记录下ip,用户,发送主题,发送人等信息。在设计过程中,mac的获取方式有远程获取,通过nbstat命令来获取请求机器的mac,但由于客户机存在防火墙或者其它安全设置无法得到真正的mac地址。因此我们设计在请求的同时注入activex来获取mac,再赋予JavaScript的隐藏变量,这样可以完整准确的获取mac地址,但由于某些客户端仍然出现无法安装activex的问题,当出现该问题时,我们通过智能识别来判断出机器的主人,也就是第二个技术特点。

3.2 智能识别邮箱主人地址

在电力企业中oa邮箱为实名制,同时在其它机器登录自己邮箱的几率也相对较小。其它可能登录的机器为亲密同事,交换文件的会议室专用机器,投影机器等。因此,我们在审计的时候设计了灰靶决策模型来判断出邮箱主人。该模型不用基于获取实际的mac地址(有mac地址则无需确认身份),而是由ip地址,登录时间段,登录次数,操作类型。

系统进行决策识别时,是否是邮箱主人的操作这个目标值很难精确化。为此,对目标值给出一个区间,这就是我们设计的决策灰靶。在这个模型中判断准确的身份为目标值,而ip地址,登录人,操作类型,操作时间等为靶点,我们将靶心与各靶点的距离定义为实现难度,靶距加入了重要性和使用频率作为权重,这样可以定义出整个灰靶的模型,做到每个靶心的决策有根有据,提供最真实、有效、精确的决策结果。将4要素进行叠加计算后的结果,数据会出现有规律的正弦变化,而无规律的变化数据则可能在预警范围内,但是由于可能出现邮箱主人去其它地方登录,所以我们在数据库内建立全局范围的公用ip地址段,根据此ip地址段进行过滤,这样处理在一段较长的时间内,数据量越大,判断越准确,智能化水平也就也高。

3.3 海量审计数据的处理

由于目前一个地市就存在将近4000用户,而全省可能达到50000用户数,根据运行记录推测,每天邮箱的活动量有85%以上,平均登录次数10次/天,邮件发送5封/天,查阅20次/天,这是区别于互联网邮箱最重要的特点。因此每天产生的审计记录数约有50000*(10+5+20)=1750000,那么一年的数据量将达到6亿多条。针对如此巨量的数据我们采用oracle的表按月份时间分区,索引,错峰产生报表等方式来保证系统的效率。另外一个就是oracle管理员的安全问题,防止删除或者篡改审计记录,通过序列不跳空结合时间等形式来处理。

4 成效及总结

目前系统已按上述方案建成,整套系统运行稳定2年,按此结构设计的数据库已支撑了10亿多数据量,仍无运行效率问题。审计是邮箱的事后追查,是提供法律和制度一个强有力的依据,因此在类似电力企业这种实名和活动率高的OA邮箱系统具有推广的价值。

参考文献

[1]黄初指.网络爬虫用于电力广域网信息收集的探讨.福建电力与电工,2008年第3期

[2]纪胜化.计算机审计对审计信息化的影响.现代商业,2013年第27期90-90页

3.oa企业管理系统 篇三

关键词：办公自动化； 医院

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01

The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application

LUO Keng-mei

(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)

Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work

Key words:word office automation;hospital

1 前言

所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。

传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。

传统的办公模式

随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。

而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。

2 系统模块

包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。

3 系统技术特点

(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；

(2)根据运作情况可灵活修改流程；

(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；

(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；

(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；

(6)实现科技情报、资料的有效管理。

(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。

(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。

(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。

(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；

(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；

(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；

(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；

(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。

4 系统功能说明

(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。

(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。

(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。

(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。

(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。

(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。

(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。

(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。

(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。

5 系统开发平台选择

目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。

采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。

NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。

但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。

根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。

B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。

系统分为三层架构：

用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：

数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。

由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。

6 系统开发配置

服务器：

Microsoft Windows 2000操作系统

Microsoft SQL Server 2000(中文版)

(1)Windows 2000 Server

Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。

(2)SQL Server 2000

采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。

4.金和OA协同办公管理系统 篇四

金和OA系统

金和OA协同办公管理系统简介：

金和OA协同办公管理系统C6软件（简称金和OA），本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境。

金和OA协同办公管理系统C6软件，通过了软件产品检测中心依据国家相关标准的检测、通过了国家信息产业部的双软认证，并根据《计算机软件保护条例》获得了软件产品著作权证书。当前企业为什么要选择OA协同办公管理软件、搭建信息化管理平台？

一、企业信息化管理是发展的必然

公司随着不断的发展，进入了网络时代，信息化管理需求大大增加，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

二、企业规范化的管理是发展的需要

传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。

三、提高办公效率和质量是企业的追求

如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通信、文件下发、批复、归档，繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。

四、远程申请、审批是目前无法解决的难题

公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。

五、节约办公成本

针对公司办公耗材浪费的情况，通过OA系统的实施，可以大大节省这方面的开销。随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。实施OA协同办公系统后，可解决以下五点主要问题：

一、建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在公司内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。

二、实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高部门之间协同工作的效率。

三、实现知识管理的自动化

传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的所有工作内容，这样就减少了很多培训环节。

四、辅助办公

像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

五、实现协同办公

就是可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，各分公司及办事处的地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

可以实现所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。

选择金和OA协同办公管理系统可以解决企业内部存在的以下问题：

1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。

4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。

金和OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境、提升企事业单位的管理和信息化应用水平并降低成本。

①功能强大：几十个功能模块，涵盖个人办公、企事业单位管理、协作区、沟通交流、商务应用等方面，设计灵活，可订制程度高，最大程度的满足企事业单位的办公需求。

②使用方便：人性化界面设计多种操作导航方式，只要简单熟悉不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境。

③安装维护简单：独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术人员便可轻松完成。④安全可靠：数据可备份、可恢复，完善的权限控制，保证信息发布、传输的保密性。

⑤性能稳定：B/S架构，Web服务器采用IIS(Internet Information Server)，MSSQL数据库，Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大。

⑥服务完善：科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式。

⑦性价比高：很小的投入便可带来效益的提升。

使用金和OA协同办公管理系统的平台，可以实现企业所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。后台的流程定义功能，可以对单位内部的各种业务流程进行规范，避免人为因素对业务流程的干扰，极大的方便了领导对内部业务的规范管理。

金和OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：

第一阶段：实施前期调研阶段

1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能等情况。

2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。

第二阶段：实施准备阶段

这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：

1、系统管理员培训由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。

2、召开OA项目启动会议

任务：明确OA实施的意义，说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有公司高层领导成员参加。

主要内容：由公司主要负责人作项目总动员，说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等，宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划，启动会上，OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通，并最终确定OA实施计划。

3、拟订实施进度计划

任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。主要内容：OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。

4、确定项目实施组织

项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

第三阶段：项目建设阶段

1、系统安装与初始化配置

在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。

2、注册用户并构建组织机构

注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。

3、业务流程调研

业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。

实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。

4、核心模块定制

定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

5、辅助模块定制

完成系统各辅助模块的定制。

6、系统调试

项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。

第四阶段：切换准备阶段

1、OA培训

OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

2、模拟运行

由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。

第五阶段：OA验收

OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。

在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。

验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告，双方确认签字。

以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。

在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由OA提供方完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色，由我们在OA提供方的指导下完成。

5.OA管理信息系统简易操作指南 篇五

第一步：建立客户（被授权人操作，新客户需要重新建立，老客户可省略此步骤）

根据客户单位性质，单击出现

点新增，填写相关信息。客户新增的必填项有：名称、法定代表人、注册资本、币种、营业执照号码、登记机关、办公地址、办公电话、联系人及电话、投资人信息和财务信息。所以我们在承接业务阶段最好把这些信息弄清楚，以便后面的流程操作。（我部门所有员工都有新建客户的权限，客户信息填好后，报易老师处审核批准）

第二步：业务承接（被授权人操作）

单击出现

点新增，根据相关要求填写内容。此步需要确认风险级别，影响到后续的审批流程。

（我部门所有员工都有新建客户的权限，相关信息填好后，报“项目主管合伙人”进行“业务”进行业务确认）

第三步：业务确认（项目主管合伙人操作）

项目主管合伙人在“我的待办”栏里会提示出现“业务确认”，审核相关业务，进行处理。

第四步：风险级别确认（风险级别确认人操作，为质控部门同事）第五步：业务审核（执行合伙人操作）

第六步：一类业务承接批准（业务承接批准人操作，为质控部门领导）

（除一类业务外，二、三类业务不需要此步操作）

注意：至第六步，业务承接已完成。以上流程走完后，并不会出现“我的待办”里提示流程已走完，需从“业务承接”里查看“审批记录”尚可知流程进度。第七步：合同编制（被授权人操作）

此步，需要上传合同或业务约定书，确认签章类型（手工章或电子章）。

第八步：合同审核（项目合伙人操作）第九步：合同盖章（北京地区盖章由傅局操作）

注意：至第九步，合同管理已完成。以上流程走完后，并不会出现“我的待办”里提示流程已走完，需从“合同编制”里查看“审批记录”尚可知流程进度。

第十步：项目立项（项目合伙人操作）

单击出现

点新增，根据相关要求填写内容。此步需要填写“项目负责人”，关系到下一步“员工委派”。

第十一步：员工委派（项目负责人操作）

项目负责人根据此菜单栏，委派任务、项目组和人员/预算，预算内容包括时间安排和费用安排。此步完成后，会自动流转到项目合伙人那里，需要得到项目合伙人的批准（第十五步）。

第十二步：独立性发起（项目合伙人操作）

项目合伙人需要对项目组成员发起独立性核查，并确定“核查审批人”，关系到第十四步的“独立性审核”。

第十三步：独立性申报（项目被委派人员操作）

被委派人在“我的待办”事项里会有通知，点击处理，确认相关信息，并提交。注意：独立性申报中，“是否对独立性有不利影响”不能勾选，否则不能进行第十五步操作，无法继续下面各环节。

第十四步：独立性审核（核查审批人操作）

核查审批人在“我的待办”事项里会有通知，点击处理，确认相关信息，并提交。至此，独立性审核完成。项目合伙人可进行“委派/预算工时批准”。

第十五步：委派/预算工时批准（项目合伙人操作）

项目合伙人在“我的待办”事项里会有通知，点击处理，确认相关信息，并提交。注意：此步必须要独立性审核通过了才能进行。

第十六步：工时填报（项目组成员操作）

项目完成后出报告前，项目组成员确认工时，批。，并分别审第十七步：项目考核（项目负责人操作）

项目负责人根据相关要求填报各项目。

第十八步：报告发起（被授权人操作）

单击“报告发起”出现

填写相关内容后，流转到项目负责人处，由其进行“报告申请”操作。

第十九步：报告申请（项目负责人操作）

项目负责人“我的待办”里有由报告发起人发来的“报告发起”事项，项目负责人确认相关信息并提交。处理完后流转至项目合伙人处，由其进行“报告发起审核”操作。

第二十步：报告发起审核（项目合伙人操作）

项目合伙人“我的待办”里有由报告申请人发来的“报告申请”事项，项目合伙人审核相关信息并处理。处理完后流转至报告主办人处，由其进行“报告上传”操作。

第二十一步：报告上传（报告主办人操作）报告主办人“我的待办”里有由报告审核人发来的“报告发起审核”事项，报告主办人根据相关要求上传报告正文及相关附件。处理完后流转至项目负责人处，由其进行“报告内审确认”操作。

第二十二步：报告内审确认（项目负责人操作）

项目负责人“我的待办”里有由报告主办人发来的“报告上传”事项，项目负责人审核相关信息并处理。处理完后流转至项目合伙人处，由其进行“报告内审审核”操作。

第二十步：报告内审审核（项目合伙人操作）

项目合伙人“我的待办”里有由报告负责人发来的“内审确认”事项，项目合伙人审核相关信息并处理。一类项目处理完后流转至总所质控人员处，由其进行“提问”环节。

二、三类项目处理完后流转至分所质控人员处，由其进行“提问”环节。

第二十一步：提问环节（总所或分所的质控部门人员、报告主办人、项目合伙人）

总所或分所的质控部门人员向报告主办人发起提问，报告主办人答问,项目合伙人确认问题回复过程，以此循环直至无未合格的问题，提交给独立合伙人复核操作。

第二十二步：独立合伙人复核（独立合伙人操作）

独立合伙人“我的待办”里有由质控部人员发来的“复核”事项，独立合伙人审核相关信息并处理。至此，二、三类项目报告就可以签发了。

第二十三步：一类报告签发（签发人操作，一般为质控部门领导）

签发人判断是否签发，（会签）签发：报告主办人填写信息登记表 不签发：拒签报告流程结束；

第二十四步：填写信息登记表（报告主办人操作）

报告主办人根据“我的待办”事项，填写信息登记表。并流转至项目合伙人处，由其审核。

第二十五步：审核信息登记表（项目合伙人操作）

项目合伙人根据“我的待办”事项，审核信息登记表相关信息，并进行处理。

第二十六步：填写防伪标（报告贴标人操作，北京这边为傅局）

上传报告过程中，如果选择了“贴标”，则需要进行此步操作，否则不需要。

第二十七步：报告盖章（报告盖章人操作，北京这边为傅局）

该报告的业务必须发起过相同业务类型的合同信息；（和报告上传时选择的盖章类型）

6.企业协同与OA办公系统的差异 篇六

企业协同与OA办公系统的差异

1.企业协同与OA办公系统有很大的差异：

首先是应用对象的范围不同：企业协同是以整个企业为对象或背景，包括对业务链的管理;而OA办公系统则是以行政办公应用为对象，以审批流为主要应用。

其次，二者所协同的内容也是有差别的：企业协同涵盖了企业所有的资源要素，如战略、组织、制度流程、知识资产、业务链、人员、信息，甚至企业文化;OA包含其行政事务处理所涉及到的内容，如流程、文档和日常事务管理等;最后，二者的产生过程也是不同的：OA直接来源于办公的信息化，以提高办公效率为目的;而企业协同来源于企业对效益的追求而采用的管理方法。

2.协同效应的产生取决两个重要的协同概念：

关联与共享，而关联与共享的内容则决定了协同效应的大小。

关联是产生协同效应的基础，无论是业务设计还是组织结构，首先是发现并建立可协同的要素，按照效率和效益原则建立关系。例如：现行的管理、研发、生产和销售各环节的协作计划;一次大型会展活动的策划等，都是利用了协同的关联特性。

7.企业办公自动化OA系统应用分析 篇七

关键词：办公自动化,OA系统,管理

0 引言

随着信息化和知识经济时代的到来,中国的企业正面临着前所未有的挑战,知识经济时代的企业不再是单纯的金融资本或物质资源作为企业生存发展的根本,而是以企业运作知识为生存发展的根本。

在此之前,公司的办公仍然采用传统的办公模式,各种报告采用逐层提交、逐层审批,在很大程度上制约了办公效率的提高,而且造成了办公资源浪费。为改善这种状况,适应公司的不断发展以及管理水平的不断提高,实施办公自动化(OA)系统已是大势所趋。

1 实施方案

如果一个公司统管几个分公司,可以在公司本部通过内部局域网登录OA系统,各生产基地通过Internet登录OA系统,进行文件接收、新闻查看、经营报表发布,实现本部与各生产基地共同使用OA系统,达到协同办公、信息共享的目标。

(1)软件介绍

在此使用的OA服务器采用Windows 2003 Server操作系统,办公自动化软件采用金蝶K/3 OA系统。K3/OA以先进的群件系统Lotus Note R5为平台,集计算机软件、硬件、网络、通讯、多媒体于一体的基于信息动态交换,协调各部门的活动,以达到单位整体目标的办公自动化应用软件。金蝶K/3 OA基于知识管理(KM)理论,完全采用WEB化设计,实现B/S结构;在整体架构上采用了XML数据接口,所有的模块设计采用独立的数据库,保证了模块的结构化。数据库设计支持自动分库,并且设计了函件数据库进行文件的异服务器传递。

(2)系统网络结构

系统网络结构如图1所示。

(3)服务器设置

OA服务器双网卡,一个网卡设置成内部地址用于公司内部网络访问;另一个网卡连接到防火墙的DMZ端口,设置此网卡的IP信息,在防火墙中设置外网访问规则,达到被外网访问的目的。

2 软件主要功能

(1)登录管理

每个使用者都有自己的用户帐号和密码,以区分每个用户在系统中的权限和使用功能,通过帐号和密码登录系统确保身份和安全。

(2)公文收发管理

公文收发系统是办公自动化系统中重点实现的功能模块。主要是用来实现收发文的自动化处理,缩短文件传阅和办理时间,进而提高各部门办公效率。通过系统菜单“网络办公”中的“收文管理”和“发文管理”可以方便的实现公文的办理和查阅。

(3) 企业工作流

办公自动化系统运行之后,公司的办公流程全部转移到系统中操作。在“企业工作流”模块中,可以实现工作报告提交审批等各种办公业务流的操作。

(4)办公事务

通过办公事务系统可以实现请示汇报和及时发相关信息,提高了各项办公事务的处理效率。

(5)个人事务

实现个人邮件收发和修改个人资料,以及实现日程安排和密码修改及出差授权等功能。

(6)档案管理

实现文件的登记、检索、打印、统计、归档、注销、借阅登记等操作,还可以上传文件的实体或扫描件,及对案卷进行排序、合并等编辑。该功能主要为系统档案管理员使用,其他工作人员主要使用在线借阅档案功能。

(7)网上交流

办公自动化系统集成了“在线交流”和“论坛”功能,可以满足工作人员实时交流和论坛发布帖子的需要,使得办公自动化系统的使用更加灵活和人性化。

(8)辅助办公

可以进行车辆管理、办公用品管理,满足办公室对办公资源的合理调配和管理的需要。

3 实施效果

(1)提高办公效率

可以方便快捷地共享信息,合理使用办公资源。改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理。从而提高办公质量,改善办公条件,减轻劳动强度,高效地协同工作,实现管理和决策的科学化,防止或减少人为的差错和失误,提高工作效率。

(2)节约办公经费

以前一份公文从拟稿到成文,要修改多遍,发文时又要耗费大量的人力物力进行复印和分发,实施办公自动化后,各种文件资料全部电子化,通过电脑管理和存取,实现无纸化办公,减少损失浪费,节约经费支出,减少办公成本。

(3)工作人员责任心增强

实施办公自动化系统之后,工作人员在系统中办公的操作都会被系统记录,使得每一步骤的细节都有据可查,出现问题时责任更加明确,提高了工作人员的责任心。

(4)提高工作人员素质和管理水平

网络办公是管理方法的升华,是一种改革,要求每个工作人员对自身素质培养要更加重视,进一步学好计算机等知识,以适应时代的要求。同时,规范的操作养成良好的习惯,使公司的管理也更加规范,管理水平逐步提高。

(5)保密性增强

原有的纸质办公文件,如果保管不当会造成信息泄露,而应用办公自动化系统之后,由于采用了帐户密码的方式进行了管理,权限分配明确,没有权限的人员看不到保密的文件,也不存在纸质文件流失的可能,大大减少了保密文件信息泄露的几率。

4 结束语

OA系统的应用,可以使公司文件、公司新闻、生产经营报表、规章制度等内容都在OA系统中发布,极大提高了办公效率,节省了办公经费。OA系统应用到各生产基地将更加有利于信息交流和共享,有利于提高管理水平,为整个公司的运作搭建一个统一高效的办公信息平台。

8.这些公司的OA系统很好用！ 篇八

这是当下OA系统的正确打开方式，它不再是一个单纯方便管理者掌握公司人工作流程的管理工具，而是一种服务公司人，让员工能更便利地工作的协同办公系统。

OA系统在1980年代就已经存在了，官方名称叫做办公自动化（Office Automation），一开始只是为了实现无纸化办公，方便管理生产。由于当时的企业多以工厂为主，为了让生产任务和管理精神下放，更有序地做好企业管理，OA系统诞生了—管理者有了追溯衡量工作过程的工具。

30年后再谈OA，我们发现这个词可能需要重新定义。OA的概念在2010年左右开始模糊，在2013年创业潮兴起之后更是突出—这是一个追求快速创新的时代，冗长的流程管理、繁复的事务处理会耽误很多时间，相反，高效的团队沟通、协作的需求被逐渐放大。OA的边界也因此打开，加入了企业协同的概念。

移动互联技术的加入让这件事情有了更大的想象空间。现在很多公司人日常的办公、考勤、行政流程都可以在一个手机App上完成，通过它还能集成公司邮箱、内部通讯、通知传达、项目管理等全方位功能，让信息始终处于流动的状态。尤其是很多技术类公司在这些事上玩得更high，它们自行开发了一些小功能比如订班车、监测食堂人流、发票报销、订健身房、找医生等，OA也从方便工作开始扩大到了方便生活。

OA系统在这个时候也开始成为企业文化的一部分，能帮助组织强化团队感。我们体验了4家大公司的OA系统，它们都围绕自己的公司文化、工作方式和员工需求开发了一些定制化的OA功能，我们甚至能从这些办公应用中判断出这是一家什么风格、以什么为导向的公司。

当然，就如很多人都在抱怨微信让我们变得24小时都在聊工作一样，移动OA方便了公司人的日常工作，同时也方便了公司对我们的管理。技术就是这样一种可爱又可怕的东西，这次我们来看看它可爱的一面。

复星：移动化实现扁平管理

特色功能

1 黄页：按照需求找到你需要的人

2 就餐小秘书：实时监测食堂人流量

3 健康小秘书：随时预约内部医疗资源

复星的移动OA系统叫做复星通，这个员工人数超过10万的超大型公司，部门众多，层级复杂，大家对办公软件的最大诉求就是化繁为简。

于是这个系统从设计之初就盯牢“实用”二字。因为是嵌入钉钉—一款针对企业的办公协同工具，再由公司IT部自行定制开发，一开始员工内部还组了一个“小白鼠群”，群里既有80后、90后的基层员工，也有CEO梁信军，每个人都基于自己的工作需要来提建议，现在这个OA上搭载的功能多达几十种，都是为解决实际的需求而存在的。

在手机App上打卡、报销、请假、订会议室等都只能算基础功能，前面提到的化繁为简体现在一些更高级的设置上。

比如一个审批的绿色通道功能，当事情比较急的时候，可以直接在系统里拉一个群，把相关的负责人都拉进来讨论、做出决定—这个通道允许之后再补上审批资料。“就因为OA系统里有这样一个绿色通道，之前我们建一个信息技术子公司前后只用了一周。”IT部总经理梁剑峰说，这是一个紧急情况，但按照传统OA一天要走完10个流程几乎不可能，于是他们在复星通上拉了个群，把各个流程环节的负责人都拉进群里并直接汇报，最终非常高效地在一周内完成了公司注册。

复星通另一个广受好评的功能，是黄页功能。在一般的企业通讯录里，假设你要修理电脑或者开视频会议却不知道怎么连接，这个时候即便打开通讯录，你也不知道该找里面的谁。复星员工的通讯录自带黄页功能，他们只要打开通讯录，根据自己的需要，比如“IT维修”，就可以找到对应的人，并给对方发送邮件寻求帮助。

这个友好的功能在公司新人里特别受欢迎，即便在刚进公司谁都不认识的情况下，他们也可以很快找到需要的人。“以前我们会用微信来沟通，但10万人的公司，总不能每个员工都加微信吧？”IT部总经理梁剑峰觉得黄页功能对于这样规模的大公司很实用。

OA要受欢迎，只单纯解决工作的问题肯定不够。对于大部分员工来说，“就餐小秘书”大概更加深得人心，毕竟它解决了实实在在的就餐问题。因为复星食堂里有一条比较狭窄的过道，以往在用餐高峰总是会出现大排长龙的情况，但现在大家吃饭前都会先看看就餐小秘书，它可以实时反映目前食堂的用餐人数，当它显示一个绿色微笑表情时，就表示“现在不是人流高峰，去吃饭不用排队了”。

此外，员工还可以在复星通上实现很多“省事儿”的功能，比如觉得身体不舒服的时候，可以直接在移动端预约和集团合作的医疗专家；想要锻炼身体，打开看看有没有空闲的羽毛球场……基本相当于一个智能助手。有没有一种坐在办公室里就把杂事顺手解决了的运筹帷幄感？

最近，听说那个很多公司OA系统里都有的“规章制度”功能要在复星通里被下架了，原因很简单，因为通过每日后台监测的日活和员工反馈来看，这个功能“大家使用得不多”。

IBM：让全球的员工都可以一起工作

特色功能

1 打标签：智能机器人给大家设置了标签，让你可以快速搜索到需要的能力专家

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2 邮件驱动：项目工作都从邮件入口，提供即时聊天、资源库、会议纪要、组织架构图谱等功能

要在IBM里找一个专家，可能用不了10秒钟，一同提供的，还有对方的电话、邮件、企业微博，在这个全球化的公司，唯一可能阻碍联络的，就是时差。

员工只需要在OA系统中输入关键词，其他就交给智能机器人Watson处理。它早就给全球的专家们打好标签，只要接到搜索指令，它会立刻把符合要求的对象筛选出来，并按照和关键词的相关性排序。之后，员工可以直接点开候选人的个人页面，看到对方之前参与过的项目和所在的团队，来验证对方是不是符合自己要求的人。这种情况下，即便是几个完全不认识甚至在不同国家工作的人，也有机会很快地组成一个临时项目组，并在线上合作一段时间。

邮件是他们开始工作的入口，当这个临时项目团队组建完成，组织者可以给团队成员发送任务邮件，如果有附件，还可以直接拖拽到网盘，形成虚拟小组的资源库。邮件来往次数多了以后，对方就会被默认成“重要联系人”，当重要联系人的邮件来了，系统会提醒使用者要不要考虑优先处理。

遇到需要讨论的问题，团队成员可以在邮件中即时聊天，而聊天记录可以直接备份成“会议纪要”。

新加入的成员可以查看自动生成的人员架构图谱，了解自己该向谁汇报、和谁合作。

因为虚拟团队中经常存在异地工作的情况，所以成员彼此未必很了解对方当下的的工作状态—是不是在忙别的事情。所以邮件系统里关联了音视频系统，也就是说，当对方正在音视频会议中时，他的头像旁边就会显示“会议中”的小标识—嗯，那就稍后再议。

是不是还挺方便的？尤其对于这个全球化企业来说，虚拟团队的工作形式很常见，所以IBM现在的OA系统更强调协同工作的功能。作为OA系统的鼻祖，IBM从1995年就开始建立OA系统，所以他们的大部分员工从进公司开始就已经在使用这套系统。“如果你问IBM员工，我们的OA系统怎么样？他们可能并不明白，因为很多人都没有意识到，自己已经随时都处在OA系统中。”IBM社交商务技术总监徐刚告诉《第一财经周刊》。

京东：开放平台，允许各部门自行开发

特色功能

1 班车查询：可找到最方便的上车点

2 提供电子书：每周可在App上免费领取

3 预订会议室：摇一摇即可自动匹配合适的会议室

4 报销：一键报销员工外勤或加班用车的对公结账

开会前还在跟前台预约会议室？实在太out了……看看京东的小伙伴，要找会议室时只要打开手机OA摇一摇，就能轻松get到一个最符合他们要求的闲置会议室，不过这大概只能在京东OA系统的实用排行榜中排第二名。

使用得更多的是班车系统。下班后只要打开应用定位自己的地理位置，系统就会根据附近班车的分布给你推荐一个最适合上车的站点，并且它还会告诉你这趟班车之后的行驶路径，不仅如此，你还能查到班车司机的联系方式。

这些好用的功能都可以在京东的移动OA系统ME里实现，不过这还远远不能满足一群技术控。尽管ME里已经有30个通用功能了，但当各个部门又提出更独特的需求时，怎么办？

那就自己开发吧！ME的一大特点是它是一个开放平台，允许各个部门在这个平台上开发、增添自己需要的功能—当然也只有技术公司能这么玩。于是，用户体验部开发了一个可以横向比较京东App客户满意度的功能，它可以按周统计用户的评价并反馈到体验部；营销部的人开发了一个“京东罗盘”，这样他们就能每周检测不同产品的销量和价格。“目前ME上自主开发的功能有近20个。”移动办公团队产品经理李卓说。

京东有一个很特殊的地方在于，除了办公室员工，它还有近8万名一线员工，比如仓储、配送、客服等岗位，这些员工没有配工作电脑，所以设计移动版也是为了方便他们的工作。这样，即便是在新疆、陕甘宁等偏远地区的一线员工也可以通过移动版OA随时打卡、查询工资。

爱奇艺：少即是多，做员工需要的

特色功能

1 视频会议：多终端会议系统

2 打卡：摇一摇150米内自动打卡

3 同步报销：平级部门可同时审批

只要进入了设定的距离范围（公司方圆150米），就可以提前打卡，避免迟到，这个“充满爱”的设置叫做“附近打卡”，估计能在爱奇艺员工喜欢的OA系统功能中排名前三。

和前几家公司相比，3000人左右的爱奇艺规模算不上庞大，日常使用的OA系统也相对精简，更追求实用，用开发团队的话来说，就是“用什么就装什么”。

比如差旅申请的审批。新的OA系统允许几个平级的部门同时在系统里审批这笔差旅，任何部门发现不合理的需求都可以立刻喊停，这能减少很多时间的浪费，出差任务很急的同学最喜欢，“这个功能很方便，假如我要向3个部门申请一个差旅而且明后天就要走，3个部门可以同时在系统里审批，节省了很多时间。”爱奇艺副总裁王学普说。

此外，作为视频网站，爱奇艺的OA系统在各项远程办公活动里植入视频的功能自然也是出神入化。视频会议是基础配备，他们甚至可以在团建时做视频直播，加入VPN后也可以随时和任何一个同事通过视频讨论工作，并且，绝对不卡！

互联网行业最讲究的大数据，OA系统也能支持。在后台，他们还能看到属于业务板块的视频大数据分析，可以直接了解自己板块的工作效果，比如滤镜筛选的观众最喜爱片段、观看完成率等，当然，有些数据会有权限设置。

9.oa企业管理系统 篇九

http://oa.hotongroup.com:8089

集团信息中心

【OA协同办公系统使用教程】

项目管理详细教程

内训资料

目录

项目管理...................................................................................................................................................................................2 功能介绍...........................................................................................................................................................................2 基础数据的设置...............................................................................................................................................................2 立项申请...........................................................................................................................................................................4 项目审批...........................................................................................................................................................................6 我的项目...........................................................................................................................................................................6 我的任务...........................................................................................................................................................................8 项目文档.........................................................................................................................................................................10 项目问题.........................................................................................................................................................................11

OA协同办公系统使用教程

项目管理

功能介绍

协同项目管理组件以事件为中心，以项目文档、项目流程为驱动，以任务安排、项目监管、问题总汇等功能做辅助，集中体现了企业事务管理中的“事事皆项目”的核心思想。

首先项目应该是有计划的，因此协同项目管理指派专门的项目审核人员对项目计划进行审核，层层审批，实现项目立项、项目更改的监察和管理。

项目应立足文档，实现报表功能，在协同项目管理中，项目的具体事务以流程进行记录，以项目文档进行保存，将工作流与项目管理结合起来，实现项目明细的汇总统计和知识共享。不仅如此，项目管理中遇到的问题、疑难，皆可实现实时问答，并提供项目问题的汇总，实现项目知识的沉淀。

协同项目管理组件在OA办公系统中，不仅实现了项目计划管理，还实现了项目知识管理、项目文档共享和项目流程管理，它是企业信息化管理中不可或缺的一件利器，是OA管理的重要组成部分。

基础数据的设置

协同项目管理中，首先应该进行基础数据的设置，设置包括对项目权限的设置和对项目代码的设置，前者代表了用户在系统中的管理权限，后者体现了OA 以客户需求为主导的个性化解决方法。

1、项目权限设置：

项目权限包含项目的立项申请权限和项目审批权限两种。选择方法如图所示，以“部门”、“角色”和“人员”三种方式进行选择。

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内训资料

另外，项目权限设置增加免审人员设置，可按部门、角色、用户进行设置。进入基础数据设置->项目权限设置,切换至审批权限后，点击【设置免审批范围】按钮，方可按部门、角色、用户，设置免审人员。具体设置页面如下图所示：

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内训资料

2、项目代码设置

系统代码设置类似“系统管理”-“自定义字段设置”功能，这里主要设置“项目类型”、“项目角色类型”、“项目文档类型”、和“项目费用类型”。

“项目类型”是立项申请时设定项目类别时的供选择项，此代码主要是设定项目类型的“代码编号”、“排序号”和“代码名称”。

“项目角色类型”是在立项申请时一般认定的项目成员的所属类型，立项时，需按照不同的项目角色添加项目成员，项目成员即未来的项目任务的参与人。在建立项目任务时，需按照不同的任务设定项目的执行人，执行人就是从项目成员中选取。

“项目文档类型”是立项申请时项目文档中的类型定义。

“项目费用类型”是在项目预算时需要输入的各种费用的类型，不同公司可以自定增减。

3、项目模板管理

对立项过程中生成的模板进行管理。

立项申请

在页面中部显示【+新建项目】字样，点击出现立项申请页面。在项目申请过程中，标注有红色“*”符号的为必填项。

1、基本信息：

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基本信息中，需要设定项目的编号、名称和项目计划周期，其中会显示该项目的当前创建人。项目基本信息中还需要设定其类别，便于查看和管理。项目创建人可以看到项目的详细信息，并追踪和点评任务进度。

“项目负责人”默认值为 OA 登录用户，项目负责人也可以通过点击该字段后面的“添加”按钮，修改项目负责人。

“参与部门”是项目参与范围的设定。

“项目查看者”可以看到项目的详细信息，并追踪和点评任务进度。

“项目审批人”是设定该项目的审核管理者，审批人从项目权限设置中设定的审批人员中选择，审批人可以追踪项目信息以及点评任务进度。

在项目的其余信息未设定前，请点击【保存】，不要点击“提交审批”。完成“基本信息”后才能够进入下一项“项目成员”的设定。

2、项目成员：

项目成员就是项目参与人，在建立项目成员时，需按照项目角色进行设定，项目角色类型在“项目代码设定”中修改。在这里设定的项目成员，就是在项目任务、项目文档中设定具体权限的可供选择的人员范围。

3、项目任务：

项目任务是项目中具体事务的名称，每一个项目是由许多具体事件组成的，每一个事件都可以称之为“任务”，任务需要设定的是任务的名称、执行人（执行人从项目成员范围中选择）和任务计划周期，其余信息为选填项。

“前置任务”：即相同项目内，在当前任务之前的任务列表，可设定某个任务与当前任务的前后关系。一旦设定前置任务，本任务的开始时间自动由前置任务决定，即：前置任务结束时，本任务自动开始计时。

“任务工时”：由“任务计划周期”自动生成，“任务描述”是对任务内容的描述，便于任务执行人理解任务的意义，“任务级别”设定了当前任务的紧急程度。

“里程碑”：任务进程中作为标志性的记录。“项目流程”：当该项目运行时，任务执行人可以发起流程，并监控流程的运行状况。

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4、项目文档：

“项目文档”是项目中需要保存的文档存储所在，该功能中可以设定具体文件夹，以及文件夹的“新建”、“删除”、“修改”和“查看”权限，候选人员皆为“项目成员”。

5、项目预算：

“项目预算”是系统中进行预算金额输入和统计的模块，具体项目预算的类型由“项目代码设置”中设定。在各项信息都设定后，回到“基本信息”，点击【提交审批】，项目就进入审批。在提交审批后，项目基本信息就无法继续修改。

项目审批

具备“项目审批人”权限的用户，在“项目审批”模块中，可以看到待审批项目与项目审批记录，在通过或拒绝项目审批时，审批人都需要输入项目审批意见，以供立项创建人查阅，并将以通过的审批记录留存在项目审批记录中。

审批后，立项创建人会短信提醒，告知项目审批的情况。

项目审批记录中还可看到审批人曾经审批的项目的详细信息和实际结束时间。我的项目与任务

我的项目

进入“我的项目”，项目中心页面如下图所示。左侧项目树形图展示了项目名称列表与项目状态，可以按照项目类型和时间进行查询。右侧项目列表展示了项目更加详细的信息，包括：项目编号、项目名称、开始时间、结束时间、结束的实际时间、状态等。还可以根据状态、项目计划周期、项目编号、项目创建人进行查询。

页面中显示出当前用户有权查看的所有项目列表（项目查看者、项目成员和项目审批人都可以看到相关项目信息），点【+立项申请】可进入立项信息填写，在列表中，点击“项目名称”可查看该项目的各项详细信息。

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在列表中，项目审批人可以看到项目的“删除”操作，以及当前项目的状态、“项目变更”和“编辑”操作。

当前项目状态分为“进行中”—表示该项目已经通过审批并运行，这种状态下项目可进行“项目变更”操作，即修改项目信息；

“已超时”—说明该项目当前已经超出创建项目时的计划结束时间，此时项目可以变更； “审批中”—说明项目已经保存并提交审批但暂未获批准，审批中的项目不能进行任何操作； “立项中”—表示项目当前处于创建信息阶段，尚未提交审批，此时可自由编辑或删除项目。在项目信息页面中，包含“基本信息”、“项目文档”、“任务列表”、“问题追踪”、“讨论区”和“项目批注”三个类型的信息。

1、基本信息：项目信息包含了项目基本信息与审批记录，页面主要篇幅显示的就是项目信息中的基本信息。点击【审批记录】可查看当前项目的历史审批结果。

2、项目文档：显示项目中上传的文档。

3、任务列表：显示任务列表以及完成的状态。

任务列表—本项目所有的任务信息列表； 甘特图—项目进度图形化显示；

4、问题跟踪：项目问题的汇总；

5、讨论区：项目交流中显示出项目在运行中讨论区信息；

6、项目批注：项目中领导批注的具体内容。

1、项目描述中插入图片功能进入项目管理，新建项目页面，输入信息后，点击【插入图片】按钮，可以向描述内容中插入图片如下图所示：

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2、项目管理查看和编辑页面从新页签打开

项目管理，我的项目，点击【编辑】或【查看】按钮时，页面从新页签打开，如下图所示：

3、【我的项目】合并进行中和已结束项目功能

项目管理将审核中、立项中、进行中、已结束等状态同时显示在项目列表中。如下图所示：

我的任务

项目建立并运行后，用户作为某个项目的任务执行者，可在此模块中看到当前的任务信息。

点击“项目名称”时，可查看当前项目的基本信息，“任务名称”则是显示出该任务的信息，包含任务名称、描述、任务周期和工时，以及任务是否有前置任务。

要进行任务办理时，点【办理】进入工作页面，页面中有三项需要填写：

1、任务详情：

任务详情中可添加进度日志，进度日志主要包含进度百分比和进度的详细描述，并可附上文本附件。任务进度可被项目创建者、项目查看者和审批人查看，并可以进行点评。

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任务进度完成后，会自动给项目创建人发送短信息提醒。

2、项目问题：

在任务中遇到任何问题，可通过“项目问题”来提问，创建时，需要设定问题的描述，以及指定处理人和最后处理期限，点击【提交】就可以将问题提交给处理人，若暂时无需提交，可点击保存，可将问题保存到“项目问题”的首页。在首页面上也可点击【提交】，完成提问操作。

已创建的问题有“未接收”和“已反馈”两种状态，即当前提交的问题处理人是否已经办理。

3、项目流程：

项目流程是在立项时设定该流程的各个关联流程，在任务中可建立流程，并跟踪流程的运行。其中“项目流程-待办”罗列了未办理完成的流程，“项目流程-进行中”罗列着当前用户已办结并转交的项目流程，“项目流程-已结束”显示的是已经结束的项目流程。

1、项目任务的超时提醒功能和临近截至时间提醒功能

在使用提醒功能前，需进入系统管理，定时任务设置中启用项目任务超时催办功能。点击【立即执行】即可定时检查项目任务办理超时情况，催办提示时间超时前三天至超时后三天。下图为启用项目任务超时提醒界面：

2、【我的任务】合并办理中和已结束项目功能

任务列表将办理中、已结束等状态同时显示在项目列表中。如下图所示：

3、【我的任务】查询过滤功能。

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项目文档

项目文档的管理方式类似“公共文件柜”，进入项目文档首先看到一级目录，一级目录的名称为项目名称。由于每个用户在项目创建时被赋予了不同的权限，比如文档的“新建”、“删除”、“修改”和“查看”权限，详情请见“立项申请”。

项目文档中增加了新建文件、删除、编辑、剪切、粘贴、批量上传等功能。使项目文档操作更便捷、功能更全面。项目文档界面如下图所示：

点击【编辑】按钮，进入编辑页面，编辑界面如图所示：

进入编辑界面可以修改文件名称、文件内容、提醒以及上传的附件信息。勾选一条记录后点击【复制】或【剪切】按钮，即可对已勾选记录进行复制或剪切，点击相关操作中的【粘贴】按钮，即可粘贴被复制或被剪切内容。批量上传功能：可以快速上传多个项目文档，点击【批量上传】按钮后界面如下图所示：

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项目问题

项目问题中有待解决问题和历史记录两项。“待解决问题”为用户提交，目前未办理的问题列表，处理人可点击【办理】进行问题的解答处理。问题有“处理中”和“未接收”两种状态，处理人点击【办理】后，“未接收”状态自动转换为“处理中”。

点【详情】可看到该问题的详情，包括问题描述、处理记录和附件文档。处理人点击【办理】，出现项目问题处理窗口，在“处理结果汇报”中填入问题处理意见，即完成处理工作，该问题自动转入“历史记录”。