办公软件应用考试

办公软件应用考试（共8篇）

1.办公软件应用考试 篇一

第二次考试作业

（毕业年级）截止时间：10月25日23:59分

一、单选题（每小题3分，共60分）

1、在Excel的数据清单中，当以“姓名”字段作为关键字进行排序时，系统可以按“姓名

“的（a）为序排数据

A、拼音字母;B、部首偏旁;C、字形码;D、笔划.2、在Excel 中，公式SUM（B1:B4）等价于（c）。

A、SUM（A1:B4 B1:C4）;B、SUM(B1+B4);C、SUM(B1+B2~B3+B4);D、SUM(B1,B4).3、在Excel中提供了数据合并功能，可以将多张工作表的数据合并计算存放到另一张工作

表中。支持合并计算的函数有（d）。

A、IF;B、COUNT;C、SIN;D、SUB.4、下列 Excel 公式输入的格式中，（c）是正确的。

A、=SUM(1,2, …,9,10);B、=SUM(E1~E6);C、=SUM(A1；E7);D、=SUM(“18”,“25”, 7).5、在 Excel 中，复制单元格格式可采用（a）。

A、复制+粘贴;B、剪切+选择性粘贴;C、复制+填充;D、“格式刷”工具.6、在Excel 中，利用填充功能可以方便地实现（a）的填充。

A、等差级数;B、等比数列;C、多项式;D、方程组.7、向Excel工作表的任一单元格输入内容后，都必须确认后才认可。确认的方法（b）。A、双击该单元格;B、三击单元格;C、按光标移动键;D、单击该单元格.8、下列方法中，能退出Excel 软件的方法有（b）。

A、双击Excel控制菜单图标;B、使用[文件]菜单的[关闭]命令;C、使用Excel控制菜单的[还原]命令;D、单击Excel控制菜单图标.9、在Excel 中，用鼠标拖拽复制数据和移动数据在操作上（c）。A、有所不同，区别是：复制数据时，要按住“Ctrl”键;B、完全一样;C、有所不同，区别是：移动数据时，要按住“Ctrl”键;D、有所不同，区别是：复制数据时，要按住“Shift”键.10、在Excel 中，运算符的作用是（d）。

A、用于指定对操作数或单元格引用数据执行何种运算;B、对数据进行分类;C、将数据的运算结果赋值;D、在公式中必须出现的符号，以便操作.11、在PowerPoint 中，可以创键某些（a），在幻灯片放映时单击他们。就可以跳转到特定的幻灯片或运行一个嵌入的演示文稿。

A、按钮;B、过程;C、替换;D、粘贴.12、在PowerPoint 中，幻灯片（c）是一张特殊的幻灯片，包含已设定格式的占位符。这

些占位符是为标题、主要文本和所有幻灯片中出现的背景项目而设置的。A、模板;B、母版;C、版式;D、样式.13、PowerPoint中改变正在编辑的演示文稿模板的方法是（b）。A、“格式”菜单下的“应用设计模板”命令;B、“工具”菜单下的“版式”命令;C、“幻灯片放映”菜单下的“自定义动画”命令;D、“格式”菜单下的“幻灯片版式”命令.14、PowerPoint中在当前打开的演示文档上设计基本动画是在（b）。

A、“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”;B、“幻灯片放映”菜单中的“预设动画”;C、“幻灯片放映”菜单中的“基本动画”;D、“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”.15．PowerPoint 文档的扩展名是（b）。

A）XLS B）PPT C）DOC D）BMP 16．在PowerPoint中，使用（a）方法保存演示文稿，只要将演示文稿中的文字保存为RTF 格式，而在演示文稿中所创建和插入的其他对象将不予保存。A）大纲/RTF文件 B）Windows图元文件 C）Tag图像文件格式 D）Gif可交换图形格式

17.创建演示文稿可以利用内容提示向导进行，也可以在模板的基础上进行，还可以从（a）

开始创建。

A）幻灯片视图 B）空白的演示文稿 C）文件 D）模板

18．在PowerPoint中，（d）控制演示文稿中所有幻灯片上的字体格式、格式和文本的位置、配色方案、背景颜色和填充效果等。

A）幻灯片缩图 B）母板 C）版面 D）模板

19．在幻灯片中创建图表，首先选择“格式”菜单中的（d）命令,再选择带有图表的版式。A）幻灯片版面设计 B）幻灯片母板 C）版面 D）应用设计模板 20．在PowerPoint中,选择（d）菜单中的”动作按纽”，可在子菜单中选择一种动作按纽,并

在”动作设置”对话框为按纽指定动作。

A）格式 B）插入 C）工具 D）幻灯片放映

二、简答题（每小题8分，共40分）

1.在Excel的编辑过程中，需要创建新工作簿时，常用的方法主要有哪两种？

1、在空白处点击右键->新建->Excel 工作表。

2在打开的Excel 工作表点击菜单上的文件->新建->空白工作表。

2．简述Excel中的工作簿、工作表和单元格之间的关系。

工作薄

其实每个excel文件就是一个工作薄，包含多个工作表（一般书上说可以有255个工作表，但实际上可以远远超过这个数字）

工作表

含在工作薄内，一般有两种类型（接受数据的sheet、图表），每张sheet表有 65536行 * 256列 个单元格

单元格

sheet表内的每一个格，每个单元格的编号就是它所在的行数和列数

3．在Excel2000中如何用自动填充柄输入序列号？

在单元格写入1------回车后-----点住该单元格右下角的小黑点,光标成黑十字形状时-----点住鼠标左键下拉-----选中菜单中的“以序列方式填充”

4．PowerPoint的母版类型有几种？写出它们的名称。

幻灯片母版、标题母版。

5．简(1)PowerPoint 2000有5种视图方式：普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图。

(2)隔视图的特点：

普通视图是PowerPoint 2000的默认视图，可建立和设置幻灯片。

在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片。幻灯片按序号由小到大排列，并且以缩图方式显示。在幻灯片浏览视图中，可以很容易地添加、删除和移动幻灯片及选择幻灯片的动画切换方式。

大纲视图与普通视图大致相同，只是大纲窗格被扩大，幻灯片窗格被缩小。

幻灯片视图与普通视图大致相同，只是大纲窗格被缩小，幻灯片窗格被扩大。

幻灯片放映视图占据整个计算机屏幕，象播放真实的幻灯片一样，从当前幻灯片开始一幅一幅地动态显示演示文稿的幻灯片。述PowerPoint 2000几种视图方式的特点。

2.办公软件应用考试 篇二

随着信息化社会的到来,操作和应用计算机已经成为人们必须掌握的一种基本技能。浙江省计算机二级办公软件高级应用技术考试要求考生掌握字、表处理(W ord)、电子表格(Excel)、演示文稿(Power Point)等办公自动化软件的使用及文件、W indows、Internet Explorer、O utlook Express应用的基本技能,使其具备从事机关、企事业单位文秘和办公信息化工作的能力。为了给学生在以后的生活和工作中带来极大的便利,我院的计算机信息管理专业要求学生必须通过浙江省计算机二级办公软件高级应用技术。但是如何通过考试,提高考试成绩依然困扰很多考生,其实考生应该全面了解考试内容,合理安排考试时间、做题顺序,特别是解题的技巧,那么就可以不惧怕考试了。

二、考试内容及时间安排

浙江省计算机二级办公软件高级应用技术实行上机考试,时间为90分钟,考试的内容包括以下几个方面:(1)文件操作或W indows操作(2)Internet Explorer操作或O utlook Express操作(3)W ord操作(4)Excel操作(5)Power Point操作。在短短的90分钟要完成5个模块的内容,所以考生一定要合理安排考试时间,先易后难选择考试的模块,一般进入考试后,用25分钟左右的时间完成3个比较容易的模块,如文件操作或W indows操作、Internet Explorer操作或O utlook Express操作、Power Point操作;用35分钟左右完成较难完全准确掌握的1个模块,如W ord操作;用30分钟完成难度较大的模块,如Excel操作。从中可以看出Excel是考试中的难点,一定要放在最后做,能拿分尽量拿分,实在不行就放弃。

三、常见问题

1、文件操作

文件操作考查考生对文件或文件夹的新建、复制、剪切、重命名、删除等操作,题目较简单,但学生还是容易犯下面两种问题。

(1)文件放置的路径有误

考生登录考试系统后,系统将根据考生的准考证号形成一个唯一的考生文件夹,但考点不同考生文件夹的设置也会不一样,注意考题界面的左上角,显示的就是考生文件夹,如D:result考生准考证后九位。一般,选择文件操作,再单击“回答”按钮,系统自动打开考试目录下的File Test文件夹,此时要清楚当前文件夹与目标文件夹的概念,通常当前文件夹是File Test文件夹,做题时一定要注意是在当前文件夹中操作,还是在目标文件夹中操作,以免文件存错位置。

(2)文件重命名或新建时出现两个重复的扩展名

在文件操作时经常会遇到重命名或新建文件,这个看似简单,但考生也容易丢分,由于有些机子隐藏了文件的扩展名,在新建或重命名文件时在文件名后面自行加上扩展名,如M FILE.D O C.D O C,于是文件就有了两个扩展名,所以不符合题目要求,此时丢分了,考生往往也察觉不到错误所在。为了解决这一问题,时刻提醒学生,文件的扩展名是提示考生新建什么类型的文件,不是人为硬加在文件名后的,考生只需给文件名就可以了。如果考生还是犯错,就建议考生做题前把隐藏的扩展名显示出来,选择“工具”→“文件夹选项”→“查看”,找到“隐藏已知文件类型的扩展名”,将其前面复选框中的√去掉,即显示全部文件的扩展名,那么学生新建或重命名文件时不会再出现两个扩展名的现象。

2、Windows操作

W indows操作考查学生掌握应用程序快捷方式的建立、系统参数的设置等。

此专题比较简单,也是最容易拿分的专题之一,但此专题考生需要注意的是,添加系统某应用程序的快捷方式时,一般先利用搜索功能找到该应用程序,再根据题目的要求添加相应的快捷方式。

3、Internet Explorer操作

Internet Explorer操作考查学生能够保存网页、保存图片、将网页添加到收藏夹、Internet选项的高级设置等。在此专题考生只需要注意以下几点:

(1)注意保存的类型,要严格按照题目中要求的文件类型保存。

(2)注意保存的路径,按照规定保存在考生文件夹下的Paper子文件中。

4、Outlook Express操作

O utlook Express操作考查学生利用O utlook Express新建邮件帐户,并用此帐户接收和发送邮件,进行O utlook Express的相关高级选项的设置。

此专题虽然比较简单,但考生往往在此也会丢分,原因在于平时模拟练习的时候没有真实的环境,收发邮件是不成功的,所以到了真实的环境,考生反而不知道用建立的邮件帐户发送邮件成功的效果是什么。为了在此专题中尽量拿分,还需要向学生强调几点:

(1)发送邮件时,邮件内容是具体的考生准考证号和姓名,而不是“考生的准考证号和姓名”这几个字。

(2)输入“收件人”、“主题”和“邮件内容”后按“发送”按钮之后,请再选择“工具”→“发送和接收”→“发送全部邮件”,原因在于按“发送”按钮之后,只是把邮件放在“发件箱”而没有真正发送出去。

5、Word操作

W ord操作考查学生掌握页面设置、样式设置、域设置等,分两题单项操作和一题综合操作。

在W ord单项操作中有这样的一道题目:修改“典雅型简历”模板,将其中有“传真”处修改为“手机”,默认保存为“我的简历”模板;根据“我的简历”模板,在考生文件夹Paper子文件下,建立文档“简历.doc”,在姓名信息处填入考生的真实姓名,其它信息不用填写。这道题目其实非常清楚明了,要求考生先修改模板,再根据修改后的模板建立自己的文档。但学生还是容易出现问题,例如将“我的简历”模板保存在考生文件夹Paper子文件下,之后在新建本机上的模板中的“常用”选项卡中找不到“我的简历”模板,或将“典雅型简历”模板以文档打开,而不是模板。

对于第一种出现的问题,我们可以将“我的简历”模板剪切到M icrosoft所在的模板路径,例如C:D ocum ents and SettingsA dm inistratorA pplication D ataM icrosoftTem plates,路径可以通过新建一个模板,查看属性就可得知模板所在的路径,但这种方法一般不建议,太费时了,一般重新建模板,保存时用默认路径。对于第二种出现的问题,我们可以在保存时选择保存的类型为文档模板,保存路径默认,为了避免出现此类问题,一般建议学生记住“先模板后文档”的口诀。

在word综合操作时,学生一般会出现如下情况:

(1)修改标题2之后标题1的编号格式随着变成X,而不是原先的第X章

发生这个问题的原因在于学生设置标题2的自动编号格式时选择多级符号样式有误。那我们如何去改正这个错误呢?只需选择标题2修改→编号→多级符号,进而选择如图1所示的符号样式即可解决。

(2)小节的编号顺序不是严格按照X.Y(X为章数字序号,Y为节数字序号)

发生这个问题时,我们只需修改标题2的编号格式,即选择标题2修改→编号→多级符号,进而单击“自定义”按钮,先将原先的编号格式删除,再选择“前一级别编号”,之后输入英文状态下的“.”,最后选择“编号样式”即可。

(3)将新样式应用到正文中无编号的文字中时,发现每个段落前出现第X章或X Y

考生新建样式时,往往不去关心当前的光标定位的位置,直接按“新样式”按钮新建样式,通常这样新建的样式不符合条件的。题目中要求的新样式应用到正文中,那么光标一定要定位在正文部分,才开始新建样式。但如果已经新建并全文应用了不符合规定的新样式时,考生发现错误时,往往是通过多次撤销回到正常模式或删除新样式,这样的做法不是说不行,但绝对不是最好的,太浪费时间了,毕竟二级考试时间有限,那我们如何解决呢?其实我们只需要进入新样式的修改对话框,将样式基于转换到正文文本即可。

(4)目录生成时,生成不该出现在目录中的内容

有些学生生成目录时可能会生成不该出现在目录中的内容,此时学生可能会删除目录,重新再生成目录,却发现问题还是存在,这时学生一筹莫展,不知道怎么解决。其实很简单,在文章中找到不该出现在目录中的内容,选中右键选择“段落”,在“缩进和间距”选项卡中,在大纲级别中选择“正文文本”,即可解决问题。

(5)正文前的页的页眉出现章序号+章名或节序号+节名

显然这是不符合题目要求的,题目只要求正文的奇数页的页眉中的文字是章序号+章名,正文的偶数页的页眉中的文字是节序号+节名,出现这个错误结果的原因是没有关闭“链接到前一个”按钮。学生通常在这种错误发生时又重新从零开始设置页眉,其实这种方法是不提倡的,太浪费时间了。我们只需要在正文第一页和第二页的页眉编辑区的状态下,关闭“链接到前一个”按钮,再来到正文前的节将其页眉删除即可。

6、Excel操作

Excel操作考查学生对函数和公式的使用、对数据进行自动筛选或高级筛选、建立数据透视表或数据透视图等。

高级筛选前应先给条件,但考生往往忽略了这一点,导致筛选失败,也可能存在考生已经键入条件区域,即根据条件输入字段名,并在输入的字段名下方输入筛选条件,但进行高级筛选时还是失败。为了解决这一问题,条件区域中的字段名最好从要筛选的数据表中复制,这样就不会出现筛选失败,这个可能与单元格的格式有关,自己输入的字段名和数据表中的字段名格式不同,Excel识别不了。

7、Power Point操作

Power Point操作考查学生掌握母版、配色方案、幻灯片设计、幻灯片放映、演示文稿的输出、打包成CD等。

但考生在应用幻灯片母版时容易犯错,那就是没有出现题目中要求的效果。

出现这种问题的原因是学生没有找准对应的幻灯片母版进行相应的设置。准确的做法是选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”,在幻灯片模板的模式下,出现4张幻灯片,其中有2张是任何幻灯片都不使用的,所以不要做任何的设置,找准要修改的幻灯片母版,设置首页的标题母版,即由幻灯片1使用的,剩下的那张就是其他页面的幻灯片母版。

四、结束语

浙江省计算机二级办公软件高级应用技术是实践性较强的考试,要求学生在考前一定要多加练习,在练习时发生问题或出现错误时,要善于总结,并找到解决问题的方法,但笔者发现这对于学生来说难了点。因此,笔者从二级辅导中总结了一些学生容易犯的问题,以及解决问题的方法供考生参考,以免让这些细节的问题导致丢失了分数,造成考试的通不过。

参考文献

[1]陈德城.浙江省计算机一级试题解析[J].现代商贸工业.2010(1).

3.办公软件技巧 篇三

修改打印幻灯片的模式

在日常工作和生活中，我们有时需要将老师或同事的PowerPoint幻灯片打印出来使用。需要注意的是，由于幻灯片上的文字通常比较精简，默认情况下使用一张A4纸打印一张幻灯片不仅浪费，而且非常不美观。

其实，在PowerPoint 2007/2010的打印设置中，我们可以方便地修改打印模式。按下[Ctrl]+[P]打开“打印”对话框，在“设置”命令组中选择“讲义（每页9张幻灯片）”，如果幻灯片以文字为主，而且采用了白底黑字的设计风格，那么建议大家同时选中“幻灯片加框”选项。然后根据实际情况选择是否“双面打印”，纸张方向一般情况下应该选择“横向”。

不过，如果觉得每页打印9张仍然显得有些浪费的话，还可以在打印机属性中设置每页打印更多的幻灯片。例如，惠普LaserJet P系列打印机就在打印机属性的“完成”选项卡中提供了每张A4纸打印16页的选项，如果使用双面打印的话，同一张纸就可以打印32张幻灯片了。

需要注意的是，虽然不同品牌打印机的设置方式可能不太一样，但是在安装了最新驱动程序的情况下，一般都可以在打印机属性设置页面中找到相关的选项。

2/Outlook 2010/

学会使用或弃用建议的联系人

我们有时候需要给尚未添加到联系人列表中的新email地址发送邮件。大部分情况下，没有必要专门手动地将该email地址添加到联系人列表中，因为Outlook默认情况下会将这些收件人的地址收集起来，生成一个“建议的联系人”列表，我们只需要隔一段时间检查一次该列表，然后根据需要将他们从“建议的联系人”拖拽到“联系人”中或者直接删除即可。

但是，“建议的联系人”功能可能会在同步联系人数据时出现问题，因为有的邮件客户端会认为“建议的联系人”也是Outlook地址簿的一部分。为了解决这个问题，可以选择“联系人”，然后切换到“文件夹”选项卡，选择“文件夹属性”，在弹出的对话框中切换到“Outlook通讯录”，然后取消“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”的选中标记，点击“应用|确定”按钮即可。

如果不希望启用“建议的联系人”功能，，我们可以点击“文件”选项卡，然后点击“选项”，在弹出的对话框左侧导航栏中切换到“联系人”，在“建议的联系人”命令下，取消“自动将不属于Outlook通讯簿的收件人创建为Outlook联系人”的选中标记，最后点击“确定”按钮即可。

4.办公中级考试 篇四

文字录入与编辑

2.5 第5题

【操作要求】：

1、新建文件：1分

在字表处理软件中新建一个文档，文件名为A2_5.DOC，保存至考生文件夹

2、录入文本与符号：7分

按照【样文2-5A】，录入文字、字母、标点符号、特殊符号等。

3、复制粘贴：2分

将D:2004KSWDATA2TF2-5B.DOC中所有文字复制到考生录入文档之前。

4、查找替换：2分

将文档中所有“合成”替换为“复合”，结果如【样文2-5B】所示。

【样文2—5A】

【合成材料】一词正式使用，是在第二次世界大战后开始的，当时在『比铝轻，比钢强』这一宣传口号下，「玻璃纤维增强塑料」被美国空军用于制造飞机的构件，并在1950－1951年传入日本，随后便开始了【合成材料】在民用领域的开发和利用。

【合成材料】产生单一材料不具备的新功能。如在一些塑料中加入短玻璃纤维及无机填料提高强度、刚性、耐热性，同时又发挥塑料的轻质、易成型等特性。再如，添加碳黑使塑料具有导电性，添加铁氧体粉末使塑料具有磁性等等。

【样文2—5B】

复合材料，是指把两种以上不同的材料，合理地进行复合而制得的一种材料，目的是通过复合来提高单一材料所不能发挥的各种特性。复合材料由基体材料和增强材料两部分组成，如钢筋水泥和玻璃钢便是当前用量最多的两种。

最常见最典型的复合材料是纤维增强复合材料。作为强度材料，最实用的是以热固性树脂为基体的纤维增强塑料（FRP）。作为功能材料而使用热塑性树脂时，称为纤维增强塑性塑料即（FRTP）。以金属为基体的纤维增强金属（FRM），可获得耐高温特性。为补偿水泥的脆性、拉伸强度低等缺点而与短切纤维复合的纤维增强水泥（FRC），正在作为建筑材料使用。纤维增强橡胶（FRR）则主要是大量用于轮胎上。

【复合材料】一词正式使用，是在第二次世界大战后开始的，当时在『比铝轻，比钢强』这一宣传口号下，「玻璃纤维增强塑料」被美国空军用于制造飞机的构件，并在1950

－1951年传入日本，随后便开始了【复合材料】在民用领域的开发和利用。

5.办公室管理考试资料 篇五

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。同：.1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。1．基本用途

“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。.3．各自的优劣：“电视会议”——

优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。交互式电话会议”——

优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。试卷代号：2180

中央广播电视大学2008--2009学第二学期“开放专科”期末考试 办公室管理试题

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分。共10分)

1．办公室布置要注意()

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置

C．打字、复印间离上司办公室近些D．各种沟通、保密 2．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的()

A．接通电源可立即复印操作B．选定复印纸后要抖松消除静电 C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．复印完毕应取下复印品和原稿

3．文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的()A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进()

A．合理设计办公室的工作流程B．尽可能定量控制办公室工作C．重复性的工作尽量由机器完成D．工作人员工作尽可能专门化、单一化 5．文员在收取邮件时，不正确的做法是()

A．邮件有污损当面指出，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”B．文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致，尽可能与送达时间相合拍C．文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件

D．为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情6．下列接受名片时唯一正确的做法是()

A．接受名片时要用双手B．大声念出名片上的头衔

C．接过名片马上放入兜内D．传递名片将正面朝向自己7．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的()A．协助签到B．分发资料C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品8．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜()A．语句要简短7B．由过程先说C．利用重复的效果

D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言 9．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应()A．通知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿C．让上司自己去家里更换D．去买新的服装 10．接受忠告的反应应该是()

A．弄清对方的用意B．尽量分清责任C．应辩解说：“那是因为„„”D．切勿感情用事

二、判断题(正确打“＼／”。错误打“×”。每小题l分。共10分)()1．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。

(2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。()3．两个电话铃同时晌时，文员要同时对两个电话讲话，()4．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。

()5．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每·次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。

()6．当上司要求文员协助私人事冬时．就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

()7．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。()8．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

()9．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。()10．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

三、筒答题(每小题10分，共20分)

1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?2．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?

四、设计题(每小题l5分，共30分)

1．办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计?

2．总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做?

五、案例分析题(每小题l5分。共30分)

1．某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话。他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：·r亲爱的„„”一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信．他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1)方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录；

(2)方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函；

(3)市物价局关于物价检查的通知；’(4)方舟利亚公司2008年销售计划；

(5)方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录；(6)市工商局关于年检工作的通知；’

(7)澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函；(8)方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录；

(9)方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要；(10)市税务局关于税务自查的通知；

(11)方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录；(12)方舟利亚公司2008年销售工作总结；

办公室管理试题答案及评分标准

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分。

共10分)1．D2．A3．B4．D5．D

6．A7．C8．B9．Al0．D

二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)

1．×2．V3．×4．×5．√

6．x／7．×8．V9．×l0．×

三、筒答题(每小题10分，共20分)

1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?

合适的话题：

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。(1分)

(2)一般人喜闻乐见的话题。(1分)

(3)显示地方或民族色彩的话题。(1分)

(4)比较高雅的话题，如中外名著、展览会等。(1分)

(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大

雅的笑话。(1分)不合适的话题：

(1)应当忌讳的话题。(1分)

(2)令人不快的话题。过于敏感的话题。(1分)

(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。(1分)(4)庸俗的、色

情的话题。(1分)

(5)不宜谈论的保密的话题。(1分)

2．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法

是怎样的?有电子提示系统和人工提示系统(2分)

电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划

以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信

息。(3分)人工提示系统的做法：

设置基本办公日程表、固定活动日期一览表(1分)使用提示性备忘录

(1分)

准备约会表(1分)

准备特殊提示卡(1分)

准备交往提示文件(1分)。

四、设计题(每小题15分，共30分)

1．办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何

设计? 给美国的信件信封地址位置写错了。(3分)2．(题略)案卷一：(3分)(1)方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录；(5)方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录；(8)方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录；(11)方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录；标题：方舟利亚公司2008年经理会议记录(1分)案卷二：(2分)(4)方舟利亚公司2008年销售计划；(12)方舟利亚公司2008年销售工作总结；标题：方舟利亚公司2008年销售工作计划、总结(1分)案卷三：(3分)(3)市物价局关于物价检查的通知；(6)市工商局关于年检工作的通知；(10)市税务局关于税务自查的通知；标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知(1分)案卷四：(3分)(2)方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函；(7)澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函；(9)方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要；标题：方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函件、会谈纪要(1分)(评判第四大题和第五大题第-／1,题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述)办公室管理试题

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分。共10分)1．以下哪项不是办公室事务管理的特征()A．服务性B.决策性C．专业性D．主动性 2。文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的()A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和

泄密

3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适

宜的（A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去

做

C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

2．总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这D．对每一项工作作出安排，定好最后期限

个约会，应该怎么做?首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再4．以下哪种接打电话的行为是不正确的()

打电话给对方的文秘人员确认；(2分)其次，正确告知总经理的姓名、A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间B．给上司的留言iEBIi朝下放在他的办公桌上

等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。(2分)第三，C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 决定时间、地点时，要注意：D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置

(一)星期一早上、周末下午、即将下班之前、5．邮件的寄发不要考虑()因素。

节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时、不要安排A．时间B．便利

约会；(3分)C．经济D．爱好

(二)地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否6．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，()属于合适的话需保密、是否需就餐等；(3分)(三)如对约会地点没有充分把握，应事题。

先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。(3分)(四)约定好A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题

后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会C．保密的话题D．应当忌讳的话题

所需要的文件资料。(2分)7j文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一．

五、案例分析题(每小题15分。共30分)种()

1．(题略)A．初次写信，或有过激言行的(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后B．有过激言行或漫骂领导的匿名信

才能签字；(3分)(2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不C．已做结案处理的能拆封(3分)D．没有具体内容的匿名信

(3)不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一8．文员做会议记录时，可以在会议记录中()

致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，(3分)A．加入自己的主观意见

(4)拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上B．不记录议题

信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉。(3分)C．与发言者用词不一致但意思完全一致

(5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄D．对所记内容作评论

9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。()共l0分)

A．口字型B．教室型1．B2．C3．C4．A5．D

C．圆桌型D．U字型6．A7．A8．C9．Cl0．B

10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全

二、判断题(正确打“V”，错误打“×”。每小题l分，共10分)信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一1．X2．√3．√4．√5．X．

是具有()，了解要求约会者的心理。6．×7．√8．X9．Xl0．X

A．社交的能力B．说话的技巧

三、筒答题(每小题10分，共20分)

C．听话的能力D．听写的能力1．什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?

二、判断题(正确打“V-,错误打“×”。每小题l分．共i0分】对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接

()1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。‘ 听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，()2·没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分)

对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接

()3·同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，()4·代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有或将内容转告。(2分)

效，因此文员应仔细核对出席人数。(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请

()5·文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工示。(2分)

作安排在一起去做。(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地

()6·文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应谢绝。(2分)

该一起收藏，以避免被盗用冒领。2．提高会议效率可以有哪些做法?

()7．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。遵循法律法规(1分)

()8·要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提合理确定会议目标(1分)

出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。确定必要的与会者(1分)

()9·文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报减少会议数量(1分)

告上司。‘缩小会议规模(1分)

()10·文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称简化会议程序(1分)

为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。缩短会议时间(2分)

三、简答题(每小题10分，共20分)控制会议经费(1分)

1·什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?分析会议成本(1分)

2．提高会议效率可以有哪些做法?

四、设计题(每小题15分。共30分)

四、设计题(每小题15分，共30分)1．题略

1．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协(但2·文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理要注意礼貌)地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章这些事情应考虑什么，怎样做? 制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。(4分)

五、案例分析题(每小题15分。共30分)(2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要

1．与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3分)

因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上女同事来帮忙。(4分)

前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶保护公司和上司的利益。(4分)

舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而2．题略

后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生It、结婚、荣题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2分)

情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时(1)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(2分)那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。(2)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举?应该怎样做才是正确间如何取决于当地的的?购物环境。(1分)

2．A公司原定于12月25日18：00时借一娱乐总汇召开公司成立(3)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的两周年庆祝活动。为 礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(2分)

此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一(4)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(2清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工分)

提前在16：00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司(5)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重占用。新包装一下。(1分)

经询问，当初A公司预订时，8公司已先预订，但正考虑与娱乐总(6)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“若8公司换了或附上名片、贺卡。

时间，则包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的(1分)

疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。(7)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格成来参加活动的50 范围。(2分)

多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一(8)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物宾馆举行。最后活动 的人做一张卡片记录。

早早收场，大家扫兴而归。

五、累例分析题(每小题15分。共30分)

(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?1．(题略)

(2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动?(1)握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；(3分)

(3)如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理?(2)替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱 中也要征得同意；(3分)

办公室管理试题答案及评分标准(3)乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；(3分)

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分．。(4)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不

合适的话题；(3分)B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿

(5)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。C．男性在任何场合都可戴着手套握手

(3分)D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下

2．(题略)’ 时慢悠悠地弯下腰9．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正

(1)A确的()

准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。(2分)A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

(2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。(1分)B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行

(3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

地点。(3分)． 10．上司决定参加某个会议时，文员不应该()

．(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。(1分)A．只在便笺上写好会议名称

(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

关细节，如有问题，可提前发现和解决。(2分)C?如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗

(6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。(1分)费的时间

(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。(2D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 分)

二、判断题(正确打“√”。错误打“X”。每小题1分。共l0分)

(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。(2分)1．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。()

(9)有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。(1分)2．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方(评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述)听电话，让上司直接与对方通话。()3．文员代替上司传达不利消 息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

办公室管理试题 因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。()

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分。4．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员共10分)下属同事的关系来协助他解决私人的事务。()

1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的()5．介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。()

A．安置窗帘遮挡室外光线6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时

B．与其他设备正确连接 应急措施。()7．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．应设置电脑的桌面屏幕保护下角注明公文办理的结果。()8．即使客观形势发生变化，也不应功能 变更档案的密级、期限。()

2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的()9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 一个拳头大小距离。

B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理()10．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。()的下方

三、简答题(每小题10分．共20分)

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄1·文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为密 发文处理过程。请说明这一系列过程。

3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的()2·文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时

A．录音时需将监听开关至于“0N”位置 间、地点时要注意什么?

B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

四、设计题(每小题10分。共20分)

C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米1．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际

D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责?

4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适2·某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何宜的()做好准备，要做哪些工作?

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

五、案例分析题(每小题20分。共40分)

B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去1·公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：做 00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不

C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的()一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记布告栏里写了如下的通知‘兹定于星期四上午在会议室召开销售员会录 议，会议重要，请务必出席。，B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话星期四上午8230左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售D。如果已经回电，但没打通，切记要再联系 员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10。00

6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的见面。到了10点，Jl乘JT 4位销售员，也谈不出什么东西，会议草

A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4确认 位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，你认为

B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?2·请将下列文件分的行动计划 别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

C．如果会议的主办者是上司，就要确认(至少在举办日的二、三天前)(1)利华公司2003年2月份经理会议记录；

会议室(2)利华公司2003年销售计划；l(3)市工商局关于年检工作的通知；

D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好(4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；(5)利华公司4月份经

7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜理会议记录；的()(6)市物价局关于物价检查的通知；

A．准备旅行计划和旅馆信息(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；(8)利华公司200

3B．代替上司制定约会计划C．为商务洽谈收集资料 年6月份经理会议记录；

D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单(9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要；

8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的()(10)利华公司2003年8月份经理会议记录；(11)市税务局关于税务自

A．用后跟着地走路+ 查的通知；

(12)利华公司2003年销售工作总结；(3)在3天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时 间、地点、内容等)到名单上的每个人；(3分)

办公室管理试题答案及评分标准(4)通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；(2分)

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分。(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点；(3分)(6)共10分)1．D2．C3．A4．C5．C 应详细写清会议内容，应做好哪些准备；(3分)

6．A7．B 8．D9．Cl0．A(7)应提前到会议室做好准备，做好签到工作；(3分)2．(题略)答

二、判断题(正确打“√”。错误打“×ll0每小题1分。共10分)案

1．√2．√3．×4．√5．×6．√7．√8．案卷一：(4分)

9．√l0．×

三、简答题(每小题10分．共20分)(1)利华公司2003年2月份经理会议记录；(5)利华公司4月份经

1．(题略)答案 理会议记录；

(1)拟稿。(1分)(8)利华公司2003年6月份经理会议记录；(10)利华公司2003年

(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(28月份经理会议记录；标题：利华公司2003年经理会议记录(2分)案卷分)(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(1分)二：(2分)

(4)编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。(1分(2)利华公司2003年销售计划；„(12)利华公司2003年销售工作总缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。(1分)(6)结；

校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(1分)(7)标题：利华公司2003年销售工作计划：总结(2分)案卷三：(3分)用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。(1分)(3)市工商局关于年检工作的通知；(6)市物价局关于物价检查的通知；

(8)登记。(1分)(11)市税务局关于税务自查的通知；标题：市工商局、物价局、税务局

(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。(1分)关于年检、物价、税务自查的通知(2分)

2．(题略)答案 案卷四：(3分)

(1)要获得上司的许可；(1分)(4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；(7)香港凯福公司关于

(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的合作事宜给利华公司的复函；(9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要； 文秘人员以确认；(1分)(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈纪要(2分)的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；（1分)

(4)约定好以后，一定要向上司汇报，还应准备约会所需要的文件资料。(1分)

(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；

(2分)

(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安

排约会；(1分)(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会；(1分)

(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是

否需要保密、是否需要就餐等因素。(2分)

四、设计题(每小题10分。共20分l1．(题略)答案

(1)准备旅行计划和旅馆信息。是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、旅馆情况。(2分)

(2)制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省(州)名(如果是国

外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。(2分)

(3)为商务洽谈收集资料。(1分)

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。

(1分)

(5)考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代

办人信息。为每件行李准备识别标签。(1分)

(6)安排差旅费。(1分)

(7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新

信息充实自己的资料库。(1分)(8)办理旅行保险，如意外伤害保

险等。(1分)

2．(题略)答案

(1)客人的选择。确定名单，再请上司核定。(2分)

(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征

询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。(1分)

(3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用

等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、有无停车场。(2分)

(4)拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。(1分)

(5)寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀

请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函

及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出；(2分)(6)以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开

坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。(2分)

五、案例分析

题(每小题20分，共40分)

1．(题略)答案

(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；(3分)(2)打印

6.招生考试办公室工作总结 篇六

一、基本情况

全年共完成六项招生考试工作，考生 xx名，涉及四个考点xx个考场，招生考试工作人员近xx余人。

二、加强领导，落实工作责任制

每一次组织考试前，我们都成立xx考区组织机构，考区主任由主管区长担任，招考办具体负责处理招生考试的各项工作，工作职责明确，责任落实，各负其责、通力协作，真正做到事事有人管，事事无差错，真正做到各项考试零差错的工作目标。

三、加强学习，提高队伍素质

招生考试工作牵动千家万户，倍受社会关注，建立一支高素质的招生考试队伍是做好招生考试工作的重要保证。今年，按照上级的统一安排，我们深入学习“科学发展观”重要思想，招考办针对实际情况提出具体要求：思想上不断提升觉悟，工作上努力强化责任、自律、学习、竞争、创新、服务，树立良好招考形象；不断学习业务知识，提高政策水平和业务能力。针对不断变化的招生形势和工作要求，我们全面学习上级招生考试的有关文件规定，熟悉并掌握招生考试各环节的工作要求和操作程序，提高分析问题和处理问题的能力和水平。在今年辽宁省招生考试系统民心网网上评议政风行风活动中，我区招考办获得多次满意好评。

四、明确目标，规范管理

为高标准、高质量的完成各项工作，实现招生考试工作“零误差”，我们完善了办公室内部管理制度，抓实抓好各项责任目标的落实。将任务逐级分解，落实到人，坚持谁主管谁负责，充分调动了每位同志的工作积极性，做到了“人人有任务、事事有责任、时时有要求、方方面面有制度”。在分工负责的同时，还注意发挥集体的团队协作作用，在任务重、工作量大的情况下，办公室每位同志以圆满完成任务为出发点，以饱满的工作热情投入到工作中，互相帮助，团结协作，加班加点。今年所有的招考工作未出现一例失误，受到了考生、家长及社会的好评。在代表沈阳市迎接省招考办高考工作检查中也受到高度评价。

五、勤政务实，全面完成各项工作任务

招生考试工作，事关为国家选拔优秀人材的大计，关系着千家万户的切身利益，关系着考生的前途命运，一向是社会各界关注的热点、难点问题，出现一点差错，对我们是千分之一或者万分之一，对学生却是百分之百，直接影响着学生的一生。因此，我们扎扎实实做好各种考务工作，努力做到让群众满意，让社会满意，让广大考生满意。我们主要做了以下的工作：

1、大力宣传，严格执法，提高招生考试工作透明度

宣传工作是招生考试工作的重要环节，是沟通政府、招生部门和考生及社会的桥梁，关系到广大考生的切身利益。因此，我们围绕招生考试这一社会关注的“热点”问题，大力开展宣传活动，始终把宣传工作贯穿于整个招生考试工作进程，提高招生考试工作的透明度。一是利用于洪教育网公布招考信息，向考生和家长下发宣传册等形式，宣传招生考试方面的各项改革措施和今年出台的政策规定。二是设立招生咨询电话，直接向考生和家长宣传招考政策，释疑解惑。三是加大对考生的考前教育力度，我们要求所有考生在考前都要接受考试诚信教育并与考试部门签订《考生诚信考试承诺书》，我们还采取了开座谈会，出墙报，广播宣传等形式开展对考生的诚信教育，制定下发有关考风考纪文件，加强对考生进行严格的考风考纪教育，确保考试工作顺利完成。四是注重做好高考志愿填报的咨询工作。志愿填报工作时间紧、任务重、工作细，不能出现一点差错。招办同志加班加点，虽然苦点、累点，但没有一句怨言，确保了任务的圆满完成。

2、严肃考风考纪，规范考试管理，确保招生考试组织工作质量

为了确保招生考试工作万无一失，每一次考试，我们都周密计划，精心安排，突出抓好报名、体检、考务管理等环节。

（1）严格审查，把好报名资格关。对身份证、户口薄和考生本人仔细对照验证，采用现场拍照，当场核对报名信息，确保报名质量和信息准确，最大限度杜绝了冒名顶替和外籍考生报名现象的发生。尽管在报名过程中我们严肃认真一丝不苟，但由于学生的学籍认定问题，今年于洪区还是出现了一例新民一高中一名高二学生在我区冒充高三考生报名现象的发生，这也是今后招生考试需要加强的工作之一。

（2）认真执行体检标准，严把体检关。我们成立了于洪区体检工作领导小组，与区医院协调，选派业务熟练，工作认真的医师组成体检组，针对今年体检标准的变化，组织参检医师认真学习、掌握标准、模拟填表，体检采取封闭式管理，减少外界干扰，体检结束后，组织人员审查检查每份体检表，保证做到填写准确、真实、规范。对有疑义的考生，我们带领参加市里统一组织的复检，对考生和家长不明确的地方耐心解释，平复他们激动的情绪，直至所有考生及家长满意、明确为止。

（3）严肃考风考纪，规范考务管理。考务管理是招生各项工作的核心，考风考纪是招生考试工作的生命线。我们把考务管理工作作为招生考试工作的重点，严格规范一切工作程序和方法。具体说，我们严格做到了六化。一是试卷安全保密法规化：我们严格按上级要求，严格试卷保管措施，确保试卷万无一失。规范试卷保密室建设，制定了《于洪区招生考试办公室关于招生考试期间试卷保密突发事件的应急预案》；协同区公安、保密部门对保密室进行详细检

查；调试维护好保密室联网监控、联动报警系统，为试卷安全保密创造物质条件。二是考点建设标准化，严格按照上级要求，重点落实网上巡考、网上指挥、同步指令的检查和维护，针对设备老化的缺点今年区政府为考点共投入十四万元安装了UpS不间断电源，解决了多年未解决的电源问题，在今年中考试题保密期间遇雷雨天，雷电使教育局楼内所有电源短路，保密室由于安装了UpS不间断电源，避免了电子监控系统因不可预见的意外事故造成的停用。今年我们也对考点、考场的布置和考场考务用品提出硬性要求，招考办也投入资金数万元填充了手柄式探测器、手机屏蔽器、移动硬盘的不足，为各项考试奠定了良好的物资基础。三是考务操作程序化，认真组织落实沈阳市招考办制定的各种招生考试监考工作程序，统一操作程序和工作标准。四是考试组织规范化，各考点均没立考务、监考、保卫、后勤、医疗、监察等职能小组，各司其职，各负其责，协同工作。五是考试监督立体化，主动接受纪监部门的监督，请区监察局副处级以上干部全程参与招生考试的监督，狠抓考风考纪，通过舆论宣传、公开举报电话和监察责任人等多种监督形式，确保考试工作不出现违规、违纪现象。六是监考队伍培训制度化，今年我区加大了监考教师培训的管理力度，要求各考点学校必须由主考进行培训，教育局负责考点的局长亲自参加，全体参考工作人员明确工作职责，熟练工作程序，真正体现培训合格方能上岗的原则。

由于做好了以上几项工作，我区各考点每一次考试秩序井然，运转顺利，在今年的四大项的六次考试中没有出现任何问题。

回顾一年来的工作，虽然取得了一些成绩，但我们也清醒地认识到工作中存的薄弱环节，规范化管理水平还有待继续提高，与先进区县相比还有差距和不足。在今后的工作中，我们一定认真总结经验，与时俱进、强化管理、优质服务，使我区的招生考试工作再上新台阶。

2011年工作思路是

1、提升服务水平，窗口单位创建再上新台阶。在今后的工作中，我将和招办同志一起，认真查摆存在问题，进一步完善服务举措、提升服务质量，用我们温馨、热情、优质、高效的服务做好各项工作，爱岗敬业擦亮窗口，优质服务诠释文明。

2、强化责任意识，确保全年考务无事故。要严防骄傲和麻痹大意思想的滋生，细心梳理考试过程的各个环节，进一步加强管理、明确责任，真正实现全年各类考试零差错的目标。

3、拓宽工作思路，争创自考工作新成绩。要紧紧咬住争先创优的目标，思想认识再深化、组织工作再过细、工作职责再明确。继续保持埋头苦干、严谨细致的干劲，继续保持敢打硬仗、敢打胜仗的作风，把各项工作做得更实。

7.应用现代办公软件提高计算效率 篇七

通常, 在企业中, 按“零件清单”汇总各种不同材料的消耗是每天要做的工作。一份“零件清单”数据从数行到几百行甚至更多, 工作时既要判断工艺用料的种类, 又要计算大量的数据, 可谓费时费力费心。

分析认为, 我们可以把计算工作交给现代办公软件“Excel”去做, 技术人员只需判断工艺用料的种类即可。基于这一思路, 我们进行了如下探索研究。

2 实践过程

(1) 首先分析从表1的设计资料“零件清单”中能得到的有用信息。

通过对大量工程中“零件清单”的分析, 按不同的计算方法可把材料分成几类:钢板、型钢、非金属、外购件、标准件。根据不同种类的材料捕捉不同的信息, 再编制不同的计算公式。

(2) 各类材料的计算公式如表2。

(3) 将计算公式转换成“Excel”公式。首先考虑把捕捉的信息和填写的信息按类别分配到工作簿的不同区域的公式。再考虑读取不同区域的信息的公式。例如, 用“文本合并”公式将“钢板”的名称、规格、材料牌号等信息合并到一个单元格;将“型钢”的名称和规格、材料牌号合并到一个单元格;将“外购件”的名称及规格、牌号合并到一个单元格;将“标准件”的图号、名称及规格、牌号合并到一个单元格。

(4) 编制公式把“零件清单”里涉及到的材料品种筛选出来。为了完成这个筛选过程, 我们尝试使用很多公式都没有达到预想的效果。“Excel”自带的筛选功能不能满足我们的要求。

经过多方面请教探讨, 我们有了自己的思路:先计算所需材料的品种数, 再一一列举到相应的列中。在选择区域内建立一个数组, 第一个非空文本定义为1, 从第二个非空文本开始逐个与前面的非空文本比较, 有重复定义为0, 没有重复定义为1, 从而得到一个由0和1组成的数组, 计算1的个数就是所需材料的品种数。再通过这个数组用LOOKUP公式将数组中和1对应的材料提取出来组成一个列表, 完成我们的筛选需要。

经过尝试, 我们编写了一系列组合公式。公式虽然复杂, 但经过我们一步一步推敲, 确实达到了目的。公式中包括IF、LOOKUP和COUNTIF等基本函数, 还要在单元格或者公式中进行文本处理。

(5) 编制具有“分类汇总”功能的公式。实践中, 我们发现“SUMIF (……) ”公式经过必要的处理能满足我们的需要。我们把这个公式应用到我们需要的各个汇总中, 都收到了满意的效果。

(6) 选择典型“零件清单”尝试计算结果。为了便于比较, 我们先选择已经用手工方法计算过的“零件清单”尝试计算, 效果很好。

3 编制完整的工作模板

完整的工作模板必须包括“零件清单”按工艺要求填写的材料信息, 按材料分类选择的各种计算区域, 材料手册中经常用到的数据, 最重要的是计算结果。

按照以上要求, 我们在工作模板的“清单”工作表内分成两个区域:一个是设计资料区域 (如表3) , 这些资料可以从“零件清单”里得到, 不需工艺人员填写;另一个是工艺资料区域 (如表4) 。

表内参数由工艺人员填写, 标有“计算”字样的位置事先输入公式, 外购和标准件不需要计算, 表格中不显示任何字符, 型钢面积系数和型钢重量系数只针对型钢, 只要填写型钢和型钢规格就能显示出正确的数字, 填写了“型钢”不填写规格或规格错误, 将显示错误信息。材料分类栏不填“型钢”型钢面积系数和型钢重量系数中不显示任何字符, 这样“清单”工作表做成了。

在“计算”工作表中按“材料分类”分成若干区域, 用公式识别填写, 不用工艺人员填写。编制一系列公式按不同的“材料分类”把“清单”里的信息分配到相应的区域里便于筛选和分类汇总。还要按规定将不同单元格的数据合并到一个单元格里。显然“计算”工作表是为了实现某些计算而设计的, 用户和工艺员都不需要过问。

在“参数”工作表中录入了材料手册中的一些需要的参数, 填写“清单”时用到这个表中没有的“型钢”也会报错。需要随时填上, 我们编制模板时不可能把所有的型钢都填入参数表中, 必须随时添加。“结果”工作表是用户关心的内容, 生产、采购、物管、项目、成本等诸多部门都需要这个结果。

由于钢板、型钢、非金属的计量单位是“kg”, 外购件、标准件的计量单位是“件”, 我们把清单上能够读取的信息分成两个部分, 在“结果”工作表中分成主材区域 (钢板、型钢、非金属) 和外购区域 (外购件、标准件) 。还有不在清单上读取的油漆、焊材、包装等材料也是需要我们给出的内容。“结果”工作表里还要包括油漆、焊材区域和包装材料区域。包装材料有一部分是由设计资料提供的, 一部分是工艺资料提供的。对于油漆、焊材的用量, 可以在相应的工艺文件中提取。为了避免跨工作簿提取数据带来的麻烦, 暂时在“计算”工作表里借一个区域填写油漆、焊材的用量。包装材料一共十几种, 而且对于同一包装材料, 不同的设计者提供的名称和输入格式也不同。为了便于识别, 我们规范了常用包装材料的名称和书写格式填入“参数”工作表。设立“包装”工作表。

表5是“结果”工作表的格式。

第1行和第2行是表头部分, 给出报表的用途。其中不带“=”的文本是固定文本, 带“=”的文本是读取“清单”工作表中相应名称的单元格内容。

第3行至第42行是主材区域, 第43行至第60行是油漆、焊材区域, 第60行用于注释, 第61行至第93行是外购件区域, 第94行至第116行是设计给的包装材料区域, 第117行用于包装注释, 第118行至132行是工艺给的包装材料区域。又将A列至E列作为打印区域, F列G列作为非打印区域。原来的材料定额表没有F列和G列, 采用现代办公软件以后为了不同用户的需要, 在非打印区域添加了两列, 填写分类标记。F列区别主材、辅料、外购件、标准件, 报表中标准件和外购件虽然在一个区域里, 但是采购方式不同, 需要用不同的标记区别。G列用于区别产品材料和包装材料。

打印区域的每一个单元格的公式都不同, 显示的结果也不同。单元格B3、B43、B62、B95、B119 (表格中深颜色的单元格) 分别显示对应区域的材料品种数, 输入的公式可以描述为:在相应区域建立一个由1和0组成的数组, 这个区域中第一个非空文本定义为1, 从第二个非空文本开始与前面的非空文本比较, 有重复定义为0, 没有重复定义为1, 再计算这个数组中1的个数。

单元格B4、B63、B96、B120 (表格中“材料规格、牌号”) 实际输入的是“=”, 也就说这里实际输入的是“=空文本”让它下面的单元格首先和空文本比较。至于表格中显示的“材料规格、牌号”只是我们在单元格格式上做的技巧。B44是油漆、焊材区域的“=空文本”由于报表时可以借用主材区域的标题行也就不用前面的技巧了。

单元格A3、A43、A62、A95、A119 (表格中深颜色的单元格左边的单元格) 必须是空格。

单元格A61、A117是对应的B61、B117的字符数大于1时显示“注”否则什么也不显示。

单元格A63、A96、A120 (表格中“序号”的单元格) 里只有它右上角的单元格显示的数字大于0时才显示“序号”, 否则什么也不显示。原因是有的部件里只有主材, 其它类别不是每个部件都有的。打印之前我们选择A列的非空白就可以隐藏A列空白单元格所在的行。

单元格B5至B42是主材区域的材料名称规格牌号, 用一系列非常复杂的公式得到。公式的大概意思是, 先建立一个数组, 用“计算”工作表中B5:B300单元格的非空文本和本工作表中B4至本单元格的文本比较, 有重复定义为0, 没有重复定义为1。如果该行的行号减去5≤B3单元格显示的数就显示数组中第一个1对应的文本, 否则什么也不显示。

单元格A5至A42显示材料报表的序号, 用行号的加减和B3单元格的数比较显示正确的序号。

单元格C5至E42分别显示各种材料的净重、毛重、消耗定额。用Excel的SUMIF函数可以完成计算。

其它区域的公式与主材区域的公式类似, 只是选择的区域和计算内容不同, 这里不再赘述。

完整的模板做好后实际工程上应用效果非常满意, 但是填写工艺参数时感觉到清单里有好多“钢板δ=36;422×2810”格式的数据。为了解决这一问题, 我们应用VBA知识, 效率大大提高。

4 结语

8.高效办公的软件好帮手 篇八

把文件放得有条不紊，井然有序，工作起来自然就更加得心应手，游刃有余了。同样，计算机里的文件也需要有条有理，要知道，丢在计算机里的文件可比丢在办公室里的文件难找得多了。想到老板站在你旁边，绷一脸张飞相看你手忙脚乱、漫无目的地找文件，你大概快急疯了。所以，平时还是要养成放好文件的习惯。

1.Catalogue

Catalogue是一款实用文件浏览器，提供简易的 Office 文件与 Windows 2000 档案资讯管理功能，用户可以快速地了解储存在电脑中的文件分布情况，用它来管理微软的Office或者是OpenOffice.org文件、Windows 2000文件、PDF文件、JPEG图片的IPTC域、Adobe XMP兼容文件以及其他文件。透过简易的操作介面，用户可以迅速地打印出文件目录、属性，并且可以依照需求修改设定，只显示出想要检视的类型文件。

2.Total Commander

一套极佳的文件管理工具，内含各种压缩与解压缩。对于文件与路径的寻找，除一般的复制、删除、搬移、编辑等功能外，还有FTP功能(具有续传、背景传输)，并能解决中文乱码问题，同时还新增了文件分割、文件合并、文件编码、文件解码(MIME，UUE，XXE)及新的操作界面(浮动工具列)，是一套相当强悍可完全取代文件总管的工具程序。

3.文件夹伪装专家

在办公室里，你总有些事情不想被同事知道，总有一些文件不想让同事看到吧？偏偏你又要和他（她）共用一台计算机，用软件加密吧，还是有可能被他（她）知道你有保密的东西，那时你就等着漫天的谣言来摧毁你吧。所以还是把文件伪装一下，让他（她）根本不知道有这样的东西存在，岂不是更好吗？这个软件可以改变文件夹的图标，迷惑别人的眼睛；隐藏文件夹内所有文件，替换成其他内容（仅系统设置文件夹有效）；无需设置密码，以免密码遗忘，造成不必要的麻烦；方便快捷，安全可靠，绝对不会丢失文件。

4.文档管理助手

工作的时间一长，电脑里的文件越来越多，而且有一天你发现需要这些文件时，它们却不知道跑到哪里去了。明明知道那个文件就在电脑里，可是偏偏就是找不到！您是不是有这种痛苦的经历呢？

文档管理助手也许就是你的救命福星。它可以帮助你管理所有的文档，既支持Word、Html、Rtf、Txt、Wps等格式文档，界面直观，极易上手，又支持图文并茂的排版功能，所有文档均可直接在其中编辑；内置强大的搜索功能，可以在所有文档中搜索特定文本；内置简繁体转换；屏幕捕捉功能，轻松抓取屏幕图片；支持拖放功能，文档管理非常方便；内置浏览器，并直接嵌入浏览器，轻松浏览、保存网页，可以保存网页中的图片，甚至Flash文件；支持文件夹导入,支持RTF格式文件（夹）导出，兼容word文档； 支持剪贴板监视功能；支持数据库安全管理和压缩模式，数据库安全更有保障；动态加载提供快速加载大数据库功能。

二、传真

如果整个公司只有一台传真机，你的客户在那头催着要合同的传真件，好向老总报批；你这头却有好几个同事排队等着发传真。什么时候才轮到你啊！其实何不好好利用一下你的计算机呢！

1.FaxAmatic

在单位里拥有一台私人传真机，并且是你专用的，再也不用和其他同事抢传真机了。只要装上FaxAmatic，再花很少的时间，通过单个计算机的调制解调器或计算机网络就可以发送传真。这是一个自动收发传真的软件，从此你就可以对客户说：“请把文件发到我专用的传真机来吧！”

2.FaxMail

FaxMail将自己与Windows系统紧密结合在一起，它为系统安装的所有应用程序提供了一个Faxbar，使用这个Faxbar，你可以非常轻松地在后台发送/接收传真，并可以创建定制的封面、定制传真面的大小、浏览传真、自动定时发送传真、将传真转换为PCX格式等。只要有打印功能，你就可以在任何Windows程序中都将文件传真出去。在Word里把传真文件写好，然后按一下按钮，就可以把传真发出去。发传真就和打印文件一样简单。

3.Snappy Fax 2000

扫描仪扫描文件，然后通过Fax Modem把文件传真出去（可比传送扫描图像快多了），对方传真回来的文件，通过打印机打印出来，这一切都只是在电脑上进行。你的计算机仿佛变成了一台传真机。

三、其他软件

除了以上事务，办公室里还有一些事要处理，比方说文件传递、个人工作计划安排等，如果这些事处理得不好，办起事来老是觉得不顺畅。

1.华讯网络文件传送机

一项工作通常都是众多同事共同努力、协作完成的。在这过程中相互之间难免需要传递文件。通常我们在局域网中进行文件的传输时，习惯的做法是共享计算机的文件夹，计算机容易被病毒感染，操作不方便。华讯网络文件传送机可以完成局域网中计算机之间的文件传输，却不会有以上弊端。它还适用于广域网中，在有自己IP地址的计算机之间的文件传输，用法类似于QQ、MSN的传送文件功能，此外在其他领域，如电子教室，电子数据上传等，同样方便快捷。

是跑来跑去递送文件（协作的同事可是在另外一栋楼），还是坐在位置上一边喝茶，一边按鼠标通过网络来传送文件呢？如果你想锻炼一下身体也是可以的，但如果你想工作效率更高，还是用更先进的方法吧。

2.个人计划管理器

每天都忙忙碌碌，需要做的工作那么多，时间安排得如此紧凑，要是把某一项工作给忘了，麻烦就来了。要是你的电脑能够自动提醒你该干什么了，是不是件很好的事情呢？装上“个人计划管理器”，把你要完成计划的时间输入到电脑里，时间一到，电脑就会自动地提醒你——工作期限到了！

3.AI Picture Utility