档案信息化论文

档案信息化论文（共13篇）

1.档案信息化论文 篇一

高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

2.档案信息化论文 篇二

一、档案信息化的内容

档案信息化涉及的内容主要为以下四个方面:一是档案信息存储的自动化。现代化信息技术在档案管理中的普遍应用, 无论是由电子文件生成的电子档案, 还是数字化了的纸质档案, 其存储的自动化是不言而喻的。二是档案信息资源开发的智能化。档案信息化条件下的档案管理工作, 由于电脑取代了传统档案工作中的大部分体力劳动和一部分简单的、重复性的脑力劳动, 就使得档案工作者有条件有精力将自己的劳动集中于档案信息资源的深层次开发上。档案信息资源的深层次开发即是智能型开发, 它所提供的是系统加工的精炼信息, 基本上能满足不同层次、不同角度的利用需求。三是档案信息利用的网络化。世界已经进入网络时代, 因特网的出现就是显著的标志, 计算机网络在信息获取、传递方面的意义在于人们可以摆脱时空障碍, 方便、快捷的满足信息需求。为此, 档案网站、数字档案馆应运而生。当他们不断增多并达到普及时, 档案信息资源共享才得以实现。四是档案信息服务的社会化。档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务。人类推进信息化的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下, 实现信息的公开 (特别是政府信息的公开) 与信息利用中的社会公平, 对档案信息化而言, 这一特征是不可忽视的。

二、档案信息资源开发与档案信息化的关系

档案信息作为一种资源已成为共识, 开发档案信息资源服务社会已成为档案工作的一个中心课题。这是信息时代的要求, 也是档案信息化的必然结果。开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下, 将潜在的档案信息尽可能的挖掘出来、传递出去, 发挥其应有的作用。具体来讲, 档案信息资源开发就是将静态的档案信息经过采集、加工、存储进而转换成动态的信息, 最快和最大限度的为利用者所利用的过程。这一概念可以从以下几个方面理解:第一, 档案信息资源开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中了的, 经过加工整序的, 处于日常保管状态下的档案。这需要实体管理提供相应的保障。当然, 这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。第二, 档案信息资源开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出, 直接满足利用者的需要。第三, 档案信息资源开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。第四, 档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间, 广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者, 从而最大限度的发挥档案信息的经济效益和社会效益。因此, 档案信息化建设以及计算机、互联网的广泛应用, 为档案信息资源开发提供了强大支持。

三、档案信息资源开发的策略

(一) 市场定位策略。

市场定位策略要求档案信息资源开发者根据利用者对产品不同属性的重视程度, 有力地塑造产品鲜明的、与众不同的个性和形象, 从而使产品在市场中确立自己的位置, 这是产品开发的第一步, 也是最为关键的一步。档案信息产品利用者最关心的产品属性主要是档案信息量、质量、档次、针对性、连续性、时效性、服务和价格等, 这些因素构成一个多维空间, 某一具体产品在这一多维空间中一定有一点与之对应, 这一点就是产品的市场定位点。

(二) 高智力投入策略。

再生型档案信息产品的生命周期相对比较短, 利用者层次又比较高, 需求批量也比较小, 这就要求开发者必须注重速度和时效, 提高产品的档次, 尽可能的预测利用者将要产生的新的需求并为之服务, 要实现这些目标, 就必须聚集一流的开发人才和管理人才, 组织力量联合攻关。可以说, 开发人员的智力水平就是档案信息产品开发的内在机制。

(三) 采用新技术策略。

紧跟技术进步是提高产品开发效率的重要举措。信息资源管理领域是现代信息技术高速渗透和普遍应用的领域, 先进的信息技术不仅可以提高信息产品的开发效率, 而且从根本上说还是信息产品更新换代的重要原因。展望未来, 网络信息资源开发将是热点, 而相关的再生型档案信息产品的形成将需要更多的技术投入。

(四) 确立竞争优势策略。

档案信息部门之间如何展开竞争取决于如何确立自己的竞争优势。档案部门的竞争优势主要来源于: (1) 自身的、独有的、丰富的、动态的档案信息资源贮藏。 (2) 相对稳定的利用者群体。档案信息资源开发可以从这个利用者群体的多层次需求出发开发系列再生产型档案信息产品, 然后再逐渐扩展到其他潜在的利用者群体, 形成多圈层、多品种的产品结构并从而确立自己的竞争优势。

(五) 创造名牌产品策略。

要创造品牌, 开发者必须拥有“利用者意识”、“质量意识”、“第一意识”、“创新意识”、“形象意识”和“战略意识”, 必须十分注重爱惜和维护自己的产品。档案信息产品的开发是一个复杂而充满风险的领域, 开发本身只是一个方面, 而最终实现档案信息产品的经济效益和社会效益, 开发者还必须运用适当的广告宣传策略和价格策略, 这将是更为艰巨的挑战。

参考文献

[1] .周毅.全面准确地认识档案信息化建设.档案学通讯, 2002.4

[2] .彭荣.档案信息化建设的几点思考.档案学通讯, 2004.1

3.档案信息化建设与工程档案管理 篇三

一、档案信息化建设的基本内含

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

4.档案信息化论文 篇四

【关键词】档案信息化建设；档案管理；内容；问题；对策

档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。

一、档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的`内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理。

二、档案信息化建设方面存在的问题分析

1、对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知。档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。

2、对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识。档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。

三、加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析

为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：

1、加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。

2、加强网络档案建设。要建立相关的档案网站，发挥好网站平台的优势，设置内部服务系统和公众服务平台，加强后台建设和管理，从而确保档案信息化建设运转正常，同时，不断加强新设备的引进和硬件设施配置，定期进行升级维护等，从而确保网络档案实现快速传输、交换、应用和共享，提高网络档案科学化、安全化管理水平。

3、加强培训，提高档案管理人员综合素质。要积极选拔优秀的专业人员从事档案管理工作，同时要加强专业技能培训，对专业基础知识、业务素质、计算机网络知识、软件知识和职业道德等方面的知识进行全面培训，严格执行职业上岗制度，定期进行考核评价，从而提高综合素质和服务水平。还要不断提高档案管理人员的薪资待遇，改变边缘化格局，从而提高全员对档案管理工作的重视程度，积极配合开展做好档案信息化建设工作，提高档案利用效能。总之，档案信息化建设涉及到多个方面，需要结合档案管理工作具体要求，在做好基础规范工作的前提下进行科学规划、有序推进、严格监督，才能更好地提高档案信息化建设成效，进而有效发挥档案资源的价值，更好地推动经济社会不断向前发展。

[参考文献]

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的思考分析[J].城建档案，，（01）.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，，（12）.

[3]熊伟.档案信息化建设与档案管理工作研究[J].中国管理信息化，，（09）.

5.企业档案信息化建设 篇五

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

6.档案信息化建设的意义 篇六

档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。

对于管理人员的意义：

1、档案管理不再费时费力

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。

档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。

具体表现为：

数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。

自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

2、检索查询更为方便

传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查

询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

3、档案的查借阅工作更加可控。

传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

对于职能部门的意义：

1、提高整个部门的工作效率

实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

2、提高整个部门的技术水平

企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

3、有效的进行档案的收集工作

档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

4、有效的为科研服务

档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

5、有效的为决策服务

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的,是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

6、部门职能变保管为服务

档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。

对于公司的意义

1、更好的收集和管理档案

档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。

2、方便二次利用、提高利用率

一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用。

3、可以解决档案损坏、丢失的问题

完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。

4、形成完整的档案信息网络

纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。

5、形成电子信息资源中心

电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中心。

6、提高员工的工作效率

7.谈档案信息化建设与档案管理 篇七

档案信息化的内容有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

在传统体制下由于档案工作得不到应有的重视, 所以档案工作人员也意识不到自己工作的重要性, 只是简单的记录和保管档案, 随着社会的进步, 原有的观念及工作已无法适应快速发展的社会需求, 所以档案信息化建设已势在必行, 人是信息化建设的主体, 所以首先档案管理人员要对信息化有充分的了解, 具有信息化的意识, 这种意识的形成会成为推动信息化建设进程的推动力。工作人员意识到档案信息化的重要性, 会成为信息化建设中的主力, 增加自己的责任感和使用感, 从而在档案信息化建设中逐步的做好各个细节上的工作, 由于责任感的增强, 会在工作中加强各项信息的融合, 从而促进档案信息化的快速发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备各项硬件设施, 同时研究出适应自己系统的软件, 从

而加以利用及在利用中得以完善, 建立起完善的平台, 从而为下一步的工作进行铺垫。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。信息化系统中多数材料

是以介质等方式来存在的, 所以对大部分档案信息需要进行录入, 这项工作量较大, 所以在录入之前需要对录入的方式及标准进行严格的规定, 使录入工作实行统一, 同时可以实施纸质及数字双套工作的模式, 这样就能提高档案中心的工作效率, 避免了工作人员的重复工作, 提高档案数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。档案馆的信息在完成信息化

建设后都可以实现共享功能, 对整个的室藏文件要分级别阅览, 部分可以公开的, 部分档案是专门针对内部人员可以查阅的, 部分档案是属于具有相关条件的人才可以查阅的, 还有一部分文件是属于机密文件的, 对使用者的身份情况要严格进行界定。同时查阅人的身份还需要网上进行验证, 这样才可以针对查阅人身份的不同信息对其公开不同的档案内容, 使档案的安全性得以保障。

2.3 提高档案信息管理水平

信息化技术介入到档案管理工作当中来以后, 档案管理工作水平有了明显的提高, 同时信息化档案管理已成为档案管理工作的趋势, 计算机、磁性介质、打印及扫描装置及先进的管理软件系统等都为档案的信息化建设做出了重大的贡献。

2.3.1 随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子

档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年, 国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的档案

管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的档案管理软件是

档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念, 需要科学的档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4 从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置,

如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理, 确立工程档案发展的新方向

3.1 工程档案信息化建设虽也取得了一些成果, 但其还需要加

强, 工程企业不同于其他企业, 有其自身的特点, 所以在工程档案的管理软件选择上要有针对性, 同时, 在工程档案管理过程中还要打破传统的管理体制束缚, 制度严格的规章制度, 同时在工程档案的管理上要打破传统的区域限制, 使信息实现快速的传播及共享。

3.2 针对档案管理人员专业性差的问题人力资源部门要建立相

关的培训系统, 实现全员的信息化培训, 并建立考核制度, 从而督促岗位人员不断的学习提高自己的技能, 并在考评中突出自己的能力。

3.3 为了档案人员更好的参于到自己行业中的软件开发中来,

所以应熟练的掌握计算机的基础知识, 同时努力充实自己对信息化管理水平理解和认识, 这样在工作当中, 才能提出正确的信息需求, 使系统的运转正常。

4 结束语

充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 提高档案管理效率, 还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展, 为促进国民经济和社会发展, 提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献

[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .

8.档案信息化论文 篇八

关键词：档案 信息化 工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

9.技师学院档案信息化论文 篇九

我国的档案管理原先一直处于人工手动方式，并且信息繁多，在管理的过程还会出现信息错乱复杂的现象，这就体现了工作者的自身水平、修养以及自律的要求等。以前通常对档案信息化的管理只要求不会出现大的问题。但是宽松的要求会导致信息的缺失，不能按时清理甚至是添补新的信息等。这就给信息造成了混乱。管理者的素质是保证信息安全完善的前提。为了更好的档案信息化管理，就需要不断的学习新的理念和管理方式。由于现在的社会是知识大爆炸的时期，各行各业的信息量、内容等空前的丰富，更好的管理信息和整理各行业的信息，并且建立档案，把档案信息化，都是时代的需要以及必要的步骤。因此在这一步最能派上用处的就是档案工作者。档案工作者的任务和责任越来越重要，也应该更加的灵活，要更符合时代的需求。

2树立管理创新的理念，勇于实践

我国的档案管理者随着时代的变化，社会的进步，也要与世界其他的有关行业进行接触。学习他们先进的管理理念，并且要学会创新。创新并不是随意的提出某些不切合实际的想法，而是根据实际的情况，做出最符合实际的、但是又能够带来改变的创新理念，以保证提高工作效率，提高工作者的相关文化水平和自身素质等。树立管理新的档案管理模式，管理理念，都是现在最重要的一种方式。而对于档案管理者，新的创新理念能够更好的保证档案信息化的管理，这样才能更好的使工作者更好的工作，做出更符合时代管理的事情。同时要把和世界先进的管理方式加以比较学习并且进行我国独特的创新。这是帮助我国更好的进行档案信息化做努力。

3强化主动竞争的意识，体现自身价值

我国陈旧的档案管理方式使得档案管理者处于一种消极、不认真工作的状态。由于大量的信息档案都需要档案工作者逐一进行处理，工作繁琐且单一。使得工作人员有了消极怠工的心情。因此要努力加强对档案工作者的素质培养和提高，培养工作人员的工作情绪，提高有关人员的工作积极性。能够自主的和其他的人进行工作竞争，竞争意识变强大，才能在工作中更好的完成任务。并且在工作中进一步体现自我价值。

4树立服务观念，变被动为主动

我国的档案管理者对于档案信息化没有足够的认识，因此在进行信息化管理过程中，就会产生消极怠工的情绪，认为和原先的方式并无不同。现在最需要做的就是对工作人员进行培训，树立起正确，积极向上的服务观念，才能更好的对建立档案信息化进行努力工作。把消极怠工，被动工作变成主动积极的工作。这种积极的工作态度，能够帮助管控档案的人员更好的完成工作任务。档案室既是保存企业档案史料的基地，也是提供档案信息为人们服务的中心。为此，档案工作者首先要树立服务意识，改变以往被动的工作方式，从文件收集开始，积极主动收集并丰富库藏档案内容;其次围绕企业的中心工作，深入调查了解需求，编制各种专题汇编、摘要，为领导决策和各部门工作做好助手;三是要主动走出档案室的大门，通过与各有关单位和部门沟通了解需求，开展一些有针对性的服务。在工作中，针对档案管理的薄弱环节，完善制度采取措施，用走出去，请进来的方法，注重加强项目文件的收集和归档工作。如对生产单位，通过建立设备检修维护项目开工登记制和项目档案移交结算制，要求项目开工登记时，对相关人员进行档案交底，把归档范围、归档要求等事项，做到事先交底。

5树立档案保护观念，有效地利用档案

我国的档案建立信息化，是可以有效保护信息的一种方式。这种信息化的简历，可以使得信息更好的被利用，能够在需要的时候更好的被查抄出来。但是要想达到这种效果，就需要对工作人员培养有关的档案保护观念。只有学会保护档案，才能在关键时刻应用这些信息，帮助更多的人。并且更多的人可以因为档案信息化的管理节约了人力物力。档案在进入库房时，应按照档案保护技术的相关规定对档案进行保护，这是档案工作者的重要工作之一。在纸质文件时代，档案保护的内涵是在档案进入档案室之后，只要保证其实体的不丢失、不损坏，就基本完成了任务。在电子文件时代，由于电子文件本身所具有的易修改性、非人工识读性以及传输方式的快捷性等特点，使它在转化为档案的过程中以及在转化为档案之后，其管理与保护都呈现出与纸质文件完全不同的特点。电子文件在形成后，如果没有打印下来，在不经意间就会造成电子文件信息的消失或改变;如果沿用纸质文件的档案转化方式，在年终或年初对电子文件进行归档，有可能企业、单位或个人活动的证据痕迹已经荡然无存或面目全非了，使档案信息的真实性和完整性受到影响。因此，在当今电子文件时代，档案保护的内涵已经不仅仅是档案实体的安全保管，还要包括档案信息的安全保管。

6强化合作互助观念，提高全员档案意识

档案工作既是一项服务性工作，更是一项专业性工作，档案工作者要做好档案工作，应树立专业之间合作互助的思想。在规划建设项目档案信息化建设工作时，我们从利用、服务与提高工作效率的角度，提出建立“项目文件管理系统”的方案。但方案的实现，需要大量的计算机软件及网络技术等专业知识，需要与软件及网络管理人员的通力合作。之后，在与软件及网络管理人员充分沟通和交流后，统一思想，认为可以充分利用现有的资料实现档案管理工作。由此来保证档案信息化的完善和提高标准。

10.基于信息安全的档案信息化论文 篇十

国家相关部门应当建立健全相关法律法规制度，为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力的法律保障。目前，我国已发布了《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《电子计算机系统安全工作规范(试行草案)》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治办法》、《计算机软件保护条例》、《中国互联网络域名管理办法》等法律法规。这些法律法规我国是保护网络信息安全、打击网络违法犯罪行为的有力依据和基础，但目前，随着信息技术的不断发展，相关法律法规仍需要进一步健全和完善。首先，国家应当加大对保护电子档案信息安全的宣传力度，深入宣传《档案法》，增强社会的档案意识，将电子档案法制观念渗透到人们的思想理念当中。

其次，相关执法部门应当加大执法力度，做到违法必究，依法治党，有效保障档案信息化中电子文件的信息安全。再次，我国相关立法部门应当深入了解目前国内档案信息化中电子文件的信息安全问题，加大对相关法律法规的理论研究力度，更好地修订完善法律法规。最后，我国应当建立健全与档案信息化中电子文件的信息安全相关的法律体系，找出目前法律有待完善的地方，修改不适时宜的法律条款，增强对电子档案信息安全的保护与执法力度，制定专门的电子档案信息安全法。

二、采用先进的现代信息技术

我们应当采用先进的网络安全技术、数据安全技术等先进信息技术，保护档案信息化中电子文件的信息安全。首先，我们应当采用先进的网络安全技术，对网络资源进行访问控制，避免不法分子非法访问和非法使用网络资源。访问控制技术包括入网访问控制技术和网络权限控制技术。其中，入网访问控制技术应当在内部网与互联网之间建立防火墙，防止电脑遭到黑客攻击或病毒入侵，同时，访问者需要接受身份鉴别，经过电脑系统验证身份之后，才能进入网络。网络权限控制技术则应当给予特定的用户和用户组一定的访问和操作权限，使用户在自身权限范围内进行访问操作。其次，我们应当采用先进的安全检测技术，检测与监控网络入侵，阻止内部网络和外部黑客的.攻击与入侵。安全检测应当做到实时监测和全面检测，为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力保障。再次，我们应当采用先进的数据安全技术，它是保障档案信息化中电子文件信息安全的关键技术。我们应当选择合适的加密算法，如单匙加密算法和飞对称加密算法等，对关键电子档案采用加密技术，防止档案信息被他人窃取或篡改。同时，我们应当采用备份技术，有效落实灾难恢复策略，直接提高电子档案文件信息的安全系数，采用仿真技术、迁移技术、再生性技术，长期保存电子档案。除此之外，我们应当灵活运用真实保障技术，保护档案信息化中电子文件的信息安全。电子文件作者应当运用电子签署技术，在计算机屏幕上签名，并由收文方对档案信息进行信息认证，并在电子文件中嵌入文字、序列号等水印，有效保障电子文件作者的合法权益。

11.档案信息化论文 篇十一

1电子环境下档案工作人员素质要求的新特点

1.1技术性。靠一张纸、一支笔制作、生成文件的时代已经过去。现代办公环境中，文档一体化管理的实现必须以高科技为依托，应落在用计算机编程语言开发的文件、档案工作自动化系统的平台上。

电子环境下文件和档案管理工作的技术性必然要求文件和档案工作人员要具备操作计算机等现代办公设备的能力。

1.2全程性。文件、档案一体化的管理模式将文件工作和档案工作之间的人为界限渐渐淡化，两者有机地融为一体，互相渗透，从文件产生、接收之初到归档保存是一个完整的、密切联系的过程，任何一个环节都会对其他环节产生影响。

全程性的特点要求培养文书、档案人员的团队合作精神，要有大局意识和整体意识。具体地说，文书人员在办理文件的过程中，要了解档案保管的规则和要求，严格按照这些规则和要求履行自己的职责，进行相应的文件处理工作：档案人员的工作也应提前介入文件工作，不是被动地接收办理完毕的文件，而应积极参与和指导、监控文件管理活动，这种提前介入即实施前端控制的理念既包括按档案管理的要求对文件管理进行监督和指导，也包括及时、深入地了解文件信息，进行综合开发和知识管理。

1.3互动性。电子文件办理的过程与企业业务活动开展的同步运行，档案信息的开发利用直接影响企业决策的及时性与科学性，文件、档案工作与业务活动的密切联系在一体化环境下得到充分体现：业务人员在业务开展过程中也会渐渐地对文件、档案管理系统产生依赖，两者是互动的关系。必须了解和关注机构业务活动的动向，熟悉机构的业务活动，掌握文件和档案产生的背景信息，为文件、档案信息的深层开发做好准备。

1.4全员性。电子文件管理工作是企業业务和管理活动的主要工具与信息通道，档案工作是企业现行工作的信息源，机构的每一项工作、每一位工作人员与电子文件、电子档案工作都存在着密不可分的联系，因此，电子文件、电子档案工作也具有全员参与的特性。

2数字化建设对档案人员提出的新要求

2.1树立创新意识，培养创新兴趣。在知识经济时代，为了适应全新的电子环境下的文件、档案工作，必须使文书人员和档案人员充分理解创新是知识管理的目标，创新是知识经济的灵魂，创新是新形势下发展档案工作乃至一切工作的关键。应不断地向档案人员渗透创新思想，开展创新实践。要充分运用各种激励手段，必要时可以施加一些压力，逐渐培养文书、档案人员创新的意识、兴趣和技能，开拓思维，挖掘潜力，培养创新的观察力、记忆力和实现力。

2.2培养信息处理能力和开发能力。在数字时代，无论哪一个行业的发展，都离不开信息技术的支撑。以提供信息进而提供知识为己任的档案管理工作者，尤其如此。文书和档案工作人员要成为信息进而成为知识的提供者，必须学会利用计算机网络和多媒体技术存储和检索、挖掘、开发、加工信息，使信息增值，将信息转化为知识。同时，还应该成为系统开发和维护过程中，功能需求的提供者，并且能够根据不断变化的管理与技术的变迁，完善功能需求。

2.3树立终身学习的观念，关注现代科技的发展。目前在石油企业中，档案专业队伍中缺乏既懂地质、档案专业又熟悉信息技术的“全才”。这种现状阻碍了石油企业档案管理水平的提升。

12.档案信息化建设与档案管理研究 篇十二

1 档案信息化建设的概况

档案信息化建设指的是根据国家档案行政管理部门的规划组织,以现代信息化的技术,对传统的档案管理模式进行相应的改革与完善,促使档案信息资源的收集、管理、利用及服务能力得到全面提升的过程,另外,从整体上分析,档案信息化建设还具备一定的特征。

1.1 档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设通过将信息化的技术方法科学运用到档案工作当中,使档案管理职能、工作机构及人员分工等都发生了很大变化,实现了档案管理模式创新,而与此同时,档案信息化建设针对传统档案管理的不足进行了弥补,使档案管理在各个环节都形成了自己独有的思想与方法,从而使档案管理工作发生了很大转变,为档案工作的改革发展奠定了有力基础。

1.2 档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个长期的建设工程,它需要用先进的科学技术来支撑,以坚韧不拔、开拓创新的精神使档案信息化建设朝着良好的方向发展,而在档案信息化建设的过程中,要及时对档案部门的软硬件设施进行更新换代,并且将系统升级到最新状态,在保持其稳定性的同时还要对其定期进行维护,使档案信息化建设具有长期性。

2 档案信息化建设的重要作用

通过档案信息化建设可以提高档案工作的水平,同时,针对档案管理过程中出现的新问题、新情况能重新进行思考并制定出新的解决办法,从而实现档案信息的社会化服务,其作用具体可表现为以下几个方面。

2.1 改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化,才能走向开放,实现档案真正的价值,档案部门通过信息化的建设使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变,使档案信息资源得到科学有效的配置与管理,为社会提供优质高效的服务。

2.2 拓展档案服务

档案管理工作实质上就是信息资源管理,而信息资源的真正价值在于其如何收集利用,其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围,因此,档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要,其服务领域更宽。

2.3 增加信息储量

科学技术的发展带动了信息技术行业的发展,而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用,使得档案信息资源的储存更加方便,同时储存量更加大,储存密度相比以前的纸质储存要高,而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高,从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化,不仅有文字、表格,还包含图片、影像、声音、动画等。

3 档案信息化建设与档案管理的对策

3.1 构建完善的档案工作体系

档案信息化建设过程中需要有相应的工作体系予以支撑,因此,必须构建起完善的档案信息化工作体系,其构建方法主要有以下几个方面:首先要明确档案工作的管理机制,并完善档案工作的运行机制,主要可以针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系,实现全程管理与监控,其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重,使其与电子化的建设同步进行,再次,要针对档案信息化进行相应的法律完善,使档案工作得到规范标准的约束,具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配,明确任务目标及期限。

3.2 推进档案建设的工作进程

档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设,因此,要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上,首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划,同时还要强化监督检查,在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录,并加大人力、资金等方面的投入,使各部门的工作得到协同发展,其次在推进档案信息的资源共享方面,要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系,并使其与办公系统有效融合起来,实现档案信息的网上管理操作。

4 结语

档案信息化建设是档案工作的发展趋势,是其发展改革的必然选择,在如今新的社会环境下,档案管理部门应重视起档案信息化建设,积极推进其建设发展进程,使促档案工作的信息资源得到开发利用,提高档案工作的服务水平。本文简要分析档案信息化建设及其重要性,探讨档案信息化建设与档案管理的方法,以期对我国的档案管理提供相应帮助。

摘要：科学技术的进步,使档案管理行业迈上了一个新台阶,档案信息化的出现不仅提高了档案工作的效率,同时也提高了档案信息资源的利用率,本文通过对档案信息化建设及其重要性进行简要分析,探讨档案信息化建设与档案管理的方法措施。

关键词：档案信息化建设,档案管理

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23).

[2]丁晓光.档案信息化建设必要性分析和对策思考[J].黑龙江档案,2007(2).

13.档案信息化建设的实践探索 篇十三

1.信息化档案管理是大数据时代的必然要求。我们生活在一个信息化时代，大数据时代的到来，随着各种新兴场景的出现，也对档案信息化提出了新的要求，这就要求档案工作在收集、保管、归档和利用等方面与时俱进，更好地适应社会发展的需要和满足人民生活的需求。2.信息化档案管理是满足利用者需求的重要举措。人民日益增长的美好生活需要和不平衡、不充分的发展之间的矛盾已经成为我国当前社会的主要矛盾，21世纪是信息化、数字化时代，档案管理也是信息时代的重要组成部分，无论是公共服务机构还是广大社会群体对档案信息化的呼声越来越高，对数字化档案要求越来越强烈，对于时间以及效率的要求也不断促使其加快档案信息化进程，充分发挥档案资料的最大化社会价值。3.信息化档案管理是传统档案转型升级的迫切需要。当前，我国信息化建设已进入快速发展阶段，信息化为档案信息化管理带来便利的同时也提出了挑战，档案管理工作要乘势而为，各方面发展都迫切要求转变观念，加快档案管理转型升级，推进档案工作数字化进程，实现以信息化为核心的档案管理现代化。

二、信息化档案管理模式的优势

1.较之传统档案管理模式更加省时省力。传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而且很容易出现错误。与传统档案管理相比，档案信息化管理有着明显优势，传统档案管理工作量大，效率低下，分类查询复杂，分类归档、人工查询纸张原件需要大量时间。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。2.较之传统档案管理模式检索查询更加便捷。档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照关键词、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询，实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资源共享更加便捷，提高了查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效率低下。3.较之传统档案管理模式存储更加安全。传统的档案是纸质文档，容易受潮和虫蚀，反复查阅对纸质档案损害较大，并且存在火灾隐患，需要不断改良和优化放置档案的环境。对于传统的档案管理后续使用来讲，需要耗费大量的时间和人力成本，对于档案保管来讲，不仅存在丢失无法复原的隐患，而且需要大额的保管经费。相比较而言，信息化管理档案，存储和使用更加灵活，信息化录入可以随时增减信息，相比传统的纸质保存，存储工作更加便捷，大大节省存储空间，避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外，通过信息化手段添加密钥，可以避免信息失窃或泄露，利用更加先进的存储系统、云存储等方式，可以极大提高存储容量，有效保证了档案的保密性和安全性。4.较之传统档案管理模式资源共享更加便捷。传统档案管理难以实现信息共享，而且档案管理不能复制，共享需要到相关部门调阅查询，然而信息化档案管理使档案管理的资源共享更加便捷。借助基于互联网的档案信息网络服务平台能掌握其他部门和单位的工作重点和档案管理动态信息，不仅能共享档案信息资源，还能相互交流工作经验和教训，相比传统档案管理，信息化档案管理的资源共享更具便捷性。5.较之传统档案管理模式更具开放性和易用性传统方式下，档案开放程度较低，任何档案保管的最终目的都是为了发挥最大价值，得到利用，信息化手段管理档案，使用者无需到档案部门（室）查询档案，通过网络即可得到所需的档案资料，既节省了使用者的等待时间，又节省了人力，进一步方便了广大社会群体，提高了档案的利用效率。

三、档案信息化建设存在的问题

1.重视程度不够、效率低下。一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转变是时代所趋，档案信息化建设过程中，很多档案部门没有意识到档案信息化建设的重要性，档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和后代留下多少文化财富和留下什么样的文化财富，但现在很多档案部门的档案工作人员存在身兼数职的问题，配备人员少，工作任务重，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案工作只是对资料的保存，只要保证其完好即可，工作态度不认真、不积极，这是造成档案信息化建设进程缓慢的根本原因。二是传统档案借阅需要借阅者手工填写查阅登记表，由档案管理员核对之后才能调取相关档案，并复印相关内容，借阅流程时间长，工作效率低，多次借阅也造成了纸质档案的磨损，工作效率大大降低。2.缺乏资金。档案信息化建设离不开资金支持，在加大硬件投入、加强管理规范等方面需要较大资金，信息技术日新月异也需要对软硬件设施不断更新换代，信息安全防护系统构建都需要大量资金。而且在很多档案部门，对档案的重视程度不够，忽视了利用的目的，大量档案仍是纸质化，难以形成档案信息的数字化和规模化，导致档案信息化建设发展较慢。3.缺乏复合型人才。档案信息化建设人才缺乏，档案工作人员综合素质有待提升，档案部门缺少具备专业档案管理知识又能熟练使用计算机的管理员，而且档案工作普遍待遇不高，导致档案工作人员普遍年龄偏大，工作缺乏热情，工作效率低，档案部门缺乏综合型人才，对档案信息化建设工作的开展造成很大影响。4.信息化安全存在隐患。档案是一项重要的信息资源，资源共享连通信息孤岛，让信息多跑路，让群众少跑腿，档案信息化为使用者带来了极大便利，但在我们享受便捷服务的同时也存在很大的安全隐患，档案信息化以互联网为基础，一旦遭到黑客攻击或网络故障，信息容易丢失或泄露，硬件基础设施和软件系统建设不能适应信息化的安全需要，设备陈旧，网络建设跟不上，档案信息安全技术还需不断完善。

四、档案信息化建设的策略建议

1.更新观念，加强重视。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进档案管理信息化进程迫在眉睫，各相关部门要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。各相关部门领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核。2.加大资金投入。档案管理信息化需要软硬件支撑以及人才培养，这都需要大量的资金保障，缺乏资金严重影响了档案管理信息化进程，相关部门需将档案事业信息化工作发展所需经费纳入制度化轨道，确保档案工作顺利开展。加大对档案管理的软硬件设施建设，及时对数字化设备更新换代，合理引入软件，加强安全保密管理，探索电子档案管理查询、存储和检索模式，不断提高档案管理信息化建设水平。

五、青岛市不动产登记中心对档案信息化建设做出的探索与实践

青岛市不动产登记中心对档案信息化做出了持续的实践和探索，加快档案信息化进程，加强档案信息化人才培训，强化登记信息安全管控，有效提升了不动产登记档案工作的整合、共享和利用。1.加快档案信息化进程。一是档案数字化扫描运行，引进专业公司，将纸质档案转化为完整、清晰的电子档案进行利用。二是不断升级档案自助查询机，档案信息自助查询，提高档案查询自助化程度，办事群众放入身份证，不用2分钟即可查询房屋权属信息、开具住房情况证明、进行权属状态验证，实现档案查询利用的全自助、便捷化。三是不动产登记信息实现网上查询。市本部于2019年12月上线不动产登记信息网上查询系统，办事群众不出家门即可查询所需信息，不必再为一纸证明、一条信息跑腿跑路。截至目前，不动产登记业务市内三区及其他部分区市实现了网上查询服务。办事企业和群众可登陆“青岛不动产登记”微信公众号和青岛网上房地产网站查询有关信息。实现网上查询，切实满足了查询申请人在前期了解不动产买卖、抵押、租赁等方面情况的需求，极大减少了往返查询的时间，进一步提高了查询工作质量和利用效率，真正实现了“全程网办”和“零跑腿”。四是建设数字档案管理系统，使档案入库、上架、借阅等工作实现一条龙信息化管理，档案管理迈上了新台阶。五是持续推进信息共享及金融平台远程查询。与多个政府部门实现信息共享，出台共享信息的管理规定。同时实现了金融机构远程查询，制定了远程查询管理规定。信息共享及远程查询可有效缓解一线查询窗口压力。六是增强与相关部门的协同。信息时代，提高效率最有效的方法，是充分利用互联网技术，增强与公安、税务、民政、社保等相关部门的信息协同，彻底打破相关部门的“信息孤岛”，实现相关部门的互联互通，满足相关档案信息全国范围的查询，实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”，简化要件，真正实现“一站式”服务。2.培养档案信息化人才。一是提高重视，为培养档案管理工作人员营造良好氛围，在实际工作中形成合力，着重培养综合素质高、具有信息化意识，并掌握适应现代化建设需要的应用型人才和高素质档案人员。二是档案管理工作人员需主动加强业务知识学习，掌握档案查询等档案专业知识，提高综合素质，成为既精通档案知识又熟悉信息化技术的复合型人才。三是按档案信息化要求培养和使用人才的观念，引进来和走出去，通过专题培训，实地考察和业务交流，为青岛市不动产登记中心档案工作人员提供专业培训，努力造就一支高素质档案管理干部队伍。四是设立档案工作人员考核机制，成立档案管理组织领导小组，定期对档案工作人员进行考核，切实有效提升工作积极性，切实提高档案管理人员工作水平。五是坚持正确用人导向，结合实际工作合理安排人才，优化人才配置，激发队伍活力，为青岛市不动产登记档案工作提供技术和人才保障，不断适应信息化建设发展需要。3.强化登记信息安全管控。一是制定下发《档案库房管理规定》，严禁任何人员携带易燃易爆物品进入库房，做好安全巡查，重点检查库房用电和漏水等情况，切实做好防盗、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障档案库房安全。二是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。三是严格“以人查房”操作流程，完善信息查询中的留痕和可追溯功能，梳理系统使用权限，定期排查信息安全隐患。四是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。五是召开全市不动产登记信息安全教育大会，定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，从技术方面进行全方位全程监管，确保信息安全，多方面加强不动产信息安全长效机制建设。

六、结语

实现信息化档案管理迫在眉睫。要加快推进数字档案馆建设，尽快实现相关部门档案信息资源的互联互通，方便社会和群众查询利用档案；

要不断加强消防设施设备，科学保存数据备份，注重保密工作，确保档案的完整性、真实性；

要汇聚人才，加快档案信息化建设步伐，推动信息化和不动产登记档案工作的深度融合，逐步实现传统纸质档案管理向数字档案信息资源“智慧型”管理的跃升，营造良好的营商环境，提升档案服务水平，为不动产登记档案工作更好地服务并为青岛建设做出新的更大的贡献。

参考文献：

[1]吴莉.加快档案队伍建设适应信息化发展需要[j].中国水运，2016

[2]刘波.档案信息化管理的优点与策略[j].科技创新导报，2017

[3]王玲玲.浅谈档案信息化建设的意义及重要性[j].卷宗，2016

[4]青岛市个人不动产信息手机可查了！包含八类信息.中国山东网