中国热带农业科学院科技合作概况与设想(国内)

中国热带农业科学院科技合作概况与设想(国内)（共3篇）（共3篇）

1.中国热带农业科学院科技合作概况与设想(国内) 篇一

一、热科院OA系统建设概况

中国热带农业科学院 (以下简称“热科院”) 是直属农业部、专门从事热带农业科学研究的国家级科研机构, 设有14个机关部门、14个科研单位和3个附属单位, 分布在海南、广东两省六市 (海口市、儋州市、文昌市、万宁市、湛江市、广州市) 。拥有国家重要热带作物工程技术研究中心、省部共建国家重点实验室培育基地、农业部综合性重点实验室等60多个部省级以上科技平台和2个博士后科研工作站。现有科技干部职工4600多人, 土地6万多亩。

由于热科院机构分布广、职工人员多, 因此建立一个节能高效的网络办公平台就显得尤为必要。为此, 热科院于2013年初启动OA系统调研工作, 3月份与海南思凡信息科技有限公司签订综合业务管理系统建设协议, 正式启动系统建设工作, 9月份试运行;2014年4月份在全院17个院属单位和14个机关各部门全面使用。热科院OA系统主要用于非涉密文件的网上审批、公示、传递, 成功解决了院属各单位多地办公带来不便问题, 提高了办公效率。系统的运行, 节约用纸70%, 文件运行周期缩短了50%。截止目前, 已有终端账号1000余个, 成为单位日常办公的核心系统。

二、热科院OA系统的建设经验

热科院OA系统自2013年建设到现在有2年多了, 回顾2年多的历程, 还是有一些东西值得与大家分享。总结起来, 主要如下:

(一) 准确定位, 合理设计。

一是准确明晰系统的框架定位。建设框架是办公自动化系统的骨架, 用来明确办公自动化建设完成后的功能。因为热科院办公地点分布在海口、儋州、湛江、文昌、万宁、广州、北京等地, OA系统的建设, 让距离不再成为问题。提高办公效率是建设办公自动化系统的最基本需求, 所以热科院办公自动化定位首先是非涉密互联网办公平台。作为国家级科研单位, 我院承担多项职能, 是否将不涉密的行政办公、科研管理、财务管理、人事管理、资产管理、基建管理、出国管理等都纳入到办公系统建设管理也是建设前期必须明确的内容, 否则建设内容不清晰, 部门分工不明确。目前我院比较成熟规范运行的主要是行政办公及日常事务管理模块, 因此办公自动化建设首先从公文收发、公文审批、日常事务审批功能建设入手建设, 其他功能待有关业务部门结合需求进行再次开发。明确以上两点后, 办公自动化建设的方向非常清晰, 不贪大图全, 便于集中精力, 在短时间内看到建设成效。二是科学确定设计思路。首先要贴近传统办公方式, 克服传统办公方式的不足。办公自动化系统建设不是把原有的文件传递、审批方式推翻重来, 而是尽可能比照传统办公程序, 运用现代的网络技术, 实现无纸化、高效化。这意味着办公自动化建设来源于传统办公, 而且只有无限贴近传统办公方式、并能克服传统办公方式的缺点的设计思路, 才能被大多数所接受。因此, 办公自动化的文件审批、日常管理设计思路都要以尽可能靠近日常工作程序, 并以最直观的方式呈现办公内容为原则。其次, 系统设计要做到固定性与灵活性的合理结合。办公自动化建设流程设计是系统建设的核心环节, 对办公内容起到导向作用, 是一座大楼的施工图。要通过流程的控制实现办公管理的严肃性和规范性, 因此对既定的管理工作要将流程固定化。但同时也要考虑多种可能性, 在非关键节点允许灵活性的处理, 两者结合起来才能将管理工作贴近日常实际。即, 对一项系统内的关键环节, 要提纲撮要, 固定必须的流程, 加入可以灵活的节点供使用人增删。

(二) 加强沟通, 做好设计。

一是做好设计沟通。系统设计, 沟通是关键。作为农业科研单位, 管理部门对办公的各个环节、细节十分清楚, 而且形成了自身的一套办事风格和语言术语。但承接办公自动化建设的设计公司是局外单位, 对此有所不知。需要联络员与设计方对每个程序、每个细节一一敲定。因为一个小小的细节问题, 往往直接会造成整个环节的运行不畅, 后续运转也会出现很多问题。二是做好术语对接。建设方使用的一般是电子计算机程序已经命名好的固有词汇。对于长期从事农业科研管理的人员, 这些词汇是生僻的, 哪怕是熟悉的词汇也有不同于字面的意思, 比如“竞争执行”“知会”“多级会签”等, 需要逐个与设计方沟通明确。当明确内部词汇的含义后, 要善于将日常工作的管理思路“翻译”为建设方常用的计算机后台设计用语, 用建设方的用语与设计方沟通, 达到事半功倍的效果。三是系统测试。系统测试是系统开发与使用的承前启后的一个重要阶段, 对发现办公自动化系统问题, 完善系统运行具有重要的意义。测试须全面, 要对即将投入使用的所用功能逐项进行操作;同时, 充分考虑每项功能的各个环节最复杂的运行情形, 尽最大可能满足所有可能性。例如发文程序, 在办公室审核后即将提交给院领导审签之前, 设想到会签、加签、减签的情形, 使用最复杂的程序测试发文程序, 能够发现各个细节存在问题, 及时完善。我院下辖17个院属单位, 各单位办公方式不同, 在测试时要充分考虑这种区别, 不能整齐划一地设定办公流程, 否则办公系统的实用性会受到影响。例如发文程序, 在建立好各单位的审批框架后, 可以在办公自动化审核的流程上尽可能赋予每个环节较多的权限, 用“文书管理”的权限进行流程之间的连接, 该功能能实现当前环节的增加流程、减少流程、修改正文、设定下个环节权限等多种功能。在环节连接处不固定下个环节的具体操作人员, 由当前环节操作人员根据本单位实际自由选择。在尊重个性的同时, 必须要实现环节的制衡, 即整个办公环节, 审核编号、签发的环节要予以固定化, 确保系统内文件规范运转, 并能及时对不妥的文件进行纠正。

(三) 化繁为简, 抓好落实。

一是要抓好OA系统培训。系统的推广使用是建设办公自动化系统的建设目的。任何办公自动化系统的建设都需要花费大量的人力、物力, 且费用较高, 如果在系统推广方面没有深入普及, 则形成了投入产出低效率, 在单位内部造成不良影响。系统推广关键在于深入广泛。要最大限度地让单位职工学会如何使用, 最直接的办法就是培训。但培训不可能让所有职工都参加, 为了巩固推广效果, 最好由本单位亲自编制图文并茂的使用手册 (区别于建设方交付给单位的系统使用说明书, 说明书是建设方用专业术语对系统适用方法的操作) , 对系统每项功能、每个环节如何使用做出细致的说明。热科院办公自动化系统培训时, 由院办公室分别编制了针对院机关和各单位适用的《系统使用手册》, 成为学习使用综合业务管理系统方法的必读内容。二是要做到难易结合。每个单位人员组成都呈现年龄差异, 且存在计算机操作水平和年龄大小呈反比的一般规律, 而且科研单位年龄较长者一般为单位中上层领导, 因此在操作上要尽量简化, 比如发文审批, 仅需掌握输入内容, 并点击“提交”或“发送”简单操作即可。把需要较高操作水平环节交由一般管理人员来操作, 并强化操作水平培训, 这类人员电脑操作水平高, 且接受新事物能力强, 能够胜任审批环节中枢流转操作。三是拓展推广落实渠道。系统推广的难点是改变职工传统办公习惯, 接受新事物需要时间过程, 因此系统推广忌讳操之过急。要调动大家使用OA系统的积极性硬件也很重要, 我们在推广办公系统时开发出APP客户端, 即安装在手机上可以实现文件的签批, 最大限度地便利领导阅批文件, 从而提高领导接受办公自动化的程度。当单位领导普遍使用办公自动化系统后, 向其他人员推广就会变得容易多了。

三、热科院OA系统的完善与思考

热科院OA系统的运行极大地提高了公文运转的效率, 为热科院政务工作高效运转发挥了重要作用。同时, 我们也看到, OA系统的建设和运行离终极目标和要求还存在一定的差距, 还需要大家一步一步去落实。

(一) 缺乏人员和经费持续支持办公自动化的后期运行。

办公自动化系统的后期维护是一个持续性的日常工作, 不断完善功能, 改进不足, 丰富功能, 才能实现其目的, 需要单位有专人负责, 并有经费支持。否则建设出来的效果会打折扣, 长期没有维护就会使OA系统便利性、高效性慢慢钝化, 从而会放弃OA系统。许多单位在OA系统建设时热情高涨, 建设成功后效果也不错, 但由于科研单位人员的流动、经费支持的变化, 考核目标的更改, 使得OA系统失去建设时具有的人财物优势, 最后影响其效率性和便利性。为此, 我们建议:把OA的后期维护作为一个单位办公室的日常工作, 给予持续性的经费支持, 由专人负责OA的后台管理、信息更新、问题收集和改进完善。

(二) 缺乏二次开发。

单位统一建设的办公自动化并不一定适合所有下属单位, 需要由各使用单位在已有框架下, 结合实际进行一些细节和小功能的二次开发。但由于办公自动化系统是自上而下推进的, 部分院属单位没有投入任何时间和成本, 一旦统一开发的系统不符合其实际情况, 就会出现弃而不用的情况, 造成办公不畅通。因此, OA系统建设完成后, 后续的二次开发和创新问题, 应该让所有使用单位参与进来, 提出需求, 不断在自身需求上丰富功能, 在统一的框架下尊重特殊性, 从而顺利推进办公自动化。

(三) 工作思路不稳定造成的办公自动化不便利。

办公自动化是对科学固化流程的认可和使用, 任何一个流程模式的建立都需要花费一定的精力和时间。当OA系统建成试用时, 不采用、不使用, 就会造成系统的闲置和资源的浪费。因此, 办公自动化应该是实现已经成熟的办公流程和方法, 探索性的工作和尝试性的工作思路要在实践工作中推行成功后, 形成统一的定论和方式, 再开发到办公自动化系统功能上, 这样就更加科学合理。

摘要：中国热带农业科学院OA系统的从无到有, 整个建设过程凝聚了开发者和管理者的不少心血。本文通过对热科院OA系统建设经验的分析和共享, 对进一步完善系统提出了建议, 为其他单位OA系统的建设提供了切实可行的办法和措施。

关键词：OA系统,经验,建议

参考文献

[1]牛天民.办公室工作的地位和作用.[EB/OL]. (2015-12-15) http://www.guotuzy.cn/html/1304/n-125431.html

[2]陈刚, 范武波, 邓远宝, 温春生.科研院所重大事项督导机制的研究与创新——以中国热带农业科学院为例.热带农业科学2011 (3) :62-65.

2.中国热带农业科学院科技合作概况与设想(国内) 篇二

本次台风来临前，中国热带农业科学院高度重视防御工作，及时制定预案。灾情发生后，中国热带农业科学院领导班子第一时间召开会议，动员组织全体干部职工开展灾后自救和科技救灾。王庆煌院长亲自带队，深入海口院区、湛江院区察看灾情，指导救灾。其他院领导也分片区赶赴受灾一线，现场指导抗灾救灾工作。同时，中国热带农业科学院迅速成立科技救灾领导小组，启动了“百名专家科技救灾行动”，派出一批科技专家，分赴台风受灾严重地区指导农业抗灾救灾和灾后恢复生产。

在此次抗击台风中，中国热带农业科学院果断采取有力措施，全力组织抗风救灾和生产自救，确保了职工群众生命财产安全，及时恢复了科研秩序和生活环境，把台风灾害损失降到了最低程度，全体干部职工也表现出了强烈的责任感和大无畏的牺牲精神。

据海南省民政厅初步统计，此次台风造成海南全省3个地市20个县（市、区）全部受灾，131.1万人受灾，5 100余间房屋倒塌或严重损坏，农作物受灾面积4.06万hm2，其中绝收8 000 hm2，直接经济损失47亿元。

（摘自中国热带农业科学院院网，2014-07-21）

3.中国热带农业科学院科技合作概况与设想(国内) 篇三

南亚所成立至今已有60多年的历史,目前管理的档案可以分为科研档案、文书档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、人事档案、声像档案、出版物档案和实物档案等。这些档案正在为科研工作提供第一手资料和研究背景,为我所土地规划和编制来源提供依据,为职代会召开等现在工作提供参考,保存和记录一代代农业科研人员的辛勤工作并为职工办理退休等手续提供档案依据。

档案在我们这种农业科研单位是如此重要,然而,由于农业科研单位不是专门的档案管理机构,缺乏专业的档案工作的指导,单位对档案管理工作的重要性认识不够及人员编制等诸多因素的影响还存在很多问题,不利于档案的充分利用。下面以该所为例重点阐述。

1 农业科研单位档案管理的现状分析

1.1 农业科研单位档案管理队伍的现状

1.1.1 缺乏专职的档案管理人员

农业科研单位原来由于对档案工作的重视程度不够,后面由于体制改革,对管理人员进行了精简,很少有单位设置专职的档案管理人员。就中国热带农业科学院而言,除了我院在海南儋州档案馆有专职档案管理人员以外,其他所都没有专职的档案管理人员,多数是兼职人员,且身兼数职。南亚所以前没有专门的档案室,各个办公室分别负责本部门档案,直到2008年单位逐渐重视档案工作,成立了档案室,并让科研办负责科研档案的人员兼管档案室工作,随着档案管理员的退休,我所档案室在无人管理的情况下交给人事部门管理。由于兼职档案管理者往往被繁杂的行政和科研事务缠身,在工作时间上难以保证档案管理过程的连续性,在管理质量上仅能保证交上来的档案不丢失,完成基本的查阅利用都需要工作之余完成,使档案管理工作上档升级和档案开发利用就相当困难了。

1.1.2 档案管理人员的专业知识有待更新

农业科研单位的档案管理人员由于大多数是兼职人员,很少有时间进行专业的档案管理培训,随着档案管理法规的不断更新,兼职档案管理人员的专业知识更新速度跟不上新要求,特别是缺少现代化手段的档案管理知识。

1.2 农业科研单位档案管理工作缺乏全局性和统一性

1.2.1 没有建立统一的档案室或者档案室条件不符合规定

农业科研单位由于历史原因,很多研究所都没有设立专门的档案室,有部分单位如南亚所逐步认识到档案工作的重要性,成立了档案室。但档案室无论是软件还是硬件都不像是一个档案室,只是一个存放档案的地方。一是缺少相关的管理制度,去年虽然聘用了一名编制外职工负责档案管理工作,但还没有理清思路没有出台相关管理办法,没有建立完善的档案管理机制,档案管理还是采取多头管理各负各责的管理形式。二是档案室的硬件配备条件有限,达不到档案保存的温湿度要求,更没有实现档案信息化管理所需要的软件支持和电脑、打印机和复印机、照相机等材料。

1.2.2 对档案管理工作不够重视,档案管理者工作积极性不高

农业科研单位以科研为主,领导把主要精力大都放在了科研工作和事业发展上,没有太多的精力顾及档案管理,有的认为档案管理工作做到存放不丢失即可,对档案管理工作的搜集、整理、编研、开发和利用等一整套工作方法缺乏了解,导致对档案室必备的设施建设一般投入不足,或者说重视程度不够,这就导致了档案管理人员对搞好档案管理工作缺乏信心。

1.3 科研单位规范管理前期工作任务艰巨

1.3.1 培养和养成档案积累和整理的习惯比较难

农业科研单位由于长期以来对档案管理的重视程度不够,缺乏专门的档案管理人员和档案管理办法,很多科研工作人员更是对档案管理要求知之甚少,没有建立科研档案的意识和自觉保存相关科研资料的习惯。因此,档案管理工作者首先要投入大量的时间和精力去研究相关管理办法,努力提高科研人员档案保管意识和自觉学习相关档案管理知识,为今后科研档案管理工作奠定良好的基础。

1.3.2 档案室的前期档案整理工作任务艰巨

由于档案工作长期处于没有专人管理的状态,以前不算标准的档案室里堆满的档案未进行整理,只是简单的堆放在档案室。为加强档案的管理和利用,档案工作人员必须对档案区分是否应归档材料、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒等手续。由于前期档案室堆放的档案较多,各种文书档案、科研档案、基建档案、音像档案等都有,要将这几十年的档案材料整理好是个非常艰巨的任务。

2 关于做好农业科研单位档案管理工作的几点建议

2.1 对于加强农业科研单位档案管理队伍建设的几点建议

2.1.1 抓好档案管理工作,关键是领导重视

要想搞好档案管理工作,首先要从思想上重视档案工作,由所领导亲自抓,将大家的思想认识统一起来,思想认识在很大程度上会影响到1个单位档案管理工作质量的好坏。档案管理人员应认真学习《档案法》,建立比较完善的档案管理制度,促进单位档案管理工作的上档升级。单位领导要积极支持档案工作,调动专兼职档案管理人员的工作积极性,对提高档案管理水平具有巨大的促进作用。

2.1.2 建立激励机制,提高档案管理的工作效率

要建立一套人性化管理与恰当激励相结合的体制,从制度上保证档案管理人员在物质与精神各方面的相对平衡,通过建立奖励机制,充分调动档案管理人员的积极性。一是通过申请档案管理人员编制招聘正式职工管理档案,提高档案管理人员的积极性;二是建立激励机制在奖励绩效方面要考虑档案专兼职人员的劳动强度的不同,适当向兼职档案管理人员倾斜,提高兼职档案管理人员的工作积极性;三是加强档案室的条件建设,配齐档案工作所需要的档案管理软件和打印机、照相机、电脑等硬件设施。

2.1.3 以人为本,提高档案管理人员的工作积极性

多数档案管理人员认为档案管理工作不重要,是无足轻重的工作,自己被安排管理档案就是被打入冷宫。因此,要对档案管理人员进行爱岗敬业方面的思想教育,让档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性,提高档案管理人员的工作积极性,使他们树立毕生奉献给档案管理事业的精神;同时要加强创新意识教育,使档案管理工作人员要充分利用资源的优势,走出一条档案管理工作的创新之路,要在钻研业务的过程中找到档案管理工作的新办法、新思路。

2.1.4 加强培训工作,提高业务水平

只有不断提高专兼职档案管理人员的业务素质,档案管理能力才会有相应的提高。档案管理部门要在提高岗位工作要求的同时,兼顾档案管理人员的现实状况,把提高专兼职档案管理人员的个人素质与业务水平做为首要事务来抓。要给所有的档案管理人员创造接受再教育的机会,要广泛开辟包括业务进修、知识更新和扩展视野等方面的平台,为档案管理人员自身价值的体现创造全面发展的机会,充分发挥每一个档案管理人员的智慧和创造力。

2.2 建立和加强档案信息化管理,提高档案利用率

应积极引进先进的档案管理手段,充分利用计算机数据存储量大、检索速度快和软件管理的方便性等优势,大力探索应用适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。要建立严格的管理制度,从技术与管理两方面,确保档案实体与载体的安全,确保网络传输及档案数据的安全,将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”的整理方法,两者编为一致的档号和著录信息,利于查阅和管理,并做好数据备份工作。通过信息化管理,向管理和科研工作提供大规模、大信息量的数字信息服务,实现档案信息资源的有效共享。信息化管理不仅可以降低管理人员的工作强度,还可大大提高档案管理的工作效率,方便科学家查找资料和所研究项目前面的进展情况等,使农业科技档案更好的为农业技术进步服务。

2.3 加强对档案管理工作的管理,建立健全档案工作管理制度